Κωδικός: Ρ02 Έκδοση: 01 Σελ. 1 από 6 ΙΑ ΙΚΑΣΙΑ Ρ02

Κωδικός: Ρ02 Έκδοση: 01 Σελ. 2 από 6 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ηµεροµηνία Περιγραφή Παράγραφοι 01 12.10.2009 Τελική Έκδοση Όλες Συντάχθηκε: Ηµεροµηνία: 12/10/2009 Τα έγγραφα του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας που δεν φέρουν την ένδειξη «ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΟ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ» δεν υπόκεινται σε αναθεωρήσεις. Για το λόγο αυτό, ενδέχεται να περιέχουν παρωχηµένες ή ανακριβείς πληροφορίες και η χρήση τους πρέπει να γίνεται µε προσοχή. Εγκρίθηκε: Ηµεροµηνία: 12/10/2009

Κωδικός: Ρ02 Έκδοση: 01 Σελ. 3 από 6 1. ΣΚΟΠΟΣ / ΠΕ ΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 1.1 Σκοπός της παρούσας είναι να διασφαλιστεί ότι τα αρχεία, τα οποία αποδεικνύουν την εφαρµογή του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας, τηρούνται, µε τη δέουσα προσοχή, για όσο χρόνο απαιτείται, και είναι διαθέσιµα σε κάθε αρµόδιο, για οποιοδήποτε λόγο τυχόν χρειασθούν. 1.2 Υπεύθυνοι για την τήρηση της παρούσας είναι οι Προϊστάµενοι των εµπλεκόµενων Οργανωτικών Μονάδων του Ιδρύµατος, ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας, καθώς και όσοι υποχρεούνται, µε βάση τις διαδικασίες του συστήµατος, να τηρούν αρχεία. 2. ΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ 2.1 Πρότυπο ISO 9001:2008, παρ. 4.2.4 2.2 Εγχειρίδιο Ποιότητας, παρ. 4.2.4 3. ΟΡΙΣΜΟΙ 3.1 Αρχείο Ποιότητας Το σύνολο των τυποποιηµένων ή µη εντύπων ή αναφορών, που χρησιµοποιούνται για την καταγραφή δεδοµένων, τα οποία σχετίζονται µε το Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας και χρησιµεύουν για την απόδειξη της συµµόρφωσης µε τις διαδικασίες του. 4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 4.1 Γενικά 4.1.1 Αναφορικά µε την τήρηση των αρχείων, ισχύουν οι κατωτέρω γενικοί κανόνες: Είναι ευθύνη όσων τηρούν τα αρχεία, να προστατεύουν την ακρίβεια και πληρότητα των αναγραφόµενων στοιχείων.

Κωδικός: Ρ02 Έκδοση: 01 Σελ. 4 από 6 Ο τρόπος απόδοσης κωδικών αριθµών, στα αρχεία τα οποία έχουν συγκεκριµένη τυποποίηση, αναλύεται στη διαδικασία Ρ01, «Έλεγχος Εγγράφων», καθώς και στη σχετική οδηγία εργασίας ΟΕ01-1, «Κωδικοποίηση Εγγράφων». Τυχόν εξωτερικά αρχεία (π.χ. Εκθέσεις Εξωτερικών Επιθεωρήσεων, νοµοθεσία, προδιαγραφές, κ.λπ.), που αφορούν το Σύστηµα ιαχείρισης Ποιότητας, τηρούνται µε τον ίδιο τρόπο όπως και τα αντίστοιχα εσωτερικά αρχεία της Επιχείρησης, µε βάση τις υφιστάµενες διαδικασίες. Οποιαδήποτε επέµβαση σε τηρούµενα αρχεία εκ των υστέρων (µετά τις αναγραφόµενες σ αυτά ηµεροµηνίες) δεν είναι επιτρεπτή, επειδή θεωρείται παραποίηση επίσηµων αποδεικτικών εγγράφων του Ιδρύµατος. 4.2 Συλλογή και Αξιολόγηση Στοιχείων 4.2.1 Στα διάφορα σηµεία και στάδια της εφαρµογής του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας, συλλέγονται και αξιολογούνται στοιχεία σχετικά µε τον τρόπο λειτουργίας του ΤΕΙ Αθήνας και την ποιότητα των παρεχόµενων υπηρεσιών. 4.2.2 Τα στοιχεία αυτά αποτελούν αντικειµενική απόδειξη, αφενός της συµµόρφωσης µε τις προδιαγεγραµµένες απαιτήσεις και, αφετέρου, της αποτελεσµατικής λειτουργίας του Συστήµατος ιαχείρισης Ποιότητας. 4.3 Αναγνώριση Αρχείων 4.3.1 Όλα τα Αρχεία Ποιότητας φέρουν αριθµό αναγνώρισης, ο οποίος είναι ο κωδικός των ελεγχόµενων εντύπων και υπόκεινται στις διαδικασίες ελέγχου των εγγράφων. Τα ηλεκτρονικά αρχεία ποιότητας χαρακτηρίζονται, είτε από αριθµό αναγνώρισης, είτε από τη θέση ηλεκτρονικής αποθήκευσης. Τα εξωτερικά έγγραφα αναγνωρίζονται από την κωδικοποίηση που φέρουν από τον οργανισµό που τα εξέδωσε.

Κωδικός: Ρ02 Έκδοση: 01 Σελ. 5 από 6 4.4 Αποθήκευση των Αρχείων Ποιότητας 4.4.1 Τα Αρχεία Ποιότητας που είναι σε έντυπη µορφή, αποθηκεύονται σε ελεγχόµενους Φακέλους (ντοσιέ), οι οποίοι κωδικοποιούνται σύµφωνα µε τα οριζόµενα στο έντυπο ΕΝ02-1, «Πίνακας Ελεγχόµενων Αρχείων», έτσι ώστε να είναι εύκολη η ανάκτησή τους και να αποκλείεται η περίπτωση φθοράς, καταστροφής, απώλειας ή υποβάθµισής τους. 4.4.2 Τα αρχεία ποιότητας που είναι σε ηλεκτρονική µορφή, αποθηκεύονται σε µαγνητικά µέσα π.χ. σκληροί δίσκοι. Σε τακτά χρονικά διαστήµατα λαµβάνεται back-up των συγκεκριµένων αρχείων, ενώ η πρόσβαση των χρηστών είναι ελεγχόµενη. 4.5 Θέσεις Αποθήκευσης 4.5.1 Οι θέσεις τήρησης των Αρχείων Ποιότητας, είτε σε έντυπη είτε σε ηλεκτρονική µορφή, καθώς και των Φακέλων (ντοσιέ) Ποιότητας, καθορίζονται από τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας, σε συνεργασία µε τους Προϊσταµένους των εµπλεκόµενων Οργανωτικών Μονάδων και καταγράφονται στο έντυπο ΕΝ02-1, «Πίνακας Ελεγχόµενων Αρχείων». 4.5.2 Οι έχοντες έννοµο συµφέρον, δύνανται να έχουν πρόσβαση στα αρχεία ποιότητας, κατόπιν συναίνεσης του Προέδρου του ΤΕΙ Αθήνας ή του αρµόδιου Εκπρόσωπου της ιοίκησης, που είναι δυνατό να ορισθεί για το σκοπό αυτό. 4.6 Χρόνος τήρησης Αρχείων Ποιότητας 4.6.1 Όλα τα αρχεία ποιότητας τηρούνται για συγκεκριµένη χρονική περίοδο, η οποία ορίζεται στο έντυπο ΕΝ02-1, «Πίνακας Ελεγχόµενων Αρχείων». 4.6.2 Η παρακολούθηση της χρονικής τήρησης των αρχείων Ποιότητας γίνεται από τον Υπεύθυνο ιαχείρισης Ποιότητας.

Κωδικός: Ρ02 Έκδοση: 01 Σελ. 6 από 6 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΑ 5.1 Οι αρµόδιοι για την τήρηση των αρχείων, καθώς και οι σχετικοί χρόνοι διατήρησής τους, καταγράφονται στο έντυπο ΕΝ02-1, «Πίνακας Ελεγχόµενων Αρχείων». 6. ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ 6.1 ΕΝ02-1, «Πίνακας Ελεγχόµενων Αρχείων» 7. ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 7.1 Υπεύθυνος για τη σωστή τήρηση της διαδικασίας είναι ο Υπεύθυνος ιαχείρισης Ποιότητας, οι Προϊστάµενοι των εµπλεκόµενων οργανωτικών µονάδων και όλοι οι εργαζόµενοι, οι οποίοι υποχρεούνται να τηρούν σχετικά αρχεία, κατά τη διάρκεια της εργασίας τους.