ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (M.I.S.) 2.1 Κωνσταντίνος Ταραμπάνης Καθηγητής Τμήμα Οργάνωσης και Διοίκησης Επιχειρήσεων Πανεπιστήμιο Μακεδονίας Γρ. 307 2310-891-578 kat@uom.gr
ΤΑΞΙΝΟΜΗΣΗ ΤΩΝ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ 2.2 Information Technology, Turban et al. 2004
ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΔΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Είδη Πληροφοριακών Συστημάτων 2.3 Πηγή: Laudon & Laudon - MIS
2.4 Η ταξινόμηση με βάση το εύρος της υποστήριξης των διαφόρων κατηγοριών εργαζομένων Knowledge workers: εργαζόμενοι που παράγουν νέα γνώση Ρόλοι των Knowledge Workers Η τροφοδότηση της επιχείρησης με νέα γνώση στις θεματικές περιοχές ειδίκευσης τους Η εφαρμογή της γνώσης τους στα θέματα της επιχείρησης Η εισήγηση αλλαγών στην επιχείρηση με βάση τις γνώσεις τους Παράδειγμα υποστήριξης: αποφυγή υπερβολικής πληροφορίας - information overload
2.5 Γνωσιακοί πόροι - Knowledge assets είναι σημαντικοί πόροι όπως οι υλικοί πόροι, οι χρηματοοικονομικοί πόροι o όρος «νοητικό κεφάλαιο» (intellectual capital- intellectual assets) χρησιμοποιείται επίσης συχνά αντί του όρου «γνώση». γνώση της επιχείρησης που την επιτρέπει να δημιουργεί αξία π.χ. να λειτουργεί αποδοτικά, π.χ. να δημιουργεί νέα προϊόντα κλπ παράδειγμα γνωσιακού πόρου: οι βέλτιστες πρακτικές - Best Practices επιτυχημένες λύσεις ή μέθοδοι επίλυσης που ανέπτυξε μια επιχείρηση σημαντική λειτουργία η διαχείριση τους
2.6 Η γνώση είναι διαφορετική από τα δεδομένα και την πληροφορία. δεδομένα είναι μια συλλογή στοιχείων (π.χ. μετρήσεων), πληροφορία είναι οργανωμένα ή επεξεργασμένα στοιχεία. γνώση είναι πληροφορία η οποία είναι συναφής, σχετική και με την οποία μπορεί κανείς να δράσει (knowledge is information in action). η γνώση έχει συχνά στοιχεία εμπειρίας. η κατοχή γνώσης υποδηλώνει συνήθως ικανότητα επίλυσης ενός προβλήματος ενώ η κατοχή πληροφορίας δεν οδηγεί στο ίδιο συμπέρασμα.
2.7 Ρητή Γνώση (Explicit Knowledge) και Νοερή Γνώση (Tacit Knowledge) Η ρητή γνώση είναι αυτή που μπορεί να τεκμηριωθεί (κωδικοποιηθεί) σε μορφή τέτοια που να είναι δυνατή η διανομή της σε άλλους, ο μετασχηματισμός της (π.χ. σε διαδικασία), κλπ. - παράδειγμα ρητής γνώσης αποτελεί η γνώση σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η επεξεργασία μιας αίτησης και - μπορεί να αποτυπωθεί σε ένα κείμενο τεκμηρίωσης. Η νοερή γνώση είναι αδόμητη χωρίς να μπορεί να τεθεί σε αντιληπτή μορφή και έτσι είναι δύσκολη η κωδικοποίηση και η τυποποίησή της. - αποτελείται από εμπειρίες, διορατικότητα, εμπειρογνωμοσύνη, τεχνογνωσία, δεξιότητες, κατανόηση θεμάτων κλπ. - είναι συχνά ασαφής - είναι συνήθως αργή και ακριβή η μετάφορά της (π.χ. από άνθρωπο σε άνθρωπο, από άνθρωπο σε μηχανή)
2.8 Τα στοιχεία γνώσης πάντα χρησιμοποιούνταν σε έναν οργανισμό και πάντα ήταν γνωστή η αξία τους για τον οργανισμό. Όμως δεν γινόταν συστηματική διαχείριση των στοιχείων της γνώσης, - και έτσι για παράδειγμα τα αποκτώμενα στοιχεία δεν διαμοιράζονταν προς χρήσησεολόκληροτονοργανισμόγιαμέγιστοόφελος. - εκτιμήσεις αναλυτών δίδουν ότι το 85% των στοιχείων γνώσης των επιχειρήσεων δεν βρίσκονται σε σχεσιακές βάσεις δεδομένων αλλά διασκορπισμένα στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, σε αρχεία επεξεργαστή κειμένου, λογιστικών φύλλων, και παρουσιάσεων σε μεμονωμένους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Ένας στόχος της διαχείρισης γνώσης σε έναν οργανισμό είναι να γνωρίζει για τη γνώση που έχει καθένα από τα άτομά του αλλά και συλλογικά έτσι ώστε να μπορεί να κάνει όσο το δυνατόν περισσότερο αποτελεσματική χρήση της γνώσης που κατέχει. - Για παράδειγμα, προς μεγαλύτερο όφελος του οργανισμού, η γνώση ως μορφή κεφαλαίου του οργανισμού θα πρέπει να μπορεί να ανταλλαγεί μεταξύ των ατόμων του οργανισμού και να μπορεί να μεγενθύνεται.
2.9 Η διαχείριση της γνώσης knowledge management είναι η διαδικασία με την οποία ο οργανισμός ανευρίσκει, επιλέγει, οργανώνει, διαχέει/μεταδίδει, και εφαρμόζειταστοιχείατηςγνώσηςτης που αποτελούν μέρος της μνήμης του οργανισμού και συνήθως διατηρούνται στον οργανισμό σε αδόμητη μορφή. Η διαχείριση της γνώσης είναι περισσότερο μια μεθοδολογία που εφαρμόζεται στην πρακτική της επιχείρησης, παρά μια τεχνολογία ή ένα προϊόν. Παρόλα αυτά όμως η πληροφορική τεχνολογία είναι κρίσιμη για την επιτυχία κάθε συστήματος διαχείρισης της γνώσης καθώς την καθιστά εφικτή.
2.10 Η διαχείρισης της γνώσης ακολουθεί έξι βήματα σύμφωνα με τον κύκλο ζωής της γνώσης: 1. η δημιουργία της γνώσης: δημιουργείται γνώση καθώς οι άνθρωποι ανευρίσκουν νέους τρόπους εκτέλεσης εργασιών και αναπτύσσουν τεχνογνωσία. ορισμένες φορές εισάγεται γνώση από έξω από τον οργανισμό. 2. η σύλληψη της γνώσης: η χρήσιμη νέα γνώση αναπαρίσταται κατά ένα κατανοητό τρόπο. κωδικοποίηση της γνώσης 3. η γνώση τίθεται σε ένα πλαίσιο εφαρμογής (π.χ. οργανώνεται) έτσι ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ολοκλήρωση της νέας γνώσης με την υπάρχουσα 4. η αποθήκευση της γνώσης: η χρήσιμη γνώση αποθηκεύεται με μια ορισμένη μορφή σε μια αποθήκη γνώσης έτσι ώστε να είναι προσβάσιμη και από άλλα άτομα του οργανισμού. 5. η συντήρηση της γνώσης: η γνώση πρέπει να διατηρείται επίκαιρη, πρέπει να επιθεωρείται για να επιβεβαιώνεται η ακρίβεια και η σχετικότητά της. 6. η διάχυση της γνώσης: η γνώση πρέπει να τίθεται στη διάθεση οποιουδήποτε ατόμου του οργανισμού την χρειάζεται σε μια χρήσιμη μορφή και σε οποιοδήποτε χρόνο ή χώρο. ανεύρεση της γνώσης κοινή χρήση (sharing) της γνώσης
2.11 Με την αναγνώριση της σημασίας που έχει η γνώση σε έναν οργανισμό έχει δημιουργηθεί η θέση του Chief Knowledge Officer σε επίπεδο υψηλόβαθμης διοίκησης. Τα καθήκοντα αυτής της θέσης αφορούν - την μεγιστοποίηση της γνώσης που έχει ο οργανισμός, - ο σχεδιασμός και η υλοποίηση στρατηγικών διαχείρισης της γνώσης, και - η ευχερής ανταλλαγή πόρων γνώσης τόσο στο εσωτερικό του οργανισμού, όσο και με το εξωτερικό περιβάλλον.
2.12 Πεδία που σχετίζονται με τη Διαχείριση Γνώσης Οργανωσιακή μάθηση - Organizational learning πώς αποκτούν γνώση οι επιχειρήσεις; δημιουργία νέων διαδικασιών Οργανωσιακή μνήμη - Organizational memory πώς θυμούνται οι επιχειρήσεις; αποθήκευση γνώσης της επιχείρησης από το παρελθόν
2.13 Τα πληροφοριακά συστήματα για αυτή τη κατηγορία εργαζομένων ονομάζονται ΠΣ Γνωσιακής Εργασίας Knowledge Work IS ή ΠΣ Διαχείρισης της Γνώσης Knowledge Management Systems Παραδείγματα Επιχειρηματική Πύλη Enterprise Portal Χάρτες Γνώσης - Knowledge Maps Mηχανέςηχανές Αναζήτησης στο Διαδίκτυο, Έμπειρα Συστήματα - Expert Systems Διακρίνονται σε γενικά (π.χ. επιχειρηματική πύλη) αυτά αποτελούν συνήθως παράδειγμα επιχειρησιακού συστήματος καθώς έχουν εμβέλεια ολόκληρη την επιχείρηση ( π.χ. επιχειρηματική πύλη) εξειδικευμένα συστήματα για τα διάφορα είδη γνωσιακής εργασίας π.χ. σχεδιαστής μηχανικός (design engineer), χρηματο-οικονομικός οικονομικός αναλυτής (financial analyst) τα εξειδικευμένα συστήματα γνωσιακής εργασίας χρησιμοποιούν συνήθως μοντέλα (π.χ. μοντέλα CAD, μοντέλα ανεύρεσης πετρελαίου με γεωλογικά δεδομένα)
2.14 Η πληροφορική τεχνολογία της διαχείρισης της γνώσης Τα συστήματα διαχείρισης της γνώσης αναπτύσσονται με τη χρήση τριών τύπων τεχνολογιών: αυτές που υποστηρίζουν την επικοινωνία, την συνεργασία και την αποθήκευση και ανάκτηση.
2.15 Η πληροφορική τεχνολογία της διαχείρισης της γνώσης επικοινωνία, - επιτρέπουν στους χρήστες να έχουν πρόσβαση σε γνώση που χρειάζονται, και να επικοινωνούν μεταξύ τους και ειδικά με ειδήμονες. - τεχνολογίες όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το Διαδίκτυο, τα επιχειρησιακά ενδοεπιχειρησιακά δίκτυα, και άλλα εργαλεία που βασίζονται στο Παγκόσμιο Ιστό παρέχουν δυνατότητες επικοινωνίας. συνεργασία - παρέχουν τη δυνατότητα εκτέλεσης ομαδικής εργασίας. - για παράδειγμα, η τεχνολογία της ηλεκτρονικής ανταλλαγής ιδεών (electronic brainstorming) διευκολύνουν την ομαδική εργασία και ειδικότερα αυτή που αφορά την συνεισφορά γνώσης. αποθήκευση και ανάκτηση. - Αποθήκη Γνώσης - Knowledge repository: Η τεκμηριωμένη γνώση σε ένα σημείο - παραδείγματα τεχνολογιών αποθήκευσης και ανάκτησης γνώσης αποτελούν οι βάσεις δεδομένων για την αποθήκευση και διαχείριση ρητής γνώσης καθώς και τα ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων για την αποθήκευση και διαχείριση νοερής γνώσης σε μορφή εγγράφων.
2.16 ΒΑΣΙΚΑ ΕΙΔΗ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ Office Automation Systems (OAS): υποστηρίζουνουν περισσότερο όμως data workers, που διαχειρίζονται υπάρχουσα πληροφορία OAS υποστηρίζουν διαχείριση εγγράφων, π.χ. επεξεργασία κειμένου,, desktop publishing π.χ.. documentd imaging systems είναι μια ευρέως χρησιμοποιούμενη γνωσιακή εφαρμογή μετατρέπουν έγγραφα και εικόνες σε ψηφιακή μορφή έτσι ώστε να μπορούν να αποθηκευθούν και να επεξεργασθούν απο τον η/υ συχνή εφαρμογή σε ασφαλιστικές εταιρείες π.χ. digital filing π.χ. Web publishing χρονικό προγραμματισμό (scheduling, group calendar), επικοινωνία (π.χ. email)
2.17 Παραδείγματα Συστημάτων Γραφείου Συστήματα Διαχείρισης Εγγράφων - Document imaging systems Μετατρέπουν έγγραφα και εικόνες σε ψηφιακή μορφή Μπορούν να αποθηκευθούν και να είναι προσβάσιμα από ηλεκτρονικό υπολογιστή
Components of an Imaging System 2.18 Management Information Systems, Laudon & Laudon 2001
Διαχείριση Εγγράφων στον Παγκόσμιο Ιστό Web Publishing and Document Management 2.19 Management Information Systems, Laudon & Laudon 2001
Πληροφορική Τεχνολογία για την Διαχείριση Γνώσης 2.20 Management Information Systems, Laudon & Laudon 2001
2.21 Τεχνολογίες που υποστηρίζουν την Διαχείριση της Γνώσης Διάφορες τεχνολογίες έχουν συνεισφέρει στην σημαντική πρόοδο που έχει σημειώσει η διαχείριση της γνώσης. Παραδείγματα περισσότερο αναπτυγμένων τεχνολογιών αποτελούν η τεχνητή νοημοσύνη (artificial intelligence), οι ευφυείς πράκτορες (intelligent agents), και η ανακάλυψη γνώσης σε βάσεις δεδομένων.
2.22 Τεχνολογίες που υποστηρίζουν την Διαχείριση της Γνώσης Η τεχνητή νοημοσύνη αποτελεί την μελέτη των διαδικασιών της ανθρώπινης σκέψης και η αναπαράσταση αυτών των διαδικασιών σε μηχανές (π.χ. ηλεκτρονικοί υπολογιστές, ρομπότ, κλπ). - μπορεί να συμβάλει στην ανεύρεση γνώσης, - στην εκμαίευσή της κατά αυτόματο ή ημιαυτόματο τρόπο, - στην δημιουργία διεπαφών με τη βοήθεια της επεξεργασίας φυσικής γλώσσας (natural language processing), - καθώς και στην εκτέλεση ευφυών αναζητήσεων μέσω ευφυών πρακτόρων. Οι ευφυείς πράκτορες είναι συστήματα λογισμικού που «μαθαίνουν» πώς εργάζονται οι χρήστες και παρέχουν υποστήριξη στις καθημερινές τους εργασίες. συνήθως χρησιμοποιούνται για την ανεύρεση, επεξεργασία και εξαγωγή γνώσης. Η ανακάλυψη γνώσης σε βάσεις δεδομένων αποτελεί μια διαδικασία που ανιχνεύει και εξάγει χρήσιμη γνώση από μεγάλου όγκου στοιχεία και έγγραφα.
2.23 Εφαρμογές πληροφορικής τεχνολογίας που υποστηρίζουν την Διαχείριση της Γνώσης Σήμερα, τα περισσότερα λογισμικά διαχείρισης της γνώσης περιλαμβάνουν ένα ή περισσότερα από τα παρακάτω : συστήματα υποστήριξης της συνεργασίας (collaborative computing, groupware), επιχειρησιακές πύλες γνώσης (enterprise knowledge portals), συστήματα ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων (electronic document management), μηχανές αναζήτησης (search engines), λογισμικό αποθήκευσης της γνώσης (knowledge server), λογισμικό για την ανεπαίσθητη καταγραφή της γνώσης (knowledge harvesting tool).
Επιχειρηματική Πύλη - Enterprise Κnowledge Portal 2.24 Management Information Systems, Laudon & Laudon 2001