Κοστολόγηση με τη μέθοδο του Time Driven Activity Based Costing Ομιλητής Ανθλγός (Ο) Κωστάκης Σάββας
Εισαγωγή Δύο μεγάλες προκλήσεις : 1. Συνεχείς Απειλές από τις γειτονικές χώρες. 2. Διαρκώς μειούμενα κεφάλαια του Προϋπολογισμού των ΕΔ. Προσπάθεια διατήρησης της λειτουργικότητας των ΕΔ με τα υπάρχοντα κεφάλαια. Σωστή κοστολόγηση ίσως ο μόνος τρόπος για την αντιμετώπιση των προκλήσεων.
Activity Based Costing (ABC) Πρώτη εμφάνιση το 1980 (Kaplan & Cooper). Αποτελεί κοστολόγηση με βάση τις δραστηριότητες. Λύση στο πρόβλημα της κατανομής του γενικού έμμεσου κόστους. Βάση της κοστολόγησης οι πελάτες-παραγγελίες. Πυλώνας της κοστολόγησης οι οδηγοί κόστους των δραστηριοτήτων δηλαδή το αποτέλεσμα της διαίρεσης του συνολικού κόστους της δραστηριότητας με το χρόνο που δαπανήθηκε σε αυτή.
Προβλήματα του Activity Based Costing (ABC) Δύσκολος ο υπολογισμός των οδηγών κόστους. Δύσκολη η εφαρμογή του σε οργανισμούς με πολλές δραστηριότητες. Δύσκολη η προσαρμογή του στα μεταβαλλόμενα δεδομένα του εξωτερικού περιβάλλοντος. Υπερβολικός όγκος δεδομένων. Πολυδάπανο στήσιμο και συντήρηση μοντέλου. Θεώρηση χρησιμοποίησης πόρων στο μέγιστο με αποτέλεσμα την εμφάνιση βελτιωμένης παραγωγής.
Μέθοδος TDABC Εξέλιξη του ABC : Εύχρηστη Οικονομική Ακριβής Ευέλικτη Βασισμένη σε πραγματικά δεδομένα Με δυνατότητα πρόβλεψης των μελλοντικών αναγκών
Πλεονεκτήματα TDABC Εύκολο και γρήγορο στήσιμο ακριβούς μοντέλου Διατήρηση και προσαρμογή του, χωρίς κόπο και κόστος Πρόβλεψη των μελλοντικών αναγκών, συνεπώς πρόβλεψη και του ύψους του προϋπολογισμού Δυνατότητα διαφοροποίησης κάθε δραστηριότητας για την αντιμετώπιση της πολυπλοκότητας Αποτύπωση των τελευταίων εξελίξεων μέσω συνεχών επαναλήψεων
Χαρακτηριστικά TDABC Οδηγός κόστους Διαθεσιμότητα Κόστος Χρονικές Εξισώσεις
Χρονικές Εξισώσεις Γενική μορφή = β 0 + β 1 Χ 1 + +β n Χ n Υπολογισμός χρόνων κυρίως μέσω παρατήρησης Εκκίνηση από την πιο δαπανηρή διαδικασία και επέκταση της εξίσωσης γραμμικά για την κάλυψη της πολυπλοκότητας
Κόστος Για τον υπολογισμό του συνολικού κόστους πρέπει να ληφθούν υπόψη : Εργαζόμενοι: Μισθοί και πλήρεις δεδουλευμένες παροχές, όπως φόροι υπηρεσιών, ιατρική ασφάλιση, και δικαιώματα σύνταξης. Επιβλέποντες: μισθοί και πλήρεις δεδουλευμένες παροχές επιβλεπόντων εργαζομένων πρώτης γραμμής. Έμμεση εργασία: μισθοί, δεδουλευμένες παροχές και επίβλεψη του υποστηρικτικού προσωπικού του τμήματος, όπως αυτοί που εξασφαλίζουν την ποιότητα και τον προγραμματισμό.
Κόστος Εξοπλισμός και τεχνολογία: Κόστος εξοπλισμού, συμπεριλαμβανομένου υπολογιστικούς πόρους και πόρους τηλεπικοινωνιών, χρησιμοποιούμενους από εργαζόμενους και επόπτες. Χώροι: κόστος παροχής χώρου στους εργαζομένους, στον εξοπλισμό και στους επόπτες. Άλλοι έμμεσοι και υποστηρικτικοί πόροι: Έξοδα Άλλοι έμμεσοι και υποστηρικτικοί πόροι: Έξοδα από υποστηρικτικά τμήματα όπως το τμήμα των ανθρωπίνων πόρων, το χρηματοοικονομικό και το τεχνολογικό.
Κόστος Για την απαλλαγή από περιοδικές διακυμάνσεις, το κόστος είναι προτιμότερο να υπολογίζεται ανά συγκεκριμένες χρονικές περιόδους (4μηνα, 6μηνα ή χρόνο). Στο κόστος των κυρίων τμημάτων (άμεσα συνυφασμένα με την παραγωγή του προϊόντος/υπηρεσίας) συμμετέχει και ένα μέρος του κόστους των υποστηρικτικών τμημάτων (ανάλογα τον όγκο των προσφερόμενων υπηρεσιών)
Διαθεσιμότητα Υπολογισμός του συνολικού χρόνου διαθέσιμου για υπηρεσία-παραγωγή. Υπολογισμός ανά διαστήματα (μήνας, 4μηνα, 6μηνα). Αφετηρία οι 365 μέρες το χρόνο και το 8ωρο εργασίας την ημέρα. Αφαιρούνται ημέρες άδειας Σαββατοκύριακα, αργίες καθώς και χρόνος για διαλείμματα, άφιξη, αναχώρηση, επικοινωνία και επιμόρφωση.
Οδηγός Κόστους Προκύπτει από την διαίρεση του Συνολικού κόστους με τη συνολική Διαθεσιμότητα. Είναι μοναδικός για κάθε τμήμα. Πολλαπλασιαζόμενος με το χρόνο που προκύπτει από τις χρονικές εξισώσεις, δίνει το συνολικό κόστος κάθε επανάληψης της διαδικασίας-δραστηριότητας.
Δημιουργία του Μοντέλου Φάση 1: Φάση 2: Φάση 3: Φάση 4: Προετοιμασία Προσδιορισμός, απόκτηση και ανάλυση δεδομένων Ανάπτυξη Πιλοτικού Μοντέλου Επέκταση σε όλες τις δραστηριότητες
Activity based Budgeting TDABC ανάποδα What If Analysis Δημιουργία TDABC Υπολογισμός κερδοφορίας Λήψη αποφάσεων για βελτίωση των διαδικασιών και του μείγματος των πελατών και προϊόντων Πρόγνωση των ικανοτήτων για την επόμενη περίοδο Πρόβλεψη των αναγκών της επόμενης περιόδου για ανταπόκριση στην προϋπολογιζόμενη ζήτηση
Εφαρμογές στις Ένοπλες Δυνάμεις Δραστηριότητες των ΕΔ που βρίσκει εφαρμογή το TDABC: 1. Στρατιωτικά Νοσοκομεία 2. ΕΚΕΜΣ 3. Hotspots Μπορούμε να εφαρμόσουμε τη συγκεκριμένη μέθοδο και σε απλές δραστηριότητες, ακόμα και στα γραφεία των διευθύνσεων, με σκοπό μόνο τη βελτίωση της αποδοτικότητας.
Παραδείγματα Εφαρμογής Τμήμα Νοσοκομείου με 10 εργαζομένους (ιατρούς, νοσηλευτές, ΜΥ) : Λήψη ιστορικού Εξέταση Διάγνωση Λήψη ιστορικού Ύπαρξη βιβλιαρίου Υγείας (3 λεπτά) ή Απουσία του (+ 2 λεπτά)
Παραδείγματα Εφαρμογής Διάρκεια της εξέτασης Το πολύ ένα με δύο συμπτώματα (3 λεπτά) Συννοσηρότητα (+3 λεπτά) Ανάγκη για περαιτέρω εξετάσεις(+ 4 λεπτά) Μη συνεργασία ασθενή (+2 λεπτά) Διάγνωση: Απουσία ασθένειας (1 λεπτό) Ελαφριάς μορφής ασθένεια (+2 λεπτά) Σοβαρή ασθένεια (+4 λεπτά) Εισαγωγή (+4 λεπτά)
Παραδείγματα Εφαρμογής Η χρονική εξίσωση προκύπτει από τη γραμμική πρόσθεση όλων των παραπάνω και είναι ως εξής : Χρόνος Αρχικής Εξέτασης Ασθενούς (σε λεπτά): 3 (βιβλιάριο) + {2 (αν δεν έχει βιβλιάριο)} + 3 (ελάχιστα συμπτώματα) + {3 (συννοσηρότητα)} + {4 (ανάγκη περαιτέρω εξετάσεων) + {2 (αν δεν συνεργάζεται)} + 1 (απουσία ασθένειας) + {αν υπάρχει ασθένεια} + 2 (ελαφριάς μορφής ασθένεια)} + 4 (σοβαρή ασθένεια) + {4 (αν χρειαστεί εισαγωγή)}
Παραδείγματα Εφαρμογής Έστω λοιπόν ασφαλισμένος ασθενής με ελαφριά συμπτώματα σοβαρής όμως ασθένειας που χρειάζεται εισαγωγή για παρακολούθηση. Από την παραπάνω εξίσωση προκύπτει: Χρόνος Αρχικής Εξέτασης Ασθενούς : 3 + 3 + 4 +4 = 14 λεπτά. Αναγκαιεί πλέον ο υπολογισμός του οδηγού κόστους του τμήματος. Προκύπτει ως εξής : Οδηγός Κόστους = Συνολικό Κόστος / Διαθεσιμότητα Πόρων Συνολικό Κόστος : 500.000 (το χρόνο) Διαθεσιμότητα : 10 Χ 72.000 λεπτά = 720.000 λεπτά (το χρόνο) Οδηγός κόστους : 0,69 /λεπτό. Είναι φανερό λοιπόν ότι ο συγκεκριμένος ασθενής κόστισε για την εξέτασή του : 0,69 Χ 14 = 9.66
Παραδείγματα Εφαρμογής Συνολικό κόστος ασθενή = Άθροισμα κόστους επιμέρους τμημάτων Με βάση το ICD 10 (κατηγοριοποίηση ασθενειών) και τα ΚΕΝ γίνεται γνωστός ο πλήρης κύκλος φροντίδας της κάθε διαφορετικής ασθένειας. Γνωρίζοντας το σύνολο των ασθενών του νοσοκομείου και των καταστάσεων τους, συντίθεται το case mix του νοσοκομείου το οποίο οδηγεί και στον υπολογισμό του Προϋπολογισμού του. TDABC Cost Weight Case mix Budget Case mix X base rate = Προϋπολογισμός (Budget) Base rate είναι ένα βασικό ποσό το οποίο καθορίζεται από το κράτος για κάθε νοσοκομείο. Με το Budget που προέκυψε, το κάθε νοσοκομείο, θα διαπραγματευτεί το ύψος του προϋπολογισμού του με το κράτος και τους ασφαλιστικούς φορείς.
Παραδείγματα Εφαρμογής Στους άλλους τομείς (ΕΚΕΜΣ, Hotspot), η διαδικασία της κοστολόγησης είναι η ίδια. Σημαντικές διαφορές : Στο ΕΚΕΜΣ χρειάζεται να υπολογίσουμε και το κόστος αποθήκευσης των προϊόντων οδηγός κόστους με βάση τα τετραγωνικά μέτρα. Στα Hotspot ως βάση της ανάλυσης θα χρησιμοποιήσουμε τον κάθε πρόσφυγα.
Συμπεράσματα Η μέθοδος δίνει την δυνατότητα: 1. Υπολογισμού των αναγκών της μελλοντικής περιόδου. 2. Ακριβέστερης τιμολόγησης των δραστηριοτήτων 3. Βελτίωσης της αποδοτικότητας 4. Ελαχιστοποίησης απωλειών και κόστους Χρειάζεται παρατήρηση και συλλογή δεδομένων για Χρειάζεται παρατήρηση και συλλογή δεδομένων για την πλήρη εφαρμογή της στις παραπάνω δραστηριότητες των ΕΔ.
ΕΥΧΑΡΙΣΤΩ ΓΙΑ ΤΗΝ ΠΡΟΣΟΧΗ ΣΑΣ