ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΚΠΑΙΔΕΤΟΜΕΝΟΤ. ΚΤΚΛΟ ΚΑΣΑΚΗΝΩΣΙΚΗ ΣΕΧΝΙΚΗ, ΜΕΓΑΛΩΝ ΔΡΑΕΩΝ, ΜΕΓΑΛΟ ΣΑΞΙΔΙ Ενότητα : Κ5. Οικονομικά Δράςεων

Transcript

1 ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΕΚΠΑΙΔΕΤΟΜΕΝΟΤ ΚΤΚΛΟ ΚΑΣΑΚΗΝΩΣΙΚΗ ΣΕΧΝΙΚΗ, ΜΕΓΑΛΩΝ ΔΡΑΕΩΝ, ΜΕΓΑΛΟ ΣΑΞΙΔΙ Ενότητα : Κ5. Οικονομικά Δράςεων Εφορεία Εκπαίδευςησ Γενικθσ Εφορείασ Αιθνα η Ζκδοςη

2 Περιεχόμενα Σκοπόσ... 3 Ρροςδοκϊμενα Αποτελζςματα... 3 Λζξεισ Κλειδιά... 3 Ειςαγωγι... 4 Ενότθτα Διαδικαςία Οριςμοί... 5 Οικονομικόσ Ρροχπολογιςμόσ... 5 Οικονομικόσ Απολογιςμόσ Οικονομικόσ Ρροχπολογιςμόσ... 6 Για να ςυμπλθρωκεί ςωςτά ζνασ προχπολογιςμόσ πρζπει να ξζρουμε : Οικονομικόσ Απολογιςμόσ Τρόποσ Εργαςίασ Βιβλίο Εςόδων Εξόδων Βιβλία - Υλικά Διαχειριςτι Διαχειριςτισ Καταςκινωςθσ... 9 Ενότθτα Κλάδοσ Λυκοποφλων - Κλάδοσ Ρροςκόπων ΡΙΝ ΚΑΤΑ ΜΕΤΑ Οικονομικζσ δράςεισ τθσ Αγζλθσ και τθσ Ομάδασ με ςκοπό τθν ςυγκζντρωςθ χρθμάτων και υλικοφ Ενότθτα Κλάδοσ Ανιχνευτϊν Ρροςκοπικό Δίκτυο Ειςαγωγι Ο όλοσ των Οικονομικϊν ςτθ Μεγάλθ Δράςθ Υπαίκρου Οικονομικόσ Ρροχπολογιςμόσ Μεγάλθσ Δράςθσ Οικονομικι διαχείριςθ κατά τθν διεξαγωγι Οικονομικόσ Απολογιςμόσ Σφνοψθ... 20

3 κοπόσ Σκοπόσ τθσ εκπαιδευτικισ ενότθτασ είναι να παρουςιάςει ζνα ςυγκεκριμζνο τρόπο εργαςίασ που μποροφν να ακολουκιςουν οι νζοι Αρχθγοί των Τμθμάτων για να διαχειριςτοφν τα οικονομικά τουσ ςτοιχεία ςε πολυιμερεσ δράςεισ και κυρίωσ ςτισ προςκοπικζσ καταςκθνϊςεισ. Προςδοκώμενα Αποτελϋςματα Αναφζρουν ανάλογα το τμιμα και το είδοσ τθσ δράςθσ που οργανϊνουν, πωσ διαχειρίηονται τα οικονομικά τθσ ςτοιχεία και πωσ ςυνεργάηονται με τον Αρχθγό Συςτιματοσ και τθν Επιτροπι Κοινωνικισ Συμπαράςταςθσ Εξθγοφν πωσ διαχειρίηονται ςτισ Κοινότθτεσ Ανιχνευτϊν και το Ρροςκοπικό Δίκτυο τα οικονομικά τα ίδια τα παιδιά, νζοι Δθμιουργοφν ανάλογα το είδοσ τθσ δράςθσ οικονομικοφσ προχπολογιςμοφσ και απολογιςμοφσ Εξθγοφν πωσ από ζνα ςυγκεκριμζνο διαιτολόγιο ποςοτολόγιο μιασ δράςθσ μποροφν να βρουν το οικονομικό κόςτοσ για τθν διατροφι των ςυμμετεχόντων Λϋξεισ Κλειδιϊ Δελτίο εκδρομισ Ρροχπολογιςμόσ Απολογιςμόσ Οικονομικι διαχείριςθ Καταςκινωςθ Μεγάλθ Δράςθ Υπαίκρου (Μ.Δ.Υ.) Μεγάλθ ςφνκετθ δράςθ

4 Ειςαγωγό Βαςικό χαρακτθριςτικό των προςκοπικϊν τμθμάτων είναι ότι πραγματοποιοφν δράςεισ οι οποίεσ είναι φυςικό για να υλοποιθκοφν να απαιτοφν χριματα. Ανάλογα το είδοσ τθσ δράςθσ, το πλικοσ των ςυμμετεχόντων, τθν διάρκειά τθσ, τον τόπο που κα υλοποιθκεί, τα υλικά τθσ, κα χρειαςτεί να δαπανθκοφν χριματα. Η διαχείριςθ των χρθμάτων πρζπει να γίνεται με ςυγκεκριμζνουσ κανόνεσ που αναλφονται ςτουσ κανονιςμοφσ του Σ.Ε.Ρ και ο Αρχθγόσ του Τμιματοσ πρζπει να τουσ γνωρίηει και να τουσ εφαρμόηει. Στθν ςυγκεκριμζνθ εκπαιδευτικι ενότθτα δεν κα μιλιςουμε για τισ απλζσ δράςεισ που υλοποιοφνται με τα χριματα που ζχει το τμιμα ςτο κακθμερινό «ταμείο» του, γιατί αυτό το ζχουμε αναφζρει ςτθν εκπαιδευτικι ενότθτα Οργάνωςθ και Διοίκθςθ του τμιματοσ. Εδϊ κα μιλιςουμε για τισ δράςεισ που είναι πολυιμερεσ, δθλαδι τισ διιμερεσ τριιμερεσ εκδρομζσ αλλά κυρίωσ για τθν προςκοπικι καταςκινωςθ ι τθν μεγάλθ δράςθ υπαίκρου ι το μεγάλο ταξίδι που πραγματοποιοφν οι κλάδοι Ανιχνευτϊν και το Ρροςκοπικό Δίκτυο αντίςτοιχα.

5 Ενότητα 1 Οικονομικϊ Δρϊςεων 1.1. Διαδικαςύα Βάςει των όςων αναφζρονται ςτουσ Κανονιςμοφσ του Σ.Ε.Ρ. και κυρίωσ ςτον Κανονιςμό Αςφάλειασ και Διοικθτικϊν Θεμάτων Ρροςκοπικϊν Δράςεων, για να μπορζςει να πάει ζνα Ρροςκοπικό Τμιμα μια πολυιμερθ δράςθ απαιτεί να πάρει άδεια από τον Αρχθγό Συςτιματοσ του ι τον προϊςτάμενο του Ζφορο. Αυτό για να γίνει πρζπει ο Αρχθγόσ του τμιματοσ να ςυμπλθρϊςει το ζντυπο «ΔΕΛΤΙΟ ΕΚΔΟΜΗΣ» και πριν τθν εκδρομι να το δϊςει για ζγκριςθ και υπογραφεί και τον Αρχθγό Συςτιματοσ του ι τον Ρροϊςτάμενο του Ζφορο. Στθν περίπτωςθ τθσ Ρροςκοπικισ Καταςκινωςθσ πρζπει να ςυμπλθρωκεί από τον Αρχθγό του Τμιματοσ και να δοκεί προσ ζγκριςθ να υπογραφεί από τον Ρεριφερειακό Ζφορο ο «Φάκελοσ τθσ Καταςκινωςθσ». Και ςτα δφο αυτά ζντυπα ο Αρχθγόσ του Τμιματοσ ςυμπλθρϊνει τουσ ςυμμετζχοντεσ, το πρόγραμμα, το διαιτολόγιο και κυρίωσ τον οικονομικό προϋπολογιςμό τθσ δράςθσ ι τθσ καταςκινωςθσ. Στο τζλοσ τθσ δράςθσ με ευκφνθ του Αρχθγοφ ςυμπλθρϊνεται και ο οικονομικόσ απολογιςμόσ ο οποίοσ κατατίκεται ςτον Αρχθγό Συςτιματοσ και τθν Ε.Κ.Σ. του Συςτιματοσ Οριςμού Οικονομικόσ Προώπολογιςμόσ, είναι ζνασ πίνακασ που δείχνει αριςτερά τα ζςοδα που κα μια δράςθ ανά κατθγορία και ςτθν δεξιά ςτιλθ εμφανίηονται τα ζξοδα τθσ δράςθσ ανά κατθγορία. Σε κάκε περίπτωςθ το ςφνολο τθσ ςτιλθσ των εςόδων πρζπει να ςυμφωνεί με το ςφνολο τθσ ςτιλθσ των εξόδων. Ο πίνακασ αυτόσ ςυμπλθρϊνεται πριν τθν δράςθ και δείχνει πόςα χριματα κα ςτοιχίςει θ ςυγκεκριμζνθ δράςθ και πωσ κατανζμονται τα ζςοδα - ζξοδα ςε κατθγορίεσ. Τα ποςά που ςυμπλθρϊνει ο Αρχθγόσ, μαηί με τον διαχειριςτι τθσ δράςθσ, είναι μεν κατ εκτίμθςθ αλλά πρζπει να ζχει γίνει προςπάκεια να είναι όςο το δυνατόν ποιο κοντά ςτα πραγματικά. Οικονομικόσ Απολογιςμόσ είναι ο ίδιοσ πίνακασ με τον οικονομικό προχπολογιςμό αλλά παρουςιάηει τα πραγματικά ζςοδα και ζξοδα που ζγιναν πριν κατά και μετά τθν δράςθ και πλζον το ςφνολο των εςόδων μείων το ςφνολο των εξόδων είναι τα χριματα που ζχει ι λείπουν από το ταμείο τθσ δράςθσ και πρζπει ο Αρχθγόσ τθσ δράςθσ να δϊςει ι να πάρει από τον Αρχθγό του Τμιματοσ και κατ επζκταςθ τθν Ε.Κ.Σ. Ρροςοχι : Πλα τα ποςά που αναγράφονται ςτον οικονομικό απολογιςμό πρζπει να ςυνοδεφονται από τα ςχετικά παραςτατικά (με αποδείξεισ ειςπράξεισ και πλθρωμϊν).

6 1.3. Οικονομικόσ Προώπολογιςμόσ Ο παρακάτω πίνακασ είναι ζνασ πίνακασ οικονομικοφ προχπολογιςμοφ για μια προςκοπικι καταςκινωςθ. Ππωσ βλζπετε αριςτερά υπάρχει θ ςτιλθ των Εςόδων και ςτο ςυγκεκριμζνο παράδειγμα παρουςιάηονται 5 πθγζσ εςόδων. Στθν δεξιά ςτιλθ υπάρχουν τα ζξοδα και εδϊ βλζπουμε 9 κεντρικζσ κατθγορίεσ εξόδων. Εζοδα Ποζό Εξοδα Ποζό 1. ςμμεηοσή καηαζκηνωηών 1. Διαηποθή 2. ςμμεηοσή Επιηελείος 2. Μεηαθοπικά 2. Ενίζσςζη Ε.Κ.. 3. Τλικά Ππογπάμμαηορ 3. Σαμείο Σμήμαηορ 4. Επιζκεςέρ 4. Εκδηλώζειρ 5. Φάπμακα 5. Δωπεέρ 6. ςμμεηοσή ζηο σώπο 7. Δημόζιερ ζσέζειρ 8. Αναμνηζηικά 9. Αππόβλεπηα Σύνολο Εσόδων - Σύνολο Εξόδων - Ο ΔΙΑΥΕΙΡΙΣΗ ΣΗ ΚΑΣΑΚΗΝΩΗ O ΑΡΥΗΓΟ ΣΗ ΚΑΣΑΚΗΝΩΗ Ο ΑΡΥΗΓΟ ΣΟΤ ΤΣΗΜΑΣΟ Ο ΠΡΟΕΔΡΟ ΣΗ Ε.Κ.. Το πόςεσ κατθγορίεσ εςόδων, εξόδων υπάρχουν είναι κάτι που αφορά τθν κάκε δράςθ δεν είναι ςε όλεσ το ίδιο και δεν είναι απαραίτθτο ςε όλεσ τισ κατθγορίεσ να ςυμπλθρϊςουμε κάποιο ποςό. Ρ.χ. Για μια καταςκινωςθ ενόσ τμιματοσ, μπορεί να ςυμπλθρωκοφν μόνο οι 3 πρϊτεσ κατθγορίεσ δθλαδι, ςυμμετοχι καταςκθνωτϊν, ςυμμετοχι επιτελείου, ενίςχυςθ ΕΚΣ. Ρχ. αντίςτοιχα ςτα ζξοδα ςε μια διιμερθ δράςθ είναι υπερβολικζσ οι 9 κατθγορίεσ το δελτίο εκδρομισ που υπάρχει ςτον κανονιςμό Αςφαλείασ αναφζρει, μεταφορικά, διαμονι, διατροφι και διάφορα. Για να ςυμπληρωθεύ ςωςτϊ ϋνασ προώπολογιςμόσ πρϋπει να ξϋρουμε : Ρόςεσ θμζρεσ κα είναι θ δράςθ / καταςκινωςθ Ρου κα γίνει θ δράςθ / καταςκινωςθ και το κόςτοσ διανομισ Ροιοι κα είναι οι ςυμμετζχοντεσ Το κόςτοσ μετακίνθςθσ των ςυμμετεχόντων και των υλικϊν Το πρόγραμμα που κα υλοποιθκεί και πικανό κόςτοσ Ρικανό κόςτοσ για αγορά ι ςυντιρθςθ καταςκθνωτικοφ υλικοφ Το διαιτολόγιο τθσ δράςθσ. Βαςικι κατθγορία εξόδων ςε μια δράςθ είναι θ διατροφι. Για να μπορζςουμε να βροφμε το κόςτοσ τθσ διατροφισ, χρειαηόμαςτε το ποςοτολόγιο τθσ δράςθσ, που παρουςιάηεται ςτθν εκπαιδευτικι ενότθτασ Κ3.Διαιτολόγιο Ροςοτολόγιο Δράςθσ. Η ςειρά των πραγμάτων είναι θ εξισ :

7 Φτιάχνουμε το πρόγραμμα τθσ δράςθσ βάςει του προγράμματοσ φτιάχνουμε το διαιτολόγιο γνωρίηουμε τισ θμζρεσ που διαρκεί θ δράςθ και τουσ ςυμμετζχοντεσ και φτιάχνουμε το ποςοτολόγιο των τροφίμων που κα χρειαςτοφμε Ο διαχειριςτισ με το ποςοτολόγιο κάνει ζρευνα αγοράσ, βρίςκει τισ τιμζσ με τισ οποίεσ κα αγοράςει τα τρόφιμα και υπολογίηει το κόςτοσ διατροφισ το οποίο και αποτυπϊνει ςτον προχπολογιςμό. Η ςυμπλιρωςθ του προχπολογιςμοφ δεν είναι υπόκεςθ μόνο του τμιματοσ που κα υλοποιιςει τθν δράςθ. Ρρζπει να ςυνεργαςτεί ο Αρχθγόσ τθσ δράςθσ με τον Αρχθγό του Συςτιματοσ και τθν ΕΚΣ και αφοφ παρουςιάςει το τι κζλει να κάνει, μετά να δει εάν ζχει τθν οικονομικι δυνατότθτα να το κάνει και αυτό είναι μια κοινι απόφαςθ. Τα οικονομικά μιασ δράςθσ μασ κακορίηουν ςε μεγάλο ποςοςτό το τι μποροφμε να κάνουμε. Εάν ζχουμε πολλά ζςοδα μποροφμε να κάνουμε και «μεγαλφτερα» πράγματα, χωρίσ να ςθμαίνει ότι μια οικονομικι «ςπατάλθ» κα εξαςφαλίςει μια καλι και παιδαγωγικι δράςθ για τα παιδιά του τμιματοσ Οικονομικόσ Απολογιςμόσ Ο οικονομικόσ απολογιςμόσ είναι ο ίδιοσ πίνακασ με τον οικονομικό προχπολογιςμό αλλά πλζον δεν ςυμπλθρϊνουμε τθν εκτίμθςθ για τα ζςοδα και ζξοδα τθσ δράςθσ αλλά τα πραγματικά ζςοδα και ζξοδα τθσ δράςθσ. Η πραγματικότθτα των ςτοιχείων αποδεικνφεται με τθν υπάρξει αποδείξεων ειςπράξεων, πλθρωμϊν, αγορϊν που ζχει μαηζψει πριν κατά και μετά τθν δράςθ ο υπεφκυνοσ διαχείριςθσ. Τα ςτοιχεία του οικονομικοφ απολογιςμοφ (χαρτιά αποδείξεων) μαηί με τα χριματα επιςτρζφουν μζςω του Αρχθγοφ Συςτιματοσ ςτθν Ε.Κ.Σ. που είναι υπεφκυνοι για τα οικονομικά του Συςτιματοσ Σρόποσ Εργαςύασ Μια πολυιμερθ δράςθ ξεκινάει αρκετζσ θμζρεσ πριν και τελειϊνει αρκετζσ θμζρεσ μετά από τθν θμερομθνία διεξαγωγισ. Ο διαχειριςτισ τθσ δράςθσ ςε ςυνεργαςία με τον Αρχθγό κα ξεκινιςουν να ζχουν χριματα ςτθν διάκεςθ τουσ και να αγοράηουν / πλθρϊνουν ότι είναι απαραίτθτο για τθν υλοποίθςθ τθσ, πάντα τθρϊντασ και προςζχοντασ να μθν ξεπεράςουν τα ποςά που ζχουν γράψει ςτον προχπολογιςμό και ζχουν εγκρικεί. Συνικωσ γίνεται το λάκοσ ο διαχειριςτισ να ζχει ζνα πορτοφόλι που βάηει μζςα τα χριματα που του δίνουν και τισ αποδείξεισ από τα ζξοδα που μαηεφει, χωρίσ να κάνει ζνα ζλεγχο για το που βρίςκετε και χωρίσ να καταγράφει κάπου τα ζςοδα ζξοδα που γίνονται. Αυτό κα οδθγιςει με μακθματικι ακρίβεια ςε δφο πικανά ςενάρια : 1. Είτε κατά τθν διάρκεια τθσ δράςθσ να καταλάβει ότι δεν ζχει άλλα χριματα γιατί τα χάλαςε όλα.

8 2. Είτε ςτο τζλοσ τθσ δράςθσ μόλισ ζρκει θ ϊρα του απολογιςμοφ κα φτάςει να μθν ςυμφωνοφν οι αποδείξεισ που ζχει μαηζψει με τα χριματα που του περιςςεφουν. Ο διαχειριςτισ τθσ δράςθσ ςε ςυνεργαςία με τον αρχθγό πρζπει να δουλεφουν με τον τρόπο που προτείνεται για να αποφευχκοφν «εκπλιξεισ» και δφςκολεσ καταςτάςεισ ςτο μζλλον Βιβλύο Εςόδων Εξόδων Η πρϊτθ δουλειά του διαχειριςτι είναι να αγοράςει με 50 λεπτά ζνα τετράδιο που κα ονομάςει βιβλίο εςόδων εξόδων τθσ δράςθσ ι βιβλίου ταμείου τθσ δράςθσ. Το τετράδιο το χωρίηει ςε 5 ςτιλεσ : Ημερομθνία Ζςοδα Ζξοδα Υπόλοιπο Αιτιολογία Κάκε φορά που κάνει μια οικονομικι κίνθςθ, εκτόσ του ότι κα πρζπει να ζχει και τθν αντίςτοιχθ απόδειξθ, τθν καταγράφει και ςτο βιβλίο εςόδων εξόδων. Η καταγραφι των αποδείξεων ςτο βιβλίο εςόδων εξόδων κατά τθν διάρκεια τθσ δράςθσ, μπορεί να γίνεται και μια φορά τθν θμζρα ςτο τζλοσ τθσ ι το πρωί για τθν προθγοφμενθ θμζρα. Ραράδειγμα Ημερομηνία Αιτιολογία Ζςοδά Ζξοδα Τπόλοιπο Από μεταφορά 0 2/7/2016 Ενίςχυςθ από ΕΚΣ (10Χ150) /7/2016 Σουπερ μαρκετ 37,80 Φαρμακείο Υλικά Σχοινια / Ξφλα / Βίδεσ 105,60 4/7/2016 Συμμετοχι Επιτελείου (4χ50) 200 Ειςιτιρια 60 Καφζδεσ / Αναψυκτικά 32.5 Υπόλοιπο Ημζρασ 1397 Οι αποδείξεισ φυλάςςονται ανά θμζρα. Στο τζλοσ τθσ μεγάλθσ δράςθσ πλζον μποροφμε να επιβεβαιϊςουμε εφκολα ότι ζχουμε όλεσ τισ αποδείξεισ και ότι ςυμφωνοφν τα χριματα που ζχουμε με το υπόλοιπο που αναφζρουν ςτο βιβλίο μασ. Επειδι υπάρχουν ζςοδα ι ζξοδα που γίνονται και δεν υπάρχει κάποια απόδειξθ ο διαχειριςτισ πρζπει να ζχει :

9 1 μπλοκ αποδείξεων είςπραξθσ 1 μπλοκ αποδείξεων πλθρωμισ Κάκε φορά που κάνει μια οικονομικι ςυναλλαγι που δεν ζχει απόδειξθ τότε εκδίδει ο ίδιοσ μια απόδειξθ και ηθτάει από τον ςυναλλαςςόμενο να υπογράψει τθν απόδειξθ και κα του δϊςει αντίγραφο τθσ. Ρ.χ. εάν ζνασ γονζασ δϊςει κάποιο ποςό για να αγοραςτεί ζνα γλυκό κατά τθν καταςκινωςθ επειδι γιορτάηει το παιδί του, τότε ο διαχειριςτισ πρζπει να εκδϊςει μια απόδειξθ είςπραξθσ, γράφοντασ το όνομα του γονζα και το λόγο που ζδωςε τα χριματα. Εφκολα πλζον και από το βιβλίο και γριγορα μποροφμε να ςυμπλθρϊςουμε τον οικονομικό απολογιςμό. Η τιρθςθ του βιβλίου εςόδων εξόδων μασ απαλλάςςει : Από άγχοσ Από ατυχιματα Από τθν ςπατάλθ χρόνου Από τθν αργοπορία ςτο να ςυμπλθρϊςουμε τον οικονομικό απολογιςμό ΑΚΕΙ κάκε φορά που δίνουμε χριματα να παίρνουμε τθν ανάλογθ απόδειξθ ι τιμολόγιο. Ραρακάτω κα δοφμε ανά κλάδο κάποιο ποιο ιδιαίτερα ςτοιχεία Βιβλύα - Τλικϊ Διαχειριςτό Βιβλίο εςόδων εξόδων ι βιβλίο ταμείου δράςθσ Μπλοκ αποδείξεων είςπραξθσ Μπλοκ αποδείξεων πλθρωμισ Φάκελοσ δικαιολογθτικϊν ταμείου Συρραπτικό Κομπιουτεράκι Στυλό Μολφβια Ρορτοφόλι Διαχειριςτόσ Καταςκόνωςησ Η επιλογι του κατάλλθλου προςϊπου για τθν κζςθ του διαχειριςτι τθσ καταςκινωςθσ, αποτελεί ζνα ςθμαντικό ςτοιχείο για τθν επιτυχία τθσ καταςκινωςθσ. Ο διαχειριςτισ είναι αυτόσ που κρατά τθν καταςκινωςθ ςε ζνα καλό επίπεδο, προβλζπει τισ ανάγκεσ, βοθκάει, ςυμβουλεφει, επιβλζπει, βρίςκει εναλλακτικζσ λφςεισ και προςπακεί με τα χριματα που ζχει να κάνει τα «καλφτερα». Ρ.χ. θ αγορά ενόσ επιπλζον παγωτοφ ι γλυκοφ ι αναψυκτικοφ - χυμοφ, κάποιο απόγευμα γιατί τα οικονομικά πάνε καλά, αλλάηει τθν διάκεςθ των καταςκθνωτϊν και δίνει παλμό και όρεξθ ςε όλουσ.

10 Σθμεία Ρροςοχισ Ρροετοιμάηει πριν τθν καταςκινωςθ όλα τα βιβλία και φακζλουσ που κα χρειαςτεί. Μετράει και παραλαμβάνει τα χριματα και τα υλικά τθσ καταςκινωςθσ και τα διαχειρίηεται όπωσ ζχει αποτυπωκεί ςτον προχπολογιςμό. Τθρεί όλα τα βιβλία με τζτοιο τρόπο ϊςτε ανά πάςα ςτιγμι να είςαι ςε κζςθ να γνωρίηει πόςα χριματα και εφόδια ζχει υπόλοιπο. Πλεσ οι αγορζσ γίνονται ςε ςυνεννόθςθ με τον Αρχθγό Ραραδίδει τα τρόφιμα ςτον υπεφκυνο του μαγειρείου ανάλογα το διαιτολόγιο και ςυηθτάει τυχόν τροποποιιςεισ ανάλογα τα υλικά που περιςςεφουν ϊςτε να γίνετε οικονομία. Ετοιμάηει τον Οικονομικό Απολογιςμό και τον παραδίδει ΑΜΕΣΑ μετά τθν καταςκινωςθ ςτον Αρχθγό.

11 Ενότητα Κλϊδοσ Λυκοπούλων - Κλϊδοσ Προςκόπων Τα οικονομικά τθσ καταςκινωςθσ είναι μαηί με το πρόγραμμα οι ςθμαντικότεροι παράγοντεσ για τθν επιτυχία μιασ προςκοπικισ καταςκινωςθσ. Σκοπόσ είναι να μθν ξεκινιςουμε ανοργάνωτα και απρογραμμάτιςτα γιατί ζτςι κινδυνεφουμε να εκτεκοφμε ςτα Λυκόπουλα και ςτουσ ανκρϊπουσ που μασ εμπιςτεφκθκαν. Ασ δοφμε ποιοσ ενζργειεσ απαιτοφνται ΡΙΝ ΚΑΤΑ και ΜΕΤΑ ςε μια καταςκινωςθ. ΠΡΙΝ Ζγκαιροσ προχπολογιςμόσ Η ζγκαιρθ κατάρτιςθ του προχπολογιςμοφ τθσ καταςκινωςθσ δίνει τθν δυνατότθτα να εντοπιςτοφν τα αναγκαία υλικά και χριματα που κα χρειαςτοφμε με ςκοπό να οργανϊςουμε τθν κάλυψθ τουσ. Προϋποθέτει : Ζλεγχο και ςυντιρθςθ του υλικοφ του τμιματοσ με ςκοπό να εντοπιςτοφν οι ανάγκεσ αγοράσ ι το κόςτοσ επιςκευισ Ζρευνα αγοράσ ςτθν πόλθ μασ αλλά και ςτο χϊρο τθσ καταςκινωςθσ με ςκοπό τθν εξαςφάλιςθ του όςο δυνατόν μικρότερου κόςτουσ αγορϊν. Τεκμθρίωςθ κάκε απαίτθςθσ μασ προσ τον Α.Σ. και τα μζλθ τθσ ΕΚΣ ζτςι ϊςτε να κατανοοφν καλφτερα τισ ανάγκεσ μασ. Εξαςφαλίςει : Το καταςκθνωτικό υλικό να είναι πλιρεσ και λειτουργικό Τθν δαπάνθ διατροφισ Τθν δαπάνθ μεταφοράσ και διανυκτζρευςθσ ςτον χϊρο που ζχει επιλεγεί. Οικονομικζσ δράςεισ του τμιματοσ και τθσ Ε.Κ.Σ. με ςκοπό να ςυγκεντρωκοφν χριματα και υλικά o Επειδι ςτισ οικονομικζσ δράςεισ του τμιματοσ κυρίωσ ςυμμετζχουν οι γονείσ πρζπει να είμαςτε προςεκτικοί ςε ποιουσ απευκφνονται και να προςπακοφμε να βροφμε διαφορετικζσ πθγζσ εςόδων από τουσ γονείσ. o Οι οικονομικζσ δράςεισ των τμθμάτων πρζπει να εντάςςονται ςε ζνα γενικότερο προγραμματιςμό τθσ ΕΚΣ και του Συςτιματοσ. Οικονομικι Συμμετοχι των Λυκοποφλων / Ρροςκόπων και των Βακμοφόρων o Δεν ζχουμε κανζνα δικαίωμα να ςτεριςουμε για οικονομικοφσ λόγουσ τθν καταςκινωςθ από κανζνα παιδί. Βοθκάμε κατ εξαίρεςθ όπου χρειαςτεί. o Μια μικρι οικονομικι ςυμμετοχι των βακμοφόρων (ζςτω για τθν διατροφι τουσ μόνο) δεν είναι κάτι που απαγορεφεται, ςυμβάλει και ςτθν δθμιουργία πνεφματοσ ιςότθτασ και ιςονομίασ προσ όλουσ. Ρλζον γίνεται ςαφζσ ότι θ καταςκινωςθ δεν είναι οι δωρεάν διακοπζσ των Βακμοφόρων. Οικονομικι Συμμετοχι τθσ Ε.Κ.Σ. o Για να υλοποιθκεί μια καταςκινωςθ χρειάηονται χριματα. Χωρίσ να είναι υποχρεωτικό θ ΕΚΣ του κάκε ςυςτιματοσ βοθκάει και προετοιμάηετε για να βοθκιςει οικονομικά τισ καταςκθνϊςεισ των τμθμάτων. Σαν Βακμοφόροι

12 o πρζπει να γνωρίηουμε τισ δυνατότθτεσ τθσ ΕΚΣ, τισ δυνατότθτεσ τον γονζων και κυρίωσ ςε ςυνεργαςία με τθν ΕΚΣ να υλοποιοφνται οικονομικζσ δράςεισ που κα βοθκιςουν να μαηευτοφν χριματα. Ροτζ δεν πρζπει να εξαντλοφμε τισ δυνατότθτεσ τθσ ΕΚΣ με παράλογεσ απαιτιςεισ και θ ςωςτι επικοινωνία με τθν Αρχθγό Συςτιματοσ μασ βοθκάνε να ςχεδιάςουμε μια ςωςτι και ωραία καταςκινωςθ χωρίσ «παραλογιςμοφσ» ΚΑΣΑ Σωςτι διαχείριςθ των χρθμάτων τθσ καταςκινωςθσ Σωςτι διαχείριςθ ςθμαίνει Τυπικότθτα Κακαρι ςυναλλαγι Τακτικότθτα ςθμαίνει ξεκάκαρεσ οικονομικζσ ςυναλλαγζσ που δεν μποροφν να αμφιςβθτιςουν από κανζναν. Αποτφπωςθ εςόδων εξόδων ςτο βιβλίο ταμείου Υποχρεωτικι διαδικαςία, για τθν εξαςφάλιςθ οικονομικισ διαφάνειασ, άμεςου ελζγχου και επίςπευςθ διαδικαςιϊν. ΜΕΣΑ Ζγκαιρθ κατάκεςθ του απολογιςμοφ τθσ καταςκινωςθσ Ρου αποδεικνφει με ξεκάκαρο τρόπο που, πωσ και γιατί ξοδεφτθκαν τα χριματα. Η καταςκινωςθ τθσ Αγζλθσ Λυκοποφλων και τθσ Ομάδασ Ρροςκόπων πρζπει να ςυνδυάηει ςφγχρονο πνεφμα ηωισ υπαίκρου με απλότθτα, οικονομικι άνεςθ, και όχι πολυτζλεια Οικονομικϋσ δρϊςεισ τησ Αγϋλησ και τησ Ομϊδασ με ςκοπό την ςυγκϋντρωςη χρημϊτων και υλικού Δεν είναι άςχθμο θ Αγζλθ / Ομάδα να πραγματοποιεί δράςεισ οικονομικοφ περιεχομζνου για να μαηζψει χριματα για τθν καταςκινωςθ τθσ ι το υλικό τθσ. Οι δράςεισ αυτζσ κα πρζπει να ςυμπεριλαμβάνονται όμωσ ςε ζνα γενικότερο προγραμματιςμό του Συςτιματοσ, ζτςι ϊςτε να μθν γίνονται ίδιεσ και από τθν ΕΚΣ ι άλλο τμιμα του Συςτιματοσ. Τζλοσ κα πρζπει να προςζχουμε οι δράςεισ αυτζσ να απευκφνονται και ςε άλλουσ φορείσ και ανκρϊπουσ, εκτόσ των γονζων, γιατί ο ςκοπόσ είναι να βοθκιςουμε οικονομικά τουσ γονείσ να ςτείλουν τα παιδιά τουσ καταςκινωςθ και όχι να τουσ πάρουμε τα χριματα με διαφορετικό τρόπο. Ενδεικτικζσ δράςεισ του Αγζλθσ / Ομάδασ είναι : Ραραςτάςεισ κουκλοκεάτρου ι καραγκιόηθ ςτθν πόλθ μασ Μπαηάρ με χειροτεχνίεσ των Λυκοποφλων / Ρροςκόπων Καταςκευι και πϊλθςθ θμερολογίων Χριςτουγεννιάτικα κάλαντα Αποκριάτικο πάρτι με τουσ μακθτζσ ενόσ ςχολείου Καταςκευι και πϊλθςθ ειδϊν το Ράςχα.

13 Ενότητα 3 Κλϊδοσ Ανιχνευτών Προςκοπικό Δύκτυο 3.1 Ειςαγωγό Τόςο ςτο κλάδο Ανιχνευτϊν όςο και ςτο Ρροςκοπικό Δίκτυο υπάρχει μια ιδιαιτερότθτα ςε ςχζςθ με τθν διαχείριςθ των οικονομικϊν τουσ ςτισ δράςεισ και κυρίωσ ςτθν Μεγάλθ Δράςθ Υπαίκρου Μεγάλθ ςφνκετθ δράςθ. Αυτι είναι ότι τθν διαχείριςθ τθν κάνουν οι όμιλοι και οι ομάδεσ εργαςίεσ με τθν εποπτεία των βακμοφόρων και όχι οι ίδιοι οι βακμοφόροι όπωσ ςτουσ άλλουσ δφο κλάδουσ. Ασ δοφμε για ποιο λόγο λοιπόν κζλουμε και εμπλζκουμε τουσ εφιβουσ και τουσ νζουσ ςε μια τζτοια διαδικαςίασ και πωσ γίνεται θ εμπλοκι τουσ. 3.2 Ο Ρόλοσ των Οικονομικών ςτη Μεγϊλη Δρϊςη Τπαύθρου Κακοριςτικόσ παράγοντασ επιτυχίασ μιασ Μεγάλθσ Δράςθσ Υπαίκρου είναι θ οικονομικι τθσ διαχείριςθ. Στθν ενότθτα αυτι κα αναπτφξουμε τα ςθμαντικά παιδαγωγικά οφζλθ ενόσ Ανιχνευτι από τθν ςυμμετοχι του ςτον όμιλο διαχείριςθσ & τροφοδοςίασ τθσ Μεγάλθσ Δράςθσ. Επιπροςκζτωσ, κα περιγράψουμε τθν τεχνικι διαδικαςία, τισ ενζργειεσ του ομίλου και του ςφμβουλου βακμοφόρου ςτα διακριτά ςτάδια τθσ μεγάλθσ δράςθσ. Θα φανταηόταν κανείσ ότι θ κρίςιμθ επιρροι τθσ οικονομικισ διαχείριςθσ και πϊσ αλλθλεπιδρά με το πρόγραμμα, εμπλζκει μόνο τα ενιλικα ςτελζχθ τθσ Κοινότθτασ. Λανκαςμζνθ υπόκεςθ! Η εμπλοκι των ανιχνευτϊν ςτθν οικονομικι διαχείριςθ μιασ Μεγάλθσ Δράςθσ Υπαίκρου ςε όλα τα διακριτά ςτάδια τθσ ενζχει ςθμαντικά παιδαγωγικά οφζλθ για ζναν ανιχνευτι. Ο ζφθβοσ αναπτφςςει τθν υπευκυνότθτά του από τθν οικονομικι και ταμειακι διαχείριςθ των χρθμάτων με τισ ενζργειεσ που απορρζουν από τθν ςυμμετοχι του ςτουσ ομίλουσ τροφοδοςίασ, διαχείριςθσ. Η διαχείριςθ δεν αποτελεί μια ανιαρι λογιςτικι γραμματειακι δουλειά, αλλά ςυντελεί ςτθν ανάπτυξθ τθσ υπευκυνότθτασ. Αιςκάνεται ο ζφθβοσ ότι οι αποφάςεισ του δεςμεφουν τον ίδιο ζναντι ολόκλθρθσ τθσ Κοινότθτασ. Με τθν διαδικαςία αυτι αναπτφςςεται θ προςοχι του, θ μεκοδικότθτά του, ο αυτοζλεγχόσ του. Αποκτάει περίςςεια ευκφνθ βάηοντασ τάξθ ςτθν πικανι ακαταςταςία, που τον διακρίνει ςε κάκε του ενζργεια.

14 Εξίςου ςθμαντικό παιδαγωγικό όφελοσ αποτελεί θ ανάπτυξθ τθσ κριτικισ του ικανότθτασ. Η διαχείριςθ των εςόδων και εξόδων οξφνει τθ λογικι ςκζψθ του εφιβου. Ο ίδιοσ μακαίνει πϊσ να αποφεφγει τθν ςπατάλθ με ζξοδα μθ απαραίτθτα. Η παιδαγωγικι αξία τθσ διαχείριςθσ του ταμείου είναι ιδιαίτερα ςθμαντικι. Ανατρζχοντασ ςτον Νόμο του Ρροςκόπου ςτο ςχετικό άρκρο, που αναγράφει ότι ο «Ρρόςκοποσ είναι οικονόμοσ», αντιλαμβανόμαςτε τθν ςθμαςία τθσ παιδαγωγικισ διάςταςθσ. Σε αυτι τθν θλικία παρατθρείται ςυχνά το γεγονόσ ότι τα παιδιά δεν αντιλαμβάνονται τθν αξία του χριματοσ και ηθτοφν διαρκϊσ λεφτά από τουσ γονείσ τουσ. Ο ςυγκεκριμζνοσ όμιλοσ τουσ βοθκάει να αντιλθφκοφν το πραγματικό κόςτοσ των αγακϊν και να είναι πιο ςυνετοί ςτθ διαχείριςθ των χρθμάτων. Λαμβάνουν δθλαδι ορκολογικζσ αποφάςεισ που είναι αλλθλζνδετεσ με τισ εκάςτοτε ανάγκεσ τουσ και είναι κρίςιμεσ για τθν μετζπειτα ενθλικίωςι τουσ. Σθμαντικι παιδαγωγικι προζκταςθ είναι θ καλλιζργεια τθσ οικονομικισ ςκζψθσ και ςυνκετικισ ικανότθτασ του εφιβου. Αντιλαμβάνεται καλφτερα τουσ οικονομικοφσ περιοριςμοφσ και το αποτζλεςμα των αποφάςεϊν του. Ενιςχφει τθν οικονομικι του αυτονομία κάνοντασ ορκολογικι χριςθ των οικονομικϊν πόρων, που διαχειρίηεται. Με βάςθ τα διακριτά ςτάδια μιασ Μεγάλθσ Δράςθσ Υπαίκρου, τθσ προετοιμαςίασ, τθσ διεξαγωγισ και τθσ αξιολόγθςθσ υπάρχουν ςυγκεκριμζνεσ ενζργειεσ των ομίλων λειτουργίασ τροφοδοςίασ - διαχείριςθσ. Οι βαςικζσ εργαςίεσ ςτα επιμζρουσ ςτάδια αναλφονται πριν ςτον προχπολογιςμό, κατά ςτθν καταγραφι των θμερθςίων εξόδων και μετά ςτον οικονομικό απολογιςμό τθσ δράςθσ. 3.3 Οικονομικόσ Προώπολογιςμόσ Μεγϊλησ Δρϊςησ Ππωσ περιγράφτθκε ςτθν ενότθτα προετοιμαςία, μετά τθν δεφτερθ ςφνοδο Μεγάλθσ Δράςθσ, ζχει αποφαςιςτεί το μζροσ, που κα πραγματοποιθκεί θ δράςθ και θ Κοινότθτα χωρίηεται ςτουσ λειτουργικοφσ ομίλουσ, που κα αναλάβουν τθ διοργάνωςθ των επιμζρουσ κομματιϊν. Ο όμιλοσ διαχείριςθσ και τροφοδοςίασ ςε αυτό το χρονικό ςθμείο ζχει ςκοπό τθν οργάνωςθ του οικονομικοφ ςκζλουσ τθσ δράςθσ και τθν κατάρτιςθ του προχπολογιςμοφ. Οι πρϊτεσ ενζργειεσ του ομίλου εςτιάηονται ςτθν ζρευνα αγοράσ για τισ τιμζσ των προϊόντων τθσ τροφοδοςίασ, το κόςτοσ των ειςιτθρίων, των μετακινιςεων και το κόςτοσ των δραςτθριοτιτων. Η βαςικότερθ αρμοδιότθτα του ςυγκεκριμζνου ομίλου κατά τθν προετοιμαςία είναι ο καταρτιςμόσ ενόσ προχπολογιςμοφ. Ο προχπολογιςμόσ πρζπει να είναι ιςοςκελιςμζνοσ και προχποκζτει τθν ςτενι ςυνεργαςία του ςυγκεκριμζνου ομίλου με όλουσ τουσ υπόλοιπουσ, ειδικότερα με τον όμιλο προγράμματοσ ϊςτε να περιλαμβάνει όλα τα πικανά ζξοδα (τροφοδοςία, μεταφορικά, αναμνθςτικά, υλικά, κόςτθ δραςτθριοτιτων, ειςιτιρια ειςόδου ςε μουςεία, κόςτοσ διανυκτζρευςθσ π.χ ςε καταφφγια κτλ).

15 Ο ρόλοσ του ςυγκεκριμζνου ομίλου δεν επικεντρϊνεται μόνο ςτθν ςυλλογι και καταγραφι του κόςτουσ, αλλά προεκτείνεται ςτον ςυντονιςμό όλων των ομίλων αναφορικά με το οικονομικό κόςτοσ, που απορρζει από τισ επιλογζσ τουσ. Ενθμερϊνει για το χρθματικό ποςό, που μπορεί να δαπανθκεί από κάκε όμιλο ανάλογα με τα ζςοδα τθσ μεγάλθσ δράςθσ. Η ενίςχυςθ και οι κατευκφνςεισ, που κα λάβει ο όμιλοσ από τον ςφμβουλο βακμοφόρο όπωσ και θ διαρκισ επικοινωνία με τουσ υπόλοιπουσ λειτουργικοφσ ομίλουσ είναι καταλυτικισ ςθμαςίασ για τθν ςωςτι προετοιμαςία και τον ςωςτό τελικό προχπολογιςμό τθσ δράςθσ. Συγκεκριμζνα ο ςφμβουλοσ βακμοφόροσ μαζί με τον όμιλο διαχείριςθσ και τροφοδοςίασ πραγματοποιοφν τισ ακόλουκεσ ενζργειεσ: πραγματοποιοφν ζρευνα αγοράσ των τροφίμων. Θα πρζπει να ελεγχκοφν ςειρά καταςτθμάτων τροφίμων, ζτςι ϊςτε να αποφαςιςτεί θ ςυμφζρουςα αγορά. Θα πρζπει να λθφκεί ςοβαρά υπόψθ το υπερβάλλον κόςτοσ των τροφίμων ςτισ απομακρυςμζνεσ περιοχζσ ςυγκριτικά με τισ τιμζσ των τροφίμων ςτα αςτικά κζντρα. ςυγκεντρϊνουν το κόςτοσ των μετακινιςεων από τον όμιλο μεταφορϊν. Σε κάκε επικοινωνία με φορζα ταξιδιοφ (π.χ. ΚΤΕΛ, ΟΣΕ ι ταξιδιωτικό γραφείο) τθν επικοινωνία είναι καλό να ςυνοδεφει επίςθμθ επιςτολι (π.χ. αίτθςθ ζκπτωςθσ ςτθν τιμι των ειςιτθρίων, ενθμζρωςθ, κτλ) από τον όμιλο δθμοςίων ςχζςεων, τθν οποία υπογράφει ο Αρχθγόσ Συςτιματοσ. Πταν το πρόγραμμα περιλαμβάνει ςυνεργαςία με εταιρείεσ δραςτθριοτιτων για τθν εκτζλεςθ δραςτθριότθτασ, είναι απαραίτθτθ θ πιςτοποίθςθ του ειδικοφ ςυνεργάτθ. Για παράδειγμα δραςτθριότθτεσ καταδφςεων, canyoning, αναρρίχθςθσ κλπ. με τθ βοικεια ειδικοφ ςυνεργάτθ ι εταιρείασ παροχισ υπθρεςιϊν οφείλουν να πραγματοποιοφνται με πιςτοποιθμζνουσ ςυνεργάτεσ γιατί οι δραςτθριότθτεσ τζτοιου είδουσ ενζχουν ςθμαντικό βακμό επικινδυνότθτασ. Σε αυτι τθν περίπτωςθ κα πρζπει να γίνει ζρευνα αγοράσ με προςφορζσ για τθν ποιο ςυμφζρουςα οικονομικι πρόταςθ. όλεσ οι προςφορζσ που λαμβάνουμε πρζπει να είναι ςε μορφι εγγράφου και ενυπόγραφεσ, διότι αποτελοφν εγγφθςθ για τθ ςυμφωνία, κακϊσ δεν μπορεί να αμφιςβθτθκεί το περιεχόμενό τουσ ι να υπάρξει παρανόθςθ, πχ. αν ο φόροσ προςτικζμενθσ αξίασ (Φ.Ρ.Α) ςυμπεριλαμβάνεται ι όχι ςτθν τιμι. για όλεσ τισ αγορζσ πρζπει να τθροφνται τα ανάλογα παραςτατικά όπωσ ορίηει ο κανονιςμόσ οικονομικισ διαχείριςθσ που διζπει τα Συςτιματα. Με βάςθ τα παραςτατικά αυτά κα γίνει ςτθ ςυνζχεια ο απολογιςμόσ τθσ δράςθσ. Η ςυνειςφορά του ςφμβουλου βακμοφόρου και θ ενίςχυςθ των ανιχνευτϊν του ομίλου ςτο ςτάδιο αυτό είναι πολφ ςθμαντικι. Θα πρζπει να είναι δίπλα ςτουσ ανιχνευτζσ και να τουσ

16 βοθκιςουν να ςυντάξουν ζναν ςωςτό προχπολογιςμό. Ζναν προχπολογιςμό, που κα είναι ρεαλιςτικόσ και δεν κα εμφανίηεται υπζρογκοσ ςτο οικονομικό του κόςτοσ. Σθμαντικά ςτακμά, που πρζπει να λαμβάνονται υπόψθ είναι τα χριματα που μποροφν να διακζςουν όλοι οι γονείσ για τα παιδιά τουσ. Αυτι θ παράμετροσ προχποκζτει ότι οι Βακμοφόροι γνωρίηουν ακριβϊσ το προφίλ των Ανιχνευτϊν τουσ και τθσ οικογζνειάσ τουσ. Το Επιτελείο από τθν πρϊτθ ςφνοδο προγραμματιςμοφ, παροτρφνει τθν Κοινότθτα να πραγματοποιιςει οικονομικζσ δράςεισ, ϊςτε να ςυγκεντρωκεί ζνα ςεβαςτό χρθματικό ποςό που κα μειϊςει, είτε το κόςτοσ ςυμμετοχισ των ανιχνευτϊν, είτε κα αναλωκεί για τθν αγορά εξοπλιςμοφ. Οι οικονομικζσ δράςεισ γίνονται επιτακτικζσ, όταν υπάρχουν οικονομικζσ δυςκολίεσ από τουσ γονείσ των παιδιϊν. Συγκεκριμζνα ςε περίπτωςθ που ζνασ ζφθβοσ δεν μπορεί να ανταπεξζλκει οικονομικά ςτθ δράςθ, το επιτελείο είναι υπεφκυνο για τθν διαςφάλιςθ τθσ ανεφρεςθσ των χρθμάτων, ϊςτε όλα τα παιδιά να ζχουν τθν ευκαιρία να ςυμμετζχουν ςε μια προςκοπικι καταςκινωςθ. Ενδεδειγμζνοι τρόποι είναι οικονομικζσ δράςεισ, είτε θ ενίςχυςθ από τθν Επιτροπισ Κοινωνικισ Συμπαράςταςθσ με διακριτικό τρόπο, που να μθν φζρει ςε δυςκολία τον ανιχνευτι ι τουσ γονείσ του. Τζλοσ ο όμιλοσ διαχείριςθσ ςυλλζγει με τθν βοικεια του επιτελείου προκαταβολζσ των ςυμμετεχόντων, για να πραγματοποιθκοφν ςθμαντικζσ αγορζσ πριν τθ δράςθ. 3.4 Οικονομικό διαχεύριςη κατϊ την διεξαγωγό Κατά τθν πραγματοποίθςθ τθσ Μεγάλθσ Δράςθσ οι εργαςίεσ του ομίλου τροφοδοςίασ επικεντρϊνονται ςτθν διαχείριςθ των χρθμάτων, τθν καταγραφι των εξόδων μζςω των παραςτατικϊν και τον κακθμερινό ζλεγχο των προβλεπόμενων εξόδων για κάκε κατθγορία ςφμφωνα με τον αρχικό προχπολογιςμό. Ο όμιλοσ πρζπει να τθρεί αναλυτικι κατάςταςθ με τα ζξοδα που γίνονται. Για τθν καλφτερθ λειτουργία ςε κακθμερινι βάςθ ο όμιλοσ ςυγκεντρϊνεται 5-10 λεπτά το βράδυ για να πραγματοποιιςει το κλείςιμο του ταμείου. Θα πρζπει να ςυλλζγονται τα αντίςτοιχα παραςτατικά των εξόδων και να ελζγχονται οι αγορζσ, που πραγματοποιοφνται κακθμερινά, γνωρίηοντασ ποιο είναι το ανϊτερο επιτρεπόμενο όριο εξόδων. Ο ρόλοσ του βακμοφόρου είναι ιδιαίτερα ςθμαντικόσ αφενόσ μεν γιατί οφείλει να ςυμβουλεφει τα παιδιά δίνοντασ ζνα αίςκθμα κάλυψθσ, αφετζρου δε να τουσ αφινει τθν πρωτοβουλία των ενεργειϊν. Η καταγραφι των εξόδων ςτα αντίςτοιχα ζντυπα πραγματοποιείται, όταν εκτελοφνται αγορζσ ανά μια ι δφο θμζρεσ. Ο όμιλοσ με τθ βοικεια του ςφμβουλου βακμοφόρου, ςυλλζγει κακθμερινά τα παραςτατικά και καταγράφει τθν χρθματικι τουσ αξία ςε ςχετικό ζντυπο (παρακαλϊ δείτε παράρτθμα), ϊςτε να γνωρίηει επακριβϊσ ποια είναι τα ζξοδα και πόςα χριματα ζχουν απομείνει ςτο ταμείο. Θα πρζπει να δίδεται ιδιαίτερθ προςοχι, ϊςτε ςτα

17 χριματα που κα δοκοφν ςε ςυγκεκριμζνεσ δαπάνεσ, για τισ οποίεσ θ Κοινότθτα ζχει λάβει ςχετικι προςφορά, να είναι ςφμφωνεσ με τθν αρχικι τιμολόγθςθ και όχι παραπάνω. Τζλοσ κα πρζπει να ζχει προβλεφκεί ζνα χρθματικό ποςό, ςυνικωσ το 10-20% του προχπολογιςμοφ για απρόβλεπτα ζξοδα, όπωσ ιατροφαρμακευτικι περίκαλψθ κάποιου μζλουσ τθσ Κοινότθτασ, που παρουςίαςε ζνα πρόβλθμα κατά τθ διάρκεια τθσ δράςθσ ι απϊλεια δρομολογίου μεταφορικοφ μζςου μαηικισ μεταφοράσ. Οι αγορζσ τροφίμων, υλικϊν και ειςιτθρίων κατά τθν διάρκεια, πραγματοποιοφνται από τα μζλθ του ομίλου, που διαχειρίηονται μικρά χρθματικά ποςά, αναγκαία μόνο για τισ τρζχουςεσ ανάγκεσ κάκε φορά. Η παρουςία του ςφμβουλου βακμοφόρου, ςε όλεσ τισ αγορζσ, κακίςταται επιβεβλθμζνθ κακϊσ τα παιδιά δεν διακζτουν ςε αυτι τθν θλικία ανεπτυγμζνεσ τισ ικανότθτεσ διαπραγμάτευςθσ και δζχονται άβουλα τθν τιμολόγθςθ προϊόντων και υπθρεςιϊν από τουσ ενθλίκουσ, που ςυναναςτρζφονται ςτθν αγορά. Ο ρόλοσ του βακμοφόρου εςτιάηεται ςτον διακριτικό ζλεγχο των εφιβων, διαςφαλίηοντασ ότι δεν υπάρχουν ςπατάλεσ. Οι ζφθβοι νοιϊκουν υπεφκυνοι με τθν εμπιςτοςφνθ, που κερδίηουν από τουσ ενιλικζσ βακμοφόρουσ τουσ για τθν διαχείριςθ ενόσ αξιοςζβαςτου χρθματικοφ ποςοφ, κάτι που ςπάνια κα το πετφχουν ςτθν κακθμερινι τουσ ηωι, από τουσ γονείσ τουσ. Ο βακμοφόροσ πρζπει να προάγει το αίςκθμα αςφάλειασ ςτα παιδιά για τθν οικονομικι διαχείριςθ και να μθν δθμιουργεί υπερβολικό άγχοσ ςτα μζλθ του ομίλου ςαν να πρόκειται για διαχείριςθ κθςαυροφυλακίου με αρνθτικό παιδαγωγικό αντίκτυπο ςτουσ ανιχνευτζσ. Μια καλι πρακτικι είναι θ διαςπορά των χρθμάτων ςε περιςςότερα μζλθ τθσ Κοινότθτασ. Σε καμία περίπτωςθ όλο το χρθματικό ποςό δεν κα πρζπει να το κρατάει ζνασ Βακμοφόροσ για λόγουσ αςφαλείασ. Ο ενδεδειγμζνοσ τρόποσ είναι οι Βακμοφόροι να μοιράςουν μεταξφ τουσ τα βαςικά χρθματικά ποςά και να διανείμουν κατά περίπτωςθ ανάλογα με τισ ανάγκεσ μικροποςά ςτον όμιλο διαχείριςθσ. Η βζλτιςτθ επιλογι αςφάλειασ κεωρείται θ τιρθςθ ενόσ τραπεηικοφ λογαριαςμοφ ςε ζνα τραπεηικό ίδρυμα, που διακζτει υποκαταςτιματα ςτισ εγγφτερεσ περιοχζσ τθσ Μεγάλθσ Δράςθσ και ζχει κατατεκεί το μεγαλφτερο ποςό των χρθμάτων. Στα κομβικά χρονικά ςθμεία τθσ δράςθσ γίνονται οι απαραίτθτεσ αναλιψεισ χρθματικϊν ποςϊν από μζλθ του επιτελείου μόνο. Με τον τρόπο αυτό, αν πζςει κάποιοσ κφμα λθςτείασ δεν κα χακεί το ςφνολο του ταμείου, πράγμα που φζρνει ςε δφςκολθ κατάςταςθ τθν αδιάλειπτθ λειτουργία τθσ δράςθσ.

18 3.5 Οικονομικόσ Απολογιςμόσ Ππωσ όλεσ οι προςκοπικζσ δράςεισ μετά τθ λιξθ τουσ ζτςι και ςτθν Μεγάλθ Δράςθ Υπαίκρου αποδίδεται οικονομικόσ απολογιςμόσ. Ο οικονομικόσ απολογιςμόσ παρζχει ςε όλα τα Διοικθτικά κλιμάκια αλλά και ςε ενδεχόμενο αίτθμα από γονείσ των παιδιϊν, επαρκι πλθροφόρθςθ για τθν οικονομικι διαχείριςθ των χρθμάτων, που κατζκεςαν για τθν καταςκινωςθ που ςυμμετείχε το παιδί τουσ. Ο υποδειγματικόσ οικονομικόσ απολογιςμόσ αποτελεί δείγμα χρθςτισ διαχείριςθσ του Επιτελείου τθσ Κοινότθτασ και αφορά τθν εικόνα τθσ Κίνθςθσ ςτο ςφνολο τθσ, για τουσ λόγουσ αυτοφσ αποδίδεται υποχρεωτικά. Ο όμιλοσ διαχείριςθσ κα πρζπει να ςυλλζξει όλα τα ςτοιχεία που ζχει ςτα χζρια του από τθ δράςθ, παραςτατικά, αποδείξεισ είςπραξθσ από τουσ ςυμμετζχοντεσ, κακϊσ επίςθσ και τα ζντυπα, που είχε καταχωριςει τισ δαπάνεσ κατά τθ διάρκεια τθσ δράςθσ και να τα καταγράψει ςυγκεντρωτικά για να ζχει τθν πλιρθ εικόνα των εςόδων και εξόδων τθσ δράςθσ. Η βαςικι αρμοδιότθτα του ομίλου είναι ο καταρτιςμόσ του απολογιςμοφ, ο οποίοσ πρζπει να είναι αναλυτικόσ και ιςοςκελιςμζνοσ. Με αυτό τον τρόπο κλείνει τθν ταμειακι χριςθ τθσ δράςθσ και παρατθρεί αν υπάρχουν κζρδθ ι ηθμίεσ. Το τελευταίο ςενάριο πρζπει να είναι ςπάνιο και να αποφεφγεται τελείωσ γιατί δείχνει ελλιπι προγραμματιςμό και λανκαςμζνο προχπολογιςμό, που βαρφνει αποκλειςτικά ςε ευκφνθ το Επιτελείο. Στθν περίπτωςθ, που υπάρχει πλεόναςμα χρθμάτων μετά τθν δράςθ, το υπόλοιπο επιςτρζφεται τθν επόμενθ θμζρα ςτθν Επιτροπι Κοινωνικισ Συμπαράςταςθσ, θ οποία το καταχωρεί ςτα ςχετικά βιβλία τθσ. Πλα τα οικονομικά δεδομζνα καταχωροφνται με τθν αποκλειςτικι ευκφνθ του Αρχθγοφ Κοινότθτασ ςτο ζντυπο του οικονομικοφ απολογιςμοφ τθσ δράςθσ (βλ. ςχετικό παράρτθμα), το οποίο υπογράφεται από τον ίδιο και παραδίδεται ςτον Αρχθγό Συςτιματοσ και αυτόσ με τθ ςειρά του το αποδίδει ςτθν Επιτροπι Κοινωνικισ Συμπαράςταςθσ, μαηί με τα παραςτατικά και το φάκελο τθσ δράςθσ για το τελικό κλείςιμο του ταμείου. Τθν ευκφνθ για τθν ςυνολικι οικονομικι διαχείριςθ τθσ Μεγάλθσ Δράςθσ Υπαίκρου φζρει αποκλειςτικά ο Αρχθγόσ Κοινότθτασ, ο οποίοσ υπογράφει ςτον φάκελο από πριν και τον κατακζτει ςτθν Ρεριφερειακι Εφορεία. Στον υπό κατάκεςθ φάκελο δεςμεφεται να πραγματοποιιςει τθν μεγάλθ δράςθ υπαίκρου ςφμφωνα με τισ γενικότερεσ και ειδικότερεσ οδθγίεσ του Σ.Ε.Ρ, ςτισ οποίεσ εντάςςεται και θ χρθςτι και ςυνεπισ οικονομικι διαχείριςθ τθσ.

19 Εικόνα 1: Προυπολογιςμόσ Μεγάλησ Δράςησ Τπαίιρου Εικόνα 2: Απολογιςμόσ Μεγάλησ Δράςησ Τπαίιρου

20 ύνοψη Στθν Ενότθτα που μόλισ ολοκλθρϊκθκε, ζγινε θ προςπάκεια να εξθγθκεί θ ςθμαςία τθσ καλισ και ςωςτισ οικονομικισ διαχείριςθσ των Ρροςκοπικϊν δράςεων που αφοροφν ςε όλουσ τουσ Κλάδουσ. Ραρουςιάςτθκαν πίνακεσ (Ρροχπολογιςμοφ-Απολογιςμοί) και το πϊσ καταρτίηεται ο οικονομικόσ προχπολογιςμόσ και απολογιςμόσ, και ποια θ παιδαγωγικι αξία και ποια τα οφζλθ εμπλοκισ των εφιβων με τθν διαχείριςθ των οικονομικϊν κατά τθ διάρκεια μιασ Μεγάλθσ Δράςθσ Υπαίκρου.