5α. Έναρξη του Έργου : Σχεδιασμός Κόστος Εκτίμηση Κόστους 5.2. Προϋπολογισμός Έργου 5.3. Έλεγχος Κόστους

Transcript

1 5α. Έναρξη του Έργου : Σχεδιασμός Κόστος 5.1. Εκτίμηση Κόστους 5.2. Προϋπολογισμός Έργου 5.3. Έλεγχος Κόστους

2 Διαδικασίες Διαχείρισης Κόστους Εκτίμηση Κόστους: Προσδιορισμός εκτίμησης του συνολικού κόστους των απαιτούμενων πόρων για την ολοκλήρωση του έργου Επιλογή έργου / Χρηματοοικονομική Αξιολόγηση / Προετοιμασία Πρότασης Προϋπολογισμός έργου: Κατανομή του συνολικού κόστους σε πακέτα εργασίας / δραστηριότητες σύμφωνα με το χρονοδιάγραμμα ώστε να ορισθεί η βάση αναφοράς κόστους (cost baseline) με βάση την οποία μετρείται η απόδοση του έργου Πρόταση Ανάληψης έργου / Σχεδιασμός Έργου βάση αναφοράς κόστους (cost baseline) Έλεγχος Κόστους: Έλεγχος αλλαγών προϋπολογισμού Παρακολούθηση / Ανασκόπηση / Έλεγχοι Slide 2

4 Βασικές Σχέσεις I. Κόστος + Κέρδος = Τιμή II. III. Η τιμή καθορίζεται με νόμο, ή στην περίπτωση κοστολόγησης με βάση το στόχο μέσω ανάλυσης αγοράς. Το κόστος και συνεπώς το κέρδος μπορεί να διακυμανθεί Π.χ. στην αυτοκινητοβιομηχανία καθορίζεται η τιμή στόχος που θα πωληθεί ένα συγκεκριμένο μοντέλο, ή σε ένα έργο ο εργολάβος προσφέρει μία ορισμένη τιμή και δεσμεύεται από αυτή. Τιμή Κέρδος = Κόστος Το κόστος είναι σταθερό μέσω προμήθεια ή σύμβασης που εγγυάται ένα σταθερό κόστος. Η τιμή πώλησης και συνεπώς το κέρδος μπορεί να διακυμανθεί. Τιμή Κόστος = Κέρδος Σε κάποιες περιπτώσεις υπάρχουν συμφωνίες που καθορίζουν ένα σταθερό ποσοστό κέρδους επί του κόστους ενός έργου. Ποια είναι η διαφορά μεταξύ της περίπτωσης Ι και της ΙΙΙ σε ότι αφορά το ενδιαφερόμενο μέρος για τον έλεγχο του κόστους;

5 Διαδικασία Σχεδιασμού Κόστους: Στόχοι Αφορά στην Εκτίμηση και Τεκμηρίωση του κόστους του έργου. Περιλαμβάνει: Κόστος σχετικό με το έργο (εσωτερικά έργα σε έναν οργανισμό), ή Κόστος και Έσοδα σχετικά με το Έργο (εξωτερικά έργα) Περιλαμβάνει μόνον το Κόστος και τα Έσοδα κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου Κόστος που αφορά περιόδους και εργασίες πριν την έναρξη του έργου δεν υπολογίζεται στο κόστος του έργου Κόστος και Έσοδα που προκύπτουν μετά την ολοκλήρωση του έργου αφορούν την αξιολόγηση του έργου ως επιχειρηματικής δραστηριότητας και επίσης δεν υπολογίζονται στο κόστος του έργου. Βάση για το σχεδιασμό κόστους αποτελεί η δομή ανάλυσης εργασιών του έργου (WBS)

6 Εκτίμηση Κόστους Έργου Συνθετική Κοστολόγηση Ξεκινά με την εκτίμηση κόστους κάθε στοιχείου από το χαμηλότερο επίπεδο του WBS με βάση τις προδιαγραφές κάθε πακέτου εργασίας, οι οποίες συγκεντρώνονται και προστίθενται σε κάθε παραπάνω επίπεδο, δίνοντας τελικά την εκτίμηση για το κόστος του έργου. Οι εκτιμήσεις γίνονται από τα μέλη της ομάδας έργου Η ομάδα έργου δεσμεύεται για την υλοποίηση του με το συγκεκριμένο κόστος Επειδή συνήθως στη συνέχεια γίνονται περικοπές, υπάρχει τάση υπερεκτίμησης του κόστους Αναλυτική Κοστολόγηση Ξεκινά με ένα αρχικό ποσό που αφορά στο συνολικό κόστος του έργου το οποίο κατανέμεται στα υποέργα, δραστηριότητες και πακέτα εργασίας Η κατανομή προκαλεί ανταγωνισμό μεταξύ υποέργων & μελών της ομάδας έργου Μπορεί να έχει ως συνέπεια την υποβάθμιση της ποιότητας

7 Συστατικά Στοιχεία του Κόστους Κόστος εργασίας που απαιτείται για την εκτέλεση των δραστηριοτήτων του έργου Υπολογίζεται για κάθε υποέργο με βάση το μοναδιαίο (ώρα, ημέρα, εβδομάδα,..) κόστος εργασίας Κατανέμεται στη διάρκεια του έργου Υλικά Συνδέονται με συγκεκριμένο πακέτο εργασίας ή δραστηριότητα Εξοπλισμός (το κόστος χρήσης του εξοπλισμού και όχι η αξία αγοράς του) Π.χ. Αν χρησιμοποιούνται υπολογιστικά συστήματα αξίας για έργο διάρκειας ενός έτους και έχουν χρόνο απόσβεσης 3 χρόνια, τότε το κόστος που αναλογεί στο έργο είναι /3 = Αν ο εξοπλισμός ενοικιάζεται ως κόστος θεωρείται το ενοίκιο συν οι δαπάνες λειτουργίας του (χειριστές, καύσιμα, κ.λπ.) Κατανέμονται στη διάρκεια της δραστηριότητας που χρησιμοποιούνται

8 Συστατικά Στοιχεία του Κόστους Υπηρεσίες Τρίτων που απαιτούνται για την εκτέλεση του έργου Κατανέμονται στη διάρκεια της δραστηριότητας που αφορούν Άλλες Άμεσες Δαπάνες (π.χ. μετακινήσεις, κόστος εκπαίδευσης, κ.ά.) Εφ όσον αφορούν αποκλειστικά στο έργο Έμμεσες δαπάνες που αφορούν σε περισσότερα έργα (π.χ. Λογιστική Υποστήριξη) Επιμερίζονται σε κάθε έργο με βάση τη χρήση των υπηρεσιών ή κάποιο άλλο μέτρο Γενικές Δαπάνες Διοίκησης Περιλαμβάνουν (κόστος διοίκησης, ενοίκια, κόστος τηλεπικοινωνιών, κ.λπ.)

9 Δομές Κοστολόγησης έργου Λογιστικό Σχέδιο Απόδοση κόστους στο έργο: Άμεσο, αναφέρεται απ ευθείας σε δραστηριότητες του έργου Έμμεσο, κόστος το οποίο μπορεί να αφορά περισσότερα από ένα έργα τα οποία μοιράζονται κοινούς πόρους Γενικές δαπάνες (Overheads), γενικές δαπάνες διοίκησης (ενοίκια, παροχές κ.λπ.) Κόστος σχετιζόμενο με το έργο Σταθερό (π.χ. Ενοικίαση εξοπλισμού για τη διάρκεια του έργου κατασκευές σήραγγας) Βασικό Ζήτημα: Η μείωση του νεκρού χρόνου, η μείωση της ασυνέχειας του έργου Μεταβλητό κόστος με βάση τη χρήση των πόρων στη διάρκεια του έργου Bottom Up Εκτίμηση κόστους Σύμφωνα με το κόστος των πόρων Εκτίμηση κόστους WP και συνολικά σύμφωνα με το WBS

10 Εκτιμήσεις κόστους Εγκεκριμένα τιμολόγια εργασιών Κυρίως τεχνικά έργα Ιστορικές πληροφορίες Προηγούμενα έργα Εμπειρίες των μελών της Ο.Ε. Αναλογική Εκτίμηση Σύγκριση με παρόμοια έργα και προσαρμογή ανάλογα με το μέγεθος, την πολυπλοκότητα, το χρόνο κ.λπ. Παραμετρικά μοντέλα Με βάση το κόστος μονάδας (κόστος ανά τεμάχιο, ανα κυβ.μέτρο, ανά χλμ. κ.λπ.) Αναγνώριση του κόστους κινδύνων Αναμενόμενο κόστος κινδύνου = Πιθανότητα * Οικονομική επίπτωση

11 Εκτίμηση Κόστους: Θέματα που θα πρέπει να λάβουμε υπόψη Απαιτούμενος Χρόνος Πληθωρισμός 6% πληθωρισμός διπλασιάζει το κόστος σε 12 χρόνια Γενικά, το κόστος διπλασιάζεται όταν Ν*r 72, (r=πληθωρισμός, Ν=Χρόνια) Κόστος κεφαλαίου κίνησης Αν ο κύριος του έργου καθυστερήσει την πληρωμή 1 εκ. ευρώ για 6 μήνες πόσο θα κοστίσει αυτό στο έργο? Εμπειρία προσωπικού και καμπύλη μάθησης Σε κάθε δραστηριότητα υπάρχουν επαναλαμβανόμενα στοιχεία. όπου συμβαίνει αυτό ο χρόνος που απαιτείται για την εκτέλεση των εργασιών μειώνεται καθώς τα άτομα εξοικειώνονται με τις μεθόδους Οι βελτιώσεις είναι σημαντικές στην αρχή αλλά οι επόμενες βελτιώσεις γίνονται μικρότερες με την πάροδο του χρόνου Επαναλήψεις

13 ΙΙ. Φθάνοντας στον προϋπολογισμό του έργου Από τις εκτιμήσεις στον προϋπολογισμό Προσέγγιση σε τάξη μεγέθους Στη φάση σύλληψης του έργου. Εκτίμηση εκ των άνω (συνολική). Μεγάλες αποκλίσεις -25% έως 75% Εκτίμηση Προϋπολογισμού. Στις πρώτες φάσεις του σχεδιασμού. Εκτίμηση εκ των άνω (συνολική). Μικρότερες αποκλίσεις -10% έως 25% Τελικές εκτιμήσεις. Εκτίμηση εκ των κάτω προς τα πάνω. Απόκλιση -5% έως 10% Συμπεριλαμβάνει πρόνοια έκτακτης ανάγκης (contingency) για προσδιορισμένους κινδύνους (από ανάλυση κινδύνων) Συμπεριλαμβάνει απρόβλεπτα αποθεματικό (reserves) για μη προσδιορισμένους κινδύνους Απαιτούμενες εισροές Work breakdown structure Εκτιμήσεις κόστους Χρονοδιάγραμμα Σχέδιο Ανάλυσης Κινδύνων

14 Ξεκινάμε με το WBS Προϋπολογισμός Άμεση σύνδεση με τις δραστηριότητες που αναφέρονται στο WBS Υλοποίηση δραστηριότητας x, y, z, κ.λπ... Σημαίνει ότι απαιτούνται οι πόροι α, β, γ,... Κόστος των απαιτούμενων πόρων. Ο προϋπολογισμός δεν μπορεί να περιλαμβάνει κάτι που δεν αναφέρεται στη λίστα δραστηριοτήτων του

15 Από τις δραστηριότητες στις κατηγορίες κόστους Δραστηριότητες Πόροι Κόστος Εκπαίδευση στελεχών σε θέματα εντοπισμού ευκαιριών επιχειρηματικής ανάπτυξης (2 3 ημέρες, 30 άτομα, σε τοποθεσία εκτός γραφείου Εκπαιδευτές (1 εξωτερικού και 1 εσωτερικός) Διαχειριστής έργου, διοικητική υποστήριξη, υλικά εκπαίδευσης, αίθουσα, Catering Αμοιβή εκπαιδευτών, κόστος υλικών εκπαίδευσης, Διοικητική υποστήριξη, υλικά εκπαίδευσης χ 60, Catering 60 ατόμων, ενοίκιο αίθουσας χ6 ημέρες Κατηγορίες κόστους 1. Αμοιβές εξωτερικών συνεργατών 2. Αμοιβές προσωπικού 3. Ενοίκιο αίθουσας και Catering 4. Υλικά Καθορισμός Κατηγοριών Κόστους Έργου Συνήθως διαφορετικές από το Λογιστικό Σχέδιο του Οργανισμού Προσοχή σε ποιες δαπάνες είναι επιλέξιμες (eligible)

16 Προϋπολογισμός Έργου: Κατηγορίες Δαπανών / ΠΕ Δραστηριότητες/ Χρόνος Αμοιβές Μετακινήσ εις Αμοιβές, μισθοί, εισφορές,.. Δαπάνες μετακινήσεων διαμονής. WP1 WP2 WP.χ Εξοπλισμός Αναλώσιμα Εξ. Συμβουλοι Εργολαβίες Έμμεσο Κόστος Απρόβλεπτ α Ειδικά για το έργο Αναλώσιμα Υλικά και μικρής διάρκειας Εξωτερικοί σύμβουλοι Εργολαβίες,... Ποσοστό επιβάρυνσης έμμεσου κόστους Απρόβλεπτα BAC Budget at Completion Προϋπολογισμός έργου σημαίνει κατανομή του κόστους στις δραστηριότητες για τη διάρκεια υλοποίησης του έργου Period

17 Η βάση αναφοράς κόστους Budget (cost) Baseline Project Cost Ποιες αναμένεται να είναι οι δαπάνες του έργου Επιτρέπει στους διαχειριστές έργου να προβλέψουν πότε το έργο θα απαιτήσει χρηματικές εκροές και για χρονική περίοδο Σε γραφική μορφή η εξέλιξη του κόστους του έργου παριστάνεται με καμπύλη που συνήθως έχει τη μορφή S-curve Σκοπός: Η μέτρηση και η πρόβλεψη της επίδοσης του έργου BAC=100,000 Project Schedule

18 Κόστος Έργου Ορολογία Budget Cost Baseline (Βάση Αναφοράς Προϋπολογισμένου Κόστους) Ποιο είναι το αναμενόμενο κόστος του έργου στο χρόνο (ανά εβδομάδα, μήνα, κ.λπ.). Επιτρέπει στον διαχειριστή του έργου να προβλέπει τις δαπάνες του έργου σε κάθε περίοδο. Έχει συνήθως τη μορφή καμπύλης S Όπως και οι άλλες baselines - χρονοδιαγράμματος - πόρων - WBS, κ.λπ. αναθεωρείται μόνον όταν υπάρχει έγκριση αλλαγής BAC (Budget at Completion) Συνολικός προϋπολογισμός Νωρίτερος Χρόνο Έναρξης Χρονοδιάγραμμα Έργου EAC (Estimated cost At Completion) Εκτίμηση πραγματικού κόστους στην ολοκλήρωση του έργου ΕΤC (Estimated cost To Completion) Εκτίμηση του απομένοντος κόστους μέχρι την ολοκλήρωση BAC=100,000 Αργότερος Χρόνο Έναρξης

19 Βάση Αναφοράς Κόστους: Χρήση PM s/w WP Tasks Resources WP Tasks Resources Slide 19

20 Βάση Αναφοράς Κόστους: Χρήση Excel Προυπολογισμός Μήνας 1 Μήνας 2 Μήνας 3 Μήνας 4 Π.Ε. # Προσωπικό Μετακινήσεις Αναλώσιμα Προώθηση - Διάχυση Άλλα Έμμεσες (15%) Ολοκληρώστε την περιγραφή κάθε Πακέτου Εργασίας (Π.Ε.) του WBS και κοστολογήστε το αναλυτικά 2. Ορίστε τις κατηγορίες Κόστους για το έργο. Οι ίδιες και όλες χρησιμοποιούνται σε κάθε Π.Ε. 3. Αποφασίστε για τα χρονικά διαστήματα παρακολούθησης κόστους (εβδομάδα, μήνας, κ.λπ.) 4. Φτιάξτε ένα template στο Excel για το πρώτο Π.Ε.. Χρησιμοποιείστε τύπους όπου πρέπει π.χ. σύνολα γραμμές και στήλες, έμμεσες δαπάνες κ.λπ.. Αλλιώς θα χάσετε πολύτιμο χρόνο. 5. Αναλύστε κάθε κατηγορία κόστους χρονικά με βάση το διάγραμμα Gantt του έργου

21 Βάση Αναφοράς Κόστους: Χρήση Excel 1. Επαναλάβετε για όλα τα πακέτα εργασίας 2. Συνολικός Προϋπολογισμός Διάκριση έμμεσων δαπανών Αποθεματικό Κινδύνων μόνο στο σύνολο Απρόβλεπτα μόνο στο σύνολο 3. Μπορεί να χρειαστεί περαιτέρω ανάλυση ανά εταίρο σε έργα κοινοπραξίας Μετακινήσεις Αναλώσιμα Προώθηση - Διάχυση Άλλα Έμμεσες (15%) Π.Ε. # Προσωπικό Μετακινήσεις Αναλώσιμα Προώθηση - Διάχυση Άλλα Έμμεσες (15%) Συνολικός Προυπολογισμός Προσωπικό Μετακινήσεις Αναλώσιμα Προώθηση - Διάχυση Άλλα Σύνολο Άμεσων Έμμεσες (15%) Σύνολο Έργου Αποθεματικό Κινδύνων 3.400

23 Σχέδιο Διαχείρισης κόστους Περιγράφει με ποιο τρόπο θα γίνει η διαχείριση των αποκλίσεων στο κόστος του έργου Ο οργανισμός εκτέλεσης του έργου μπορεί να έχει οδηγίες και κανονισμούς για τον τρόπο δράσης σε αποκλίσεις κόστους. Π.χ. Κατώφλι ανοχής: Αποκλίσεις στο κόστος οι ξεπερνούν ένα συγκεκριμένο όριο απαιτούν από τον διαχειριστή έργου να υποβάλει τεκμηριωμένη αναφορά αποκλίσεων εξηγώντας τους λόγους που την προκάλεσαν. Συμβούλια Διοίκησης Οικονομικοί Έλεγχοι (Audits) Συμβατότητα με Λογιστικό Σχέδιο (Λ.Σ.) Διαδικασία Χαρακτηρισμός Δαπανών : (ΠΕ / Κατηγορία Κόστους Έργου / Κωδικός Λ.Σ.) Συχνότητα ανασκόπησης της πορείας του έργου Συμμετέχοντες Απαιτούμενα στοιχεία / τεκμηρίωση

24 Εφαρμόζοντας διαδικασίες ελέγχου κόστους Ο έλεγχος κόστους εστιάζεται σε εφαρμογή διαδικασιών οι οποίες θα επιτρέψουν ή προλαμβάνουν τις αλλαγές στο κόστος του έργου. Συγκεκριμένα: Ελέγχοντας τις αιτίες των αλλαγών ώστε να διασφαλιστεί ότι οι αλλαγές στο έργο είναι απαραίτητες Ελέγχοντας και τεκμηριώνοντας τις αλλαγές στη βάση αναφοράς κόστους Ελέγχοντας τις αλλαγές στο έργο και την επίδραση τους στο κόστος Συνεχή παρακολούθηση του κόστους με σκοπό την αναγνώριση και κατανόηση των αιτιών των αποκλίσεων Μη επιτρέποντας μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές στη βάση αναφοράς του έργου Επικοινωνία με τα ενδιαφερόμενα μέρη για τυχόν αλλαγές στο κόστος του έργου Απαιτούμενες εισροές Βάση αναφοράς κόστους Αναφορές προόδου Αιτήματα αλλαγών Σχέδιο Διαχείρισης Κόστους

25 Σύστημα ελέγχου κόστους

26 Earned Value Management (EVM) Διαδικασία μέτρησης της προόδου του έργου σε σχέση με το σχεδιασμό του Συγκρίνει: αξία της δεδουλευμένης εργασίας, αξία της σχεδιασμένης εργασίας και το πραγματικό κόστος Βασικές μετρικές στην EVM Σχεδιασμένη αξία - Planned Value (PV): Η αξία των εργασιών που έχουν σχεδιασθεί να πραγματοποιηθούν μέχρι τη δεδομένη χρονική στιγμή σύμφωνα με τη βάση αναφοράς κόστους. Αποκαλείται επίσης και Budget Cost of Work Scheduled (BCWS) Δεδουλευμένη Αξία - Earned Value (EV): Η αξία των εργασιών του έργου που έχουν πραγματοποιηθεί μέχρι τη δεδομένη χρονική στιγμή κοστολογημένες με βάση την βάση αναφοράς κόστους. Αποκαλείται επίσης και Budgeted Cost of Work Performed (BCWP). Πραγματικό Κόστος - Actual Cost (AC): Οι πραγματικές δαπάνες του έργου έως τη δεδομένη χρονική στιγμή. Αποκαλείται επίσης και Actual Cost of Work Performed (ACWP).

27 Activi ty Earned Value Management (EVM) - Υπολογισμοί Durati on wks Time and Cost Planning EST EFT Criti Cost cal ( 000) Project Status end of week 12 Actual % Cost Complet ion % sched uled EVM Calculations PV EV (BCWS) (BCWP) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)=(9)x(6) (11)=(8)x(6) A Y % B Y % C % D % E Y % F % G Y % H % Total (9) % scheduled: 0 if EST >= % if EFT <= 12 (12-EFT)/Duration, otherwise

28 Activi ty Earned Value Management (EVM) - Υπολογισμοί Durati on wks Time and Cost Planning EST EFT Criti Cost cal ( 000) Project Status end of week 12 Actual % Cost Complet ion % sched uled EVM Calculations PV EV (BCWS) (BCWP) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)=(9)x(6) (11)=(7)x(6) A Y % 100% B Y % 100% C % 100% D % 100% E Y % 100% F % 100% G Y % 0% 0 0 H % 50% Total (9) % scheduled: 0 if EST >= % if EFT <= 12 (12-EFT)/Duration, otherwise

29 Earned Value Management (EVM) - Παράδειγμα Cost Variance (CV) CV = EV AC (+ -) CV = = -100 Schedule Variance (SV) SV = EV PV (+ -) CV = = -375 Cost Performance Index CPI = EV/AC (>1 <1) CPI = 2750/2850 = 0,965 Schedule Performance Index SPI = EV/PV (>1 <1) CPI = 2750/3075 = 0,894 Παράδειγμα: Το έργο σημειώνει καθυστέρηση και έχει μικρή υπέρβαση στο κόστος

30 Earned Value Management (EVM): Πιθανά Προβλήματα Π.Ε. : Εκπαίδευση εκπαιδευτών (1 εβδομάδα) για να κάνουν 40 επισκέψεις σε αντίστοιχες επιχειρήσεις 10 ανά εβδομάδα. Συνολικό κόστος 70. Εβδομάδα Κόστος (70) Εκπαίδευση πραγματοποιείται με κόστος 32 και οι επισκέψεις ξεκινούν 1 εβδομάδα αργότερα. Στο τέλος της 3 ης εβδομάδας έχουν πραγματοποιηθεί 10 από τις 40 επισκέψεις (25%) με δαπάνη 9. Υπολογισμοί EV στο τέλος της 3 ης εβδομάδας AV = 32+9 = 41 Δείκτες EV EV = 25%*70 = 17,5 SV: EV - PV = 17,5-35 = -17,5 PV = 50%*70 = 35 CV: EV AV = 17,5 41 = - 23,5 Ερώτηση: Οι δείκτες απεικονίζουν την πραγματικότητα? Τι συμβαίνει?

31 Earned Value Management (EVM): Πιθανά Προβλήματα Διαχωρισμός σε 2 διαφορετικά Π.Ε. Εβδομάδα Π.Ε Π.Ε Εκπαίδευση πραγματοποιείται με κόστος 32 και οι επισκέψεις ξεκινούν 1 εβδομάδα αργότερα. Στο τέλος της 3 ης εβδομάδας έχουν πραγματοποιηθεί 10 από τις 40 επισκέψεις (25%) με δαπάνη 9. Υπολογισμοί EV στο τέλος της 3 ης εβδομάδας AV = 32+9 = 41 Δείκτες EV EV = %*40 = 40 SV: EV - PV = = -10 (-17,5) PV = %*40 = 50 CV: EV AV = = -1 (- 23,5) Ερώτηση: Οι δείκτες απεικονίζουν την πραγματικότητα? Τι συμβαίνει?

32 Μετά τα αποτελέσματα του ελέγχου κόστους Αναθεώρηση των εκτιμήσεων του κόστους Απαραίτητη η προσαρμογή των εκτιμήσεων του κόστους καθώς προχωρά η υλοποίηση του έργου και περισσότερες πληροφορίες είναι διαθέσιμες. Απαιτεί επικοινωνία με τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη Άλλα τμήματα της διαχείρισης του έργου μπορεί να πρέπει επίσης να αναθεωρηθούν. Π.χ. Πόροι, αλληλουχία δραστηριοτήτων. Αναθεώρηση του προϋπολογισμού Η αναθεώρηση του προϋπολογισμού οδηγεί σε αλλαγή στη βάση αναφοράς κόστους. Η αρχική βάση αναφοράς κόστους είναι μία απεικόνιση του τι θα κοστίσει κάθε πακέτα εργασίας και τμήμα του έργου Διορθωτικές Ενέργειες Προετοιμασία της Εκτίμησης Κόστους Ολοκλήρωσης του Έργου - Estimate at Completion (EAC)

33 Υπολογισμός του Κόστους στην Ολοκλήρωση του Έργου the Estimate at Completion (EAC) Με αναμενόμενες συνθήκες Αν το έργο προχωρά όπως είχε σχεδιασθεί με μικρές αποκλίσεις: EAC=Budget at Completion / Cost Performance Index EAC=BAC/CPI. Για παράδειγμα αν το BAC του έργου είναι 575,000 και ο CPI.91, το EAC του έργου είναι 575,000/0,91 =631,868. Αν υπάρχουν λανθασμένες εκτιμήσεις Αν κάποιες βασικές παραδοχές αποδειχθούν λανθασμένες Απαιτείται νέα εκτίμηση για το απομένον τμήμα του έργου η οποία αποκαλείται Estimate to Complete (ETC) Εκτίμηση έως την ολοκλήρωση του έργου. Τότε EAC = AC +ETC Το αρχικό BAC του έργου ήταν και έχουν δαπανηθεί πριν αντιληφθούμε ότι οι παραδοχές εκτίμησης του κόστους ήταν λανθασμένες, τότε πρέπει να εκτιμήσουμε το κόστος των εργασιών που πρέπει να γίνουν για να ολοκληρωθεί το έργο. Η ομάδα του έργου εκτιμά το ETC σε Το EAC είναι = , επειδή το έργο έχει ήδη ξοδέψει και απαιτούνται άλλα για την ολοκλήρωση του. Σε αυτό το σημείο χρειάζεται να ληφθεί απόφαση αν θα συνεχίσει ή θα εγκαταλειφθεί το έργο.

34 Υπολογισμός του Κόστους στην Ολοκλήρωση του Έργου the Estimate at Completion (EAC) Προσωρινές Εκτροπές Υπήρξαν προβλήματα (κακές εκτιμήσεις, διακοπές, απρόβλεπτα) Δεν αναμένεται να εμφανιστούν για το υπόλοιπο του έργου Η απόκλιση κόστους (AC-EV) προστίθεται στην αρχική εκτίμηση του προϋπολογισμού EAC= AC + (BAC EV). Το αρχικό BAC ενός έργου ήταν και μετά από ένα μήνα έχουμε ήδη δαπανήσει ενώ σύμφωνα με τη Βάση Αναφοράς Κόστους για τις εργασίες που έχουν υλοποιηθεί θα έπρεπε να είχαμε ξοδέψει μόνον Υπάρχει δηλαδή μια απόκλιση = Έχουμε λοιπόν. Το EAC είναι ( ) = = Δεν χρειάζεται να ληφθεί απόφαση αν θα συνεχίσει ή θα εγκαταλειφθεί το έργο, διότι δεν προβλέπεται αύξηση κόστους των εργασιών που απομένουν.

35 Υπολογισμός του Κόστους στην Ολοκλήρωση του Έργου the Estimate at Completion (EAC) Μόνιμες Αποκλίσεις Ίδιες συνθήκες θα συνεχίσουν να εμφανίζονται και για το υπόλοιπο του έργου Ο απομένων προϋπολογισμός προσαρμόζεται με βάση τον δείκτη επίδοσης κόστους EAC = AC + (BAC EV)/CPI