ΤΕΙ ΔΥΤΙΚΗΣ ΕΛΛΑΔΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ (ΜΕΣΟΛΟΓΓΙ) ΑΝΑΛΥΣΗ ΚΑΙ ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ ΘΕΜΑΤΑ ΣΧΕΔΙΑΣΗΣ, ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ ΚΑΙ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗΣ (11) ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΛΛΑΓΗΣ (12) ΓΙΩΡΓΟΣ ΜΟΥΡΚΟΥΣΗΣ Μηχανικός Η/Υ & Πληροφορικής Διδάκτορας Μηχανικός ΕΜΠ gmourkousis@teimes.gr Υλικό: ΘΕΩΡΙΑ
2 ΣΧΕΔΙΑΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ
Σχεδίαση 3 Αφού καθοριστούν επακριβώς οι λειτουργίες τις οποίες θα διεξάγει το πληροφοριακό σύστημα (το τι θα κάνει) και εφόσον έχουν επιλυθεί προβλήματα στο έγγραφο προδιαγραφών όπως ασάφειες και παραλείψεις, μπορούμε να προχωρήσουμε στον καθορισμό του πώς θα το κάνει. Αυτός είναι ο στόχος της φάσης σχεδίασης.
Σχεδίαση 4 Κατά τη φάση αυτή προσδιορίζονται τα μέρη από τα οποία θα αποτελείται το σύστημα, ο τρόπος λειτουργίας τους και ο τρόπος σύνδεσης μεταξύ τους. Επίσης, προσδιορίζεται η μορφή των απαιτούμενων βάσεων δεδομένων και των οθονών εισαγωγής και εξαγωγής δεδομένων (φόρμες και αναφορές).
Καθορίζοντας το Πώς 5 Η φάση αυτή είναι εξαιρετικής σημασίας επειδή μια καλή (ή κακή σχεδίαση) επηρεάζει σημαντικά τη συντηρησιμότητα και την επεκτασιμότητα ενός συστήματος. Τα βασικά μέρη στα οποία χωρίζεται η σχεδίαση είναι τα εξής: Αρχιτεκτονική Σχεδίαση Λεπτομερής Σχεδίαση Σχεδίαση Φορμών και Αναφορών Σχεδίαση Βάσεων Δεδομένων
Αρχιτεκτονική Σχεδίαση 6 Κατά την αρχιτεκτονική σχεδίαση καθορίζονται τα τμήματα από τα οποία απαρτίζεται το προϊόν και ο τρόπος σύνδεσής τους. Βασικό χαρακτηριστικό της φάσης αυτής είναι ότι γίνεται η υπόθεση ότι τα τμήματα αυτά υπάρχουν. Κατά την αρχιτεκτονική σχεδίαση δεν καθορίζουμε λεπτομέρειες για την εσωτερική δομή του κάθε τμήματος. Αυτό θα γίνει στο επόμενο βήμα, τη λεπτομερή σχεδίαση.
Αρχιτεκτονική Σχεδίαση Παράδειγμα 7 Για παράδειγμα, ένα πρόγραμμα το οποίο μετράει τις λέξεις σε ένα αρχείο μπορεί να διασπαστεί ως ακολούθως σε τμήματα:
Λεπτομερής Σχεδίαση 8 Κατά τη λεπτομερή σχεδίαση κάθε τμήμα σχεδιάζεται με λεπτομέρεια. Στο σημείο αυτό επιλέγονται οι συγκεκριμένοι αλγόριθμοι και οι δομές δεδομένων, οι οποίες θα χρησιμοποιηθούν. Η σύνδεση μεταξύ των τμημάτων εδώ θεωρείται δεδομένη.
9 Λεπτομερής Σχεδίαση (παράδειγμα)
10 Λεπτομερής Σχεδίαση (παράδειγμα)
Σχεδίαση Βάσεων Δεδομένων 11 Η σχεδίαση Βάσεων Δεδομένων περιλαμβάνει την δημιουργία των Διαγραμμάτων Σχέσεων Οντοτήτων Το τελικό προϊόν κατά τη σχεδίαση βάσεων είναι το σχεσιακό σχήμα.
Σχεδίαση Βάσεων Δεδομένων 12 Αυτό περιγράφει με λεπτομέρεια τη μορφή των πινάκων της Βάσης διευκρινίζοντας: Τα πεδία τα οποία πρέπει να έχει ο κάθε πίνακας. Τον τύπο δεδομένων και το μέγεθος του κάθε πεδίου. Περιορισμούς ή συνθήκες που πρέπει να ικανοποιούνται. Για παράδειγμα, ότι σε ένα πεδίο το οποίο αφορά μισθό υπαλλήλων δε μπορεί να δοθεί τιμή μεγαλύτερη από αυτή που έχει το πεδίο του διευθυντή. Τα κύρια, υποψήφια και ξένα κλειδιά. Αξίζει να σημειωθεί ότι τις περισσότερες φορές τα ΔΣΟ μπορούν να μετατραπούν αυτόματα από ειδικό λογισμικό σε σχεσιακό σχήμα.
13 Παράδειγμα
14 Παράδειγμα
Σχεδίαση Φορμών και Αναφορών 15 Αφού έχει σχεδιαστεί η απαραίτητη βάση δεδομένων, στη συνέχεια σχεδιάζονται οποιεσδήποτε φόρμες ή αναφορές χρειάζονται για τη λειτουργία του συστήματος. Οι φόρμες συνήθως έχουν τη μορφή οθονών εισόδου δεδομένων, ενώ οι αναφορές έχουν τη μορφή οθονών εξόδου δεδομένων, οι οποίες συχνά προορίζονται για εκτύπωση.
16 ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΚΑΙ ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ
Υλοποίηση & Συντήρηση 17 Κατά τη φάση Υλοποίησης το σύστημα το οποίο προδιαγράφηκε και σχεδιάστηκε αποκτά σάρκα και οστά. Χρησιμοποιώντας τις κατάλληλες γλώσσες προγραμματισμού και τα κατάλληλα εργαλεία, το σύστημα δημιουργείται, ελέγχεται και τέλος τίθεται σε λειτουργία.
Υλοποίηση & Συντήρηση (συν.) 18 Από τη στιγμή που το σύστημα τίθεται σε λειτουργία, οποιεσδήποτε τροποποιήσεις του αποτελούν μέρος της φάσης Συντήρησης. Η ευκολία (ή δυσκολία) της συντήρησης εξαρτάται κατά κύριο λόγο από τη σωστή διεξαγωγή των προηγουμένων φάσεων και την καλή τεκμηρίωσή τους. Δυστυχώς, συχνά δε δίνεται τόσο μεγάλη σημασία στην τεκμηρίωση. Ως αποτέλεσμα, τις πλείστες φορές η συντήρηση είναι ιδιαίτερα επίπονη. Άλλες φορές, αδύνατη. Για αυτό και η φάση Συντήρησης είναι η πιο δαπανηρή φάση του κύκλου ζωής.
Υλοποίηση: το Σύστημα Αποκτά Σάρκα και Οστά 19 Μετά την καταγραφή των αναγκών, τον καθορισμό των προδιαγραφών και τη σχεδίαση, ακολουθεί η φάση κατά την οποία τα διάφορα μέρη του συστήματος υλοποιούνται και συνδέονται μεταξύ τους. Κατά τη φάση Υλοποίησης λοιπόν η λεπτομερής σχεδίαση του προϊόντος υλοποιείται με κώδικα, χρησιμοποιώντας κάποια ή κάποιες γλώσσες προγραμματισμού.
Υλοποίηση: το Σύστημα Αποκτά Σάρκα και Οστά 20 Πολλές φορές, στο συμβόλαιο μεταξύ του πελάτη και της εταιρείας λογισμικού αναφέρεται ότι η υλοποίηση πρέπει να γίνει με την επιλογή της «καταλληλότερης» γλώσσας, χωρίς να διευκρινίζει ποια είναι αυτή. Η επιλογή της κατάλληλης γλώσσας προγραμματισμού είναι ένα ιδιαίτερα σημαντικό, αλλά συνάμα πολύπλευρο και πολυσύνθετο ζήτημα.
Επιλογή Γλώσσας Προγραμματισμού 21 Η επιλογή της καταλληλότερης γλώσσας είναι θέμα το οποίο εξαρτάται από σωρεία παραγόντων. Για την αξιολόγηση και επιλογή μεταξύ διαφόρων εναλλακτικών γλωσσών, μπορεί να χρησιμοποιηθεί ανάλυση σκοπιμότητας και κόστους ωφελιμότητας.
Επιλογή Γλώσσας Προγραμματισμού (συν.) 22 Ενδεικτικοί παράγοντες: Η υφιστάμενη εμπειρία της εταιρείας σε κάποια ή κάποιες γλώσσες. Το είδος της εφαρμογής ή των εφαρμογών οι οποίες αναπτύσσονται. Το κόστος για αγορά εξοπλισμού για μια συγκεκριμένη γλώσσα. Το κόστος για εκπαίδευση ή πρόσληψη καινούργιων προγραμματιστών. Τη στάση την οποία επιδεικνύουν οι υφιστάμενοι προγραμματιστές της εταιρείας έναντι της εισαγωγής μιας καινούργιας γλώσσας. Τις τάσεις στον τομέα της τεχνολογίας λογισμικού, σε συνάρτηση με τα είδη λογισμικού τα οποία παράγει η εταιρεία. Τους στόχους και το στρατηγικό σχέδιο της εταιρείας. Τη μελλοντική χρησιμότητα μιας καινούργιας γλώσσας.
23 Συντήρηση Διορθώνοντας, Προσαρμόζοντας, Τελειοποιώντας Η φάση της Συντήρησης επέρχεται όταν το προϊόν έχει περάσει τον έλεγχο αποδοχής και έχει παραδοθεί στο πελάτη. Οποιαδήποτε μετέπειτα αλλαγή του προϊόντος αποτελεί συντήρηση.
Συντήρηση Διορθώνοντας, Προσαρμόζοντας, Τελειοποιώντας 24 Τα προβλήματα σε ένα λογισμικό δημιουργούνται συνήθως από αυτούς που το ανέπτυξαν και όχι από αυτούς που το συντηρούν. Με άλλα λόγια, οι υπεύθυνοι συντήρησης αναλαμβάνουν τη δουλειά να επιδιορθώνουν λάθη τα οποία δε διέπραξαν. Για αυτό και η συντήρηση είναι συχνά μια άχαρη εργασία. Δυστυχώς, ο πελάτης συχνά δεν κατανοεί ότι η συντήρηση μπορεί να είναι ιδιαίτερα επίπονη ή πολλές φορές αδύνατη.
Τύποι Συντήρησης 25 Υπάρχουν τριών ειδών τύποι συντήρησης: Συντήρηση Διόρθωσης: Η συντήρηση διόρθωσης εφαρμόζεται για την αντιμετώπιση λαθών τα οποία έγιναν κατά τις προηγούμενες φάσεις του κύκλου ζωής και ανάπτυξης. Εκτιμάται ότι καταλαμβάνει το 17.5% του συνολικού χρόνου που αφιερώνεται στη συντήρηση. Συντήρηση Τελειοποίησης: Η συντήρηση τελειοποίησης εφαρμόζεται όταν ο πελάτης ζητά αλλαγές για αύξηση της αποδοτικότητας και λειτουργικότητας του προϊόντος του. Οι αλλαγές μπορεί να συμπεριλαμβάνουν την προσθήκη επιπλέον λειτουργιών, τη βελτίωση της ταχύτητας κλπ. Εκτιμάται ότι καταλαμβάνει το 60.5% του συνολικού χρόνου που αφιερώνεται στη συντήρηση.
Τύποι Συντήρησης 26 Συντήρηση Προσαρμογής: Η συντήρηση προσαρμογής εφαρμόζεται όταν υπάρχουν αλλαγές στο περιβάλλον μέσα στο οποίο λειτουργεί το προϊόν. Οι αλλαγές μπορεί να αφορούν κάποιες παραμέτρους του προγράμματος (καινούργιοι φορολογικοί συντελεστές) ή εξαιτίας νέων απαιτήσεων. Εκτιμάται ότι καταλαμβάνει το 18% του συνολικού χρόνου που αφιερώνεται στη συντήρηση.
Τι Απαιτείται από τους Προγραμματιστές Συντήρησης 27 Η συντήρηση είναι μια από τις δυσκολότερες εργασίες στην παραγωγή λογισμικού και η πιο πολυδάπανη. Ο υπεύθυνος της συντήρησης πρέπει να είναι ειδικός σε όλες τις φάσεις του κύκλου ανάπτυξης (απαιτήσεις, προδιαγραφές, σχεδίαση, υλοποίηση). Επίσης πρέπει να έχει πολύ καλές ικανότητες όσον αφορά την ανίχνευση και διόρθωση λαθών, καθώς επίσης και την τεκμηρίωση των διορθώσεων που πραγματοποιεί.
28 Τι Απαιτείται από τους Προγραμματιστές Συντήρησης (συν.) Η συντήρηση δεν πρέπει να εκτελείται από μη έμπειρους προγραμματιστές χωρίς την απαραίτητη επίβλεψη, αλλά ούτε και από μη ικανούς επαγγελματίες και πρέπει να πληρώνεται αδρά.
ΔΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΕΣ ΜΕΤΑ ΤΗΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ
Υποστήριξη συστήματος Η ομάδα λειτουργίας είναι αρμόδια για τη λειτουργία του συστήματος μετά την εγκατάσταση Τύποι υποστήριξης Εκπαίδευση κατόπιν αιτήσεως Ηλεκτρονική (online) υποστήριξη Υπηρεσία υποστήριξης Το προσωπικό υποστήριξης επιπέδου 1 πρέπει να λύνει το 80% των προβλημάτων Το προσωπικό υποστήριξης επιπέδου 2 αντιμετωπίζει τα υπόλοιπα προβλήματα αφού συμπληρωθεί αναφορά προβλήματος από το επίπεδο 1
Στοιχεία αναφοράς προβλήματος Ημερομηνία και ώρα αναφοράς Στοιχεία επικοινωνίας του υπαλλήλου της υπηρεσίας υποστήριξης που κατέγραψε την αναφορά Στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου που ανέφερε το πρόβλημα Λογισμικό ή/και υλικό που δημιουργεί το πρόβλημα Τοποθεσία Περιγραφή προβλήματος Ενέργειες που έγιναν Διευθέτηση (αποκατάσταση προβλήματος ή προώθηση στο τμήμα συντήρησης του συστήματος)
Συντήρηση συστήματος Η διαδικασία βελτίωσης του συστήματος, η οποία εξασφαλίζει ότι αυτό συνεχίζει να ικανοποιεί τις επιχειρηματικές ανάγκες Κοστίζει περισσότερο από την αρχική ανάπτυξη Αιτήσεις αλλαγών: μικρότερες εκδοχές των αιτήσεων συστήματος
Επεξεργασία μιας αίτησης αλλαγής
34 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΕΡΓΩΝ
Διαχείριση έργου Ο κλάδος της προετοιμασίας, της οργάνωσης και της κατεύθυνσης πόρων με σκοπό την επιτυχημένη ολοκλήρωση συγκεκριμένων στόχων του έργου Κόστος Χρονοδιάγραμμα Απόδοση
Διαχείριση έργου Οι τέσσερις θεμελιώδεις δραστηριότητες της διαχείρισης: Προγραμματισμός Οργάνωση Παρακολούθηση και Έλεγχος Ηγεσία/Καθοδήγηση (Επιρροή)
Συμβιβασμοί μεταξύ κόστους, χρονοδιαγράμματος και απόδοσης Κόστος Η διαχείριση έργων περιλαμβάνει την πραγματοποίηση συμβιβασμών μεταξύ των τριών βασικών παραμέτρων κάθε έργου Έργο Χρονοδιάγραμμα Απόδοση
Εκτίμηση χρονικού πλαισίου του έργου Planning Κύκλος ζωής ανάπτυξης συστήματος Προετοιμασία 15% Υλοποίηση 30% Ανάλυση 20% Σχεδιασμός 35%
Προσέγγιση λειτουργικών σημείων Εκτίμηση μεγέθους συστήματος (με βάση τα λειτουργικά σημεία και τις γραμμές κώδικα) Εκτίμηση απαιτούμενης εργασίας (σε ανθρωπομήνες) Εκτίμηση απαιτούμενου χρόνου (σε ημερολογιακούς μήνες)
Ανάπτυξη προγράμματος εργασιών Το πρόγραμμα εργασιών είναι ένα δυναμικό χρονοδιάγραμμα στο οποίο περιέχονται και παρακολουθούνται όλες οι εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν κατά τη διάρκεια του έργου Δημιουργείται αφού ο διευθυντής έργου έχει αποκτήσει μια γενική ιδέα του μεγέθους και του χρονοδιαγράμματος του έργου Συνήθως, το πρόγραμμα εργασιών είναι το κύριο στοιχείο κάθε ηλεκτρονικής εφαρμογής διαχείρισης έργων
Παράδειγμα εργασίας
Προσδιορισμός εργασιών Αναλυτική προσέγγιση Προσδιορισμός των εργασιών υψηλού επιπέδου Διάσπαση σε ολοένα και μικρότερες μονάδες Μεθοδολογία Χρήση τυποποιημένης λίστας εργασιών
Δομή ανάλυσης εργασιών
Διάγραμμα Gantt
Διάγραμμα PERT Δείχνει τις εξαρτήσεις μεταξύ των εργασιών Διευκολύνει την οπτική αναπαράσταση των εργασιών που απαρτίζουν την κρίσιμη διαδρομή
Διαχείριση εμβέλειας Ολίσθηση εμβέλειας εμφανίζεται όταν προστίθενται στο έργο νέες απαιτήσεις, αφού ορίστηκε και παγιώθηκε η αρχική εμβέλειά του.
Βήματα για την κατάτμηση χρόνου στη διαχείριση εμβέλειας 1. Ορισμός της ημερομηνίας παράδοσης του συστήματος 2. Απόδοση προτεραιοτήτων στις λειτουργίες που πρέπει να συμπεριληφθούν στο σύστημα 3. Κατασκευή του πυρήνα του συστήματος (των λειτουργιών που χαρακτηρίζονται ως σημαντικότερες) 4. Αναβολή λειτουργιών που δεν μπορούν να παρασχεθούν μέσα στο χρονικό πλαίσιο 5. Παράδοση του συστήματος με τη λειτουργικότητα πυρήνα 6. Επανάληψη των βημάτων 3 μέχρι 5 για την προσθήκη λεπτομερειών και βελτιώσεων
Στελέχωση έργου Καθορισμός του μέσου αριθμού των απαιτούμενων ατόμων Διαίρεση του συνολικού αριθμού ανθρωπομηνών εργασίας με το βέλτιστο χρονοδιάγραμμα (τη βέλτιστη ημερολογιακή διάρκεια) Η προσθήκη περισσότερων ατόμων δεν θα συντομεύσει το χρονοδιάγραμμα Δημιουργία σχεδίου στελέχωσης Ρόλοι που απαιτεί το έργο Ιεραρχική δομή
Ιεραρχικές δομές Διευθυντής έργου Επικεφαλής λειτουργιών Τεχνικός επικεφαλής Αναλυτής Αναλυτής Προγραμματιστής Προγραμματιστής
Παροχή κινήτρων Να χρησιμοποιείτε με επιφύλαξη τη χρηματική επιβράβευση Να χρησιμοποιείτε ουσιαστικές ανταμοιβές Αναγνώριση Ανάθεση ευθυνών Επαγγελματική εξέλιξη Ευκαιρία εκμάθησης νέων δεξιοτήτων
Τι πρέπει να αποφεύγετε στον τομέα της παρακίνησης Μην αναθέτετε μη ρεαλιστικές προθεσμίες Μην παραβλέπετε τις καλές προσπάθειες Μη δημιουργείτε προϊόντα χαμηλής ποιότητας Μην αυξάνετε τις αποδοχές σε όλα τα μέλη της ομάδας έργου αδιακρίτως Μη λαμβάνετε σημαντικές αποφάσεις χωρίς τη γνώμη της ομάδας Μην ανέχεστε κακές συνθήκες εργασίας
Στρατηγικές αποφυγής διενέξεων Να ορίζετε σαφώς τους ρόλους και το σχέδιο του έργου Να εξασφαλίζετε ότι η ομάδα καταλαβαίνει τη σημασία του έργου για την εταιρεία Να αναπτύσσετε λεπτομερείς διαδικασίες λειτουργίας και να τις γνωστοποιείτε στα μέλη της ομάδας Να καταρτίζετε καταστατικό χάρτη του έργου Να αναπτύσσετε εκ των προτέρων τους περιορισμούς του χρονοδιαγράμματος Να προβλέπετε άλλες προτεραιότητες και την πιθανή επίδρασή τους στο έργο
Εργαλεία CASE Τα εργαλεία τεχνολογίας λογισμικού με τη βοήθεια υπολογιστή (Computer-Aided Software Engineering, CASE) αυτοματοποιούν μέρος της διαδικασίας ανάπτυξης (ή και ολόκληρη τη διαδικασία) Δεν είναι πανάκεια, αλλά έχει πλεονεκτήματα, όπως: Μειωμένα έξοδα συντήρησης Βελτίωση ποιότητας λογισμικού Επιβολή πειθαρχίας Κάποιες ομάδες έργων χρησιμοποιούν εργαλεία CASE για να εκτιμήσουν το εύρος των αλλαγών στο έργο
Πρότυπα
Τεκμηρίωση Η καλή τεκμηρίωση δημιουργείται εξαρχής Τεκμηρίωση που δημιουργείται την τελευταία στιγμή (στο τέλος ενός έργου ή μιας φάσης του) δεν είναι ιδιαίτερα χρήσιμη Μια ορθή πρακτική είναι η τήρηση ντοσιέ για το έργο, τα οποία περιλαμβάνουν Όλες τις εσωτερικές επικοινωνίες (π.χ. πρακτικά συνεδριάσεων για τον έλεγχο της προόδου του έργου) Γραπτά πρότυπα Επιστολές προς και από τους επιχειρηματικούς χρήστες Παραδοτέα κάθε εργασίας
Διαχείριση κινδύνων
57 ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΑΛΛΑΓΗΣ
Εγκατάσταση και άλλες λειτουργίες Η διαχείριση των αλλαγών σε ένα νέο σύστημα αποτελεί μια από τις δυσκολότερες εργασίες σε οποιονδήποτε οργανισμό Συνήθως ο σχεδιασμός της μετάβασης και της διαχείρισης μεταβολών ξεκινά ενώ ακόμα οι προγραμματιστές αναπτύσσουν το λογισμικό Η διαχείριση μεταβολών επικεντρώνεται σε ανθρώπους Η συντήρηση μπορεί να ανέρχεται στο 80% του προϋπολογισμού ενός πληροφοριακού συστήματος
Υλοποίηση της αλλαγής Υπάρχον σύστημα Μετάβαση Υποψήφιο σύστημα Άρση ("απόψυξη") Ανάλυση & σχεδιασμός Μετάβαση Τεχνική μετατροπή Διαχείριση μεταβολών Εκ νέου παγίωση ("ψύξη") Υποστήριξη & συντήρηση
Μετάβαση Μετάβαση: η τεχνική διαδικασία με την οποία ένα νέο σύστημα αντικαθιστά ένα παλιό Τρία βασικά βήματα στο σχέδιο μετάβασης Προμήθεια και εγκατάσταση απαραίτητου υλικού Εγκατάσταση λογισμικού Μετατροπή των δεδομένων Τρεις διαστάσεις στο σχέδιο μετάβασης Τρόπος (Στυλ) μετάβασης Θέσεις προς μετατροπή Υπομονάδες προς μετατροπή
Στρατηγικές μετάβασης
Επιλογή στρατηγικών μετάβασης Κίνδυνος, κόστος, χρόνος: επιλέγουμε δύο από αυτούς τους παράγοντες Κίνδυνος Ακόμα και μετά τις δοκιμές, μπορεί να υπάρχουν σφάλματα στο σύστημα Κόστος Η χρήση επιπλέον πόρων για τη μετάβαση μπορεί να αποδειχθεί δαπανηρή Χρόνος Αργά και με ασφάλεια ή γρήγορα και ριψοκίνδυνα;
Στοιχεία σχεδίων μετεγκατάστασης
Διαχείριση μεταβολών Η προσφορά βοήθειας ώστε οι χρήστες να υιοθετήσουν και να προσαρμοστούν στο υποψήφιο σύστημα και τις εργασιακές διαδικασίες που το συνοδεύουν χωρίς περιττό άγχος και ταλαιπωρία Κομβικοί ρόλοι: Εντολέας Πράκτορας αλλαγής Άτομα που ενδέχεται να υιοθετήσουν το σύστημα Η φιλοσοφία "ας φτιάξουμε το σύστημα και οι χρήστες θα έρθουν από μόνοι τους" δεν περνά πια!
Αντίδραση στην αλλαγή Αυτό που είναι καλό για την εταιρεία δεν είναι απαραίτητα καλό για τους εργαζόμενους Καθένας κάνει τη δική του προσωπική ανάλυση κόστους-οφέλους Οι περισσότεροι συνηθίζουν να υπερεκτιμούν την πιθανότητα των απωλειών και να υποτιμούν την πιθανότητα των οφελών Πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη το κόστος της διαδικασίας μετάβασης Η προδιάθεση καθορίζεται από τις αντιληπτές απώλειες και τα αντιληπτά οφέλη, όχι τα πραγματικά
Απώλειες και οφέλη από μια αλλαγή
Αναθεώρηση διοικητικών πολιτικών Οι διοικητικές πολιτικές παρέχουν στόχους καθορίζουν πώς πρέπει να εκτελούνται οι εργασιακές διαδικασίες προσδιορίζουν τον τρόπο αμοιβής των μελών της εταιρείας Κανένα υπολογιστικό σύστημα δεν θα υιοθετηθεί επιτυχώς αν οι διοικητικές πολιτικές δεν το υποστηρίξουν
Εργαλεία δόμησης εργασιακών διαδικασιών Τυπικές διαδικασίες λειτουργίας πρέπει να αναθεωρηθούν ώστε να ανταποκρίνονται στο υποψήφιο σύστημα Μετρήσεις και ανταμοιβές πρέπει να προσαρμοστούν ώστε να επιφέρουν την επιθυμητή συμπεριφορά (αποδοχή του νέου συστήματος) Κατανομή πόρων άμεση επίδραση: με την πραγματική ανακατανομή των πόρων συμβολική επίδραση: φαίνονται οι σοβαρές προθέσεις της διοίκησης
Αξιολόγηση απωλειών και οφελών Δύο προοπτικές: η άποψη της εταιρείας & η άποψη των υποψήφιων χρηστών Πρέπει να εξεταστεί η επίπτωση τόσο στους τελικούς χρήστες όσο και στα μεσαία στελέχη Ο στόχος είναι να πειστούν οι αντιρρησίες Μπορεί να απαιτηθούν σημαντικές αλλαγές στον τρόπο διοίκησης ώστε να αποτραπούν κινήματα αποσταθεροποίησης και εκτροχιασμού Η επιτυχία της εταιρείας μπορεί να αποτελέσει αποτρεπτικό παράγοντα στην καθιέρωση ενός νέου συστήματος "Αφού πάμε μια χαρά, ποιος ο λόγος για αλλαγές;"
Παροχή κινήτρων για την υιοθέτηση Παροχή σαφών και πειστικών στοιχείων που αποδεικνύουν την αναγκαιότητα της αλλαγής Δύο βασικές στρατηγικές παρότρυνσης Ενημερωτική στρατηγική Στρατηγική τήρησης της εταιρικής πολιτικής Ο στόχος της διαχείρισης μεταβολών είναι να υποστηρίξει και να ενθαρρύνει τους πρόθυμους ενδεχόμενους χρήστες, και να "κερδίσει" (να πείσει) τους διστακτικούς
Εταιρικές τάσεις Αντιδραστικοί 25% Πρόθυμοι 25% Διστακτικοί 50% Προθυμία υιοθέτησης
Εκπαίδευση Για να γίνει εφικτή η υιοθέτηση, απαιτείται εκπαίδευση η οποία θα παρέχει τις δεξιότητες που απαιτούνται για την αποδοχή της αλλαγής Η εκπαίδευση ΔΕΝ ΠΡΕΠΕΙ να επικεντρώνεται στη χρήση του συστήματος Η εκπαίδευση ΠΡΕΠΕΙ να επικεντρώνεται στο να βοηθήσει τους χρήστες να διεκπεραιώσουν την εργασία τους Η εκπαίδευση στην τάξη είναι η πιο συνηθισμένη, αλλά για συγκεκριμένες καταστάσεις υπάρχουν και άλλες καλύτερες μέθοδοι
Επιλογή μεθόδου εκπαίδευσης Κόστος ανάπτυξης Κόστος παράδοσης Εκπαίδευση σε τάξη Ιδιαίτερη εκπαίδευση σε ατομικό επίπεδο Εκπαίδευση βάσει υπολογιστή Μεσαίο Χαμηλό-μεσαίο Υψηλό Μεσαίο Υψηλό Χαμηλό Επίδραση Μεσαία-Υψηλή Υψηλή Χαμηλή-μεσαία Εμβέλεια προσέγγισης Μεσαία Χαμηλή Υψηλή