«Σχεδίαση και υλοποίηση μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων για ένα Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα σε περιβάλλον Microsoft Access»

Τ.Ε.Ι ΚΑΒΑΛΑΣ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ «Σχεδίαση και υλοποίηση μιας σχεσιακής βάσης δεδομένων για ένα Ανώτατο Εκπαιδευτικό Ίδρυμα σε περιβάλλον Microsoft Access» Κονταρά Αικατερίνη Οκτώβριος 2013 ΕΠΟΠΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ Δρ. Γκούμας Στέφανος

Περιεχόμενα ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: Εισαγωγή στα Πληροφοριακά Συστήματα 5 σελ. 1.1 Η έννοια του συστήματος 5 σελ. 1.1.1 Κατηγορίες Συστημάτων 5 σελ. 1.2 Η έννοια του πληροφοριακού συστήματος 6 σελ. 1.3 Ο στρατηγικός ρόλος των Πληροφοριακών Συστημάτων 7 σελ. 1.4 Κύκλος Ζωής Συστημάτων 9 σελ. 1.5 Ανάλυση και Σχεδίαση Συστημάτων 11 σελ. 1.5.1 Δομημένη ανάλυση - Σχεδίαση Συστήματος 12 σελ. 1.5.2 Εργαλεία ανάλυσης 13 σελ. 1.6 Αντικειμενοστραφής προγραμματισμός 13 σελ. 1.7 Πληροφοριακά συστήματα βασιζόμενα στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. 15 σελ. 1.7.1 Ιστορική εξέλιξη Πληροφοριακών Συστημάτων 16 σελ. 1.8 Κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων 18 σελ. 1.9 Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων 19 σελ. 1.10 Προβλήματα κατά την ανάπτυξη Πληροφοριακών Συστημάτων 22 σελ. 1.11 Τεχνολογία και Πληροφοριακά Συστήματα 23 σελ. 1.12 Λήψη Αποφάσεων και Πληροφοριακά Συστήματα 24 σελ. 1.12.1 Διαδικασία Λήψης Απόφασης και Πληροφοριακά Συστήματα 24 σελ. 1.12.2 Οργάνωση και Πληροφοριακά Συστήματα 25 σελ. 1.12.3 Αποφάσεις και Σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων 26 σελ. 1.13 Διοίκηση-Διαχείριση Πληροφοριακών Συστημάτων 27 σελ. 1.14 Στάδια Εξέλιξης ενός Πληροφοριακού Συστήματος 28 σελ. 1.15 Ολοκλήρωση Πληροφοριακών Συστημάτων 29 σελ. 1.15.1 Έννοια της Ολοκλήρωσης 31 σελ. 1.16 Ποιότητα Πληροφοριακών Συστημάτων 33 σελ. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2ο : Γ ενικές αρχές Βάσεων Δεδομένων 34 σελ. 2.1 Ιστορική Αναδρομή Βάσεων Δεδομένων 35 σελ. 2.2 Δεδομένα και Πληροφορίες 35 σελ. 2.2.1 Προβλήματα στην Οργάνωση Αρχείων 36 σελ. 2.3 Σύστημα Βάσης Δεδομένων 37 σελ. 2.4 Δομή Συστήματος Βάσης Δεδομένων (ΣΒΔ) 40 σελ. 2.4.1 Ο υπεύθυνος διαχείρισης βάσεων δεδομένων (DBA) 41 σελ. 2.4.2 Σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων (ΣΔΒΔ) 43 σελ. 2.4.3 Πίνακες Βάσεων Δεδομένων (Database Tables) 45 σελ. 2.5 Γενική Δομή Συστημάτων Βάσεων Δεδομένων 46 σελ. 2.5.1 Συστατικά Διαχειριστή Ενός Συστήματος Βάσεων Δεδομένων 47 σελ. 2.5.2 Ο επεξεργαστής ερωτημάτων (query processor) 48 σελ. 2.6 Η Αρχιτεκτονική των ΣΔΒΔ 49 σελ. 2.7 Το Ιεραρχικό Μοντέλο Βάσεων Δεδομένων 49 σελ. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: Κανόνες Σχεδιασμού 53 σελ. 3.1 User interface 53 σελ. 3.2 Βασικές αρχές σχεδίασης 54 σελ. 2

3.3 Κανόνες σχεδιασμού 55 σελ. 3.4 Μοντέλο ΤΑΜ 57 σελ. 3.5 Μοντέλο Ανάπτυξης 59 σελ. ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: Σχεδιασμός Εφαρμογής 60 σελ. 4.1 Ανάλυση Απαιτήσεων 60 σελ. 4.2 Σχεδιασμός 61 σελ. 4.3 Ανάπτυξη πληροφοριακού συστήματος ανώτατου εκπαιδευτικού Ιδρύματος 63 σελ. 4.3.1 Υλοποίηση της Βάσης Δεδομένων σε Περιβάλλον Visual Basic for Applications (VBA) 63 σελ. Συμπεράσματα 70 σελ. Παράρτημα Ι 71 σελ. Βιβλιογραφία 78 σελ. 3

ΠΡΟΛΟΓΟΣ Στο συνεχώς μεταβαλλόμενο εργασιακό περιβάλλον οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις, μικρές και μεγάλες, έχουν έναν δυνατό σύμμαχο για να τις βοηθά σε λειτουργικά και διοικητικά θέματα, τα Πληροφοριακά Συστήματα (ΠΣ). Τα συστήματα αυτά ολοένα και εξελίσσονται, παρέχοντας στους χρήστες όλο και περισσότερες δυνατότητες και ευκολίες, πολλές φορές όμως, λόγω της πληθώρας των εφαρμογών και λειτουργιών η χρήση τους είναι περίπλοκη, παρέχοντας περισσότερα απ όσα θα χρειαζόταν κάποιος ιδιώτης και μπερδεύοντας ακόμα κάποιους χρήστες οι οποίοι δεν είναι τελείως εξοικειωμένοι με τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Επιπλέον το υπερμέγεθες κόστος τους τα καθιστά ακόμα πιο απρόσιτα, οδηγώντας έτσι τους ιδιώτες στο να κανονίζουν και να χειρίζονται το πρόγραμμα, τις υποχρεώσεις και τις κινήσεις τους χειρόγραφα ή στην καλύτερη περίπτωση με κάποιο υπολογιστικό φύλλο. Και στις δύο περιπτώσεις δεν υπάρχει καμία ευελιξία, οι επιλογές είναι συγκεκριμένες και απολύτως περιορισμένες και φυσικά υπάρχει κίνδυνος να χαθούν τα δεδομένα μας ειδικά αν τα αρχεία μας είναι χειρόγραφα. Η παρούσα εργασία λοιπόν έχει σκοπό να δείξει πώς εύκολα και γρήγορα μπορεί να σχεδιαστεί και να δημιουργηθεί μία εφαρμογή εύκολη, ευέλικτη και ανάλογα με τις ανάγκες του καθενός, χωρίς ιδιαίτερες γνώσεις και πάνω απ όλα χωρίς τα δυσβάστακτα κόστη τα οποία πολλές φορές είναι απαγορευτικά για πολλούς επαγγελματίες. 4

ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1: ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ 1.1 Η έννοια του συστήματος Στην γενικότερη έννοια ένα Σύστημα (System) είναι ένα σύνολο Συνιστωσών (Components) οι οποίες αλληλεπιδρούν μεταξύ τους με την επίτευξη κάποιου κοινού σκοπού. Οι συνιστώσες αυτές μπορεί να είναι όντα, υλικά, ιδέες, αξίες κ.λ.π. Τα διάφορα μέρη ενός συστήματος είναι ίση με τη σειρά του συστήματος σε μικρότερη κλίμακα αλλά αποτελούν υποσυστήματα του αρχικού συστήματος. Σε κάθε περίπτωση ένα σύστημα είναι υπερσύστημα κάποιων συστημάτων αλλά αποτελεί ταυτόχρονα υποσύστημα κάποιου άλλου συστήματος. Έτσι κάθε σύστημα είναι στην πραγματικότητα υποσύστημα κάποιου άλλου συστήματος, το οποίο με την σειρά του είναι υποσύστημα κάποιου άλλου συστήματος κ.ο.κ. Κάθε σύστημα δέχεται Είσοδο (Input), που με την βοήθεια Επεξεργασιών (Processinqs) την μετασχηματίζει σε Έξοδο (0utput). Η αλληλεπίδραση μεταξύ των διαφόρων συστημάτων επιτυγχάνεται όταν ένα σύστημα χρησιμοποιεί σαν είσοδο την έξοδο κάποιων άλλων. 1.1.1 Κατηγορίες Συστημάτων Ως προς τον τρόπο δημιουργίας τους: Φυσικά: Δημιουργούνται χωρίς την συνειδητή συμμετοχή του ανθρώπινου παράγοντα. Ελέγχονται από φυσικούς νόμους και νομοτέλειες (π.χ. πλανητικό σύστημα). Τεχνητά: Δημιουργούνται από τον άνθρωπο για την εξυπηρέτηση κάποιων σκοπών (π.χ. επιχειρήσεις). Ως προς τον βαθμό αλληλεπίδρασης με το περιβάλλον τους: Ανοικτά: Αλληλεπιδρούν έντονα με το περιβάλλον τους, δεχόμενα μεγάλες εισροές (είσοδοι) και παράγοντας μεγάλες εκροές (έξοδοι). Κλειστά: Αλληλεπιδρούν ελάχιστα με το περιβάλλον τους, δεχόμενα ελάχιστες εισροές (είσοδοι) και παράγοντας ελάχιστες εκροές (έξοδοι). Ως προς τον ρυθμό εξέλιξης τους στον χρόνο: Δυναμικά: Εξελίσσονται ταχύτατα (αναπτύσσονται ή φθίνουν). Αυτή η κατηγορία συστημάτων υποδιαιρείται στις ακόλουθες υποκατηγορίες: 5

> Δυναμικά με έλεγχο: Πρόκειται για τεχνητά συστήματα τα οποία υπόκεινται σε έλεγχο από τον άνθρωπο. > Δυναμικά χωρίς έλεγχο: Πρόκειται για φυσικά συστήματα τα οποία δεν ελέγχονται από τον άνθρωπο αλλά από τους φυσικούς νόμους και τις νομοτέλειες. Στατικά: Εξελίσσονται πολύ αργά, για την ανθρώπινη αντίληψη του χρόνου, δίνοντας την αντίληψη ότι δεν μεταβάλλονται (π.χ ένα οικοσύστημα). Η εξέλιξη τους διαπιστώνεται κάνοντας σύγκριση μεταξύ μεγάλων χρονικών διαστημάτων. 1.2 Η έννοια του πληροφοριακού συστήματος Ως σύστημα μπορούμε να θεωρήσουμε γενικά, ένα σύνολο από μέσο συλλογής, αποθήκευσης, επεξεργασίας, ανάλυσης και διάχυσης της πληροφόρησης με στόχο την επίτευξη ενός συγκεκριμένου σκοπού. Αν και με το ορισμό αυτό καλύπτουμε τα πάσης φύσεως συστήματα πληροφόρησης, εν τούτοις στην πράξη έχει επικρατήσει ο όρος αυτός να αναφέρεται στα πληροφοριακά συστήματα που βασίζονται στη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή (computer - based information Systems). Έτσι, ως Πληροφοριακά Συστήματα που βασίζονται την χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή ορίζουμε τα πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιούν την τεχνολογία των ηλεκτρονικών υπολογιστών (hardware and software), για την υλοποίηση των εργασιών και των στόχων των χρηστών τους (N. Ματσατσίνης, 2010). 6

Σχήμα 1.1 Πληροφοριακό σύστημα (Πηγή: Turban et al., 1996) Ο όρος τεχνολογία της πληροφορίας (information technology), αναφέρεται συνήθως στην τεχνολογική πλευρά των πληροφοριακών συστημάτων (hardware, software, databases, cdrom, cdec, printers,...), ενώ αρκετές φορές χρησιμοποιείται και ως ισοδύναμος των πληροφοριακών συστημάτων ή της συνένωσης πληροφοριακών συστημάτων ενός οργανισμού ή επιχείρησης. 1.3 Ο στρατηγικός ρόλος των Πληροφοριακών Συστημάτων Οι περισσότεροι επιχειρηματίες και διευθυντές θεωρούσαν ότι τα πληροφοριακά συστήματα είναι απαραίτητα για την υποβοήθηση των λειτουργιών της επιχείρησης αλλά αγνοούν τη χρήση τους σε κύριες περιοχές όπως : υπολογισμό και πρόβλεψη μεριδίων αγοράς, ανάπτυξη νέων προϊόντων, κα. Η άποψη αυτή με την πάροδο του χρόνου μεταβάλλεται και διαμορφώνεται η άποψη ότι ο ρόλος των πληροφοριακών συστημάτων είναι κυρίως για να προσδίδει ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα στις επιχειρήσεις. Αυτό δεν δημιουργεί και την βεβαιώτητα ότι όποια επιχείρηση αναπτύσσει και χρησιμοποιεί πληροφοριακά συστήματα έχει a priori την προσδοκώμενη επιτυχία υλοποίησης των στόχων της. Η κύρια αιτία αποτυχίας των, έχει να κάνει με το ότι τα πληροφοριακά συστήματα που αναπτύσσονται προσαρμόζονται στην υφιστάμενη απηρχαιωμένη οργανωτική δομή της επιχείρησης και ασχολούνται με την επίλυση τρέχοντων προβλημάτων. Η επίτευξη ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων με την βοήθεια των ΠΣ έχει να κάνει με την αναδιοργάνωση των λειτουργιών και διαδικασιών μιας επιχείρησης καθώς και με την αύξηση της χρήσης εξειδικευμένων πληροφοριακών συστημάτων (ΣΥΑ - DSS, ΔΠΣ - EIS, ΕΣ - ES) από τα στελέχη - αποφασίζοντες υψηλού επιπέδου διοίκησης για την επίλυση εξειδικευμένων προβλημάτων (Ν. Ματσατσίνης, 2010). Στο σημερινό έντονα ανταγωνιστικό περιβάλλον, όπου όλα τα δεδομένα αλλάζουν ταχύτατα και επικρατεί μεγάλη αβεβαιότητα, μια επιχείρηση προκειμένου να είναι σε θέση να ανταπεξέλθει στον ανταγωνισμό θα πρέπει να αποδίδει σημαντικό ρόλο στα πληροφοριακά συστήματα και να τα χρησιμοποιεί για να : 7

Αυξήσουν την παραγωγικότητα (μείωση του κόστους, αύξηση της αποτελεσματικότητας,...), Βελτιώσουν την ποιότητα των προσφερόμενων προϊόντων και υπηρεσιών, Δημιουργήσουν ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα, Διαμορφώσουν τη στρατηγική της εταιρείας, Αναδιοργανώσουν και επανασχεδιάσουν τις επιχειρησιακές τους διαδικασίες, Υποστηρίζει την βελτίωση της λήψης αποφάσεων, Ανταποκρίνεται ταχύτερα στις απαιτήσεις των πελατών και στις αλλαγές της επιχείρησης ή του περιβάλλοντός της, Έχει πρόσβαση σε σημαντικές και χρήσιμες πληροφορίες, Διαχειρίζεται καλύτερα τεράστιους όγκους δεδομένων-πληροφοριών, Βελτιώσει τη δημιουργικότητα και να προωθεί τις καινοτομίες, κ.α. Τα Πληροφοριακά Συστήματα (ΠΣ) μίας επιχείρησης-οργανισμού, τα οποία συνεισφέρουν στην επιχειρησιακή της στρατηγικής, καλούνται Στρατηγικά Πληροφοριακά Συστήματα (ΣΠΣ), ορίζονται δε ως τα ΠΣ, τα οποία υποστηρίζουν ή και καθορίζουν τη στρατηγική των επιχειρησιακών λειτουργιών (Wiseman,1985-1988).το κύριο κριτήριο αναγνώρισης ενός ΠΣ ως στρατηγικού, είναι ο βαθμός στον οποίο μπορεί να συμβάλλει στην αλλαγή του τρόπου λειτουργίας της επιχείρησης. Η κύρια σκοπιμότητα ανάπτυξης τέτοιων ΠΣ, είναι η βελτίωση της παραγωγικότητας, της ποιότητας και της ανταγωνιστικής θέσης μιας επιχείρησης-οργανισμού. Αρχικά η χρήση των ΣΠΣ ήταν μόνο εξωτερική και απευθυνόταν στην αγορά της εταιρείας στοχεύοντας στον άμεσο ανταγωνισμό με τις αντίστοιχες εταιρείες του κλάδου, παρέχοντας για παράδειγμα νέες υπηρεσίες στους πελάτες ή και στους προμηθευτές. Στην συνέχεια όμως, τα ΣΠΣ άρχισαν να χρησιμοποιούνται και για εσωτερική χρήση, υποστηρίζοντας προσπάθειες αναδιοργάνωσης και διαχείρισης των λειτουργιών των επιχειρήσεων, βελτίωσης της παραγωγικότητας των εργαζομένων και των συνθηκών συνεργασίας και επικοινωνίας. Σύμφωνα με τους Saff και Keef (1988), τα ΣΠΣ μπορούν να συνεισφέρουν στην ανάπτυξη ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος με τους ακόλουθους τρόπους : Ανάπτυξη εμποδίων για την εισαγωγή ανταγωνιστών στην αγορά. 8

Ολοκληρωτική αλλαγή της βάσης του ανταγωνισμού, με την παροχή νέων υπηρεσιών, προϊόντων ή πληροφοριών που δεν παρέχονται από τους ανταγωνιστές. Αύξηση του κόστους αλλαγής πελατών (προμηθευτών) και ή λειτουργική εξάρτηση, με σκοπό να αποθαρρυνθούν οι πελάτες από το να αλλάξουν προμηθευτές. Επανασχεδίαση των επιχειρησιακών λειτουργιών της, εκμεταλλευόμενοι τις δυνατότητες που μας παρέχουν τα ΠΣ. Επίσπευση επιχειρησιακών λειτουργιών, όπως για παράδειγμα η τιμολόγηση, που επιτρέπει στην εταιρεία να επιλέξει μία βέλτιστη στρατηγική τιμολόγησης για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που διαθέτει σε διαφορετικούς πελάτες. Υποστήριξη σημαντικών εργασιών με την ανάπτυξη εξειδικευμένων ΠΣ. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τη μείωση του κόστους και του χρόνου διανομής του τελικού προϊόντος -υπηρεσιών στον πελάτη. 1.4 Κύκλος Ζωής Συστημάτων Τα προϊόντα λογισμικού έχουν και αυτά ένα κύκλο ζωής που ξεκινά από τη σύλληψη μιας νέας ιδέας για την ανάπτυξη ενός συγκεκριμένου προϊόντος και φθάνει μέχρι τη χρονική στιγμή της απόσυρσής του από την αγορά ή από το σταμάτημα της χρήσης του, περιλαμβάνει δε όλες εκείνες τις δραστηριότητες που είναι απαραίτητες για την ανάπτυξη, τη λειτουργία και την συντήρησή του (Ν. Ματσατσίνης, 2010). Ένα μοντέλο κύκλου ζωής περιγράφει τις φάσεις, τις εργασίες που γίνονται και τα προϊόντα που παράγονται σε κάθε φάση καθώς και τη σειρά διαδοχής των. Με στόχο την περιγραφή των διαφόρων σταδίων του κύκλου ζωής του λογισμικού, έχουν αναπτυχθεί διάφορα μοντέλα ανάπτυξής του (Yourdon, 1989, Norris and Rigby, 1992, Γιακουμάκης, 1994), όπως : Μοντέλο του καταρράκτη - waterfall model (Royce, 1970, Boehm, 1984, IEEE, 1983, Rook, 1986). Σπειροειδές μοντέλο - spiral model (Boehm, 1988). Μοντέλο σταδιακής εκλέπτυνσης και επαναληπτικής προσαύξησης - stepwise refinement and iterative enhancement model (Wirth, 1971). 9

Μοντέλο προτυποποίησης - phototyping model (Agresti, 1986, Carey, 1990, McLeod, 1993). Λειτουργικό μοντέλο - operational model (Zave, 1984). Μοντέλο αυτόματου προγραμματισμού - automatic programming model (Agresti, 1986, Stahl, 1986, Parnas, 1985). Μοντέλο της επαναχρησιμοποίησης λογισμικού (Davis, 1988). Τα μοντέλα αυτά περιγράφουν κατά κανόνα γενικές κατηγορίες και περιπτώσεις ανάπτυξης λογισμικού, παρακάμπτοντας λεπτομερείς αναφορές σε συγκεκριμένες περιπτώσεις. Στην πραγματικότητα τα μοντέλα αυτά καλύπτουν τις γενικές γραμμές ανάπτυξης λογισμικού, ενώ η ανάπτυξη και συντήρηση ενός προϊόντος λογισμικού είναι προσαρμοσμένα στις συνθήκες ανάπτυξής του. Πίνακας 1.1 Φάσεις κύκλου ζωής Π.Σ. Φ ά σ ε ις Δ ρ α σ τ η ρ ιό τ η τ ε ς Τ ε κ μ η ρ ίω σ η Α ν ά λ υ σ η Α π α ιτ ή σ ε ω ν Εκτίμηση αναγκών χρήστη Μελέτη σκοπιμότητας Καθορισμός απαιτήσεων χρήστη Προετοιμασία προγραμματισμού εργασιών Αιτήσεις χρηστών Προτάσεις και εκτίμηση Κόστους Μελέτη σκοπιμότητας Ανάλυση απαιτήσεων Προγραμματισμός έργου Λ ο γ ικ ή Σ χ ε δ ία σ η Προετοιμασία γενικών προδιαγραφών σχεδίασης Διευκρίνισε τις απαιτήσεις των χρηστών Λειτουργική περιγραφή Τεκμηρίωση απαιτήσεων σε δεδομένα Φ υ σ ικ ή Σ χ ε δ ία σ η Προετοιμασία λεπτομερείς προδιαγραφές σχεδίασης Καθόρισε υποσυστήματα Σχεδίαση δομής βάσεων δεδομένων Προδιαγραφές συστήματος υποσυστήματος Προδιαγραφές βάσεων δεδομένων Προδιαγραφές προγράμματος Σ χ ε δ ία σ η Π ρ ο γ ρ ά μ μ α τ ο ς Κωδικοποίηση προγράμματος Έλεγχοι τμημάτων προγράμματος Τεκμηρίωση τμημάτων Τεκμηρίωση προγράμματος Ο λ ο κ λ ή ρ ω σ η Σ υ σ τ ή μ α τ ο ς Διενέργεια ελέγχων υποσυστημάτων Διενέργεια ελέγχων συστημάτων Εκπαίδευση χρηστών Διενέργεια μετατροπών δεδομένων Προγραμματισμός ελέγχων Αναφορά αποτελεσμάτων ελέγχων Εγχειρίδιο χρηστών Ε γ κ α τ ά σ τ α σ η κ α ι Λειτουργία συστήματος Συντήρηση νέου συστήματος Εγχειρίδιο λειτουργιών Εγχειρίδιο συντήρησης 10

Λειτουργία Εκτίμηση συστήματος Αναφορά αποτίμησης Σε κάθε φάση ανάπτυξης εφαρμόζονται οι τεχνικές που καλύπτονται από την επιστήμη της τεχνολογίας λογισμικού. Στον πίνακα (1.1), παρουσιάζονται οι κύριες δραστηριότητες του κύκλου ζωής πληροφοριακών συστημάτων. 1.5 Ανάλυση και Σχεδίαση Συστημάτων Η ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων δίνει έμφαση στα ακόλουθα χαρακτηριστικά (Ν. Ματσατσίνης, 2010): Επιτάχυνση της ανάπτυξης ΠΣ Στη χρήση γλωσσών 4ης γενιάς, οι οποίες διαθέτουν χαρακτηριστικά : γραφικών, συστημάτων διαχείρισης βάσεων δεδομένων, ικανότητες αλληλεπίδρασης επικοινωνίας, υποβολή ερωτήσεων - απάντηση, γεννήτριες αναφορών, λεξικά δεδομένων, επεξεργασία κειμένων, επαναχρησιμοποιούμενο κώδικα, βιβλιοθήκη ανάπτυξης λογισμικού, ασφάλεια πρόσβασης στα δεδομένα, κ.α. και γλωσσών 5ης γενιάς οι οποίες είναι συμβολικές γλώσσες που παρέχουν αποτελεσματικούς τρόπους αναπαράστασης αντικειμένων και μεθόδων που χρησιμοποιούνται στη τεχνητή νοημοσύνη. Στην ανάπτυξη των πρωτοτύπων για την πειραματική δοκιμή των εφαρμογών και τη διενέργεια ελέγχων. Πρωτότυπο θεωρείται ένα προϊόν λογισμικού το οποίο αναπτύσσεται γρήγορα και περιλαμβάνει τις βασικές λειτουργίες του τελικού προϊόντος. Με βάση αυτό γίνονται οι έλεγχοι, εντοπίζονται σφάλματα, διερευνώνται νέες απαιτήσεις, νέες λειτουργίες. Στη συνέχεια το σύστημα υφίσταται τις βελτιώσεις και η διαδικασία επαναλαμβάνεται μέχρι να πάρουμε το τελικό προϊόν. Στη χρήση τεχνικών δομημένης ανάπτυξης εφαρμογών με χρήση εργαλείων CASE (Computer-Aided Software Engineering). Τα εργαλεία αυτά και σε συνεργασία με τις τεχνικές δομημένης ανάλυσης και σχεδίασης, στοχεύουν στην αυτοματοποίηση της ανάπτυξης μεγάλων και σύνθετων ΠΣ. Ανάπτυξη εφαρμογών με χρήση αντικειμενοστραφούς προγραμματισμού (Object-oriented programming). 11

Ανάπτυξη συστημάτων ανοικτής αρχιτεκτονικής. Στοχεύει στην ανεξαρτησία δεδομένων, λογικής και διαδικασιών. Οι εφαρμογές που αναπτύσσονται θα είναι ανεξάρτητες από την πλατφόρμα ανάλυσης, εύκολες σε μεταβολές και ολοκληρώσιμες με άλλες εφαρμογές. 1.5.1 Δομημένη ανάλυση - Σχεδίαση Συστήματος Η ανάπτυξη ενός συστήματος γίνεται για να καλύπτει τις ανάγκες μιας επιχείρησης, ενός οργανισμού κ.λπ. Έτσι, αρχικά τίθενται οι αντικειμενικοί στόχοι που πρέπει να πληροί το υπό ανάπτυξη σύστημα (Ν. Ματσατσίνης, 2010). Η διαδικασία ανάπτυξης ενός συστήματος έχει ως πρώτο βήμα τον προσδιορισμό των απαιτήσεων του συστήματος. Κατά τη φάση αυτή γίνεται καταγραφή, ανάλυση και καθορισμός των απαιτήσεων του συστήματος. Με τον καθορισμό των απαιτήσεων του συστήματος γίνεται μια περιγραφή των δυνατοτήτων του, ούτως ώστε να μπορεί να ελεγχθεί αν αυτό ικανοποιεί το σκοπό ανάπτυξής του. Στη φάση αυτή προσδιορίζονται οι απαιτήσεις σε μορφές πληροφοριών και σε λειτουργίες - επεξεργασίες που τις δημιουργούν ή τις μετασχηματίζουν. Διευκρινίζονται επίσης τα μη λειτουργικά θέματα που άπτονται θεμάτων όπως η αξιοπιστία και η ασφάλεια των παρεχομένων πληροφοριών, κ.α. Κατά τη φάση της σχεδίασης του συστήματος οι λειτουργίες-επεξεργασίες μετασχηματίζονται έτσι ώστε να είναι εύκολη η υλοποίηση του συστήματος με τα διαθέσιμα μέσα υλικού και λογισμικού. Έτσι, καταλήγουμε στο καθορισμό των τμημάτων (modules) που υλοποιούν συγκεκριμένες λειτουργίες-επεξεργασίες, όπως του τρόπου διαχείρισης των δεδομένων, του συστήματος επικοινωνίας χρήστη - συστήματος και άλλων εργασιών. Για μια περισσότερη σε βάθος μελέτη των διαφόρων μεθόδων και των εργαλείων που χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό των απαιτήσεων και τη σχεδίαση ενός συστήματος μπορεί κανείς να ανατρέξει στη βιβλιογραφία (IBM, 1974, DeMarco, 1978, Gane and Sarson, 1979, Yen, 1982,1983, Alford, 1985, Ross, 1985, Whitten et a1., 1989, Yourdon, 1989, Sommervill, 1992). 12

1.5.2 Εργαλεία ανάλυσης Για την ανάπτυξη ποιοτικού λογισμικού με βάση τις αρχές της δομημένης ανάλυσης είναι απαραίτητη η χρήση των κατάλληλων εργαλείων (Ν. Ματσατσίνης, 2010). Έτσι, για τη γραφική αναπαράσταση των λειτουργιών και της λογικής του συστήματος γίνεται χρήση των ακόλουθων εργαλείων (Yourdon and Constantine, 1975, Myers, 1975, Gane and Sarson, 1979, DeMarco, 1978, Yourdon, 1989, Gilbson, 1989, Norman and Nunamaker, 1989, McCusker, 1991, Lindholm, 1992) : Διαγραμμάτων Ροής Δεδομένων - ΔΡΔ (Data Flow Diagrams - DFD), των Λεξικών Δεδομένων (Data Dictionary - DD), των Διαγραμμάτων Δομής ή Αρχιτεκτονικής (Structure Chart - SC) και των Διαγραμμάτων Δομής Δεδομένων (Data Structure Diagrams - DSD). Για μια γενικότερη επισκόπηση των παραπάνω εννοιών μπορεί κανείς να ανατρέξει στη σχετική βιβλιογραφία (Yourdon, 1989, Whitten et al, 1989, McLeod, 1983 κ.α.). 1.6 Αντικειμενοστραφής προγραμματισμός Στον αντικειμενοστραφή προγραμματισμό (objected - oriented programming), τα βασικά δομικά συστατικά είναι οι κλάσεις και τα αντικείμενα (Ν. Ματσατσίνης, 2010). Το αντικείμενο μοντελοποιεί ένα τμήμα της πραγματικότητας και για αυτό είναι κάτι το οποίο υπάρχει στο χώρο και στο χρόνο. Σαν αντικείμενο μπορεί να θεωρηθεί κάτι το οποίο έχει σαφώς ορισμένα όρια. Σύμφωνα με τον Booch (1994), ένα αντικείμενο έχει : κατάσταση, συμπεριφορά και ταυτότητα. Η δομή και η συμπεριφορά όμοιων αντικειμένων καθορίζεται στην κοινή τους κλάση. Ο Joned (1979), ξεκαθαρίζει περισσότερο τον όρο επισημαίνοντας ότι "στο μοντέλο του αντικειμένου, η έμφαση δίνεται στον χαρακτηρισμό των συστατικών του φυσικού ή αφηρημένου συστήματος που μοντελοποιεί το λογισμικό σύστημα. Τα αντικείμενα έχουν μια συγκεκριμένη ακεραιότητα που δεν μπορεί να παραβιαστεί. Ένα αντικείμενο μπορεί μόνο να αλλάξει κατάσταση, να συμπεριφερθεί, να διαχειριστεί και να σταθεί σε σχέση με άλλα αντικείμενα με τρόπους που είναι συγκεκριμένοι για το αντικείμενο. Οι Stefik και Bobrow (1986), ορίζουν τα αντικείμενα ως οντότητες που συνδυάζουν τις ιδιότητες των διαδικασιών με δεδομένα., μια και εκτελούν υπολογισμούς και σώζουν την κατάστασή τους. Μπορούμε να πούμε ότι ένα 13

αντικείμενο είναι μία σαφής οντότητα που παρουσιάζει μία καλά καθορισμένη συμπεριφορά. Η αντικειμενοστραφής διαδικασία (Booch,1994), είναι μία καλώς ορισμένη επαναλαμβανόμενη διαδικασία. Υπάρχουν δύο χαρακτηριστικά τα οποία είναι κοινά σε όλα τα πετυχημένα έργα λογισμικού : η ύπαρξη μίας ισχυρά διορατικής αρχιτεκτονικής και η εφαρμογή ενός καλά διαχειριζόμενου επαναληπτικού και σταδιακού κύκλου ζωής ανάπτυξής των. Τα επιτυχημένα έργα αντικεινενοστραφούς προγραμματισμού δεν εμφανίζουν ούτε άναρχους αλλά ούτε τρομερά αυστηρούς και γραφειοκρατικούς κύκλους ζωής της ανάπτυξης. Αντίθετα, η διαδικασία που οδηγεί στην επιτυχή κατασκευή αντικειμενοστραφών αρχιτεκτονικών είναι σταδιακή με την έννοια ότι κάθε πέρασμα από ένα κύκλο ανάλυσης-σχεδιασμού-αξιολόγησης, οδηγεί στη βαθμιαία εκλέπτυνση των στρατηγικών και τακτικών αποφάσεων, με αποτέλεσμα τη σύγκλιση σε μία λύση που ικανοποιεί τις απαιτήσεις του τελικού χρήστη και που παρόλα αυτά είναι απλή, αξιόπιστη και προσαρμοζόμενη. Ο αντικειμενοστραφής προγραμματισμός Booch (1994), είναι μία μέθοδος ανάπτυξης στην οποία τα προγράμματα είναι οργανωμένα ως συλλογές συνεργαζόμενων αντικειμένων, κάθε ένα από τα οποία αναπαριστά ένα στιγμιότυπο κάποιας κλάσης. Οι κλάσεις του προγράμματος είναι μέλη μίας ιεραρχίας κλάσεων που διέπεται από μία κληρονομικότητα σχέσεων. Υπάρχουν τρία σημαντικά στοιχεία σε αυτό τον ορισμό : Ο αντικειμενοστραφής προγραμματισμός χρησιμοποιεί αντικείμενα και όχι αλγόριθμους ως βασικά λογικά δομικά στοιχεία, κάθε αντικείμενο είναι ένα στιγμιότυπο κάποιας κλάσης, και οι κλάσεις σχετίζονται μεταξύ τους μέσω σχέσεων κληρονομικότητας. Ένα πρόγραμμα μπορεί να φαίνεται αντικειμενοστραφές, αν όμως κάποιο ή κάποια από τα στοιχεία αυτά απουσιάζει τότε δεν είναι. Οι Cardelli και Wegner (1985), ορίζουν ότι μία γλώσσα προγραμματισμού είναι αντικειμενοστραφής εάν και μόνο εάν : Υποστηρίζει αφαιρέσεις αντικειμένων με ένα σύστημα επικοινωνίας αποτελούμενο από επώνυμες λειτουργίες και μία κρυφή τοπική κατάσταση. Τα αντικείμενα έχουν έναν αντίστοιχο τύπο (κλάση). Οι τύποι (κλάσεις) μπορεί να κληρονομούν χαρακτηριστικά από υπερτύπους (υπερκλάσεις). 14

Μία γλώσσα υποστηρίζει τη κληρονομικότητα εάν είναι δυνατό να εκφραστούν σχέσεις της μορφής "is a" ανάμεσα στους τύπους. Έτσι, για παράδειγμα ένα κόκκινο τριαντάφυλλο είναι ένα λουλούδι και ένα λουλούδι είναι ένα είδος φυτού. Αν μία γλώσσα δεν παρέχει απευθείας υποστήριξη κληρονομικότητας τότε δεν είναι αντικειμενοστραφής αλλά βασισμένη σε αντικείμενα (Object Based). 1.7 Πληροφοριακά συστήματα βασιζόμενα στους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Με την ανάπτυξη φθηνότερης, φιλικότερης και καλύτερης τεχνολογίας, ξεκίνησε η εξελικτική πορεία των Βασιζόμενων στους Υπολογιστές Πληροφοριακών Συστημάτων (Computer-Based Information Systems - CBIS) (Ν. Ματσατσίνης, 2010). Η εξέλιξη αυτή ήταν το αποτέλεσμα μιας συλλογικής μάθησης των ανθρώπων, οι οποίοι έμαθαν τα θετικά της τεχνολογίας και της δύναμής της. Ο McLeod (1993), χρησιμοποιεί τον όρο CBIS για να περιγράψει τις πέντε κατηγορίες εφαρμογών που χρησιμοποιούν H/Y (σχήμα 1.2) και οι Bocij et al. (1999), για να τα διαχωρίσουν από τα βασιζόμενα στο χαρτί ΠΣ (paper-based IS). Σήμερα, με τον όρο Πληροφοριακά Συστήματα εννοούμε κατά κανόνα αυτά που βασίζονται στη χρήση υπολογιστών. Σχήμα 1.2. Μοντέλο πληροφοριακών συστημάτων βασιζόμενων στη χρήση υπολογιστών (πηγή : McLeod, 1993) 15

1.7.1 Ιστορική εξέλιξη Πληροφοριακών Συστημάτων Μετά τα απλά Συστήματα Επεξεργασίας (Διεκπεραίωσης) Συναλλαγών (Δοσοληψιών) (ΣΕΣ, Transation Processing Systems - TPS), στη δεκαετία του 60 έκαναν την εμφάνισή τους τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (ΠΣΔ, Management Information Systems - MIS), τα οποία χαρακτηρίζονται κυρίως από την ικανότητα να παράγουν περιοδικές αναφορές, όπως μια καθημερινή λίστα εργαζομένων και του ωραρίου τους, μία εβδομαδιαία αναφορά πωλήσεων από το προϊόν ή μία μηνιαία αναφορά εξόδων συγκρινόμενη από τον προϋπολογισμό (McLeod, 1997). Αρχικά, τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης περιέγραφαν γεγονότα αφού αυτά είχαν συμβεί. Αργότερα όμως, χρησιμοποιήθηκαν για να προβλέπουν τις τάσεις και για να υποστηρίζουν τρέχουσες - συνηθισμένες αποφάσεις. Τα ΠΣΔ απευθύνονται στα μεσαία διευθυντικά στελέχη των λειτουργικών τμημάτων των εταιρειών, ενώ με το πέρασμα του χρόνου επεκτάθηκαν κα σε άλλα επίπεδα. Σήμερα τα ΠΣΔ ενσωματώνουν δυνατότητες έκδοσης αναφορών οι οποίες συμπεριλαμβάνουν εξειδικευμένες στατιστικές, καθώς επίσης και περιλήψεις αναφορών για παλαιότερες περιόδους. Η χρήση των H/Y επεκτάθηκε περισσότερο στις αρχές του 70, συμπεριλαμβάνοντας και δυνατότητες ηλεκτρονικής επικοινωνίας. Η χρήση της ηλεκτρονικής επικοινωνίας ήταν μόνο μία από τις δυνατότητες των Συστημάτων Αυτοματισμού Γραφείου (ΣΑΓ, Office Automation Systems - OAS), όπως επίσης και η υποστήριξη των πάσης φύσεως εργασιών γραφείου μέσω της χρήσης των τεχνολογιών πληροφορικής. Στις αρχές του 70, έγινε η εμφάνιση των Συστημάτων Υποστήριξης Αποφάσεων (ΣΥΑ - Decision Support Systems - DSS). Ο βασικός σκοπός των ΣΥΑ, είναι να παρέχει υποστήριξη στη λήψη πολύπλοκων αδόμητων και ημιδομημένων αποφάσεων των στελεχών των επιχειρήσεων (Holsapple and Whinston, 1996, Sauter, 1997). Η εφαρμογή της πολυκριτήριας ανάλυσης αποφάσεων στην μοντελοποίηση και επίλυση σύνθετων προβλημάτων αποφάσεων δημιούργησε μια νέα κατηγορία συστημάτων τα Πολυκριτήρια Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (ΠΣΥΑ, Multicriteria Decision Support Systems - McDSS). Τα συστήματα αυτά εφαρμόσθηκαν, όπως ήταν αναμενόμενο, και στην επίλυση προβλημάτων από διάφορους τομείς όπως ο αγροτικός τομέας (Baourakis et al., 1995, Siskos et al, 1995, Siskos et al, 1995, Matsatsinis et al, 1995, Baourakis et al, 1996, Yakowitz, 1997, El- Swaify and Yakowitz, 1998, Hayashi, 2000, Siskos et al, 2001), χρηματοοικονομική 16

διοίκηση (Zopounidis et al, 1997, Samaras et al, 2008), πιστοποίηση δεξιοτήτων ( Anestis et al, 2006), ανάθεσης εργασιών (Matsatsinis and Delias, 2003), κ.α. Στα μέσα του 80 άρχισε η εμπορική εφαρμογή τεχνικών της Τεχνητής Νοημοσύνης (Artificial Intelligent) και η χρήση τους στην ανάπτυξη ευφυών συστημάτων (Russel and Norvig, 1995, Βλαχάβας κα., 2006). Ιδιαίτερη ανάπτυξη παρουσίασαν τα Έμπειρα Συστήματα (ΕΣ, Expert Systems - ES). Τα ΕΣ χρησιμοποιούν τη γνώση για να διαγνώσουν προβλήματα, να προτείνουν λύσεις σε αυτά τα προβλήματα ή να εκπαιδεύσουν τους εργαζομένους. Η εφαρμογή των ΕΣ για την αντιμετώπιση προβλημάτων σε επί μέρους τομείς είχε ως αποτέλεσμα την ανάπτυξη πολλών αντίστοιχων συστημάτων. Στις αρχές της δεκαετίας του 90 ένας νέος τύπος συστημάτων τα Τεχνητά Νευρωνικά Δίκτυα (ΤΝΔ, Artificial Neural Networks - ANN), έκανε την εμφάνισή του και βρήκε εφαρμογή στην ανάπτυξη συστημάτων (Matsatsinis et al, 1998). Επίσης και άλλες τεχνικές από τον χώρο της Τεχνητής Νοημοσύνης, όπως Μηχανικής Μάθησης (Machine Learning), Ευρετικών Αλγορίθμων (Heuristics), Ευφυών Πρακτόρων (Intelligent Agents), Γενετικών και Μεθευρετικών Αλγορίθμων (Genetic and Metaheuristic Algorithms), κ.α., εφαρμόσθηκαν στην ανάπτυξη ευφυών συστημάτων επίλυσης ειδικών προβλημάτων (Matsatsinis and Samaras, 1998, Matsatsinis et al, 1999, Matsatsinis et al, 2003, Matsatsinis and Delias, 2003, Marinakis et al, 2008a,b,c,d,e). Τα Διοικητικά Πληροφοριακά Συστήματα (ΔΠΣ, Executive Information Systems - EIS) ή Πληροφοριακά Συστήματα Διοικητικών Στελεχών ή Διευθυντικά Πληροφοριακά Συστήματα, που εμφανίσθηκαν στα τέλη του 80, σχεδιάστηκαν για να υποστηρίζουν τα κορυφαία διευθυντικά στελέχη της διοίκησης στη λήψη αποφάσεων. Η προσθήκη σε αυτά δυνατοτήτων από τα ΣΥΑ μας έδωσε τα Διοικητικά Συστήματα Υποστήριξης (ΔΣΥ, Executive Support Systems - ESS). Τα Συστήματα Υποστήριξης Ομαδικών Αποφάσεων (ΣΥΟΑ, Group Decision Support Systems - GDSS), αναπτύχθηκαν για να καλύψουν τις ανάγκες υποστήριξης των προσπαθειών των ανθρώπων που εργάζονται σε ομάδες με στόχο τη λήψη ομαδικών αποφάσεων (Matsatsinis and Samaras, 2001). Μια ιδιαίτερη κατηγορία πληροφοριακών συστημάτων αποτελούν τα Γεωγραφικά Συστήματα Πληροφοριών (ΓΣΠ, Geographical Information Systems - GIS). Ένα ΓΣΠ είναι ένα σύστημα υποστήριξης αποφάσεων, το οποίο έχει να κάνει με την ένταξη χωρικά-σχετιζόμενων δεδομένων σε ένα περιβάλλον επίλυσης προβλημάτων 17

(Cowen, 1988, Mennecke, 1997). Τα νέα συστήματα που προκύπτουν από την συνεργασία ΓΣΠ και ΣΥΑ, ονομάζονται Χωρικά Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (ΧΣΥΑ, Spatial Decision Support Systems - SDSS) και αναπτύχθηκαν για να στηρίζουν τη διαδικασία λήψης απόφασης σε πολύπλοκα χωρικά προβλήματα (Leung, 1997). Επίσης μεγάλη έμφαση δίνεται στην ενσωμάτωση δυνατοτήτων και χρήση των Global Positioning Systems (GPS), με τα οποία γίνεται δυνατή η με ακρίβεια μέτρηση και μεταφορά γεωγραφικών πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο γεγονός. Θα πρέπει να επισημανθεί ότι υπάρχουν διάφορες ταξινομήσεις των ΠΣ αναλόγως των διάφορων χαρακτηριστικών τους (Ματσατσίνης, 2010). 1.8 Κατηγορίες Πληροφοριακών Συστημάτων Η οργανωτική πυραμίδα της επιχείρησης περιλαμβάνει τέσσερα βασικά επίπεδα σε σχέση με το εργασιακό προφίλ του προσωπικού. Σ αυτά τα επίπεδα αντιστοιχούν ανάλογα πληροφοριακά συστήματα. Στρατηγικό επίπεδο (Strategic Level) Περιλαμβάνει τα Επιτελικά Διοικητικά Στελέχη (Senior Managers) τα οποία ασχολούνται με την χάραξη στρατηγικής της επιχείρησης. Στο επίπεδο αυτό αντιστοιχούν τα Στρατηγικά Συστήματα (Strategic Systems), που βοηθούν τα επιτελικά διοικητικά στελέχη να προσαρμόσουν μακροπρόθεσμα το εσωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης στις μεταβολές του εξωτερικού περιβάλλοντος (π.χ. ποια θα είναι μακροπρόθεσμα η εξέλιξη των τιμών των πρώτων υλών). Διοικητικό Επίπεδο (Management Level) Σ αυτό το επίπεδο ανήκουν τα Μεσαία Διοικητικά Στελέχη (Middle Managers), και ασχολούνται με την διεκπεραίωση των προγραμμάτων και σχεδίων των επιτελικών διοικητικών στελεχών. Τα Διοικητικά Συστήματα (Management Systems) εξυπηρετούν τους χρήστες αυτού του επιπέδου σε σχέση με την διαχείριση, τον έλεγχο, τη λήψη αποφάσεων και τις διοικητικές δραστηριότητες. 18

Γνωστικό Επίπεδο (Knowledge Level) Αυτό το επίπεδο περιλαμβάνει εξειδικευμένα στελέχη (π.χ μηχανικοί) και προσωπικό το οποίο ασχολείται με τη διαχείριση δεδομένων (Data Workers) και τα Γνωστικά Συστήματα (Knowledge Systems) που βοηθούν στην ενσωμάτωση και την εφαρμογή των νέων γνώσεων σε ολόκληρη την επιχείρηση. Λειτουργικό Επίπεδο (Operation Level) Περιλαμβάνει τα λειτουργικά Διεκπεραιωτικά Στελέχη (Operational Managers), που ασχολούνται με την διεκπεραίωση των καθημερινών εργασιών της επιχείρησης. Τα Λειτουργικά Συστήματα (Operational Systems) στηρίζουν αυτά τα διοικητικά στελέχη αναφορικά με τις καθημερινές δοσοληψίες της επιχείρησης και παρέχουν πληροφόρηση ικανή ν'απαντηθούν ερωτήματα που προκύπτουν από αυτές τις δοσοληψίες. 1.9 Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων Όλα τα προαναφερόμενα συστήματα ανήκουν σέναν από τους ακόλουθους τύπους: Συστήματα Επεξεργασίας Δοσοληψιών (Τransaction Processing Systems-TPS) Πρόκειται για συστήματα που εξυπηρετούν το λειτουργικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Υποστηρίζουν τις βασικές καθημερινές τυποποιημένες και προαποφασισμένες λειτουργίες της επιχείρησης και συλλέγουν-καταγράφουν τα δεδομένα που προέρχονται από αυτές (π.χ παραγωγή, λογιστήριο, προσωπικό κ.λ.π). Η λήψη απόφασης περιορίζεται από στενά πλαίσια τα οποία έχουν προκαθοριστεί από υψηλότερο οργανωτικό επίπεδο(π.χ ποια η έκπτωση σε κάποιον πελάτη κ.λ.π). Αποτελούν το μεγαλύτερο τμήμα του συστήματος και η λειτουργία τους είναι κρίσιμη για την επιχείρηση (π.χ η διακοπή του συστήματος πωλήσεων καθηλώνει τη λειτουργία της επιχείρηση). Αυτή η κατηγορία συστημάτων εξυπηρετεί: Πωλήσεις Προμήθειες Μισθοδοσία προσωπικού 19

Πληρωμές κλπ Γνωστικά Συστήματα Εργασίας (Knowledge Work Systems-KWS) Απευθύνονται στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν εκείνη την κατηγορία του εξειδικευμένου προσωπικού της επιχείρησης (π.χ μηχανικοί, γιατροί, δικηγόροι) η οποία είναι επιφορτισμένη με την παραγωγή νέων πληροφοριών και νέας γνώσης καθώς και την ενσωμάτωση τους στην επιχείρηση. Συστήματα Αυτοματισμού Γραφείου (Office Automation Systems-OAS) Απευθύνεται, όπως και τα προηγούμενα, στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο και εξυπηρετούν τους χρήστες των δεδομένων, οι οποίοι δεν διαθέτουν ιδιαίτερες επιστημονικές γνώσεις. Στην πράξη δεν παράγουν νέες πληροφορίες και νέα γνώση. Επικοινωνούν με πελάτες και προμηθευτές ή με άλλες επιχειρήσεις και χρησιμεύουν σαν εργαλεία της ροής των πληροφοριών (π.χ κειμενογράφοι, συστήματα εκδόσεων εντύπων κ.λ.π ) Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information Systems-MIS ) Εξυπηρετούν το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο εφοδιάζοντας τα μεσαία διοικητικά στελέχη με κατηγοριοποιημένες πληροφορίες, υπό μορφή αναφορών, οι οποίες προέρχονται, είτε από τα προηγουμένως αναφερθέντα συστήματα, είτε από αρχεία περασμένων χρήσεων. Αυτές οι αναφορές αποτελούν απαντήσεις σε προκαθορισμένα ερωτήματα γενικού στατιστικού χαρακτήρα (π.χ ποιες ήταν οι πωλήσεις του περασμένου μήνα;) και εκδίδονται σε τακτά χρονικά διαστήματα (εβδομάδα, μήνα κλπ). Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision-Support Systems-DSS) Και αυτός ο τύπος των συστημάτων εξυπηρετεί το διοικητικό οργανωτικό επίπεδο της επιχείρησης. Στόχος της ύπαρξης και λειτουργίας τους είναι η υποστήριξη της λήψης απόφασης από τα μεσαία διοικητικά στελέχη. Αναφέρονται σε ημι-δομημένες, μοναδικές ή ταχέως μεταβαλλόμενες αποφάσεις (π.χ η εκτίμηση του κόστους ενός 20

έργου ανατρέχοντας στις αναλυτικές τιμές κόστους των συνιστωσών του και πρόβλεψη της εξέλιξης τους στο άμεσο μέλλον). Τροφοδοτούνται κυρίως από τις εξόδους των ΤΡS και MIS αλλά και από εξωτερικά δεδομένα της επιχείρησης. Συστήματα Υποστήριξης της Εκτελεστικής Εξουσίας (Executive Support Systems-EES) Αυτά τα συστήματα εξυπηρετούν το στρατηγικό οργανωτικό επίπεδο και επιτρέπουν στα επιτελικά διοικητικά στελέχη να λαμβάνουν αποφάσεις. Σαν είσοδο χρησιμοποιούν δεδομένα από το εσωτερικό και εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης καθώς και τις εξόδους των MIS και DDS. Αφορούν αδόμητες αποφάσεις γενικού χαρακτήρα (π.χ ποια είναι η τακτική του ανταγωνιστή;). Σύμφωνα με όσα έχουν αναφερθεί, οι διάφοροι τύποι Π.Σ. μπορούν να λειτουργούν τόσο ως ανεξάρτητες μονάδες όσο και ως ολοκληρωμένα και αλληλοϋποστηριζόμενα συστήματα. Τα βασικά στοιχεία που καθορίζουν αυτού του είδους τις συνεργασίες είναι οι ανάγκες της επιχείρησης, ο χρόνος ανάπτυξης, το κόστος και οι απαιτήσεις χρηστών. Έτσι, σε μία επιχείρηση που λειτουργεί επί χρόνια μπορεί να έχουμε : Αυτόνομα συστήματα, με συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που λειτουργούν για την κάλυψη συγκεκριμένων αναγκών, δέχονται ανεξάρτητα δεδομένα εισόδου και παράγουν συγκεκριμένα τελικά αποτελέσματα. Ολοκληρωμένα αλληλοσχετιζόμενα συστήματα, τα οποία αποτελούνται από διάφορες κατηγορίες πληροφοριακών συστημάτων (TPS, MIS, DSS,...), που συνυπάρχουν και λειτουργούν υπό ενιαία μορφή. Τα συστήματα αυτά καλύπτουν είτε ανάγκες μιας επιχείρησης είτε ανάγκες ομοειδών επιχειρήσεων. Οι τρόποι συνεργασίας και αλληλοεπίδρασης μεταξύ των διαφόρων τύπων πληροφοριακών συστημάτων ποικίλουν από περίπτωση σε περίπτωση, είναι δε συνεχώς εξελισσόμενοι και εμπλουτιζόμενοι από τις νέες εξελίξεις τόσο στο hardware και στο λογισμικό όσο και στις νέες δυνατότητες δικτύωσης. Στο πίνακα 1.3, δίνονται οι κατηγορίες πληροφοριακών συστημάτων και η υποστήριξη που αυτές παρέχουν στα διάφορα επίπεδα διοίκησης των επιχειρήσεων. Τα διάφορα πληροφοριακά συστήματα εντάσσονται σε κάποια κατηγορία συστημάτων, χαρακτηριζόμενα για τον τύπο τους από τον κατασκευαστή τους. Ο McLeod (1993), προσπαθώντας να διευκρινίσει τις έννοιες Πληροφοριακών 21

Συστημάτων Διοίκησης (MIS) και Συστημάτων Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS), αναφέρει ότι ο κύριος διαχωρισμός τους εξαρτάται από το ποιος και το πώς χρησιμοποιεί το σύστημα. Αν γενικεύσουμε αυτή τη προσέγγιση, προσαρμόζοντας την στη πραγματικότητα και ανεξάρτητα από τους λόγους που αναπτύχθηκε ένα σύστημα, εκείνο που έχει σημασία είναι το για ποιους λόγους χρησιμοποιείται ένα πληροφοριακό σύστημα. Η χρήση ενός συστήματος είναι αυτή που θα πρέπει να προσδιορίσει το χαρακτηρισμό ενός συστήματος και όχι οι πραγματικές δυνατότητες του μια και αυτές κατά κανόνα δεν χρησιμοποιούνται όλες και είναι γνωστές μόνο στα μέλη της ομάδος που το ανέπτυξε. Πίνακας 1.3. Παρεχόμενη υποστήριξη ΠΣ σε στελέχη επιχειρήσεων Στελέχη που υποστηρίζουν : Τεχνολογίες Π Σ κ αι Ε πίπεδα Δ ιοίκησης Κ ατηγορία Π ληροφοριακώ ν Συστημάτω ν Δ ιοικητές - Γ ενικοί Διευθυντές Στρατηγικά Συστήματα Δ ιοικητικά Π ληροφοριακά Συστήματα (EIS) Ε ιδικοί Ε πιστήμονες - Ε ξειδικευόμενα Στελέχη Υ ποστήριξη Επιτελικώ ν Στελεχώ ν Επιχείρησης Συστήματα Υ ποστήριξης Α ποφ άσεω ν - Έ μπειρα Συστήματα - Ν ευρω νικά Δίκτυα (D SS - ES - A N N ) Διευθυντές Συστήματα Δ ιοίκησης Π ληροφοριακά Συστήματα Δ ιοίκησης (M IS) Δ ιευθυντές γραμμής - Δ ιαχειριστές Λ ειτουργικά Συστήματα Συστήματα Επεξεργασίας (TPS) Υ παλληλικό Π ροσωπικό Συστήματα Α υτοματισμού Γ ραφείου και Επικοινωνίας Συστήματα Α υτοματισμού Γραφείου (O AS) Υποστηρίζονται από : Εξωτερική και Εσωτερική Πληροφόρηση Βάσεις Δεδομένων 1.10 Προβλήματα κατά την ανάπτυξη Πληροφοριακών Συστημάτων Τα περισσότερα προβλήματα που αντιμετωπίζει μία εταιρεία στην ανάπτυξη ενός ΠΣ, εμπίπτουν σε μία από τις ακόλουθες τέσσερις κατηγορίες (Ν. Ματσατσίνης, 2010): Εναρμόνιση του σχεδιασμού του ΠΣ με τις στρατηγικές και τους στόχους της εταιρείας. Το πρώτο και σημαντικότερο πρόβλημα στο σχεδιασμό ενός ΠΣ είναι η αναγνώριση των πληροφοριακών αναγκών της εταιρείας και η επιλογή 22

των κατάλληλων εφαρμογών ΠΣ που εξυπηρετούν τους στόχους της εταιρείας. Σχεδιασμός της πληροφοριακής αρχιτεκτονικής (information architecture) του ΠΣ κατά τέτοιο τρόπο ώστε να μπορούν να ενσωματωθούν σε αυτό πολλές διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Ο όρος πληροφοριακή αρχιτεκτονική αναφέρεται στη συνολική δομή όλων των ΠΣ μέσα σε έναν οργανισμό. Η πληροφοριακή αρχιτεκτονική περιλαμβάνει επίσης τις βάσεις δεδομένων και το λογισμικό που υποστηρίζει τις λειτουργίες που πραγματοποιούνται. Σωστός καταμερισμός της ανάπτυξης και των πόρων που προσφέρει ένα ΠΣ μεταξύ των διαφόρων τμημάτων της επιχείρησης. Η ορθολογική κατανομή των πόρων και των δυνατοτήτων που παρέχει ένα ΠΣ, μεταξύ των ανταγωνιζόμενων για τους πόρους αυτούς τμημάτων μιας επιχείρησης δεν είναι εύκολη υπόθεση. Πολλές φορές εσωτερικοί μηχανισμοί της εταιρείας καθορίζουν την κατανομή των πόρων των ΠΣ, με αποτέλεσμα τα ΠΣ που προκύπτουν να μην ανταποκρίνονται ικανοποιητικά στις ανάγκες της εταιρείας. Ολοκλήρωση του έργου ανάπτυξης του ΠΣ μέσα στον προβλεπόμενο χρόνο και σύμφωνα με τον προϋπολογισμό του έργου. Η εμπειρία δείχνει ότι λίγα έργα ανάπτυξης ΠΣ πραγματοποιούνται μέσα στα χρονικά και τα οικονομικά πλαίσια που έχουν τεθεί. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα τη μείωση της αποδοτικότητας της εταιρείας και της αξιοπιστίας της ομάδας ανάπτυξης του ΠΣ. Τα προβλήματα αυτά μειώνονται δραστικά αν γίνει σωστός σχεδιασμός και προγραμματισμός του έργου. 1.11 Τεχνολογία και Πληροφοριακά Συστήματα Η ανάπτυξη της Πληροφοριακής τεχνολογίας και των Τηλεπικοινωνιών δίνει στα συστήματα μια νέα δυναμική και τους ανοίγει νέες προοπτικές στα πλαίσια της λειτουργίας μιας επιχείρησης. Είναι πλέον αδιανόητο να θεωρούνται τα συστήματα ερήμην αυτών των τεχνολογιών. Το Πληροφοριακό σύστημα βασίζεται πλέον στον Η/Υ και ονομάζεται Πληροφοριακό Σύστημα βασισμένο στον Ηλεκτρονικό Υπολογιστή (Computer Based Information Systems-CBIS). 23

Στο τεχνολογικό περιβάλλον, η πληροφορία αποτελεί πολύτιμο μέρος του ενεργητικού της επιχείρησης. Αποτελεί το βασικότερο στοιχείο για την επιβίωση της επιχείρησης, την ομαλή λειτουργίας της, την ανάπτυξη της, και την ανταγωνιστικότητά της. Αυτή η νέα σημασία της πληροφορίας δίνει νέα διάσταση στη σχέση της οργάνωσης και των συστημάτων και ο λόγος είναι ότι: Πολλές από τις χειρωνακτικές εργασίες αυτοματοποιούνται. Οι διοικητικές δραστηριότητες αφενός και το Πληροφοριακό Σύστημα αφετέρου αλληλεπιδρούν και αλληλεξαρτώνται. Η επιχείρηση αποκτά πληροφοριακή αρχιτεκτονική. Γίνεται διαχωρισμός των βασικών διεργασιών του Η/Υ από την παροχή πληροφόρησης στα διάφορα επίπεδα της οργανωτικής πυραμίδας. 1.12.1 Διαδικασία Λήψης Απόφασης και Πληροφοριακά Συστήματα Στο βήμα του καθορισμού του προβλήματος, κυρίαρχο ρόλο παίζει η αντίληψη ότι κάτι συμβαίνει κάπου στην επιχείρηση, για συγκεκριμένους λόγους και με κάποιες 24

συνέπειες στη λειτουργία αυτής. Αυτή η αντίληψη αποτελεί προϊόν του διοικητικού και λειτουργικού ελέγχου της επιχείρησης. Η κύρια πηγή πληροφοριών μπορεί ν αποτελεί ένα Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκηση-MIS. Στο βήμα της καταγραφής των εναλλακτικών λύσεων, απαιτεί μια πιο προσεκτική θεώρηση της λειτουργίας της επιχείρησης. Σ αυτήν την περίπτωση μπορεί να αξιοποιηθεί κάποιο μικρό Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων-DSS. Στα βήματα της αξιολόγησης των εναλλακτικών λύσεων αλλά και της επιλογής της τελικής λύσης απαιτούνται τεχνικές οι οποίες επιτρέπουν την αξιολόγηση των συνεπειών στην επιχείρηση από την επιλογή κάθε εναλλακτικής λύσης. Ένα μεγάλο Σύστημα Υποστήριξη Αποφάσεων-DSS μπορεί ν αποτελέσει χρήσιμο εργαλείο για αυτόν που παίρνει την απόφαση. Στο βήμα της εφαρμογής της επιλεγμένης λύσης βασικό ζητούμενο είναι η αξιολόγηση του αποτελέσματος της εφαρμοσμένης λύσης. Δεδομένου ότι αυτό αποτελεί προϊόν ελέγχου, το Πληροφοριακό Σύστημα Διοίκηση-MIS μπορεί αποτελέσει και πάλι χρήσιμο εργαλείο. 1.12.2 Οργάνωση και Πληροφοριακά Συστήματα Στο στρατηγικό οργανωτικό επίπεδο η λήψη αποφάσεων αφορά τον καθορισμό των στόχων, των πόρων και των πολιτικών της επιχείρησης. Το μεγαλύτερο πρόβλημα αυτών των αποφάσεων είναι η απαίτηση για μελλοντικές προβλέψεις σε σχέση με την εξέλιξη της επιχείρησης και του περιβάλλοντος της. Πρόκειται για αποφάσεις αδόμητες, απρογραμμάτιστες, στρατηγικές, δημιουργικές και αποφάσεις καινοτομίας, οι οποίες λαμβάνονται κάτω από συνθήκες αβεβαιότητας ή κινδύνου. Η λήψη αυτών των αποφάσεων μπορεί να υποστηριχθεί από κάποιο Σύστημα Υποστήριξης της Εκτελεστικής Εξουσίας-ESS. Αντίθετα, στο λειτουργικό οργανωτικό επίπεδο οι λαμβανόμενες αποφάσεις είναι δομημένες, προγραμματισμένες, συνηθισμένες και τακτικές που αφορούν το λειτουργικό έλεγχο. Επίσης βασικό ρόλο για την λήψη τους, παίζει η πληροφόρηση η οποία προέρχεται από τα Συστήματα Επεξεργασίας Δοσοληψιών-TPS. Στα δύο άλλα οργανωτικά επίπεδα (διοικητικό, γνωστικό) οι αποφάσεις είναι ημιδομημένες, προγραμματισμένες ή όχι, συνηθισμένες ή όχι, τακτικές. Αναλυτικότερα: 25

Στο διοικητικό οργανωτικό επίπεδο, οι αποφάσεις αφορούν κυρίως το διοικητικό έλεγχο και η βασική πληροφόρηση μπορεί να προέρχεται από τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης-ΜΣδ και Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων-Όδδ. Στο γνωστικό οργανωτικό επίπεδο, οι αποφάσεις αφορούν την παραγωγή νέων ιδεών για προϊόντα και υπηρεσίες και την διάδοση τους μέσα στην επιχείρηση. Ως εργαλεία για την λήψη αυτών των αποφάσεων μπορεί ν αποτελούν τα Γνωστικά Συστήματα Εργασίας-KWS και Συστήματα Αυτοματισμού Γραφείου-ΘΛδ. 1.12.3 Αποφάσεις και Σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων Οι απαιτήσεις των διοικητικών στελεχών από τα πληροφοριακά συστήματα είναι συνάρτηση των αυξημένων αναγκών τους σε πληροφόρηση μέσα σ ένα σύνθετο και ραγδαία μεταβαλλόμενο περιβάλλον. Τα διοικητικά στελέχη απαιτούν: Τυποποιημένα συστήματα για τον σχεδιασμό, την οργάνωση και τον συντονισμό. Εύκολα μεταβαλλόμενα και πολυδύναμα συστήματα τα οποία επιτρέπουν την κάλυψη ευρέως φάσματος απαιτήσεων και την προσαρμογή τους στις μεταβολές του περιβάλλοντος. Όμως αν και τα τυποποιημένα συστήματα έχουν μεγάλες δυνατότητες στο λειτουργικό τομέα της επιχείρησης, διαθέτουν περιορισμένες δυνατότητες στο διοικητικό τομέα, δεδομένου ότι η διοίκηση περιέχει μεγάλο ποσοστό ατυποποίητης ανθρώπινης αυτενέργειας (διαίσθηση, ψυχολογική συγκρότηση κλπ.). Σ αυτό θα πρέπει να προστεθεί ότι μια απόφαση διαφέρει από άτομο σε άτομο και από κατάσταση σε κατάσταση ως προς την σημασία των στόχων, την ποιότητα του λαμβάνοντας την απόφαση, το οργανωτικό μοντέλο κλπ. Κατά συνέπεια τα συστήματα λειτουργούν σαν εργαλεία υποστήριξης της λήψης των αποφάσεων, σεβόμενα την πρωτοκαθεδρία του υποκειμενικού παράγοντα. Δηλαδή υποστηρίζουν τη λήψη αποφάσεων χωρίς να παράγουν αποφάσεις. Τα προαναφερόμενα έχουν άμεσες επιπτώσεις στο σχεδιασμό νέων συστημάτων. Διότι η λήψη αποφάσεων σε μια επιχείρηση λαμβάνεται από ομάδες ατόμων με την χρήση οργανωτικών διαδικασιών έτσι, τα συστήματα καλούνται να υποστηρίξουν και τις ομάδες αυτές αλλά και τις οργανωμένες διαδικασίες. 26

Λαμβάνοντας υπόψη τα προηγούμενα γραφόμενα, τα βασικότερα χαρακτηριστικά των συστημάτων, τα οποία θα πρέπει να σεβαστεί ο σχεδιαστής νέων συστημάτων, θα πρέπει να είναι: Η ευλυγισία τους, προσφέροντας στους χρήστες τους τις περισσότερες δυνατές εναλλακτικές δυνατότητες στη συλλογή και αξιολόγηση των δεδομένων και στις μεταβολές των περιβαλλοντικών συνθηκών. Η δυνατότητα υποστήριξης ατόμων με διαφορετικές απόψεις διοίκησης, με διαφορετικές ικανότητες, με διαφορετικές γνώσεις, με τον υποκειμενισμό τους, τα οποία λειτουργούν σε διαφορετικά οργανωτικά περιβάλλοντα. Η δυνατότητα παροχής μοντέλων με ισχυρές αναλυτικές και συνθετικές ικανότητες τα οποία επιτρέπουν την παρουσίαση εναλλακτικών αποτελεσμάτων με βάση τα εισερχόμενα δεδομένα. Ν αντανακλούν τις οργανωτικές και πολιτικές αναζητήσεις της επιχείρησης. Ν ακολουθούν τις μεταβολές της οργάνωσης, της πολιτικής και των διαδικασιών και να είναι γνωστές οι δυνατότητές τους (τι μπορούν να κάνουν και τι όχι). 1.13 Διοίκηση-Διαχείριση Πληροφοριακών Συστημάτων Η σύγχρονη Διοίκηση-Διαχείριση Πληροφοριακών Συστημάτων (Management Information Systems) δανείζετε στοιχεία τόσο από τις θετικές επιστήμες όπως Διοίκηση Επιχειρήσεων, Πληροφορική, Επιχειρησιακή Ερευνά (τεχνική προσέγγιση - technical approach), όσο και από τις επιστήμες της ανθρώπινης συμπεριφοράς όπως Ψυχολογία, Πολιτικές Επιστήμες, Κοινωνιολογία (συμπεριφοριακή προσέγγισηbehavioral approach). Κατά συνέπεια ένα πληροφοριακό σύστημα αποτελεί ένα Κοινωνικό-Τεχνικό Σύστημα (Sociotechnical System), στο οποίο ο συνδυασμός της επιλεγμένης Πληροφοριακής Τεχνολογίας και της οργάνωσης θα πρέπει να ελαχιστοποιεί τα μειονεκτήματα και να μεγιστοποιεί τα πλεονεκτήματα της επιχείρησης, με κριτήριο διοικητικούς στόχους. Η διοίκηση-διαχείριση των πληροφοριακών συστημάτων περιλαμβάνει τη μελέτη της ανάπτυξης συστημάτων καθώς και τη μελέτη των διοικητικών λειτουργιών και της διαχείρισης των δραστηριοτήτων που αναφέρονται σε αυτά τα συστήματα. 27

1.14 Στάδια Εξέλιξης ενός Πληροφοριακού Συστήματος Η ποιότητα του Πληροφοριακού Συστήματος είναι η συνάρτηση των απαιτήσεων της διοίκησης από την υπάρχουσα οργάνωση της επιχείρησης και της συμβολής του στις δραστηριότητες της επιχείρησης. Οι απαιτήσεις αυτές οφείλουν να παίρνουν υπόψη το εξελικτικό στάδιο στο οποίο βρίσκεται αυτή η οργάνωση. Η εξέλιξη ενός Πληροφοριακού Συστήματος συνήθως διέρχεται από τρία στάδια: Μύηση. Σ άυτό το στάδιο γίνονται τα πρώτα βήματα της χρήσης της σύγχρονης Πληροφοριακής τεχνολογίας στα πληροφοριακά συστήματα. Έμφαση δίνεται στην ικανοποίηση των αναγκών του λειτουργικού υποσυστήματος της επιχείρησης, δηλαδή δημιουργούνται πρώτα τα TPS (πρώτες εφαρμογές Λογιστηρίου, Μισθοδοσίας κλπ.) Επέκταση. Σ αυτό το στάδιο έχει γίνει η αποδοχή της χρήσης της σύγχρονης Πληροφοριακής τεχνολογίας και γίνονται προσπάθειες για την επέκταση της χρήσης της και σε άλλους τομείς του λειτουργικού υποσυστήματος της επιχείρησης (επέκταση των TPS). Ωριμότητα. Αποτελείται από δύο φάσεις, τον Έλεγχο και την Ολοκλήρωση. Έλεγχος: Σε αυτό το στάδιο γίνεται προσπάθεια για την ανάπτυξη των MIS, OAS, KWS, DSS δεδομένου ότι έχουν ικανοποιηθεί σε μεγάλο βαθμό οι ανάγκες του λειτουργικού υποσυστήματος της επιχείρησης και προβάλει επιτακτικά η ανάγκη ικανοποίησης των αναγκών της διοίκησης. Στην επιχείρησης, κάτω από το βάρος των νέων απαιτήσεων, συγκεντρώνεται εξειδικευμένο προσωπικό και δημιουργείται ιδιαίτερο τμήμα υπεύθυνο για την διοίκηση του Πληροφοριακού Συστήαμτος. Ολοκλήρωση : Σ αυτήν τη φάση του σταδίου της ωριμότητας, το Πληροφοριακό Σύστημα καλύπτει ολόκληρη την επιχείρηση. Γίνονται προσπάθειες για την έκτακτη και την εντατική ανάπτυξη του. Σ αυτό το στάδιο λαμβάνουν χώρα τα ESS. Τα κριτήρια για την ένταξη της εξέλιξης του Πληροφοριακού Συστήματος σένα από αυτά τα στάδια είναι: Η ποιότητα οργάνωσης του Πληροφοριακού Συστήματος. 28

Ο βαθμός συμμετοχής του προσωπικού της επιχείρησης στην ανάπτυξη του Πληροφοριακού Συστήματος. Η ποιότητα ελέγχου του Πληροφοριακού Συστήματος. Η πορεία ανάπτυξης των εφαρμογών στην επιχείρηση. Ο εντοπισμός αυτού του εξελικτικού σταδίου, επιτρέπει στην διοίκηση να καθορίζει στόχους γνωρίζοντας τις επιδράσεις που ασκούνται στον ανθρώπινο παράγοντα και στις διοικητικές λειτουργίες και να καθορίζει αντίστοιχα τις απαιτήσεις ελέγχου. 1.15 Ολοκλήρωση Πληροφοριακών Συστημάτων Όπως προαναφέρθηκε: Το πληροφοριακό Σύστημα αποτελείται από επιμέρους συστήματα Συχνά οι έξοδοι ενός συστήματος χρησιμεύουν και σαν είσοδοι άλλων συστημάτων. Ανεξάρτητα Συστήματα Σ αυτήν την περίπτωση κάθε σύστημα σχεδιάζεται για να ικανοποιεί μια κατηγορία διοικητικών απαιτήσεων ανεξάρτητα από τις υπόλοιπες κατηγορίες απαιτήσεων. Για παράδειγμα, δημιουργείται το σύστημα το οποίο καλύπτει τις διοικητικές απαιτήσεις του λογιστηρίου ανεξάρτητα από τις διοικητικές απαιτήσεις των πωλήσεων, της παραγωγής κλπ. Η διαδικασία αυτή ονομάζεται Από Κάτω Προς τα Πάνω (Bottomup) και αποτελεί την έκφραση της αρχής από το μερικό στο γενικό. 29

Τα συστήματα που προκύπτουν ονομάζονται Ανεξάρτητα Πληροφοριακά Συστήματα. Είναι ανεξάρτητα μεταξύ τους, από την άποψη ότι οι είσοδοι και οι έξοδοι τους δεν έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η ενιαία και απρόσκοπτη επικοινωνία μεταξύ αυτών των συστημάτων. Τα πλεονεκτήματα των ανεξάρτητων πληροφοριακών συστημάτων είναι τα ακόλουθα: Η ταχύτητα δημιουργίας τους. Τα προβλήματα στη λειτουργία κάποιου από αυτά δεν επηρεάζουν τα υπόλοιπα. Απαιτούνται σχετικά λίγα μέσα για την ανάπτυξη τους και συνεπώς έχουν σχετικά μικρό κόστος ανάπτυξης. Τα νέα συστήματα δεν επηρεάζουν τα ήδη υπάρχον συστήματα. Ευνοούν το απόρρητο των δεδομένων τους (καλύτερη ελεγχόμενη πρόσβαση των χρηστών). Τα μειονεκτήματα τους είναι: Η έλλειψη ευελιξίας στην ικανοποίηση διοικητικών απαιτήσεων που υπερβαίνουν τον τομέα λειτουργίας ενός μόνο ανεξάρτητου συστήματος. Η επικοινωνία δεδομένων από σύστημα σε σύστημα προκαλεί επιπλέον εργασία και συνεπώς αυξάνουν το λειτουργικό τους κόστος. Η ύπαρξη των ίδιων δεδομένων σε διαφορετικά αρχεία αυξάνει το κόστος αποθήκευσης και τα γραφειοκρατικά προβλήματα. Η μη τυποποίηση της κωδικοποίησης των δεδομένων με κίνδυνο δημιουργίας σύγχυσης. Η συγκρότηση του Ανεξάρτητου Πληροφοριακού Συστήματος δεν είναι η καλύτερη διότι τα συστήματα του, είτε επικαλύπτονται, είτε παρουσιάζουν κενά στην κάλυψη των διοικητικών απαιτήσεων. Τα ανεξάρτητα συστήματα αποτελούν την πρώτη μορφή εμφάνισης του Πληροφοριακού Συστήματος γιατί εκφράζουν την πιο απλούστερη μορφή διοίκησης. Ολοκληρωμένα Συστήματα Σ αυτήν την περίπτωση τα συστήματα αποτελούν μέρη ενός οργανωμένου συνόλου στην κατεύθυνση μιας ενιαίας αντίληψης. Τα συστήματα εξυπηρετούν τους συνολικούς στόχους του Πληροφοριακού Συστήματος. 30