Μέθοδος Παραγόμενης Αξίας (Earned Value Analysis) Μ. Τσικνάκης, Μαϊος 2018

Transcript

1 Μέθοδος Παραγόμενης Αξίας (Earned Value Analysis) Μ. Τσικνάκης, Μαϊος 2018 Ο σχεδιασμός, η υλοποίηση, ο έλεγχος και η επιτυχής ολοκλήρωση ενός έργου αποτελούν από τη φύση τους πολύ σύνθετες διαδικασίες οι οποίες απαιτούν τον αποτελεσματικό συνδυασμό μεγάλων ποσοτήτων υλικού και ανθρώπινου κεφαλαίου σε ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα το όποιο ταυτίζεται με την χρονική διάρκεια του έργου. Σε αυτό ακριβώς το πρόβλημα έρχεται να δώσει λύση η διοίκηση έργων. Αναλαμβάνει όλες τις ενέργειες που πρέπει να πραγματοποιηθούν από την έναρξη του έργου μέχρι την επιτυχή ολοκλήρωση του. Μέσα σε αυτές τις ενέργειες περιλαμβάνεται ο έλεγχος της προόδου του έργου ο όποιος παίζει καταλυτικό ρολό στην επιτυχή έκβαση του. Ως εκ τούτου ποικίλες μέθοδοι έχουν αναπτυχθεί κατά καιρούς με σκοπό να συνεισφέρουν στην αποτελεσματικό έλεγχο ενός έργου και των επιμέρους δραστηριοτήτων του. Μια από τις πιο αποτελεσματικές και αξιόπιστες τεχνικές ελέγχου της προόδου ενός έργου αποτελεί η μέθοδος της παραγόμενης (ή δεδουλευμένης ή αποκτηθείσας) αξίας. Η μέθοδος της παραγόμενης αξίας είναι ένα εργαλείο ελέγχου της υλοποίησης των έργων και μια τεχνική μέτρησης της απόδοσης του έργου σύμφωνα με τα κόστη και το χρονοδιάγραμμα του έργου. O όρος παραγόμενη αξία (earned value) αναφέρεται στην αξία που έχει προκύψει από την εκτέλεση ενός μέρους του έργου. Το συγκεκριμένο εργαλείο συγκρίνει το προϋπολογισμένο κόστος εργασίας με το πραγματικό κόστος της καθώς και προϋπολογισμένα και πραγματικά δεδομένα χρόνου και εργασίας. Χρησιμοποιεί ως δεδομένα τις παρατηρήσεις κατά τη φάση υλοποίησης του έργου που αφορούν το χρόνο εκτέλεσης και το κόστος των εργασιών, τα οποία ούτως ή άλλως πρέπει να μετρώνται περιοδικά, τις οποίες συνδυάζει με δεδομένα προγραμματισμού του έργου και παρέχει τη σημερινή εικόνα της πορείας υλοποίησης όσον αφορά πιθανές καθυστερήσεις και υπερβάσεις κόστους καθώς και προβλέψεις των αντίστοιχων μεγεθών στο τέλος του έργου. Έτσι, προσφέρει αποτελεσματική βοήθεια στον υπεύθυνο του έργου όσον αφορά τη διάγνωση πιθανών προβλημάτων και την εφαρμογή κατάλληλων μέτρων θεραπείας τους. Συγκεκριμένα, η μέθοδος της παραγόμενης αξίας συγκρίνει το αναμενόμενο κόστος του εκτελεσθέντος έργου (παραγόμενη ή αποκτηθείσα αξία) με το πραγματικό κόστος του και το προϋπολογισμένο κόστος του αναμενόμενου έργου (προγραμματισμένη αξία) ώστε να υπολογιστούν οι αποκλίσεις κόστους και χρόνου ως την χρονική στιγμή του ελέγχου, αποτυπωμένες σε μορφή πινάκων και διαγραμμάτων. Ταυτόχρονα είναι δυνατόν να υπολογιστεί η κατά προσέγγιση συνολική διάρκεια του έργου καθώς και το συνολικό κόστος του χρησιμοποιώντας συνήθως ως βάση την προηγηθείσα αποδοτικότητα του. Με αυτό τον τρόπο δίνεται μια πρώτη εικόνα τόσο της παρούσας όσο και της μελλοντικής πορείας του έργου. Στη συνεχεία ο υπεύθυνος του έργου αποφασίζει έγκαιρα σε ποιες ενέργειες θα προβεί προκειμένου να επαναφέρει κατά το δυνατόν τα μεγέθη του έργου κοντά σε αυτά του προγραμματισμού. Πρόκειται για ένα στιγμιότυπο του έργου μια συγκεκριμένη περίοδο, κατά την οποία αναλύονται οι εμφανιζόμενες αποκλίσεις που προέκυψαν από τις διενεργούμενες συγκρίσεις για την έγκαιρη ανίχνευση προβλημάτων και κινδύνων όσον αφορά την εξέλιξη του έργου. Η χρονική περίοδος που αφορά το στιγμιότυπο ονομάζεται περίοδος ελέγχου. Η συγκεκριμένη μέθοδος μπορεί να εφαρμοστεί για έργα, δομές βάσης εργασιών (WBS) και δραστηριότητες. 1 Σ ε λ ί δ α

2 1. Οφέλη Μέσω της χρήσης της συγκεκριμένης μεθόδου δίνονται απαντήσεις σε δύο βασικά ερωτήματα τα οποία είναι: Στο τέλος του έργου το πραγματικό κόστος είναι πιθανότερο να είναι μικρότερο, ίσο ή μεγαλύτερο από την αρχική εκτίμηση; Είναι πιθανό να ολοκληρωθεί το έργο στην ώρα του; Ένα σημαντικό πλεονέκτημα της μεθόδου παραγόμενης αξίας είναι η δυνατότητα της να απαντήσει σε μια σειρά καίριων ερωτημάτων που τίθενται από την ομάδα διοίκησης του έργου, όπως: Παρουσιάζεται καθυστέρηση του έργου ή προηγείται σε σχέση με το αρχικό χρονοδιάγραμμα; Ποιες δραστηριότητες του έργου έχουν καθυστερήσει; Υπάρχει υπέρβαση κόστους του έργου σε σχέση με το προϋπολογισθέν κόστος του; Σε ποιες δραστηριότητες του έργου εμφανίζεται αυξημένο κόστος; Ποια είναι η διάρκεια της απομένουσας εργασίας ώσπου να περατωθεί το έργο; Ποιο είναι το κόστος της εργασίας που απομένει μέχρι να ολοκληρωθεί το έργο; Ποτέ εκτιμάται ότι θα ολοκληρωθεί το έργο; Ποιο εκτιμάται ότι θα είναι το συνολικό κόστος του έργου; Ποσό κρίσιμα είναι τα προβλήματα που έχουν εμφανιστεί; Ποιες διορθωτικές κινήσεις πρέπει να γίνουν ώστε να επιστρέψουμε στο αρχικό πλάνο του έργου; 2. Βασικές έννοιες μεθόδου παραγόμενης αξίας Για την εφαρμογή της μεθόδου παραγόμενης αξίας απαιτείται η γνώση τριών βασικών μεγεθών οι συνδυασμοί των οποίων παρουσιάζουν ξεκάθαρα την πρόοδο του έργου ως προς τον χρόνο και το κόστος, κατά την χρονική στιγμή του ελέγχου. Προγραμματισμένη αξία (Planned Value, PV) Η προγραμματισμένη αξία (Planned Value, PV) συμβολίζει το προϋπολογισθέν κόστος των εργασιών που αναμένονταν να έχουν εκτελεστεί μέχρι την ημερομηνία έλεγχου της προόδου του έργου βάσει του αρχικού χρονοδιαγράμματος. Με αλλά λόγια μας δείχνει πόση αξία του έργου αναμενόταν να έχει παραχθεί ως την χρονική στιγμή του έλεγχου. Είναι γνωστή και ως Budget Cost for Work Scheduled (BCWS) και εκφράζεται συνήθως σε χρηματικές μονάδες ή ποσότητες πόρων. Αποτελεί το πλάνο που πρέπει να ακολουθούν οι συμμετέχοντες του έργου προκειμένου το έργο να ολοκληρωθεί εντός της αναμενόμενης διάρκειας του και εντός προϋπολογισμού. Καθ όλη την διάρκεια του έργου παραμένει σταθερό, και μόνο σε εξαιρετικά σπάνιες περιπτώσεις θα πρέπει να αναπροσαρμόζεται. Κατά τον χρόνο ολοκλήρωσης του έργου η προγραμματισμένη αξία του έργου ισούται με το προϋπολογιζόμενο κόστος ολοκλήρωσης του (Budget at completion, BAC). Παραγόμενη αξία (Earned Value, EV) Παραγόμενη ή δεδουλευμένη αξία (Earned Value, EV) ονομάζεται το προϋπολογισμένο κόστος των εργασιών που έχουν εκτελεστεί ως την ημερομηνία ελέγχου του έργου. Στην αγγλική ορολογία συναντάται και ως Budget Cost for Work Performed, BCWP. Απαντά στο ερώτημα πόση εργασία έχει εκτελεστεί και εκφράζεται συνήθως σε χρηματικές μονάδες ή μονάδες πόρων. 2 Σ ε λ ί δ α

3 Για τον υπολογισμό της χρησιμοποιείται ο εξής μαθηματικός τύπος: EV = PC * BAC, όπου PC είναι το ποσοστό ολοκλήρωσης της εξεταζόμενης εργασίας ή έργου και BAC το προϋπολογιζόμενο κόστος ολοκλήρωσης (Budget at completion, BAC).της αντίστοιχης εργασίας ή έργου. Πραγματικό κόστος (Actual Cost, AC) Το Πραγματικό κόστος (Actual Cost, AC) αντιστοιχεί στην πραγματική αξία των εργασιών που έχουν εκτελεστεί ως την στιγμή του έλεγχου. Δηλαδή παρουσιάζει ξεκάθαρα ποσό στοίχισαν πραγματικά οι εργασίες που εκτελέστηκαν πραγματικά. Στην διεθνή βιβλιογραφία συναντάται και ως Actual Cost For Work Performed (ACWP). Εκφράζεται συνήθως, όπως και τα παραπάνω μεγέθη, σε χρηματικές μονάδες ή μονάδες πόρων. Το πραγματικό κόστος προϋποθέτει ότι η επιχείρηση που έχει αναλάβει την υλοποίηση του έργου καταγράφει αναλυτικά το κόστος των πόρων που χρησιμοποιούνται σε κάθε επιμέρους δραστηριότητα του έργου. Προκειμένου το πραγματικό κόστος να αποτυπώνει την πραγματική εικόνα του έργου είναι απαραίτητο να συνυπολογίζονται και οι δαπάνες των εκτελεσθέντων εργασιών που δεν έχουν καταβληθεί κατά την στιγμή του έλεγχου (π.χ. οι πληρωμές για υλικά γίνονται μήνες μετά την παραλαβή τους). Στην προσπάθεια να μειωθεί η σύγχυση που προκαλείται από την χρήση των ορών της μεθόδου παραγόμενης άξιας από εδώ και στο εξής η προγραμματισμένη αξία θα αναφέρεται ως PV (Planned Value), η παραγόμενη αξία ως EV (Earned Value) και το πραγματικό κόστος ως AC (Actual Cost). Μέσα από την σύγκριση των μεγεθών της προγραμματισμένης αξίας, της παραγόμενης αξίας και του πραγματικού κόστους η ομάδα διοίκησης του έργου έχει την δυνατότητα να βγάλει χρήσιμα συμπεράσματα για την πρόοδο του έργου σε σχέση με τον χρόνο και το κόστος του. Ωστόσο προκειμένου να είναι σωστή η σύγκριση είναι απαραίτητο τα παραπάνω μεγέθη να εκφράζονται στις ίδιες μονάδες μέτρησης. Παραγόμενα μεγέθη της μεθόδου παραγόμενης αξίας Ο συνδυασμός των προαναφερθέντων βασικών εννοιών της μεθόδου παραγόμενης αξίας οδηγεί στον υπολογισμό των παραγομένων μεγεθών της μεθόδου. Για την καλύτερη κατανόηση της μεθόδου παραγόμενης αξίας τα παραγόμενα μεγέθη χωρίζονται σε τρεις κατηγορίες. Στην πρώτη κατηγορία ανήκουν οι αποκλίσεις που παρουσιάζει το έργο ως προς τον χρόνο και το κόστος, στη δεύτερη κατηγορία οι δείκτες αποτελεσματικότητας του έργου και τέλος στην τρίτη κατηγορία περιλαμβάνονται οι εκτιμήσεις που αφορούν την μελλοντική πορεία του έργου. Στη συνέχεια η ομάδα διοίκησης του έργου κάνοντας χρήση των τιμών των παραγομένων μεγεθών που πρόεκυψαν από την μελέτη του έργου εξάγει χρήσιμα συμπεράσματα για την τωρινή και μελλοντική πορεία του έργου ως προς τον χρόνο και το κόστος. Στη συνέχεια παρουσιάζονται τα βασικά μεγέθη που είναι αναγκαία να υπολογιστούν για τη χρήση της μεθόδου. 3 Σ ε λ ί δ α

4 3. Αποκλίσεις μεταξύ προγραμματισμού και υλοποίησης έργου Απόκλιση χρονοδιαγράμματος έργου (Schedule Variance, SV) Παρουσιάζει την χρονική απόκλιση μεταξύ της προγραμματισμένης προόδου και της πραγματικής προόδου του έργου και μετράται σε μονάδες κόστους και όχι χρόνου. Με αλλά λόγια δείχνει πόση αξία του έργου αναμενόταν να παραχθεί και πόση τελικά παράχθηκε. Η απόκλιση χρονοδιαγράμματος ορίζεται ως η διάφορα μεταξύ της παραγόμενης άξιας (EV) και της προγραμματισμένης αξίας (PV), δηλαδή: SV = EV PV Θετική τιμή της SV δείχνει ότι το έργο προηγείται του αρχικού χρονοδιαγράμματος. Αρνητική τιμή της SV δείχνει ότι το έργο παρουσιάζει καθυστέρηση σε σχέση με το χρονοδιάγραμμα και κάνει αναγκαία την λήψη διορθωτικών παρεμβάσεων. Μηδενική τιμή της SV δείχνει ότι το έργο ακολουθεί πλήρως το αρχικό του χρονοδιάγραμμα. Συνηθίζεται να εκφράζεται σε ποσοστιαία μορφή διαιρώντας την απόκλιση χρονοδιαγράμματος με την προγραμματισμένη αξία, δηλαδή: SV% = SV / PV Παρουσιάζει το επιπλέον ή μη ποσοστό έργου που έχει εκτελεστεί σε σχέση με την PV, ανάλογα με αν το πρόσημο είναι θετικό ή αρνητικό αντίστοιχα. Χρονική απόκλιση έργου (Time Variance, TV) Η χρονική απόκλιση, όπως και η απόκλιση χρονοδιαγράμματος παρουσιάζει την καθυστέρηση ή προπόρευση του έργου σε σχέση με το αρχικό χρονοδιάγραμμα. Ωστόσο σε αντίθεση με την απόκλιση χρονοδιαγράμματος που εκφράζεται σε μονάδες κόστους, η χρονική απόκλιση χρησιμοποιεί ως μονάδα μέτρησης τον χρόνο. Υπολογίζεται από τον ακόλουθο μαθηματικό τύπο: TV = ES AD όπου ES (Earned Schedule) δηλώνει τον προϋπολογισμένο χρόνο για την εργασία που έχει εκτελεστεί και AD (Actual Duration) τον αντίστοιχο πραγματικό χρόνο. Ο τρόπος υπολογισμού του ES θα περιγραφεί αναλυτικά σε επόμενη ενότητα. Αν TV > 0, τότε το έργο προηγείται του χρονοδιαγράμματος Αν TV < 0, τότε το έργο παρουσιάζει καθυστερήσεις σε σχέση με το αρχικό χρονοδιάγραμμα. Αν TV = 0, τότε το έργο εξελίσσεται με βάση το αρχικό χρονοδιάγραμμα. Απόκλιση κόστους έργου (Cost Variance, CV) Παρουσιάζει κατά ποσό το εκτελεσθέν έργο λειτουργεί με μεγαλύτερο ή μικρότερο κόστος σε σχέση με το προϋπολογισμένο κόστος και εκφράζεται σε μονάδες κόστους. Με απλά λόγια δείχνει πόσο αναμενόταν να κοστίσει το εκτελεσμένο έργο και πόσο πραγματικά κόστισε. Υπολογίζεται ως η διάφορα μεταξύ της παραγόμενης αξίας (EV) και του πραγματικού κόστους του έργου (AC). Ως εκ τούτου: CV = EV - AC Θετική τιμή του CV σημαίνει ότι το έργο υλοποιείται με μικρότερο κόστος από όσο είχε αρχικά υπολογιστεί και συνήθως υποδηλώνει ότι καταναλώνονται λιγότεροι πόροι απ ότι είχε αρχικά προβλεφθεί. 4 Σ ε λ ί δ α

5 Αρνητική τιμή του CV σημαίνει ότι το έργο υλοποιείται με μεγαλύτερο από το προβλεπόμενο κόστος και αποτελεί σήμα κίνδυνου της για την ομάδα διοίκησης ώστε να προχωρήσει στην λήψη διορθωτικών μέτρων. Μηδενική τιμή σημαίνει την πλήρη ταύτιση του πραγματικού κόστους του έργου με το προϋπολογισμένο κόστος του. Η απόκλιση κόστους είναι δυνατόν να εκφραστεί και σε ποσοστιαία μορφή διαιρώντας την με την παραγόμενη άξια, όπως παρουσιάζεται ακολούθως: CV % = CV / EV Παρουσιάζει το ποσοστιαία μειωμένο ή αυξημένο κόστος σε σχέση με τον αρχικό προϋπολογισμό ανάλογα με το αν το πρόσημο είναι θετικό ή αρνητικό αντίστοιχα. Απόκλιση κόστους ολοκλήρωσης έργου (Variance At Completion, VAC) Ερευνά κατά ποσό το τελικό κόστος του έργου θα υπερβαίνει ή θα υστερεί του προϋπολογισμένου κόστους ολοκλήρωσης του και μετριέται σε μονάδες κόστους. Για τον υπολογισμό του απαιτείται η αφαίρεση του εκτιμώμενου συνολικού κόστους του έργου από το προϋπολογισμένο κόστος ολοκλήρωσης του, το όποιο θα αναλυθεί διεξοδικά στη συνέχεια. Επομένως: VAC = BAC EAC Θετικό πρόσημο υποδηλώνει ότι το έργο αναμένεται να ολοκληρωθεί με μικρότερο κόστος από το προβλεπόμενο. Αρνητικό πρόσημο υποδηλώνει ότι το έργο αναμένεται να κοστίσει συνολικά περισσότερο του προβλεπόμενου. Μηδενική τιμή υποδηλώνει ότι το έργο αναμένεται να κοστίσει συνολικά όσο προβλέπει ο αρχικός προϋπολογισμός. Η απόκλιση του κόστους ολοκλήρωσης είναι δυνατόν να εκφραστεί και ως ποσοστό διαιρώντας την με το προϋπολογισμένο κόστος ολοκλήρωσης του έργου, ως εξής: VAC % = VAC / BAC Παρουσιάζει ποσό μειωμένο ή αυξημένο ποσοστιαία αναμένεται να είναι το τελικό κόστος του έργου σε σχέση με το προβλεπόμενο, ανάλογα με το αν το πρόσημο είναι θετικό ή αρνητικό αντίστοιχα. Απόκλιση διάρκειας ολοκλήρωσης έργου (Time Variance At Completion, TVAC) Διερευνά αν η διάρκεια του έργου θα είναι μεγαλύτερη η μικρότερη της αναμενόμενης διάρκειας του και υπολογίζεται αφαιρώντας την εκτίμηση της συνολικής διάρκειας του από την προϋπολογισμένη διάρκεια του. Ως εκ τούτου: TVAC = PD TEAC Η TEAC παρουσιάζει την εκτίμηση της συνολικής διάρκειας του έργου και θα αναλυθεί διεξοδικά σε επομένη ενότητα. Θετικό πρόσημο της TVAC σημαίνει ότι το έργο αναμένεται να διαρκέσει λιγότερο από ότι είχε αρχικά υπολογιστεί. Αρνητικό πρόσημο της TVAC δείχνει ότι το έργο αναμένεται να ολοκληρωθεί αργότερα από ότι υπολογιζόταν. Τέλος όταν το TVAC παρουσιάζει μηδενική τιμή συμπεραίνεται ότι το έργο αναμένεται να διαρκέσει όσο υπολογιζόταν εξαρχής. Σε αρκετές περιπτώσεις η TVAC συναντάται στην ποσοστιαία μορφή της διαιρώντας την με την PD. Άρα: 5 Σ ε λ ί δ α

6 TVAC% = TVAC / PD Η ποσοστιαία μορφή της παρουσιάζει ποσό νωρίτερα ή αργότερα θα ολοκληρωθεί το έργο ποσοστιαία ανάλογα με το θετικό ή αρνητικό πρόσημο που παίρνει η τιμή της. 4. Δείκτες αποτελεσματικότητας έργου Δείκτης απόδοσης χρονοδιαγράμματος έργου (Schedule Performance Index, SPI) Ο δείκτης απόδοσης χρονοδιαγράμματος υποδεικνύει ποσό αποτελεσματικά χρησιμοποιείται ο διαθέσιμος χρόνος του έργου ως την στιγμή που λαμβάνει χωρά ο έλεγχος. Επίσης υπολογίζει την καθυστέρηση ή προπόρευση του έργου σε σχέση με το αρχικό χρονοδιάγραμμα μέσα από την διαίρεση της παραγόμενης άξιας με την προγραμματισμένη αξία του έργου, ως εξής: SPI = EV / PV Τιμή του SPI μεγαλύτερη της μονάδας υποδεικνύει ότι το έργο προπορεύεται του αρχικού χρονοδιαγράμματος και ο χρόνος του έργου αξιοποιείται πιο αποτελεσματικά από ότι αναμενόταν. Τιμή του SPI μικρότερη της μονάδας υποδεικνύει την καθυστέρηση του έργου και εκφράζει το τμήμα του διαθέσιμου χρόνου που αξιοποιείται αποτελεσματικά. Τέλος αν η τιμή του SPI είναι ίση με τη μονάδα τότε το έργο υλοποιείται συμφώνα με το αρχικό χρονοδιάγραμμα και ο βαθμός αξιοποίησης του διαθέσιμου χρόνου συμπίπτει με αυτόν που είχε οριστεί εξαρχής. Χρονικός δείκτης απόδοσης χρονοδιαγράμματος έργου (SPI(t)) Αποτελεί μια ένδειξη της προπόρευσης ή υστέρησης της υλοποίησης του έργου σε σχέση με τον προγραμματισμό και υπολογίζεται ως εξής: SPI(t) = ES / AD όπου ES (Earned Schedule) δηλώνει τον προγραμματισμένο χρόνο για την εργασία που έχει εκτελεστεί και AD τον πραγματικό χρόνο. Αν SPI(t) > 1 η υλοποίηση του έργου προηγείται του προγραμματισμού. Αν SPI(t) < 1 το έργο έχει καθυστερήσει σε σχέση με το αρχικό χρονοδιάγραμμα. Αν SPI(t) = 1 η υλοποίηση του έργου ταυτίζεται πλήρως με τον προγραμματισμό. Δείκτης απόδοσης κόστους έργου (Cost Performance Index, CPI) Συγκρίνει την παραγόμενη αξία με το πραγματικό κόστος των δραστηριοτήτων του έργου που εκτελεστήκαν ως τον έλεγχο του και εκφράζει την αποτελεσματικότητα που παρουσιάζουν οι απασχολούμενοι πόροι του έργου. Υπολογίζεται συμφώνα με τον ακόλουθο μαθηματικό τύπο: CPI = EV / AC Αν CPI > 1 το έργο εκτελείται με χαμηλότερο από το αναμενόμενο κόστος. Αν CPI < 1 το έργο παρουσιάζει υπέρβαση κόστους και οδηγεί στη λήψη απαραιτήτων μέτρων ώστε να μειωθεί η απόκλιση που παρουσιάστηκε. Αν CPI = 1 το πραγματικό κόστος του έργου συμπίπτει με το αναμενόμενο κόστος του. 6 Σ ε λ ί δ α

7 Κρίσιμος δείκτης έργου (Schedule Cost Index, SCI) Ο κρίσιμος δείκτης χρησιμοποιεί τις αποκλίσεις σε μορφή λόγων που παρουσιάζει το έργο ως προς το χρόνο και το κόστος, δίνοντας μια συγκεντρωτική εικόνα της πορείας του έργου. Στην διεθνή βιβλιογραφία αναφέρεται συχνά και ως Critical Ratio (CR) και για τον υπολογισμό του απαιτείται ο πολλαπλασιασμός του δείκτη απόδοσης χρονοδιαγράμματος και του δείκτη απόδοσης κόστους, δηλαδή: SCI = SPI * CPI Η επιστημονική κοινότητα έχει προχωρήσει στην αντιστοιχία της τιμής που λαμβάνει ο κρίσιμος δείκτης με την προτεραιότητα έλεγχου μιας δραστηριότητας από την ομάδα διοίκησης του έργου. Έτσι έχουν καταλήξει στον ακόλουθο ενδεικτικό πινάκα: Πίνακας 2: Σχέση μεταξύ κρίσιμου δείκτη και προτεραιότητας ελέγχου έργου Σε αυτό το σημείο είναι σημαντικό να αναφερθεί ότι σε πολλές περιπτώσεις έργων μεγάλη τιμή του δείκτη υποδεικνύει χαμηλές ποιοτικές προδιαγραφές. Επίσης η τιμή του κρισίμου δείκτη είναι πιθανόν να αποκρύπτει την πραγματική πορεία του έργου ως προς το χρόνο ή το κόστος αν η τιμή του ενός εκ των δυο δεικτών που λαμβάνονται υπόψη είναι ιδιαίτερα υψηλή. Έτσι για παράδειγμα το έργο μπορεί να παρουσιάζει μεγάλη καθυστέρηση, αλλά να υλοποιείται με πολύ μειωμένο κόστος. Χρονικός Κρίσιμος δείκτης έργου (SCI(t)) Στην ουσία πρόκειται για τον κρίσιμο δείκτη εκφρασμένο σε μονάδες χρόνου. Δίνει μια συγκεντρωτική εικόνα της προόδου του έργου λαμβάνοντας υπόψη τον χρονικό δείκτη απόδοσης χρονοδιαγράμματος και τον δείκτη απόδοσης κόστους. Ως εκ τούτου: SCI(t) = SPI(t) * CPI Ο συσχετισμός των τιμών του κρισίμου δείκτη με την προτεραιότητα έλεγχου του έργου που παρουσιαστήκαν παραπάνω ισχύει και στην περίπτωση του χρονικού κρισίμου δείκτη. Δείκτης απόδοσης του εναπομείναντος έργου (Το Complete Performance lndex, TCPI) Παρουσιάζει την αποτελεσματικότητα που πρέπει να επιτύχουν οι πόροι του έργου από την χρονική στιγμή του έλεγχου μέχρι την ολοκλήρωση του ώστε να ολοκληρωθεί εντός του αρχικού προϋπολογισμού του. Ο υπολογισμός του προκύπτει από τον ακόλουθο μαθηματικό τύπο: TCPI = (BAC- EV) / (BAC-AC) Τιμή του TCPI μεγαλύτερη της μονάδας υποδηλώνει ότι οι πόροι που απαιτούνται για την εκτέλεση των μελλοντικών δραστηριοτήτων του έργου είναι περισσότεροι από τους αναμενόμενους. Τιμή του TCPI μικρότερη της μονάδας υποδηλώνει οι μελλοντικές δραστηριότητες του έργου απαιτούν μικρότερη κατανάλωση πόρων κατά την εκτέλεση τους. 7 Σ ε λ ί δ α

8 Τιμή του TCPI ίση με την μονάδα δηλώνει ότι η ποσότητα των πόρων που αναμένεται να χρησιμοποιηθεί ταυτίζεται με την προϋπολογισμένη ποσότητα τους. 5. Συνοπτικά τα σημαντικά Μεγέθη Τα πιο σημαντικά μεγέθη για τον υπολογισμό της δεδουλευμένης αξίας είναι τα παρακάτω: Το Προϋπολογισμένο Κόστος των Προγραμματισμένων Εργασιών (Budgeted Cost of Work Scheduled - BCWS) ή Προγραμματισμένη Αξία (Planned Value - PV): πρόκειται για το συνολικό προϋπολογισμένο βάσει του προγραμματισμού κόστος (αξία) της δραστηριότητας, δομής βάσης εργασιών ή έργου που αφορά τη περίοδο ελέγχου. Το Πραγματικό Κόστος Εκτελεσμένων Εργασιών (Actual Cost of Work Performed ACWP) ή Πραγματικό Κόστος (Actual Cost AC): αφορά στο συνολικό πραγματικό κόστος της δραστηριότητας, δομής βάσης εργασιών ή έργου κατά τη χρονική περίοδο ελέγχου. Το Προϋπολογιζόμενο Κόστος των Εκτελεσμένων Εργασιών (Budgeted Cost of Work Performed BCWP) ή Δεδουλευμένη Αξία (Earned Value EV): είναι το μέγεθος που δείχνει το πόσο θα έπρεπε να κοστίζει σύμφωνα με τον αρχικό σχεδιασμό η δραστηριότητα, δομή βάσης εργασιών ή έργο για τη περίοδο ελέγχου και λαμβάνοντας υπόψη το πραγματικό ποσοστό ολοκλήρωσης για το συγκεκριμένο χρονικό διάστημα. Το προϋπολογισθέν κόστος κατά την ολοκλήρωση (Budgeted at Completion Cost): πρόκειται για το αναμενόμενο βάσει προγραμματισμού κόστος κατά την ολοκλήρωση μιας δραστηριότητας, δομής βάσης εργασιών ή έργου. Το εκτιμώμενο κόστος κατά την ολοκλήρωση (Estimated Cost at Completion - EAC): είναι το συνολικό εκτιμώμενο κόστος της δραστηριότητας, δομής βάσης εργασιών ή έργου κατά την ολοκλήρωση. Διαφέρει από το προϋπολογισθέν κόστος κατά την ολοκλήρωση (BAC) όταν έχουν πραγματοποιηθεί χειροκίνητες ενημερώσεις που μεταβάλλουν το πραγματικό κόστος, το προγραμματισμένο κόστος ή τη διάρκεια. Η εκτίμηση για την ολοκλήρωση (Estimate to Complete ETC): πρόκειται για το εκτιμώμενο κόστος της δραστηριότητας, δομής βάσης εργασιών και έργου από την ημερομηνία ελέγχου μέχρι την ολοκλήρωσή τους. Η απόκλιση κατά την ολοκλήρωση (Variance at Completion - VAC): αφορά στη διαφορά του προϋπολογισμένου με το εκτιμώμενο κόστος κατά την ολοκλήρωση. Ισχύει δηλαδή VAC= BAC- EAC. H απόκλιση του κόστους (Cost Variance CV): είναι η διαφορά του πραγματικού κόστους και της δεδουλευμένης αξίας. Ισχύει δηλαδή: CV= AC-EV. H απόκλιση του χρονοδιαγράμματος (Schedule Variance SV): πρόκειται για τη διαφορά της προγραμματισμένης και της πραγματικής προόδου στη περίοδο ελέγχου εκφρασμένης σε μονάδες κόστους. Ισχύει SV= PV-EV. Δείκτης απόδοσης χρονοδιαγράμματος (Schedule Performance Index - SPI): δείχνει πόσο αποτελεσματικά εξελίσσεται το χρονοδιάγραμμα σε σχέση με το προγραμματισμό. Ισχύει SPI=EV/PV. Δείκτης απόδοσης κόστους (Cost Performance Index CPI): δείχνει την αποτελεσματικότητα του προγραμματισμένου κόστους. Ισχύει CPI= EV/AC. 8 Σ ε λ ί δ α

9 Οι ποσότητες αυτές απεικονίζονται στο επόμενο διάγραμμα. και τα ακρωνύμια παρουσιάζονται στον επόμενο Πίνακα. 9 Σ ε λ ί δ α