Pylon Entry Επαφές Στη διαδικασία αυτή περιγράφεται η Δημιουργία- Μεταβολή-Διαγραφή Αναζήτηση Επαφών
Περιεχόμενα Δημιουργία Νέας Επαφής... 3 Καρτέλα Βασικά Στοιχεία... 6 Καρτέλα Στοιχεία Επαφής... 7 Καρτέλα Προσωπικά Στοιχεία... 7 Καρτέλα Σχέσεις... 9 Καρτέλα Πεδία Χρήστη... 10 Καρτέλα Λοιπές Πληροφορίες... 10 Μεταβολή Επαφής... 11 Αναζήτηση Επαφής... 13 Διαγραφή Επαφής... 14 Επαφές [2]
Δημιουργία Νέας Επαφής Οι επαφές είναι όλα τα πρόσωπα ή οι εταιρίες με τα οποία σχετίζεται η εταιρία μας και έχει οποιουδήποτε είδους συνεργασία. Οι επαφές συμμετέχουν σε ενέργειες ραντεβού και επικοινωνίας του CRM. Μια επαφή μπορεί να είναι: Πελάτης Προμηθευτής Χρεώστης Πιστωτής Πόρος-Χρήστης της εφαρμογής Πωλητής - Εισπράκτορας Αντιπρόσωπος Απλή Επαφή Στην εφαρμογή Pylon, όταν δημιουργείται ένας νέος πελάτης, προμηθευτής, χρεώστης, πιστωτής, πωλητής, εισπράκτορας ή αντιπρόσωπος, αυτόματα δημιουργείται και μια επαφή. Δηλαδή αν έχει καταχωρηθεί, για παράδειγμα, ένας πελάτης τότε θα υπάρχει και η αντίστοιχη επαφή. Για τις περιπτώσεις των απλών επαφών που δεν έχουν κάποια ιδιότητα από τις παραπάνω υπάρχει δυνατότητα να καταχωρηθεί απευθείας μια επαφή. Για να δημιουργηθεί μια νέα απλή επαφή η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: 1. Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού CRM Επαφές ανοίγει η οθόνη των επαφών. Επαφές [3]
2. Στην επόμενη οθόνη, λίστα των επαφών, υπάρχει η μπάρα εργαλείων που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης, πατώντας την επιλογή Προσθήκη (το σύμβολο +) ανοίγει η φόρμα καταχώρησης της επαφής. Επαφές [4]
1. Το πεδίο «Κωδικός» δεν συμπληρώνεται, έρχεται αυτόματα από την βάση. 2. Το όνομα της επαφής ή της επιχείρησης καταχωρείται στο πεδίο με το λεκτικό «Όνομα». Στο πεδίο αυτό υπάρχει μέθοδος αναζήτησης soundex. Η μέθοδος soundex εκτελεί γρήγορη αναζήτηση στα ονόματα κατά την πληκτρολόγηση, είτε γραφούν Ελληνικοί είτε Αγγλικοί χαρακτήρες. Στη λίστα εμφανίζονται επιλογές των ονομάτων που περιλαμβάνουν τους χαρακτήρες που συμπληρώνονται στο πεδίο όνομα έτσι ώστε να γίνεται ένας έλεγχος αν υπάρχει ήδη καταχωρημένη η συγκεκριμένη επαφή. Προσοχή, μην επιλεχθεί κάποιο όνομα από την λίστα καθώς θα έρθουν όλα τα πεδία της παλιάς επαφής και όχι της νέας καταχώρησης που δημιουργείται. 3. Στα πεδία «Όνομα» (δεύτερο πεδίο) και «Επώνυμο» συμπληρώνεται αυτόματα το Όνομα και το Επώνυμο όπως έχει συμπληρωθεί στο πρώτο πεδίο «Όνομα» σπάζοντας ουσιαστικά την επωνυμία. Δηλαδή, αν στο πρώτο πεδίο Όνομα συμπληρωθεί η Επωνυμία «Παπαδοπούλου Ιωάννα», τότε στο δεύτερο πεδίο Όνομα θα συμπληρωθεί το λεκτικό «Ιωάννα» και στο πεδίο Επώνυμο το λεκτικό «Παπαδοπούλου». Ο χρήστης μπορεί να τροποποιήσει αυτά τα πεδία. Επαφές [5]
1. Το πεδίο «Α\Α» έρχεται η αύξουσα αρίθμηση της επαφής στη βάση. 2. Το πεδίο «Είδος» μπορεί να επιλεχθεί η τιμή «Λογαριασμός» όταν πρόκειται για νομικό πρόσωπο (πχ μονοπρόσωπη. Εταιρεία) είτε «Πρόσωπο» όταν πρόκειται και φυσικό πρόσωπο. Όταν μια επαφή έχει δημιουργηθεί αυτόματα εξαιτίας της δημιουργίας ενός πελάτη ή προμηθευτή, τότε η τιμή σε αυτό το πεδίο είναι «Λογαριασμός». 3. Στο πεδίο «Διακριτικός Τίτλος» καταχωρείται τον διακριτικό τίτλο της επαφής (πχ Όνομα Εταιρείας, brand name) Καρτέλα Βασικά Στοιχεία Στη περιοχή «Βασικά Στοιχεία» καταχωρούνται τα χαρακτηριστικά της επαφής. 1. Το πεδίο «Επάγγελμα» μπορεί να επιλεχθεί από μία λίστα επαγγελμάτων. Επίσης, αν ένα επάγγελμα δεν υπάρχει στη λίστα μπορεί να καταχωρηθεί από αυτό εδώ το πεδίο άμεσα, πληκτρολογώντας το μέσα στο πεδίο και πατώντας «Enter», τότε εμφανίζεται μήνυμα «Εισαγωγή Νέας Εγγραφής Όνομα Επαγγέλματος στον Πίνακα;», και πατώντας «Ναι» γίνεται άμεσα η καταχώρηση του νέου επαγγέλματος. 2. Στα πεδία «Οδός», «Αριθμός» «Πόλη», «Χώρα», «Νομός», «Περιφέρεια» συμπληρώνονται τα στοιχεία διεύθυνσης της επαφής είτε χειροκίνητα 3..Στο πεδίο του «Τ.Κ» με την χρήση του εικονιδίου χρησιμοποιείται η δυνατότητα Geodata, συμπληρώνοντας την διεύθυνση ή τον Τ.Κ να γίνεται εύκολα και γρήγορα η αναζήτηση διεύθυνσης και αντίστροφα. Με το εικονίδιο, εμφανίζεται ο αντίστοιχος χάρτης.. 4. Το πεδίο «Ημερομηνία» αφορά την ημερομηνία καταχώρησης της επαφής. 5. Το πεδίο «Αρχικό» αποτελεί πληροφοριακό πεδίο για τον τρόπο που έγινε η εισαγωγή του πελάτη, δηλαδή την πηγή από την οποία προήλθε. Αν ο χρήστης επιθυμεί να προσθέσει νέα επιλογή στη λίστα αυτή μπορεί να συμπληρώσει την επιλογή μέσα στο πεδίο. Έπειτα πατώντας «Enter», εμφανίζεται μήνυμα «Εισαγωγή Νέας Εγγραφής Όνομα Επαγγέλματος στον Πίνακα;», και πατώντας «Ναι» γίνεται άμεσα η καταχώρηση του νέου επαγγέλματος. Επαφές [6]
Καρτέλα Στοιχεία Επαφής Στη περιοχή «Στοιχεία Επαφής» μπορούν να καταχωρηθούν «Τηλέφωνα», «Email», «Fax» και τυχόν «Ιστότοποι» που αφορούν την επαφή. Τέλος, κάτω δεξιά στην καρτέλα του «Είδους» υπάρχει η επιλογή επιλογή Ναι/Όχι είναι πληροφοριακή.. Η Καρτέλα Προσωπικά Στοιχεία Στη καρτέλα «Προσωπικά Στοιχεία» προσωπικά δεδομένα της επαφής. μπορούν να καταχωρηθούν μια σειρά από πιο «Όνομα Πατρός», «Όνομα Μητρός», «Ημ/νία Γεννησης» «Υποκοριστικό», «Τίτλος», «Έγγαμος», «Παιδιά», «Όνομα Συζύγου». Στην περιοχή «Ταυτότητα» όλα τα στοιχεία ταυτότητας. Τον πίνακα «Τύποι Επετείου» με το πρώτο πεδίο «Τύπος επετείου» υποχρεωτικό μπορούν να δημιουργηθούν επέτειοι ονομαστικών εορτών, γάμου, γενεθλίων κ.ο.κ επιλέγοντας είτε το εορτολόγιο είτε δίνοντας σταθερές ημερομηνίες με κάποιο σχόλιο. Για να δημιουργηθούν ή να αφαιρεθούν εγγραφές χρησιμοποιείται η μπάρα κάτω αριστερά. Επαφές [7]
Η πληροφορία σχετικά με τις επετείους παρακολουθούνται από το σχετικό widget «Εορτολόγιο» στην αρχική οθόνη της εφαρμογής. Επαφές [8]
Καρτέλα Σχέσεις Στην καρτέλα «Σχέσεις» δίνεται η δυνατότητα συσχέτισης επαφών με πληροφορία τύπου συσχέτισης. Η προσθήκη μια νέας γραμμής - σχέσης γίνεται με την επιλογή προσθήκης στο κάτω μέρος της οθόνης. Στο πεδίο «Τύπος Σχέσης» υπάρχουν κάποιες επιλογές προς χαρακτηρισμό τους είδους της σχέσης των επαφών, αλλά ο χρήστης μπορεί να δημιουργήσει νέους τύπους συμπληρώνοντας το λεκτικό που θέλει και επιλέγοντας Enter. Αφού δοθεί επιβεβαίωση στο σχετικό μήνυμα που θα εμφανιστεί, προστίθεται η τιμή στη λίστα και μπορεί να επιλεγεί. Στο πεδίο «Συσχετιζόμενη Επαφή» επιλέγεται η επαφή που επιθυμείται να συσχετιστεί. Στο πεδίο «Μορφή Συσχέτισης» επιλέγεται η μορφή σχέσης με συγκεκριμένες επιλογές Ως πρόσωπο επικοινωνίας Ως εταιρία Ως σημείο πώλησης Λοιποί Τα πεδία «Θέση Εργασίας» και «Στοιχεία» είναι πληροφοριακά και μπορεί να δημιουργηθούν λίστες από τον χρήστη για καθένα από αυτά. Στο πεδίο «Κύριος» μπορεί να χαρακτηριστεί η συσχετιζόμενη επαφή ως κύρια για κάθε τύπου σχέσης. Δεν μπορεί για τον ίδιο τύπο σχέσης να υπάρχουν δύο Κύριες συσχετιζόμενες επαφές. Τα πεδία «Ενεργός», και τα δυο ημερολογιακά πεδία «Από» «Έως» που χαρακτηρίζουν την διάρκεια αυτής της σχέσης. Επαφές [9]
Καρτέλα Πεδία Χρήστη Στην καρτέλα «Πεδία Χρήστη» δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να καταχωρήσει μια σειρά από χαρακτηριστικά που αφορούν την επαφή Καρτέλα Λοιπές Πληροφορίες Στην καρτέλα «Λοιπές Πληροφορίες» δίνονται δυο ελεύθερα πεδία για γενικά «Σχόλια» και για κάποιο «Μήνυμα προειδοποίησης» όταν επιλέγεται η παρούσα επαφή σε κάποια ενέργεια π.χ Επικοινωνία ή Ραντεβου. Εφόσον έχει ολοκληρωθεί η καταχώρηση των στοιχείων του πελάτη η εγγραφή αποθηκεύεται με το κουμπί Αποθήκευση», για να κλείσει η φόρμα της καταχώρησης θα πρέπει να επιλεγεί το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο». Επαφές [10]
Μεταβολή Επαφής Για να γίνει μεταβολή στα στοιχεία μίας επαφής η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού Αρχείο Πελάτες ανοίγει η οθόνη των επαφών. Στην επόμενη οθόνη, λίστα των επαφών, υπάρχει η μπάρα εργαλείων που βρίσκεται στο επάνω μέρος της οθόνης, πατώντας την επιλογή Επεξεργασία (το σύμβολο ) ανοίγει η φόρμα μεταβολής της επαφής. Επαφές [11]
Από την παρακάτω φόρμα μπορεί να μεταβληθεί-αλλάξει κάποιο πεδίο και πατώντας «Αποθήκευση» καταχωρείται η αλλαγή, για να κλείσει η φόρμα της μεταβολής θα πρέπει να επιλεγεί το κουμπί «Αποθήκευση και κλείσιμο». Επαφές [12]
Αναζήτηση Επαφής Για να γίνει αναζήτηση μιας επαφής η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού CRM Επαφές ανοίγει η οθόνη των επαφών. Στη φόρμα δίνεται μια πληθώρα φίλτρων τόσο στην «Γρήγορη Αναζήτηση» πατώντας κάποιο στοιχείο που προσδιορίζει τον πελάτη πχ Όνομα και «Enter». Επιπλέον από την αριστερή πλευρά της οθόνης υπάρχει μια πληθώρα «Γρήγορα Φίλτρα». Επιπρόσθετα για να εμφανιστούν περισσότερα φίλτρα θα πρέπει να πατηθεί το κουμπί Φίλτρα στην μπάρα αναζήτησης. Επαφές [13]
Διαγραφή Επαφής Δεν επιτρέπεται διαγραφή επαφής για την οποία υπάρχει αντίστοιχος πελάτης, προμηθευτής κ.ο.κ. Μόνο οι απλές επαφές, χωρίς κάποια ιδιότητα, μπορούν να διαγραφούν και εφόσον δεν έχουν χρησιμοποιηθεί σε ενέργειες ή σε συσχετίσεις άλλων επαφών. Για να γίνει διαγραφή των στοιχείων μίας επαφής η διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί είναι η εξής: Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής και από το μενού CRM Επαφές ανοίγει η οθόνη των επαφών. Στο πεδίο «Γρήγορη Αναζήτηση» ο χρήστης μπορεί να βάλει κάποιο όνομα της επαφής και πατώντας «Enter» να τον φέρει στη λίστα, ο χρήστης τον επιλέγει και από την μπάρα εργαλείων πατάει το κουμπί «Διαγραφή» διαδικασία προχωράει επιλέγωντας «Ναι».. Εμφανίζεται μήνυμα επιβεβαίωσης και η Επαφές [14]