Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α

Transcript

1

2 Π Ε Ρ Ι Ε Χ Ο Μ Ε Ν Α 1. Η ΕΤΑΙΡΕΙΑ 3 2. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 4 3. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ 8 4. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ, ΕΞΑΓΩΓΗ & ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΡΧΕΙΟΥ XML ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΑΣΥΜΦΩΝΙΑΣ ΜΕΤΑΞΥ ΤΟΥ ΠΛΗΡΩΤΕΟΥ ΕΑΠ ΚΑΙ ΠΛΗΡΩΤΕΟΥ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ 27 Σελίδα 2 από 30

3 1. Η ΕΤΑΙΡΕΙΑ H O.T.S A.E. είναι σήμερα μία από τις πιο ραγδαία αναπτυσσόμενες εταιρίες στην Ελλάδα στους τομείς των Ολοκληρωμένων Υπηρεσιών Πληροφορικής και της Παραγωγής Λογισμικού. Στόχος της ήταν πάντα η παροχή Ολοκληρωμένων Λύσεων Εξαιρετικής Ποιότητας. Αυτό άλλωστε χαρακτηρίζει και την εταιρεία σαν φιλοσοφία : Π ο ι ό τ η τ α Ε μ π ε ι ρ ί α Α π ο τ ε λ ε σ μ α τ ι κ ό τ η τ α Και δεν είναι τυχαίο που και οι τρεις αυτές λέξεις έχουν τους ανθρώπους της Ο.Τ.S για κοινό παρανομαστή και στηρίζονται πάνω τους. Η σιγουριά και η προσήλωση της εταιρίας στις παραπάνω αξίες, της απέφερε μια σταθερή φήμη για τη δυνατότητά της να υλοποιήσει και τα πιο απαιτητικά έργα στον τομέα της Πληροφορικής. Έτσι η αρχή του νέου αιώνα βρίσκει την O.T.S. να κατέχει ηγετικό ρόλο στον Τομέα Λογισμικού και Ολοκληρωμένων Λύσεων στο Δημόσιο. Η εταιρεία διατηρεί οργανωμένο τμήμα εξυπηρέτησης πελατών, το οποίο υποβοηθά τους χρήστες των συστημάτων που αυτή αναπτύσσει. Στο τμήμα εξυπηρέτησης πελατών, απασχολείται εξειδικευμένο προσωπικό που εξυπηρετεί από Δευτέρα έως Παρασκευή από 08:00 έως τις 16:00. Σελίδα 3 από 30

4 2. ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο payxml_setup.exe, για να ξεκινήσει η διαδικασία εγκατάστασης όπως εμφανίζεται παρακάτω. Επιλέξτε ως γλώσσα εγκατάστασης την Ελληνική, και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Σελίδα 4 από 30

5 Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Ο οδηγός εγκατάστασης σας παρουσιάζει τις σχετικές πληροφορίες, τις οποίες εφόσον αποδεχτείτε, κάνετε κλικ στην επιλογή «Αποδέχομαι τους όρους της Άδειας Χρήσης», και κατόπιν κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Σε αυτό το σημείο συμπληρώνετε τα πεδία με τα κατάλληλα στοιχεία, δηλαδή το όνομα του χρήστη της εφαρμογής και το όνομα της υπηρεσίας σας, και κάνετε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Σελίδα 5 από 30

6 Κάντε κλικ στο κουμπί Εγκατάσταση για την έναρξη της διαδικασίας. Η εγκατάσταση έχει ολοκληρωθεί και παρόλο που η εφαρμογή ενδέχεται να σας προτρέψει να επανεκκινήσετε τον υπολογιστή σας, μπορείτε προς το παρόν να επιλέξετε να συνεχίσετε την εργασία σας και να γίνει η επανεκκίνηση αργότερα. ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Όλες οι μελλοντικές αναβαθμίσεις της εφαρμογής θα εγκαθίστανται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο. Σελίδα 6 από 30

7 Επιπρόσθετα, για να λειτουργήσει η εφαρμογή θα πρέπει πρώτα να προσαρμόσουμε το αρχείο ρυθμίσεων παραμέτρων που βρίσκεται στο φάκελο, C:\Program Files\OTS\Payxml\... ανοίγοντας με σημειωματάριο το αρχείο. payxml.ini. Σύμφωνα με την εγκατάσταση Β.Δ. της υπηρεσίας σας, ORACLE ή SQL SERVER, πρέπει να παραμετροποιήσετε την αντίστοιχη ενότητα του payxml.ini. Για ORACLE LogId=system LogPassword=manager ServerName= Το «ΟΝΟΜΑ ΒΑΣΗΣ» της υπηρεσίας σας (π.χ. dhmos) Για MS-SQL Server LogId = ots LogPassword = otsdba Lock = RU DBParm="PROVIDERSTRING='database= Το «ΟΝΟΜΑ ΒΑΣΗΣ» της υπηρεσίας σας (π.χ. dhmos) ', PROVIDER='SQLOLEDB', DATASOURCE=' Το «ΟΝΟΜΑ ή IP του SQL SERVER» της υπηρεσίας σας (π.χ )', OJSyntax='PB'" DBParmForm="PROVIDERSTRING='database= Το «ΟΝΟΜΑ ΒΑΣΗΣ» της υπηρεσίας σας (π.χ. dhmos) ', PROVIDER='SQLOLEDB', DATASOURCE=' Το «ΟΝΟΜΑ ή IP του SQL SERVER» της υπηρεσίας σας (π.χ )', OJSyntax='PB'" Σελίδα 7 από 30

8 3. ΠΡΟΕΤΟΙΜΑΣΙΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Απαραίτητη προϋπόθεση για την ορθή λειτουργία του προγράμματος της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών είναι να έχετε εγκατεστημένη την έκδοση της εφαρμογής Μισθοδοσίας ή μεταγενέστερη. Προσοχή!!! οι διαδικασίες που περιγράφονται σ αυτή την ενότητα πραγματοποιούνται είτε κατά την αρχική παραμετροποίηση είτε για προβλεπόμενη τροποποίηση της υφιστάμενης παραμετροποίησης από τους διαχειριστές της εφαρμογής μετά από οδηγία της Γ.Γ.Π.Σ.. Σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση δεν επιτρέπεται η πρόσβαση. Στη περίπτωση δυσλειτουργίας της εφαρμογής μετά από οποιαδήποτε μεταβολή που πραγματοποίησε ο χρήστης, καμία ευθύνη δεν φέρει η εταιρεία (OTS) για την ορθότητα και εγκυρότητα των αρχείων που αποστέλλει η υπηρεσία σας στην Γ.Γ.Π.Σ.. Στην εφαρμογή της μισθοδοσίας και από το μενού Βοηθητικά => Διαχείριση Συστήματος => Διαχείριση Παραμετρικών Πινάκων => Ταμεία Μισθοδοσίας εντοπίζετε τις εγγραφές των δανείων. Για κάθε μία από τις εγγραφές των δανείων, πρέπει να συμπληρώσετε την στήλη Στοιχείο ΕΑΠ, ορίζοντας έτσι τον τρόπο με τον οποίο οι μεταβλητές των δανείων στην μισθοδοσία θα αντιστοιχηθούν με τις μεταβλητές της ΕΑΠ. Σημεώνεται ότι για δάνεια που χορηγεί ασφαλιστικός φορέας, η μεταβλητή του δανείου αντιστοιχεί απευθείας στην μεταβλητή της ΕΑΠ για τον συγκεκριμένο ασφαλιστικό φορέα. Έτσι, π.χ. όπως βλέπετε και στην εικόνα που ακολουθεί, το Δάνειο ΜΤΠΥ αντιστοιχεί στην μεταβλητή του ταμείου ΜΤΠΥ. Αντιθέτως για το Ταχυδρομικό Ταμιευτήριο, υπάρχουν ξεχωριστές εγγραφές για κάθε μια μεταβλητή δανείου, όπως π.χ. για το Στεγαστικό Δάνειο όπου ο κωδικός ΕΑΠ είναι ΤΑΧ.ΤΑΜ. Στεγαστικό Δάνειο ενώ για το Καταναλωτικό Δάνειο βλέπετε ότι ο κωδικός ΕΑΠ είναι Τ.Τ. Καταναλωτικό Δάνειο. Προκειμένου να πραγματοποιήσετε την αντιστοίχιση, μπορείτε να επιλέξετε τον κατάλληλο ανά περίπτωση κωδικό δανείου από την στήλη Στοιχείο ΕΑΠ. Εικόνα 1 Σελίδα 8 από 30

9 Αφού ολοκληρώσετε την αντιστοίχιση, κάνετε κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού: Επεξεργασία => Αποθήκευση, ώστε να αποθηκευτούν οι αλλαγές. Επιπρόσθετα, για κάθε εργαζόμενο που έχει δάνειο, πρέπει (από την ενότητα της εφαρμογής της μισθοδοσίας Εργαζόμενοι => Στοιχεία μισθοδοσίας =>Διάφορα στοιχεία => Προβολή Δανείων) να είναι συμπληρωμένο τα πεδίο: Τραπεζικός Λογ. (στο πεδίο λογαριασμός δανείου) Στην εφαρμογή της ΕΑΠ, την 1 η φορά που ανοίγετε την εφαρμογή, εμφανίζεται το παράθυρο της Εικόνας 2 όπου υποχρεωτικά πρέπει να αντιστοιχίσετε όλα τα στοιχεία της μισθοδοσίας της υπηρεσίας μας με τα στοιχεία που έχει προκαθορίσει η ΕΑΠ. Εικόνα 2 Αυτό γίνεται ως εξής: Οι Στήλες Κωδικός, Είδος Κράτησης, Περιγραφή ορίζουν το εκάστοτε στοιχείο μισθοδοσίας και ανάλογα με το εάν πρόκειται για αποδοχή ή κράτηση, εμφανίζουν την αντίστοιχη πληροφορία. Έτσι π.χ. στην Εικόνα 2 το 1 ο στοιχείο της λίστας είναι ο Βασικός Μισθός. Το στοιχείο Βασικός Μισθός της μισθοδοσίας πρέπει να γίνει αντιστοίχιση με το στοιχείο 1-Βασικός Μισθός της στήλης Νέο Στοιχείο. Το στοιχείο της μισθοδοσίας Επίδομα Διαχειριστικών Λαθών πρέπει να γίνει αντιστοίχιση με το στοιχείο της ΕΑΠ 24-Αντισταθμίσματος Διαχειριστικών Λαθών. Με τον ίδιο τρόπο συμπληρώνετε και όσα στοιχεία αποτελούν κράτηση, όπως π.χ. στην εικόνα του παραδείγματός όπου το στοιχείο Σελίδα 9 από 30

10 της μισθοδοσίας ΚΛΑΔΟΣ ΣΥΝΤΑΞΗΣ ΔΗΜΟΣΙΟΥ αντιστοιχεί στο στοιχείο της ΕΑΠ με το όνομα Κλάδος Σύνταξης. Σημειώνεται ότι τα περισσότερα στοιχεία της μισθοδοσίας έχουν ήδη την αντιστοίχιση που απαιτείται. Για όσα από αυτά η στήλη Νέο Στοιχείο είναι κενή, πρέπει απαραιτήτως να γίνει η αντιστοίχιση για την ομαλή λειτουργία της εφαρμογής. Αφού τελειώσετε με την απαιτούμενη αντιστοίχιση, επιλέγετε το κουμπί Ενημέρωση ώστε να ενημερωθεί η εφαρμογή της ΕΑΠ με τα νέα δεδομένα. Η τρέχουσα διαδικασία εκτελείται μόνο μία φορά προκειμένου να επιτευχθεί η αρχική αντιστοιχία όπως περιγράφεται παραπάνω. ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Επιλέγοντας Ακύρωση, καμιά αλλαγή μέχρι εκείνη την στιγμή δεν αποθηκεύεται, και η εφαρμογή τερματίζει. Σελίδα 10 από 30

11 4. ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ Κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο της εφαρμογής Διαχ. Αρχείου ΕΑΠ, εμφανίζεται το παράθυρο της Εικόνας 3 παραπλήσιο του παραθύρου της μισθοδοσίας όπου απαιτείται να συμπληρωθεί το όνομα και ο κωδικός χρήστη, ενώ παράλληλα επιλέγετε και την χρήση στην οποία θα εργαστείτε. (Χρήστης:ots Κωδικός:otsdba) Εικόνα 3 Μετά την επιτυχή είσοδο στην εφαρμογή, εμφανίζεται το κεντρικό μενού όπως φαίνεται στην Εικόνα 4: Εικόνα 4 Σελίδα 11 από 30

12 5. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ, ΕΞΑΓΩΓΗ & ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΡΧΕΙΟΥ XML Από το αριστερό μενού της εφαρμογής, κάνετε κλικ στο 4 Ο εικονίδιο με τίτλο «Υποβολές Αρχείων XML». Εμφανίζεται τότε το παράθυρο της Εικόνας 5 Εικόνα 5 Για να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο xml, κάνετε κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού: Επεξεργασία => Προσθήκη. Τότε προκύπτει το παράθυρο της επόμενης εικόνας, στο οποίο πρέπει να συμπληρώσετε τα απαιτούμενα πεδία, όπως φαίνεται παρακάτω: Εικόνα 6 ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Στο πεδίο Κωδ. Φορέα συμπληρώνετε τον κωδικό του φορέα της υπηρεσίας σας. Στο πεδίο Υποβολή επιλέγετε μεταξύ των τιμών «Αρχική», «Επαναληπτική» Σελίδα 12 από 30

13 Στο πεδίο Περίοδος επιλέγετε την περίοδο για την οποία θα δημιουργήσετε αρχείο xml Στο πεδίο Είδος επιλέγετε μεταξύ των τιμών «1-Προπληρωμή», «11-Δεδουλευμένα Α 15μερο», «12-Δεδουλευμένα Β 15μερο», «13-Δεδουλευμένα Μήνας» Στο πεδίο Κατηγορία εισάγετε τις κατηγορίες της μισθοδοσίας που συμπεριλαμβάνονται στο αρχείο π.χ. taktiki, Prosthetesamoives. Αφού συμπληρώσετε τα στοιχεία που απαιτούνται, κάνετε κλικ στο εικονίδιο της αποθήκευσης ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού της εφαρμογής Επεξεργασία => Αποθήκευση ώστε να αποθηκευτεί η τρέχουσα υποβολή του αρχείου XML. Στη συνεχεία, κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγοντας από το οριζόντιο μενού Επεξεργασία => Επιλογή Μισθοδοσιών προκύπτει το παρακάτω παράθυρο. Εικόνα 7 Τα επιμέρους τμήματα του ανωτέρω παραθύρου αναλύονται παρακάτω: Σελίδα 13 από 30

14 1) Στο επάνω αριστερά τμήμα επιλέγετε την χρήση από την οποία θα αντλήσετε στοιχεία (εν προκειμένω έστω ότι επιλέγετε την Χρήση Μισθοδοσίας 2010) Εικόνα 8 2) Στο επάνω δεξιά τμήμα επιλέγετε την περίοδο μισθοδοσίας από την οποία θα αντλήσετε στοιχεία (π.χ. επιλέγετε την περίοδο του Ιανουαρίου) Εικόνα 9 3) Στο κάτω τμήμα επιλέγετε τα φύλλα υπολογισμού από τα οποία θα αντλήσετε στοιχεία. Κάνοντας δεξί κλικ επάνω στην λίστα με τα φύλλα υπολογισμού και τους αντίστοιχους υπαλλήλους, εμφανίζεται ένα μενού όπως μπορείτε να δείτε στην Εικόνα 10. Μέσω αυτού του μενού, έχετε επιπλέον επιλογές προκειμένου να επιλέξετε ποια φύλλα ή ποιους υπαλλήλους μεμονωμένα επιθυμείτε ή ακόμη και από ποιό γραφείο (μόνο για Δευτεροβάθμιες) τις μισθοδοσίες επιθυμείτε να εισάγετε. Έτσι μπορείτε να επιλέξετε ή να αποεπιλέξετε όλους τους υπαλλήλους, καθώς επίσης και να επιλέξετε ή να αποεπιλέξετε βάσει συγκεκριμένου φύλλου υπολογισμού ή και γραφείου (Δευτεροβάθμιες). Εικόνα 10 Σελίδα 14 από 30

15 Έστω ότι επιλέγετε όλες τις μισθοδοσίες για το συγκεκριμένο φύλλο υπολογισμού. Τότε, η Εικόνα 10, θα διαμορφωθεί όπως φαίνεται παρακάτω: (Παρατηρήστε ότι η 1 η στήλη είναι επιλεγμένη για όλους τους υπαλλήλους). Εικόνα 11 Τέλος, κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποδοχή, προκύπτει το παράθυρο που φαίνεται παρακάτω, το οποίο - στο παράδειγμά μας και για πρακτικούς λόγους - θα το παρουσιάσουμε σε 2 τμήματα, ίσους πλάτους μεταξύ τους. Εικόνα 11.α Εικόνα 11.β Σελίδα 15 από 30

16 Το παράθυρο αυτό περιέχει στοιχεία της Χρήσης Μισθοδοσίας 2010 (Εικόνα 8), για την περίοδο Ιανουαρίου 2010 (Εικόνα 9) που αφορούν το φύλλο μισθοδοσίας «Μόνιμοι Δημοσίου» (Εικόνα 10). Οι στήλες του παραθύρου είναι οι εξής και περιγράφονται συνοπτικά παρακάτω: Α/Α Επ. Αρ. Μητρώου* Ονοματεπώνυμο* Πατρώνυμο* ΑΦΜ* ΑΜΚΑ* ΑΔΤ* Είδος ΑΔΤ* Χώρα ΑΔΤ* ΙΒΑΝ* Χρήση Περίοδος Από Ημ/νία Έως Ημ/νία Φύλλο Υπολογισμού Είδος Σύμβασης Εργασίας** Αύξων αριθμός της εγγραφής Είναι τσεκαρισμένο όταν επιλέγουμε την τρέχουσα εγγραφή Αρ. μητρώου εργαζόμενου όπως αυτός υπάρχει στην εφαρμογή της μισθοδοσίας Ονοματεπώνυμο εργαζόμενου Πατρώνυμο εργαζόμενου ΑΦΜ εργαζόμενου Αριθμός Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης εργαζόμενου Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας Είδος ταυτότητας (Κανονική, Στρατιωτική, Ξένη, Διαβατήριο) Χώρα Έκδοσης Αριθμός ΙΒΑΝ εργαζόμενου Η χρήση των συγκεκριμένων μισθοδοσιών Η περίοδος των συγκεκριμένων μισθοδοσιών Έναρξη της περιόδου Λήξη της περιόδου Το φύλλο υπολογισμού της συγκεκριμένης μισθοδοσίας Είδος Σύμβασης Εργασίας σύμφωνα με τις προδιαγραφές της ΕΑΠ Σελίδα 16 από 30

17 Είδος Αποδοχών** Αποδοχές ΕΑΠ (1) Κρατήσεις Εργαζ. ΕΑΠ Κρατήσεις Εργοδ. ΕΑΠ Τακτικές Αποδοχές, Αναδρομικά, κλπ σύμφωνα με τις προδιαγραφές της ΕΑΠ Σύνολο ακαθάριστων αποδοχών όπως αυτές υπολογίζονται από την παρούσα εφαρμογή της ΕΑΠ Σύνολο κρατήσεων Εργαζομένου όπως αυτές υπολογίζονται από την παρούσα εφαρμογή της ΕΑΠ Σύνολο κρατήσεων Εργοδότη όπως αυτές υπολογίζονται από την παρούσα εφαρμογή της ΕΑΠ Πληρωτέο (2) ΕΑΠ Πληρωτέο ποσό όπως αυτό υπολογίζεται από την παρούσα εφαρμογή της ΕΑΠ Α 15μερο Μισθοδοσίας Β 15μερο Μισθοδοσίας Ομάδα 31 Μισθοδοσίας Ομάδα 10 Μισθοδοσίας Πληρωτέο Μισθοδοσίας Διαφορά Πληρωτέου Πληρωτέο ποσό Α 15μερου όπως αυτό έχει υπολογιστεί από την εφαρμογή της Μισθοδοσίας Πληρωτέο ποσό Β 15μερου όπως αυτό έχει υπολογιστεί από την εφαρμογή της Μισθοδοσίας Πληρωτέο ποσό (Στον Δικαιούχο) όπως αυτό έχει υπολογιστεί από την εφαρμογή της Μισθοδοσίας Πληρωτέο ποσό (ποσό τραπέζης) όπως αυτό έχει υπολογιστεί από την εφαρμογή της Μισθοδοσίας Πληρωτέο ποσό όπως αυτό έχει υπολογιστεί από την εφαρμογή της Μισθοδοσίας Η διαφορά μεταξύ Πληρωτέου ΕΑΠ και Πληρωτέου Μισθοδοσίας ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Τα πεδία Πληρωτέο ΕΑΠ και Πληρωτέο Μισθοδοσίας πρέπει πάντα να είναι ισόποσα, επομένως και το πεδίο Διαφορά Πληρωτέου πρέπει να ισούται με μηδέν. Σε περίπτωση που αυτό δεν συμβαίνει, η εγγραφή εμφανίζεται με κόκκινο χρώμα. Τα πεδία με (*) είναι κλειδωμένα στην εφαρμογή της ΕΑΠ και αντλούνται απευθείας από την καρτέλα του εργαζόμενου η οποία βρίσκεται στην εφαρμογή της μισθοδοσίας στην ενότητα Εργαζόμενοι => Στοιχεία Μισθοδοσίας Σελίδα 17 από 30

18 Τα πεδία με (**) μπορούν να πάρουν διαφορετική τιμή αρκεί να κάνετε κλικ στο κελί της αντίστοιχης στήλης και να επιλέξετε την επιθυμητή τιμή από την λίστα που εμφανίζεται. Τα πεδία ΑΦΜ & ΙΒΑΝ δεν επιτρέπεται να είναι κενά. Εφόσον έχετε συμφωνήσει ως προς την ορθότητα των στοιχείων, το τελικό βήμα είναι να εξάγετε το αρχείο xml. Αυτό γίνεται κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγοντας από το οριζόντιο μενού Επεξεργασία => Εξαγωγή σε Αρχείο. Εμφανίζεται τότε το παράθυρο που σας προτρέπει να επιλέξετε τοποθεσία προκειμένου να εξαχθεί το αρχείο. Σε αυτό το σημείο, και αφού έχετε δημιουργήσει το αρχείο xml, επιβάλλεται να το ελέγξετε για τυχόν συντακτικά λάθη, χρησιμοποιώντας για τον σκοπό αυτό, την ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΡΧΕΙΟΥ XML ΓΙΑ ΣΥΜΒΑΤΟΤΗΤΑ ΜΕ ΠΡΟΤΥΠΟ XSD που έχει δημιουργήσει η Ενιαία Αρχή Πληρωμών και την οποία μπορείτε να «κατεβάσετε» από το site της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών στην διεύθυνση: Εφόσον δεν προκύψουν λάθη, μπορείτε να αποστείλετε το αρχείο xml συνδεόμενοι στην παρακάτω ιστοσελίδα χρησιμοποιώντας τους κωδικούς της υπηρεσίας σας. Στην περίπτωση που προκύψουν λάθη, οι συνηθέστεροι τύποι λαθών καθώς και η διαδικασία επίλυσής τους, αναφέρονται στο αρχείο που έχει δημιουργήσει η Ενιαία Αρχή Πληρωμών και βρίσκεται στην διεύθυνση: Σελίδα 18 από 30

19 6. ΠΑΡΑΜΕΤΡΟΠΟΙΗΣΗ Προσοχή!!! οι διαδικασίες που περιγράφονται σ αυτή την ενότητα πραγματοποιούνται είτε κατά την αρχική παραμετροποίηση είτε για προβλεπόμενη τροποποίηση της υφιστάμενης παραμετροποίησης από τους διαχειριστές της εφαρμογής μετά από οδηγία της Γ.Γ.Π.Σ.. Σε οποιαδήποτε άλλη περίπτωση δεν επιτρέπεται η πρόσβαση. Στη περίπτωση δυσλειτουργίας της εφαρμογής μετά από οποιαδήποτε μεταβολή που πραγματοποίησε ο χρήστης, καμία ευθύνη δεν φέρει η εταιρεία (OTS) για την ορθότητα και εγκυρότητα των αρχείων που αποστέλλει η υπηρεσία σας στην Γ.Γ.Π.Σ.. Από το αριστερό μενού της εφαρμογής, κάνετε κλικ στο 1 Ο εικονίδιο με τίτλο «Περίοδοι Μισθοδοσίας». Αυτόματα εμφανίζεται το παράθυρο της Εικόνας 12 όπου πρέπει να αντιστοιχίσετε τις περιόδους της Μισθοδοσίας με τις περιόδους της ΕΑΠ. Η στήλη Περίοδος περιέχει τις περιόδους της Μισθοδοσίας, ενώ από την στήλη Περίοδος ΕΑΠ επιλέγουμε τις αντίστοιχες περιόδους. Εικόνα 12 Αφού ολοκληρώσετε την αντιστοίχιση, κάνετε κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού: Επεξεργασία => Αποθήκευση, ώστε να αποθηκευτούν οι αλλαγές. Από το αριστερό μενού της εφαρμογής, κάνετε κλικ στο 3 ο εικονίδιο Αντιστοίχισης». με τίτλο «Πρότυπα Σελίδα 19 από 30

20 ΣΗΜΕΙΩΣΗ Ως πρότυπο αντιστοίχισης θα ορίζαμε κατ αναλογία με την έννοια του φύλλου υπολογισμού της μισθοδοσίας εκείνο το σετ μεταβλητών της ΕΑΠ, οι οποίες αν αντιστοιχηθούν καταλλήλως με τις αντίστοιχες μεταβλητές των κρατήσεων και των αποδοχών της μισθοδοσίας, μπορούν να οδηγήσουν στην δημιουργία ενός σωστού αρχείου xml. Για παράδειγμα, ένα φύλλο υπολογισμού μισθοδοσίας στην συνηθέστερη των περιπτώσεων μπορεί να χρησιμοποιεί πολλές μεταβλητές για τον υπολογισμό του ΤΕΑΔΥ. Εν αντιθέσει με την ΕΑΠ η οποία χρησιμοποιεί μία μόνο μεταβλητή για το ΤΕΑΔΥ. Γίνεται κατανοητό, ότι έχει μεγάλη σημασία να επιλεγούν εκείνες ακριβώς οι μεταβλητές του ΤΕΑΔΥ από το φύλλο υπολογισμού της μισθοδοσίας ώστε συνδεόμενες με την αντίστοιχη μεταβλητή του ΤΕΑΔΥ στην ΕΑΠ, να μπορέσουν να αποτυπώσουν το ακριβές ποσό της κράτησης. Με τον ίδιο τρόπο συνδέονται και τα επιδόματα και τα πάσης φύσεως ποσά. Αυτή η διαδικασία γίνεται με τον τρόπο που περιγράφεται παρακάτω: Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με τίτλο «Πρότυπα Αντιστοίχισης» εμφανίζεται το παράθυρο της Εικόνας 13 Εικόνα 13 Χάριν του παραδείγματός μας, υποθέτουμε ότι έχουν εξαρχής δημιουργηθεί 3 πρότυπα αντιστοίχισης, έστω ένα που καλύπτει τα φύλλα της βασικής μισθοδοσίας, ένα που καλύπτει τα φύλλα των υπερωριών και ένα που καλύπτει τα φύλλα των πρόσθετων αμοιβών. ΣΗΜΕΙΩΣΗ Ενδέχεται η λίστα που βλέπετε εδώ να μην υπάρχει στην περίπτωση της υπηρεσίας σας ή ακόμα συνηθέστερα ενδέχεται η λίστα να περιλαμβάνει περισσότερα πρότυπα με διαφορετικά ασφαλώς ονόματα. Η παραμετροποίηση έχει γίνει από το τμήμα Σελίδα 20 από 30

21 Help Desk της OTS και ανά πάσα στιγμή μπορεί να υποστεί τις απαραίτητες εκείνες αλλαγές που απαιτούνται για την κάλυψη των αναγκών της υπηρεσίας σας. Οι επιλογές που έχετε σε αυτήν την ενότητα είναι οι εξής: 1) Μπορείτε να δημιουργήσετε εκ του μηδενός ένα νέο πρότυπο κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγοντας από το οριζόντιο μενού: Επεξεργασία => Προσθήκη. Σε αυτήν την περίπτωση δημιουργείται ένα νέο πρότυπο το οποίο φέρει εξ ορισμού το όνομα «Νέο Πρότυπο Αντιστοίχισης». Όνομα που μπορείτε να το αλλάξετε ανά πάσα στιγμή. 2) Εικόνα 14 Προκειμένου να αποθηκεύσετε το πρότυπο κάνουμε κλικ στο εικονίδιο επιλέγουμε από το οριζόντιο μενού: Επεξεργασία => Αποθήκευση. ή 3) Παρατηρούμε ότι το νέο-δημιουργηθέν πρότυπο είναι κενό, δηλαδή δεν ενσωματώνει καμία μεταβλητή της ΕΑΠ. Προκειμένου να επιλέξετε τις επιθυμητές μεταβλητές της ΕΑΠ, κάνετε κλικ στο εικονίδιο. Σε αυτήν την περίπτωση, εμφανίζεται το παράθυρο της Εικόνας 15. Εικόνα 15 Σελίδα 21 από 30

22 4) Το παράθυρο της Εικόνας 15 σας επιτρέπει να επιλέξετε όσες μεταβλητές έχουν προκαθοριστεί από την ΕΑΠ ώστε να τις ενσωματώσετε στο πρότυπό μας και εν συνεχεία να τις αντιστοιχίσετε με τις κατάλληλες μεταβλητές των φύλλων υπολογισμού της μισθοδοσίας. Για να επιλέξετε μια μεταβλητή, αρκεί να κάνετε κλικ στα κουτάκια της 1 ης στήλης. Στην Εικόνα 16, μπορείτε να διακρίνετε ότι έχουν επιλεγεί το ΜΤΠΥ, η Αναγνώριση ΜΤΠΥ, το ΜΤΠΥ Νεοδιορισμού καθώς και το επίδομα σπουδών (μεταπτυχιακό ή διδακτορικό.) Κάθε μία εκ των μεταβλητών της ΕΑΠ, φέρει μοναδικό κωδικό, μοναδική περιγραφή και τους αντίστοιχους ΚΑΕ. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αναφορικά με το είδος κράτησης του εργοδότη ο αντίστοιχος ΚΑΕ για τον ασφαλιστικό φορέα του ΙΚΑ αντιστοιχεί στον κωδικό 0291 και των υπόλοιπων εργοδοτικών κρατήσεων στον κωδικό Όσον αφορά στα επιδόματα, η λίστα με τους αντίστοιχους ΚΑΕ, βρίσκεται στο site της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών στην εξής τοποθεσία: 5) Επαναλαμβάνεται ότι τα ανωτέρω στοιχεία είναι προκαθορισμένα από την ΕΑΠ. Αφού επιλέξετε όλα τα επιθυμητά στοιχεία ΕΑΠ, κάνετε κλικ στο εικονίδιο πρότυπό, όπως φαίνεται στην Εικόνα 16. ώστε αυτά να εισαχθούν στο Εικόνα 16 Έστω ότι στο παράδειγμά μας επιλέγουμε πλήθος τυχαίων αποδοχών και πλήθος τυχαίων κρατήσεων ώστε να προκύψει το πρότυπο της Εικόνας 17. Σελίδα 22 από 30

23 Εικόνα 17 ΣΗΜΕΙΩΣΗ:Είδαμε ότι η προσθήκη στοιχείων γίνεται κάνοντας κλικ στο εικονίδιο. Εάν επιθυμείτε να διαγράψετε κάποιο στοιχείο μετά την εισαγωγή του στο πρότυπο, απλώς το επιλέγετε και κάνετε κλικ στο εικονίδιο Όπως φαίνεται και από την Εικόνα 17, κάθε πρότυπο έχει την ανωτέρω μορφή ασχέτως του πλήθους των μεταβλητών που κάθε φορά αυτό θα ενσωματώνει. Παρατηρούμε τις εξής στήλες: Α/Α: Κωδικός Ε.Α.Π. Περιγραφή Ε.Α.Π. Είδος Κράτησης ΚΑΕ Μετασχ. Αντιστοίχισης Ο αύξων αριθμός της μεταβλητής Ο προκαθορισμένος κωδικός του στοιχείου ΕΑΠ Η προκαθορισμένη περιγραφή του στοιχείου ΕΑΠ Εργαζόμενου ή εργοδότη (επιλογή από λίστα) ΚΑΕ του στοιχείου ΕΑΠ. Μπορείτε να προσθέσετε ΚΑΕ της επιλογής σας Η μεταβλητή του φύλλου υπολογισμού της μισθοδοσίας που αντιστοιχεί στο στοιχείο ΕΑΠ Σελίδα 23 από 30

24 Με βάση τις προδιαγραφές των παραπάνω στηλών, η Εικόνα 17 παίρνει την μορφή της Εικόνας 18 Εικόνα 18 ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Οι εικονιζόμενες μεταβλητές μπορεί να διαφέρουν από φύλλο σε φύλλο και από υπηρεσία σε υπηρεσία και σε αυτό ακριβώς το γεγονός έγκειται η σοβαρότητα και η επιμέλεια που απαιτείται να επιδείξει ο διαχειριστής της εφαρμογής κατά την διαδικασία της αντιστοίχισης. Αναφέρεται ότι, οι περισσότερες, αν όχι όλες οι μεταβλητές, έχουν γίνει ήδη αντιστοίχιση από το τμήμα Help Desk της OTS. ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ Τι θα συνέβαινε, για παράδειγμα, αν σε ένα φύλλο υπολογισμού η μεταβλητή του επιδόματος θέσης δεν είναι η ανωτέρω εικονιζόμενη {ΕΠ_ΘΕΣΗΣ} αλλά π.χ. είναι {ΕΠ_ΘΕΣΗΣ_Τ}; Προφανώς, το αρχείο xml που θα δημιουργήσουμε δεν θα λαμβάνει υπόψιν του το επίδομα θέσης με αποτέλεσμα η χρηματική διαφορά ανάμεσα στο αρχείο xml και στην ήδη υπολογισμένη μισθοδοσία να ισούται με το ποσό του επιδόματος θέσης. Εννοείται πως με τον ίδιο τρόπο μπορεί να υπάρξουν διαφορές και σε άλλες κρατήσεις ή αποδοχές. Αυτός εξάλλου είναι ένας τρόπος επίλυσης τυχόν χρηματικών διαφορών μεταξύ του αρχείου xml και της υπολογισμένης μισθοδοσίας. Περισσότερη ανάλυση και μελέτη των ενεργειών που απαιτούνται για την επαλήθευση των μισθοδοσιών θα γίνει αμέσως παρακάτω όπου εξετάζεται η διαδικασία δημιουργίας αρχείου xml. Από την στιγμή που δημιουργείτε ένα πρότυπο, η επόμενη κίνηση είναι να εφαρμοσθεί σε όσα φύλλα μισθοδοσίας επιθυμείτε. Χρησιμοποιώντας τον όρο «εφαρμογή» προτύπου, εννοούμε ότι έχει γίνει εκείνη η παραμετροποίηση όπου κάθε μεταβλητή ενός φύλλου υπολογισμού μισθοδοσίας έχει γίνει αντιστοίχιση με κάποια μεταβλητή ΕΑΠ μέσα στο πρότυπο. Σελίδα 24 από 30

25 Από το αριστερό μενού της εφαρμογής, κάνετε κλικ στο 2 Ο εικονίδιο με τίτλο «Τύποι Μισθοδοσίας». Εικόνα 19 Σε αυτό το παράθυρο καλείστε να κάνετε αντιστοίχιση των φύλλων της μισθοδοσίας με κάποιο από τα πρότυπα που έχετε δημιουργήσει προηγουμένως. Τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσετε είναι τα εξής: Το πεδίο Κατηγορία από όπου επιλέγετε το είδος της μισθοδοσίας π.χ. Βασική, Πρόσθετες αμοιβές κλπ. Το πεδίο Πρότυπο από όπου επιλέγετε το πρότυπο το οποίο αντιστοιχίσετε εφαρμόσετε επί του φύλλου. θέλετε να Το πεδίο Τύπος ΕΑΠ από όπου επιλέγετε τον τύπο μισθοδοσίας ΕΑΠ. Οι τιμές είναι προκαθορισμένες και η επιλογή τους γίνεται από την λίστα που υπάρχει σε αυτή την στήλη. Προκειμένου να προβείτε στην εφαρμογή του προτύπου, κάνετε κλικ στο κουτάκι της 1 ης στήλης και αμέσως μετά κάνετε κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού: Επεξεργασία => Εφαρμογή Προτύπου. Μόλις κάποιο πρότυπο εφαρμοστεί στο φύλλο μισθοδοσίας, η στήλη Εφαρμοσμένο Πρότυπο εμφανίζει το όνομα του εν λόγω προτύπου. Υπάρχει η δυνατότητα να επιλέξετε πολλά φύλλα μισθοδοσίας μαζί, και να εφαρμόσετε εκ των υστέρων μαζικά κάποιο πρότυπο. Αυτό γίνεται με τον εξής τρόπο: Επιλέγετε όσα φύλλα μισθοδοσίας Σελίδα 25 από 30

26 επιθυμείτε κάνοντας κλικ στο κουτάκι της 1 ης στήλης, και αμέσως μετά κάνετε κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού: Επεξεργασία => Εφαρμογή Προτύπου για όλες. Μπορείτε επίσης, να εφαρμόσετε κάποιο πρότυπο σε ορισμένα φύλλα και αφού επιλέξετε κάποιο διαφορετικό πρότυπο από το πεδίο Πρότυπο να εφαρμόσετε διαφορετικό πρότυπο στα υπόλοιπα φύλλα μισθοδοσίας. Αφού τελειώσετε με τις εφαρμογές των προτύπων, κάνετε κλικ στο εικονίδιο της αποθήκευσης ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού της εφαρμογής Επεξεργασία => Αποθήκευση ώστε να αποθηκευτούν οι τρέχουσες ρυθμίσεις. Σελίδα 26 από 30

27 7. ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΑΣΥΜΦΩΝΙΑΣ ΜΕΤΑΞΥ ΤΟΥ ΠΛΗΡΩΤΕΟΥ ΕΑΠ ΚΑΙ ΠΛΗΡΩΤΕΟΥ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑΣ Παρατηρείτε ότι στο παράθυρο υποβολής του αρχείου σας υπάρχουν 2 μισθοδοσίες με κόκκινο χρώμα. Όπως επισημάνθηκε προηγουμένως, αυτό συμβαίνει διότι υπάρχει Διαφορά Πληρωτέου μεταξύ ΕΑΠ και Μισθοδοσίας. Σε αυτήν την περίπτωση η κίνηση που κάνετε είναι η εξής: Ελέγχετε καταρχήν το ποσό του πεδίου Διαφορά Πληρωτέου. Το ποσό μπορεί να είναι θετικό ή αρνητικό. Τότε διακρίνετε τις εξής 2 περιπτώσεις: 1) ΘΕΤΙΚΟ ΠΟΣΟ Κάποια κράτηση που υπολογίζεται στην εφαρμογή της μισθοδοσίας δεν είναι σωστά ενσωματωμένη στην ΕΑΠ με αποτέλεσμα να μην υπολογίζεται κατά την διαδικασία δημιουργίας του αρχείου. 2) ΑΡΝΗΤΙΚΟ ΠΟΣΟ α) Κάποια κράτηση εκ παραδρομής είναι ενσωματωμένη 2 φορές στην εφαρμογή της ΕΑΠ, με αποτέλεσμα να αφαιρείται 2 φορές από τις αποδοχές του εργαζόμενου. β) Κάποιο επίδομα, εκ παραδρομής, δεν έχει ενσωματωθεί καθόλου στην εφαρμογή της ΕΑΠ, με αποτέλεσμα να μην συμμετέχει στον υπολογισμό των συνολικών αποδοχών του εργαζόμενου. Σε κάθε περίπτωση, όμως, ο τρόπος αντιμετώπισης είναι ο ίδιος και περιλαμβάνει τα εξής βήματα: 1) Ελέγχετε το ποσό του πεδίου Διαφορά Πληρωτέου και το καταγράφετε. (Στην περίπτωση του παραδείγματός μας είναι 42,91 για τον ΕΠΩΝΥΜΟ-4 και 45,81 για τον ΕΠΩΝΥΜΟ-2) Εικόνα 20 2) Ανατρέχετε στην εφαρμογή της μισθοδοσίας και συγκεκριμένα στην ενότητα Εργαζόμενοι => Εικόνα Μισθοδοσίας Σελίδα 27 από 30

28 3) Ελέγχετε την μισθοδοσία της επιθυμητής περιόδου για τους συγκεκριμένους εργαζόμενους και προσπαθείτε να εντοπίσετε εάν κάποια κράτηση ή επίδομα έχουν τιμή ίση με την Διαφορά Πληρωτέου Εικόνα 21 Παρατηρείτε ότι, όντως, τα ποσά που είχατε καταγράψει ως διαφορές εμφανίζονται στις μισθοδοσίες των εργαζόμενων και μάλιστα οφείλονται στην κράτηση ΤΕΑΔΥ-ΤΑΔΚΥ. Αυτό σας οδηγεί στο συμπέρασμα ότι η ασυμφωνία που καλείστε να επιλύσετε κατά πάσα πιθανότητα οφείλεται σε αυτήν την κράτηση και υπάρχει σοβαρό ενδεχόμενο η μεταβλητή της κράτησης να έχει εισαχθεί με λάθος τρόπο στο πρότυπο κατά την διαδικασία που περιγράφηκε προηγουμένως και η οποία φαίνεται στις Εικόνες 17 & 18. 4) Καταγράφετε την μεταβλητή της συγκεκριμένης κράτησης η οποία στην περίπτωσή μας είναι {ΤΑΔ_ΕΠ_ΣΥΝ_ΑΣΦ_Τ}. Επόμενη κίνησή σας είναι να ανατρέξετε στο πρότυπό και να ελέγξετε εάν η μεταβλητή για το ΤΕΑΔΥ-ΤΑΔΚΥ έχει την κωδικοποίηση που υπάρχει στο φύλλο της μισθοδοσίας. 5) Από το αριστερό μενού της εφαρμογής, κάνετε κλικ στο 3 ο εικονίδιο με τίτλο «Πρότυπα Αντιστοίχισης». Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο ανοίγει το παράθυρο εύρεσης όπου αφού γράψετε την λέξη «ΤΑΔΚΥ» και πατήσετε «Εύρεση», μπορείτε να εντοπίσετε αυτόματα την μεταβλητή. Σελίδα 28 από 30

29 Εικόνα 22 Παρατηρείτε ότι στο πρότυπό η μεταβλητή για την κράτηση ΤΕΑΔΥ-ΤΑΔΚΥ είναι {ΤΑΔ_ΕΠ_ΑΣΦ_Τ}. Καταγράψατε, όμως, ότι η εν λόγω μεταβλητή στο φύλλο της μισθοδοσίας είναι {ΤΑΔ_ΕΠ_ΣΥΝ_ΑΣΦ_Τ}. Επιβάλλεται λοιπόν, να ενημερώσετε στο πρότυπό την σωστή τιμή της μεταβλητής, άρα να αντικαταστήσετε το {ΤΑΔ_ΕΠ_ΑΣΦ_Τ} με το {ΤΑΔ_ΕΠ_ΣΥΝ_ΑΣΦ_Τ}. Αυτό θα πρέπει να γίνει τόσο για τον Εργαζόμενο όσο και για τον Εργοδότη. Εικόνα 23 Αφού ολοκληρώσετε την αντιστοίχιση, κάνετε κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού: Επεξεργασία => Αποθήκευση, ώστε να αποθηκευτούν οι αλλαγές. Σελίδα 29 από 30

30 6) Αποθηκεύοντας το πρότυπο, αυτό που απομένει είναι να το εφαρμόσετε εκ νέου στο επιλεγμένο φύλλο μισθοδοσίας ώστε να ληφθεί υπόψιν η αλλαγή που πραγματοποιήσατε προηγουμένως. Αυτή είναι η διαδικασία όπως ακριβώς περιγράφεται στην Εικόνα 19 7) Μετά την εκ νέου εφαρμογή του προτύπου, επανέρχεστε στο παράθυρο της «Υποβολής Αρχείων xml». Επιλέγετε τις «κόκκινες» μισθοδοσίες, κάνετε κλικ στην 1 η στήλη τσεκάροντας το κουτάκι, και με δεξί κλικ από το αναδυόμενο μενού επιλέγετε «Ανανέωση Επιλεγμένων Μισθοδοσιών», όπως φαίνεται στην Εικόνα 24. Εικόνα 24 Αμέσως μετά κάνετε κλικ στο εικονίδιο ή επιλέγετε από το οριζόντιο μενού: Επεξεργασία => Αποθήκευση, ώστε να αποθηκευτούν οι αλλαγές, και παρατηρείτε ότι πλέον δεν υπάρχουν «κόκκινες» μισθοδοσίες, μιας και εξέλειψε το πρόβλημα που δημιουργούσε την ασυμφωνία. (βλ. Εικόνα 25) Εικόνα 25 Σελίδα 30 από 30