1a. Διαδικασία Εκκίνησης (Project Initiation) Εκπόνηση σχεδίων Επιχειρηματικό σχέδιο έργου (Project Business Case) Καταστατικό Έργου (Project Charter)
Επιχειρηματικό σχέδιο του Έργου (Project Business Plan) Το Επιχειρηματικό Σχέδιο (ΕΣ) βοηθά να διαπιστωθεί αν δικαιολογείται η επένδυση σε ένα έργο. Το ΕΣ προσδιορίζει το πρόβλημα και τις επιπτώσεις του και εκτελεί μια ανάλυση Κόστους Οφέλους για την προτεινόμενη λύση. Εξετάζει επίσης πιθανές εναλλακτικές λύσεις. Αν και συχνά παραβλέπεται, το ΕΣ ελέγχει για να δει αν το έργο ευθυγραμμίζεται με το στρατηγικό σχεδιασμό του οργανισμού. Περιλαμβάνει: Σύνοψη Υφιστάμενη κατάσταση προβλήματα Προσδοκώμενα αποτελέσματα Εναλλακτικές. Πρόταση. Περιγραφή του έργου. Σκοπός και αντικειμενικοί στόχοι Παραδοχές Αιτιολόγηση Ευθυγράμμιση με στρατηγικούς στόχους
Επιχειρηματικό Σχέδιο Στόχος του επιχειρηματικού σχεδίου του έργου είναι όχι μόνον να αναλύσει τα άμεσα κόστη και οφέλη του έργου αλλά και τα οφέλη και τυχόν κόστος μετά την ολοκλήρωση του έργου. Αξιολόγηση (Χρηματοοικονομική, Κοινωνική κ.λπ.) Σε κάθε περίπτωση Περιγραφή Έργου (Statement of Work). Μια αφηγηματική περιγραφή των προϊόντων και υπηρεσιών που θα αποτελέσουν τα παραδοτέα του έργου. Περιλαμβάνει: Την αναγκαιότητα ή τους λόγους που ικανοποιούν τα παραδοτέα του έργου Την περιγραφή του εύρους ή των απαιτήσεων των παραδοτέων με το κατάλληλο επίπεδο λεπτομέρειας ώστε να υποστηριχθεί αρχικά η διαδικασία σχεδιασμού και εκτιμήσεων του έργου Το σχέδιο στρατηγικής και πως το έργο υποστηρίζει τους στρατηγικούς στόχους του οργανισμού, ώστε να διευκολυνθεί η διαδικασία λήψης αποφάσεων στην επιλογή των έργων.
Καταστατικό του Έργου (Project Charter) Ένα έγγραφο που εκδίδεται από τον κύριο (master) ή τον χορηγό (sponsor) του έργου ή οποιονδήποτε ξεκινά ένα έργο (initiator) και το οποίο εγκρίνει τυπικά την ύπαρξη ενός έργου (project) και παρέχει στο διαχειριστή του έργου (project manager) την εξουσία να αναθέσει πόρους (resources) του οργανισμού στις δραστηριότητες (activities) του έργου. Εκδίδεται από εντολέα (εξωτερικό του έργου) με πιθανή βοήθεια συνεργασία με το διαχειριστή του έργου (project manager) Μπορεί να είναι το συμβόλαιο ανάθεσης σε μία υπεργολαβία Έχει την έγκριση όλων των ενδιαφερόμενων μερών Βασικός Στόχος Δεσμεύσεις μεταξύ όλων των εμπλεκομένων Περιλαμβάνει αρκετά στοιχεία ώστε οι δεσμεύσεις να είναι κατανοητές και να μη δημιουργούνται παρερμηνείες
Καταστατικό του Έργου (Project Charter) Περιλαμβάνει αναφορά σε: Σκοπό και Αιτιολόγηση του Έργου Τις επιχειρηματικές ανάγκες σκοπό και αιτιολόγηση του έργου (αν δεν υπάρχει αντίστοιχο επιχειρηματικό σχέδιο) Τις απαιτήσεις του έργου, τους στόχους και το αντικείμενο του έργου Περιγραφή του Έργου Προκαταρτική δήλωση του εύρους Λίστα Παραδοτέων Οργανωτικούς, περιβαλλοντικούς περιορισμούς και παραδοχές Αρχική εκτίμηση κινδύνων Συνοπτικό Προϋπολογισμό και Χρονοδιάγραμμα Βασικά Ορόσημα Διαδικασίες ελέγχων και εγκρίσεων Κριτήρια Αποδοχής, Παραλαβής και Τελικής Έγκρισης του Έργου Ανάθεση στον διαχειριστή του έργου
Αντικειμενικοί Στόχοι του Έργου Γιατί? Σκοπός του έργου. Απαντά στην αναγκαιότητα και στην ωφέλεια που θα προκύψει Τι θα κάνουμε? Πως θα επιτευχθεί ο σκοπός του έργου? Ποιοι είναι οι στόχοι του για να επιτευχθούν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Συνολική Προσέγγιση: Διασφάλιση ότι εξετάζονται όλοι οι αλληλοσυνδεόμενοι αντικειμενικοί στόχοι του έργου Ανάλυση σε: Βασικούς & Συμπληρωματικούς στόχους Οι στόχοι αναφέρονται σε παραδοτέα του έργου. π.χ...αναβάθμιση του Helpdesk έως τις 31/12 ώστε ο μέσος χρόνος αναμονής των πελατών να μη ξεπερνά τα 2 λεπτά.. Δεν μπορούμε να καθορίσουμε τα παραδοτέα που πρέπει να παραχθούν για την επίτευξη των στόχων? Κινούμαστε σε υψηλό επίπεδο πρέπει να κατέβουμε Οι στόχοι περιγράφουν χαρακτηριστικά των παραδοτέων? Φτάσαμε σε πολύ χαμηλό επίπεδο πρέπει να ανέβουμε. Η περιγραφή χαρακτηριστικών και λειτουργιών ανήκει στην ανάλυση απαιτήσεων και όχι στόχων
Στόχοι του Έργου Οι στόχοι του έργου συνδέονται με τα αναμενόμενα επιχειρησιακά οφέλη ως απόρροια των αποτελεσμάτων (παραδοτέων του έργου) Βασικοί Στόχοι: Μετρήσιμα κριτήρια επιτυχίας του έργου Συμπληρωματικοί Στόχοι: Επιπλέον αποτελέσματα που προκύπτουν ή μπορεί να προκύψουν έμμεσα αλλά δεν αποτελούν το βασικό λόγο υλοποίησης του έργου Μη Στόχοι Αποτελέσματα που μπορεί να αναμένονται (από τον κύριο του έργου ή άλλα ενδιαφερόμενα μέρη) αλλά δεν περιλαμβάνονται στο έργο Βοηθούν στο να καθορισθούν τα όρια του έργου Συνήθως αναφέρονται στο καταστατικό του έργου Διαφοροποιήσεις μεταξύ των τριών κατηγοριών στόχων Διαφοροποιήσεις μεταξύ αρχικού σχεδιασμού και προσαρμογών στην πορεία του έργου
Σχέδιο Στόχων του Έργου (Παράδειγμα) Κατηγορία Στόχου Στόχος: (Βάση Αναφοράς) Στόχος: (Καθορίσθηκε την.../.../...) Στόχος: (Καθορίσθηκε την.../.../...) Βασικοί Στόχοι Δημιουργία 8 χλμ. ποδηλατοδρόμων Σήμανση Εκδήλωση Εγκαινίων Αρχικό σχέδιο 3/12 1 η τροποποίηση 10/8/12 Συμπληρωματικοί Στόχοι Ολοκλήρωση πριν από τις εκλογές Αρχικό σχέδιο 3/3/12 Μη Στόχοι Έκδοση ενημερωτικού διαφημιστικού υλικού
Αντικείμενα Ενδιαφέροντος Τεχνολογίες, μεθοδολογίες, εξοπλισμοί, συνεργασίες και άλλα αντικείμενα που παίζουν κύριο ρόλο για την επίτευξη των αποτελεσμάτων. Παραδείγματα: Έργο Πληροφοριακού Συστήματος: Μεθοδολογίες Λογισμικού, Τεχνολογία Hardware, Αναλυτές / Προγραμματιστές, Οργάνωση Κατασκευαστικό Έργο Κατασκευή, Επί μέρους τεχνολογικά συστήματα και μέρη, Στήσιμο Εργοταξίου, Προσωπικό, Οργάνωση κ.λπ. Υπεργολαβίες Ανάπτυξη νέου προϊόντος Υφιστάμενη τεχνολογία παραγωγής, Πράσινη οικονομία, e-economy Γιατί? Ανάπτυξη κοινής αντίληψης μεταξύ των μελών της Ο.Ε. και των ενδιαφερόμενων μερών. Προσδιορισμός, Ανάλυση, και Επιλογή Εναλλακτικών λύσεων Είναι Αντικείμενα και όχι Δραστηριότητες του Έργου
Οργανωτικό περιβάλλον Ρόλοι στο Έργο Ατομικοί vs. Ομαδικοί Κύριος του Έργου Οργανισμός κυρίου του έργου Διαχειριστής Έργου Ομάδα Έργου Μέλη Ομάδας έργου Υπό-ομάδα έργου Συνεργάτες /Εμπειρογνώμονες Ομάδα Υποστήριξης Υπεργολαβίες Καθορισμός Ρόλων και Υπευθυνότητας Περιγραφή Καθηκόντων / Αναθέσεις βασικών εργασιών Δικαιοδοσία /Εγκρίσεις Υπευθυνότητες / Υποχρεώσεις Βασικοί Περιορισμοί Οργανωτικοί, Λειτουργικοί περιορισμοί που επηρεάζουν το έργο Διαδικασία Επαλήθευσης / Παραλαβής / Πληρωμών
Καταστατικό του Έργου Σχέδια Έργου Είναι κείμενα που δεσμεύουν: Κύριο του Έργου, Διαχειριστή και Ο.Ε. Το καταστατικό έχει Νομική υπόσταση Δεν είναι θεωρητικά κείμενα για το τι θα έπρεπε να κάνουμε, αλλά τι σχεδιάζουμε να γίνει στο συγκεκριμένο έργο
Δομή Όχι συνεχές κείμενο Τίτλοι, υπότιτλοι Παράγραφοι, bullets Όχι μισά Αγγλικά Ελληνικά Αν χρειάζεται ο αγγλικός όρος σε παρένθεση
Σκοπός Για ποιο λόγο γίνεται το έργο Επιχειρηματικός
Στόχος Το μέσο με το οποίο επιτυγχάνεται ο σκοπός Συγκεκριμένες Δράσεις Αντικείμενο Ποια είναι τα αντικείμενα δραστηριοτήτων με τα οποία θα επιτευχθεί ο στόχος Παραδοτέα Συγκεκριμένα αποτελέσματα υλικά ή άυλα Εδώ απαιτείται η διευκρίνηση για Συμπληρωματικούς Στόχους / Αντικείμενο και για Μη - Στόχους Δεν μπερδεύουμε στόχους με περιορισμούς / απαιτήσεις
Σκοπός Για ποιο λόγο γίνεται το έργο Επιχειρηματικός
Παραδοτέα Ενδιάμεσα και τελικά παραδοτέα Δεν περιλαμβάνουν εργασίες Είναι τα αποτελέσματα εργασιών
Ορόσημα Συνδέονται οπωσδήποτε με ημερομηνίες Σημαντικά γεγονότα (έναρξης / λήξης) Πρέπει να μεσολαβεί λογικό χρονικό διάστημα μεταξύ τους 4 5 για τέτοιου είδους έργο