ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΝΟΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ ΔΗΜΟΣ ΗΡΑΚΛΕΙΟΥ «ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ»
Έκδοση:1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 2 από 4 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Πίνακας Ελέγχου Μεταβολών Διαδικασιών Συστήματος ΈΚΔΟΣΗ ΑΝΑΘ/ΣΗ ΗΜ/ΝΙΑ ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΜΕΤΑΒΟΛΗΣ ΕΓΚΡΙΣΗ ΑΠΟ 1 1 23/9/2008 ΑΡΧΙΚΗ ΣΥΝΤΑΞΗ Εκπρόσωπο Διοίκησης 1 2 29/1/2009 Γενικές διορθώσεις αρχικής Εκπρόσωπο Διοίκησης 1 3 1/6/2010 Επανασχεδιασμός ΣΔΠ Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας 1 4 20/1/2016 Επικαιροποίηση για την διοικητική ικανότητα, στο πλαίσιο του ΕΣΠΑ 2014-2020 Υπεύθυνη Διαχείρισης Ποιότητας 1. Σκοπός H διαδικασία αυτή καθορίζει τις ενέργειες που ακολουθούνται στην οικονομική διαχείριση των έργων, μελετών, προμηθειών και υπηρεσιών που έχει εντάξει ο Δήμος Ηρακλείου μετά από απόφαση του Δημοτικού Συμβουλίου στο Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης. Η διαδικασία αυτή εφαρμόζεται, από τους εμπλεκόμενους κατά τον σχεδιασμό και ωρίμανση των δράσεων, αλλά κυρίως κατά την υλοποίηση τους. Ως έργο νοείται κάθε είδους δράση (τεχνικό έργο, μελέτη, προμήθεια, υπηρεσία) που εγγράφεται στο ΕΠΔ του Δήμου. 2. Ευθύνη Την κύρια ευθύνη για οικονομική διαχείριση μιας δράσης, έχει ο εκάστοτε υπόλογος της δράσης, σε συνεργασία με τον υπεύθυνο της οικονομικής διαχείρισης της δράσης, ο οποίος έχει οριστεί από την ομάδα έργου. 3. Διαδικασίες 3.1. Γενικά Ο Δήμος Ηρακλείου καταρτίζει, από τα μέσα κάθε έτους, το Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης στο οποίο εντάσσονται τεχνικά έργα μελέτες προμήθειες - υπηρεσίες που έχουν προβλεφθεί στο Πενταετές Επιχειρησιακό Πρόγραμμα του Δήμου, αλλά και δράσεις που προκύπτουν από έκτακτες διαπιστωμένες ανάγκες από τις υπηρεσίες του Δήμου, από προτάσεις των τοπικών φορέων και από αποφάσεις της Εκτελεστικής & Οικονομικής Επιτροπής.
Έκδοση:1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 3 από 4 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας Το Ετήσιο Πρόγραμμα Δράσης του Δήμου μετά την έγκρισή του από Δημοτικό συμβούλιο, προωθείται στις Διευθύνσεις προς υλοποίηση. Σε ότι αφορά την οικονομική διαχείριση των δράσεων οι επιμέρους διαδικασίες που ακολουθούνται είναι : Τήρηση λογιστικών υποχρεώσεων συγχρηματοδοτούμενων δράσεων Διενέργεια πληρωμών έργου, μέσω του Π.ΣΥ.Π.Π.Ο.Δ.Ε. (e-ped) Τήρηση λογιστικού συστήματος. 3.2. Τήρηση λογιστικών υποχρεώσεων συγχρηματοδοτούμενων δράσεων Η διασφάλιση της τήρησης των οικονομικών υποχρεώσεων του Δήμου που προκύπτουν από τις απαιτήσεις που θέτει το πλαίσιο χρηματοδότησης των έργων-μελετών-προμηθειών-υπηρεσιών που εκτελεί επιτυγχάνεται ως ακολούθως: 1. Με την Απόφαση ένταξης της πράξης σε κάποιο συγχρηματοδοτούμενο πρόγραμμα και την υπογραφή της από τη Διαχειριστική Αρχή ή τον Ενδιάμεσο Φορέα Διαχείρισης, με απόφαση του αρμοδίου οργάνου αποδέχεται τους Όρους Ένταξης της Πράξης και των Υποχρεώσεων του Δικαιούχου. 2. Η Απόφαση της Πράξης Ένταξης κοινοποιείται στην Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών (Τμήμα Προϋπολογισμού και Τμήμα Ταμείου), στην Διεύθυνση Προγραμματισμού, Οργάνωσης και Πληροφορικής (Τμήμα Προγραμματισμού & Οργάνωσης) και στην αρμόδια για τη δράση υπηρεσία του Δήμου. Οι υπηρεσίες αυτές μελετούν τις υποχρεώσεις που απορρέουν από την ένταξη του έργου-μελέτης-προμήθειας-υπηρεσίας και σχεδιάζουν τον τρόπο τήρησής τους. 3. Η αρμόδια Δ/νση υλοποίησης της δράσης, καθορίζει τις απαιτήσεις της διαχείρισής της, λαμβάνει τα απαιτούμενα μέτρα για την ικανοποίησή τους (επιλεξιμότητα δαπανών κ.λ.π.) και προγραμματίζει τις αναγκαίες ενέργειες. 4. Στο οικονομικό διαχειριστικό σύστημα του Δήμου δημιουργείται ξεχωριστή λογιστική μερίδα λογαριασμός, για κάθε εκτελούμενη δράση, από το Τμήμα Προϋπολογισμού και από το Τμήμα Διπλογραφικού στο οποίο καταχωρούνται όλες οι αντίστοιχες οικονομικές πράξεις όπως και στο ΕΓΔ 36 ΠΛΑΝΟ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ. 5. Για όλες τις συγχρηματοδοτούμενες δράσεις, τηρείται ξεχωριστός τραπεζικός λογαριασμός, στην Τράπεζα Ελλάδας.
Έκδοση:1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 4 από 4 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας 3.3. Διεκπεραίωση πληρωμών Η διασφάλιση της τήρησης των υποχρεώσεων του Δήμου που προκύπτουν από τις απαιτήσεις που θέτει η νομοθεσία (ΚΥΑ 46274/26.9.2014 (Β'2573), ΚΥΑ 44009/ΔΕ5154/8.10.2013 (Β' 2595), κ.α.) για την οικονομική διοίκηση και διαχείριση των ΟΤΑ, επιτυγχάνεται ως ακολούθως: 1. Πριν τη διενέργεια οποιασδήποτε πληρωμής που σχετίζεται με την υλοποίηση μιας δράσης, συντάσσεται και υπογράφεται αρμοδίως η Πρόταση Ανάληψης Υποχρέωσης (ΠΑΥ). 2. Μετά την Πρόταση Ανάληψης Υποχρέωσης διατίθεται η πίστωση για το έργο από το αρμόδιο όργανο, την Οικονομική Επιτροπή. 3. Η παραλαβή και ο έλεγχος των δικαιολογητικών που προσκομίζουν οι ανάδοχοι για να εισπράξουν τις αμοιβές τους για την εκτέλεση των δράσεων, γίνεται από το υπεύθυνο όργανο που παρακολουθεί την εκτέλεση του φυσικού αντικειμένου (Επιβλέπων, Υπεύθυνος Έργου) και στη συνέχεια διαβιβάζονται στην Δ/νση Οικονομικών Υπηρεσιών. 4. Το παραστατικό-τιμολόγιο καταχωρείται στο λογιστικό σύστημα, από το Τμήμα Διπλογραφικού και στη συνέχεια όλα τα αναγκαία δικαιολογητικά (πιστοποιήσεις, λογαριασμοί, πρωτόκολλα κ.λ.π.) παραδίδονται από τον υπεύθυνο του έργου στο Τμήμα Εκκαθάρισης Δαπανών για την έκδοση του σχετικού εντάλματος πληρωμής. 5. Το Τμήμα Εκκαθάρισης Δαπανών προβαίνει στην εκκαθάριση της δαπάνης, αφού ελέγξει τη νομιμότητα και την πληρότητα των δικαιολογητικών. 6. Μετά την εκκαθάριση το Τμήμα Εκκαθάρισης Δαπανών, εκδίδει το αντίστοιχο Ένταλμα Πληρωμής το οποίo υπογράφεται από τα αρμόδια όργανα και στο οποίο αναγράφονται οι κρατήσεις και τα δικαιολογητικά. 7. Το Ένταλμα Πληρωμής και τα απαραίτητα δικαιολογητικά αποστέλλονται στον Επίτροπο του Ελεγκτικού Συνεδρίου για έλεγχο. 8. Μετά τον έλεγχο, αν αποβεί θετικός, το ένταλμα αποστέλλεται στο Τμήμα Ταμείου για εξόφληση. 9. Ο Ταμίας ελέγχει, την πληρότητα των δικαιολογητικών που αφορούν την εξόφληση (φορολογική, ασφαλιστική ενημερότητα, εξακρίβωση στοιχείων δικαιούχων κλπ), το διαθέσιμο ποσό στον τραπεζικό λογαριασμό του αντίστοιχου έργου και προβαίνει στην εξόφληση του δικαιούχου, σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία. 10. Διενεργείται από τον ταμία η πληρωμή των αναδόχων και των αντίστοιχων κρατήσεων, μέσω της εφαρμογής του Υπουργείου Ανάπτυξης (Π.ΣΥ.Π.Π.Ο.Δ.Ε. /e-ped).
Έκδοση:1 η Αναθ: 4 Ημερομηνία Έγκρισης: 20/1/2016 Σελίδα 5 από 4 Έγκριση: Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας 11. Το Τμήμα Ταμείου αρχειοθετεί τα παραστατικά όπως αυτό προβλέπεται από την ισχύουσα νομοθεσία και ενημερώνει τη διαχειριστική αρχή συμπληρώνοντας τα μηνιαία δελτία στο ΟΠΣ, όταν η δράση είναι συγχρηματοδοτούμενη. 12. Η κανονική καταχώρηση στο λογιστικό σύστημα των εγγραφών που αφορούν τις διαδικασίες πληρωμής προς τους αναδόχους των δράσεων, γίνεται σε κάθε φάση από το Τμήμα Διπλογραφικού. 13. Μετά την πληρωμή, ο υπεύθυνος της δράσης ενημερώνει το φάκελο της δράσης. 3.4. Τήρηση λογιστικού συστήματος Η διασφάλιση της τήρησης των υποχρεώσεων του Δήμου που προκύπτουν από τις απαιτήσεις που θέτει η νομοθεσία, για την καταγραφή και παρακολούθηση των λογιστικών διαδικασιών που αφορούν σε τεχνικά έργα-μελέτες-προμήθειες-υπηρεσίες, επιτυγχάνεται ως ακολούθως: 1. Με την έγκριση της χρηματοδότησης της δράσης, το Τμήμα Προϋπολογισμού ανοίγει ειδική οικονομική μερίδα (κωδικό αριθμό) στον προϋπολογισμό (για την είσπραξη σε κωδικό των εσόδων και για τις πληρωμές σε αντίστοιχο κωδικό των εξόδων) καθώς και το Τμήμα Διπλογραφικού στο Λογιστικό Σχέδιο του Δήμου. Δεν επιτρέπεται η έναρξη της διαδικασίας υλοποίησης της δράσης, αν δεν υπάρχει πίστωση στον προϋπολογισμό. 2. Με την έκδοση κάθε παραστατικού (ΠΑΥ, Ένταλμα Πληρωμής, Γραμμάτιο Είσπραξης) γίνεται ενημέρωση του σχετικού κωδικού Π/Υ των λογαριασμών της δράσης και της σχετικής ηλεκτρονικής εφαρμογής τόσο του Π/Υ όσο και του Διπλογραφικού Συστήματος του Δήμου. 3. Με την ολοκλήρωση των εγγραφών τα παραστατικά αρχειοθετούνται. Τηρείται οργανωμένο και ελεγχόμενο αρχείο για την τήρηση όλων των παραστατικών και των δικαιολογητικών που συνδέονται με τις λογιστικές εγγραφές και γενικά την οικονομική διαχείριση. 4. Καθημερινά και στο τέλος κάθε μήνα γίνεται έλεγχος των εγγραφών και διασφαλίζεται η συμφωνία των παραστατικών με τις λογιστικές εγγραφές. 5. Από το μηχανογραφημένο λογιστικό σύστημα εκδίδονται τα προβλεπόμενα βιβλία και οι προβλεπόμενες οικονομικές καταστάσεις. ΕΝΤΥΠΑ ΕΓΔ 36 ΠΛΑΝΟ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΩΝ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΡΧΕΙΑ Φάκελος έργου Εγγραφές στην ηλεκτρονική εφαρμογή: Οικονομικό Διαχειριστικό Σύστημα ΟΤΑ