Πώς τα συστήματα ERP βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα των. οργανισμούς που τα χρησιμοποιούν; Ποια είναι τα επιχειρησιακά οφέλη; συστημάτων ERP

Transcript

1 Εισαγωγή στα - ERP Πώς τα συστήματα ERP βελτιώνουν την αποτελεσματικότητα των πληροφοριακών συστημάτων στους οργανισμούς που τα χρησιμοποιούν; Ποια είναι τα επιχειρησιακά οφέλη; Η ιστορία και η εξέλιξη των συστημάτων ERP

2 Στρατηγικός Σχεδιασμός - Εφαρμογή

3 Η προ ERP εικόνα Εργοστάσιο Πάμε καλά; Οικονομικές Υπηρεσίες Πωλήσεις Κεντρικά Γραφεία Αποθήκες

4 Τι είναι Είναι η σημαντικότερη επιχειρηματική τεχνολογία μέχρι σήμερα και στοχεύει να προσφέρει σημαντικά στρατηγικά πλεονεκτήματα στους οργανισμούς που την υιοθετούν. Τα συστήματα ERP αποτελούνται από ένα σύνολο ολοκληρωμένων εφαρμογών λογισμικού που υποστηρίζουν ένα ευρύτατο φάσμα επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και λειτουργιών, αξιοποιώντας παράλληλα τεχνολογίες Η/Υ και επικοινωνιών με βέλτιστες πρακτικές της διοίκησης επιχειρήσεων εφαρμοσμένες στην πράξη σε πολλές επιχειρήσεις. Είναι ημιτελή προϊόντα που παραμετροποιούνται ώστε να καλύψουν τις συγκεκριμένες ανάγκες των οργανισμών που τα χρησιμοποιούν σε συνδυασμό και με άλλες επιχειρηματικές εφαρμογές.

5 Τι περιλαμβάνουν

6 Αλυσίδα Αξίας (Value Chain) Προμήθεια Παραγωγή Αποθήκευση Πώληση Η Αλυσίδα αξίας της επιχείρησης

7 Υποστηρικτικές Λειτουργίες ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΚΑΙ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΕΣ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΑ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΠΑΓΙΑ ΚΕΝΤΡΑ ΕΚΜΕΤΑΛΛΕΥΣΗΣ ΑΓΟΡΕΣ ΑΞΙΟΓΡΑΦΑ ΤΑΜΕΙΟ Φ Υ Σ Ε Ι Σ Δ Α Π Α Ν Ω Ν ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΑ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΕΡΓΑ ΤΙΜΟΛΟΓΗΣΗ ΠΕΛΑΤΕΣ ΠΡΟΫΠΟΛ/ΣΜΟΣ ΚΟΣΤΟΛΟΓΗΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΕΣ ΜΙΣΘΟΔΟΣΙΑ

8 Το Επιχειρηματικό Περιβάλλον Πιστωτικά Ιδρύματα Μηνύματα S Προμηθευτές Ενδιάμεσοι Καταναλωτές Φορείς

9 Τι επιτυγχάνουν Επιτυγχάνουν την επιχειρηματική ολοκλήρωση αποτυπώνοντας τις επιχειρηματικές διαδικασίες και πρακτικές, κές τις σχέσεις μεταξύ εαξύτους και τις βέλτιστες μεθόδους υλοποίησής τους, αξιοποιώντας παράλληλα τους επιχειρηματικούς πόρους (ανθρώπινους, υλικούς και άϋλους) σε συνάρτηση ρηημε τις δυνατότητες του οργανισμού και τις συνθήκες του περιβάλλοντος. Έτσι συνθέτουν τις επιχειρηματικές λειτουργίες και τις επιχειρηματικές μονάδες σε ένα ολοκληρωμένο σύνολο όπου όλοι έχουν πρόσβαση σε σημαντικές πληροφορίες αμέσως μόλις λάβουν χώρα τα επιχειρηματικά γεγονότα

10 Διατμηματικές ροές διαδικασιών

11 Η ολοκληρωμένη αλυσίδα αξίας Έλεγχος Χρηματοδότηση Κεφάλαια Κόστη Κέρδη/Ζημίες Ισολογισμός Προμηθευτές Προμήθειες Παραγωγή Πωλήσεις Εξοπλισμός Λειτουργικοί πόροι Ανθρώπινοι πόροι Διαχείριση Πόρων

12 Αυτοματοποίηση λειτουργιών Επιχειρηματικές Λειτουργίες Τιμές μς Πιστωτικά όρια Κατανομή πόρων Συλλογή προϊόντων Μεταφορά EDI Παραγγελία Παράδοση Τιμολόγηση EDI εισαγωγή Παραγγελίας Σταματημένη Αποστολή Αυτόματη ενεργοποίηση Αποστολή Ηλεκτρονικής Λίστας Ροή διαδικασιών για αντιμετώπιση εξαιρέσεων, ενεργοποίηση υποσυστημάτων (π.χ. ), αυτοματοποίηση εγγραφών, EDI κ.λ.π.

13 Τυπική αρχιτεκτονική σύγχρονου συστήματος ΟΔΕΠ Απομεμακρυσμένος σταθμός εργασίας (πχ σύνδεση με το εξωτερικό) ERP Κατανεμημένο Περιβάλλον Επικοινωνίας Εξυπηρέτηση χρηστών διοικητικών εφαρμογών Βάση Διοικητικών Δδ Δεδομένων (Data Warehouse) Εξυπηρέτηση χρηστών λειτουργικών εφαρμογών Customer Customer Business Unit Customer Limit Product Type Customer Relationship Customer Account Transaction Product Firm Firm Business Unit Allowed Product Συνολικά Αποθέματα Ελεγχος θέσης Εταιρείας Συγκεντρωτικ ά στοιχεία

14 Το αποτέλεσμα Η πληροφόρηση είναι ενιαία και μοναδική Τα πληροφοριακά συστήματα λειτουργούν σαν μια ολοκληρωμένη ενότητα (εφαρμογές λειτουργίας αξίας, υποστηρικτικές λειτουργίες και λειτουργίες ολοκλήρωσης με το επιχειρηματικό περιβάλλον) Δίνεται έμφαση στη διατμηματική ροή διαδικασιών χρησιμοποιώντας τις βέλτιστες επιχειρηματικές πρακτικές

15 Οφέλη ενός Συστήματος ERP Πλέον έχω το χρόνο να αναλύω στοιχεία, αντί να πληκτρολογώ αριθμούς Το ERP μας φέρνει πιο κοντά!!! Δεν υπάρχουν προβλήματα διασύνδεσης διαφορετικών συστημάτων! Τα δεδομένα είναι διαθέσιμα real-time! Όλοι μοιραζόμαστε μ τις ίδιες πληροφορίες Καταχώρηση δεδομένων μια φορά! Η ροή εργασιών είναι διακριτή! Δουλεύουμε όλοι για τον ίδιο σκοπό!

16 - Εξέλιξη 1960s: Πακέτα λογισμικού με διαχείριση αποθηκών 1970s: MRP systems Προγραμματισμός Παραγωγής και αναγκών Υλικών 1980s: MRPII systems Προστίθεται η οικονομική διαχείριση 1990s: MRPII Ολοκληρωμένη διαχείριση παραγωγής Τέλη 1990s: ERP Ολοκληρωμένη διαχείριση παραγωγής και εφοδιαστικής αλυσίδας

17 Ιστορική Εξέλιξη Διοίκηση Επιχειρηματική Ευφυΐα Ολική Διαχείριση EAS ERP II Εξελιγμένα ERP ERP Διαδίκτυο Internet MRP MRP II Διεύρυνση Συνδεσιμότητας Διεύρυνση Λειτουργικότητας Τεχνολογία Πηγή Gartner Group 2001

18 ERP και άλλες επιχειρησιακές εφαρμογές Electronic Data Interchange (EDI) Customer Relationship Management (CRM) Business Intelligence (BI) Data WareHouse Reporting and Analytics Supply Chain Management (SCM) Product Life Cycle Management (PLM) Enterprise Application Integration (EAI)

19 Τα ERP η βάση της αλυσίδας αξίας Οι Προ ομηθευτ τές Οι Πελ λάτες Ο Οργανισμός

20 Επιχειρησιακή ολοκλήρωση Enterprise Application Integration ti Υποδομή ανταλλαγής στοιχείων Επιχειρηματική Μονάδα ERP Τοπικές υπηρεσίες Επιχειρησιακή Μονάδα Data Warehouse BI Κοινές υπηρεσίες Επιχειρησιακό Δίκτυο SCM PLM Συνεργατικές υπηρεσίες Κοινή Αγορά e- Υπηρεσίες e-business Τοπικές Εφαρμογές CRM Επιχειρηματική Μονάδα Μονάδα Εφοδ. Αλυσίδας Μονάδα Κοινής Αγοράς

21 Μέγεθος αγοράς Κόστος Υλοποίησης Υλοποίηση από έως πάνω από

22 Οι τάσεις της αγοράς / Πελάτη Λίγοι πελάτες που επενδύουν εκατομμύρια ή εκατομμύρια πελάτες σε μικρές αγορές; Οι μεγάλοι πελάτες Τι θα γίνει αν μειωθεί το κόστος της πώλησης (δηλαδή το κόστος εισόδου ενός πελάτη) και παράλληλα μειωθεί το κόστος λειτουργίας; Οι τυπικοί πελάτες Αναξιοποίητοι πελάτες Οι αναξιοποίητοι πελάτες >> Υπάρχουσα αγορά Πλήθος Πελατών

23 Διεθνή Συστήματα ERP SAP Oracle DCW Microsoft Dynamics

24 Ελληνικά Συστήματα ERP Singular Logic Altec (Unisoft) Quality & Reliability Data Communication

25 Χαρακτηριστικά συστημάτων ERP

26 Η εικόνα προ- και μετά-erp

27 Επιχειρηματικά οφέλη

28 Εφαρμογή των βέλτιστων πρακτικών Πελάτης Απαιτήσεις πελατών Μοντέλο αναφοράς προμηθευτή Αποτύπωση σε διαδικασίες συστήματος ERP Βέλτιστες επιχειρηματικές πρακτικές Νέες επιχειρηματικές έννοιες Νέες Τεχνολογίες

29 Υψηλού επιπέδου αρχιτεκτονική συστήματος Browser Επικοινωνία χρήστη-εφαρμογής Στοιχεία παραμετρο ποίησης Επιχειρηματικές ροές Υπηρεσίες ασφάλειας Επιχειρηματικές Λειτουργίες Χρήστης Βάση παραμετροποίησης Βάση δεδομένων

30 Τεχνολογικά χαρακτηριστικά Κατανεμημένο περιβάλλον λειτουργίας Κεντρική βάση δεδομένων (κατάργηση η τοπικών εφαρμογών ελαχιστοποίηση ασυμβατότητας και κατακερματισμού δεδομένων) Κατανομή λειτουργιών σε υποσυστήματα (modular) Προσαρμοστικότητα στις επιχειρηματικές ανάγκες (parameterization) Ανοικτή αρχιτεκτονική (για συνεργασία με άλλα συστήματα και τρίτους) Εξελιγμένο και ενιαίο περιβάλλον επικοινωνίας χρήστη (user interface) και διαχείρισης (δικαιώματα, παραμετροποίηση κ.λ.π.) Κάλυψη και καθημερινών αναγκών και αναγκών υποστήριξης λήψης αποφάσεων

31 Σχεδιασμός και υλοποίηση

32 Σχεδιασμός - Υλοποίηση ERP Στρα ατηγικός ς Σχεδιασ σμός Στρατηγική Εφαρμογή - Μέτρηση [ Σύστημα Διοικητικής Πληροφόρησης[ [ Λειτουργικό Πληροφοριακό Σύστημα [ Διοίκηση Λογιστική Αποθ ήκη μογή ή Εφαρμ ατηγική Στρ

33 Απαιτούμενη Συμμετοχή Επιχείρησης Υπεύθυνος έργου Επιτροπή συντονισμού Ομάδα έργου Κύρος, δέσμευση για τις αλλαγές, γς, εγκρίσεις και εξασφάλιση υποστήριξης. Εξασφάλιση πόρων. Εμπειρα διευθυντικά στελέχη που γνωρίζουν την επιχείρηση και μπορούν να καθοδηγήσουν το έργο Εξειδικευμένα στελέχη με συντονιστικές και επικοινωνιακές ικανότητες

34 Τα κέρδη είναι εμφανή μετά την ολοκλήρωση 20% Παράγοντες που κάνουν τη διαφορά Π Υποστήριξη αποφάσεων, Εξυπηρέτηση πελατών, WEB... 80% Παράγοντες εξαρτημένοι από την αγορά Παράγοντες ανεξάρτητοι από την αγορά Προσαρμ μογή της λύ ύσης ΟΔΕ Λειτουργίες παραγωγής, Έσοδα... Γ/Λ, A/Λ, Εισπράξεις... Διαδικασίες και Λειτουργίες

35 Τα βήματα επιλογής λύσης 1. Το όραμα 2. Πώς θα «δέσει» με τις υπόλοιπες λειτουργίες 3. Λειτουργικές απαιτήσεις 4. Παρουσιάσεις συλλογή προδιαγραφών 5. Τεύχος προδιαγραφών 6. Παρουσιάσεις από επικρατέστερους 7. Επιλογή 8. Σχέδιο Υλοποίησης

36 Μεθοδολογία υλοποίησης Α Ν Α Λ Υ Σ Η ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟ ΟΡΓΑΝΟΓΡΑΜΜΑ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΧΡΗΣΤΩΝ ΡΟΕΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΩΝ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟ ΕΠΙΔΕΙΞΗ ΑΛΛΑΓΕΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗ

37 Υποστηρικτικές λειτουργίες κατά την υλοποίηση Επιχειρηματική ανάλυση και ανασχεδιασμός Παραμετροποίηση / υλοποίηση Προσαρμογή συστήματος σε συγκεκριμένες απαιτήσεις Σχεδιασμός και υλοποίηση η ολοκληρωμένων σεναρίων δοκιμής λειτουργίας του συστήματος Σχεδιασμός και υλοποίηση μετάπτωσης δεδομένων Τεκμηρίωση και εκπαίδευση Σχεδιασμός και τεκμηρίωση διαδικασιών, ρόλων και οργανωτικής δομής Διαχείριση Έργου Διαχείριση Αλλαγών

38 Προβλήματα μετά την Υλοποίηση Συνήθως η υποστήριξη των χρηστών είναι ανεπαρκής όταν την χρειάζονται περισσότερο Αριθμός Συμβάντων αριθμός συμβούλων Ανάλυση & Δοκιμές Παραγωγική αριθμός Σχεδιασμός Λειτουργία προβλημάτων χρηστών Αν η υποστήριξη των χρηστών είναι ανεπαρκής μετά την υλοποίηση, τότε εμφανίζεται η τάση απομάκρυνσης των χρηστών από το σύστημα Έναρξη Χρόνος

39 Υποστηρικτικές λειτουργίες μετά την υλοποίηση Υποστήριξη μετά την έναρξη παραγωγικής λειτουργίας του συστήματος Παρακολούθηση συστήματος ΟΔΕΠ Υποστήριξη χρηστών Συνέχιση εκπαίδευσης Help desk Θέματα διαχείρισης αλλαγών Βελτιστοποίηση λειτουργιών συστήματος ΟΔΕΠ Ανάπτυξη ολοκληρωμένου συστήματος διοικητικής πληροφόρησης (EIS) Συντήρηση Συστήματος (Συμβόλαιο συντήρησης)

40 Οι Προσδοκίες Παραμένουν Προσδοκίες; Προσδοκίες Εμπειρία Πριν την Υλοποίηση Όραμα / Προσδοκίες Μετά την Υλοποίηση

41 Μελέτη Standish Group : Αποτελέσματα Υλοποίησης ERP ON TIME, ON BUDGET, 350 AS PLANNED % Average Overrun Over Budget Longer OVERRUN 55% CANCELLED 35% % + 230% - 59 % 0 COST SCHEDULE PLANNED FUNCTIONALITY ή: το σύστημα διεκπεραιώνει μόνο το 41% των λειτουργιών που προοριζόταν να καλύψει

42 Αιτίες Αποτυχίας Έργων ΟΔΕΠ 10% 5% 25% Ορισμός Προδιαγραφών Εναρμόνιση Προδιαγραφών Ισορροπία Ρόλων 30% 30% Τρόπος Υλοποίησης Αξιολόγηση Σωστού Πακέτου

43 Εναλλακτικές προσεγγίσεις Συνολική υλοποίηση Όλο το πακέτο Κέρδη Συνολική ολοκλήρωση σε όλες τις λειτουργίες Επανασχεδιασμός όλων των επιχειρηματικών διαδικασιών Μειονεκτήματα Ακριβή Χρονοβόρα Επιλεγμένα υποσυστήματα Κέρδη Φθηνότερη και ταχύτερη Μειονεκτήματα Έλλειψη συνολικής ολοκλήρωσης δεδομένων και λειτουργιών Περιορισμοί στην εφαρμογή και τη χρήση

44 Εναλλακτικές προσεγγίσεις (συνέχεια) Εσωτερική ανάπτυξη Κέρδη Πιο κοντά στις επιχειρησιακές ανάγκες της επιχείρησης Οι ανταγωνιστές δεν θα έχουν πρόσβαση σε παρόμοιο σύστημα Μειονεκτήματα Απαιτεί χρόνο και πόρους Ακριβή Υψηλού κινδύνου Μπορεί εν τέλει να μην προσφέρει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα Συντήρηση υπαρχόντων εφαρμογών Κέρδη Εξοικείωση προσωπικού Μειονεκτήματα Μπορεί να αποτελεί ανταγωνιστικό μειονέκτημα

45 Ανάλυση κόστους - οφέλους Καθαρή τρέχουσα αξία Αναγωγή αξιών Κόστος 5-ετίας Εφ άπαξ κόστη: Εξοπλισμός, λογισμικό, υπηρεσίες, εκπαίδευση, υλοποίηση Επαναλαμβανόμεν α κόστη: Άδειες χρήσης, συντήρηση, υπηρεσίες, ομάδες υποστήριξης

46 Κρίσιμοι Παράγοντες Επιτυχίας Ολοκληρωμένη Λύση, μεγιστοποίηση οφέλους για την Γνώση και εμπειρία στην Επιχείρηση υλοποίηση και διαχείριση έργων ERP Ύπαρξη δοκιμασμένων μεθοδολογιών και Επιχειρησιακή εργαλείων εμπειρία, μηχανογραφική Μεταφορά πρακτικής αντίληψη τεχνογνωσίας για αποφυγή Άμεση πρόσβαση στις «πειραματισμών» και διεθνώς βέλτιστες ελαχιστοποίηση κινδύνων πρακτικές

47 Τα επιχειρηματικά κέρδη Επίτευξη συγκριτικού πλεονεκτήματος Αξιοποίηση ευκαιριών παγκοσμιοποίησης Ολοκλήρωση και τυποποίηση η διαδικασιών Μείωση κόστους Αύξηση απόδοσης

48 Επίτευξη συγκριτικού πλεονεκτήματος Δημιουργία υποδομής για: (1) Αξιοποίηση ευκαιριών και προκλήσεων (2) Προσαρμογή, επέκταση, συνεργασίες, νέες πρακτικές στο παγκοσμιοποιημένο περιβάλλον (3) Αύξηση ικανοποίησης πελατών από προϊόντα και υπηρεσίες (CRM Customer Relationship Management) (4) Επίτευξη σημαντικών οικονομιών μέσω βελτίωσης διαδικασιών και συνεργασίας με τρίτους

49 Αξιοποίηση ευκαιριών παγκοσμιοποίησης Υποστήριξη πολλαπλών γλωσσών,, νομισμάτων και λογιστικών προτύπων Αξιοποίηση ευκαιριών e-commerce commerce, e- business Αξιοποίηση οίη η εφαρμογών δα διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας (SCM Supply Chain Management) και σχέσεων πελατών (CRM Customer Relationship Management)

50 Ολοκλήρωση και τυποποίηση διαδικασιών Αυτόματη ενημέρωση δεδομένων σε όλα τα υποσυστήματα και τις λειτουργίες κάθε διαδικασίας Άμεση άντληση πληροφοριών για υποστήριξη διοικητικών αποφάσεων Καθιέρωση διατμηματικών διαδικασιών ασιών οι οποίες είναι διαφανείς σε όλους τους συμμετέχοντες Αύξηση επιχειρηματικής επίδοσης και μείωση του χρόνου που απαιτείται για την ικανοποίηση των αιτημάτων των πελατών

51 Μείωση κόστους Αύξηση απόδοσης Μείωση λειτουργικού κόστους (από επανακαταχωρήσεις, σφάλματα εισαγωγής δεδομένων, σφάλματα διαχείρισης κ.ά. και κόστους υποστήριξης σύνθετου περιβάλλοντος εξοπλισμού - λογισμικού) και κατανομή του λειτουργικού κόστους σε μεγαλύτερο αριθμό χρηστών Μείωση χρόνων απόκρισης και ύψους αποθεμάτων Βελτιστοποίηση αξιοποίησης πόρων και προσωπικού

52 Επιτυχία!