ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΔΡ11.01 Σελ. 1 / 9
ΙΣΤΟΡΙΚΟ ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΩΝ Αρ. Έκδοσης Ημερομηνία Περιγραφή Αλλαγής Παράγραφοι 1 12.10.2009 Τελική Έκδοση Όλες 2 25.6.2010 Ηλεκτρονική διανομή ΣΔΠ 4.7.1.2 3 30.6.2011 Ανάρτηση του ΣΔΠ στο site της ΜΟΔΙΠ Κατάργηση του εντύπου ΕΝ01-1 Βελτίωση του εντύπου ΕΝ01-3 4.7. / 4.5.5. / 5 / 6 4 15.7.2013 Αποδοχή αλλαγών των εγγράφων από το σύνολο των χρηστών τους 4.6.2 Παρακολούθηση θεσμικού πλαισίου 4.8.1 5 29.9.2014 Αλλαγή κωδικοποίησης και μορφοποίησης εγγράφων ΣΔΠ Εισαγωγή κατηγορίας εγγράφων «Κανονιστικό Πλαίσιο» Όλες 3.3, 4.1.1, 4.5.2 Για την έκδοση Για την έγκριση ΥΔΠ ΕΔ Σελ. 2 / 9
1. ΣΚΟΠΟΣ / ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ 1.1 Σκοπός της παρούσας διαδικασίας είναι η καθιέρωση μίας ενιαίας μεθοδολογίας για τη διαχείριση των εγγράφων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, που απαιτούνται για την εύρυθμη λειτουργία του TEI Αθήνας ώστε να διασφαλίζεται η κυκλοφορία και η χρήση ισχυόντων και μόνο αντιγράφων τους. 1.2 Η διαδικασία αυτή έχει εφαρμογή σ όλα τα τμήματα του Ιδρύματος που εμπλέκονται με το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας. 2. ΠΑΡΑΠΟΜΠΕΣ 2.1 Πρότυπο ISO 9001:2008, παρ. 4.2.3 2.2 Εγχειρίδιο Ποιότητας, παρ. 4.2.3 3. ΟΡΙΣΜΟΙ 3.1 Έγγραφο Κάθε γραπτό κείμενο, που περιέχει οδηγίες ή άλλα στοιχεία, χρήσιμα για την πλήρη υλοποίηση της Πολιτικής Ποιότητας του Ιδρύματος. 3.2 Διαδικασία Έγγραφο, που αφενός περιγράφει τις ενέργειες που πρέπει να εκτελέσει το προσωπικό για την υλοποίηση μιας διεργασίας/δραστηριότητας, τις αρμοδιότητες των εμπλεκομένων και τα απαραίτητα μέσα και, αφετέρου, αποσαφηνίζει τις μεταξύ τους διασυνδέσεις. Συνήθως, στις διαδικασίες εμπλέκονται περισσότερα του ενός τμήματα και/ή περισσότερες της μιας ειδικότητες εργαζομένων. Για παράδειγμα, μια διαδικασία μπορεί να περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο γίνονται οι εσωτερικές επιθεωρήσεις, ο έλεγχος των αρχείων ποιότητας, κ.λπ. Οι διαδικασίες μπορεί να αποτυπώνονται και με ροογράμματα εργασιών (διαγράμματα ροής), στα οποία καταγράφονται οι ενέργειες που εκτελούνται, τα σχετικά άτομα καθώς και οι απαραίτητες πληροφορίες για την εκτέλεσή τους. Σελ. 3 / 9
3.3 Κανονιστικό Πλαίσιο Διαδικασίας Έγγραφο που παρέχει γενικές κατευθύνσεις αναφορικά με την εκτέλεση μιας διαδικασίας, το οποίο ευθυγραμμίζεται ή συμπληρώνει / εξειδικεύει την ίδια τη διαδικασία και το θεσμικό πλαίσιο που τη διέπει. 3.4. Οδηγία Εργασίας Έγγραφο, που αναλύει ένα επί μέρους τμήμα μιας διαδικασίας, σε επίπεδο συγκεκριμένης δράσης εργαζομένων ή ομάδων εργαζομένων, της ίδιας συνήθως ειδικότητας. Στην ουσία, ως οδηγία εργασίας μπορεί να θεωρηθεί μία διαδικασία, που δεν επιδέχεται περαιτέρω ανάλυσης. 3.4 Έλεγχος εγγράφων Οι συστηματικές ενέργειες που διασφαλίζουν τη σύνταξη, την έγκριση, την αναθεώρηση, τη διανομή και την τήρηση των εγγράφων. 4. ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ 4.1 Γενικά 4.1.1 Το ΤΕΙ Αθήνας διαχειρίζεται μεγάλη ποικιλία εγγράφων, σημαντικότερα των οποίων είναι: το Εγχειρίδιο Διαχείρισης Ποιότητας, οι διαδικασίες και τα διαγράμματα ροής, οι οδηγίες εργασίας και το κανονιστικό πλαίσιο διάφορα έντυπα, όπως, για παράδειγμα, έντυπο εγγραφής φοιτητών, αιτήσεις φοιτητών για παροχή διαφόρων βεβαιώσεων, αιτήσεις διοικητικών υπαλλήλων για χορήγηση αδείας, έγγραφα εξωτερικής προέλευσης, όπως, για παράδειγμα, διάφοροι σχετικοί με τη δραστηριότητα του Ιδρύματος νόμοι, πρότυπα, τεχνικοί κανονισμοί, οδηγός σπουδών, κανονισμός σπουδών, οδηγίες λειτουργίας εξοπλισμού, κ.λπ. 4.1.2 Με δεδομένη τη σημασία των ανωτέρω εγγράφων στην καθημερινή λειτουργία του Ιδρύματος, το ΤΕΙ Αθήνας έχει αναπτύξει και εφαρμόζει την παρούσα διαδικασία, με στόχο: Σελ. 4 / 9
να αποτραπεί η κυκλοφορία παρωχημένων εγγράφων εντός του Ιδρύματος, να διασφαλιστεί η ύπαρξη των απαραίτητων εγγράφων, όπου απαιτείται, για την αποτελεσματική λειτουργία του Ιδρύματος και του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. 4.2 Έλεγχοι εγγράφων 4.2.1 Ο παρακάτω πίνακας δίνει, αναλυτικά, τους εφαρμοζόμενους ελέγχους, για ελεγχόμενο έγγραφο του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Έγγραφο Σύνταξη Έγκριση Αναθεώρηση Διανομή Εγχειρίδιο Ποιότητας Διαδικασίες Διεργασίες Οδηγίες Εργασίες Κανονιστικό Πλαίσιο Διαδικασίας Προδιαγραφές - - Νόμοι/Κανονιστικές Διατάξεις - - Υπηρεσιακά Σημειώματα - - - Εγκύκλιοι - - - Αρχεία - - 4.3 Κωδικοποίηση των εγγράφων 4.3.1 Η κωδικοποίηση των εγγράφων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας γίνεται με ενιαίο τρόπο για λόγους απλότητας και αποφυγής λαθών. 4.3.2 Η κωδικοποίηση παρατίθεται, αναλυτικά, στην οδηγία εργασίας ΟΕ11.01-1 «Κωδικοποίηση Εγγράφων». 4.3.3 Στα προεκτυπωμένα έντυπα καθώς και στα μηχανογραφικά έντυπα, δεν αποδίδεται, κατ ανάγκη, κωδικός αριθμός. Τα έντυπα δύνανται, κατά την κρίση των χειριστών τους, Σελ. 5 / 9
να αντικατασταθούν από ηλεκτρονικά αρχεία. Στην περίπτωση, όμως, αυτή, τα αρχεία πρέπει να περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες που περιέχουν τα έντυπα, ενώ πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στη συμπλήρωση της ημερομηνίας και του ονοματεπώνυμου των στελεχών που πραγματοποιούν καταχωρήσεις, ώστε να υπάρχει η απαραίτητη ιχνηλασιμότητα. 4.4 Έκδοση εγγράφων 4.4.1 Όλα τα έγγραφα του Συστήματος εκδίδονται με μέριμνα του Υπεύθυνου Διαχείρισης Ποιότητας, ο οποίος συνεργάζεται, για το σκοπό αυτό, με τους αρμόδιους Προϊστάμενους κάθε οργανωτικής μονάδας. Υπεύθυνος για την απόδοση κωδικού αριθμού και αριθμού αναθεώρησης, σε όλα τα έγγραφα του Συστήματος, είναι ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας. 4.4.2 Τονίζεται ότι με κάθε τροποποίηση, ο αριθμός έκδοσης των εγγράφων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας αναθεωρείται. 4.5 Έγκριση εγγράφων 4.5.1 Το Εγχειρίδιο Ποιότητας και οι Διαδικασίες / Διεργασίες του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας εγκρίνονται από τον Εκπρόσωπο της Διοίκησης του Ιδρύματος. 4.5.2 Κατ εξαίρεση, το κανονιστικό πλαίσιο διαδικασία, οι οδηγίες εργασίας και τα έντυπα του Συστήματος θεωρείται ότι εγκρίνονται κατά την έγκριση των διαδικασιών / διεργασιών από τις οποίες εκπορεύονται. 4.5.3 Η Πολιτική Ποιότητας εγκρίνεται παράλληλα με την έγκριση του Εγχειριδίου Διαχείρισης Ποιότητας, του οποίου αποτελεί αναπόσπαστο μέρος. Όταν η Πολιτική Ποιότητας απομονώνεται από το εγχειρίδιο τότε απαιτείται να φέρει την υπογραφή του Προέδρου και τη σφραγίδα του Ιδρύματος. 4.5.4 Όλα τα εγκεκριμένα έγγραφα του συστήματος, εκτός των συμπληρωμένων αρχείων, καταχωρούνται στο Φάκελο Αναφοράς (MASTER FILE). Το σχετικό ενημερώνεται και τηρείται από τον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας. αρχείο Σελ. 6 / 9
4.6 Αναθεώρηση εγγράφων 4.6.1 Οποιοσδήποτε χρήστης των εγγράφων μπορεί να υποβάλλει προτάσεις αναθεώρησής τους. Για το σκοπό αυτό, μπορεί να αποστείλει στον Υπεύθυνο Διαχείρισης Ποιότητας Πρόταση Βελτίωσης (ΕΝ12.02-2) ή Αναφορά Διορθωτικών Προληπτικών Ενεργειών (ΕΝ12.02-1) μαζί με αντίγραφο του εγγράφου με επισημειωμένη, στην πρώτη σελίδα, την ένδειξη «Πρόταση Αναθεώρησης» καθώς και όλες τις προτεινόμενες, ανά παράγραφο ή πεδίο, αλλαγές. 4.6.2 Στην περίπτωση αυτή, ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας ενεργεί σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στη διαδικασία ΔΡ12.02, «Διορθωτικές/Προληπτικές Ενέργειες», μεριμνώντας ώστε να λαμβάνει τη σύμφωνη γνώμη και όλων των λοιπών χρηστών του εγγράφου, ώστε να διασφαλίζεται η τυποποίηση και η ευρεία αποδοχή της αλλαγής. 4.6.3 Η έκδοση και έγκριση των αναθεωρημένων εγγράφων γίνεται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο που γίνεται η αρχική έκδοση και έγκριση. Οι τυχόν τροποποιήσεις αναγράφονται στο έντυπο ΕΝ11.01-1 «Πίνακας Εκδόσεων Ελεγχόμενων Εγγράφων». 4.7 Διανομή και απόσυρση εγγράφων 4.7.1 Το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας είναι αναρτημένο (σε μη επεξεργάσιμη μορφή) στο διαδικτυακό τόπο της ΜΟΔΙΠ του ΤΕΙ και έτσι είναι διαθέσιμο σε όλους τους εργαζόμενους, αλλά και σε κάθε ενδιαφερόμενο. Την ευθύνη για τη συνεχή ενημέρωση του διαδικτυακού τόπου με τις ισχύουσες εκδόσεις των εγγράφων του ΣΔΠ έχει ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας, ο οποίος ενημερώνει και με email τους εμπλεκόμενους στο ΣΔΠ για τις αλλαγές. 4.7.2. Για να διασφαλίζεται ο έλεγχος των εγγράφων, κάθε φορά που κάποιος εμπλεκόμενος επιθυμεί να χρησιμοποιήσει κάποιο έγγραφο του ΣΔΠ το αναζητά στον ανωτέρω διαδικτυακό τόπο. Σε περίπτωση δε που επιθυμεί την ηλεκτρονική συμπλήρωση ενός εγγράφου, το ζητά από τον ΥΔΠ σε επεξεργάσιμη μορφή και ο ΥΔΠ έχει την ευθύνη να του αποστείλει την ισχύουσα έκδοση. 4.7.3 Το ΤΕΙ Αθήνας δεν διατηρεί αρχείο με παρωχημένα έγγραφα του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Σε περίπτωση κατά την οποία αποφασιστεί, μελλοντικά, η Σελ. 7 / 9
τήρηση σχετικού αρχείου, τα παρωχημένα έγγραφα θα επισημαίνονται με την ένδειξη «ΑΚΥΡΟ» και θα τηρούνται χωριστά από τα ισχύοντα, έτσι ώστε να αποτραπεί η εκ παραδρομής χρήση τους. 4.8 Εξωτερικά Έγγραφα 4.8.1 Ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας παρακολουθεί την εξέλιξη στο χώρο των προδιαγραφών, των κανονισμών, των νόμων, κλπ., μέσω των εμπλεκόμενων στο ΣΔΠ Τμημάτων και υπηρεσιακών μονάδων και μέσω των δικτυακών τόπων των οργανισμών που εκδίδουν τα σχετικά έγγραφα, και ενημερώνει το σχετικό αρχείο ελεγχόμενων εξωτερικών εγγράφων (βλ. έντυπο ΕΝ11.01-2 «Πίνακας Ελεγχόμενων Εξωτερικών Εγγράφων»). 4.8.2 Το Ίδρυμα μπορεί, κατά την κρίση του, να τηρεί αντίγραφα των καταργημένων εκδόσεων νόμων και προδιαγραφών, με μέριμνα του Υπεύθυνου Διαχείρισης Ποιότητας. Τα αντίγραφα αυτά επισημαίνονται κατάλληλα και φυλάσσονται χωριστά από τις τρέχουσες εκδόσεις, για να αποφεύγεται η ακούσια χρησιμοποίησή τους. 5. ΣΧΕΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ ΚΑΙ ΑΡΧΕΙΑ 5.1 Ο τρόπος κωδικοποίησης των εγγράφων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας περιγράφεται στην Οδηγία Εργασίας ΟΕ11.01-1, «Κωδικοποίηση Εγγράφων». 5.2 Ο τρόπος κατάρτισης των διαγραμμάτων ροής των διαδικασιών παρουσιάζεται στην Οδηγία Εργασίας ΟΕ11.01-2, «Κατάρτιση Διαγραμμάτων Ροής». 5.3 Οι εκδόσεις και αναθεωρήσεις των εγγράφων παρακολουθούνται με χρήση του εντύπου ΕΝ11.01-1, «Πίνακας Εκδόσεων Ελεγχόμενων Εγγράφων». Στο ίδιο έντυπο/ αρχείο καταχωρούνται και οι κωδικοί των εγγράφων. 5.4 Τα ελεγχόμενα εξωτερικά έγγραφα, καταγράφονται και παρακολουθούνται μέσω του εντύπου ΕΝ11.01-2, «Πίνακας Ελεγχόμενων Εξωτερικών Εγγράφων». 6. ΣΥΝΗΜΜΕΝΑ ΕΝΤΥΠΑ 6.1 ΕΝ11.01-1, «Πίνακας Εκδόσεων Ελεγχόμενων Εγγράφων» 6.2 ΕΝ11.01-2, «Πίνακας Ελεγχόμενων Εξωτερικών Εγγράφων» Σελ. 8 / 9
7. ΥΠΕΥΘΥΝΟΤΗΤΕΣ 7.1 Υπεύθυνος για τη σωστή τήρηση της διαδικασίας είναι ο Υπεύθυνος Διαχείρισης Ποιότητας. Σελ. 9 / 9