ΕΘΝΙΚΟ ΜΕΤΣΟΒΙΟ ΠΟΛΥΤΕΧΝΕΙΟ ΣΧΟΛΗ ΗΛΕΚΤΡΟΛΟΓΩΝ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΙΚΩΝ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ ΕΛΕΓΧΟΣ ΣΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ
ΘΕΜΑΤΑ ΔΙΑΛΕΞΗΣ ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΛΕΓΧΩΝΤΑΣ ΤΗΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΜΕΘΟΔΟΙ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ
EΛΕΓΧΟΣ: Η τέταρτη λειτουργία Τι είναι έλεγχος; Η λειτουργία της ρύθμισης των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων με στόχο η πραγματική απόδοσή τους να είναι ανταποκρίνεται στα αναμενόμενα μέτρα/πρότυπα και τους στόχους της επιχείρησης. Συνεπάγεται την λήψη αναγκαίων διορθωτικών μέτρων. Σχεδιασμός Έλεγχος Προιόντα/Υπηρεσίες Οργάνωση Στόχοι Ηγεσία Διαδικασίες/Διεργασίες Έλεγχος
O έλεγχος είναι σημαντικός για την επίτευξη οποιουδήποτε στόχου της διοίκησης
Ο ρόλος του ελέγχου: Οι 5 προκλήσεις Ο έλεγχος βοηθάει τους διοικούντες να: Αναγνωρίζουν ευκαιρίες Χειρίζονται την αβεβαιότητα Αποκέντρωση εξουσίας Εντοπίζουν ανωμαλίες Χειρίζονται πολύπλοκες καταστάσεις
Οργανωσιακός Έλεγχος Τα διοικητικά στελέχη πρέπει να παρακολουθούν και να αξιολογούν αν: Μετατρέπουμε αποτελεσματικά τις εισροές σε εκροές; Πρέπει να μετρώνται σωστά οι μονάδες των εισροών και των εκροών. Βελτιώνεται η ποιότητα του προϊόντος; Είμαστε ανταγωνιστικοί με τις άλλες εταιρίες; Ανταποκρίνονται οι υπάλληλοι στις ανάγκες των καταναλωτών; Η εξυπηρέτηση πελατών γίνεται ολοένα σημαντικότερη. Είναι σε γενικές γραμμές, τα διοικητικά μας στελέχη καινοτόμα; Το σύστημα ελέγχου ενθαρρύνει την ανάληψη κινδύνου;
Τα επίπεδα του ελέγχου Στρατηγικος σχεδιασμός Στρατηγικός Έλεγχος Top Management Συνολική Θεώρηση Επιχείρησης Ανά μεγάλα χρονικά διαστήματα (π.χ. εξαμηνιαίως) Τακτικός Σχεδιασμός Τακτικός Έλεγχος Middle Management Τμηματική Θεώρηση Επιχείρησης Περιοδικά - Μηναίως Λειτουργικός Σχεδιασμός Λειτουργικοί Έλεγχος First Level Management Θεώρηση Μονάδας/Ατομική Ημερησίως
Συμπτώματα ενός ανεξέλεγκτου οργανισμού Χαλαρή Ανώτατη Διοίκηση (Lax top management) Απουσία Κανονισμών (Αbsence of policies) Έλλειψη συμφωνημένων κριτηρίων (Lack of agreed-upon standards) Διοίκηση που «πυροβολεί τον αγγελιοφόρο» (Shoot the messanger management) Έλλειψη περιοδικών αναφορών (Bad Information system) Έλλειψη ηθικής στην κουλτούρα (Lack of ethics in the culture)
Συστήματα Ελέγχου Τυπικά συστήματα θέσπισης στόχων, παρακολούθησης, αξιολόγησης και ανάδρασης που παρέχουν στα διοικητικά στελέχη πληροφορίες ώστε να καθορίσουν αν η στρατηγική και η δομή είναι αποτελεσματικές και αποδοτικές. Ένα καλό σύστημα ελέγχου θα πρέπει: Να είναι ευέλικτο ώστε τα διοικητικά στελέχη να ανταποκρίνονται όταν και όπως είναι απαραίτητο. Να παρέχει ακριβείς πληροφορίες σχετικά με την επιχείρηση. Να παρέχει έγκαιρα τις πληροφορίες.
Κατηγοριοποίηση συστημάτων και προσεγγίσεων ελέγχου
σύμφωνα με τον χρονισμό ελέγχου Εισροές Διαδικασία Μετατροπής Εκροές Έλεγχος Πρόδρασης (προλαμβάνει τα προβλήματα) Έλεγχος Παράλληλης Δράσης (διαχείριση προβλημάτων ενώ προκύπτουν) Έλεγχος Ανάδρασης (διαχείριση προβλημάτων αφού προκύψουν)
σύμφωνα με τον χρονισμό ελέγχου ΚΑΤΑ ΧΡΟΝΙΣΜΟ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΠΟΛΛΑΠΛΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΕΜΠΡΟΣΘΙΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ (Feedforward Control) ρύθμιση εισόδων ΠΑΡΑΛΛΗΛΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ (Concurrent Control) ρύθμιση τρεχουσών δραστηριοτήτων ΕΛΕΓΧΟΣ ΑΝΑΔΡΑΣΗΣ (Feedback Control) - ρύθμιση μετά την ολοκλήρωση της παραγωγής/ υπηρεσίας Χρήση δύο ή περισ/ρων ελέγχων χρονισμού: αναφέρεται σε διάφορα στρατηγικά σημεία ελέγχου
σύμφωνα με τον χρονισμό ελέγχου Πρόδραση (feed forward): χρησιμοποιείται στο στάδιο των εισροών της διαδικασίας. Tα διοικητικά στελέχη προλαμβάνουν τα προβλήματα πριν αυτά δημιουργηθούν. Π.Χ. Τα διοικητικά στελέχη μπορούν να δίνουν ακριβείς εντολές στους προμηθευτές ώστε να αποφεύγουν προβλήματα με την ποιότητα.
σύμφωνα με τον χρονισμό ελέγχου Παράλληλη Δράση: δίνει άμεση ανάδραση σχετικά με το πώς οι εισροές μετατρέπονται σε εκροές. Επιτρέπει στα διοικητικά στελέχη να διορθώνουν τα προβλήματα καθώς αυτά εμφανίζονται. Ανάδραση: παρέχει πληροφορίες εκ των υστέρων τις οποίες τα διοικητικά στελέχη μπορούν να χρησιμοποιήσουν στο μέλλον. Η αντίδραση των καταναλωτών στα προϊόντα οδηγεί σε διορθωτικές ενέργειες στο μέλλον.
Προσεγγίσεις οργανωσιακού ελέγχου
Εσωτερικός και Εξωτερικός έλεγχος (1/2) Αυτοέλεγχος: αφήνει τα μέλη του οργανισμού να ελέγχουν την ίδια τους την συμπεριφορά. Βασίζεται στην αυτοπειθαρχία κατά την εκτέλεση των εργασιών Απαιτεί μεγάλο βαθμό εμπιστοσύνης και βαθμό ελευθερίας στους εργαζομένους Πιθανότερο να το κάνουν όσοι συμμετέχουν στον καθορισμό στόχων και των προτύπων απόδοσης Αποτελεσματικότερος όταν ικανοί άνθρωποι έχουν σαφή αίσθηση για την αποστολή του οργανισμού, ξέρουν τους στόχους τους και διαθέτουν τους αναγκαίους πόρους Ενισχύεται με συμμετοχικές κουλτούρες οργάνωσης (όλοι μεταχειρίζονται τους άλλους με σεβασμό και λεπτότητα)
Εσωτερικός και Εξωτερικός έλεγχος (2/2) Εξωτερικός έλεγχος: δόμηση καταστάσεων και μηχανισμών για την εξασφάλιση της πορείας βάσει σχεδιασμού Γραφειοκρατικός ή διοικητικός έλεγχος (bureaucratic control) Έλεγχος επιχειρηματικής κουλτούρας ή δεοντολογικός έλεγχος (clan control) Αγοραστικός ή Κανονιστικός έλεγχος (market control)
Ευρείες κατηγορίες ελέγχου Γραφειοκρατικός έλεγχος Χρήση κανόνων, κανονισμών και εξουσίας για την καθοδήγηση της απόδοσης Αγοραστικός έλεγχος Έλεγχος βασισμένος στην χρήση μεθόδων τιμολόγησης και οικονομικών πληροφοριών για την ρύθμιση των δραστηριοτήτων μέσα στον οργανισμό Είναι πιο αποτελεσματικός όταν μπορεί να οριστεί απτό αποτέλεσμα και αγορά/σχέσεις «συναλλαγών» μεταξύ των τμημάτων/εμπλεκομένων προς έλεγχο.
Ευρείες κατηγορίες ελέγχου Έλεγχος κουλτούρας Έλεγχος βασισμένος σε νόρμες, αξίες, κοινούς στόχους και εμπιστοσύνη μεταξύ των μελών του οργανισμού. Βασίζεται σε διαπροσωπικές διεργασίες για την οργάνωση κουλτούρας, ηγεσίας και ομάδων
Χαρακτηριστικά εξωτερικών ελέγχων 16-21
Έλεγχος Γραφειοκρατίας Έλεγχος μέσω ενός συστήματος κανόνων και καθορισμένων διαδικασιών λειτουργίας που μορφοποιούν την συμπεριφορά των τμημάτων, των λειτουργιών και των ατόμων. Κανόνες και καθορισμένες διαδικασίες λειτουργιών που προσανατολίζουν τους εργαζόμενους στο τι πρέπει να κάνουν Τυποποιημένες ενέργειες έτσι ώστε τα αποτελέσματα να μπορούν να προβλεφτούν. Επιπλέον χρειάζεται έλεγχος εκροών ώστε να διορθωθούν τα σφάλματα. Προβλήματα Γραφειοκρατικού Ελέγχου: Οι κανόνες είναι ευκολότερο να δημιουργηθούν παρά να διαγραφούν. Οδηγούν σε red tape Οι επιχειρήσεις μπορεί να γίνουν πολύ σταθερές και όχι πολύ ευέλικτες. Καλύτερα να χρησιμοποιούνται για προβλήματα ρουτίνας
Έλεγχος Κουλτούρας Επιχειρησιακή Κουλτούρα είναι μια συλλογή αξιών, νορμών και συμπεριφοράς που είναι κοινά για όλους τους εργαζόμενους και που ελέγχουν τον τρόπο που οι εργαζόμενοι αλληλεπιδρούν μεταξύ τους. Έλεγχος μέσω κουλτούρας: έλεγχος μέσα από την ανάπτυξη ενός εσωτερικού συστήματος αξιών και νορμών. Παραδείγματα περιλαμβάνουν τους κώδικες ρουχισμού, τις ώρες εργασίας, την περηφάνια στην εργασία. Αυτές οι μέθοδοι παρέχουν έλεγχο όπου ο έλεγχος εκροών και συμπεριφορών δεν αποδίδει. Η ισχυρή κουλτούρα και ο έλεγχος μέσω κουλτούρας βοηθούν τους εργαζόμενους να επικεντρώνονται στην επιχείρηση και να ενισχύουν την απόδοσή της.
Έλεγχος Κουλτούρας O Έλεγχος κουλτούρας βασίζεται στην ενδυνάμωση και την ανάπτυξη κουλτούρας Ο γραφειοκρατικός έλεγχος πολλές φορές δεν είναι αποτελεσματικός σήμερα καθώς: a. Η φύση της εργασίας των υπαλλήλων έχει αλλάξει και εξελίσσεται b. Η φύση της προσέγγισης διοίκησης έχει αλλάξει c. Οι εργασιακές σχέσεις έχουν αλλάξει
Αξίες και Νόρμες Οι Επιχειρησιακές αξίες και νόρμες πληροφορούν τους εργαζόμενους σχετικά με τους στόχους που θα πρέπει να παρακολουθούν και πώς να συμπεριφερθούν ώστε να επιτύχουν τους στόχους. Ορισμένες επιχειρήσεις εργάζονται σκληρά για να δημιουργήσουν μία κουλτούρα που ενδυναμώνει και ανταμείβει την ανάληψη κινδύνου. Η Microsoft και η Oracle αναζητούν την καινοτομία. Άλλες εταιρίες δημιουργούν ένα περιβάλλον προσοχής και ασφάλειας. Τα διυλιστήρια και τα εργοστάσια πυρηνικής ενέργειας πρέπει να επικεντρώνουν την προσοχή τους στην προσοχή και την ασφάλεια.
Δημιουργία Ισχυρής Επιχειρησιακής Κουλτούρας Αξίες Ιδρυτή Διαδικασία Κοινωνικοποίησης Τύποι και Τελετουργικά Επιχειρησιακή Κουλτούρα Ιστορίες & Γλώσσα
Επιχειρησιακή Κουλτούρα Οι αξίες του ιδρυτή είναι πολύ σημαντικές καθώς αυτός προσλαμβάνει τα πρώτα διοικητικά στελέχη. Οι ιδρυτές πιο πιθανό είναι να προσλάβουν εκείνα τα άτομα που μοιράζονται μαζί τους το ίδιο όραμα. Αυτό δημιουργεί την κουλτούρα της επιχείρησης. Διαδικασία Κοινωνικοποίησης: οι νεοφερμένοι μαθαίνουν τις νόρμες και τις αξίες. Μαθαίνουν όχι μόνο επειδή επιβάλλεται αλλά και επειδή το επιθυμούν. Παρουσιάζεται η επιχειρησιακή συμπεριφορά, οι αναμενόμενες από αυτούς προσδοκίες και το γενικό πλαίσιο της επιχείρησης
Επιχειρησιακή Κουλτούρα Τύποι και Τελετουργίες (Ceremonies and Rites): επίσημα γεγονότα που εστιάζονται σε σημαντικά συμβάντα. Rite of passage: πως οι εργαζόμενοι εισέρχονται στην εταιρία και εξελίσσονται μέσα σε αυτή. Rite of integration: χτίζει κοινούς δεσμούς με office parties, γιορτές. Rites of enhancement: ενθαρρύνει την αφοσίωση των εργαζομένων στις αξίες. Προαγωγές, δείπνα με απονομές. Ιστορίες και Γλώσσα: Oι επιχειρήσεις επαναλαμβάνουν τις ιστορίες των ιδρυτών ή γεγονότα. Δείχνουν στους εργαζομένους πώς να ενεργούν και τι να αποφύγουν. Οι ιστορίες έχουν συχνά ένα ήρωα που οι εργαζόμενοι μπορούν να μιμηθούν. Οι περισσότερες εταιρίες έχουν το δικό τους κώδικα επικοινωνίας που μόνο οι εργαζόμενοι κατανοούν.
Αγοραστικός Έλεγχος Αφορά στην χρήση οικονομικών δυνάμεων και σχετικών μηχανισμών τιμολόγησης για την ρύθμιση της απόδοσης. Οι έλεγχοι αγοράς επιτρέπουν τις δυνάμεις προσφοράς και ζήτησης να καθορίσουν τις τιμές και τα κέρδη. Συνήθως χρησιμοποιούνται σε εταιρικό επίπεδο για την ρύθμιση της λειτουργίας ανεξάρτητων επιχειρηματικών μονάδων (business units). Στο επίπεδο των BU ρυθμίζουν τις συναλλαγές μεταξύ τμημάτων και λειτουργιών. Σε ατομικό επίπεδο παρέχουν ένα φυσικό κίνητρο στους εργαζομένους για να αναπτύξουν τις ικανότητές τους και να τις αξιοποιήσουν στον εργασιακό τομέα.
Παραδείγματα Αγοραστικού Ελέγχου
Βήματα της Διαδικασίας Ελέγχου 1. Καθορισμός κριτηρίων απόδοσης, στόχων ή σκοπών βάσει των οποίων αξιολογείται η απόδοση. 2. Μέτρηση της πραγματικής απόδοσης 3. Σύγκριση της πραγματικής απόδοσης και των επιλεγμένων κριτηρίων. 4. Αξιολόγηση των αποτελεσμάτων και λήψη διορθωτικών ενεργειών όταν οι στόχοι δεν επιτυγχάνονται
Τα βήματα Ελέγχου (1) Καθορισμός κριτηρίων- επιπέδων απόδοσης, στόχων, ή σκοπών (standards) βάσει των οποίων αξιολογείται η απόδοση: πρέπει να συμφωνούν με την στρατηγική: πχ για στρατηγική χαμηλού κόστους, τα κριτήρια πρέπει να είναι προσανατολισμένα στην μείωση του κόστους. τα διοικητικά στελέχη όλων των επιπέδων είναι απαραίτητο να θέτουν δικούς τους επιμέρους στόχους/κριτήρια απόδοσης.
Τα βήματα Ελέγχου (1) συν. Standards Η αναμενόμενη/επιθυμητή απόδοση για ένα στόχο: Μπορεί να αφορούν: ποσότητα ποιότητα χρόνο Κόστος Κ.λπ. Π.χ.: χρόνος παράδοσης -40 minutes, 95% ικανοποίηση πελατών, αύξηση πωλήσεων 5%, μείωση ατυχημάτων κατά 10%, αύξηση παραγωγικότητας κατά 5%, κλπ.
Πώς επηρεάζονται οι εργαζόμενοι από την ύπαρξη κριτηρίων και μέτρων απόδοσης S T A N D A R D S Βοηθούν τους εργαζομένους να κατανοήσουν τις απαιτήσεις, τί επιδιώκεται. Συμβάλουν στον έγκαιρο εντοπισμό δυσκολιών σχετικών με προσωπικά/ατομικά όρια των εργαζομένων Συμβάλλουν στην μείωση της αρνητικής επίδρασης της σύγκρουσης στόχων
Ορίζοντας κριτήρια- επίπεδα απόδοσης (standards) 1. Τα καλά standards πρέπει να εμπνέουν και να επιτρέπουν την επίτευξη στόχων. 2. Οι οργανισμοί ορίζουν τα standards ακούγοντας τους πελάτες ή/και παρατηρώντας τους ανταγωνιστές. 3. Τα standards μπορούν να οριστούν με την μέθοδο σύγκρισης (benchmarking) με άλλους οργανισμούς Ορισμός πεδίου σύγκρισης Εντοπισμός οργανισμών με τους οποίους θα γίνεται σύγκριση Συλλογή δεδομένων/πληροφοριών αναφορικά με τα standards των άλλων οργανισμών
Τα βήματα Ελέγχου (2) Μέτρηση πραγματικής απόδοσης: τα διοικητικά στελέχη μπορούν να μετράνε τις εκροές που προκύπτουν από την συμπεριφορά των εργαζομένων ή μπορούν να μετράνε τις ίδιες τις συμπεριφορές. Γραπτές αναφορές Προφορικές αναφορές Προσωπική παρατήρηση
Τα βήματα Ελέγχου (3) Σύγκριση πραγματικής απόδοσης σε σχέση με τους στόχους/standards. Τα διοικητικά στελέχη πρέπει να αποφασίσουν αν η πραγματική απόδοση αποκλίνει από τους στόχους/standards. Συχνά, ο συνδυασμός διαφόρων προβλημάτων έχει ως αποτέλεσμα τη μειωμένη απόδοση.
Τα βήματα Ελέγχου (4) Αξιολόγηση αποτελεσμάτων και λήψη βελτιωτικών ενεργειών. Ίσως οι στόχοι που έχουν τεθεί είναι πολύ υψηλά. Οι εργαζόμενοι μπορεί να χρειαστούν επιπλέον εκπαίδευση ή εξοπλισμό. Αυτό το βήμα είναι συχνά δύσκολο διότι το περιβάλλον συνεχώς αλλάζει.
Τα βήματα Ελέγχου (4) συν. Εντοπισμός αποκλίσεων Εντοπίζω Ανάλυση αποκλίσεων Ανάπτυξη και υλοποίηση διορθωτικών / βελτιωτικών προγραμμάτων Διορθώνω Έλεγχος Αναλύω
Ο έλεγχος δεν είναι πάντοτε δυνατός ή δεν αξίζει τον κόπο! Ρυθμιστικά κόστη Το κόστος ελέγχου υπερβαίνει τα αναμενόμενα οφέλη Κυβερνητική εφικτότητα Αν ένα ή περισσότερα από τα βήματα της διαδικασίας ελέγχου δεν είναι δυνατόν να εκτελεστούν τότε η διατήρηση αποτελεσματικού ελέγχου μπορεί να είναι πολύ δύσκολή ή και αδύνατη
Τα μειονεκτήματα του γραφειοκρατικού ελέγχου Άκαμπτη γραφειοκρατική συμπεριφορά Συμπεριφορά Τακτικής Αντίσταση στoν Έλεγχο 16-42