SPIN Sustav za planiranje i izvršavanje nabave BP&C Sustav za poslovno planiranje i kontroling
Što je SPIN@ SPIN je web sustav koji omogućava kreiranje plana nabave, registriranje svih tipova nabave kao i praćenje realizacije plana nabave u skladu s donešenim planom. BP&BC je podsustav za poslovno planiranje i kontroling izvršenja planova koji omogućava formiranje kataloga svih vrsta troškova materijala i usluga, planiranja potreba, donošenja financijskog plana, povezivanja na izvore financiranja i donošenja operativnog plana. E-commerce je podsustav s javnim funkcijama nabave.
Najvažnije reference Ured za središnju javnu nabavu Vlade Republike Hrvatske Narodne novine Elektronički portal javne nabave (e-oglasnik, e-tendering) GoProcure Elektronički oglasnik javne nabave BiH Hrvatski zavod za mirovinsko osiguranje Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture Hrvatska banka za obnovu i razvoj Croatia osiguranje Elektroprivreda BiH Upravljanje javnom nabavom prema pravilima EU za CARDS, PHARE, ISPA, SAPARD, IPA Prvi projekt iz područja javne nabave 2002. godine
Vrijednosti Standardizirano i sveobuhvatno vođenje procesa javne nabave Preglednost i brz uvid u važne informacije o svim nadmetanjima, ponuditeljima, ugovorima i realizaciji Usklađenost sa zakonskom regulativom Standardizacija zapisnika i odluka u postupcima Kontrolabilnost i sljedivost svih poslovnih procesa Povećanje financijske efikasnosti te smanjenje rizika ljudskih pogrešaka Olakšana pravovremena izrada plana nabave za sljedeću godinu i mogućnost višegodišnjeg planiranja Priprema ugovora i praćenje realizacije okvirnih sporazuma i ugovora Kontrola troškova
Operativne koristi Koristi za menadžment Kontrola izvršenja planova; Nadzor nad životnim ciklusom provođenja nabave; Menadžersko i operativno izvješćivanje; Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI); Optimizacija procesa planiranja i nabave uslijed standardizacije. Koristi za referente - Nabava - Financije - Kontroling - ostala mjesta troška Olakšana izrada plana nabave, rebalansa i prenamjena; Standardizacija poslova nabave, dokumentacije i izvještavanja implementacija Zakona o javnoj nabavi; Smanjene mogućnosti pogrešaka; Jednostavno korištenje i brzo uključivanje korisnika; Ugrađene kontrole potrošnje plana, okvirnih sporazuma, ugovora Jednostavno i brzo pretraživanje.
Funkcionalnosti Definiranje kataloga roba i usluga Planiranje potreba, usklađenje s financijskim planom Planiranje nabave Upravljanje i provedba prenamjena i rebalansa plana nabave Provođenje postupaka javne nabave (evidencija postupaka, faza, ponuda, evaluacija ponuda, odabir) Definiranje ugovora, okvirnih sporazuma Terećenje stavki plana nabave u fazi pokretanja nadmetanja i u fazi ugovaranja Praćenje životnog ciklusa nadmetanja i ugovora Knjiga narudžbenica Praćenje realizacije ugovora, narudžbenica i plana Sustav je kompatibilan sa Zakonom o javnoj nabavi (NN 90/11) i pripadnim Uredbama.
Podržani procesi
Arhitektura SPIN@ i BP&C
Katalog roba, usluga i radova Definiranje kataloga roba, usluga i radova nabavnih kategorija Struktura kataloga Tipovi (pozicije plana nabave predmeti), Skupine (podpozicije plana nabave grupe predmeta), Nabavni modeli (specifikacija za nadmetanje, planski cjenici troškovnik) Količinski izraženi Financijski izraženi Mogućnost planiranje po nabavnim kompletima
Formiranje plana nabave Unos zahtjeva za plan nabave sukladno dodijeljenim pravima na razini: Organizacijske jedinice Projekta Planske pozicije Nabavnog modela Količinsko i financijsko planiranje Višerazinsko odobravanje zahtjeva za nabavu Jednostavna konsolidacija planova Automatizirana prenamjena sukladno preostalim raspoloživim sredstvima
Ispis plana nabave zakonski minimum Predmet nabave Evidencijski broj nabave Procijenjena vrijednost Vrsta postupka Ugovor ili okvirni sporazum Planirani početak postupka Planirano trajanje Hrana za restoran Prezentacijska oprema Sanacija krovišta Adaptacija upravne zgrade Uredski namještaj Potrošni materijal 1 115.000,00 Otvoreni Okvirni sporazum 1.4.2012. 4 godine 2 95.000,00 Otvoreni Ugovor 15.4.2012. 1 godina 3 456.000,00 Otvoreni Ugovor 21.4.2012. 1 godina 4 1.250.000,00 Otvoreni Ugovor 21.4.2012. 1 godina 5 650.000,00 Otvoreni Ugovor 1.5.2012. 1 godina 6 455.000,00 Pregovarački s prethodnom objavom Toneri 7 255.000,00 Pregovarački s prethodnom objavom Okvirni sporazum Okvirni sporazum 1.5.2012. 2 godine 15.5.2012. 4 godine
Kalendar nadmetanja Godišnji raspis termina pokretanja nabava (s vezom na plan nabave) Rezervacija sredstava koja se planiraju potrošiti u budućnosti Planiranje postupka nabave s rokovima izvršenja Kontroling planiranja i realizacije
Zahtjevi za nabavu Za pokretanje nabave roba Za pokretanje nabave usluga Za pokretanje nabave izvođenja radova Za konzumiranje okvirnog sporazuma
Provođenje nadmetanja Evidencija nabave Definiranje evaluacijskih uvjeta za (prihvatljivost, pravilnost ponude Registriranje ponuda Ocjena postavljenih uvjeta za svakog ponuditelja Odabir Registriranje žalbi Integracija s e-oglasnikom Narodnih novina Integracija s riznicom
Integracija s vanjskim sustavima
Implementacija faza u stvaranju obveza Postupak stvaranja obveze može početi u bilo kojoj od faza: Najava obveze Ugovor Narudžbenica Faktura Najava obveze Ugovor Faktura Najava obveze Narudžbenica Faktura Najava obveze Faktura Ugovor Narudžbenica Faktura Ugovor Faktura Narudžbenica Faktura Faktura (samo za definirane rashode)
Postupci nabave Sustav SPIN@ podržava vođenja slijedećih postupaka JN: Javna nabava: Otvoreni postupak Ograničeni postupak Pregovarački postupak s prethodnom objavom Pregovarački postupak bez prethodne objave Natjecateljski dijalog Otvoreni natječaj Ograničeni natječaj Bagatelne nabave (do 200.000 kn) Nabava po izuzeću Posebni načini nabave: Okvirni sporazum s jednim gospodarskim subjektom Okvirni sporazum s više gospodarskih subjekata
Automatsko generiranje dokumentacije Interna dokumentacija: Zahtjev za pokretanje nabave roba Zahtjev za pokretanje nabave usluga Zahtjev za pokretanje nabave roba po ugovoru Zahtjev za pokretanje nabave usluga po ugovoru Zapisnik o javnom otvaranju ponuda Zapisnik o pregledu i ocjeni ponuda Odluka o odabiru Odluka o poništenju nadmetanja...
Evaluacija gospodarskih subjekata
Okvirni sporazumi Evidencija okvirnih sporazuma definiranim / nedefiniranim bitnim uvjetima Omogućava trošenje sredstava unutar zadanog financijskog okvira Izdavanje narudžbenica po sklopljenom okvirnom sporazumu Kontrola preostalog iznosa po okvirnom sporazumu Evidencija troškovnika specifikacije jediničnih cijena u slučaju definiranih bitnih uvjeta
Ugovori Evidencija ugovora javne nabave Veza na ponude, nabavu Tipovi ugovora: S narudžbenicama Bez narudžbenica (predefinirane isporuke) Izdavanje narudžbenica po sklopljenom ugovoru Kontrola preostalog iznosa po ugovoru Mogućnost vezanja računa i plaćanja
Logističke i financijske operacije Evidencija narudžbenica Veza na ponude, nabavu Izdavanje narudžbenica po sklopljenom ugovoru Račun Narudžbenica Primka Kontrola preostalog iznosa po ugovoru Integracija sa SAP-om - MM i FI modulima (računi, primke, verifikacije usluga, podaci o plaćanjima) Verifikacija usluga
Dnevni cjeloviti pogled svakog sudionika - Business activity monitoring (BAM) Pruža sažetak odvijanja poslovnih procesa za sve razine menadžmenta Prikazuje informacije na tzv. dashboard-u, menadžerskoj konzoli Sadrži ključne indikatore uspješnosti izvođenja aktivnosti
Što je BP&C BP&C je sustav za poslovno planiranje i kontroling izvršenja planova Pokriva procese: formiranja kataloga svih vrsta troškova, planiranja potreba, donošenja financijskog plana, povezivanja na izvore financiranja i donošenja operativnog plana.
Proces planiranja Programi Projekti / aktivnosti Višegodišnji plan Plan potreba Financijski plan Operativni plan Formiranje strateških programa sukladno dugoročnim ciljevima i strateškom planu razvoja javnog zdravstva Definiranje projekata i dugoročnih aktivnosti u okviru programa Razvrstavanje na OPEX i CAPEX Povezivanje na izvore financiranja Definiranje dugoročnih i srednjoročni h planova Distribucija troškova po dimenzijama: Programska Ekonomska Funkcijska Izvori financiranja Unos jednogodišnjih potreba po mjestima troška Planiranje svih troškova bez fiksiranog budžeta i izvora financiranja Planiranje za predefinirane vrste troškova Definicija strukture financijskog plana Dodjela budžeta po pozicijama financijskog plana Dodjela sredstava na pojedine organizacijske jedinice ili skupine org. jedinica Usporedba plana potreba s financijskim planom Procesi usuglašavanja plana potreba s financijskim planom Automatsko generiranje plana nabave Verzioniranje planova
Programi, projekti / aktivnosti Centralni registar programa: Glavni programi Programi (na razini dijelova organizacije) Definiranje nositelja programa Vezanje projekata / aktivnosti uz program Definiranje uloga org. jedinica za projekte / aktivnosti: Upravljanje projektom Provođenje postupka nabave (nadležna org. nabave) Planiranje potreba (mjesta troška) Nositelji planiranja Definiranje pozicija u projektima / aktivnostima: Raspis projekata / aktivnosti po sastavnicama Dimenzije raspisa: Izvori financiranja Konta glavne knjige WBS-ovima Objektima Raspoložive vrste troška
Višegodišnji planovi Definiranje dugoročnih i srednjoročnih planova Unos troškova projekata / aktivnosti: Po godinama trajanja projekata / aktivnosti Po izvorima financiranja Mogućnost unosa analitike po kontima GK Analiza troškova po svim dimenzijama Verzioniranje planova Kopiranje planskih dokumenata
Katalog troškova Rezervni dijelovi Robe Rezervni dijelovi Roba I 1 Rezervni dijelovi Roba II2 Specijalna Nabavni vozila Usluge Gume Usluga Gume II Usluga Gume II II Vrste troškova Plaće i nadnice Režijski troškovi Radovi Usluge održavanja Klas. radnih mjesta Komunalni troškovi Doprinosi i naknade Usluge održavanja Rad I I Usluge održavanja Rad II II Radno mjesto I...... Ostali troškovi Amortizacija... Kamate...
Planiranje potreba Namjensko planiranje svih operativnih troškova Planiranje unutar cijele organizacije Automatska hijerarhijska konsolidacija podataka Planiranje svih troškova N razina podplanova Kolektiranje Planovi potreba Nacrt zahtjeva za DP Zahtjev za državni proračun IZVORI FINANCIRANJA +/- Δ Razdjel (okvir) - novi subjekt - novi projekt - novi konto - nova pozicija Planiranje po vremenskim shemama (projekcija cashflow) Distribucija (INVERZNI proces) Plan nabave N razina podplanova Podplanovi Subjekti nabave
Dimenzije planiranja nabave Razrada po namjeni Razrada po organizaciji (mjesta troška) Funkcijska klasifikacija Lokacijska klasifikacija Objekti (Assets) Ekonomska klasifikacija Vremenska klasifikacija Razrada po kontnoj shemi Razrada po dinamci utroška
Financijski i operativni plan Definiranje hijerarhijske strukture financijskog plana (klasifikacija za kontroling plana) Unos godišnjih troškova razdijeljenih po: Izvorima financiranja Ekonomskoj klasifikaciji Projektima /aktivnostima Organizacijskim jedinicama Usporedba financijskog plana s planom potreba Podržani procesi usklađivanja plana potreba s financijskim planom: Grupni rebalansi i prenamjene planova Verzioniranje Pregled razlike plana potreba i fin. plana Donošenje operativnog plana Vođenje statusa planskih dokumenata Automatsko generiranje plana nabave iz operativnog plana
Što nas razlikuje od konkurencije? Znanje javne nabave (5 certificiranih ovlaštenih predstavnika) Reference za implementacije projekata u velikim sustavima Reference za nacionalne portale javne nabave Podrška za nabavne procese koji nisu standardizirani Zakonom o javnoj nabavi Sustav za zaokružen nabavni proces Integracija s elektroničkim oglasnikom javne nabave Ugrađivanje specifičnosti korisnika u sustavu (tailor-made solution) procesi, ovlasti, obrasci... Veliko iskustvo u integraciji s drugim sustavima (SAP, Oracle ebs, Konto,...) Uključenost u EU normizacijska tijela (CEN radionice)
Motivacija i razlozi za uvođenje Unaprijeđenje poslovanja Značajno ubrzanje odvijanja poslovnih procesa Standardizacija i upravljanje procesima planiranja, provođenja postupaka nabave te izvršenja ugovora Povećanje efikasnosti u odlučivanju (praćenje izvršenja planova) Preglednost i kontrola izvršenja postupaka Uštede Pravovremeno planiranje (smanjenje broja postupaka ili samostalnih narudžbenica) Pravovremeno provođenje postupaka Smanjenje broja nepravilnosti, reklamacija i poništenih nadmetanja Smanjenje administrativnih troškova Smanjenje mogućnosti cjepanja nabava Veća sigurnost sustava Upravljanje pravima Upravljanje nadležnostima u organizaciji Uklanjanje rizika gubitka dokumenata
Ostali InfoDom proizvodi i usluge Galileo, Magique, ACL e-kontrolor e-bap SESS ARIS alati za internu reviziju i usklađenost evidencija i upravljanje rizicima automatska detekcija nepravilnosti kontrola poslovnih procesa i aktivnosti baze znanja i mehanizmi check lista detektiranje neregularnosti, prijevara upravljanje poslovnim sadržajem upravljanje poslovnim procesima upravljanje poslovnom dokumentacijom digitalna arhiva i DMS sustav poslovnih registara upravljanje strategijom tvrtke modeliranje poslovnih procesa
Ostali InfoDom proizvodi i usluge e-bap Galileo, Magique, ACL e-kontrolor SESS ARIS upravljanje poslovnom dokumentacijom upravljanje poslovnim sadržajem upravljanje poslovnim procesima digitalna arhiva i DMS sustav poslovnih registara alati za internu reviziju i usklađenost evidencija i upravljanje rizicima automatska detekcija nepravilnosti kontrola poslovnih procesa i aktivnosti baze znanja i mehanizmi check lista detektiranje neregularnosti, prijevara upravljanje strategijom tvrtke modeliranje poslovnih procesa
Hvala na pažnji.