Εργαλεία. Επικοινωνίας & Συνεργασίας Πανεπιστήμιο Κύπρου

Πίνακας Περιεχομένων 1. Εισαγωγή... 4 2. Πρώτα βήματα γραφικό περιβάλλον... 5 2.1. Σύνδεση... 5 2.2. Αποσύνδεση... 6 2.3. Γραφικό περιβάλλον και εργαλεία της εφαρμογής:... 7 2.4. Αλλαγή γλώσσας και θέματος... 8 2.5. Ρύθμιση μηνύματος εκτός γραφείου:... 9 2.6. Άδειασμα κάδου ανακύκλωσης:... 10 3. Αλληλογραφία / Ηλεκτρονικά μηνύματα... 11 3.1. Δημιουργία ηλεκτρονικού μηνύματος... 11 3.2. Επισυναπτόμενα σε ηλεκτρονικά μηνύματα... 13 3.3. Υπογραφή... 16 3.4. Αποθήκευση μηνύματος ως πρόχειρο... 18 3.5. Επίπεδο προτεραιότητας μηνύματος... 18 3.6. Απάντηση σε μήνυμα... 19 3.7. Προώθηση μηνυμάτος... 19 3.8. Διαγραφή μήνυματος... 19 4. Οργάνωση του λογαριασμού σου... 20 4.1. Χρήση φακέλων... 20 4.2. Δημιουργία Φακέλου... 21 4.3. Μετονομασία φακέλου... 23 4.4. Διαγραφή φακέλου... 24 5. Βιβλίο διευθύνσεων... 25 5.1. Προσθήκη επαφής... 25 5.2. Προσθήκη επαφής από εισερχόμενο μήνυμα... 27 5.3. Προβολή επαφών από το βιβλίο διευθύνσεων... 28 5.4. Επεξεργασία πληροφοριών επαφής... 28 5.5. Διαγραφή επαφών... 29 6. Ημερολόγιο... 30 6.1. Ρυθμίσεις ημερολογίου... 30 6.2. Δημιουργία ημερολογίου... 31 6.3. Προγραμματισμός συναντήσεων... 31 6.4. Δημιουργία γρήγορης συνάντησης... 32 6.5. Ακύρωση συνάντησης... 33 Σ ε λ ί δ α 2

7. Εκκρεμείς εργασίες... 34 7.1. Δημιουργία εργασίας... 34 7.2. Γρήγορη προσθήκη εργασίας... 34 7.3. Δημιουργία λεπτομερής εργασίας... 34 7.4. Προβολή εργασιών στο παράθυρο ανάγνωσης... 36 7.5. Αλλαγή εργασίας... 36 7.5.1. Επικαιροποίηση εργασίας... 37 7.5.2. Ολοκλήρωση εργασίας... 37 Σ ε λ ί δ α 3

1. Εισαγωγή Οι στόχοι του μαθήματος Εργαλεία Επικοινωνίας & Συνεργασίας είναι η εξοικείωση των φοιτητών με βασικά εργαλεία και εντολές της εφαρμογής εργαλεία επικοινωνίας & συνεργασίας της Zimbra έτσι ώστε να βοηθηθούν στην καθημερινή τους ηλεκτρονική επικοινωνία και συνεργασία κατά την διάρκεια των σπουδών τους. Αυτό το σεμινάριο έχει σχεδιαστεί για φοιτητές που είναι πρόθυμοι να μάθουν την εφαρμογή εργαλεία επικοινωνίας & συνεργασίας της Zimbra σε απλά βήματα. Το λειτουργικό σύστημα που χρησιμοποιείται είναι το Windows 10 και το Internet Explorer 11, η εφαρμογή ιστού, όπως είναι και η διαμόρφωση του περιβάλλοντος των εργαστηρίων του Πανεπιστημίου Κύπρου. Πριν ξεκινήσετε με αυτό το σεμινάριο, βασική προϋπόθεση είναι να έχετε βασική κατανόηση των περιφερειακών ενός υπολογιστικού συστήματος όπως το ποντίκι, το πληκτρολόγιο, το μόνιτορ, την οθόνη κ.λπ. και τις βασικές λειτουργίες τους. Σ ε λ ί δ α 4

2. Πρώτα βήματα γραφικό περιβάλλον 2.1. Σύνδεση Βήμα 1 ο : Χρησιμοποιήστε ένα φυλλομετρητή ιστού Internet Explorer 11 και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση (URL) https://webmail.ucy.ac.cy. Βήμα 2 ο : Θα ζητηθεί το όνομα χρήστη και το συνθηματικό όπως φαίνεται στην Εικόνα1 και ακολούθως κάντε κλικ στο Σύνδεση. (Sign In). Όταν πραγματοποιηθεί η σύνδεση θα προβληθεί το στιγμιότυπο της Εικόνας 2. Εικόνα 1. Οθόνη σύνδεσης στο Webmail.. Εικόνα 2. Γραφικό περιβάλλον εργαλείων επικοινωνίας & συνεργασίας μετά τη σύνδεση. Σ ε λ ί δ α 5

2.2. Αποσύνδεση Βήμα 1 ο : Κάντε κλικ στο βελάκι δεξιά του ονόματος σας και ακολούθως κάντε κλικ στο Έξοδος όπως την Εικόνα 3. Κουμπί έξοδος Εικόνα 3. Αποσύνδεση από τη πλατφόρμα εργαλεία επικοινωνίας & συνεργασίας. Σ ε λ ί δ α 6

2.3. Γραφικό περιβάλλον και εργαλεία της εφαρμογής: Όταν πραγματοποιηθεί σύνδεση θα προβληθεί το στιγμιότυπο της Εικόνας 4. Στην Εικόνα 4 περιγράφονται τα μέρη του γραφικού περιβάλλοντος και τα εργαλεία της εφαρμογής. Όνομα χρήστη Διαθέσιμος χώρος Καρτέλες εφαρμογής Εργαλειοθήκη Πεδίο αναζήτησης Παράθυρο φακέλων Εικόνα 4. Επεξήγηση γραφικού περιβάλλοντος πλατφόρμας. Μικρό Ημερολόγιο Παράθυρο περιεχομένων Παράθυρο ανάγνωσης Σ ε λ ί δ α 7

2.4. Αλλαγή γλώσσας και θέματος Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις. Βήμα 2 ο : Στα περιεχόμενα του παραθύρου στην περιοχή Επιλογές Σύνδεσης επιλέξτε το Θέμα και τη γλώσσα της επιλογής σας. Βήμα 3 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Κουμπί αποθήκευσης Θέμα εφαρμογής Γλώσσα εφαρμογής Εικόνα 5. Αλλαγή γλώσσας και θέματος. Σ ε λ ί δ α 8

2.5. Ρύθμιση μηνύματος εκτός γραφείου: Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στην καρτέλα Προτιμήσεις και ακολούθως στο σύνδεσμο Εκτός Γραφείου. Βήμα 2 ο : Στα περιεχόμενα του παραθύρου ρυθμίστε τις παραμέτρους της Εικόνας 6. Ενεργοποίηση του μηνύματος Εκτός γραφείου Σύνδεσμος Εκτός γραφείου Χρονική περίοδος εμφάνισης του μηνύματος Μήνυμα αυτόματης απάντησης για χρήστες του Πανεπιστημίου Κατάσταση εμφάνισης στο ημερολόγιο Μήνυμα αυτόματης απάντησης για εξωτερικούς χρήστες Εικόνα 6. Ενεργοποίηση του μηνύματος εκτός γραφείου. Βήμα 3 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Σ ε λ ί δ α 9

2.6. Άδειασμα κάδου ανακύκλωσης: Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στην καρτέλα Αλληλογραφία. Βήμα 2 ο : Κάνετε δεξί κλικ στο σύνδεσμο Κάδος ανακύκλωσης και ακολούθως κάνετε κλικ στην επιλογή Άδειασμα Απορριμμάτων. Επιλογή Άδειασμα Απορριμμάτων. Εικόνα 7. Άδειασμα Κάδου ανακύκλωσης. Σ ε λ ί δ α 10

3. Αλληλογραφία / Ηλεκτρονικά μηνύματα Μπορείτε να δημιουργήσετε και να στείλετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου άμεσα μέσω της εφαρμογής. Επιπρόσθετα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσχέδιο και να επιστρέψετε σε αυτό αργότερα για να το ολοκληρώσετε ή ακόμα και να στείλετε το μήνυμα σε προκαθορισμένη ώρα και μέρα. 3.1. Δημιουργία ηλεκτρονικού μηνύματος Βήμα 1 ο : Στην καρτέλα Αλληλογραφία κάνετε κλικ στο κουμπί Νέο μήνυμα. Κουμπί Νέο μήνυμα Σ ε λ ί δ α 11

Βήμα 2 ο : Με βάση τις προτιμήσεις της αλληλογραφίας σας, ένα καινούργιο παράθυρο δημιουργίας ηλεκτρονικού μηνύματος ανοίγει. Στο πλαίσιο κειμένου Προς, πληκτρολόγησε την ηλεκτρονική διεύθυνση ή τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των ατόμων που θέλετε να στείλετε το μήνυμα. Εναλλακτικά μπορείτε να κάνεις κλικ πάνω στο προς και να βρειτε το άτομο από τον γενικό κατάλογο του Πανεπιστημίου Κύπρου. Στο πλαίσιο κειμένου Κοιν μπορείτε να εισάγετε την ηλεκτρονική διεύθυνση ή τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις των ατόμων που θέλεις να κοινοποιήσεις το μήνυμα. Στο πλαίσιο κειμένου Θέμα, ενημερώστε περιληπτικά τον παραλήπτη για το θέμα του ηλεκτρονικού σας μηνύματος.. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή για να στείλετε το μήνυμα. Αντίγραφο του μηνύματος σας αποθηκεύεται στο φάκελο Απεσταλμένα. Σ ε λ ί δ α 12

3.2. Επισυναπτόμενα σε ηλεκτρονικά μηνύματα Σε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα μπορείτε να επισυνάψετε βιβλία εργασίας, έγγραφα, φωτογραφίες και άλλα είδη αρχείων. Προσθήκη επισυναπτόμενου σε ηλεκτρονικό μήνυμα Βήμα 1 ο : Δημιούργηστε ηλεκτρονικό μήνυμα όπως τη διαδικασία στο σημείο 3.1. Βήμα 2 ο : Κάνετε κλικ στο επισύναψη που βρίσκεται κάτω από το πεδίο Θέμα, και μετά επιλέξετε Ο υπολογιστής μου. Κουμπί Επισύναψη Κουμπί Αποστολή Εικόνα 8. Επισύναψη αρχείου σε ηλεκτρονικό μήνυμα. Σ ε λ ί δ α 13

Βήμα 3 ο : Επιλέξετε τα αρχεία που θέλετε να επισυνάψετε κάνοντας κλικ στο browse (ένα αρχείο κάθε φορά) και ακολούθως κάνετε κλικ στο Open. Βήμα 4 ο : Ακολούθως κάνετε κλικ στο κουμπί Eπισύναψη. Τα αρχεία που έχεις επισυνάψει θα βρίσκονται τώρα κάτω από το θέμα. Κουμπί Browse Κουμπί Επισύναψη Εικόνα 9. Παράθυρο διαλόγου Σύναψη Αρχείου (ων) Κουμπί Open Εικόνα 10. Παράθυρο διαλόγου Choose Files to Upload. Βήμα 5 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή για να στείλετε το μήνυμα μαζί με το επισυναπτόμενο (α). Σ ε λ ί δ α 14

Αφαίρεση επισυναπτόμενου από ηλεκτρονικό μήνυμα Βήμα 1 ο : Για να αφαιρέσετε επισυναπτόμενα κάνετε κλικ στο x στα δεξιά του επισυναπτόμενου. Εικόνα 11. Αφαίρεση επισυναπτόμενου. Σ ε λ ί δ α 15

3.3. Υπογραφή Μπορείς να συμπεριλάβεις αυτόματα μια υπογραφή στο τέλος κάθε ηλεκτρονικού μηνύματος. Η υπογραφή μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα σας, και οποιεσδήποτε άλλες επιπρόσθετες πληροφορίες όπως τηλέφωνο, προσωπική ιστοσελίδα, κ.τ.λ. Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στην καρτέλα καρτέλα Προτιμήσεις και ακολούθως κλικ στην επιλογή Υπογραφές. Σ ε λ ί δ α 16

Βήμα 2 ο : Στο πεδίο Όνομα, πληκτρολόγησε ένα όνομα για την υπογραφή σου. Μπορείς να δημιουργήσεις πολλές υπογραφές για κάθε περίσταση για αυτό το όνομα κάθε υπογραφής πρέπει να είναι περιγραφικό. Βήμα 3 ο : Στην μορφοποίηση για περισσότερες επιλογές επιλέξτε Μορφοποίηση ως HTML. Βήμα 4 ο : Στο διαθέσιμο χώρο για την υπογραφή πληκτρολόγησε την υπογραφή όπως θέλεις να εμφανίζεται. Επειδή η μορφοποίηση είναι ως HTML μπορείς να προσθέσεις και συνδέσμους και φωτογραφίες. Βήμα 5 ο : Στην ενότητα Χρήση Υπογραφών, επιλέξτε την προκαθορισμένη (default) υπογραφή για Νέα Μηνύματα και Απαντήσεις και Προωθήσεις για τους λογαριασμούς σας. Επίλεξε την τοποθέτηση που θέλετε η υπογραφή σας να εμφανίζεται. Ανωτέρω περιληφθέντα μηνύματα για να προσθέσεις την υπογραφή σου στο τέλος του μηνύματος σου και πριν το περιληφθέν μήνυμα. Επέλεξε Ακολουθεί περιληφθέν μήνυμα για να προσθέσεις την υπογραφή σου στο τέλος του μηνύματος. Βήμα 6 ο : Κάνε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Εικόνα 12. Δημιουργία υπογραφής. Σ ε λ ί δ α 17

3.4. Αποθήκευση μηνύματος ως πρόχειρο Μπορείς να αποθηκεύσεις ένα μήνυμα έτσι ώστε να το τελειώσεις και να το στείλεις μετά. Βήμα 1 ο : Δημιούργησε ηλεκτρονικό μήνυμα με τη πιο πάνω διαδικασία στο σημείο 3.1. Βήμα 2 ο : Για αποθήκευση ως πρόχειρο κάνε κλικ στο Βήμα 3 ο : Για να ανακτήσετε ένα πρόχειρο μήνυμα, στην καρτέλα Αλληλογραφία κάνε κλικ στο Πρόχειρα. 3.5. Επίπεδο προτεραιότητας μηνύματος Μπορείς να υποδείξεις το επίπεδο σπουδαιότητας ενός μηνύματος. Για παράδειγμα εάν έχετε ένα αίτημα που πρέπει να απαντηθεί το συντομότερο δυνατό, πριν στείλεις το μήνυμα, στον αναπτυσσόμενο κατάλογο Προτεραιότητα μπορείς να επιλέξεις ως προτεραιότητα Πριν στείλεις το μήνυμα στον αναπτυσσόμενο κατάλογο στην Προτεραιότητα επέλεξε μια από τις διαθέσιμες επιλογές. Ο χρήστης βλέπει το εισερχόμενο μήνυμα με την ανάλογη σημεία στα εισερχόμενα και στο μήνυμα. Σ ε λ ί δ α 18

3.6. Απάντηση σε μήνυμα Βήμα 1 ο : Επιλέξετε το μήνυμα που θέλετε να απαντήσετε. Βήμα 2 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί Απάντηση ή Απάντηση σε όλους από την εργαλειοθήκη. Ένα καινούργιο ηλεκτρονικό μήνυμα με τις διευθύνσεις του αποστολέα εμφανίζεται με το αυθεντικό μήνυμα στα περιεχόμενα του παραθύρου να εμφανίζετε. Βήμα 3 ο : Πληκτρολόγησε την απάντηση σου Βήμα 4 ο : Κάνετε κλικ στο Αποστολή. 3.7. Προώθηση μηνυμάτος Μπορείτε να προωθήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και σε κάποιον άλλο. Η προώθηση ενός μηνύματος περιλαμβάνει όλα τα συνημμένα αρχεία. Βήμα 1 ο : Επιλέξτε το μήνυμα που θέλετε να προωθήσετε. Βήμα 2 ο : Από την εργαλειοθήκη κάνετε κλικ στο κουμπί Προώθηση. Βήμα 3 ο : Εισάγετε τις ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Βήμα 4 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποστολή. 3.8. Διαγραφή μήνυματος Κουμπί Απάντηση Κουμπί Απάντηση σε Όλους Κουμπί Διαγραφή Κουμπί Προώθηση Εικόνα 13. Κουμπί Απάντησης και Προώθησης μηνύματος. Σ ε λ ί δ α 19

4. Οργάνωση του λογαριασμού σου Τα εργαλεία επικοινωνίας & συνεργασίας παρέχουν διάφορους τρόπους για την οργάνωση στοιχείων στο λογαριασμό σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις λειτουργίες, όπως φακέλους, ετικέτες και σημαίες, μαζί με τη λειτουργία αναζήτησης για να εντοπίσετε γρήγορα και να ανακτήσετε τα μηνύματα. 4.1. Χρήση φακέλων Οι φάκελοι χρησιμοποιούνται για την οργάνωση των εισερχομένων και των εξερχομένων ηλεκτρονικών σας μηνυμάτων. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις τους υφιστάμενους φακέλους ή να δημιουργήσεις δικούς σου Φάκελοι χρηστών. Οι φάκελοι που δημιουργείτε για να οργανώσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζονται στη λίστα Φάκελοι στο παράθυρο Επισκόπηση. Τα ονόματα φακέλων ανώτατου επιπέδου δεν μπορούν να είναι τα ίδια με οποιοδήποτε άλλο φάκελο ανώτατου επιπέδου στους φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολογίου ή βιβλίου διευθύνσεων. Φάκελοι συστήματος. Οι φάκελοι του συστήματος δεν μπορούν να μετακινηθούν, να μετονομαστούν ή να διαγραφούν. Τα παρακάτω είναι φάκελοι συστήματος Εισερχόμενα: Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φτάνει στα Εισερχόμενα. Απεσταλμένα : Αντίγραφο κάθε μηνύματος που στέλνεται αποθηκεύεται σε αυτό το φάκελο. Πρόχειρα: Τα μηνύματα που έχετε συνθέσει αλλά δεν έχετε ακόμα στείλει αποθηκεύονται στο φάκελο "Πρόχειρα". Σ ε λ ί δ α 20

4.2. Δημιουργία Φακέλου Μπορείτε να δημιουργήσετε φάκελο, σε φάκελο του συστήματος ή σε φάκελο δημιουργημένο από το χρήστη. Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους με το ίδιο όνομα. Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στη καρτέλα Αλληλογραφία και ακολούθως κλικ στη τροχαλία δίπλα από το Φάκελοι. Εικόνα 14. Δημιουργία Νέου Φακέλου. Βήμα 2 ο : Επιλέξετε την επιλογή Νέος Φάκελος. Σ ε λ ί δ α 21

Βήμα 3 ο : Γράψετε το όνομα του φακέλου και επέλεξε χρώμα. Βήμα 4 ο : Επιλέξετε το φάκελο/θέση που θέλεις να τοποθετήσεις το φάκελο. Σημείωση. Πρέπει να δημιουργήσετε το φάκελο από προηγουμένως αν δεν υπάρχει. Όνομα φακέλου Χρώμα φακέλου Επιλογή τοποθεσίας / θέσεις φακέλου Κουμπί OK Εικόνα 15. Παράθυρου διαλόγου Δημιουργία Νέου Φακέλου. Βήμα 5 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί OK. Σ ε λ ί δ α 22

4.3. Μετονομασία φακέλου Μπορείς να μετονομάσεις φακέλους που δημιουργήθηκαν από το χρήστη αλλά όχι φακέλους του συστήματος. Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στη καρτέλα Αλληλογραφία. Βήμα 2 ο : Κάνε δεξί κλικ σε ένα φάκελο που θέλεις να μετονομάσεις και επέλεξε Μετονομασία Φακέλλου. Εικόνα 16. Επιλογή μετονομασίας φακέλου. Βήμα 3 ο : Πληκτρολόγησε το νέο όνομα του φακέλου. Βήμα4 ο : Τα ονόματα των φακέλων μπορεί να περιλαμβάνουν οποιοδήποτε χαρακτήρα εκτός από άνω και κάτω τελεία (:), κάθετη προς τα εμπρός (/), και εισαγωγικά ("). Βήμα 5 ο : Κάνε κλικ στο κουμπί OK. Σ ε λ ί δ α 23

4.4. Διαγραφή φακέλου Μπορείς να διαγράψεις φακέλους που δημιουργήθηκαν από το χρήστη αλλά όχι φακέλους του συστήματος. Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στη καρτέλα Αλληλογραφία. Βήμα 2 ο : Κάνετε δεξί κλικ στο φάκελο που θέλετε να διαγράψετε και επιλέξτε την επιλογή Διαγραφή. Εικόνα 17. Διαγραφή φακέλου. Σημείωση. Μπορείς να ανακτήσεις το φάκελο εάν τον έχεις διαγράψει κατά λάθος χρησιμοποιώντας το Κάδο Ανακύκλωσης. Σ ε λ ί δ α 24

5. Βιβλίο διευθύνσεων Το βιβλίο διευθύνσεων είναι η τοποθεσία η οποία μπορείς να αποθηκεύσεις λεπτομέρειες των επαφών σου. Στο βιβλίο διευθύνσεων υποστηρίζονται δύο είδη επαφών. Η προσωπική λίστα επαφών σου η οποία είναι οι επαφές που υπάρχουν μόνο στο δικό σου λογαριασμό. Η γενική λίστα επαφών η οποία είναι διαθέσιμη για όλους τους χρήστες της Πανεπιστημιακής Κοινότητας. 5.1. Προσθήκη επαφής Για να προσθέσετε μια επαφή στη λίστα διευθύνσεων σας θα πρέπει να ακολουθήσετε τα εξής βήματα. Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στην καρτέλα Βιβλίο Διευθύνσεων. Βήμα 2 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί Νέα Επαφή. Σ ε λ ί δ α 25

Βήμα 3 ο : Συμπληρώστε όλα τα εμφανιζόμενα πεδία που γνωρίζετε για την επαφή. Τοποθεσία αποθήκευσης Εικόνα 18. Προσθήκη επαφής στο βιβλίο διευθύνσεων. Βήμα 4 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Σ ε λ ί δ α 26

5.2. Προσθήκη επαφής από εισερχόμενο μήνυμα Μπορείτε να προσθέσετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα βιβλίο διευθύνσεων απευθείας από ένα ηλεκτρονικό μήνυμα. Βήμα 1 ο : Κάνετε δεξί κλικ στη ηλεκτρονική διεύθυνση στο πεδίο Από. Βήμα 3 ο : Επιλέξετε Επιλογή Προσθήκη στις Επαφές. Βήμα 4 ο : Συμπληρώστε όλα τα πεδία που γνωρίζετε και κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. Σ ε λ ί δ α 27

5.3. Προβολή επαφών από το βιβλίο διευθύνσεων Βήμα 1 ο : Κάνε κλικ στην καρτέλα Βιβλίο Διευθύνσεων και επέλεξε το βιβλίο διευθύνσεων που θέλεις να προβάλεις ;από τα διαθέσιμα βιβλία.. Βήμα 2 ο : Το παράθυρο περιεχομένου προβάλει τις επαφές σου για αυτό το Βιβλίο Διευθύνσεων. 5.4. Επεξεργασία πληροφοριών επαφής Βήμα 1 ο : Επιλέξετε την επαφή που θέλετε να επεξεργαστείτε από τα διαθέσιμα βιβλία διευθύνσεων. Βήμα 2 ο : Κάνετε δεξί κλικ στην επαφή που πρόκειτε να επεξεργαστείτε και επιλέξτε Επεξεργασία Επαφής. Αλλάξτε τα πεδία που έχουν αλλάξει. Εικόνα 19. Επεξεργασία επαφής. Βήμα 3 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.. Σ ε λ ί δ α 28

5.5. Διαγραφή επαφών Βήμα 1 ο : Κάνετε δεξί κλικ στην επαφή που θέλετε να διαγράψετε. Βήμα 2 ο : Επιλέξτε την επιλογή Διαγραφή. Σ ε λ ί δ α 29

6. Ημερολόγιο Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ημερολόγιο για να παρακολουθήσετε και να προγραμματίσετε συναντήσεις. Μπορείτε να διατηρήσετε πολλά ημερολόγια. Για να ανοίξετε το Ημερολόγιο, κάντε κλικ στην καρτέλα Ημερολόγιο. Η Εβδομάδα εργασίας είναι η προεπιλεγμένη προβολή. Οι εργάσιμες μέρες και οι ώρες σας είναι λευκές. Ο χρόνος μη εργασίας σας είναι γκρίζος. 6.1. Ρυθμίσεις ημερολογίου Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στη καρτέλα Προτιμήσεις και ακολούθως στο Ημερολόγιο. Βήμα 2 ο : Επιλέξτε την επιθυμητή προβολή από το αναδυόμενο παράθυρο από τη Προκαθορισμένη Εμφάνιση. Βήμα 3 ο : Κάνετε κλικ στο Αποθήκευση. Εικόνα 20. Αλλαγή ρυθμίσεων ημερολογίου. Σ ε λ ί δ α 30

6.2. Δημιουργία ημερολογίου Με το λογαριασμό σας δημιουργείται ένα ημερολόγιο για εσάς. Μπορείτε να δημιουργήσετε επιπλέον ημερολόγια για να παρακολουθείτε διαφορετικούς τύπους λειτουργιών. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ημερολόγιο για εργασία, ένα για προσωπικά ραντεβού και ένα για τις δραστηριότητες του Πανεπιστημίου Κύπρου. Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στην καρτέλα Ημερολόγιο. Βήμα 2 ο : Κάνετε κλικ στην τροχαλία και επιλέξτε την επιλογή Νέο Ημερολόγιο. Εικόνα 21. Δημιουργία νέου ημερολογίου Βήμα 3 ο : Στο πεδίο όνομα δώστε όνομα για το Ημερολόγιο σας. Επιλέξτε ένα χώμα για το Ημερολόγιο σας. Βήμα 3 ο : Για να μην επιτρέπεται σε άλλους να προβάλουν το ημερολόγιο σας, επιλέξτε Εξαίρεση απο free/busy. Βήμα 4 ο : Κάνετε κλικ στο OK. 6.3. Προγραμματισμός συναντήσεων Μπορείτε να δημιουργήσετε και να προγραμματίσετε συναντήσεις. Οι συναντήσεις μπορεί να είναι επαναλαμβανόμενες ολοήμερες ή μιας φοράς μόνο. Σ ε λ ί δ α 31

6.3.1. Δημιουργία γρήγορης συνάντησης Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στην μέρα και την ώρα που θέλετε να δημιουργήσετε την συνάντηση. Βήμα 2 ο : Στο παράθυρο διαλόγου που θα εμφανιστεί συμπληρώστε όσες περισσότερες λεπτομέρειες γνωρίζετε. Στο πεδίο θέμα, προσθέστε μια ξεκάθαρη περιγραφή για την συνάντηση. Θέμα συνάντησης Τοποθεσία συνάντησης Επιλογή ημερολογίου Χρόνος έναρξης και λήξης συνάντησης Επιλογή για επανάληψη συνάντησης Εικόνα 22. Προσθήκη συνάντησης. Επιλογή για υπενθύμιση συνάντησης Βήμα 3 ο : (Προαιρετικό) Εάν θέλετε να προσθέσετε και άλλα άτομα για να παρευρεθούν ή να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες κάνετε κλικ στο Περισσότερες Λεπτομέρειες. Βήμα 7 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί OK. Σ ε λ ί δ α 32

6.3.2. Ακύρωση συνάντησης Εάν δημιουργήσατε μια συνάντηση, μπορείτε να την ακυρώσετε. Η διαγραφή μιας συνάντησης είναι μόνιμη. Δεν μπορείτε να αναιρέσετε τη διαγραφή. Βήμα 1 ο : Κάνετε δεξί κλικ πάνω στην προγραμματισμένη συνάντηση. Βήμα 2 ο : Επιλέξτε Διαγραφή από τις επιλογές. Βήμα 2 ο : Επιλέξτε Ναι από το παράθυρο διαλόγου. Εικόνα 23. Διαγραφή συνάντησης. Σ ε λ ί δ α 33

7. Εκκρεμείς εργασίες Η λειτουργία "Εκκρεμείς Εργασίες" σάς επιτρέπει να δημιουργείτε λίστες υποχρεώσεων και να διαχειρίζεστε τις εργασίες σας. Μπορείτε να προσθέσετε εργασίες στην προεπιλεγμένη λίστα εργασιών και μπορείτε να δημιουργήσετε άλλες λίστες εργασιών για να οργανώσετε τις λίστες υποχρεώσεων σας με πιο συγκεκριμένες δραστηριότητες, όπως εργασίες ή προσωπικά έργα. 7.1. Δημιουργία εργασίας Μπορείς να δημιουργήσεις μια εργασία πληκτρολογώντας την εργασία στο κατάλογο με της εργασίες σου ή πατώντας το προσθέσεις λεπτομερείς πληροφορίες και επισυναπτόμενα. για να 7.2. Γρήγορη προσθήκη εργασίας Μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα μια εργασία με το να πληκτρολογήστε στο πεδίο το θέμα της Εργασίας. Βήμα 2 ο : Από το πληκτρολόγιο πατήστε το Enter. 7.3. Δημιουργία λεπτομερής εργασίας Μπορείς να δημιουργήσεις μια λεπτομερή εργασία προσθέτοντας λεπτομερείς πληροφορίες για την εργασία. Για να το επιτύχεις αυτό ακολούθησε την εξής διαδικασία: Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στη καρτέλα Εκκρεμείς εργασίες. Βήμα 2 ο : Κάνετε κλικ στο Σ ε λ ί δ α 34

Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται συμπλήρωστε όλα τα σχετικά πεδία που έχεις για την εργασία. Θέμα εργασίας Προτεραιότητα Ποσοστό συμπλήρωσης Λίστα εργασιών που θα τοποθετηθεί η εργασία Εικόνα 24. Παράθυρο διαλόγου εργασίας. Ημερομηνία έναρξης και παράδοσης εργασίας. Τρέχουσα κατάσταση εργασίας Ρύθμιση Ημερομηνίας και ώρας για Υπενθύμιση Βήμα 3 ο : Κάνετε κλικ στο Αποθήκευση. Σ ε λ ί δ α 35

7.4. Προβολή εργασιών στο παράθυρο ανάγνωσης Μπορείτε να ενεργοποιήσετε για να προβάλετε τα περιεχόμενα μιας εργασίας χωρίς να ανοίξειτε την εργασία. Το παράθυρο περιεχομένων της εργασίας μπορεί να προβληθεί στο κάτω ή δεξιά μέρος του παραθύρου περιεχομένων ή να απενεργοποιηθεί.. Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στη καρτέλα Εκκρεμείς εργασίες. Βήμα 2 ο : Στο πάνω μέρος δεξιά κάνετε κλικ στο Εμφάνιση Βήμα 3 ο : Από το κατάλογο μπορείς να εμφανίσετε τις εργασίες με συγκεκριμένη κατάσταση όπως φαίνεται στην πιο κάτω Εικόνα. Στην πιο κάτω φωτογραφία είναι επιλεγμένη η επιλογή για εμφάνιση όλων των εργασιών. Βήμα 4 ο : Μπορείτε να επιλέξετε που θέλετενα εμφανίζεται ή να μην εμφανίζεται το παράθυρο προβολής του περιεχομένου τα εργασίας. 7.5. Αλλαγή εργασίας Ενώ μια εργασία βρίσκεται σε εξέλιξη, μπορεί να χρειαστεί να προσθέσετε πληροφορίες, να αλλάξετε την κατάσταση και το ποσοστό ολοκλήρωσης της εργασίας, ή να σημειώσετε την εργασία ως ολοκληρωμένη. Σ ε λ ί δ α 36

7.5.1. Επικαιροποίηση εργασίας Βήμα 1 ο : Κάνετε Βήμα 2 ο : Επιλέξτε Διαγραφή από τις επιλογές κλικ στην καρτέλα Εκκρεμείς Εργασίες Βήμα 2 ο : Από την εργαλειοθήκη κάνετε κλικ στο Επεξεργασία. Κάνε τις ανάλογες αλλαγές στην εργασία. Βήμα 3 ο : Κάνετε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση. 7.5.2. Ολοκλήρωση εργασίας Βήμα 1 ο : Κάνετε κλικ στην καρτέλα Εκκρεμείς Εργασίες Βήμα 2 ο : Επιλέξετε, στο τετράγωνο επιλογής την εργασία/εργασίες που θέλεις να σημειώσεις ως ολοκληρωμένες. Βήμα 3 ο : Από την εργαλειοθήκη κάνε κλικ στο Σημείωση ως ολοκληρωμένες Σ ε λ ί δ α 37