Οικονομικό Πανεπιστήμιο Αθηνών Τμήμα ιοικητικής Επιστήμης και Τεχνολογίας Διοίκηση Ομάδων 1
Ομάδα Ορισμός Η αλληλεπίδραση δύο ή περισσοτέρων ατόμων με σκοπό την επίτευξη κοινών στόχων Ομάδα Κοινή αντίληψη των ατόμων ότι αποτελούν μια κοινωνική μονάδα, δηλ. ομάδα Κοινά κίνητρα Κοινοί στόχοι/σκοποί Οργάνωση Αλληλεξάρτηση 2
Σύνολο ατόμων - Ομάδα Ένα σύνολο ατόμων δεν αποτελεί ομάδα όταν: ο ηγέτης κυριαρχεί τα μέλη είναι υπεύθυνα μόνο σε ατομικό επίπεδο ο τελικός στόχος αποτελείται από το σύνολο των ατομικών παραδοτέων επικρατεί σεβασμός λόγω ιεραρχίας Ένα σύνολο ατόμων αποτελεί ομάδα όταν: τα μέλη της ομάδας αποφασίζουν από κοινού τα μέλη έχουν ατομική και συνολική ευθύνη ο τελικός στόχος αποτελεί συλλογικό παραδοτέο ο διάλογος ενθαρρύνεται δεν υπάρχει ιεραρχία Συγκρίνοντας τα γκρουπ με τις ομάδες Γκρουπ Ομάδα Στόχος Μοιράζονται πληροφορίες Συλλογική Σλλ ήδράση και απόδοση Συνέργια Ουδέτερη Θετική Ευθύνη Ατομική Ατομική και αμοιβαία Ικανότητες Τυχαίες και διάσπαρτες Συμπληρωματικές Σκοπός Αποτέλεσμα Εργασίας Ταυτίζεται με το όραμα του οργανισμού Ατομικό Συγκεκριμένος σκοπός Κοινό 3
Γιατί δημιουργούμε ομάδες; Θεωρία κοινωνικής μάθησης Μαθαίνουμε από μικροί να λειτουργούμε σε ομάδες Θεωρία κοινωνικής σύγκρισης-κοινωνικής ταυτότητας Συγκρίνουμε την ομάδα μας με κάποια άλλη (εμείς και οι άλλοι) Θεωρία κοινωνικής ανταλλαγής Κερδίζουμε από την ένταξή μας και παραμονή μας σε μια ομάδα Χρησιμότητα Ομάδων Συμβάλλουν στην επίτευξη των επιχειρησιακών στόχων Παρέχουν υποστήριξη στα μέλη τους Προκαλούν αφοσίωση & δέσμευση Παρέχουν την αίσθηση του «ανήκειν» Προωθούν την επικοινωνία Παρέχουν ευκαιρίες μάθησης 4
Είδη ομάδων Τυπικές-Άτυπες Λειτουργικές ή εργασιακές ομάδες (work teams) Ομάδες εργασίας (project teams) Διοικητικές ομάδες (management teams) Εικονικές ομάδες (virtual teams) Ανεπίσημες ομάδες (parallel teams) Ανεπίσημες Ομάδες Οι ανεπίσημες ομάδες δύναται να συμπληρώνουν τις επίσημες ομάδες, αλλά και να τις εμποδίζουν Παραδείγματα Επιπλέον προσπάθεια για να βοηθήσουν έναν αγχωμένο διευθυντή Υπονόμευση αντιπαθητικού διευθυντή 5
Στάδια Ανάπτυξης των Ομάδων Στάδιο 5: Διακοπή Στάδιο 4: Απόδοση Στάδιο 3: Σταθεροποίηση Στάδιο 2: Ένταση Στάδιο 1: Διαμόρφωση Σκοποί και καθήκοντα της ομάδας Παράγοντες που επηρεάζουν την αποτελεσματικότητα μιας ομάδας (Robbins & Judge, 2007) Η σύνθεση της ομάδας Μέγεθος Ομάδας Ικανότητες μελών Προσωπικότητα Ικανότητες μελών Ρόλοι Το πλαίσιο της ομάδας Επάρκεια Πόρων Ηγεσία και Δομή Κλίμα εμπιστοσύνης Αξιολόγηση απόδοσης και συστήματα αμοιβών Οι διαδικασίες της ομάδας Κοινός στόχος Επάρκεια Διαχείριση συγκρούσεων Νόρμες Αποτελεσματικότητα της Ομάδας 6
Ρόλος Ορισμός Σύνολο υποχρεώσεων και προσδοκιών αναφορικά με τις ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιείς ανάλογα με τις περιστάσεις Παράδειγμα Συντονιστής Ελεγκτής / Εκτιμητής Ο ρόλος του ηγέτη μπορεί να περιλαμβάνει ένα σύνολο διαφορετικών ή αλληλοσυμπληρώμενων ρόλων Ρόλοι Μέσα Στην Ομάδα COMPANY WORKER/ IMPLEMENTOR ιεκπεραιωτής CHAIRMAN CO-ORDINATOR/ Συντονιστής SHAPER ιαμορφωτής PLANT/ ιοργανωτής RESOURCE INVESTIGATOR/ Ερευνητής Πόρων MONITOR EVALUATOR/ Ελεγκτής Εκτιμητής TEAM WORKER Ομαδικός Παίκτης COMPLETER FINISHER/ Ολοκληρωτής 7
Οι ρόλοι σε μια ομάδα σύμφωνα με την θεωρία του Belbin Ρόλος Περιγραφή Αδυναμίες Διεκπεραιωτής Πειθαρχημένος, αξιόπιστος, συντηρητικός, Μη ευέλικτος, αργή αντίδραση και (Implementοr) αποτελεσματικός αρνητισμός σε καινούργιες ευκαιρίες Συντονιστής (Chairman co-ordinator) Ώριμος, με αυτοπεποίθηση, ξεκαθαρίζει τους στόχους, προωθεί την λήψη των αποφάσεων και αναθέτει αποτελεσματικά, αξιόπιστος, κυριαρχικός, εξωστρεφής Μπορεί να θεωρηθεί χειριστικός Διαμορφωτής (Shaper) Διοργανωτής (Plant) Ερευνητής Πόρων (Resource Investigator) Ανυπόμονος, εξωστρεφής, νευρικός, δυναμικός, με ισχυρό κίνητρο και ανάγκη για επίτευξη στόχων, ξεπερνά εμπόδια και θέλει να κερδίζει Καινοτομικός, δημιουργικός, μοναχικός, χρησιμοποιεί ανορθόδοξους τρόπους επίλυσης προβλημάτων, μπορεί να λύνει δύσκολα προβλήματα Εξωστρεφής, επικοινωνιακός, αναζητά ευκαιρίες, αναπτύσσει επαφές διαπραγματεύεται αποτελεσματικά Μπορεί να πληγώνει τους άλλους με την ανυπομονησία του και ενίοτε να τους προκαλεί λί Δυσκολία στην επικοινωνία με άτομα που δεν είναι στο ίδιο μήκος κύματος Υπερ-αισιόδοξος, χάνει τον ενδιαφέρον τους, όταν ο πρώτος ενθουσιασμός περνάει Οι ρόλοι σε μια ομάδα σύμφωνα με την θεωρία του Belbin Ρόλος Περιγραφή Αδυναμίες Ελεγκτής-Εκτιμητής (Monitor-Evaluator) Ομαδικός Παίκτης (Team Player) Ολοκληρωτής (Finisher) Εγκρατής, ψύχραιμός, με στρατηγική σκέψη, μπορεί να δει όλες τις εναλλακτικές και κρίνει με ακρίβεια Συνεργάσιμος, ήπιος-α, διπλωματικός, αποφεύγει τις συγκρούσεις, με μεγάλη αντίληψη Ευσυνείδητος, αγχωτικός, βρίσκει λάθη και παραλείψεις και ανταποκρίνεται στις προθεσμίες, Δεν υπάρχει ισχυρό κίνητρο και ικανότητα να εμπνεύσει τους άλλους. Υπερβολική κριτική κάποιες φορές Αναποφάσιστος, επηρεάζεται εύκολα Ανησυχεί αδικαιολόγητα, δεν τους αρέσει η διαπραγμάτευση τελειομανία Ειδικός (Specialist) Αφοσιωμένος, διαθέτει γνώσεις και ικανότητες Δεν μπορεί να δει το σύνολο και επικεντρώνεται στα επιμέρους που σχετίζονται με τις δικές τους ικανότητες 8
Άσκηση Συζητείστε στις ομάδες σας πώς εφαρμόζονται στην πράξη οι διαφορετικοί ρόλοι μέσα σε μια ομάδα εργασίας που έχετε εμπειρία σε σχέση με τους 8 προαναφερθέντες ρ ρόλους. Νόρμες Ομάδας Ορισμός Η νόρμα αποτελεί ένα μοντέλο ή στερεότυπο της κατάλληλης και αποδεκτής συμπεριφοράς των μελών μίας ομάδας Σημασία Οι νόρμες έχουν ιδιαίτερη σημασία,, καθώς προσδιορίζουν τα όρια μεταξύ της επιθυμητής και της ανεπιθύμητης συμπεριφοράς π.χ. σχέση με τον ιευθυντή 9
Νόρμες Ομάδας (συνέχεια) Κάθε ομάδα μπορεί να έχει διαφορετικές νόρμες, π.χ. ακρίβεια Κάθε νέος εργαζόμενος σε μία επιχείρηση μαθαίνει τις νόρμες σταδιακά Καθώς μαθαίνει τις νόρμες και συμμορφώνεται με αυτές, κοινωνικοποιείται και γίνεται μέρος της επιχειρησιακής κουλτούρας Πως μπορείτε να βοηθήσετε τα μέλη της ομάδας να υιοθετήσουν νόρμες οι οποίες υποστηρίζουν τους επιχειρησιακούς στόχους Αποτελέστε θετικό πρότυπο Επιβραβεύετε την επιθυμητή συμπεριφορά Εκπαιδεύστε και προσανατολίστε τα νέα μέλη για να αναπτύξουν την επιθυμητή συμπεριφορά Χρησιμοποιήστε μεθόδους ομαδικής λήψεως αποφάσεων για να συμφωνήσετε για την επιθυμητή συμπεριφορά Οργανώνετε συχνές συναντήσεις εξετάζοντας την πρόοδο της ομάδας και τρόπους βελτίωσης της απόδοσής της 10
Ενέργειες για την αύξηση ή μείωση της συνοχής της ομάδας Αύξηση της επαφής / συνεργασίας των μελών της ομάδας Μείωση του μεγέθους της ομάδας ιανομή ομαδικών και όχι ατομικών αμοιβών Φυσική απομόνωση από άλλες ομάδες Αύξηση του ανταγωνισμού με άλλες ομάδες Δυναμικές Ομάδας Συνοχή Πόλωση Status Ομαδική σκέψη Κοινωνική Οκνηρία - «Λούφα» 11
Συνοχή Ομάδας Ορισμός Ο βαθμός ενότητας της ομάδας Ο βαθμός στον οποίο τα μέλη της ομάδας συμμορφώνονται με τις νόρμες της Σε ομάδες με υψηλή συνοχή τα μέλη χρησιμοποιούν τη λέξη εμείς πιο συχνά από τη λέξη εγώ Ερώτηση Ποια από τα ακόλουθα πιστεύετε ότι αυξάνουν την συνοχή της ομάδας; ανταγωνισμός προσωπική έλξη επιτυχία αλληλεπίδραση κοινοί στόχοι 12
Παράγοντες που Επηρεάζουν την Συνοχή της Ομάδας Μέγεθος Ομοιογένεια Ασφάλεια Φύση των δραστηριοτήτων των μελών της ομάδας Φυσικό περιβάλλον Πολιτικές ανθρωπίνου δυναμικού Εξωτερική απειλή Συνοχή Ομάδας / Παραγωγικότητα Οι νόρμες της συνοχής και της απόδοσης αλληλεπιδρούν για να προσδιορίσουν την παραγωγικότητα της ομάδας Ερώτηση Πιστεύετε ότι η συνοχή συμβάλλει πάντοτε στην αύξηση της παραγωγικότητας; Ναι Όχι 13
Συνοχή Ομάδας / Παραγωγικότητα (συνέχεια) Η συνοχή μπορεί να αυξήσει ή να μειώσει την παραγωγικότητα ανάλογα με τις νόρμες της απόδοσης που έχει θέσει η ομάδα Πόλωση της ομάδας Risky shift Ορισμός Η τελική ομόφωνη απόφαση της ομάδας είναι πιο ακραία (συντηρητική ή ριψοκίνδυνη) προς την ίδια κατεύθυνση (πόλο), όπου ήδη έτεινε η ομάδα πριν συνέλθει. 14
Ομαδική Σκέψη - Groupthink Ορισμός Η τάση των μελών ομάδων με υψηλή συνοχή να χάνουν την κριτική τους ικανότητα Επειδή οι ομάδες αυτές απαιτούν ομοιομορφία τα μέλη γίνονται απρόθυμα να ασκήσουν κριτική προσπαθούν να αποφύγουν τις διαφωνίες δεν επεξεργάζονται εναλλακτικές λύσεις λαμβάνουν λανθασμένες αποφάσεις υπάρχει ισχυρός, κατευθυντικός ηγέτης Ομαδική Σκέψη - Groupthink Χαρακτηριστικά Η ομάδα υπερεκτιμά τον εαυτό της Έλλειψη ευρύτητας σκέψης Πιέσεις για ομοιομορφία και συναίνεση 15
Προτάσεις για την αποφυγή της Ομαδικής Σκέψης Αναθέστε το ρόλο του αξιολογητή σε κάθε μέλος και ενθαρρύνετε την έκφραση των αντιρρήσεων ημιουργήστε υποομάδες με διαφορετικούς ηγέτες, οι οποίες θα ασχολούνται με το ίδιο πρόβλημα Αναθέστε το ρόλο του «δικηγόρου του διαβόλου» σε κάποιο μέλος σε κάθε συνάντηση Ο αρχηγός της ομάδας καλό θα ήταν να μιλάει τελευταίος Κοινωνική «Λούφα» - Social loafing Ορισμός Η τάση των ατόμων να προσπαθούν λιγότερο κατά την ομαδική εργασία σε σχέση με την ατομική εργασία Συνθήκες Όταν κάποιος αντιλαμβάνεται ότι τα υπόλοιπα μέλη δεν συνεισφέρουν στον ίδιο βαθμό Όταν κάποιος πιστεύει ότι η ατομική συνεισφορά δεν είναι μετρήσιμη Λύση Πρέπει να αξιολογείται και να μετριέται η ατομική συνεισφορά 16
Παράγοντες που επηρεάζουν την επιλογή ομαδικής έναντι ατομικής λήψης απόφασης (Gordon, 2002) Παράγοντας Ομάδα Άτομο Είδος προβλήματος ρβήμ ςή Όταν απαιτούνται ποικίλες Όταν προτεραιότητα ρ έχει η έργου γνώσεις και εμπειρίες αποδοτικότητα Ποιότητα Λύσης Χαρακτηριστικά Ατόμων Οργανωσιακή Κουλτούρα Διαθέσιμος Χρόνος Όταν η συνεισφορά πολλών μελών βελτιώνουν την προσφερόμενη λύση Όταν τα μέλη έχουν εμπειρία και διάθεση για συνεργασία Όταν η κουλτούρα υποστηρίζει την ομαδική επίλυση προβλημάτων Όταν σχετικά περισσότερος χρόνος είναι διαθέσιμος Όταν υπάρχει ο/η ειδικός Όταν τα άτομα αδυνατούν να συνεργαστούν Όταν η κουλτούρα είναι ανταγωνιστική Όταν σχετικά λίγος χρόνος είναι διαθέσιμος. Πλεονεκτήματα της ομαδικής λήψης αποφάσεων Τα μέλη της ομάδας έχουν την δυνατότητα να συνεισφέρουν μεγαλύτερο πλούτο πληροφοριών και εμπειρίας σε σύγκριση με ένα μεμονωμένο άτομο. Οι διαφορετικές εμπειρίες και γνώσεις των μελών. Η πολυμορφία επιτρέπει στο κάθε μέλος να ασχοληθεί με αυτό που του ταιριάζει καλύτερα και σε αυτό που μπορεί να αποδώσει περισσότερο Πολλές ατομικές αποφάσεις δεν υλοποιούνται επιτυχημένα διότι μετά από την τελική επιλογή τα άτομα δεν την αποδέχονται. Η συμμετοχή στην ομάδα και ότι αυτό συνεπάγεται, όπως η δημιουργία της αίσθησης του ανήκειν, η συναδελφικότητα, ο έπαινος, κλπ αποτελούν κίνητρα για κάποια μέλη αυξάνοντας έτσι το επίπεδο της συνεισφοράς τους. 17
Μειονεκτήματα της ομαδικής λήψης αποφάσεων Η διάχυση της ευθύνης αποτελεί ένα από τα πιο βασικά μειονεκτήματα της ομαδικής εργασίας. Η πίεση για συμμόρφωση με την πλειοψηφία ή με τους ισχυρότερους Οι συζητήσεις στην ομάδα μπορεί να κυριαρχείται από ένα ή περισσότερα μέλη. Η επιθυμία για ομοφωνία κυρίως στις ομάδες με υψηλή συνοχή μπορεί να υπερτερήσει Κάποιες φορές δευτερεύοντα κίνητρα, όπως το να φανώ στα μάτια της ομάδας ή να βγω από πάνω μπορεί να εκτοπίσουν τον πραγματικό στόχο Η λήψη αποφάσεων σε ομαδικό επίπεδο είναι παραδοσιακά πιο αργή Κάποιες φορές η αποδοχή ή όχι μιας πρότασης ή λύσης σχετίζεται με το στάτους ή την αποδοχή του μέλους. Διοικώντας διαπολιτισμικές ομάδες Συνήθη προβλήματα: Η αμεσότητα ή όχι της επικοινωνίας. Η χρήση και η κατανόηση της αγγλικής γλώσσας. Οι διαφορετικές αντιλήψεις για την ιεραρχία ρχ και την εξουσία. Οι αντικρουόμενες νόρμες στην λήψη αποφάσεων 18
Διάσημα πειράματα με ομάδες Το πείραμα στην εταιρεία Hawthorne Το πείραμα του Asch To πείραμα του Zimbardo Πως μπορούν τα διευθυντικά στελέχη να βελτιώσουν την ομαδική απόδοση 1. Προσδιορίστε τους στόχους απόδοσης που μπορούν να επιτευχθούν άμεσα για να οδηγήσουν σε γρήγορη επιτυχία αναπτύσσοντας το ηθικό των μελών. 2. Διασφαλίστε ότι τα μέλη διαθέτουν τα κατάλληλα προσόντα για να αντεπεξέλθουν στα καθήκοντά τους. 3. Διαμορφώστε απαιτητικά αλλά ρεαλιστικά πρότυπα απόδοσης και παρέχετε καθοδήγηση. 4. Επιστήσετε την προσοχή των μελών στη σοβαρότητα / σημασία των στόχων της ομάδας. 5. Διαμορφώστε σαφείς κανόνες συμπεριφοράς. 6. Υιοθετείστε παραδειγματική συμπεριφορά. 7. Ενθαρρύνετε την εκτεταμένη αλληλεπίδραση ητων μελών της ομάδας τόσο μέσω κοινωνικών επαφών όσο και στα πλαίσια της εργασίας τους προκειμένου να έρθουν πιο κοντά. 8. Παρέχετε συνεχώς τόσο συνολικά στην ομάδα όσο και ατομικά σε κάθε μέλος της θετική ανατροφοδότηση και ανταμοιβές. 9. Προκαλείτε τακτικά την ομάδα με νέα έργα ή προβλήματα προς επίλυση. 19