Βοηθητική Εφαρμογή, η οποία παρακολουθεί, τις καθημερινές συναλλαγές των στελεχών ενός Λογιστικού Γραφείου ( ή οποιουδήποτε χώρου, όπου πραγματοποιούνται Οικονομικές Συναλλαγές στις οποίες μετέχουν πολλά πρόσωπα πολλά mini Ταμεία). Κάθε μέρα, κάθε αρμόδιος ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ή ΠΛΗΡΩΜΗΣ, έχει την δυνατότητα, να παρακολουθεί αναλυτικά τις εισπράξεις του είτε αυτές είναι σε μετρητά, είτε με POS, είτε με ΕΠΙΤΑΓΕΣ. Επίσης έχει την δυνατότητα, να παρακολουθεί τις ΠΛΗΡΩΜΕΣ, ΔΑΠΑΝΕΣ που γίνονται από το δικό του «ΤΑΜΕΙΟ»,για την εταιρία στην οποία ανήκει. Στο τέλος της ΗΜΕΡΑΣ, ή στο τέλος οποιουδήποτε οριζόμενου διαστήματος, παραδίδει στον υφιστάμενό του, το ΤΑΜΕΙΟ ΜΕΤΡΗΤΩΝ, τα ΣΩΜΑΤΑ ΤΩΝ ΕΠΙΤΑΓΩΝ, ΑΠΟΔΕΙΞΕΩΝ POS και την πλήρη κατάσταση των κινήσεων ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ και ΠΛΗΡΩΜΩΝ που έγιναν από την μεριά του. Η Εφαρμογή Smart Money, τηρεί ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ, εφαρμόζει φίλτρα πολλαπλών αναζητήσεων και εξάγει τα αποτελέσματα σε Οθόνες ή Εκτυπωτικά. Διαχειρίζεται πολλά ΤΑΜΕΙΑ, με συνένωση των ΞΕΧΩΡΙΣΤΩΝ ΤΑΜΕΙΩΝ ΑΝΑ ΣΤΕΛΕΧΟΣ, σε επιλεγόμενα ΤΑΜΕΙΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ. Πιο απλά,το στέλεχός μας Ιωάννης Ιωάννου, Εισέπραξε από 10 πελάτες μας Χρήματα Λογιστικής Αμοιβής, εισέπραξε Χρήματα Ασφαλ.Οργανισμών από το Πελατολόγιό μας ( από 15 πελάτες μας, με σκοπό το γραφείο μας να αγοράσει για λογαριασμό τους π.χ ΤΑ ΕΝΣΗΜΑ ΙΚΑ), εισέπραξε ΧΡΗΜΑΤΑ, ή μέσω POS από 22 Ιδιώτες π.χ για ΕΝΦΙΑ, Παρέλαβε, 3 ΕΠΙΤΑΓΕΣ από πελάτες. Πλήρωσε για μικροέξοδα στο SUPER MARKET, ή τον Λογαριασμό της ΔΕΗ του Γραφείου, από το ταμείο του. Επιλεκτικά, μπορεί να παραδώσει μετρητά, Επιταγές, Αποδεικτικά POS, σε μια κατάσταση που θεωρητικά είναι το Ταμείο Ημέρας. Είτε σε πολλαπλά ταμεία, σπαστά ανά περίπτωση, ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΑΜΟΙΒΗ, ΙΔΙΩΤΕΣ, ΠΛΗΡΩΜΕΣ ΓΙΑ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟ ΠΕΛΑΤΩΝ, ΕΞΟΔΑ ΑΠΟ ΤΟ ΤΑΜΕΙΟ ΤΟΥ. Όλη η συναλλαγή του, μέσω της εφαρμογής, καταγράφεται αναλυτικότατα, και παραδίδεται αναλυτικότατα. Χαρακτηριστικά: Είναι Δικτυακή εφαρμογή. Προβολή και Εκτύπωση δεκάδων καταστάσεων με πολλαπλά φίλτρα επιλογών Προβολή και Εκτύπωση ΕΣΟΔΩΝ-ΕΞΟΔΩΝ Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΙΣΠΡΑΞΗΣ ( Με αυτόματη αρίθμηση ) ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΕΠΙΤΑΓΩΝ / POS ( Με αυτόματη αρίθμηση ) ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΔΑΠΑΝΩΝ ( Με αυτόματη αρίθμηση ) Σε κάθε συναλλαγή, μπορούν να επισυναφθούν αρχεία ( παντός είδους excel,word,pdf,bmp,jpg,email,txt κλπ), μπορούν να επισυναφθούν ΠΑΡΑΣΤΑΤΙΚΑ παντός είδους. Σε κάθε συναλλαγή μπορούν να καταχωρηθούν επιπλέον σχόλια - Παρατηρήσεις
ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ 3 Παραμετροποίηση Εφαρμογής.3-4 Καθημερινή καταχώρηση ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ ΠΛΗΡΩΜΩΝ..5 Καρτέλα Παράδοσης Ταμείου.......6 Μετρητά - Εισπράξεις / Πληρωμές 6 Εκτύπωση Αποδείξεων Είσπραξης Αποδείξεων Δαπανών..7 Επιταγές / POS..8 ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΤΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΑΜΕΙΟΥ..9 Eκτύπωση της Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών..10 Αναζήτηση Καρτέλας Παράδοσης Ταμείου..10 Αποτελέσματα με εφαρμογή φίλτρων και επιλογή διαστήματος Ημερομηνιών, σε Προβολή Οθόνης ή Εκτυπωτή.11 Αυτόματη Δημιουργία/Επιλογή διαστήματος ημερομηνιών Από Ημερ/νία Έως Ημερ/νία..12 Προβολή σε Οθόνη ή Εκτύπωση Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών με συνδυασμό επιλογής Παραδούς, Παραλαβών 13 Όπως η 2η περίπτωση, με επιπλέον κριτήριο την ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ με εκτύπωση ή προβολή όχι Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών όπως πριν, αλλά ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΗΣ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΜΕ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΑΜΕΙΟΥ 13 Προβολή σε Οθόνη ή Εκτύπωση Καταστάσεων με συνδυασμούς επιλογής Πελάτη, Αιτιολογιών. Στην Νο 4 περίπτωση παίρνουμε αναλυτικά ανά περίπτωση ΓΕΝΙΚΗ ( για ολο το Πελατολόγιο ), ΕΙΔΙΚΗ ( για επιλεγόμενο Πελάτη μας ) εικόνα και εκτύπωση ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ, ΕΞΟΔΩΝ, ΕΠΙΤΑΓΩΝ/POS, ΕΣΟΔΩΝ-ΕΞΟΔΩΝ 14 Αναζήτηση μιας Επιταγής ή POS με αριθμό Επιταγής ή αριθμό POS ( δεν συμμετέχει στα κριτήρια το διάστημα ημερομηνιών ) 15 Προβολή Εκτύπωση ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΗΜΕΡΑΣ ( δεν συμμετέχει στα κριτήρια το διάστημα ημερομηνιών ).15 Κατάσταση επιλεγόμενη και με διάστημα ημερομηνιών, εγγραφές που έχουν επισυναπτόμενα αρχεία. Τα επισυναπτόμενα εμφανίζονται μπροστά μας αυτόματα, με δυνατότητα zoom αυξομείωσης, δυνατότητα αποθήκευσης σε οποιοδήποτε μέσο, δυνατότητα εκτύπωσης κλπ..16-17 2
ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ΕΦΑΡΜΟΓΗ Α. Καθημερινή καταχώρηση ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ - ΠΛΗΡΩΜΩΝ Β. Αναζήτηση Καρτέλας Παράδοσης Ταμείου Γ. Αποτελέσματα με εφαρμογή φίλτρων και επιλογή διαστήματος Ημερομηνιών, σε Προβολή Οθόνης ή Εκτυπωτή Δ. Παραμετροποίηση της Εφαρμογής Ε. Έξοδος Δ.Παραμετροποίηση Αντιγραφή κάθετα την στήλη με τις επωνυμίες από το Excel και Επικόλληση κάθετα στο πεδίο eponymia ( επιλογή του eponymia κάθετα. Επιλογή στήλης [μαυρίζει] η στήλη eponymia ( Copy / Paste ) 3
Συνέχεια Παραμετροποίησης 2 1 5 3 6 4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Δημιουργούμε, Αιτιολογίες ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ/ΠΛΗΡΩΜΩΝ Δημιουργούμε Πρόσωπα Παράδοσης Ταμείου Δημιουργούμε Πρόσωπα Παραλαβής Ταμείου Δημιουργούμε Πρότυπες κινήσεις ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ / ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ Ταμείου Φάκελος Επισυναπτόμενων, ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ / ΠΛΗΡΩΜΩΝ Φάκελος Επισυναπτόμενων, ΕΠΙΤΑΓΩΝ, POS, ΚΛΠ Δημιουργία Λογότυπου / Σφραγίδας, στις Εκτυπώσεις των 7 4
Α. Καθημερινή καταχώρηση ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ ΠΛΗΡΩΜΩΝ Πως Ξεκινάμε.. Σκοπός της εφαρμογής είναι να καταγραφούν οι ΕΙΣΠΡΑΞΕΙΣ/ΠΛΗΡΩΜΕΣ/ΕΠIΤΑΓΕΣ/POS, και να παραδοθεί μια κατάσταση στον ΑΡΜΟΔΙΟ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΤΑΜΕΙΟΥ με την καταγραφή των προαναφερθέντων κινήσεων, μαζί με τα ΜΕΤΡΗΤΑ, ΕΠΙΤΑΓΕΣ ΚΛΠ. Βέβαια, ο μηχανισμός της, επιτρέπει την τήρηση ΙΣΤΟΡΙΚΟΥ, και ευκολίες ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ και ΕΚΤΥΠΩΣΗΣ. ΒΗΜΑ 1ο. ΚΑΤΑΧΩΡΟΥΜΕ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΤΗΝ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΚΙΝΗΣΗΣ ΚΑΤΑΧΩΡΟΥΜΕ ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ ΤΟ ΠΡΟΣΩΠΟ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΑΜΕΙΟΥ Αν δεν ακολουθήσουμε αυτό το βήμα θα εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα ΒΗΜΑ 2ο. Αναλόγως την περίπτωση ΕΠΙΛΕΓΟΥΜΕ ΕΙΣΠΡΑΞΕΙΣ ΠΛΗΡΩΜΕΣ ή ΕΠΙΤΑΓΕΣ/POS 5
Επιλέγω Πελάτη ή Δαπάνη ή Περίπτωση Επιλέγω Αιτιολογία Διαγράφω Εγγραφή Εκτυπώνω Αποδ.Εισπρ. Αποδ.Δαπανών Προαιρετικά Καταχωρώ Παρατηρήσεις Σχόλια για κάθε εγγραφή Προαιρετικά Επισυνάπτω αρχεία παντός είδους για κάθε εγγραφή 6
Εκτύπωση Αποδ.Εισπρ. Εκτύπωση Αποδ.Δαπανών Αναζήτηση Καρτέλας Παράδοσης Ταμείου Μπορούμε στην Καρτέλα Παράδοσης Ταμείου, να έχουμε ακριβέστατη εικόνα των χρημάτων και επιταγών που παραδίδουμε. Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών 7
Καταχώρηση Παραλαβής Επιταγών ή καταχώρηση είσπραξης με POS Δημιουργία παρατηρήσεων σε κάθε εγγραφή 8
ΒΗΜΑ 3ο Το τελικό βήμα, είναι η ΕΚΤΥΠΩΣΗ ΤΗΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΑΜΕΙΟΥ 9
ΒΗΜΑ 4ο Προαιρετική εκτύπωση της Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών Β. Αναζήτηση Καρτέλας Παράδοσης Ταμείου Αναζήτηση καρτέλας παράδοσης Ταμείου: Χρησιμοποιείται σε 2 περιπτώσεις. 1η περίπτωση, απλή αναζήτηση για να δούμε σε συγκεκριμένη ημέρα μια καρτέλα παράδοσης 2ος και κυριότερος λόγος. Καλό είναι ανά χειριστή να παραδίδεται 1 κατάσταση ανά ημέρα συναλλαγής. Για να το πετύχουμε αυτό, θα πρέπει οι καταχωρίσεις κάθε χειριστή, να γίνονται στην συγκεκριμένη δική του ημερήσια καρτέλα παράδοσης. Εστω ανοίχτηκε η καρτέλα, έγιναν κάποιες καταχωρήσεις και έκλεισε το πρόγραμμα. Αν χρειαστεί στην συνέχεια, να καταχωρήσει και άλλες συναλλαγές, τότε ανοίγοντας την εφαρμογή,αυτόματα μας πηγαίνει σε νέα καρτέλα. Ο χειριστής έχει την δυνατότητα, να συνεχίσει την ίδια καρτέλα, που είχε ήδη δημιουργήσει στην αρχή των ημερήσιων συναλλαγών του. Από πεδίο «ΔΩΣΕ ΤΙΜΗ ΓΙΑ ΑΝΕΥΡΕΣΗ»μπορεί εύκολα να εντοπίσει την καρτέλα του και να συνεχίσει. 10
Γ. Αποτελέσματα με εφαρμογή φίλτρων και επιλογή διαστήματος Ημερομηνιών, σε Προβολή Οθόνης ή Εκτυπωτή 2 1 5 6 4 7 3 1. Αυτόματη Δημιουργία/Επιλογή διαστήματος ημερομηνιών Από Ημερ/νία Έως Ημερ/νία 2. Προβολή σε Οθόνη ή Εκτύπωση Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών με συνδυασμό επιλογής Παραδούς, Παραλαβών 3. Όπως η 2η περίπτωση, με επιπλέον κριτήριο την ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ με εκτύπωση ή προβολή όχι Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών όπως πριν, αλλά ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΗΣ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΜΕ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΑΜΕΙΟΥ. 4. Προβολή σε Οθόνη ή Εκτύπωση Καταστάσεων με συνδυασμούς επιλογής Πελάτη, Αιτιολογιών. Στην Νο 4 περίπτωση παίρνουμε αναλυτικά ανά περίπτωση ΓΕΝΙΚΗ ( για ολο το Πελατολόγιο ), ΕΙΔΙΚΗ ( για επιλεγόμενο Πελάτη μας ) εικόνα και εκτύπωση ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ, ΕΞΟΔΩΝ, ΕΠΙΤΑΓΩΝ/POS, ΕΣΟΔΩΝ-ΕΞΟΔΩΝ 5. Αναζήτηση μιας Επιταγής ή POS με αριθμό Επιταγής ή αριθμό POS ( δεν συμμετέχει στα κριτήρια το διάστημα ημερομηνιών ) 6. Προβολή Εκτύπωση ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΗΜΕΡΑΣ ( δεν συμμετέχει στα κριτήρια το διάστημα ημερομηνιών ) 7. Κατάσταση επιλεγόμενη και με διάστημα ημερομηνιών, εγγραφές που έχουν επισυναπτόμενα αρχεία. Τα επισυναπτόμενα εμφανίζονται μπροστά μας αυτόματα, με δυνατότητα zoom αυξομείωσης, δυνατότητα αποθήκευσης σε οποιοδήποτε μέσο, δυνατότητα εκτύπωσης κλπ 1.Αυτόματη Δημιουργία/Επιλογή διαστήματος ημερομηνιών Από Ημερ/νία Έως Ημερ/νία 11
2.Προβολή σε Οθόνη ή Εκτύπωση Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών με συνδυασμό επιλογής Παραδούς, Παραλαβών 3. Όπως η 2η περίπτωση, με επιπλέον κριτήριο την ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ με εκτύπωση ή προβολή όχι Κατάσταση Καταμέτρησης Χαρτονομισμάτων, κερμάτων, σωμάτων Επιταγών όπως πριν, αλλά ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΙΝΗΣΗΣ ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ ΠΛΗΡΩΜΩΝ ΜΕ ΥΠΕΥΘΥΝΟΥΣ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΔΟΣΗΣ ΤΑΜΕΙΟΥ. 12
4. Προβολή σε Οθόνη ή Εκτύπωση Καταστάσεων με συνδυασμούς επιλογής Πελάτη, Αιτιολογιών. Στην Νο 4 περίπτωση παίρνουμε αναλυτικά ανά περίπτωση ΓΕΝΙΚΗ ( για ολο το Πελατολόγιο ), ΕΙΔΙΚΗ ( για επιλεγόμενο Πελάτη μας ) εικόνα και εκτύπωση ΕΙΣΠΡΑΞΕΩΝ, ΕΞΟΔΩΝ, ΕΠΙΤΑΓΩΝ/POS, ΕΣΟΔΩΝ-ΕΞΟΔΩΝ 13
5. Αναζήτηση μιας Επιταγής ή POS με αριθμό Επιταγής ή αριθμό POS ( δεν συμμετέχει στα κριτήρια το διάστημα ημερομηνιών ) 6. Προβολή Εκτύπωση ΚΙΝΗΣΕΩΝ ΗΜΕΡΑΣ ( δεν συμμετέχει στα κριτήρια το διάστημα ημερομηνιών ) 14
7. Κατάσταση επιλεγόμενη και με διάστημα ημερομηνιών, εγγραφές που έχουν επισυναπτόμενα αρχεία. Τα επισυναπτόμενα εμφανίζονται μπροστά μας αυτόματα, με δυνατότητα zoom αυξομείωσης, δυνατότητα αποθήκευσης σε οποιοδήποτε μέσο, δυνατότητα εκτύπωσης κλπ 15
16
SmartKey Solutions & Services SmartKey Solutions & Services Αναπαύσεως 17-19, Δραπετσώνα, Τ.Κ 18648 Τ: 210.48.12.129 210.48.33.766, F: 210.48.38.668, M: 6970.013.101 E: info@smart-key.gr, sales@smart-key.gr, W: www.smart-key.gr