Πρόταση βελτίωσης επαγγελματικών συνθηκών, αύξησης των πωλήσεων και αποφυγής προστίμων

Transcript

1 Χριστίνα Καλογεροπούλου Χημικός Μηχανικός ΕΜΠ Μέλος ΤΕΕ Αρ Μητρώου: Τηλ.: Κιν.: Πρόταση βελτίωσης επαγγελματικών συνθηκών, αύξησης των πωλήσεων και αποφυγής προστίμων Κλάδος ενδιαφέροντος: Super Market Οι επιχειρήσεις, σήμερα, τον 21 ο αιώνα, αντιμετωπίζουν μεγάλες προκλήσεις λόγω του συνεχώς μεταβαλλόμενου οικονομικού περιβάλλοντος. Νέες αγορές αναπτύσσονται σε σύντομο χρόνο, ενώ παράλληλα οι πελάτες-καταναλωτές αυξάνουν τόσο τις προσδοκίες όσο και τις απαιτήσεις που έχουν για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που καταναλώνουν. Στα πλαίσια ικανοποίησης αυτών των αναγκών και υπακοής στις νομικές και κανονιστικές απαιτήσεις, πολλές επιχειρήσεις καταφεύγουν στην υιοθέτηση και εφαρμογή κοινά αποδεκτών μεθόδων διοίκησης και οργάνωσης τους. Μερικές από αυτές τις μεθόδους που αφορούν στα Super Markets είναι τα συστήματα διαχείρισης: Ποιότητας ISO 9001 Ασφάλειας Τροφίμων ISO & HACCP Περιβάλλοντος ISO Υγιεινής & Ασφάλειας των εργαζομένων OHSAS Εταιρικής & Κοινωνικής Ευθύνης ISO Αδιαμφισβήτητο πλεονέκτημα της εφαρμογής ενός διεθνώς αποδεκτού προτύπου διοίκησης και οργάνωσης μιας επιχείρησης είναι, όχι μόνο η βελτίωση της ποιότητας μέσα στην ίδια την επιχείρηση, αλλά παράλληλα η διασφάλιση ότι κάθε προμηθευτής της επιχείρησης που εφαρμόζει κάποιο κοινά αποδεκτό σύστημα διαχείρισης, παρέχει υψηλής ποιότητας προϊόντα ή υπηρεσίες. Οι λόγοι που συνήθως υπαγορεύουν την οργάνωση μιας επιχείρησης σύμφωνα με τις απαιτήσεις των διεθνών προτύπων ISO μπορούν να ομαδοποιηθούν σε δύο βασικές κατηγορίες. 1. Σε εσωτερικούς ή καλύτερα ενδοεπιχειρησιακούς λόγους, όπως, για παράδειγμα, η μείωση του κόστους επανακατεργασίας των ελαττωματικών προϊόντων με επακόλουθο τη μείωση του κόστους παραγωγής. 2. Σε εξωτερικούς λόγους, όπως η μείωση των παραπόνων των πελατών, η βελτίωση της εικόνας της επιχείρησης προς τα έξω, η διαφοροποίηση των προϊόντων της με την υιοθέτηση μιας μακροχρόνιας στρατηγικής βελτίωσης της ποιότητας κ.λ.π. Κάθε επιχείρηση μπορεί να επωφεληθεί από την εφαρμογή ενός συστήματος ISO, αφού αυτό βελτιώνει την αποτελεσματικότητα των διαδικασιών της, καθώς και τη συνολική απόδοση της. Η πολυπλοκότητα της φύσης ενός Super Market υπαγορεύει ότι ήδη πληρούνται πολλές από τις προϋποθέσεις διοίκησης, ανεξάρτητα από το αν αυτές απορρέουν από ένα

2 πιστοποιημένο πρότυπο. Η πιστοποίηση σύμφωνα με τα παραπάνω πρότυπα αποτελεί σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στην αγορά. Πώς ωφελείται ένα Super Market από την υιοθέτηση προτύπων διαχείρισης; ISO 9001 ΠΟΙΟΤΗΤΑ ΒΕΛΤΙΩΣΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑ Η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης της ποιότητας σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001 μπορεί να βοηθήσει την κάθε επιχείρηση να αυξήσει την ικανοποίηση των πελατών της καθώς και των άλλων ενδιαφερόμενων μερών, όπως των προμηθευτών της, των τελικών καταναλωτών των προϊόντων της και της κοινωνίας γενικότερα. Επιπλέον, ένα σωστά οργανωμένο σύστημα διαχείρισης της ποιότητας μπορεί να βοηθήσει την επιχείρηση να μπει σε μια πορεία συνεχούς βελτίωσης. Η παρακολούθηση των συνεχώς μεταβαλλόμενων αναγκών και προσδοκιών των πελατών, η τεχνολογική εξέλιξη και η παρακολούθηση του ανταγωνισμού, η συνεχής βελτίωση των προϊόντων και των διεργασιών μιας επιχείρησης είναι θεμελιώδεις παράγοντες που προσδιορίζουν και καθορίζουν μακροχρόνια τη βιωσιμότητά της. Μια μεγάλη επιχείρηση συνήθως έχει γραπτές διαδικασίες, τις οποίες εφαρμόζει. Αυτό επιβάλλεται από το μέγεθός της και την ανάγκη να εκτελούνται όλες οι εργασίες με ομοιόμορφο τρόπο. Αντίθετα, μια μικρομεσαία επιχείρηση στηρίζεται περισσότερο σε διαδικασίες που έχουν καθιερωθεί όχι γραπτά, αλλά με ένα σύνολο προφορικών οδηγιών και πρακτικών που έχουν παγιωθεί με την πάροδο του χρόνου. Και στις δύο περιπτώσεις, η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης της ποιότητας σύμφωνα με το πρότυπο ISO 9001 είναι αναγκαία και πολύτιμη. Η βασική φιλοσοφία του ISO 9001 είναι: «Δεν αρκεί να ικανοποιούνται οι τρέχουσες απαιτήσεις των πελατών, αλλά και οι μελλοντικές!» Οι περισσότεροι επιχειρηματίες αναρωτιούνται γιατί να υιοθετήσουν ένα Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας σύμφωνα με τις αρχές του ISO 9001; Βοηθάει στην ομαλή ροή των εργασιών της επιχείρησης Βελτιώνει τις σχέσεις με πελάτες και προμηθευτές Βελτιώνει την εσωτερική επικοινωνία Αποτελεί σημαντικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Βασικές Αρχές ISO ) Εστίαση στον πελάτη 2) Ηγεσία 3) Ενεργή συμμετοχή προσωπικού 4) Προσέγγιση ως διεργασία ) Προσέγγιση διαχείρισης ως σύστημα 6) Διαρκής βελτίωση 7) Λήψη αποφάσεων βασισμένων σε γεγονότα 8) Σχέση αμοιβαίου οφέλους με τον προμηθευτή ISO & HACCP Η ασφάλεια αποτελεί ένα από τα κύρια ποιοτικά χαρακτηριστικά των τροφίμων. Το HACCP ή αλλιώς Ανάλυση Κινδύνων και Κρίσιμα Σημεία Ελέγχου είναι μια προληπτική μέθοδος που σκοπό έχει την εξασφάλιση της ασφάλειας και υγιεινής των τροφίμων και ποτών που χειρίζεται μια επιχείρηση σε όλα τα στάδια παραγωγής και διάθεσης.

3 Η εφαρμογή του HACCP είναι υποχρεωτική στη χώρα μας, βάσει της Κ.Υ.Α. 487 και της Υ.Α. 123 και υποχρεώνει όλες τις επιχειρήσεις που παρασκευάζουν, μεταποιούν, παράγουν, συσκευάζουν, αποθηκεύουν, μεταφέρουν, διανέμουν, διακινούν ή διαθέτουν τρόφιμα και ποτά να εφαρμόζουν τεκμηριωμένο (γραπτό) HACCP. Το σύστημα στηρίζεται σε επτά βασικές αρχές 1. Αναγνώριση των πιθανών κινδύνων (Hazard Analysis) και αξιολόγηση τους 2. Προσδιορισμός των κρίσιμων σημείων ελέγχου (CCPs) 3. Καθορισμός κρίσιμων ορίων για τα CCPs 4. Παρακολούθηση των CCPs και των κρίσιμων ορίων τους.. Καθορισμός διορθωτικών ενεργειών για τυχόν αποκλίσεις 6. Τήρηση διαδικασιών επαλήθευσης 7. Τήρηση τεκμηρίωσης Η αποτελεσματική εφαρμογή συστημάτων HACCP εξασφαλίζει την ελάττωση της απόρριψης και καταστροφής προϊόντων, συμβάλλοντας έτσι στη μείωση των οικονομικών απωλειών και στην αύξηση των πωλήσεων. Ταυτόχρονα μπορεί να βοηθήσει στην όλη οργάνωση μίας επιχείρησης, καθορίζοντας τις υπευθυνότητες του προσωπικού και εγκαθιστώντας τεκμηριωμένες διαδικασίες διασφάλισης της ασφάλειας των παραγόμενων προϊόντων. Αρκετοί διευθυντές βιομηχανικών μονάδων που εφαρμόζουν προγράμματα HACCP τονίζουν ότι η χρήση της HACCP παρέχει τη δυνατότητα μείωσης των δαπανηρών μικροβιολογικών αναλύσεων στα τελικά προϊόντα, αφού δίνεται πλέον ιδιαίτερη βαρύτητα στην παρακολούθηση των CCPs. Ο έλεγχος εφαρμογής του HACCP σύμφωνα με το νόμο, γίνεται από τον ΕΦΕΤ., ο οποίος σε περιπτώσεις παραβάσεων προτείνει την επιβολή προστίμων, την αναστολή λειτουργίας των καταστημάτων υγειονομικού ενδιαφέροντος και σε ορισμένες περιπτώσεις ακόμα και την ανάκληση της άδειας λειτουργίας της εκάστοτε επιχείρησης. Η μελέτη και εφαρμογή του Συστήματος HACCP στην εταιρία σας, απαιτεί την υλοποίηση των επτά φάσεων που παρουσιάζονται παρακάτω: 1η Φάση: Διαγνωστική Επιθεώρηση - Σύνταξη Έκθεσης 2η Φάση: Σχεδιασμός Οργανωτικής Δομής 3η Φάση: Δημιουργία της Απαιτούμενης Τεκμηρίωσης 4η Φάση: Εκπόνηση Εγχειριδίου HACCP η Φάση: Εκπαίδευση Στελεχών της Εταιρίας 6η Φάση: Εφαρμογή - Εσωτερική Επιθεώρηση 7η Φάση: Υποστήριξη κατά την Πιστοποίηση ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΗΝ ΚΕΙΜΕΝΗ ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ, ΑΠΟ 01/01/2012 ΔΕ ΘΑ ΕΚΔΙΔΟΝΤΑΙ ΝΕΕΣ ΑΔΕΙΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ, ΟΥΤΕ ΘΑ ΑΝΑΝΕΩΝΟΝΤΑΙ ΟΙ ΥΠΑΡΧΟΥΣΕΣ ΓΙΑ ΤΑ ΚΑΤΑΣΤΗΜΑΤΑ ΥΓΕΙΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΟΣ ΠΟΥ ΔΕΝ ΤΗΡΟΥΝ ΤΕΚΜΗΡΙΩΜΕΝΟ ΣΥΣΤΗΜΑ HACCP. ISO Το Σύστημα Περιβαλλοντικής Διαχείρισης είναι «το τμήμα του γενικού συστήματος διοίκησης που περιλαμβάνει την οργανωτική δομή, δραστηριότητες σχεδιασμού, υπευθυνότητες, πρακτικές και πόρους για την ανάπτυξη, υλοποίηση, συνεχή αξιολόγηση και διατήρηση της περιβαλλοντικής πολιτικής ενός οργανισμού».

4 Το περιβάλλον είναι ένα από τα σημαντικότερα θέματα που απασχολούν την κοινωνία σήμερα. Μέσω ενός Συστήματος Διαχείρισης Περιβάλλοντος ο όγκος των απορριμμάτων που παράγονται σε μια ημέρα λειτουργίας ενός Super Market μπορεί να μειωθεί σημαντικά ή να διαχειριστεί με τρόπους ώστε να προλαμβάνεται η περιβαλλοντική ρύπανση. Η εξοικονόμηση φυσικών πόρων και ενέργειας μπορεί να αποτελέσει την απαρχή για την μείωση του λειτουργικού κόστους της επιχείρησης σε σημαντικά επίπεδα. Φυσικά, όλες οι παραπάνω βελτιώσεις και η ανάληψη πρωτοβουλιών τόσο από τον επιχειρηματία, όσο και από το προσωπικό του, φέρνει την επιχείρηση σε συμφωνία με την περιβαλλοντική νομοθεσία και έτσι αποφεύγονται πρόστιμα, που στις περισσότερες περιπτώσεις είναι τσουχτερά. Ένα σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης περιλαμβάνει, σε γενικές γραμμές, τα στάδια: Αρχική περιβαλλοντική ανάλυση. Καθορισμό της περιβαλλοντικής πολιτικής και των αντικειμενικών σκοπών και στόχων και δημιουργία προγράμματος υλοποίησής του. Οργάνωση, επικοινωνία, εκπαίδευση και τεκμηρίωση. Έλεγχο δραστηριοτήτων της επιχείρησης που έχουν επιπτώσεις στο περιβάλλον. Διαδικασίες παρακολούθησης και μέτρησης. Διορθωτικές και προληπτικές ενέργειες, αρχεία και εσωτερικές επιθεωρήσεις. Αναθεώρηση στόχων σύμφωνα με τα αποτελέσματα και τα συμπεράσματα του ελέγχου για συνεχή βελτίωση. Τα συστήματα περιβαλλοντικής διαχείρισης μπορεί να αποτελέσουν ένα σημαντικό μέσο για βιώσιμη ανάπτυξη. Για την σωστή εφαρμογή τους, προϋπόθεση αποτελεί η συμμετοχή όλων των αρμοδίων παραγόντων για μία κατάλληλη και σωστή ενημέρωση του κοινού. Το ζητούμενο είναι η εφαρμογή των συστημάτων αυτών στις επιχειρήσεις, να μην γίνεται μόνο για την εκπλήρωση των ελαχίστων προδιαγραφών που θέτουν οι οδηγίες σαν προϋποθέσεις για την τυπική απόκτηση του πιστοποιητικού, αλλά να συνοδεύεται με δομικές αλλαγές στον τρόπο που λειτουργούν και κυρίως να αντιλαμβάνονται τον ρόλο τους στην οικονομία και την αγορά, όπως αυτός εκφράζεται μέσα από το όραμά τους. OHSAS Η συμβολή του συγκεκριμένου προτύπου έχει σαν πρωταρχικό στόχο την Υγιεινή και Ασφάλεια των εργαζομένων στο χώρο εργασίας και πετυχαίνει άμεσα και αποτελεσματικά την εναρμόνιση με τις νομοθετικές απαιτήσεις. Το πιο σημαντικό πλεονέκτημα του είναι ότι μέσω της βελτίωσης των συνθηκών εργασίας του προσωπικού και της συνεχούς ενημέρωσης- εκπαίδευσης του, αυξάνει την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Εφαρμόζοντας ένα σύστημα διαχείρισης ΥΑΕ, παρατηρείται στην επιχείρηση μείωση των επαγγελματικών κινδύνων, η οποία συνεπάγεται τη μείωση των ατυχημάτων και κατά συνέπεια των χαμένων ανθρωποωρών. Παράλληλα αυξάνεται η ικανότητα της επιχείρησης να αντιμετωπίζει τυχόν έκτακτα περιστατικά. Πολλές φορές ειδικά μέσα ατομικής προστασίας μπορεί να απαιτούνται για την εκτέλεση κάποιων εργασιών. Άλλες φορές ο χώρος πρέπει να έχει ειδική σήμανση. Σημαντικοί μπορεί επίσης να είναι οι κίνδυνοι για την ψυχική υγεία ή οι παρενέργειες του συνδρόμου Mobbing.

5 Μέσω μιας μελέτης εκτίμησης επαγγελματικού κινδύνου, ο επιχειρηματίας κατανοεί τους κινδύνους που ενέχονται στο χώρο εργασίας και μπορεί να τους αντιμετωπίσει αποτελεσματικά ανεξαρτήτως του όγκου του προσωπικού ή της προηγούμενης εμπειρίας του. Αξίζει να σημειωθεί πως βασική προϋπόθεση για την εφαρμογή και πιστοποίηση ενός συστήματος υγείας & ασφάλειας εργασίας, σύμφωνα με το πρότυπο OHSAS 18001, είναι η εταιρία να διαθέτει την κατάλληλη γραπτή εκτίμηση των επαγγελματικών κινδύνων για όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων της. Η μεθοδολογία που ακολουθείται από τον Σύμβουλο για την εγκατάσταση Συστήματος Υγείας & Ασφάλειας της Εργασίας (ΣΥΑΕ) κατά OHSAS 18001,έχει ως ακολούθως: 1. Διαγνωστική μελέτη- Ανάλυση νομοθεσίας- Αξιολόγηση υφιστάμενης κατάστασης 2. Συγγραφή τεκμηρίωσης συστήματος 3. Εκπαίδευση προσωπικού 4. Εφαρμογή του συστήματος. Εσωτερικές επιθεωρήσεις- Πιστοποίηση συστήματος ISO Το πρότυπο είναι ένας «οδηγός που βοηθά τους οργανισμούς να ενσωματώνουν την κοινωνική ευθύνη στις αξίες και στις πρακτικές τους» ή ένα «έγγραφο αναφοράς που παρέχει καθοδήγηση για την κοινωνική ευθύνη». Περιλαμβάνει βασικές αρχές για την εφαρμογή πρακτικών κοινωνικής ευθύνης στον ιδιωτικό και δημόσιο τομέα. 1. Λογοδοσία 2. Διαύγεια 3. Ηθική 4. Σεβασμός στα συμφέροντα των ενδιαφερόμενων μερών. Σεβασμός στους νόμους 6. Σεβασμός στους διεθνείς κανόνες συμπεριφοράς 7. Σεβασμός στα ανθρώπινα δικαιώματα Όλα τα παραπάνω πρότυπα επιδοτούνται από τα επενδυτικά προγράμματα (ΕΣΠΑ κτλ) ***** Η παροχή οργανωτικών συμβουλών στις επιχειρήσεις, προσφέρεται από μια ομάδα έμπειρων και καταρτισμένων επιστημόνων και διαμορφώνεται ανάλογα με τις ανάγκες κάθε πελάτη. Ανάμεσα στις προσφερόμενες υπηρεσίες της εταιρίας συγκαταλέγονται: Η ανάλυση των λειτουργιών της επιχείρησης Η διάγνωση των προβλημάτων και η πρόταση λύσεων Η οργάνωση παραγωγής συγκεκριμένων βιομηχανικών κλάδων Η ανάλυση δυνατών και ασθενών σημείων Η αναδιοργάνωση της επιχείρησης Η ανάλυση προδιαγραφών των θέσεων εργασίας και οι γνώσεις/ δεξιότητες/ ικανότητες που χρειάζονται για την πλήρωση κάθε θέσης Η κοστολόγηση κ.α.