ΤΕΙΚΑΒΑΛΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ. ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: Εφαρμογή σε μία επιχείρηση καθαρισμού ενδυμάτων.

Transcript

1 ΤΕΙΚΑΒΑΛΑΣ ΤΜΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ: Εφαρμογή σε μία επιχείρηση καθαρισμού ενδυμάτων Φακούδη Αναστασία Επόπτης: Πασχαλίδης Αθανάσιος Σελίδα 1

2 Περιεχό μενα 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ Τύποι συστημάτων Κριτήρια αξιολόγησης συστημάτων ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Η σημασία των δεδομένων και της πληροφορίας Πληροφοριακό Σύστημα (Information Systems-IS) Συλλογή δεδομένων Αποθήκευση δεδομένων Επεξεργασία δεδομένων Διάδοση πληροφοριών Πόροι Πληροφοριακού Συστήματος Ανθρώπινοι πόροι Υλικοί πόροι Πόροι λογισμικού Πόροι δεδομένων Ο σκοπός των πληροφοριακών συστημάτων Γενικές λειτουργίες ενός πληροφοριακού συστήματος Συστατικά μέρη ενός πληροφοριακού συστήματος Διοίκηση Πληροφορία...19 Σελίδα 2

3 3.6.3 Σύστημα, Υποσύστημα και Περιβάλλον Εξέλιξη των τεχνικών ανάπτυξης Πληροφοριακών Συστημάτων Οφέλη των πληροφοριακών συστημάτων Αρνητικές επιπτώσεις των Πληροφοριακών Συστημάτων Προβλήματα πληροφοριακών συστημάτων ΚΑΤΗΓΟΡΙΕΣ ΚΑΙ ΤΥΠΟΙ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Χειρόγραφα Πληροφοριακά Συστήματα Μηχανογραφημένα πληροφοριακά συστήματα Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων ανάλογα με το υποσύστημα που υποστηρίζουν Τύποι Π.Σ. ανάλογα με την επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζουν Τύποι Π.Σ. ανάλογα με το είδος της υποστήριξης που παρέχουν Τύποι Π.Σ. ανάλογα με την αρχιτεκτονική τους Οι κυριότεροι τύποι συστημάτων σε οργανισμούς Άλλοι τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων Ιστορική εξέλιξη των πληροφοριακών συστημάτων Η υποδομή τεχνολογίας πληροφοριών και οι υπηρεσίες τεχνολογίας πληροφοριών ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΠΤΥΞΗΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ Στρατηγικές ανάπτυξης ενός πληροφοριακού συστήματος Σελίδα 3

4 5.2 Κύκλος Ζωής Συστήματος 49 6 ΚΥΚΛΟΣ ΖΩΗΣ ΕΡΓΟΥ Ημιδομημένος κύκλος ζωής Δομημένος κύκλος ζωής Δραστηριότητα 1: Η Έρευνα (The Survey) Δραστηριότητα 2: Ανάλυση Συστήματος (Systems Analysis) Δραστηριότητα 3: Σχεδίαση (Design) Δραστηριότητα 4: Εφαρμογή (Implementation) Δραστηριότητα 5: Έλεγχος Αποδοχής Δραστηριότητα 6: Βεβαίωση ποιότητας (Quality Assurance) Δραστηριότητα 7: Περιγραφή Διαδικασιών (Procedure Description) Δραστηριότητα 8: Μετατροπή των Βάσεων Δεδομένων (Data Base Conversion) Δραστηριότητα 9: Εγκατάσταση (Installation) ΑΠΟΤΥΠΩΣΗ ΤΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΜΕ ΔΙΑΓΡΆΜΜΑΤΑ ΡΟΗΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ Χαρακτηριστικά της MICROSOFT ACCESS Περιγραφή της εφαρμογης Πίνακες Συσχετίσεις Ερωτήματα Φόρμες...86 Σελίδα 4

5 8.3 Αναφορές 99 9 ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΑ ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ Σελίδα 5

6 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Στα πλαίσια αυτής της εργασίας πραγματοποιήθηκε μία έρευνα για την παρακολούθηση και την αντιμετώπιση των πληροφοριακών αναγκών και αναπτύχθηκε ένα μικρό πληροφοριακό σύστημα για μία μικρομεσαία επιχείρηση καθαρισμού ενδυμάτων. Η ιδέα της εφαρμογής αυτής προέκυψε από μια συγγενική επιχείρηση καθαρισμού ενδυμάτων. Η συλλογή των δεδομένων έγινε με τη μέθοδο της συνέντευξης, ώστε να καταγραφούν όλες ή τουλάχιστον οι περισσότερες από τις ανάγκες της συγκεκριμένης επιχείρησης όπως για παράδειγμα η τήρηση αρχείου πελατών, ο τιμοκατάλογος, το εύρος εργασιών και υπηρεσιών. Η ανάπτυξη της εφαρμογής αυτής έγινε, διότι δύο είναι οι κύριοι παράγοντες που δημιουργούν ανάγκη για συνεχή βελτίωση των πληροφοριακών συστημάτων μιας επιχείρησης. Η ανάπτυξη των επιχειρήσεων μέσα σε ένα δυναμικά εξελισσόμενο περιβάλλον έχει σαν πρώτο αποτέλεσμα τη δημιουργία νέων πληροφοριακών αναγκών, καθώς επίσης και την εντατικότερη επεξεργασία δεδομένων. Δεύτερο αποτέλεσμα είναι η ταχύτητα βελτίωσης της τεχνολογίας για την παροχή αυτών των πληροφοριών. Αυτό προσδίδει ένα δυναμικό συγκριτικό πλεονέκτημα σε αυτές τις επιχειρήσεις που βρίσκονται μεταξύ των πρώτων που καινοτομούν και εισάγουν τη νέα τεχνολογία. Η έννοια, καθώς επίσης και οι τεχνικές γύρω από την ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων δεν έχει χρησιμοποιηθεί αρκετά, ούτε και σωστά, μέσα σε αυτό το διάστημα της εμφάνισης των πληροφοριακών συστημάτων. Δυο προβλήματα εξηγούν το φαινόμενο αυτό. Το πρώτο πρόβλημα είναι η έλλειψη γνώσεων και εμπειρίας γύρω από την ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων. Λόγω της φοβερά μεγάλης ζήτησης ειδικών επιστημόνων στον τομέα των πληροφοριακών συστημάτων, πολλοί άνθρωποι άρχισαν να ασχολούνται με αυτά, χωρίς όμως να διαθέτουν τις απαιτούμενες για μια τέτοια θέση γνώσεις. Αυτό είχε ως αποτέλεσμα την εγκατάσταση και λειτουργία πολλών προβληματικών συστημάτων. Το δεύτερο πρόβλημα είναι ότι η διαθέσιμη τεχνολογία για την υποστήριξη των πληροφοριακών συστημάτων αλλάζει συνεχώς με ένα ταχύ ρυθμό με αποτέλεσμα οι τεχνικές να υστερούν. Σελίδα 6

7 Συνεπώς η υλοποίηση της εφαρμογής έγινε με τέτοιο τρόπο ώστε, το πρόγραμμα να είναι ευέλικτο και εύκολο στη χρήση χωρίς να απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις και να παρουσιάζει προβλήματα. Επίσης, προσφέρει αξιοπιστία και μεγάλη ταχύτητα στην επεξεργασία των δεδομένων. Σελίδα 7

8 1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Παραδοσιακά, οι συντελεστές παραγωγής περιελάμβαναν το κεφάλαιο, το ανθρώπινο δυναμικό, την γη. Πρόσφατα, στους συντελεστές παραγωγής έχει προστεθεί και η πληροφορία. Xωρίς έγκαιρη και έγκυρη πληροφορία πολλές επιχειρήσεις δεν θα μπορούσαν να λειτουργήσουν. Τα σύγχρονα πληροφοριακά συστήματα που βασίζονται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή (Η/Υ) συλλέγουν, αποθηκεύουν, αναλύουν και διαχέουν δεδομένα και πληροφορίες. Με τον τρόπο αυτό υποστηρίζουν τις λειτουργίες μίας επιχείρησης και παρέχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται στην διοίκησή της για αποτελεσματικότερες αποφάσεις. Τα πληροφοριακά συστήματα εκτός από τους υπολογιστές περιλαμβάνουν τους ανθρώπους που συλλέγουν και χρησιμοποιούν τις πληροφορίες, τις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την καταγραφή, την οργάνωση και την χρήση των πληροφοριών, τα μέσα στα οποία καταχωρούνται οι πληροφορίες, κλπ. Η εισαγωγή των πληροφοριακών συστημάτων σε μία επιχείρηση έχει πολλαπλές επιδράσεις στην επιχείρηση, στους εργαζομένους και στην κοινωνία. Είναι λοιπόν σαφές ότι η μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων απαιτεί μία διεπιστημονική προσέγγιση. Οι επιστημονικοί τομείς που παίζουν σημαντικό ρόλο στην μελέτη των πληροφοριακών συστημάτων είναι η πληροφορική, η κοινωνιολογία, η θεωρία οργάνωσης και συμπεριφοράς, οι πολιτικές επιστήμες, η ψυχολογία, η επιχειρησιακή έρευνα και η γλωσσολογία. Σελίδα 8

9 2 Βασικές έννοιες Σύστημα (system) είναι ένα σύνολο από οντότητες (λ.χ. άνθρωποι, μηχανές, διαδικασίες κλπ) που συνεργάζονται για την επίτευξη ενός στόχου. Ο στόχος αυτός είναι ο λόγος ύπαρξης του συστήματος. Κάθε σύστημα έχει εισόδους, εξόδους και επεξεργασίες και περιβάλλεται από ένα περιβάλλον από το οποίο διαχωρίζεται από ένα όριο. Συνήθως υπάρχει κάποιος ο οποίος είναι υπεύθυνος για την λήψη αποφάσεων σχετικών με το σύστημα. 1 Σχεδιάγραμμα 1: Τα στοιχεία που απαρτίζουν ένα σύστημα. 1 Σελίδα 9

10 Είσοδος ή εισροές (input) είναι τα στοιχεία εκείνα τα οποία εισέρχονται στο σύστημα. Επεξεργασίες (process) είναι τα απαραίτητα στοιχεία για τον μετασχηματισμό των εισόδων σε εξόδους. Έξοδος ή εκροές (output) είναι τα προϊόντα που παράγει το σύστημα. Τα στοιχεία ενός συστήματος διαχωρίζονται από το περιβάλλον (environment) που αποτελείται από οντότητες που δεν ανήκουν στο σύστημα (δηλ. δεν είναι είσοδοι, έξοδοι ή επεξεργασίες του) αλλά παίζουν σημαντικό ρόλο στην απόδοση του συστήματος.2 Σύμφωνα με τον Churchman ένας τρόπος προσδιορισμού των οντοτήτων του περιβάλλοντος είναι απαντώντας για κάθε οντότητα στα παρακάτω ερωτήματα: 1.Είναι η οντότητα σημαντική για την επίτευξη των στόχων του συστήματος; 2.Είναι δυνατόν ο υπεύθυνος λήψης αποφάσεων να διαχειριστεί την οντότητα αυτή; Αν και μόνον αν η απάντηση στην πρώτη ερώτηση είναι ΝΑΙ και η απάντηση στην δεύτερη ερώτηση είναι ΟΧΙ, η οντότητα αυτή ανήκει στο περιβάλλον. Το περιβάλλον περιλαμβάνει κοινωνικά, τεχνολογικά, νομικά, φυσικά, οικονομικά και άλλα στοιχεία. Η ανάδραση ή επαναπληροφόρηση (feedback) είναι πληροφορία που αφορά την απόδοση του συστήματος. Η συνεχής παρακολούθηση και αξιολόγηση της ανάδρασης για να προσδιοριστεί εάν το σύστημα βαίνει προς ολοκλήρωση των στόχων του αποτελεί μέρος του ελέγχου (control). Όταν διαπιστώνεται ότι το σύστημα δεν ικανοποιεί επαρκώς τους στόχους πρέπει να βρεθεί τρόπος ώστε να επηρεαστεί η συμπεριφορά του συστήματος. Αυτό επιτυγχάνεται με την τροποποίηση των εισόδων ή/και των διαδικασιών του συστήματος. Όταν ένα σύστημα είναι μέρος ενός μεγαλύτερου συστήματος λέγεται υποσύστημα ενώ το μεγαλύτερο σύστημα μπορεί να θεωρηθεί ότι είναι το περιβάλλον του. 2 Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Έκτη έκδοση, Σελ. 9 Σελίδα 10

11 2.1 Τύποι συστημάτων Ανοικτό (open system) λέγεται το σύστημα το οποίο αλληλεπιδρά με το περιβάλλον του δεχόμενο εισόδους από αυτό και αποδίδοντας σε αυτό τις παραγόμενες εξόδους, ενώ κλειστό (closed system) λέγεται το σύστημα το οποίο δεν έχει καμία αλληλεπίδραση με το περιβάλλον του. Στον πραγματικό κόσμο βέβαια δεν υπάρχει κλειστό σύστημα. Η έννοια του κλειστού συστήματος είναι μία επινόηση για την διευκόλυνση της μελέτης των συστημάτων. Τα συστήματα τα οποία έχουν την δυνατότητα να αλλάζουν ώστε να επιβιώσουν ονομάζονται προσαρμόσιμα. Για παράδειγμα το ανθρώπινο σώμα αυτόματα ρυθμίζει πολλές από τις λειτουργίες του (θερμοκρασία, καρδιακός παλμός, αναπνοή) Κριτήρια αξιολόγησης συστημάτων Τα συστήματα αξιολογούνται βάσει δύο κριτηρίων: της παραγωγικότητας και της αποτελεσματικότητας. Η παραγωγικότητα ή αποδοτικότητα (efficiency) είναι οι είσοδοι που χρησιμοποιήθηκαν για την επίτευξη των στόχων (εξόδων). Αποτελεσματικότητα (effectiveness) από την άλλη μεριά, είναι ο βαθμός επίτευξης των σωστών στόχων. Ο Drucker ξεχωρίζει τις δύο αυτές έννοιες ως εξής: Αποδοτικότητα δηλαδή αν κάνω σωστά αυτό που κάνω και αποτελεσματικότητα αν αυτό που κάνω είναι σωστό. Η Γενική Θεωρία Συστημάτων είναι ένα επιστημονικό πεδίο που ασχολείται με την ανάλυση, τον σχεδιασμό και την βελτίωση των συστημάτων και συνδυάζει πολλούς άλλους τομείς επιστημών σε μία καθολική μελέτη των συστημάτων. Θα πρέπει να τονιστεί ότι κάθε σύστημα είναι ένα εννοιολογικό πλαίσιο που ορίζεται από έναν άνθρωπο (παρατηρητή) - δεν υπάρχει από μόνο του. Ο παρατηρητής θεωρεί κάτι ως σύστημα για κάποιο λόγο και ο λόγος αυτός καθορίζει τον ορισμό του συστήματος. Επιπλέον, δύο παρατηρητές που μελετούν μία κατάσταση για τον ίδιο λόγο, μπορεί να ορίσουν το ίδιο σύστημα διαφορετικά. Αυτό γίνεται γιατί κάθε άτομο επηρεάζεται από τις γνώσεις του, την κοσμοθεωρία του, τις προτιμήσεις του κλπ. Σελίδα 11

12 Αλλά, θα πρέπει να τονιστεί ότι εφόσον κάθε ορισμός είναι λογικά συνεπής (δηλ. δεν περιέχει εσωτερικές αντιφάσεις) δεν υπάρχει "σωστός" και "λάθος" ορισμός ενός συστήματος. 3 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ Δεδομένα (data) είναι γεγονότα ή παρατηρήσεις που μπορούν να καταγραφούν. Τα δεδομένα στην πραγματικότητα είναι τιμές (μετρήσεις) κάποιων χαρακτηριστικών που ανήκουν σε οντότητες. Για παράδειγμα, αν θεωρήσουμε την οντότητα «πελάτης» μπορούμε να θεωρήσουμε ως χαρακτηριστικά του το όνομά του, την διεύθυνσή του, το τηλέφωνό του, κλπ. Για κάθε πελάτη τα χαρακτηριστικά αυτά έχουν συγκεκριμένες τιμές. Τα δεδομένα για να είναι χρήσιμα πρέπει να έχουν τα παρακάτω χαρακτηριστικά τα οποία καθορίζουν την ποιότητά τους: να είναι ακριβή ώστε να μην περιέχουν σφάλματα (η μέθοδος συλλογής και εισαγωγής θα πρέπει να ελέγχει στο μέτρο του δυνατού την ακρίβεια των δεδομένων που εισάγονται και συλλέγονται), πλήρη δηλαδή πρέπει να υπάρχουν όλα τα δεδομένα που απαιτούνται για τη λύση ενός προβλήματος ή για τη λήψη μίας απόφασης πρέπει να υπάρχουν σχετικά, δηλαδή τα υπάρχοντα δεδομένα νε έχουν σχέση με το πρόβλημα ή την απόφαση που θα ληφθεί. Έγκαιρα, δηλαδή να είναι διαθέσιμα όταν τα χρειάζεται η, 4 οργάνωση. Πληροφορία (information) είναι δεδομένα τα οποία έχουν επεξεργαστεί σε μία μορφή που είναι χρήσιμη για τους τελικούς χρήστες. Η επεξεργασία αυτή των αρχικών δεδομένων προσθέτει αξία σε αυτά Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, εκδόσεις Κλειδάριθμος, Έκτη έκδοση, σελ.9 Σελίδα 12

13 3.1 Η σημασία των δεδομένων και της πληροφορίας Οι οργανισμοί και οι επιχειρήσεις συλλέγουν δεδομένα, τα αναλύουν για να δημιουργούν πληροφορίες, διαχέουν τις κατάλληλες πληροφορίες στους κατάλληλους ανθρώπους και λαμβάνουν αποφάσεις βασιζόμενοι στην ερμηνεία της πληροφορίας αυτής. 3.2 Πληροφοριακό Σύστημα (Information Systems-IS) Πληροφοριακό Σύστημα είναι ένα σύνολο οντοτήτων το οποίο συλλέγει, αποθηκεύει, αναλύει δεδομένα και διαχέει πληροφορίες. Όπως κάθε σύστημα, το Πληροφοριακό Σύστημα περιέχει εισόδους (όπως δεδομένα, πληροφορίες, εντολές) επεξεργασίες (όπως διαδικασίες, άνθρωποι, εξοπλισμός) και εξόδους (όπως αναφορές, γραφήματα, υπολογισμοί). Ορισμένες από τις οντότητες που απαρτίζουν ένα Π.Σ. είναι κατασκευές (τεχνουργήματα) όπως το μολύβι και το χαρτί που μπορεί να χρησιμοποιηθούν για την καταγραφή των δεδομένων. Ωστόσο, όλα τα Π.Σ. χρειάζονται ανθρώπους που θα σχεδιάσουν, θα κατασκευάσουν και θα χρησιμοποιήσουν τα τεχνουργήματα. Ένα Πληροφοριακό Σύστημα μπορεί να είναι είτε χειρωνακτικό είτε βασισμένο σε ηλεκτρονικό υπολογιστή.6 Ένα Πληροφοριακό Σύστημα που βασίζεται στον ηλεκτρονικό υπολογιστή χρησιμοποιεί την τεχνολογία του υπολογιστή για να εκπληρώσει έναν ή περισσότερους από τους στόχους του. Επιπλέον, ένα Π.Σ. μπορεί να είναι τυπικό ή άτυπο. Τα τυπικά συστήματα λειτουργούν βάσει διαδικασιών, με προαποφασισμένες εισόδους και εξόδους. Τα άτυπα Π.Σ. από την άλλη μεριά δεν ακολουθούν προσχεδιασμένες διαδικασίες συλλογής, αποθήκευσης και διάδοσης των πληροφοριών. 7 Οι εργαζόμενοι σχηματίζουν τέτοια άτυπα Π.Σ. όταν χρειάζονται πληροφορίες που δεν παρέχονται από τα υπάρχοντα τυπικά Π.Σ. Άτυπα Π.Σ. είναι λόγου χάρη το «κουτσομπολιό» στον χώρο του γραφείου, ή η ανταλλαγή μηνυμάτων μεταξύ φίλων με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. 6 Κιουντουζή, 1993, σελ Σελίδα 13

14 Παρακάτω αναλύονται οι δραστηριότητες ενός Πληροφοριακού Συστήματος Συλλογή δεδομένων Τα δεδομένα συλλέγονται από διάφορες πηγές όπως από εσωτερικές πηγές (internal sources) για παράδειγμα τα δεδομένα σχετικά με τις παραγγελίες που είναι έτοιμες προς αποστολή, από εξωτερικές πηγές (external sources) για παράδειγμα τα δεδομένα που σχετίζονται με τις παραγγελίες των πελατών και τέλος, από το περιβάλλον που τα δεδομένα συλλέγονται για παράδειγμα από εταιρείες δη μοσκοπή σεων.8 Τα δεδομένα καταγράφονται σε κάποιο μέσο (συνήθως χαρτί) ή εισάγονται κατευθείαν στο σύστημα. Τα δεδομένα ελέγχονται για να εξασφαλισθεί ότι καταγράφηκαν σωστά Αποθήκευση δεδομένων Με την αποθήκευση τα δεδομένα φυλάσσονται με έναν οργανωμένο τρόπο για μελλοντική χρήση Επεξεργασία δεδομένων Η επεξεργασία των δεδομένων περιλαμβάνει υπολογισμούς, συγκρίσεις, ταξινομήσεις και κατηγοριοποιήσεις. Για παράδειγμα, τα δεδομένα που αφορούν μία αγορά ενός πελάτη μπορεί να προστεθούν στο σύνολο αγορών του πελάτη, να συγκριθούν με το ποσό που καθιστά τον πελάτη δικαιούχο της έκπτωσης, να ταξινομηθούν σύμφωνα με τους κωδικούς του προϊόντων που αγόρασε ο πελάτης ή να ταξινομηθούν σε κατηγορίες προϊόντων όπως τρόφιμα, απορρυπαντικά Διάδοση πληροφοριών Ο στόχος ενός Π.Σ. είναι η διάδοση πληροφοριών. Η πληροφορία μπορεί να διαδοθεί σε διάφορες μορφές (μηνύματα, φόρμες, αναφορές, λίστες, γραφήματα, κλπ). 8 Σελίδα 14

15 3.3 Πόροι Πληροφοριακού Συστήματος Οι βασικοί πόροι ενός Π.Σ. είναι: ανθρώπινοι πόροι (τελικοί χρήστες, ειδικοί της πληροφορικής), υλικοί πόροι (το σύνολο συσκευών το οποίο χρησιμοποιείται για την εισαγωγή την επεξεργασία και την αποθήκευση των δεδομένων), πόροι λογισμικού(προγράμματα και διαδικασίες) και πόροι δεδομένων (βάσεις δεδομένων, βάσεις μοντέλων και βάσεις γνώσεων) Ανθρώπινοι πόροι Όλα τα Π.Σ. περιλαμβάνουν ανθρώπους και για τον λόγο αυτό τα Π.Σ. είναι κοινωνικά συστήματα. Οι άνθρωποι που συμμετέχουν σε ένα Π.Σ. είναι είτε τελικοί χρήστες είτε ειδικοί της πληροφορικής. Οι τελικοί χρήστες είναι αυτοί οι οποίοι χρησιμοποιούν άμεσα ή έμμεσα (την πληροφορία που αυτό παράγει) ένα Π.Σ.. Οι τελικοί χρήστες μπορεί να είναι μηχανικοί, υπάλληλοι, λογιστές, διοικητικοί, κλπ. Οι ειδικοί της πληροφορικής αναπτύσσουν και χειρίζονται τα Π.Σ. Στους ειδικούς πληροφορικής εντάσσονται οι αναλυτές συστημάτων, οι προγραμματιστές, οι χειριστές ηλεκτρονικών υπολογιστών κλπ Υλικοί πόροι Στους υλικούς πόρους ανήκουν το υλικό(hardware), όπου είναι τα συστήματα ηλεκτρονικών υπολογιστών τα οποία αποτελούνται από κεντρική μονάδα επεξεργασίας, τα περιφερειακά (πληκτρολόγιο, οθόνη, εκτυπωτής) και τα δίκτυα τηλεπικοινωνιών και τα μέσα που χρησιμοποιούνται για την αποθήκευση των δεδομένων (χαρτί, μαγνητικές ταινίες, σκληροί δίσκοι) Πόροι λογισμικού Ο όρος αυτός είναι πολύ γενικός και περιλαμβάνει το λογισμικό του συστήματος το οποίο ελέγχει και υποστηρίζει τις λειτουργίες του ηλεκτρονικού υπολογιστή λχ τα λειτουργικά συστήματα, το λογισμικό εφαρμογών το οποίο παρέχει στον τελικό χρήστη την δυνατότητα επεξεργασίας ενός συγκεκριμένου προβλήματος (λχ προγράμματα ανάλυσης πωλήσεων, προγράμματα μισθοδοσίας, επεξεργαστές κειμένου).και τέλος τις διαδικασίες δηλαδή οδηγίες προς τους ανθρώπους που 9 Σελίδα 15

16 χρησιμοποιούν το Π.Σ. λ.χ. οδηγίες συμπλήρωσης μίας φόρμας ή οδηγίες χρήσης ενός προγράμματος Πόροι δεδομένων Τα δεδομένα αποτελούν σημαντικό πόρο για έναν οργανισμό. Για τον λόγο αυτό η διαχείριση των δεδομένων πρέπει να γίνεται με τρόπο που να επωφελούνται όλοι οι τελικοί χρήστες. Τα δεδομένα μπορούν να πάρουν διάφορε μορφές (κείμενο, εικόνα, ήχος) και οργανώνονται σε Βάσεις δεδομένων που αποθηκεύουν και διαχειρίζονται οργανωμένα δεδομένα, σε Βάσεις προτύπων που αποθηκεύουν μαθηματικά και λογικά πρότυπα τα οποία περιέχουν σχέσεις, υπολογισμούς και αναλυτικές τεχνικές και τέλος σε Βάσεις γνώσεων που αποθηκεύουν γεγονότα και κανόνες για διάφορα προβλήματα Ο σκοπός των πληροφοριακών συστημάτων Σήμερα, αναγνωρίζετε ευρέως ότι οι γνώσεις για τα πληροφοριακά συστήματα είναι απαραίτητες για τα στελέχη των επιχειρήσεων, επειδή οι περισσότεροι οργανισμοί χρειάζονται τα πληροφοριακά συστήματα για να επιζήσουν και να προοδεύσουν. Τα πληροφοριακά συστήματα μπορούν να βοηθήσουν τις εταιρείες να επεκτείνουν την εμβέλεια τους σε απομακρυσμένες τοποθεσίες, να προσφέρουν νέα προϊόντα και υπηρεσίες, να αναδιαμορφώσουν τις θέσεις απασχόλησης και τη ροή εργασίας και ίσως να αλλάξουν ριζικά τον τρόπο με τον οποίο ασκούν επιχειρηματική δραστηριότητα Γενικές λειτουργίες ενός πληροφοριακού συστήματος Τα Πληροφοριακά Συστήματα αναγνωρίζουν και καλύπτουν τις πληροφοριακές ανάγκες, συλλέγουν τα δεδομένα, δημιουργούν πληροφορίες από δεδομένα με τη χρήση των καταλλήλων εργαλείων, μεταφέρουν τις πληροφοριών στους χρηστές. Για να επιτευχθούν οι παραπάνω λειτουργίες ακολουθούνται και κάποια βήματα, τα οποία είναι τα εξής: αρχικά εισάγονται τα δεδομένα στο σύστημα, έπειτα τα δεδομένα αυτά επεξεργάζονται, διατηρούνται τα αρχεία, στη συνέχεια έχουμε την ανάπτυξη των διαδικασιών προκειμένου να καθοριστεί το είδος 11 Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, εκδόσεις Κλειδάριθμος, Έκτη έκδοση,σελ.4 Σελίδα 16

17 τους, δηλαδή πότε χρειάζονται και πως χρησιμοποιούνται και τέλος είναι η εξαγωγή των πληροφοριών. Σχεδιάγραμμα 2: Βασικά στοιχεία ενός Πληροφοριακού Συστήματος Πηγή: Οικονόμου - Γεωργοπούλου 1995, σελ.86 Σελίδα 17

18 3.6 Συστατικά μέρη ενός πληροφοριακού συστήματος Προγραμματισμός Έλεγχος Οργάνωση Συντονισμός Οργανωμένα δεδομένα που μειώνουν την αβεβαιότητα στη διαδικασία λήψης αποφάσεων Σύνολα στοιχείων τα οποία αλληλεπιδρούν για να πετύχουν ένα προκαθορισμένο στόχο. Σχεδιάγραμμα 3: Συστατικά στοιχεία ενός Π.Σ. Πηγή: Οικονόμου - Γεωργοπούλου 1995, σελ Διοίκηση Τα στελέχη διοίκησης έχουν έργο να καθορίσουν το στόχο της επιχείρησης και να οργανώσουν τους διαθέσιμους πόρους της επιχείρησης με σκοπό να επιτύχουν τους στόχους της. Το πρώτο στάδιο του προγραμματισμού είναι να αποφασίσουν τι πρέπει να κάνει η επιχείρηση δηλαδή να θέτουν μακροχρονίους στόχους και να εξετάζουν τις εναλλακτικές στρατηγικές για την επίτευξη των στόχων αυτών. Στη συνεχεία, στο δεύτερο στάδιο τα στελέχη διοίκησης οργανώνουν τις λειτουργίες με τις οποίες θα επιτευχθούν οι επιχειρηματικοί στόχοι. Στο στάδιο της διεύθυνσης τα στελέχη της διοίκησης διευθύνουν τους εργαζομένους της επιχείρησης με αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο. Στο τέταρτο στάδιο γίνεται έλεγχος ο οποίος Σελίδα 18

19 περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των προτύπων, επίβλεψη της προόδου που πραγματοποιήθηκε και κάποιες διορθωτικές αλλαγές για να διευκολυνθεί η επίτευξη των στόχων. Στο τελευταίο στάδιο τα διοικητικά στελέχη με τον έλεγχο ανακαλύπτουν τις αποκλίσεις μεταξύ του προκαθορισμένου στόχου και του πραγματοποιηθέντος αποτελέσματος και ακολουθείται ο συντονισμός των επιμέρους τμημάτων και δραστηριοτήτων της επιχείρησης για την επίτευξη του προκαθορισμένου στόχου Πληροφορία Οι πληροφορίες αποτελούν το δεύτερο συστατικό στοιχείο ενός πληροφοριακού συστήματος. Είναι τα δεδομένα, τα στοιχεία που έχουν συλλεχθεί από διάφορες πηγές, τα οποία έχουν υποστεί επεξεργασία με σκοπό να διευκολύνουν στη λήψη διάφορων αποφάσεων. Επίσης, έχει μεγάλη σημασία, η πληροφορία να είναι σωστή, ακριβής, έγκαιρη και να έχει μια μορφή τέτοια, ώστε να μεταδίδεται εύκολα και να είναι αμέσως κατανοητή Κύκλος ζωής πληροφοριών Αρχικά, δημιουργούνται τα δεδομένα στο εσωτερικό και στο εξωτερικό περιβάλλον της επιχείρησης, όπου γίνεται και η αποθήκευση των δεδομένων. Εδώ γίνεται και το πρώτο «ξεκαθάρισμα». Όσα δεδομένα δεν είναι χρήσιμα αυτομάτως καταστρέφονται.13 Στη συνέχεια, μεταφέρονται τα δεδομένα από κάποια διαδικασία σε κάποια άλλη και γίνεται η επανάκτηση τους. Αναπαράγονται όσα από αυτά δεν είναι σε κατάλληλη μορφή, αξιολογούνται για να αποφασιστεί στη συνέχεια αν πρέπει να επεξεργαστούν ή όχι. Τα δεδομένα, αναλύονται ανάλογα με τις ανάγκες και ταξινομούνται με κάποιο κριτήριο όπου και τελικά δημιουργείται η πληροφορία. 12 Γ.Οικονομου - Γ.Γεωργοπουλου,1995, σελ Γ.Οικονομου - Ν.Γεωργοπουλου,1995,σελ.89 Σελίδα 19

20 3.6.3 Σύστημα, Υποσύστημα και Περιβάλλον Λέγοντας σύστημα εννοούμε ένα σύνολο συστατικών στοιχείων (άνθρωποι, μηχανές και διαδικασίες) που διέπονται από συγκεκριμένους τρόπους λειτουργίας και τα οποία αλληλεπιδρούν μεταξύ τους για την διεκπεραίωση κάποιου έργου. Για παράδειγμα, μια αυτοκινητοβιομηχανία αποτελείται από υπαλλήλους και διευθυντικά στελέχη (άνθρωποι) και ρομπότ συναρμολόγησης οχημάτων (μηχανές). 14 Επίσης, διεξάγει διαφήμιση, παραγωγή και διανομή οχημάτων (διαδικασίες).κάθε σύστημα μπορεί να περιλαμβάνει ένα αριθμό υποσυστημάτων (βλ. Σχεδιάγραμμα 4) που και αυτά με τη σειρά τους μπορούν να διαχωρίζονται σε άλλα, μικρότερα υποσυστήματα. Σχεδιάγραμμα 4 : Σύστημα και υποσυστήματα. Ένα σύστημα απαρτίζεται από υποσυστήματα (2,3) τα οποία με τη σειρά τους μπορούν να απαρτίζονται από μικρότερα υποσυστήματα ( κλπ) Τα συστατικά στοιχεία του συστήματος (άνθρωποι - μηχανές - διαδικασίες) είναι αυτά που καθορίζουν το εσωτερικό περιβάλλον του. Ότι βρίσκεται εκτός του εσωτερικού περιβάλλοντος ονομάζεται εξωτερικό περιβάλλον (βλ. Σχεδιάγραμμα 4).Αυτά τα δύο περιβάλλοντα βρίσκονται σε συνεχή επικοινωνία ανταλλάσσοντας δεδομένα (είσοδοι/έξοδοι). Επειδή το εξωτερικό περιβάλλον μεταβάλλεται συνεχώς, 14 Σελίδα 20

21 είναι απαραίτητο το σύστημα να αναπροσαρμόζεται ανάλογα ώστε να μπορεί να αντεπεξέλθει στις καινούργιες καταστάσεις οι οποίες προκύπτουν. Τα καλά σχεδιασμένα συστήματα φτιάχνονται με τρόπο ώστε αυτή η αναπροσαρμογή να μπορεί να διεξάγεται εύκολα, σύντομα και με το μικρότερο δυνατό κόστος. Σχεδιάγραμμα 5: Σύστημα και το περιβάλλον συστήματος 3.7 Εξέλιξη των τεχνικών ανάπτυξης Πληροφοριακών Συστημάτων Έχουν προταθεί διάφορες τεχνικές για τον συντονισμό των δραστηριοτήτων που απαιτούνται για την δημιουργία ενός Πληροφοριακού Συστήματος. 15 1η Περίοδος μέχρι το 1950 Οι Frederick Taylor και Gilberths είναι οι πρωτεργάτες στην χρησιμοποίηση τεχνικών με ειδικά σύμβολα για την ανάλυση της ροής των διαδικασιών ενός οργανισμού. Κατά την περίοδο , οι επιχειρήσεις έγιναν περισσότερο πολύπλοκες με αποτέλεσμα να αυξηθούν και οι απαιτήσεις σε επεξεργασία δεδομένων. Με την χρησιμοποίηση μηχανικών μέσων επεξεργασίας δεδομένων, τα διαγράμματα ροής διαδικασιών τροποποιήθηκαν ανάλογα ώστε να εμφανίζουν 15 Κιουντουζή,1993,σελ.20 Σελίδα 21

22 εικόνες των μηχανημάτων επεξεργασίας. Όταν άρχισαν να χρησιμοποιούνται για πρώτη φορά υπολογιστές, τότε τα διαγράμματα ροής διαδικασιών έδειχναν εκτός από τις διαδικασίες και τις σχετικές καλωδιώσεις. 2η Περίοδος : Στην περίοδο αυτή άρχισαν να δημιουργούνται τεχνικές κατάλληλες για συστήματα που χρησιμοποιούν Η/Υ. Οι πιο διαδεδομένες από τις τεχνικές αυτές ήταν: τα γενικά διαγράμματα ροής, τα διαγράμματα επεξεργασίας πληροφοριώνγνωστά ως IPC και τα διαγράμματα MAP. Μια οριζόντια γραμμή αντιστοιχούσε σε κάθε λειτουργία, ενώ οι κάθετες γραμμές έδειχναν τους τομείς πληροφοριών στους οποίους γινόταν η επεξεργασία. Ειδικά ρήματα, προσεκτικά επιλεγμένα, περιγράφανε ενέργειες κατά τρόπο που δεν άφηνε περιθώρια αμφιβολιών. 3η Περίοδος : Το 1968 δημοσιεύτηκε η τεχνική ADS που ήταν ένα σημαντικό βήμα για την βελτίωση των διαθέσιμων τεχνικών. Η ADS χρησιμοποίησε 5 έντυπα, συνδεδεμένα μεταξύ τους για να ορίσει το σύστημα. Στο πρώτο έντυπο προσδιοριζόταν η επιθυμητή έξοδος (output) του συστήματος. Στην συνέχεια καθορίζονταν τα στοιχεία εισόδου. Το τρίτο έντυπο περιλάμβανε τους υπολογισμούς που πρέπει να γίνουν και τους κανόνες λογικής των υπολογισμών. Η ύπαρξη αλληλοσυσχέτισης μεταξύ υπολογισμών και οι πηγές πληροφοριών προσδιορίζονται στο έντυπο. Το τέταρτο έντυπο καλύπτει τις πληροφορίες που πρέπει να διατηρηθούν για μελλοντική χρήση. Και τέλος, το πέμπτο έντυπο περιλαμβάνει τους πίνακες αποφάσεων, που δείχνει τη λογική των ορισμών. Η σύνδεση των πληροφοριών στην ADS γινόταν με δυο τρόπους : πρώτον, κάθε στοιχειό από τα δεδομένα έχει μια ετικέτα ή επιγραφή. Δεύτερον, κάθε φορά που χρησιμοποιείται μια ετικέτα συνδέεται με το προηγούμενο σημείο χρήσης του, φτιάχνοντας έτσι μια αλυσίδα. Με τον τρόπο αυτό όλα τα δεδομένα συνδέονται μεταξύ τους από την είσοδο μέχρι την έξοδο, με την βοήθεια του αριθμού της σελίδας και της αντίστοιχης γραμμής. Η διαδικασία της αλυσιδωτής σύνδεσης επέτρεπε τον εντοπισμό των αποφάσεων και ελλείψεων. Μια άλλη προσπάθεια έγινε από το Language Structure Group της CODICIL Development Committee με τη δημιουργία μιας γλώσσας ορισμού του προβλήματος Σελίδα 22

23 που να είναι ανεξάρτητη της μηχανής και να μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο επίπεδο του συστήματος. Η ομάδα LAG έκανε χρήση της άλγεβρας πληροφοριών αλλά δεν κατάφερε να δημιουργήσει μια γλωσσά ορισμού του προβλήματος προσανατολισμένη προς τον χρηστή. Περισσότερο γνωστή είναι η μέθοδος ARID που χρησιμοποιήθηκε από την εταιρία Philips. Μεγαλύτερη όμως συμβολή στους τομείς των τεχνικών ήταν η μεθοδολογία SOP της IBM. Η τεχνική SOP έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε να αποτελεί μια σύνθεση διαφόρων τεχνικών και να επιτρέπει τη συλλογή δεδομένων από την επεξεργασία των οποίων θα προκύψουν οι πληροφορίες που χρειάζεται η επιχείρηση. 4η Περίοδος : Στην περίοδο αυτή εμφανίζονται τεχνικές που δίνουν έμφαση στη δομή. Αν τις τεχνικές αυτές τις ομαδοποιήσουμε σε διαγραμματικές και μη διαγραμματικές έχουμε τις μη διαγραμματικές που περιλαμβάνονται τα λεξικά δεδομένων, οι δομημένες περιγραφές και ο ψευδοκώδικας και τις διαγραμματικές που περιλαμβάνουν τα Διαγράμματα Ροής Δεδομένων, τα Διαγράμματα Warier-Orr, τα Διαγράμματα Nazis Schneiderman, τα Διαγράμματα HIPPO και τέλος τα Διαγράμματα Λειτουργιών Συστήματος. 5η Περίοδος : Το χαρακτηριστικό αυτής της περιόδου είναι ότι εμφανίζονται εργαλεία λογισμικού που υποστηρίζουν διάφορες τεχνικές ανάλυσης. Οι διαγραμματικές τεχνικές που ανήκουν στην κατηγορία αυτή είναι τα Διαγράμματα ενεργειών, τα Διαγράμματα Michael Jackson, τα Διαγράμματα παρουσίασης της ζωής μιας οντότητας, E-R διαγράμματα. 3.8 Οφέλη των πληροφοριακών συστημάτων Είναι γεγονός πως στην εποχή της ευρυζωνικότητας που μας διέπει, τα Πληροφοριακά Συστήματα παρέχουν στις επιχειρήσεις πολλά οφέλη και υπηρεσίες. Κάποια από αυτά τα οφέλη που προσκομίζει η εταιρεία είναι η ταχύτατη και ακριβής επεξεργασία δεδομένων, βοηθούν τις εταιρείες να μαθαίνουν περισσότερα για τις αγορατικές συνήθειες και τις προτιμήσεις των πελατών τους, αυξάνουν την παραγωγικότητα, παρουσιάζουν μεγάλη αποθηκευτική ικανότητα, η ταχύτατη Σελίδα 23

24 επικοινωνία μεταξύ τοποθεσιών (Internet) όπου διανέμονται πληροφορίες ακαριαία σε ένα εκατομμύριο ανθρώπους ανά τον κόσμο, προσφέρουν επίσης δυνατότητα καλύτερου συντονισμού ατόμων, ομάδων και υπηρεσιών, υποστήριξη αποφάσεων, αυτοματοποίηση και βελτίωση της ροής των εργασιών, αύξηση της αποτελεσματικότητας του Οργανισμού και καλύτερη αξιοποίηση των πολύτιμων δεδομένων του Αξίζει, ωστόσο, να γίνει μια πιο ενδελεχής ανάλυση, που να έγκειται στα πλεονεκτήματα που προσφέρει το καθένα Πληροφοριακό Σύστημα. Αρχικά, τα SCMS συμβάλλουν στην ελαχιστοποίηση των αποθεμάτων, στην αυτοματοποίηση των παραγγελιών από τους προμηθευτές και στην βελτίωση του προγραμματισμού των διαδικασιών της. Προσφέρουν επίσης καλύτερη αναζήτηση και επιλογή προμηθευτών και παράδοση των προϊόντων και των υπηρεσιών. Τμήμα των SCMS, τα CSM (Συστήματα Διαχείρισης Εφοδιαστικής Αλυσίδας) παρέχουν επίσης πολλά πλεονεκτήματα, καθώς συγχρονίζουν τις διαδικασίες στην αγορά και στην παραγωγή και διακινούν τα προϊόντα πιο γρήγορα, ολοκληρώνουν τα logistics του προμηθευτή 17 και μειώνουν το χρόνο, την προσπάθεια και το κόστος αποθήκευσης. Τα OAS παρέχουν ένα είδος ολοκληρωμένου λογισμικού που διευκολύνει κατά πολύ τις διαδικασίες μιας επιχείρησης και τον καθορισμό προτεραιοτήτων. Διευκολύνουν την επικοινωνία ανάμεσα στους χρήστες και στους διαφορετικούς χώρους της επιχείρησης. Την ίδια στιγμή προσφέρουν και έναν καταρτισμένο εργονομικό σχεδιασμό, ενώ σύμφωνα με τις περισσότερες αναφορές από εργαζόμενους σε επιχειρήσεις όπου χρησιμοποιήθηκαν τα OAS παρέχουν κι ευχάριστες συνθήκες εργασίας. Συγχρόνως, τα KMS ανακαλύπτουν και κωδικοποιούν τη γνώση, κάνουν εφικτή την πρόσβαση στη γνώση σε όλους και τη διανέμουν και δημιουργούν γνώση σχετικά με τις αγοραστικές συνήθειες του καταναλωτικού κοινού. 16 Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Έκτη έκδοση,σελ Μίρ://Θΐ^ϊΚϊνΘΓ8ΐΐγ.θΓ9ΜΚΙ/% ΟΕ% 95% ΟΕ% Β9% ΟΡ% 83% ΟΕ% Β1% ΟΕ% Β3% ΟΡ% 89% ΟΕ% Β3% ΟΕ% ΑΕ_%ΟΡ%83%ΟΡ%84%ΟΕ%Β1_%ΟΡ%80%ΟΕ%ΒΒ%ΟΕ%Β7%ΟΡ%81%ΟΕ% ΒΡ % 0Ρ % 86% 0Ε % Β Ρ % 0Ρ % 81% 0Ε % Β 9% 0Ε % Β 1% 0Ε % Β Α % 0Ε % Α 0_% 0Ρ % 83% 0Ρ % 85% 0 Ρ% 83%ΟΡ%84%ΟΕ%ΑΕ%ΟΕ%ΒΟ%ΟΕ%Β1%ΟΡ%84%ΟΕ%Β1 Σελίδα 24

25 Τα TPS διαχειρίζονται τις συναλλαγές της επιχειρήσεις διευκολύνοντας έτσι το συντονισμό των εργασιών καθώς παρέχουν εξειδικευμένες και λεπτομερειακές αναφορές στα ανώτερα στελέχη του Οργανισμού. Τα Συστήματα Υποστήριξης Επιτελικών Στελεχών στηρίζονται στη διαλογική επεξεργασία και καθορίζουν τις προβολές τους μέσω συγκεντρωτικών αναφορών. Ένα πλεονέκτημα που παρέχουν τα Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (ESS ) είναι ότι καταφέρνουν και κρατούν ενήμερη τη διοίκηση και σε επαφή με τα υπόλοιπα στελέχη της επιχείρησης. 18Τα DSS συστήματα πάλι είναι ευέλικτα, προσαρμόσιμα και γρήγορα, ενώ υποστηρίζουν και τη διαδικασία των αποφάσεων. Επιπλέον, είναι αξιοσημείωτο ότι και τα Διοικητικά Συστήματα Πληροφόρησης ^^επικεντρώ νονται σε διαδικασίες ελέγχου, ενώ συγχρόνως τις εκσυγχρονίζουν, παραδίδοντας και αναλυτικές αναφορές ελέγχου στα ανώτερα στελέχη. Όσον αφορά τα οφέλη που έχει μια επιχείρηση από τη χρήση πληροφοριακών συστημάτων έχουμε να αναφέρουμε και τα πλεονεκτήματα των ERP πληροφοριακών συστημάτων. Εστιάζουν την προσοχή τους στην έγκαιρη και έγκυρη ενημέρωση, ενώ συγχρόνως μειώνουν το κόστος και επιταχύνουν τις διαδικασίες που εκκρεμούν και αυτές που ήδη ολοκληρώνονται. Συγκροτούν σε ένα ενιαίο σύνολο τον προγραμματισμό της παραγωγής, των αποθεμάτων της επιχείρησης, τις πωλήσεις που αυτή επιτυγχάνει και το λογιστήριο. Επιπλέον, συγκροτούν μία σταθερή δομή και οργάνωση έναν δηλαδή Οργανισμό-Επιχείρηση. Η τεχνολογία αποκτά μια Ομοιόμορφη Ενοποιημένη Υποδομή (δηλαδή πλατφόρμα), οι λειτουργίες γίνονται πιο αποτελεσματικές και οι διαδικασίες της επιχείρησης στρέφονται περισσότερο στον πελάτη (πελατο-κεντρική συμπεριφορά). Τέλος, τα ERP βοηθούν στη διαχείριση πολλών τμημάτων της επιχείρησης, όπως της Αποθήκης της, τη διοίκηση της παραγωγής, τη διαχείριση των παγίων και τη συντήρηση και επιδιόρθωση του εξοπλισμού, ενώ επίσης ρυθμίζουν τις πωλήσεις και τις διανομές, διαχειρίζονται τα παραστατικά, καθορίζουν μία ενιαία τιμολογιακή πολιτική και επιπρόσθετα διαχειρίζονται τις προμήθειες και τα αποθέματα της CE% 95% CE% B9% CF% 83% CE% B1% CE% B3% CF% 89% CE% B3% CE% AE_% CF% 83% CF% 84% CE% B1_% CF% 80% CE% BB% CE% B7% CF% 81% CE% BF % CF% 86% CE% BF% CF% 81% CE% B9% CE% B1% CE% BA% CE% AC_% CF% 83% CF% 85% C F% 83% CF% 84% CE% AE% CE% BC% CE% B1% CF% 84% CE% B1 Σελίδα 25

26 3.9 Αρνητικές επιπτώσεις των Πληροφοριακών Συστημάτων Εκτός όμως από τα πολλά και σημαντικά πλεονεκτήματα που διαθέτουν τα πληροφοριακά συστήματα, αναγκαίο είναι να αναφερθούμε και στα μειονεκτήματά τους. Ο αυτοματισμός δραστηριοτήτων που γίνονταν προηγουμένως από ανθρώπους μπορεί να καταργήσει θέσεις εργασίας. Τα πληροφοριακά συστήματα δίνουν τη δυνατότητα σε οργανισμούς να συγκεντρώσουν προσωπικά δεδομένα που παραβιάζουν την ιδιωτικότητα των ανθρώπων, επίσης χρησιμοποιούνται σε τόσες πολλές εφαρμογές της καθημερινής ζωής ώστε η διακοπή της λειτουργίας τους μπορεί να παραλύσει επιχειρήσεις, μεταφορές και ολόκληρες κοινότητες. Η έντονη χρήση των πληροφοριακών συστημάτων μπορεί να προκαλέσει κακώσεις από επαναληπτική προσπάθεια, όπως τεχνο-άγχος και άλλα προβλήματα υγείας. Το Internet μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη διανομή παράνομων αντίγραφων λογισμικού, βιβλίων, άρθρων και άλλου υλικού που προστατεύεται από πνευματικά δικαιώματα. Ωστόσο, αξίζει να σημειωθούν τα μειονεκτήματα που προσφέρει το κάθε Πληροφοριακό Σύστημα.19 Αρχικά, το MIS έχει έλλειψη δημιουργικότητας και ποιοτικής πληροφορίας. Τα συστήματα αυτά δεν προσαρμόζονται εύκολα και η αναλυτική ικανότητά τους δεν είναι επαρκείς σε σχέση με άλλα συστήματα. Αξίζει να αναφερθεί ένα ακόμη πληροφοριακό σύστημα, το TPS. Το συγκεκριμένο συμβάλλει καθοριστικά για την επιτυχία μιας επιχείρησης μιας και οργανώνει αρκετές λειτουργίες της όπως είναι οι προμήθειες πρώτων υλών αλλά και ο έλεγχος ποιότητας. Οπότε είναι πολύ εύκολο να διαπιστωθούν λάθη που οδηγούν στην όχι καλή πορεία της επιχείρησης. Ακόμη ένα είδος είναι το DSS. Σ αυτό όχι μόνο λόγω επιβάρυνσης του συστήματος με καινούργιους χρήστες μειώνεται αισθητά η επίδοσή του, αλλά και λειτουργεί μόνο στο ίδιο περιβάλλον της επιχείρησης. Ανάλογο μειονέκτημα υπάρχει και στο KMS καθώς δεν δημιουργεί την εντύπωση ενός αυθεντικού συστήματος, κάτι το οποίο είναι πολύ σημαντικό στην λειτουργία του. Το ERP είναι το τελευταίο 19 Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Έκτη εκδοση,σελ.34 Σελίδα 26

27 πληροφοριακό σύστημα που θα αναπτύξουμε. Η ανάπτυξη και η δημιουργία του αποτελεί μια χρονοβόρα διαδικασία που είναι πολύ ακριβή, δεν είναι ευέλικτο σύστημα και υπάρχουν προβλήματα ολοκλήρωσης με άλλα πληροφοριακά, 20 συστήματα Προβλήματα πληροφοριακών συστημάτων Αν και η ανάπτυξη των πληροφοριών έχει καταστεί ένα από τα πιο πολύτιμα περιουσιακά στοιχεία των σύγχρονων εταιρειών, η ανάπτυξη των πληροφοριακών συστημάτων αντιμετωπίζει πολλά προβλήματα. Το πρώτο πρόβλημα είναι η χαμηλή παραγωγικότητα που έχει αναγνωριστεί στον όρο «κρίση λογισμικού», όπως προκύπτει από την καθυστέρηση της ανάπτυξης και τα προβλήματα συντήρησης. Απλά, οι απαιτήσεις για την κατασκευή νέων ή βελτιωμένων πληροφοριακών συστημάτων έχει αυξηθεί γρηγορότερα από την ικανότητά μας να τις αναπτύξουμε. Μερικοί λόγοι είναι το αυξανόμενο κόστος της ανάπτυξης λογισμικού (ιδίως σε σύγκριση με τη μείωση του κόστους υλικού), η περιορισμένη προσφορά του προσωπικού και η χρηματοδότηση. Δεύτερον, οι γρήγορες προσπάθειες για ανάπτυξη πληροφοριακών συστημάτων κατέληξαν σε αποτυχίες. Οι αδυναμίες αυτές μερικές φορές οφείλονται σε οικονομική αναντιστοιχία, όπως ο προϋπολογισμός, αλλά συχνά οφείλονται και στην κακή ποιότητα των προϊόντων και την ανεπαρκής ικανοποίηση των χρηστών. Όλα τα παραπάνω προβλήματα επιδεινώνονται περαιτέρω από την αυξανόμενη πολυπλοκότητα και το μέγεθος των προϊόντων λογισμικού. Κάθε γενιά έχει φέρει νέα πεδία εφαρμογών, καθώς και εκτεταμένες λειτουργίες που οδηγούν σε μεγαλύτερα συστήματα, τα οποία είναι πιο δύσκολο να σχεδιαστούν, να κατασκευαστούν και να διατηρηθούν Μίρ://Θΐ^ϊΚϊνΘΓ8ΐΐγ.θΓ9ΜΚΙ/% ΟΕ% 95% ΟΕ% Β9% ΟΡ% 83% ΟΕ% Β1% ΟΕ% Β3% ΟΡ% 89% ΟΕ% Β3% ΟΕ% ΑΕ_%ΟΡ%83%ΟΡ%84%ΟΕ%Β1_%ΟΡ%80%ΟΕ%ΒΒ%ΟΕ%Β7%ΟΡ%81%ΟΕ% ΒΡ % 0Ρ % 86% 0Ε % Β Ρ % 0Ρ % 81% 0Ε % Β 9% 0Ε % Β 1% 0Ε % Β Α % 0Ε % Α 0_% 0Ρ % 83% 0Ρ % 85% 0 Ρ% 83%ΟΡ%84%ΟΕ%ΑΕ%ΟΕ%ΒΟ%ΟΕ%Β1%ΟΡ%84%ΟΕ%Β1 Σελίδα 27

28 21 Γ.Οικονόμου - Ν.Γεωργοπούλου,1995,σελ.88 Σελίδα 28 4 Κατηγορίες και Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων Πληροφοριακά Συστήματα Χειρόγραφα ^ Μηχανογραφημένα Σχεδιάγραμμα 6: Διάκριση Πληροφοριακών Συστημάτων Πηγή : Οικονόμου - Γεωργοπούλου σελ Χειρόγραφα Πληροφοριακά Συστήματα Στα χειρόγραφα πληροφοριακά συστήματα οι απαραίτητες λειτουργίες για την συλλογή, επεξεργασία, αποθήκευση και διανομή πληροφοριών εκτελούνται από τον άνθρωπο.21

29 4.2 Μηχανογραφημένα πληροφοριακά συστήματα Τα μηχανογραφημένα πληροφοριακά συστήματα είναι τα συστήματα τα οποία χρησιμοποιούν υπολογιστές σε εργασίες και επεξεργασίες διακίνησης και φύλαξης πληροφοριών. Ορισμένες εργασίες εκτελούνται από τον άνθρωπο ενώ άλλες,, 22 από το μηχάνημα. 4.3 Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων Για να διευκολυνθεί η μελέτη των Πληροφοριακών Συστημάτων έχουν προταθεί διάφοροι τρόποι κατηγοριοποίησης τους. Οι κυριότεροι είναι ανάλογα με το υποσύστημα που υποστηρίζουν, ανάλογα με την επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζουν, ανάλογα με το είδος της υποστήριξης που παρέχουν και τέλος ανάλογα με την αρχιτεκτονική τους Τύποι Πληροφοριακών Συστημάτων ανάλογα με το υποσύστημα που υποστηρίζουν Οι οργανισμοί αποτελούνται από μικρότερες οντότητες (υποσυστήματα) όπως για παράδειγμα από διευθύνσεις, τμήματα ή ομάδες. Οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν τμήμα προσωπικού, τμήμα παραγωγής, λογιστικό τμήμα κλπ. Κάθε ένα από τα τμήματα αυτά αναφέρει σε μία προϊστάμενη αρχή. Η πλειονότητα των οργανισμών σήμερα είναι δομημένη σύμφωνα με το τρόπο αυτό (που είναι γνωστός ως ιεραρχική δομή). Ένας τρόπος οργάνωσης των Π.Σ. είναι να δομηθούν σύμφωνα με την ιεραρχική δομή του οργανισμού. Έτσι, μπορεί να δημιουργηθούν Π.Σ. για διευθύνσεις, τμήματα, ομάδες ή ακόμη και για συγκεκριμένους εργαζόμενους. Τα συστήματα αυτά μπορεί να είναι είτε αυτόνομα ή συνδεδεμένα μεταξύ τους. Πληροφοριακά συστήματα σύμφωνα με την ιεραρχική δομή είναι τα Πληροφοριακά Συστήματα για τα τμήματα της επιχείρησης, συχνά, μία επιχείρηση χρησιμοποιεί αρκετές εφαρμογές (προγράμματα) σε μία λειτουργική περιοχή. Οι εφαρμογές αυτές μπορεί να έχουν κάποια κοινά σημεία, μπορεί όμως και όχι. 23 Το σύνολο των εφαρμογών που χρησιμοποιείται από το τμήμα προσωπικού, αναφέρεται ως πληροφοριακό σύστημα προσωπικού (παρόλο που αποτελείται από επιμέρους 22 Γ.Οικονόμου - Ν.Γεωργοπούλου,1995,σελ Σελίδα 29

30 προγράμματα). Για παράδειγμα το τμήμα προσωπικού, μπορεί να χρησιμοποιεί ένα πρόγραμμα για την παρακολούθηση των αιτήσεων πρόσληψης και άλλο πρόγραμμα για την παρακολούθηση των απουσιών του προσωπικού. Τα Πληροφοριακά Συστήματα για όλη την επιχείρηση, τα Π.Σ. για τα τμήματα της επιχείρησης συνήθως έχουν σχέση με κάποια δραστηριότητα. Μπορούμε να μιλήσουμε για ένα σύνολο εφαρμογών που υποστηρίζει αρκετές (ή όλες) τις δραστηριότητες της επιχείρησης. Ένα τέτοιο Π.Σ. υποστηρίζει όλη την επιχείρηση.24 Τέλος τα διεπιχειρησιακά Πληροφοριακά Συστήματα, τα οποία είναι σύνθετα Π.Σ. που περιλαμβάνουν αρκετούς οργανισμούς. Για παράδειγμα, το παγκόσμιο σύστημα κράτησης θέσεων σε πτήσεις αποτελείται από τα συστήματα που ανήκουν σε διαφορετικές αεροπορικές εταιρίες Τύποι Π.Σ. ανάλογα με την επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζουν. Τα κυριότερα Π.Σ. είναι το λογιστικό, το οικονομικό, το Π.Σ. παραγωγής, το Π.Σ. προώθησης πωλήσεων και το Π.Σ. προσωπικού. Σε κάθε μία από τις παραπάνω δραστηριότητες υπάρχουν ενέργειες ρουτίνας που είναι σημαντικοί για την λειτουργία του οργανισμού Τύποι Π.Σ. ανάλογα με το είδος της υποστήριξης που παρέχουν Σύμφωνα με αυτόν τον τρόπο κατηγοριοποίησης, δεν εξετάζεται η επιχειρηματική δραστηριότητα που υποστηρίζεται αλλά το είδος της υποστήριξης που παρέχεται από το Π.Σ. Τα συστήματα σύμφωνα με αυτό το τρόπο κατηγοριοποίησης χωρίζονται σε δύο μεγάλες κατηγορίες τα Πληροφοριακά Συστήματα που υποστηρίζουν τις λειτουργίες της επιχείρησης, όπου ανήκουν τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών (transaction processing system) και τα συστήματα αυτοματοποίησης γραφείου (office automation system) και τα Πληροφοριακά Συστήματα που υποστηρίζουν την διοίκηση, όπου ανήκουν τα συστήματα αναφορών (information reporting systems), τα συστήματα λήψης αποφάσεων (decision support systems) και τα έμπειρα συστήματα Σελίδα 30

31 Σχεδιάγραμμα 7: Τύποι Π.Σ. Ανάλογα με το Είδος της Υποστήριξης που Παρέχουν Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών Τα Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (Transaction Processing System- TPS) είναι τα βασικά επιχειρηματικά συστήματα που εξυπηρετούν το εκτελεστικό επίπεδο του οργανισμού. Το σύστημα επεξεργασίας συναλλαγών είναι ένα μηχανογραφημένο σύστημα, το οποίο εκτελεί και καταγράφει τις τρέχουσες καθημερινές συναλλαγές που είναι απαραίτητες για τη διεξαγωγή της επιχειρηματικής δραστηριότητας. Παραδείγματα συναλλαγών είναι συστήματα τοποθέτησης παραγγελιών προϊόντων, συστήματα τοποθέτησης κράτησης σε αεροπορικές εταιρίες, τα συστήματα κρατήσεων σε ξενοδοχεία, η μισθοδοσία, η τήρηση στοιχείων προσωπικού και τα συστήματα αποστολής.26 Τα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών μπορεί να επεξεργάζονται τις συναλλαγές με δύο τρόπους: σε πραγματικό χρόνο και σε επεξεργασία δέσμης. Στην επεξεργασία σε πραγματικό χρόνο (real time ή online), τα δεδομένα της συναλλαγής επεξεργάζονται από το σύστημα άμεσα, με την εμφάνιση της συναλλαγής, ενώ κατά 26 Σελίδα 31

32 την επεξεργασία δέσμης (batch processing), τα δεδομένα που παράγονται από τις συναλλαγές συναθροίζονται για ένα χρονικό διάστημα και επεξεργάζονται περιοδικά. Ορισμένα από τα χαρακτηριστικά των συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών είναι τα εξής: ο όγκος των δεδομένων που εισάγεται, επεξεργάζεται και εξάγεται είναι αρκετά μεγάλος, τα δεδομένα επεξεργάζονται σε τακτά χρονικά διαστήματα (π.χ. κάθε ημέρα, ή κάθε εβδομάδα, κλπ), απαιτείται μεγάλη αποθηκευτική δυνατότητα, υψηλή ταχύτητα επεξεργασίας και αξιοπιστία του συστήματος, ο προσανατολισμός του συστήματος είναι ιστορικός (δηλ. το σύστημα συλλέγει και διαχειρίζεται παρελθόντα στοιχεία), η είσοδος και η έξοδος βασίζεται σε δομημένες φόρμες, υπάρχει μεγάλος βαθμός λεπτομέρειας, απαιτείται η υποστήριξη αναζητήσεων διαδραστικών (interactively) Συστήματα Αυτοματοποίησης Γραφείου Τα Συστήματα Αυτοματοποίησης Γραφείου είναι συστήματα τα οποία παρέχουν βελτίωση της ροής εργασίας και της επικοινωνίας των χρηστών σε ένα οργανισμό. Η αυτοματοποίηση γραφείου μπορεί να περιλαμβάνει επεξεργασία κειμένου, λογιστικά φύλλα, ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ηλεκτρονικό ημερολόγιο, τηλεομοιοτυπία (FAX) και επεξεργασία εικόνας. Τέτοια συστήματα αποτελούν και τα - γνωστά πλέον - λογισμικά Word, Excel, Access, Outlook Express κλπ Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων Τα Συστήματα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support Systems- DSS) είναι πληροφοριακά συστήματα που υποστηρίζουν την λήψη ημιδομημένων και αδόμητων αποφάσεων, οι οποίες δεν μπορούν να περιγραφούν αλγοριθμικά όσον αφορά τα δεδομένα και τις επεξεργασίες που απαιτούνται για την λήψη τους. Τα συστήματα αυτά (DSS) δεν αφορούν απλά στη σχεδίαση και στη χρήση μίας ακόμη κατηγορίας πληροφοριακών συστημάτων. Η μελάτη των DSS αφορά κυρίως τους τρόπους (όπως για παράδειγμα μεθοδολογίες, μεθόδους, μοντέλα) με τους οποίους οι άνθρωποι σκέφτονται, λαμβάνουν αποφάσεις και εν τέλει διοικούν και οργανώνουν το σύμπλοκο οργανωτικό και κοινωνικό περιβάλλον στο οποίο ανήκουν.29 Ένα DSS έχει και τα εξής χαρακτηριστικά υποβοηθά τους αποφασίζοντες (χωρίς να τους Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Έκτη έκδοση, σελ Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Έκτη έκδοση, σελ.52 Σελίδα 32

33 υποκαθιστά) επεκτείνοντας τις δυνατότητές τους και συγκεκριμένα επιταχύνοντας την αναζήτηση των δεδομένων, επιταχύνοντας την επεξεργασία των δεδομένων, ενισχύοντας την εξαγωγή συμπερασμάτων, ενισχύοντας τη μνήμη του αποφασίζοντος, ενισχύοντας τις γνώσεις του αποφασίζοντος (π.χ. μέσω παροχής πρόσβασης σε σχετικές γνώσεις άλλων). Είναι εύκολο και φιλικό (συνήθως παρέχει Γραφική Διεπαφή Χρήστη -GUI) προσαρμόσιμο στις ανάγκες, στις αξίες και στην ΥΔΔ: ιδιαίτερα, αρχεία και λογισμικό τροφοδότησής τους ΥΔΜ: διάφορα εργαλεία δημιουργίας μοντέλων και έτοιμα μοντέλα (γενικά και ειδικά) από την στατιστική, την οικονομική και την διοικητική επιστήμη, την επιχειρησιακή έρευνα, κλπ.- λογισμικό διαχείρισής τους ΥΔΓ: βάσεις γνώσης- εργαλεία εξαγωγής, αποθήκευσης, διαχείρισης γνώσης Χρήστης^) διάθεση απέναντι στον κίνδυνο του αποφασίζοντος, ενσωματώνει γνώση αυτού ή των άλλων (δεδομένα, μοντέλα, επεξεργασίες, κανόνες κ.λπ.), δυνατότητες αλληλεπίδρασης με το χρήστη. Υποστηρίζει τον συνδυασμό των ανθρώπινων διανοητικών ικανοτήτων με τις δυνατότητες του Η/Υ για την βελτίωση της ποιότητας των αποφάσεων. Μπορεί να υποστηρίζει ημιδομημένες ή και αδόμητες αποφάσεις ενός ή και περισσοτέρων ιεραρχικών επιπέδων, τόσο ατομική όσο και ομαδική λήψη αποφάσεων (πολύ συνηθισμένη σήμερα λόγω υψηλής πολυπλοκότητας των προβλημάτων και των αποφάσεων των σύγχρονων επιχειρήσεων). Η δομή και τα βασικά υποσυστήματα ενός Συστήματος Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS) φαίνονται στο παρακάτω σχήμα: Ένα Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων, όπως φαίνεται και στο παρακάτω σχήμα, συνήθως αποτελεί ένα υποσύστημα του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (ΟΠΣ) της επιχείρησης. Το ΟΠΣ περιλαμβάνει επιπροσθέτως και μία σειρά «διεκπεραιωτικών υποσυστημάτων» (operational subsystems), κάθε ένα από τα οποία υποστηρίζει την διεκπεραίωση (= τις Σελίδα 33

34 τυποποιημένες εργασίες) μίας λειτουργίας (ή ενός μέρους μίας λειτουργίας) της επιχείρησης. Τα διεκπεραιωτικά αυτά υποσυστήματα βασίζονται σε μία κοινή βάση δεδομένων, μέσω της οποίας ανταλλάσουν δεδομένα. Το υποσύστημα υποστήριξης αποφάσεων, όπως φαίνεται και στο παρακάτω σχήμα (κάτω αριστερά), συνδέεται με τα παραπάνω διεκπεραιωτικά υποσυστήματα, συνήθως μέσω άντλησης αναλυτικών δεδομένων από την παραπάνω κοινή βάση δεδομένων, και υπολογισμού από αυτά των κατάλληλων συγκεντρωτικών δεδομένων για την υποστήριξη της λήψης των διαφόρων αποφάσεων. Τα συγκεντρωτικά αυτά δεδομένα τελικά αποθηκεύονται στην «αποθήκη δεδομένων» του υποσυστήματος υποστήριξης αποφάσεων. Οι συνηθέστερες συνιστώσες ενός υποσυστήματος υποστήριξης αποφάσεων, πέραν της αποθήκης δεδομένων, είναι οι ακόλουθες: εργαλεία αναλυτικής επεξεργασίας (Online Analytica Processing Τools), εργαλεία εξερεύνησης δεδομένων - δημιουργίας γνώσης (Data Mining Tools), εργαλεία μοντελοποίησης προβλημάτων αποφάσεων - αποτελεσματικότητας (Decision Modeling Tools - Effectiveness Modeling Tools), εργαλεία μοντελοποίησης αποφασίζοντος (User Modeling Tools) Έμπειρα Συστήματα Τα Έμπειρα Συστήματα ή τα συστήματα εμπειρογνωμοσύνης είναι πληροφορικά συστήματα τα οποία συλλέγουν τη γνώση και την εμπειρία κάποιου άτομου ικανού στην επίλυση προβλημάτων και κάποιου λήπτη αποφάσεων και στη συνέχεια προσομοιώνουν τον τρόπο σκέψης τους. Τα συστήματα αυτά είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για περιπτώσεις όπου οι χρήστες δεν έχουν πείρα και πρέπει να βασιστούν στις εμπειρίες άλλων για τη διεξαγωγή κάποιων ενεργειών. Για παράδειγμα, ένα ιατρικό σύστημα όπου ο γιατρός εισάγει τα συμπτώματα του ασθενή και αυτό εξακριβώνει την ασθένεια από την οποία πάσχει ο ασθενής, παρουσιάζοντας ταυτόχρονα και μια εξήγηση για τους λόγους οι οποίοι οδηγούν σε αυτό το συμπέρασμα Σελίδα 34

35 4.3.4 Τύποι Π.Σ. ανάλογα με την αρχιτεκτονική τους Οι κύριες κατηγορίες είναι Πληροφοριακά Συστήματα που βασίζονται σε κύριους υπολογιστές(mainframe) όπου η επεξεργασία γίνεται από έναν υπολογιστή στον οποίο είναι συνδεδεμένα τερματικά χωρίς υπολογιστική δυνατότητα(dump terminals). Η αρχιτεκτονική αυτή ήταν η επικρατούσα μέχρι τα τέλη της δεκαετίας του 80. Σε προσωπικούς υπολογιστές, όπου οι προσωπικοί υπολογιστές μπορεί να είναι (ή όχι) συνδεδεμένοι μεταξύ τους. Η αρχιτεκτονική αυτή είναι η συνηθέστερη για μικρές ή μεσαίες επιχειρήσεις. Σε κατανεμημένα συστήματα, όπου η επεξεργασία κατανέμεται ανάμεσα σε δύο ή περισσότερους υπολογιστές οποιουδήποτε τύπου που μπορεί να βρίσκονται σε διαφορετικά γεωγραφικά σημεία. 32 Εκτός, από όλους αυτούς τους τύπους που αναφέρθηκαν και αναλύθηκαν παραπάνω υπάρχουν και άλλοι τύποι πληροφοριακών συστημάτων Οι κυριότεροι τύποι συστημάτων σε οργανισμούς Τα διάφορα είδη συστημάτων Τρεις είναι οι βασικές κατηγορίες των συστημάτων που εξυπηρετούν τα διαφορετικά επίπεδα του οργανισμού: συστήματα εκτελεστικού επιπέδου, συστήματα διοικητικού επιπέδου και τα συστήματα στρατηγικού επιπέδου Τα συστήματα εκτελεστικού επιπέδου υποστηρίζουν τα εκτελεστικά στελέχη στην παρακολούθηση των στοιχειωδών δραστηριοτήτων και συναλλαγών του οργανισμού όπως είναι οι πωλήσεις, οι εισπράξεις, οι καταθέσεις, η μισθοδοσία, η ροή υλικών μέσα σε ένα εργοστάσιο. Βασικός σκοπός των συστημάτων σε αυτό το επίπεδο είναι να απαντούν σε τρέχουσες ερωτήσεις και να παρακολουθούν τη ροή των συναλλαγών του οργανισμού. Για να είναι αυτό εφικτό πρέπει οι ερωτήσεις να είναι διαθέσιμες, ενημερωμένες και ακριβείς. Ένα παράδειγμα συστημάτων εκτελεστικού επιπέδου Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης, Εκδόσεις Κλειδάριθμος, Έκτη έκδοση,σελ.47 Σελίδα 35