ISO 9001:2015 - Τι αλλάζει στο νέο Πρότυπο; Τι είναι το ISO 9001; Το πρότυπο ISO 9001 είναι το πλέον διαδεδομένο πρότυπο διαχείρισης της ποιότητας, που θέτει τις απαιτήσεις με τις οποίες πρέπει να λειτουργεί μια επιχείρηση ώστε το τελικό προϊόν (ή υπηρεσία) να ικανοποιεί τις προσδοκίες των πελατών της και των ενδιαφερόμενων μερών. Οι βασικές Αρχές της Ποιότητας: Η εφαρμογή ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας πρέπει να βασίζεται στις 8 αρχές της ποιότητας όπως αυτές προσδιορίζονται στα πρότυπα ISO 9000:2005 & ISO 9004:2009 και είναι: Αρχή 1: Εστίαση στον Πελάτη Αρχή 2: Ηγεσία Αρχή 3: Συμμετοχή του Ανθρώπινου Δυναμικού Αρχή 4: Διεργασιοκεντρική Προσέγγιση Αρχή 5: Συστημική Προσέγγιση Διαχείρισης Πως εφαρμόζεται το ISO 9001; Το ISO 9001 μπορεί να εφαρμοστεί από οποιονδήποτε οργανισμό ενδιαφέρεται να βελτιώσει τον τρόπο λειτουργίας του και τις σχέσεις με τους πελάτες και προμηθευτές, ανεξάρτητα από το μέγεθος ή τον τομέα στον οποίο δραστηριοποιείται. αι. Για να πραγματοποιηθεί αυτό θα πρέπει να αναγνωριστούν, διαχειρισθούν, ελεγχθούν και βελτιωθούν όλες οι επιχειρησιακές διεργασίες που έχουν επίπτωση στην ικανοποίηση του πελάτη. Αρχή 6: Συνεχής Βελτίωση Αρχή 7: Λήψη Αποφάσεων βασισμένη σε δεδομένα Αρχή 8: Αμοιβαία ωφέλιμες σχέσεις με προμηθευτές
Η Δομή του προτύπου ISO 9001 Η δομή του ISO 9001 ακολουθεί τη θεμελιώδη προσέγγιση για την διαχείριση ποιότητας: Σχεδιάζω Ενεργώ Ελέγχω Βελτιώνω (Plan- Do-Check-Act). Σχεδιασμός: Κατανόηση του επιχειρηματικού περιβάλλοντος και των αναγκών των πελατών και αναγνώριση της επίπτωσης στον οργανισμό. Προσδιορισμός στρατηγικών στόχων για την βελτίωση της ικανοποίησης του πελάτη Υλοποίηση: Εφαρμογή των διαδικασιών Έλεγχος: Παρακολούθηση και Μέτρηση των διεργασιών και των λειτουργιών ιών με βάση τους στρατηγικούς στόχους και παρουσίαση των αποτελεσμάτων αυτών Βελτίωση: Λήψη Ενεργειών με σκοπό την βελτίωση της ικανοποίησης του πελάτη σε διαρκή βάση. Τι αλλάζει; Όλα τα πρότυπα που εκδίδονται από τον Οργανισμό ISO υπόκεινται σε τακτικές αναθεωρήσεις. Τα τελευταία 25 χρόνια, διαφορετικά Συστήματα Διαχείρισης εφαρμόζονται από τους οργανισμούς. Μέσα από έρευνα, η επιτροπή του ISO για το ISO 9001 αποφάσισε ότι η ανασκόπηση και αναθεώρηση του προτύπου είναι πλέον επιβεβλημένη ώστε: ❶ να δημιουργηθεί μια κοινή μορφή και γλώσσα στα πρότυπα που να επιτρέπει την εναρμόνιση των συστημάτων διαχείρισης (όπως πχ με το ISO 14001, OHSAS 18001 κ.α.) ❷ να μειωθούν οι απαιτήσεις για τεκμηρίωση, δίνοντας έμφαση στην αξία της οργάνωσης και στον πελάτη ❸ να διατηρηθεί η σημασία των Συστημάτων Διαχείρισης Ποιότητας για την αγορά. Η επίπτωση της αναθεώρησης του ISO 9001 στους οργανισμούς ❶ Οι οργανισμοί αναγνωρίζουν ότι ένα Σύστημα Διαχείρισης έχει τα προσδοκώμενα αποτελέσματα όταν είναι ευθυγραμμισμένο με τους εταρικούς στόχους. Ο ρόλος της Διοίκησης είναι το κλειδί. Το νέο πρότυπο δίνει έμφαση στον καθορισμό στρατηγικών στόχων, τοποθετώντας την Ηγεσία του οργανισμού στο κέντρο της λειτουργίας του Συστήματος Διαχείρισης ❷Δίνεται έμφαση στην διαχείριση των αλλαγών (εξωτερικών ή εσωτερικών) που μπορούν να επηρεάσουν την λειτουργία και οργάνωση του οργανισμού.
❸ Η νέα δομή του προτύπου που χαρακτηρίζεται από τον οργανισμό ISO ως Higher Level Structure και επιτρέπει την ενοποίηση όλων των Συστημάτων Διαχείρισης. Στο μέλλον όλα τα πρότυπα θα έχουν την ίδια μορφή. Higher Level Structure Ο οργανισμός ISO έχει εκδώσει πολλά πρότυπα για τα Συστήματα Διαχείρισης που αφορούν στην ποιότητα, περιβάλλον, ασφάλεια πληροφοριών κτλ. Παρά τα κοινά στοιχεία που παρουσιάζονται στα πρότυπα, υπάρχουν διαφορετικά σχήματα Higher Level Structure και δομές, γεγονός που δημιουργεί δυσκολίες στην κατανόηση και στην χρήση αυτών. Στο πλαίσιο αυτό, ο οργάνισμος ISO σχεδίασε μια κοινή δομή για όλα τα πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης, η οποία περιλαμβάνει κοινό σχήμα, όρους και έννοιες (Higher Level Structure). Για όλα τα πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης Επιβλήθηκε απότο Technical Management Board του οργανισμού ISO Κοινή Δομή Πανομοιότυπα κείμενα, έννοιες και ορισμοί για όλα τα πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης Σκοπός Ενοποίηση όλων των Συστημάτων Διαχείρισης. Από εδώ και πέρα όλα τα πρότυπα Συστημάτων Διαχείρισης θα πρέπει να ακολουθούν την παρακάτω δομή: Παράγραφος 1 - Σκοπός Παράγραφος 2 Τυποποιητικές Παραπομπές Παράγραφος 3 Όροι και Ορισμοί Παράγραφος 4 Πλαίσιο Οργάνωσης Παράγραφος 5 - Ηγεσία Παράγραφος 6 - Σχεδιασμός Παράγραφος 7 -Υποστήριξη Παράγραφος 8 - Λειτουργία Παράγραφος 9 Αξιόλογηση Απόδοσης Παράγραφος 10 -Βελτίωση Σχεδιάζω Ενεργώ Ελέγχω Βελτιώνω
Το χρονοδιάγραμμα της αναθεώρησης και της μετάβασης Παρακάτω παρουσιάζεται το χρονοδιάγραμμα Έκδοσης και Μετάβασης στο πρότυπο ISO 9001:2015. Αυτή την στιγμή βρισκόμαστε στο στάδιο του αρχικού σχεδίου του προτύπου. 2014 ΜΑΙΟΣ-Το πρώτο σχέδιο (DIS) δίνεται για δημόσια διαβούλευση 2015 ΙΟΥΛΙΟΣ Θα εκδοθεί το τελικό σχέδιο του προτύπου (FDIS) ΣΕΠΤΕΜΒΡΙΟΣ - Εκδίδεται το τελικό πρότυπο 2016-2018 ΣΕΠΤΕΜΒΡΙΟΣ- Η μετάβαση θα ολοκληρωθεί Ποιές είναι οι βασικές αλλαγές στο πρότυπο ISO 9001:2015; Οι βασικές αλλαγές στο νέο πρότυπο, όπως παρουσιάζονται στο σχέδιο που εκδόθηκε τον Μάιο 2014 επικεντρώνονται στην: ❶ Εμφαση στην Ηγεσία ❷ Εστίαση στην Ανάλυση και Διαχείριση των Κινδύνων ❸ Έμφαση στους στόχους, την μέτρηση και την διαχείριση αλλαγών ❹ Επικοινωνία και Ευαισθητοποίηση ❺Περιορισμό των Απαιτήσεων της Τεκμηρίωσης Πλαίσιο Οργάνωσης και Ηγεσία Αρχικά ο οργανισμός θα πρέπει να αναγνωρίσει και να καθορίσει όλους τους παράγοντες (εξωτερικούς και εσωτερικούς) που σχετίζονται με την λειτουργία του και δύνανται να επηρεάσουν τα προσδοκώμενα αποτελέσματα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Εξωτερικοί παράγοντες που δύνανται να επηρεάσουν την λειτουργία ενός οργανισμού σε εθνικό και διεθνές επίπεδο μπορούν να θεωρηθούν θέματα: νομικά, τεχνολογικά, ανταγωνισμού, αγοράς, κουλτούρας, κοινωνικά, οικονομικά Εσωτερικοί παράγοντες μπορούν να θεωρηθούν θέματα αξιών, κουλτούρας, τεχνογνωσίας και απόδοσης τους οργανισμού. Αυτό σημαίνει ότι η Ηγεσία ενός οργανισμού θα πρέπει να αποδεικνύει ότι αντιλαμβάνεται το ευρύτερο επιχειρηματικό περιβάλλον και τις επιπτώσεις του στην ικανότητα της εταιρείας να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις των πελατών της αλλά και των υπολοίπων ενδιαφερόμενων μερών.
Ανάλυση και Διαχείριση των Κινδύνων Κίνδυνος: Πιθανή κατάσταση, η οποία δύναται να προκαλέσει απόκλιση από το αναμενόμενα. Ο συνδυασμός της πιθανότητας επίπτωσης (αρνητικής ή θετικής) στην λειτουργία ενός οργανισμού και της σοβαρότητας της επίπτωσης αυτής κατά την έκθεση του οργανισμού στον συγκεκριμένο κίνδυνο. Η Ανώτερη Διοίκηση ενός οργανσμού θα πρέπει να αποδεικνύει ότι έχει την ικανότητα να αναγνωρίσει όλους τους κινδύνους που σχετίζονται με την λειτουργία της και δύνανται να έχουν επίπτωση στην ικανοποίηση των απαιτήσεων των πελατών. Πρέπει να διασφαλίζεται ότι το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας είναι ικανό να επιτύχει τα αναμενόμενα αποτελέσματα και την συνεχή βελτίωση. Στα πλασία αυτά οι οργανισμοί θα πρέπει να αναπτύξουν σχέδια διαχείρισης για την αντιμετώπιση των κινδύνων και να εφαρμόσουν διεργασίες αξιολόγησης της αποτελεσματικότητας αυτών των σχεδίων. Για το νέο πρότυπο η έννοια της Διαχείρισης των Κινδύνων αντικαθιστά εν μέρει την έννοια της Προληπτικής Ενέργειας. Στόχοι, Μέτρηση και Διαχείριση Αλλαγών Στο νέο πρότυπο οι απαιτήσεις που σχετίζονται με τους στόχους ποιότητας έχουν γίνει πιο αναλυτικές. Οι στόχοι πρέπει: ❶ να είναι σύμφωνοι με την πολιτική του οργανισμού, ❷ να είναι μετρήσιμοι, ❹να παρακολουθούνται και ❺να κοινοποιούνται σε όλα τα σχετικά επίπεδα του οργανισμού. Κατά τον σχεδιασμό των στόχων θα πρέπει να καθορίζονται τα εξής: ❶Τι θα πραγματοποιηθεί ❷Ποιοι είναι οι απαιτούμενοι πόροι ❸Ποιος είναι υπεύθυνος ❹Ποιο είναι το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης ❺Πώς θα αξιολογούνται Επόμενως όταν τίθενται στόχοι θα πρέπει να είναι σαφές πως ο οργανισμός σχεδιάζει να τους υλοποιήσει. Επικοινωνία και Ευαισθητοποίηση (α) Ευαισθητοποίηση: Οι άνθρωποι που εργάζονται για την εταιρεία θα πρέπει να είναι ενήμεροι για την πολιτική, τους στόχους αλλά και την επίδραση της εργασίας τους στην λειτουργία της εταιρείας και του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. (β) Επικοινωνία: Ο οργανισμός θα πρέπει να καθορίσει όλες τις εσωτερικές και εξωτερικές επικοινωνίες που σχετίζονται με το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας, προσδιορίζοντας θέματα όπως: ❶ Τι αφορά η επικοινωνία ❷ Πότε πραγματοποιείται η επικοινωνία ❸ Με ποιον πραγματοποιείται η επικοινωνία ❹ Πως πραγματοποιείται η επκοινωνία. ❸ να σχετίζονται με την συμόρφωση του προϊόντος / υπηρεσίας και τις απαιτήσεις των πελατών,
Περιορισμός Απαιτήσεων (α) Τεκμηρίωση Η νέα έκδοση του προτύπου δεν έχει απαιτήσεις για διαδικασίες αλλά έχει απαιτήσεις για τεκμηρίωση. Συγκεκριμένα, οι όροι έγγραφο και αρχείο έχουν αντικαταστθεί με τον όρο τεκμηριωμένη πληροφορία. Επιπλέον δεν υπάρχουν υποχρεωτικά τεκμηριωμένες διαδικασίες Τεκμηριωμένη πληροφορία (ενδειτκτικά) με βάση το πρότυπο θα πρέπει να υπάρχει για: -Θέματα επικοινωνίας με πελάτες (π.χ συμβάσεις, προσφορές, τιμολόγια κτλ) -Ανασκόπηση θέματων σχεδιασμού πρϊόντων / υπηρεσιών -Πληροφορίες για εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη (π.χ προμηθευτές, υπεργολάβους κτλ) -Αναγνώριση και Ιχνηλασιμότητα -Αποδέσμευση προϊόντος / υπηρεσίας -Μη συμμορφούμενες διεργασίες, προϊόντα / υπηρεσίες. Ο οργανισμός πρέπει να αποφασίσει ποια είναι η πληροφορία που θέλει να διατηρήσει και να καθορίσει τον τρόπο που η πληροφορία αυτή θα ελέγχεται και προστατεύεται. Δεν υπάρχει απαίτηση για ύπαρξη Εγχεριδίου Ποιότητας (β) Εξαιρέσεις από τις απαιτήσεις του προτύπου Δεν υφίσταται πλέον η έννοια της εξαίρεσης από παραγράφους του προτύπου. Το πρότυπο είναι πλέον σχεδιασμένο με τέτοιο τρόπο ώστε όλες οι απαιτήσεις να μπορούν να ικανοποιηθούν από όλους τους οργανισμούς. Στην περίπτωση που ο οργανισμός αναγνωρίσει ότι υπάρχουν απαιτήσεις που δεν έχουν εφαρμογή για την δραστηριότητα του, θα πρέπει να εξασφαλίσει ότι η μη εφαρμογή των απαιτήσεων δεν θέτει σε κίνδυνο την συμμόρφωση του προϊόντος / υπηρεσίας με τις καθορισμένες απαιτήσεις αλλά και τον σκοπό του οργανισμού να ικανοποιεί τις ανάγκες των πελατών του. Τι γίνεται από εδώ και πέρα... Η TUV HELLAS ενθαρρύνει τους πελάτες της να ξεκινήσουν την διαδικασία μετάβασης στο νέο πρότυπο το συντομότερο δυνατό, ώστε να έχουν χρόνο να ολοκληρώσουν το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας ISO 9001:2015, πριν από τις προθεσμίες που έχουν ήδη καθοριστεί με επίσημη ανακοίνωση του ISO. Η TUV HELLAS θα έχει την δυνατότητα να προσφέρει μια σειρά σεμιναρίων για την νέα έκδοση του προτύπου μόλις εκδοθεί το τελικό σχέδιο.