TO ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΣΕ ΕΝΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΙΚΗΣΗΣ

Transcript

1 TO ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΣΕ ΕΝΑ ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΙΚΗΣΗΣ Φασούλα Ευαγγελία, Πανούσης Ιωάννης ΝEOSET A.E, Βασιλικό Χαλκίδας KEYWORDS :ΟΛΟΚΛΗΡΩΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΙΚΗΣΗΣ, ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΙΚΗΣ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΕΡΙΛΗΨΗ Σκοπός της Εργασίας είναι η παρουσίαση της εµπειρίας του πιστοποιηµένου κατά ISO 14001:1996 και ISO 9001:2000 εταιρείας NEOSET A.E. από την ανάπτυξη του Συστήµατος ιαχείρισης Περιβάλλοντος ως παραµέτρου ενός Ολοκληρωµένου Συστήµατος ιοίκησης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας και των οφελών που προέκυψαν για τον Οργανισµό µέσα από αυτήν την προσέγγιση. Τα εργαλεία της ιοίκησης Ολικής Ποιότητας αξιοποιήθηκαν για την ενδυνάµωση της προσέγγισης µέσα από τις Οµάδες Εργασίας και τις πρωτοβουλίες συνεχούς βελτίωσης. Fassoula E, Panousis J ΝEOSET S.A.,Vasiliko Chalkis ENVIRONMENTAL MANAGEMENT IN A INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM KEYWORDS INTERGRADED SYSTEM MANAGEMENT, TOOLS FOR ENVIROMENTAL MANAGEMENT 1

2 ABSTRACT The aim of this paper is to present the experience of NEOSET A.E., an ISO 14001:1996 and ISO 9001:2000 certified organization, from the development of an Environmental Management System as a parameter of an Integrated Quality, Safety and Environmental Management System and also to present the benefits from this approach for the Organization. The tools of Total Quality Management were exploited to enhance the approach through Work Teams and initiatives for continuous improvement. 1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ - ΘΕΩΡΗΤΙΚΟ ΜΕΡΟΣ 1.1 Η χρησιµότητα των Ολοκληρωµένων Συστηµάτων ιοίκησης Η διοικητική προσέγγιση ενός Οργανισµού µέσα από τα Συστήµατα στοχεύει στην βέλτιστη απόδοση διεργασιών ή συνδυασµών αυτών που, αν αντιµετωπιστούν µεµονωµένα, θα οδηγήσουν τον Οργανισµό σε υπό-βέλτιστη απόδοση, λόγω του τρόπου που αλληλεπιδρούν µεταξύ τους. Συχνά αναπτύσσονται Συστήµατα σε Οργανισµούς τα οποία πλαισιώνουν / υποστηρίζουν κάποια συγκεκριµένη περιοχή ενδιαφέροντος (π.χ. Ποιότητα, Περιβάλλον, ιαχείριση Ανθρώπινων Πόρων). Η έννοια των Ολοκληρωµένων Συστηµάτων ιοίκησης, Συστηµάτων δηλαδή που πλαισιώνουν / υποστηρίζουν περισσότερες της µιας περιοχές ενδιαφέροντος, αποτελεί τα τελευταία χρόνια σε όλο και µεγαλύτερο βαθµό επιλογή των Οργανισµών, ιδιαίτερα όταν οι περιοχές ενδιαφέροντος αλληλεξαρτώνται. Τα κύρια πλεονεκτήµατα που προκύπτουν από την εφαρµογή Ολοκληρωµένων Συστηµάτων ιοίκησης σε έναν Οργανισµό είναι, επιγραµµατικά, τα ακόλουθα: αύξηση της ευελιξίας, λόγω απλοποίησης της οργανωτικής δοµής µείωση του κόστους λειτουργίας του Ολοκληρωµένου Συστήµατος σε σύγκριση µε το κόστος λειτουργίας µεµονωµένων Συστηµάτων που λειτουργούν παράλληλα επίτευξη συνεργιών µέσα από ενοποιηµένο σχεδιασµό δράσεων διευκόλυνση της διαδικασίας λήψης αποφάσεων, µέσω δοµηµένων εργαλείων διοίκησης. 1.2 Η ιαχείριση Περιβάλλοντος ως Παράµετρος ενός Ολοκληρωµένου Συστήµατος ιοίκησης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας Ανάµεσα στη διαχείριση Ποιότητας, Περιβάλλοντος και την Ασφάλειας, ως παραµέτρων ενός Ολοκληρωµένου Συστήµατος ιοίκησης υπάρχουν κάποιες διαφορές οι οποίες συνοψίζονται στα ακόλουθα σηµεία: Η διαχείριση Ποιότητας κυρίως στοχεύει στην ικανοποίηση των προσδοκιών και απαιτήσεων των πελατών. Η διαχείριση Περιβάλλοντος κυρίως στοχεύει στην απόδειξη της ύπαρξης κοινωνικής ευθύνης και στην αντιµετώπιση νοµικών / κανονιστικών απαιτήσεων. Η διαχείριση Ασφάλειας στοχεύει στη βέλτιστη διοίκηση του ανθρώπινου δυναµικού και στην αντιµετώπιση νοµικών / κανονιστικών απαιτήσεων. ηµιουργώντας ένα ενοποιηµένο πλαίσιο διοίκησης των τριών αυτών παραµέτρων επιτυγχάνονται συνέργιες που αφορούν τόσο την ανταγωνιστικότητα των διεργασιών όσο και τη βελτίωση της διοίκησης του ανθρώπινου δυναµικού. Η συσχέτιση των συγκεκριµένων περιοχών ενδιαφέροντος µπορεί να τεκµηριωθεί και να οδηγήσει σε ενιαίες δοµές στην πράξη, χρησιµοποιώντας σαν πλατφόρµα ενοποίησης τις οκτώ (8) αρχές διοίκησης ποιότητας του προτύπου ISO 9004:2000 (Fassoula, 1999): Οργανισµός εστιασµένος στον πελάτη Ηγεσία 2

3 Συµµετοχή των ανθρώπων Προσέγγιση µέσα από τις διεργασίες Προσέγγιση Συστηµάτων στη διοίκηση Προσέγγιση της λήψης αποφάσεων βάση στοιχείων Συνεχής βελτίωση Σχέσεις αµοιβαίου συµφέροντος µε προµηθευτές 2. Η ΕΜΠΕΙΡΙΑ ΤΗΣ ΝΕΟSET A.E 2.1 Προφίλ Οργανισµού Η ΝΕΟSET A.Ε. δραστηριοποιείται από το 1980 στο χώρο παραγωγής και διάθεσης επίπλων οικιακής και επαγγελµατικής χρήσης. Σήµερα απασχολεί 612 άτοµα εκ των οποίων: 406 άτοµα απασχολούνται στο Εργοστάσιο 115 άτοµα απασχολούνται στον διοικητικό µηχανισµό 91 άτοµα απασχολούνται στα καταστήµατα και την Αποθήκη της Εταιρείας Η παραγωγή των περισσότερων προϊόντων γίνεται στις ιδιόκτητες βιοµηχανικές εγκαταστάσεις στο Βασιλικό Χαλκίδας, των οποίων το σύνολο της στεγασµένης επιφάνειας ανέρχεται σε 60000m2. Η ΝEOSET A.E παράγει λυόµενα έπιπλα, δηλαδή στοιχεία επίπλων από µοριοσανίδα ή ΜDF, επενδεδυµένα µε µελαµίνη και καπλαµά, ή µασίφ ξύλο τα οποία συνθέτουν διάφορα έπιπλα. Η πρώτη ύλη που χρησιµοποιείται είναι η µοριοσανίδα επενδεδυµένη µε µελαµίνη (ρητινούχο χαρτί), ή µοριοσανίδα επενδεδυµένη µε καπλαµά (φύλλο ξύλου), MDF επενδεδυµένο µε µελαµίνη ή καπλαµά. Τέλος χρησιµοποιείται µασίφ ξύλο (δρύς, οξυά, πεύκο). Συµπληρωµατικά χρησιµοποιούνται µεταλλικά και πλαστικά εξαρτήµατα επιπλοποιίας. Στις εγκαταστάσεις του Εργοστασίου συµπεριλαµβάνονται η Αποθήκη Πρώτων Υλών, οι χώροι της επεξεργασίας των υλικών, της συσκευασία και τέλος η Αποθήκη Ετοίµων Προϊόντων. Τα εισερχόµενα υλικά παραλαµβάνονται από την Αποθήκη Πρώτων Υλών, διακινούνται µε περονοφόρα οχήµατα και τοποθετούνται σε ράφια ή στοιβάζονται σε παλέτες. Τα κατάλληλα διαµορφωµένα µέρη επίπλων µεταφέρονται στο Τµήµα Συσκευασίας όπου τοποθετούνται στις αντίστοιχες συσκευασίες που θα παραλάβει ο τελικός πελάτης. Η πρώτη ύλη προωθείται στο αντίστοιχο Τµήµα Επεξεργασίας της Παραγωγής όπου υπόκειται στις παρακάτω φάσεις εργασίας: Κοπή σε τεµάχια Συγκόλληση ταινίας περιθωρίων στίς ίσιες πλευρές των τεµαχίων µελαµίνης ή MDF ιαµόρφωση προφίλ και συγκόλληση ταινίας περιθωρίων ιάτρηση των τεµαχίων µελαµίνηςή MDF ή µασίφ ξύλου Βαφή ξύλινων µερών επίπλων Προεργασία και τελικό βερνίκι ξύλινων µερών επίπλων Τοποθέτηση εξαρτηµάτων συναρµολόγησης Συναρµολόγηση των επίπλων µελαµίνηςή MDF ή µασίφ ξύλου Καθάρισµα, τελικός ποιοτικός έλεγχος και συσκευασία των προϊόντων Εισαγωγή στην αποθήκη ετοίµων Οι εγκαταστάσεις είναι εφοδιασµένες µε τα τελειότερα τεχνικά συστήµατα, µε στόχο την προστασία του περιβάλλοντος και την ασφάλεια των εργαζοµένων. 3

4 2.2 Τα βήµατα σχεδιασµού και εφαρµογής του Ολοκληρωµένου Συστήµατος ιοίκησης Το 2000 ο Οργανισµός αποφάσισε την ένταξη του µέχρι τότε Ελέγχου Ποιότητας σε ένα σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας. Ταυτόχρονα, η αυξανόµενη δυναµικότητα της Παραγωγής δηµιουργούσε τις προϋποθέσεις ανάπτυξης και ενός Συστήµατος ιαχείρισης Περιβάλλοντος. Το 2000 η ΝΕΟSET A.E πιστοποιείται κατά ISO 9001:1994 και το 2001 πιστοποιείται κατά ISO 14001:1996. Ταυτόχρονα ξεκίνα µια προσπάθεια προώθησης της ευαισθητοποίησης της εταιρείας στην υγιεινή και ασφάλεια των εργαζοµένων. Συγκεκριµένα για τη διαχείριση της Ασφάλεια γίνονται τα ακόλουθα βήµατα: Πρόσληψη κατάλληλα εκπαιδευµένου Μηχανικού ιαχείρισης της Ασφάλειας Χαρτογράφηση των διεργασιών, όσον αφορά τις κρίσιµες παραµέτρους που τις επηρεάζουν Καταγραφή των θέσεων εργασίας και της επικινδυνότητας κάθε θέσης Υιοθέτηση συστήµατος ανάλυσης και αιτιολόγησης κάθε ατυχήµατος ή παρολίγον ατυχήµατος Υιοθέτηση δεικτών µέτρησης Υιοθέτηση συστήµατος αξιολόγησης των κινδύνων Το 2002 η αντιµετώπιση της Υγιεινής και Ασφάλειας µεταφέρεται στα πλαίσια του Συστήµατος ιαχείρισης Περιβάλλοντος και σταδιακά διαµορφώνεται ένα ενοποιηµένο Σύστηµα ιαχείρισης Περιβάλλοντος και Ασφάλειας. Το 2003 o Οργανισµός προχωρεί στην ενσωµάτωση του ενοποιηµένου Συστήµατος ιαχείρισης Περιβάλλοντος και Ασφάλειας στο Σύστηµα ιοίκησης Ποιότητας, το οποίο πλέον συµµορφώνεται µε το πρότυπο ISO 9001:2000. Όπως περιγράφεται στην παράγραφο 2.3 που ακολουθεί, η ενσωµάτωση αυτή βασίστηκε σε συγκεκριµένα εργαλεία ιοίκησης Ολικής Ποιότητας, καθώς και σε εξειδικευµένα εργαλεία ολοκλήρωσης Συστηµάτων. 2.3 Εργαλεία διαχείρισης Η υιοθέτηση των αρχών και εργαλείων της ιοίκησης Ολικής Ποιότητας από τον Οργανισµό αποτέλεσε τη βάση για την ανάπτυξη του Ολοκληρωµένου Συστήµατος ιοίκησης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας. Τα κύρια εργαλεία που σταδιακά πλαισίωσαν και πλαισιώνουν την προσπάθεια είναι τα ακόλουθα: 1. είκτες Ποιότητας (για τις εσωτερικά εντοπισµένες αστοχίες και το βαθµό ικανοποίησης πελατών 2. είκτες ατυχηµάτων 3. είκτες κόστους διαχείρισης αποβλήτων 4. Εσωτερικές επιθεωρήσεις µε ενοποιηµένο αντικείµενο την Ποιότητα,το Περιβάλλον και την Ασφάλεια 5. Αξιολόγηση των κινδύνων για την Ποιότητα,το Περιβάλλον και την Ασφάλεια 6. Συστηµατική συλλόγη των απόψεων των εργαζοµένων και των πελατών 7. Οµάδες Εργασίας 8. Ανάλυση διεργασιών ως προς τις παραµέτρους: Ποιότητα, Περιβάλλον και Ασφάλεια) (Fassoula et al, 2003) 9. Συµβούλια ιαχείρισης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας µε συµµετοχή της Ανώτατης ιοίκησης του Οργανισµού 10. Εκπαίδευση Έτσι χρησιµοποιώντας το εργαλείο Ανάλυσης ιεργασιών ως προς τις παραµέτρους Ποιότητα, Περιβάλλον και Ασφάλεια (για διακριτούς χώρους δραστηριοποίησης Σχήµα 1 και διακριτές διεργασίες Σχήµα 2) και αξιοποιώντας τους δείκτες µέτρησης προκύπτουν οι προτεραιότητες, οι στόχοι και οι σκοποί του Συστήµατος (συµπεριλαµβάνονται οι 4

5 περιβαλλοντικές πλευρές των διεργασιών), καθώς και οι απαιτήσεις για την τεκµηρίωση και τα σχετικά αρχεία. Τα αποτελέσµατα από τις Εσωτερικές Επιθεωρήσεις, τις καταγραφές των απόψεων των εργαζοµένων και πελατών, την πορεία προόδου των Οµάδων Εργασίας, της ανάλυσης των εργασιών και των δεικτών µέτρησης τροφοδοτούν το Συµβούλιο ιοίκησης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας και λαµβάνονται αποφάσεις για διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 10% 0% ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑ ΒΑΦΕΙΟ ΚΑΤΕΡΓΑΣΙΑ ΜΕΛΑΜΙΝΗΣ 10% 50% ΑΠΟΘΗΚΗ ΕΤΟΙΜΩΝ Σχήµα 1 55% 5% ΣΥΝΕΡΓΕΙΟ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ 33% 33% 33% ΓΡΑΦΕΙΑ ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΑΣΦΑΛΕΙΑ 100% 90% 80% 70% 60% 50% 10% 0% 25% 55% 10% 60% 55% 5% 25% 5% 70% ΚΟΠΗ ΙΑΤΡΗΣΗ ΒΑΦΗ ΜΟΝΤΑΖ ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ ΙΑΚΙΝΗΣΗ Σχήµα Οφέλη που προέκυψαν Μέσα από την εφαρµογή του Ολοκληρωµένου Συστήµατος ιοίκησης ο Οργανισµός είχε τα ακόλουθα οφέλη: συστηµατοποίηση της εργασίας βελτίωση της ποιότητας ανάλυση και βαθιά γνώση των διεργασιών, πράγµα που οδηγεί σε εντοπισµό ευκαιριών συνεχούς βελτίωσης πλήρης και σφαιρικός εντοπισµός των περιβαλλοντικών πλευρών των διεργασιών λύσεις στα περιβαλλοντικά ζητήµατα βελτίωση της ασφάλειας εργασίας απλοποίηση των διαδικασιών, αποβάλλοντας τη γραφειοκρατία των πολλαπλών Συστηµάτων 5

6 διαµόρφωση κουλτούρας στον Οργανισµό η οποία αντανακλά τις αρχές και αξίες της διαχείρισης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας περιβαλλοντικά οφέλη για όλη την περιοχή στην οποία ο Οργανισµός δραστηριοποιείται οικονοµικό όφελος µέσα από την µείωση κόστους π.χ µείωση του δείκτη αποβλήτων και µείωση του δεικτών ατυχηµάτων Πως επιτεύχτηκε η µείωση του δείκτη ατυχηµάτων (βλέπε Σχήµα3): To 2001 o είκτης Βαρύτητας =(Αριθµός Ανθρωποωρών Εκτός Εργασίας Χ1000)/(Αριθµός Ανθρωποωρών Εργασίας ) ήταν 1,99. Ακολουθήθηκε το 2002 µία σειρά µέτρων : 1. Εσωτερικές Επιθεωρήσεις µε αντικείµενο την Ασφάλεια 2. Συστηµατική συλλόγη των απόψεων των εργαζοµένων 3. Ανάλυση διεργασιών σε σχέση µε την ασφάλεια 4. Συµβούλια ιαχείρισης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας Αποτέλεσµα ήταν ο δείκτης να περιορισθεί στο 1,88 το Το 2003 προστέθηκαν στα παραπάνω : 1. Αξιολόγηση των κινδύνων για την Ασφάλεια 2. Οµάδες Εργασίας 3. Εκπαίδευση Αποτέλεσµα ήταν η δείκτης να περιορισθεί στο 0,92 ΠΟΡΕΙΑ ΕΙΚΤΗ ΒΑΡΥΤΗΤΑΣ ΑΤΥΧΗΜΑΤΩΝ 2,5 ΤΙΜΕΣ ΕΙΚΤΗ ΒΑΡΥΤΗΤΑΣ ΑΤΥΧΗΜΑΤΩΝ 2 1,5 1 0, ΧΡΟΝΟΣ Σχήµα 3 Πως επιτεύχθηκε η µείωση του δείκτη αποβλήτων (βλέπε Σχήµα 4): Ο δείκτης αποβλήτων Α= (Παραγώµενα Απόβλητα Οργανικά )/(Ποσότητα Καταναλώµενων Υλικών) x (Κόστος ιαχείρισης Αποβλήτων) ήταν το ,6. Ακολούθησε : 1. Εσωτερικές Επιθεωρήσεις µε αντικείµενο το Περιβάλλον 2. Ανάλυση διεργασιών σε σχέση µε το περιβάλλον 3. Συµβούλια ιαχείρισης Περιβάλλοντος Ο δείκτης διαµορφώθηκε το 2003 στο 0,4. Για το 2004 η κίνηση µας ήταν να αναζητήσουµε την χρησιµοποίηση των αποβλήτων ως εναλλακτικών καυσίµων και να έχουµε ορθολογικότερη διαχείριση των υλικών αυτό. Η εκτίµησή µας είναι ότι η κίνηση αυτή θα έχει σοβαρή επίδραση στον δείκτη, ο οποίος αναµένουµε ότι θα κινηθεί στο 0,3. 6

7 ΠΟΡΕΙΑ ΕΙΚΤΗ ΑΠΟΒΛΗΤΩΝ ΕΙΚΤΗΣ ΑΠΟΒΛΗΤΩΝ 0,7 0,6 0,5 0,4 0,3 0,2 0,1 3.ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ 0 0,6 0, ΧΡΟΝΟΣ Σχήµα 4 Μια βασική παρατήρηση που συνδέεται µε την προσπάθεια εφαρµογής του Ολοκληρωµένου Συστήµατος ιοίκησης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας είναι η δυσκολία που υπήρχε από πλευράς ανθρώπινου δυναµικού, όσον αφορά την υιοθέτηση µιας ολοκληρωµένης νοοτροπίας ως προς τις τρεις (3) παραµέτρους. Τα συµπεράσµατα από την εφαρµογή Συστήµατος ιαχείρισης Περιβάλλοντος ως παραµέτρου ενός ολοκληρωµένου Συστήµατος ιοίκησης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας είναι τα εξής: Συστηµατοποίηση της εργασίας Ανάλυση και βαθιά γνώση των διεργασιών, που οδηγεί σε εντοπισµό ευκαιριών συνεχούς βελτίωσης Πλήρης και σφαιρικός εντοπισµός των περιβαλλοντικών πλευρών των διεργασιών Λύσεις στα περιβαλλόντικά ζητήµατα Βελτίωση της ασφάλειας εργασία Οικονοµικά οφέλη για την εταιρεία από την µείωση των δεικτών Περιβαλλοντικά οφέλη για όλη την περιοχή στην οποία η εταιρεία δραστηριοποιείται. Μείωση κόστους διαχείρισης συστήµατος(ανθρώπινοι πόροι, επιθεωρήσεις) Μείωση της γραφειοκρατίας 4. ΤΟ ΑΥΡΙΟ Το σταθεροποιηµένο Σύστηµα ιοίκησης Ποιότητας, Περιβάλλοντος και Ασφάλειας µπορεί να αποτελέσει το πλαίσιο ενοποίησης και άλλων παραµέτρων, όπως η διαχείριση ανθρώπινων πόρων (η NEOSET A.E. έχει ήδη ξεκινήσει έναν τέτοιο σχεδιασµό). Σταδιακά, ένα τέτοιο Σύστηµα µπορεί να εξελιχθεί στο κύριο διοικητικό εργαλείο του Οργανισµού 0,3 7

8 5. ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Fassoula E.; Definitions of Guidelines for Introducing an Integrated Management System to Small and Medium Sized Enterprises. PhD thesis, Cranfield University, Fassoula E., Rogerson; J. H. Management Tools for SMEs. TOTAL QUALITY MANAGEMENT AND BUSINESS EXCELLENCE JOURNAL, December 2003, Vol.14, No