Protocollo Document logging system 2

ΕΓΧΕΙΡΙΔΙΟ ΧΡΗΣΗΣ

Δ. ΜΠΟΥΓΑΣ Ν. ΜΟΣΧΟΥΤΗ Κ. ΒΑΛΣΑΜΑΚΗΣ Ν. ΜΕΡΑΜΒΕΛΙΩΤΑΚΗΣ Ο.Ε. Διεύθυνση : Μάρτεν Νόρδενστρομ 4, 84 100 Ερμούπολη Ιστοσελίδα : http://www.e-way.gr Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο : info@e-way.gr Τηλέφωνο : 22810 80289 Fax : 22810 87927 Υπεύθυνη επικοινωνίας : Τέτα Μοσχούτη Protocollo Document logging system 2

ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΓΙΑΤΙ ΤΟ Protocollo;... 4 ΜΕΤΑΦΟΡΤΩΣΗ, ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΠΡΩΤΗ ΕΚΚΙΝΗΣΗ ΤΟΥ Protocollo... 5 Μεταφόρτωση... 5 Εγκατάσταση... 5 Πρώτη εκκίνηση του Protocollo... 6 BΑΣΙΚΟ ΜΕΝΟΥ... 13 Καρτέλα Διαχείριση... 13 Εργαλεία... 13 Στοιχεία Οργανισµού... 14 Διαχείριση Περιόδων... 17 Κατηγορίες επαφών... 19 Τµήµατα επαφών... 19 Χώρες... 20 Νοµοί... 20 Είδη Εγγράφων... 21 Ενέργειες... 22 Τρόποι Αποστολής - Παραλαβής... 22 Φάκελοι Αρχειοθέτησης... 23 Θέµατα... 23 Λογαριασµοί χειριστών... 24 Καταγραφή ενεργειών... 26 Επαφές... 27 Προσωπικό... 31 Βιβλίο Πρωτοκόλλου... 33 Δηµιουργία εισερχοµένου/ εξερχοµένου εγγράφου... 36 Εισερχόμενα... 36 Απάντηση σε εισερχόμενο έγγραφο... 43 Οίκοθεν... 51 Επεξεργασία πρωτοκολληµένων εγγράφων... 61 Εκτύπωση... 61 Οδηγίες εκτύπωσης... 63 Καρτέλα Βοήθεια... 65 Ενηµερώσεις... 65 Άδεια Χρήσης... 69 Ανάκλιση άδειας χρήσης... 72 Protocollo Document logging system 3

ΠΡΟΛΟΓΟΣ Η διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας είναι ένα σημαντικό κεφάλαιο για κάθε φορέα του δημόσιου ή του ιδιωτικού τομέα. Η διαχείριση αυτή πραγματοποιείται με την χρήση πρωτοκόλλου, στο οποίο καταγράφονται τα στοιχεία των εγγράφων και αποδίδεται σε αυτά μοναδικός αριθμός αναφοράς. Κάθε φορέας, λοιπόν, τηρεί πρωτόκολλο, στο οποίο καταχωρούνται πράξεις όπως η έκδοση, η παραλαβή, η κοινοποίηση και η διαβίβαση εγγράφων, τα οποία είτε εκδίδονται από αυτόν, είτε βρίσκονται ή περιέρχονται στην κατοχή του στο πλαίσιο της άσκησης των αρμοδιοτήτων του. Η υψηλή σημασία της διατήρησης πρωτοκόλλου, έγκειται στη συμβολή αυτού στην εξασφάλιση των συναλλασσομένων για την κατάθεση εγγράφων, ενώ ταυτόχρονα αποτελεί για τους υπαλλήλους του εκάστοτε φορέα το μέσο παρακολούθησης και διεκπεραίωσης υποθέσεων. ΓΙΑΤΙ ΤΟ Protocollo; Το PROTOCOLLO, είναι το απόλυτο εργαλείο κάθε οργανισμού ή επιχείρησης, για τη διαχείριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας με αυτοματοποιημένο τρόπο, ώστε να υπάρχει άμεση παρακολούθηση και εύκολη ανάκληση αυτών των εγγράφων. Ενδεικτικές λειτουργίες του λογισμικού PROTOCOLLO είναι: Πρωτοκόλληση εισερχόμενων, εξερχόμενων και οίκοθεν εγγράφων με επισύναψη ψηφιακών αρχείων. Φάκελοι αρχειοθέτησης, είδη εγγράφων, τρόποι αποστολής και παραλαβής. Πίνακες κοινοποίησης και αποδεκτών. Επισήμανση εγγραφών που απαιτούν ενέργεια με δυνατότητα χρονικής οριοθέτησης της διεκπεραίωσης. Απεριόριστο πλήθος αρχών έκδοσης εγγράφων με δυνατότητα καθορισμού τμημάτων. Αριθμός πρωτοκόλλου συνεχόμενος ή με εκκίνηση από την αρχή κάθε χρόνου. Κλείδωμα με κωδικό πρόσβασης ανά χειριστή. Εκτύπωση βιβλίου πρωτοκόλλου. Αυτόματο αρχείο καταγραφής ενεργειών και μεταβολών. Εισαγωγή στοιχείων από αρχείο Excel. Protocollo Document logging system 4

ΜΕΤΑΦΟΡΤΩΣΗ, ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΑΙ ΠΡΩΤΗ ΕΚΚΙΝΗΣΗ ΤΟΥ Protocollo Μεταφόρτωση Για να αποκτήσετε το Protocollo, αρκεί να επισκεφθείτε την ιστοσελίδα της e-way.gr, ακολουθώντας τον παρακάτω σύνδεσμο: http://www.e-way.gr/protocollo/ Κάνοντας κλικ στου κουμπάκι «Δοκιμή», το αρχείο εγκατάστασης θα μεταφορτωθεί στον υπολογιστή σας. Εγκατάσταση Στη συνέχεια, εντοπίστε το αρχείο εγκατάστασης στο φάκελο των Windows όπου έχετε προεπιλέξει να αποθηκεύονται οι λήψεις από το Internet (συνήθως στο φάκελο «Λήψεις») και κάντε διπλό κλικ ώστε να ξεκινήσετε τη διαδικασία εγκατάστασης. Όταν αυτή ολοκληρωθεί, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Τέλος» Protocollo Document logging system 5

Πρώτη εκκίνηση του Protocollo Για να ξεκινήσετε να δουλεύετε με το Protocollo, κάντε κλικ στο εικονίδιο που έχει δημιουργηθεί αυτόματα στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας. Καθ όλη τη διάρκεια της πρώτης εκκίνησης του Protocollo καθοδηγείστε, βήμα προς βήμα, από τον «Οδηγό αρχικοποίησης», ώστε να ολοκληρώσετε τις αρχικές ρυθμίσεις του προγράμματος. Αρχικά θα σας ζητηθεί να ορίσετε τη θέση του αρχείου δεδομένων στον υπολογιστή σας, δηλαδή το που θα φιλοξενούνται τα στοιχεία που θα καταχωρείτε στο πρόγραμμα. Μπορείτε να ορίσετε οποιαδήποτε θέση επιθυμείτε κάνοντας κλικ στην επιλογή «Πατήστε εδώ για να επιλέξετε τη θέση αρχείων δεδομένων» ή να χρησιμοποιήσετε την προτεινόμενη από τον οδηγό αρχικοποίησης θέση, κάνοντας κλικ στο κουμπάκι «Επόμενο». Protocollo Document logging system 6

Στη συνέχεια, συμπληρώστε τα στοιχεία του οργανισμού σας καθώς και το λογότυπο αυτού (εάν υπάρχει). Για να προσθέσετε το λογότυπο του οργανισμού σας, κάντε κλικ στο στο πλαίσιο με κεφαλίδα «Λογότυπο 160x160 pixel». Τα αποδεκτά από το πρόγραμμα είδη αρχείων είναι *.jpg, *.png και *.gif. Αμέσως εμφανίζεται παράθυρο των Windows όπου μπορείτε να πλοηγηθείτε στις θέσεις του υπολογιστή σας και να επιλέξετε το αρχείο εικόνας που επιθυμείτε και στη συνέχεια πατήστε «Άνοιγμα». Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή στοιχείων, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Επόμενο». Protocollo Document logging system 7

Protocollo Document logging system 8

Σημείωση: Τα στοιχεία οργανισμού, μπορούν να συμπληρωθούν ή να διορθωθούν και μετά την πρώτη εκκίνηση του προγράμματος. Αναλυτικότερες πληροφορίες μπορείτε να δείτε στο κεφάλαιο «Εργαλεία», στο υποκεφάλαιο «Στοιχεία οργανισμού». Στην επόμενη οθόνη, η οποία είναι και η τελευταία του που εμφανίζεται στον οδηγό αρχικοποίησης, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Ολοκλήρωση». Αμέσως ο οδηγός αρχικοποίησης τερματίζεται και εμφανίζεται η αρχική οθόνη του προγράμματος. Είστε πλέον έτοιμοι για την πρώτη χρήση του Protocollo. Protocollo Document logging system 10

Κατά την εμφάνιση της αρχικής οθόνης του προγράμματος, θα παρατηρήσετε αναδυόμενα μηνύματα, κάτω και δεξιά, στην οθόνη σας, τα οποία σας ενημερώνουν για τις ενέργειες που πρέπει να κάνετε για να μπορέσετε να ξεκινήσετε την εργασία σας με το Protocollo. Ο ορισμός λογαριασμού χειριστή είναι στην ουσία μία ρύθμιση ασφαλείας που θα πρέπει να γίνει, ώστε το πρόγραμμα να «κλειδώνει» και να διασφαλίζεται η περιορισμένη πρόσβαση, μόνο από χρήστες με κωδικό πρόσβασης. Αναλυτικότερα για το λογαριασμό χειριστή θα μιλήσουμε στο κεφάλαιο «Εργαλεία». Ο ορισμός έτους πρωτοκόλλησης, είναι μία αναγκαία ενέργεια που πρέπει να ολοκληρωθεί για να ενεργοποιηθεί η επιλογή «Βιβλίο Πρωτοκόλλου» στο βασικό μενού του προγράμματος και να ξεκινήσετε την εργασία σας με το Protocollo. Protocollo Document logging system 11

Μπορείτε εύκολα να παρατηρήσετε ότι τα περισσότερα εικονίδια του μενού είναι ανενεργά. Για να ορίσετε το έτος πρωτοκόλλησης, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Εργαλεία» και στη συνέχεια, στο αναδυόμενο μενού, επιλέξτε «Στοιχεία Οργανισμού». Στο κάτω μέρος της καρτέλας που εμφανίζεται, στο πεδίο «Ετος πρωτοκόλλησης», επιλέξτε το έτος από το οποίο θέλετε να ξεκινήσετε και κάντε κλικ στο εικονίδιο «Αποθήκευση». Αμέσως το εικονίδιο του μενού «Βιβλίο Πρωτοκόλλου» ενεργοποιείται και είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε τις πρώτες σας ενέργειες. Protocollo Document logging system 12

Σημείωση: Περισσότερα για τις επιλογές στην καρτέλα «Στοιχεία οργανισμού», θα δούμε στο κεφάλαιο «ΒΑΣΙΚΟ ΜΕΝΟΥ» στην ενότητα «Εργαλεία». BΑΣΙΚΟ ΜΕΝΟΥ Το βασικό μενού του προγράμματος βρίσκεται στο πάνω μέρος της αρχικής οθόνης, με τη μορφή μπάρας εικονιδίων και αποτελείται από δύο καρτέλες. Την καρτέλα «Διαχείριση», όπου βρίσκονται τα βασικά στοιχεία του μενού, και την καρτέλα «Βοήθεια». Καρτέλα Διαχείριση Στην καρτέλα «Διαχείριση», εμφανίζονται οι κυριότερες επιλογές που σχετίζονται με σημαντικές, για το πρόγραμμα, ενέργειες, όπως, για παράδειγμα, δημιουργία νέου, αποθήκευση και διαγραφή, η επιλογή «Βιβλίο πρωτοκόλλου» μαζί με τις βασικές ενέργειες που αφορούν σε αυτό (απάντηση, δημιουργία εισερχόμενου και δημιουργία οίκοθεν), η επιλογή «Επαφές», η επιλογή «Προσωπικό» και, τέλος, η επιλογή «Εργαλεία». Στη συνέχεια, θα δούμε αναλυτικά κάθε μία από τις παραπάνω επιλογές. Εργαλεία Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με τίτλο «Εργαλεία», εμφανίζεται αναδυόμενο μενού, με διάφορες επιλογές, που δίνουν τη δυνατότητα καταχώρησης πληροφοριών για την διαχείριση και κατηγοριοποίηση των περιεχομένων του βιβλίου πρωτοκόλλου. Παρακάτω θα εξηγήσουμε μία προς μία τις επιλογές του μενού «Εργαλεία» Protocollo Document logging system 13

Στοιχεία Οργανισμού Κατά την αρχικοποίηση του Protocollo, σας ζητήθηκε να συμπληρώσετε τα βασικά στοιχεία του οργανισμού σας. Στην καρτέλα «Στοιχεία οργανισμού», βρίσκονται αποθηκευμένα ακριβώς αυτά τα στοιχεία που καταχωρήσατε κατά την έναρξη του προγράμματος. Στην ίδια καρτέλα ορίσατε υποχρεωτικά και το έτος πρωτοκόλλησης, όπως σας ζητήθηκε με την πρώτη εκκίνηση του Protocollo. Μέσω της καρτέλας «Στοιχεία οργανισμού», μπορείτε ανά πάσα στιγμή να επεξεργαστείτε τα στοιχεία που αντιστοιχούν στην ονομασία, στη διεύθυνση, στην πόλη, στον Τ.Κ., στα τηλέφωνα, στο fax, στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και στην ιστοσελίδα του οργανισμού, πληκτρολογώντας στα αντίστοιχα πεδία. Στην ίδια καρτέλα, παρέχεται η δυνατότητα εισαγωγής αρχείου εικόνας (*.jpeg, *.png, *.gif), διαστάσεων 160 x 160 pixels, με το λογότυπο του οργανισμού σας. Σε περίπτωση που δεν εισαγάγατε το λογότυπο του οργανισμού σας κατά την αρχικοποίηση του Protocollo, κάντε κλικ στο πλαίσιο με κεφαλίδα «Λογότυπο 160x160 pixel». Αμέσως ανοίγει παράθυρο των Windows όπου μπορείτε να πλοηγηθείτε στις θέσεις του υπολογιστή σας και να επιλέξετε το αρχείο εικόνας που επιθυμείτε. Επιπροσθέτως, μπορείτε να ορίσετε τον πρώτο αριθμό πρωτοκόλλου και τη μορφή πρωτοκόλλου, της οποίας προεπισκόπηση φαίνεται στο πεδίο «Δείγμα». Ορίζοντας τη μορφή προτοκόλλου, στην ουσία ορίζεται τη μορφή εμφάνισης της σε ένα αποδεικτικό πρωτοκόλλου. Έτσι, για παράδειγμα: εάν επιλέξετε, [idproto], στο αποδεικτικό πρωτοκόλλησης θα εμφανίζεται μόνο ο αριθμός πρωτοκόλλου, εάν επιλέξετε [idproto date{yyyy}] θα εμφανίζεται ο αριθμός πρωτοκόλλου και το έτος πρωτοκόλλησης. εάν επιλέξετε [idproto date{dd mm yyyy}] θα εμφανίζεται ο αριθμός πρωτοκόλλου και η πλήρης ημερομηνία κ.ο.κ. Protocollo Document logging system 14

Ολοκληρώνοντας οποιαδήποτε επεξεργασία στην καρτέλα «Στοιχεία οργανισμού», κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση» ώστε να αποθηκευτούν οι αλλαγές σας. Διαχείριση Περιόδων Σε αυτή την καρτέλα, το Protocollo σας δίνει τη δυνατότητα να διαχειριστείτε τις περιόδους πρωτοκόλλησης, ανάλογα με το έτος. Μπορείτε να κλείσετε ή να ενεργοποιήσετε μία περίοδο (έτος) ή και να δημιουργήσετε μία νέα περίοδο(έτος). Για να κλείσετε μία περίοδο, επιλέξτε την κάνοντας κλικ στην αντίστοιχη σειρά με το ποντίκι σας, στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ ώστε να εμφανιστεί το αναδυόμενο παράθυρο με τις διαθέσιμες επιλογές και επιλέξτε «Κλείσιμο». Protocollo Document logging system 17

Για να ενεργοποιήσετε μία περίοδο, επιλέξτε την κάνοντας κλικ στην αντίστοιχη σειρά με το ποντίκι σας, στη συνέχεια κάντε δεξί κλικ ώστε να εμφανιστεί το αναδυόμενο παράθυρο με τις διαθέσιμες επιλογές και επιλέξτε «Ενεργοποίηση». Για να δημιουργήσετε μία νέα περίοδο, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της καρτέλας «Διαχείριση περιόδων» ώστε να εμφανιστεί το αναδυόμενο παράθυρο με τις διαθέσιμες επιλογές και επιλέξτε «Νέο έτος». Το πρόγραμμα δημιουργεί αυτόματα περίοδο που αντιστοιχεί στο επόμενο έτος από αυτό που αντιστοιχεί στην τελευταία περιόδου που έχει δημιουργηθεί. Protocollo Document logging system 18

Κατηγορίες επαφών Στην καρτέλα «Κατηγορίες επαφών», μπορείτε να δημιουργήσετε κατηγορίες για τις επαφές από τις οποίες λαμβάνετε ή τις επαφές στις οποίες αποστέλλετε έγγραφα. Για να δημιουργήσετε μία νέα κατηγορία, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», συμπληρώστε στο πεδίο την ονομασία της κατηγορίας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Τμήματα επαφών Στην καρτέλα «Τμήματα επαφών» μπορείτε να καταχωρήσετε τα τμήματα των επαφών από τις οποίες λαμβάνετε ή τις επαφές στις οποίες αποστέλλετε έγγραφα. Για να δημιουργήσετε ένα νέο τμήμα, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», συμπληρώστε στο πεδίο «Ονομασία» το όνομα του τμήματος και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Εάν τα τμήματα που επιθυμείτε να προσθέσετε, είναι περισσότερα από ένα, μπορείτε να δημιουργήσετε πρώτα όλα τα τμήματα και στη συνέχεια να αποθηκεύσετε. Protocollo Document logging system 19

Χώρες Στην καρτέλα «Χώρες» σας δίνεται η δυνατότητα να καταχωρήσετε τις χώρες όπου έχουν έδρα οι επαφές, δηλαδή οι υπηρεσίες, οι οργανισμοί κλπ., από τις οποίες λαμβάνετε ή στις οποίες αποστέλλετε έγγραφα. Για να καταχωρήσετε μία νέα χώρα, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», συμπληρώστε στο πεδίο «Ονομασία» το όνομα της χώρας, πατήστε το πλήκτρο «Enter» στο πληκτρολόγιό σας και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Νομοί Στην καρτέλα «Νομοί» μπορείτε να καταχωρήσετε τους νομούς στους οποίους έχουν έδρα οι επαφές(υπηρεσίες, οργανισμοί κλπ.) από τις οποίες λαμβάνετε ή στις οποίες αποστέλλετε έγγραφα, ανά χώρα. Για να καταχωρήσετε έναν νέο νομό, αρχικά επιλέξτε τη χώρα στην οποία αντιστοιχεί από το αναπτυσσόμενο μενού με τίτλο «Χώρα». Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», επιλέξτε το πεδίο «Ονομασία», πληκτρολογήστε το όνομα που επιθυμείτε, πατήστε το πλήκτρο «Enter» στο πληκτρολόγιό σας και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Protocollo Document logging system 20

Είδη Εγγράφων Εδώ μπορείτε να καταχωρήσετε όλα τα είδη εγγράφων που πρωτοκολλείτε, όπως αιτήσεις, αποφάσεις, απαντήσεις σε έγγραφα κλπ. Για να δημιουργήσετε νέο είδος εγγράφου, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο «Ονομασία», πληκτρολογήστε το όνομα του είδους εγγράφου που επιθυμείτε να καταχωρήσετε, πατήστε το πλήκτρο «Enter» στο πληκτρολόγιό σας και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Protocollo Document logging system 21

Ενέργειες Στην καρτέλα «Ενέργειες» έχετε την δυνατότητα να προσθέσετε τα είδη των ενεργειών του οργανισμού ή της επιχείρησης, όπως παραδείγματος χάριν, αποστολή εγγράφου, διαβίβαση εγγράφου κλπ. Για να δημιουργήσετε μία νέα ενέργεια, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο «Ονομασία», πληκτρολογήστε το όνομα της ενέργειας που επιθυμείτε να καταχωρήσετε, πατήστε το πλήκτρο «Enter» στο πληκτρολόγιό σας και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Τρόποι Αποστολής - Παραλαβής Στην καρτέλα «Τρόποι αποστολής παραλαβής» σας δίνεται η δυνατότητα να καταχωρήσετε όλους τους τρόπους με τους οποίους αποστέλλετε ή παραλαμβάνετε ένα κείμενο, όπως για παράδειγμα Fax, ηλεκτρονικό ή συμβατικό ταχυδρομείου κλπ. Προφανώς οι τρόποι αποστολής και παραλαβής είναι όμοιοι, για αυτό και καταχωρούνται στον ίδιο, κοινόχρηστο κατάλογο. Για να δημιουργήσετε έναν νέο τρόπο αποστολής-παραλαβής, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο «Ονομασία», πληκτρολογήστε το όνομα του τρόπου αποστολής ή παραλαβής που επιθυμείτε να καταχωρήσετε, πατήστε το πλήκτρο «Enter» στο πληκτρολόγιό Protocollo Document logging system 22

σας και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Φάκελοι Αρχειοθέτησης Στην καρτέλα «Φάκελοι αρχειοθέτησης», μπορείτε να δημιουργήσετε ονομασίες φακέλων ώστε να κατηγοριοποιήσετε καλύτερα τα έγγραφά που πρωτοκολλήθηκαν, κατ αντιστοιχία με τους φυσικούς φακέλους που χρησιμοποιείτε για την καταχώρηση των εγγράφων σας. Για να δημιουργήσετε έναν νέο φάκελο αρχειοθέτησης, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο «Ονομασία», πληκτρολογήστε το όνομα του φακέλου αρχειοθέτησης που επιθυμείτε να καταχωρήσετε, πατήστε το πλήκτρο «Enter» στο πληκτρολόγιό σας και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Θέματα Τα θέματα που αφορούν την αποστολή ή παραλαβή των εγγράφων σας, μπορούν να επαναλαμβάνονται με μεγάλη συχνότητα. Στην καρτέλα «Θέματα» μπορείτε να καταχωρήσετε θέματα που γνωρίζετε εκ των προτέρων ότι θα χρησιμοποιήσετε. Για να δημιουργήσετε έναν νέο θέμα εγγράφου, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο «Ονομασία», πληκτρολογήστε το όνομα του θέματος που επιθυμείτε να καταχωρήσετε και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Έτσι θα μπορείτε να επιλέγετε από μία λίστα τα θέματα που έχετε ήδη Protocollo Document logging system 23

καταχωρήσει, χωρίς να χρειάζεται να τα πληκτρολογείτε κάθε φορά. Λογαριασμοί χειριστών Για την καλύτερη ασφάλεια και την καταγραφή ενεργειών ανά χειριστή, στην καρτέλα «Λογαριασμοί χειριστών» μπορείτε να δημιουργήσετε τόσους χειριστές, όσοι είναι και οι χειριστές του προγράμματος. Έτσι, το Protocollo «κλειδώνει» και διασφαλίζεται η περιορισμένη πρόσβαση στο πρόγραμμα, άρα και η χρήση του μόνο από υπαλλήλους-χειριστές που διαθέτουν κωδικό πρόσβασης. Επιπροσθέτως, μέσω της καρτέλας «Καταγραφή ενεργειών», θα μπορείτε να παρακολουθείτε ανά πάσα στιγμή ποιος χειριστής έχει κάνει οποιαδήποτε ενέργεια. Για να δημιουργήσετε έναν νέο χειριστή, επιλέξτε από το αναδυόμενο μενού «Λογαριασμοί χειριστών», κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο», συμπληρώστε τα πεδία «Ονοματεπώνυμο» και «Συνθηματικό», πατήστε το πλήκτρο «Enter» ή κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της καρτέλας εκτός των πεδίων και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Protocollo Document logging system 24

Δημιουργώντας ένα χειριστή και καταχωρώντας το συνθηματικό του, κατά την επόμενη εκκίνηση του προγράμματος, στο βασικό μενού εμφανίζεται η επιλογή «Σύνδεση» και όλες οι υπόλοιπες επιλογές του μενού είναι ανενεργές. Για να πάρετε πρόσβαση στο Protocollo, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Σύνδεση» και στο αναδυόμενο παράθυρο που θα εμφανιστεί, εισάγετε τον κωδικό πρόσβασής σας και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Είσοδος». Εάν επιθυμείτε να αλλάξετε χειριστή και είστε ήδη συνδεδεμένος, κάντε κλικ στην επιλογή «Αποσύνδεση» ώστε να αποσυνδεθείτε και στη συνέχεια κάντε εκ νέου κλικ στην επιλογή «Σύνδεση». Στο αναδυόμενο παράθυρο πληκτρολογήστε τον κωδικό του νέου χειριστή και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Είσοδος». Protocollo Document logging system 25

Καταγραφή ενεργειών Στην καρτέλα «Καταγραφή ενεργειών», εμφανίζονται πληροφορίες για όλες τις κινήσεις που έχουν γίνει στο Protocollo, από όλους τους χειριστές, ανά ημερομηνία. Για τις ενέργειες που καταγράφονται, δεν υπάρχει δυνατότητα διαγραφής ή αλλοίωσης. Στο αριστερό μέρος της καρτέλας, υπάρχουν φίλτρα αναζήτησης, με βάση το χειριστή, την ενέργεια, την ημερομηνία και τις παρατηρήσεις, τα οποία μπορείτε να εφαρμόσετε ώστε να περιοριστούν τα αποτελέσματα στη λίστα δεξιά και να βρείτε ευκολότερα την ενέργεια που αναζητάτε. Για να επαναφέρετε τα φίλτρα αναζήτησης στην αρχική τους κατάσταση, αρκεί να κάνετε κλικ στο κουμπάκι «Επαναφορά». Protocollo Document logging system 26

Επαφές Κάνοντας κλικ στην επιλογή «Επαφές» στο κύριο μενού, εμφανίζεται μία καρτέλα όπου σας δίνεται η δυνατότητα να καταχωρήσετε τις υπηρεσίες, τους οργανισμούς κλπ. από τους οποίους λαμβάνετε ή στους οποίους αποστέλλετε εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα, αντίστοιχα. Για να δημιουργήσετε μία εγγραφή στην καρτέλα «Επαφές», κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο». Αμέσως στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας, ανοίγει καρτέλα στην οποία μπορείτε να εισάγετε στοιχεία όπως κατηγορία, ονομασία, χώρα, νομός, διεύθυνση κλπ. Συμπληρώστε τα στοιχεία που επιθυμείτε, τουλάχιστον για τα υποχρεωτικά πεδία «Κατηγορία» και «Ονομασία». Protocollo Document logging system 27

Στο πεδίο «Κατηγορία» μπορείτε να πληκτρολογήσετε την επιθυμητή κατηγορία. Εναλλακτικά, εάν έχετε ήδη δημιουργήσει κατηγορίες, κάντε κλικ στο βελάκι που εμφανίζεται στα δεξιά του πεδίου και επιλέξτε μία κατηγορία από το αναπτυσσόμενο μενού. Για να εισάγετε στοιχεία στο πεδίο «Χώρα», κάντε κλικ στο εν λόγω πεδίο και επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού. Protocollo Document logging system 28

Επιλέγοντας χώρα, αμέσως ενεργοποιείται και το πεδίο «Νομός». Κάνοντας κλικ στο πεδίο, εμφανίζεται αναπτυσσόμενο μενού από όπου μπορείτε να επιλέξετε νομό, εφόσον υπάρχουν καταχωρήσεις. Protocollo Document logging system 29

Ολοκληρώνοντας την καταχώρηση των στοιχείων, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Στο αριστερό μέρος της καρτέλας επαφών, εμφανίζεται μία μπάρα με διάφορα φίλτρα αναζήτησης. Σε περίπτωση που οι επαφές σας στο Protocollo είναι πολλές, μπορείτε να εφαρμόσετε τα φίλτρα που επιθυμείτε ώστε να απλουστευθεί η διαδικασία αναζήτησης. Μπορείτε να αναζητήσετε επαφές με βάση την κατηγορία, την ονομασία, την χώρα, το νομό κλπ. Protocollo Document logging system 30

Εάν για παράδειγμα στο πεδίο «Ονομασία» πληκτρολογήσετε τα πρώτα γράμματα της λέξης «ΔΗΜΑΡΧΟΣ», στη λίστα αποτελεσμάτων θα εμφανιστούν οι επαφές που στο πεδίο «Ονομασία», έχουν τη λέξη «ΔΗΜΑΡΧΟΣ». Φυσικά μπορείτε να εφαρμόσετε περισσότερα από ένα φίλτρο, ταυτόχρονα. Για να επαναφέρετε τα φίλτρα αναζήτησης στην αρχική τους κατάσταση, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Επαναφορά». Προσωπικό Κάνοντας κλικ στην επιλογή «Προσωπικό» στο κύριο μενού, εμφανίζεται μία καρτέλα όπου σας δίνεται η δυνατότητα να καταχωρήσετε το προσωπικό-υπαλλήλους που απασχολούνται στον οργανισμό σας. Οι καταχωρήσεις αυτές εμφανίζονται σε κατάλογο που αναδύεται κάνοντας κλικ στο πεδίο «Χρεώθηκε στον/στην», κατά τη δημιουργία νέου εισερχομένου, εξερχομένου ή οίκοθεν εξερχομένου εγγράφου και έτσι δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε το πρόσωπο στο οποίο χρεώθηκε κάθε φορά ένα πρωτοκολλημένο έγγραφο. Για να δημιουργήσετε μία εγγραφή στην καρτέλα «Προσωπικό», κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο». Αμέσως στη δεξιά πλευρά της οθόνης σας, ανοίγει καρτέλα στην οποία μπορείτε να εισάγετε στοιχεία όπως τμήμα, όνομα και επώνυμο, όνομα πατέρα και μητέρας, διεύθυνση, τηλέφωνο, e- mail κλπ. Συμπληρώστε τα στοιχεία που επιθυμείτε στα αντίστοιχα πεδία και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Protocollo Document logging system 31

Φυσικά μπορείτε, ανά πάσα στιγμή, να επεξεργαστείτε τα στοιχεία που καταχωρήσατε. Επιλέξτε την εγγραφή που επιθυμείτε από τη λίστα κάνοντας κλικ στην αντίστοιχη σειρά, κάντε δεξί κλικ και στο αναδυόμενο μενού επιλέξτε «Eπεξεργασία». Η καρτέλα της εγγραφής που επιλέξατε θα ανοίξει στο δεξί μέρος της οθόνης. Εφαρμόστε τις αλλαγές για τα στοιχεία που επιθυμείτε στα ανάλογα πεδία και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Το κουτάκι «Ενεργό», αφορά στο αν ο υπάλληλος, στον οποίο αφορά η καταχώρηση, εργάζεται στον οργανισμό. Αν, για παράδειγμα ένας υπάλληλος δεν εργάζεται πια στον οργανισμό, είναι ανενεργός, άρα και το πεδίο αυτό δεν πρέπει να είναι ενεργοποιημένο. Χρησιμοποιώντας αυτή τη λειτουργία, στην ουσία ορίζουμε αν θα εμφανίζεται ή όχι στον κατάλογο που αναδύεται κάνοντας κλικ στο πεδίο «Χρεώθηκε στον/στην», κατά τη δημιουργία νέου εισερχομένου, εξερχομένου ή οίκοθεν εξερχομένου εγγράφου, ο εκάστοτε υπάλληλος. Protocollo Document logging system 32

Σημείωση: Παρατηρήστε ότι σε όλες τις καρτέλες όπου καταχωρείτε στοιχεία και εμφανίζονται σε μορφή λίστας, υπάρχει μία στήλη με κεφαλίδα «Σε χρήση». Όταν σε μία σειρά εμφανίζεται στη συγκεκριμένη στήλη ένα, σημαίνει ότι η συγκεκριμένη καταχώρηση έχει χρησιμοποιηθεί και δεν μπορεί να διαγραφεί. Βιβλίο Πρωτοκόλλου Στο μενού, στο πάνω μέρος της οθόνης, εμφανίζεται η επιλογή «Βιβλίο πρωτοκόλλου». Κάνοντας κλικ στην επιλογή «Βιβλίο πρωτοκόλλου», η οθόνη σας χωρίζεται σε δύο μέρη. Στην αριστερή πλευρά της οθόνης εμφανίζονται τα ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ, ενώ στην δεξιά τα ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ. Φυσικά κατά την πρώτη χρήση και τα δύο μέρη της οθόνης εμφανίζονται κενά, καθώς δεν υπάρχει καμία καταχώρηση. Σημείωση: Τα ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ και ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ που εμφανίζονται αφορούν στον τρέχων μήνα και έτος. Με αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζεται η καλή απόδοση και ταχύτητα του λογισμικού. Protocollo Document logging system 33

Επίσης παρατηρείτε ότι στο κύριο μενού ενεργοποιήθηκαν οι επιλογές «Νέο εισερχόμενο» και «Νέο οίκοθεν». Υπό τους τίτλους ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ και ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ, μπορείτε να παρατηρήσετε μία μπάρα με τους τίτλους των στηλών που αντιστοιχούν στην πληροφορία που θα είναι άμεσα εμφανής, για κάθε πρωτοκολλημένο έγγραφο, στο Βιβλίο Πρωτοκόλλου. Protocollo Document logging system 34

Στα αριστερά της οθόνης σας, παρατηρείτε ένα κουμπάκι με τίτλο «Επιλογές». Κάνοντας κλικ, εμφανίζεται κάθετη μπάρα με διάφορα φίλτρα αναζήτησης, τα οποία λειτουργούν σε πραγματικό χρόνο. Έτσι δίνεται η δυνατότητα στο χειριστή να βρίσκει εύκολα και γρήγορα το έγγραφο που αναζητά, εφαρμόζοντας φίλτρα αναζήτησης όπως έτος, μήνας, αριθμός πρωτοκόλλου, θέμα, αποστολέας, παραλήπτης κλπ. Κάνοντας κλικ στο κουμπάκι «Επαναφορά», στο κάτω μέρος της μπάρας, τα φίλτρα που έχετε επιλέξει, επιστρέφουν στην αρχική τους κατάσταση. Σημείωση: Μπορείτε να δείτε τα πρωτόκολλα άλλης περιόδου (όχι της τρέχουσας), επιλέγοντας διαφορετικό μήνα ή έτος. Αν για παράδειγμα, σας ενδιαφέρουν τα πρωτόκολλα του Ιουνίου του 2014, θα πρέπει να επιλέξετε στο πεδίο «Έτος», το έτος 2014 και στο πεδίο «Μήνας», τον μήνα Ιούνιο. Στη συνέχεια θα περιγράψουμε τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε εισερχόμενα, οίκοθεν και εξερχόμενα έγγραφα. Protocollo Document logging system 35

Δημιουργία εισερχομένου/ εξερχομένου εγγράφου Εισερχόμενα Για να δημιουργήσετε ένα νέο εισερχόμενο έγγραφο, κάντε κλικ στην επιλογή «Νέο Εισερχόμενο». Αμέσως στην οθόνη σας θα εμφανιστεί μια νέα καρτέλα, στην οποία θα πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία του εισερχόμενου εγγράφου. Συμπληρώστε τον αριθμό πρωτοκόλλου του εισερχόμενου εγγράφου στο πεδίο «Αρ. Πρωτοκόλλου» και επιλέξτε την ημερομηνία έκδοσης και την ημερομηνία παραλαβής του εισερχόμενου. Protocollo Document logging system 36

Στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο «Αποστολέας» ώστε να εμφανιστεί το αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε τον αποστολέα που επιθυμείτε. Κάντε κλικ στο πεδίο «Τμήμα αποστολέα» και από το αναπτυσσόμενο μενού επιλέξτε το επιθυμητό τμήμα. Στο πεδίο «Θέμα» μπορείτε να πληκτρολογήσετε το θέμα του εγγράφου. Το θέμα που θα πληκτρολογήσετε, αποθηκεύεται στο Protocollo ώστε να μπορείτε να το επαναχρησιμοποιήσετε μελλοντικά. Σε περίπτωση που έχετε ήδη καταχωρήσει θέματα στο πρόγραμμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπάκι «Κατάλογος θεμάτων», στο δεξί μέρος της οθόνης σας και αμέσως θα εμφανιστεί νέο παράθυρο, από όπου μπορείτε με διπλό κλικ να επιλέξετε το θέμα που επιθυμείτε από την υπάρχουσα λίστα. Protocollo Document logging system 37

Στο πεδίο «Παρατηρήσεις» μπορείτε να συμπληρώσετε οποιαδήποτε, σχετική με το εισερχόμενο έγγραφο, παρατήρηση. Για να εισάγετε τον τρόπο παραλαβής του εισερχόμενου, κάντε κλικ στο πεδίο «Τρόπος παραλαβής» και επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού. Έστω ότι ο τρόπος παραλαβής είναι μέσω e-mail. Εάν το εισερχόμενο έγγραφο απαιτεί κάποια περαιτέρω ενέργεια, κάντε κλικ στο κουτάκι με τίτλο «Απαιτεί ενέργεια» ώστε να ενεργοποιηθεί η λίστα με τις ενέργειες που έχετε καταχωρήσει στο Protocollo. Αμέσως σας δίνεται η δυνατότητα να επιλέξετε την ενέργεια και να ορίσετε προθεσμία. Protocollo Document logging system 38

Κάνοντας κλικ στο πεδίο «Χρεώθηκε στον/στην», εμφανίζεται αναπτυσσόμενο μενού, από όπου μπορείτε να επιλέξετε τον υπάλληλο του οργανισμού στον οποίο θα γίνει χρέωση του εγγράφου. Κάνοντας κλικ στο κουτάκι με τίτλο «Διεκπεραιώθηκε την», αμέσως σας δίνεται η δυνατότητα να συμπληρώσετε ή να επιλέξετε την ημερομηνία διεκπεραίωσης. Εάν υπάρχουν συνημμένα έγγραφα, μεταβείτε στην καρτέλα «Συνημμένα», που εμφανίζεται δίπλα στον τίτλο της καρτέλας «Στοιχεία εισερχόμενου». Καταχωρώντας ένα συνημμένο έγγραφο, θα έχετε ανα πάσα στιγμή τη δυνατότητα προεπισκόπησης του ηλεκτρονικού εγγράφου στην οθόνη του υπολογιστή σας. Protocollo Document logging system 39

Για να καταχωρήσετε ένα νέο συνημμένο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο». Στη συνέχεια, στη νέα γραμμή που δημιουργείται, στη στήλη με τίτλο «Είδος εγγράφου», πληκτρολογήστε, ή επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, κάνοντας κλικ στο βελάκι στα δεξιά του πεδίου, το είδος εγγράφου. Εάν το αρχείο υπάρχει σε ηλεκτρονική μορφή, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της γραμμής και από το αναδυόμενο μενού, επιλέξτε «Επισύναψη αρχείου», διαφορετικά, μπορείτε να αφήσετε το συγκεκριμένο πεδίο κενό. Αμέσως ανοίγει νέο παράθυρο από όπου μπορείτε να πλοηγηθείτε στα αρχεία του υπολογιστή σας. Βρείτε το αρχείο που επιθυμείτε, επιλέξτε το και στη συνέχεια πατήστε κάντε κλικ στο Protocollo Document logging system 40

κουμπάκι «Open» ή «Άνοιγμα», ανάλογα με τη γλώσσα του λειτουργικού σας συστήματος. Στο στήλη με τίτλο «Ηλεκτρονικό αρχείο» θα εμφανιστεί η διαδρομή(path) του υπολογιστή σας, στην οποία βρίσκεται το συνημμένο αρχείο. Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε, ή επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται αν κάνετε κλικ στο βελάκι, στα δεξιά του πεδίου «Φάκελος αρχειοθέτησης», τον φάκελο αρχειοθέτησης. Στην καρτέλα συνημμένα, μπορείτε καταχωρήσετε όσα αρχεία επιθυμείτε, ανάλογα πάντα με τα έγγραφα που επισυνάπτονται στο εισερχόμενο. Protocollo Document logging system 41

Αφού ολοκληρώσατε τη διαδικασία εισαγωγής συνημμένων εγγράφων, επιστρέψτε στην καρτέλα «Στοιχεία εισερχόμενου». Αφού βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπληρώσει όλα τα απαραίτητα στοιχεία, αποθηκεύστε κάνοντας κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Στο παράθυρο που θα εμφανιστεί, επιβεβαιώστε την ενέργεια αποθήκευσης κάνοντας κλικ στην επιλογή «Ναι». Φυσικά σε περίπτωση που θέλετε να συμπληρώσετε ή να διορθώσετε κάποια στοιχεία στο εισερχόμενο, μπορείτε πάντα να το επιλέξετε από τη λίστα και κάνοντας δεξί κλικ πάνω στη γραμμή του εισερχομένου, να επιλέξετε «Επεξεργασία» από το αναδυόμενο μενού. Αμέσως στη λίστα ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ, εμφανίζεται η καταχώρηση που μόλις ολοκληρώσατε. Στο αριστερό μέρος της καταχώρησης, εμφανίζονται κάποια εικονίδια. Το κάθε ένα από αυτά ενημερώνει το χειριστή για κάποιες ιδιότητες του εισερχόμενου εγγράφου. Αφήνοντας το ποντίκι σας πάνω από το κάθε εικονίδιο για λίγο, εμφανίζονται πληροφορίες για το κάθε ένα από αυτά. Παρακάτω μπορείτε να δείτε την επεξήγηση για το κάθε εικονίδιο. Στο εισερχόμενο υπάρχουν συνημμένα έγγραφα. Απαιτείται ενέργεια. Υπάρχει καταληκτική ημερομηνία διεκπεραίωσης της ενέργειας. Το εισερχόμενο είναι χρεωμένο σε κάποιον από το προσωπικό του οργανισμού. Το εισερχόμενο αποχρεώθηκε. Protocollo Document logging system 42

Σημείωση: Όταν ένα εισερχόμενο αποχρεώνεται, το εικονίδιο που αντιστοιχεί στη χρέωση του εγγράφου γίνεται ασπρόμαυρο. Αφήνοντας το ποντίκι σας πάνω από τα εικονίδια, εμφανίζεται η επεξήγηση του κάθε ενός. Για το εικονίδιο εμφανίζεται πληροφορία σχετική με την καταληκτική ημερομηνία διεκπεραίωσης, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Απάντηση σε εισερχόμενο έγγραφο Για δημιουργήσετε απάντηση σε ένα εισερχόμενο έγγραφο, επιλέξτε το εισερχόμενο έγγραφο από τη λίστα εισερχομένων και κάντε κλικ στην επιλογή «Απάντηση» στο κύριο μενού. Αμέσως θα εμφανιστεί νέα καρτέλα. Η κεφαλίδα της καρτέλας εξαρτάται από τον αριθμό πρωτοκόλλου του εισερχόμενου εγγράφου για το οποίο δημιουργούμε απάντηση. Αν για παράδειγμα το εισερχόμενο έχει λάβει αριθμό πρωτοκόλλου 125, τότε ο τίτλος της νέας καρτέλας θα είναι «ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΟ Α.Π.: 125». Το πεδίο «Ημερομηνία» συμπληρώνεται με την τρέχουσα ημερομηνία. Αυτόματα συμπληρώνονται και τα πεδία «Παραλήπτης», «Τμήμα παραλήπτη» και «Τρόπος αποστολής», σε αντιστοιχία με τα πεδία «Αποστολέας», «Τμήμα αποστολέα» και «Τρόπος παραλαβής» του Protocollo Document logging system 43

εισερχόμενου εγγράφου, αντίστοιχα. Φυσικά το Protocollo δίνει τη δυνατότητα στο χειριστή να αλλάξει το περιεχόμενο των αυτόματα συμπληρωμένων πεδίων. Πληκτρολογήστε στο υποχρεωτικό πεδίο «Θέμα» το θέμα του εξερχόμενου ή εναλλακτικά κάντε κλικ στο κουμπάκι «Κατάλογος θεμάτων» και επιλέξτε από τη λίστα στο νέο παράθυρο που εμφανίζεται ένα από τα θέματα που έχετε καταχωρήσει ήδη στο Protocollo. Στη συνέχεια πληκτρολογήστε τυχόν παρατηρήσεις στο πεδίο «Παρατηρήσεις». Στη συνέχεια, εάν επιθυμείτε να προσθέσετε ένα συνημμένο έγγραφο, κάντε κλικ στην καρτέλα «Συνημμένα». ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η πρωτοκόλληση μπορεί να αφορά σε ένα ή και σε περισσότερα έγγραφα. Εάν, για παράδειγμα, το Πρωτοδικείο Σύρου έχει λάβει μέσω e-mail ένα νέο Φ.Ε.Κ. και ένα νέο Προεδρικό Διάταγμα, για τα έγγραφα αυτά θα γίνει μία, κοινή πρωτοκόλληση και θα συμπεριληφθούν ως συνημμένα σε ένα, μοναδικό εισερχόμενο έγγραφο. Για να εισάγετε ένα συνημμένο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο». Στη συνέχεια, στη νέα γραμμή που δημιουργείται, στη στήλη με τίτλο «Είδος εγγράφου», πληκτρολογήστε, ή επιλέξτε Protocollo Document logging system 44

από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, κάνοντας κλικ στο βελάκι στα δεξιά του πεδίου, το είδος εγγράφου. Εάν το αρχείο υπάρχει σε ηλεκτρονική μορφή, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της γραμμής και από το αναδυόμενο μενού, επιλέξτε «Επισύναψη αρχείου», διαφορετικά, μπορείτε να αφήσετε το συγκεκριμένο πεδίο κενό. Αμέσως ανοίγει νέο παράθυρο από όπου μπορείτε να πλοηγηθείτε στα αρχεία του υπολογιστή σας. Βρείτε το αρχείο που επιθυμείτε, επιλέξτε το και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπάκι «Open» ή «Άνοιγμα», ανάλογα με τη γλώσσα του λειτουργικού σας συστήματος. Στο στήλη με τίτλο «Ηλεκτρονικό αρχείο» θα εμφανιστεί η διαδρομή(path) του υπολογιστή σας, στην οποία βρίσκεται το αρχείο που επιλέξατε. ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Με την προσθήκη συνημμένων εγγράφων, στην ουσία δημιουργείται μία «ηλεκτρονική βιβλιοθήκη» εγγράφων στην οποία μπορείτε να ανατρέξετε ανά πάσα στιγμή, εύκολα και γρήγορα. Βρίσκοντας το πρωτοκολλημένο έγγραφο που επιθυμείτε, επιλέγοντας το, κάνοντας δεξί κλικ και στη συνέχεια επιλέγοντας «Επεξεργασία», στην καρτέλα «Συνημμένα», μπορείτε να δείτε τα συνημμένα έγγραφα που αντιστοιχούν στο πρωτοκολλημένο έγγραφο. Επιλέγοντας το συνημμένο που επιθυμείτε και κάνοντας δεξί κλικ, μπορείτε να επιλέξετε «Άνοιγμα» ώστε να προβάλλετε στην οθόνη σας το συγκεκριμένο έγγραφο. Protocollo Document logging system 45

Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε, ή επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται αν κάνετε κλικ στο βελάκι, στα δεξιά του πεδίου «Φάκελος αρχειοθέτησης», τον φάκελο αρχειοθέτησης. Στην καρτέλα συνημμένα, μπορείτε καταχωρήσετε όσα αρχεία επιθυμείτε, ανάλογα πάντα με τα έγγραφα που επισυνάπτονται στο εισερχόμενο. Αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία καταχώρησης συνημμένων αρχείων, κάντε κλικ στην καρτέλα «Πίνακας αποδεκτών». Εκεί μπορείτε να καταχωρήσετε τον αποδέκτη ή τους αποδέκτες του εξερχόμενου εγγράφου. Για να εισάγετε νέο αποδέκτη, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο». Protocollo Document logging system 46

Στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο κάτω από τη στήλη «Ονομασία αποδέκτη» ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο με τη λίστα επαφών που έχετε καταχωρήσει στο Protocollo. Εάν η λίστα επαφών σας έχει αρκετές καταχωρήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα αναζήτησης στα αριστερά του παραθύρου, ώστε να βρείτε ευκολότερα τον αποδέκτη που αναζητάτε. Βρείτε τον αποδέκτη που επιθυμείτε και στη συνέχεια κάντε διπλό κλικ στη γραμμή στην οποία αντιστοιχεί, στο πεδίο κάτω από τη στήλη «Ονομασία αποδέκτη», για να τον επιλέξετε. Αμέσως μετά, κάντε κλικ στο πεδίο κάτω από τη στήλη με τίτλο «Τμήμα αποδέκτη» ώστε να εμφανιστεί η λίστα με τα τμήματα που έχετε ήδη καταχωρήσει στο Protocollo και επιλέξτε το επιθυμητό τμήμα. Protocollo Document logging system 47

Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Κοινοποίηση» ώστε να εισάγετε αποδέκτες στους οποίους επιθυμείτε να κοινοποιήσετε το εξερχόμενο έγγραφο. Εδώ ακολουθείτε την ίδια διαδικασία με αυτή της πίνακα αποδεκτών. Η λίστα από την οποία θα επιλέξετε σε ποιόν θα κάνετε κοινοποίηση είναι κοινή με αυτή του πίνακα αποδεκτών(εμφανίζονται οι καταχωρήσεις της λίστας «Επαφές»). Επιλέγοντας μία επαφή ή επαφές στην καρτέλα «Κοινοποίηση», καταχωρείτε τις επαφές στις οποίες θα κοινοποιηθεί το έγγραφο. Protocollo Document logging system 48

Αφού ολοκληρώσετε την εισαγωγή επαφής ή επαφών στις οποίες θα γίνει κοινοποίηση του εξερχόμενου εγγράφου, ολοκληρώστε την καταχώρηση εξερχόμενου εγγράφου αποθηκεύοντας. Για να αποθηκεύσετε κάντε κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση» και στο αναδυόμενο παράθυρο κάντε κλικ στο κουμπάκι «Ναι». Επιστρέφοντας στην καρτέλα «Βιβλίο πρωτοκόλλου», θα παρατηρήσετε ότι στο δεξί μέρος της καρτέλας, στην ίδια σειρά με το εισερχ όμενο έγγραφο, υπό την κεφαλίδα «ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ» εμφανίζετε η καταχώρηση του εξερχόμενου εγγράφου που μόλις δημιουργήσατε. Protocollo Document logging system 50

Οίκοθεν Για να δημιουργήσετε ένα νέο οίκοθεν εξερχόμενο έγγραφο, κάντε κλικ στην επιλογή «Νέο οίκοθεν» στο κεντρικό μενού. Αμέσως εμφανίζεται νέα καρτέλα με κεφαλίδα «Νέο οίκοθεν εξερχόμενο. Τα οίκοθεν εξερχόμενα έγγραφα δεν αποτελούν απάντηση σε κάποιο εισερχόμενο έγγραφο. Η διαδικασία δημιουργίας νέου οίκοθεν, είναι σχεδόν ίδια με τη διαδικασία που ακολουθήσατε Protocollo Document logging system 51

κατά τη δημιουργία απάντησης σε εισερχόμενο έγγραφο, στο προηγούμενο υποκεφάλαιο «Απάντηση σε εισερχόμενο έγγραφο». Ξεκινήστε συμπληρώνοντας τα πεδία που εμφανίζονται στην καρτέλα. Κάντε κλικ στο πεδίο «Ημερομηνία εγγράφου» και πληκτρολογήστε την ημερομηνία που επιθυμείτε. Εναλλακτικά κάντε κλικ στο βελάκι, στα δεξιά του πεδίου ώστε να εμφανιστεί το ημερολόγιο και να επιλέξετε από εκεί την ημερομηνία. Στο συγκεκριμένο πεδίο εμφανίζεται αυτόματα η τρέχουσα ημερομηνία. Κάντε κλικ στο πεδίο «Παραλήπτης» και στο παράθυρο που θα εμφανιστεί, αναζητήστε τον παραλήπτη που επιθυμείτε από τη λίστα επαφών. Κάντε διπλό κλικ στο πεδίο που εμφανίζεται κάτω από τη στήλη ονομασία για να επιλέξετε τον παραλήπτη. Σε περίπτωση που η λίστα έχει πολλές εγγραφές, χρησιμοποιήστε τα φίλτρα αναζήτησης στα αριστερά, ώστε να βρείτε ευκολότερα τον παραλήπτη που επιθυμείτε. Protocollo Document logging system 52

Στο υποχρεωτικό πεδίο «Θέμα», πληκτρολογήστε το θέμα του εγγράφου. Εναλλακτικά κάντε κλικ στο κουμπάκι «Κατάλογος θεμάτων» για να επιλέξετε, με διπλό κλικ, από τη λίστα του παραθύρου που εμφανίζεται ένα από τα θέματα που έχετε ήδη καταχωρήσει στο Protocollo. Σημείωση: Η διαδικασία δημιουργίας και καταχώρησης θεμάτων στο Protocollo, αναλύεται στο κεφάλαιο «Εργαλεία», στο υποκεφάλαιο «Θέματα». Στο πεδίο «Παρατηρήσεις» μπορείτε να πληκτρολογήσετε παρατηρήσεις σχετικές με το έγγραφο. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο «Τρόπος αποστολής» και επιλέξτε από την αναπτυσσόμενη λίστα τον τρόπο με τον οποίο θα αποστείλετε το έγγραφο. Protocollo Document logging system 53

Τέλος, κάντε κλικ στο πεδίο «Χρεώθηκε στον/στην» για να επιλέξετε από την αναπτυσσόμενη λίστα τον υπάλληλο του οργανισμού σας ο οποίος έχει χρεωθεί το έγγραφο. Πλέον έχετε συμπληρώσει όλα τα πεδία της καρτέλας «Στοιχεία εξερχόμενου». Σε περίπτωση που υπάρχουν συνημμένα έγγραφα, κάντε κλικ στην καρτέλα «Συνημμένα», δεξιά ακριβώς από την καρτέλα «Στοιχεία εξερχόμενου». Protocollo Document logging system 54

Για να εισάγετε ένα συνημμένο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο». Στη συνέχεια, στη νέα γραμμή που δημιουργείται, στη στήλη με τίτλο «Είδος εγγράφου», πληκτρολογήστε, ή επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται, κάνοντας κλικ στο βελάκι στα δεξιά του πεδίου, το είδος εγγράφου. Εάν το αρχείο υπάρχει σε ηλεκτρονική μορφή, κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημείο της γραμμής και από το αναδυόμενο μενού, επιλέξτε «Επισύναψη αρχείου», διαφορετικά, μπορείτε να αφήσετε το συγκεκριμένο πεδίο κενό. Αμέσως ανοίγει νέο παράθυρο από όπου μπορείτε να πλοηγηθείτε στα αρχεία του υπολογιστή σας. Βρείτε το αρχείο που επιθυμείτε, επιλέξτε το και στη συνέχεια πατήστε κάντε κλικ στο κουμπάκι «Open» ή «Άνοιγμα», ανάλογα με τη γλώσσα του λειτουργικού σας συστήματος. Στο στήλη με τίτλο «Ηλεκτρονικό αρχείο» θα εμφανιστεί η διαδρομή (path) του υπολογιστή σας, στην οποία βρίσκεται το συνημμένο αρχείο. Protocollo Document logging system 55

Στη συνέχεια, πληκτρολογήστε, ή επιλέξτε από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται αν κάνετε κλικ στο βελάκι, στα δεξιά του πεδίου «Φάκελος αρχειοθέτησης», τον φάκελο αρχειοθέτησης. Στην καρτέλα συνημμένα, μπορείτε καταχωρήσετε όσα αρχεία επιθυμείτε, ανάλογα πάντα με τα έγγραφα που επισυνάπτονται στο εισερχόμενο. Αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία καταχώρησης συνημμένων αρχείων, κάντε κλικ στην καρτέλα «Πίνακας αποδεκτών». Εκεί μπορείτε να καταχωρήσετε τον αποδέκτη ή τους αποδέκτες του οίκοθεν εξερχόμενου εγγράφου. Για να εισάγετε νέο αποδέκτη, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Νέο». Στη συνέχεια κάντε κλικ στο πεδίο κάτω από τη στήλη «Ονομασία αποδέκτη» ώστε να εμφανιστεί το παράθυρο με τη λίστα επαφών που έχετε καταχωρήσει στο Protocollo. Εάν η λίστα επαφών σας έχει αρκετές καταχωρήσεις, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα φίλτρα αναζήτησης στα αριστερά του παραθύρου, ώστε να βρείτε ευκολότερα τον αποδέκτη που αναζητάτε. Βρείτε τον αποδέκτη που επιθυμείτε και στη συνέχει κάντε διπλό κλικ στη γραμμή στην οποία αντιστοιχεί, στο πεδίο κάτω από τη στήλη «Ονομασία αποδέκτη», για να τον επιλέξετε. Protocollo Document logging system 56

Αμέσως μετά, κάντε κλικ στο πεδίο κάτω από τη στήλη με τίτλο «Τμήμα αποδέκτη» ώστε να εμφανιστεί η λίστα με τα τμήματα που έχετε ήδη καταχωρήσει στο Protocollo και επιλέξτε το επιθυμητό τμήμα. Η προσθήκη τμήματος δεν είναι υποχρεωτική. Protocollo Document logging system 57

Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα «Κοινοποίηση» ώστε να εισάγετε αποδέκτες στους οποίους επιθυμείτε να κοινοποιήσετε το εξερχόμενο έγγραφο. Ακολουθήστε την ίδια διαδικασία με αυτή του πίνακα αποδεκτών. Protocollo Document logging system 58

Αφού ολοκληρώσετε την εισαγωγή επαφής ή επαφών στις οποίες θα γίνει κοινοποίηση του οίκοθεν εξερχόμενου εγγράφου, ολοκληρώστε την καταχώρηση οίκοθεν εξερχόμενου εγγράφου αποθηκεύοντας. Για να αποθηκεύσετε κάντε κλικ στην επιλογή «Αποθήκευση» και στο αναδυόμενο παράθυρο κάντε κλικ στο κουμπάκι «Ναι». Επιστρέφοντας στην καρτέλα «Βιβλίο πρωτοκόλλου», θα παρατηρήσετε ότι στο δεξί μέρος της καρτέλας, υπό την κεφαλίδα «ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ» εμφανίζεται η καταχώρηση του οίκοθεν εξερχόμενου εγγράφου που μόλις δημιουργήσατε. Protocollo Document logging system 60

Επεξεργασία πρωτοκολλημένων εγγράφων Για να επεξεργαστείτε, για τον οποιονδήποτε λόγο, ένα πρωτοκολλημένο εισερχόμενο ή εξερχόμενο έγγραφο, αρκεί να το επιλέξετε, κάνοντας κλικ στη γραμμή στην οποία αντιστοιχεί στη λίστα, και στη συνέχεια να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε «Επεξεργασία». Αμέσως θα ανοίξει νέα καρτέλα με τη φόρμα εισερχομένου ή εξερχομένου, ανάλογα το είδος εγγράφου που επιλέξατε, όπου μπορείτε να εφαρμόσετε τις αλλαγές που επιθυμείτε. Ολοκληρώνοντας τη διαδικασία, κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αποθήκευση». Εκτύπωση To Protocollo παρέχει την δυνατότητα εκτύπωσης του βιβλίου πρωτοκόλλου εισερχόμενων αλά και εξερχόμενων, καθώς και τη δυνατότητα εκτύπωσης αποδεικτικού πρωτοκόλλου. Για να εκτυπώσετε το βιβλίο πρωτοκόλλου, κάντε κλικ στο βελάκι κάτω από την επιλογή «Εκτύπωση», στο κύριο μενού. Αμέσως εμφανίζεται ένα αναπτυσσόμενο μενού που σας δίνει τη δυνατότητα να επιλέξετε εκτύπωση για «Βιβλίο πρωτοκόλλου εισερχόμενων» και «Βιβλίο πρωτοκόλλου εξερχόμενων» καθώς και την επιλογή εκτύπωσης «Αποδεικτικό πρωτοκόλλου». Για να εκτυπώσετε το βιβλίο πρωτοκόλλου εισερχόμενων κάντε κλικ στην επιλογή «Βιβλίο πρωτοκόλλου εισερχόμενων». Αμέσως εμφανίζεται νέο παράθυρο με τίτλο «Προβολή Βιβλίου πρωτοκόλλου εισερχόμενων». Για να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Εκτύπωση» και ακολουθήστε τη διαδικασία εκτύπωσης των Windows. Protocollo Document logging system 61

Για να εκτυπώσετε το βιβλίο πρωτοκόλλου εξερχόμενων κάντε κλικ στην επιλογή «Βιβλίο πρωτοκόλλου εξερχόμενων». Αμέσως εμφανίζεται νέο παράθυρο με τίτλο «Προβολή Βιβλίου πρωτοκόλλου εξερχόμενων». Για να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Εκτύπωση» και ακολουθήστε τη διαδικασία εκτύπωσης των Windows. Για να εκτυπώσετε αποδεικτικό πρωτοκόλλου για ένα εισερχόμενο έγγραφο, επιλέξτε το από τη λίστα με τις καταχωρήσει στο βιβλίο πρωτοκόλλου, κάντε κλικ στο βελάκι κάτω από την επιλογή «Εκτύπωση» στο κύριο μενού και επιλέξτε «Αποδεικτικό πρωτοκόλλου». Αμέσως εμφανίζεται νέο παράθυρο με τίτλο «Προβολή αποδεικτικού πρωτοκόλλησης προς εκτύπωση». Για να εκτυπώσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο «Εκτύπωση» και ακολουθήστε τη διαδικασία εκτύπωσης των Windows. Protocollo Document logging system 62

Οδηγίες εκτύπωσης Για να εκτυπώσετε το βιβλίο πρωτοκόλλου με σωστή διάταξη εισερχομένων και εξερχομένων, ακολουθήστε τις παρακάτω βήματα. 1. Τυπώστε σε ένα φύλλο Α4 την πρώτη σελίδα των εισερχομένων και αφήστε κενή την πίσω πλευρά. 2. Τυπώστε σε νέο φύλλο Α4 την πρώτη σελίδα των εξερχομένων. Στη συνέχεια εισάγετε στον εκτυπωτή σας το ίδιο φύλλο Α4 και τυπώστε στην πίσω πλευρά τη δεύτερη σελίδα των εισερχομένων. 3. Τυπώστε σε νέα φύλλα Α4 τις σελίδες 3 έως την τελευταία σελίδα των εισερχομένων και δημιουργήστε έτσι ένα νέο πακέτο. Protocollo Document logging system 63

4. Τοποθετήστε στον εκτυπωτή σας ολόκληρο το πακέτο με τρόπο τέτοιο ώστε να τυπωθούν στην πίσω πλευρά που έχει μείνει κενή, από την τελευταία σελίδα των εξερχομένων έως τη σελίδα 2 των εξερχομένων. (δηλ. στις ρυθμίσεις εκτύπωσης εισάγουμε Σελίδες από: 20 έως: 2). Protocollo Document logging system 64

5. Τοποθετήστε τις σελίδες αντικριστά ώστε να επιτύχετε σωστή σειρά και συνέχεια των εκτυπώσεων. Καρτέλα Βοήθεια Στην καρτέλα βοήθεια μπορείτε να δείτε τις εξής επιλογές: «Βοήθεια», «Ενημερώσεις», «Άδεια χρήσης» και «Περί...». Παρακάτω θα εξηγήσουμε την κάθε επιλογή ξεχωριστά. Ενημερώσεις Κάνοντας κλικ στην επιλογή «Ενημερώσεις», εμφανίζεται νέο παράθυρο και το Protocollo ελέγχει εάν υπάρχουν νέες εκδόσεις του προγράμματος. Protocollo Document logging system 65

Εάν υπάρχουν νέες εκδόσεις, το κουμπάκι «Λήψη ενημερώσεων» γίνεται ενεργό και κάνοντας κλικ πάνω του, ξεκινά η μεταφόρτωση της νέας έκδοσης του Protocollo. Μόλις η λήψη ολοκληρωθεί, θα πρέπει να επανεκκινήσετε το πρόγραμμα ώστε να εφαρμοστεί η νέα έκδοση. Protocollo Document logging system 66

Επανεκκινόντας το Protocollo, εμφανίζεται το παράθυρο αναβάθμισης. Κάντε κλικ στο κουμπάκι «Αναβάθμιση τώρα» και δώστε στο πρόγραμμα τον απαραίτητο χρόνο για τη σύνδεση με την ηλεκτρονική υπηρεσία. Μόλις ολοκληρωθεί η αναβάθμιση, κλείστε το παράθυρο και εκκινήστε εκ νέου το πρόγραμμα. Η λήψη ενημερώσεων αποτελεί πολύ σημαντική διαδικασία για το Protocollo. Η εταιρεία μας εργάζεται συνεχώς πάνω στη βελτίωση και εξέλιξη του προγράμματος. Έχοντας πάντα εγκατεστημένη την τελευταία έκδοση του Protocollo στον υπολογιστή σας, διασφαλίζεται η ορθή λειτουργία του. Protocollo Document logging system 68

Άδεια Χρήσης Κάνοντας κλικ στην επιλογή «Άδεια χρήσης», εμφανίζεται νέο παράθυρο όπου εμφανίζονται πληροφορίες σχετικά με την άδεια χρήσης του προγράμματος. Σε περίπτωση που δεν έχετε προμηθευτεί άδεια χρήσης, εμφανίζεται το υπόλοιπο πρωτοκόλλων που μπορείτε να καταχωρήσετε. Protocollo Document logging system 69

Για να ενεργοποιήσετε το Protocollo, κάντε κλικ στο κουμπάκι με τίτλο «Ενεργοποιήστε το προϊόν σας. Αμέσως θα εμφανιστεί νέο παράθυρο, όπου καλείστε να καταχωρήσετε το e-mail που δηλώσατε κατά την εγγραφή σας στην ιστοσελίδα της e-way.gr και τον κωδικό ενεργοποίησης που σας αποστείλαμε, εφόσον έχετε προμηθευτεί άδεια χρήσης για το προϊόν. Συμπληρώστε τα απαιτούμενα στοιχεία, και κάντε κλικ στο κουμπάκι «Ενεργοποίηση». Protocollo Document logging system 70

Σε περίπτωση που δεν έχετε προμηθευτεί άδεια χρήσης για το προϊόν, μπορείτε να το κάνετε άμεσα κάνοντας κλικ στο κουμπάκι «Αγορά άδειας χρήσης». Αμέσως θα μεταβείτε στην ιστοσελίδα της e-way.gr, από όπου μπορείτε βρείτε πληροφορίες για την προμήθεια άδειας χρήσης του Protocollo. Ανάκλιση άδειας χρήσης Σε περίπτωση που θέλετε να ανακαλέσετε την άδεια χρήσης του προϊόντος σας, κάντε κλικ στην καρτέλα «Βοήθεια» και στη συνέχεια επιλέξτε «Άδεια χρήσης». Αμέσως εμφανίζεται το παράθυρο «Άδεια χρήσης». Κάντε κλικ στο κουμπάκι «Ανάκληση της άδειας χρήσης». Protocollo Document logging system 72

Αμέσως εμφανίζεται παράθυρο που ζητά την επιβεβαίωση της ενέργειας. Κάντε κλικ στο κουμπάκι «Ναι». Protocollo Document logging system 73