ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ISO

Τ.Ε.Ι. ΚΑΒΑΛΑΣ Σχολή Διοίκησης Οικονομίας Τμήμα ΟΙΚΟΝΟΜΟΛΟΓΩΝ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗ ISO 9001:2000 Εισηγητής Καθ. Βασίλειος Δ.Τουρασής Σπουδαστής Κυριάκος Εμμ. Πασχαλίδης ΚΑΒΑΛΑ 2003

ΕΙΣΑΓΩΓΗ 6 ΠΡΟΛΟΓΟΣ 9 1.Διοίκηση OAiKhc Ποιότητας (ΔΟΠ) 10 2. Συστήματα TTOiOTniac ISO 9001:2000 11 3. Ε ισ ανω νή σ τ κ 5ia5iK aai C 13 3.1 Το εγχειρίδιο Διασφάλισης της ποιότητας (ΕΔΠ). 3.2 Τεκμηριωμένες Διαδικασίες, σχετικά Έντυπα και Οδηγίες Εργασίας 3.3 Λοιπά έγγραφα που κρίνονται απαραίτητα για τη αποτελεσματική λειτουργία του οργανισμού {Στην εργασία αυτή δεν θα παρουσιαστούν) 3.4 Άλλα αρχεία 4. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 15 4.1 ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 15 4.1.1 ΣΚΟΠΟΣ 4.1.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 4.1.2.1 Διανομή Εγγράφων ΣΔΠ 4.1.2.2 Αναθεώρηση Εγγράφων ΣΔΠ 4.1.2.3 Κωδικοποίηση Εγγράφων ΣΔΠ 4.1.2.4 Λοιπά Έγγραφα 4.1.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 4.1.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 4.1.5 ΑΡΧΕΙΑ 4.1.01 ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 4.1.02 ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΑΝΟΜΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 4.2 ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΡΧΕΙΩΝ 24 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 ΣΚΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ ΑΡΧΕΙΑ 4.3 ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 26 4.3.1 ΣΚΟΠΟΣ 4.3.2 4.3.3 4.3.4 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΕΝΤΥΠΑ ΑΡΧΕΙΑ 4.3.5 4.4 ΕΥΘΥΝΕΣ & ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ 28 4.4.1 ΣΚΟΠΟΣ 44.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ

4.4.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 4 4 4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 4 4 5 ΑΡΧΕΙΑ 4.5 ΕΠΙΛΟΓΗ ΚΑΙ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ 4.5.1 ΣΚΟΠΟΣ 4.5.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 4.5.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 4.5.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 4.5.5 ΑΡΧΕΙΑ 4.6 ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ 4.6.1 ΣΚΟΠΟΣ 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ ΑΡΧΕΙΑ 5. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ 5.1 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ 5.1.1 ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ 5.1.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 5.1.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 5.1.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 5.1.5 ΑΡΧΕΙΑ 5.2 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ 5.2.1 ΣΚΟΠΟΣ 5.2.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 5.2.2.1 Αξιολόγηση Προμηθευτών 5.2.2.2 Ανασκόπηση Απόδοσης Προμηθευτών 5.2.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 5.2.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 5.2.5 ΑΡΧΕΙΑ 5.3 ΠΡΟΜΗΘΕΙΕΣ 5.3.1 ΣΚΟΠΟΣ 5.3.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 5.3,21 Προμήθειες 5.3.2.2 Έλεγχοι Εισερχομένων Εμπορευμάτων, Α' Υλών & Υλικών Συσκευασίας 5.3.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 5.3.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 5.3.5 ΑΡΧΕΙΑ 5.4 ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΑΡΑΓΩΓΗΣ 5.4 1 ΣΚΟΠΟΣ 54.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 30 33 35 35 37 41 45

5.4.2.1 Οργάνωση Παραγωγής 5 4.2.2 Έλεγχος Παραγωγής 5.4.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 5.4.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 5.4.5 ΑΡΧΕΙΑ 5 4.0 1 Δ ΙΕ Ν Ε Ρ ΓΕ ΙΑ ΕΛΕΓΧΩΝ 5.5 ΑΠΟΔΟΣΗ ΤΑΥΤΟΤΗΤΑΣ ΚΑΙ ΙΧΝΗΛΑΣΙΜΟΤΗΤΑ 5.5.1 ΣΚΟΠΟΣ 5.5.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 5.5.2.1 Απόδοση Ταυτότητας 5.5.2.2 Κατάσταση Ελέγχων 5 5.2.3 Ιχνηλασιμότητα 5.5.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 5.5.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 5.5.5 ΑΡΧΕΙΑ 5.6 ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ και ΜΕΤΡΗΣΗΣ 5.6.1 ΣΚΟΠΟΣ 5.6.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 5.6.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 5.6.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 5.6.5 ΑΡΧΕΙΑ 5.7 ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΝΕΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ 5.7.1 ΣΚΟΠΟΣ 5.8 ΜΕΤΑΧΕΙΡΙΣΗ ΣΥΣΚΕΥΑΣΙΑ και ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ 5.8.1 ΣΚΟΠΟΣ 5.8.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 5.8.2.1 Μεταχείριση 5 8.2.2 Αποθήκευση 5.8.2.3 Συσκευασία 5 8.2.4 Παράδοση 5.8.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 5.8.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 5.8.5 ΑΡΧΕΙΑ 6. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΒΕΛΤΙΩΣΗΣ 6.1 ΔΙΟΡΘΩΤΙΚΕΣ ΚΑΙ ΠΡΟΛΗΠΤΙΚΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ 6.1.1 ΣΚΟΠΟΣ 6.1.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 6.1.2.1 Διορθωτικές Ενέργειες 6.1.2.2 Προληπτικές Ενέργειες 6.1.2.3 Υποδείξεις / Παράπονα Πελατών 6.1.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 48 53 56 56 60 60

6.1.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 6.1.5 ΑΡΧΕΙΑ 6.2 ΕΛΕΓΧΟΣ ΜΗ ΣΥΜΜΟΡΦΟΥΜΕΝΟΥ ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ ΥΛΙΚΟΥ 62.1 ΣΚΟΠΟΣ 6.2.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 6.2.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 6.2.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 6.2.5 ΑΡΧΕΙΑ 6.3 ΕΣΩΤΕΡΙΚΕΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ 6.3.1 ΣΚΟΠΟΣ 6.3.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 6.3.2.1 Οργάνωση Εσωτερικών Επιθεωρήσεων Ποιότητας 6.3.2.2 Μέθοδος Επιθεώρησης 6.3.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 6.3.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 6.3.5 ΑΡΧΕΙΑ 64 67 7. ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ 70 - ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1 - α (δ ια γ ρ α μ μ α ρ ο η ς δ ια δ ικ α σ ιώ ν ) - ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1-β (Διάνοαυυα oohc υε αρχεία) - ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2 - ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 3 Αντιστοιγία υετα ύ του ISO 9001:2000 και του ISO 9001:1994

ΕΙΣΑΓΩΓΗ Αντικείμενο της συγκεκριμένης εισαγωγικής ενότητας είναι το να αναπτύξει τον τρόπο με τον οποίο είναι δομημένη αυτή η πτυχιακή εργασία που αφορά την εφαρμογή του νέου προτύπου ποιότητας ISO 9001:2000 στις επιχειρήσεις. Πράγματι, η εφαρμογή του προτύπου είναι διαφορετική για κάθε επιχείρηση και απαιτείται η προσαρμογή του στις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε επιχείρησης χωριστά. Με αυτό το δεδομένο, η έμφαση βρίσκεται επάνω στις πραγματικά αναγκαίες λειτουργίες της επιχείρησης και όχι υποχρεωτικά στο σύνολο των επιχειρησιακών διαδικασιών. Στόχος της πτυχιακής εργασίας είναι να παρουσιάσει ένα εφαρμοσμένο σύστημα ποιότητας ISO 9001:2000 ικανό να λειτουργήσει σε μια συμβατική παραγωγική επιχείρηση η οποία φυσικό περιλαμβάνει και τον κλάδο των υπηρεσιών. Ένα τέτοιο σύστημα βέβαια ήτανε ευκολότερο να αναπτυχθεί κατά το πρότυπο του 1994 αφού το κάθε κεφάλαιο του προτύπου αντιστοιχούσε μονοσήμαντα σε μια διαδικασία. Στο νέο πρότυπο του 2000, όπως θα γίνει σαφές στη συνέχεια, δεν συναντάται αυτή η αντιστοιχία και παρατηρείται σε πολλές περιπτώσεις μια σύνθεση των αναφορών σε διαδικασίες μέσα από διάφορα κεφάλαια και παραγράφους του προτύπου. (Το Παράρτημα Β του προτύπου του 2000 αναφέρει λεπτομερειακά τις αντιστοιχίες του παλαιού με το νέο πρότυπο.) Η ανάπτυξη της πτυχιακής εργασίας στηρίζεται σε ένα ιδεατό ένα διάγραμμα ροής διαδικασιών που απαιτείται κατά την πρακτική εφαρμογή του προτύπου. Συγκεκριμένα, η πτυχιακή αυτή εργασία είναι διαρθρωμένη ως εξής. Στο 1 μέρος παρουσιάζεται περιληπτικά η φιλοσοφία της Διοίκησης Ολικής Ποιότητας (ΔΟΠ) και επιμερίζονται οι στόχοι της. Στη συνέχεια, στο 2 μέρος της εργασίας, παρουσιάζεται το σκέλος της ΔΟΠ που αφορά τις εφαρμογές συστημάτων ποιότητας τύπου ISO 9001:2000 και γίνεται εκτεταμένη αναφορά στα αναμενόμενα οφέλη που μια επιχείρηση μπορεί να αποκομίσει από την υιοθέτηση ενός τέτοιου συστήματος. Στο 3 μέρος της πτυχιακής εργασίας γίνεται η εισαγωγή στις διαδικασίες και ακόμη, μια αναφορά στα έγγραφα εκείνα που είναι απαραίτητα για την τεκμηρίωση και εγκατάσταση ενός συστήματος ποιότητας ISO 9001:2000. Από το 4 μέρος έως και το 6 μέρος, παρουσιάζονται αναλυτικά οι τεκμηριωμένες διαδικασίες, τα σχετικά έντυπα και οι οδηγίες

εργασίας. Σε γενικές γραμμές το ττεριεχόμενο χωρίζεται σε τρεις μεγάλες κατηγορίες διαδικασιών, δηλαδή τις διαδικασίες διοίκησης λειτουργίας βελτίωσης Βασική προϋπόθεση για την ολοκλήρωση της κάθε διαδικασίας είναι να περιγράφεται αναλυτικά ο σκοπός της διαδικασίας ο τρόπος υλοποίησης της οι υπευθυνότητες τα σχετικά έγγραφα και έντυπα και τα αρχεία που απορρέουν από τη διαδικασία /διεργασία αυτή και είναι απαραίτητα για να διακινούνται εντός της επιχείρησης με τον τρόπο που περιγράφεται από την κάθε διαδικασία. Στο 7 μέρος γίνεται μια συγκεντρωτική αναγνώριση των ωφελειών που προκύπτουν από τη εφαρμογή ενός συστήματος ποιότητας ISO 9001.2000. Τονίζεται η μοναδικότητα ενός τέτοιου συστήματος για κάθε επιχείρηση χωριστά, καθώς και οι νέες ευκαιρίες για παραπέρα εκμετάλλευση του συστήματος, μέσω εφαρμογών τύπου MRP/ERP αφού οι προϋποθέσεις που δημιουργούνται από τη εφαρμογή της φιλοσοφίας ενός συστήματος ISO 9001:2000 συνάγουν προς αυτή τη κατεύθυνση. Στο σημείο αυτό, θα ήθελα να εκφράσω τις ευχαριστίες μου προς όλους τους καθηγητές μου που με βοήθησαν να ολοκληρώσω τις σπουδές μου και να φτάσω σε αυτό το σημείο. Ιδιαίτερα θέλω να εκφράσω τις ευχαριστίες μου στον Καθηγητή Βασίλειο Δ. Τουρασή που μου έδωσε τη ευκαιρία να κλείσω με αυτή την πτυχιακή εργασία τον κύκλο των σπουδών μου. Ακόμα, ευχαριστώ την εταιρεία όπου εργάζομαι σαν Υπεύθυνος Διασφάλισης Ποιότητας από το 1999, που με τίμησε με την εμπιστοσύνη της θέτοντάς με επικεφαλής αυτού του τομέα καθώς και όλους τους συνεργάτες, εντός και εκτός της εταιρείας, που συμμετείχαν και συμμετέχουν στην εφαρμογή αυτού του σχεδίου. Ευχαριστώ ακόμη την κ. Ελίνα Νάκου, εξωτερική συνεργάτιδα της εταιρείας όπου εργάζομαι, γιατί με μύησε στα πρότυπα ποιότητας από το 1999 και μου έδειξε τις ιδιαιτερότητες της εφαρμογής τους. Κλείνοντας θέλω να ευχαριστήσω τον Πατέρα μου για την επίμονη παρότρυνση του να γραφτώ στις τάξεις του ΠΣΕ του ΤΕΙ Καβάλας, ενέργεια που παρά τις συχνά αντίξοες συνθήκες και πέρα

από την ολοκλήρωση των σπουδών μου, ήτανε για εμένα και μια δυνατή εμπειρία ζωής.

ΠΡΟΛΟΓΟΣ Στον τομέα της μεταποίησης και παραγωγής η ανάγκη για υψηλή ποιότητα δείχνει να έχει συνειδητοποιηθεί εδώ και πολλά χρόνια. Το τοπίο της αγοράς έχει αλλάξει και η διαμόρφωση μιας ενιαίας ευρωπαϊκής αγοράς με συνθήκες εσωτερικού ανταγωνισμού είναι μια πραγματικότητα. Η κατάργηση προστατευτικών δασμών, η δημιουργία του κοινού νομίσματος στην Ευρωπαϊκή Ένωση κ.α. συντελούν στην κατεύθυνση της παγκοσμιοποίησης. Η παγκοσμιοποίηση της αγοράς έχει δημιουργήσει συνθήκες έντονου ανταγωνισμού που πρέπει να αντιμετωπιστεί από τις εταιρείες σαν επιταγή των καιρών και όχι απλά σαν αναγκαίο κακό- Προκειμένου να αντιμετωπίσουμε τις παραπάνω γρήγορες εξελίξεις της αγοράς καλό είναι για μας να συμμετέχουμε σε αυτές τις εξελίξεις και όχι να τις παρακολουθούμε παθητικά. Έτσι έχει δημιουργηθεί μια νέα τάση σε αρκετές επιχειρήσεις να εισαγάγουν αρχές βελτίωσης ποιότητας στα συστήματα διοίκησης που οδήγησε τα τελευταία χρόνια σε εφαρμογές Διοίκησης Ολικής Ποιότητας (Total Quality Management). Οι εφαρμογές Διοίκησης Ολικής Ποιότητας είναι ένα υποστηρικτικό εργαλείο λήψης αποφάσεων στα χέρια της διοίκησης ενός οργανισμού ή επιχείρησης. Τα αναμενόμενα αποτελέσματα από τη χρήση τέτοιων εφαρμογών είναι μια επιχείρηση ή οργανισμός να πετυχαίνει τη συνεχόμενη βελτίωσή της σε όλο το φάσμα των δραστηριοτήτων της, διοίκηση, παραγωγή, προσφορά υπηρεσιών κ.α. με αποτέλεσμα την βελτίωση της ποιότητας των τελικών προϊόντων της, την αύξηση της ανταγωνιστικότητας της, την αποφυγή λαθών και την αύξηση της κερδοφορίας της. Σκοπός αυτής της εργασίας είναι να παρουσιάσω ένα παράδειγμα μιας τυπικής παραγωγικής μονάδας που έχει εγκαταστήσει ένα παρόμοιο σύστημα σύμφωνα με τις αρχές ενός τέτοιου προτύπου. Έτσι πιστεύω ότι θα μου δοθεί η δυνατότητα να αναδείξω ευκαιρίες ικανές να τις εκμεταλλευτεί, μια επιχείρηση ή οργανισμός, ώστε να βελτιώσει τη θέση της απέναντι σε μία έντονα ανταγωνιστική και κορεσμένη διεθνή αγορά που οδεύει με γοργούς ρυθμούς προς την παγκοσμιοποίηση.

1.Διοίκηση Ολικής Ποιότητας Η Διοίκηση Ολικής Ποιότητας (ΔΟΠ) αττοτελεί μια οργανωμένη προσέγγιση της διοικητικής διαδικασίας που Στοχεύει στην ανάπτυξη κλίματος που προωθεί την πλήρη δέσμευση όλων των μελών μιας εταιρείας για την ικανοποίηση του πελάτη Στοχεύει ακόμα στη συνεχή βελτίωση όλων των πλευρών της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Εστιάζει κυρίως στον πελάτη και τις ανάγκες του, στη συμμετοχική διοίκηση και την ομαδική εργασία, καθώς και στη συνεχή βελτίωση των διαδικασιών και διεργασιών που συμβαίνουν σε μια επιχείρηση ή οργανισμό από όλους τους εμπλεκόμενους. Χωρίς την εστίαση της συνολικής προσπάθειας στον ανθρώπινο παράγοντα και στις διαδικασίες παραγωγής και υποστήριξης, είναι αδύνατο να πετύχουμε σημαντικά μακροπρόθεσμα οφέλη. Σκοπό έχει να παράγει με την πάροδο του χρόνου δεδομένα από τα οποία προκύπτει ότι το προϊόν που θα παραχθεί συμφωνεί με τις προδιαγραφές και ότι τα τυχόν σφάλματα θα ανιχνεύονται και θα απομακρύνονται από το σύστημα. Περιλαμβάνει απαιτήσεις ειδικές, όπως εκείνες που είναι ειδικές για περιβαλλοντική διαχείριση, για διαχείριση της επαγγελματικής υγείας και ασφάλειας, για οικονομική διαχείριση ή για διαχείριση της διακινδύνευσης. Κάποιοι από τους λόγους που μπορεί η διοίκηση μιας επιχείρησης να οδηγηθεί στην υιοθέτηση εφαρμογών Διοίκησης Ολικής Ποιότητας είναι η ανάγκη της επιβίωσης και ανάπτυξης της επιχείρησης σε μία έντονα ανταγωνιστική και κορεσμένη διεθνή αγορά, οι ρυθμοί αυτοί ανάπτυξης του ανταγωνισμού διευκολύνονται στο νέο διεθνές περιβάλλον όπως διαμορφώνεται από τις τελευταίες εξελίξεις στο πλαίσιο τις παγκοσμιοποίησης. Επιπλέον δεν υπάρχουν άλλες γνωστές προσεγγίσεις για τη διασφάλιση και βελτίωση της ποιότητας και τέλος έτσι δημιουργείται ένα υπόβαθρο για την απαραίτητη διοικητική υποδομή για τη βελτίωσή της. Στόχοι που μπορούν να εξυπηρετηθούν μετά την εφαρμογή της ΔΟΠ είναι η συνεχής βελτίωση της αξιοποιήσεως κι αποτελεσματικότητας του ανθρώπινου δυναμικού της επιχειρήσεως και η αύξηση του βαθμού αξιοποιήσεως νέας τεχνολογίας δηλ. νέου εξοπλισμού και λογισμικού. Παρεπόμενα εξυπηρετούνται στόχοι όπως η διασφάλιση μεγαλύτερης αποτελεσματικότητας της επιχείρησης σε σχέση με το

κόστος λειτουργίας, αύξηση της ικανότητας της ετηχείρησης για καινοτομίες και τις ευελιξίας για αναγκαίες προσαρμογές. Η συμπίεση του χρόνου ικανοποιήσεως παραγγελιών, η συνεχής βελτίωση της ποιότητας των προϊόντων και τέλος η αύξηση της ικανοποιήσεως του πελάτη. Συνέπεια όλων των παραπάνω είναι η αύξηση της ανταγωνιστικότητας της επιχείρησης. 2.Συστήματα ττοιότητας ISO 9001:2000 Διαδικασίες ποιότητας είναι όλες οι προγραμματισμένες και συστηματικές ενέργειες που απαιτούνται για να υπάρξει επαρκής βαθμός εμπιστοσύνης ότι ένα προϊόν ή μία υπηρεσία θα ικανοποιεί τις δεδομένες απαιτήσεις ποιότητας. Είναι ένα εργαλείο (management) διοίκησης, για την επίτευξη στόχων μέσω διευκόλυνσής μιας αποτελεσματικής διαδικασίας (η εφαρμογή μέτρων) η οποία αποβλέπει στο να εξασφαλίσει αποτελεσματικό προγραμματισμό, οργάνωση, ηγεσία, έλεγχο και στελέχωση των οικονομικών, ανθρώπινων και φυσικών πόρων. Ένα τέτοιο χρήσιμο εργαλείο μάνατζμεντ είναι και το 130 9001:2000 το οποίο έχει ευθυγραμμιστεί με το ISO 14001:1996,που αφορά την ολική ποιότητα, προκειμένου να βελτιώσει τη συμβατότητα μεταξύ των δυο προτύπων προς όφελος της κοινωνίας των χρηστών. Το ISO 9001.2000 δεν περιλαμβάνει απαιτήσεις ειδικές για άλλα συστήματα διαχείρισης, όπως εκείνα που είναι ειδικά για περιβαλλοντική διαχείριση, για διαχείριση της επαγγελματικής υγείας και ασφάλειας, για οικονομική διαχείριση ή για διαχείριση της διακινδύνευσης. Έτσι θα έλεγα ότι το ISO 9001 ;2000 είναι ένα κομμάτι από τα συστήματα ολικής ποιότητας. Είναι ο προθάλαμος για την μύηση μιας επιχείρησης σε τέτοιες εφαρμογές συστημάτων ολικής ποιότητας. Πολλές επιχειρήσεις στην Ελλάδα έχουν προχωρήσει στο να υιοθετήσουν και να λειτουργήσουν κατά αυτόν τον τρόπο. Βέβαια αξίζει εδώ να σημειωθεί ότι το κίνητρο πολλών επιχειρηματιών ήταν να μπούνε σε αυτή τη διαδικασία μόνο και μόνο για λόγους μάρκετίνγκ και άλλοι για να μπορούν να συμμετάσχουν σε διαγωνισμούς του δημόσιου ή ιδιωτικού τομέα, όπου μια τέτοια πιστοποίηση σε πολλές περιπτώσεις ήταν προϋπόθεση ή απλούστερα ένα σχετικό πλεονέκτημα. Αυτό όμως από μόνο του δεν είναι αρκετό.

Για την αττοτελεσματική εφαρμογή τέτοιων συστημάτων διοίκησης απαραίτητη είναι η αποδοχή και τήρηση ορισμένων αρχών από όλα τα μέλη μιας επιχείρησης ή οργανισμού και σε όλα τα στάδια και επίπεδα των διαφόρων λειτουργιών της. Πρέπει να δίνει πρώτη προτεραιότητα στην ποιότητα και τη συνεχή βελτίωσή της, εστιάζοντας στις απαιτήσεις του πελάτη και να δίνει έμφαση στην πρόληψη κακής ποιότητας, δηλ. στην πρόληψη σφαλμάτων κι ελαττωματικών. Πρέπει να εξασφαλίζει τη συνολική και συστηματική συμμετοχή των εργαζομένων και να κάνει μάνατζμεντ με μεικτές διαλειτουργικές ομάδες, στηριζόμενο σε αντικειμενικά στοιχεία. Με αυτόν τον τρόπο και την επεξεργασία δεδομένων που προέρχονται από τη διεργασία που πράγματι χρησιμοποιείται για τη παραγωγή προϊόντων ή υπηρεσιών και εφόσον τα προϊόντα παράγονται πάντοτε σύμφωνα με επίκεντρο τις ανάγκες του πελάτη επιτυγχάνουμε έναν αποτελεσματικότερο έλεγχο της κατασκευαστικής διαδικασίας που θα έχει ως αποτέλεσμα τη συνεπή και τυποποιημένη παραγωγή που θα ικανοποιεί τις απαιτήσεις πάντοτε. Αυτό σημαίνει λιγότερη σπατάλη, περισσότερη αποδοτικότητα και πιθανόν μεγαλύτερα κέρδη. Άλλωστε η τυποποίηση είναι αυτή που μας βοηθά να επιτύχουμε αυτό που ο CROSBY πρώτος διατύπωσε, ότι δηλαδή "φτιάξε το προϊόν σωστά την πρώτη φορά" ή το επιδιωκόμενο αποτέλεσμα για παραγωγή με μηδέν ελαττωματικά (zero defects). Τέτοια συστήματα ποιότητας εφαρμόζονται πλέον σε πολλά τμήματα ενός οργανισμού, όπως π.χ. στο μάρκετινγκ, παραγωγή, προμήθειες, οικονομικά κ.α.(κάθε σύστημα είναι αυτάρκες και ορισμένες φορές ανεξάρτητο από το άλλο). Κάτι τέτοιο απαιτεί στενό συντονισμό μεταξύ των διαφόρων τμημάτων και ορισμένες φορές ο συντονισμός μπορεί να καταρρεύσει. Μια τέτοια εφαρμογή συστήματος ποιότητας θα παρακολουθήσουμε παρακάτω σε αυτήν την πτυχιακή εργασία.

3.Εισαγωγή στις διαδικασίες Σύμφωνα με το νέο πρότυπο θα πρέπει ένας οργανισμός να καθιερώσει, να τεκμηριώσει, να θέσει σε εφαρμογή και να διατηρεί ένα σύστημα διαχείρισης ποιότητας (ΣΔΠ)και να βελτιώνει συνεχώς τη αποτελεσματικότητά του. Για να το πετύχει αυτό θα πρέπει να τεκμηριώσει το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας το οποίο θα περιλαμβάνει α) Το εγχειρίδιο Διασφάλισης της ποιότητας (ΕΔΠ). (Στην εργασία αυτή δεν θα παρουσιαστεί β) Τεκμηριωμένες Διαδικασίες, σχετικά Έντυπα και Οδηγίες Εργασίας γ) Λοιπά έγγραφα που κρίνονται απαραίτητα για τη αποτελεσματική λειτουργία του οργανισμού (Στην εργασία αυτή δεν θα παρουσιαστούν) δ) Άλλα αρχεία (Στην εργασία αυτή δεν θα τταρουσιαστούν). 3.1 Το εγχειρίδιο Διασφάλισης της ποιότητας (ΕΔΠ). Σκοπός του Εγχειριδίου Διαχείρισης Ποιότητας είναι να παρουσιάσει την Πολιτική Ποιότητας ενός οργανισμού ή επιχείρησης και να περιγράφει το σύστημα που εφαρμόζεται για την υλοποίησή της. Δεν περιλαμβάνει λεπτομερείς οδηγίες ή μεθόδους αλλά παρουσιάζει την προσέγγιση της Διοίκησης ενός οργανισμού ή επιχείρησης στις απαιτήσεις του προτύπου και κάνει αναφορά στις τεκμηριωμένες διαδικασίες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας όπου υπάρχουν. Στόχος του είναι να προδιαγράφει τις βασικές αρχές, που πρέπει απαρέγκλιτα να ακολουθούνται και τις υπευθυνότητες αυτών που συμμετέχουν στη λειτουργία της εταιρίας, στην προσπάθεια επίτευξης των στόχων της αναφορικά με την ποιότητα των εργασιών της (Στην εργασία αυτή δεν θα παρουσιαστεί το εγχειρίδιο Διασφάλισης της ποιότητας) Το ΕΔΠ συνοδεύεται από την τεκμηριωμένη δήλωση πολιτικής της εταιρίας για την ποιότητα, το οργανόγραμμα της εταιρίας καθώς και ένα διάγραμμα ροής που αποτυπώνει τις βασικές διεργασίες της εταιρίας.

3.2 Τεκμηριωμένες Διαδικασίες, σχετικά Έντυττα και Οδηγίες Εργασίας Οι Διαδικασίες είναι έγγραφα ττου περιγράφουν με λεπτομέρεια τον τρόπο που ακολουθεί η εταιρία για να διασφαλίζει την ποιότητα των παραγόμενων προϊόντων και υπηρεσιών της. Οι Διαδικασίες συνοδεύονται όπου είναι απαραίτητο από έντυπα η συμτπλήρωση των οποίων διασφαλίζει την σωστή και συνεπή εφαρμογή του συστήματος και την δημιουργία των κατάλληλων αρχείων. Οι Οδηγίες Εργασίας επίσης συνοδεύουν συγκεκριμένες διαδικασίες και χρησιμοποιούνται, όπου είναι απαραίτητο, για να παρέχουν λεπτομερείς μεθόδους για την διεξαγωγή μιας συγκεκριμένης εργασίας παραγωγικής ή μη, με ακρίβεια και συνοχή (αυτές περιλαμβάνουν εργασίες σχετικές με το ΣΔΠ, τις διαδικασίες και τις τρέχουσες εργασίες στην επιχείρηση). Αυτό είναι και το κομμάτι που αφορά την εργασία μας δηλαδή θα παρουσιαστούν οι τεκμηριωμένες διαδικασίες και όπου είναι απαραίτητο και τα σχετικά έντυπα. 3.3 Λοιπά έγγραφα που κρίνονται απαραίτητα για τη αποτελεσματική λειτουργία του οργανισμού {Στην εργασία αυτή δεν θα παρουσιαστούν) Τέτοια έγγραφα είναι εσωτερικές πρσδιαγραφές, προδιαγραφές πρώτων υλών, πρότυπα ποιότητας, πρότυπα ISO, ΕΝ, DIN, ΕΛΟΤ, εγχειρίδια συντήρησης, εξωτερικές προδιαγραφές, τεχνική βιβλιογραφία κλπ. Τα έγγραφα αυτά ελέγχονται ως προς την έκδοση και διανομή τους και φυλάσσονται σε θέσεις βιβλιοθηκών, όπου έχει άμεση πρόσβαση το προσωπικό που τα χρησιμοποιεί. 3.4 Άλλα αρχεία Αυτά που προκύπτουν κατά τη εκτέλεση των δραστηριοτήτων και λειτουργιών της εταιρίας και αποδεικνύουν την εφαρμογή και τήρηση του συστήματος. (Στην εργασία αυτή δεν θα παρουσιαστούν παρά μόνο όπου κριθεί απαραίτητο η ανάλυσή τους)

4. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ 4.1 ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ 4.1.1 ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι να περιγράφει τις μεθόδους που ακολουθεί μια επιχείρηση ή οργανισμός για τον έλεγχο των εγγράφων που απαιτούνται από το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) της. Η παρούσα διαδικασία τεκμηριώνει την παράγραφο 4.2.3 του προτύπου Σύνταξη και Έγκριση Εγγράφων ΣΔΠ Το τεκμηριωμένο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) της εταιρίας περιλαμβάνει τα εξής: το Εγχειρίδιο Διαχείρισης Ποιότητας, τις γρατπές Διαδικασίες, τα σχετικά Έντυπα και Οδηγίες Εργασίας καθώς και τα αρχεία που προκύπτουν από την εφαρμογή των παραπάνω κατά την λειτουργία της εταιρίας. Προτάσεις για έγγραφα μπορούν να γίνουν από οποιονδήποτε φορέα στην εταιρία προς τον Υπεύθυνο Ποιότητας ο οποίος σχεδιάζει το έγγραφο και το προωθεί στη Διοίκηση της εταιρίας για έγκριση. Αφού αυτό εγκριθεί, εισάγεται στο ΣΔΠ της εταιρίας. Μαζική έγκριση των εγγράφων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας της εταιρίας πραγματοποιείται ΜΟΝΟΝ από την Διοίκηση της εταιρίας με την υπογραφή του στο συγκεντρωτικό κατάλογο με τίτλο «Πίνακας Ελέγχου Εγγράφων ΣΔΠ» (4.1.01) στον οποίο αναφέρονται για κάθε έγγραφο ο τίτλος του, ο κωδικός του καθώς και ο αριθμός και η ημερομηνία της τελευταίας αναθεώρησής του.

4.1.2.1 Διανομή Εγγράφων ΣΔΠ Ο Υπεύθυνος Ποιότητας αποφασίζει σχετικά με τους αποδέκτες του εγκεκριμένου νέου εγγράφου χρησιμοποιώντας τον «Πίνακα Διανομής Εγγράφων ΣΔΠ» (4.1.02). Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ενημερώνει όλους τους εμπλεκόμενους για την έγκριση και την έναρξη ισχύος του νέου εγγράφου. Η ενημέρωση αυτή τεκμηριώνεται με την υπογραφή τους στο έντυπο Απόδειξη Παραλαβής Εγγράφων (4.1 Ε1). Στη συνέχεια ετοιμάζει και διανέμει τα αντίγραφα του εγγράφου που πιθανόν χρειάζονται για ενημέρωση των εμπλεκόμενων. Σε περίπτωση που έγγραφα αποστέλλονται σε παραλήπτες εκτός εταιρίας, αυτά διανέμονται με χρήση του ίδιου εντύπου. 4.1.2.2 Αναθεώρηση Εγγράφων ΣΔΠ Αναθεωρήσεις είναι δυνατόν να προταθούν από τους αρμόδιους χρήστες του κάθε εγγράφου προς τον Υπεύθυνο Ποιότητας ο οποίος και συμπληρώνει το Δελτίο Αναθεώρησης Εγγράφου (4.1.Ε2). ' Ο Υπεύθυνος Ποιότητας συμβουλεύεται τα κατάλληλα πρόσωπα, αξιολογεί την πρόταση και στη συνέχεια την προωθεί στη Διοίκηση της εταιρίας. ' Αν η πρόταση αναθεώρησης δεν εγκριθεί, καταγράφονται στο Δελτίο οι λόγοι απόρριψής της και ενημερώνεται σχετικά ο υποβάλλων την πρόταση. > Σε περίπτωση έγκρισης της αναθεώρησης, το ισχύον μέχρι τότε έγγραφο τροποποιείται κατάλληλα (αναθεωρείται) και τα σημεία τροποποίησης επισημαίνονται στον Κατάλογο Αναθεωρήσεων Εγγράφου (4.1.Ε3) που συνοδεύει το πρωτότυπο αναθεωρημένο έγγραφο σαν οπισθόφυλλο. Ο αριθμός αναθεώρησης του εγγράφου αυξάνει κατά έναν. Αναθεωρείται ο «Πίνακας Ελέγχου Εγγράφων ΣΔΠ» ο οποίος εγκρίνεται εκ νέου από την Διοίκηση της εταιρίας.

To αναθεωρημένο πρωτότυπο έγγραφο τοποθετείται στο εγχειρίδιο του Υπεύθυνου Ποιότητας. Η προηγούμενη εκτύπωση του εγγράφου αποσύρεται από το εγχειρίδιο του Υπεύθυνου Ποιότητας, σημαίνεται ως "ΑΝΑΘΕΩΡΗΜΕΝΟ ΕΓΓΡΑΦΟ και μαζί με το σχετικό Δελτίο Αναθεώρησης Εγγράφου καταχωρείται στο τμήμα αναθεωρημένων εγγράφων του Αρχείου Ελέγχου Εγγράφων. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας ενημερώνει σύμφωνα με τον «Πίνακα Διανομής Εγγράφων ΣΔΠ» όλους τους εμπλεκόμενους για την έγκριση και την έναρξη ισχύος του αναθεωρημένου εγγράφου. Η ενημέρωση αυτή τεκμηριώνεται με την υπογραφή τους στη σχετική Απόδειξη Παραλαβής Εγγράφων. Στη συνέχεια ετοιμάζει και διανέμει αντίγραφα όπου χρειάζεται για ενημέρωση των εμπλεκόμενων ενώ οι προηγούμενες εκτυπώσεις του αναθεωρημένου εγγράφου συγκεντρώνονται και καταστρέφονται. 4.1.2.3 Κωδικοποίηση Εγγράφων L ΔΠ Τα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) αναγνωρίζονται από τον τίτλο τους και τον κωδικό τους, ο οποίος είναι μοναδικός. Το σύστημα κωδικοποίησης που ακολουθείται διαφέρει ανάλογα με το είδος του εγγράφου. Το Ενχειρίδιο Διαχείρισης Ποιότηταο (ΕΔΠ) ένει τον κωδικό ΕΔΠ. Έγγραφα που συνοδεύουν το ΕΔΠ κωδικοποιούνται ως ΕΔΠ-χχ, όπου χχ; αύξουσα αρίθμηση. Οι κωδικοί των τεκμηριωμένων Διαδικασίων έχουν την μορφή ζ- XX, όπου: ζ: η ομάδα στην οποία ανήκει η συγκεκριμένη διαδικασία και χχ: η αρίθμηση των διαδικασιών μέσα στην συγκεκριμένη ομάδα. Ορίζονται 3 ouάδεc διαδικασιών: (4): Διαδικασίες Διοίκησης (5): Διαδικασίες Λειτουργίας (6): Διαδικασίες Βελτίωσης

Τα Έντυπα και οι 05nvi C Eovaaiac αναφέρονται σε συγκεκριμένες διαδικασίες και έχουν την μορφή ζ-χχ.εζ και ζ- χχ.οζ αντίστοιχα, όπου: ζ: η ομάδα στην οποία ανήκει η συγκεκριμένη διαδικασία χχ; ο αριθμός της συγκεκριμένης διαδικασίας στην ομάδα όπου ανήκει Ε: δηλώνει ότι πρόκειται για έντυπο Ο: δηλώνει ότι πρόκειται για οδηγία εργασίας ζ: η αύξουσα αρίθμηση του εντύπου ή οδηγίας εργασίας αντίστοιχα πχ. ο κωδικός 5.3.Ε2 δηλώνει ότι το συγκεκριμένο έγγραφο είναι έντυπο (Ε), το 2 στη σειρά (Ε2) που κρέμεται από την διαδικασία 5.3. Η εν λόγω διαδικασία ανήκει στην ευρύτερη ομάδα διαδικασιών λειτουργίας της εταιρίας (5). 4.1.2.4 Λοιπά Έγγραφα Εκτός από τα έγγραφα του ΣΔΠ (ΕΔΠ, διαδικασίες, έντυπα, οδηγίες εργασίας) υπάρχουν και άλλα έγγραφα εσωτερικής προέλευσης που είναι απαραίτητα για την αποτελεσματική λειτουργία της εταιρίας (συνταγές και προδιαγραφές προϊόντων, προσφορές, τεχνικά φυλλάδια προϊόντων κλπ.) και υπάγονται στις απαιτήσεις ελέγχου εγγράφων. Τα έγγραφα αυτά εκδίδονται μόνον από την Διοίκηση της εταιρίας και έχουν απαραίτητα τίτλο και ημερομηνία έκδοσης για να εξασφαλίζεται ότι μόνον τα πλέον πρόσφατα είναι διαθέσιμα στα σημεία χρήσης. Τα έγγραφα και δεδομένα που φθάνουν στην εταιρία από εξωτερικές πηγές (προδιαγραφές και πιστοποιητικά ανάλυσης Α Υλών, τεχνική βιβλιογραφία, πρότυπα ποιότητας, νόμοι / κανονισμοί, εγχειρίδια συντήρησης εξοπλισμού κλπ.) επίσης ελέγχονται ως προς την ισχύουσα έκδοσή και διανομή τους από τον ορισμένο αρμόδιο για την τήρησή τους. Έγγραφα- τόσο εσωτερικής όσο και εξωτερικής προέλευσης- που κρίνονται απαραίτητα για την αποτελεσματική λειτουργία της εταιρίας διατηρούνται σε αρχεία και ο έλεγχος τους διασφαλίζεται σύμφωνα την αντίστοιχη διαδικασία «Έλεγχος Αρχείων» (4.2).

1.1.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ Ο Υπεύθυνος Ποιότητας έχει την ευθύνη για την έκδοση, διανομή και αναθεώρηση των εγγράφων που απαιτούνται από το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας της εταιρίας καθώς και για την ενημέρωση όλου του προσωπικού για τα έγγραφα και δεδομένα που είναι κάθε φορά σε ισχύ. Η Διοίκηση της εταιρίας είναι αρμόδια για την τελική έγκριση των εγγράφων που εισάγονται στο ΣΔΠ της εταιρίας. ί.1.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ Τίτλος Κωδικός Απόδειξη Παραλαβής Εγγράφων 4 1.Ε1 Δελτίο Αναθεώρησης Εγγράφου 4.1.Ε2 Κατάλογος Αναθεωρήσεων Εγγράφου 4.1.Ε3 Πίνακας Ελέγχου Εγγράφων ΣΔΠ 4.1.01 Πίνακας Διανομής Εγγράφων ΣΔΠ 4.1.02 Έλεγχος Αρχείων 4.2 Τίτλος Αρμόδιος Διάρκ. Τήρησης Αρχείο Ελέγχου Εγγράφων Υπ. Ποιότητας Αόριστη

4.1.01 ΠΙΝΑΚΑΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΓΓΡΑΦΩΝ Στους πίνακες που ακολουθούν παρουσιάζονται συνοπτικά όλα τα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας που βρίσκονται σε ισχύ. Σκοπός της παρούσας οδηγίας είναι να τεκμηριώσει την μαζική έγκριση όλων των εγγράφων του ΣΔΠ από την Διοίκηση της εταιρίας, όπως περιγράφεται στην διαδικασία «Έλεγχος Εγγράφων» (4.1). Κάθε φορά που ένα νέο έγγραφο εισάγεται στο ΣΔΠ, ή που ένα υπάρχον αναθεωρείται η παρούσα Οδηγία Eovaaiac αναθεωρείται, ο αριθυό^ αναθεώρησήν thc αυξάνει κατά έναν και ο vέoc συνοπτικό πίvaκac ενκρίνεται εκ νέου από τη Διοίκηση Tnc εταιρίας. ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΟΙΟΤΗΤΑΣ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΚΩΔΙΚΟΣ ΑΝΑΘ/ΣΗ AKiAarru! ΗΜΕΡΟΜ Εγχειρίδιο Διαχείρισης Ποιότητας Πολιτική Ποιότητας ---------- Οργανόγραμμα Διάγραμμα Ροής Διεργασιών Έλεγχος Εγγράφων 4.1 or 1 Απόδειξη Παραλαβής Εγγράφων 4.1.Ε1 01 Δελτίο Αναθεώρησης Εγγράφου 4.1.Ε2 01 Κατάλογος Αναθεωρήσεων Εγγράφου 4.1.Ε3 01 Πίνακας Ελέγχου Εγγράφων ΣΔΠ 4.1.01 01 1 Πίνακας Διανομής Εγγράφων ΣΔΠ 4.1.02 01 Έλεγχος Αρχείων 4.2 01! Κατάλογος Αρχείων 4.2.Ε1 01 Ανασκόπηση ΣΔΠ από την Διοίκηση 4.3 01 I Πρακτικό Ανασκόπησης ΣΔΠ από την Διοίκηση 4.3.Ε1 _01 ϊ ί Θέματα Συζήτησης κατά την Ανασκόπηση ΣΔΠ 4.3.01 01! από την Διοίκηση 1 Ευθύνες & Αρμοδιότητες 4.4 01 1 Περιγραφή Θέσης Εργασίας 4.4.Ε1 01

Επιλογή & Εκπαίδευση Εργαζομένων 4.5 01 Μητρώο Εργαζομένου 4.5.Ε1 01 Έλεγχος & Συντήρηση Εξοπλισμού 4.6 01 Μητρώο Εξοπλισμού & Συντήρησης 4.6.Ε1 01 1 Διαχείριση και Εκτέλεση Παραγγελιών 5.1 01 Δελτίο Παραγγελίας 5.1.Ε1 01 1 Δελτίο Συγκεντρωτικών Παραγγελιών 5.1.Ε2 01 1 Αξιολόγηση & Ανασκόττηση Προμηθευτών 5:2 01 Καρτέλα Προμηθευτή 5.2.Ε1 01 Ιστορικό Προμηθευτή 5.2.Ε2 01 Ερωτηματολόγιο Αξιολόγησης Προμηθευτή 5.2.Ε3 (Gr) 01 Ερωτηματολόγιο Αξιολόγησης Προμηθευτή (Εη) 5.2.Ε4 01 Προμήθειες 5.3 01 Εντολή Αγοράς 5.3.Ε1 01 Έντυπο Ελέγχου Α' Υλών 5.3.Ε2 01 Οργάνωση & Έλεγχος Παραγωγής 5.4 01 Συνταγή / Εντολή Παραγωγής 5.4.Ε1 01 i Συνταγή Σύνθετου / Εντολή Παραγωγής 5.4.Ε2 01 Πιστοποιητικό Ανάλυσης 5.4.Ε3 01 Μετρήσεις & Έλεγχοι 5.4.01 01 Απόδοση Ταυτότητας & Ιχνηλασιμότητα 5.5 01 Εξοπλισμός Παρακολούθησης & Μέτρησης 5.6 01 Καρτέλα Οργάνου Μέτρησης & Ελέγχου 5.6.Ε1 01 1 Μεταχείριση, Αποθήκευση & Συσκευασία 5:7 01 Διορθωτικές και Προλητπικές Ενέργειες 6.1 01 Αναφορά Διορθωτικής / Προληπτικής Ενέργειας 6.1.Ε1 01 Υπόδειξη / Παράπονο Πελάτη 6.1.Ε2 01 Έλεγχος Μη Συμμορφούμ. Προϊόντος /Υλικού 6.2 01 Αναφορά Μη Συμμορφούμ. Προϊόντος/Υλικού 6.2.Ε1 01 L 1 Εσωτερικές Επιθεωρήσεις Ποιότητας 6.3 01 Ετήσιο Πρόγραμμα ΕΕΠ 6.3.Ε1 01 1 1Έντυπο ΕΕΠ 16.3.Ε2 01...J Για την Έγκριση Η Διοίκηση (ημερ/νία, υπογραφή)..

4.1.02 ΠΙΝΑΚΑΣ ΔΙΑΝΟΜΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΣΚΟΠΟΣ Στον ττίνακα ττου ακολουθεί παρουσιάζονται όλα τα ελεγχόμενα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας της εταιρίας καθώς και οι αποδέκτες του κάθε εγγράφου. Κάθε φορά που ένα νέο έγγραφο εισάγεται στο ΣΔΠ ο Πίνακαο Διανουήο Εννοάωων αναθεωρείται και ο αοιθυόο αναθεώρησής του αυξάνει κατά έναν. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΚΩΔΙΚΟΣ Εγχειρίδιο Διαχείρισης Ποιότητας ΕΔΠ Πολιτική Ποιότητας ΕΔΠ-01... 1. Οργανόγραμμα ΕΔΠ-02 1 Διάγραμμα Ροής Διεργασιών ΕΔΠ-03 Έλεγχος Εγγράφων 4.1 Απόδειξη Παραλαβής Εγγράφων 4.1.Ε1 1 Δελτίο Αναθεώρησης Εγγράφου 4.1.Ε2 i Κατάλογος Αναθεωρήσεων Εγγράφου 4.1.Ε3 Πίνακας Ελέγχου Εγγράφων ΣΔΠ 4.1.Θ1 i Πίνακας Διανομής Εγγράφων Σ1ΔΠ 4 1.02 Έλεγχος Αρχείων 4.2 Κατάλογος Αρχείων 4.2.Ε1 Ανασκόπηση ΣΔΠ από την Διοίκηση 4.3 1 Πρακτικό Ανασκόπησης ΣΔΠ από την Διοίκηση 4.3.Ε1 Θέματα Συζήτησης κατά την Ανασκόπηση ΣΔΠ από την Διοίκηση 4.3.01 Ευθύνες & Αρμοδιότητες 4.4 Περιγραφή Θέσης Εργασίας 4.4.Ε1 Επιλογή & Εκπάβέύσή Εργαζομένων 4.5 Μητρώο Εργαζομένου 4.5.Ε1 Έλεγχος & Συντήρηση Εξοπλισμού 4.6 Μητρώο Εξοπλισμού & Συντήρησης 4.6.Ε1 Διαχείριση και Εκτέλεση Παραγγελιών 5.1 Δελτίο Παραγγελίας 5.1.Ε1 Z ] Δελτίο Συγκεντρωτικών Παραγγελιών 5.1.Ε2 1 Αξιολόγηση & Ανασκόπηση Προμηθευτών 5.2 1

Καρτέλα Προμηθευτή 5.2Έ1 Ιστορικό Προμηθευτή 5.2.Ε2 Ερωτηματολόγιο Αξιολόγησης Προμηθευτή (Gr) 5.2.Ε3 Ερωτηματολόγιο Αξιολόγησης Προμηθευτή (Εη) 5.2.Ε4 Προμήθειες 5.3 Εντολή Αγοράς 5.3.Ε1 Έντυπο Ελέγχου Α' Υλών 5.3.Ε2 Οργάνωση & Έλεγχος Παραγωγής 5.4 Συνταγή / Εντολή Παραγωγής 5.4.Ε1 Συνταγή Σύνθετου / Εντολή Παραγωγής 5.4.Ε2 Πιστοποιητικό Ανάλυσης 5.4.Ε3 Μετρήσεις & Έλεγχοι 5.4.01 Απόδοση Ταυτότητας & Ιχνηλασιμότητα 5.5 Εξοπλισμός Παρακολούθησης & Μέτρησης 5.6 Καρτέλα Οργάνου Μέτρησης & Ελέγχου 5.6.Ε1 Σχεδιασμός και ανάπτυξη νέου προϊόντος 5.7 Μεταχείριση- Αποθήκευση & Συσκευασία 5.8 Διορθωτικές καί Προληπτικές Ενέργειες 6.1 Αναφορά Διορθωτικής - Προληπτικής Ενέργειας 6.1.Ε1 Υπόδειξη / Παράπονο Πελάτη 6.1.Ε2 Έ λε^ος Μη Συμμορφουμ,Προϊόντος/Υλικού, Λ.?_ ίί - Αναφορά Μη Συμμορφούμ. Προϊόντος/Υλικού 6.2.Ε1 ΕσωτερικέςΈπιθέωρήσεις Ποιότητάς 'τ, 6.3 Ετήσιο Πρόγραμμα ΕΕΠ 6.3.Ε1 j Έντυπο ΕΕΠ 6.3.Ε2 Για την συμπλήρωση Ο Υπεύθυνος Ποιότητας

4.2 ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΡΧΕΙΩΝ 4.2.1 ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας είναι να καθιερώσει την διαδικασία για την συλλογή και τήρηση των αρχείων που σχετίζονται με την ποιότητα των δραστηριοτήτων της εταιρίας. Η παρούσα διαδικασία τεκμηριώνει την παράγραφο 4.2.4 του προτύπου. 4.2.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Η συμπλήρωση των εντύπων καθώς και η ενημέρωση των αρχείων πραγματοποιείται κατά την διάρκεια της εργασίας χωρίς αναβολές. Υπογραφές και ημερομηνίες συμπληρώνονται σε όλα τα έγγραφα ώστε να εξασφαλίζεται η ιχνηλασιμότητα του υπευθύνου για την κάθε εργασία. Τα αρχεία που αποδεικνύουν τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις και την αποτελεσματική λειτουργία του συστήματος διαχείρισης ποιότητας της εταιρίας προσδιορίζονται στον πίνακα «Αρχεία» που συνοδεύει κάθε διαδικασία. Ο πίνακας αυτός αναφέρει τον τίτλο του αρχείου, τον αρμόδιο τήρησης καθώς και τη διάρκεια τήρησής του. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας τηρεί ένα «Κατάλογο Αρχείων» (4.2.Ε1) στον οποίο αναφέρονται όλα τα αρχεία που αποτελούν τεκμήρια του εφαρμοζόμενου ΣΔΠ, τα έγγραφα και δεδομένα που περιέχονται σε κάθε αρχείο καθώς και ο αρμόδιος και η διάρκεια τήρησής τους. ' Σε περίπτωση τήρησης ηλεκτρονικών αρχείων τα δικαιώματα πρόσβασης στους εργαζόμενους ορίζονται με απόφαση της Διοίκησης και τηρούνται τακτικά back-up. «Τα έγγραφα αρχείων σημαίνονται ευδιάκριτα και τοποθετούνται κατάλληλα (προστατευμένα και οργανωμένα), ώστε να μπορούν να εντοπιστούν κατά τη διάρκεια επιθεώρησης ή όποτε άλλοτε αυτό απαιτηθεί.

Οι εργαζόμενοι έχουν τη δυνατότητα πρόσβασης μόνο στα αρχεία της αρμοδιότητας τους. Εκπρόσωποι Φορέων Πιστοποίησης έχουν δικαίωμα πρόσβασης σε όλα τα αρχεία ποιότητας. Πελάτες και προμηθευτές έχουν πρόσβαση σε αρχεία μόνον εάν αυτό έχει ήδη συμφωνηθεί είτε κατά την σύμβαση είτε κατά την τοποθέτηση της παραγγελίας. Η καταστροφή των Αρχείων για τα οποία έχει παρέλθει η καθορισμένη διάρκεια τήρησής τους γίνεται με ευθύνη και παρουσία του Υπεύθυνου Ποιότητας. 4.2.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ Όλοι οι εργαζόμενοι είναι υπεύθυνοι και για τη συνεχή συμπλήρωση και σωστή τήρηση των αρχείων αρμοδιότητάς τους. 4.2.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ 1Τίτλος Κωδικός 1Κατάλογος Αρχείων 4.2.Ε1 I Τίτλος I Αρμόδιος Διάρκ. Τήρησης Αρχείο Ελέγχου Εγγράφων Υπ. Ποιότητας Αόριστη

4.3 ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΑΠΟ ΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ 4.3.1 ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η περιγραφή του μηχανισμού Ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) της εταιρίας από την Διοίκηση, με στόχο τον έλεγχο της καταλληλότητας και της αποτελεσματικής λειτουργίας του. Ο μηχανισμός Ανασκόπησης του ΣΔΠ από την Διοίκηση αποτελεί τον κύριο μοχλό για την διαρκή βελτίωση της αποτελεσματικότητας του Συστήματος. Η παρούσα διαδικασία τεκμηριώνει την παράγραφο 5.6.1-5.6.2-5.6.3 και 8.5.1 του προτύπου. 4.3.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Ανασκόπηση από την Διοίκηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας της επιχείρησης λαμβάνει χώρα κατ ελάχιστο μία φορά το χρόνο με εισήγηση του Υπεύθυνου Ποιότητας. Έκτακτες συσκέψεις με αντικείμενο συγκεκριμένα θέματα μπορούν να πραγματοποιηθούν όποτε άλλοτε κριθεί απαραίτητο. Στην σύσκεψη Ανασκόπησης ΣΔΠ εκτός από την Διοίκηση της εταιρίας και τον Υπεύθυνο Ποιότητας κατά περίπτωση συμμετέχουν εργαζόμενοι όλων των τμημάτων της εταιρίας. Στις προγραμματισμένες συσκέψεις Ανασκόπησης Διοίκησης συζητούνται θέματα που καλύπτουν όλες τις πλευρές του εφαρμοζόμενου ΣΔΠ και παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την αποδοτικότητα του και τις ευκαιρίες για βελτίωση που παρουσιάζονται. Οι βασικές ενότητες που καλύπτονται είναι οι εξής: Καταλληλότητα της Πολιτικής Ποιότητας της εταιρίας Στόχοι ποιότητας και προγραμματισμός για την υλοποίησή τους. Ανάλυση των δεδομένων που προκύπτουν από την παρακολούθηση και μετρήσεις αναφορικά με: την ικανοποίηση

πελατών, τις εσωτερικές επιθεωρήσεις ΣΔΠ, την επίδοση των διεργασιών, την συμμόρφωση των προϊόντων και την απόδοση των προμηθευτών. Κατάσταση Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών. Ανθρώπινο Δυναμικό (εντοπισμός αναγκών και προγραμματισμός για την κάλυψη). Άλλα θέματα όπως καταλληλότητα ΣΔΠ, ευκαιρίες/ προτάσεις για βελτίωση, βαθμός υλοποίησης αποφάσεων προηγούμενων ανασκοπήσεων κλπ. Οι συσκέψεις Ανασκόπησης Διοίκησης ολοκληρώνονται με την λήψη αποφάσεων για ενέργειες που θα οδηγήσουν στη βελτίωση του ΣΔΠ και της αποδοτικότητας των βασικών διεργασιών της εταιρίας καθώς και αποφάσεων σχετικά με την παροχή των απαραίτητων πόρων για την υλοποίηση των παραπάνω ενεργειών. Τα θέματα που συζητήθηκαν κατά τις συσκέψεις Ανασκόπησης ΣΔΠ καθώς και οι ενέργειες, υπευθυνότητες, ημερομηνίες υλοποίησης και υπογραφές επικύρωσης των αποφάσεων από τους συμμετέχοντες στις συναντήσεις αυτές καταγράφονται στα πρακτικά της σύσκεψης Ανασκόπησης ΣΔΠ και τηρούνται σαν μέρος των Αρχείων Ποιότητας της εταιρίας. 4.3.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ Ο Υπεύθυνος Ποιότητας έχει την ευθύνη του ετήσιου προγραμματισμού, της προετοιμασίας και σύγκλισης της Σύσκεψης Ανασκόπησης Διοίκησης, της τήρησης των πρακτικών καθώς και του ελέγχου της πορείας υλοποίησης των αποφασιζομένων. 4.3.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ Τίτλος Πρακτικό Ανασκόπησης ΣΔΠ από την Διοίκηση Κωδικός 4.3.Ε1 4.3.5 ΑΡΧΕΙΑ Τίτλος Αρμόδιος Διάρκ. Τήρησης Αρχείο Ανασκόπησης και Βελτίωσης Υπ. Ποιότητας 3 έτη ΣΔΠ

4.4 ΕΥΘΥΝΕΣ & ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ 4.4.1 ΣΚΟΠΟΣ Να περιγράφει την διαδικασία που έχει καθιερωθεί και εφαρμόζεται από την εταιρία για να εξασφαλίζεται ότι οι ευθύνες και αρμοδιότητες των εργαζομένων είναι σαφώς καθορισμένες και γνωστές σε όλους τους εμπλεκόμενους. Η παρούσα διαδικασία τεκμηριώνει την παράγραφο 5.5.1-5.5.2-6.1-6.2.1-6.2.2 του προτύπου. 4.4.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Κάθε θέση εργασίας τεκμηριώνεται στο έντυπο Περιγραφή Θέσης Εργασίας (4.4.Ε1) ενώ η μεταξύ τους διασύνδεση αποτυπώνεται στο οργανόγραμμα της εταιρίας. Στο έντυπο Περιγραφή Θέσης Εργασίας περιγράφονται τόσο τα απαραίτητα όσο και τα επιθυμητά προσόντα που πρέπει να έχει ο εργαζόμενος ο οποίος θα καλύψει τη συγκεκριμένη θέση. Στη συνέχεια περιγράφονται με σαφήνεια οι ευθύνες και οι αρμοδιότητες που συνεπάγεται η συγκεκριμένη θέση εργασίας. Κάθε εργαζόμενος, με ευθύνη του προϊσταμένου του, γνωρίζει την θέση εργασίας που καλύπτει μέσα στην εταιρία και τις απορρέουσες από την θέση αυτή ευθύνες και αρμοδιότητές του. Οι Περιγραφές Θέσεων Εργασίας εγκρίνονται από την Διοίκηση της εταιρίας η οποία είναι και η μόνη αρμόδια να καθορίζει τις θέσεις εργασίας και τις σχετικές υπευθυνότητες και εξουσιοδοτήσεις. Πλήρες αρχείο με την τελευταία έκδοση των Περιγραφών Θέσεων Εργασίας της Εταιρίας τηρείται από τον Υπεύθυνο Ποιότητας. 4.4.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ Η Διοίκηση της εταιρίας είναι αρμόδια για τον καθορισμό των ευθυνών και αρμοδιοτήτων των διαφόρων θέσεων εργασίας καθώς και για την γνωστοποίηση αυτών μέσα στην εταιρία.

ο Υπεύθυνος Ποιότητας έχει την ευθύνη τήρησης του σχετικού αρχείου. 4.4.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ Τίτλος Περιγραφή Θέσης Εργασίας Κωδικός 4.4.Ε1 4.4.5 ΑΡΧΕΙΑ Τίτλος Αρμόδιος Διάρκ. Τήρησης Αρχείο Περιγραφών Θέσεων Εργασίας Υπεύθυνος Αόριστη Ποιότητας

4.5 ΕΠΙΛΟΓΗ ΚΑΙ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΩΝ 4.5.1 ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η περιγραφή του τρόπου διοίκησης του ανθρώπινου δυναμικού της εταιρίας ΣΑΠΟΥΝΙ με στόχο την αξιοποίηση και την εξέλιξη των ανθρώπων της καθώς και του τρόπου εντοπισμού και κάλυψης των αναγκών του προσωπικού σε θέματα εκπαίδευσης. Η παρούσα διαδικασία τεκμηριώνει την παράγραφο 6.6.2 του προτύπου πεδίο β) και γ). 4.5.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Όλο το απασχολούμενο προσωπικό της εταιρίας είναι ικανό να διεκπεραιώσει τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί με βάση την κατάλληλη μόρφωση, εκπαίδευση, δεξιότητες και εμπειρία. Η Διοίκηση της εταιρίας έχει την ευθύνη του προσδιορισμού σε συνεχή βάση των ικανοτήτων που απαιτούνται στην εταιρία για την σωστή και εύρυθμη λειτουργία της και να φροντίζει για την κάλυψή τους. Αυτό συνίσταται σε συνεχή εκπαίδευση του υπάρχοντος προσωπικού σε νέα θέματα (π.χ. αγορά νέου εξοπλισμού, εισαγωγή νέου software κλπ.) ή/ και συνεργασία με νέους εργαζόμενους. Η Διοίκηση της εταιρίας αναγνωρίζει τις ανάγκες εκπαίδευσης του προσωπικού, μεριμνά για την κάλυψη τους (π.χ. εκπαίδευση πάνω στην εργασία, ομαδικά σεμινάρια εντός ή εκτός της εταιρίας κλπ.) και παρακολουθεί την εξέλιξη των εργαζομένων σε όλα τα τμήματα. Για κάθε εργαζόμενο τηρείται Μητρώο Εργαζομένου (4.5.Ε1) στο οποίο καταγράφονται τα στοιχεία που έχουν σχέση με την μόρφωση και την εμπειρία του πριν προσληφθεί από την καθώς και η θέση (ή θέσεις) που καλύπτει κατά την διάρκεια απασχόλησής του στην εταιρία.

Όλο το νεοπροσλαμβανόμενο ττροσωττικό στην, ανεξάρτητα αττό την ειδικότητά του και την οργανική του θέση στην εταιρία, πριν αναλάβει οποιαδήποτε καθήκοντα, υπόκειται σε μια διαδικασία ενημέρωσης που περιλαμβάνει: την οργάνωση της εταιρίας, την πολιτική και τους στόχους της, γενικές αλλά και ειδικότερες έννοιες πάνω σε θέματα Ποιότητας, θέματα εργασιακής ασφάλειας, εκπαίδευση στην πράξη πάνω στο συγκεκριμένο αντικείμενο που πρόκειται να απασχοληθεί. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας καταγράψει στο αντίστοιχο Μητρώο Εργαζομένου κάθε εκπαίδευση που ο εργαζόμενος δέχεται κατά την διάρκεια της απασχόλησής του στην εταιρία- είτε η εκπαίδευση γίνεται από το προσωπικό της εταιρίας στις εγκαταστάσεις της είτε παρέχεται από εξωτερικούς φορείς. Στο Αρχείο Εργαζομένων περιέχονται τα Μητρώα Εργαζομένων καθώς και οτιδήποτε άλλο σχετικό με τους εργαζόμενους που τεκμηριώνει την καταλληλότητα τους για την θέση που καλύπτουν στην εταιρία (π.χ. βιογραφικά, αντίγραφα τπυχίων, πιστοποιητικά εκπαίδευσης από εξωτερικούς φορείς κλπ.). 4.5.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ Η Διοίκηση της εταιρίας είναι υπεύθυνη για την καταλληλότητα και εξέλιξη του ανθρώπινου δυναμικού. Ο Υπεύθυνος Ποιότητας είναι αρμόδιος για την συμπλήρωση και τήρηση του σχετικού αρχείου. 4.5.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ Τίτλος Μητρώο Εργαζομένου Κωδικός Δ-40.Ε1

4.5.5 ΑΡΧΕΙΑ Τίτλος Αρμόδιος Διάρκ. Τήρησης Αρχείο Εργαζομένων Υπεύθυνος Ποιότητας Αόριστη

4.6 ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ 4.6.1 ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι ο καθορισμός του τρόπου με τον οποίο ελέγχεται και συντηρείται ο παραγωγικός εξοπλισμός της εταιρίας. Η παρούσα διαδικασία τεκμηριώνει τις παραγράφους 6.3, 6.4, 7.5.1, 7.5.2. 4.6.2 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ Η χρήση κατάλληλου και σύγχρονου παραγωγικού εξοπλισμού, ο οποίος ελέγχεται και συντηρείται τακτικά, είναι απαραίτητη προϋπόθεση για την εύρυθμη λειτουργία του εργοστασίου. Όλος ο εξοπλισμός, που είτε ανήκει είτε χρησιμοποιείται από την εταιρία περιλαμβάνεται στο Αρχείο Εξοπλισμού της, και χαρακτηρίζεται με ένα Κωδικό Αριθμό. Νέος εξοπλισμός πριν τεθεί σε λειτουργία χαρακτηρίζεται με τον Κωδικό Αριθμό του και συμπληρώνεται το Μητρώο Εξοπλισμού και Συντήρησής του (4.6.Ε1). Μεταξύ των στοιχείων που καταγράφονται στο Μητρώο Εξοπλισμού και Συντήρησης για κάθε μηχάνημα είναι κατά περίτττωση τα ακόλουθα: 1. Ονομασία & Περιγραφή 2. Κωδικός Αριθμός 3. Serial Number 4. Κατασκευαστής 5. Μοντέλο 6. Τύπος 7. Έτος Κατασκευής 8. Έτος Κτήσης > Οι οδηγίες τακτικής συντήρησης που αφορούν στο συγκεκριμένο εξοπλισμό καταγράφονται στο ειδική ΤάήΜα του Μητρώου του. Ο Υπεύθυνος Συντήρησης με βάση τις οδηγίες συντήρησης των κατασκευαστών του εξοπλισμού, εντάσσει τον νέο-

παραλαμβανόμενο εξοπλισμό στο Πρόγραμμα Συντήρησης του Εξοπλισμού της Εταιρίας. Στο Μητρώο Συντήρησης καταγράφονται όλες οι εργασίες που γίνονται στο συγκεκριμένο εξοπλισμό είτε από τον Υπεύθυνο Συντήρησης της εταιρίας είτε από εξωτερικό συνεργάτη, οι επισκευές, τα ανταλλακτικά που τοποθετήθηκαν κλπ.. Στην περίπτωση που υπάρχει έκθεση συντήρησης / επισκευής του εξωτερικού συνεργάτη, αυτή αρχειοθετείται μαζί με το Μητρώο Συντήρησης του αντίστοιχου εξοπλισμού. Οι εργασίες ελέγχου ρουτίνας που διενεργούνται, δεν καταγράφονται στο Μητρώο Συντήρησης του Εξοπλισμού παρά μόνον σε περίπτωση που παρουσιαστεί κάτι εκτός των αναμενόμενων. 4.6.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ Ο Υπεύθυνος Παραγωγής έχει την ευθύνη της οργάνωσης και επίβλεψης του Προγράμματος Συντήρησης του εξοπλισμού του εργοστασίου. 4.6.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ Τίτλος Μητρώο Εξοπλισμού και Συντήρησης Κωδικός 4.6.Ε1 4.6.5 ΑΡΧΕΙΑ Τίτλος Αρμόδιος Διάρκ. Τήρησης Αρχείο Εξοπλισμού Υπεύθυνος 3 έτη Παραγωγής Παραγωγής

5. ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ 5.1 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΚΑΙ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΠΑΡΑΓΓΕΛΙΩΝ 5.1.1 ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ Να καθορίσει τον τρόπο με τον οποίο η εταιρία λαμβάνει, επεξεργάζεται και διαχειρίζεται τις παραγγελίες των πελατών της σχετικά με τα προσφερόμενα προϊόντα και υπηρεσίες ούτως ώστε να διασφαλίζεται ότι τα αιτήματα αυτά προσδιορίζονται με σαφήνεια και πληρότητα και ότι η εταιρία έχει την δυνατότητα να ανταποκριθεί αποτελεσματικά στην ικανοποίησή τους. Αυτή η διαδικασία τεκμηριώνει τη παράγραφο 5.2 του προτύπου περί εστίασης στον πελάτη και το περιεχόμενο της παραγράφου 7.2 (7.2.1-7.2.2 και 7.2.3) σχετικά με τον προσδιορισμό των απαιτήσεων και ανασκόπηση αυτών που σχετίζονται με το προϊόν. 5.1.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ Οι παραγγελίες φθάνουν στην εταιρία είτε με πρωτοβουλία του ίδιου του πελάτη (τηλεφωνικά ή με φαξ) είτε με παραγγελιοληψία από τον αρμόδιο συνεργάτη του Εμπορικού Τμήματος είτε με περιοδεύοντες πωλητές. Οι τηλεφωνικές παραγγελίες πώλησης καταγράφονται στο Δελτίο Παραγγελίας (5.1.Ε1). Στο έντυπο αυτό αναγράφονται τα στοιχεία του πελάτη, η ονομασία και η ποσότητα των παραγγελθέντων προϊόντων, η ημερομηνία και ο τρόπος παράδοσης καθώς και τυχόν παρατηρήσεις που πρέπει να ληφθούν υπ όψιν κατά την εκτέλεση της συγκεκριμένης παραγγελίας. Στις περιπτώσεις διακηρύξεων διαγωνισμών, η Διοίκηση της εταιρίας μεριμνά για την σύνταξη και υποβολή ολοκληρωμένης προσφοράς που να καλύπτει τις προδιαγραφές και τις όποιες ειδικές απαιτήσεις του πελάτη. i Εάν υπάρχει απόθεμα στο προϊόν που ζητά ο πελάτης η παραγγελία προωθείται στον Υπεύθυνο Αποθήκης για την διεκπεραίωσή της. Στην αντίθετη περίπτωση (προϊόν που δεν υπάρχει σε απόθεμα), η

παραγγελία προωθείται στον Υπεύθυνο Παραγωγής για προγραμματισμό της παραγωγής, ανάλογα και με τις συμφωνημένες ημερομηνίες παράδοσης. Μετά την εκτέλεση της παραγγελίας, το Δελτίο Παραγγελίας επιστρέφει στο Λογιστήριο για τιμολόγηση του πελάτη. Τηρείται πλήρες αρχείο με τα έντυπα των Παραγγελιών Πωλήσεων και τα Δελτία Φόρτωσης στο Λογιστήριο. Σε περίπτωση αδυναμίας εκτέλεσης της παραγγελίας ή καθυστέρησης στην παράδοση για οποιοδήποτε λόγο, ο Πελάτης ενημερώνεται έγκαιρα και, αν κριθεί απαραίτητο, εγγράφως. 5.1.3 ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ Η Διοίκηση της εταιρίας έχει την ευθύνη του ελέγχου και της εγκρίσεως των παραγγελιών. Η Γραμματεία έχει την ευθύνη της συλλογής των παραγγελιών και την προώθησή τους προς διεκπεραίωση. 5.1.4 ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ & ΕΝΤΥΠΑ Τίτλος Δελτίο Παραγγελίας Κωδικός 5.1.Ε1 5.1.5 ΑΡΧΕΙΑ Τίτλος Αρχείο Ανεκτέλεστων Παραγγελιών Αρχείο Εκτελεσμένων Παραγγελιών Αρμόδιος Υπεύθυνος Παραγωγής Λογιστήριο Διάρκ. Τήρησης 2 έτη Αρχείο Προσφορών Διοίκηση 3 έτη

5.2 ΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ ΚΑΙ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ 5.2.1 ΣΚΟΠΟΣ Σκοπός της παρούσας είναι να καθορίσει: (α) την διαδικασία αναζήτησης και αξιολόγησης νέων προμηθευτών προϊόντων και υπηρεσιών που επηρεάζουν τόσο την λειτουργία της εταιρίας όσο και την ποιότητα των παρεχόμενων προϊόντων και υπηρεσιών της και (β) τον τρόπο με τον οποίο παρακολουθείται και αξιολογείται η απόδοση των προμηθευτών. Αυτή η διαδικασία τεκμηριώνει την παράγραφο 7.4 του προτύπου και συγκεκριμένα το περιεχόμενο στις ενότητες 7.4.1 και 7.4.2 σχετικά με την διεργασία και τις πληροφορίες των αγορών. 5.2.2 ΤΡΟΠΟΣ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ 5.2.2.1 Αξιολόγηση Προμηθευτών Η συνεχής αναζήτηση νέων, αξιόπιστων προμηθευτών αποτελεί βασική προϋπόθεση για την υλοποίηση των στόχων της εταιρίας και είναι κύρια αρμοδιότητα της Διοίκησης. Η εταιρία έχει δημιουργήσει ένα Μητρώο Εγκεκριμένων Προμηθευτών (Μ.Ε.Π.) και των εμπορευμάτων/ υλικών και υπηρεσιών που μπορούν να προμηθεύσουν, στο οποίο περιλαμβάνονται εκείνοι οι προμηθευτές που έχουν την δυνατότητα να προσφέρουν προϊόντα και υπηρεσίες που ικανοποιούν τις απαιτήσεις της εταιρίας. Για την αξιολόγηση νέων προμηθευτών και την εισαγωγή τους στο Μητρώο Εγκεκριμένων Προμηθευτών λαμβάνονται υπ όψιν κατά περίπτωση τα εξής κριτήρια: Η ποιότητα του προμηθευόμενου προϊόντος και η καταλληλότητα για την προοριζόμενη χρήση Η ύπαρξη πιστοποιημένου Συστήματος Ποιότητας, πιστοποιητικού συμμόρφωσης προϊόντων (αν απαιτείται) ή άλλων σχετικών πιστοποιητικών

. Η φήμη του ττρομηθευτή / αξιοπιστία του Οίκου που αντιπροσωπεύει. Η εμπειρία καλής και μακροχρόνιας συνεργασίας Η ταχύτητα εξυπηρέτησης και ο τρόπος παραγγελίαςπαράδοσης. Η ύπαρξη μόνιμου αποθέματος (stock) όπου απαιτείται Η τιμή του προϊόντος και ο τρόπος πληρωμής. Σε κάθε υπό έγκριση προμηθευτή εμπορευμάτων/ υλικών αποστέλλεται και ένα Ερωτηματολόγιο Αξιολόγησης (5.2.Ε3 με Ελληνικό κείμενο και 5.2.Ε4 με Αγγλικό κείμενο) και του ζητείται να το συμπληρώσει και να το επιστρέφει στην εταιρία μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα. Λόγω της ιδιαιτερότητας της παραγωγής, για την προμήθεια νέου υλικού πάντα λαμβάνεται δείγμα και τοποθετείται παραγγελία για δοκιμαστική παραγωγή. Για την έγκριση και προσθήκη ενός νέου προμηθευτή στο Μητρώο Εγκεκριμένων Προμηθευτών προηγείται, εάν αυτό κριθεί απαραίτητο, επιτόπια αξιολόγηση στις εγκαταστάσεις του Προμηθευτή από στελέχη της εταιρίας. Η αξιολόγηση γίνεται κατόπιν συνεννόησης και επιτρέπει να σχηματιστεί μια ολοκληρωμένη εικόνα για τον Προμηθευτή σχετικά με:. τις τεχνικές του δυνατότητες,. το σύστημα ποιότητας που έχει αναπτύξει και εφαρμόζει,. την οικονομική του κατάσταση, την προηγούμενη εμπειρία του σε σχέση με τα υπό προμήθεια προϊόντα ή υπηρεσίες. Τα ευρήματα της επιτόπιας αξιολόγησης λαμβάνονται υπ όψιν μαζί με τις υπόλοιπες πληροφορίες στην επιλογή και έγκριση του Προμηθευτή. Την τελική απόφαση για έγκριση ή μη έχει η Διοίκηση της εταιρίας. Αν η διαδικασία αξιολόγησης οδηγήσει σε απόφαση για έγκριση του Προμηθευτή συμπληρώνεται η καρτέλα του (5.2.Ε1), επισυνάπτονται ανάλογα όλες οι πληροφορίες που συλλέγονται καθ όλη τη διάρκεια της αξιολόγησής του και όλα μαζί αρχειοθετούνται στο Μητρώο Εγκεκριμένων Προμηθευτών της εταιρίας. Σε περίπτωση απόρριψης όλες οι πληροφορίες φυλάσσονται για μελλοντική χρήση και καταχωρούνται στο Αρχείο Υποψήφιων

Προμηθευτών ή Απορριφθέντων Προμηθευτών ανάλογα με τους λόγους για τους οποίους απορρίφθηκε η πρόταση για την εισαγωγή του συγκεκριμένου προμηθευτή στο Μητρώο Εγκεκριμένων Προμηθευτών. 5.2.2.2 Ανασκόπηση Απόδοσης Προμηθευτών Η συνεργασία με τους προμηθευτές ανασκοπείται σε συνεχή βάση. Τα πιθανά αρνητικά αποτελέσματα του ελέγχου των εμπορευόμενων προϊόντων και εισερχομένων υλικών καθώς και γενικότερα προβλήματα συνεργασίας με τους προμηθευτές θεωρούνται μησυμμορφώσεις και ως τέτοιες αντιμετωπίζονται σύμφωνα με την σχετική διαδικασία «Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών» (6.1). Όλες οι μη-συμμορφώσεις καθώς και κάθε παρατήρηση σχετικά με την συνεργασία καταγράφονται άμεσα στο έντυπο Ιστορικό του συγκεκριμένου Προμηθευτή (5.2.Ε2). i Όλα τα προβλήματα συζητούνται με τον προμηθευτή ως επείγοντα. Αν η απόκριση θεωρηθεί ως μη αποδεκτή για οποιοδήποτε λόγο, η Διοίκηση της εταιρίας αποφασίζει την διαγραφή του Προμηθευτή από το Μητρώο Εγκεκριμένων Προμηθευτών. ' Όλες οι μη-συμμορφώσεις εξετάζονται και σε σχέση με την προηγούμενη απόδοση του συγκεκριμένου Προμηθευτή για το δεδομένο προϊόν ή υπηρεσία. Κατά την καταγραφή της μησυμμόρφωσης στο Ιστορικό του Προμηθευτή, ανασκοπείται συνολικά το παρελθόν του προμηθευτή και τα αποτελέσματα της ανασκόπησης καταγράφονται στο ίδιο έντυπο. Αν η μησυμμόρφωση είναι πολύ σημαντική ή επαναλαμβανόμενη, ο προμηθευτής είναι δυνατόν να απομακρυνθεί από το Μητρώο Εγκεκριμένων Προμηθευτών. Οι προμηθευτές που διαγράφονται μεταφέρονται στο Αρχείο Απορριφθέντων Προμηθευτών. Για την επανα-εισαγωγή τους πρέπει να επαναξιολογηθούν σύμφωνα με τα παραπάνω, δίνοντας έμφαση στις διορθωτικές και προληπτικές διαδικασίες που έχει λάβει ο συγκεκριμένος προμηθευτής και σχετίζονται με τις προηγούμενες μη-συμμορφώσεις.