1 Περίληψη Το συγκεκριμένο εγχειρίδιο δημιουργήθηκε για να βοηθήσει την κατανόηση της διαδικασίας διαχείρισης επιλογών διαμόρφωσης εγγραφών Εσόδων Εξόδων & Άρθρων Γενικής Λογιστικής στην εφαρμογή της σειράς Business. Παρακάτω προτείνεται μια αλληλουχία ενεργειών την οποία ο χρήστης πρέπει να ακολουθήσει για να αξιοποιήσει τις δυνατότητες της εφαρμογής 2
2 Περιεχόμενα 1 Περίληψη... 2 3 Επιλογές Διαμόρφωσης... 4 3.1 Γενικά... 4 3.2 Αναβάθμιση... 4 3.3 Epsilon Services... 6 4 Λειτουργίες... 7 4.1 Γενικά... 7 4.2 Εγγραφές... 9 4.3 Άρθρα... 11 4.4 Συναλλασσόμενοι... 13 4.5 Λογαριασμοί... 14 5 Παράρτημα... Σφάλμα! Δεν έχει οριστεί σελιδοδείκτης. 3
3 Επιλογές Διαμόρφωσης Επιλέγοντας είτε από το Βασικό μενού «Παράμετροι» «Επιλογές Διαμόρφωσης» είτε κάνοντας δεξί κλικ στην επιφάνεια εργασίας της εφαρμογής δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να δημιουργήσει την παραμετροποίηση που επιθυμεί, για την ευκολότερη εισαγωγή των νέων εγγραφών εσόδων εξόδων και άρθρων γενικής λογιστικής σύμφωνα με τις ανάγκες του, μεταβαίνοντας στην αντίστοιχη καρτέλα που επιθυμεί. 3.1 Γενικά Από την επιλογή «Γενικά» καθορίζει ο χρήστης την συχνότητα κατά την οποία θα πραγματοποιείται ο έλεγχος για την αυτόματη ενημέρωση της εφαρμογής με την νέα έκδοση, ενεργοποιώντας την επιλογή που επιθυμεί σύμφωνα με τις ανάγκες του. Αξίζει να σημειωθεί ότι, από το σημείο αυτό ορίζεται το χρώμα της επιφάνειας εργασίας, κατά την αρχική εισαγωγή του χρήστη στην εφαρμογή. 3.2 Αναβάθμιση Στην φόρμα των Επιλογών Αναβάθμισης εμφανίζεται προεπιλεγμένο το πεδίο και το «Timeout» είναι τοποθετημένο στα 500 seconds. Αν αφαιρεθεί η επιλογή εμφανίζεται το παρακάτω μήνυμα επιβεβαίωσης της ενέργειας ότι και οι υπόλοιπο υπολογιστές του δικτύου δεν θα μπορούν να αναβαθμίσουν. 4
Επιλέγοντας δεν θα εκτελείται το αρχείο της αναβάθμισης στους Η/Υ του δικτύου, ενώ επιλέγοντας επανέρχεται η αρχική προεπιλεγμένη επιλογή. Το πεδίο «Timeout» αναφέρεται στον χρόνο απόκρισης του δικτύου για την αποστολή της αναβάθμισης στους υπόλοιπους Η/Υ στο δίκτυο. Στην φόρμα Επιλογές αυτόματου backup εμφανίζεται προεπιλεγμένη η επιλογή με την οποία πριν από κάθε αναβάθμιση λαμβάνεται αυτόματο backup των δεδομένων που υπάρχουν στη βάση. Αν αφαιρεθεί η επιλογή αυτή δεν θα πραγματοποιείται αυτόματα η λήψη του αντιγράφου ασφαλείας. Με την επιλογή του πεδίου ενεργοποιούνται τα πεδία ορισμού του φάκελου εγκατάστασης και αποθήκευσης για την μεταφορά του αρχείου back up, όπου ο χρήστης θα πρέπει να έχει τα απαραίτητα δικαιώματα χρήσης για τις τοποθεσίες που θα επιλέξει. Στην περίπτωση που η επιλογή παραμείνει απενεργοποιημένη, η αυτόματη λήψη του αντιγράφου ασφαλείας (backup) αποθηκεύεται στον προεπιλεγμένο φάκελο του Microsoft SQL Server που πραγματοποιήθηκε αρχικά η εγκατάσταση. 5
3.3 Epsilon Services Από το group «Epsilon Feeds» δίνεται η δυνατότητα παρακολούθησης όλων των θεμάτων της επικαιρότητας μέσα από το www.e-forologia.gr σχετικά με φορολογικά, εργατικά και ασφαλιστικά θέματα. Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να επιλέξει ή να αποεπιλέξει την αυτόματη λήψη epsilon feeds από το αντίστοιχο checkbox. Στο πεδίο «Περίοδος ανανέωσης feed (Λεπτά)» συμπληρώνει ο χρήστης τον χρόνο σε λεπτά που επιθυμεί να πραγματοποιείται η ανανέωση των ενημερώσεων. Στο group «Epsilon Network» ορίζονται τα στοιχεία χρήστη, για την αυτόματη σύνδεση μέσω της εφαρμογής στην ενημερωμένη πλατφόρμα του Epsilon Network καθώς και την προβολή των Νόμων / Αποφάσεων. Τέλος, ο χρήστης μπορεί να έχει άμεση πρόσβαση σε όλα τα ενημερωτικά μηνύματα της Epsilon Net (όπως μηνύματα του τμήματος Υποστήριξης, ενημερώσεις για νέες εκδόσεις κλπ.) από το βασικό μενού Internet Epsilon Feeds. Ο χρήστης ενημερώνεται συνεχώς για την ύπαρξη νέων μηνυμάτων από το κάτω μέρος της οθόνης. Επιπλέον, έχει την δυνατότητα να πληκτρολογήσει το θέμα που επιθυμεί στο πεδίο αναζήτησης, το οποίο έχει προστεθεί στο κάτω αριστερά μέρος του menu, και να πραγματοποιήσει αναζήτηση ανάμεσα σε Νόμους, Αποφάσεις, Εγκυκλίους, φορολογικά ερωτήματα κ.α. που υπάρχουν στην βάση δεδομένων του «Κόμβου» και της «Τράπεζας Πληροφοριών». 6
Για την αυτόματη αποστολή δεδομένων στο Epsilon Cloud, θα πρέπει να ενεργοποιηθεί η επιλογή καθώς και να ορισθεί η ακριβής ώρα αποστολής του αρχείου, από την λειτουργία του «Epsilon Services». Για παράδειγμα, όταν ο χρήστης ορίσει την αποστολή των εντύπων στον Epsilon Cloud στις 12:00 μμ, η μεταφορά των αρχείων θα γίνεται καθημερινά στις 12:00 μμ, αυτόματα, χωρίς να απαιτείται καμία επιπλέον ενέργεια από το χρήστη. Αξίζει να σημειωθεί ότι, σε περίπτωση που ο υπολογιστής είναι απενεργοποιημένος, την ώρα που έχει ορισθεί στο πεδίο, η αποστολή των δεδομένων θα πραγματοποιηθεί κατά την εκκίνηση του υπολογιστή. Για οδηγίες σχετικά με το Epsilon Cloud πατήστε εδώ. 4 Λειτουργίες 4.1 Γενικά Από τις Λειτουργίες του μενού, επιλέγοντας «Γενικά», δίνεται η δυνατότητα καθορισμού της συμπεριφοράς των πεδίων Παραστατικό και Ημερομηνία (σε εγγραφές και άρθρα χωρίς την χρήση προτύπου και χωρίς την επιλογή Επαναλήψιμης Εισαγωγής) στην περίπτωση που πραγματοποιούνται διαδοχικές καταχωρήσεις παραστατικών. Στο σημείο αυτό παρέχεται η δυνατότητα ορισμού της τιμής του πεδίου «παραστατικό», σε περίπτωση διαδοχικών εγγραφών / άρθρων. Οι τιμές που μπορεί να λάβει το πεδίο αυτό είναι: Ίδια Τιμή με την προηγούμενη εγγραφή: Επιλέγεται στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να εμφανίζεται το ίδιο παραστατικό στις διαδοχικές εγγραφές του. Τιμή προηγούμενης εγγραφής +1: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης αυτόματη αύξουσα αρίθμηση κατά μία μονάδα, στην τιμή του παραστατικού που έχει ήδη εισαγάγει στην αρχική του εγγραφή. Κενή: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να μην ενημερώνεται καμία τιμή στην περίπτωση διαδοχικών εγγραφών / άρθρων και το πεδίο του παραστατικού να είναι κενό, ώστε να εισάγει κάθε φορά ο χρήστης την τιμή που επιθυμεί. 7
Με τον ίδιο τρόπο δίνεται η δυνατότητα ορισμού της τιμής του πεδίου «Ημερομηνία», σε περίπτωση διαδοχικών εγγραφών / άρθρων. Οι τιμές που μπορεί να λάβει το πεδίο αυτό είναι: Ίδια Τιμή με την προηγούμενη εγγραφή: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης να εμφανίζεται κάθε φορά η ίδια ημερομηνία κατά την καταχώριση των διαδοχικών εγγραφών. Τιμή προηγούμενης εγγραφής +1: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης αυτόματη αύξουσα αρίθμηση κατά μία μονάδα, στην τιμή της ημερομηνίας που έχει ήδη εισαγάγει στην αρχική του εγγραφή. Κενή: Στην περίπτωση που επιθυμεί ο χρήστης το πεδίο της ημερομηνίας να είναι κενό κατά την καταχώριση διαδοχικών εγγραφών / άρθρων, ώστε να την εισάγει ο ίδιος. Από την επιλογή που θα οριστεί στο group «Διαχείριση Εταιρειών» καθορίζεται η προεπιλεγμένη τιμή του πεδίου "Εμφάνιση στον πίνακα Διαχείρισης Εταιρειών, όπως αυτός εμφανίζεται κατά την είσοδο του χρήστη στην εφαρμογή. 8
4.2 Εγγραφές Από την λειτουργία «Εγγραφές» δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας της παραμετροποίησης που επιθυμεί ο χρήστης για την ευκολότερη εισαγωγή των νέων Εγγραφών Εσόδων Εξόδων. Από την επιλογή που θα οριστεί στο group «Διαχείριση Εγγραφών» καθορίζεται η προεπιλεγμένη τιμή που λαμβάνει το φίλτρο στον πίνακα Διαχείρισης Εγγραφών. 9
Επιπλέον, δίνεται η δυνατότητα καθορισμού των πεδίων από τα οποία επιθυμεί ο χρήστης να μετακινείται ο κέρσορας κατά την καταχώρηση της εγγραφής, ενεργοποιώντας τo αντίστοιχο check box στην περιγραφή του κάθε πεδίου. Εάν για παράδειγμα ο χρήστης δεν επιθυμεί να περνάει ο κέρσορας από το πεδίο «Παραστατικό» θα πρέπει στην φόρμα να απενεργοποιήσει το check box του συγκεκριμένου πεδίου. Παράλληλα, παρέχεται η δυνατότητα ορισμού από τον χρήστη της σειράς με την οποία επιθυμεί να μεταφέρεται ο κέρσορας, από το ένα πεδίο στο άλλο κατά την 10
καταχώριση της νέας εγγραφής εσόδου εξόδου. Η συγκεκριμένη ενέργεια πραγματοποιείται με την βοήθεια του άνω και κάτω κόκκινου βέλους μέρος του πίνακα όπου περιλαμβάνονται τα πεδία της εγγραφής., στο δεξί Εάν για παράδειγμα ο χρήστης επιθυμεί να ορίσει ως πρώτο πεδίο μετακίνησης του κέρσορα, το πεδίο «Παραστατικό», θα πρέπει να κάνει κλικ επάνω στο πεδίο αυτό, ώστε να ενεργοποιηθεί και στην συνέχεια με την βοήθεια του άνω κόκκινου βέλους, να μετακινήσει το πεδίο στην πρώτη σειρά του πίνακα. Ενεργοποιώντας τα πεδία του group «Διαδικασία Καταχώρησης», πραγματοποιείται η ενημέρωση του πεδίου Αιτιολογία της εγγραφής, με την επωνυμία του Συναλλασσομένου, και σε περίπτωση επαναλήψιμης εισαγωγής κίνησης άνευ προτύπου. 4.3 Άρθρα Από την λειτουργία «Άρθρα», ο χρήστης αρχικά έχει τη δυνατότητα να καθορίσει στο group «Διαχείριση Άρθρων» την προεπιλεγμένη τιμή που θα λαμβάνει το φίλτρο στον πίνακα Διαχείρισης Άρθρων. Στη συνέχεια, δίνεται η δυνατότητα με την ενεργοποίηση του πεδίου να πραγματοποιείται αυτόματα η εισαγωγή του λογαριασμού Φ.Π.Α., Εκροών ή Εισροών, που είναι συνδεδεμένος στο λογαριασμό που έχει χρησιμοποιηθεί κατά την εισαγωγή του νέου άρθρου και να εκτελείται παράλληλα ο υπολογισμός του ποσού φπα, σύμφωνα με την Καθαρή Αξία του παραστατικού. Με την ενέργεια αυτή δεν απαιτείται η επιλογή του button ή του πλήκτρου F8 από τον χρήστη για να ενημερωθεί το επεξεργαζόμενο άρθρο με τον λογαριασμό Φ.Π.Α. 11
Αξίζει να σημειωθεί ότι, ο χρήστης μπορεί να καθορίσει την συμπεριφορά του λογαριασμού Φ.Π.Α. που είναι συνδεδεμένος στην περίπτωση που χρησιμοποιηθούν δύο ή περισσότεροι λογαριασμοί κατά την καταχώριση του άρθρου, στους οποίους αντιστοιχεί ο ίδιος λογαριασμός Φ.Π.Α. Ειδικότερα, για την εμφάνιση του ίδιου λογαριασμού Φ.Π.Α σε νέα γραμμή του grid, τόσες φορές όσοι είναι και οι λογαριασμοί που χρησιμοποιήθηκαν με τα αντίστοιχα ποσά, στην περίπτωση που χρησιμοποιηθούν δύο ή περισσότεροι λογαριασμοί στους οποίους είναι συνδεδεμένος ο ίδιος λογαριασμός Φ.Π.Α θα πρέπει να επιλεχθεί το πεδίο του Tab «Ενημέρωση κίνησης Λογ. Φ.Π.Α.». Σε διαφορετική περίπτωση που χρησιμοποιηθούν δύο ή περισσότεροι λογαριασμοί στους οποίους είναι συνδεδεμένος ο ίδιος λογαριασμός Φ.Π.Α και δεν επιθυμεί ο χρήστης να δημιουργείται νέα γραμμή στο grid για κάθε λογαριασμό Φ.Π.Α αλλά να πραγματοποιείται πρόσθεση του ποσού της κίνησης στην υπάρχουσα γραμμή, θα πρέπει να ενεργοποιήσει την επιλογή ώστε να εμφανίζονται όλοι οι λογαριασμοί στους οποίους είναι συνδεδεμένος ο ίδιος λογαριασμός Φ.Π.Α. και μία φορά ο λογαριασμός Φ.Π.Α. με το αντίστοιχο ποσό. 12
Επιπλέον, δίνεται η δυνατότητα δημιουργίας της παραμετροποίησης που επιθυμεί ο χρήστης για την ευκολότερη εισαγωγή των νέων Άρθρων Γενικής Λογιστικής. Συγκεκριμένα δίνεται η δυνατότητα καθορισμού των πεδίων από τα οποία επιθυμεί ο χρήστης να μετακινείται ο κέρσορας κατά την καταχώρηση του άρθρου καθώς και ορισμού της σειράς μετακίνησης μεταξύ των πεδίων αυτών, ενεργοποιώντας τo αντίστοιχο check box στην περιγραφή του κάθε πεδίου. Εάν για παράδειγμα ο χρήστης δεν επιθυμεί να περνάει ο κέρσορας από το πεδίο «Παραστατικό» θα πρέπει στην παραπάνω φόρμα να απενεργοποιήσει το check box του συγκεκριμένου πεδίου. Επιπλέον, παρέχεται η δυνατότητα ορισμού από τον χρήστη της σειράς με την οποία επιθυμεί να μεταφέρεται ο κέρσορας, από το ένα πεδίο στο άλλο κατά την καταχώριση του νέου Άρθρου Γενικής Λογιστικής. Η συγκεκριμένη ενέργεια πραγματοποιείται με την βοήθεια του άνω και κάτω κόκκινου βέλους μέρος του πίνακα που περιλαμβάνονται τα πεδία του Άρθρου., στο δεξί Εάν για παράδειγμα ο χρήστης επιθυμεί να ορίσει ως πρώτο πεδίο μετακίνησης του κέρσορα, το πεδίο «Παραστατικό», θα πρέπει να κάνει κλικ επάνω στο πεδίο αυτό, ώστε να ενεργοποιηθεί και στην συνέχεια με την βοήθεια του άνω κόκκινου βέλους, να μετακινήσει το πεδίο στην πρώτη σειρά του πίνακα. 4.4 Συναλλασσόμενοι Η βάση των Συναλλασσομένων είναι κοινή και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από όλες τις επιχειρήσεις. Εφόσον ο χρήστης καταχωρήσει κάποιον συναλλασσόμενο σε μία εταιρεία δίνεται δυνατότητα να τον χρησιμοποιήσει και μέσα από μία άλλη. Από 13
την φόρμα «Συναλλασσόμενοι» δίνεται το δικαίωμα να επιλέξει την εμφάνιση των Συναλλασσομένων μόνο της συγκεκριμένης εταιρείας, ώστε στην φόρμα Διαχείρισης Συναλλασσομένων να επεξεργάζεται μόνο τους Συναλλασσόμενους που έχουν κινηθεί στην συγκεκριμένη εταιρεία. 4.5 Λογαριασμοί Από την επιλογή Λειτουργίες Λογαριασμοί παρέχεται η δυνατότητα εμφάνισης στην φόρμα Διαχείρισης Λογαριασμών μόνο των Ενεργών Λογαριασμών και μόνο αυτών που κινούνται. Επιλέγοντας το check box αποκρύπτονται από το Λογιστικό Σχέδιο οι λογαριασμοί που δεν έχουν επιλεγμένη την επιλογή «Κινείται» κατά την μεταβολή των στοιχείων τους, ενώ η ενεργοποίηση του πεδίου εξυπηρετεί στην περίπτωση που ο χρήστης επιθυμεί να εμφανίζονται στον πίνακα Διαχείρισης λογαριασμών εκείνοι οι οποίοι έχουν ενεργοποιημένη την επιλογή «Ενεργός» κατά την μεταβολή των στοιχείων τους και οι οποίοι θα εμφανίζονται προς επιλογή κατά την δημιουργία της Εγγραφής / Άρθρου. 14
15