Εκπαιδευτική Μονάδα 10.2: Εργαλεία χρονοπρογραμματισμού των δραστηριοτήτων. Στην προηγούμενη Εκπαιδευτική Μονάδα παρουσιάστηκαν ορισμένα χρήσιμα παραδείγματα διαδεδομένων εργαλείων για τον χρονοπρογραμματισμό των δραστηριοτήτων, ειδικά όσον αφορά τον χρονοπρογραμματισμό των ενεργειών. Σχετίζονται με τα εργαλεία που έχουν στόχο την παροχή λειτουργικής κανονικότητας για τις δραστηριότητες του project και την άμεση αναγνώριση του σωστού τρόπου ανάπτυξης των ενεργειών. Τα εργαλεία αυτά μπορούν να χρησιμοποιούνται από την προηγούμενη φάση σχεδιασμού, αλλά έχουν γίνει απαραίτητα στη φάση που ακολουθεί μετά την έγκριση του project, όπου χρειάζεται να περιγραφεί το εκτελεστικό πλάνο εργασιών, δομημένο βάσει οροσήμων τα οποία βοηθούν στον έλεγχο της αντιστοιχίας μεταξύ των εκτελούμενων ενεργειών και των ενεργειών που έχουν εκ των προτέρων σχεδιαστεί. Όπως προαναφέρθηκε, τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται συχνότερα γι αυτό το σκοπό είναι δύο διαγράμματα: Gantt και PERT. Στην πρώτη περίπτωση, πρόκειται για ένα δημιούργημα του Henry Laurence Gantt το οποίο χρησιμοποιείται εδώ και έναν αιώνα περίπου για τον σχεδιασμό και τη διαχείριση των projects μέσω μιας γραφικής παράστασης των προγραμματισμένων δραστηριοτήτων. Από τεχνικής άποψης είναι ένα ιστόγραμμα με οριζόντιες στήλες, οι οποίες αποκαλούνται επίσης γραμμές προγραμματισμένων ενεργειών, το οποίο είναι ικανό να παρουσιάζει ολόκληρες φάσεις ενός project ξεκινώντας από μια ημερομηνία έναρξης και φτάνοντας έως μια ημερομηνία λήξης / καταληκτική ημερομηνία. Στην επόμενη σελίδα παρουσιάζεται ένα παράδειγμα με το μοτίβο ενός διαγράμματος Gantt: ο άξονας των τετμημένων αντιστοιχεί στον χρόνο διεξαγωγής των δραστηριοτήτων. Σε αυτή την περίπτωση απεικονίζει έτη και μήνες με αύξουσα σειρά, αλλά στα διαγράμματα αυτά μπορούν να απεικονίζονται και ημέρες ή εβδομάδες. Ο άξονας των τεταγμένων αντιστοιχεί στις δραστηριότητες που πρέπει να εκτελεστούν. Στον άξονα των τετμημένων, όπου οι ενέργειες απεικονίζονται μια-μία, οι γραμμές μπορούν να έχουν οριζόντιες ράβδους μεταβλητού μήκους, οι οποίες αντιπροσωπεύουν τη σειρά των ενεργειών, τη διάρκειά τους και τη χρονική περίοδο: η ράβδος μπορεί να επικαλύπτει δύο ή περισσότερες δραστηριότητες οι οποίες εκτελούνται κατά τη διάρκεια της ίδιας περιόδου. Οι δραστηριότητες μπορούν να διαφοροποιούνται συμπληρώνοντας τις γραμμές με διαφορετικά χρώματα, ενώ
χρησιμοποιούνται διαφορετικά σύμβολα για διάφορες πλευρές / ζητήματα της κάθε δραστηριότητας, ως ορόσημα ή ως ημερομηνίες ολοκλήρωσης. Στην περίπτωση ενός project διακρατικής κινητικότητας, τα διαγράμματα Gantt είναι ιδιαίτερα χρήσιμα καθώς επιτρέπουν τη σαφή παρουσίαση και αναγνώριση των διάφορων ενεργειών που εκτελούνται από διαφορετικούς συνεργάτες: κατά συνέπεια, είναι επιθυμητό να ετοιμάζονται και να χρησιμοποιούνται από κοινού από όλους τους συνεργάτες.
Παράδειγμα διαγράμματος Gantt. 2004 2005 μάι ιούν ιούλ αυγ σεπ οκτ νοε δεκ ιαν φεβ μαρ απρ μάι ιούν ιούλ αυγ σεπ οκτ νοε Τομέας Παρέμβασης Α.1. ΕΡΕΥΝΑ Α.1.1 Α.1.2 Α.1.3 Κλπ. Τομέας Παρέμβασης Α.2. ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ Α.2.1
Α.2.2 Α.2.3 Κλπ. Τομέας Παρέμβασης Α.3. ΠΑΓΚΟΙ / ΓΡΑΦΕΙΑ Α.3.1 Α.3.2 Α.3.3 Κλπ.
Τομέας Παρέμβασης Α.4. ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΚΑΙ ΕΝΤΑΞΗ Α.4.1 Α.4.2 Α.4.3 Κλπ.
Σύμφωνα με τη βιβλιογραφία, προσδιορίζονται τέσσερις κύριες φάσεις για τον ορισμό ενός διαγράμματος Gantt: Προσδιορισμός όλων των δραστηριοτήτων που θα πραγματοποιηθούν για την επίτευξη των στόχων του project Καθορισμός της όλης διάρκειας του project Καθορισμός της διάρκειας κάθε δραστηριότητας και της αντίστοιχης γραφικής παράστασής της Έλεγχος (πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια του εκτελεστικού σχεδιασμού) του πραγματικού χρόνου που θα πρέπει να δαπανηθεί για κάθε δραστηριότητα. Μεταξύ των συμβόλων που μπορούν να τοποθετηθούν στο πλαίσιο, μπορούν να χρησιμοποιηθούν "εικονίδια" για τη διαφοροποίηση των συνεργατών ή των ρόλων ώστε να δοθεί παράλληλα έμφαση στις ευθύνες της υλοποίησης. Τα διαγράμματα Gantt είναι ένα πολύ χρήσιμο εργαλείο για τη διαχείριση του project. Παρέχουν πληροφορίες στη διοίκηση και επιτρέπουν τον έλεγχο της πορείας των ενεργειών και/ή την υιοθέτηση διορθωτικών μέτρων. Αναλυτικότερα, το διάγραμμα παρέχει γνώσεις σχετικά με τον χρόνο που απαιτείται για τον σχεδιασμό κάθε ενέργειας, αποτελώντας το θεμέλιο ολόκληρων φάσεων και παρέχοντας μια εικόνα των δραστηριοτήτων εν παραλλήλω, προσδιορίζει τα ορόσημα (σημαντικά γεγονότα και ημερομηνίες) και προβάλλει την επίτευξή τους. Η Αχίλλειος πτέρνα αυτού του εργαλείου είναι η αδυναμία του να απεικονίσει την αλληλεξάρτηση των δραστηριοτήτων και των σχέσεων μεταξύ τους. Στις περιπτώσεις όπου απαιτούνται αυτές οι πληροφορίες, πολύ χρήσιμα είναι τα διαγράμματα PERT. Διάγραμμα PERT. PERT είναι το ακρωνύμιο των λέξεων Program Evaluation and Review Technique (Τεχνική Αξιολόγησης και Επισκόπησης Προγραμμάτων). Σχετίζεται με μια τεχνική χρονοπρογραμματισμού η οποία αναπτύχθηκε το 1958 από το Σώμα Πεζοναυτών των ΗΠΑ με σκοπό τη μείωση του χρόνου και του κόστους σχεδιασμού και κατασκευής των πυρηνικών υποβρυχίων, σε μια εποχή όπου ήταν απαραίτητος ο συντονισμός ενός μεγάλου πλήθους προμηθευτών και υπεργολάβων. Στη συνέχεια, αυτή η τεχνική μεταφέρθηκε σε άλλους τομείς της οικονομίας και τις λειτουργικές διαδικασίες των projects, βρίσκοντας επιτυχή εφαρμογή σε περιπτώσεις όπου διαφορετικά projects ανταγωνίζονται για να αποκομίσουν περιορισμένους πόρους.
Αφορά τον διοικητικό τομέα που είναι γνωστός στη βιβλιογραφία ως δικτυωμένος χρονοπρογραμματισμός και έχει σαν στόχο να ορίζονται πρώτα οι προτεραιότητες του κάθε project ώστε να διευκολύνονται οι υπεύθυνοι λήψης αποφάσεων στην επιλογή τους μεταξύ των υποψήφιων προτάσεων. Σε αυτό το πλαίσιο, το διάγραμμα PERT είναι σε θέση να απεικονίζει τις σχέσεις αιτίουαποτελέσματος, τη λογική προτεραιότητα και την χρονική διαδοχή των διάφορων δραστηριοτήτων ενός project. Οι ενέργειες και οι δραστηριότητες του project θεωρούνται ως ένα σύνολο γεγονότων συνδεδεμένων μεταξύ τους όπως ένα δίκτυο. Η συσχέτιση (ή η σχέση αλληλεξάρτησης) των διάφορων δραστηριοτήτων αποκαλύπτεται χάρη στην εκτέλεση ενός συνόλου ενεργειών οι οποίες συνοψίζονται ως εξής: Ανάλυση του project, απεικονίζοντάς το με γραφικό ή περιγραφικό τρόπο χωρίζοντας τις δραστηριότητες ανά επίπεδο και φτάνοντας έως τον απαιτούμενο βαθμό λεπτομέρειας ώστε να γίνει ο σωστός σχεδιασμός και έλεγχος. Αυτή η αναπαράσταση (η οποία γενικώς αποκαλείται Αναλυτική Δομή Εργασιών Work Breakdown Structure) είναι μια ιεραρχική δενδροειδής δομή η οποία στοχεύει στο αποτέλεσμα των δραστηριοτήτων και παρουσιάζει τις σχέσεις μεταξύ των διάφορων πακέτων εργασιών. Προσδιορισμός της όλης διάρκειας του project Προσδιορισμός δραστηριοτήτων που θα μπορούσαν να καθυστερήσουν καθυστερώντας παράλληλα ολόκληρο το project (η διαδικασία αυτή ορίζεται επιπλέον ως κρίσιμη διαδρομή) Επεξεργασία των διάφορων πλαισίων/περιβαλλόντων που επηρεάζουν τη συνολική διάρκεια του project η διευθέτηση αυτών γίνεται σε σχέση με τη διάρκεια των δραστηριοτήτων. Μετά από αυτές τις διαδικασίες, οι οποίες σε ένα βαθμό είναι προκαταρκτικές, η δημιουργία ενός διαγράμματος PERT επιτρέπει την πρόβλεψη του σχεδιασμού ενός συνόλου διοικητικών ενεργειών. Πριν τις περιγράψουμε, είναι βολικό να αποσαφηνίσουμε ορισμένους ειδικούς όρους. Όσοι δικτυωμένου χρονοπρογραμματισμού. Συνιστώσες: στα πλαίσια ενός δικτύου, είναι οι συνδέσεις, οι αναμενόμενες ημερομηνίες, το ημερολόγιο. Ορισμένες από τις δραστηριότητες, λόγω της σημαντικότητάς τους, θεωρούνται ως ορόσημα, ενώ οι συνδέσεις αντιπροσωπεύουν τις σχέσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων: για παράδειγμα, αν μια ενέργεια δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν ολοκληρωθεί κάποια άλλη ενέργεια, η
σχέση μεταξύ τους είναι Τέλους-Αρχής (End-Start) και αυτή η σχέση μπορεί να συνδεθεί με προκαθορισμένες ημερομηνίες. Η αναπαράσταση του δικτύου: Οι πιο συνηθισμένες αναπαραστάσεις είναι δύο: στην πρώτη οι δραστηριότητες απεικονίζονται ως ορθογώνια παραλληλόγραμμα και οι συνδέσεις απεικονίζονται ως βέλη. Το σύστημα αυτό ορίζεται ως "σύστημα προτεραιότητας". Ο υπολογισμός του χρονοδιαγράμματος. Το διάγραμμα PERT μπορεί να ξεκινά από την ημερομηνία έναρξης του project ή από την ημερομηνία ολοκλήρωσής του πηγαίνοντας προς τα πίσω. Και στις δύο περιπτώσεις είναι απαραίτητο να προσδιοριστούν οι δραστηριότητες των οποίων η καθυστέρηση ή η αναμονή μπορεί να συνεπάγονται αλλαγές στο χρονοδιάγραμμα. Οι πόροι. Η τυπολογία, η ποσότητα και το προφίλ των πόρων μπορούν να συσχετίζονται με κάθε δραστηριότητα. Δεδομένων όλων αυτών, σύμφωνα με το μοτίβο του διαγράμματος PERT οι διοικητικές διαδικασίες είναι οι εξής: Λεπτομερής σχεδιασμός και επεξεργασία του δικτύου: αυτό προϋποθέτει ότι οι αναμενόμενες δραστηριότητες προσδιορίζονται και απεικονίζονται βάσει της λογικής τους σειράς Χρονοπρογραμματισμός και ανάλυση των διαδρομών: κάθε δραστηριότητα θα πρέπει να υποδεικνύει τη διάρκεια και τις άλλες δραστηριότητες που μπορεί να επηρεάσουν την εκτέλεσή της Λειτουργικός χρονοπρογραμματισμός: αφού αναλυθούν οι διαδρομές, μπορεί να οριστεί λεπτομερώς κάθε μεμονωμένο πακέτο εργασιών, εντοπίζοντας επίσης τους πόρους που θα απαιτηθούν γι αυτό Διαρκής μετέπειτα έλεγχος: αφού ξεκινήσει το project, θα πρέπει να ελέγχεται αν οι δραστηριότητες εξελίσσονται σύμφωνα με το καθορισμένο χρονοδιάγραμμα και με την καθορισμένη σειρά.
Συγκρίνοντας μεταξύ τους τα διαγράμματα Gantt και PERT, τα πρώτα χρησιμοποιούνται σίγουρα περισσότερο, καθώς η επεξεργασία τους είναι πιο εύκολη. Τα projects κινητικότητας, σύμφωνα με τις Εθνικές Υπηρεσίες, προτιμούν επίσης αυτό τον τύπο χρονοπρογραμματισμού για τις δραστηριότητές τους. Επιπλέον, τα διαγράμματα Gantt προσαρμόζονται στη δομή των Εντύπων Αίτησης και κατά συνέπεια είναι ευκολότερο να χρησιμοποιεί κανείς ένα εργαλείο που επιτρέπει την απεικόνιση της ακολουθίας και του χρονοπρογραμματισμού των δραστηριοτήτων.