ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ & ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ

ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ & ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ Εισαγωγή Κωνσταντίνος Ταραμπάνης Καθηγητής kat@uom.gr http://islab.uom.gr Εργαστήριο Πληροφοριακών Συστημάτων 2016

2/ Καλωσόρισμα

Εισαγωγή Η τεχνολογία της πληροφορίας information technology - και η δημόσια διοίκηση public administration - είναι δυο μεγάλοι και σημαντικοί κλάδοι σήμερα Αυτό το μάθημα αφορά τους δυο αυτούς κλάδους και τις συνέργειες μεταξύ τους Ειδικότερα εξετάζει την επίδραση της τεχνολογίας της πληροφορίας στις διάφορες περιοχές της δημόσιας διοίκησης καθώς επίσης και την εφαρμογή της τεχνολογίας της πληροφορίας στην υποστήριξη των λειτουργιών της 3/

Εισαγωγή Η δημόσια διοίκηση αποτελεί μεγάλο χρήστη των τεχνολογιών της πληροφορίας Τα δίκτυα τηλεπικοινωνιών που καλύπτουν μια χώρα (αλλά και ευρύτερα) μεταφέρουν πληροφορία της δημόσιας διοίκησης Π.χ. το δίκτυο ΣΥΖΕΥΞΙΣ Η τεχνολογία της πληροφορίας αποτελεί βασική υποδομή για τη δημόσια διοίκηση Στο χώρο των υπηρεσιών γενικότερα η πληροφορία αποτελεί θεμελιακό παράγοντα για ποιοτικές υπηρεσίες Τόσο για ταχύτητα Π.χ. για τη γρήγορη παροχή υπηρεσίας από φορέα της δημόσιας διοίκησης Όσο και για άλλους παράγοντες ποιότητας π.χ. μικρότερο κόστος Αλλά και για πιο σύγχρονους παράγοντες ποιότητας Π.χ. προσωποποιημένη παροχή υπηρεσίας 4/

Η Πληροφορία αποτελεί πόρο για κάθε οργανισμό δηλαδή αποτελεί κάτι που υποστηρίζει την λειτουργία του οργανισμού 5/

Η πληροφορία ως πόρος του οργανισμού Η πληροφορία αποτελεί οργανωσιακό πόρο (organizational resource) Υπάρχουν διάφορες κατηγορίες οργανωσιακών πόρων Άνθρωποι, Υλικά, Κεφάλαιο, Μηχανήματα, Πληροφορία Οι οργανωσιακοί πόροι αποτελούν συχνά στοχεύσεις επιμέρους μαθημάτων Το κάθε μάθημα εξετάζει τη διαχείριση (management) του αντίστοιχου πόρου Οργανωσιακός πόρος Κεφάλαιο Μέσα παραγωγής Ανθρώπινο δυναμικό Πληροφορία Μάθημα Χρηματοοικονομική, Λογιστική Διοίκηση Παραγωγής/Λειτουργιών Διοίκηση Ανθρώπινου Δυναμικού Πληροφοριακά Συστήματα Π.χ. και η ενέργεια είναι πόρος για έναν οργανισμό αλλά δεν υπάρχει μάθημα (ακόμη;) στο πρόγραμμα σχετικά με τη διαχείριση αυτού του πόρου. Γιατί; Είναι πλέον ένας πόρος με αυξανόμενη σημασία Information Technology is no longer a business resource; it has become the business environment - The Economist 1990 6/

Γιατί είναι αναγκαία η πληροφορία σε έναν οργανισμό; Για την αντιμετώπιση των πληροφοριακών αναγκών του information requirements 7/

Πληροφοριακές Ανάγκες ενός Οργανισμού Γιατί είναι αναγκαία η πληροφορία σε έναν οργανισμό; Για να αντιμετωπιστούν οι πληροφοριακές ανάγκες information needs του οργανισμού Π.χ. ένας εκπαιδευτικός οργανισμός χρειάζεται την πληροφορία των κενών θέσεων σε εκπαιδευτικό προσωπικό ανά ειδικότητα για το επόμενο ακαδημαϊκό έτος Π.χ. ένας εκπαιδευτικός οργανισμός θέλει να παρακολουθεί τη διαχρονική εξέλιξη των επιδόσεων των μαθητών του Π.χ. εποπτικές αρχές χρειάζονται πληροφορίες σχετικές με την οικονομική επίδοση των επιχειρήσεων για τις οποίες έχουν την ευθύνη εποπτείας 8/

Πληροφοριακές Ανάγκες ενός Οργανισμού Οι πληροφοριακές ανάγκες πηγάζουν από την ανάγκη για: 1. λήψη αποφάσεων που αποτελεί από τις πλέον σημαντικές δραστηριότητες σε έναν οργανισμό 9/ Π.χ. να δοθεί ή όχι παράταση στη δήλωση μαθημάτων επιλογής; 2. εκτέλεση και παρακολούθηση των διαδικασιών του οργανισμού organizational processes Π.χ. πόσοι δεν έχουν ακόμη δηλώσει μαθήματα επιλογής; Ποια διαδικασία θέλουμε να παρακολουθήσουμε; Τον προγραμματισμό μαθήματος οργανωσιακή ή επιχειρηματική διαδικασία είναι μια αλληλουχία σχετιζόμενων εργασιών για την υλοποίηση μιας ευρύτερης λειτουργίας του οργανισμού Π.χ. η διαδικασία της Διενέργειας Διαγωνισμού για τη υλοποίηση της λειτουργίας της Εκτέλεσης Τεχνικών Έργων Ποια ήταν η ευρύτερη λειτουργία στο παράδειγμα της διαδικασίας των δηλώσεων μαθημάτων επιλογής; Η λειτουργία «Παροχή εκπαιδευτικού έργου» 3. επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων (stakeholders) σε μια επιχείρηση Π.χ. για συνεργασία, για συντονισμό, για ενημέρωση κλπ Π.χ. επικοινωνία στους φοιτητές της πληροφορίας μη επιτυχούς ή έγκαιρης δήλωσης μαθήματος επιλογής

Πληροφοριακές Ανάγκες ενός Οργανισμού Οι πληροφοριακές ανάγκες είναι διάχυτες σε κάθε οργανισμό σε όλες τις λειτουργικές περιοχές (μονάδες) του, Π.χ. ανθρώπινο δυναμικό, οικονομική διαχείριση, παραγωγή του προϊόντος ή υπηρεσίας, παροχή του προϊόντος/υπηρεσίας Αλλά και μεταξύ λειτουργικών περιοχών αλλά και μεταξύ συνεργαζόμενων οργανισμών σε όλες τις κατηγορίες του ανθρώπινου δυναμικού του μάνατζμεντ, εργαζόμενοι παραγωγής ή εργαζόμενοι υπηρεσιών (production or service workers, clerical workers) 10

Πληροφοριακές Ανάγκες ενός Οργανισμού Οι πληροφοριακές ανάγκες είναι διάχυτες σε όλες τις λειτουργικές περιοχές του οργανισμού Παρακάτω βλέπετε τις λειτουργικές περιοχές των επιχειρήσεων όπως έχουν ορισθεί από τον Porter Μπορούν να αντιστοιχηθούν και σε οργανισμούς γενικότερα Οι λειτουργίες στο πάνω μέρος είναι κύριες ενώ αυτές στο κάτω μέρος που απλώνονται σε όλο το πλάτος είναι υποστηρικτικές 11 Kroenke David, Processes, Systems and Information: An Introduction to MIS, Pearson, 2013.

Πληροφοριακές Ανάγκες ενός Οργανισμού Οι πληροφοριακές ανάγκες είναι διάχυτες σε όλες τις κατηγορίες του ανθρώπινου δυναμικού του οργανισμού: 1. μάνατζμεντ, i. Υψηλόβαθμα διοικητικά στελέχη - Senior managers: ii. Διοικητικά στελέχη μεσαίου επιπέδου - Middle managers: iii. Διοικητικά στελέχη κατώτερου διοικητικού επιπέδου με ευθύνες παρακολούθησης λειτουργίας - Operational managers: 2. εργαζόμενοι παραγωγής ή υπηρεσιών (production or service workers, clerical workers) 12

Πληροφοριακές Ανάγκες ενός Οργανισμού Οι πληροφοριακές ανάγκες είναι διάχυτες σε όλες τις κατηγορίες του ανθρώπινου δυναμικού του οργανισμού Νέες κατηγορίες που προέκυψαν λόγω της ενισχυμένης θέσης του τομέα των υπηρεσιών 3. εργαζόμενοι δεδομένων (data workers) διακινούν την υπάρχουσα πληροφορία (π.χ. γραμματειακή στήριξη), 4. εργαζόμενοι γνώσης (knowledge workers) παράγουν και διακινούν νέα πληροφορία που παράγουν οι ίδιοι π.χ. επιστήμονες με γνώση σε εξειδικευμένους τομείς 13

14 Πληροφοριακές Ανάγκες ενός Οργανισμού Κατηγορίες Πληροφοριακών Αναγκών Διαφέρουν οι πληροφοριακές ανάγκες εντός ενός οργανισμού Π.χ. κάθε κατηγορία ανθρώπινου δυναμικού που αναφέραμε βρίσκεται σε διαφορετικό ιεραρχικό επίπεδο, εκτελεί διαφορετικού τύπου εργασίες και λαμβάνει διαφορετικές αποφάσεις Άρα έχει διαφορετικές πληροφοριακές ανάγκες Σκεφτείτε π.χ. τις διαφορετικές πληροφοριακές ανάγκες που έχουν ή αλλιώς τις διαφορετικές πληροφορίες που θα χρειαζόταν οι κατηγορίες ανθρώπινου δυναμικού στον χώρο εργασίας σας Στη βιβλιογραφία έχει γίνει διάκριση των πληροφοριακών αναγκών με βάση ένα σημαντικό κριτήριο: το είδος της υποστήριξης με το οποίο σχετίζονται, έτσι οι πληροφοριακές ανάγκες σε έναν οργανισμό προκύπτουν για 1. τη λειτουργική υποστήριξη του οργανισμού ή 2. τη διοικητική υποστήριξη του οργανισμού.

Πληροφοριακές Ανάγκες ενός Οργανισμού 1. Λειτουργική υποστήριξη Operational support Αφορά πληροφορίες που υποστηρίζουν τις λειτουργικές ανάγκες του οργανισμού Δηλ. υποστήριξη της εκτέλεσης διαδικασιών που σχετίζονται με τη βασική λειτουργία του οργανισμού (operational processes) Στόχος των πληροφοριών αυτών είναι ο έλεγχος καλής εκτέλεσης (control) 2. Διοικητική υποστήριξη Management support Αφορά πληροφορίες που υποστηρίζουν τις διοικητικές ανάγκες του οργανισμού Δηλ. υποστήριξη της εκτέλεσης των διαδικασιών που σχετίζονται με τη διοίκηση του οργανισμού (managerial & strategic processes) Στόχος η καλύτερη λήψη διοικητικών ή στρατηγικών αποφάσεων Οι πληροφορίες διοικητικής υποστήριξης προκύπτουν από τις πληροφορίες λειτουργικής υποστήριξης κατόπιν περαιτέρω επεξεργασία 15

Πληροφοριακές Ανάγκες ενός Οργανισμού Οι πληροφοριακές ανάγκες των διαφόρων κατηγοριών του ανθρώπινου δυναμικού ενός οργανισμού 1. μάνατζμεντ, i. Υψηλόβαθμα διοικητικά στελέχη - Senior managers: ii. Διοικητικά στελέχη μεσαίου επιπέδου - Middle managers: iii. Λειτουργικά διοικητικά στελέχη -Operational managers: 2. εργαζόμενοι παραγωγής ή υπηρεσιών (production or service workers, clerical workers) 3. εργαζόμενοι δεδομένων (data workers) 4. εργαζόμενοι γνώσης (knowledge workers) Διοικητική υποστήριξη Managerial support Λειτουργική υποστήριξη Operational support Χωριστή κατηγορία 16

Η σημασία του οργανωσιακού πόρου της πληροφορίας 17/

Η σημασία της πληροφορίας Η σημασία της πληροφορίας ως οργανωσιακού πόρου ποικίλει ανάλογα με τον οργανισμό και τον κλάδο του Η σημασίας της πληροφορίας ανάλογα με τον οργανισμό και τον κλάδο στον οποίο ανήκει μπορεί να αναλυθεί με βάση τον Πίνακα Πληροφοριακής Έντασης του Porter Porter s Information Intensity Matrix 18/

Η σημασία της πληροφορίας H σημασία της πληροφορίας για τη ΔΔ όπως θα δούμε είναι πολύ μεγάλη καθώς η ΔΔ είναι «εντάσεως πληροφορίας» public administration is information intensive ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ PHARMACEUTICALS Ex: DAIRY

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Porter s Information Intensity Matrix 20

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Ο Porter επινόησε τον Πίνακα Πληροφοριακής Έντασης - Information Intensity Matrix με τον οποίο κατηγοριοποιεί τη σημασία της πληροφορίας για έναν κλάδο και έτσι για έναν οργανισμό που ανήκει στον κλάδο 21

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης - Information Intensity Matrix 22

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Προϊόν και Πληροφορία Τα προϊόντα πάντα έχουν ένα υλικό μέρος και ένα μέρος που αποτελείται από πληροφορία Π.χ. τα χαρακτηριστικά του προϊόντος, ο τρόπος χρήσης του, ο τρόπος συντήρησής του Το μέρος της πληροφορίας αφορά οτιδήποτε χρειάζεται να γνωρίζει ο αγοραστής ή και άλλοι που σχετίζονται με το προϊόν (stakeholders) για την απόκτηση και χρήση του προϊόντος Παραδοσιακά το υλικό μέρος αποτελούσε το μεγαλύτερο μέρος αλλά με τη πρόοδο της τεχνολογίας της πληροφορικής το μέρος που αποτελείται από πληροφορία αυξάνεται Π.χ. απαιτήσεις ιχνηλασιμότητας (traceability) προσθέτουν πληροφορία στο προϊόν 23

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Προϊόν και Πληροφορία Προϊόντα που αποτελούνται αποκλειστικά από πληροφορία π.χ. σε μια εταιρεία που παρέχει πληροφορίες για τις επιδόσεις των επιχειρήσεων (Nielsen) π.χ. εταιρείες ελέγχου πιστοληπτικής ικανότητας, ΜΜΕ π.χ. η ΔΔ! 24

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Πίνακα Πληροφοριακής Έντασης - Information Intensity Matrix Στη μια διάσταση του πίνακα αποτιμάται το αν το προϊόν περιέχει μεγάλη ποσότητα πληροφορίας 1. Προϊόντα Εντάσεως Πληροφορίας Ένα προϊόν είναι υψηλής πληροφοριακής έντασης όταν σε μεγάλο βαθμό παρέχει πληροφορία, ή απαιτείται για τη χρήση του προϊόντος ιδιαίτερη πληροφοριακή επεξεργασία ή εκπαίδευση 25

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης - Information Intensity Matrix 26

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Διαδικασία Παραγωγής και Πληροφορία Οι διαδικασίες παραγωγής αποτελούνται από ένα σύνολο διασυνδεδεμένων ενεργειών που λαμβάνουν χώρα σε έναν οργανισμό για να μπορεί αυτός να παράγει τα προϊόντα/υπηρεσίες του Οι διαδικασίες παραγωγής έχουν ένα υλικό μέρος που συνίστανται από όλες τις υλικές ενέργειες που απαιτούνται π.χ. μετακίνηση πρώτων υλών, κατεργασία πρώτων υλών και ένα μέρος που συνίσταται από τη διαχείριση πληροφορίας που είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των ενεργειών αυτών Π.χ. μια διαδικασία κοινωνικής πρόνοιας περιλαμβάνει πληροφορία για το ποιοι είναι δικαιούχοι υλική μεταφορά βοηθημάτων 27

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Διαδικασία Παραγωγής και Πληροφορία Σε άλλους κλάδους για τη παραγωγή του προϊόντος οι υλικές ενέργειες είναι σημαντικότερες (π.χ. μεταλλουργία) και σε άλλους κλάδους οι ενέργειες διαχείρισης της πληροφορίας είναι σημαντικότερες (π.χ. ασφαλιστικός κλάδος, ΔΔ) 28

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Πίνακα Πληροφοριακής Έντασης - Information Intensity Matrix Στην άλλη διάσταση του πίνακα αποτιμάται αν οι διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα στον κλάδο για την παραγωγή του προϊόντος απαιτούν μεγάλη ποσότητα πληροφορίας 2. Παραγωγικές Διαδικασίες Εντάσεως Πληροφορίας Η διαδικασία παραγωγής του προϊόντος είναι έντασης πληροφορίας όταν η επιχείρηση π.χ. 1. συναλλάσσεται με μεγάλο αριθμό εμπλεκομένων (π.χ. προμηθευτών ή πελατών), 2. απαιτεί μεγάλο αριθμό βημάτων για τη παραγωγή των προϊόντων ή υπηρεσιών της, ή 3. απαιτεί μεγάλες ποσότητες πληροφοριών για να διαθέσει τα προϊόντα ή υπηρεσίες της 29

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης - Information Intensity Matrix PHARMACEUTICALS Ex: DAIRY Τσιμεντοβιομηχανίες, Πετρελαιοειδή, ΜΜΕ, Ασφαλιστικές Εταιρείες, Γαλακτοβιομηχανίες, Φαρμακοβιομηχανίες, κλάδος Αυτοκινήτων, Δημόσια Διοίκηση 30

Πίνακας Πληροφοριακής Έντασης του Porter για τη Δημόσια Διοίκηση 31

Η δημόσια διοίκηση είναι εντάσεως πληροφορίας Η δημόσια διοίκηση είναι ψηλά και στους δυο άξονες του πίνακα πληροφοριακής έντασης του Porter Τόσο το τελικό προϊόν (έξοδος, εκροή) της ΔΔ αποτελείται σχεδόν πάντα και εξ ολοκλήρου από πληροφορία Όσο και οι διαδικασίες για τη παραγωγή του τελικού προϊόντος (εξόδου, εκροής) της ΔΔ έχουν ιδιαίτερες απαιτήσεις σε πληροφορία ΔΗΜΟΣΙΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗ PHARMACEUTICALS Ex: DAIRY 32/

Η δημόσια διοίκηση είναι εντάσεως πληροφορίας Η δημόσια διοίκηση όμως ενέχει και επιπλέον χαρακτηριστικά που την καθιστά ιδιαίτερης εντάσεως πληροφορίας Για την παραγωγή του τελικού προϊόντος (εξόδου, εκροής) της ΔΔ, ενώ οι διαδικασίες που ακολουθούνται δεν είναι συχνά περίπλοκες (π.χ. υποβολή, έλεγχος, απόφαση, κοινοποίηση), εμφανίζονται συχνά πολλές επιμέρους περιπτώσεις/εκδοχές που είναι εκτός της τυποποιημένης διαδικασίας και περιπλέκουν τη διοικητική δράση Για την αντιμετώπιση αυτών των επιμέρους περιπτώσεων/εκδοχών απαιτούνται περαιτέρω πληροφορίες 33/

Η δημόσια διοίκηση είναι εντάσεως πληροφορίας Η δημόσια διοίκηση όμως ενέχει και επιπλέον χαρακτηριστικά που την καθιστά ιδιαίτερης εντάσεως πληροφορίας Για τη παραγωγή του τελικού προϊόντος (εξόδου, εκροής) της ΔΔ απαιτείται πολύ συχνά η συνεργασία του φορέα της ΔΔ με άλλους Δηλ. δεν μπορεί ένας φορέας να παραγάγει μόνος του το τελικό προϊόν (έξοδος, εκροή), χρειάζεται συνεργασία με άλλους φορείς Η συνεργασία αυτή που απαιτείται και ο συνακόλουθος συντονισμός απαιτεί αντίστοιχες ροές πληροφοριών Π.χ. σκεφτείτε τη συνεργασία που απαιτείται για την παροχή μιας υπηρεσίας της ΔΔ από τον δικό σας οργανισμό Επιπλέον οι φορείς με τους οποίους συνεργάζεται είναι ετερογενείς Μπορεί να είναι φορείς του ίδιου ή και άλλου διοικητικού επιπέδου, μπορεί να είναι φορείς του ίδιου ή άλλου λειτουργικού τομέα, μπορεί να είναι ιδιωτικοί φορείς Η ετερογένεια αυτή δημιουργεί περαιτέρω απαιτήσεις στις ροές πληροφοριών 34/

Η δημόσια διοίκηση είναι εντάσεως πληροφορίας Αυτές οι ιδιαίτερες απαιτήσεις της ΔΔ δεν έχουν αντιμετωπιστεί επιτυχώς στην ελληνική ΔΔ «Η πολυδιάσπαση αρμοδιοτήτων μεταξύ των οργανισμών της ΔΔ συνδυάζεται με ανεπάρκεια αποτελεσματικών μηχανισμών οριζόντιου ενδο-υπηρεσιακού και δι-υπηρεσιακού συντονισμού» 1 Μεταξύ των άλλων και λόγω έλλειψης των κατάλληλων πληροφοριών (π.χ. μεταξύ τμημάτων του ίδιου φορέα ή και μεταξύ φορέων) 1. «Σύγχρονη Ελληνική Δημόσια Διοίκηση», Μ. Ραμματά, Εκδόσεις ΚΡΙΤΙΚΗ, 2011 35/