Εγχειρίδιο λειτουργίας portal

Εγχειρίδιο λειτουργίας portal Εισαγωγή Το εγχειρίδιο οδηγιών που διαβάζετε γράφτηκε με γνώμονα την απλή κατανόηση της λειτουργίας του νέου portal στο http://b2b.astraservice.gr Η φιλοσοφία του νέου portal διαφέρει λίγο από αυτό που είχατε συνηθήσει. Όλα βεβαίως εξηγούνται επαρκώς παρακάτω. Υπάρχουν τρείς τομείς γύρω από τους οποίου κινείται η καταχώρηση, η επεξεργασία, η εκτέλεση και η τιμολόγηση μιας υπηρεσίας Πελάτης Είδος Κατάστημα Αυτούς θα διερευνήσουμε και θα εξηγήσουμε παρακάτω. Η σύνταξη του συγκεκριμένου εχγειριδίου έχει ώς προταρχικό σκοπό την ανάλυση όλου του portal και όχι γρήγορης ανάλυσης κάποιας συγκεκριμένης εργασίας. Για αυτές, τις συγκεκριμένες εργασίες έχουν εκδοθεί Γρήγοροι οδηγοί καταχώρησης. Αυτούς μπορείτε να τους ζητήσετε ή να τους κατεβάσετε από την πρώτη σελίδα

Αρχική Σελίδα Ανοίγουμε το portal στην διεύθυνση http://b2b.astraservice.gr Εκεί μας ζητείται ο κωδικός μας (Οι κωδικοί έχουν μεταφερθεί από το παλιό portal) Username & Password

Αφού τα συμπληρώσουμε πατάμε Submit Submit Έχουμε πλέον εισέλθει στην κεντρική σελίδα του portal

Ανάλυση πρώτης Σελίδας και Tabs Στα tabs που βρίσκονται στην κορυφή βλέπουμε τα εξής Συναλλασόμενοι (Πελάτες Καταστήματα) Είδη (Είδη προς εγκατάστση ή επισκευή) Φάκελλοι (Εντολές εγκατάστσης βλάβης αποξήλωσης κλπ) Τα υπόλοιπα tabs δεν αφορούν την λειτουργία αλλά την συντήρηση ή την πληροφόρηση τρίτων Ας δούμε όμως αναλυτικότερα τους τρεις τομείς που περιγράψαμε στην Εισαγωγή

Πελάτης Ο πελάτης σύμφωνα με τον ορισμό που τον γνωρίζαμε αλλάζει. Πλέον ο πελάτης ανήκει στο κατάστημα από όπου μας ανακοινώνεται. Κάθε πελάτης που αγοράζει μία υπηρεσία εγκατάστασης ανοίγεται ώς νέος πελάτης. Η αγορά της υπηρεσίας μπορεί να γίνει με δύο τρόπους Αγορά κάρτας από το κατάστημα Χωρίς κάρτα με απλή κληση στο τηλεφωνικό κέντρο Ο πελάτης ΠΑΝΤΑ ανήκει στο κατάστημα από το οποίο πήραμε τα στοιχεία του. Δηλαδή στην περίπτωση που ένας πελάτης αγοράσει από το Carrefour Αλίμου μία εγκατάσταση για κλιματιστικό τότε αυτός ο πελάτης ανήκει στο Carrefour Αλίμου. Εάν τώρα ο ίδιος πελάτης αγοράσει υπηρεσία από άλλο κατάστημα τότε ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ Ο ΙΔΙΟΣ ΠΕΛΑΤΗΣ!!! Στην περίπτωση που ο πελάτης από μόνος του επικοινωνήσει με την Astra Service τότε ώς κατάστημα νοείται η Astra Service Ας δούμε όμως πως αυτό λειτουργεί στην πράξη

Συναλλασόμενοι Κάνουμε click στο ΣΥΝΑΛΑΣΣΟΜΕΝΟΙ και επιλέγουμε Διαχείρηση Συναλασσομένων Η πρώτη οθόνη που ανοίγει μας δίνει τα κριτήρια αναζήτησης ενός συναλλασομένου. Ο συναλασσόμενος μπορεί να είναι Πελάτης Κατάστημα Προμηθευτής τα οποία μπορείτα να τα κλικάρετε εάν χρειάζεται πιο συγκεκριμένη αναζήτηση.

Μπορούμε να κάνουμε αναζήτηση με κείμενα ή αριθμούς στα πεδία Κωδικό (Αριθμός) Όνομα (Κείμενο) Τηλέφωνο (Αριθμός) ΑΦΜ (Αριθμός) Ζώνη περιοχής (Ισχύει μόνο για ΑΘΗΝΑ) (Επιλογή με ποντίκι) Βεβαίως μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε οποιονδήποτε συνδυασμό θέλουμε Συμπληρώνοντας στα πεδία οτιδήποτε το πρόγραμμα από μόνο του βάζει μπρος και πίσω από αυτό που συμπληρώσατε (χωρίς να το βλέπετε) χαρακτήρες (%) οι οποιοί βοηθούν στην αναζήτησή σας εάν δεν πληκτρολογήσατε ολόκληρο το ζητούμενο Δηλαδη εαν πχ επιλέξατε στο όνομα την λέξη ΑΡΜΑΤ

Τότε το αποτέλσμα της αναζήτησή σας θα είναι όλοι οι συναλασσόμενοι που περιέχουν μέσα τους χαρακτήρες ΑΡΜΑΤ Οι χαρακτήρες (%) που διευρύνουν την αναζήτησή μας μπαίνουν μόνο στην αρχή και στο τέλος δηλαδή εάν επιλέξουμε ΑΡΜΑΤΑΣ(ΚΕΝΟ)Α δεν θα έρθει κανένα αποτέλεσμα. Εάν επιθυμούμε να κάνουμε τέτοιου τύπου σύνθετη αναζήτηση πρέπει στα ενδιάμεσα κενά να συμπληρώνουμε μόνοι μας τους χαρακτήρες (%). Δηλαδή ΑΡΜΑΤΑΣ%Α%. Τότε τα αποτελέσματα μας θα είναι όλοι όσοι έχουν στο όνομά τους ΑΡΜΑΤΑΣ και μετα σε οποιοδήποτε σημείο ένα Α

Εάν στην διάρκεια επιλογής των κριτηρίων μας κάτι δεν μας αρέσει μπορούμε να καθαρίσουμε την οθόνη από τα επιλεγμένα κριτήρια πιέζοντας το κουμπί Καθαρισμός Καθαρισμός

Είπαμε παραπάνω ότι ο πελάτης ανήκει στο κατάστημα. Τι σημαίνει όμως αυτό πρακτικά. Ας ανοίξουμε ένα νέο πελάτη Στην οθόνη της Διαχείρησης Συναλλασομένων πυ βρισκόμασταν κάνουμε click στο κάτω μέρος που λέει Δημιουργία Νέου Συναλλασομένου Δημιουργία Νέου

Πατώντας λοιπόν το Δημιουργία Νέου Συναλλασομένου οδηγούμαστε στην καρτέλα καταχώρησης Ας δουμε τα πεδια Στο πρωτο μπλοκ υπαρχει η επιλογη του ειδους του συναλλασομενου

Αυτό έρχεται πάντα με προεπιλεγμένη την επιλογή πελάτης και Ενεργό. Δεν θα χρειαστεί και δεν έχετε προσβαση έτσι κι αλλιώς να ανοίξετε κάτι από τα άλλα συνεπώς δεν το χρησιμοποιείτε Στο Δεύτερο μπλοκ μπαίνουν τα βασικά στοιχεία Πρώτο και κυριότερο είναι το κατάστημα. Δηλαδή από που πήρε ο πελάτης την υπηρεσία του. Για να το βρούμε πιέζουμε το κουμπί με τις τρείς τελείες. Τότε ανοίγει ένα νέο παράθυρο όπου στην ουσία είναι η αναζήτηση συναλλασομένου που αναλύσαμε παραπάνω. Όταν το πατήσετε βεβαίως θα αντιληφθήτε ότι για την καλύτερη δυνατή λειτουργία η επιλογή Κατάστημα έρχετε προεπιλεγμένη και κλειδωμένη ώστε να μην μπορεί να γίνει επιλογή καιου που ΔΕΝ είναι κατάστημα όπως φαίνεται και στην εικόνα παρακάτω

Αφου λοιπόν βρούμε το κατάστημα από το οποίο έχει γίνει η αγορά της υπηρεσίας πατάμε το ΕΠΙΛΟΓΗ όπως φαίνεται παρακάτω

Αφού το επιλέξουμε τότε γυρνάμε αυτόματα στην προηγούμενη καρτέλα με επιλεγμένο πλέον το κατάστημα και συνεχίζουμε να συμπληρώνουμε τα Βασικά στοιχεία Κωδικός Πιέζουμε το πλήκτρο G και παράγετε μόνος του Όνομα Συμπληρώνουμε Επίθετο και Όνομα πελάτη Πόλη Συμπληρώνουμε την πόλη Περιοχή Συμπληρώνουμε την περιοχή Διεύθυνση Συμπληρώνουμε Οδό και αριθμό ΤΚ Ταχυδρομικός Κώδικας Τηλ 1 Συμληρώνουμε το σταθερό τηλέφωνο του πελάτη ή το κινητό εάν έχει μόνο κινητό

Παρατηρήστε ότι οι τίτλοι των πεδίων αυτών είναι σε πιό έντονο χρώμα. Τα πεδία αυτά είναι ΥΠΟΧΡΕΩΤΙΚΑ. Εάν κάποιο δεν συμπληρωθεί τότε Δεν μπορεί να καταχωρηθεί ο πελάτης. Για τα πεδία που ξεχνάτε βγαίνει ειδικό μύνημα όπως στην παρακάτω εικόνα όπου έχει ξεχαστεί το Τηλ 1.

Τα πεδία Τηλ 2 Fax email είναι προαιρετικά. Μπορεί να είναι προαιρετικά αλλά δεν είναι άχρηστα. Εάν ήταν άχρηστα ΔΕΝ θα μπαίνανε. Υπάρχουν ώστε με την περισσότερη δυνατή πληροφόρηση που έχουμε για τα στοιχεία ενός πελάτη να μπορέι να γίνει προωθητική ενέργεια είτε μέσω email είτε μέσω sms είτε ακόμα και μέσω fax τις περιόδους όπου οι εγκαταστάσεις δεν πωλούνται σε μεγάλους όγκους Τα υπόλοιπα στοιχεία της καρτέλας αφορούν σε πελάτες που είναι επαγγελματίες ΑΦΜ ΔΟΥ Κατηγορία ΦΠΑ (Κανονικό (19%) ή μειωμένο (13%)) Υπάρχουν βεβαίως και σημειώσεις για τον πελάτη με ελεύθερο κείμενο για επιπλέον στοιχεία που τυχόν λάβουμε

Αυτό ήταν πατώντας πλέον Αποθήκευση έχετε καταχωρήσει τον πελάτη Αποθήκευση

Είδη Όπως είπαμε και παραπάνω μετά τον πελάτη ο δεύτερος κεντρικός άξονας λειτουργίας είναι τα Είδη Λέγοντας είδη εννοούμε τα προς εγκατάσταση ή επισκευή προιόντα Τα είδη χωρίζονται σε δύο κατηγορίες Λευκές Συσκευές και Κλιματιστικά Μαύρες Συσκευές ( Τηλεοράσεις,Camcorder κλπ) Η διαφορά στην επιλογή των προς εγκατάσταση των ειδών είναι ότι στην πρώτη κατηγορία ειναι ΑΝΑΓΚΑΙΟ το ακριβές μοντέλο. Ειδικότερα στις εταιρείες που παρέχουμε και την εγγύηση. Αυτό βεβαίως δεν είναι πάντα εφικτό διότι ο πελάτης μπορεί να μην το γνωρίζει, πρέπει όμως να προσπαθούμε να γράφουμε το σωστό μοντέλο ώστε να βοηθούμε όλη την διαδικασία της εγκατάστασης και την πιθανή βλάβη που θα προκύψει ώστε όταν ζητούνται ανταλλακτικά να γνωρίζουμε ποιά ακριβώς είναι. Όταν τώρα αυτό είναι ανέφικτο λόγω του πελάτη τότε εάν δεν μπορούμε εμπειρικά να καταλάβουμε ποιό είναι το μοντέλο θα υπάρχει παντα γενικό μοντέλο (π.χ. First Line AirCondition 12000 BTU) Στην δεύτερη κατηγορία (Μαύρες Συσκευές) δεν είναι αναγκαίο το μοντέλο μιας και τυχόν βλάβη επιδιορθώνεται στα τοπικά εξουσιοδοτημένα συνεργεία και όχι στο χώρο του πελάτη. Εδώ υπάρχουν μόνο δικαιώματα αναζήτησης και επιλογής και όχι νέας εγγραφής Ας δούμε πως δουλεύει

Επιλέγουμε στο Αρχικό Μενού τα ΕΙΔΗ και κατόπιν Προβολή Εδώ όπως και στην ανεύρεση πελάτη έχουμε επιλογές μέσω Κωδικού ( Εσωτερικός κωδικός δεν συνιστάται) Περιγραφή Κ.Εργοστασίου (Εσωτερικός κωδικός δεν συνιστάται) Συσκευή (Εσωτερικός κωδικός δεν συνιστάται) Τύπος Συσκευής (Εσωτερικός κωδικός δεν συνιστάται)

Στην ουσία η επιλογή μπορεί να γίνει είτε από την περιγραφή είτε από τα έτοιμα πεδία που υπάρχουν απο κάτω και είναι Κατηγορία Συσκευή,Ανταλλακτικό,Εμπόρευμα ( Εδώ επιλέγετε πάντα ΣΥΣΚΕΥΗ) Ομάδα Επιλέγουμε την μάρκα Υποομάδα Επιλέγουμε το είδος (AC,Πλυντήριο Ρούχων κλπ) Ομάδα 3 BTU (Χρησιμοποιείται μόνο για κλιματιστικά Η αναζήτηση μπορεί να γίνει με κανέναν ή με όλους τους παραπάνω τρόπους ταυτόχρονα Κάθε επιλογή από την δεύτερη ομάδα επιλογών (Κατηγορία, Ομάδα κλπ) μπορεί να είναι μονή ή πολλαπλή απλώ κλικάροντας πάνω τους με το ποντίκι. Επίσης μπορεί να μηδενιστεί η επιλογή με τις επι μέρους επιλογές μηδενισμού ή συνολικού καθαρισμού όπως φαίνεται παρακάτω Μηδενισμός Καθαρισμός

Ας τα δούμε όμως καλύτερα με ένα παράδειγμα Ας υποθέσουμε πως θέλουμε να βρούμε ένα μοντέλο κλιματιστικού, μαρκας First Line, 12000 BTU χωρίς ακόμα να εμπλέξουμε το ακριβές μοντέλο (αν και κάτι τέτοιο θα ήταν πολύ πιο εύκολο) Επιλέγουμε λοιπόν στο δεύτερο μπλοκ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ = ΣΥΣΚΕΥΗ ΟΜΑΔΑ την μάρκα first Line και στην επιλογή ΟΜΑΔΑ 3 τα BTU το 12000 Τα αποτελέσματα που θα πάρουμε θα είναι όλες οι συσκευές First Line 12000 BTU. Αυτό δεν μας βολεύει πολύ όμως διότι τα αποτελέσμα είναι πολλά. Θα μπορούσαμε πολύ πιο εύκολα με το μοντέλο να βρούμε ελάχιστες εγγραφές και να κάνουμε πολύ πιο εύκολη την επιλογη μας

Ας υποθέσουμε ότι οτο μοντέλο που ψάνουμε είναι το 12407G. Τα αποτελέσματα είναι μόλις 3 Το πλήρες μηχάνημα, το εσωτερικό και το εξωτερικό ( Μην ξεχνάτε ότι η εφαρμογή χρησιμοποιείται και για βλάβες οπότε ο διαχωρισμός εσωτερικό εξωετρικό ως συσκευή είναι ΑΝΑΓΚΑΙΟΣ). Εμείς βεβαίως επιλέγουμε το ΣΕΤ Και έτσι μπορούμε να βρούμε όποιο είδος θέλουμε προς εγκατάσταση, βλάβη κλπ

Φάκελοι Service Τώρα θα εξηγήσουμε την καρδία του νέου προγράμματος η οποία είναι η καταχώρηση και η εν γένει επεξεργασία ενός φακέλου ( Εντολής) Καταρχήν να δούμε πως μπαίνουμε από το μενου Επιλέγουμε Φακελοι Service Διαχείριση Φακέλων Με τους φακέλους μπορούμε να κάνουμε Εισαγωγή Νέου Αναζήτηση Επεξεργασία Ας αρχίσουμε με την εισαγωγή

Θα εκπλαγείτε όταν διαβάσετε ότι στα δύο προηγούμενα μενού (Πελάτες και Είδη) σπανίως θα μπείτε όπως επεξηγήθηκε. Δεν τα έχετε όμως διαβάσει άσκοπα! Θα μπαίνετε μέσω των φακέλων ακριβώς με τον ίδιο τρόπο Ας ξεκινήσουμε λοιπόν περιγράφοντας ένα φάκελο Ο Φάκελος έχει Τύπο ( Εγκατάσταση Βλάβη κλπ) Κατάστημα Είδος Αυτά τα τρία τον καθορίζουν. Όλα τα άλλα πεδία υποχρεωτικά και μη είναι πληροφοριακά. Τα τρια παραπάνω είναι καθοριστικά

Ας δούμε λοιπόν πως γίνεται μία νέα εγγραφή Πιέζουμε στο Δημιουργία Νέου Φακέλου Δημιουργία Νέου Φακέλου

και μας ανοίγει η φόρμα νέας καταχώρησης Τα πρώτα πεδία είναι τα υποχρεωτικά ώστε να δημιουργηθεί ο φάκελος ΚΑΤΑΣΤΗΜΑ ΣΥΣΚΕΥΗ ΤΥΠΟΣ Η επιλογή OnSite που είναι κλικαρισμένη προεπιλεγμένα στην περίπτωσή σας θα είναι πάντα κλικαρισμένη. ΔΕΝ θα την ξεκλικάρετε για κανένα λόγο. Χρησιμοποιείται για να δηλώσει ότι η εργασία γίνεται στο σπίτι.

Ας επιλέξουμε λοιπόν ΚΑΤΑΣΤΗΜΑ. Δίπλα στην επιλογή βλέπετε τις γνωστές πλέον τρεις τελίτσες. Επιλέγοντάς τες ανοίγει το παράθυρο των συναλλασομένων με προεπιλεγμένο το κατάστημα. Ας υποθέσουμε πως είναι το Carrefour Αλιμου. Επιλέγουμε λοιπόν στην περιγραφη ΑΛΙΜ Πιέζουμε ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΦΙΛΤΡΩΝ και ειδου τα αποτελέσματα

Επιλέγουμε το κατάστημα και ενημερώνει το πρώτο πεδίο Κατόπιν με τον ίδιο τρόπο επιλέγουμε Συσκευή και από την λίστα στην επιλογή Τύπος επιλέγουμε τον τύπο. Οι ΤΥΠΟΙ είναι 6 Εγκατάσταση με Καρτα (Προπληρωμένες εγκαταστάσεις) Εγκατάσταση χωρίς Καρτα (Πληρωμή από πελάτη) Αποξήλωση Βλάβη Βλάβη DOA Συντήρηση

Ας επιλέξουμε Εγκατάσταση με κάρτα Πατάμε επόμενο Επόμενο Οπότε οδηγούμαστε στην κυρίως κάρτα καταχώρησης Εδώ θα δούμε αρχικά τα Βασικά Στοιχεία Κωδικός Όπου συμπληρώνουμε τον κωδικό της κάρτας Πελάτης Και πάλι όπως και στο κατάστημα επιλέγουμε τον πελάτη κλικάροντας στις τρεις τελείες ή τον ανοίγουμε εάν δεν υπάρχει Κατάσταση Επιλέγουμε ΚΑΤΑΧΩΡΗΘΗΚΕ

Περνάμε λοι πόν στα ΛΟΙΠΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Εδώ συμπληρώνουμε μόνο ημερομηνία αγοράς για τις εγκαταστάσεις (Τα πεδία Εγγύηση Είδος εγγύησης Αριθμός Εγγύησης και Μεταφορά) αφορούν τις ΒΛΑΒΕΣ και όχι τις εγκαταστάσεις Συνεχίζουμε βάζουμε τον τεχνικό (Μπορούμε μόνο να επιλέξουμε μόνο τον ευατό μας) και πολύ σύντομα θα επιλέγετε και τα συνεργεία σας σε περίπτωση που έχετε παραπάνω από ένα Τα οικονομικά στοιχεία θα μας αποσχολήσουν πιο κάτω για αυτό και δεν κάνουμε τώρα αναφορά

Τέλος Διευθυνση Παράδοσης. Έρχεται ως προεπιλεγμένη η διεύθηνση του πελάτη και μπορεί να αλλαχτεί σε περίπτωση που είναι διαφορετική από αυτή που έχουμε στο σύστημα. Αυτό μπορεί να συμβεί σε περιπτώσεις που ο πελάτης έχει αγοράσει παραπάνω από ένα κλιματιστικά και κάποιο από αυτά θα μπεί σε διαφορετικό σπίτι. Έτσι δεν χρειάζεται να ανοίγουμε νέο πελάτη Πατάμε Αποθήκευση μία φορά και ενεργοποιουνται τα 5 tabs Βλάβη Ανταλλακτικά Υπηρεσίες Επαφές Συνημένα τα οποία θα εξηγηθούν παρακατω. Πατάμε δεύτερη φορά ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ και καταχωρήθηκε Αποθήκευση

Στην περίπτωση που υπάρχει κάποιο λαθος, όπως και στην καταχώριση του πελάτη μας εμφανίζεται με κόκκινα γράμματα

Οι καταχωρήσεις των υπολοίπων τύπων Φακέλων γίνονται με τον ίδιο τρόπο Ας δούμε κάθε τύπος τι διαφορές έχει με την παραπάνω περίπτωση ΕΓΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΧΩΡΙΣ ΚΑΡΤΑ Η μόνη διαφορά είναι ότι ο κωδικός δεν υπάρχει οπότε πατάμε το πλήκτρο G δίπλα από τον κωδικό και παράγεται μόνος του ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ Ομοίως ο κωδικός παράγεται με το πλήκτρο G όλα τα άλλα είναι ίδια ΑΠΟΞΗΛΩΣΗ Ομοίως ο κωδικός παράγεται με το πλήκτρο G όλα τα άλλα είναι ίδια Σε αυτές βέβαια τους τρεις τύπους υπάρχει περίπτωση να μην γνωρίζει από ποιο κατάστημα το έχει αγοράσει. Τότε επιλέγουμε ως κατάστημα την Astra Service.

Εάν πάλι το γνωρίζει αλλά δεν είναι σίγουρος από ποιό ακριβώς υποκατάστημα επιλέγουμε το κεντρικό (Υπαρχει ειδική επιλογή όταν ανόιγει η καρτέλα με τα κατστήματα Δείτε την εικόνα) ΒΛΑΒΕΣ Οι μόνες διαφορές είναι ότι εδώ πρέπει επιπροσθέτως να συμπληρωθούν τα πεδία Serial Number Εγγύηση ( Έρχεται ως προεπιλεγμένο ) Είδος Εγγύησης ( Κανονική, Επέκταση ή Επανεπισκευή) Αριθμός Εγγύησης ( ή αριθμός συμβολαίου για τις επεκτάσεις) ΒΛΑΒΕΣ DOA Ομοίως με τις βλάβες παραπάνω αλλά αφορά σε βλάβες που συμβαίνουν τις πρώτες ημέρες από την πώληση

Πλέον έχουμε καταχωρήσει τον Φάκελο και καλούμαστε να την διαχειριστούμε Να δούμε λίγο εκτενέστερα τις καταστάσεις που μπορεί να πάρει ο Φάκελος ΚΑΤΑΧΩΡΗΘΗΚΕ Αρχική κατάσταση φακέλου ΑΝΑΤΕΘΗΚΕ ΣΕ ΤΕΧΝΙΚΟ Έχει μπει τεχνικός ΔΡΟΜΟΛΟΓΗΜΕΝΟ Έχει κλειστεί Ραντεβού ΑΝΑΜΟΝΗ ΑΝΤΑΛΛΑΚΤΙΚΟΥ Αφορά μόνο στις βλάβες ΕΚΤΕΛΕΣΜΕΝΟ Όταν εκτελεστεί η εντολή ΑΚΥΡΩΜΕΝΟ Σε περιπτώσεις ακύρωσεις Οι παραπάνω καταστάσεις μπορούν να αλάξουν χειροκίνητα αλλά μπορούν επίσης να αλλάξουν και βάσει των ΕΠΑΦΩΝ που είχαμε με τον πελάτη Επαφές με πελάτη Είπαμε παραπάνω ότι η αρχική φάση των Φακέλων είναι ΚΑΤΑΧΩΡΗΘΗΚΕ. Από εκεί και πέρα θα αρχίσει η επικοινωνία με τον πελάτη ώστε να κλειστεί το ραντεβού του, να γίνει η επίσκεψη και να εκτελεστεί η εντολή. Όλα αυτά συμβαίνουν μέσω του Tab των επαφών. Εκτός αυτού εκεί σημειώνονται και όλες οι επικοινωνίες που έχουμε με τον πελάτη ανεξαρτήτως τι αφορούν.

Ας δούμε πως λειτουργεί Βλέπετε παρακάτω την πρώτη εικόνα που μας ανοίγει όταν επιλέξουμε επαφές

Πιέζοντας το πλήκτρο ΝΕΑ ΕΠΑΦΗ ανοίγει το παράθυρο λεπτομερειών επικοινωνίας Εδώ θα δούμε τα εξής πεδία Ημερομηνία Δημιουργίας Τύπος Ενέργεια Τεχνικός Ημερομηνία Ραντεβού Σημειώσεις

Οι τύποι είναι 4 Τηλέφωνο Ραντεβού Επίσκεψη - Συνάντηση Οι ενέργειες είναι οι εξής Ενημέρωση Τεχνικού Καθυστέρηση Εκτέλεσης Επικοινωνία με προιστάμενο Ενημέρωση σταδίου εντολής Λύση προβλήματος Δεν έχει παραλάβει το είδος Υψηλή τιμή Κλείσιμο Ραντεβού Εκτέλεση Αναγγελία Παραπόνου Όλα τα παραπάνω μπορούν να συμβούν. Ας δούμε όμως μερικά παραδείγματα Ένας πελάτης καλεί να ρωτήσει ποιός είναι ο τεχνικός που θα τον εξυπηρετήσει Δείτε την εικόνα παρακάτω

Πιέζουμε αποθήκευση και αποθηκεύεται η επικοινωνία

ΠΡΟΣΟΧΗ Το αποθήκευση που μόλις πατήσατε αποθήκευσε την επικοινωνία ΟΧΙ την εντολή. Πρέπει οπωςδήποττε να πατηθεί και το αποθήκευση στην εντολή

Νέο παράδειγμα Παίρνει τηλέφωνο ο τεχνικός τον πελάτη για ραντεβού Νεα Επαφή και... Πάλι πατάμε ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ για την ΕΠΑΦΗ και κατόπιν ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ για την εντολή Τώρα όμως εάν ελέγξουμε την ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ της ΕΝΤΟΛΗΣ έχει αλλάξει σε ΔΡΟΜΟΛΟΓΗΜΕΝΟ Άρα το ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΡΑΝΤΕΒΟΥ αλλάζει την κατάσταση σε ΔΡΟΜΟΛΟΓΗΜΕΝΟ

ΔΡΟΜΟΛΟΓΗΜΕΝΟ Ας δούμε πως φαίνονται και οι επαφές πλέον

Ας ολοκληρώσουμε με τις ΕΠΑΦΕΣ Η εγκατάσταση έγινε! Θα ενημερώσουμε την εκτέλεσή της. Η εγκατάσταση έγινε επιδεί κάπιος επισκεύτηκε τον πελάτη. Άρα ΤΥΠΟΣ = Επίσκεψη Πάλι δεν ξεχνάμε να πατήσουμε και τα δύο πλήκτρα ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗΣ

Και πλέον η κατάσταση έχει γυρίσει σε ΕΚΤΕΛΕΣΜΕΝΗ αυτόματα ΕΚΤΕΛΕΣΜΕΝΟ Η διαδικασία εξυπηρέτησης του πελάτη έχει τελειώσει Το μόνο που απομένει είναι να οριστικοποιήσουμε το ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΦΑΚΕΛΟΥ Κατά την καταχώρηση του φακέλου, αρκετά παραπάνω, είπαμε πως με τα Οικονομικά Στοιχεία θα ασχοληθούμε παρακάτω.

ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ Στα οικονομικά στοιχεία αναφέρονται 2 έννοιες που μας ενδιαφέρουν ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΦΑΚΕΛΟΥ και ΑΚΥΡΩΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ Η επεξεργασία ενός ΦΑΚΕΛΟΥ τελειώνει όταν ΚΛΕΙΣΕΙ. Αυτό γίνεται με το κουμπί ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΦΑΚΕΛΟΥ. Για να γίνει αυτό πρέπει ο Φάκελος να είναι ΕΚΤΕΛΕΣΜΕΝΟΣ. ΚΛΕΙΣΙΜΟ ΦΑΚΕΛΟΥ Μετά από το ΚΛΕΙΣΙΜΟ ο Φάκελος ΔΕΝ ΜΠΟΡΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΠΕΛΑΣΤΕΙ. ΚΛΕΙΔΩΝΕΙ.

Για αυτό το λόγο αφου πιέσουμε το ΚΛΕΙΣΙΜΟ ζητάει επιβεβαίωση Αφού πατήσετε ΟΚ ο Φάκελος ΕΚΛΕΙΣΕ. Δεν μπορεί πλεον να προσπελαστεί και να αλλάξει οτιδήποτε Εάν επιχειρήσετε να κλείσετε έναν Φάκελο όπου δεν είναι ΕΚΤΕΛΕΣΜΕΝΟΣ τότε θα λάβετε το παρακάτω μύνημα

ΑΚΥΡΩΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ Ομοίως και με την ΑΚΥΡΩΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ Έαν ένας πελάτης ακυρώσει τον ΦΑΚΕΛΟ του τότε πρέπει να γίνουν 2 ενέργειες 1. Να γυρίσουμε την ΦΑΣΗ σε ΑΚΥΡΩΜΕΝΗ 2. ΝΑ πιέσουμε το κουμπι ΑΚΥΡΩΣΗ ΦΑΚΕΛΟΥ Και εδω όπως και στο ΚΛΕΙΣΙΜΟ δεν επιτρέπεται να προσπελαστεί ο ΦΑΚΕΛΟΣ μετά την ΑΚΥΡΩΣΗ του. Για αυτό και πάλι θα μας ζητήσει επιβεβαίωση

Επίσης εάν ένας ΦΑΚΕΛΟΣ δεν είναι σε ΦΑΣΗ ΑΚΥΡΩΘΗΚΕ μας εμφανίζεται αντίστοιχο μύνημα, όπως και στο ΚΛΕΙΣΙΜΟ. Δηλαδή, η ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ του ΦΑΚΕΛΟΥ δεν επιτρέπει την ενέργεια αυτή.

Αυτό ήταν!!!! Πολύ σύντομα θα σας ανακοινωθούν και οι τρόποι Τιμολόγησης προς την Εταιρεία ώστε να κλείνουν οι οικονομικές εκκρεμότητες. Επίσης στο νέο portal οι δυνατότητες είναι μεγάλες και οι υπηρεσίες που θα παρέχονται τόσο ηλεκτρονικά αλλά και ουσιαστικά θα βελτιώσουν την εικόνα του δικτύου μας στον Έλληνα Καταναλωτή. Βεβαίως η επιτυχία του νέου εγχειρήματος εξαρτάται σε τεράστιο βαθμό από την δική σας εργασία. Ειδικότερα η ακριβής και έγκαιρη καταχώρηση των δεδομένων θα προσδώσει άλλη ποιότητα στην εξυπηρέτηση. Καλή αρχή και θα βρισκόμαστε δίπλα σας για κάθε βοήθεια.