ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ IRIS. για Windows

Transcript

1 ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΚΠΑΙ ΕΥΤΙΚΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ IRIS για Windows

2

3 Εγχειρίδιο Χρήσης

4 (c) EΠΑΦΟΣ ΕΠΕ ΑΘΗΝΑ Μάρτιος 2014 / 6η Έκδοση Απαγορεύεται η αντιγραφή του παρόντος εγχειριδίου χωρίς την έγγραφη άδεια της εταιρείας ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ.

5 Περιεχόµενα 1. H εγκατάσταση Η εγκατάσταση του IRIS Ενεργοποίηση εφαρµογής Το ξεκίνηµα του προγράµµατος Το περιβάλλον του IRIS Τα κουµπιά και τα παράθυρα του IRIS Η αρχική οργάνωση του IRIS Οι εργασίες που θα πραγµατοποιήσετε µε το πρόγραµµα Τα πρώτα βήµατα Η χρήση του IRIS κατά τη διάρκεια της χρονιάς Οι επιλογές των Αρχείων Αρχεία Εκπαιδευόµενοι Αρχεία - Υποψήφιοι Εκπαιδευόµενοι Αρχεία - Εργαζόµενοι Αρχεία - Σεµινάρια Αρχεία - Τµήµατα Αρχεία Λογαριασµοί Αρχεία Ταµείο Αρχεία - Περίοδοι Αρχεία Γενικά Στοιχεία Συστήµατος Αρχεία - Χρήστες Συστήµατος Αρχεία - Σταθµοί Εργασίας Αρχεία - Άλλες Λειτουργίες Αρχεία - Έξοδος Οι επιλογές των Εκτυπώσεων Εκτυπώσεις Εκπαιδευοµένων Εκτυπώσεις - Υποψηφίων Εκπαιδευοµένων Εκτυπώσεις - Εργαζοµένων Εκτυπώσεις - Σεµιναρίων Εκτυπώσεις - Τµηµάτων Εκτυπώσεις - Λογαριασµών Εκτυπώσεις - Ταµείου Εκτυπώσεις - Περιόδων 91

6 4.9. Εκτυπώσεις - Εταιριών Αποθήκης Προµηθευτών Πελατών Εκτυπώσεις - Παραµέτρων Συστήµατος Εκτυπώσεις - Πρωτοκόλλου Εκτυπώσεις - Ηµερολογίου Νέες Εκτυπώσεις Η επιλογή των Εργαλείων Εργαλεία Ηλεκτρονική Αποστολή Αρχείων Έναρξη Επόµενης Περιόδου Έναρξη νέας περιόδου Η επιλογή eβαση Τι ακριβώς προσφέρει το eβαση Η Ενεργοποίηση και η λειτουργία του eβαση Ειδικά Θέµατα ηµιουργία 2 ης Βάσης εδοµένων Αντίγραφα Ασφαλείας (Backup) Επαναφορά Αρχείων (Restore) Απεγκατάσταση του προγράµµατος ιαχείριση Λαθών 111 Η ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΤΟΥ ΕΠΑΦΟΥ 112

7 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Το πρόγραµµα IRIS (Integrated Reliable Informational System) αποτελεί ένα ολοκληρωµένο µηχανογραφικό σύστηµα διαχείρισης, ειδικά σχεδιασµένο για Εκπαιδευτικούς Οργανισµούς κάθε τύπου. Το πρόγραµµα διαχειρίζεται όλα τα στοιχεία που σχετίζονται µε το εκπαιδευτήριο, όπως σεµινάρια, τµήµατα, εκπαιδευόµενους, εργαζοµένους, εκτύπωση αποδείξεων, απουσίες, έσοδα, έξοδα κτλ. Ταυτόχρονα το IRIS σας προσφέρει πληθώρα πολύτιµων πληροφοριών και σας βοηθά στο µέγιστο βαθµό στη διεκπεραίωση των άλλοτε χρονοβόρων διαδικασιών του εκπαιδευτηρίου. Το εγχειρίδιο που έχετε στα χέρια σας έχει σκοπό να σας διευκολύνει στο χειρισµό και να σας βοηθήσει ώστε να αξιοποιήσετε µε τον καλύτερο δυνατό τρόπο τα µοναδικά πλεονεκτήµατα του προγράµµατος. ίνονται πολλά παραδείγµατα αναφορικά µε το πώς πρέπει να οργανώσετε το πρόγραµµα και να το προσαρµόσετε ακριβώς στις δικές σας ανάγκες. Σας συµβουλεύουµε να διαβάσετε το εγχειρίδιο προσεκτικά πριν ξεκινήσετε την κανονική χρήση του IRIS. O χρήστης του IRIS πρέπει να είναι εξοικειωµένος µε το περιβάλλον και τα βασικά σηµεία χειρισµού των Windows. Ο ΕΠΑΦΟΣ σας ευχαριστεί για την επιλογή του IRIS και παραµένει στη διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση ή απορία έχετε. Τέλος µε ενδιαφέρον θα ακούσουµε τις παρατηρήσεις σας για τυχόν βελτιώσεις που χρειάζεται το πρόγραµµα, έτσι ώστε να τις συµπεριλάβουµε σε επόµενη έκδοσή του. Στο σηµείο αυτό αισθανόµαστε την υποχρέωση να ευχαριστήσουµε θερµά όλους τους φίλους-χρήστες του IRIS, οι οποίοι µε τις εύστοχες παρατηρήσεις και υποδείξεις τους είναι οι ουσιαστικοί "αρχιτέκτονες" του προγράµµατος. ΕΠΑΦΟΣ ΕΠΕ Τµήµα Ανάπτυξης & Σχεδιασµού

8

9 Κεφάλαιο 1 1. H εγκατάσταση Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφεται η διαδικασία της εγκατάστασης του προγράµµατος και παρουσιάζονται οι βασικές αρχές λειτουργίας του Η εγκατάσταση του IRIS Το IRIS απαιτεί για τη λειτουργία του έναν προσωπικό υπολογιστή µε λειτουργικό σύστηµα Windows XP ή µεταγενέστερη έκδοση. O ελεύθερος χώρος του δίσκου τη στιγµή της εγκατάστασης πρέπει να είναι περίπου 40 Mbytes. Έλεγχος προδιαγραφών του Η/Υ Πριν προχωρήσετε στην εγκατάσταση της εφαρµογής θα πρέπει να ελέγξετε εάν ο Η/Υ σας έχει τις απαραίτητες προδιαγραφές για να µπορέσει να εγκατασταθεί η εφαρµογή: λειτουργικό σύστηµα Windows XP ή µεταγενέστερη έκδοση εγκατεστηµένο τον Internet Explorer ή µεταγενέστερη έκδοση εγκατεστηµένο το Microsoft Office 97 ή µεταγενέστερη έκδοση Σε περίπτωση που στον Η/Υ δεν είναι εγκατεστηµένο καθόλου το Mircosoft Office, τότε θα πρέπει να ακολουθήσετε τα παρακάτω βήµατα για την εγκατάσταση βασικών στοιχείων για τη λειτουργία της εφαρµογής. Κλείστε όλες τις εφαρµογές που είναι ανοιχτές Τοποθετήστε το CD στη µονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής µου ( My Computer) Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της µονάδας του CD-ROM (Συνήθως είναι D, θα εµφανιστεί η ετικέτα EPAFOS) Ανοίξτε µε διπλό κλικ τον κατάλογο Support Ανοίξτε µε διπλό κλικ τον κατάλογο JetSP3E Εκτελέστε το κάνοντας διπλό κλικ επάνω του Μετά το τέλος της εγκατάστασης προχωρήστε στην επανεκκίνηση του Η/Υ. Η εγκατάσταση της εφαρµογής Το πρόγραµµα βρίσκεται στο CD-ROM µέσα στο φάκελο συσκευασίας του και θα πρέπει να µεταφερθεί στο σκληρό δίσκο του υπολογιστή. Τη διαδικασία αυτή διεκπεραιώνει το πρόγραµµα εγκατάστασης SETUP, το οποίο θα κάνει αυτόµατα τις απαραίτητες αντιγραφές. Τοποθετήστε το CD στη µονάδα CD-ROM του υπολογιστή σας Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο Ο Υπολογιστής µου (My Computer) Κάντε διπλό κλικ στο εικονίδιο της µονάδας του CD-ROM (Συνήθως είναι η D:)

10 Η εγκατάσταση του IRIS Κεφάλαιο 1 ο Ανοίξτε µε διπλό κλικ το φάκελο IRIS Εντοπίστε τη γραµµή ή το εικονίδιο µε το όνοµα setup ή κλικ επάνω του και κάντε διπλό Εναλλακτικός τρόπος για την εγκατάσταση είναι: από το κουµπί ΕΝΑΡΞΗ ενεργοποιήστε τη λειτουργία ΕΚΤΕΛΕΣΗ και πληκτρολογήστε στο διάλογο που εµφανίζεται: D:\IRIS\Setup και κάντε κλικ στο πλήκτρο ENTER ή στο κουµπί ΟΚ (Η µονάδα του CD-ROM στο δικό µας παράδειγµα είναι η D:) Μετά το τέλος της εγκατάστασης θα πρέπει να τερµατίσετε τον υπολογιστή από την επιλογή Έναρξη Τερµατισµός Τερµατισµός της λειτουργίας του υπολογιστή. Η εγκατάσταση του IRIS ολοκληρώθηκε. Το πρόγραµµα βρίσκεται στο φάκελο (folder) IRIS το κεντρικό επίπεδο του σκληρού σας δίσκου (αν δεν αλλάξατε τις τιµές που πρότεινε το πρόγραµµα εγκατάστασης). Μέσα σ' αυτόν έχει µεταφερθεί οτιδήποτε χρειάζεται για τη λειτουργία του IRIS. Το πρόγραµµα δεν απαιτεί καµία πρόσθετη χειροκίνητη ρύθµιση από το χρήστη, συνεπώς είστε έτοιµοι να το τρέξετε από το menu: Έναρξη Προγράµµατα Έπαφος IRIS (Κάτω από την οµάδα προγραµµάτων ΕΠΑΦΟΣ πιθανότατα υπάρχουν και άλλα προγράµµατα της εταιρείας µας). Εγκατάσταση σε περιβάλλον δικτύου Εγκαταστήστε το IRIS στον κεντρικό εξυπηρετητή (server) ή στον υπολογιστή που θα παίξει το ρόλο του server Είναι ανάγκη να τονίσουµε ότι ο σκληρός δίσκος του server θα πρέπει να είναι κοινόχρηστος και να έχουν πλήρη δικαιώµατα ανάγνωσης και εγγραφής όλοι οι σταθµοί που θα λειτουργούν το πρόγραµµα. Εγκαταστήστε το IRIS σε κάθε σταθµό του δικτύου Τέλος θα πρέπει σε κάθε σταθµό του δικτύου να κάνετε εντοπισµό της αρχικής βάσης δεδοµένων. Η επιλογή ενεργοποιείται από: Έναρξη Προγράµµατα Έπαφος IRIS Σύστηµα Στην πρώτη οθόνη, πιέστε το κουµπί Συνέχεια 10

11 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του IRIS Επιλέξτε Εντοπισµός Αρχικής Βάσης εδοµένων και κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Κάντε κλικ στο Όνοµα Αρχείου Κατόπιν από την περιοχή ικτύου αφού εντοπίσετε τον κεντρικό υπολογιστή (server), ανοίξτε µε διπλό κλικ το φάκελο όπου βρίσκεται εγκατεστηµένη η Βάση εδοµένων (IRIS), φωτίστε το αρχείο IRIS.mdb και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ στην επιλογή Άνοιγµα. 11

12 Η εγκατάσταση του IRIS Κεφάλαιο 1 ο Έτσι έχετε επιλέξει την διαδροµή (path) του δικτύου στο οποίο υπάρχει η βάση δεδοµένων της εφαρµογής, όπως φαίνεται στην παρακάτω οθόνη. Κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Στην παρακάτω οθόνη πιέστε το κουµπί Ναι. Τέλος κάντε κλικ στο κουµπί Κλείσιµο. Πώς να δηµιουργήσετε εικονίδιο του IRIS Μπορείτε να δηµιουργήσετε το κατάλληλο εικονίδιο στην επιφάνεια εργασίας και να τρέχετε το IRIS κατευθείαν από το εικονίδιο αυτό. Ενώ είσαστε στην επιφάνεια εργασίας κάντε κλικ στο δεξί πλήκτρο του ποντικιού 12

13 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του IRIS Επιλέξτε ΗΜΙΟΥΡΓΙΑ (NEW) ΣΥΝΤΟΜΕΥΣΗ (SHORTCUT) Στη γραµµή εντολών δώστε C:\IRIS\IR.EXE Επιλέξτε Επόµενο και στο όνοµα που σας ζητείται γράψτε IRIS Κάντε κλικ στο κουµπί Τέλος ( Finish ) Το εικονίδιο του IRIS βρίσκεται πλέον στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας και κάνοντας κλικ σε αυτό µπορείτε να ξεκινάτε κάθε φορά το πρόγραµµα Ενεργοποίηση εφαρµογής Μετά την εγκατάσταση της εφαρµογής πρέπει να πραγµατοποιήσετε τη διαδικασία της ενεργοποίησης που σηµαίνει ότι πρέπει να επικοινωνήσετε µε το αντίστοιχο τµήµα του ΕΠΑΦΟΥ και να κάνετε τα βήµατα που περιγράφουµε στη συνέχεια. Όσο η εφαρµογή παραµένει µη ενεργοποιηµένη δεν θα λειτουργεί πλήρως χωρίς αυτό όµως να σηµαίνει ότι δεν µπορείτε να τη τρέχετε έτσι ώστε να εξοικειωθείτε µε το interface και τον χειρισµό του προγράµµατος. Πριν την έναρξη της εφαρµογής, εκτελείται αυτόµατα ο Έλεγχος των τοπικών ρυθµίσεων του Η/Υ σας. Σε περίπτωση που παρουσιαστεί κάποιο πρόβληµα θα εµφανιστεί η παρακάτω οθόνη και πρέπει να επικοινωνήσετε µε το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης ( ) Αµέσως µετά την εγκατάσταση µόλις ξεκινήσετε για πρώτη φορά την εφαρµογή, θα εµφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο Ενεργοποίησης της εφαρµογής. 13

14 Η εγκατάσταση του IRIS Κεφάλαιο 1 ο Η διαδικασία Ενεργοποίησης της εφαρµογής, γίνεται µία φορά για κάθε Η/Υ όπου έχετε προµηθευτεί και εγκαταστήσει την εφαρµογή. Επικοινωνήστε µε την εταιρεία µας και ζητήστε να σας συνδέσουν µε το Τµήµα Ενεργοποίησης Κωδικών. Πατήστε το κουµπί Ενεργοποίηση. Θα εµφανιστεί η ακόλουθη οθόνη: Οι τεχνικοί µας θα σας ζητήσουν να τους διαβάσετε τον αριθµό που έχει εµφανιστεί στο 1 ο πεδίο, το Κλειδί Αναγνώρισης καθώς επίσης και το όνοµα του υπολογιστή στον οποίο έχετε εγκαταστήσει την εφαρµογή. Αµέσως µετά οι τεχνικοί µας θα σας πουν τον Αριθµό Άδειας Χρήσης που πρέπει να πληκτρολογήσετε στο επόµενο πεδίο. Για να βεβαιωθείτε ότι γράψατε σωστά τον Αριθµό Άδειας Χρήσης πατήστε το κουµπί Έλεγχος Ορθότητας Αν ο αριθµός έχει πληκτρολογηθεί σωστά θα εµφανιστεί η επόµενη οθόνη που αποτελεί το τελευταίο βήµα για την ενεργοποίηση: 14

15 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του IRIS Γράψτε τον Αριθµό Σειράς που θα σας πει ο τεχνικός και πατήστε ξανά το κουµπί Έλεγχος Ορθότητας για να βεβαιωθείτε ότι όλα έγιναν σωστά. Το σύστηµα θα εµφανίσει τον αριθµό ενεργοποίησης και αν είναι ίδιος µε αυτόν που έχουν οι τεχνικοί της εταιρείας σηµαίνει ότι όλη η διαδικασία έγινε µε τον σωστό τρόπο. Πατήστε το κουµπί Ενεργοποίηση για να την ολοκληρώσετε και να κλείσετε το διάλογο. Η ανωτέρω διαδικασία ενεργοποιεί την εφαρµογή µόνο για τον συγκεκριµένο υπολογιστή. Θα χρειαστεί να την επαναλάβετε αν αλλάξετε υπολογιστή, αν διαµορφώσετε τον δίσκο του (format) και φυσικά αν θέλετε να εγκαταστήσετε το πρόγραµµα και σε άλλο υπολογιστή. 15

16 Η εγκατάσταση του IRIS Κεφάλαιο 1 ο 1.3. Το ξεκίνηµα του προγράµµατος Στην πρώτη οθόνη του προγράµµατος ο χρήστης πρέπει να πληκτρολογήσει: Τον ΚΩ ΙΚΟ ΑΣΦΑΛΕΙΑΣ, έτσι ώστε να χρησιµοποιούν το πρόγραµµα µόνο εξουσιοδοτηµένα πρόσωπα. Ο κωδικός αυτός αρχικά είναι τα ψηφία 123. Φυσικά µπορείτε να τον αλλάξετε (θα περιγράψουµε σε επόµενη παράγραφο τη διαδικασία µε την οποία ορίζετε τους δικούς σας κωδικούς). Σηµειώστε επίσης ότι, για λόγους ασφαλείας, τη στιγµή που γράφετε τον κωδικό εµφανίζονται αστεράκια στη θέση των χαρακτήρων που πληκτρολογείτε. Σηµείωση: Αν έχετε έκδοση επίδειξης του πακέτου (demo), η εγκατάσταση και το ξεκίνηµα του προγράµµατος θα γίνει µε τον ίδιο ακριβώς τρόπο, αλλά δεν θα χρειαστεί να πληκτρολογήσετε κωδικό ασφαλείας. Η έκδοση επίδειξης έχει όριο στον αριθµό των εγγραφών που µπορείτε να καταχωρίσετε και δεν περιλαµβάνει ορισµένες κρίσιµες λειτουργίες του προγράµµατος. Μόλις δώσετε τον κωδικό εµφανίζεται το πλήρες όνοµα του χρήστη. Στα επόµενα πεδία δηλώνετε το σταθµό εργασίας, την περίοδο εργασίας και, τέλος, την ηµεροµηνία του συστήµατος Το περιβάλλον του IRIS Η κεντρική οθόνη του IRIS αποτελείται από: Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΠΙΛΟΓΩΝ, από την οποία ενεργοποιούνται όλες οι λειτουργίες του IRIS και η οποία περιλαµβάνει: 16

17 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του IRIS Τα ΑΡΧΕΙΑ, όπου καταχωρούνται τα στοιχεία (τα δεδοµένα) που συνθέτουν το πρόγραµµα, όπως εκπαιδευόµενοι, εργαζόµενοι, σεµινάρια, τµήµατα, δίδακτρα, απουσίες, λογαριασµοί, ταµείο κτλ. Τις ΕΚΤΥΠΩΣΕΙΣ, απ όπου εκτυπώνονται όλες οι καταστάσεις που δηµιουργεί το Iris, όπως γενικά στοιχεία εκπαιδευοµένων, δελτία προόδου, οικονοµικά στοιχεία, διάφορα σηµειώµατα κτλ Τα ΕΡΓΑΛΕΙΑ, απ όπου µπορείτε να στείλετε τη Βάση εδοµένων στο κεντρικό εκπαιδευτήριο (αν είστε παράρτηµα) ή το αρχείο µε τις τάξεις σας στα παραρτήµατα (αν είστε το κεντρικό εκπαιδευτήριο). Ακόµα, από αυτή την επιλογή µπορείτε να στείλετε στα παραρτήµατα τις ξεκλείδωτες βάσεις τους. Την επιλογή eβαση, που είναι αυτόνοµη ξεχωριστή λειτουργία και σας επιτρέπει να ενηµερώνετε την ιστοσελίδα σας µε την επίδοση των εκπαιδευοµένων, τις απουσίες τους, τις παρατηρήσεις τους κτλ. Για να ενεργοποιηθεί αυτή η λειτουργία θα πρέπει να επικοινωνήσετε τηλεφωνικά µε την εταιρεία µας ( ) Την επιλογή ΠΑΡΑΘΥΡΟ, όπου υπάρχουν οι βοηθητικές λειτουργίες του προγράµµατος, όπως λ.χ. η τακτοποίηση παραθύρων, το κλείσιµό τους κτλ. Την επιλογή ΒΟΗΘΕΙΑ, απ όπου ενεργοποιείται το παράθυρο που σας προσφέρει βοήθεια για το πρόγραµµα. Η επιλογή Για την Εφαρµογή εµφανίζει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για το σύστηµα, µεταξύ των οποίων και την έκδοση του προγράµµατος που έχετε. Σε οποιαδήποτε επικοινωνία µε το Τµήµα Τεχνικής Υποστήριξης του ΕΠΑΦΟΥ πρέπει να γνωρίζετε ακριβώς τον αριθµό αυτό. Από εδώ µπορείτε επίσης να δείτε τη ήλωση περί απορρήτου, όπως και να αναβαθµίσετε το πρόγραµµά σας (αφού είστε συνδεδεµένοι στο internet) κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο σηµείο του παραθύρου (Αναβάθµιση Νέας Έκδοσης). Από την επιλογή Ρυθµίσεις Αναβάθµισης µπορείτε να ρυθµίσετε κάθε πότε θα γίνεται υπενθύµιση για τον έλεγχο ύπαρξης νέας έκδοσης της εφαρµογής στο Internet. Βασική προϋπόθεση είναι να έχετε σύνδεση στο διαδίκτυο. Από την επιλογή Πληροφορίες-Συµβουλές εµφανίζονται πληροφορίες ή συµβουλές σε σχέση µε τις νέες δυνατότητες/προσθήκες της εφαρµογής και τέλος χρησιµοποιώντας την επιλογή Βοήθεια µπορείτε να δείτε το εγχειρίδιο της εφαρµογής σε ηλεκτρονική µορφή. Τη ΓΡΑΜΜΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ, η οποία βρίσκεται στο κάτω µέρος της οθόνης και στην οποία εµφανίζεται ο τίτλος του εκπαιδευτηρίου, η περίοδος, ο σταθµός, ο χρήστης και η ηµεροµηνία, δηλαδή όλα τα απαραίτητα στοιχεία προκειµένου να γνωρίζετε κάθε στιγµή τα δικαιώµατα που έχετε και τη Βάση εδοµένων στην οποία βρίσκεστε. Τη ΓΡΑΜΜΗ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ, στην οποία υπάρχουν, µε µορφή εικονιδίων, οι πιο συνηθισµένες λειτουργίες του προγράµµατος. Η γραµµή εργαλείων έχει διαφορετικό περιεχόµενο ανάλογα µε το σηµείο του IRIS στο οποίο βρίσκεστε. Τα κουµπιά που θα συναντήσετε ανοίγοντας τις επιλογές του προγράµµατος είναι : Εύρεση Εγγραφής Όπως φανερώνει και ο τίτλος του χρησιµοποιείται για την εύρεση κάποιου στοιχείου. Κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εµφανίζεται ένας διάλογος στον οποίο θα πρέπει να δώσετε τις κατάλληλες τιµές προκειµένου να εντοπίσετε την εγγραφή που θέλετε. 17

18 Η εγκατάσταση του IRIS Κεφάλαιο 1 ο Το παράθυρο Εύρεση Εγγραφής αποτελείται από 3 πεδία, όπου ορίζετε τα κριτήρια εύρεσης και τα Κουµπιά Επιλογών. Το πρώτο πεδίο περιέχει όλα τα στοιχεία της εγγραφής (π.χ. Επώνυµο, Όνοµα κτλ). Το δεύτερο πεδίο περιέχει τη συνθήκη αναζήτησης (π.χ. να είναι ίσο ή διάφορο ή µεγαλύτερο κτλ). Στο τρίτο πεδίο ορίζετε τα δεδοµένα της αναζήτησης. Με τα Κουµπιά Επιλογής µπορείτε να εντοπίσετε την Πρώτη Εγγραφή που ικανοποιεί τα φίλτρα που δώσατε, την Επόµενη και την Προηγούµενη. Τέλος, υπάρχει το κουµπί Κλείσιµο για το κλείσιµο του παραθύρου. Για παράδειγµα, έστω ότι ψάχνετε τον εκπαιδευόµενο ΑΚΑΡΗ. Αφού κάνετε µία φορά κλικ πάνω στο εικονίδιο της αναζήτησης, στη συνέχεια: Κάντε κλικ στο δεξί µέρος του πρώτου πεδίου για να εµφανιστεί το κυλιόµενο παράθυρο. Επιλέξτε µε το ποντίκι το στοιχείο Επώνυµο για να καθορίσετε το πεδίο ως προς το οποίο θα γίνει η αναζήτηση του εκπαιδευόµενου. Ύστερα τοποθετείστε το βέλος του ποντικιού στο δεξί µέρος του δεύτερου πεδίου και κάντε κλικ πάνω στο "=". Στη συνέχεια κάντε κλικ µέσα στο τρίτο πεδίο και, αφού αρχίσει να αναβοσβήνει ο δροµέας (Ι), γράψτε το επώνυµο ΑΚΑΡΗΣ. Κάντε κλικ στο κουµπί Εύρεση Πρώτου για να σας εµφανίσει τον πρώτο εκπαιδευόµενο που θα βρεθεί µε το επώνυµο ΑΚΑΡΗΣ ή αυτόν µε το πλησιέστερο σε αυτό επώνυµο. Εάν υπάρχουν περισσότεροι εκπαιδευόµενοι µε το ίδιο επώνυµο, τότε κάντε κλικ στο κουµπί Εύρεση Εποµένου έως ότου εντοπίσετε τον εκπαιδευόµενο που αναζητάτε. Εάν θέλετε να επιστρέψετε σε µια προηγούµενη εγγραφή που ήδη έχει βρεθεί, κάντε κλικ στο κουµπί Εύρεση Προηγούµενου. Για να κλείσετε το παράθυρο της Εύρεσης Εγγραφής, επιλέξτε Κλείσιµο. Ταξινόµηση Εγγραφών Με τη λειτουργία αυτή µπορείτε να ταξινοµήσετε όλες τις εγγραφές του Καταλόγου Εργασίας είτε σε αύξουσα είτε σε φθίνουσα σειρά. Στο παράθυρο που εµφανίζεται επιλέγετε τα πεδία ως προς τα οποία θέλετε να ταξινοµήσετε τις εγγραφές και το αν η σειρά θα είναι αύξουσα ή φθίνουσα. Κατά την επιλογή των πεδίων ταξινόµησης θα παρατηρήσετε ότι δίπλα από τον τίτλο του κάθε πεδίου εµφανίζεται ένας αριθµός ανάλογα µε τη σειρά επιλογής του κάθε πεδίου. Για 18

19 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του IRIS παράδειγµα αν επιλέξετε πρώτα το πεδίο Όνοµα και µετά το πεδίο Επώνυµο, τότε δίπλα από το πεδίο Όνοµα θα εµφανιστεί ο αριθµός 1, ενώ δίπλα από το πεδίο Επώνυµο ο αριθµός 2. Ο αριθµός αυτός δείχνει τη σειρά βάσει της οποίας θα γίνει η ταξινόµηση. ηλαδή, αν έχετε έναν εκπαιδευόµενου µε ονοµατεπώνυµο Αλεξανδρής Βασίλειος και άλλον έναν ως Αλεξανδρίδη Άγγελο, τότε σύµφωνα µε την παραπάνω σειρά επιλογής πρώτος στη λίστα θα βρεθεί ο Αλεξανδρίδης Άγγελος και µετά ο Αλεξανδρής Βασίλειος, παρόλο που αλφαβητικά το επώνυµο Αλεξανδρής προηγείται του Αλεξανδρίδης. Σε ότι αφορά το πώς ταξινοµούνται οι συνδυασµοί των γραµµάτων (Ελληνικά-Αγγλικά, πεζά-κεφαλαία), η συµβουλή µας είναι να γράφετε όλα τα στοιχεία µε κεφαλαία, έτσι ώστε να µην υπάρχει πιθανότητα λάθους στην ταξινόµηση. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε ότι πρώτα ταξινοµούνται οι λατινικοί χαρακτήρες κι έπειτα οι ελληνικοί. Τέλος µε του κουµπί Επαναφορά ταξινοµείτε τον Κατάλογο Εργασίας στον οποίο βρίσκεστε µε τις προεπιλεγµένες ρυθµίσεις τις εφαρµογής. Οθόνη Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό βλέπετε την τρέχουσα εγγραφή του καταλόγου εργασίας σε πλήρη οθόνη. Πίνακας Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό εµφανίζονται οι εγγραφές σε µορφή πίνακα. Αλλαγή Περιόδου Οποιαδήποτε χρονική στιγµή θελήσετε να µεταφερθείτε σε άλλη περίοδο, δεν είναι ανάγκη να βγείτε από το πρόγραµµα. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο αυτό, εµφανίζεται ο κατάλογος των ενεργών περιόδων και επιλέγετε την περίοδο που θέλετε. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εµφανίζεται η τρέχουσα περίοδος. Αλλαγή Ηµεροµηνίας Με το κουµπί αυτό αλλάζετε την ηµεροµηνία του συστήµατος, χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραµµα. Αλλαγή Χρήστη Κάνοντας κλικ σ αυτό το εικονίδιο αλλάζετε το χρήστη χωρίς να βγείτε από το πρόγραµµα, εάν επιθυµείτε να επιλέξετε κάποιον άλλο µε διαφορετικές αρµοδιότητες. Στο παράθυρο αυτό ευνόητο είναι πως δεν εµφανίζεται ο τρέχων χρήστης (αυτός µε το οποίο ξεκινήσατε το πρόγραµµα) 19

20 Η εγκατάσταση του IRIS Κεφάλαιο 1 ο Αλλαγή Σταθµού Εάν χρησιµοποιείτε το IRIS σε περιβάλλον δικτύου και θέλετε να αλλάξετε σταθµό εργασίας, τότε κάνοντας κλικ πάνω στο εικονίδιο εµφανίζονται όλοι οι σταθµοί εργασίας προκειµένου να επιλέξετε κάποιον άλλο, χωρίς να χρειαστεί να βγείτε από το πρόγραµµα. Οµοίως, στο παράθυρο αυτό δεν εµφανίζεται ο τρέχων σταθµός εργασίας. Ηµερολόγιο Το εικονίδιο αυτό αναπαριστά το ηµερολόγιο. Κάνοντας κλικ πάνω του µπορείτε να δείτε όλες τις ηµέρες του µήνα και να σηµειώσετε τα ραντεβού και τις υποχρεώσεις σας. ιαθέτει πεδίο επιλογής για να τσεκάρετε στο ηµερολόγιο την εγγραφή δηλώνοντας ότι έχει κλείσει η εκκρεµότητα. Οι ηµ/νίες που δεν έχουν κλείσει οι εκκρεµότητες εµφανίζονται µε ροζ χρώµα. Αριθµοµηχανή Εµφανίζεται η αριθµοµηχανή του προγράµµατος για να κάνετε τις πράξεις που θέλετε Βοήθεια Εµφανίζεται το εγχειρίδιο σε ηλεκτρονική µορφή Τα κουµπιά και τα παράθυρα του IRIS Επεξήγηση των παραθύρων του IRIS Όλα τα παράθυρα του IRIS έχουν την ίδια µορφή και την ίδια λογική χειρισµού. Κάθε παράθυρο του προγράµµατος αποτελείται από: Το όνοµά του (Γραµµή Τίτλου) 20

21 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του IRIS Κάθε παράθυρο έχει το όνοµά του, π.χ. Εργαζόµενοι. Στο δεξί µέρος της Γραµµής Τίτλου βρίσκονται τρία κουµπιά που σας επιτρέπουν να ελαχιστοποιήσετε, να µεγιστοποιήσετε ή να κλείσετε το παράθυρο. Ελαχιστοποίηση Παραθύρου Αν επιλέξετε να ελαχιστοποιήσετε ένα παράθυρο, τότε το κάνετε να τρέχει στο παρασκήνιο χωρίς να είναι ορατό στην οθόνη. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Ελαχιστοποίησης, το παράθυρο θα γίνει ένα µικρό εικονίδιο πάνω από τη Γραµµή Κατάστασης. Μεγιστοποίηση Παραθύρου Το κουµπί της Μεγιστοποίησης σας δίνει τη δυνατότητα να µεγιστοποιήσετε το παράθυρο µε ένα και µόνο κλικ του ποντικιού. Το συγκεκριµένο παράθυρο θα καλύψει ολόκληρη την οθόνη. Επαναφορά Παραθύρου Μετά τη µεγιστοποίηση ή ελαχιστοποίηση ενός παραθύρου το αντίστοιχο κουµπί αλλάζει σχήµα και γίνεται κουµπί Επαναφοράς. Κάνοντας κλικ πάνω του το παράθυρο επιστρέφει στο κανονικό του µέγεθος. Κλείσιµο Παραθύρου Για να κλείσετε ένα παράθυρο κάντε κλικ σ' αυτό το κουµπί ή πατήστε το πλήκτρο Esc. Σε κάποια παράθυρα υπάρχει µόνο αυτό το κουµπί, γιατί δεν έχει νόηµα η ελαχιστοποίηση ή µεγιστοποίησή τους. Για να τροποποιήσετε το µέγεθος ορισµένων παραθύρων, πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στην άκρη του παραθύρου, έτσι ώστε το βέλος του ποντικιού να γίνει ή και, µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να σύρετε τη γραµµή ώσπου να φτάσει στο επιθυµητό µέγεθος. Το κυρίως χώρο του παραθύρου (Κατάλογος Εργασίας) Είναι ο χώρος του παραθύρου όπου εµφανίζονται οι εγγραφές της αντίστοιχης επιλογής (για παράδειγµα οι εργαζόµενοι). Οι δυνατότητες που έχετε στον κατάλογο αυτό είναι οι εξής: Κίνηση στον Κατάλογο Εργασίας Για να µετακινηθείτε από το έναν εργαζόµενο στον άλλο (και γενικότερα από µία εγγραφή σε µια άλλη) µπορείτε να χρησιµοποιήσετε τον Οδηγό Εγγραφών, ο οποίος περιλαµβάνει την ένδειξη (αριθµό) της τρέχουσας εγγραφής, το πλήθος των εγγραφών και τα τέσσερα Κουµπιά Κίνησης στον Κατάλογο Εργασίας, που είναι τα εξής: µετακινήστε στην πρώτη εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας µετακινήστε στην προηγούµενη εγγραφή µετακινήστε στην επόµενη εγγραφή µετακινήστε στην τελευταία εγγραφή του Καταλόγου Εργασίας Όταν δε χωρούν όλες οι εγγραφές στο παράθυρο, τότε εµφανίζονται κάτω δεξιά η µπάρα και τα βελάκια ολίσθησης. 21

22 Η εγκατάσταση του IRIS Κεφάλαιο 1 ο κάνοντας κλικ στο κάτω κουµπί της κάθετης Μπάρας Ολίσθησης (Scroll Bar), που βρίσκεται στο δεξί µέρος του Καταλόγου Εργασίας, µπορείτε να µετακινηθείτε προς τα κάτω. κάνοντας κλικ στο δεξί κουµπί της οριζόντιας Μπάρας Ολίσθησης µετακινείστε σε επόµενη στήλη. Το ίδιο αποτέλεσµα έχει το πλήκτρο Tab, ενώ µε το Shift Tab µεταφέρεστε σε προηγούµενη στήλη. Τροποποίηση Πλάτους Στήλης / Ύψους Γραµµών Για να τροποποιήσετε το πλάτος µιας στήλης πρέπει να τοποθετήσετε το βέλος του ποντικιού στη διαχωριστική γραµµή των στηλών, έτσι ώστε το βέλος να µετατραπεί σε σταυρό ή και, µε πατηµένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού, να µετακινήσετε (σύρετε) τη διαχωριστική γραµµή. Το ίδιο γίνεται και για το ύψος των γραµµών. Τη Γραµµή Εντολών Στο κάτω µέρος κάθε παραθύρου βρίσκεται η Γραµµή Εντολών, που αποτελείται από: Τα Κουµπιά Επιλογών που βρίσκονται κάτω δεξιά σε κάθε παράθυρο. Με αυτά πραγµατοποιούνται οι εξής λειτουργίες: Χρησιµοποιείται για να καταχωρίσετε µια Νέα Εγγραφή, για παράδειγµα έναν καινούριο εκπαιδευόµενο, έναν εργαζόµενο, ένα τµήµα, ένα σεµινάριο κτλ. Εάν επιθυµείτε να διορθώσετε ένα στοιχείο, τότε Επιλέξτε την αντίστοιχη εγγραφή και κάντε κλικ σ αυτό το κουµπί. (ΠΡΟΣΟΧΗ! Αν δεν κάνετε κλικ σ αυτό το κουµπί δεν µπορείτε να κάνετε καµία αλλαγή στις εγγραφές). Το κουµπί αυτό το χρησιµοποιείτε προκειµένου να διαγράψετε µια εγγραφή. Στην οθόνη θα εµφανιστεί το σχετικό Παράθυρο ιαλόγου, που ζητά να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή. Αν επιλέξετε Ναι, η εγγραφή διαγράφεται, ενώ αν πατήσετε Όχι επιστρέφετε στο παράθυρο. Χρησιµοποιείται για να επανεγγράψουµε έναν εκπαιδευόµενο ή εργαζόµενο από προηγούµενη περίοδο Έξοδος από το IRIS Για να εγκαταλείψετε το IRIS πρέπει είτε να πάτε στην επιλογή Αρχεία και στη συνέχεια στην ένδειξη Έξοδος είτε στο κουµπί της κεντρικής οθόνης και να απαντήσετε καταφατικά στη σχετική ερώτηση του IRIS. 22

23 Κεφάλαιο 1 ο Η Εγκατάσταση του IRIS ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Μην εγκαταλείπετε ποτέ το σύστηµα κλείνοντας το διακόπτη τροφοδοσίας του ρεύµατος ή πατώντας τα πλήκτρα Ctrl-Alt-Del ενώ είσαστε µέσα στο IRIS. Πρέπει πάντοτε να επιλέγετε το Έξοδος από το menu Αρχεία ή το κουµπί από την κεντρική οθόνη του IRIS και να απαντάτε καταφατικά στη σχετική ερώτηση. Αν διακόψετε βίαια το πρόγραµµα, είναι πιθανό να προξενήσει βλάβη στα αρχεία του συστήµατος. 23

24 Κεφάλαιο 2 2. Η αρχική οργάνωση του IRIS Το κεφάλαιο αυτό είναι το σηµαντικότερο του εγχειριδίου, καθώς περιγράφει την αρχική οργάνωση του IRIS. Αν το πρόγραµµα δε "στηθεί" σωστά, θα ταλαιπωρηθείτε αρκετά στη συνέχεια. Στο πρόγραµµα υπάρχει δοκιµαστική περίοδος µε το όνοµα ΟΚΙΜΗ. Σας συµβουλεύουµε πρώτα να πειραµατιστείτε µε την περίοδο αυτή και κατόπιν να καταχωρίσετε τα δικά σας πραγµατικά στοιχεία και να ξεκινήσετε την κανονική χρήση του IRIS. Αφού εξοικειωθείτε µε όλες τις λειτουργίες του προγράµµατος, µπορείτε να διαγράψετε τη δοκιµαστική περίοδο Οι εργασίες που θα πραγµατοποιήσετε µε το πρόγραµµα Στην παράγραφο αυτή θα περιγράψουµε τις εργασίες του IRIS και θα χρησιµοποιήσουµε τα στοιχεία που βρίσκονται στην περίοδο ΟΚΙΜΗ. Σε γενικές γραµµές οι εργασίες που θα κάνετε είναι οι εξής: Καταχωρίσεις καινούριων στοιχείων (όπως η εγγραφή ενός νέου εκπαιδευοµένου ή καθηγητή κτλ.) και τροποποιήσεις κάποιων που υπάρχουν ήδη στο σύστηµα (π.χ. αλλαγή µιας διεύθυνσης). Ενηµέρωση σε τακτική βάση των στοιχείων του IRIS (όπως η πληρωµή διδάκτρων, η καταχώριση απουσιών κτλ.). Εκτύπωση καταστάσεων στην οθόνη ή στον εκτυπωτή (όπως οι αλφαβητικές καταστάσεις των εκπαιδευοµένων, το ταµείο κτλ.). Περιοδικές εργασίες όπως η έναρξη νέας περιόδου, τα αντίγραφα ασφαλείας (Backup) του IRIS, ο έλεγχος της καλής λειτουργίας του συστήµατος κτλ. Σηµείωση: Αν έχετε δίκτυο, θα πρέπει να δηλώσετε από τις Παραµέτρους Συστήµατος τον χρόνο ανανέωσης των πινάκων σε δευτερόλεπτα Τα πρώτα βήµατα Το IRIS διακρίνεται για την ανοιχτή αρχιτεκτονική και την ευελιξία του. Σας δίνει τη δυνατότητα να οργανώσετε τη διαχείριση του εκπαιδευτηρίου σας µε πολλούς τρόπους, ανάλογα µε το πλήθος των πληροφοριών που θέλετε να αντλείτε από το πρόγραµµα. Στην παράγραφο αυτή περιγράφουµε τα βήµατα για τη σωστή οργάνωση των στοιχείων του IRIS και τη ροή των εργασιών που θα ακολουθήσετε στη διάρκεια της χρονιάς.

25 Κεφάλαιο 2 ο Η Αρχική Οργάνωση του IRIS Γενικά Στοιχεία Συστήµατος Το πρώτο βήµα στη χρήση του IRIS είναι να ορίσετε τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου σας από την επιλογή: Αρχεία Γενικά Στοιχεία Συστήµατος Στις πέντε καρτέλες που εµφανίζονται καταχωρείτε όλα τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου. Τα στοιχεία αυτά θα εµφανίζονται στις εκτυπώσεις του IRIS. Στην πρώτη καρτέλα, µε τίτλο Γενικά Στοιχεία γράφετε τα στοιχεία του εκπαιδευτηρίου, όπως τον τίτλο του, το διευθυντή σπουδών, τον υπεύθυνο λογιστηρίου κλπ. Στη δεύτερη, µε τίτλο ιεύθυνση, γράφετε τα στοιχεία της διεύθυνσης του εκπαιδευτηρίου, τα τηλέφωνα, το fax, το καθώς και το url της σελίδας του εκπαιδευτηρίου, αν υπάρχει. Στην τρίτη καρτέλα του παραθύρου γράφετε τα φορολογικά στοιχεία του εκπαιδευτηρίου καθώς και τα στοιχεία της έδρας, στην περίπτωση που η εφαρµογή έχει εγκατασταθεί σε κάποιο υποκατάστηµα. Στην τέταρτη καρτέλα µπορείτε να εισάγετε το λογότυπο του εκπαιδευτηρίου (µε τη χρήση ενός scanner ή αν σας το δώσει ο γραφίστας σας σε ηλεκτρονική µορφή), το οποίο θα µπορεί να εµφανίζεται (αν θέλετε) σε όλες τις εκτυπώσεις του IRIS. Να σηµειώσουµε εδώ ότι το αρχείο του λογοτύπου θα πρέπει να είναι σε µορφή JPG και το µέγεθός του να µην ξεπερνάει τα 69kb, ώστε να µπορεί να αποθηκευθεί στο IRIS Στην τελευταία καρτέλα µπορείτε να εισάγετε εικόνες µε τις υπογραφές του ιευθυντή Σπουδών και του Υπεύθυνου Λογιστηρίου, οι οποίες θα µπορούν να εµφανίζονται στις εκτυπώσεις. Σηµειώνουµε εδώ ότι, δικαίωµα εισαγωγής των εικόνων των υπογραφών έχει µόνο ο χρήστης Supervisor και επίσης µόνο οι χρήστες που έχουν ενεργό το δικαίωµα αυτό µπορούν να εκτυπώνουν τις Υπογραφές των ιευθυντών-υπεύθυνων Λογιστηρίου. Εταιρίες Από την επιλογή: Αρχεία Άλλες Λειτουργίες Εταιρίες Νέα Εγγραφή θα δηλώσετε τα στοιχεία των εταιριών µε τις οποίες συνεργάζεστε ή που θα θέλατε στο µέλλον να συνεργαστείτε. Σεµινάρια Από την επιλογή: Αρχεία Σεµινάρια Γενικά Στοιχεία Νέα Εγγραφή θα καθορίσετε τα σεµινάρια που θα διεξαχθούν την τρέχουσα περίοδο στο εκπαιδευτήριο σας. Στην τρέχουσα περίοδο πρώτα θα καταχωρίσετε τα σεµινάρια ή τους κύκλους σπουδών ή γενικότερα τα γνωστικά αντικείµενα που θα παρακολουθήσουν οι εκπαιδευόµενοι στο εκπαιδευτήριο και στη συνέχεια θα δηµιουργήσετε τα τµήµατά τους. (Λεπτοµέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.4) 25

26 Η Αρχική Οργάνωση του IRIS Κεφάλαιο 2 ο Τµήµατα Ενεργοποιήστε την επιλογή: Αρχεία Τµήµατα Γενικά Στοιχεία Σύµφωνα µε τα προηγούµενα δώστε Νέα Εγγραφή και γράψτε τον κωδικό και την ονοµασία του τµήµατος. Στη θέση Σεµινάριο θα επιλέξετε από το Παράθυρο Επιλογής το σεµινάριο που θα παρακολουθήσει το συγκεκριµένο τµήµα. Τα πεδία Τµήµα και Σεµινάριο είναι υποχρεωτικό να δηλωθούν. Τελειώνοντας κάνετε κλικ στο κουµπί Αποθήκευση και επαναλαµβάνετε την εργασία για όλα τα τµήµατα του εκπαιδευτηρίου σας. Ισχύει και εδώ η επανεγγραφή από προηγούµενες περιόδους, µολονότι το κέρδος θα είναι µικρό, εκτός κι αν έχετε τµήµατα που έχουν σχεδόν τους ίδιους καθηγητές. Με αυτόν τον τρόπο θα γράψετε τον εκπαιδευόµενο στο σεµινάριο που έχει επιλέξει και, αν θέλετε, και στο αντίστοιχο τµήµα. (Λεπτοµέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.5) Καταχώριση Εργαζοµένων Το επόµενο βήµα στην οργάνωση του συστήµατος είναι η καταχώριση των εργαζοµένων του εκπαιδευτηρίου. Επιλέξτε την εργασία: Αρχεία Εργαζόµενοι Γενικά Στοιχεία Νέα Εγγραφή και καταχωρείστε τα στοιχεία των εργαζοµένων του εκπαιδευτηρίου σας. Σε αυτήν την εισαγωγική φάση χρήσης του IRIS µπορείτε να καταχωρίσετε µόνο τα βασικά τους στοιχεία (Επώνυµο, Όνοµα, Ιδιότητα) και να καταχωρίσετε τα υπόλοιπα κάποια στιγµή αργότερα. (Λεπτοµέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.3) Εκπαιδευόµενοι Το τελευταίο βήµα στην αρχική οργάνωση του IRIS είναι η καταχώριση των στοιχείων των εκπαιδευοµένων. Εδώ τα πράγµατα είναι απλά, µολονότι η καρτέλα του εκπαιδευοµένου εκτείνεται σε 9 οθόνες και περιλαµβάνει πολλά στοιχεία. Ξεκινάτε από την εργασία: Αρχεία Εκπαιδευόµενοι Γενικά Στοιχεία Στο Φίλτρο Επιλογής κάνετε κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Στην οθόνη που εµφανίζεται επιλέξτε Νέα Εγγραφή για να αρχίσετε την πληκτρολόγηση των στοιχείων. Μπορείτε και εδώ, προκειµένου να επιταχύνετε τη διαδικασία, να πληκτρολογήσετε µόνο τα απαραίτητα στοιχεία των εκπαιδευοµένων (Επώνυµο, Σεµινάριο, Τµήµα και ίδακτρα) και να συµπληρώσετε αργότερα τα υπόλοιπα στοιχεία της καρτέλας τους. (Λεπτοµέρειες θα βρείτε στην παράγραφο 3.1) 2.3. Η χρήση του IRIS κατά τη διάρκεια της χρονιάς Μετά από τα βήµατα που περιγράψαµε στις προηγούµενες σελίδες αρχίζουν οι καθηµερινές εργασίες του IRIS, π.χ. η πληρωµή των διδάκτρων, η καταχώριση των απουσιών, η εισαγωγή βαθµών, τα ειδοποιητήρια των απουσιών, η εκτύπωση των δελτίων προόδου κτλ. Απουσίες Το IRIS σας δίνει τη δυνατότητα να καταχωρίσετε τις απουσίες είτε ανά εκπαιδευόµενο είτε ανά τµήµα ή ακόµη και ανά σεµινάριο. Επιλέγοντας το 26

27 Κεφάλαιο 2 ο Η Αρχική Οργάνωση του IRIS αντίστοιχο στοιχείο (Εκπαιδευόµενο, Τµήµα, ή Σεµινάριο) και χωρίς να κλείσουµε το παράθυρο, από την επιλογή: Αρχεία Εκπαιδευόµενοι Απουσίες (ή αντίστοιχα από τις επιλογές Αρχεία Σεµινάρια Απουσίες & Αρχεία Τµήµατα Απουσίες) καταχωρούµε το σύνολο των απουσιών, καθώς επίσης και δικές µας παρατηρήσεις για το ποιες είναι δικαιολογηµένες και ποιες αδικαιολόγητες παρατηρήσεις ή/και ανάλυση για τις απουσίες καθώς και αν αυτές οφείλονται σε καθυστέρηση του εκπαιδευοµένου. Βαθµοί Η καταχώριση των βαθµών γίνεται ακριβώς µε τον ίδιο τρόπο. Όπως και στην καταχώριση των απουσιών, έτσι και εδώ έχετε τη δυνατότητα να εισάγετε τους βαθµούς µε τους προηγούµενους τρεις τρόπους (είτε ανά εκπαιδευόµενου είτε ανά τµήµα είτε τέλος ανά σεµινάριο). Πληρωµή ιδάκτρων Από την επιλογή αυτή καταχωρούνται οι πληρωµές των διδάκτρων των εκπαιδευοµένων. Μόλις επιλέξετε τον εκπαιδευόµενο εµφανίζονται στις 3 καρτέλες της οθόνης τα συµφωνηθέντα δίδακτρα, τα πληρωθέντα και την πληρωµή τρέχουσας δόσης. Έσοδα και Έξοδα Το IRIS υποστηρίζει ένα πλήρες σύστηµα εσόδων και εξόδων µε πολύτιµη στατιστική πληροφόρηση για τον επιχειρηµατία. Τα µεν έσοδα παρακολουθούνται αυτόµατα από τις καταβολές των διδάκτρων, ενώ τα έξοδα για να καταχωρηθούν πρέπει πρώτα να οργανωθούν οι αντίστοιχες κατηγορίες από την επιλογή:αρχεία Λογαριασµοί Οι εκτυπώσεις του IRIS Οποιαδήποτε χρονική στιγµή επιθυµείτε µπορείτε να έχετε διάφορες καταστάσεις και πληροφορίες από τη δεύτερη κύρια επιλογή Εκτυπώσεις, η οποία ουσιαστικά αξιοποιεί το IRIS, αφού µετατρέπει τα δεδοµένα που εισάγετε σε πληροφορίες. Οι εργασίες αυτής της οµάδας περιλαµβάνουν από τις απλές καταστάσεις των εκπαιδευοµένων ή εργαζοµένων ως και την εκτύπωση δελτίων προόδου. Τα αντίγραφα ασφαλείας (backup) Τέλος, απαραίτητη καθηµερινή διαδικασία αποτελεί η δηµιουργία των αντιγράφων ασφαλείας των στοιχείων που εισάγετε στο πρόγραµµα (λειτουργία Backup). Θεωρούµε ότι είναι η σηµαντικότερη λειτουργία του IRIS, µολονότι οι χρήστες των µηχανογραφικών συστηµάτων συχνά υποβαθµίζουν τη σηµασία της και την αµελούν. Σε επόµενο κεφάλαιο υπάρχει εκτενής αναφορά στο Backup, την οποία πρέπει να διαβάσετε προσεκτικά. Τεχνικές λεπτοµέρειες για την εντολή Backup θα βρείτε επίσης σε οποιοδήποτε εγχειρίδιο για τα Windows. 27

28 Κεφάλαιο 3 3. Οι επιλογές των Αρχείων Στο κεφάλαιο αυτό περιγράφονται οι λειτουργίες του IRIS µία προς µία. Θα αποτελέσει τον αναλυτικό σας οδηγό µέχρι να κατανοήσετε πλήρως ολόκληρο το πρόγραµµα Αρχεία Εκπαιδευόµενοι Η περιγραφή των λειτουργιών του προγράµµατος στο κεφάλαιο αυτό γίνεται µε τη σειρά που εµφανίζονται στο menu του IRIS και όχι µε τη χρονική σειρά που θα τις χρησιµοποιήσετε. Αυτός είναι ο ευκολότερος τρόπος για να εντοπίζετε αµέσως την επεξήγηση της επιλογής που σας ενδιαφέρει Γενικά Στοιχεία Μόλις ενεργοποιήσετε την επιλογή Αρχεία Εκπαιδευόµενοι Γενικά Στοιχεία εµφανίζονται τα Φίλτρα Επιλογής. Σας συµβουλεύουµε να µην αλλάξετε τις προτεινόµενες τιµές των φίλτρων επιλογής όταν εισάγετε νέους εκπαιδευόµενους, αλλά να κάνετε κατευθείαν κλικ στο κουµπί Συνέχεια. Ο χειρισµός των φίλτρων επιλογής έχει ως εξής: Φίλτρα Επιλογής Ταξινόµηση Μπορείτε να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους ταξινοµηµένους είτε Αλφαβητικά είτε ανά Σεµινάριο είτε ανά Τµήµα είτε τέλος ανά Μαθητολόγιο.

29 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Αν επιλέξετε ταξινόµηση Ανά Σεµινάριο, έχετε τη δυνατότητα να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους ορισµένων µόνο σεµιναρίων, κάνοντας κλικ στο κουµπί Σεµινάρια και επιλέγοντας αυτά που θέλετε. Αν επιλέξετε ταξινόµηση Ανά Τµήµα, µπορείτε να εµφανίσετε τους εκπαιδευόµενους ορισµένων µόνο τµηµάτων. Αυτό γίνεται κάνοντας κλικ στο κουµπί Τµήµατα και επιλέγοντας τα τµήµατα που θέλετε. Σε περίπτωση που θέλετε όλα τα τµήµατα ενός µόνο σεµιναρίου, κάντε κλικ στο κουµπί Σεµινάρια και επιλέξτε το σεµινάριο που θέλετε. Μπορείτε να επιλέξετε όλα τα Σεµινάρια ή τα Τµήµατα κάνοντας δεξί κλικ στην λευκή περιοχή. Το ίδιο ισχύει και στις εκτυπώσεις. Επιλέγοντας ταξινόµηση Αλφαβητικά, τότε εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι µε αλφαβητική σειρά. Αν επιλέξετε ταξινόµηση Ανά Μαθητολόγιο, τότε εµφανίζονται οι εκπαιδευόµενοι σύµφωνα µε τον αριθµό µαθητολογίου τους, διατεταγµένοι σε αύξουσα σειρά Εκπαιδευόµενοι Με ιακοπή Μπορείτε να εµφανίσετε µόνο τους εκπαιδευόµενους που έχουν διακόψει τη φοίτηση (Ναι) ή µόνο αυτούς που δεν έχουν διακόψει τη φοίτηση (Όχι) ή, το συνηθέστερο, όλους τους εκπαιδευόµενους (Όλοι οι εκπαιδευόµενοι). Εκπαιδευόµενοι που περάτωσαν την φοίτησή τους Μπορείτε να εµφανίσετε µόνο τους εκπαιδευόµενους που έχουν ολοκληρώσει τη φοίτηση (Ναι) ή µόνο αυτούς που δεν έχουν ολοκληρώσει τη φοίτηση (Όχι) ή το συνηθέστερο όλους τους εκπαιδευόµενους (Όλοι οι εκπαιδευόµενοι). Αφού τελειώσετε µε τα στοιχεία του Φίλτρου Επιλογής κάντε κλικ στο κουµπί Συνέχεια και αµέσως εµφανίζεται η κυρίως οθόνη µε τους εκπαιδευόµενους. Για να εισάγετε ένα νέο εκπαιδευόµενο κάντε κλικ στο κουµπί Νέα Εγγραφή. Για να διορθώσετε τα στοιχεία ενός εκπαιδευόµενου φωτίστε το όνοµά του και κάντε κλικ στο κουµπί ιόρθωση. Για να διαγράψετε κάποιον εκπαιδευόµενο επιλέξτε τον και κάντε κλικ στο κουµπί ιαγραφή. Από εδώ µπορείτε να εκτυπώσετε αίτηση εγγραφής για όποιον εκπαιδευόµενο θέλετε, αρκεί να φωτίσετε την εγγραφή του στη λίστα και να επιλέξετε το κουµπί Αίτηση. Το ίδιο ισχύει και στην περίπτωση που θέλετε να εκτυπώσετε την κάρτα διδάκτρων κάποιου εκπαιδευόµενου. Εδώ, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο κουµπί Κάρτα. Κάνοντας κλικ στο κουµπί Υποψήφιοι, βλέπετε σε ένα νέο παράθυρο όλους τους υποψήφιους εκπαιδευόµενους του εκπαιδευτηρίου σας. Επιλέγοντας έναν από αυτούς και κάνοντας κλικ στο κουµπί Επανεγγραφή, τον εγγράφετε αυτόµατα στην τρέχουσα περίοδο, χωρίς να χρειαστεί να πληκτρολογήσετε πάλι τα στοιχεία του. Τέλος, για να επιστρέψετε στα φίλτρα επιλογής των γενικών στοιχείων των εκπαιδευοµένων, κάντε κλικ στο κουµπί Φίλτρα. Η οθόνη των στοιχείων του εκπαιδευόµενου εκτείνεται σε 9 καρτέλες: Αναλυτικά, στην πρώτη καρτέλα που εµφανίζεται συµπληρώνετε τα Ατοµικά Στοιχεία του εκπαιδευόµενου, όπως το επώνυµο, το όνοµα, το φύλο, το γένος, τη διεύθυνση, τα τηλέφωνα, το έτος γέννησης, το επίπεδο µόρφωσης, το επάγγελµα, τη φωτογραφία του (µε τη χρήση ενός scanner) κτλ. 29

30 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Στη δεύτερη καρτέλα µε τίτλο Στοιχεία Εταιρίας, έχετε τη δυνατότητα να δηλώσετε από ποια εταιρεία προέρχεται ο κάθε εκπαιδευόµενος και ποια ιδιότητα έχει σ αυτήν. Αυτό θα το πετύχετε επιλέγοντας το όνοµα της εταιρείας από το πεδίο Εταιρίες (αφού βέβαια έχετε εισάγει τα στοιχεία της Εταιρείας από την επιλογή Άλλες Λειτουργίες Εταιρίες). Αν θέλετε και να εκτυπώσετε απόδειξη για τον συγκεκριµένο εκπαιδευόµενο στο όνοµα της εταιρείας, τότε θα πρέπει να δηλώσετε ΝΑΙ στο πεδίο Εταιρική Απόδειξη. Στην τρίτη καρτέλα, µε τίτλο Εγγραφές, καταχωρείτε τον εκπαιδευόµενο σε Σεµινάριο και σε Τµήµα. Ο αριθµός µαθητολογίου του εκπαιδευόµενου καταχωρείται αυτόµατα. Έχετε τη δυνατότητα να γράψετε τον εκπαιδευόµενο σε περισσότερα από ένα σεµινάρια (έως δέκα). Μπορεί εποµένως ο εκπαιδευόµενος να εµφανίζεται µε διαφορετικό αριθµό µαθητολογίου. Τα επόµενα πεδία της καρτέλας αφορούν την ηµεροµηνία εγγραφής του και την έναρξη των µαθηµάτων (η τελευταία ηµεροµηνία συµπληρώνεται αυτόµατα από το πρόγραµµα). Μπορείτε επίσης να σηµειώσετε την ηµεροµηνία διακοπής φοίτησης του εκπαιδευοµένου καθώς και κάποια σχόλια για την εγγραφή του ή τη διακοπή του. Καταχωρώντας τον εκπαιδευόµενο σε σεµινάριο, καταχωρείται αυτόµατα και ο Λογαριασµός Ταµείου που έχετε ορίσει για το συγκεκριµένο σεµινάριο. Στην επόµενη καρτέλα, µε τίτλο ίδακτρα, ορίζετε το ποσό των διδάκτρων που θα πρέπει να καταβάλλει ο εκπαιδευόµενος. Στο σηµείο αυτό µπορείτε να δηλώσετε αν ο εκπαιδευόµενος έχει µικρότερη χρονική διάρκεια φοίτησης, καθώς και την έκπτωση που θα του κάνετε στον. Υπάρχουν τρεις τρόποι για να πραγµατοποιηθεί αυτό: 1) Με δήλωση Ποσοστιαίας Έκπτωσης, 2) ίνοντας το ποσό της έκπτωσης σε ευρώ (Συνολική) και 3) ίνοντας το ποσό που θα αφαιρεθεί από κάθε δόση (Ανά όση). Ο τρόπος εφαρµογής της έκπτωσης ορίζεται από την επιλογή Οι εκπτώσεις να γίνονται από την, της πρώτης καρτέλας της επιλογής Αρχεία Άλλε Λειτουργίε Παράµετροι Συστήµατο ). Εδώ µπορείτε να εισάγετε και την αιτιολογία της έκπτωσης. Στο κάτω µέρος του παραθύρου υπάρχουν τρία διαδοχικά πεδία µε τίτλο Εγγραφή / Μηνιαία / Άλλα. Σε αυτά αντίστοιχα εµφανίζεται το ποσό της εγγραφής που πιθανώς να υπάρχει, ο Μέσος Όρος των µηνιαίων δόσεων και το ποσό των άλλων δόσεων που πρέπει να καταβληθεί σε περίπτωση που έχετε ορίσει δόσεις αυτού του είδους, όπως για παράδειγµα δόσεις για τα εξέταστρα. Στο πεδίο Συµφωνία ιδάκτρων έχετε τη δυνατότητα να δείτε είτε το Συνολικό ιακανονισµό του εκπαιδευόµενου είτε τα δίδακτρα κάθε σεµιναρίου χωριστά. Το ποσό των διδάκτρων υπολογίζεται αυτόµατα από το πρόγραµµα και εµφανίζεται στο διπλανό πίνακα. Εάν κάνετε κλικ στο κουµπί όσεις Σεµιναρίου µπορείτε να τροποποιήσετε τον αριθµό των δόσεων (έως 36), ενώ στο διάλογο που εµφανίζεται µπορείτε να ορίσετε και το ποσό της προκαταβολής (αν το σεµινάριο δεν έχει εγγραφή). Αν ο 30

31 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων εκπαιδευόµενος παρακολουθεί σεµινάριο που έχει δηλωθεί ως ατοµικό µάθηµα, τότε εµφανίζεται και το πεδίο Ώρες Ατοµικών Μαθηµάτων, στο οποίο πληκτρολογείτε το σύνολο των ωρών που θα κάνει ο εκπαιδευόµενος, έτσι ώστε να βγει αυτόµατα το σύνολο διδάκτρων. Τέλος, κάνοντας κλικ στο κουµπί Μεταφορά ιδάκτρων Σεµιναρίου µπορείτε να εµφανίσετε τα δίδακτρα της σεµιναρίου ακριβώς όπως τα έχετε ορίσει στο παράθυρο σεµιναρίου. Το κουµπί αυτό χρησιµεύει σε περίπτωση που έχετε κάνει κάποιες αλλαγές στις δόσεις σεµιναρίου, όπως εµφανίζονται στην καρτέλα ίδακτρα του εκπαιδευοµένου και θέλετε να επαναφέρετε τις προκαθορισµένες τιµές των δόσεων. Στην συνέχεια, η καρτέλα µε τίτλο Ερωτηµατολόγιο, µπορείτε να εισάγετε τις απαντήσεις του εκπαιδευοµένου σε ερωτήσεις που µπορείτε να κάνετε σχετικά µε τους λόγους που επέλεξε την εταιρία σας και µε ποιον τρόπο ενηµερώθηκε για την ύπαρξή της. Για να επιλέξετε µια απάντηση θα πρέπει να έχετε ορίσει τις ερωτήσεις και τις προτεινόµενες απαντήσεις από την επιλογή Αρχεία Άλλες Λειτουργίες Ελεύθερα Πεδία. Στην επόµενη καρτέλα, µε τίτλο Αξιολόγηση Εταιρίας, µπορείτε να εισάγετε τις απαντήσεις του εκπαιδευοµένου σχετικά µε το πώς αξιολογεί την εταιρία και τις σηµειώσεις του. Για να επιλέξετε µια απάντηση θα πρέπει να έχετε ορίσει τις ερωτήσεις και τις προτεινόµενες απαντήσεις από την επιλογή Αρχεία Άλλες Λειτουργίες Ελεύθερα Πεδία. Στην καρτέλα, µε τίτλο Παρατηρήσεις, εισάγετε τις παρατηρήσεις που αναφέρονται στο ωρολόγιο πρόγραµµα του εκπαιδευόµενου και γενικές παρατηρήσεις. Στην επόµενη καρτέλα µε τίτλο Άλλα, δηλώνετε το ΑΦΜ και την ΟΥ του εκπαιδευοµένου,τον κωδικό του, σηµειώσεις, κάποια στοιχεία που αφορούν την πιστωτική κάρτα του, όπως τον τύπο της, τον αριθµό της, την ηµεροµηνία λήξης, καθώς και την τράπεζα στην οποία ανήκει. Στην τελευταία καρτέλα ορίζουµε τον Κηδεµόνα και τον Υπόχρεο Καταβολής ιδάκτρων. Στην Αριστερή πλευρά της καρτέλας συµπληρώνουµε τα ατοµικά στοιχεία Κηδεµόνα όπως το επώνυµο, το όνοµα, τη διεύθυνση, τα τηλέφωνα, το επίπεδο µόρφωσης, το επάγγελµα κτλ. Στην δεξιά πλευρά, υπάρχει η δυνατότητα για τη συµπλήρωση των στοιχείων του Υπόχρεου Καταβολής ιδάκτρων. Στην καρτέλα µπορούν να επιλεχθούν µέχρι δυο (2) διαφορετικοί µεταξύ τους υπόχρεοι. Επίσης γίνεται έλεγχος ορθότητας του Α.Φ.Μ. στην φόρµα συµπλήρωσης του Υπόχρεου. 31

32 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Αφού συµπληρώσετε όσα στοιχεία σας ενδιαφέρουν από στις 9 καρτέλες, καταχωρείτε τον εκπαιδευόµενο µε το κουµπί Αποθήκευση. Ακολουθείτε τα ίδια βήµατα και για τους υπόλοιπους εκπαιδευόµενους. Σε περίπτωση που θελήσετε να αναβάλλετε την εισαγωγή των στοιχείων επιλέξτε Ακύρωση. Ολοκληρώνοντας την εισαγωγή των εκπαιδευοµένων, είστε έτοιµοι να ξεκινήσετε τις καθηµερινές λειτουργίες του προγράµµατος που σχετίζονται µε τους εκπαιδευόµενους Πληρωµή ιδάκτρων Η επιλογή αυτή είναι ενεργοποιηµένη µόνο όταν είναι ανοιχτό το παράθυρο Γενικά Στοιχεία Εκπαιδευοµένων. Αρχεία Εκπαιδευόµενοι Πληρωµή ιδάκτρων Από την επιλογή αυτή ανοίγει το παράθυρο µε τα οικονοµικά στοιχεία που αφορούν τον εκπαιδευόµενο. Το παράθυρο αυτό αποτελείται από 3 καρτέλες: Αναλυτικά η πρώτη καρτέλα, µε τίτλο Συµφωνηθέντα ίδακτρα, δείχνει το διακανονισµό που έχετε κάνει µε τον εκπαιδευόµενο και το ποσό που οφείλει. Η δεύτερη καρτέλα, µε τίτλο Πληρωθέντα ίδακτρα, δείχνει τα δίδακτρα που σας έχει ήδη καταβάλλει ο εκπαιδευόµενος, την ηµεροµηνία πληρωµής τους, τον αριθµό και τη σειρά της αντίστοιχης απόδειξης ή τιµολογίου, το ποσό που πληρώθηκε, την αιτιολογία καθώς και τον τρόπο πληρωµής του παραστατικού, την τάξη στην οποία αφορά, αλλά και τον Υπόχρεο καταβολής διδάκτρων που έχετε ορίσει. Ακόµα όπως θα παρατηρήσετε αργότερα µε τη χρήση του παραθύρου της πληρωµής διδάκτρων, οι διαφορετικοί τύποι των αποδείξεων εµφανίζονται µε διαφορετικά χρώµατα στην καρτέλα των Πληρωθέντων ιδάκτρων. ηλαδή, οι αποδείξεις παροχής υπηρεσιών και τα τιµολόγια παροχής υπηρεσιών εµφανίζονται µε µαύρο χρώµα, οι επί πιστώσει αποδείξεις και τα επί πιστώσει τιµολόγια παροχής υπηρεσιών µε κόκκινο χρώµα, οι αποδείξεις είσπραξης µε µπλε και οι αποδείξεις δαπάνης και πληρωµής καθώς και τα πιστωτικά τιµολόγια παροχής υπηρεσιών, µε ροζ. Αν φωτίσετε µια εγγραφή απόδειξης (χειρόγραφης) σε αυτό το παράθυρο και επιλέξετε ιόρθωση, τότε µπορείτε να διορθώσετε κάποια από τα στοιχεία της απόδειξης, όπως την ηµεροµηνία της, τον αριθµό της κλπ. Κάνοντας κλικ στο κουµπί ιαγραφή, διαγράφεται η επιλεγµένη απόδειξη, ενώ µε το κουµπί Ακυρωτικό µπορείτε να ακυρώσετε στο πρόγραµµα την απόδειξη που έχετε φωτίσει. Με το κουµπί Αντίγραφο µπορείτε να τυπώσετε αντίγραφο του παραστατικού που έχετε επιλέξει. Σηµειώνουµε εδώ ότι αντίγραφο µπορούµε να βγάλουµε µόνο στην περίπτωση που το εκπαιδευτήριο ΕΝ χρησιµοποιεί φορολογικό µηχανισµό και τα έντυπα που χρησιµοποιεί είναι ΚΙΝΗΤΑ ΦΥΛΛΑ, δηλαδή λευκές σελίδες Α4, οι οποίες συµπληρώνονται αυτόµατα από την εφαρµογή. Η τρίτη µπορεί να θεωρηθεί ως η σηµαντικότερη καρτέλα. Από εδώ µπορείτε να εκτυπώσετε ή να αποθηκεύσετε µια απόδειξη ή ένα τιµολόγιο. Για να γίνει αυτό θα πρέπει να επιλέξετε τύπο απόδειξης και στη συνέχεια να ελέγξετε αν τα προτεινόµενα στοιχεία που σας εµφανίζει η εφαρµογή και σχετίζονται µε την απόδειξη είναι τα επιθυµητά. Τα στοιχεία αυτά είναι η ηµεροµηνία της απόδειξης, η σειρά και ο αριθµός της, το ποσό, η αιτιολογία και ο τρόπος πληρωµής της. Αφού αποδεχθείτε ή διορθώσετε τα προτεινόµενα µπορείτε είτε να αποθηκεύσετε την απόδειξη είτε να την εκτυπώσετε. 32

33 Κεφάλαιο 3 ο Οι Επιλογές των Αρχείων Επίσης, σε αυτό το σηµείο και από το αντίστοιχο πεδίο µπορείτε να επιλέξετε και τον υπόχρεο ο οποίος καταβάλει το ποσό πληρωµής. Η εφαρµογή προτείνει τον 1 ο υπόχρεο που έχετε καταχωρήσει στην αντίστοιχη καρτέλα του εκπαιδευόµενου και έχετε την δυνατότητα να τον αλλάξετε επιλέγοντας τον 2 ο υπόχρεο. Τέλος, στην ίδια καρτέλα µπορείτε κάνοντας κλικ στο κουµπί Ρέστα και εισάγοντας το σύνολο των χρηµάτων που σας δίνει ο πελάτης, να δείτε ποιο είναι το ποσό (αν υπάρχει) που θα πρέπει να του επιστρέψετε. Σηµείωση: Για να εµφανιστεί το κουµπί Εκτύπωση θα πρέπει να έχετε δηλώσει ότι εκτυπώνετε αποδείξεις στο σταθµό µε τον οποίο έχετε µπει στο πρόγραµµα. Αυτό γίνεται από την επιλογή: Αρχεία Σταθµοί Εργασία φωτίζοντας το σταθµό που θέλετε και κάνοντας κλικ στο κουµπί ιόρθωση. Κατόπιν δηλώνετε ΝΑΙ στο πεδίο Τυπώνει ο Σταθµός Αποδείξεις, ενώ στο επόµενο πεδίο δηλώνετε τον εκτυπωτή που χρησιµοποιείτε Απουσίες Η επιλογή αυτή αποτελεί τον πρώτο τρόπο καταχώρισης των απουσιών. Ενεργοποιείται µόνο αφού ανοίξετε τα Γενικά Στοιχεία Εκπαιδευοµένων, φωτίσετε τον εκπαιδευόµενο που θέλετε και, χωρίς να κλείσετε το παράθυρο των γενικών στοιχείων, επιλέξετε: Αρχεία Εκπαιδευόµενοι Απουσίες Στο παράθυρο που εµφανίζεται κάντε κλικ στο κουµπί ιόρθωση και πληκτρολογείστε την ηµεροµηνία στην οποία θέλετε να καταχωρίσετε τις απουσίες. Το µόνο που έχετε να κάνετε είναι να µετακινηθείτε στην τρίτη στήλη και να δηλώσετε το σύνολο των απουσιών που έκανε την ηµέρα αυτή ο εκπαιδευόµενος. Συνεχίζοντας δηλώνετε πόσες από αυτές είναι δικαιολογηµένες και ποιος τις δικαιολογεί. Αν δικαιολογούνται από γιατρό ή κηδεµόνα, τότε γράφετε στο αντίστοιχο κουτάκι της πέµπτης στήλης (µε τίτλο Ανάλυση) γιατρός ή κηδεµόνας αντίστοιχα. Στην τελευταία στήλη, µε τίτλο Παρατηρήσεις, συµπληρώνετε τις σηµειώσεις σας για την απουσία του εκπαιδευόµενου. Αν στο πεδίο Παρακολούθηση Απουσιών Ανά Μάθηµα της 2 ης καρτέλας της επιλογής Αρχεία Άλλε Λειτουργίε Παράµετροι Συστήµατο έχετε επιλέξει Ναι, τότε στο παράθυρο των απουσιών εµφανίζεται ένα επιπλέον πεδίο, µε τίτλο Μαθήµατα. Από αυτό το πεδίο µπορείτε να επιλέξετε το µάθηµα της τάξης του εκπαιδευοµένου, στην ώρα του οποίου αυτός απουσίαζε. Από το κουµπί Σύνολα µπορείτε να δείτε τις απουσίες των εκπαιδευοµένων που αφορούν όλους τους µήνες και όλες τις ηµέρες. 33

34 Οι Επιλογές των Αρχείων Κεφάλαιο 3 ο Σηµείωση: Μην ξεχνάτε όµως ότι για να έχετε τη δυνατότητα να καταχωρίσετε τις απουσίες, τις πληρωµές διδάκτρων κτλ. θα πρέπει να έχετε ανοιχτό το παράθυρο των γενικών στοιχείων των εκπαιδευοµένων. Το Iris κάνει αυστηρό έλεγχο στην εισαγωγή των απουσιών, έτσι ώστε να µη δώσετε ηµεροµηνία που δεν αντιστοιχεί στην ενεργή περίοδο. Αν µετά την εισαγωγή της ηµεροµηνίας των απουσιών εµφανιστεί το µήνυµα: Λανθασµένη Ηµεροµηνία! Παρακαλώ ιορθώστε, τότε έχετε δώσει ηµεροµηνία εκτός των ορίων της περιόδου. Από την επιλογή: Αρχεία Σεµινάρια Γενικά Στοιχεία και από την καρτέλα Βαθµολογικέ Περίοδοι ελέγξτε το εύρος των βαθµολογικών περιόδων Βαθµοί Όπως στις απουσίες, έτσι και στους βαθµούς πρέπει να φωτίσετε τον εκπαιδευόµενο που θέλετε, έχοντας ανοιχτό το παράθυρο των Γενικών Στοιχείων του και να επιλέξετε: Αρχεία Εκπαιδευόµενοι Βαθµοί Στην οθόνη που εµφανίζεται βλέπετε τον εκπαιδευόµενο, το σεµινάριο, το τµήµα του και τη βαθµολογική περίοδο που θα αφορούν οι βαθµοί. Επίσης, µπορείτε να δηλώσετε αν θα εµφανιστούν τα µαθήµατα που δεν παρακολουθεί ο εκπαιδευόµενος και αν θέλετε να εµφανίζονται και τα σχόλια των βαθµών. Στα µαθήµατα που εµφανίζονται πληκτρολογείτε τους βαθµούς του εκπαιδευοµένου (αφού έχετε κάνει κλικ στο κουµπί ιόρθωση) για την περίοδο που ορίσατε. Σε περίπτωση που πληκτρολογήσετε λανθασµένη βαθµολογία, το πρόγραµµα δε θα τη δεχθεί και θα επαναφέρει την τελευταία σωστή βαθµολογία. Για να αναιρέσετε κάποιο βαθµό, θα πρέπει να πληκτρολογήσετε µηδέν ή να τον σβήσετε µε το πλήκτρο DELETE (οπότε πάλι θα εµφανιστεί το µηδέν). Για το Iris το µηδέν σηµαίνει ότι δεν έχει βαθµολογηθεί το συγκεκριµένο µάθηµα. Τελειώνοντας την καταχώριση των βαθµών, κάντε κλικ στο κουµπί Αποθήκευση για να αποθηκευτούν οι βαθµοί στο πρόγραµµα. Από τα κουµπιά που βρίσκονται δεξιά και αριστερά του ονόµατος του εκπαιδευόµενου µεταφέρεστε σε επόµενο ή προηγούµενο εκπαιδευόµενο. 34