My Outlook 1
Πίνακας Περιεχοµένων Πίνακας Περιεχοµένων... 2 MY OUTLOOK ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ... 3 MY OUTLOOK ΤΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΜΟΥ... 4 Γενικά... 4 Περιβάλλον My Outlook... 4 Προβολή Ηµερολογίου ανά Ώρα, Ηµέρα, Εβδοµάδα, Μήνα & Έτος... 5 Προβολή Οµαδοποίησης... 6 Τα Μηνύµατα µου... 7 Υπενθυµίσεις... 12 Της Οµάδας Μου... 13 Της Εταιρείας... 14 ηµιουργία υπενθυµίσεων από εκτυπώσεις και εργασίες του Atlantis... 15 MY OUTLOOK - ΟΝΤΟΤΗΤΕΣ... 16 Γενικά... 16 Ενέργειες CRM... 20 Παραδόσεις... 23 Παραλαβές... 27 Πληρωµές... 31 Εισπράξεις... 35 Πληρωτέα Αξιόγραφα... 39 Εισπρακτέα Αξιόγραφα... 42 ελτία Αποστολής Πωλήσεων... 45 ελτία Αποστολής Αγορών... 48 Οριακές Ηµεροµηνίες & Ηµεροµηνίες Φραγής... 51 2
MY OUTLOOK ΣΥΝΤΟΜΗ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ Με το νέο My Outlook δίδεται η δυνατότητα πλήρης παρακολούθησης των ηµερήσιων εργασιών ενός χρήστη, µιας οµάδας χρηστών ή όλων των χρηστών Atlantis της εταιρίας. Όπως θα διαβάσετε και στην αναλυτική περιγραφή που ακολουθεί, εκτός από τον προγραµµατισµό των εργασιών που αφορούν σε ένα χρήστη, µια οµάδα χρηστών ή όλη την εταιρία δίδεται και η επιπλέον δυνατότητα εµφάνισης στοιχείων µέσα από τα δεδοµένα του ERP. Τα στοιχεία του ERP που µπορούν να εµφανιστούν στο My Outlook είναι : - Προγραµµατισµένες ενέργειες CRM - Προγραµµατισµένες παραδόσεις / παραλαβές - Προγραµµατισµένες πληρωµές / εισπράξεις - Πληρωτέα / Εισπρακτέα αξιόγραφα - ελτία αποστολής / παραλαβής προς τιµολόγηση Τέλος, δίδεται και η δυνατότητα τροποποίησης συγκεκριµένων στοιχείων του ERP µε drag & drop εγγραφών σε άλλες ηµεροµηνίες. Τα στοιχεία που µπορούν να µετακινηθούν από ηµεροµηνία σε ηµεροµηνία είναι : - Όλες οι άµεσες καταχωρήσεις στο ηµερολόγιο - Οι προγραµµατισµένες ηµεροµηνίες ενεργειών CRM - Οι προγραµµατισµένες ηµεροµηνίες παραδόσεων και παραλαβών - Οι προγραµµατισµένες ηµεροµηνίες εισπράξεων και πληρωµών 3
MY OUTLOOK ΤΑ ΜΗΝΥΜΑΤΑ ΜΟΥ Γενικά Το My Outlook είναι ένα νέο εργαλείο ενσωµατωµένο στην εφαρµογή ALTEC Αtlantis και συµβάλλει στην εύκολη διαχείριση των καθηµερινών προτεραιοτήτων και πληροφοριών µε αποτέλεσµα να βελτιώνει την παραγωγικότητα και συνεργασία των χρηστών µεταξύ τους. Περιβάλλον My Outlook Κατά την είσοδο του χρήστη στην εφαρµογή ALTEC Αtlantis, επάνω δεξιά εµφανίζεται το εικονίδιο My Outlook. Κάνοντας κλικ ανοίγει το περιβάλλον του My Outlook όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. 4
Στο κάτω µέρος της οθόνης είναι διαθέσιµα τα ακόλουθα εικονίδια: Προβολή Ηµερολογίου ανά Ώρα, Ηµέρα, Εβδοµάδα, Μήνα & Έτος Στο σηµείο αυτό, παρέχεται στο χρήστη η δυνατότητα να προβάλει το ηµερολόγια του ανάλογα µε την προτίµηση του. Ανά Ώρα, Ηµέρα, Εβδοµάδα, Μήνα, Έτος 5
Προβολή Οµαδοποίησης Ο χρήστης µπορεί να επιλέξει να εµφανίζονται τα µηνύµατα του ως εξής: Χωρίς Οµαδοποίηση, Οµαδοποίηση ανά ηµεροµηνία, κατηγορία 6
Τα Μηνύµατα µου Στο σηµείο αυτό ο χρήστης καταχωρεί τα µηνύµατα του, ρυθµίζει τις συναντήσεις και συσκέψεις του. Η διαδικασία έχει ως εξής: Μεταβαίνει στην ηµεροµηνία που χρειάζεται να καταχωρήσει το µήνυµα. εξί κλικ στην επιφάνεια του ηµερολογίου Νέα Εγγραφή. Εµφανίζεται η καρτέλα στην οποία θα καταχωρήσει τα στοιχεία του µηνύµατος (βλ εικ 1). Τα στοιχεία που θα εµφανίζονται στην καρτέλα είναι τα παρακάτω: 1. Θέµα Ο χρήστης επιλέγει το θέµα που θα έχει το µήνυµα του (π.χ. Συνέλευση). Εικόνα 1 2. Κατηγορία Στο σηµείο αυτό ο χρήστης επιλέγει την κατηγορία (π.χ. Meeting). Πατώντας το κουµπί, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα (2), παρέχεται στο χρήστη η δυνατότητα να καταχωρίσει µια νέα κατηγορία µηνύµατος (εικ 3). Εικόνα 2 7
Στο σηµείο αυτό επιλέγονται το Χρώµα και το Εικονίδιο που θα έχει η κατηγορία (Εικόνα 3), όπως απεικονίζεται στις εικόνες 4,5 & 6. Εικόνα 3 Εικόνα 5 Εικόνα 4 Εικόνα 6 8
3. Τοποθεσία Ο χρήστης επιλέγει το µέρος που θα λάβει χώρα το γεγονός (π.χ. Μαρούσι), όπως φαίνεται στο παράδειγµα (βλ εικ 7). Εικόνα 7 4. Ετικέτα Στο σηµείο αυτό, καθορίζεται το είδος του µηνύµατος (π.χ. Επαγγελµατικό, Προσωπικό, ιακοπές κλπ). Επίσης, ανάλογα µε το είδος της ετικέτας αλλάζει και το χρώµα όπως φαίνεται στην εικόνα 8. Εικόνα 8 5. Έναρξη Λήξη Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο (βλ εικ 9) καθορίζεται η ηµεροµηνία και η ώρα έναρξης & λήξης του γεγονότος. Επίσης, ο χρήστης µπορεί να ορίσει αν θα είναι ολοήµερο ή θα επαναλαµβάνεται για κάποιο χρονικό διάστηµα (βλ εικ 10, 11). Εικόνα 9 9
Εικόνα 10 Εικόνα 11 Κατά την επιλογή Επανάληψη, εµφανίζεται νέα καρτέλα όπου καταχωρούνται τα στοιχεία σχετικά µε την επανάληψη του γεγονότος, όπως η ώρα, η περιοδικότητα και η έκταση επανάληψης (βλ εικ 12). 6. Υπενθύµιση Σ αυτό το πεδίο ο χρήστης δύναται να ρυθµίσει τις υπενθυµίσεις που αναφέρονται σε εργασίες, προθεσµίες ή συναντήσεις (βλ εικ 13). Εικόνα 12 Εικόνα 13 10
7. Κατάσταση Αφορά στη διαθεσιµότητα του χρήστη για το συγκεκριµένο γεγονός, αν δηλαδή θα είναι Ελεύθερος, ιστακτικός, Απασχοληµένος κλπ (βλ εικ 14). Εικόνα 14 Τέλος, ο χρήστης µπορεί να επιλέξει να εµφανίζει ή όχι τα προσωπικά µηνύµατα του ταυτόχρονα µε τις ενέργειες που έχουν καταχωρηθεί, πατώντας το πλήκτρο. Κατόπιν αυτής της επιλογής, ο τρόπος εµφάνισης του Ηµερολογίου απεικονίζεται παρακάτω (βλ εικ 15-16). Εικόνα 15 Εικόνα 16 11
Υπενθυµίσεις Οι χρήστες που θέλουν να κρατούν όλες τις υπενθυµίσεις τους στο MyOutlook και να εµφανίζεται popup παράθυρο για κάθε ειδοποίηση, ασχέτως του τι ακριβώς κάνουν εκείνη τη στιγµή στο πρόγραµµα, θα πρέπει µε το ξεκίνηµα του ERP να ανοίξουν (µία φορά) το MyOutlook και να το κάνουν minimize. Αυτό θα κρύψει το MyOutllok και θα προσθέσει ένα εικονίδιο στο task bar. Κάθε φορά που φτάνει η στιγµή εµφάνισης ενός µηνύµατος, αυτό θα εµφανίζεται επάνω από οτιδήποτε βρίσκεται εκαίνη τη στιγµή στην επιφάνεια εργασίας του ERP. Με double click στο ίδιο εικονίδιο, επανεµφανίζεται σε πλήρη µορφή το MyOutlook. 12
Της Οµάδας Μου Στην περίπτωση που ο χρήστης είναι supervisor έχει τη δυνατότητα να καταχωρεί τα Μηνύµατα του καθώς και της Οµάδας του ακολουθώντας την διαδικασία που έχει περιγραφεί παραπάνω. Ωστόσο πρέπει να σηµειωθεί ότι κατά την δηµιουργία νέου µηνύµατος για την Οµάδα του, στην καρτέλα καταχώρησης του µηνύµατος εµφανίζεται µε νέα επιλογή Παραλήπτες (βλ εικ 17). Εικόνα 17 Ο χρήστης επιλέγει ποιους παραλήπτες αφορά το γεγονός που θα οργανωθεί, όπως φαίνεται στο παρακάτω παράδειγµα (βλ εικ 18). Από τη στιγµή που θα καταχωρηθεί το µήνυµα, τη στιγµή που θα µπουν οι χρήστες στο σύστηµα τους το εικονίδιο του ηµερολογίου θα αναβοσβήνει ενηµερώνοντας τους ότι υπάρχει νέο µήνυµα. Εικόνα 18 13
Της Εταιρείας Τέλος, o supervisor χρήστης έχει το δικαίωµα να αποστείλει µηνύµατα σ όλη την εταιρεία, τσεκάροντας το πεδίο Αποστολή σ όλη την εταιρεία στην καρτέλα Παραλήπτες, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη (βλ εικ 19). Οµοίως, όταν οι χρήστες µπουν στο σύστηµα τους θα εντοπίσουν το εικονίδιο του My Outlook να αναβοσβήνει υπενθυµίζοντας ότι υπάρχει νέο µήνυµα. Εικόνα 19 14
ηµιουργία υπενθυµίσεων από εκτυπώσεις και εργασίες του Atlantis Κατά τη λειτουργία του Atlantis ERP, δίδεται η δυνατότητα αυτόµατης δηµιουργίας υπενθυµίσεων (απλών ή επαναλαµβανόµενων) στο MY OUTLOOK. Κατά την εκτέλεση µίας εργασίας ή µιας εκτύπωσης, µε το συνδυασµό των πλήκτρων Alt+Ctrl+Shift+O εµφανίζεται η οθόνη ορισµού υπενθυµίσεων όπως ακριβώς συµβαίνει και όταν καταχωρείται µία υπενθύµιση στο MY OUTLOOK. Αφού οριστεί η υπενθύµιση, αυτή θα εµφανίζεται στο ηµερολόγιο. Επιλέγοντας µία τέτοια εγγραφή του ηµερολογίου, δίδεται η δυνατότητα άµεσης εκτέλεσης της αντίστοιχης εργασίας ή εκτύπωσης µε την εντολή Λεπτοµέρειες που βρίσκεται στο κάτω αριστερό µέρος της οθόνης. Προσοχή!!! Ως αναφορά τις εκτυπώσεις του ERP, αυτόµατες υπενθυµίσεις µπορούν να δηµιουργηθούν µόνο για αποθηκευµένες εκτυπώσεις. 15
MY OUTLOOK - ΟΝΤΟΤΗΤΕΣ Γενικά Νέες χρηστικές δυνατότητες έρχονται να προστεθούν στην οντότητα του Ηµερολογίου αποσκοπώντας στην εξοικονόµηση χρόνου και τη βελτίωση των εργασιών του χρήστη. Μέσω του Ηµερολογίου, οι χρήστες µπορούν να διαχειριστούν τις ενέργειες που αφορούν το CRM, τις Παραδόσεις, Παραλαβές, Πληρωµές, Εισπράξεις, τα Πληρωτέα/Εισπρακτέα Αξιόγραφα, ελτία Αποστολής Πωλήσεων/Αγορών, τις Οριακές Ηµεροµηνίες και τέλος τις Ηµεροµηνίες Φραγής. 16
Κάθε µια από τις προαναφερθείσες οντότητες, όταν επιλέγονται (µε mouse click), εµφανίζεται µε διαφορετικό χρώµα τόσο στη λίστα οντοτήτων όσο και στο ίδιο το ηµερολόγιο. Κάνοντας εκ νέου click πάνω σε µία οντότητα που είναι ήδη επιλεγµένη, αφαιρείται το χρώµα της και εξαφανίζονται οι εγγραφές του ηµερολογίου που αντιστοιχούν σ αυτήν(βλ εικ 1). Εικόνα 1 Πατώντας σε κάθε µια από τις οντότητες, εµφανίζονται φίλτρα σύµφωνα µε τα οποία ο χρήστης επιλέγει ποια δεδοµένα επιθυµεί να εµφανιστούν στο Ηµερολόγιο του. Επίσης, χρησιµοποιώντας τη µέθοδο drag & drop στις οντότητες Ενέργειες CRM / Παραδόσεις / Παραλαβές / Πληρωµές / Εισπράξεις, ο χρήστης µπορεί να µεταφέρει κάποιες από τις ενέργειες του από µια ηµεροµηνία σε άλλη. Η µεταβολή αυτή αντικατοπτρίζεται (µε την κατάλληλη επιβεβαίωση από τον χρήστη) και στα δεδοµένα του ERP. Οι ενέργειες που µπορούν να µεταφερθούν προβάλλονται στο ηµερολόγιο µε το σύµβολο. Εικόνα 2 17
Πατώντας το πλήκτρο, οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα να επιλέξουν αν θα εµφανίζονται ή όχι τα προσωπικά τους µηνύµατα ταυτόχρονα µε τα µηνύµατα που προέρχονται από τα δεδοµένα του ERP. Κατόπιν αυτής της επιλογής, ο τρόπος εµφάνισης του Ηµερολογίου απεικονίζεται παρακάτω (βλ εικ 3-4). Εικόνα 3 Εικόνα 4 Κάνοντας click πάνω σε µια οντότητα, απλώς εµφανίζει ή κρύβει τα αντίστοιχα δεδοµένα. Σε περίπτωση που θέλουµε ανανέωση των δεδοµένων από το ERP, αυτό επιτυγχάνεται µε δεξί click πάνω στην αντίστοιχη οντότητα (βλ. εικόνα 5). Εικόνα 5 18
Επίσης, παρέχεται η δυνατότητα Αποθήκευσης Αλλαγών ή Ακύρωσης & Εξόδου κάνοντας δεξί click στην οθόνη του Ηµερολογίου, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Εικόνα 6 Τέλος, κατά την έξοδο του χρήστη από το Ηµερολόγιο πατώντας το Σε περίπτωση που υπάρχουν νέες εγγραφές ή τροποποιήσεις που δεν έχουν αποθηκευτεί, εµφανίζεται κατάλληλο µήνυµα πριν την έξοδο από το πρόγραµµα. Εικόνα 7 19
Ενέργειες CRM Όπως έχει προαναφερθεί, η οντότητα Ενέργειες δίνει τη δυνατότητα στο χρήστη να βλέπει τις ενέργειες που έχουν ανατεθεί στον ίδιο, µέσω της οντότητας CRM. Μεταβαίνοντος στο Ηµερολόγιο και επιλέγοντας Ενέργειες CRM εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Φίλτρων Ενεργειών CRM όπου ο χρήστης αναζητά τα δεδοµένα σύµφωνα µε τα φίλτρα της επιλογής του. Οι ενέργειες µεταξύ των οποίων θα γίνει η επιλογή είναι µόνο αυτές που δεν έχουν ξεκινήσει ακόµα και αυτές που βρίσκονται σε εξέλιξη. Για να εµφανιστούν µόνο οι ενέργειες που βρίσκονται σε εξέλιξη, θα πρέπει να επιλεχθεί το check box µε τον αντίστοιχο τίτλο, που βρίσκεται στο κάτω µέρος της οθόνης φίλτρων. Εικόνα 1 20
Στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο Εφαρµογή, εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο µε το ανάλογο χρώµα όλες οι ενέργειες σύµφωνα µε τα φίλτρα που έχει ορίσει π.χ. Ηµεροµηνία καταχώρησης ενέργειας (βλ εικ 3-4). Εικόνα 3 Εικόνα 4 Επιλέγοντας την ενέργεια που εµφανίζεται στο Ηµερολόγιο ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου µε τα στοιχεία της καταχωρηµένης ενέργειας. Εικόνα 5 21
Στα στοιχεία του µηνύµατος εµφανίζεται το θέµα, η κατηγορία, η προβλεπόµενη ηµεροµηνία και ώρα έναρξης και λήξης και στο αναλυτικό τµήµα εµφανίζονται: 1. Πελάτης / Επαφή / Καµπάνια 2. Κατηγορία / Κατάσταση ενέργειας 3. Ηµεροµηνίες Πρ. Ολοκλήρωσης / Ολοκλήρωσης 4. Ηµεροµηνία / Χρήστης / Πωλητής καταχώρησης Πατώντας το πλήκτρο Λεπτοµέρειες ανοίγει το παράθυρο διαλόγου που αφορά την ενέργεια που έχει καταχωρήσει ο χρήστης µέσω CRM (βλ. εικ 5-6). Εικόνα 5 Εικόνα 6 22
Παραδόσεις Η επόµενη οντότητα του Ηµερολογίου, οι Παραδόσεις, αφορά στις Συναλλαγές και συγκεκριµένα στα Παραστατικά Πωλήσεων. O χρήστης µεταβαίνει στο Ηµερολόγιο και επιλέγει µε αριστερό click την ενότητα Παραδόσεις. Αυτοµάτως, εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Φίλτρων Παραδόσεων όπου αναζητά τα δεδοµένα σύµφωνα µε τα φίλτρα της επιλογής του, όπως η Κατηγορία εσµευµένων, Κατηγορία Ειδών, Οµάδα ειδών, Είδος αλλά και Γεωγραφική, Επαγγελµατική Κατηγορία και Πελάτης (βλ εικ 1). Εικόνα 1 23
Στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο Εφαρµογή, εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο όλα τα µηνύµατα σύµφωνα µε τα φίλτρα που έχει ορίσει ο χρήστης π.χ. Κατηγορία δεσµευµένων, Οµάδα είδους (βλ εικ 2-3). Εικόνα 2 Πατώντας σε ένα από τα µηνύµατα που εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου µε τα στοιχεία του καταχωρηµένου παραστατικού. Εικόνα 3 Εικόνα 4 24
Στα στοιχεία του µηνύµατος εµφανίζεται το θέµα, η κατηγορία, η τοποθεσία, η προβλεπόµενη ηµεροµηνία έναρξης και λήξης και στο αναλυτικό τµήµα εµφανίζονται: 1. Κατηγορία έσµευσης 2. ιεύθυνση Αποστολής (Οδός/Αρ., Περιοχή, Πόλη, ΤΚ), τηλέφωνο, email και ώρα αποστολής 3. Τρόπος Αποστολής / Μεταφορέας 4. ροµολόγιο / Προτεραιότητα Πατώντας το πλήκτρο Λεπτοµέρειες ανοίγει το παράθυρο διαλόγου στο αντίστοιχο παραστατικό πωλήσεων που έχει καταχωρήσει ο χρήστης µέσω του ERP (βλ εικ 5-6). Εικόνα 5 Εικόνα 6 25
Σηµείωση: Κάνοντας click πάνω στον Α/Α του παραστατικού, εµφανίζεται η επιλογή Ανάλυση Γραµµής Παραγγελίας. Στο σηµείο αυτό φαίνονται τα στοιχεία που έχει ήδη καταχωρήσει ο χρήστης αναφορικά µε τις ηµεροµηνίες των Παραδόσεων. Εικόνα 7 Πιο συγκεκριµένα, πατώντας στην Ανάλυση Γραµµής Παραγγελίας, εµφανίζεται ένα νέο παράθυρο διαλόγου απ όπου παρέχεται η δυνατότητα επιλογής της ηµεροµηνίας παράδοσης και ο ορισµός των τεµαχίων που θα παραδοθούν στις ηµεροµηνίες που έχει ορίσει ο ίδιος ο χρήστης (βλ. εικ 8). Εικόνα 8 Τέλος, αφού έχει επιλέξει τις ηµεροµηνίες και τα τεµάχια, επιλέγει το πλήκτρο Αποδοχή για να καταχωρηθούν οι αλλαγές όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Εικόνα 9 26
Παραλαβές Οι Παραλαβές, αφορούν στις Συναλλαγές και συγκεκριµένα στα Παραστατικά Αγορών. Μεταβαίνουµε στο Ηµερολόγιο και επιλέγουµε µε αριστερό click την ενότητα Παραλαβές. Εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Φίλτρων Παραλαβών όπου αναζητούµε τα δεδοµένα σύµφωνα µε τα φίλτρα της επιλογής µας, όπως η Κατηγορία Αναµενόµενων, η Οµάδα Είδους και το Είδος και τέλος η Γεωγραφική Κατηγορία (βλ εικ 1). Εικόνα 1 27
Στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο Εφαρµογή, εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο όλα τα µηνύµατα σύµφωνα µε τα φίλτρα που έχουµε ορίσει π.χ. Κατηγορία αναµενόµενων, Οµάδα είδους κλπ (βλ εικ 2-3). Εικόνα 2 Πατώντας στο µήνυµα που εµφανίζεται στο Ηµερολόγιο, ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου µε τα στοιχεία του καταχωρηµένου παραστατικού. Εικόνα 3 Εικόνα 4 28
Στα στοιχεία του µηνύµατος εµφανίζεται το θέµα, η κατηγορία, η τοποθεσία, η προβλεπόµενη ηµεροµηνία έναρξης και λήξης και στο αναλυτικό τµήµα εµφανίζονται: 1. Κατηγορία έσµευσης 2. ιεύθυνση Αποστολής (Οδός/Αρ., Περιοχή, Πόλη, ΤΚ), τηλέφωνο, email και ώρα αποστολής 3. Τρόπος Αποστολής / Μεταφορέας 4. ροµολόγιο / Προτεραιότητα. Πατώντας το πλήκτρο Λεπτοµέρειες, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου στο αντίστοιχο παραστατικό αγορών που έχουµε καταχωρήσει µέσω του ERP (βλ εικ 5-6). Εικόνα 5 Εικόνα 6 29
Σηµείωση: Κάνοντας click πάνω στον Α/Α του παραστατικού, εµφανίζεται η επιλογή Ανάλυση Γραµµής Παραγγελίας. Στο σηµείο αυτό φαίνονται τα στοιχεία που έχουµε ήδη ορίσει αναφορικά µε τις ηµεροµηνίες των Παραλαβών. Πιο συγκεκριµένα, πατώντας στη Ανάλυση Γραµµής Παραγγελίας, εµφανίζεται ένα νέο παράθυρο διαλόγου απ όπου παρέχεται η δυνατότητα επιλογής της ηµεροµηνίας παράδοσης και ο ορισµός των τεµαχίων που θα παραδοθούν στις ηµεροµηνίες που έχουµε ορίσει (βλ εικ 8). Εικόνα 7 Εικόνα 8 Τέλος, αφού έχουµε επιλέξει τις ηµεροµηνίες και τα τεµάχια, επιλέγουµε το πλήκτρο Αποδοχή για να καταχωρηθούν οι αλλαγές όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Εικόνα 9 30
Πληρωµές Οι Πληρωµές του Ηµερολογίου αφορούν στις Συναλλαγές και συγκεκριµένα στα Παραστατικά Αγορών. Ο χρήστης µεταβαίνει στο Ηµερολόγιο και επιλέγει µε αριστερό κλικ την ενότητα Πληρωµές. Αυτοµάτως, εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Φίλτρων Πληρωµών όπου ο χρήστης αναζητά τα δεδοµένα σύµφωνα µε τα φίλτρα της επιλογής του, όπως Γεωγρ. Κατηγορία, Επαγγ. Κατηγορία, Προµηθευτής, Τρόπος Πληρωµής. Εικόνα 1 31
Στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο Εφαρµογή, εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο όλα τα µηνύµατα σύµφωνα µε τα φίλτρα που έχει ορίσει ο χρήστης π.χ. Γεωγρ. Κατηγορία & Τρόπο Πληρωµής (βλ εικ 2, 3). Εικόνα 2 Πατώντας σε ένα από τα µηνύµατα που εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο, ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου µε τα στοιχεία του καταχωρηµένου παραστατικού. Εικόνα 3 Εικόνα 4 32
Στα στοιχεία του µηνύµατος εµφανίζεται το θέµα, η Κατηγορία, η προβλεπόµενη ηµεροµηνία έναρξης και λήξης και στο αναλυτικό τµήµα εµφανίζονται: 1. Παραστατικό Χρέωσης 2. ιεύθυνση Αποστολής (Οδός/Αρ., Περιοχή, Πόλη, ΤΚ, τηλέφωνο, e-mail) 3. Τράπεζα / Λογαριασµός Πατώντας το πλήκτρο Λεπτοµέρειες εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου στο αντίστοιχο παραστατικό πωλήσεων που έχει καταχωρήσει ο χρήστης µέσω του ERP. Εικόνα 5 Εικόνα 6 33
Σηµείωση: Στο πεδίο Τρόπος Πληρωµής του καταχωρηµένου παραστατικού, παρέχεται η δυνατότητα ορισµού των ηµεροµηνιών και διακανονισµού πληρωµής των προϊόντων (βλ. εικ 7-8). Εικόνα 7 Εικόνα 8 34
Εισπράξεις Οι Εισπράξεις αναφέρονται στις Συναλλαγές και συγκεκριµένα στα Παραστατικά Πωλήσεων. Μεταβαίνουµε στο Ηµερολόγιο και επιλέγουµε µε αριστερό click την ενότητα Εισπράξεις. Αυτοµάτως, εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Φίλτρων Εισπράξεων, αναζητούµε τα δεδοµένα σύµφωνα µε τα φίλτρα της επιλογής µας, όπως Γεωγρ. Κατηγορία,Πελάτης, Πωλητής / Εισπράκτορας, Τρόπος Πληρωµής. Εικόνα 1 35
Στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο Εφαρµογή, εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο όλα τα µηνύµατα σύµφωνα µε τα φίλτρα που έχουν οριστεί π.χ. Γεωγρ. Κατηγορία, Πελάτης (βλ εικ 2-3). Εικόνα 2 Εικόνα 3 Πατώντας στο µήνυµα που εµφανίζεται στο Ηµερολόγιο ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου µε τα στοιχεία του καταχωρηµένου παραστατικού. Εικόνα 4 Στα στοιχεία του µηνύµατος εµφανίζεται το Θέµα, η Κατηγορία, η Προβλεπόµενη Ηµ. Έναρξης, Λήξης και στο αναλυτικό τµήµα εµφανίζονται: 36
1. Παραστατικό Χρέωσης 2. Πωλητής 3. ιεύθυνση (Οδός/ Αρ. / Περιοχή / ΤΚ / Τηλέφωνο) Πατώντας το πλήκτρο Λεπτοµέρειες εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου στο αντίστοιχο παραστατικό που έχει καταχωρηθεί στο ERP. Εικόνα 5 Εικόνα 6 37
Σηµείωση: Στο πεδίο Τρόπος Πληρωµής του καταχωρηµένου παραστατικού παρέχεται η δυνατότητα ορισµού των ηµεροµηνιών και του οικονοµικού διακανονισµού (βλ εικ 7-8). Εικόνα 7 Εικόνα 8 38
Πληρωτέα Αξιόγραφα Τα Πληρωτέα Αξιόγραφα είναι η οντότητα του Ηµερολογίου που αφορά στα Χρηµατοοικονοµικά. Επιλέγοντας τη, εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Φίλτρων Αξιογράφων. Στο σηµείο αυτό ο χρήστης αναζητά τα δεδοµένα µε τον ορισµό των φίλτρων της επιλογής του, όπως η Τράπεζα, το Είδος Αξιογράφου και η Τρέχουσα Κατάσταση. Εικόνα 1 39
Στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο Εφαρµογή, εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο τα µηνύµατα σε σχέση µε τα φίλτρα που έχει ορίσει ο χρήστης, π.χ. Τράπεζα και Είδος Αξιογράφου (βλ εικ 2). Εικόνα 2 Εικόνα 3 Πατώντας στο µήνυµα που εµφανίστηκε στο Ηµερολόγιο µας, ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου µε τα στοιχεία του καταχωρηµένου αξιογράφου. Εικόνα 4 40
Στα στοιχεία του µηνύµατος εµφανίζεται το θέµα, η κατηγορία, η προβλεπόµενη ηµεροµηνία έναρξης και λήξης και στο αναλυτικό τµήµα εµφανίζονται: 1. Στοιχεία Κατόχου ( ιευθ / Αρ / Περιοχή / ΤΚ / Τηλέφωνο) 2. Ηµεροµηνία Παραλαβής Αξιογράφου 3. Αρ. Λογ. Τραπέζης Το πλήκτρο Λεπτοµέρειες µας οδηγεί στο αξιόγραφο που βρίσκεται καταχωρηµένο στο ERP (βλ εικ 5-6). Εικόνα 5 Εικόνα 6 41
Εισπρακτέα Αξιόγραφα Τα Εισπρακτέα Αξιόγραφα αποτελεί και αυτή οντότητα του Ηµερολογίου που αφορά στα Χρηµατοοικονοµικά. Επιλέγοντας τη, εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Φίλτρων Αξιογράφων. Στο σηµείο αυτό ο χρήστης αναζητά τα δεδοµένα µε το ορισµό των φίλτρων της επιλογής του, όπως η Τράπεζα, το Είδος Αξιογράφου και η Τρέχουσα Κατάσταση. Εικόνα 1 42
Στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο Εφαρµογή, εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο τα µηνύµατα σε σχέση µε τα φίλτρα που έχει ορίσει ο χρήστης, π.χ. Είδος Αξιογράφου (βλ εικ 2-3). Εικόνα 2 Επιλέγοντας το µήνυµα που εµφανίστηκε στο Ηµερολόγιο, ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου µε τα στοιχεία του καταχωρηµένου αξιογράφου. Εικόνα 3 Εικόνα 4 43
Στα στοιχεία του µηνύµατος εµφανίζεται το θέµα, η κατηγορία του αξιογράφου, η προβλεπόµενη ηµεροµηνία έναρξης και λήξης και στο αναλυτικό τµήµα εµφανίζονται: 1. Στοιχεία Χορηγού ( ιευθ / Αρ / Περιοχή / ΤΚ / Τηλέφωνο) 2. Στοιχεία Εκδότη ( ιευθ / Αρ / Περιοχή / ΤΚ / Τηλέφωνο) 3. Ηµερ/ναι Παραλαβής Αξιογράφου Το πλήκτρο Λεπτοµέρειες µας οδηγεί στο αξιόγραφο που βρίσκεται καταχωρηµένο στο ERP (βλ εικ 5-6). Εικόνα 5 Εικόνα 6 44
ελτία Αποστολής Πωλήσεων Η συγκεκριµένη ενότητα αφορά στις Συναλλαγές και ειδικότερα στα Παραστατικά Πωλήσεων. Επιλέγοντας τη, εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Φίλτρων Αξιογράφων και στο σηµείο αυτό ο χρήστης αναζητά τα δεδοµένα σύµφωνα µε τον ορισµό φίλτρων της επιλογής του, όπως η Κατηγορία/Οµάδα/ Είδους και το Είδος και η Γεωγρ/Επαγγ. Κατηγορία και ο Πελάτης (βλ εικ 1). Εικόνα 1 45
Στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο Εφαρµογή, εµφανίζονται στο Ηµερολόγιο τα µηνύµατα σε σχέση µε τα φίλτρα που έχουν οριστεί από το χρήστη, π.χ. η Οµάδα Είδους (βλ εικ 2-3). Εικόνα 2 Εικόνα 3 Πατώντας στο µήνυµα που εµφανίστηκε στο Ηµερολόγιο µας, ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου µε τα στοιχεία του καταχωρηµένου αξιογράφου. Εικόνα 4 46
Στα στοιχεία του µηνύµατος εµφανίζεται το θέµα, η κατηγορία του δελτίου αποστολής, η προβλεπόµενη ηµεροµηνία έναρξης και λήξης και στο αναλυτικό τµήµα η ιεύθυνση / Αρ. / Περιοχή, ΤΚ / Τηλέφωνο του Πελάτη. Πατώντας το πλήκτρο Λεπτοµέρειες, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου που µας οδηγεί στο αντίστοιχο παραστατικό που βρίσκεται καταχωρηµένο στο ERP (βλ εικ 5-6). Εικόνα 5 Εικόνα 6 47
ελτία Αποστολής Αγορών Η συγκεκριµένη ενότητα αφορά στις Συναλλαγές και ειδικότερα στα Παραστατικά Αγορών. Επιλέγοντας τη, εµφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές Φίλτρων Αξιογράφων και στο σηµείο αυτό ο χρήστης αναζητά τα δεδοµένα σύµφωνα µε τον ορισµό φίλτρων της επιλογής του, όπως η Κατηγορία/Οµάδα Είδους και το Είδος και η Γεωγρ/Επαγγ. Κατηγορία και ο Προµηθευτής (βλ εικ 1). Εικόνα 1 48
Στη συνέχεια, πατώντας το πλήκτρο Εφαρµογή, εµφανίζεται στο Ηµερολόγιο τα µηνύµατα σε σχέση µε τα φίλτρα που έχουν οριστεί από το χρήστη, π.χ. τον Προµηθευτή (βλ εικ 2-3). Εικόνα 2 Εικόνα 3 Πατώντας στο µήνυµα που εµφανίστηκε στο Ηµερολόγιο µας, ανοίγει το παρακάτω παράθυρο διαλόγου µε τα στοιχεία του καταχωρηµένου αξιογράφου. Εικόνα 4 49
Στα στοιχεία του µηνύµατος εµφανίζεται το θέµα, η κατηγορία του δελτίου αποστολής, η προβλεπόµενη ηµεροµηνία έναρξης και λήξης και στο αναλυτικό τµήµα η ιεύθυνση / Αρ. / Περιοχή, ΤΚ / Τηλέφωνο του Προµηθευτή. Πατώντας το πλήκτρο Λεπτοµέρειες, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου που µας οδηγεί στο αντίστοιχο παραστατικό που βρίσκεται καταχωρηµένο στο ERP (βλ εικ 5-6). Εικόνα 5 Σηµείωση Για κάθε δελτίο αποστολής πωλήσεων / αγορών εκδίδεται τιµολόγιο εξόφλησής του εντός 30 ηµερών. Για το λόγο αυτό, η καταχώρηση του δελτίου θα φανεί στο Ηµερολόγιο στην ηµεροµηνία λήξης της προθεσµίας των 30 ηµερών. Π.χ. εάν καταχωρήθηκε στην 1/9/2009 στο Ηµερολόγιο µας Εικόνα 6 απεικονίζεται στην 1/10/2009 (βλ εικόνα 7). Εικόνα 7 50
Οριακές Ηµεροµηνίες & Ηµεροµηνίες Φραγής Οι Οριακές Ηµεροµηνίες και οι Ηµεροµηνίες Φραγής αποτελούν πληροφοριακά στοιχεία σχετικά µε το χρονικό περιθώριο καταχωρήσεων συναλλαγών στο ERP. Στο σηµείο αυτό µεταβαίνουµε στο Ηµερολόγιο και πατώντας στις εν λόγω οντότητες εµφανίζονται τα σχετικά µηνύµατα (βλ εικ 1-2). Εικόνα 1 Εικόνα 2 51