Δ3 Διαδικασία Ανασκόπησης Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας Επάρκειας για την υλοποίηση Συγχρηµατοδοτούµενων Έργων Σύµφωνα µε το Πρότυπο ΕΛΟΤ 1429: 2008 Έκδοση Έγκριση 3 η 3 η Ηµεροµηνία 03/06/2016 03/06/2016 Από Εκπρόσωπος Διοίκησης Πρόεδρος Δ.Σ. ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ Δέσποινα Κότογλου Υπογραφή 1
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1 ΣΚΟΠΟΣ... 3 2 ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΗΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ... 4 3 ΣΧΕΤΙΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ... 5 3.1 ΣΧΕΤΙΚΗ ΠΑΡΑΓΡΑΦΟΣ ΠΡΟΤΥΠΟΥ 1429:2008... 5 3.2 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ... 5 3.3 ΒΑΣΙΚΟ ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ... 5 4 ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ... 6 5 ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ... 7 5.1 ΣΥΧΝΟΤΗΤΑ ΔΙΕΞΑΓΩΓΗΣ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗΣ... 7 5.2 ΕΙΣΕΡΧΟΜΕΝΑ ΤΗΣ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗΣ... 7 5.3 ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗΣ... 8 5.4 ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΚΑΙ ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΤΗΣ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗΣ... 9 5.5 ΕΞΕΡΧΟΜΕΝΑ ΤΗΣ ΑΝΑΣΚΟΠΗΣΗΣ... 10 6 ΕΝΤΥΠΑ ΚΑΙ ΤΗΡΟΥΜΕΝΑ ΑΡΧΕΙΑ... 11 7 ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΤΡΟΠΟΠΟΙΗΣΕΩΝ... 12 2
1 Σκοπός Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι, να περιγράψει τον τρόπο µε τον οποίο η Διοίκηση της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ, πραγµατοποιεί µε τεκµηριωµένο και συστηµατικό τρόπο τις ανασκοπήσεις του Συστήµατος Διαχείρισης Ποιότητας που εφαρµόζει, ώστε να εξασφαλίζεται η συνεχής καταλληλότητα, επάρκεια, αποτελεσµατικότητα και βελτίωσή του, σε σχέση µε: την κοινοτική και εθνική νοµοθεσία, καθώς και τις κανονιστικές πράξεις (Προεδρικά Διατάγµατα, Υπουργικές Αποφάσεις) που έχουν εκδοθεί και σχετίζονται µε το πεδίο εφαρµογής του ΣΔΕΠ, όπως εκάστοτε βρίσκονται σε ισχύ και η τήρησή τους ελέγχεται από τις αρµόδιες εντεταλµένες για το σκοπό αυτό αρχές και υπηρεσίες τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008 και των λοιπών τυποποιητικών εγγράφων και κατευθυντήριων οδηγιών, όπως εκάστοτε βρίσκονται σε ισχύ και η τήρησή τους ελέγχεται από το Φορέα Πιστοποίησης τις απαιτήσεις των θεσπισµένων κριτηρίων διαχειριστικής επάρκειας, όπως αυτά διαµορφώνονται και τίθενται σε ισχύ τις απαιτήσεις µε βάση την κατά περίπτωση αποδοχή ένταξης πράξης σε επιχειρησιακό πρόγραµµα ή κοινοτική πρωτοβουλία, όπως η τήρησή τους ελέγχεται από την αντίστοιχη Διαχειριστική Αρχή τις απαιτήσεις των πολιτών/κατοίκων µε γνώµονα τη βελτίωση της ποιότητας ζωής και την ανάπτυξη της τοπικής κοινωνίας τους αντικειµενικούς στόχους που έχουν τεθεί την Πολιτική για την Ποιότητα της επιχείρησης 3
2 Πεδίο Εφαρµογής της Διαδικασίας Η παρούσα διαδικασία αφορά το σύνολο των εµπλεκοµένων µε το Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας 4
3 Σχετικές Αναφορές 3.1 Σχετική παράγραφος προτύπου 1429:2008 5.4.1 Ανασκόπηση συστήµατος 3.2 Διαδικασίες Συστήµατος Δ5 Διαδικασία Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναµικού Δ12 Διαδικασία Εσωτερικών Επιθεωρήσεων Δ14 Διαδικασία Ικανοποίησης Επωφελούµενων-Εµπλεκοµένων Μερών Δ15 Διαδικασία Αξιολόγησης και Απολογισµού 3.3 Βασικό Θεσµικό Πλαίσιο ΕΛΟΤ 1429:2008 ΕΛΟΤ 1431-2:2008 ΕΛΟΤ 1431-3:2008 Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Απαιτήσεις Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης δηµοσίων συµβάσεων προµηθειών και υπηρεσιών Διαχειριστική επάρκεια οργανισµών για την υλοποίηση έργων δηµοσίου χαρακτήρα Οδηγός εφαρµογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισµούς υλοποίησης συγκεκριµένων δράσεων µε ίδια µέσα 5
4 Αρµοδιότητες Γενικά, υπεύθυνος για την εφαρµογή της Διαδικασίας είναι ο Εκπρόσωπος Διοίκησης σε συνεργασία µε τον Πρόεδρο, ενώ εµπλεκόµενα πρόσωπα αποτελούν τα στελέχη της επιχείρησης, που συµµετέχουν στην τακτική ανασκόπηση του εφαρµοζόµενου ΣΔΕΠ Πιο συγκεκριµένα, αρµόδια όργανα (υπηρεσίες, όργανα ή στελέχη) για τη διενέργεια της διαδικασίας είναι τα ακόλουθα: 1. Ο Πρόεδρος 2. Ο Εκπρόσωπος Διοίκησης 3. Ο Διευθυντής 4. Οι Προϊστάµενοι των τµηµάτων της επιχείρησης 5. Το Νοµικό Τµήµα Επιπλέον, δύνανται να συµµετάσχουν ως έκτακτα µέλη και άλλοι υπάλληλοι ή εξωτερικοί συνεργάτες κατόπιν σχετικής προφορικής ή γραπτής πρόσκλησης του Προέδρου 6
5 Διαδικασία 5.1 Συχνότητα Διεξαγωγής Ανασκόπησης Τακτικά, η ανασκόπηση του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας λαµβάνει χώρα ετησίως και εντός του µήνα Απριλίου κάθε έτους, µε διατήρηση του δικαιώµατος εκ µέρους του Προέδρου ή του Εκπροσώπου Διοίκησης να συγκαλεί έκτακτη ανασκόπηση, λόγω σηµαντικών αλλαγών που έχουν περιέλθει στο Σύστηµα για την Ποιότητα και στην λειτουργία της ΚΕΚΠΑ-ΔΙΕΚ που σχετίζεται µε το πεδίο εφαρµογής του ΣΔΕΠ. 5.2 Εισερχόµενα της Ανασκόπησης Κατά την διάρκεια της εφαρµογής του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας και της τήρησης των απαιτούµενων διαδικασιών ο Εκπρόσωπος Διοίκησης έχει την ευθύνη να παρακολουθεί και να συγκεντρώνει από τις υπηρεσίες και τους υπεύθυνους το σύνολο των στοιχείων που θα αποτελέσουν τα εισερχόµενα κατά τη διεξαγωγή της ανασκόπησης της Διοίκησης. Αναλυτικότερα, η Διοίκηση και συγκεκριµένα ο Εκπρόσωπος Διοίκησης και θα πρέπει να ανασκοπεί / επανεξετάζει: Τα στοιχεία σχετικά µε την υλοποίηση αποφάσεων ή µε εκκρεµότητες προηγούµενων ανασκοπήσεων του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας Τα αποτελέσµατα των Εσωτερικών / Εξωτερικών Επιθεωρήσεων αλλά και εξωτερικών ελέγχων αρµόδιων φορέων Τις πληροφορίες και γνώµες προερχόµενες από τους πολίτες/κατοίκους και τα συναλλασσόµενα µε τις Υπηρεσίες της επιχείρησης φυσικά ή/και νοµικά πρόσωπα (παράπονα, βαθµός ικανοποίησης, ερωτηµατολόγια διερεύνησης ικανοποίησης επωφελούµενων/ εµπλεκοµένων µερών, κ.ά.) Τα έργα που υλοποιήθηκαν ή βρίσκονται σε στάδιο υλοποίησης (µε τη χρήση των αποτελεσµάτων των δεικτών παρακολούθησης, των ελέγχων των έργων κατά ΣΔΕΠ και των απολογιστικών εκθέσεων των έργων ) Τα στοιχεία σχετικά µε την πορεία υλοποίησης ανολοκλήρωτων έργων 7
Την κατάσταση των Διορθωτικών/Προληπτικών Ενεργειών και στοιχεία για την αποτελεσµατικότητα των διορθωτικών και προληπτικών ενεργειών που έχουν ληφθεί για την αντιµετώπιση µη συµµορφώσεων Τις µη-συµµορφώσεις αναφορικά µε την εκτέλεση των έργων καθώς επίσης και αναφορικά µε την εφαρµογή του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας Τα στοιχεία σχετικά µε την αποτελεσµατικότητα της τυχόν παρεχόµενης επιµόρφωσης στο προσωπικό και την κάλυψη επιπρόσθετων ή νέων αναγκών εκπαίδευσης και επιµόρφωσης Τις αλλαγές του εξωτερικού ή του εσωτερικού περιβάλλοντος που δύναται να επηρεάσουν το Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας (π.χ. στοιχεία που σχετίζονται µε µεταβολές στο θεσµικό και τυποποιητικό πλαίσιο λειτουργίας της επιχείρησης και διαχείρισης συγχρηµατοδοτούµενων έργων, που ενδεχοµένως δύνανται να σηµατοδοτούν και επακόλουθες αναγκαίες αλλαγές στο εφαρµοζόµενο Σύστηµα Διαχειριστικής Επάρκειας) Κάθε οργανωτικό σχήµα που επιλέχθηκε για την υλοποίηση του έργου Τις ανάγκες σε πόρους Τα δεδοµένα ανάπτυξης και σχεδιασµού εργασιών, παροχής νέων υπηρεσιών και σχεδιασµού νέων έργων, βελτίωσης και εκσυγχρονισµού υποδοµών και εξοπλισµού, πρόσληψης νέου προσωπικού και τήρησης επαφής µε τις τεχνολογικές και επιστηµονικές εξελίξεις των τοµέων ενδιαφέροντος Τις προτάσεις βελτίωσης του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας Τα αποτελέσµατα αναφορικά µε τις επιδόσεις της επιχείρησης σε σχέση µε τους στόχους που έχουν τεθεί από τη Διοίκηση Άλλα στοιχεία που κρίνονται απαραίτητα 5.3 Διεξαγωγή Ανασκόπησης Για τους σκοπούς της ανασκόπησης οι συµµετέχοντες θα πρέπει να καταθέτουν προφορικά ή/και εγγράφως τις παρατηρήσεις και τις απόψεις τους για την πορεία εφαρµογής του Συστήµατος Διαχειριστικής Επάρκειας σε ό,τι αφορά τον τοµέα ευθύνης τους, καθώς και κάθε άλλο πρόβληµα, το οποίο κατά την κρίση τους χρήζει αντιµετώπισης. Επιπλέον, ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης συλλέγει και παρουσιάζει τα δεδοµένα και τα λοιπά στοιχεία που τεκµηριώνουν την παρακολούθηση της πορείας 8
επίτευξης των αντικειµενικών στόχων που έχει θέσει η επιχείρηση και αντανακλώνται στους σχετικούς µετρήσιµους δείκτες που έχουν καθιερωθεί. Στα πλαίσια της ανασκόπησης αναλύονται τα εισερχόµενα της ανασκόπησης, καθώς επίσης και τα συµπεράσµατα / προτάσεις του Εκπρόσωπου Διοίκησης. Η σύσκεψη της ετήσιας ανασκόπησης πραγµατοποιείται µε συµµετοχή του Προέδρου, του Αντιπροέδρου, του Εκπρόσωπου Διοίκησης, των Προϊσταµένων των τµηµάτων της επιχείρησης, κ.ά. 5.4 Πρακτικά και συµπεράσµατα της Ανασκόπησης Ο Εκπρόσωπος Διοίκησης καταγράφει τα θέµατα που συζητήθηκαν και τις αποφάσεις στα Πρακτικά Ανασκόπησης ΣΔΕΠ, τα οποία εγκρίνονται και υπογράφονται από τον Πρόεδρο και τους λοιπούς παριστάµενους. Ο Εκπρόσωπος Διοίκησης φέρει την ευθύνη της ενηµέρωσης των προσώπων που εµπλέκονται και σχετίζονται µε την υλοποίηση και την επιβεβαίωση υλοποίησης των αποφάσεων που ελήφθησαν. Η ολοκλήρωση της ανασκόπησης δύναται να οδηγήσει σε συγκεκριµένα συµπεράσµατα και εφόσον κριθεί απαραίτητο και σε συγκεκριµένες Διορθωτικές / Προληπτικές Ενέργειες. Οι όποιες Διορθωτικές / Προληπτικές Ενέργειες αποφασισθούν καταγράφονται στον Κατάλογο Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών και παρακολουθούνται σύµφωνα µε τη Διαδικασία Δ13: Διαδικασία Εντοπισµού Μη Συµµορφώσεων & Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών, µε ευθύνη του Εκπρόσωπου Διοίκησης. Επισηµαίνεται ότι εφόσον κριθεί αναγκαίο και σκόπιµο ο Εκπρόσωπος Διοίκησης συντάσσει συνοπτική Έκθεση Συµπερασµάτων και Απολογισµού Εφαρµογής του ΣΔΕΠ για λόγους ενηµέρωσης του Διοικητικού Συµβουλίου κατά το επόµενο της Ανασκόπησης τακτικό συµβούλιο, όπου και παρουσιάζει το περιεχόµενο της Έκθεσης και ο ετήσιος απολογισµός της εφαρµογής του ΣΔΕΠ. Τα Πρακτικά της Ανασκόπησης δύνανται επίσης να κατατίθενται στο Διοικητικό Συµβούλιο επισυναπτόµενα της Έκθεσης Συµπερασµάτων και Απολογισµού Εφαρµογής του ΣΔΕΠ. Αρµόδιος για την εισήγηση του θέµατος στο Δηµοτικό Συµβούλιο είναι ο Πρόεδρος. Ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης τηρεί Αρχείο Πρακτικών Ανασκόπησης, όπου αρχειοθετούνται τα Πρακτικά Ανασκόπησης ΣΔΕΠ καθώς και λοιπά τεκµήρια υλοποίησης των Ανασκοπήσεων από τη Διοίκηση (Διεύθυνση), όπως οι γραπτές εισηγήσεις αρµοδίων στελεχών της επιχείρησης, η Έκθεση Συµπερασµάτων και 9
Απολογισµού Εφαρµογής του ΣΔΕΠ και τα δεδοµένα στατιστικής επεξεργασίας του Εκπροσώπου της Διοίκησης, καθώς και τα όποια αποδεικτικά στοιχεία επίτευξης στόχων κρίνει αναγκαία ο Εκπρόσωπος της Διοίκησης. 5.5 Εξερχόµενα της Ανασκόπησης Αναλυτικότερα τα εξερχόµενα της ετήσιας ανασκόπησης δύναται να είναι: Αποφάσεις σχετικά µε τη βελτίωση της αποτελεσµατικότητας του Συστήµατος Διαχείρισης Ποιότητας Αποφάσεις σχετικά µε τη βελτίωση της ποιότητας προγραµµατισµού, υλοποίησης και παρακολούθησης µελετών και έργων Αποφάσεις σχετικά µε τη βελτίωση των παρεχοµένων δραστηριοτήτων σε σχέση µε τις απαιτήσεις των συναλλασσόµενων/ επωφελούµενων/ εµπλεκοµένων µερών Αποφάσεις σχετικά µε την παροχή εκπαίδευσης/ επιµόρφωσης επιλεγµένου προσωπικού των Τµηµάτων της επιχείρησης Αποφάσεις σχετικά την αντιµετώπιση των προβληµάτων που εντοπίστηκαν Αποφάσεις περί διάθεσης των αναγκαίων πόρων Διορθωτικές / Προληπτικές Ενέργειες. 10
6 Έντυπα και Τηρούµενα Αρχεία Κωδικός Περιγραφή Έντυπα Δ3_ΕΝ01 Δ3_ΕΝ02 Δ13_ΕΝ01 Πρακτικά Ανασκόπησης ΣΔΕΠ Έκθεση Συµπερασµάτων και Απολογισµού Εφαρµογής του ΣΔΕΠ Κατάλογος Διορθωτικών και Προληπτικών Ενεργειών Αρχεία Αρχείο Πρακτικών Ανασκόπησης 11
7 Ιστορικό Τροποποιήσεων Έκδοση Περιγραφή Τροποποίησης Συντάχθηκε Εγκρίθηκε Ισχύει από 1 Αρχική Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Βασίλειος Κοντορίζος 22/06/2012 2 2 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Αναστασία Μορφογιάννη 11/06/2015 3 3 η Έκδοση Οµάδα εργασίας Πρόεδρος: Δέσποινα Κότογλου 03/06/2016 12