ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ ΚΑΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΑΝΑΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗΣ «Διαχείριση Έργων στη Δημόσια Διοίκηση» Ενότητα 10: Έλεγχος έργου, Διαχείριση κινδύνου, Διαχείριση αλλαγών, Αναφορές (μέρος 2ο) ΕΙΔΙΚΗΣ ΦΑΣΗΣ ΣΠΟΥΔΩΝ 24η ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΗ ΣΕΙΡΑ
Διαχείριση κινδύνων ΕΣΔΔΑ 2014 2
Διαχείριση κινδύνων Ο κίνδυνος ορίζεται στην διεθνή βιβλιογραφία ως το γινόμενο της πιθανότητας εμφάνισης μιας απειλής επί το μέγεθος της επίπτωσης της απειλής αυτής. Γίνεται μάλιστα διάκριση μεταξύ των όρων risk, που ταυτίζεται με τον προσδιορισμένο και μετρήσιμο κίνδυνο και hazard, που αντίθετα περιλαμβάνει πιο ακαθόριστες και λιγότερο μελετημένες απειλές. ΕΣΔΔΑ 2014 3
Κίνδυνοι στα έργα Κίνδυνος στην πορεία ολοκλήρωσης ενός έργου θεωρείται η πιθανότητα έκθεσης σε δυσμενείς συνέπειες από μελλοντικά γεγονότα. Από τη φύση τους τα έργα οργανώνονται για να αντιμετωπίσουν την αλλαγή και ως εκ τούτου το μέλλον τους είναι λιγότερο προβλέψιμο από μια συνήθη εργασία. Επιπλέον, κάποια από αυτά είναι μεγάλα ή σύνθετα και μπορεί να αντιμετωπίζουν νέους ή ασυνήθιστους παράγοντες. ΕΣΔΔΑ 2014 4
Είδη Κινδύνου Επιχειρησιακός κίνδυνος. Αφορά πιθανότητα γεγονότων, που απειλούν να μην επιτευχθούν τα οφέλη του έργου Κίνδυνος έργου. Αφορά πιθανότητα να εμφανιστούν απειλές στη διαχείριση έργου και ως εκ τούτου στην επίτευξη των στόχων του έργου μέσα στα όρια κόστους και χρόνου. Oι απειλές είναι ποικίλες και περιλαμβάνουν και εξωτερικούς παράγοντες (δηλαδή παράγοντες έξω από τον έλεγχο του διαχειριστή του έργου. ΕΣΔΔΑ 2014 5
Φάσεις Αντιμετώπισης 1. Ανάλυση Κινδύνου ασχολείται με την αναγνώριση και αξιολόγηση των πιθανών κινδύνων. 2. Διαχείριση Κινδύνου, η οποία περιλαμβάνει τον σχεδιασμό και προγραμματισμό της κατάλληλης για κάθε κίνδυνο ενέργειας, τον έλεγχο και παρακολούθηση των αποτελεσμάτων της ενέργειας αυτής, και την αναθεώρηση της όπου χρειάζεται, με σκοπό την ελαχιστοποίηση των απειλών που αναγνωρίστηκαν στην προηγούμενη φάση, ώστε να μειωθούν οι επιπτώσεις τους και ενισχυθεί η πιθανότητα επίτευξης των στόχων του έργου. ΕΣΔΔΑ 2014 6
Στόχος Διαχείρισης Κινδύνων Παράσχει τη μεθοδολογία και τους μηχανισμούς για την αξιολόγηση και τον έλεγχο των πιθανών κινδύνων ενός έργου, με έμφαση στην προληπτική διάγνωση και αντιμετώπιση τους. Κατά τη διαχείριση ενός μεγάλου έργου, μεταξύ των κινδύνων συγκαταλέγονται: η πιθανότητα το αποτέλεσμα να μην καλύπτονται πλήρως οι ανάγκες των επιχειρησιακών λειτουργιών, το χρονοδιάγραμμα του έργου να αποκλίνει από τους αρχικούς στόχους, καθώς επίσης να μην εκπληρωθούν οι τεχνικές, ποιοτικές ή άλλες προσδοκίες του εμπλεκόμενων φορέων. ΕΣΔΔΑ 2014 7
Αναφορές - Εκτυπώσεις ΕΣΔΔΑ 2014 8
Αναφορές - Εκτυπώσεις ΕΣΔΔΑ 2014 9
Αναφορές - Εκτυπώσεις Στην καρτέλα Report (Αναφορά) Έχει τις ομάδες 1.View Reports (Προβολή Αναφορών) 2.Visual Reports 3.Compare Projects Η Τρίτη είναι για σύγκριση δύο έργων. Η δεύτερη είναι για μεταφορά των αναφορών στο excel ή το visio. Εμείς θα ασχοληθούμε πιο πολύ με την πρώτη View Reports (Προβολή Αναφορών). ΕΣΔΔΑ 2014 10
Αναφορές - Εκτυπώσεις Έχει τις εξής επιλογές 1.New report 2.Dashboards 3.Resources 4.Costs 5.In Progress 6.Getting Started 7.Custom 8.Recent ΕΣΔΔΑ 2014 11
New report Νέα αναφορά Μπορεί να φτιάξει κάποιος μια νέα αναφορά που θα περιέχει συνδυασμό επιλογών και να εμφανίζονται σε πίνακα, γράφημα, σύγκριση. Θα δοκιμάσουμε αφού έχουμε φτιάξει τις πρώτες αναφορές μας. ΕΣΔΔΑ 2014 12
Dashboards Γενικές αναφορές Έχει τις επιλογές Burndown Δείχνει πόση δουλειά έχει γίνει και πόση απομένει, Cost Overview (Σύνοψη κόστους έργου) Δείχνει μια σύνοψη για το κόστος του έργου, Project Overview (Σύνοψη έργου) - Δείχνει μια σύνοψη για το έργο, Upcoming Tasks (Επόμενες εργασίες) Δείχνει ποια tasks είναι τα επόμενα και πόσο μένει για όσα έχουν ξεκινήσει, Work Overview (Σύνοψη απασχόλησης) Δείχνει στοιχεία σε σχέση με την απασχόληση στο έργο. ΕΣΔΔΑ 2014 13
Resources Αναφορές πόρων Over allocated resources (Υπεραπασχολούμενοι πόροι) Resource overview (Σύνοψη πόρων) ΕΣΔΔΑ 2014 14
Costs Αναφορές κόστους 1. Cash flow (Χρηματοροή) Δείχνει σε ποια χρονικά σημεία και με πιο ρυθμό δαπανώνται τα χρήματα στο έργο 2. Cost Overruns Διαφοροποιήσεις στο κόστος 3. Earned value report Αναφορά κερδισμένης αξίας, έχει να κάνει με δείκτη απόδοσης του έργου 4. Resource cost overview Σύνοψη κόστους πόρων 5. Task cost overview Σύνοψη κόστους εργασιών ΕΣΔΔΑ 2014 15
In Progress Αναφορές προόδου 1. Critical Tasks (Εργασίες Κρίσιμης διαδρομής) 2. Late Tasks (Καθυστερημένες εργασίες) 3. Milestone report (Αναφορά οροσήμων) 4. Slipping tasks (Ολισθένουσες εργασίες) ΕΣΔΔΑ 2014 16
Getting Started Εκπαίδευση στις αναφορές ΕΣΔΔΑ 2014 17
Custom Μη τυποποιημένα ουσιαστικά New report ΕΣΔΔΑ 2014 18
Recent Πρόσφατα ΕΣΔΔΑ 2014 19