Διατήρηση του Ε.Γ.Λ.Σ. Εάν αποφασιστεί η συνέχιση λειτουργίας με το υπάρχον λογιστικό σχέδιο θα πρέπει να γίνουν οι εξής ενέργειες: Βήμα 1 ο - Άνοιγμα νέας χρήσης Το άνοιγμα της νέας χρήσης 2016 γίνεται από την επιλογή [Οργάνωση-Γενικές Εργασίες-Κλείσιμο Χρήσης-Άνοιγμα νέας χρήσης] και είναι η πρώτη εργασία που πρέπει να γίνει ώστε να μεταφερθεί το λογιστικό σχέδιο. Βήμα 2 ο Τροποποίηση λογιστικού σχεδίου Στο λογιστικό σχέδιο της νέας χρήσης πρέπει γίνουν οι απαραίτητες τροποποιήσεις & προσθήκες ώστε να είναι συμβατό με τις νέες διατάξεις. Ειδικά για την δυνατότητα αυτόματης παραγωγής και εκτύπωσης των νέων λογιστικών καταστάσεων, εκτός των άλλων τροποποιήσεων στο λογιστικό σχέδιο πρέπει: Να ανοιχθούν ξεχωριστοί λογαριασμοί αποθεμάτων έναρξης & λήξης σε κάθε κατηγορία λογαριασμών της ομάδας 2-Αποθέματα Να ανοιχθούν οι λογαριασμοί συγκέντρωσης αποτελεσμάτων στις ομάδες λογαριασμών 60, 64 & 66, όπως αυτοί αναλυτικά περιγράφονται στην ενότητα Λειτουργία ομάδας 6 του εντύπου «Λειτουργία αποτελεσματικών λογαριασμών». Βήμα 3 ο Σχεδιασμός λογιστικών καταστάσεων Για να μπορούν να παραχθούν οι νέες λογιστικές καταστάσεις θα πρέπει στους λογαριασμούς λογιστικής να συμπληρωθούν τα σχετικά κονδύλια κάθε κατάστασης. Αυτό επιτυγχάνεται με 2 τρόπους: Λογαριασμοί: Σε κάθε λογαριασμό που μετέχει στις νέες λογιστικές καταστάσεις, πρέπει να συμπληρωθούν από το χρήστη τα κονδύλια εντύπων, για κάθε έντυπο και ο τρόπος ενημέρωσης (1).
Εργασίες - Λογαριασμοί εντύπων: Εναλλακτικά της καταχώρησης των κονδυλίων εντύπων σε κάθε λογαριασμό της λογιστικής, με τη χρήση της συγκεκριμένης εργασίας, καταχωρούμε μαζικά για κάθε έντυπο τους λογαριασμούς κάθε κονδυλίου και τον τρόπο ενημέρωσης (1). (1) Οι λογαριασμοί μετέχουν με το υπόλοιπό τους (χρέωση πίστωση) με αποτέλεσμα, ένας λογαριασμός εξόδου (ομάδα 6) να έχει υπόλοιπο θετικό ενώ ένας λογαριασμός εσόδου (ομάδα 7) αρνητικό. Ο τρόπος ενημέρωσης [1-Χρέωστικά] μεταφέρει το υπόλοιπο όπως είναι υπολογισμένο ενώ ο τρόπος ενημέρωσης [1- Πιστωτικά] το μεταφέρει με αντιστροφή προσήμου. Βήμα 4 ο - Έλεγχος λογιστικών καταστάσεων Για το έλεγχο της ορθής συμπλήρωσης των λογαριασμών που μετέχουν στις λογιστικές καταστάσεις έχει σχεδιαστεί η εκτύπωση Εκτυπώσεις-Στατιστικές - Λογαριασμοί εντύπων
Βήμα 5 ο - Σχεδιασμός μεταφοράς υπολοίπων Στους λογαριασμούς «Αποθέματα Λήξης» της ομάδας 2 που το υπόλοιπό τους πρέπει να μεταφέρεται στη νέα χρήση σε αντίστοιχους λογαριασμούς «Αποθέματα Έναρξης», πρέπει να συμπληρωθούν από το χρήστη οι αντίστοιχοι λογαριασμοί ανοίγματος. Αυτό επιτυγχάνεται Λογαριασμοί: Σε κάθε λογαριασμό της ομάδας 2 που το υπόλοιπό του μεταφέρεται στη νέα χρήση σε διαφορετικό λογαριασμό, πρέπει να συμπληρωθεί από το χρήστη ο αντίστοιχος λογαριασμός ανοίγματος. Βήμα 6 ο - Σχεδιασμός κίνησης Ισολογισμού Καθώς οι αποτελεσματικοί λογαριασμοί με τις εργασίες κλεισίματος θα μηδενιστούν, για την ορθή παραγωγή των λογιστικών καταστάσεων πρέπει να σχεδιαστεί μια νέα κίνηση κλεισίματος ισολογισμού (ή να τροποποιηθεί η υπάρχουσα) η οποία θα έχει συμπληρωμένο το Flag 36 Κλεισίματος (εξαίρεση από έντυπα) ώστε η παραγωγή των λογιστικών καταστάσεων να τις αγνοεί. Αυτό επιτυγχάνεται από Σχεδιασμός κινήσεων λογιστικής: Νέα κίνηση με ενεργοποιημένο το Flag 36
Βήμα 7 ο - Παραμετροποίηση για την παρακολούθηση της Φορολογικής Βάσης λογαριασμών Η ALTEC SOFTWARE προτείνει την πρωτογενή καταχώρηση και τήρηση των αρχείων με τις λογιστικές τους αξίες (Λογιστική Βάση) ώστε να είναι δυνατή η αυτόματη παραγωγή των λογιστικών καταστάσεων. Καταχωρούνται δηλαδή αρχικά τα ποσά στη λογιστική βάση των συναλλαγών και στη συνέχεια, όπου οι δύο βάσεις διαφοροποιούνται, παρακολουθείται η διαφορά των δύο βάσεων σε λογαριασμούς της ομάδας 10 - Τάξεως. Αναλυτικές οδηγίες για την παραμετροποίηση της παρακολούθησης της φορολογικής βάσης των λογαριασμών λογιστικής θα βρείτε στο έντυπο «Φορολογική Βάση λογαριασμών». Βήμα 8 ο - Παραμετροποίηση για Λογιστικά Γραφεία Ειδικά για τα λογιστικά γραφεία (που παρακολουθούν πολλές εταιρίες στην ίδια εγκατάσταση), δίνεται η δυνατότητα να προσαρμόσουν σε μία μόνο εταιρία τους λογαριασμούς με τα κονδύλια τους για την παραγωγή των νέων λογιστικών καταστάσεων και στη συνέχεια να τα μεταφέρουν και σε όσες άλλες εταιρίες επιθυμούν. Αυτό επιτυγχάνεται Εργασίες: Έντυπα σε άλλες εταιρίες όπου μεταφέρει τα κονδύλια της συγκεκριμένης εταιρίας σε ίδιους λογαριασμούς των εταιριών που θα επιλέξω
Εκτύπωση λογιστικών καταστάσεων Όλες οι απαιτούμενες λογιστικές καταστάσεις (Ισολογισμοί & αποτελέσματα χρήσης σε 1 η φάση) μπορούν να παραχθούν και να εκτυπωθούν από την επιλογή Εκτυπώσεις-Λογιστικές-Έντυπα Λογιστικής (new). Επιλέγετε αρχικά την κατάσταση που θέλετε να εκτυπώσετε και στη συνέχεια καταχωρείτε τυχόν σημειώσεις επί των κονδυλίων της οι οποίες θα εμφανιστούν κατά την εκτύπωση και πιέζετε το πλήκτρο επόμενο
ώστε να εμφανιστούν αναλυτικά τα στοιχεία που θα εκτυπωθούν και να κάνετε τυχόν μεταβολές που επιθυμείτε. Τέλος, πιέζετε το πλήκτρο αποθήκευση ώστε να αποθηκευτούν οι επιλογές σας και το πλήκτρο οθόνη ή εκτυπωτής ώστε να το προβάλετε ή να το εκτυπώσετε αντίστοιχα
Εκτύπωση προσαρτήματος Τα προσαρτήματα των χρηματοοικονομικών καταστάσεων (πολύ μικρών και μικρών οντοτήτων) μπορούν να παραχθούν και να εκτυπωθούν από την επιλογή Εκτυπώσεις-Λογιστικές-Έντυπα Λογιστικής (new). Επιλέγετε αρχικά το προσάρτημα που αφορά στην εταιρία σας και τις καταστάσεις που έχετε συντάξει γι αυτή. Στη συνέχεια καταχωρείτε τα τυχόν επιπλέον στοιχεία που απαιτούνται ανάλογα με τον τύπο του προσαρτήματος και πιέζετε το πλήκτρο επόμενο
ώστε να εμφανιστούν αναλυτικά τα στοιχεία που θα εκτυπωθούν και να κάνετε τυχόν μεταβολές που επιθυμείτε. Τέλος, πιέζετε το πλήκτρο αποθήκευση ώστε να αποθηκευτούν οι επιλογές σας και το πλήκτρο οθόνη ή εκτυπωτής ώστε να το προβάλετε ή να το εκτυπώσετε αντίστοιχα.