Epsilon Net PYLON Platform

Epsilon Net PYLON Platform Διαδικασίες Γρήγορης Παραμετροποίησης V1.0 / 06-2014 Page 1 of 29

Περιεχόμενα 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ... 3 2 ΒΗΜΑΤΑ... 4 2.1 Εγκατάσταση Φορολογικών Μηχανισμών... 4 2.2 Σύνδεση (Log-in)... 4 2.3 Δημιουργία Εταιρίας Χρήσεων... 5 2.4 Δημιουργία Ειδών Προμηθευτών - Πελατών... 7 2.5 Δημιουργία Μεταβολή Σειρών Παραστατικών... 10 2.6 Διαδικασία για μαζική εισαγωγή ειδών με ποσότητα αξία... 12 2.7 Διαδικασία για μαζική εισαγωγή υπολοίπων Πελατών και Προμηθευτών... 13 2.8 Επιβαρύνσεις Αγορών... 15 2.9 Φόρμες Εκτύπωσης Παραστατικών Αγορών... 16 2.10 Παραστατικά Αγορών... 17 2.11 Επιβαρύνσεις Πωλήσεων... 18 2.12 Φόρμες Εκτύπωσης Παραστατικών Πωλήσεων... 19 2.13 Παραστατικά Πωλήσεων... 20 2.14 Πληρωμές προμηθευτών (Μετρητά, Αξιόγραφα και Λογαριασμό Τράπεζας)... 22 2.15 Εισπράξεις πελατών (Μετρητά, Αξιόγραφα, Λογαριασμό Τράπεζας)... 23 2.16 Αναζητήσεις (Υπόλοιπα Αποθήκης, Προμηθευτών και Πελατών)... 24 3 ΛΟΙΠΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ... 26 3.1 Περιβάλλον Εργασίας... 26 3.1.1 Μενού - Συντομεύσεις Hot keys... 26 3.1.2 Τροποποίηση Οθόνης Πελατών, Προμηθευτών, Ειδών κλπ. - Τροποποίηση Οθόνης Παραστατικών και Τροποποίηση Γραμμών - Τροποποίηση των Browsers και ορισμός Εναλλακτικών... 26 3.2 Αυτόματες Αριθμήσεις... 27 4 Παράρτημα Εκδόσεων Αλλαγών... 29 V1.0 / 06-2014 Page 2 of 29

1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Σκοπός του παρόντος εγχειριδίου είναι να περιγράψει τις βασικές διαδικασίες που πρέπει να ακολουθηθούν προκειμένου να είναι εφικτή η γρήγορη και σωστή έναρξη λειτουργίας της εφαρμογής. Το παρόν εγχειρίδιο δεν αντικαθιστά το ενσωματωμένο (Help) εγχειρίδιο που υπάρχει στα διάφορα σημεία της εφαρμογής. V1.0 / 06-2014 Page 3 of 29

2 ΒΗΜΑΤΑ 2.1 Εγκατάσταση Φορολογικών Μηχανισμών Είναι απαραίτητη η εγκατάσταση Φορολογικών Μηχανισμών για την σήμανση των παραστατικών, όπου βέβαια αυτό απαιτείται. Η εφαρμογή συνεργάζεται με φορολογικούς μηχανισμούς «Τύπου Α». 2.2 Σύνδεση (Log-in) Κάνοντας διπλό κλικ στο ανάλογο εικονίδιο από την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας, εισέρχεστε στην βασική οθόνη της εφαρμογής όπου πρέπει να εισάγετε το όνομα του χρήστη (username) και τον κωδικό (password). Για την πρώτη σας εισαγωγή στην Πρότυπη Εταιρία o κωδικός χρήστη είναι «demo» και το συνθηματικό είναι «demo». Στη συνέχεια σας προτείνουμε την αλλαγή του user name καθώς και του password. Μετά την επιτυχή σύνδεση στην εφαρμογή εμφανίζεται η ακόλουθη οθόνη: Επισημαίνεται ότι η συγκεκριμένη οθόνη εμφανίζεται μόνο όταν έχει επιλεχτεί ως μενού το Ribbon Menu,στην οποία φαίνεται εκτός από το μενού των επιλογών και το Ιστορικό του Χρήστη. Πατώντας το εικονίδιο μεταβαίνετε τελικά στην ακόλουθη βασική οθόνη: 2.3 V1.0 / 06-2014 Page 4 of 29

2.3 Δημιουργία Εταιρίας Χρήσεων Η πρώτη ενέργεια που πρέπει να εκτελέσετε είναι να ορίσετε την Εταιρία με τα απαραίτητα στοιχεία καθώς και την οικονομική χρήση στην οποία θα δουλεύετε. Από το μενού Υποδομή διαλέγετε την επιλογή Εταιρίες και με διπλό κλικ στην εμφανιζόμενη εγγραφή εισέρχεστε στην αντίστοιχη οθόνη για να παραμετροποιήσετε κατάλληλα την εταιρία δίνοντας τα στοιχεία της εταιρίας σας. Κατά την καταχώρηση θα εισάγετε, τουλάχιστον, τα απαραίτητα στοιχεία και προαιρετικά τα υπόλοιπα. Πιο αναλυτικά στο Tab (ενότητα) «Στοιχεία» εισάγετε πληροφορίες όπως Όνομα, Επωνυμία, Α.Φ.Μ., Δ.Ο.Υ., Στοιχεία Διεύθυνσης Έδρας, Καθεστώς ΦΠΑ και Λοιπά Στοιχεία Έδρας. Επίσης στο tab (ενότητα) «Λοιπά Στοιχεία» συμπληρώνετε γενικές πληροφορίες όπως ΑΡΜΑΕ, ΓΕΜΗ κλπ καθώς τον αριθμό των δεκαδικών ψηφίων στις αξίες. Στο tab «Υποκαταστήματα» εισάγετε τυχόν υποκαταστήματα της εταιρίας, με τις αντίστοιχες πληροφορίες για κάθε ένα από αυτά καθώς και τις αποθήκες -δενδροειδούς μορφής -δηλαδή τους λογιστικούς ή φυσικούς χώρους που διατηρείτε στην Έδρα ή σε κάθε υποκατάστημα. V1.0 / 06-2014 Page 5 of 29

Για κάθε έναν από τους Αποθηκευτικούς Χώρους που διατηρείτε εκτός από τα Γενικά Στοιχεία διεύθυνσης και επικοινωνίας πρέπει να δηλώσετε και άλλες σημαντικές πληροφορίες όπως μεταξύ άλλων το είδος της αποθήκης πχ. αν πρόκειται για αποθήκη Ιδίων ή Τρίτων, το είδος του αποθέματος π.χ. Κανονικό ή τις κινήσεις που θα επιτρέπεται να γίνονται από αυτήν την αποθήκη. Μπορείτε για παράδειγμα να ορίσετε σε έναν αποθηκευτικό χώρο ότι δεν θα επιτρέπονται οι αγορές. Ακολούθως από το μενού Υποδομή διαλέγετε την επιλογή Χρήσεις και εμφανίζεται η ακόλουθη οθόνη στην οποία θα ορίσετε την οικονομική χρήση με τις ανάλογες πληροφορίες όπως μεταξύ άλλων την Ημερομηνία Έναρξης και Λήξης, τις Μηνιαίες Φορολογικές Περιόδους και την Μέθοδο Κοστολόγησης αποθεμάτων που εφαρμόζει η συγκεκριμένη εταιρία. Όλες οι εργασίες που μπορείτε να εκτελέσετε από την συγκεκριμένη οθόνη εμφανίζονται στο tab «Ενέργειες». Πατώντας για παράδειγμα το κουμπί παράγονται αυτόματα οι περίοδοι. V1.0 / 06-2014 Page 6 of 29

2.4 Δημιουργία Ειδών Προμηθευτών - Πελατών Πρέπει να επισημανθεί ότι γενικότερα στην εφαρμογή τα πεδία που είναι υποχρεωτικά από το σύστημα για την αποθήκευση των δεδομένων είναι αυτά που φέρουν το εικονίδιο, ενώ όλα τα υπόλοιπα πεδία εναπόκειται στην ευχέρεια του χρήστη εάν θα τα συμπληρώσει με τιμές ή όχι. Επιπλέον, για διευκόλυνση του χρήστη και ανάλογα με την παραμετροποίηση της κάθε ενότητας που έχει προηγηθεί, υπάρχουν και πεδία με προεπιλεγμένες τιμές όπου ο χρήστης έχει ωστόσο δικαίωμα αλλαγής. Μια από τις σημαντικές οντότητες της εφαρμογής είναι τα Είδη. Από το μενού Αποθήκη διαλέγετε την επιλογή Είδη και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τα είδη της εταιρίας, συμπληρώνοντας τουλάχιστον τα απαραίτητα στοιχεία και προαιρετικά τα υπόλοιπα πεδία. Επισημαίνεται ότι ο κωδικός του είδους μπορεί να δίνεται αυτόματα από το σύστημα,εάν και εφόσον έχει οριστεί παραμετρικά, ακολουθώντας την μορφή ΕΙΔΗ-00000001 με συνεχόμενη αρίθμηση. Τα πεδία που υποχρεωτικά πρέπει να εισάγει ο χρήστης είναι: ο Κωδικός του είδους (εάν έχετε ορίσει ότι δεν επιθυμείτε την αυτόματη κωδικοποίηση,βλέπε ενότητα 3.2), η Περιγραφή του είδους, η 1η Μονάδα Μέτρησης καθώς και η Κλάση ΦΠΑ δηλ. εάν πρόκειται για Κανονικό, Μειωμένο, Απαλλαγή ή Υπερμειωμένο ποσοστό ΦΠΑ. V1.0 / 06-2014 Page 7 of 29

Μια άλλη σημαντική οντότητα της εφαρμογής είναι οι Πελάτες. Από το μενού Συναλλασσόμενοι διαλέγετε την επιλογή Πελάτες και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τους πελάτες της εταιρίας, συμπληρώνοντας τουλάχιστον τα απαραίτητα στοιχεία και τυχόν άλλα προαιρετικά. Σημειώνεται ότι και ο κωδικός του πελάτη μπορεί να δίνεται αυτόματα από το σύστημα,εάν και εφόσον έχει οριστεί παραμετρικά, ακολουθώντας την μορφή ΠΕΛΑ-00000001 με συνεχόμενη αρίθμηση. Τα πεδία που υποχρεωτικά πρέπει να εισάγει ο χρήστης είναι ο Κωδικός του πελάτη (εάν έχετε ορίσει ότι δεν επιθυμείτε την αυτόματη κωδικοποίηση, Βλέπε ενότητα 3.2) καθώς και το Όνομα Επωνυμία του πελάτη. Είναι σημαντικό να αναφέρουμε ότι εάν ο πελάτης διατηρεί υποκαταστήματα τότε θα πρέπει στο tab «Υποκαταστήματα» εκτός από την Έδρα ή αλλιώς την Κύρια Διεύθυνση του πελάτη να ορίσετε και τα υπόλοιπα υποκαταστήματα με τις ανάλογες πληροφορίες (Στοιχεία Διεύθυνσης,Εμπορικά Στοιχεία και άλλα). V1.0 / 06-2014 Page 8 of 29

Επόμενη σημαντική οντότητα της εφαρμογής είναι οι Προμηθευτές. Από το μενού Συναλλασσόμενοι διαλέγετε την επιλογή Προμηθευτές και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τους προμηθευτές της εταιρίας, συμπληρώνοντας και εδώ υποχρεωτικά τα απαραίτητα πεδία και δίνοντας τυχόν τιμές και σε άλλα μη υποχρεωτικά. Όπως αναφέρθηκε και στα είδη και στους πελάτες έτσι και ο κωδικός του προμηθευτή μπορεί να δίνεται αυτόματα από το σύστημα,εάν οριστεί παραμετρικά, ακολουθώντας την μορφή ΠΡΟΜ- 00000001 με συνεχόμενη αρίθμηση. Τα πεδία που υποχρεωτικά πρέπει να εισάγει ο χρήστης είναι ο Κωδικός του προμηθευτή (εάν και εφόσον δεν έχετε επιλέξει την αυτόματη κωδικοποίηση,,βλέπε ενότητα 3.2) καθώς και το Όνομα Επωνυμία του προμηθευτή. V1.0 / 06-2014 Page 9 of 29

2.5 Δημιουργία Μεταβολή Σειρών Παραστατικών Μια από τις βασικές έννοιες οντότητες στην εφαρμογή είναι η Σειρά Παραστατικού. Οι Σειρές Παραστατικών εκτός από την φορολογική τους σημασία, είναι απαραίτητες για την χρήση κίνηση των παραστατικών της εφαρμογής. Αποτελούν κρίσιμη οντότητα για το σύστημα γιατί εκεί ορίζονται μια σειρά από πληροφορίες που θα χρησιμοποιηθούν σε πολλά σημεία του συστήματος. Ενδεικτικά αναφέρουμε τα εξής : Η Συντόμευση που θα εκτυπώνεται στις φόρμες εκτύπωσης Είναι ή όχι ακυρωτική σειρά Ο τύπος παραστατικού με το οποίο θα κινείται Εάν αφορά υποκατάστημα ή όχι Εάν θα έχει αυτόματη αρίθμηση ή όχι Εάν θα έχει συνεχόμενη αρίθμηση ή όχι Εάν θα κάνει έλεγχο κωδικού ή όχι Εάν έχει συγκεκριμένο τιμοκατάλογο για πρόταση τιμής Ποιοι χρήστες θα έχουν δικαίωμα πρόσβασης Οι φόρμες εκτύπωσης που αφορά. Η εφαρμογή παρέχει έτοιμη παραμετροποίηση μίας (1) Σειράς για καθένα από τους βασικούς τύπους παραστατικών (Τιμολόγια, Δελτία Αποστολής, Τιμολόγια Δελτία Αποστολής, Παραγγελίες, Πιστωτικά, Εισπράξεις, Πληρωμές και λοιπά) ανεξαρτήτου όμως υποκαταστήματος. Για την κάλυψη όμως των αναγκών της εταιρίας σας μπορείτε να δημιουργήσετε όσες σειρές εσείς χρειάζεστε, χειρόγραφες ή μηχανογραφικές. V1.0 / 06-2014 Page 10 of 29

Αυτό που είναι σημαντικό να αναφέρουμε είναι ότι κατά την εκτύπωση των φορμών η εφαρμογή χρησιμοποιεί όχι τον Κωδικό της Σειράς αλλά το πεδίο Συντόμευση, το οποίο θα πρέπει να μεταβάλλετε σε περίπτωση που θέλετε να εκτυπώνει κάτι διαφορετικό από το αναγραφόμενο. Επίσης το tab «Αρίθμηση Σειράς» ενημερώνεται αυτόματα από το σύστημα με την τελευταία ημερομηνία κίνησης και τον τελευταίο αριθμό. Πριν από την επίσημη λειτουργία της εφαρμογής και, σε περίπτωση που δεν θέλετε οι αριθμήσεις των Σειρών να ξεκινήσουν από το 1 αλλά να συνεχίσουν από εκεί που είχαν σταματήσει, πρέπει να ορίσετε για κάθε σειρά τον τελευταίο αριθμό και την τελευταία ημερομηνία κίνησης. V1.0 / 06-2014 Page 11 of 29

2.6 Διαδικασία για μαζική εισαγωγή ειδών με ποσότητα αξία Από το μενού Κινήσεις, Εμπορικό διαλέγετε την επιλογή Εγγραφές Αποθήκης και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τα αποθέματα των ειδών στο σύστημα. Εάν η έναρξη λειτουργίας της εφαρμογής συμπίπτει με την έναρξη της οικονομικής χρήσης (01/01),τότε το παραστατικό με το οποίο θα εισάγετε τα αποθέματα στο σύστημα έχει το όνομα «Απογραφή (Ποσότητα & Αξία)». Η πρώτη ενέργεια που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε από την διαθέσιμη λίστα την Σειρά με την οποία θα καταχωρήσετε το συγκεκριμένο παραστατικό. Στην συνέχεια εισάγετε μια σειρά από άλλες πληροφορίες όπως την ημερομηνία έκδοσης,το Υποκατάστημα καθώς και την Αποθήκη την οποία απογράφει ενώ στο κάτω μέρος του παραστατικού εισάγει τα είδη με τις ποσότητες και τις αξίες. Πρέπει να αναφερθεί ότι πολλά από τα πεδία, για διευκόλυνση του χρήστη, έχουν προτεινόμενες τιμές αλλά σε κάθε περίπτωση ο χρήστης μπορεί να επέμβει και να τις τροποποιήσει αλλάζοντας για παράδειγμα σε μια συγκεκριμένη εγγραφή το υποκατάστημα ή τον αποθηκευτικό χώρο. Σε περίπτωση όμως που η έναρξη λειτουργίας της εφαρμογής πραγματοποιείται σε οποιαδήποτε άλλη χρονική στιγμή εντός της χρήσης ακολουθείται η ίδια διαδικασία με την μόνη διαφορά ότι τότε επιλέγεται από τον χρήστη η κίνηση (παραστατικό) με το όνομα «Εισαγωγή (Ποσότητα & Αξία)». V1.0 / 06-2014 Page 12 of 29

2.7 Διαδικασία για μαζική εισαγωγή υπολοίπων Πελατών και Προμηθευτών Υπόλοιπα Πελατών Από το μενού Κινήσεις, Χρημ/μικά, Λοιπά Παραστατικά, διαλέγετε την επιλογή Πελάτες και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα καταχωρήσετε τα χρεωστικά πιστωτικά υπόλοιπα των πελατών σας στο σύστημα. Εάν η έναρξη λειτουργίας της εφαρμογής συμπίπτει με την έναρξη της οικονομικής χρήσης (01/01) τότε το παραστατικό με το οποίο θα εισάγετε μαζικά τα πιστωτικά υπόλοιπα των πελατών στο σύστημα έχει το όνομα «Απογραφή Πίστωση» ενώ για τα χρεωστικά έχει το όνομα «Απογραφή Χρέωση». Στο πάνω μέρος του παραστατικού ο χρήστης ορίζει την Σειρά με την οποία κάνει την εγγραφή και την Ημερομηνία Έκδοσης και στο κάτω μέρος του παραστατικού εισάγει τους πελάτες,το Υποκατάστημα στο οποίο έχουν υπόλοιπο οι πελάτες καθώς και την αξία υπολοίπου του καθενός. Σε περίπτωση που όμως η έναρξη λειτουργίας της εφαρμογής πραγματοποιείται σε οποιαδήποτε άλλη χρονική στιγμή εντός της χρήσης ακολουθείται η ίδια διαδικασία με την μόνη διαφορά ότι τότε επιλέγονται από τον χρήστη διαφορετικές κινήσεις, για τα μεν πιστωτικά υπόλοιπα το παραστατικό «Πίστωση Πελάτη» και για τα χρεωστικά αντίστοιχα το παραστατικό «Χρέωση Πελάτη». V1.0 / 06-2014 Page 13 of 29

Υπόλοιπα Προμηθευτών Από το μενού Κινήσεις, Χρημ/μικά, Λοιπά Παραστατικά, διαλέγετε την επιλογή Προμηθευτές και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα καταχωρήσετε τα χρεωστικά πιστωτικά υπόλοιπα των προμηθευτών σας στο σύστημα. Εάν η έναρξη λειτουργίας της εφαρμογής συμπίπτει με την έναρξη της οικονομικής χρήσης (01/01) τότε το παραστατικό με το οποίο θα εισάγετε μαζικά τα πιστωτικά υπόλοιπα των προμηθευτών στο σύστημα έχει το όνομα «Απογραφή Πίστωση» ενώ για τα χρεωστικά έχει το όνομα «Απογραφή Χρέωση». Στο πάνω μέρος του παραστατικού ο χρήστης ορίζει την Σειρά με την οποία κάνει την εγγραφή, την Ημερομηνία έκδοσης της κίνησης και στο κάτω μέρος εισάγει τους προμηθευτές και το Υποκατάστημα στο οποίο έχουν υπόλοιπο με την αξία υπολοίπου του καθενός. Σε περίπτωση που όμως η έναρξη λειτουργίας της εφαρμογής πραγματοποιείται σε οποιαδήποτε άλλη χρονική στιγμή εντός της χρήσης ακολουθείται η ίδια διαδικασία με την μόνη διαφορά ότι τότε επιλέγονται από τον χρήστη διαφορετικές κινήσεις, για τα μεν πιστωτικά υπόλοιπα το παραστατικό «Πίστωση Προμηθευτή» και για τα χρεωστικά το παραστατικό «Χρέωση Προμηθευτή». V1.0 / 06-2014 Page 14 of 29

2.8 Επιβαρύνσεις Αγορών Από το μενού Υποδομή, Πρόσθετες Χρεώσεις Παραστατικών, διαλέγετε την επιλογή Επιβαρύνσεις και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τις διάφορες επιβαρύνσεις που θέλετε να εμφανίζονται στα παραστατικά αγορών είτε αυτόματα,εφόσον έχει γίνει η κατάλληλη παραμετροποίηση, είτε με επιλογή από τον χρήστη την ώρα της καταχώρησης της εγγραφής. Για κάθε μια εγγραφή εισάγετε εκτός από το όνομα της επιβάρυνσης και τις αντίστοιχες πληροφορίες που θα χρησιμοποιήσει η εφαρμογή στα διάφορα σημεία όπως για παράδειγμα εάν η συγκεκριμένη επιβάρυνση θα επιλέγεται στην γραμμή του είδους ή θα αφορά στο σύνολο του παραστατικού, τον τρόπο υπολογισμού π.χ. δοτή αξία από τον χρήστη και εάν ενημερώνει ΦΠΑ ή όχι καθώς και την κλάση ΦΠΑ, εάν ενημερώνει την συνολική αξία του παραστατικού ή όχι και άλλα. V1.0 / 06-2014 Page 15 of 29

2.9 Φόρμες Εκτύπωσης Παραστατικών Αγορών Από το μενού Οργάνωση, Κινήσεις, Σειρά Παραστατικού, Εμπορικό διαλέγετε την επιλογή Αγορές και για κάθε μία από τις διαθέσιμες Σειρές που εμφανίζονται και που θα χρησιμοποιήσετε στις κινήσεις αγορών μπορείτε να ορίσετε την φόρμα ή τις φόρμες εκτύπωσης που θα αντιστοιχούν σε αυτήν. Η ενέργεια αυτή εκτελείται επιλέγοντας το tab «Φόρμες Εκτύπωσης» όπου εισάγετε τις ανάλογες πληροφορίες. Πιο συγκεκριμένα τα στοιχεία που καταχωρείτε είναι εάν πρόκειται για αυτόματη εκτύπωση ή όχι, ο τύπο της εκτύπωσης π.χ. pdf ή σε σταθμό εργασίας,η συγκεκριμένη φόρμα που καλείται πχ. Laser Portrait A4, εάν απαιτείται φορολογική σήμανση ή όχι και ο αριθμός των αντιγράφων. V1.0 / 06-2014 Page 16 of 29

2.10 Παραστατικά Αγορών Από το μενού Κινήσεις, Εμπορικό διαλέγετε την επιλογή Παραστατικά Αγορών και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τις διάφορες κινήσεις. Η πρώτη ενέργεια που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε από την διαθέσιμη λίστα την Σειρά με την οποία θα καταχωρήσετε το συγκεκριμένο παραστατικό, εάν πρόκειται δηλαδή για Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής, Δ. Αποστολής, Τιμολόγιο, Δελτίο Επιστροφής και Πιστωτικά Επιστροφών ή Εκπτώσεων. Στην συνέχεια ο χρήστης εισάγει και άλλες πληροφορίες όπως: την ημερομηνία έκδοσης, τον προμηθευτή, το είδος, την ποσότητα, ην τιμή μονάδας, τυχόν εκπτώσεις και λοιπά. Πρέπει να αναφερθεί ότι πολλά από τα πεδία, για διευκόλυνση του χρήστη, έχουν προτεινόμενες τιμές αλλά σε κάθε περίπτωση ο χρήστης μπορεί να επέμβει και να τις τροποποιήσει. Μπορεί για παράδειγμα για μια συγκεκριμένη εγγραφή να ορίσει άλλο αποθηκευτικό χώρο για την αγορά ή άλλο τρόπο πληρωμής. Επισημαίνεται ότι κατά την καταχώρηση του παραστατικού αγοράς και κάτω δεξιά στην οθόνη στο πεδίο «Καταγραφή()» το σύστημα αποτυπώνει σε συνεχόμενη χρονική σειρά τα γεγονότα - τις ενέργειες που έχει καταγράψει για αυτό το παραστατικό αυτόματα μέχρι την αποθήκευση. Δείχνει κάθε φορά την τελευταία «πράξη» ενώ με διπλό κλικ στο πεδίο ανοίγει η οθόνη με το σύνολο των ενεργειών και ακριβείς λεπτομέρειες για κάθε μία από αυτές. Αξίζει να αναφερθεί ότι κατά την καταχώρηση μιας εγγραφής ο χρήστης μπορεί να έχει άμεση προβολή τόσο των οικονομικών στοιχείων του προμηθευτή που έχει επιλέξει στην κίνηση,όσο και των ειδών που έχει εισάγει. Η λειτουργία αυτή εκτελείται για τον προμηθευτή με την ενεργοποίηση του κουμπιού που βρίσκεται στο πάνω μέρος του παραστατικού και για το είδος,εφόσον το επιλέξετε με το ποντίκι, με την ενεργοποίηση του ίδιου κουμπιού που βρίσκεται στις γραμμές του παραστατικού. V1.0 / 06-2014 Page 17 of 29

2.11 Επιβαρύνσεις Πωλήσεων Από το μενού Υποδομή,Πρόσθετες Χρεώσεις Παραστατικών διαλέγετε την επιλογή Επιβαρύνσεις και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τις διάφορες επιβαρύνσεις που θέλετε να εμφανίζονται στα παραστατικά πωλήσεων είτε αυτόματα,εφόσον έχει γίνει η κατάλληλη παραμετροποίηση, είτε με επιλογή από τον χρήστη την ώρα της καταχώρησης της εγγραφής. Για κάθε μια εγγραφή εισάγετε εκτός από το όνομα της επιβάρυνσης και τις αντίστοιχες πληροφορίες που θα χρησιμοποιήσει η εφαρμογή στα διάφορα σημεία όπως για παράδειγμα εάν η συγκεκριμένη επιβάρυνση θα επιλέγεται στην γραμμή του είδους ή θα αφορά στο σύνολο του παραστατικού, τον τρόπο υπολογισμού π.χ. δοτή αξία από τον χρήστη και εάν ενημερώνει ΦΠΑ ή όχι καθώς και την κλάση ΦΠΑ, εάν ενημερώνει την συνολική αξία του παραστατικού ή όχι και άλλα. V1.0 / 06-2014 Page 18 of 29

2.12 Φόρμες Εκτύπωσης Παραστατικών Πωλήσεων Από το μενού Οργάνωση, Κινήσεις, Σειρά Παραστατικού, Εμπορικό διαλέγετε την επιλογή Πωλήσεις και για κάθε μία από τις διαθέσιμες Σειρές που εμφανίζονται και που θα χρησιμοποιήσετε στις κινήσεις πωλήσεων μπορείτε να ορίσετε την φόρμα ή τις φόρμες εκτύπωσης που θα αντιστοιχούν σε αυτήν. Η ενέργεια αυτή εκτελείται επιλέγοντας το tab «Φόρμες Εκτύπωσης» όπου εισάγετε τις ανάλογες πληροφορίες. Πιο συγκεκριμένα οι πληροφορίες που καταχωρείτε είναι εάν πρόκειται για αυτόματη εκτύπωση ή όχι, ο τύπο της εκτύπωσης π.χ. pdf ή σε σταθμό εργασίας,η συγκεκριμένη φόρμα πχ. Laser Portrait A4, εάν απαιτείται φορολογική σήμανση ή όχι και ο αριθμός των αντιγράφων. V1.0 / 06-2014 Page 19 of 29

2.13 Παραστατικά Πωλήσεων Από το μενού Κινήσεις, Εμπορικό διαλέγετε την επιλογή Παραστατικά Πωλήσεων και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τις διάφορες κινήσεις που αφορούν πωλήσεις. Η πρώτη ενέργεια που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε από την διαθέσιμη λίστα την Σειρά με την οποία θα καταχωρήσετε το συγκεκριμένο παραστατικό, εάν πρόκειται δηλαδή για Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής, Δ. Αποστολής, Τιμολόγιο, Δελτίο Επιστροφής, Χρεωστικά Τιμολόγια και Πιστωτικά Επιστροφών ή Εκπτώσεων. Στην συνέχεια ο χρήστης εισάγει μια σειρά από άλλες πληροφορίες όπως: την ημερομηνία έκδοσης τον πελάτη το είδος την ποσότητα την τιμή μονάδας τυχόν εκπτώσεις και λοιπά. Πρέπει να αναφερθεί ότι πολλά από τα πεδία, για διευκόλυνση του χρήστη, έχουν προτεινόμενες τιμές αλλά σε κάθε περίπτωση ο χρήστης μπορεί να επέμβει και να τις τροποποιήσει. Μπορεί για παράδειγμα για μια συγκεκριμένη εγγραφή να ορίσει πωλητή, άλλο ποσοστό έκπτωσης ή άλλο τρόπο πληρωμής. Όπως και στις κινήσεις αγορών έτσι και κατά την καταχώρηση του παραστατικού πώλησης και κάτω δεξιά στην οθόνη στο πεδίο «Καταγραφή()» το σύστημα αποτυπώνει σε συνεχόμενη χρονική σειρά τα γεγονότα - τις ενέργειες που έχει καταγράψει για αυτό το παραστατικό αυτόματα μέχρι την αποθήκευση. Δείχνει κάθε φορά την τελευταία «πράξη» ενώ με διπλό κλικ στο πεδίο ανοίγει η οθόνη με το σύνολο των ενεργειών και ακριβείς λεπτομέρειες για κάθε μία από αυτές. Αξίζει να αναφερθεί ότι κατά την καταχώρηση μιας εγγραφής ο χρήστης μπορεί να έχει άμεση προβολή τόσο των οικονομικών στοιχείων του πελάτη που έχει επιλέξει στην κίνηση,όσο και των ειδών που έχει εισάγει. Η λειτουργία αυτή εκτελείται για τον πελάτη με την ενεργοποίηση του κουμπιού V1.0 / 06-2014 Page 20 of 29

που βρίσκεται στο πάνω μέρος του παραστατικού και για το είδος,εφόσον το επιλέξετε με το ποντίκι, με την ενεργοποίηση του ίδιου κουμπιού που βρίσκεται στις γραμμές του παραστατικού. V1.0 / 06-2014 Page 21 of 29

2.14 Πληρωμές προμηθευτών (Μετρητά, Αξιόγραφα και Λογαριασμό Τράπεζας) Από το μενού Κινήσεις, Χρημ/μικά διαλέγετε την επιλογή Πληρωμές Προμηθευτή και εισέρχεστε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τα διάφορα παραστατικά που αφορούν πληρωμές προμηθευτών. Όπως πάντα η πρώτη ενέργεια που πρέπει να κάνετε είναι να επιλέξετε από την διαθέσιμη λίστα την Σειρά με την οποία θα καταχωρήσετε την συγκεκριμένη πληρωμή και ανάλογα με την επιλογή σας η εφαρμογή θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε στο κάτω μέρος του παραστατικού το κατάλληλο είδος πληρωμής δηλ. μετρητά, αξιόγραφο (μεταβιβασμένο από πελάτη ή της εταιρίας) ή μέσω τραπεζικού λογαριασμού. Στην συνέχεια ο χρήστης εισάγει μια σειρά από άλλες πληροφορίες όπως την ημερομηνία έκδοσης, τον προμηθευτή και ανάλογα με το είδος πληρωμής την αξία των μετρητών, τα στοιχεία του αξιογράφου (αριθμό, αξία, τράπεζα έκδοσης, ημερομηνία έκδοσης και λήξης) και τέλος τον λογαριασμό κατάθεσης και το ποσό. Αξίζει να αναφερθεί ότι κατά την καταχώρηση μιας εγγραφής ο χρήστης μπορεί να έχει άμεση προβολή των οικονομικών στοιχείων του προμηθευτή που έχει επιλέξει στην κίνηση. Η λειτουργία αυτή εκτελείται για τον προμηθευτή με την ενεργοποίηση του κουμπιού. V1.0 / 06-2014 Page 22 of 29

2.15 Εισπράξεις πελατών (Μετρητά, Αξιόγραφα, Λογαριασμό Τράπεζας) Από το μενού Κινήσεις, Χρημ/μικά διαλέγετε την επιλογή Εισπράξεις Πελάτη και μεταβαίνετε στην ανάλογη οθόνη όπου και θα εισάγετε τα διάφορα παραστατικά είσπραξης από τους πελάτες σας. Το πρώτο βήμα είναι να επιλέξετε από την διαθέσιμη λίστα την Σειρά με την οποία θα καταχωρήσετε την συγκεκριμένη είσπραξη και ανάλογα με την επιλογή σας η εφαρμογή θα σας επιτρέψει να χρησιμοποιήσετε στο κάτω μέρος του παραστατικού το κατάλληλο είδος είσπραξης δηλ. μετρητά, αξιόγραφο ή κατάθεση σε λογαριασμό τράπεζας. Στην συνέχεια ο χρήστης εισάγει μια σειρά από άλλες πληροφορίες όπως την ημερομηνία έκδοσης, τον πελάτη και ανάλογα με το είδος πληρωμής την αξία των μετρητών, τα στοιχεία του αξιογράφου (αριθμό, αξία, τράπεζα έκδοσης, ημερομηνία έκδοσης και λήξης) και τέλος τον λογαριασμό κατάθεσης και το ποσό. Αξίζει να αναφερθεί ότι κατά την καταχώρηση μιας εγγραφής ο χρήστης μπορεί να έχει άμεση προβολή των οικονομικών στοιχείων του πελάτη που έχει επιλέξει στην κίνηση. Η λειτουργία αυτή εκτελείται για τον πελάτη με την ενεργοποίηση του κουμπιού. V1.0 / 06-2014 Page 23 of 29

2.16 Αναζητήσεις (Υπόλοιπα Αποθήκης, Προμηθευτών και Πελατών) Η εφαρμογή σας παρέχει αξιόπιστη πληροφόρηση αναφορικά με τα υπόλοιπα ειδών, πελατών και προμηθευτών δίνοντάς σας γρήγορη πρόσβαση σε αυτά από διάφορα σημεία, όπως : Έχει ήδη αναφερθεί ότι σε όλες τις οθόνες κινήσεων και ανάλογα πάντα με την οντότητα που αφορά η εκάστοτε κίνηση, ο χρήστης κατά την καταχώρηση,μπορεί να έχει άμεση προβολή τόσο των οικονομικών στοιχείων του συναλλασσόμενου όσο και του είδους, εάν η κίνηση αφορά φυσικά και είδος. Η λειτουργία αυτή εκτελείται για πελάτη-προμηθευτή-χρεώστη-πιστωτή με την ενεργοποίηση του κουμπιού που βρίσκεται στο πάνω μέρος του παραστατικού και για το είδος,εφόσον το επιλέξετε με το ποντίκι, με την ενεργοποίηση του ίδιου κουμπιού που βρίσκεται όμως στο κάτω μέρος του παραστατικού. Από το Μενού Αποθήκη, Είδη ή Συναλ/μενοι επιλέγεται την οντότητα που σας ενδιαφέρει π.χ. Πελάτες και με την χρήση κατάλληλων φίλτρων αναζήτησης εμφανίζονται για τον κωδικό που επιλέξατε τα Οικονομικά Στοιχεία, σε συγκεντρωτική όμως μορφή. Στην συνέχεια με το πάτημα του εικονιδίου μεταβαίνετε στην αναλυτική πλέον εικόνα των στοιχείων του κωδικού που επιλέξατε και μπορείτε να δείτε αποτελέσματα ανά χρήση, υποκατάστημα και αποθήκη εταιρίας καθώς και υποκατάστημα και αποθήκη συναλλασσόμενου. Επιπλέον,μπορείτε να δείτε Βασικά στοιχεία (Σύνολα Περιόδου, Κινήσεις), Συγκριτικά στοιχεία Περιόδου( Ανά χρήση και περίοδο π.χ. προηγούμενη χρήση και V1.0 / 06-2014 Page 24 of 29

τρίμηνο), και Διαγράμματα. Όλες οι εργασίες που μπορείτε να εκτελέσετε από την συγκεκριμένη οθόνη εμφανίζονται στο tab «Ενέργειες», μπορείτε για παράδειγμα να κάνετε εκτύπωση των δεδομένων ή εξαγωγή σε pdf ή εξαγωγή σε excel. Επίσης, από το tab Εκτυπώσεις μπορείτε να κάνετε εκτύπωση της λίστας συναλλασσόμενου (πελάτη, προμηθευτή, χρεώστη ή πιστωτή) ή είδους καθώς και καρτελών συγκεντρωτικά ή αναλυτικά ανά υποκατάστημα. Τέλος, τόσο από την οθόνη προβολής των κινήσεων με την χρήση του εικονιδίου όσο και μέσα από τις εκτυπώσεις των καρτελών ο χρήστης μπορεί,εφόσον επιλέξει ένα συγκεκριμένο παραστατικό, να μεταβεί σε αυτό χωρίς να χρειάζεται να μετακινηθεί από το μενού εργασίας του. Πρόσβαση στα Οικονομικά Στοιχεία σε ότι αφορά στα είδη μπορείτε να έχετε και από το Μενού Αποθήκη, Είδη/Υπηρεσίες Οικονομικά Στοιχεία και διαλέγοντας την επιλογή Είδη ενώ για Συναλλασσόμενο από το μενού Συναλ/μενοι, Οικονομικά Στοιχεία Συναλλασσόμενου, και διαλέγοντας ανάλογα Πελάτης, Προμηθευτής, Πιστωτής, Χρεώστης). Ακολουθείται ακριβώς τα ίδια βήματα δηλαδή αναζήτηση κωδικού, πάτημα του εικονιδίου και λοιπές ενέργειες. V1.0 / 06-2014 Page 25 of 29

3 ΛΟΙΠΕΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ 3.1 Περιβάλλον Εργασίας Η εφαρμογή παρέχει στον χρήστη ένα απόλυτα παραμετρικό user interface. Ενδεικτικά αναφέρουμε τα ακόλουθα: 3.1.1 Μενού - Συντομεύσεις Hot keys Ο κάθε χρήστης μπορεί να επιλέξει το δικό του μενού π.χ. Bars Menu ή Ribbon Menu, να δημιουργήσει τις δικές του συντομεύσεις καθώς και τα δικά του hot keys ανάλογα πάντα με τις ανάγκες του. 3.1.2 Τροποποίηση Οθόνης Πελατών, Προμηθευτών, Ειδών κλπ. - Τροποποίηση Οθόνης Παραστατικών και Τροποποίηση Γραμμών - Τροποποίηση των Browsers και ορισμός Εναλλακτικών Η εφαρμογή παρέχει στον χρήστη την δυνατότητα να προσαρμόσει τις οθόνες εργασίας του ανάλογα με τις ανάγκες του ( ορισμός νέων πεδίων και καθορισμός υποχρεωτικών, αλλαγή στην θέση εμφάνισης των πεδίων κ.λ.π.) καθώς και να μεταβάλλει τις Λίστες Εμφάνισης των Browsers ή και να δημιουργήσει νέες με εύκολο τρόπο. V1.0 / 06-2014 Page 26 of 29

3.2 Αυτόματες Αριθμήσεις Επισημαίνεται ότι η εφαρμογή παρέχει την δυνατότητα σε όλες τις βασικές οντότητες δηλαδή Είδη,Πελάτες, Προμηθευτές, Χρεώστες και Πιστωτές ο κωδικός να δίνεται αυτόματα από το σύστημα,ακολουθώντας μια συνεχόμενη αρίθμηση και ανάλογα με την οντότητα την μορφή ΕΙΔΗ-00000001, ΠΕΛΑ-00000001, ΠΡΟΜ- 00000001, ΧΡΕΩ-00000001 και ΠΙΣΤ-00000001. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να αλλάξετε την λειτουργικότητα της αυτόματης κωδικοποίησης των Ειδών πρέπει να μεταβείτε στην επιλογή Παραμετροποίηση Είδους ακολουθώντας την διαδρομή Οργάνωση, Αποθήκη. Στην συνέχεια,εάν δεν θέλετε να έχετε καμία πρόταση αυτόματης δημιουργίας κωδικού αλλά ο κωδικός να είναι δοτός από τον χρήστη την ώρα της εισαγωγής, αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να σβήσετε την τιμή από το ανάλογο πεδίο. V1.0 / 06-2014 Page 27 of 29

Εάν όμως θέλετε να ορίσετε μια δική σας μορφοποίηση ωδικού δεν έχετε παρά να επιλέξετε από το tab Ενέργειες το κουμπί και ακολούθως να δημιουργήσετε την δική σας πρόταση σχηματισμού κωδικού δίνοντας μια Περιγραφή καθώς και τα Τμήματα Κωδικού από τα οποία θα αποτελείται. Στην συνέχεια θα πρέπει στο Πεδίο «Μορφοποίηση Κωδικού Είδους» αντί για την υπάρχουσα τιμή «Αυτόματη Αρίθμηση Ειδών» να επιλέξετε την τιμή που εσείς δημιουργήσατε. Σε περίπτωση που επιθυμείτε να αλλάξετε την λειτουργικότητα της αυτόματης κωδικοποίησης για τους Πελάτες πρέπει να μεταβείτε στην επιλογή Οργάνωση ακολουθώντας την διαδρομή Οργάνωση, Συναλλασσόμενοι, Πελάτες. Στην συνέχεια,εάν δεν θέλετε να έχετε καμία πρόταση αυτόματης δημιουργίας κωδικού αλλά ο κωδικός να είναι δοτός από τον χρήστη την ώρα της εισαγωγής, αυτό που πρέπει να κάνετε είναι να σβήσετε την τιμή από το ανάλογο πεδίο. Εάν όμως θέλετε να ορίσετε μια δική σας μορφοποίηση κωδικού δεν έχετε παρά να επιλέξετε από το tab Ενέργειες V1.0 / 06-2014 Page 28 of 29

το κουμπί και ακολούθως να δημιουργήσετε την δική σας πρόταση σχηματισμού κωδικού δίνοντας μια Περιγραφή καθώς και τα Τμήματα Κωδικού από τα οποία θα αποτελείται. Στην συνέχεια θα πρέπει στο Πεδίο «Μορφοποίηση Κωδικού Πελάτη» αντί για την υπάρχουσα τιμή «Αυτόματη Αρίθμηση Πελατών» να επιλέξετε την τιμή που εσείς δημιουργήσατε. Εκτελώντας ακριβώς τα ίδια βήματα με τους Πελάτες και ακολουθώντας στο μενού την διαδρομή Οργάνωση, Συναλλασσόμενοι, Προμηθευτές και Οργάνωση, Χρεώστες και Οργάνωση, Πιστωτές και Οργάνωση μπορείτε να μεταβάλλετε την αυτόματη αρίθμηση και στις υπόλοιπες αυτές τρεις οντότητες. Εκτός όμως από τις προηγούμενες βασικές οντότητες στις οποίες η εφαρμογή διαθέτει αυτόματη κωδικοποίηση έχετε την δυνατότητα να καθορίσετε εάν θα υπάρχει ή όχι αυτόματος κωδικός σε όλους τους υπόλοιπους πίνακες που χρησιμοποιούνται σε διάφορα σημεία της εφαρμογής. Η ενέργεια αυτή γίνεται μέσα από την επιλογή «Πίνακες Αυτόματης Αρίθμησης Κωδικών» ακολουθώντας την Διαδρομή: Οργάνωση, Υποδομή δίνοντας την ανάλογη τιμή Ναι ή Όχι στο πεδίο «Αυτόματος Κωδικός». 4 Παράρτημα Εκδόσεων Αλλαγών Έκδοση Ημ/νία Παρατηρήσεις 1.0 Ιούνιος 2014 V1.0 / 06-2014 Page 29 of 29