Ασφάλεια Συστημάτων Μηχανικού Μάθημα 13 Βασικές Οδηγίες για την Τελική Παρουσίαση Δρ. Ιωάννης Μ. Δόκας Επίκουρος Καθηγητής Εργαστήριο Οργάνωσης και Προγραμματισμού Τμήμα Πολιτικών Μηχανικών ΔΠΘ
Παρουσιάσεις Εργασιών Οι παρουσιάσεις είναι διαδικασίες διάδοσης της χρησιμότητας και των αποτελεσμάτων του έργου σας σε τρίτους Βασική διαδικασία για μία επιτυχημένη καριέρα Διαδικασία που απαιτεί δεξιότητα Δεξιότητα η οποία μαθαίνεται και εξελίσσεται Practice makes perfect
Σκοπός Παρουσίασης Υπάρχουν αρκετοί λόγοι για να κάνει κανείς παρουσιάσεις Διδακτικοί / εκπαιδευτικοί σκοποί Ενημέρωση προϊσταμένων Ενημέρωση επισκεπτών Παρουσίαση αποτελεσμάτων σε επιστημονικό συνέδριο Παρουσίαση ιδέας για προσέλκυση συνεργατών Στα πλαίσια αιτήματος για χρηματοδότηση
Δεν Είναι Καλό να Κάνετε Κατά τη παρουσίαση δεν είναι καλό: Να είστε ντυμένος με ακατάλληλα ρούχα Να κάνετε χρήση λέξεων και εκφράσεων αργκό Μη χρησιμοποιείτε τα χμ εεε κτλ. Προσπαθήστε να μη λέτε πολλά ακρωνύμια Μη κάνετε αστεία για να διασκεδάσετε το κοινό εις βάρος άλλων. Σε αυτή τη περίπτωση καλύτερα να διασκεδάσετε τους άλλους με καμώματα του εαυτού σας Αποφεύγετε να γελάτε με το αστείο που θα πείτε. Αφήστε το κοινό να εκδηλωθεί Να κάνετε αναφορά σε πράγματα άσχετα με την παρουσίαση Να μιλάτε σιγά και με μονότονο τόνο
Είναι Καλό Να είστε κατάλληλα ντυμένοι Να μιλάτε καθαρά και με τόνο τέτοιο που να μπορούν να σας ακούνε Παύσεις κατάλληλης διάρκειας στα κατάλληλα σημεία Να φαίνεστε χαρούμενοι/ενθουσιασμένοι Να ελέγχεται το περιεχόμενο των διαφανειών σας και ότι η διαφάνεια έχει συνάφεια με αυτό που λέτε Να τελειώσετε την παρουσίασή σας εντός των χρονικών ορίων που διαθέτετε
Προετοιμασία και Υλικό Η κατάλληλη προετοιμασία που οδηγεί σε καλή παρουσίαση δείχνει το ότι σέβεστε το κοινό που θα σας ακούσει Να είστε σίγουροι ότι αυτά που παρουσιάζετε είναι αληθή Να είστε κατάλληλα προετοιμασμένοι για να υποστηρίξετε αυτά που παρουσιάζετε Φροντίστε να παρουσιάσετε κατάλληλα στο κοινό τυχόν καινούργιες έννοιες και ιδέες που έχει η παρουσίασή σας Είναι φρόνιμο να παρουσιάζετε κατάλληλα πράγματα για τα οποία έχετε Α) απτές αποδείξεις, Β) προσωπικές εμπειρίες που επιβεβαιώνουν τη θέση σας, Γ) αυτά που πιστεύεται ότι θα γίνουν με βάση την εμπειρία σας επί την εργασία σας στο θέμα που παρουσιάζετε.
Προετοιμασία και Υλικό Φροντίστε οι εικόνες και τα διαγράμματα να έχουν καλή ανάλυση και να φαίνονται καθαρά και από αυτούς που κάθονται στα τελευταία καθίσματα της αίθουσας Όταν σκανάρετε ή αντιγράφετε μία εικόνα από ένα βιβλίο ή από το internet καλό είναι να βάζετε την πηγή της ή να ζητήσετε την άδεια από τον ιδιοκτήτη της για να τη χρησιμοποιήσετε. Προσέξτε πως φαίνονται οι πληροφορίες που έχετε μέσα σε πίνακες Ειδική προσοχή απαιτείται στις πράξεις που τυχόν θα έχει η παρουσίασή σας Τα νούμερα που βάζετε στην παρουσίασή σας καλό είναι να είναι από έγκυρες πηγές και να αντικατοπτρίζουν την πραγματικότητα
Προετοιμασία και Υλικό Προσέξτε πώς χρησιμοποιείτε το % Υποδηλώνει μέρος του όλου - Pie chart Όχι ανάπτυξη 400% αλλά ανάπτυξη 4 φορές πάνω Ανάλογα με το αντικείμενο της παρουσίασης 48,5678% ή περίπου 50% Κάντε πρόβες και χρονομετρήστε τη διάρκεια της παρουσίασής σας. Εάν ξεπερνάει τη διάρκεια που έχετε τότε κάντε τις κατάλληλες αλλαγές ώστε ο χρόνος σας να εμπίπτει στη διάρκεια που θα έχετε στη διάθεσή σας
Διαδικασία Προετοιμασίας Σχεδιάστε α) Αναρωτηθείτε ποιο θα είναι το κοινό στην παρουσίασή σας α) τι θα θέλετε να τους πείτε β) με ποια σειρά είναι καλό να πείτε αυτά που θέλετε Κάντε χρήση mindmap εάν το επιθυμείτε Κάντε χρήση ενός λογισμικού παρουσιάσεων. Δημιουργείστε τις διαφάνειες της παρουσίασής σας και εισαγάγετε το περιεχόμενο στις διαφάνειές της παρουσίασης Κείμενα Εικόνες γραφήματα Πίνακες Άλλο υλικό Κάντε πρόβα και χρονομετρήστε την παρουσίασή σας. Κάντε αυτοκριτική και εντοπίστε σημεία που πρέπει να βελτιωθούν Εφαρμόστε τις αλλαγές εκεί όπου νομίζετε ότι χρειάζονται Ξανακάντε πρόβα και χρονομετρήστε τη διάρκεια της παρουσίασής σας Επαναλάβετε τα βήματα έως ότου δεν εντοπίσετε πρόβλημα με το περιεχόμενο, τη δομή και τη διάρκεια της παρουσίασης
Διαφάνειες Να βοηθούν το κοινό να καταλάβει αυτά που θες να πείς και να μην τον κουράζουν Καθαρή/Ξεκούραστη γραμματοσειρά Κατάλληλο μέγεθος γραμμάτων Χρήση bullets Εικόνες / φωτογραφίες σε καλή ανάλυση Animation μόνο όπου χρειάζεται Χρώματα/συνδυασμός χρωμάτων που να μην κουράζουν
Δεν Πρέπει να Ξεχάσεις Στην αρχή της παρουσίασής να παρουσιάζεις τον εαυτό σου με πρέπον τρόπο Πάντα να έχεις back up της παρουσίασής σου Να φροντίσεις να ελέγξεις ΠΡΙΝ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΙΑΣΗ ΣΟΥ ότι οι διαφάνειές σου και ότι άλλο αρχείο θα χρησιμοποιήσεις ανοίγουν στο πρόγραμμα και στον υπολογιστή που προσφέρει ο οργανωτής των παρουσιάσεων Ανάλογα με την περίπτωση φρόντισε να υπάρχει κάποια διαφάνεια με τα στοιχεία της επικοινωνίας σου
Κατά τη Διάρκεια της Παρουσίασης Μιλά καθαρά και δυνατά Μην κουνάς υπερβολικά τα χέρια και μην κουνιέσαι νευρικά Φρόντισε να έχεις laser pointer Να μη δείχνεις εκνευρισμένος ή βιαστικός Φρόντισε να κάνεις παύσεις στα κατάλληλα σημεία Κλείσε το κινητό σου τηλέφωνο Στο τέλος να ευχαριστήσεις το κοινό που σε άκουσε
Μετά την Παρουσίαση Περίμενε το κοινό να σου κάνει ερωτήσεις Απάντησε σε όλες τις ερωτήσεις με το καλύτερο δυνατό τρόπο. Μπορείς να ξεκινήσεις την απάντησή σου με κάτι ανάλογο του «αυτή είναι μια πολύ εύστοχη ερώτηση», ή «ευχαριστώ που μου κάνατε αυτή την ερώτηση» Μην τα χάσεις εάν κάποια ερώτηση τύχει να είναι «σκληρή». Εάν η παρουσίασή σου ήταν καλή υπάρχει το ενδεχόμενο να έρθουν κάποιοι από το κοινό να σου μιλήσουν μετά την παρουσίασή σου ή σε κάποιο διάλειμμα. Φρόντισε να απαντήσεις σε ότι σε ρωτήσουν. Έχε μαζί σου επαγγελματικές κάρτες ώστε να ανταλλάξεις στοιχεία μαζί τους.
Στο Τέλος Κάνε αυτοκριτική και εντόπισε σημεία που μπορείς να βελτιώσεις στο μέλλον Τελείωσα στο χρόνο μου; Κατάλαβε το κοινό αυτά που είπα; Απάντησα τις ερωτήσεις ικανοποιητικά; Οι διαφάνειες που ετοίμασα βοήθησαν την παρουσίασή μου; Εάν η παρουσίαση βιντεοσκοπείται τότε δες το βίντεο ώστε να καταλάβεις πραγματικά τι εικόνα έδειχνες στο κοινό