Διαχείριση Έργων Πληροφορικής WBS and CPA Μ. Τσικνάκης
Βασικές έννοιες Δραστηριότητα: απλή επιμέρους εργασία του όλου έργου, για την εκτέλεση της οποίας απαιτείται κάποιος χρόνος και κάποιοι πόροι. Παράλληλες Σε σειρά Πίνακας Συσχετίσεων Δραστηριοτήτων Γεγονός Ορόσημο: Σημαντικό γεγονός στον κύκλο ζωής του έργου. π.χ. έναρξη έργου, κατασκευή πρωτοτύπου, επίλυση συγκεκριμλενου υποπροβλήματος, κ.λπ. Ημερολόγιο Χρονική μονάδα διάρκεια δραστηριοτήτων.
Χρονοπρογραμματισμός έργου Πότε θα ολοκληρωθεί το έργο, εάν κάθε δραστηριότητα ολοκληρωθεί σύμφωνα με το σχεδιασμό; Ποιες διαδικασίες είναι πιο κρίσιμες για την ολοκλήρωση του έργου, ποιες μπορεί να καθυστερήσουν και πόσο; Πότε πρέπει να ξεκινήσει και να ολοκληρωθεί κάθε δραστηριότητα; Πόσα χρήματα έχουν δαπανηθεί σε κάθε χρονική στιγμή;..
Σχεδιασμός Έργου Προσδιορισμός των δραστηριοτήτων που αποτελούν το έργο, καθορισμός των σχέσεων αλληλεξάρτησης μεταξύ τους και (γραφική) απεικόνιση της συνολικής πορείας του έργου. Σε τι επίπεδο ανάλυσης; Σε μεγάλα έργα είναι καλύτερο να ακολουθείται τμηματική ανάλυση. Η (υπο)διαίρεση μιας εργασίες σε (υπο)δραστηριότητας καλό είναι να λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα: Κάθε δραστηριότητα να διαρκεί μεταξύ 0,5% - 2% της συνολικής διάρκειας του έργου. Προσοχή στις κρίσιμες δραστηριότητες, ανεξαρτήτως διάρκειας. Προσοχή στο μεγάλο αριθμό δραστηριοτήτων (υποέργα). Γραφική απεικόνιση έργου Διαγράμματα Gantt Δικτυωτή ανάλυση
Work Breakdown Structure Typically all projects can be broken down into: separate activities (tasks/jobs) - where each activity has an associated duration or completion time (i.e. the time from the start of the activity to its finish); precedence relationships - which govern the order in which we may perform the activities, e.g. in a project concerned with building a SW system the requirements analysis" must be finished before the activity specification of the architecture" can start; and the problem is to bring all these activities together in a coherent fashion to complete the project.
Τεχνικές ανάλυσης δικτύων (network analysis) Μέθοδος της Κρίσιμης Διαδρομής (CPM) PERT (Project Evaluation & Review Technique) Παραλλαγές τους.
Τεχνικές ανάλυσης δικτύων (network analysis) Μέθοδος της Κρίσιμης Διαδρομής - Critical Path Method (CPM) Μία μέθοδος που χρησιμοποιείται για τον υπολογισμό της αλληλουχίας των δραστηριοτήτων που αμέσως επηρεάζουν την ολοκλήρωση ενός Έργου. Program Evaluation and Review Technique (PERT) Τεχνική που χρησιμοποιεί Αισιόδοξη, Απαισιόδοξη και Ρεαλιστική εκτίμηση του χρόνου υλοποίησης κάθε δραστηριότητας για να υπολογίσει την εκτιμώμενη (με ποσοστά πιθανότητας) ολοκλήρωση μίας δραστηριότητας και του συνολικού Έργου. Microsoft Project Το πλέον ευρέως χρησιμοποιούμενο πακέτο λογισμικού για τη διαχείριση έργων πληροφορικής & όχι μόνο. http://office.microsoft.com/en-us/project/default.aspx
Σχέσεις Δραστηριοτήτων Έναρξη μετά τη Λήξη (Finish-to-Start, FS): Έναρξη της δραστηριότητας μετά τη λήξη των προηγούμενων, (χρον. Υστέρηση) Έναρξη μετά την Έναρξη (Start-to-Start, SS): Έναρξη της δραστηριότητας μετά από κάποιο διάστημα από την έναρξη άλλης δραστηριότητας (χρον. υστέρηση) Λήξη μετά τη Λήξη (Finish-to-Finish, FF): Η δραστηριότητα πρέπει να λήξει κάποιο διάστημα μετά τη λήξη άλλης δραστηριότητας Λήξη μετά την Έναρξη (Start-to-Finish, SF): Η δραστηριότητα πρέπει να λήξει όταν ξεκινά κάποια άλλη.
Σχέσεις Δραστηριοτήτων σε ένα διάγραμμα δικτύου
Διαγράμματα Δικτύου Δικτυωτή Ανάλυση Κομβικά δίκτυα (Activity on Node AON): Γραφήματα που οι κόμβοι τους συμβολίζουν δραστηριότητες Εν. Έναρξη Διάρκεια Εν. Λήξη Εν. Έναρξη Διάρκεια Εν. Λήξη Δραστηριότητα 1 Δραστηριότητα 3 Αργ. Έναρξη Χρονικό Περιθώριο Αργ. Λήξη Αργ. Έναρξη Χρονικό Περιθώριο Αργ. Λήξη Τοξωτά δίκτυα (Activity on Arc AOA): Γραφήματα που οι κόμβοι τους συμβολίζουν γεγονότα και τα τόξα δραστηριότητες 1 Δραστηριότητα (1,3) 3 5 χρ.μον.
Τοξωτά Δίκτυα: Γεγονός Εκφράζει αρχή ή τέλος μίας δραστηριότητας ή ομάδας δραστηριοτήτων. Γεγονός διπλού ρόλου Συμβολίζεται με ένα κόμβο στο δίκτυο. Δεν καταναλώνει πόρους ή χρόνο. Οι κόμβοι αριθμούνται συνήθως με διαδοχικούς φυσικούς αριθμούς για τον προσδιορισμό των γεγονότων κατά σειρά διαδοχής τους.
Τοξωτά Δίκτυα: Δραστηριότητα Κάθε εργασία ενός έργου που απαιτεί χρόνο και πόρους και συνεπάγεται κόστος. Έχει μία αρχή και ένα τέλος. Έχει πεπερασμένη χρονική διάρκεια. Συμβολίζεται στο δίκτυο με ένα τόξο (το μήκος του τόξου δεν έχει καμία φυσική σημασία). Αναγνωρίζονται συνήθως από τα γεγονότα αρχής και τέλους.
Τοξωτά Δίκτυα: Αλληλεξάρτηση Δραστηριοτήτων Σχέση Πέρατος Αρχής (Finish-to-Start) Β Α Δ Ε Γ
Αρχές κατασκευής τοξωτού δικτύου Κάθε δραστηριότητα παριστάνεται με ένα και μόνο βέλος. Τα βέλη δείχνουν τις σχέσεις μεταξύ των δραστηριοτήτων. Τα γεγονότα δεν έχουν διάρκεια (είναι στιγμιαία). Σε κάθε δίκτυο υπάρχει από ένα μόνο γεγονός έναρξης και πέρατος (κλειστά δίκτυα). Το δίκτυο δεν μπορεί να περιλαμβάνει ανακυκλώσεις. Α Β Γ Δ Ε Δύο διαδοχικά γεγονότα μπορούν να συνδέονται με μια μόνο δραστηριότητα (= δυο δραστηριότητες δε μπορούν να έχουν κοινή αρχή και κοινό τέλος). Πλασματικές δραστηριότητες (ψευδοδραστηριότητες).
Πλασματική δραστηριότητα α 1 5 χ.μ Λάθος β 2 1 α β 4 5 c 2 3 0 1 c 0 2 α β 4 5 3 Σωστό Σωστό Δεν απαιτεί πόρους (κόστος ή χρόνο) Συμβολίζονται με διακεκομμένη γραμμή (----)
Αρχές κατασκευής τοξωτού δικτύου (συν.) Ένα γεγονός πραγματοποιείται μόνο όταν έχουν ολοκληρωθεί όλες οι συγκλίνουσες σε αυτό δραστηριότητες, ανεξάρτητα από το χρόνο λήξης τους. Δεν επιτρέπεται η διακοπή μιας δραστηριότητας πριν την ολοκλήρωσή της. Σε κάθε δίκτυο ένα γεγονός πραγματοποιείται μόνο μία φορά. Σε κάθε δίκτυο όλα τα γεγονότα, εκτός από τα γεγονότα αρχής και πέρατος συνδέονται με προηγούμενα και επόμενα γεγονότα.
Foundations: Graph theory Θεωρητικό Υπόβαθρο: Θεωρία γράφων Graph theory ασχολείται με προβλήματα που έχουν δομή γράφου (δικτύου). Στα πλαίσια αυτά ένας γράφος (δίκτυο) αποτελείται από: Κορυφές (vertices/nodes); Τόξα (arcs) που είναι γραμμές που ενώνουν δύο κορυφές (nodes); Τέτοια τόξα μπορούν να είναι κατευθυνόμενα ή χωρίς κατεύθυνση (directed or undirected).
Graph theory - Ιστορία Η θεωρία γράφων έχει μία σχετικά μακρά ιστορία στην περιοχή των κλασσικών μαθηματικών (classical mathematics). Το 1730 ο Euler έλυσε το πρόβλημα του κατά πόσον με δεδομένο το χάρτη δίπλα της πόλης Konigsberg στη Γερμανία είναι εφικτό κάποιος να κάνει μία συνολική διαδρομή περνώντας πάνω από κάθε μία εκ των 7 γεφυρών του ποταμού Pregel, και να επιστρέψει στην αρχική του θέση, χωρίς να περάσει από καμμία γέφυρα περισσότερες από 1 φορά.
Ανάλυση δικτύων Network analysis Δεν υπάρχει σαφής ορολογία στη βιβλιογραφία. Συχνά θα συναντήσετε τους όρους :network analysis, PERT, CPM, PERT/CPM, critical path analysis and project planning, να αναφέρονται στο ίδιο πράγμα. Η ανάλυση δικτύων είναι ο κορμός της περιοχής «Διαχείριση Έργων» Μας επιτρέπει να έχουμε μία συστηματική, ποσοτικοποιημένη και δομημένη προσέγγιση (systematic quantitative structured approach) στο πρόβλημα της διαχείρισης ενός έργου. Επιπλέον, έχει γραφική αναπαράσταση (graphical representation) που σημαίνει ότι μπορεί να γίνει κατανοητό ή και να χρησιμοποιηθεί και από μη τεχνικούς.
Ανάλυση Δικτύων Παράδειγμα Θα μελετήσουμε τις εμπλεκόμενες έννοιες & τεχνικές που σχετίζονται με ανάλυση δικτύων χρησιμοποιώντας το επόμενο παράδειγμα: Ας υποθέσουμε ότι επανασχεδιάζουμε ένα προϊόν της εταιρείας μας και της συσκευασίας του (minor redesign of a product and its associated packaging). Σκοπεύουμε να δοκιμάσουμε στην αγορά το ανανεωμένο αυτό προϊόν και να κάνουμε τον τελικό σχεδιασμό με βάση τις παρατηρήσεις της αγοράς και να παρουσιάσουμε τα αποτελέσματα στο ΔΣ της εταιρείας μας.
Ανάλυση Δικτύων Παράδειγμα Μετά από πολύ σκέψη βρήκαμε τις ακόλουθες ξεχωριστές δραστηριότητες που πρέπει να υλοποιηθούν και κάναμε εκτίμηση του χρόνου που απαιτείται για κάθε μία. Η βασική ερώτηση μας είναι: Πόσο θα πάρει η υλοποίηση αυτού του μικρού έργου?
Ανάλυση Δικτύων Παράδειγμα Είναι φανερό ότι κατασκευάζοντας αυτή τη λίστα δραστηριοτήτων θα πρέπει να εκτιμίσουμε το κατάλληλο επίπεδο λεπτομέρειας (και χρονικής διάρκειας δραστηριοτήτων) που θα χρησιμοποιήσουμε. Στην μία περίπτωση θα μπορούσαμε να πούμε «να κάνουμε το project» σαν μία δραστηριότητα και στην άλλη περίπτωση θα μπορούσαμε να χωρίσουμε το έργο σε εκατοντάδες δραστηριότητες διάρκειας 1 ώρας η κάθε μία. Η κατάλληλη χρονική κλίμακα που μπορεί να είναι διαφορετική για διαφορετικές δραστηριότητες προκύπτει σαν αποτέλεσμα κατανόησης της πολυπλοκότητας του έργου και φυσικά είναι αποτέλεσμα εμπειρίας. Εκτός από τη λίστα δραστηριοτήτων (list of activities) πρέπει επίσης να ετοιμάσουμε τη λίστα αλληλοεξαρτήσεων (list of precedence relationships) που δείχνει ποιες δραστηριότητες σαν αποτέλεσμα της λογικής του ίδιου του έργου πρέπει να ολοκληρωθούν πριν άλλες δραστηριότητες ξεκινήσουν. Π.χ. στην παραπάνω λίστα η δραστηριότητα 1 πρέπει να τελειώσει πριν η δραστηριότητα 3 μπορέσει να αρχίσει. Προσπαθούμε να διατηρήσουμε αυτή τη λίστα στο ελέχιστο μέγεθος ορίζοντας ΜΟΝΟ τις άμεσες αλληλοεξαρτήσεις (immediate relationships), δηλαδή τις εξαρτήσεις που αφορούν δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα κοντά η μία στην άλλη (occur near to each other in time).
Work Breakdown Structure Typically all projects can be broken down into: separate activities (tasks/jobs) - where each activity has an associated duration or completion time (i.e. the time from the start of the activity to its finish); precedence relationships - which govern the order in which we may perform the activities, e.g. in a project concerned with building a SW system the requirements analysis" must be finished before the activity specification of the architecture" can start; and the problem is to bring all these activities together in a coherent fashion to complete the project.
Work Breakdown Structure (WBS) Το παράδειγμα μας Πάλι, μετά από πολύ σκέψη και με τη βοήθεια του γεγονότος ότι καταγράψαμε τις αναγκαίες δραστηριότητες με τη λογική και χρονολογική σειρά που πρέπει να υλοποιηθούν, οδηγούμαστε στην καταγραφή των άμεσων αλληλοεξαρτήσεων. Το κλειδί για να μπορέσουμε να κάνουμε σωστά το βήμα αυτό για κάθε μία δραστηριότητας είναι να απαντήσουμε στο ερώτημα: Ποιες δραστηριότητες πρέπει να ολοκληρωθούν πριν αυτή η δραστηριότητα μπορέσει να ξεκινήσει?
Παρατηρήσεις στο παράδειγμα μας ΟΙ δραστηριότητες 1&2 δεν φαίνονται στην δεξιά στήλη του Πίνακα, γιατί δεν υπάρχουν δραστηριότητες που πρέπει να ολοκληρωθούν πριν αυτές να αρχίσουν (they do not have preceding activities). Δηλαδή η 1& 2 μπορούν να αρχίσουν άμεσα. Δύο δραστηριότητες (η 5&6) πρέπει να ολοκληρωθούν και οι δύο πριν ξεκινήσει η δραστηριότητα 7. Είναι φανερό από αυτό τον Πίνακα ότι οι μη άμεσες αλληλεξαρτήσεις (όπως π.χ. η δραστηριότητα 1 πρέπει να ολοκληρωθεί πριν ξεκινήσει η δραστηριότητα 9) δεν χρειάζεται να μπουν στην λίστα, καθώς αυτές προκύπτουν από τις άμεσες αλληλοεξαρτήσεις που εμπεριέχονται στην λίστα. Όταν έχουμε ολοκληρώσει τη λίστα των δραστηριοτήτων και των (άμεσων) αλληλεξαρτήσεων του έργου μας, τις συνθέτουμε σε ένα διάγραμμα (που αποκαλείται δίκτυο δραστηριοτήτων). Ας θέσουμε πάλι το ίδιο ερώτημα όπως πριν: Πόσος χρόνος θα χρειαστεί για να ολοκληρωθεί το συγκεκριμένο έργο?
Notes on our example Μία απάντηση θα μπορούσε να είναι: Θα κάνουμε πρώτα την δραστηριότητα 1, μετά τη 2, μετά την 3, και τέλος την 11. Αυτό είναι εφικτό να γίνει σε αυτό το μικρό έργο, το οποίο ως αποτέλεσμα θα χρειαζόταν 30 εβδομάδες για να ολοκληρωθεί. Όμως το ερώτημα είναι «θα μπορούσαμε να υλοποιήσουμε το έργο αυτό σε λιγότερο χρόνο?» Λογικά πρέπει να τροποποιήσουμε το ερώτημα που πριν θέσαμε σε: Ποιος είναι ο ελάχιστος χρόνος που απαιτείται για την υλοποίηση του έργου? Θα δούμε σε επόμενα μαθήματα πως κατασκευάζονται τα διαγράμματα δικτύων (network diagrams) και πώς η ανάλυση των δικτύων αυτών μας επιτρέπει να απαντήσουμε αυτή την ερώτηση.
Network diagram
Q & A