Πίνακας Περιεχομένων

Transcript

1

2

3 Πίνακας Περιεχομένων Πρόλογος... vii Κατάλογος Ερωτήσεων... ix Κεφάλαιο 1: Μηχανογράφηση ( )... 1 Κεφάλαιο 2: Λογιστική Α. Γενική Λογιστική ( ) Β. Λογιστική Εταιρειών ( ) Γ. Αναλυτική Λογιστική ( ) Κεφάλαιο 3: ΚΒΣ Φορολογία Δίκαιο Α. Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων ( ) Β. Παρακρατούμενοι φόροι ΦΠΑ Φορολογικές Δηλώσεις ( ) Γ. Εργατικό Δίκαιο ( ) Δ. Αστικό Δίκαιο ( ) Ε. Εμπορικό Δίκαιο ( ) Κεφάλαιο 4: Στατιστική Μαθηματικά Α. Στατιστική ( ) Β. Οικονομικά Μαθηματικά ( ) Γ. Διοίκηση Επιχειρήσεων ( )

4

5 Κεφάλαιο 1: Μηχανογράφηση 1.1. Ποιο είναι το αντικείμενο του σύγχρονου λογιστικού πληροφοριακού συστήματος (μηχανογραφημένου λογιστηρίου); Αντικείμενο του σύγχρονου λογιστικού πληροφοριακού συστήματος είναι η επεξεργασία όλων εκείνων των δεδομένων και η υποστήριξη όλων εκείνων των διαδικασιών που θα επιτρέψουν στην επιχείρηση να πραγματοποιήσει την αποστολή της (mission) και να υλοποιήσει το όραμά της (vision). Ένα σύγχρονο λογιστικό πληροφοριακό σύστημα σήμερα πρέπει να υπηρετεί την ανάγκη συνεχούς βελτίωσης (continuous improvement) όλων των λειτουργιών της επιχείρησης, και την ανάγκη προσαρμογής των προϊόντων και υπηρεσιών της επιχείρησης στις ανάγκες του κάθε πελάτη της (mass customization). Για τους λόγους αυτούς το σύγχρονο λογιστικό πληροφοριακό σύστημα, παύει να έχει τον χαρακτήρα διοικητικής υποστήριξης και αποκτά ένα στρατηγικό ρόλο μέσα στην επιχείρηση, παρέχοντας την βάση που θα υποστηρίξει τις συνεχείς πρωτοβουλίες, καινοτομίες και αλλαγές που είναι υποχρεωμένη να κάνει μία επιχείρηση στις συνθήκες εντεινόμενου ανταγωνισμού Αναφέρατε 3 λόγους οι οποίοι, κατά την γνώμη σας, έχουν οδηγήσει στην αναγκαιότητα μηχανογράφησης των σύγχρονων λογιστηρίων; Στην αναγκαιότητα μηχανογράφησης των σύγχρονων λογιστηρίων, έχουν οδηγήσει τα αναμφισβήτητα πλεονεκτήματα που παρέχει η μηχανογράφηση. Τα κυριότερα από αυτά είναι: 1. Η ταχύτητα διεκπεραίωσης των εργασιών του λογιστηρίου, με συνέπεια την συμπίεση του κόστους και την αύξηση της παραγωγικότητας (προϊόν/απασχολούμενο συντελεστή). 2. Η ικανότητα άντλησης οποιωνδήποτε πληροφοριών χρειαστούν, και η ακρίβεια των εξαγομένων αποτελεσμάτων με συνέπεια την αύξηση της ποιότητας των εργασιών που διεκπεραιώνονται στο λογιστήριο. 3. Η δυνατότητα άσκησης αποτελεσματικών ελέγχων στα καταχωρηθέντα δεδομένα καθώς και οι δυνατότητες αξιοποίησής τους για την εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων για την πορεία των εργασιών της επιχείρησης, και την οικονομική και εμπορική της πολιτική που πρέπει αυτή να ακολουθήσει στο μέλλον. Όλες οι παραπάνω διαστάσεις εξυπηρετούνται δραστικά από την αφομοίωση και την συνεχή εμβάθυνση της τεχνολογικής καινοτομίας όπως αυτή εκφράζεται ειδικά στην μηχανογράφηση του λογιστηρίου της σύγχρονης επιχείρησης, με αποτέλεσμα μέσα στην τελευταία δεκαετία να έχει εμπεδωθεί πλήρως η συνειδητοποίηση της αναγκαιότητας μηχανογράφησης των σύγχρονων λογιστηρίων Ο Εξοικειωμένος σε μηχανογραφημένο περιβάλλον λογιστικής, τείνει να αναβαθμίσει το ρόλο του μέσα στο οργανόγραμμα της επιχείρησης; Δικαιολογήστε την απάντησή σας.

6 - 2 - Κανονισμός Κατάρτισης Ειδικού Μηχ/νου Λογιστηρίου Ο εξοικειωμένος σε μηχανογραφημένο περιβάλλον λογιστικής: α. είναι σε θέση να εκτελεί ταχύτερα και ορθότερα τις εργασίες που του έχουν ανατεθεί, β. χάρη στο πνεύμα συμφιλίωσης που έχει με την τεχνολογική καινοτομία και α- νανέωση, είναι σε θέση να υποστηρίξει νέα προγράμματα και νέες διαδικασίες της επιχείρησης, γ. έχει την ικανότητα, εκμεταλλευόμενο τις δυνατότητες της μηχανογράφησης, να υλοποιήσει πρωτοβουλίες που είτε θα αυξήσουν την αποτελεσματικότητα των διεκπεραιούμενων εργασιών, είτε θα εμπλουτίσουν το περιεχόμενό τους. Συνεπώς το εξοικειωμένο σε μηχανογραφημένο περιβάλλον λογιστικής στέλεχος, είναι φορέας και δημιουργός ανταγωνιστικών πλεονεκτημάτων της επιχείρησης που τον απασχολεί. Με βάση αυτή την πραγματικότητα, σαφώς τείνει να αναβαθμίσει τον ρόλο του μέσα στο οργανόγραμμα της επιχείρησης, τείνοντας να καταλάβει όλο και υψηλότερες θέσεις που έχουν και υψηλότερες απαιτήσεις Τι καλείται οργανόγραμμα μίας επιχείρησης; Δώστε ένα παράδειγμα σχεδιάζοντας ένα διάγραμμα οργανογράμματος. Οργανόγραμμα ή οργανωτικό διάγραμμα, είναι η γραφική παράσταση/πίνακας που έχει ως σκοπό την αφαιρετική παρουσίαση της οργανωτικής κατάστασης ενός οργανισμού. Παρουσιάζει σχηματικά τον τρόπο που δομούνται μέσα από τις διασυνδέσεις τους κάποια συστατικά στοιχεία της οργάνωσης. Ειδικότερα, τα οργανογράμματα (δυναμικά ή στατικά, αναλυτικά ή συνθετικά, πραγματικά ή σχεδιαζόμενα) μίας επιχείρησης, αποτυπώνουν το τυπικό περιεχόμενο μίας διάρθρωσης ρόλων, ενεργειών ή διαδικασιών. Παραδείγματα στατικού τύπου οργανοδιαγράμματος Σχήμα α' Σχήμα β' Σχήμα γ' Προϊστάμενος Ψ' ΓΕΩΡΓΙΟΥ ΟΡΟΦΟΣ Β' Υπάλ. Α' Υπάλ. Β ΑΝΤΩΝΙΟΥ ΜΑΡΙΔΟΥ Λογιστήριο Αρχείο Υπάλ. Γ' ΝΙΚΟΛΑΟΥ Γραμματεία Στην καθημερινή διοικητική πρακτική στην χώρα μας, τις περισσότερες φορές, συζητώντας για οργανογράμματα, περιοριζόμαστε συνήθως (εν μέρει και λανθασμένα) στα στατικού τύπου οργανογράμματα και πιο συγκεκριμένα: α. Στα οργανοδιαγράμματα κατανομής εργασίας (Job position Allocation Charts) όπως αυτό στο σχήμα α'. β. Στα οργανοδιαγράμματα κατανομής του προσωπικού (Personnel Allocation Charts) όπως αυτό στο σχήμα β'.

7 Κεφάλαιο 1: Μηχανογράφηση γ. Στα οργανοδιαγράμματα διάταξης των χώρων εργασίας (Plant-layout Allocation Charts) όπως αυτό στο σχήμα γ' Τι εννοούμε με τους όρους Hardware και Software; Με τον όρο hardware (υλικός εξοπλισμός) εννοούμε τα φυσικά εξαρτήματα και μέρη ενός υπολογιστή (π.χ. τα αποθηκευτικά μέσα, τον processor, την οθόνη, τον εκτυπωτή κ.λπ.). Επομένως hardware είναι σε ένα υπολογιστικό σύστημα, οτιδήποτε μέρος του έχει υλική υπόσταση (δηλ. μπορούμε να δούμε και να αγγίξουμε). Με τον όρο software (λογισμικός εξοπλισμός) εννοούμε τα προγράμματα, δηλ. την περιγραφή των στοιχειωδών εργασιών που η εκτέλεσή τους από τον υπολογιστή σημαίνει την διεκπεραίωση μίας διαδικασίας. Software είναι τα λειτουργικά συστήματα, τα προγράμματα εφαρμογών, οι οδηγοί συσκευών (device drivers) κ.λπ.. Επομένως με τον όρο software χαρακτηρίζουμε τα μέρη ενός υπολογιστικού εξοπλισμού που δεν έχουν υλική υπόσταση Ποια η σημασία της επαρκούς τεκμηρίωσης ενός λογιστικού προγράμματος; Με τον όρο τεκμηρίωση ενός λογιστικού προγράμματος, ορίζουμε το σύνολο των εγχειριδίων, βιβλίων, εγγράφων κ.λπ. που παρέχουν αναλυτικές πληροφορίες και οδηγίες για το πρόγραμμα και για κάθε εργασία ή διαδικασία που υλοποιεί ή υποστηρίζει το πρόγραμμα αυτό, είτε αυτές οι πληροφορίες απευθύνονται στον προγραμματιστή, είτε στον χρήστη. Η επαρκής τεκμηρίωση είναι απαραίτητη οποτεδήποτε: α. οι χρήστες του προγράμματος χρειαστούν διευκρινίσεις και οδηγίες για την διεκπεραίωση μίας διαδικασίας που είτε δεν την γνωρίζουν, είτε δεν την έχουν αφομοιώσει, β. χρειαστεί να αναζητηθούν οι προϋποθέσεις κάτω από τις οποίες μία διαδικασία διεκπεραιώθηκε με λανθασμένο τρόπο, γ. χρειαστεί να αναζητηθούν οδηγίες για τις ενέργειες που πρέπει να γίνουν έτσι ώστε να αρθούν προβλήματα και λάθη που δημιούργησε ή η λανθασμένη χρήση του προγράμματος, ή η ύπαρξη λαθών (bugs) στο πρόγραμμα.

8 - 4 - Κανονισμός Κατάρτισης Ειδικού Μηχ/νου Λογιστηρίου 1.7. Τι εννοούμε με τον όρο παραμετρικότητα των λογιστικών (εμπορικών) προγραμμάτων; Με τον όρο παραμετρικότητα, εννοούμε την ικανότητα προσαρμογής ενός προγράμματος στις ιδιαίτερες απαιτήσεις εκμετάλλευσης που έχει από το πρόγραμμα αυτό κάθε επιχείρηση. Η παραμετρικότητα είναι μία από τις αρετές του σύγχρονου software. Ένα πρόγραμμα υλοποιεί διαδικασίες που δεν γίνονται με τον ίδιο ακριβώς τρόπο σε όλες τις επιχειρήσεις. Αντί η επιχείρηση να προσαρμοστεί στούς ιδιαίτερους τρόπους με τους οποίους διεκπεραιώνει τις εργασίες το πρόγραμμα, τα παραμετρικά προγράμματα μπορούν να εκτελέσουν τις εργασίες σύμφωνα με τούς τρόπους που θα τους υποδειχθούν. Ο ΚΒΣ σήμερα απαιτεί όπως τα προγράμματα επιδεικνύουν έναν ελάχιστο βαθμό παραμετρικότητας (π.χ. προσδιορισμός από τον χρήστη φορολογικών συντελεστών). Τα λογιστικά (εμπορικά) προγράμματα όμως σήμερα έχουν εξεζητημένες δυνατότητες προσαρμογής, παρέχοντας την δυνατότητα προσδιορισμού τρόπων είσπραξης, τρόπων τιμολόγησης, τρόπων υπολογισμού αμοιβών πωλητών κ.λπ Ποια η διαφορά μεταξύ του λειτουργικού συστήματος και του λογισμικού των εφαρμογών; Η διαφορά των δύο αυτών κατηγοριών λογισμικού βρίσκεται στο είδος των εργασιών που αυτά διεκπεραιώνουν. Τα προγράμματα που αποκαλούνται λειτουργικό σύστημα (operating system) με βάση τις τεχνικές δυνατότητες του υπολογιστή, τα χαρακτηριστικά του υπολογιστή και την αρχιτεκτονική του, διεκπεραιώνουν στον υπολογιστή στοιχειώδεις λειτουργίες που είναι κοινές σε όλες ή σε μία μεγάλη κατηγορία εφαρμογών. Τα προγράμματα που αποκαλούνται λογισμικό εφαρμογών (application software), διεκπεραιώνουν στον υπολογιστή μία ειδική διαδικασία που στόχο έχει την εξυπηρέτηση αναγκών του χρήστη, χρησιμοποιώντας τις υπηρεσίες που προσφέρει το λειτουργικό σύστημα. Η διαφορά των δύο αυτών κατηγοριών λογισμικού αντανακλάται στον προσανατολισμό τους, τις γνώσεις που απαιτούνται για την ανάπτυξή τους, το σημείο που δίνεται έμφαση στην ανάπτυξή τους και στην φορητότητά τους. Το λειτουργικό σύστημα είναι προσανατολισμένο στον υπολογιστή και στόχος του είναι να καταστήσει τον υπολογιστή λειτουργικό. Για την ανάπτυξή του απαιτούνται τεχνικές γνώσεις του υπολογιστή για τον οποίο γράφεται. Η έμφαση, στην ανάπτυξή του, δίνεται στην βέλτιστη αξιοποίηση των τεχνικών δυνατοτήτων του υπολογιστή για τον οποίο γράφεται. Το λειτουργικό σύστημα είναι δεμένο με τον υπολογιστή για τον οποίο γράφεται, δεν τρέχει δηλ. σε υπολογιστή άλλων τεχνικών χαρακτηριστικών, συνεπώς δεν είναι φορητό. Το λογισμικό εφαρμογών είναι προσανατολισμένο στην εξυπηρέτηση των αναγκών του χρήστη. Για την ανάπτυξή του δεν απαιτούνται τεχνικές γνώσεις του υπολογιστή στον οποίο θα τρέξει, αλλά μόνον η γνώση εργαλείων ανάπτυξης εφαρμογών (π.χ.

9 Κεφάλαιο 1: Μηχανογράφηση γλώσσες προγραμματισμού, CASE tools). Η έμφαση, στην ανάπτυξη του λογισμικού εφαρμογών, δίνεται στην πλήρη και ακριβή περιγραφή της διαδικασίας που θα υλοποιήσει και όχι στην αξιοποίηση των τεχνικών δυνατοτήτων του υπολογιστή στον οποίο θα τρέξει. Το λογισμικό εφαρμογών είναι ανεξάρτητο από τον υπολογιστή στον οποίο τρέχει, συνεπώς είναι εύκολα φορητό και σε υπολογιστές άλλων τεχνικών χαρακτηριστικών Τι είναι το Back Up. Γιατί σε ένα μηχανογραφημένο λογιστήριο επιβάλλεται να γίνεται όσο το δυνατόν συχνότερη λήψη Back Up των αρχείων των εφαρμογών του; Back-up λέγεται η λήψη αντιγράφου ασφαλείας ενός συνόλου δεδομένων σε διαφορετικό αποθηκευτικό μέσο, από αυτό στο οποίο βρίσκονται τα δεδομένα αυτά. Έχοντας αντίγραφο ασφαλείας (backup) των δεδομένων, αποτρέπεται ο κίνδυνος απώλειάς τους λόγω καταστροφής του αποθηκευτικού μέσου στο οποίο αυτά βρίσκονται. Όταν χαλάσει το αποθηκευτικό μέσο στο οποίο βρίσκονται τα δεδομένα μίας εφαρμογής, θα πρέπει αυτό να αντικατασταθεί από ένα νέο αποθηκευτικό μέσο. Στην συνέχεια πρέπει να επαναφερθούν (restore) στο αποθηκευτικό μέσο τα δεδομένα της εφαρμογής από το τελευταίο backup. Κατόπιν θα πρέπει να ξανακαταχωρηθούν όλα τα δεδομένα που είχαν καταχωρηθεί μετά το τελευταίο back-up και να επαναληφθούν τυχόν άλλες εργασίες που έγιναν εν τω μεταξύ. Για να είναι όσο το δυνατόν μικρότερο το χρονικό διάστημα που θα απαιτηθεί για τις επανακαταχωρήσεις των δεδομένων απαιτείται η όσο το δυνατόν συχνότερη λήψη back-up Τι είναι το UPS και γιατί επιβάλλεται η χρησιμοποίησή του στο περιβάλλον ενός μηχανογραφημένου λογιστηρίου; Το UPS (Uninterruptible Power Supply) είναι μονάδα τροφοδοσίας ρεύματος αδιαλείπτου παροχής, δηλαδή μονάδα που εξασφαλίζει την παροχή ρεύματος για σύντομης διάρκειας διάστημα (από λίγα λεπτά έως μερικές ώρες) όταν διακοπεί το ρεύμα της ΔΕΗ. Οι υπολογιστές ενός μηχανογραφημένου λογιστηρίου (ή τουλάχιστον οι servers) πρέπει να υποστηρίζονται από UPS έτσι ώστε αν το ρεύμα της ΔΕΗ διακοπεί, να μην παύσει βίαια η λειτουργία του υπολογιστικού συστήματος που θα θέσει σε κίνδυνο την ακεραιότητα και την συνάφεια των δεδομένων, αλλά να υπάρχει η άνεση χρόνου για την ομαλή και ασφαλή παύση της λειτουργίας του υπολογιστικού συστήματος Πότε ένα πρόγραμμα χαρακτηρίζεται ως Multi User; Ένα πρόγραμμα λέγεται multi user, όταν υποστηρίζει την ταυτόχρονη επεξεργασία του ιδίου συνόλου δεδομένων από δύο ή περισσότερους χρήστες. Τα multi user προγράμματα επιτρέπουν σε δύο ή περισσότερους χρήστες να δουλεύουν στο ίδιο σύνολο δεδομένων, και εφαρμόζουν όλες εκείνες τις μεθόδους που είναι απαραίτητες για την διαφύλαξη της συνάφειας (coherence) των δεδομένων. Ένα multi-user πρόγραμμα δεν επιτρέπει την ταυτόχρονη τροποποίηση των ιδίων δεδομένων από περισσότερους από έναν χρήστες. Όταν ένας χρήστης τροποποιεί ένα ή

10 - 6 - Κανονισμός Κατάρτισης Ειδικού Μηχ/νου Λογιστηρίου περισσότερα δεδομένα το multi-user πρόγραμμα κλειδώνει τα δεδομένα αυτά, και δεν επιτρέπει σε κανέναν άλλο χρήστη να τα τροποποιήσει. Όταν ο χρήστης ολοκληρώσει την εργασία του το multi-user πρόγραμμα ξεκλειδώνει τα δεδομένα, και συνεπώς μπορούν να τροποποιηθούν από οποιοδήποτε άλλο χρήστη Τι εννοούμε όταν λέμε ένα πρόγραμμα φιλικό προς τον χρήστη ; Φιλικό προς τον χρήστη λέμε ένα πρόγραμμα που: α. η εκμάθηση χειρισμού του από τον χρήστη είναι εύκολη και σύντομη, β. η χρήση του είναι εύκολη, απλή και διαισθητική (intuitive) γ. παρέχει με εύκολο τρόπο κάθε πληροφορία και διευκόλυνση που είναι αναγκαία για την διεκπεραίωση ή την κατανόηση κάθε εργασίας του Τι ονομάζουμε αρχείο (file), εγγραφή (record), πεδίο (field) Αρχείο λέγεται μία πλήρης, συλλογή πληροφοριών στην οποία έχει αποδοθεί ένα όνομα. Ένα αρχείο μπορεί να είναι ένα πρόγραμμα (δηλ. το σύνολο εντολών των οποίων η εκτέλεση από τον υπολογιστή σημαίνει την διεκπεραίωση μίας εργασίας), ένα σύνολο δεδομένων, ή ένα έγγραφο που έχει δημιουργηθεί από τον χρήστη. Το αρχείο είναι η βασική μονάδα αποθήκευσης που επιτρέπει στον υπολογιστή να διακρίνει ένα σύνολο πληροφοριών από ένα άλλο. Εγγραφή (record) είναι μία συλλογή πεδίων (στοιχείων) κάθε ένα από τα οποία έχει το δικό του όνομα και τον δικό του τύπο. Συνήθως με τον όρο record στα αρχεία δεδομένων εννοούμε το σύνολο δεδομένων που αφορούν την ίδια οντότητα. Πεδίο (field) είναι μία θέση σε ένα record στην οποία αποθηκεύεται ένας ιδιαίτερο δεδομένο. Π.χ. το record ενός εργαζομένου μπορεί να περιέχει πεδία στα οποία θα αποθηκεύονται το Επώνυμο, το Όνομα, η Ημερομηνία πρόσληψης, ο Μισθός κ.λπ.. Οι παραπάνω ορισμοί δίδονται στο Computer Dictionary, Microsoft Press, Ποια ονομάζουμε κρυφά αρχεία του DOS και ποιο είναι το έργο της εντολής COMMAND.COM. Κρυφά αρχεία του DOS είναι τα αρχεία που περιέχουν τον κώδικα του λειτουργικού συστήματος DOS. Τα αρχεία αυτά φορτώνονται στον υπολογιστή κατά την εκκίνησή του (boot) και παραμένουν στην μνήμη του υπολογιστή σε όλη την διάρκεια της λειτουργίας τους. Τα αρχεία αυτά είναι τα IO.SYS και MSDOS.SYS. Έχει καθιερωθεί να λέγονται κρυφά επειδή έχουν το χαρακτηριστικό hidden (κρυφό) και συνεπώς δεν είναι ορατά με μία απλή εντολή επίδειξης περιεχομένων καταλόγου (dir). Το COMMAND.COM, που επίσης φορτώνεται στον υπολογιστή κατά την εκκίνησή του, ερμηνεύει (interpret) τις εντολές που διατυπώνει ο χρήστης και καλεί τα προγράμματα που θα τις εκτελέσουν. Για τον λόγο αυτό αποκαλείται και Command Interpreter (διερμηνέας εντολών) Ποιο το έργο της εντολής Format και ποιο της εντολής Diskcopy; Δώστε από ένα παράδειγμα χρήσης τους.

11 Κεφάλαιο 1: Μηχανογράφηση α. Η εντολή Format προετοιμάζει ένα αποθηκευτικό μέσο έτσι ώστε αυτό να είναι έτοιμο προς χρήση. Συγκεκριμένα οργανώνει και οριοθετεί τον αποθηκευτικό χώρο του μέσου, έτσι ώστε να είναι δυνατή η ανάγνωση και εγγραφή δεδομένων σε αυτό από την αποθηκευτική μονάδα στην οποία αυτό θα εισαχθεί. Για να προετοιμάσουμε ένα αποθηκευτικό μέσο δίνουμε την εντολή format ακολουθούμενη από το όνομα της μονάδας στην οποία βρίσκεται το αποθηκευτικό μέσο που θέλουμε να προετοιμάσουμε. Έτσι η εντολή format a: προετοιμάζει την δισκέττα που έχουμε βάλει στο drive A: του υπολογιστή μας. β. Έργο της εντολής diskcopy είναι η πανομοιότυπη αντιγραφή των περιεχομένων ε- νός αποθηκευτικού μέσου σε ένα άλλο, των ιδίων όμως τεχνικών προδιαγραφών. Π.χ. η εντολή diskcopy a: b: αντιγράφει τα περιεχόμενα του αποθηκευτικού μέσου που έχουμε βάλει στο drive A: του υπολογιστή μας, στο αποθηκευτικό μέσο που έχουμε βάλει στο drive B: του υπολογιστή μας. Για να εκτελεστεί η εργασία αυτή θα πρέπει οι δισκέττες που έχουμε βάλει στα drive A: και B: να είναι των ίδιων τεχνικών προδιαγραφών (π.χ. 3.5" 2DD και οι δύο, ή 3.5" HD και οι δύο) Ποιο το έργο της εντολής MD; Ποιο της CD και ποιο της RD; Δώστε από ένα παράδειγμα χρήσης της. α. Η εντολή MD δημιουργεί μία νέα λογική περιοχή (κατάλογο) στο αποθηκευτικό μέσο. Π.χ. όντας τοποθετημένοι στο αποθηκευτικό μέσο C: η εντολή MD \SALES δημιουργεί μία νέα λογική περιοχή (κατάλογο) στην ρίζα του αποθηκευτικού μέσου με όνομα SALES. β. Η εντολή CD μας τοποθετεί σε μία συγκεκριμένη περιοχή (κατάλογο) ενός αποθηκευτικού μέσου ή πιο σωστά σε μία διεύθυνσή του. Π.χ. η εντολή CD \SALES\FORECAST θα μας τοποθετήσει στην διεύθυνση \SALES\FORECAST δηλ. την περιοχή FORECAST που είναι θυγατρική της περιοχής SALES του αποθηκευτικού μέσου. γ. Η εντολή RD διαγράφει μία περιοχή από το αποθηκευτικό μέσο. Προϋποθέσεις για την εκτέλεσή της είναι η διαγραφόμενη περιοχή να μην έχει υποπεριοχές, ούτε να περιέχει αρχεία και επιπλέον να μην είμαστε τοποθετημένοι σε αυτήν την στιγμή που διατυπώνουμε την εντολή διαγραφής της. Π.χ. για να διαγράψουμε την περιοχή FORECAST που είναι θυγατρική της περιοχής SALES του αποθηκευτικού μέσου C: πρέπει αυτή να είναι κενή (δηλ. να μην περιέχει ούτε υποπεριοχές, ούτε αρχεία) και να μην είμαστε τοποθετημένοι σε αυτήν αλλά σε κάποια άλλη π.χ. την SALES. Τότε η εντολή η C:\SALES>RD \SALES\FORECAST (ή C:\SALES>RD FORECAST) θα διαγράψει την περιοχή FORECAST Αναφέρατε 3 υλικά που χαρακτηρίζουμε ως αναλώσιμα ειδικά για ένα μηχανογραφημένο λογιστήριο; Αναλώσιμα υλικά σε ένα μηχανογραφημένο λογιστήριο είναι: α. τα κάθε είδους έντυπα στα οποία εκδίδονται τα φορολογικά στοιχεία και οι καταστάσεις της επιχείρησης β. το έντυπο ή τα έντυπα που χρησιμοποιούνται για τις πρόχειρες εκτυπώσεις, για την εκτύπωση εσωτερικών reports και για τις διαδικασίες ελέγχου των εργασιών

12 - 8 - Κανονισμός Κατάρτισης Ειδικού Μηχ/νου Λογιστηρίου γ. τα αναλώσιμα των εκτυπωτών (μελανοταινίες, toner κ.λπ.) δ. τα αποθηκευτικά μέσα στα οποία λαμβάνεται το backup (δισκέττες, μαγνητικές ταινίες) ε. φάκελλοι και ντοσσιέ αρχειοθέτησης των στοιχείων και καταστάσεων στ. υλικά καθαρισμού και συντήρησης του υλικού εξοπλισμού Αναφέρατε τρία, κατά την γνώμη σας, κύρια πλεονεκτήματα των σύγχρονων υπολογιστικών συστημάτων, που καθιστούν επιβεβλημένη την χρησιμοποίησή τους στο περιβάλλον ενός σύγχρονου Λογιστηρίου. α. Η ικανότητά τους να εκτελούν και να εκμεταλλεύονται πλήρως τις δυνατότητες των σύγχρονων προϊόντων λογισμικού (software), που καθιστούν τον υπολογιστή ένα εξαιρετικά αποτελεσματικό εργαλείο για κάθε εργασία (με γραφικά περιβάλλοντα επικοινωνίας, δυνατότητες δικτύωσης, δυνατότητες εκτέλεσης πολλών προγραμμάτων (multitasking) κ.λπ.), β. Η εξοικονόμηση χρόνου εργασίας (λόγω της υψηλής ταχύτητας επεξεργασίας των δεδομένων, ενημέρωσης καταστάσεων, εξαγωγής αποτελεσμάτων κ.λπ.) με συνέπεια την μείωση του κόστους λειτουργίας και την αύξηση της παραγωγικότητας στο χώρο του σύγχρονου λογιστηρίου, γ. Η ικανότητα αποθήκευσης και αποτελεσματικής διαχείρισης όλων των αναγκαίων δεδομένων, που είναι απαραίτητα για την διεκπεραίωση όλων των εργασιών του σύγχρονου Λογιστηρίου. Σχόλιο Η ερώτηση αυτή απαιτεί μάλλον την απαρίθμηση πλεονεκτημάτων των σύγχρονων και όχι των υπολογιστικών συστημάτων γενικά, οπότε θα έπρεπε να αναφερθούν τα εξής πλεονεκτήματα: α. Η άμεση και χωρίς λάθη ενημέρωση όλων των δεδομένων που παρακολουθεί το σύστημα. Π.χ. η ενημέρωση των αναλυτικών καθολικών, ισοζυγίων κ.λπ. των λογαριασμών που κινούνται σε ένα άρθρο γίνεται αμέσως μετά την καταχώρηση του άρθρου, χωρίς κανένα λάθος. β. Η δυνατότητα άμεσης άντλησης οποιασδήποτε πληροφορίας (αναλυτικής ή συγκεντρωτικής) μπορεί να προκύψει από επεξεργασία των δεδομένων που είναι καταχωρημένα στο σύστημα. Η έκδοση π.χ. ενός ισοζυγίου λογαριασμών μπορεί να γίνει ανά πάσα στιγμή, χωρίς να απαιτείται καμία εργασία από τον χρήστη. γ. Ο περιορισμός στο ελάχιστο δυνατόν των εργασιών ρουτίνας με συνέπεια την εξοικονόμηση χρόνου που μπορεί να αφιερωθεί σε αποδοτικότερες για το λογιστήριο και την επιχείρηση εργασίες. δ. Η δυνατότητα ταυτόχρονης επεξεργασίας από πολλούς χρήστες του ιδίου συνόλου δεδομένων. Π.χ. η καταχώρηση λογιστικών άρθρων μπορεί να διεκπεραιώνεται από πολλούς χρήστες, των οποίων οι καταχωρήσεις ενημερώνουν το ίδιο σύνολο δεδομένων Αναφέρατε τα πέντε, κατά την γνώμη σας, σπουδαιότερα κριτήρια για την επιλογή ενός πακέτου λογιστικών προγραμμάτων, από αυτά που κυκλοφορούν στην αγορά; α. Να είναι πλήρως εναρμονισμένο με τις διατάξεις του ΚΒΣ για την μηχανογράφηση (άλλως η χρήση του είναι παράνομη) έχοντας ικανότητα προσαρμογής στις πραγματοποιούμενες φορολογικές ρυθμίσεις, εξασφαλίζοντας έτσι την νομότυπη και εμπρόθεσμη τήρηση των βιβλίων. β. Να έχει αυξημένες δυνατότητες προσαρμογής (παραμετρικότητα), έτσι ώστε να είναι σε θέση να ικανοποιήσει όσο το δυνατόν καλύτερα τις ιδιαίτερες ανάγκες του λογιστηρίου. Ικανοποίηση των ιδιαίτερων αναγκών σημαίνει ότι το πρόγραμμα

13 Κεφάλαιο 1: Μηχανογράφηση είναι σε θέση να διεκπεραιώνει τις ιδιαίτερες εργασίες που γίνονται στο λογιστήριο, υποστηρίζει τις ιδιαίτερες διαδικασίες που λαμβάνουν χώρα σε αυτό, και παρέχει την πληροφόρηση που είναι αναγκαία στο λογιστήριο και την επιχείρηση για την καθημερινή λειτουργία της. γ. Η κατασκευάστρια εταιρεία του προγράμματος να παρέχει υποστήριξη και να λύνει τα προβλήματα που παρουσιάζονται κατά την χρήση του προγράμματος γρήγορα και αποτελεσματικά, να ανανεώνει και εμπλουτίζει συνεχώς τα λογιστικά της προγράμματα και να πείθει για την οικονομική ευρωστία και τις προοπτικές της. δ. Να είναι το πρόγραμμα φιλικό (user-friendly) έτσι ώστε ο χρόνος προσαρμογής του χρήστη στην χρήση του προγράμματος και η απόκτηση από αυτόν της ικανότητας αξιοποίησης των δυνατοτήτων του προγράμματος, να είναι σύντομος. ε. Να είναι η τιμή (και το κόστος συντήρησης) του προγράμματος, ανάλογο των δυνατοτήτων του και των διευκολύνσεων που παρέχει. Συμπληρωματικά κριτήρια θα μπορούσαν να είναι πολλά, όπως: 1. Η τεχνική συμβατότητά του με το hardware που ήδη διαθέτει η Επιχείρηση, καθώς και με αυτό που σκοπεύει μεσοπρόθεσμα να προμηθευτεί. 2. Η συμβατότητά του με τις γνώσεις, εμπειρίες, συνήθειες και ανάγκες του ανθρώπινου δυναμικού της Επιχείρησης, καθώς και την βαρύτητα των οργανωτικών αναδιατάξεων που θα απαιτούσε η χρησιμοποίησή του. 3. Η τεχνική του αρτιότητα παράλληλα με την ποιότητα και την αξιοπιστία των βοηθητικών υπηρεσιών που θα παρείχε η εταιρεία πώλησής του. 4. Οι δυνατότητες επέκτασης ή συναρμογής του με άλλα προγράμματα που ήδη διαθέτει η επιχείρηση ή σκοπεύει να αποκτήσει. 5. Η εκτίμηση του χρόνου ξεπεράσματός του από ένα νέο αντίστοιχο πρόγραμμα. Στην πραγματικότητα, βέβαια, δύσκολα μπορεί κάποιος να στηρίξει την επιλογή του σε 5 ή 6 κριτήρια αγνοώντας όλα τα υπόλοιπα Έχει νόημα η δυνατότητα σύνδεσης δύο ή και περισσοτέρων εφαρμογών (π.χ. Γενικής Λογιστικής και Εμπορικής διαχείρισης) στα πλαίσια ενός σύγχρονου λογιστικού πληροφοριακού συστήματος και γιατί; Η σύνδεση δύο εφαρμογών έχει νόημα όταν αυτές διαχειρίζονται κοινά δεδομένα και είναι μάλιστα εξαιρετικά κρίσιμη για την αποδοτική και εύρυθμη λειτουργία ενός σύγχρονου πληροφοριακού συστήματος. Σε δύο εφαρμογές που δεν διαχειρίζονται κοινά δεδομένα (π.χ. Μισθοδοσία και Παρακολούθηση παγίων) η σύνδεση δεν έχει κανένα απολύτως νόημα. Όταν δύο εφαρμογές είναι συνδεδεμένες, εργασία που διεκπεραιώνεται από τον χρήστη σε ένα σύνολο δεδομένων στην πρώτη από αυτές, δεν θα χρειαστεί να επαναληφθεί από τον (ίδιο ή άλλο) χρήστη και στην δεύτερη εφαρμογή. Η επανάληψη της εργασίας ενέχει τον κίνδυνο λαθών, αποτέλεσμα των οποίων είναι η ασυμφωνία (ασυνάφεια) των δεδομένων που συντηρούν και οι δύο εφαρμογές. Όταν δε, διαπιστωθεί ασυμφωνία στις τιμές των κοινών δεδομένων δεν είμαστε σε θέση να γνωρίζουμε που έχει γίνει το λάθος, και ποια εφαρμογή δείχνει τα σωστά δεδομένα. Αντίθετα όταν συνδέονται οι εφαρμογές, η εφαρμογή στην οποία έγινε η εργασία στα δεδομένα θα τροφοδοτήσει την άλλη εφαρμογή με τα ίδια δεδομένα και μάλιστα στην μορφή εκείνη που αυτή τα επεξεργάζεται. Επομένως με την σύνδεση των εφαρμογών επιτυγχάνεται οικονομία χρόνου, εξασφαλίζεται η συμφωνία των δεδομένων στις δύο

14 Κανονισμός Κατάρτισης Ειδικού Μηχ/νου Λογιστηρίου εφαρμογές, και ο έλεγχος των δεδομένων καθίσταται αποτελεσματικότερος αφού το όποιο λάθος εντοπισθεί είναι ξεκάθαρο σε ποια εφαρμογή θα πρέπει να αναζητηθεί. Τα παραπάνω ισχύουν σε πρόγραμμα Εμπορικής Διαχείρισης και ένα πρόγραμμα Λογιστικής. Το πρόγραμμα Εμπορικής Διαχείρισης διαχειρίζεται (εκτός των άλλων) τις απαιτήσεις/υποχρεώσεις που δημιουργεί η διακίνηση ειδών από μία επιχείρηση στους πελάτες/προμηθευτές της και την ικανοποίηση/εξόφλησή τους. Με τα δεδομένα όμως αυτά πρέπει να ενημερώνεται και η Λογιστική. Έχοντας συνδέσει τις δύο αυτές εφαρμογές κάθε καταχώρηση τέτοιων δεδομένων στο πρόγραμμα της Εμπορικής Διαχείρισης θα συνοδεύεται και από την αντίστοιχη ενημέρωση της Λογιστικής. Έτσι π.χ. η έκδοση ενός τιμολογίου πώλησης από το πρόγραμμα Εμπορικής Διαχείρισης θα σημαίνει και την καταχώρηση του αντίστοιχου άρθρου στην Λογιστική. Επειδή κάθε καταχώρηση στην Εμπορική Διαχείριση θα συνοδεύεται και από ενημέρωση της Λογιστικής, τα κοινά δεδομένα των δύο εφαρμογών θα συμφωνούν (π.χ. η Συνολική Αξία Πωλήσεων Εμπορευμάτων στην Εμπορική Διαχείριση και η Συνολική Πίστωση του λογαριασμού 70 στην Λογιστική θα είναι ίσες). Αν επιπλέον για οποιοδήποτε λόγο η Συνολική Πίστωση του λογαριασμού 70 στην Λογιστική και η Συνολική Αξία Πωλήσεων Εμπορευμάτων στην Εμπορική Διαχείριση δεν είναι αυτές που δείχνουν τα δύο προγράμματα, είναι ξεκάθαρο ότι τα λάθος δεδομένα θα πρέπει να αναζητηθούν στο πρόγραμμα της Εμπορικής Διαχείρισης και όχι της Λογιστικής Ποια είναι η χρησιμότητα των προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου; Επεξεργασία κειμένου έχει καθιερωθεί να λέγονται τα προγράμματα με την βοήθεια των οποίων διεκπεραιώνουμε στον υπολογιστή όλες τις φάσεις της ζωής ενός εγγράφου (σύνταξη, παρουσίαση, εκτύπωση, αρχειοθέτηση κ.λπ.). Η παραγωγή εγγράφων με την βοήθεια των προγραμμάτων επεξεργασίας κειμένου εξασφαλίζει πληθώρα πλεονεκτημάτων έναντι συμβατικών μεθόδων παραγωγής εγγράφων (π.χ. γραφομηχανή). Ανάμεσα σε αυτά είναι η απεριόριστη δυνατότητα διορθώσεων του εγγράφου (χωρίς να απαιτείται επαναδακτυλογράφηση του εγγράφου), οι δυνατότητες επιμελημένης παρουσίασής του, η δυνατότητα σύνταξης ενός εγγράφου με βάση ένα άλλο έγγραφο (χωρίς να απαιτείται η εξαρχής σύνταξή του, αλλά η τροποποίηση των σημείων που διαφοροποιούν το νέο έγγραφο από το παληό) κ.λπ.. Έτσι χάρη στα προγράμματα επεξεργασίας κειμένου αυξάνει η παραγωγικότητα στο σύγχρονο γραφείο Τι είναι τα προγράμματα λογιστικών φύλλων (spreadsheets) και ποια η θέση τους στο σύγχρονο περιβάλλον ενός μηχανογραφημένου λογιστηρίου; Spreadsheets είναι κατά βάση περιβάλλοντα περιγραφής και υλοποίησης υπολογισμών, στα οποία ο χρήστης (άνθρωπος) περιγράφει πως πρέπει να εκτελεσθεί μία σειρά υπολογισμών με την οποία θα υπολογισθούν τα ζητούμενα αποτελέσματα, ενώ το πρόγραμμα spreadsheet υλοποιεί τους υπολογισμούς που έχουν διατυπωθεί. Στα προγράμματα spreadsheets η εκτέλεση των υπολογισμών είναι ακαριαία, ενώ η α- κρίβειά τους είναι απόλυτη. Πέρα από τις δυνατότητες εκτέλεσης υπολογισμών τα προγράμματα spreadsheets έχουν σήμερα πληθώρα άλλων δυνατοτήτων, όπως δυνα-

15 Κεφάλαιο 1: Μηχανογράφηση τότητες επιμελημένης παρουσίασης των αποτελεσμάτων, δυνατότητες γραφικής α- πεικόνισης, δυνατότητες άντλησης δεδομένων από άλλα περιβάλλοντα κ.λπ.. Σε ένα λογιστήριο, απαιτείται καθημερινά η διεκπεραίωση πληθώρας υπολογισμών (π.χ. μισθοδοσία, υπολογισμοί τόκων, κ.λπ.), των οποίων η ακρίβεια πρέπει να είναι απόλυτη. Με την βοήθεια των προγραμμάτων spreadsheets οι υπολογισμοί αυτοί γίνονται ακαριαία (κερδίζοντας έτσι πολύτιμο χρόνο) και επιπλέον αλάνθαστα (χωρίς επιπλέον π.χ. ανάγκη επαλήθευσης) Ποιες είναι οι ειδικές υποχρεώσεις του επιτηδευματία, που χρησιμοποιεί μηχανογραφικά μέσα για την τήρηση των βιβλίων και την έκδοση των στοιχείων του και γιατί; Ο επιτηδευματίας που χρησιμοποιεί μηχανογραφικά μέσα για την τήρηση των βιβλίων ή την έκδοση στοιχείων είναι υποχρεωμένος σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 23 του ΚΒΣ: α. Να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης στην ελληνική γλώσσα (τουλάχιστον για εκείνο το μέρος των λειτουργιών του προγράμματος που εμπίπτουν στις διατάξεις του Κώδικα) το οποίο πρέπει να ενημερώνεται αμέσως για κάθε μεταβολή που επέρχεται σε αυτό. β. Να θέτει στην διάθεση του προϊσταμένου της ΔΟΥ το κατάλληλο προσωπικό για την χρήση του λογισμικού για όσο χρόνο απαιτηθεί κατά την διάρκεια του ελέγχου. γ. Να διαφυλάσσει εκτός από τα βιβλία και στοιχεία που ορίζονται από την παράγραφο 2 του άρθρου 21 του Κώδικα, τα μηνιαία ισοζύγια του γενικού καθολικού, τις μηνιαίες καταστάσεις του βιβλίου αποθήκης, τα ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης των δεδομένων μέχρι την εκτύπωση των δεδομένων τους, και το εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης του λογισμικού. Με την θέσπιση των υποχρεώσεων αυτών ο νομοθέτης αποβλέπει στην παροχή δυνατοτήτων ελέγχου στα ελεγκτικά όργανα, ισότιμων με αυτές που έχουν κατά τον έ- λεγχο επιτηδευματία που δεν χρησιμοποιεί μηχανογραφικά μέσα. Με το αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών χρήσης ή/και με την βοήθεια του κατάλληλου προσωπικού του επιτηδευματία, τα ελεγκτικά όργανα έχουν την ευχέρεια και την δυνατότητα να λάβουν γνώση του περιεχομένου όλων των βιβλίων και στοιχείων του επιτηδευματία οποτεδήποτε προσέλθουν για έλεγχο. Με την υποχρέωση διαφύλαξης των ηλεκτρομαγνητικών μέσων αποθήκευσης επιβάλλει στον επιτηδευματία να έχει διαθέσιμα ανά πάσα στιγμή τα καταχωρημένα δεδομένα που δεν έχουν εκτυπωθεί (και δεν του επιτρέπει να επικαλεσθεί π.χ. καταστροφή των αποθηκευτικών μέσων, έτσι ώστε να αποφύγει τον έλεγχο των καταχωρημένων δεδομένων) Ποιες είναι οι προθεσμίες ενημέρωσης και εκτύπωσης των βιβλίων τρίτης κατηγορίας και ειδικότερα πότε γίνεται η ενημέρωση του/των Ημερολογίου/ων και πότε η εκτύπωσή του(ς) σε ένα Μηχανογραφημένο Λογιστήριο; Πότε γίνονται οι εκτυπώσεις των Αναλυτικών Καθολικών και του Γενικού Καθολικού; Ο επιτηδευματίας που τηρεί βιβλία Γ' κατηγορίας ενημερώνει:

16 Κανονισμός Κατάρτισης Ειδικού Μηχ/νου Λογιστηρίου α. Τα ημερολόγια μέχρι την 15η μέρα του επόμενου μήνα από την έκδοση ή την λήψη του κατά περίπτωση δικαιολογητικού και επί ταμειακών πράξεων από την διενέργειά τους. β. Το βιβλίο αποθήκης εντός 10 ημερών ποσοτικά και κατ' αξία, δηλ. ποσοτικά εντός 10 ημερών από την παραλαβή ή την παράδοση ή άλλου είδους διακίνηση του αγαθού, και κατ' αξία εντός 10 ημερών από την έκδοση ή την λήψη στοιχείου αξίας. Η εκτύπωση των ημερολογίων, του συγκεντρωτικού ημερολογίου (όταν τηρείται), του γενικού καθολικού και του βιβλίου αποθήκης μπορεί να γίνει μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις. Σε μηνιαία βάση και μέχρι το τέλος του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις ο επιτηδευματίας μπορεί, αντί της μηνιαίας εκτύπωσης του συγκεντρωτικού ημερολογίου (όταν τηρείται) του γενικού καθολικού και του βιβλίου αποθήκης, να εκτυπώνει ισοζύγιο του γενικού καθολικού και κατάσταση του βιβλίου αποθήκης. Εφόσον τηρούνται μηνιαία ισοζύγια του γενικού καθολικού και μηνιαία κατάσταση του βιβλίου αποθήκης, η εκτύπωση του συγκεντρωτικού ημερολογίου (όταν τηρείται), του γενικού καθολικού και του βιβλίου αποθήκης γίνεται στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και μέσα στην προθεσμία σύνταξης του ισολογισμού. Τα αναλυτικά καθολικά εκτυπώνονται στο τέλος της διαχειριστικής περιόδου και μέσα στην προθεσμία σύνταξης του ισολογισμού. Το βιβλίο αποθήκης (όταν τηρούνται καταστάσεις του βιβλίου αποθήκης) καθώς και τα αναλυτικά καθολικά μπορεί να μην εκτυπώνονται στο τέλος της χρήσης, εφόσον τα δεδομένα τους φυλάσσονται σε ηλεκτρομαγνητικά μέσα αποθήκευσης και υπάρχει δυνατότητα εκτύπωσης αυτών εντός 3 (τριών) ημερών, όταν ζητηθεί κατά την διάρκεια φορολογικού ελέγχου Τι είναι το ειδικό ακυρωτικό σημείωμα; Ειδικό ακυρωτικό σημείωμα είναι το στοιχείο που εκδίδεται σε περίπτωση λανθασμένης έκδοσης φορολογικού στοιχείου από το μηχανογραφικό σύστημα. Με την έκδοση ειδικού ακυρωτικού σημειώματος ακυρώνεται το λανθασμένο στοιχείο και οι εγγραφές που έγιναν στους οικείους λογαριασμούς. Το ειδικό ακυρωτικό σημείωμα εκδίδεται εφόσον το λάθος διαπιστωθεί πριν γίνει χρήση του στοιχείου, άλλως πρέπει να εκδοθεί πιστωτικό τιμολόγιο. Το ειδικό ακυρωτικό σημείωμα είναι αθεώρητο και για την έκδοσή του μπορεί να χρησιμοποιείται το ενιαίο μηχανογραφικό έντυπο έκδοσης στοιχείων του επιτηδευματία Ποιες είναι οι ενέργειες που πρέπει να γίνουν σε περίπτωση βλάβης του Η/Υ όταν γίνεται μηχανογραφημένη τήρηση των βιβλίων και στοιχείων; Σε περίπτωση βλάβης του Η/Υ πρέπει να γίνει σχετική γνωστοποίηση στον προϊστάμενο της ΔΟΥ. Με την γνωστοποίηση αυτή αποκτάται δικαίωμα παράτασης του χρόνου ενημέρωσης των βιβλίων για δέκα (10) ημέρες. Εφόσον η βλάβη δεν πρόκειται να αρθεί στο διάστημα των 10 ημερών, θα πρέπει να θεωρηθούν προσωρινά βιβλία (τα οποία κατά την πράξη θεώρησής τους πρέπει να φέρουν τον χαρακτηρισμό τους ως προσωρινών βιβλίων ) στα οποία θα καταχωρούνται οι πρωτογενείς εγγραφές

17 Κεφάλαιο 1: Μηχανογράφηση μέχρι την αποκατάσταση της βλάβης του Η/Υ. Αν πρόκειται για βιβλία Α' ή Β' τα προσωρινά βιβλία θα είναι αντίστοιχα βιβλία της ίδιας κατηγορίας. Αν πρόκειται για βιβλία Γ' κατηγορίας σαν προσωρινά βιβλία μπορούν να χρησιμοποιηθούν τα μηχανογραφικά έντυπα ή να χρησιμοποιηθεί ένα γενικό ημερολόγιο (ιταλικού τύπου). Για την έκδοση των στοιχείων πρέπει να θεωρηθεί και να χρησιμοποιηθεί ειδική σειρά φορολογικών στοιχείων τα οποία θα συμπληρώνονται χειρόγραφα, σύμφωνα με τα όσα ορίζει ο ΚΒΣ για την χειρόγραφη συμπλήρωση των στοιχείων Ποια η διαφορά στην λειτουργία μεταξύ του συστήματος απευθείας ε- πεξεργασίας δεδομένων (οριστικές ή On Line κινήσεις) και του συστήματος επεξεργασίας κατά δεσμίδες (Batch System ή προσωρινές κινήσεις); Σε ένα On Line μηχανογραφικό σύστημα, μετά την καταχώρηση ενός γεγονότος (δηλ. των πρωτογενών δεδομένων) γίνεται σε ακαριαίο χρόνο η επεξεργασία των καταχωρηθέντων δεδομένων, δηλ. η ενημέρωση όλων των δεδομένων που συντηρεί το σύστημα και επηρεάζονται από τα καταχωρηθέντα δεδομένα. Κατ' αυτόν τον τρόπο η όποια πληροφορία αντληθεί από το μηχανογραφικό σύστημα είναι ανά πάσα στιγμή σύμφωνη (συναφής) με τα καταχωρημένα σε αυτό δεδομένα. Σε ένα batch μηχανογραφικό σύστημα, τα δεδομένα αποθηκεύονται πρώτα σε προσωρινά αρχεία και δεν υφίστανται επεξεργασία από το σύστημα. Σε τακτά χρονικά διαστήματα (και αφού προηγηθούν έλεγχοι στα δεδομένα), δίνεται η εντολή από τον χρήστη στο σύστημα να επεξεργασθεί τα δεδομένα που έχουν συσσωρευτεί στα προσωρινά αρχεία. Τότε γίνεται η ενημέρωση όλων των δεδομένων που συντηρεί το σύστημα Πως αντιλαμβάνεστε την λειτουργία ενός τοπικού δικτύου Η/Υ σε ένα πλήρως μηχανογραφημένο λογιστήριο; Ποια τα πλεονεκτήματα και ποια τα μειονεκτήματα από την λειτουργία του δικτύου; Σε ένα δίκτυο Η/Υ οι πόροι (resources) του κάθε υπολογιστή είναι στην διάθεση ό- λων των άλλων υπολογιστών που είναι συνδεδεμένοι στο δίκτυο. Πλεονεκτήματα που παρουσιάζει η λύση του δικτύου Η/Υ είναι: α. Πολλοί χρήστες μπορούν (με την βοήθεια του αναγκαίου λογισμικού εξοπλισμού) να επεξεργάζονται κοινά δεδομένα, τα οποία είναι καταχωρημένα σε αποθηκευτικά μέσα προσπελάσιμα από όλους τους χρήστες. β. Κάθε πρόγραμμα χρειάζεται να εγκατασταθεί μία μόνο φορά σε ένα μόνο υπολογιστή, και να είναι στην διάθεση όποιου χρήστη το χρειάζεται. γ. Κάθε εκτυπωτής μπορεί να εξυπηρετήσει εκτυπώσεις όλων των χρηστών και όχι μόνον του χρήστη που εργάζεται στον υπολογιστή στον οποίο είναι συνδεδεμένος ο εκτυπωτής. Έτσι π.χ. αντί κάθε χρήστης να εισάγει στον εκτυπωτή του το έντυπο στο οποίο θα κάνει την εκτύπωση, μπορεί να στείλει την εκτύπωσή του σε εκτυπωτή που είναι συνδεδεμένος σε άλλον υπολογιστή, αλλά είναι τροφοδοτημένος με το επιθυμητό έντυπο. δ. Η μηχανογράφηση του λογιστηρίου μπορεί να επεκταθεί σταδιακά, με την προσθήκη νέων υπολογιστών και την εγκατάσταση νέου λογισμικού εξοπλισμού, με τον ρυθμό που υπαγορεύει η επέκταση των αναγκών του λογιστηρίου. Μειονεκτήματα που παρουσιάζει η λύση του δικτύου είναι:

18 Κανονισμός Κατάρτισης Ειδικού Μηχ/νου Λογιστηρίου α. Η διοίκηση (administration) του δικτύου (καθορισμός των χρηστών, των δικαιωμάτων τους κ.λπ.) απαιτεί χρόνο, ειδικές γνώσεις και εμπειρία. β. Είναι πολύ εύκολο να υποκλαπούν ή να διαφθαρούν δεδομένα από μη αρμόζον προσωπικό, αν δεν γίνεται σωστά η διοίκηση του δικτύου. γ. Η εγκατάσταση και επέκταση του δικτύου απαιτεί καλωδιώσεις των οποίων η ε- γκατάσταση δεν είναι πάντα ευχερής σε έναν επαγγελματικό χώρο, ενώ πρόβλημα στην καλωδίωση μπορεί να επιφέρει προβλήματα στην λειτουργία του δικτύου Η/Υ Τι είναι το μηχανογραφημένο έντυπο πολλαπλής χρήσης; Με ποιες προϋποθέσεις χρησιμοποιείται; Μηχανογραφημένο έντυπο πολλαπλής χρήσης, είναι το έντυπο που χρησιμοποιείται για την μηχανογραφική έκδοση περισσοτέρων από ένα βιβλίων, καταστάσεων ή φορολογικών στοιχείων. Οι προϋποθέσεις χρήσης μηχανογραφημένου εντύπου πολλαπλών χρήσεων ορίζονται στο άρθρο 25 του ΚΒΣ. Σύμφωνα με αυτές: α. Το έντυπο πολλαπλών χρήσεων οφείλει να φέρει ενιαία γενική αρίθμηση. β. Κατά την εκτύπωση, στην περίπτωση των βιβλίων πρέπει να επισημαίνεται το είδος του βιβλίου ή της κατάστασης και να δίδεται εσωτερική αρίθμηση των σελίδων κάθε είδους βιβλίου ή κατάστασης, ενώ στην περίπτωση των στοιχείων πρέπει να αποτυπώνεται ο τίτλος και η σειρά του στοιχείου με ενιαία εσωτερική αρίθμηση για κάθε είδος και σειρά στοιχείου. γ. Τόσο στην περίπτωση των βιβλίων, όσο και στην περίπτωση των στοιχείων πρέπει με το σημείωμα θεώρησης να γνωστοποιείται στον προϊστάμενο της ΔΟΥ το είδος των βιβλίων και των καταστάσεων, ή το είδος και οι σειρές στοιχείων που θα εκδίδονται από το έντυπο πολλαπλών χρήσεων Τι είδους εκτυπωτές γνωρίζετε; Τι τεχνολογία χρησιμοποιεί κάθε ένας; Από τους σήμερα χρησιμοποιούμενους εκτυπωτές, συνηθέστεροι είναι οι dot-matrix, οι ink-jet και οι laser εκτυπωτές. Σε έναν dot-matrix εκτυπωτή, η εκτύπωση γίνεται με την βοήθεια μίας κεφαλής που κινείται πάνω σε έναν άξονα. Μπροστά από την κεφαλή υπάρχει μελανοταινία. Η κεφαλή απαρτίζεται από έναν σύνολο ακίδων (συνήθως 9 24) που αναπτύσσονται σε σχήμα ορθογωνίου παραλληλογράμμου. Για να γίνει η εκτύπωση, το χαρτί καθοδηγούμενο από μηχανισμό έρχεται στο κατάλληλο ύψος, και η κεφαλή κινούμενη πάνω στον άξονα τοποθετείται στην κατάλληλη θέση. Από τις ακίδες της κεφαλής, εκτείνεται προς τα μπρος και χτυπά την μελανοταινία εκείνο το υποσύνολο ακίδων, των ο- ποίων το σκαρίφημα των στιγμάτων θα αποδώσει κατά τον καλύτερο τρόπο τον προς εκτύπωση χαρακτήρα. Ένας ink-jet εκτυπωτής, φέρει μία κεφαλή που σαρώνει το χαρτί καθ' όλο το πλάτος του. Σε αντίθεση με τους dot-matrix δεν υπάρχει κρούση ακίδων στην μελανοταινία (και αποτύπωση στίγματος) αλλά ψεκασμός του σημείου με μελάνι από μικρές οπές της κεφαλής. Οι οπές αυτές ελέγχονται με πιεζοηλεκτρικά στοιχεία που βρίσκονται πίσω τους, τα οποία συμπιέζονται μόλις δεχθούν έναν ηλεκτρικό παλμό και εκρέουν μελάνι.

19 Κεφάλαιο 1: Μηχανογράφηση Σε έναν εκτυπωτή laser μία ακτίνα laser (μικρής διατομής) αναπαριστά μία προς εκτύπωση σελίδα σημείο προς σημείο πάνω σε ένα φωτοευαίσθητο κυλινδρικό τύμπανο το οποίο περιστρέφεται μέχρι να σχηματισθεί πάνω του όλη η προς εκτύπωση σελίδα. Τα σημεία του τυμπάνου στα οποία πέφτει η ακτίνα laser φορτίζονται. Κατόπιν το τύμπανο περνάει από γραφίτη (toner-ξηρό μελάνι) και έλκονται κόκκοι γραφίτη μόνο από εκείνα τα σημεία στα οποία έχει πέσει η ακτίνα laser. Στην συνέχεια φορτώνεται μία σελίδα χαρτιού που περνάει πάνω από το τύμπανο από το οποίο αποσπά τους κόκους γραφίτη. Στο τέλος η σελίδα θερμαίνεται οπότε σταθεροποιείται ο γραφίτης πάνω της Τι εννοούμε λέγοντας περιφερειακές συσκευές ενός υπολογιστικού συστήματος; Αναφέρατε 4 από αυτές. Με τον όρο περιφερειακές εννοούμε σε έναν υπολογιστή συσκευές οι οποίες συνδέονται με τον υπολογιστή και ελέγχονται από τον επεξεργαστή του (microprocessor). Τέτοιες συσκευές είναι η οθόνη, το πληκτρολόγιο, ο εκτυπωτής, το ποντίκι, οι δίσκοι, το modem, ο scanner κ.λπ.. Ο όρος περιφερειακές συσκευές χρησιμοποιήθηκε αρχικά με την έννοια του πρόσθετος αλλά όχι απαραίτητος. Σήμερα όμως πολλές περιφερειακές συσκευές είναι αναγκαίες για ένα πλήρες και λειτουργικό υπολογιστικό σύστημα (έτσι π.χ. λίγοι άνθρωποι σήμερα θα παραδεχόντουσαν ότι η οθόνη είναι μη απαραίτητη συσκευή, αν και υπολογιστικό σύστημα χωρίς οθόνη μπορεί να υπάρξει) Ποιες οι έννοιες των όρων δεδομένα (data) και πληροφορία (information); Δώστε σχετικό παράδειγμα. Με τον όρο δεδομένο εννοούμε την τιμή ενός μεγέθους. Με τον όρο πληροφορία εννοούμε την σημασία που απορρέει από την συσχέτιση ή επεξεργασία δύο ή περισσοτέρων δεδομένων. Π.χ. το που είναι μία από τις τιμές που λαμβάνει το μέγεθος Χρέωση Πελάτη είναι ένα δεδομένο, όπως επίσης και το ΓΕΩΡΓΙΟΥ Γεώργιος ΟΕ που είναι μία από τις τιμές που λαμβάνει το μέγεθος Όνομα πελάτη. Η σημασία ό- μως που απορρέει από την συσχέτιση του ότι η οντότητα που έχει τιμή ΓΕΩΡΓΙΟΥ Γεώργιος ΟΕ στο μέγεθος Όνομα Πελάτη έχει τιμή ν.μ. στο μέγεθος Χρέωση πελάτη είναι πληροφορία. Σχόλιο Στα σχολικά εγχειρίδια (που χρησιμοποιούνται στην μέση εκπαίδευση), σαν δεδομένα ορίζονται οι τιμές που θα χρησιμοποιηθούν για την εκτέλεση ενός υπολογισμού, ενώ σαν πληροφορία ορίζεται το αποτέλεσμα του υπολογισμού. Σχετικό παράδειγμα (που χρησιμοποιεί αυτή η απλοϊκή προσέγγιση) είναι οι βαθμοί ενός μαθητή (δεδομένα) και ο μέσος όρος της βαθμολογίας του, ο οποίος αν είναι μεγαλύτερος από την βάση ο μαθητής προάγεται ενώ αν είναι μικρότερος απορρίπτεται (πληροφορία). Επιστημονικά πάντως πληροφορία είναι (σύμφωνα με τον Shanon που διετύπωσε την Θεωρία της Πληροφορίας, Information Theory), το μέτρο της πιθανότητας του να μην συμβεί ένα γεγονός. Σαν τέτοιο μέτρο χρησιμοποιείται ο αρνητικός λογάριθμος ως προς το 2 της πιθανότητας του να συμβεί το γεγονός Κάθε επιχείρηση ή οργανισμός, που αποφασίζει την λειτουργία ενός σύγχρονου πληροφοριακού συστήματος, αντιμετωπίζει το δίλημμα, να κατασκευάσει το απαραίτητο για την εξυπηρέτησή των αναγκών της λογιστικό πρόγραμμα ή να προμηθευτεί κάποιο έτοιμο από τα ήδη υπάρχοντα στην α-

20 Κανονισμός Κατάρτισης Ειδικού Μηχ/νου Λογιστηρίου γορά. Αναφέρατε το, κατά την γνώμη σας κυριότερο μειονέκτημα και τέσσερα πλεονεκτήματα της επιλογής προμήθειας έτοιμου λογιστικού προγράμματος. Το κυριότερο μειονέκτημα της επιλογής έτοιμου λογιστικού προγράμματος είναι το γεγονός ότι η επιχείρηση θα πρέπει να οργανωθεί και να λειτουργήσει, σύμφωνα με τις απαιτήσεις του προγράμματος. Επιθυμητό όμως είναι το αντίστροφο, δηλαδή το πρόγραμμα να διεκπεραιώνει τις εργασίες και να υλοποιεί τις διαδικασίες με τον τρόπο που αυτές λαμβάνουν χώρα στην επιχείρηση. Το έτοιμο λογιστικό πρόγραμμα όμως έχει τα εξής πλεονεκτήματα: α. Το κόστος αγοράς του είναι σημαντικά χαμηλότερο από το κόστος ανάπτυξης ε- νός προγράμματος από την ίδια την επιχείρηση. β. Έχει πολύ λιγότερα λάθη (bugs) από ότι ένα πρόγραμμα που θα αναπτυχθεί από την ίδια την επιχείρηση. Τα έτοιμα προγράμματα χρησιμοποιούνται σε πολλές επιχειρήσεις, συνεπώς τα λάθη τους εντοπίζονται γρηγορότερα, διορθώνονται από τις κατασκευάστριες εταιρείες και διανέμονται διορθωμένα στις επόμενες versions των προγραμμάτων. Αντίθετα όλα τα λάθη ενός προγράμματος που αναπτύχθηκε από την ίδια την επιχείρηση, είναι καταδικασμένη να τα υποστεί η επιχείρηση. γ. Η συντήρηση, ανανέωση και ο εμπλουτισμός με νέες δυνατότητες των έτοιμων προγραμμάτων είναι σημαντικά φθηνότερος. Το γεγονός αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο για ένα Λογιστήριο που οφείλει να χρησιμοποιεί προγράμματα εναρμονισμένα με τον ΚΒΣ όπως αυτός ισχύει κάθε φορά. Αντίθετα ενός προγράμματος που αναπτύχθηκε στην επιχείρηση, η συντήρηση είναι πολυδάπανη και απαιτεί ειδικευμένο προσωπικό. δ. Ο χρόνος απόκτησης ενός έτοιμου προγράμματος είναι μηδαμινός, ενώ η ανάπτυξη ενός προγράμματος από την επιχείρηση απαιτεί μακρύ χρονικό διάστημα. Το κύριο μειονέκτημα της επιλογής ενός έτοιμου και μαζικά παραγόμενου λογιστικού προγράμματος, πηγάζει από το γεγονός ότι δεν είναι δυνατό να έχει καλύψει απόλυτα κατά τον σχεδιασμό και την κατασκευή του όλες τις ιδιαιτερότητες που χαρακτηρίζουν κάθε μία από τις επιχειρήσεις που θα το χρησιμοποιήσουν. Βέβαια, τα έτοιμα λογιστικά προγράμματα, διαβαθμίζονται ακριβώς και με βάση αυτήν την δυνατότητα εκ των υστέρων κάλυψης αυτών των ιδιαιτεροτήτων που θα κληθούν να αντιμετωπίσουν. Σε καμία όμως περίπτωση δεν μπορεί να απαιτήσει κανείς από κάποιο έτοιμο πρόγραμμα να ανταποκρίνεται άμεσα και πλήρως στις ειδικές απαιτήσεις κάθε συγκεκριμένης επιχείρησης. Μεταξύ άλλων πλεονεκτημάτων που παρουσιάζει η επιλογή ενός έτοιμου προγράμματος, είναι και: 1. Η τυποποιημένη μορφή του, τις πιο πολλές φορές, που το κάνει ευκολότερο στην εκμάθηση και την χρήση του. 2. Η υποστήριξή του και με άλλες υπηρεσίες (π.χ. φορολογικής πληροφόρησης) εκ μέρους της εταιρείας από την οποία το προμηθευόμαστε Με ποιο τρόπο μπορούμε να αποκλείσουμε την πρόσβαση τρίτων στα περιεχόμενα των προγραμμάτων του υπολογιστικού μας συστήματος; Ο έλεγχος των προσβάσεων σε ένα υπολογιστικό σύστημα που εξυπηρετεί πολλούς χρήστες γίνεται με τον εξής τρόπο. Σε κάθε χρήστη έχει αποδοθεί ένα όνομα (user-