Μάθηµα 6 ο Η Λειτουργία της Στελέχωσης Στελέχωση Αντικείµενο της στελέχωσης είναι όλες εκείνες οι διαδικασίες που λαµβάνουν χώρα πριν την πρόσληψη του προσωπικού και είναι: i. Ο προγραµµατισµός του ανθρώπινου δυναµικού Είναι η διαδικασία µε την οποία η διοίκηση εξασφαλίζει την παρουσία αρκετού και κατάλληλου δυναµικού Ο προγραµµατισµός συνοψίζεται σε 2 στάδια: a. στην αξιολόγηση του υπάρχοντος δυναµικού b. στον προγραµµατισµό του ανθρώπινου δυναµικού που θα απαιτηθεί στο µέλλον. ii. Η προσέλκυση και εξεύρεση του κατάλληλου προσωπικού iii. Η επιλογή προσωπικού 2 1
α. Αξιολόγηση του υπάρχοντος προσωπικού Η διοίκηση αρχίζει πάντα µε την εξέταση της υπάρχουσας κατάστασης όσον αφορά το ανθρώπινο δυναµικό της. Αυτό το επιτυγχάνει µε την δηµιουργία ενός πίνακα απογραφής. Ο πίνακας απογραφής ή ανανέωσης του εργατικού δυναµικού παρέχει στην διοίκηση µια άµεση και συνοπτική εικόνα σχετικά µε την υπάρχουσα κατάσταση. 3 α. Αξιολόγηση του υπάρχοντος προσωπικού Πλεονεκτήµατα: Παρέχει µια συνολική εικόνα της υπάρχουσας κατάστασης Δείχνει την µελλοντική διαθεσιµότητα Μειονεκτήµατα: Δεν παρέχει αρκετά στοιχεία για την αξιολόγηση του προσωπικού Απαιτεί χρόνο και προσπάθεια για τη συνεχή ενηµέρωση του 4 2
β. Προγραµµατισµός του προσωπικού που θα χρειαστεί στο µέλλον Ø Οι µελλοντικές ανάγκες σε ανθρώπινο δυναµικό θα εξαρτηθούν από τη ζήτηση που έχουν τα προϊόντα ή οι υπηρεσίες µιας επιχείρησης και κατ' επέκταση από τους στόχους που έχει θέσει. Ø Μόλις η διοίκηση ενηµερωθεί σχετικά µε την υπάρχουσα κατάσταση και τις µελλοντικές ανάγκες σε προσωπικό θα ενεργήσει προκειµένου να εξασφαλίσει επάρκεια. Ø Οι µεταβολές που θα κάνει η διοίκηση µπορεί να είναι: Ø Μηδενικές, να µην γίνει δηλαδή καµία αλλαγή Ø Αφαιρετικές, να προσπαθήσει να απαλλαγεί από το πλεονάζον προσωπικό Ø Προσθετικές να ξεκινήσει δηλαδή µια διαδικασία πρόσληψης νέου προσωπικού. 5 β. Προγραµµατισµός του προσωπικού που θα χρειαστεί στο µέλλον Ø Εάν το στάδιο του προγραµµατισµού σε ανθρώπινο δυναµικό δείξει πως υπάρχουν µελλοντικές ανάγκες σε προσωπικό που πρέπει να καλυφθούν, τότε θα πρέπει να ξεκινήσει η διαδικασία της προσέλκυσης προσώπων για εξεύρεση του κατάλληλου προσωπικού. Ø Η διοίκηση έχει τρεις εναλλακτικούς τρόπους: Προαγωγές και µεταθέσεις Προσλήψεις νέων ατόµων Προαγωγές και ταυτόχρονα πρόσληψη προσωπικού για θέσεις εκκίνησης µε παράλληλη πρόσληψη εξειδικευµένων στελεχών µε γνώσεις και ικανότητες για την εφαρµογή νέων ιδεών και τεχνικών 6 3
β. Προγραµµατισµός του προσωπικού που θα χρειαστεί στο µέλλον Αναφορικά µε την προσέλευση νέου προσωπικού από την αγορά εργασίας, η επιχείρηση µπορεί να χρησιµοποιήσει τις ακόλουθες πηγές: Το προσωπικό της επιχείρησης Καταχώρηση αγγελιών σε περιοδικά και εφηµερίδες, online sites Ο.Α.Ε.Δ. και ιδιωτικά γραφεία ευρέσεως εργασίας Πανεπιστήµια, Τ.Ε.Ι. και οι διάφοροι εκπαιδευτικοί οργανισµοί 7 ΙΙ. Επιλογή Προσωπικού Η διαδικασία κατά την οποία η διοίκηση µιας επιχείρησης ή ενός οργανισµού αποφασίζει, από ένα σύνολο υποψηφίων, ποιος είναι ο καλύτερος για την κάλυψη µιας συγκεκριµένης θέσης εργασίας. Η διαδικασία της επιλογής έχει διάφορα στάδια, µέσα από τα οποία περνά κάθε υποψήφιος: ² Συµπλήρωση Πληροφοριακού Εντυπου ή Αποστολή Βιογραφικού Σηµειώµατος ² Τεστ Επιλογής ² Συνέντευξη ή Συνεντεύξεις επιλογής 8 4
α. Πληροφοριακό Έντυπο 9 Οργάνωση & Διοίκηση Επιχειρήσεων Ι β. Η συνέντευξη για τον ενδιαφερόµενο Η συνέντευξη είναι ένας εύκολος και δηµοφιλής τρόπος επιλογής προσωπικού. Όταν σας καλέσουν σε µια συνέντευξη, θυµηθείτε ότι ο άνθρωπος που σας παίρνει συνέντευξη έχει ανάγκη να προσλάβει άτοµα που να είναι κατάλληλα για µια συγκεκριµένη θέση. Έτσι, ο στόχος και ο δικός σας και του συνεντευκτή είναι κοινός: να υπάρξει ο κατάλληλος άνθρωπος για την κατάλληλη θέση. Πριν από µια συνέντευξη, λοιπόν, προετοιµαστείτε ώστε να µπορείτε ανά πάσα στιγµή να συσχετίζετε και να προβάλλετε τα προσόντα και τις δεξιότητές σας που σχετίζονται µε τη θέση για την οποία ενδιαφέρεστε. Σκεφτείτε επίσης ότι µε τη συνέντευξη σάς δίνεται η ευκαιρία να µάθετε περισσότερα για την εργασία για την οποία ενδιαφέρεστε, καθώς και να κρίνετε από τη µεριά σας την επιχείρηση / τον οργανισµό ως προς το περιβάλλον, το προσωπικό, τον τρόπο δουλειάς κλπ. 5
Η συνέντευξη µε χιούµορ 11 Οργάνωση & Διοίκηση Επιχειρήσεων Ι γ. Τεστ επιλογής Τεστ νοηµοσύνης από: http://paroutsas.jmc.gr/iqtest/classic.htm 12 Ορ γά νω ση & Διο ίκη ση Επι χει ρή σε ων Ι 6
ΙΙΙ. Διαδικασίες µετά την πρόσληψη Για να πετύχει την πλήρη απόδοση του προσωπικού η διοίκηση θα πρέπει να προχωρήσει σε εκείνες τις διαδικασίες της στελέχωσης που θα ενεργοποιήσουν και θα διατηρήσουν το προσωπικό που προσέλαβε. Οι διαδικασίες µετά την πρόσληψη είναι 1. Η ένταξη του προσωπικού 2. Η εκπαίδευση του προσωπικού 3. Η αξιολόγηση του προσωπικού 4. Η αµοιβή του προσωπικού 5. Η εξασφάλιση καλών συνθηκών εργασίας 13 V. Εκπαίδευση του προσωπικού Με την εκπαίδευση επιτυγχάνεται αύξηση της παραγωγικότητας. Τα προγράµµατα εκπαίδευσης µπορεί να είναι: Για το νέο προσωπικό χωρίς πείρα Για το νέο προσωπικό µε πείρα Για το κανονικό προσωπικό Σύγχρονοι όροι: v Δια βίου εκπαίδευση: Κάθε µαθησιακή δραστηριότητα, καθ όλη τη διάρκεια της ζωής, µε σκοπό τη βελτίωση των γνώσεων, των δεξιοτήτων και των ικανοτήτων, στα πλαίσια µιας προσωπικής κοινωνικής οπτικής ή µιας οπτικής που σχετίζεται µε την απασχόληση. v Οn the job training: Η εκπαίδευση που πραγµατοποιείται µέσα στην επιχείρηση κατά τη διάρκεια της εργασίας. 7
IV. Ένταξη του προσωπικού Ένταξη του προσωπικού: η διαδικασία µε την οποία ο εργαζόµενος γνωρίζει/ µαθαίνει το αντικείµενο της εργασίας και το αντικείµενο ολόκληρης της επιχείρησης. Στόχοι: ü Εξοικείωση ü Εξάλειψη φόβων ü Γρήγορη προσαρµογή ü Γρήγορη αποδοτικότητα VI. Αξιολόγηση του προσωπικού Αξιολόγηση προσωπικού = µέτρηση απόδοσης προσωπικού Σκοπός: Αναγνώριση δυνατών/ αδύναµων σηµείων εργαζοµένων Βοηθάει στον προσδιορισµό των αµοιβών Ενθαρρύνει τους εργαζοµένους για καλύτερες αποδόσεις Βοηθά στον εντοπισµό προβληµάτων στη διαχείριση προσωπικού Μέθοδοι αξιολόγησης: Ετήσιες Εκθέσεις: Συνήθως αδόµητες αναφορές. Κλίµακες αξιολόγησης: Συνήθως δοµηµένες αναφορές. 8
VII. Αµοιβή του προσωπικού Τα σωστά προγράµµατα αµοιβής στοχεύουν: Στον έλεγχο του κόστους µισθών και ηµεροµισθίων Στην µείωση της δυσαρέσκειας των εργαζοµένων Στην απόδοση κινήτρων για αποτελεσµατικότερη εργασία και στην «τιµωρία» της αναποτελεσµατικότητας Κατηγορίες αµοιβών: Αµοιβές σε µετρητά: Μισθός, ηµεροµίσθια, αµοιβές κατ αποκοπή, bonus για συγκεκριµένες εργασίες, κ.λπ. Αµοιβές µε συµµετοχή στα κέρδη: Επιπλέον από το µισθό του ο εργαζόµενος λαµβάνει κάποιο καθορισµένο ποσοστό των κερδών (π.χ. bonus αποδοτικότητας, µετοχές της εταιρίας). Αµοιβές µε τη µορφή κοινωνικών παροχών: Μη χρηµατικές αµοιβές (π.χ. ασφάλειες ζωής, φύλαξη των παιδιών, βραβεία, πακέτα διακοπών) VIII. Συνθήκες Εργασίας 9