Διοίκηση. Τουριστικών Επιχειρήσεων. Κεφάλαιο. Το προφίλ του επιχειρηματία και οι περιορισμοί της τουριστικής επιχειρηματικής δραστηριότητας

Transcript

1 Διοίκηση Τουριστικών Επιχειρήσεων ΜΑΡΚΕΛΛΑ ΤΟΜΑΖΟΥ Δομή Λειτουργίας Τουριστικών Επιχειρήσεων Οικονομική οργάνωση τουριστικών επιχειρήσεων Περιουσία της επιχείρησης Το σύνολο των εγκαταστάσεων, και αγαθών που διαθέτει η τουριστική επιχείρηση ονομάζεται περιουσία. Κεφάλαιο Η περιουσία είναι προϊόν της επένδυσης των κεφαλαίων, τα οποία μπορεί να προέρχονται από αυτοχρηματοδότηση, από δανεισμό ή από αδιανέμητα κέρδη. Κεφάλαιο, λοιπόν είναι η έκφραση της περιουσίας σε χρήμα. Κεφάλαιο Το κεφάλαιο μπορεί ν αναλυθεί σ αυτό που απασχολείται από τα πάγια περιουσιακά στοιχεία και λέγεται διαρκές κεφάλαιο, και σ αυτό που ασχολείται από τα κυκλοφορούντα αγαθά και λέγεται κεφάλαιο κίνησης. Η σχέση διαρκούς κεφαλαίου και κεφαλαίου κίνησης παίζει σημαντικό ρόλο στις τουριστικές επιχειρήσεις. Ο ρόλος της σχέσης αυτής αλλάζει στους διαφορετικούς τύπους επιχειρήσεων. Κεφάλαιο Πάγια Περιουσιακά Στοιχεία Κεφάλαιο Το προφίλ του επιχειρηματία και οι περιορισμοί της τουριστικής επιχειρηματικής δραστηριότητας Κυκλοφορούντα αγαθά (κεφάλαιο κίνησης) 1

2 Η επιχειρηματική δραστηριότητα Η επιχειρηματική δραστηριότητα στον τουρισμό κινείται μέσα σε ορισμένα πλαίσια, που τα οριοθετούν εξωτερικοί παράγοντες όπως : Η κρατική μέριμνα και επέμβαση (νόμοι, εφορία, ΙΚΑ, κλπ) Οι τουριστικοί πόροι που έχουν ορισμένα όρια Οι διαμορφωμένες αγορές που λειτουργούν με συγκεκριμένους κανόνες ( εργασίας, αναλωσίμων, τουριστικές αγορές κλπ). Για παράδειγμα π.χ. μια καμαριέρα καθαρίζει 15 δωμάτια το πολύ, διότι έτσι συνηθίζεται. Πέρα απ αυτές τις γνωστές αγορές της οικονομίας υπάρχουν κι άλλες αγορές που λειτουργούν αόρατα, αλλά κοστίζουν ορατά, όπως είναι η αγορά ασφαλείας ( προστασίας), η αγορά εξασφάλισης δημοσίων προνομίων κλπ. Διάφορα δοκιμασμένα συστήματα ( π.χ. ένα ξενοδοχείο συνήθως λειτουργεί με το ελβετικό σύστημα) Ο ανταγωνισμός κλπ. Για ν αντιμετωπιστούν αυτές και άλλες δυσκολίες που προέρχονται από το περιβάλλον, είναι απαραίτητο να υπάρχει ικανοποιητικού επιπέδου εσωτερική οργάνωση. Η επιχειρηματική τόλμη Καθοριστικής σημασίας επιχειρηματικό χαρακτηριστικό είναι η τόλμη. Πολλοί άνθρωποι φιλοδοξούν να κάνουν επιχειρήσεις αλλά δεν το τολμούν. Η επιχειρηματική τόλμη έχει δυο αφετηρίες που μπορούν να διακριθούν σε 2 είδη: Η επιχειρηματική τόλμη της γνώσης Ο επιχειρηματίας ερευνά και ανιχνεύει τις ευκαιρίες της αγορά εντοπίζει μια επιχειρηματική ευκαιρία την εκτιμά και τελικά εφ όσον πείθεται για τις προοπτικές αναπτύσσει επιχειρηματική δράση. Η επιχειρηματική τόλμης της άγνοιας Ο επιχειρηματίας δεν ερευνά τις ευκαιρίες της αγορά αλλά όταν του παρουσιαστεί η επιχειρηματική πιθανότητα λειτουργεί αυθόρμητα και αναπτύσσει επιχειρηματική δράση. Δεν στηρίζεται στις πληροφορίες και στη μελέτη αλλά περισσότερο στο ένστικτο και την αισιοδοξία του. Υπάρχουν τρείς τύποι επιχειρηματιών Οι επιστήμονες. Οι επιχειρηματίες αυτοί είναι ευαίσθητοι στα μηνύματα της αγοράς. Αντιλαμβάνονται τις ευκαιρίες που παρουσιάζονται και δρουν για να τις εκμεταλλευθούν. Αντιλαμβάνονται τους κινδύνους που απειλούν την επιχείρησή τους και αντιδρούν ώστε να τους αποφύγουν. Γνωρίζουν τη θέση της επιχείρησης και προσπαθούν συστηματικά να τη βελτιώσουν. Οι αναποτελεσματικοί επιστήμονες. Οι επιχειρηματίες αυτοί προσπαθούν να αποκρυπτογραφήσουν τα μηνύματα της αγοράς, αλλά συνήθως σφάλλουν με αποτέλεσμα να αναπτύσσουν δράση μεν, αλλά τις περισσότερες φορές προς το λάθος κατεύθυνση. Οι τυφλοί. Οι επιχειρηματίες αυτοί δεν λαμβάνουν μηνύματα από την αγορά. Οι επιχειρήσεις τους δεν εξελίσσονται και κινδυνεύουν να γεράσουν και να πεθάνουν πρόωρα. Η επιχειρηματική δραστηριότητα δεν απαιτεί μεταφυσικές ιδιότητες, αλά απαιτεί ρεαλισμό, κοινό νου και δράση. Η λογιστική λειτουργία Η λογιστική αποτελεί ένα δυναμικό εργαλείο της διοίκησης επιχειρήσεων. Οι διάφορες επιχειρήσεις και μεταξύ αυτών και οι τουριστικές, έχουν οικονομικούς σκοπούς. Οι μεταβολές των οικονομικών μεγεθών που τις αφορούν αποτελούν χώρους οι οποίοι απαιτούν έρευνα και παρακολούθηση. Συχνά όμως υπάρχουν στόχοι οι οποίοι συγκρούονται και δημιουργούν την ανάγκη λήψης αποφάσεων οικονομικής φύσης. Έτσι, για παράδειγμα, η ανάγκη ανανέωσης των σκευών ενός εστιατορίου απαιτεί την απόφαση για ένα σημαντικό έξοδο. Πρέπει να υπολογιστεί, λοιπόν, αν το έξοδο αυτό θ αποφέρει κάποιο μεγαλύτερο έσοδο. Η αποτελεσματικότητα μιας επιχείρησης δεν μεγιστοποιείται πάντα με την αύξηση της παραγωγικότητας. Ένα εστιατόριο, για παράδειγμα, πιθανόν να μην κερδίζει περισσότερα αν είναι συνεχώς γεμάτο με πελάτες, διότι τότε αυξάνεται υπέρμετρα το κόστος προσωπικού. Πρέπει, λοιπόν, σε κάθε είδους επιχείρηση να υπολογίζεται σε ποιο επίπεδο παραγωγής μεγιστοποιείται το κέρδος. Κάθε απόφαση στον κόσμο των επιχειρήσεων κρύβει πίσω της κάποιους αριθμούς. Οι αριθμοί αυτοί αποτελούν αντικείμενο της οικονομικής επιστήμης. Για να λαμβάνει αποφάσεις η διοίκηση, πρέπει να υπάρχουν πληροφορίες που αντλούνται συστηματικά μέσα στο χρόνο, συγκροτημένες και σίγουρε. Η λογιστική λειτουργία αναλαμβάνει να οργανώσει ένα σύστημα παρακολούθησης των μεταβολών των οικονομικών μεγεθών της επιχείρησης. 2

3 Συστήματα λογιστικής λειτουργίας Υπάρχουν δύο συστήματα με τα οποία μπορεί να οργανωθεί η λογιστική λειτουργία: Το κλασικό σύστημα Το αυτόματο σύστημα Ο επιχειρησιακός λογισμός Το κλασικό σύστημα Το κλασικό σύστημα, που ακολουθεί την παρακάτω σειρά συγκέντρωσης των πληροφοριών: Καθορισμός κι επιλογή των γεγονότων που μεταβάλλουν τα οικονομικά μεγέθη της επιχείρησης. Καταχώρηση των γεγονότων με χρονολογική σειρά. Ομαδοποίηση των πληροφοριών κατά κατηγορία οικονομικού μεγέθους ή φύση οικονομικής πράξης. Ανάλυση των μεταβολών των οικονομικών μεγεθών και σύγκριση αυτών μεταξύ τους. Μεταβίβαση των πληροφοριών στους φορείς διοίκησης. Το αυτόματο σύστημα Το αυτόματο σύστημα ακολουθεί την παρακάτω σειρά συγκέντρωσης των πληροφοριών. Καθορισμός κι επιλογή των γεγονότων. Καταχώριση των γεγονότων αυτών στον ηλεκτρονικό υπολογιστή. Εντολή στον ηλεκτρονικό υπολογιστή για ομαδοποίηση, άθροιση, προσδιορισμό υπολοίπων και σύγκριση των πληροφοριών. Μεταβίβαση των πληροφοριών στους φορείς διοίκησης στην επιθυμητή διάταξη και μορφή. Ο επιχειρησιακός λογισμός Ο επιχειρησιακός λογισμός, δηλαδή η λογική του επιχειρηματία, αποτελεί ένα σύστημα γνώσεων το οποίο περιλαμβάνει τους κλάδους της λογιστικής, της λογιστικής κοστολόγησης, το πρότυπο κόστος, τη λειτουργική έρευνα και τη στατιστική. Η λογιστική αποτελεί μέσο το οποίο επιτυγχάνεται και διευκολύνεται: Ο προσδιορισμός της χρηματοοικονομικής κατάστασης των επιχειρήσεων, δηλαδή της περιουσιακής και κεφαλαιουχικής τους διάρθρωσης. Η συστηματική παρακολούθηση των χρηματοοικονομικών γεγονότων των επιχειρήσεων, ώστε να καθίσταται δυνατή η εξεύρεση των επιδράσεων τους στην περιουσία και στις πηγές προέλευσης τους. Ο προσδιορισμός των οικονομικών αποτελεσμάτων από τη δράση των επιχειρήσεων ( κέρδος ή ζημιά) Η ενημέρωση των ενδιαφερόμενων πιστωτών, προμηθευτών, κοινού κλπ για τα αποτελέσματα που επιτεύχθηκαν από τις επιχειρήσεις μέσα σε μια χρονική περίοδο ( δημοσίευση ισολογισμών). Η εξεύρεση πληροφοριακών στοιχείων για τη διαμόρφωση σαφούς εικόνας της οικονομικής κατάστασης των επιχειρήσεων και τη λήψη ορθολογικών αποφάσεων σε θέματα που αφορούν χρηματοδοτήσεις, επενδύσεις, επεκτάσεις δραστηριοτήτων κλπ. Η εξεύρεση πληροφοριακών στοιχείων για την υποβοήθηση της ηγεσίας των επιχειρήσεων στον ορθό προγραμματισμό της χρήσης των διαθέσιμων μέσων και στο συγκριτικό έλεγχο της επίτευξης των προγραμματισθέντων στόχων και των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων. Ο υπολογισμός του ύψους των φορολογητέων ποσών, των αμοιβών προσωπικού κλπ. Η κοστολόγηση Η κοστολόγηση σαν διαδικασία προσδιορισμού του κόστους αναφέρεται: Στα αγαθά και στις υπηρεσίες που αγοράζονται. Στα αγαθά και στις υπηρεσίες που παράγονται. Στις δραστηριότητες που αναπτύσσονται από την οικονομική μονάδα και γενικά σε οποιαδήποτε οργανωτική υποδιαίρεση της οικονομικής μονάδας. 3

4 Η Αναλυτική Λογιστική εκμετάλλευσης Η Αναλυτική Λογιστική εκμετάλλευσης ασχολείται με αναλυτικές ποσοτικές μετρήσεις της ροής κόστους- αποδόσεων που γίνονται μέσα στην επιχείρηση. Ενώ η γενική λογιστική αρκείται στην κατάταξη και σύγκριση συνολικών χρηματικών μεγεθών που οδηγούν στον προσδιορισμό του ολικού αποτελέσματος της επιχείρησης, αναλυτική λογιστική στοχεύει στον προσδιορισμό του αποτελέσματος, αναλυτικά για κάθε προϊόν, με τη σύγκριση του κατά προϊόν κόστους, που η λογιστική προσδιορίζει με το κατά προϊόν έσοδο. Το πρότυπο κόστος Το πρότυπο κόστος ορίζει το επιθυμητό κόστος για κάθε λειτουργία και για κάθε προϊόν της επιχείρησης, ώστε να γίνεται δυνατή η μέτρηση της αποτελεσματικότητας. Το πρότυπο κόστος όλων των δραστηριοτήτων της επιχείρησης οδηγεί στον προϋπολογιστικό έλεγχο, κατά τον οποίο υπολογίζεται το πρότυπο κόστος της κάθε λειτουργίας και το άθροισμά τους παρουσιάζει το αναμενόμενο επιθυμητό της επιχείρησης. Η λειτουργική έρευνα Η στατιστική Η λειτουργική έρευνα χρησιμοποιεί τα ανώτερα μαθηματικά, την επιστήμη της στατιστικής και τις λογιστικές πληροφορίες για να εξασφαλίσει δεδομένα, τα οποία αποκαλύπτουν τις πραγματικές διαστάσεις σε επιχειρηματικά θέματα που πρέπει να ληφθούν αποφάσεις. Η λειτουργική έρευνα με τις παραπάνω μεθόδους εντοπίζει το ρυθμό εξέλιξης των οικονομικών μεγεθών, έτσι ώστε να εξυπηρετεί προβλήματα που έχουν σχέση με το χρόνο. Η στατιστική είναι η μεθοδική συγκέντρωση και επεξεργασία αριθμητικών δεδομένων των οικονομικών μεγεθών της επιχείρησης, η σύγκριση μεταξύ τους και η σύγκρισή τους με διάφορους εξωγενείς παράγοντες, όπως το εθνικό εισόδημα, ροπή προς τουριστική κατανάλωση κλπ. Η λογιστική δεν ασχολείται: Ηθικής αξίας γεγονότα, όπως υπόσχεση που δεν αποδεικνύεται νομότυπα κλπ. Υποκειμενικές αξιολογήσεις, όπως η ελπίδα για κέρδος κλπ. Συναισθηματικές σχέσεις αξιών, όπως η σύνδεση ενός ατόμου μ ένα ακίνητο κλπ. Η εφαρμογή της λογιστικής λειτουργίας Κάθε επιχείρηση αποτελεί μια αυτοτελή οικονομική οντότητα και σαν τέτοια επιδιώκει το μέγιστο αποτέλεσμα με τις μικρότερες θυσίες. Κάθε επιχείρηση λειτουργεί καταλαμβάνοντας κάποιο χώρο, χρησιμοποιώντας μηχανήματα, έπιπλα, σκεύη, κτίρια, πρώτες ύλες κ.τ.λ. Επίσης κάθε επιχείρηση δημιουργεί υποχρεώσεις προς το προσωπικό, τους προμηθευτές κ.τ.λ. 4

5 Ενεργητικό Το σύνολο των μέσων δράσεις υλικών και άυλων, τα οποία ανήκουν κατά κυριότητα στην επιχείρηση και αποβλέπουν στην εκπλήρωση των στόχων της αποτελεί το ενεργητικό της επιχείρησης. Με πιο απλά λόγια «ενεργητικό» είναι ότι πράγμα κατέχει η επιχείρηση και όποια απαίτηση έχει έναντι τρίτων. Το σύνολο των οικονομικών αγαθών, υλικών και άυλων, που αποτελούν τα μέσα δράσης της επιχείρησης και ανήκουν κατά κυριότητα σε αυτήν, καλείται <<περιουσία>> της επιχείρησης, κάθε ένα δε από τα στοιχεία της περιουσίας <<περιουσιακό στοιχείο>>. Στοιχεία Ενεργητικού Α. Υλικά (ενσώματα) οικονομικά αγαθά (υλικά μέσα δράσης) όπως: Κτίρια Γήπεδα Μέσα μεταφοράς Ψυκτικά μηχανήματα Έπιπλα και σκεύη Τηλεφωνικές συσκευές Τρόφιμα και ποτά Εμπορεύματα Γραφική ύλη κ.τ.λ. Β. Άυλα (ασώματα) οικονομικά αγαθά (υλικά μέσα δράσης) όπως: Φήμη και πελατεία (υπεραξία της επιχείρησης) Εμπορικά σήματα Δικαιώματα ευρεσιτεχνίας Δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας Γ. Χρηματικά μέσα συναλλαγών όπως: Μέτρηση ταμείου Τραπεζικοί λογαριασμοί όψης Ταξιδιωτικές επιταγές (traveler s checks). Δ. Απαιτήσεις τρίτων όπως: Γραμμάτια εισπρακτέα. Πελάτες. Χρεώστες πρακτορεία. Προκαταβολές σε προμηθευτές. Προκαταβολές σε προσωπικό Προπληρωθέντα ασφάλιστρα κ.τ.λ. Ε. Κεφαλοποιηθέντα έξοδα ή έξοδα πολυετούς απόσβεσης Είναι τα έξοδα τα οποία πραγματοποιηθήκαν και προβλέπεται ότι θα εξυπηρετήσουν την επιχείρηση για περισσότερα από ένα χρόνο. Έξοδα αυτής της κατηγορίας είναι κυρίως τα έξοδα ίδρυσης και πρώτης εγκατάστασης. Αυτά είναι τα έξοδα τα οποία πραγματοποιούνται για την ίδρυση και οργάνωση της επιχείρησης και για την επέκταση και αναδιοργάνωση της. Τα έξοδα αυτά πραγματοποιούνται μέχρι την έναρξη των εργασιών της επιχείρησης. Κεφαλοποιηθέντα έξοδα ή έξοδα πολυετούς απόσβεσης Παραδείγματα τέτοιων εξόδων είναι : Δικηγορικές αμοιβές. Συμβολαιογραφικά έξοδα. Έξοδα οργάνωσης.. Έξοδα διοίκησης. Έξοδα έκδοσης μετοχών κ.λπ. Τα στοιχεία του Ενεργητικού διακρίνονται σε: Πάγια στοιχεία (Πάγιο Ενεργητικό) Κυκλοφορούνται στοιχεία (Κυκλοφοριακό Ενεργητικό) Διαθέσιμα στοιχεία (διαθέσιμο Ενεργητικό) Πάγια στοιχεία Ενεργητικού Πάγια στοιχεία του Ενεργητικού είναι το σύνολο των οικονομικών αγαθών των οποίων η κατά προορισμό χρησιμότητα διαρκεί περισσότερο από ένα έτος ή τα οικονομικά αγαθά που απέκτησε η επιχείρηση προκειμένου να τα χρησιμοποιεί (να τα εκμεταλλεύεται) επί σειρά ετών. Τα κύρια χαρακτηριστικά, δηλαδή,των πάγιων στοιχείων είναι ότι έχουν ωφέλιμη ζωή μεγαλύτερη του έτους και ότι προορίζονται να χρησιμοποιηθούν, ή να παραμείνουν στην επιχείρηση για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο του έτους. Με πιο απλά λόγια, πάγια είναι τα οικονομικά μεγέθη(στοιχεία) που δεν αγοράστηκαν από την επιχείρηση για να μεταπωληθούν. αλλά για να χρησιμοποιούνται συνεχώς και όσο διαρκεί η ωφέλιμη ζωή τους. Στην κατηγορία του Πάγιου Ενεργητικού ανήκουν και τα Κεφαλοποιηθέντα έξοδα ή έξοδα πολυετούς απόσβεσης,διότι προβλέπεται ότι αυτά τα έξοδα θα εξυπηρετήσουν την επιχείρηση περισσότερο από ένα χρόνο, καθώς επίσης και τα άυλα οικονομικά αγαθά, διότι αποκτήθηκαν από την επιχείρησης με σκοπό να τα χρησιμοποιήσει για χρονικό διάστημα μεγαλύτερο του έτους. 5

6 Κυκλοφορούν στοιχεία Ενεργητικού Κυκλοφοριακά στοιχεία του Ενεργητικού είναι τα οικονομικά μεγέθη των οποίων η χρησιμότητα διαρκεί μέχρι ένα κατά παραδοχή χρόνο. Πρόκειται για οικονομικά μεγέθη τα οποία αποκτούνται από την επιχείρηση προκειμένου να αξιοποιηθούν και να αναλωθούν ολοκληρωτικά στο κύκλωμα της δραστηριότητας μίας ετήσιας περιόδου. Τα μεγέθη αυτά που αντιπροσωπεύουν υλικά αγαθά και απαιτήσεις κυκλοφορούν και μετατρέπονται σε εισροές (έσοδα) και εκροές( έξοδα) μία η περισσότερες φορές μέσα στο χρόνο. Παραδείγματα: Τα τρόφιμα που αγοράζει μια ξενοδοχειακή επιχείρηση τα αγοράζει για να πουλήσει και όχι για να παραμείνουν στις αποθήκες της, δηλαδή τα αγοράζει ( πραγματοποιώντας έξοδα) και τα αξιοποιεί πουλώντας τα ( πραγματοποιώντας έσοδα) Διαθέσιμα Στην κατηγορία του κυκλοφοριακού Ενεργητικού εντάσσονται λειτουργικά και τα διαθέσιμα χρηματικά μέσα συναλλαγών, όπως τα μετρητά του ταμείου, οι τραπεζικοί λογαριασμοί όψης κ.λπ., δηλαδή στην ομάδα αυτή του Ενεργητικού εντάσσονται τα στοιχεία τα οποία είναι είτε χρηματικά μέσα είτε μπορούν αμέσως και ασφαλώς να μετατραπούν σε χρηματικά μέσα (π.χ. συνάλλαγμα το οποίο βρίσκεται στο ταμείο ενός ξενοδοχείου ή ενός τουριστικού γραφείου) Στοιχεία αυτού του είδους σε διαφορετικές επιχειρήσεις μπορεί να εντάσσονται σε διαφορετικές ομάδες του Ενεργητικού. Παραδείγματα: Τα αυτοκίνητα ενός γραφείου ενοικιάσεως αυτοκινήτων ανήκουν στο Πάγιο Ενεργητικό ( δεν αγοράστηκαν για να μεταπωληθούν, η χρησιμότητα-ωφέλιμη ζωή τους διαρκεί περισσότερο από ένα χρόνο), ενώ τα αυτοκίνητα για πώληση μιας αντιπροσωπείας αυτοκινήτων ανήκουν στο Κυκλοφοριακό Ενεργητικό ( αγοράστηκαν για να πωληθούν). Τα έπιπλα ενός ξενοδοχείου ανήκουν στο Πάγιο Ενεργητικό, ενώ τα έπιπλα μιας επιχείρησης πώλησης επίπλων ανήκουν στο Κυκλοφοριακό Ενεργητικό. Παθητικό Εκφράζει το σύνολο των υποχρεώσεων της επιχείρησης ή τις πηγές χρηματοδότησης του Ενεργητικού. Η σχετική χρηματοδότηση προέρχεται από τους επιμέρους φορείς του συνολικού κεφαλαίου προς τους οποίους η επιχείρηση έχει αντίστοιχη υποχρέωση. Με ποιο απλά λόγια, Παθητικό καλείται το σύνολο των υποχρεώσεων της επιχείρησης έναντι παντός τρίτου( δανειστών επιχειρηματία) ή Παθητικό καλούνται οι πηγές χρηματοδότησης του Ενεργητικού της επιχείρησης( τα ίδια και ξένα κεφάλαια που χρησιμοποιούνται για την απόκτηση στοιχείων του Ενεργητικού) Οι φορείς του συνολικού κεφαλαίου ( από την άποψη σχέσεων με την επιχείρηση) διακρίνονται σε δύο κατηγορίες: Ίδιο κεφάλαιο ή καθαρή περιούσια ή καθαρή θέση είναι η υποχρέωση οφειλή της επιχείρησης προς τον επιχειρηματία, ιδιοκτήτη ή ιδιοκτήτες της επιχείρησης. Ξένο κεφάλαιο είναι οι υποχρεώσεις της επιχείρησης προς του πιστωτές της. Η επιχείρηση λογιστικά είναι ανεξάρτητη Η επιχείρηση λογιστικά είναι ανεξάρτητη από τον επιχειρηματία και έχει αυθυπόστατη προσωπικότητα. Με αυτή την έννοια το Παθητικό είναι η ποσοτική έκφραση των υποχρεώσεων της επιχείρησης στους χρηματοδότες της. Πιο απλά από λογιστική άποψη, η επιχείρηση αποτελεί αυτοτελή οντότητα ανεξάρτητη του φορέα( ή των φορέων της). Με αυτή την έννοια η επιχείρηση οφείλει στον επιχειρηματία όσα κεφάλαια, έχει εισφέρει σ αυτήν ο επιχειρηματίας. Συχνά οι υποχρεώσεις της επιχείρησης προς τους πιστωτές της αναφέρονται σαν Παθητικό ή Πραγματικό Παθητικό (ΠΠ). Αφού το Παθητικό εμφανίζει την ποσότητα χρήματος η οποία χρησιμοποιήθηκε για να απόκτηση του Ενεργητικού, τότε ισχύει η σχέση: Ενεργητικό= Παθητικό Ισολογισμός Αν απεικονίσουμε σε έναν πίνακα τα μέσα δράσης ( Ενεργητικό) της επιχείρησης και τις πηγές χρηματοδότησής της (Παθητικό), θα έχουμε έναν Ισολογισμό. Ισολογισμός, επομένως είναι η λογιστική συνοπτική απεικόνιση της χρηματοοικονομικής κατάστασης μιας επιχείρησης σε μια δεδομένη στιγμή. Με πιο απλά λόγια, είναι μια στιγμιαία φωτογραφία ( την επόμενη στιγμή μπορεί να αλλάξει) της επιχείρησης που μας δείχνει πόσο είναι το σύνολο του ενεργητικού και από ποια επιμέρους στοιχεία αποτελείται, καθώς και ποιο είναι το σύνολο του Παθητικού και από ποια επιμέρους στοιχεία αποτελείται. 6

7 Λογαριασμοί Για τους λογαριασμούς πρέπει να σημειώσουμε τα παρακάτω: Η επιχείρηση ενδιαφέρεται για το αποτελέσματα που φέρνει η δράσης της, οπότε γίνεται αναγκαίο να κάνει συνεχώς ισολογισμούς, ώστε να βρίσκεται η αξία της καθαρής περιουσίας. Αυτό όμως είναι αδύνατο, διότι οι καθημερινές αλλαγές των οικονομικών μεγεθών είναι τόσες που θα ήταν αδύνατο να ετοιμαστεί ο ισολογισμός της ημέρας. Γι αυτόν το λόγο χρησιμοποιούνται λογαριασμοί οι οποίοι απεικονίζουν την εκάστοτε θέση κάθε στοιχείου της οικονομικής κατάστασης της επιχείρησης και περιέχουν όλες τις πληροφορίες για τις μεταβολές τους. Με άλλα λόγια, λογαριασμός είναι ο πίνακας στον οποίο καταχωρίζονται οι πράξεις της επιχείρησης που αφορούν σ ένα συγκεκριμένο στοιχείο της επιχείρησης. Άνοιγμα λογαριασμού είναι η δημιουργία του. Το αριστερό μέρος κάθε λογαριασμού καλείται χρέωση και το δεξιό πίστωση. Καταχώριση λογαριασμού είναι η εγγραφή της ημερομηνίας, αιτιολογίας και ποσού στη χρέωση ή την πίστωση. Χρεώνω είναι η καταχώρηση στη χρέωση και πιστώνω στην πίστωση. Υπόλοιπο του λογαριασμού είναι η διαφορά χρέωσης και πίστωση. Αν το άθροισμα των ποσών της χρέωσης είναι μεγαλύτερο από αυτό της πίστωσης, τότε το υπόλοιπο λέγετε χρεωστικό κι αν συμβαίνει το αντίθετο, λέγεται πιστωτικό. Οι λογαριασμοί του ενεργητικού χρεώνονται όταν αυξάνουν και πιστώνονται όταν μειώνονται. Οι λογαριασμοί του παθητικού πιστώνονται όταν αυξάνουν και χρεώνονται όταν μειώνονται. Το υπόλοιπο ενός λογαριασμού δείχνει τη θέση του στοιχείου που αφορά. Η λογιστική χρησιμοποιεί και άλλα βιβλία όπως: Το ημερολόγιο, στο οποίο καταχωρίζονται κατά χρονολογική σειρά οι πράξεις που δεν διενεργεί η επιχείρηση. Γενικό καθολικό λέγεται το βιβλίο που περιέχει όλους τους λογαριασμούς της επιχείρησης. Ισοζύγιο είναι ο πίνακας στο οποίο καταγράφονται όλοι οι λογαριασμοί του καθολικού, ώστε να ελέγχεται η ορθή μεταφορά των ποσών από το ημερολόγιο στο καθολικό. Τα αθροίσματα χρέωσης και πίστωσης στο ισοζύγιο είναι ίσα. 7

8 Στατιστική Στατιστική Στατιστική είναι η επιστήμη της συλλογής, επεξεργασίας, ανάλυσης και παρουσίασης διαφόρων αριθμητικών δεδομένων, με σκοπό τη μελέτη τους και την εξαγωγή συμπερασμάτων. Τα δεδομένα που χρησιμοποιεί η στατιστική επιστήμη ονομάζονται στατιστικά στοιχεία, τα οποία αφορούν στα χαρακτηριστικά και στις ιδιότητες επιμέρους μονάδων διαφόρων συνόλων, που ονομάζονται πληθυσμοί ή στα χαρακτηριστικά διαφόρων κοινωνικών φαινομένων. Οι ιδιότητες και τα χαρακτηριστικά που αποτελούν αντικείμενο της στατιστικής μελέτης λέγονται μεταβλητές και οι αριθμητικές εκφράσεις τους λέγονται τιμές της μεταβλητής. Η στατιστική έρευνα μπορεί ν αφορά σε μία ή περισσότερες μεταβλητές. Στη περίπτωση της μίας μεταβλητής μελετάται η συμπεριφορά της μεταβλητής αυτής, ενώ στην περίπτωση που οι μεταβλητές είναι περισσότερες της μίας συγκρίνονται οι μεταβλητές αυτές μεταξύ τους κι ελέγχεται η αλληλεξάρτηση τους. Οι μέθοδοι συλλογής των στατιστικών στοιχείων Οι απογραφές, οι οποίες συγκεντρώνουν πληροφορίες από το σύνολο των μονάδων του υπό μελέτη πληθυσμού, και Οι δειγματοληπτικές έρευνες, που συλλέγουν πληροφορίες από ένα μικρό αριθμό μονάδων του πληθυσμού. Οι στατιστικές αναλύσεις παρουσιάζονται ανάλογα με το σκοπό που εξυπηρετούν με τη μορφή : Στατιστικών πινάκων, Γραφικών παραστάσεων και Εκθέσεων. 8

9 Μεταβλητές Μεταβλητές Οι μεταβλητές μπορούν να είναι : Κατηγορικές, όπως η εθνικότητα, το φύλο, η οικογενειακή κατάσταση, κ.τ.λ. Οι μεταβλητές αυτές παίρνουν τιμές που εκφράζονται με λέξεις οι οποίες ούτε καν ιεραρχούνται μεταξύ τους. Ποιοτικές, όπως η θέση μιας επιχείρησης στην αγορά, η σοβαρότητα ενός επιχειρηματικού προβλήματος κλπ. Οι μεταβλητές αυτές παίρνουν τιμές που εκφράζονται με λέξεις, αλλά είναι δυνατή η ιεράρχηση τους. Δεν είναι όμως δυνατή η μέτρηση της απόστασης των διαφόρων βαθμίδων ιεράρχησης. Ποσοτικές, όπως η πληρότητα ενός ξενοδοχείου, η ηλικία των πελατών κτλ. Οι μεταβλητές αυτές επιδέχονται μέτρηση και οι τιμές τους εκφράζονται αποκλειστικά σε συγκεκριμένες μονάδες. Οι μεταβλητές αυτές μπορεί να είναι συνεχείς, όπως η ηλικία των πελατών ενός ξενοδοχείου, ή ασυνεχείς, όπως ο αριθμός των Γερμανών που έρχονται κάθε χρόνο στο συγκεκριμένο ξενοδοχείο. Αριθμητικός μέσος όρος ή απλά μέσος όρος (Μ.Ο.) ενός συνόλου αριθμών είναι το πηλίκο του αλγεβρικού αθροίσματος των αριθμών αυτών προς το πλήθος του. Ο.Μ.Ο. μετρά τη θέση ενός μόνο μεταβλητού πληθυσμού. Διάμεση τιμή ή μέση τιμή ενός συνόλου αριθμών είναι αυτή που οι μισές τιμές του συνόλου είναι μικρότερες ή ίσες και οι άλλες μισές μεγαλύτερες. Αριθμοδείκτες Στην περίπτωση που πρέπει να μελετηθούν περισσότερες της μίας μεταβλητές, χρησιμοποιούνται οι «δείκτες ή αριθμοδείκτες». Οι αριθμοδείκτες εκφράζονται συνήθως σαν αριθμοί εκφρασμένοι σε ποσοστά επί τοις εκατό (%) ή επί τοις χιλίοις(%ο), ή σαν σχέση ενός αριθμού προς έναν άλλο, όπως 3:1 Ο αριθμοδείκτης είναι ένα στατιστικό μέτρο που δείχνει τη σχέση διαφόρων οικονομικών μεγεθών. Οι τουριστικές επιχειρήσεις χρειάζεται συχνά να χρησιμοποιήσουν τους αριθμοδείκτες για να οργανώσουν στατιστικά τις λογιστικές πληροφορίες τους, καθώς και πληροφορίες που παίρνουν από την αγορά. Παραδείγματα δεικτών είναι: Οι δείκτες ρευστότητας που παρέχουν πληροφορίες για τη δυνατότητα που έχει μια επιχείρηση ν ανταποκριθεί ταμειακά στις υποχρεώσεις της. Ο βαθμός κυκλοφοριακής ρευστότητας, δηλαδή η ικανότητα της επιχείρησης να καλύψει τις βραχυπρόθεσμες οικονομικές υποχρεώσεις της, βρίσκεται από το παρακάτω κλάσμα: Κυκλοφορούντα + διαθέσιμα Βραχυπρόθεσμες υυποχρεώσις Έτσι αν το σύνολο κυκλοφορούντων και διαθέσιμων είναι 15 εκατομμύρια, ενώ οι βραχυπρόθεσμες υποχρεώσεις είναι 10 εκατομμύρια, τότε ο δείκτης είναι 15/10=1,5. Αυτό δείχνει ότι η ταμειακή ρευστότητα προς το παρόν είναι σε καλά επίπεδα. Στην περίπτωση που ο δείκτης ήταν κάτω της μονάδας, τότε η επιχείρηση θα έπρεπε να ανησυχήσει και να σπεύσει να δώσει λύσεις. Σε μια επιχείρηση είναι ανάγκη να γνωρίζει η διοίκηση τη σχέση του κεφαλαίου που απασχολείται στα πάγια στοιχεία, σε σχέση με το κεφάλαιο των κυκλοφορούντων. Διότι τα κυκλοφορούντα, ειδικά στις μεταποιητικές κι εμπορικές επιχειρήσεις, στο βαθμό που ανακυκλώνονται, δίνουν κέρδος, ενώ τα πάγια απλά δεσμεύουν κεφάλαια. Η σχέση αυτή βρίσκεται με μια απλή διαίρεση, δηλαδή: ύ ά άά Στην περίπτωση που η σχέση αυτή είναι 3/1, δηλαδή τρία προς ένα, τότε έχουμε μια επιχείρηση με περισσότερο ευνοϊκή λειτουργικότητα από μια επιχείρηση με μικρότερο δείκτη. Αποδοτικότητα παγίων Αποδοτικότητα παγίων= Ένα ακόμη στοιχείο που ενδιαφέρει έναν επιχειρηματία είναι η αποδοτικότητα του παγίου κεφαλαίου σ ένα χρονικό διάστημα. Ας χρησιμοποιήσουμε ένα παράδειγμα μιας επιχείρησης αξίας παγίων 10 εκατομμυρίων, που είχε ετήσιο κέρδος ένα εκατομμύριο. ύ * *100 = ίί =10% 9

10 Αντίστοιχος υπολογισμός θα μπορούσε να αναφορά την αποδοτικότητα του συνολικού κεφαλαίου, παγίων και κυκλοφοριακών. Αν υποθέσουμε ότι το κυκλοφορούν κεφάλαιο είναι 5 εκατομμύρια, τότε το συνολικό είναι 15 εκατομμύρια και ο υπολογισμός θα πάρει την παρακάτω μορφή: synolokath aron ker don * *100 Αποδ. Κεφαλαίου= =6.6% mesiaxiapagiwn = Δείκτες παραγωγικότητας Παραγωγικότητα είναι το αποτέλεσμα της εργασίας. Οι δείκτες παραγωγικότητας εκτιμούν τη σχέση μεταξύ της επιτευχθείσας παραγωγής και των χρησιμοποιηθέντων μέσων παραγωγής. ί ό ( ί ) Παραγ/τητα εργασίας= ό ί(..30έ ) ί ό ( ί ) Παραγ/τητα κεφαλαίου= έ ά ( ) Παραγ/τητα εργαζ.= ί ό ( ί ) ό έ (..10ά) Δείκτες οικονομικότητας Η οικονομικότητα δείχνει το βαθμό εκπλήρωσης της οικονομικής αρχής κατά την εκτέλεση ορισμένου έργου. Οι δείκτες της οικονομικότητας αποκαλύπτουν τη σχέση του αποτελέσματος προς θυσία. έέ Οικονομικότητα εργασίας= ό ό Οι δείκτες της οικονομικότητας είναι δυνατόν να εκτιμούν την σχέση μεταξύ του πραγματοποιηθέντος και του πρότυπου αποτελέσματος. Αυτός ο τύπος εκτίμησης της οικονομικότητας ονομάζεται δίπλευρος. Στη συνέχεια παρουσιάζεται ένα παράδειγμα δείκτη οικονομικότητας των κερδών: Οικονομικότητα κερδών= έέ όέ ώ Το πρότυπο μέγεθος των κερδών υπολογίζεται μ έναν από τους παρακάτω τρόπους: Σαν ο Μ.Ο. κερδών ανάλογων επιχειρήσεων που δρουν οργανωμένα σε παρόμοιες συνθήκες αγοράς. Σε σχέση με τα κέρδη που παρουσίασε στο παρελθόν. Υπολογίζεται με κάποια άλλη μέθοδο ότι είναι δυνατόν να παρουσιάσει το συγκεκριμένο τμήμα στο μέλλον. Δείκτες αποδοτικότητας Αποδοτικότητα είναι η επίτευξη κερδών και οι δείκτες αποδοτικότητας εξετάζουν τη σχέση των κερδών με διάφορους παράγοντες από τους οποίους εξαρτώνται. Αποδοτικότητα κεφαλαίου= Αποδοτικότητα εργασίας= έ ά έ ώ Τμήμα Κοστολόγησης 10

11 Τμήμα Κοστολόγησης Το τμήμα αυτό είναι αρμόδιο για την κοστολόγηση των πρώτων υλών και αγαθών που αγοράζονται, τον υπολογισμό του κόστους των προσφερόμενων αγαθών, ποτών και λοιπών υλικών, όπως και των παρεχομένων υπηρεσιών, κατά κλάδο εκμετάλλευσης( υπνοδωματίων, πλυντηρίου κ.λπ.) Αφού συγκεντρώσει τα στοιχεία κόστους προβαίνει στον επιμερισμό των κοινών δαπανών και τις καταλογίζει στους επιμέρους φορείς κόστους για τον προσδιορισμό των τελικών τιμών με βάση και τις ισχύουσες αγορανομικές διατάξεις. Το κόστος ενός Ξενοδοχείου Το κόστος ενός Ξενοδοχείου απαρτίζεται από τα έξοδα των προσφερόμενων υπηρεσιών και πωληθέντων ειδών των διαφόρων τμημάτων όπως είναι. Τα υπνοδωμάτια ( οι μισθοί κ.λπ. έξοδα τμήματος) Τρόφιμα και ποτά ( οι μισθοί κ.λπ. έξοδα τμήματος) Το τηλεφωνικό κέντρο ( οι μισθοί κ.λπ. έσοδα τμήματος) Γενικά διοικητικά έξοδα. Τα έξοδα επισκευής και συντήρησης. Τα έξοδα για ΔΕΗ, ΕΕΥ, θέρμανσης. Τα έξοδα διαφήμισης, δημοσίων σχέσεων κ.λπ. Οι φόροι, χαρτόσημα, ασφάλειες κ.λπ. Οι αποσβέσεις. Κόστη Ξενοδοχείου Τα ποσά των παραπάνω εξόδων, συγκρινόμενα με το έτος που χρησιμοποιούμε σαν βάση, μας δίνουν τις διαφορές, θετικές ή αρνητικές, με τα προγραμματισθέντα. Το παραπάνω κόστος του Ξενοδοχείου μπορούμε να το χωρίσουμε σε σταθερό, ημιμεταβλητό και μεταβλητό. Εδώ το έργο του διευθυντή είναι δύσκολο και συνιστάται στο να εντοπίσει τις αποκλίσεις και να διαπιστώσει τα αποτελέσματα σε συνάρτηση με τις προβλέψεις που έχουν γίνει. Σταθερό κόστος Ημιμεταβλητό κόστος Σταθερό κόστος είναι αυτό που συνήθως δεν επηρεάζεται από τον όγκο παραγωγής ( οι μονάδες παραγωγής στην ορισμένη χρονική περίοδο) Τέτοια έξοδα-δαπάνες είναι: Η συντήρηση= επισκευές Η ΔΕΗ Η θέρμανση ή ψύξη ( κεντρικός κλιματισμός) Τα γενικά διοικητικά έξοδα Οι φόροι, τα χαρτόσημα, οι ασφάλειες, αποσβέσεις Ημιμεταβλητό κόστος είναι αυτό που συνήθως απαρτίζεται από δύο μέρη, το σταθερό, ανεξάρτητα του όγκου της παραγωγής και των προσφερόμενων υπηρεσιών, και το μεταβλητό, που επηρεάζεται από τον όγκο παράγωγης αναλογικά. Τέτοια έξοδα-δαπάνες είναι: Τα τηλέφωνα Ο φωτισμός ( φωτίζονται τα δωμάτια όταν είναι νοικιασμένα) Ο κλιματισμός (ατομικός) 11

12 Μαιτρ Αρχισερβιτόροι Διευθυντές συντάξεων Βοηθός Δ/ντης F&B F&B Managaer Διευθυντές Μαγειρίου Βοηθοί Δ/ντες Μαγειρίου Προμηθειών Bar Manager Δ/ντης Θυρωρείου Υπεύθυνος Κρατήσεων Υπάλληλοι Υποδοχής Σερβιρίσματος Δωματίων Λινοθηκής Front Office Manager Λινοθήκης Ορόφων Πλυντ ηρίου Γενικός Βοηθός Γενικού Διευθυντή Βοηθός Δ/ντης Λογιστηρίοιυ Πλυντηρίου Διευθυντης Λογιστηρίου Εσωτερικών Ελέγχων Room Division Manager Ορόφων & Πλυντηρρίου Προσωπικού Βοηθός Δ/ντης Προσωπικού Εκπαίδευσης ασφάλειας συντήρησης Βοηθός Δ/ντης Συντήρησης Τμήματα συντήρησης 13/6/2016 Γραφείο Δημοσίων Σχέσεων Γρφείο τύπου Μεταβλητό κόστος Μεταβλητό κόστος είναι αυτό που συνήθως επηρεάζεται αναλογικά από τον όγκο παραγωγής. Τέτοια έξοδα-δαπάνες είναι: Τα τρόφιμα- ποτά Τα τηλεφώνα Οργάνωση Λειτουργιών Ξενοδοχείου Ξενοδοχείο που προσφέρει αποκλειστικά δωμάτιο (Room Rate) Ξενοδοχείο που προσφέρει δωμάτιο με πρωινό ή B&B (Bed &Breakfast) Διεύθυνση Διεύθυνση Υποδοχή Δωμάτια Συντήρηση Λογιστήριο Υποδοχή Δωμάτια Συντήρηση Λογιστήριο Μπουφές Πρωινά Κρατήσεις Κρατήσεις M/C, ΑΠΥ M/C, ΑΠΥ Ταμείο Ταμείο Τηλεφωνείο Τηλεφωνείο Ξενοδοχείο που προσφέρει δυνατότητα ημιδιατροφής ή Η.Β. (Half Board) Ξενοδοχείο με δυνατότητα πλήρους διατροφής ή FB (Full Board)και άλλων υπηρεσιών Διεύθυνση Υποδοχή Δωμάτια Συντήρηση Λογιστήριο Έλεγχος Μαγειρείο Εστιατόριο Αποθήκη Κρατήσεις Μπουφές M/C, ΑΠΥ Κάβα Ταμείο Κουζίνα Τηλεφωνείο 12

13 Οι σχέσεις του Γενικού Διευθυντή με τα τμήματα του ξενοδοχείου Ο Γ. παρακολουθεί τη λειτουργία όλων των τμημάτων, διά μέσου των επιθεωρήσεων, των οικονομικών αναφορών και των στατιστικών συγκρίσεων. Ο Γ. εντοπίζει τα τμήματα που αντιμετωπίζουν λειτουργικά προβλήματα και αναπτύσσει δράση για την αντιμετώπιση τους. Οι σχέσεις του Γ. Διευθυντή με τα τμήματα του ξενοδοχείου διέρχονται δυναμικά τη συνεχή ανακύκλωση των παρακάτω φάσεων: Παρακολούθηση της λειτουργίας των τμημάτων. Εντοπισμός σφαλμάτων. Ιεράρχηση σφαλμάτων. Εντοπισμός αιτίας σοβαρών σφαλμάτων. Έρευνα μεθόδων αντιμετώπισης τους κι επιλογή την πλέον συμφέρουσας. Θεραπεία των κύριων προβλημάτων Έλεγχος της λειτουργικότητας του τμήματος. Εντοπισμός σφαλμάτων μικρότερης σημασίας Θεραπεία σφαλμάτων μικρότερης σημασίας. Η στατιστική σαν εργαλείο της διεύθυνσης Πολλά γεγονότα διαμορφώνουν την ιστορία ενός ξενοδοχείου. Ορισμένα απ αυτά επεμβαίνουν έντονα στην πορεία του. Αυτά τα γεγονότα προσπαθούν οι διευθυντές να τα εντοπίσουν, να τα κατανοήσουν και να γνωρίσουν τις αιτίες που τα προκαλούν. Για να γίνει κάτι τέτοιο, είναι απαραίτητη η συστηματική παρακολούθηση αυτών των γεγονότων και η συγκέντρωση κάθε πληροφορίας που θα μπορούσε να τ αποσαφηνίσει. Πληροφορίες μπορούν ν αντληθούν από βιβλία, περιοδικά, συζητήσεις με συναδέλφους, συστηματική έρευνα του θέματος και από μαθηματικές αναλύσεις. Η στατιστική αποτελεί μια σημαντική μέθοδο εξαγωγής συμπερασμάτων σχετικά με την πραγματοποιηθείσα και την αναμενόμενη συμπερασμάτων σχετικά με την πραγματοποιηθείσα και την αναμενόμενη συμπεριφορά διαφορών καταστάσεων. Το πρώτο επίπεδο Το δεύτερο επίπεδο Η εκπαίδευση, η πείρα, η ευφυια και η προσωπική πρωτοβουλία ναι βασικά προσόντα για τα στελέχη της ξενοδοχειακής διοίκησης. Αμοιβές στις θέσεις αυτές είναι συνήθως υψηλές. Οι αντιπροσωπείες θέσεις εργασίας της διοίκησης στο επίπεδο στελεχών του ξενοδοχείου είναι : Γενικός διευθυντής Βοηθός διευθυντή υποδοχής και ορόφων F&B οικονομικών Πρωσοπάρχης Στο δεύτερο επίπεδο αυτό οι σπουδές τριτοβάθμιας εκπαίδευσης αποτελούν προϋπόθεση. Αλλά οι σπουδές μόνο δεν αρκούν. Απαιτείται εμπειρία, ευστροφία και διοικητικές ικανότητες. Το επίπεδο αυτό προσφέρει τη δυνατότητα ανάπτυξης πρωτοβουλίας, παρέχει κάποιο γόητρο και ικανοποιητική αμοιβή. Αντιπροσωπευτικές εργασίες του δεύτερου επιπέδου είναι οι παρακάτω: υποδοχής Ελεγκτής Προϊσταμένη ορόφων Chef μαγειρείου Maitre Sous maitre προμηθειών συμποσίων κ.λ.π Το τρίτο επίπεδο Το τέταρτο επίπεδο Το τρίτο επίπεδο αναφοράς στις ειδικευμένες εργασίες για τις οποίες απαιτείται οπωσδήποτε εμπειρία. Οι υπάλληλοι καταλαμβάνουν τις θέσεις του τέταρτου επιπέδου, αλλά συχνά είναι απόφοιτοι τουριστικών σχολών, που καταλαμβάνουν τις θέσεις αυτές αμέσως μετά την αποφοίτησή τους. Η ακόλουθη λίστα περιέχει αντιπροσωπευτικά παραδείγματα θέσεων που ανήκουν στο ειδικευμένο τεχνικό επίπεδο: Υπάλληλος υποδοχής Ψήστης Μάγειρας Αρχισερβιτόρος Chef de bar Συντηρητής Λογιστής Βοηθός λογιστή κ.λ.π Το τέταρτο στάδιο προσφέρεται σαν σημείο αρχικής επαφής ανειδίκευτων με τα ξενοδοχειακά επαγγέλματα. Πολλοί όμως εργαζόμενοι παραμένουν σ αυτό για μεγάλα χρονικά διαστήματα, ακόμη και μέχρι την συνταξιοδότηση τους. Αντιπροσωπευτικές εργασίες αναφέρονται παρακάτω: Γκρουμ στο τμήμα της υποδοχής Πορτιέρης στο τμήμα του θυρωρείου Σερβιτόρος Βοηθός κουζίνας Βοηθός barman Προετοιμαστείς λαχανικών στο τμήμα της κουζίνας Βοηθός κάβας Βοηθός αποθηκάριου Βοηθός συντηρητή Καμαριέρα Λαντζέρης κ.λ.π 13

14 6% Διευθυντές 8% Επόπτες 22% Τεχνικές Καριέρα στα ξενοδοχειακά επαγγέλματα Το ξενοδοχείο είναι μία σύνθετη επιχείρηση που απασχολεί μεγάλο αριθμό ειδικοτήτων. Τα ξενοδοχεία προσφέρουν ένα μεγάλο αριθμό απασχολημένων, οι οποίοι παρουσιάζουν αξιόλογη διασπορά ιδιοτήτων ώστε να αποτελούν ένα αξιοπρόσεκτο κλάδο στην αγορά εργασίας. 64% Βάσης Front Office Οργάνωση Front Office Λέγοντας τμήμα Front Office εννοούμε το κυριότερο τμήμα του ξενοδοχείου, το οποίο διαχειρίζεται τα υπνοδωμάτια και συντονίζει τη λειτουργία όλης της μονάδας σε σχέση με την κινητικότητα της πελατείας. Το front office αποτελείται από διάφορα τμήματα και συχνά ονομάζεται τμήμα υποδοχής διότι αυτό είναι το κυριότερο από τα τμήματα που το αποτελούν. Front Office Τα τμήματα που το αποτελούν: Τμήμα κρατήσεων Τμήμα υποδοχής και διαχείρισης υπνοδωματίων Τμήμα θυρωρείου Τηλεφωνικό κέντρο Τμήμα ταμείου Τμήμα κρατήσεων Το τμήμα αυτό συνήθως βρίσκεται εγκατεστημένο σ ένα χώρο γραφείου πίσω από το τμήμα υποδοχής. Δέχεται τις κρατήσεις των πελατών, όπως και αν γίνονται αυτές, γραπτά, τηλεφωνικά, προφορικά, fax και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Σκοπός του τμήματος είναι να γίνουν τόσες κρατήσεις,ώστε το ξενοδοχείο να έχει νοικιασμένα όλα τα δωμάτια του καθ όλη τη διάρκεια της λειτουργία του. Το τμήμα κρατήσεων τηρεί την πολιτική κρατήσεων η οποία διαμορφώνεται από τους παρακάτω παράγοντες.: Από την αναλογία πρακτορειακής και μη πελατείας που θέλουμε διατηρήσουμε στο ξενοδοχείο.(oι πρακτορειακοί πελάτες έχουν μία σημαντική έκπτωση στις τιμές πόρτας σε σχέση με τους μη πρακτορειακούς,που ονομάζονται net ) Από κενά δωμάτια που επιθυμεί να διατηρεί η διοίκηση για νέες αφίξεις.(v.i.p.s) Από τις κρατήσεις allotment. Από την προβλεπόμενη κίνηση allotment. Από το επιτρεπτό ποσοστό overbooking. 14

15 Guarantee:Ο πράκτορα πληρώνει τα δωμάτια, είτε τα γεμίσει είτε όχι. Allotment: Ο πράκτορας πληρώνει τα δωμάτια μόνο στην περίπτωση που τα γεμίσει. Έτσι ενώ ο πράκτορας έχει υπογράψει συμφωνία διαρκούς πληρότητας αυτών των δωματίων, το ξενοδοχείο εισπράττει τιμή μόνο στις περιόδους που ο πράκτορας αποστέλλει πελάτες του στο ξενοδοχείο. Ασφαλώς η τιμή allotment είναι σημαντικά χαμηλότερη από την επίσημη τιμή του ξενοδοχείου, η οποία ονομάζεται τιμή πόρτας. Η τιμή guarantee είναι ακόμη χαμηλότερη της τιμή allotment, αλλά είναι τιμή στην οποία το ξενοδοχείο εξασφαλίζει ένα επίπεδο εσόδων από ορισμένα δωμάτια, ενώ το πρακτορείο αναλαμβάνει το ρίσκο για την κάλυψη της πληρότητας των δωματίων αυτών. Η συμφωνία guarantee είναι σπάνια για τα ξενοδοχεία, ενώ η συμφωνία allotment είναι πολύ συνηθισμένη. Οι πράκτορες, όπως αναφέραμε, δεν καλύπτουν το allotment για όλοι την περίοδο ισχύον του. Στις χαμηλής κινητικότητας τουριστικές περιόδους παρουσιάζουν χαμηλή κινητικότητα και στην υψηλής κινητικότητας περίοδο συνήθως ζητούν να υπερβούν το επίπεδο του allotment. Έτσι αυτό που πρέπει να κάνει το ξενοδοχείο είναι να τηρεί μία στρατηγική με την οποία να προσπαθεί να εξασφαλίσει τη μέγιστη πληρότητα στις χαμηλές περιόδους και την μέγιστη είσπραξη στις υψηλές περιόδους. Το προσωπικό του τμήματος κρατήσεων Το προσωπικό του τμήματος κρατήσεων σε μια μεγάλη μονάδα αποτελείται από τα παρακάτω άτομα: Υπεύθυνος κρατήσεων που συντονίζει το τμήμα Υπάλληλο πρακτορειακών κρατήσεων. Υπάλληλο μεμονωμένων κρατήσεων και προκαταβολών. Υπάλληλοι επεξεργασίας, αρχειοθέτησης κι ελέγχου των κρατήσεων. Στα μικρά ξενοδοχεία δεν υπάρχει κανένα από τα παραπάνω.. και τις κρατήσεις διαχειρίζεται ο υπάλληλος υποδοχής. Κρατήσεις Μπορούμε να διακρίνουμε τις κρατήσεις σε πρακτορειακές κρατήσεις μεμονωμένων πελατών Διαδικασία κράτησης πρακτορειακών πελατών Οι πρακτορειακές κρατήσεις, πέρα από τα allotment και guarantees, αφορούν πελάτες που διακινούν διάφορα συνεργαζόμενα και μη πρακτορεία, ομαδικά, η όχι. Στην περίπτωση αυτή επικοινωνεί το πρακτορείο με το ξενοδοχείο και ζητά την κράτηση. Αν το ξενοδοχείο μπορεί και επιθυμεί, δέχεται την κράτηση και τότε το πρακτορείο στέλνει το δελτίο κράτησης, που στην τουριστική γλώσσα λέγεται voucher. Συνεργαζόμενα πρακτορεία παίρνουν το προσυμφωνημένο ποσοστό τους επί του συνόλου συμφωνηθέντων της κράτησης. Στην περίπτωση νέων πρακτορειών, με τα οποία το ξενοδοχείο συνεργάζεται για πρώτη φορά, με την κράτηση συμφωνείτε το ποσοστό και η διαδικασία αμοιβής τους. Σχετικά με την διαδικασία υπάρχουν πιθανότητες. Σε περίπτωση που συμπληρώνεται το πρακτορείο από πελάτη, το πρακτορείο αποστέλλει το αντίτυπο του ΔΠΥ παρακρατών την προμήθεια του. Στην περίπτωση που πληρώνει ο πελάτης στο ξενοδοχείο, τότε το ξενοδοχείο εμβάζει την προμήθεια του πρακτορείου. Μεμονωμένοι Πελάτες Όταν επικοινωνεί ένας μη πρακτορειακός πελάτης για μια κράτηση ο αρμόδιος υπάλληλος ελέγχει το κενό και στην περίπτωση προκαταβολή για την οριστικοποιήσεις της κράτησης. Οι κρατήσεις συνοδεύονται σε όλες τις περιπτώσεις από αλληλογραφία. Οι πρακτορειακές από vouchers και οι μεμονωμένες από επιστολές και αποδείξεις προκαταβολών 15

16 Τμήμα υποδοχής Το τμήμα αυτό διαχειρίζεται τις αφιξαναχωρήσεις των πελατών του ξενοδοχείου και παρακολουθεί την παραμονή του. Το τμήμα υποδοχής είναι το τμήμα το οποίο απευθύνεται ο πελάτης για οποιοδήποτε θέμα τον απασχολεί Είναι ένα τμήμα ανεξάρτητο με διασυνδέσεις με τα άλλα τμήματα του ξενοδοχείου/ Οι πωλήσεις δωματίων που γίνονται από την υποδοχή αποτελούν ένα σημαντικό τμήμα των εσόδων του ξενοδοχείου και αποδίδουν σε ποσοστά κέρδη συνήθως μεγαλύτερα από ότι τα τρία σημαντικότερα άλλα τμήματα του ξενοδοχείου μας δηλαδή το εστιατόριο, το μπαρ, και το τηλεφωνείο. Η υποδοχή λειτουργεί σε εικοσιτετράωρη βάση όλες τις ημέρες λειτουργίας του ξενοδοχείου. Πλάνα Κρατήσεων Το πλάνο κρατήσεων μπορεί να κατασκευαστεί με διάφορους τρόπους και το συναντούμε στις παρακάτω μορφές: Διαμορφωμένο σε χαρτόνι και συμπληρώνεται με μολύβι Διαμορφωμένο σε πλαστικοποιημένο χαρτόνι και συμπληρώνεται με αυτοκόλλητες έγχρωμες ταινίες 5 mm Μαγνητικό πλάνο τοίχου, το οποίο δέχεται ειδικές μαγνητικές έγχρωμες πλάκες. Ηλεκτρονικό πλάνο, με την μορφή προγράμματος ηλεκτρονικού υπολογιστή. Τα έγχρωμα πλάνα δίνουν τη δυνατότητα διαχωρισμού χρωμάτων για κρατήσεις individuals και κάθε πρακτορείου. Έτσι με μια ματιά μπορεί ο υπεύθυνος κρατήσεων να διαπιστώσει τη συμμετοχή στις κρατήσεις των κυριότερων πρακτορείων και των μεμονωμένων πελατών. Το ηλεκτρονικό πλάνο δίνει πληροφορίες ακρίβειας για την κίνηση των πρακτορείων και των individuals, δίνει στατιστικές και προβλέψεις κάνοντας την ζωή του τμήματος περισσότερο εύκολη και το κόστος λειτουργίας χαμηλότερο. Το τμήμα κρατήσεων ενημερώνει καθημερινά την υποδοχή για τις κρατήσεις που πρόκειται ν αφιχθούν την επόμενη με μια λίστα αναμενόμενων αφίξεων, στην οποία επισυνάπτεται η αλληλογραφία κάθε άφιξης. Πλάνο Κρατήσεων Τηλεφωνικό κέντρο 1/6 2/6 3/6 4/6 5/6 6/6 7/6 8/6 9/6 10/ Το τηλεφωνικό κέντρο συνδέει τους πελάτες και τα τμήματα μεταξύ τους, δέχεται εξωτερικές γραμμές και τις συνδέει κατάλληλα. Διαθέτει ευρετήριο πελατών, ώστε όταν κάποιος ζητά έναν πελάτη να εντοπίζει τον αριθμό δωματίου του. Ορισμένα τμήματα. Όπως των προμηθειών, των κρατήσεων και του λογιστηρίου, είναι σκόπιμο να διαθέτουν δικές τους γραμμές, ώστε να δέχονται απευθείας κλήσεις από το δίκτυο. Μια υποχρέωση του τηλεφωνείου είναι τα εγερτήρια και οι υπενθυμίσεις που ζητούν οι πελάτες και η σύνδεση των δωματίων με το δίκτυο αλλά και η έκδοση σχετικού παραστατικού για τη χρέωση του πελάτη. Τμήμα Ταμείου Οι υπάλληλοι του ταμείου οργανικά εντάσσονται στο λογιστήριο, αλλά εργάζονται στο χώρο της υποδοχής. Εξαργυρώνουν συνάλλαγμα, ταξιδιωτικές επιταγές, Ενημερώνουν τους λογαριασμούς (ΑΠΥ) των πελατών και τους εισπράττουν, όταν οι πελάτες φεύγουν. Τμήμα Παρακολούθησης λογαριασμών πελατών Main courante είναι το βιβλίο στο οποίο παρακολουθείται αναλυτικά το σύνολο των χρεωπιστώσεων των πελατών του ξενοδοχείου και ταυτόχρονα η κίνηση των τμημάτων εκμεταλλεύσεων. Το βιβλίο αυτό αποτελεί το αναλυτικό καθολικό του λογαριασμού <<πελάτες>> κι επίσης παρέχει πληροφορίες για τον αριθμό των διανυκτερεύσεων, τον αριθμό των κατειλημμένων δωματίων κ.λπ. Το βιβλίο της main courante είναι κατάλληλα γραμμογραφημένο και ιδιαζόντως μεγάλο σε μέγεθος. Ο υπάλληλος που το συμπληρώνει πρέπει να γράφει με ταχύτητα στα διάφορα σημεία του εκτεταμένου φύλλου του βιβλίου, το οποίο οι Ελβετοί το ονόμασαν << χέρι που τρέχει>> δηλαδή <<main courant>>. Οι γραμμές της main courante ή M/C περιλαμβάνουν τους αριθμούς των κατειλημμένων δωματίων και στο τέλος των γραμμών αναφέρονται τα τμήματα εκμετάλλευσης. Οι στήλες της M/C περιλαμβάνουν τις διάφορες αιτίες για πιθανές χρεώσεις, πιστώσεις και μεταφορές υπολοίπων. Η M/C λειτουργεί με ένα σύστημα διασταύρωσης οριζόντιων και κάθετων προσθαφαιρέσεων. 16

17 Παράδειγμα Ένα ξενοδοχείο διαθέτει δύο δωμάτια και δύο τμήματα εκμετάλλευσης. Λειτουργεί μόνο μία ημέρα. Νοικιάζει το ένα δωμάτιο για Ευρώ σε δύο άτομα στα οποία χρεώνει το πρωινό τους δρχ κατ άτομο. Νοικιάζει το δεύτερο δωμάτιο σε τρία άτομα για Ευρώ χωρίς πρωινό. Τότε η M/C θα είχε την παρακάτω μορφή. Αρ. δωματίου Ονοματεπών υμο πελάτη Ημερομηνία.5/.5/2016 Άτομα Δωμάτιο Πρωινό Σύνολο 101 Κος Χ Κος Ψ Σύνολο Παρατηρούμε ότι στην τελευταία γραμμή παρουσιάζονται τα σύνολα των κατειλημμένων δωματίων, του αριθμού παραμενόντων πελατών των εισόδων από δωμάτια, των εσόδων από πρωινό και το σύνολο οφειλών των πελατών στο ξενοδοχείο. Επίσης το σύνολο εισπράξεων από δωμάτια, αν προστεθεί στο σύνολο εισπράξεων από πρωινό, δίνει το σύνολο που οφείλουν οι δύο πελάτες. Το παραπάνω παράδειγμα δεν έχει προβλέψεις τις εγγραφές πίστωσης των πελατών στην περίπτωση που θα πληρώσουν. Ας υποθέσουμε λοιπόν ότι ο πελάτης του 102 πληρώνει το λογαριασμό του. Επιπλέον στο παραπάνω παράδειγμα έχουμε ένα ακόμη οικονομικό γεγονός, όπως η πώληση δύο πρωινών σε περαστικούς πελάτες οι οποίοι πληρώνουν μετρητά δρχ. Η M/C θα έπαιρνε την παρακάτω μορφή: Αρ. δωμ Ονοματεπώ νυμο πελάτη Ημερομηνία.6/.5/2016 Άτομα Δωμάτιο Πρωινό Σύνολο ημέρας Πληρωμή Σύνολο οφειλών 101 Κος Χ Κος Ψ Περαστικοί πελάτες Στην περίπτωση αυτή παρατηρούμε ότι στην τελευταία γραμμή της M/C που είναι η γραμμή συνόλων: Αθροίζοντας τα σύνολα των τμημάτων εκμετάλλευσης, δηλαδή το σύνολο δωματίων και πρωινών, βρίσκουμε το σύνολο εσόδων του ξενοδοχείου για εκείνη την ημέρα. Αφαιρώντας από το σύνολο ημέρας το σύνολο πληρωμών, έχουμε το σύνολο οφειλών των πελατών. 2 Σύνολο

18 F&B F&B To F&B (Food and beverages) είναι το τμήμα που έχει σκοπό να καλύψει τις επισιτιστικές ανάγκες των πελατών του ξενοδοχείου. Το τμήμα αυτό είναι υπεύθυνο για τον συντονισμό των παρακάτω τμημάτων: Αποθήκη Μαγειρείο Εστιατόρια Μπαρ Εσωτερικού ελέγχου Ο ρόλος του F&B είναι σημαντικός διότι πρόκειται για ένα τμήμα με τεράστια γκάμα εργασιών που απαιτεί άριστους επαγγελματίες και που δεν είναι εύκολο να είναι κερδοφόρο. Το τμήμα F&B έχει τρεις αποστολές: Την παραγωγή κέρδους Την προσφορά ποιοτικών φαγητών και ποτών Την συμμετοχή του ξενοδοχείου στην κοινωνική ζωή της περιοχής. Η ποιότητα του τμήματος F&B Ποιοτικά τρόφιμα και ποτά είναι αυτά που ικανοποιούν τις απαιτήσεις και τις διαθέσεις του πελάτης. Οι αισθήσεις που συμμετέχουν διαδικασία του φαγητού και του ποτού είναι: Η όραση. Τα φαγητά και τα ποτά πρέπει να έχουν όμορφη εικόνα. Οσμή. Τα φαγητά και τα ποτά πρέπει να μυρίζουν όμορφα. Γεύση. Τα φαγητά και τα ποτά πρέπει να είναι νόστιμα. Οι διαθέσεις των πελατών αφορούν στα παρακάτω: Στον παραδοσιακό τρόπο σερβιρίσματος. Οι πελάτες έχουν κάποια πεποιθήσεις για το ποιοτικό σερβίρισμα. Οι πεποιθήσεις αυτές φορούν στους κανόνες τις εστιατορικής τεχνικής και οι πελάτες πιστεύουν, ότι όταν αυτοί οι κανόνες αγνοούνται, η εξυπηρέτηση τους είναι σοβαρά ελλιπής. Στη στιγμή της κατανάλωσης. Οι πελάτες έχουν διαφορετικές διαθέσεις ανάλογα με τη χρονική στιγμή. Στον τύπο του επισιτιστικού τμήματος. Οι πελάτες πηγαίνουν με άλλες διαθέσεις στο εστιατόριο, με άλλες διαθέσεις στο μπαρ και με άλλες στο χορευτικό κέντρο του ξενοδοχείου. Στον τύπο του πελάτη. Δεν έχουν όλοι οι πελάτες τις ίδιες διαθέσεις.γι αυτόν το λόγο δεν επιλέγουν όλοι τα ίδια επισιτιστικά τμήματα. Στην αξία της κατανάλωσης. Κάθε πελάτης έχει στο μυαλό του κάποιες προδιαγραφές για το προϊόν το οποίο αποφασίζει να πληρώσει, χωρίς να είναι σίγουρος για την ικανοποίηση που θα πάρει από αυτό. Σε περίπτωση που ο πελάτης μετά την κατανάλωση θεώρησε ότι το προϊόν του τμήματος ήταν αρκετά ποιοτικό ανάλογα με τα χρήματα που κόστισε, τότε θεωρεί ότι η κατανάλωση είχε ικανοποιητική αξία. Ανάλογα με την αξία του προϊόντος για τον πελάτη και την αξία των ανταγωνιστικών προϊόντων, ο πελάτης επαναλαμβάνει την κατανάλωση. Η αξία του προϊόντος των επισιτιστικών εξαρτάται από πολλούς παράγοντες, όπως: Τη θέση του καταστήματος. Τη διακόσμηση και διαρρύθμιση. Τα σκεύη. Τα τρόφιμα και τα ποτά. Τη μουσική. Την εξυπηρέτηση. Την ατμόσφαιρα. Τη λοιπή πελατεία. Τις τιμές κ.λπ. 18

19 Οργάνωση των επισιτιστικών Οργάνωση εργασίας Οργάνωση είναι η τακτοποίηση των παραγωγικών συντελεστών και των σχέσεων μεταξύ τους, έτσι ώστε με τις ελάχιστες θυσίες να παράγεται το μέγιστο αποτέλεσμα. Παραγωγικοί συντελεστές είναι : ο χώρος, η εργασία το κεφάλαιο. Θυσίες είναι : οι πρώτες ύλες, ο κόπος τα χρήματα. Το αποτέλεσμα είναι υλικό και άυλο και αφορά στον ανθρώπινο παράγοντα δηλ. τους επιχειρηματίες, τους εργαζόμενους και τους πελάτες. Η οργάνωση είναι ένας βασικός κανόνας λειτουργίας της φύσης και στην οργάνωση της φύσης οφείλεται κάθε είδους ισορροπία στον κόσμο. Με άλλα λόγια, η οργάνωση είναι απαραίτητη για την εξασφάλιση της οικονομικότητας, και οδηγεί στη μεγιστοποίηση της απόδοσης των παραγωγικών συντελεστών. Οργάνωση εργασίας είναι η διευθέτηση του έργου των διάφορων εργασιακών θέσεων και διαδικασιών με τέτοιο τρόπο,ώστε να παράγεται το μέγιστο ποσοτικό και ποιοτικό εργασιακό αποτέλεσμα. Η οργάνωση εργασίας πρέπει: να γίνεται έτσι ώστε να προσφέρονται στους πελάτες προϊόντα αξίας. Για να γίνει κάτι τέτοιο απαιτείται άριστη γνώση των παραγωγικών διαδικασιών του προϊόντος από το σύνολο των εργαζομένων στο F&B. να εξασφαλίζει την ελαχιστοποίηση του αριθμού των εργασιών και των διαδικασιών, δηλαδή να γίνονται μόνο οι απαραίτητες εργασίες για την εξασφάλιση της προδιαγεγραμμένης παραγωγής. Οργάνωση εργασίας είναι η συνεχής τάση για μείωση των εργασιών. να εξασφαλίζει το συντονισμό της παραγωγής με το τμήμα προμηθειών και με τις πηγές ενέργειας, την άριστη κατάσταση κι επάρκεια των μηχανημάτων κι εργαλείων.δηλαδή να εξασφαλίζει το συντονισμό των παραγωγικών συντελεστών. Οργάνωση κεφαλαίων Οργάνωση κεφαλαίων είναι η οικονομία των επενδύσεων. Για να επιτευχθεί κάτι τέτοιο πρέπει να εξασφαλίζεται η μέγιστη κάτι τέτοιο πρέπει να εξασφαλίζεται η μέγιστη αξιοποίηση των χρημάτων με: Οργάνωση των επενδύσεων(παγίων) Οργάνωση των αγορών(προμήθειες) Οργάνωση πωλήσεων(στα τμήματα εκμετάλλευσης) Οργάνωση χρήματος(ορθολογική χρήση των εσόδων) Οργάνωση χώρου Οργάνωση χώρου είναι η διαρρύθμιση του με τέτοιο τρόπο, ώστε να ελαχιστοποιούνται οι εργασιακές θυσίες. Τα τμήματα πρέπει να έχουν την κατάλληλη θέση στο χώρο του ξενοδοχείου. Η θέση αυτή επιλέγεται έτσι ώστε: Να εξυπηρετεί τις συγκεκριμένες ανάγκες της πελατείας. Για παράδειγμα ένα μπαρ που εξυπηρετεί τους λουόμενους στη θάλασσα πρέπει να γίνει στη παραλία. Να υπάρχει κατάλληλη διακόσμηση, διαρρύθμιση, αερισμός και φωτισμός. Να υπάρχει κατάλληλη ατμόσφαιρα δηλαδή θετικό ψυχαγωγικό περιβάλλον το οποίο δημιουργείτε από τις ψυχολογικές διαθέσεις των πελατών. Να εξυπηρετεί το έργο των εργαζομένων. Μορφές εστιατορίων που μπορούμε να συναντήσουμε στο χώρο των ξενοδοχείων Υπάρχουν πολλές και διάφορες μορφές εστιατορίων που μπορούμε να συναντήσουμε μέσα στα ξενοδοχεία, τα κυριότερα από τα οποία θα αναλυθούν σε αυτή την ενότητα. Στα ξενοδοχεία μπορούμε να συναντήσουμε τις παρακάτω μορφές εστιατορίων: Εστιατόριο πρωινών Εστιατόριο table d hote Εστιατόριο a la carte Ταβέρνα Εστιατόριο εθνικής κουζίνας Grill room Snack bar Εστιατόριο banquet Το room service ή υπηρεσία δωματίων σερβίρει πρωινό ή γεύμα στο δωμάτιο. Δεν αποτελεί εστιατόριο αλλά επισιτιστική υπηρεσία. Μπαρ Το μπαρ αποτελεί ένα αναπόσπαστο στοιχείο της ξενοδοχειακής μονάδας και το πιο ζεστό μέρος του καθώς εκεί συναντώνται άγνωστοι άνθρωποι απ όλα τα μέρη του κόσμου, όπου γίνονται όλοι μια παρέα ανακαλύπτοντας κοινά ενδιαφέροντα που έχουν μεταξύ τους. Υπάρχουν διάφορα είδη μπαρ για να εξυπηρετούν διαφορετικές ανάγκες της πελατείας όπως: Restaurant Bar M ain Bar Swimming pool Bar Beach Bar Roof garden Dancing Bar M ini Bar 19

20 Οργανόγραμμα τμήματος Bar Chef de Bars Main Bar Pool Bar Beach Bar Dancing Bar Barman Barman Barman Barman Βοηθοί Bar Βοηθοί Bar Βοηθοί Bar Βοηθοί Bar Τμήμα Προμηθειών Σερβιτόροι Σερβιτόροι Σερβιτόροι Σερβιτόροι Τμήμα προμηθειών Το τμήμα των προμηθειών έχει την ευθύνη για την αγορά των αναλώσιμων αγαθών που αποτελούν τις πρώτες ύλες των τμημάτων εκμετάλλευσης και των τμημάτων υποστήριξης του ξενοδοχείου ( τρόφιμα, ποτά, υλικά καθαρισμού, χαρτικά και λοιπά είδη). Ο βασικός στόχος του τμήματος αυτού είναι η έγκαιρη και συμφέρουσα αγορά των παραπάνω αγαθών. Όπως σε όλες τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, έτσι και στις προμήθειες είναι απαραίτητο ένας ακριβής προγραμματισμός. Ο ρυθμός των πωλήσεων ( των διανυκτερεύσεων για ένα ξενοδοχείο) δείχνει το ρυθμό που θα πρέπει ν ακολουθήσουν οι αγορές. Ο προγραμματισμός των αγορών στοχεύει στην κάλυψη των αναγκών της επιχείρησης με τις απαραίτητες ποσότητες αναλώσιμων αγαθών, τόσο στο επιθυμητό είδος και ποιότητα, όσο και στην κατάλληλη χρονική στιγμή και από την ενδεδειγμένη πηγή, έτσι ώστε να ικανοποιείται η ζήτηση. Το σύστημα των προμηθειών που θα εφαρμόσει κάθε ξενοδοχειακή επιχείρηση εξαρτάται από το μέγεθος, τη θέση, τη μορφή, τα διαθέσιμα κεφάλαια, την πολιτική και το χρόνο λειτουργίας της. Ο κύριος όγκος προμηθειών στην ξενοδοχεία έχει σαν αποδέκτη τα τμήματα του F&B. Πολιτική προμηθειών Είναι προφανές ότι διαφορετική πολιτική πάνω στις προμήθειες ακολουθείται σε μια μικρή, μεσαία ή μεγάλη ξενοδοχειακή επιχείρηση. Μικρή ξενοδοχειακή επιχείρηση Η μικρή ξενοδοχειακή επιχείρηση είναι κυρίως οικογενειακής μορφής και διευθύνεται από τον ιδιοκτήτη και την οικογένεια του. Μια τέτοια επιχείρηση έχει μικρή δυνατότητα σε κουβέρ και οι διαδικασίες γενικά των προμηθειών πραγματοποιούνται από τον ιδιοκτήτη ή κάποιο άλλο μέλος της οικογένειας του. Μεσαία ξενοδοχειακή επιχείρηση Στη μεσαία ξενοδοχειακή επιχείρηση οι προμήθειες είναι πιο ουσιαστικό και η διαδικασία τους πιο οργανωμένη γιατί πραγματοποιούνται από εξειδικευμένα άτομα. Μεγάλη ξενοδοχειακή επιχείρηση Τέλος στη μεγάλη ξενοδοχειακή επιχείρηση, το τμήμα προμηθειών ακολουθεί πολύπλοκες διαδικασίες. Το τμήμα αυτό διαθέτει προσωπικό ειδικευμένο σε όλες τις τεχνικές τις αγοράς. Οι προμήθειες που γίνονται για τα τμήματα μίας μεσαίας ή μεγάλης ξενοδοχειακής επιχείρησης χωρίζονται σε δύο βασικές κατηγορίες: Στα αναλώσιμα προϊόντα Στα πάγια προϊόντα Υπηρεσία Ελέγχου Υπηρεσία εσωτερικών ελέγχων Η υπηρεσία αυτή διενεργεί διαχειριστικούς ελέγχους με σκοπό να προστατέψει την περιουσία του ξενοδοχείου και τις χρεώσεις των πελατών. Τμήμα ελέγχου εσόδων των διαφόρων κλάδων εκμετάλλευσης Ο έλεγχος εσόδων και εξόδων κατά κλάδο εκμετάλλευσης αποσκοπεί στα εξής Αποφυγή λογιστικών σφαλμάτων Αποφυγή παραλείψεων Αποφυγή καταχρήσεων Αποφυγή αθροιστικών σφαλμάτων Αποφυγή αναριθμητισμών. Αποφυγή λανθασμένων υπολογισμών. Αποφυγή λανθασμένων χρεοπιστώσεων. Αποφυγή έκδοσης επιταγών για πληρωμές μη πραγματοποιήσιμων προμηθειών. Αποφυγή εικονικών αγορών Αποφυγή διπλών πληρωμών τιμολογίων και αποδείξεων κτλ 20