Το νέο πρότυπο για τη διαχειριστική επάρκεια ΣΕΠ ΕΛΟΤ 1429 Γρηγόρης Γρηγορόπουλος Καθηγητής ΕΜΠ
Η παρουσίαση θα αναφερθεί στα εξής: Η ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΟΥ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΣΤΟΧΟΙ & ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΙΑ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΠΡΟΣ ΟΚΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΟΙΚΗΣΗΣ ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟ ΟΣ Ηµερίδα ΤΕΕ ΥΠΟΙΟ 2
Η ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΟΥ ΠΡΟΤΥΠΟΥ Ανάθεση του ΥΠΟΙΟ στον ΕΛΟΤ τον Αύγ. 07 για την ανάπτυξη Ελληνικών Προτύπων ιαχείρισης Έργων µέχρι το τέλος του 2008. Τα πρότυπα & οι προδιαγραφές θα εφαρµοστούν από τους δυνητικούς δικαιούχους του ΕΣΠΑ (2007-13) µε σκοπό την επαρκή, ορθή, αποτελεσµατική και αποδοτική διοίκηση & διαχείριση των έργων που υλοποιούν. Εκπαίδευση επιθεωρητών - αξιολογητών. ΥΠΟΙΟ 3
ΣΤΟΧΟΙ & ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΙΑ Βέλτιστη αξιοποίηση πόρων Αύξηση Αποτελεσµατικότητας & Αποδοτικότητας Επικοινωνία µέσω αντικειµενικών δεδοµένων Τήρηση νοµοθεσίας Υποβοήθηση Έργου Ελεγκτικών Αρχών Εµπέδωση κλίµατος εµπιστοσύνης για διαχειριστική ικανότητα φορέων Επιτελική Παρακολούθηση 4
ΜΕΘΟ ΟΛΟΓΙΑ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ Σύσταση Τεχνικής Επιτροπής (Τ.Ε.) Αντιπροσωπευτική Εκπροσώπηση των φορέων της ηµόσιας ιοίκησης & Τοπικής Αυτοδιοίκησης Σύσταση Ειδικών Οµάδων Έργου από Εµπειρογνώµονες ηµόσια κρίση σχεδίων προτύπων Σύνθεση Απόψεων Αιτιολογηµένη αποδοχή / Ενσωµάτωση ή Απόρριψη ηµοσίευση στις ιστοσελίδες του ΕΛΟΤ & του ΥΠΟΙΟ ιαφανής & Αξιοκρατική διαδικασία 5
Πρότυπα ΕΛΟΤ για τη ηµόσια ιοίκηση Πεδίο Εφαρµογής: Έργα του ΕΣΠΑ 2007-13 ΕΛΟΤ 1429: : Κριτήρια αξιολόγησης διαχειριστικής επάρκειας οργανισµών υλοποίησης έργων (και συγχρηµατοδοτούµενων) ΕΛΟΤ 1430: : Οδηγός κοινωνικής ευθύνης οργανισµών- Απολογιστικές εκθέσεις ΕΛΟΤ 1431-1: : Οδηγός εφαρµογής για οργανισµούς υλοποίησης τεχνικών έργων ΕΛΟΤ 1431-2: : Οδηγός εφαρµογής για οργανισµούς υλοποίησης δηµόσιων συµβάσεων προµηθειών και υπηρεσιών. ΕΛΟΤ 1431-3: : Οδηγός εφαρµογής για οργανισµούς υλοποίησης δράσεων µε ίδια µέσα (αυτεπιστασία). ΕΛΟΤ 1432: : Επιβεβαίωση διαχειριστικής επάρκειας οργανισµών Απαιτήσεις για διεργασίες αξιολόγησης και αξιολογητές. 6
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 1: Σύστηµα ιαχειριστικής Επάρκειας Οργανισµών (Σ ΕΠ) ιοίκηση, συντονισµένες δραστηριότητες για τη διεύθυνση και έλεγχο του οργανισµού Σύστηµα διαχείρισης, σύστηµα καθιέρωσης και επίτευξης στόχων Στόχος Σ ΕΠ: διασφάλιση και βελτίωση/αναβάθµιση ικανότητας υλοποίησης έργων σύµφωνα µε το κοινοτικό και εθνικό δίκαιο, µε αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα για Έργα εξυπηρέτησης δηµοσίου συµφέροντος/δηµοσίου χαρακτήρα, και ειδικότερα Συγχρηµατοδοτούµενα ΕΣΠΑ της προγραµµατικής περιόδου 2007-20132013 7
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 2: Απαιτήσεις Εφαρµόσιµες και επαληθεύσιµες απαιτήσεις ώστε να επιτρέπουν την αντικειµενική αξιολόγηση, την επιβεβαίωση και τη διαβάθµιση της διαχειριστικής επάρκειας των οργανισµών Ελάχιστες (θεµελιώδεις) απαιτήσεις, ισχύουσες σε όλες τις περιπτώσεις οργανισµών και έργων για τη διασφάλιση του ελέγχου των διεργασιών τους ώστε να επιτυγχάνονται οι στόχοι των έργων που αναλαµβάνουν. Προαιρετικές απαιτήσεις Εξειδίκευση απαιτήσεων και καθοδήγηση για τη διαβάθµιση της διαχειριστικής επάρκειας των οργανισµών στους οδηγούς 1431 Απαιτήσεις για τις διεργασίες αξιολόγησης / επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειας των οργανισµών και για τους αξιολογητές στο ΕΛΟΤ 1432 8
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 3: ιαχείριση διεργασιών / λειτουργιών Σ ΕΠ Έλεγχος δικτύου διεργασιών µε σχέσεις και αλληλεπιδράσεις ώστε να αξιοποιούνται οι πόροι (ανθρώπινο δυναµικό, πληροφορίες, υλικά, εξοπλισµοί και µέσα) για την επίτευξη των στόχων Καθορισµός στόχων και µεθόδων παρακολούθησης των διεργασιών Εξασφάλιση της διαθεσιµότητας των πόρων και πληροφοριών για την υποστήριξη, τη λειτουργία και την παρακολούθησή τους Παρακολούθηση της λειτουργίας Μετρήσεις και ανάλυση αποτελεσµάτων λειτουργίας, και Συνεχής βελτίωση σύµφωνα µε τον κύκλο PDCA (σχεδιάζω εκτελώ ελέγχω βελτιώνω) 9
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 4: Σχεδιασµός διεργασιών / λειτουργιών Προληπτικές ενέργειες για αποφυγή αστοχιών µε µέτρο τη διακινδύνευση (πιθανότητα εµφάνισης αρνητικού γεγονότος και σοβαρότητα συνεπειών) Πλαίσιο και αναγνώριση απαιτήσεων. Κοινοτικό και εθνικό δίκαιο, διατάξεις (κανονιστικές ή τυποποιητικές) προδιαγραφές και ειδικότεροι στόχοι φορέα/οργανισµού Οργανωτική δοµή (ευθύνες και αρµοδιότητες και εξασφάλιση πόρων) Επικύρωση, θέση σε εφαρµογή Ευθύνη σχεδιασµού και ανασχεδιασµού σε επίπεδο διοίκησης και προσωπικού µε κατάλληλα προσόντα 10
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 5: Λειτουργία και παρακολούθηση Έλεγχος της λειτουργίας µε επαρκή συχνότητα που θα εξασφαλίζει την πρόληψη, τον εντοπισµό και την επίλυση των προβληµάτων Παρακολούθηση και Μέτρηση ιαχείριση πόρων. Αποδοτικότητα Καταγραφές εφαρµογής Αποκλίσεις και χειρισµός µη συµµορφώσεων, αξιοποίησή τους ως ευκαιριών βελτίωσης Εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία για έγκαιρη ενηµέρωση για αλλαγές απαιτήσεων και συνθηκών που επιβάλλουν ανασχεδιασµό 11
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 6: Εποπτικές διεργασίες Μετρήσεις ικανοποίησης ωφελουµένων και άλλων ενδιαφεροµένων µερών Εσωτερικές επιθεωρήσεις Εξωτερικοί έλεγχοι Ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσµάτων εφαρµογής µε βάση τις απαιτήσεις / στόχους, την αντίληψη των ωφελουµένων, τις ορθές πρακτικές και τη βέλτιστη αξιοποίηση των διατιθέµενων πόρων Εκθέσεις και αναφορές για λήψη αποφάσεων από διοίκηση, επίλυση από εξωτερικά µέρη ιορθωτικές και προληπτικές ενέργειες 12
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 7: Κύριες διεργασίες ή λειτουργίες Σ ΕΠ ιεργασίες έναρξης (7.1): Καταγραφή αναγκών Προετοιµασία και ωρίµανση ιεργασίες σχεδιασµού (7.2): Αντικείµενο, οργάνωση έργου, πρόγραµµα ελέγχων, χρονοδιάγραµµα, διαχείριση κινδύνων, δείκτες παρακολούθησης, οικονοµική διαχείριση, σχέδιο επικοινωνίας και διαχείρισης αλλαγών Εκτέλεση και παρακολούθησή της (7.4): έλεγχοι ποιότητας εκτέλεσης και πιστοποίηση φυσικού αντικειµένου, παραλαβή, επικοινωνία, αναφορές και έλεγχος αλλαγών. Οικονοµικό αντικείµενο, Παρακολούθηση προϋπολογισµού και πληρωµών Κλείσιµο έργου (7.5) ιαγωνισµοί ανάδοχος και εκτέλεση µε ίδια µέσα 13
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 8: ιοίκηση και οργάνωση έσµευση της ιοίκησης. Περιβάλλον εργασίας, πόροι, ανάθεση, παρακολούθηση χρονοδιαγραµµάτων, επανεξέταση και αποφάσεις βελτίωσης Οργάνωση. οµή, υπεύθυνος και οµάδα έργου, ενηµέρωση για απαιτήσεις. Εσωτερική και εξωτερική επικοινωνία Ετήσια ανασκόπηση και προγραµµατισµός έργων 14
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 9: Ανθρώπινο δυναµικό και υλικοτεχνική υποδοµή Ανθρώπινο δυναµικό και περιβάλλον εργασίας. Προσωπικό που επηρεάζει την αποτελεσµατικότητα και αποδοτικότητα των διεργασιών του Σ ΕΠ Υποδοµές, εξοπλισµός και µέσα Απαιτούµενη υποστήριξη έργων Υποδοµή Τεχνολογίας Πληροφορίας και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) 15
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 10: Ανάλυση και αξιολόγηση αποτελεσµάτων-απολογισµός Αξιολόγηση αποτελεσµάτων εφαρµογής π.χ. παρακολούθησης Εσωτερικές επιθεωρήσεις Εξωτερικοί έλεγχοι ιαχείριση παραπόνων Βαθµός ικανοποίησης στόχων, κάλυψης αναγκών, αποκλίσεις από σχεδιασµό, παράπονα και αποδοτικότητα ανά έργο 16
ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ 11: Καινοτοµία και Προστιθέµενη αξία Πρωτογενές πρότυπο διαχείρισης Εξέλιξη στα πρότυπα συστήµατα διαχείρισης βασισµένη στην 15ετή εµπειρία εφαρµογής τους στην Ελλάδα Προληπτικότητα µε βάση τη διακινδύνευση Προστιθέµενη αξία για τον κύριο χρήστη του προτύπου συστήµατος διαχείρισης για ανταγωνιστικότητα και βιωσιµότητα λοιπών λειτουργιών π.χ. συµβουλευτικών, επιβεβαιωτικών Επικοινωνία και αξιοποίηση της δυναµικής. Επιλογή και όχι επιβολή. 17
ΕΡΓΑΛΕΙΑ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Αντικειµενική & Αποτελεσµατική ιαχείριση Συστηµική Προσέγγιση Αντικειµενικοί είκτες Απόδοσης - Επίδοσης Σύγχρονα εργαλεία παρακολούθησης Σαφείς προδιαγραφές παραδοτέων ιαρκείς Έλεγχοι ποιότητας παραδοτέων Σύγκριση Αποτελεσµάτων Επιδόσεων ηµιουργία βάσεων δεδοµένων - ιασύνδεση µε Κεντρικές Υπηρεσίες & Αναθέτουσες ιαχειριστικές Αρχές Απολογιστικές εκθέσεις στις ιστοσελίδες ενδιαφεροµένων. Επικοινωνία µε αντικειµενικά δεδοµένα. 18
ΠΡΟΣ ΟΚΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ (1) Χρηστή ιοίκηση Βέλτιστη αξιοποίηση πόρων Εκτέλεση Ποιοτικών Έργων εντός προϋπολογισµού & εντός χρονοδιαγράµµατος ηµιουργία στελεχιακού δυναµικού υψηλών επαγγελµατικών προσόντων Βελτίωση Επικοινωνίας (εξωτερικής & εσωτερικής) αποτελεσµατική συνεργασία Αρχών ιαχειριστών Προµηθευτών 19
ΠΡΟΣ ΟΚΟΜΕΝΑ ΟΦΕΛΗ (2) Καθιέρωση Αρχών ιοίκησης µε στόχους και ποιότητα Εµπέδωση Αρχών προάσπισης δηµοσίου συµφέροντος Έγκαιρος εντοπισµός και αντιµετώπιση αιτίων αστοχίας Αξιοποίηση προβληµάτων ως ευκαιριών βελτίωσης Ανάκτηση της Εµπιστοσύνης των πολιτών για ορθολογική ιαχείριση Κοινοτικών & Εθνικών Κονδυλίων Βελτίωση εσωτερικών λειτουργιών των Οργανισµών Επαναξιολόγηση και ιαρκής Βελτίωση 20
ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟ ΟΣ (1) Μέχρι την έναρξη εφαρµογής του Ελληνικού Προτύπου Επάρκειας στη ιαχείριση Έργων, η επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας των δικαιούχων θα παρέχεται από: την οικεία ιαχειριστική Αρχή την Ενδιάµεση ιαχειριστική Αρχή, ή τον Ενδιάµεσο Φορέα ιαχείρισης, που ασκούν καθήκοντα διαχείρισης. Πρέπει να καλύπτονται οι ακόλουθες απαιτήσεις: 1. Να είναι συµβατό το κανονιστικό πλαίσιο λειτουργίας των δικαιούχων µε το Κοινοτικό δίκαιο. 21
ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟ ΟΣ (2) 2. Να έχουν καθορισθεί στην Οργανωτική οµή οι αρµόδιες υπηρεσίες / όργανα καθώς και οι υπεύθυνοι για: A. τον προγραµµατισµό και την ωρίµανση των έργων, B. τη διενέργεια των διαγωνισµών και την ανάθεση των συµβάσεων για τις περιπτώσεις δηµόσιων συµβάσεων (ή την επιλογή των ωφελουµένων στις λοιπές περιπτώσεις), C.την παρακολούθηση και διαχείριση του έργου, την πιστοποίηση του φυσικού αντικειµένου, και D. την οικονοµική διαχείριση του έργου. 22
ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟ ΟΣ (3) 3. Να υπάρχει εγχειρίδιο διαδικασιών (µπορεί να αποδειχθεί και µε την ύπαρξη πιστοποίησης του φορέα κατά ISO 9001, αρκεί να είναι σε ισχύ και να καλύπτονται οι απαραίτητες διαδικασίες) για: A. Προγραµµατισµό και ωρίµανση έργων B. ιενέργεια των διαγωνισµών, ανάθεση συµβάσεων και επιλογή ωφελουµένων C.Παρακολούθηση, διαχείριση έργου και πιστοποίηση φυσικού αντικειµένου D. Οικονοµική διαχείριση έργου. 23
ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟ ΟΣ (4) 4. Υλικοτεχνική υποδοµή. Οι δικαιούχοι θα πρέπει να διαθέτουν: A. Μηχανογραφηµένη οικονοµική διαχείριση - τήρηση λογιστικού σχεδίου, B. Ηλεκτρονική διασύνδεση τεχνικής υπηρεσίας µονάδας διαγωνισµών µε βάσεις πληροφοριών, C.Ενηµερωµένη βιβλιοθήκη (ή ηλεκτρονική βιβλιοθήκη) µε το θεσµικό πλαίσιο, πρότυπα τεύχη προκηρύξεων, οδηγούς εφαρµογής κ.α. D. Ηλεκτρονική παρακολούθηση έργων, και E. Τεχνική υποστήριξη της υποδοµής και εξασφάλιση χώρων / τρόπων ασφαλούς τήρησης φύλαξης αρχείων. 24