Διαλειτουργικότητα Συστημάτων

Πανεπιστήμιο Πειραιά Τμήμα Ψηφιακών Συστημάτων Διαλειτουργικότητα Συστημάτων 4/4/2017 Δρ. Ανδριάνα Πρέντζα Αναπληρώτρια Καθηγήτρια aprentza@unipi.gr

Πανεπιστήμιο Πειραιά Τμήμα Ψηφιακών Συστημάτων Ηλεκτρονικές Προμήθειες (ΗΠ)

Ορισμός eprocurement (electronic procurement) is the business-to-business or business-to-consumer or business-to-government purchase and sale of supplies, work, and services through the Internet as well as other information and networking systems, such as electronic data interchange and enterprise resource planning. eprocurement is done with a software application that includes features for supplier management and complex auctions. Ορισμός από το wikipedia.com

Ορισμός eprocurement is a tool to enable procurement activities, including sourcing, ordering, commissioning, receipting and making payments for the whole spectrum of an authority s activities. The prime objective is to e-enable the management of the supply chain that can be achieved by stand alone, shared or integrated software tools. Sourcing is the process by which an authority identifies, selects, and manages its suppliers. Buying goods and services is the transactional process executed by many members of the authority during the day to day delivery of services. eprocurement is a collective term for a range of technologies that can be used to automate the internal and external processes associated with sourcing and buying. National e-procurement Project, www.nepp.org.uk

Ορισμός

Ορισμός Όταν ο φορέας είναι δημόσια υπηρεσία, μιλάμε για δημόσιες ηλεκτρονικές προμήθειες B2G Ηλεκτρονικού Εμπορίου (Business 2 Government). Η νέα γενιά eprocurement είναι πλέον on-demand ή ένα Software-as-a-Service. Πρωταρχικός στόχος του eprocurement είναι να καταστεί δυνατή η ηλεκτρονική διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας που μπορεί να επιτευχθεί με αυτόνομη, είτε από κοινού είτε από ολοκληρωμένα εργαλεία λογισμικού.

Ορισμός «Προμήθειες του δημόσιου τομέα» ή «δημόσιες προμήθειες» ή «κρατικές προμήθειες» είναι οι όροι που χρησιμοποιούνται για τις συμβάσεις που συνάπτονται εγγράφως μεταξύ ενός προμηθευτή και των διαφόρων φορέων του δημοσίου τομέα και έχουν ως αντικείμενο την αγορά, τη μίσθωση και τη χρηματοδοτική μίσθωση αγαθών. Προμήθειες του δημόσιου τομέα θεωρούνται και οι συμβάσεις ανάθεσης εκτελέσεως εργασιών εγκατάστασης, συντήρησης, μεταφοράς ή και άλλων εργασιών που σχετίζονται με την προμήθεια των ανωτέρω αγαθών, εφόσον όμως η αξία αυτών υπερβαίνει την αντίστοιχη των εργασιών.

Δημόσιες Προμήθειες Κατεξοχήν συλλογικός αγοραστής για τις περισσότερες εθνικές οικονομίες Τεράστιος ο όγκος των συναλλαγών που αφορούν προμήθειες μεταξύ δημόσιων διοικήσεων και προμηθευτών Το ύψος των δημόσιων προμηθειών στα κράτη-μέλη της ΕΕ αγγίζει το 19% του ακαθάριστου εγχώριου προϊόντος (Gross Domestic Product)1, ή 2.200 δισ., ετησίως (στοιχεία 2011). Στη χώρα μας, ο δημόσιος τομέας χειρίζεται προμήθειες μεγάλου όγκου, οι οποίες ξεπερνούν τα 3,5 δισ., ετησίως (στοιχεία 2005), βασιζόμενος κυρίως σε «χειρογραφικές» διαδικασίες.

Δημόσιες Προμήθειες Εκτιμάται ότι η εισαγωγή ΗΠ σε όλες τις αναθέτουσες αρχές της Ευρωπαϊκής Ένωσης θα είχε ως αποτέλεσμα ετήσια εξοικονόμηση πάνω από 50 δις ευρώ Λιγότερο από το 5% του συνολικού προϋπολογισμού για συμβάσεις ανατίθεται μέσω ηλεκτρονικών συστημάτων* Μόνο το 1,6% συμβάσεων κατοχυρώνονται σε προμηθευτές από άλλα κράτη μέλη** Ενώ το σύνολο των κρατικών προμηθειών στην Κορέα επιτυγχάνεται με τη μεσολάβηση της κεντρικά διαχειριζόμενης πλατφόρμας KONEPS (στη Βραζιλία, 80% ΗΠ) *Source: Green Paper on expanding the use of e-procurement in the EU. SEC(2010) 1214 **Source: Green Paper on the modernisation of EU public procurement policy - Towards a more efficient European Procurement Market COM(2011) 15

Δημόσιες Προμήθειες Το 2005, η ΕΕ εξέφρασε την ελπίδα ότι «μέχρι το 2010, τουλάχιστον το 50% των προμηθειών του δημοσίου που υπερβαίνουν το όριο για τις δημόσιες συμβάσεις θα πραγματοποιούνται ηλεκτρονικά» Η πραγματική αφομοίωση υπολείπεται κατά πολύ των αρχικών προσδοκιών, γεγονός που αντικατοπτρίζει την τεχνική, υλικοτεχνική και διοικητική πολυπλοκότητα της μετάβασης

Δημόσιες Προμήθειες Δημιουργία ισότιμου, διαφανούς και ανταγωνιστικού, χωρίς διακρίσεις περιβάλλοντος, που να επιτρέπει την προμήθεια υλικών αγαθών και υπηρεσιών για λογαριασμό των δημοσίων φορέων διασφαλίζοντας ταυτόχρονα την πιο συμφέρουσα αξία των υπό προμήθεια ειδών έτσι, ώστε οι δημόσιοι πόροι να αναλώνονται με σύνεση και μέσα στα πλαίσια προστασίας του δημοσίου συμφέροντος. Διαφάνεια: κύρια πτυχή της αυτοματοποίησης των δημοσίων συμβάσεων Πίστη στη δίκαιη διεξαγωγή διαδικασιών ανάθεσης

Βασικές αρχές λειτουργία «προμηθειών» Συστηματική διαδικασία απόφασης για προσδιορισμό και επιλογή ποιότητας, ποσότητας, τιμής, χρόνου & πηγής αγοράς για ένα αντικείμενο-υλικό-προϊόν- εμπόρευμα ή υπηρεσία που έχει αποφασιστεί η απόκτησή του και η εφαρμογή κανόνων διασφάλισης ότι το παραλαμβανόμενο είδος ανταποκρίνεται πλήρως στις απαιτούμενες προδιαγραφές. Βασικός στόχος Σωστή ποιότητα και ποσότητα, στην καλύτερη δυνατή τιμή, από τη σωστή πηγή, στο σωστό χρόνο. Αναθέτουσα Αρχή (Αγοραστής) Contracting Authority (CA) Οικονομικός Φορέας (Προμηθευτής) Economic Operator (EO)

Βασικές αρχές λειτουργία «προμηθειών» Οι δημόσιες προμήθειες διέπονται από τρεις βασικές αρχές: Αρχή της διαφάνειας των διαδικασιών Αρχή της δημοσιότητας Αρχή της ίσης μεταχείρισης

Βασικές αρχές λειτουργία «προμηθειών» Αρχή της διαφάνειας των διαδικασιών: Η διαδικασία εκτέλεσης δημοσίων προμηθειών, σε όλες τις φάσεις του διαγωνισμού (διακήρυξη - επιλογή προμηθευτή - ανάθεση σύμβασης) στηρίζεται σε συγκεκριμένους και γνωστούς εκ των προτέρων κανόνες, οι οποίοι ισχύουν σε όλη τη διάρκειά του και οφείλουν να είναι πλήρεις, απόλυτα κατανοητοί και σαφείς. Οι όροι των διαγωνισμών για τις δημόσιες προμήθειες ΔΕΝ επιτρέπεται να αλλάξουν μετά την προκήρυξή τους παρά μόνο σε περίπτωση που γίνουν αποδεκτές τυχόν κατατεθειμένες, από μέρους των διαγωνιζομένων, ενστάσεις ή προσφυγές.

Βασικές αρχές λειτουργία «προμηθειών» Αρχή της δημοσιότητας: Κάθε προμήθεια του Δημοσίου οφείλει να γνωστοποιείται στα ενδιαφερόμενα μέρη μέσω του εθνικού τύπου και της Εφημερίδας των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. Από την αρχή αυτή εξαιρούνται ορισμένες κατηγορίες προμηθειών χαμηλής αξίας, οι οποίες ορίζονται ρητά από το Νόμο. Αρχή της ίσης μεταχείρισης Οι όροι των διαγωνισμών για τις δημόσιες προμήθειες ΔΕΝ επιτρέπεται να εισάγουν πολιτική διακρίσεων έναντι συγκεκριμένων επιχειρήσεων ή κατηγοριών επιχειρήσεων της ίδιας ή άλλης χώρας.

Πολυπλοκότητα Δαπάνη τεράστιων ποσών για κάλυψη παγίων και λειτουργικών αναγκών μέσω προμήθειας υλικών Το Δημόσιο προκειμένου να καταλήξει στο προϊόν της επιλογής του πραγματοποιεί έρευνα πηγών προμηθείας με τη μορφή διαγωνισμού και υποβολής προσφορών Αύξηση πολυπλοκότητας και επιμήκυνση διάρκειας διαδικασίας λόγω: ανάγκης για διαφάνεια έλλειψης μυστικότητας πολλαπλών σημείων ελέγχου και εποπτείας διάχυσης εξουσίας και δυσκολίας στη λήψη μέτρων έναντι αναξιόπιστων προμηθευτών

Προβλήματα Μεγάλοι χρόνοι ανοχής (από την αναγνώριση της ανάγκης ως την παραλαβή) έλλειψη ενημερωμένων καταλόγων υλικών και προμηθευτών απουσία ηλεκτρονικού ιστορικού συμβάσεων μη ύπαρξη αυτοματοποιημένων αγοραστικών διαδικασιών και έλλειψη μηχανοργάνωσης Μη έγκαιρη ενημέρωση & μικρή συμμετοχή δυνητικών προμηθευτών Μη έγκαιρη ενημέρωση για διαδικασίες διαγωνισμών Απουσία ηλεκτρονικού συστήματος διεξαγωγής διαγωνισμών Μεγάλος όγκος εγγράφων και γραφειοκρατικές διαδικασίες Υποβολή νέων δικαιολογητικών μαζί με κάθε προσφορά Έλλειψη ενημερωμένου μητρώου προμηθευτών, το οποίο θα περιέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία και δικαιολογητικά

Προβλήματα Ελλιπείς τεχνικές προδιαγραφές Έλλειψη διαφάνειας Κακή ενημέρωση προμηθευτών και έλλειψη ελεγκτικών διαδικασιών, εργαλείων αξιολόγησης προσφορών και προμηθευτών και μηχανισμών κοστολογικού ελέγχου Ανεπαρκής προγραμματισμός αγοραστικών διαδικασιών και αδυναμία μέτρησης αποδοτικότητας προμηθευτών Μη χρήση εργαλείων προγραμματισμού και ανάλυσης προμηθευτικών δαπανών Μη τήρηση αρχείων δεικτών μέτρησης αποδοτικότητας

Προμηθευτικός κύκλος Προσδιορισμός και περιγραφή απαιτήσεων Έρευνα προμηθευτικών αγορών Επιλογή και ανάθεση Διεκπεραίωση προμήθειας

Προμηθευτικός κύκλος Προσδιορισμός και περιγραφή απαιτήσεων Συμπλήρωση Πρωτογενούς Αίτησης Αγοράς Εκπόνηση Προδιαγραφών Προ-εκτίμηση τιμών και χρόνου αγοράς Κατάρτιση Προϋπολογισμού και Προγράμματος Προμηθειών Έκδοση τελικής Αίτησης Αγοράς (Διακήρυξη) Έρευνα προμηθευτικών αγορών Καθορισμός προϋποθέσεων επιλογής των δυνητικών Προμηθευτών Εντοπισμός δυνητικών Προμηθευτών Ανάλυση αγοράς

Προμηθευτικός κύκλος Επιλογή και ανάθεση Επιλογή τρόπου διενέργειας της Προμήθειας Καθορισμός κριτηρίων αξιολόγησης προσφορών Διενέργεια διαγωνισμών Επιλογή προσφορών διαπραγμάτευση επικρατούσας προσφοράς Τελική επιλογή του Προμηθευτή Σύνταξη και υπογραφή Σύμβασης Διεκπεραίωση προμήθειας Διοίκηση Συμβάσεων Διαχείριση Προμηθειών (μεταφορά, παραλαβή) Διαχείριση Αποθεμάτων Οικονομικός Διακανονισμός με τον Προμηθευτή (Αποπληρωμή) Μέτρηση Απόδοσης στα Συστήματα Προμηθειών

Διαδικασίες δημόσιων προμηθειών Ανοιχτός διαγωνισμός Μεγαλύτερη δυνατή συμμετοχή υποψήφιων προμηθευτών, δημοσίευση πλήρους διακήρυξης Κλειστός διαγωνισμός Δημοσίευση πρόσκλησης εκδήλωσης ενδιαφέροντος, υποβολή αιτήσεων συμμετοχής από ενδιαφερόμενους μαζί με φάκελο «ικανότητας» (προφίλ εταιρίας), επιλογή κάποιων με βάση στοιχείων ικανότητας, υποβολή πλήρους προσφοράς Διαδικασία με διαπραγμάτευση Πρόσκληση τριών προμηθευτών και διαπραγμάτευση σύμβασης (για επείγουσες ανάγκες, εξοπλισμό έρευνας, συμπληρωματικές προμήθειες από ήδη επιλεγμένο προμηθευτή, κτλ) Πρόχειρος (ή συνοπτικός) διαγωνισμός Προμήθειες χαμηλού ύψους, μέχρι συγκεκριμένου ορίου Τριμελή Επιτροπή με υποβολή έγγραφων προσφορών Κατάθεση προσφορών από τουλάχιστον τρεις προμηθευτές

Ηλεκτρονικές Προμήθειες Η χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) σε όλα τα στάδια διαδικασίας προμηθειών με σκοπό την αύξηση αποδοτικότητας και μείωση κόστους Οι δημόσιες ΗΠ συνεπάγονται την εισαγωγή ηλεκτρονικών διαδικασιών για την υποστήριξη των διάφορων σταδίων της διαδικασίας ανάθεσης σύμβασης: δημοσίευση προκηρύξεων διαγωνισμών, παροχή φακέλου διαγωνισμού, υποβολή προσφορών, αξιολόγηση, ανάθεση, παραγγελίες, τιμολόγηση και πληρωμή

Ηλεκτρονικές Προμήθειες Η χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) σε όλα τα στάδια διαδικασίας προμηθειών με σκοπό την αύξηση αποδοτικότητας και μείωση κόστους Μείωση άμεσου κόστους με χρήση ΤΠΕ για: ανεύρεση περισσότερων προμηθευτών, πολλές φορές και εκτός συνόρων χρήση τεχνολογίας για αύξηση ανταγωνισμού (π.χ. ηλεκτρονικές δημοπρασίες) αύξηση διαφάνειας διαδικασιών & αποφυγή «εναρμονισμένων πρακτικών» κατά το στάδιο της δημοπρασίας ή δωροληψιών και άλλων φαινομένων «συναλλαγής» (maverick buying) Μείωση έμμεσου κόστους με χρήση ΤΠΕ μέσω: «Σμίκρυνσης» διοικητικού κόστους διαδικασιών & συντόμευσης διάρκειας τους Μείωσης σφαλμάτων & επικαλύψεων ενεργειών

Ωφέλη Αύξηση διαφάνειας στη δαπάνη δημόσιων χρημάτων Εύκολη και έγκαιρη διάδοση πληροφοριών σχετικά με συμβάσεις, μείωση δυνατοτήτων και κινήτρων απάτης Δημιουργία ενιαίας ευρωπαϊκής αγοράς Ανοικτή πρόσβαση στις πληροφορίες υποβολής προσφορών Γρηγορότερη επεξεργασία προσφορών Μείωση γραφειοκρατίας Ευκολότερη διαχείριση αγοράς Μείωση δαπανών για αγορά αγαθών/ υπηρεσιών Βελτίωση ποιότητας διαχείρισης κρατικών προμηθειών, συμπεριλαμβανομένης παρακολούθησης & λήψης αποφάσεων

Πλεονεκτήματα από διεύρυνση χρήσης ΗΠ Αυξημένη προσβασιμότητα και διαφάνεια Βελτίωση πρόσβασης επιχειρήσεων σε δημόσιες συμβάσεις λόγω αυτοματοποίησης και συγκεντροποίησης ροής πληροφοριών σχετικά με επιμέρους ευκαιρίες υποβολής προσφορών Η online αναζήτηση ευκαιριών είναι πολύ ταχύτερη και φτηνότερη από το να διατρέχει κανείς τις επιμέρους εκδόσεις Τα συστήματα δημόσιων ΗΠ μπορούν να ρυθμιστούν να: προειδοποιούν τους προμηθευτές για συγκεκριμένες ευκαιρίες και παρέχουν άμεση πρόσβαση σε φακέλους διαγωνισμών Βελτίωση διαφάνειας, με ανοιχτή διαδικασία σύναψης δημοσίων συμβάσεων και καλύτερη τεκμηρίωση και επικοινωνία Βελτίωση παρακολούθησης και συνολικής αποτελεσματικότητας δημόσιων προμηθειών, ανοίγοντας περισσότερο τις αγορές στον ανταγωνισμό και αυξάνοντας τον αριθμό των ανταγωνιζόμενων προμηθευτών

Πλεονεκτήματα από διεύρυνση χρήσης ΗΠ Οφέλη στις επιμέρους διαδικασίες Περιορισμός διοικητικού κόστους Επιτάχυνση επιμέρους διαδικασιών σύναψης συμβάσεων Στο τρέχον οικονομικό κλίμα, η εν προκειμένω βελτίωση της αποτελεσματικότητας θα μπορούσε να είναι πολύ ευπρόσδεκτη, μεγιστοποιώντας τις δυνατότητες που μπορούν να προκύψουν από περιορισμένους πόρους Οφέλη ως προς αποτελεσματικότερη διαχείριση συμβάσεων συγκεντροποίηση δαπανηρών λειτουργιών διεκπεραίωσης συμβάσεων εξασφαλίζοντας οικονομίες κλίμακας Ευκαιρία για εξορθολογισμό και επανεξέταση διαδικασίας σύναψης συμβάσεων process reengineering

Πλεονεκτήματα από διεύρυνση χρήσης ΗΠ Δυνατότητα ενοποίησης των αγορών δημοσίων συμβάσεων στην ΕΕ Μείωση εμποδίων απόστασης και κενών πληροφόρησης και ενθάρρυνση ευρύτερης συμμετοχής, αυξάνοντας τον αριθμό πιθανών προμηθευτών και διευρύνοντας τις αγορές Εξάλειψη συναφούς με απόσταση κόστους συμμετοχής σε αυτή καθεαυτή τη διαδικασία ανάθεσης Προμηθευτές σε μια περιφέρεια επωφελούνται από τις ευκαιρίες σε μιαν άλλη

SWOT Analysis Δυνατά σημεία/strengths Οφέλη για όλους τους συμμετέχοντες Επίδραση στη διαφάνεια και τον ανταγωνισμό Μείωση λειτουργικών εξόδων Αποτελεσματική επικοινωνία Aδυναμίες/Weaknesses Τεχνολογικές αδυναμίες (bottlenecks) Νομοθετικά θέματα Ασφάλεια Γεωγραφικοί περιορισμοί Ευκαιρίες/Opportunities Άνοιγμα για την ενοποιημένη Ευρώπη Διακρατικές συναλλαγές Επίδραση στους κρατικούς προϋπολογισμούς Από τεχνολογικής πλευράς, η ύπαρξη ποικιλίας λύσεων για υιοθέτηση Κίνδυνοι/Threats Εθνική αντίσταση Εκπαίδευση Δεξιότητες Διαλειτουργικότητα και διασυνδεσιμότητα

Επιχειρησιακά μοντέλα και συστήματα ΗΠ Διαμορφώνονται από τις διαδικασίες ΔΠ Καλύπτουν όλα ή μέρος από φάσεις προμηθευτικού κύκλου και στάδια συναλλαγής Τα συστήματα ΗΠ αποτελούν ενοποιημένες λύσεις που ολοκληρώνουν τις επιχειρησιακές διαδικασίες: αυτοματοποιούν, παρακολουθούν και ελέγχουν τις διαδικασίες προμηθειών με τον καλύτερο δυνατό τρόπο για τους δημόσιους φορείς και τους προμηθευτές

Ιστορία Συστημάτων ΗΠ Τεχνολογία EDI (Electronic Data Interchange) πριν από αρκετά χρόνια => αυτοματοποίηση για εξασφάλιση αποδοτικότερης διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας ΌΜΩΣ η ραγδαία ανάπτυξη του Διαδικτύου, ως ανοιχτής και εύκολα προσβάσιμης αρχιτεκτονικής λύσης, καθιερώνει πλέον νέες προοπτικές στην υιοθέτηση πρακτικών ηλεκτρονικών προμηθειών.

Εξέλιξη συστημάτων ΗΠ Παρουσία website με γενικές πληροφορίες και on-line φόρμες Δυνατότητα αναζήτησης σε βάσεις δεδομένων και ολοκληρωμένες online φόρμες Αμφίδρομη επικοινωνία με προμηθευτές και εισαγωγή από προμηθευτές εμπιστευτικών δεδομένων Από κοινού χρήση πιστοποιημένων/ελεγμένων δεδομένων με άλλες υπηρεσίες, με συγκατάθεση (όπου χρειάζεται) των προμηθευτών

Επιχειρησιακά μοντέλα ΗΠ e-tendering Ηλεκτρονικές δημοπρασίες (e-auctions) Ηλεκτρονικά αγορές (e-marketplaces) Ηλεκτρονικοί κατάλογοι (e-catalogues)

etendering Xρήση ΤΠΕ για πραγματοποίηση με ηλεκτρονικό τρόπο διαδικασίας δημιουργίας & δημοσίευσης προκήρυξης & δημιουργίας & διακίνησης σχετιζόμενων με αυτήν εγγράφων Συντονισμός διαδικασίας μέσω κεντρικού διαδικτυακού τόπου μέσω του οποίου είναι διαθέσιμες σε ηλεκτρονική μορφή προκηρύξεις και απαραίτητα συνοδευτικά έγγραφα (διευκρινίσεις, τεχνικές προδιαγραφές κ.λπ.). Υποβολή προσφορών προμηθευτών μέσω τυποποιημένων ηλεκτρονικών φορμών Έλεγχος ορθότητας στοιχείων και δικαιολογητικών προμηθευτών Αλληλεπίδραση μεταξύ αναθέτουσας αρχής (CA) και προμηθευτών (EO)

Τυπικά στάδια etendering Δημοσίευση διακηρύξεων μέσω διαδικτύου Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων Ηλεκτρονική υποβολή

Τυπικά στάδια etendering Δημοσίευση διακηρύξεων μέσω διαδικτύου Πρόσβαση σε δημοσιευμένες διακηρύξεις μέσω διαδικτύου Η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη διαδικασία ΗΠ Πολλές εθνικές & διεθνείς βάσεις δεδομένων στην Ευρώπη TED: Tenders Electronic Daily δωρεάν πρόσβαση σε ευρωπαϊκές προκηρύξεις δημοσίων συμβάσεων Περιέχει προκηρύξεις, πληροφορίες για νέες συμβάσεις και πρόωρες ανακοινώσεις προκηρύξεων, για τις χώρες της κοινότητας, τις χώρες της EFTA, και σε κάποιο βαθμό για τις ΗΠΑ και την Ιαπωνία. Λειτουργεί εδώ και μια 10ετία, με δωρεάν πρόσβαση και με πάνω από 600 κείμενα να εισάγονται καθημερινά. Η ηλεκτρονική βάση δεδομένων του TED (Tender Electronic Daily) αποτελεί συμπλήρωμα της Επίσημης Εφημερίδας της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Journal Officiel des Communautes Europeennes)

enotification Publish public procurement notices as required with the European Directives and Regulations Daily publication (5 times a week) of OJS (Supplement of the Official Journal) in all the European Union official languages Contains public procurement notifications (forecasts, opportunities and awarded contracts) How are notices collected? Notices for publication can be sent to the Publications Office: by mail by fax by e-mail to ojs@publications.europa.eu via the SIMAP web site http://simap.europa.eu/ via TED esenders

Notification: the change from paper to electronic Comparison of the yearly average Number of notices published daily XML reception rates

Potential benefits Benefits of the electronic usage Interoperability Reduced the publication costs In 10 years, double the volume with the budget divided by three Reduced the publications delays Officially within 5 days, instead of 12 days Current average: less than 2 days for electronic Help in the forms validation Benefits of the official forms XSD defined CPV Common Procurement Vocabulary forms more clickable fields than text fields

Τυπικά στάδια etendering Ηλεκτρονική παροχή εγγράφων Οι προμηθευτές μπορούν να κατεβάσουν στον Η/Υ τα σχετικά με τη διακήρυξη έγγραφα (τεχνικά σχέδια, διευκρινήσεις, κλπ) μέσω του διαδικτυακού τόπου ή να τους διαβιβαστούν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και δίχως να χάνουν χρόνο να διαπιστώσουν αν μια προκήρυξη τους αφορά ή όχι. Ηλεκτρονική υποβολή Χρειάζεται όμως μηχανισμός πιστοποίησης και ασφάλειας ηλεκτρονικών συναλλαγών (π.χ. ηλεκτρονικές υπογραφές)

Ηλεκτρονικές δημοπρασίες (eauctions) Δυναμική-επαναληπτική διαδικασία που βασίζεται σε ηλεκτρονικό μηχανισμό παρουσίασης νέων, μειωμένων τιμών ή/και νέων αξιών όσον αφορά στοιχεία προσφορών Δεν αποτελεί πλήρη διαδικασία αξιολόγησης, αλλά μέρος Διεξάγεται έπειτα από προκαταρκτική πλήρη αξιολόγηση προσφορών (ανοικτός, κλειστός ή με διαπραγμάτευση διαγωνισμός), επιτρέποντας ταξινόμηση με βάση αυτόματη μέθοδο αξιολόγησης Απαραίτητη προϋπόθεση ο ακριβής ορισμός παραμέτρων αξιολόγησης προσφορών Μετά το τέλος της προκαταρκτικής αξιολόγησης, αποστολή από CA πρόσκλησης συμμετοχής σε επιλεχθέντες EO

Ηλεκτρονικές αγορές (e-marketplaces) Επιτρέπουν σε επιχειρήσεις να παρουσιάζουν το εταιρικό προφίλ τους και τα προϊόντα τους σε ειδική για το σκοπό αυτό πλατφόρμα στο διαδίκτυο Προσφέροντας τη δυνατότητα γενικής εικόνας της αγοράς Συνδυασμένες με ηλεκτρονικούς καταλόγους δημιουργούν μια πλατφόρμα που επιτρέπει στους φορείς του δημοσίου να κάνουν και παραγγελίες προϊόντων

Ηλεκτρονικοί κατάλογοι (e-catalogues) Οι ηλεκτρονικοί κατάλογοι έχουν κοινή-προτυποποιημένη δομή και βασίζονται σε ενιαία ηλεκτρονικά μητρώα προμηθευτών και ειδών που δομούνται βάσει προτύπων. Μέσω χρήσης ηλεκτρονικών καταλόγων: Μείωση χρόνου επεξεργασίας στοιχείων και ελαχιστοποίηση σφαλμάτων (δεν απαιτούνται αντιστοιχίσεις & επανεισαγωγές) Ανεύρεση προμηθευτών μέσω εξειδικευμένων προγραμμάτων που ψάχνουν τους ηλεκτρονικούς καταλόγους βάσει συγκεκριμένων κριτηρίων (esourcing) Διευκόλυνση διαδικασίας επιλογής ανάδοχου προμηθευτή (eawarding) (άμεσα συγκρίσιμα τα στοιχεία των καταλόγων) Διευκόλυνση διαδικασίας ηλεκτρονικής λήψης παραγγελιών (eordering)

Ηλεκτρονικοί κατάλογοι (e-catalogues) Παρουσίαση πληροφοριών για προϊόντα σε ηλεκτρονική μορφή Προμηθευτές διαφήμιση και προώθηση Αγοραστές πληροφόρηση για προϊόντα και σύγκριση τιμών Αποτελούνται από βάση δεδομένων προϊόντων, κατάλογο και δυνατότητα αναζήτησης και λειτουργία παρουσίασης Χαρακτηριστικά e-catalogues Δυναμική παρουσίαση πληροφορίας Ενοποίηση με επιχειρηματική διαδικασία αγοράς και πώλησης (καθώς ο online κατάλογος ενοποιείται με καλάθια αγορών, λήψη παραγγελιών και πληρωμή, τα εργαλεία για τη δημιουργία online καταλόγων ενσωματώνονται στις ιστοσελίδες των προμηθευτών)

Κατηγορίες e-catalogues Παρουσίαση πληροφορίας Στατική: η πληροφορία παρουσιάζεται σε κείμενο και στατικές εικόνες Δυναμική: η πληροφορία παρουσιάζεται σε κινούμενες εικόνες ή animation, πιθανώς με συμπληρωματικό ήχο Βαθμός προσαρμογής Τυποποιημένος: οι προμηθευτές προσφέρουν τον ίδιο κατάλογο σε κάθε αγοραστή Προσαρμοσμένος: το περιεχόμενο, η τιμολόγηση και η εμφάνιση προσαρμόζονται στα χαρακτηριστικά των συγκεκριμένων αγοραστών

Σύγκριση έντυπων και ηλεκτρονικών καταλόγων

Προσαρμοσμένοι e-catalogues Συγκροτούνται ειδικά για: Μία εταιρεία Έναν ανεξάρτητο αγοραστή (π.χ. συχνοί αγοραστές - frequent buyers) Τα συστήματα προσαρμογής υποστηρίζουν : τη δημιουργία καταλόγων με δυνατότητες που καθιστούν εύκολη για τον πελάτη την εύρεση του προϊόντος που επιθυμεί να αγοράσει, και τον εντοπισμό των σχετικών πληροφοριών τη σύνταξη της παραγγελία από το χρήστη εξατομικευμένες τιμές, προϊόντα και μορφοποιήσεις παρουσίασης τον αυτόματο εντοπισμό των χαρακτηριστικών των πελατών βασιζόμενα στις εγγραφές συναλλαγών.

Παράδειγμα Boise Cascade Ασχολείται με το χονδρεμπόριο προϊόντων γραφείου διακινώντας πάνω από 200.000 κωδικούς Είχαν έναν 900-σέλιδο έντυπο κατάλογο που ταχυδρομούσαν κάθε χρόνο. Μίνι-κατάλογοι προσαρμόζονταν στις ξεχωριστές ανάγκες των πελατών Η εταιρεία ανάρτησε στο Διαδίκτυο τους καταλόγους της το 1996 (boiseoffice.com) Πωλήσεις μέσω του Δικτυακού Τόπου: 1997 20% 1999 30% 2004 80% Παραγωγή ενός έντυπου καταλόγου διαρκεί 6 εβδομάδες / παραγωγή δικτυακού καταλόγου διαρκεί 1εβδομάδα Οι ηλεκτρονικές παραγγελίες κοστίζουν 55% λιγότερο από τις έντυπες παραγγελίες

Υποστηρικτικές λειτουργίες Συστήματα προεπιλογής eawarding econtracting eordering einvoicing epayment

Συστήματα προεπιλογής Οι EO πρέπει να αποδεικνύουν ότι πληρούν συγκεκριμένες οικονομικές, χρηματοδοτικές και τεχνικές προδιαγραφές, καθώς και την εμπειρία τους. Υποβάλλουν σειρά εγγράφων για κάθε διαγωνισμό (πιστοποιητικό Επιμελητηρίου, τραπεζικές καταστάσεις κ.ά) Τα συστήματα προεπιλογής μπορούν να μειώσουν τις γραφειοκρατικές διαδικασίες: Υποστηρίζουν αυτόματη υποβολή και έλεγχο δικαιολογητικών προμηθειών Τα έγγραφα της κάθε εταιρίας ελέγχονται μια φορά σε καθορισμένο χρόνο από το θεσμικό πλαίσιο, και μετά την αρχική υποβολή τους είναι διαθέσιμα on-line για όλους τους δημόσιους φορείς Παράδειγμα συστήματος: Αυστρία

eawarding Υποβοήθηση διαδικασίας αξιολόγησης προσφορών: μέσω αυτοματοποίησης τυποποιημένων-τετριμμένων διαδικασιών μέσω χρήσης εργαλείων στήριξης αποφάσεων (decision support tools) τα οποία υποβοηθούν στη βαθμολόγηση των προμηθευτών και την επιλογή του αναδόχου ενισχύοντας τη διαφάνεια και το αδιάβλητο της διαδικασίας Αποστολή γνωστοποίησης σχετιζόμενων εγγράφων στον επιλεγμένο ανάδοχο-προμηθευτή

Λοιπές υποστηρικτικές λειτουργίες econtracting Υποστήριξη ηλεκτρονικής διαχείρισης διαδικασιών κατάρτισης και παρακολούθησης εκτέλεσης συμβάσεων eordering Λειτουργίες δημιουργίας και διακίνησης με ηλεκτρονικό τρόπο σχετιζόμενων με τις παραγγελίες εγγράφων einvoicing Αυτοματοποίηση διαδικασίας δημιουργίας και διακίνησης των τιμολογίων μεταξύ αγοραστή και προμηθευτή epayment Διακίνηση πληροφορίας πληρωμών ή/και πραγματοποίησης ηλεκτρονικά πληρωμής μεταξύ αγοραστή, προμηθευτή και τράπεζας Ηλεκτρονική διαχείριση εγγυητικών επιστολών

Άλλες λειτουργίες συστήματος ΗΠ Αυτόματη υποδοχή προσφορών, παραγωγή και αποστολή ειδοποιήσεων και απαντήσεων σε προκηρύξεις Εργαλεία υποστήριξης αναφορών με αξιολογήσεις για παρακολούθηση τιμών προμηθευτών, ποιότητα & εξυπηρέτηση Πρόσβαση σε υπηρεσίες υπολογισμού φόρων και υποστήριξη σε logistics Υποστήριξη πολλαπλών συστημάτων διεπαφής (PC, PDA ή ασύρματες συσκευές κ.ά.). Υποστήριξη modules που αφορούν στην ολοκλήρωση με ERPs, συστήματα πληρωμών & λογιστικής Υποστήριξη συστημάτων ηλεκτρονικής ταυτοποίησης MIS για παροχή αναγκαίων πληροφοριών στους αγοραστές για τη διαχείριση της σχέσης τους με τους προμηθευτές

Επομένως Ο όρος «ηλεκτρονικές δημόσιες προμήθειες» περιλαμβάνει ένα ευρύτατο φάσμα διαφορετικών διαδικασιών και συστημάτων εφαρμογών. Επομένως, συστήματα που εντάσσονται στην κατηγορία αυτή, είναι δυνατόν να διαφέρουν μεταξύ άλλων ως προς το: βαθμό κατά τον οποίο υποστηρίζουν τα επιμέρους στάδια της όλης διεξαγωγής των δημοσίων προμηθειών τύπο ή τύπους διαγωνιστικών διαδικασιών (επιχειρησιακών μοντέλων) που υποστηρίζονται από το κάθε σύστημα (π.χ., ηλεκτρονικός μειοδοτικός διαγωνισμός σε πραγματικό χρόνο ηλεκτρονικές δημοπρασίες) εύρος των υπό προμήθεια ειδών (προϊόντων και υπηρεσιών) που καλύπτονται από το σύστημα και διαλειτουργικότητα και διασύνδεση με άλλα πληροφοριακά συστήματα

Στάδια ΗΠ Award Tendering Purchasing Payment esourcing enoticing etendering eawarding & econtract ecatalogue eordering einvoicing epayment

Μοντέλα οργάνωσης δημοσίων προμηθειών Συγκεντρωτικό μοντέλο Αποκεντρωτικό μοντέλο Παράγοντες απόφασης επιλογής μεταξύ συγκεντρωτικού και αποκεντρωτικού μοντέλου οργάνωσης προμηθειών: ομοιότητα υλικών υπηρεσιών μέγεθος προμήθειας γεωγραφική διασπορά δραστηριοτήτων

Μοντέλα δημοσίων προμηθειών Συγκεντρωτικό μοντέλο Συγκεντροποίηση αιτημάτων αγορών δημόσιων φορέων και ανάθεση χαμηλού ύψους προμηθειών σε εξωτερικούς τρίτους φορείς, με ταυτόχρονη διαφύλαξη υγιούς ανταγωνισμού αλλά και τοπικής αγοράς με διαφανείς διαδικασίες. Ύπαρξη κεντρικού φορέα εκτέλεσης και ελέγχου δημοσίων προμηθειών στα περισσότερα ευρωπαϊκά κράτη (π.χ. Αγγλία, Γαλλία, Βέλγιο) Πλεονεκτήματα αγοραστική εξειδίκευση ομαδοποίηση και ενοποίηση αιτήσεων προμηθειών και συγκεντρωτική διαχείριση αποτελεσματική λειτουργία και διοίκηση υπηρεσιών προμηθειών

Μοντέλα δημοσίων προμηθειών Αποκεντρωτικό μοντέλο Πλεονεκτήματα εύκολη επικοινωνία και συνεργασία μεταξύ EO και CA ταχύτητα διεκπεραίωσης εργασιών αποτελεσματική χρήση τοπικών προμηθευτών αυτονομία αρχών ανάθεσης και μονάδων προμηθειών Οι παράγοντες που επηρεάζουν την απόφαση επιλογής μεταξύ συγκεντρωτικού και αποκεντρωτικού μοντέλου οργάνωσης προμηθειών είναι η ομοιότητα των υλικών υπηρεσιών, το μέγεθος της προμήθειας και η γεωγραφική διασπορά των δραστηριοτήτων.

Θεσμικό πλαίσιο Ένας από τους κύριους παράγοντες που επηρεάζουν την επιτυχία υιοθέτησης των συστημάτων ηλεκτρονικών προμηθειών είναι το θεσμικό πλαίσιο. Τα νέα επιχειρησιακά μοντέλα προμηθειών ασκούν πιέσεις στο ισχύον νομικό πλαίσιο σε πολλαπλά επίπεδα, και απαιτούν επιλεκτικές παρεμβάσεις ώστε το τελευταίο να μην αποτελεί τροχοπέδη στην άμεση υιοθέτηση των νέων πρακτικών.

Εθνικό Σύστημα Ηλεκτρονικών Δημόσιων Προμηθειών Μηχανογραφική υποστήριξη διαδικασιών δημόσιων προμηθειών, με στόχο την επιτάχυνση και απλούστευση συνολικής διαδικασίας και επιμέρους τμημάτων της Υποστήριξη νέων πρακτικών (συμφωνίες-πλαίσιο, ηλεκτρονικές δημοπρασίες). Λογική διαδικτύωση CAs Δημοσίου και ιδιωτικών επιχειρήσεων (προμηθευτών) με τις κεντρικές υπηρεσίες της ΓΓΕ Βελτίωση της εσωτερικής μηχανογράφησης και πληροφορικής υποδομής της ΓΓΕ, με την υιοθέτηση νέων τεχνολογιών και πρακτικών. Δημιουργία ενός ανοιχτού συστήματος, προσβάσιμου τόσο από τα στελέχη της ΓΓΕ όσο και από τους φορείς του Δημοσίου που συμμετέχουν στη διαμόρφωση του Ενιαίου Προγράμματος Προμηθειών και τις ιδιωτικές επιχειρήσειςπρομηθευτές. Βελτίωση της επικοινωνίας με τους φορείς του Δημοσίου και τους προμηθευτές Παροχή καλύτερης και πληρέστερης πληροφόρησης καθώς και προηγμένων ηλεκτρονικών υπηρεσιών, π.χ. ηλεκτρονικής υποβολής προσφορών, προς κάθε ενδιαφερόμενο (αναθέτουσες αρχές, προμηθευτές, ευρύ κοινό).

Πηγές / Acknowledgements http://el.wikipedia.org Α. Κουντζέρης, Ηλεκτρονικές προμήθειες στο Δημόσιο Τομέα: Υφιστάμενη κατάσταση και Προοπτικές στην Ελλάδα και την Ευρωπαϊκή Ένωση, Παρατηρητήριο για την Κοινωνία της Πληροφορίας, 2007 http://www.cosmo-one.gr/educommerce The Benefits of e-procurement Local e-gov - National e-procurement Project, www.nepp.org.uk, www.idea.gov.uk/knowledge/eprocurement, March 2004 Baily, P. J. H., Procurement principles and management. Harlow, England: Prentice Hall Financial Times. pp. 394, 2008 GREEN PAPER on expanding the use of e-procurement in the EU, 2010 Communication from the Commission to the European Parliament, the Council, the European Economic and Social Committee and the Committee of the Regions A strategy for e-procurement, 2012 http://ec.europa.eu/information_society/digital-agenda/index_en.htm http://www.peppol.eu http://www.cenbii.eu http://ec.europa.eu/internal_market/publicprocurement/e-procurement/index_en.htm Γ. Μέντζας, MIS Course, ΕΜΠ, 2006