ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Πειραιά Συστήματα Πληροφοριών Διοίκησης Ενότητα 2: Γενική θεώρηση και κατάταξη συστημάτων πληροφοριών διοίκησης Διονύσιος Γιαννακόπουλος, Καθηγητής Τμήμα Διοίκησης Επιχειρήσεων
Άδειες Χρήσης Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό υπόκειται σε άδειες χρήσης Creative Commons. Για εκπαιδευτικό υλικό, όπως εικόνες, που υπόκειται σε άλλου τύπου άδειας χρήσης, η άδεια χρήσης αναφέρεται ρητώς. 2
Χρηματοδότηση Το παρόν εκπαιδευτικό υλικό έχει αναπτυχθεί στα πλαίσια του εκπαιδευτικού έργου του διδάσκοντα. Το έργο «Ανοικτά Ακαδημαϊκά Μαθήματα στο Πανεπιστήμιο Αθηνών» έχει χρηματοδοτήσει μόνο τη αναδιαμόρφωση του εκπαιδευτικού υλικού. Το έργο υλοποιείται στο πλαίσιο του Επιχειρησιακού Προγράμματος «Εκπαίδευση και Δια Βίου Μάθηση» και συγχρηματοδοτείται από την Ευρωπαϊκή Ένωση (Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο) και από εθνικούς πόρους. 3
Σκοποί ενότητας Στην ενότητα αυτή τεκμηριώνεται η αναγκαιότητα των Πληροφορικών Συστημάτων Διοίκησης και περιγράφονται οι κατηγορίες και τα συστατικά μέρη των συστημάτων αυτών. Ο κύριος σκοπός της ενότητας είναι η κατανόηση του σκοπού, των λειτουργιών και της γενικής δομής των Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης ανάλογα με τις ιδιαίτερες ανάγκες των διοικητικών μηχανισμών και τα επίπεδα ιεραρχίας που απευθύνονται. 4
Περιεχόμενα ενότητας Η εξέλιξη των Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης Π.Σ.Δ. και οργανωτική δομή επιχείρησης Σύγχρονες μορφές Π.Σ.Δ. Υποσυστήματα Π.Σ.Δ. Φυσική δομή ενός Π.Σ.Δ. Τα Π.Σ.Δ. και οι χρήστες 5
Χειροκίνητα και αυτοματοποιημένα Π.Σ.Δ. Το μοναδικό χαρακτηριστικό υπεροχής των Π.Σ.Δ. που στηρίζονται στους Ηλεκτρονικούς Υπολογιστές έναντι των χειροκίνητων είναι η απόδοση του Συστήματος που συχνά αποτελεί και καταλυτικό παράγοντα επιλογής της μορφής του Συστήματος που θα εγκατασταθεί στην Επιχείρηση. 6
Π.Σ.Δ. και οργανωτική δομή Π.Σ.Δ. Πληροφόρηση για τακτικό σχεδιασμό και λήψη αποφάσεων Πληροφόρηση για λειτουργικό σχεδιασμό, λήψη αποφάσεων και έλεγχο Επεξεργασία συναλλαγών και απόκριση σε διερευνήσεις Σχήμα 1: Π.Σ.Δ. και οργανωτική δομή 7
Διάφορα Π.Σ.Δ. Transaction Processing Systems Structured Decision Systems Decision Support Systems 8
Transaction Processing Systems 1. Συλλογή-Εισαγωγή δεδομένων 2. Ταξινόμηση δεδομένων 3. Ενημέρωση δεδομένων 4. Επεξεργασία δεδομένων 5. Έλεγχος δεδομένων 6. Εκτυπώσεις δεδομένων 9
Structured Decision Systems 1. Προβλέψεις μέσω ανάλυσης δεδομένων 2. Προγραμματισμός πόρων 3. Αναλύσεις οικονομικές 4. Αποτιμήσεις περιουσιακών στοιχείων 5. Συσχετίσεις επιχειρησιακών μεγεθών με τα αντίστοιχα κλαδικά στοιχεία 6. Έλεγχος χρηματικής ροής 7. Στατιστικές εκτυπώσεις 10
Decision Support Systems 1. Επίλυση μη δομημένων προβλημάτων μέσω μοντέλων. 2. Δίνονται απαντήσεις σε ερωτήματα του τύπου: what if? 3. Στηρίζονται σε external data. 4. Η κρίση του manager είναι καθοριστική στη λύση των προβλημάτων. 11
Σύστημα χρήστη - υπολογιστή Η έννοια του συστήματος χρήστη - υπολογιστή συνίσταται στο ότι ορισμένες εργασίες εκτελούνται από χρήστες ενώ άλλες εκτελούνται από μηχανές. Ο χρήστης ενός Π.Σ.Δ. είναι οποιοσδήποτε άνθρωπος ασχολείται με την εισαγωγή δεδομένων, παροχή οδηγιών προς το σύστημα ή με την αξιοποίηση των εξαχθέντων πληροφοριών. Ο χρήστης και ο υπολογιστής αποτελούν ένα συγκροτημένο σύνολο του οποίου τα αποτελέσματα προκύπτουν από τη συνεργασία μεταξύ τους. 12
Σύστημα διαχείρισης βάσης δεδομένων Η ύπαρξη της Βάσης Δεδομένων συνεπάγεται ότι τα δεδομένα πρέπει να είναι εκμεταλλεύσιμα και επεξεργάσιμα κατά τέτοιο τρόπο ώστε να εξάγονται πληροφορίες χρήσιμες για τη Διοίκηση. Αυτή η διαδικασία προϋποθέτει οργάνωση των δεδομένων και επεξεργασία με τη βοήθεια λογισμικού. Το λογισμικό που εκτελεί αυτή την εργασία ονομάζεται Σύστημα Διαχείρισης Βάσεων Δεδομένων ΣΔΒΔ (Data Base Management System - DBMS). 13
Παραδείγματα προβλημάτων & τύπων μοντέλων Πρόβλημα Ποσότητα ασφαλούς αποθέματος προϊόντος Επιλογή προσωπικού Παράδειγμα Μοντέλου Μοντέλο το οποίο υπολογίζει το απόθεμα ασφαλείας και κάτω από υποθετικά σενάρια Αναζήτηση προσωπικού και χρήση μοντέλου Πολυκριτήριας Ανάλυσης για ιεράρχηση εναλλακτικών λύσεων Κοστολόγηση νέων προϊόντων Έλεγχος εξόδων Μοντέλο εξομοίωσης ή πρόβλεψης εισαγωγής νέων προϊόντων Μοντέλο ελέγχου προϋπολογισμού 14
Η εξέλιξη των πληροφοριακών συστημάτων Όταν πρωτοπαρουσιάσθηκε η έννοια των Π.Σ.Δ., πολλοί οραματίστηκαν ένα μοναδικό ολοκληρωμένο σύστημα το οποίο μέσω των παραγόμενων πληροφοριών θα μπορούσε να απεικονίσει όλες τις απαραίτητες επεξεργασίες και λειτουργίες ενός οργανισμού Με την πάροδο του χρόνου, η έννοια ενός μοναδικού ολοκληρωμένου συστήματος αποδείχτηκε ότι ήταν πολύπλοκη για να υλοποιηθεί. Η έννοια του Π.Σ.Δ. εξελίχθηκε σε ένα σύνολο υποσυστημάτων τα οποία υλοποιούνται, όπως και όταν χρειάζεται, αλλά ακολουθούν το γενικότερο σχεδιασμό, πρότυπα και ρουτίνες, όπως έχουν οριστεί για το Π.Σ.Δ. 15
Προεκτάσεις πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης Τα Π.Σ.Δ. ως έννοια συνεχίζουν να εξελίσσονται. Σχετίζονται, χωρίς να ταυτίζονται, με Συστήματα Επεξεργασίας Δεδομένων και άλλες έννοιες σχετικές με πληροφοριακά συστήματα. Δυο από αυτές τις έννοιες, οι οποίες θεωρούνται και προέκταση των Π.Σ.Δ., είναι τα Συστήματα Επιτελικής Πληροφόρησης Συστήματα Διαχείρισης Πόρων Πληροφοριών. Μια πρόσφατα εμφανισθείσα τάση, που συμβαδίζει με την εξέλιξη των Π.Σ.Δ., είναι αυτή των Συστημάτων Τελικού Χρήστη (end-user computing). 16
Συστήματα διαχείρισης πόρων πληροφοριών Τα Συστήματα Διαχείρισης Πόρων Πληροφοριών (ΣΔΠΠ) είναι μια προσέγγιση στην υποστήριξη της διοίκησης ενός οργανισμού βασισμένη στην αντίληψη ότι οι πόροι πληροφοριών είναι και λειτουργικοί πόροι. Βάσει αυτής της αντίληψης, η εργασία που πρέπει να εκτελέσει ένα πληροφορικό σύστημα είναι η σωστή διαχείριση αυτών των πόρων 17
Π.Σ.Δ & τελικοί χρήστες Μια πρόσφατα εμφανισθείσα τάση είναι αυτή του «ισχυρού» τελικού χρήστη ενός συστήματος (end-user computing). Ο τελικός χρήστης σήμερα είναι ένας επιστήμονας, τεχνολόγος ή και απλός υπάλληλος Διοίκησης «θωρακισμένος» όμως κατάλληλα ούτως ώστε με ελάχιστες γνώσεις Πληροφορικής να μπορεί να επιτύχει άριστη εκμετάλλευση ενός Π.Σ.Δ. Μπορεί να είναι ακόμη και απλός πολίτης που αξιοποιεί την τεχνολογία για εμπορικές και δημόσιες συναλλαγές (e-shop, taxis, I.K.A., τοπική αυτοδιοίκηση). 18
Συστήματα επιτελικής πληροφόρησης Ο σκοπός ενός Συστήματος Επιτελικής Πληροφόρησης είναι να εξυπηρετεί τις πληροφοριακές ανάγκες των ανώτερων βαθμίδων της ιεραρχίας. Ο στόχος του Συστήματος Επιτελικής Πληροφόρησης είναι να δίνει γρήγορη και εύκολη πρόσβαση σε λεπτομερείς πληροφορίες που παρουσιάζονται με απλή και κατανοητή μορφή (διαγράμματα, πίνακες, κείμενο). 19
Π.Σ.Δ. - τηλεπικοινωνιακές πλατφόρμες Τα τελευταία χρόνια εμφανίζεται μια τάση ολοκλήρωσης των διαφόρων τύπων ΠΣΔ με την ανάδειξη νέων «συνεργαζόμενων υποσυστημάτων» πάνω σε σύγχρονες τηλεπικοινωνιακές πλατφόρμες. Συστήματα Υποστήριξης Ατομικών και Ομαδικών Αποφάσεων Διαχείρισης Επιχειρησιακών Πόρων Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων Ηλεκτρονικού Επιχειρείν και Εφοδιαστικής είναι τα πλέον σημαντικά και συνήθη στους σύγχρονους Οργανισμούς. 20
Υποσυστήματα ενός πληροφοριακού συστήματος Υπάρχουν δύο προσεγγίσεις στον διαχωρισμό ενός Π.Σ.Δ. σε υποσυστήματα: Σύμφωνα με τις λειτουργικές διαδικασίες Σύμφωνα με τις διοικητικές διαδικασίες 21
Υποσυστήματα λειτουργιών επιχειρησιακού παραγωγικού οργανισμού Κύρια Υποσυστήματα Λειτουργιών Marketing Παραγωγής Διοικητική Μέριμνας Προσωπικού Οικονομικά/Λογιστικά Πληροφορικής Διοίκησης Μερικές Τυπικές Χρήσεις Προεκτίμηση και στρατηγική πωλήσεων, ανάλυση πελατών και πωλήσεων Σχεδιασμός και προγραμματισμός της παραγωγής, ανάλυση ελέγχου κόστους Προγραμματισμός και έλεγχος προμηθειών, διαχείριση αποθεμάτων, διανομή Προγραμματισμός απαιτήσεων σε προσωπικό, ανάλυση αποδοτικότητας, διαχείριση μισθών Οικονομική ανάλυση, κοστολόγηση, προσδιορισμός απαιτήσεων σε κεφάλαιο, έσοδα Σχεδιασμός Πληροφοριακών Συστημάτων, ανάλυση κόστους-ωφέλειας Στρατηγικός Σχεδιασμός, καταμερισμός κονδυλίων 22
Υποσυστήματα λειτουργιών σε ένα Π.Σ.Δ. παραγωγικής επιχείρησης ΜARKETING ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΜΕΡΙΜΝΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ/ ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΕΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ Σχήμα 2: Σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων 23
Υποσυστήματα διαδικασιών Υποσύστημα Διαδικασίας Επεξεργασία Συναλλαγών Λειτουργικός Έλεγχος Διοικητικός Έλεγχος Στρατηγικός Σχεδιασμός Μερικές Τυπικές Χρήσεις Επεξεργασία παραγγελιών, αποστολών και παραλαβών Προγραμματισμός διαδικασιών και εκθέσεις αποδοτικότητας Τυποποίηση προϋπολογισμών και καταμερισμού κονδυλίων Τυποποίηση στόχων και στρατηγικών σχεδίων 24
Έννοια υποστήριξης αποφάσεων Η έννοια της υποστήριξης αποφάσεων που αναφέρεται κυρίως σε διαδικασίες των υψηλότερων κλιμακίων της Οργανωτικής Πυραμίδας (Στρατηγικός Σχεδιασμός, Διοικητικός Έλεγχος) προϋποθέτει την ύπαρξη μιας Βάσης Μοντέλων Απόφασης, που αντλούνται από τον χώρο των Εφαρμοσμένων Μαθηματικών (Επιχειρησιακή Έρευνα, Στατιστική,...) και ενός αντίστοιχου Συστήματος Διαχείρισης. 25
Σχέση υποσυστημάτων λειτουργιών & υποσυστημάτων οργανωτικών επίπεδων ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ ΜΑRKETING ΠΑΡΑΓΩΓΗ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗ ΜΕΡΙΜΝΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΣΤΡΑΤΗΓΙΚΟΣ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΒΑΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΒΑΣΗΣ ΜΟΝΤΕΛΩΝ ΒΑΣΗ ΜΟΝΤΕΛΩΝ 26
Φυσική δομή Π.Σ.Δ. Τμήμα Φυσικής Δομής Π.Σ.Δ. Εξοπλισμός Περιγραφή Αναφέρεται στον εξοπλισμό Πληροφορικής και στις υπόλοιπες διασυνδεδεμένες συσκευές. Σκοπός του εξοπλισμού είναι να εξυπηρετήσει τις εξής λειτουργίες: Εισαγωγή Στοιχείων Εξαγωγή Πληροφοριών Δευτερεύουσα αποθήκευση για δεδομένα και προγράμματα Κεντρική Επεξεργασία (υπολογισμούς, ελέγχους και πρωτεύουσα μνήμη) Επικοινωνίες 27
Φυσική δομή Π.Σ.Δ. (2) Τμήμα Φυσικής Δομής Π.Σ.Δ. Λογισμικό Περιγραφή Το λογισμικό αποτελεί ευρεία έννοια που χρησιμοποιείται να δηλώσει τις εντολές που κατευθύνουν την λειτουργία του εξοπλισμού. Οι δυο βασικοί τύποι λογισμικού είναι το Λογισμικό Συστήματος (System Software) και το Λογισμικό 28
Φυσική δομή Π.Σ.Δ. (3) Τμήμα Φυσικής Δομής Π.Σ.Δ. Βάση δεδομένων Περιγραφή Η Βάση Δεδομένων περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα με την απαραίτητη διασύνδεση που διαχειρίζεται το Λογισμικό Εφαρμογών. Ένα αυτόνομο τμήμα αποθηκευμένων δεδομένων συνήθως αποκαλείται αρχείο. Όλα τα δεδομένα αποθηκεύονται σε μονάδες βοηθητικής ή περιφερειακής μνήμης 29
Φυσική δομή Π.Σ.Δ. (4) Τμήμα Φυσικής Δομής Π.Σ.Δ. Διαδικασίες Περιγραφή Οι διαδικασίες αποτελούν φυσικό τμήμα της δομής ενός ΠΣΔ καθώς υφίστανται καταγεγραμμένες και χρησιμοποιούνται για την υποστήριξη της λειτουργίας του Συστήματος. Υπάρχουν οι παρακάτω βασικές κατηγορίες διαδικασιών: Χρήσης και Λειτουργίας Επεξεργασίας Ασφάλειας Αναβάθμισης και Ανανέωσης 30
Φυσική δομή Π.Σ.Δ. (5) Τμήμα Φυσικής Δομής Π.Σ.Δ. Προσωπικό λειτουργίας Περιγραφή Διαχειριστές Συστημάτων, Αναλυτές Συστημάτων, Προγραμματιστές, Προσωπικό Εισαγωγής Στοιχείων κ.λπ. 31
Φυσική δομή Π.Σ.Δ. (5) Χρήστης Χρήση Υπαλληλικό προσωπικό Συναλλαγές, επεξεργασία εισερχομένων στοιχείων και διερευνήσεις 32
Φυσική δομή Π.Σ.Δ. (6) Προϊστάμενοι τμημάτων Χρήστης Χρήση Λειτουργικά δεδομένα. Υποστήριξη σχεδιασμού, προγραμματισμού, αναγνώρισης μη ομαλών λειτουργιών και λήψη αποφάσεων 33
Φυσική δομή Π.Σ.Δ. (6) Χρήστης Χρήση Ειδικευμένο προσωπικό Πληροφορίες προς ανάλυση. Υποστήριξη στην ανάλυση, σχεδιασμό και σύνταξη εκθέσεων. 34
Φυσική δομή Π.Σ.Δ. (6) Χρήστης Χρήση Τακτικές εκθέσεις Ειδικές αναζητήσεις και διερευνήσεις σκοπιμότητας Διευθυντές Ειδικές αναλύσεις και αναλύσεις σκοπιμότητας Ειδικές εκθέσεις Υποστήριξη στην αναζήτηση προβλημάτων και αναγνώρισης ευκαιριών Υποστήριξη στην ανάλυση και λήψη αποφάσεων 35
Τέλος Ενότητας