ΘΕΜΑ: ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΚΑΙ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΕ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ.

Transcript

1 AΤΕΙ ΣΕΡΡΩΝ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ ΘΕΜΑ: ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΕΠΙΛΟΓΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΚΑΙ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΣΕ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ. Υπό των φοιτητριών: ΓΚΙΚΑ ΕΛΕΝΗ ΠΑΠΑΪΩΑΝΝΟΥ ΔΗΜΗΤΡΑ ΕΙΣΗΓΗΤΗΣ ΚΑΘΗΓΗΤΗΣ: ΧΡΥΣΑΦΗΣ ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΣ ΣΕΡΡΕΣ 2010

2 ΠΡΟΛΟΓΟΣ Είναι γνωστή η θεωρία ότι η επιχείρηση είναι ένα ανοιχτό σύστημα και αυτό πραγματικά σημαίνει ότι δεν μπορεί να ζήσει χωρίς να ανταλλάσσει πληροφορίες με το ευρύτερο σύστημα, όπου ανήκει. Με την έννοια αυτή, η επιχείρηση είναι υποσύνολο ενός ευρύτερου συνόλου και κάθε κομμάτι της επιχείρησης είναι υποσύνολο της επιχείρησης. Τέτοια υποσύνολα μέσα στην επιχείρηση είναι οι άνθρωποι που εργάζονται σε αυτήν, τα συστήματα εργασίας της και οι διαθέσιμες ή χρησιμοποιούμενες τεχνικές μέθοδοι. Όπως αναφέρουμε παρακάτω η επιλογή προσωπικού αποβλέπει στην βελτίωση της αποδοτικότητας και την εξοικονόμηση χρηματικών πόρων. Πέρα από την άμεση αποδοτικότητα οι κακές επιλογές έχουν και έμμεσο κόστος, π.χ. χαμένο χρόνο εκπαίδευσης. Ένα άλλο πολύ σημαντικό κεφάλαιο στην επίτευξη της δημιουργίας του λογιστικού γραφείου είναι η επιλογή και η χρησιμοποίηση των μηχανογραφικών εξοπλισμών. Η τυποποίηση της μηχανογραφημένης λογιστικής χρησιμεύει: στην ανάπτυξη ενός γενικού προτύπου σχεδιασμού που θα προσαρμόζεται κατά περίπτωση, σαν προδιαγραφή για την υλοποίηση της εφαρμογής της από τις επιχειρήσεις και οργανισμούς, σαν βασικό κριτήριο επιλογής μηχανογραφικών πακέτων λογιστικής και σαν κοινό σημείο αναφοράς και επικοινωνίας των ασχολουμένων με την λογιστική. Έτσι στις σελίδες που ακολουθούν θα γίνει μια εκτενέστερη ανάλυση, των βασικών στοιχείων που κρίνονται αναγκαία στην οργάνωση του λογιστικού γραφείου, τον μηχανολογικό και μηχανογραφικό εξοπλισμό καθώς επίσης των μεθόδων και κριτηρίων επιλογής προσωπικού σε λογιστικό γραφείο. I

3 ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΛΟΓΟΣ ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 : ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΩΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ Ι ΙΙ Σελίδες 1.1 Η έννοια της επιχείρησης Λειτουργίες επιχειρήσεων Η Λογιστική ως επιστήμη Λογιστήριο Εργασίες τυπικού λογιστηρίου Έννοια οργάνωσης Οργάνωση λογιστηρίου Προβλήματα διάρθρωσης οργανωτικού σχεδίου Λειτουργικές βαθμίδες οργάνωσης του λογιστηρίου Τα τμήματα των λογιστικών γραφείων Νομικοί κανονισμοί Κανονισμοί υπηρεσίας Επαγγελματικοί κανονισμοί Νόμος Υπ' αριθ Γενικά περί δικαιολογητικών εγγράφων Κανόνες σχεδίασης των δικαιολογητικών εγγράφων Τα στοιχεία των δικαιολογητικών εγγράφων Χειρισμός των δικαιολογητικών εγγράφων Έλεγχος Καταχώρηση Ταξινόμηση Αρχειοθέτηση Συστήματα ταξινόμησης Συστήματα αρχειοθέτησης Χρόνος φύλαξης των στοιχείων και αποσυμφόρηση του αρχείου 25 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 : ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΟΣ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ 2.1 Μηχανολογικός εξοπλισμός Χωροθέτηση του λογιστηρίου Εξοπλισμός λογιστηρίου Εξοπλισμός λογιστηρίου σε έπιπλα, μηχανές και άλλα μέσα Γενική επίπλωση και εξοπλισμός Ειδικός εξοπλισμός Τα μέσα επικοινωνίας Τα μέσα παραγωγής εντύπων Προμήθεια εξοπλισμού Ηλεκτρονικός Υπολογιστής (Η/Υ) στο λογιστήριο Το Internet στο λογιστήριο Εθνικό Τυπογραφείο Μηχανές Αναζήτησης στο Internet Καταχωρήσεις Εντύπων Φορολογικές Βάσεις Το Internet στο Υπουργείο Οικονομικών 37 II

4 2.2 Λογισμικά πακέτα Προγράμματα Πληροφορικής σε Λογιστικά Γραφεία Προγράμματα Φορολογίας Εισοδήματος Μισθοδοσία Έσοδα Έξοδα Γενική Λογιστική Αναλυτική Λογιστική Πάγια Πρόγραμμα Κατάρτισης Ισολογισμού & Γεν. Εκμετάλλευσης Ν2601 Πρόγραμμα κατάρτισης Μελετών αναπτυξιακού νόμου 2601/ Πρόγραμμα Προβλέψεων Πρόγραμμα Cash Flow Analysis Risk Analysis Πρόγραμμα Αποτίμησης της Αξίας της Επιχείρησης Πρόγραμμα Cost Πρότυπη και Απολογιστική Κοστολόγηση Πρόγραμμα Οικονομικών Αναλύσεων Ισολογισμών Εταιρείες παροχής λογιστικών λογισμικών πακέτων ΔΙΑΣ Epsilon Net Προμήθεια Πληροφοριακών συστημάτων Αξιολόγηση προγραμμάτων εμπορικής και λογιστικής διαχείρισης Προγράμματα παραγόμενα από τα μηχανογραφικά τμήματα των ίδιων των Επιχειρήσεων Πλεονεκτήματα από τη δημιουργία προγραμμάτων εμπορικών και λογιστικών εφαρμογών μέσα στην επιχείρηση Μειονεκτήματα από τη δημιουργία προγραμμάτων εμπορικών και λογιστικών εφαρμογών μέσα στην επιχείρηση Προγράμματα "επί παραγγελία" Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα από την προμήθεια προγραμμάτων εμπορικών και λογιστικών εφαρμογών "επί παραγγελία" Μειονεκτήματα από την προμήθεια προγραμμάτων εμπορικών και λογιστικών εφαρμογών "επί παραγγελία" Τυποποιημένα προγράμματα (πακέτα) Κριτήρια αξιολόγησης "πακέτου" Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα από την αγορά "πακέτων" εμπορικών και λογιστικών εφαρμογών Μειονεκτήματα από την αγορά "πακέτων" εμπορικών και λογιστικών εφαρμογών Ενημέρωση των προγραμμάτων λογιστικών και εμπορικών εφαρμογών Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της μηχανογράφησης του λογιστηρίου Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα 63 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3: ΕΜΨΥΧΟ ΔΥΝΑΜΙΚΟ 3.1. Ποιοτικά Χαρακτηριστικά Οι προσωπικές ικανότητες των ατόμων, ανεξάρτητα από την οργάνωση III

5 όπου εργάζονται Οι δεξιότητες Η προσωπικότητα Διαφορές ικανότητας ανάμεσα στα άτομα Διαφορές οι οποίες οφείλονται στο φύλο Διαφορές οι οποίες οφείλονται στην ηλικία Διαφορές που οφείλονται στο επάγγελμα Τα χαρακτηριστικά που ζητούν οι λογιστές από το προσωπικό τους Μαθήματα που απαιτούνται Σπουδές δια αλληλογραφίας Η εμφάνιση των υποψηφίων Επιθυμητή γνώση ξένων γλωσσών Ειδικά προσόντα που απαιτούνται για ένα μελλοντικό λογιστή Επιθυμητή ηλικία Οι συστάσεις Επιθυμητή κατάρτιση υποψηφίων υπαλλήλων λογιστικών γραφείων Επιθυμητό φύλλο υποψηφίων Ο ρόλος της προϋπηρεσίας Επιλογή προσωπικού Η χρησιμότητα της επιλογής προσωπικού Πολιτική στρατολόγησης και επιλογής Ρεαλιστικά μέτρα επιλογής Πηγές εργατικού δυναμικού Η διαδικασία επιλογής προσωπικού Η πρόβλεψη στην επιλογή προσωπικού Προγνωστικό όργανο Το κριτήριο Τι προσωπικό θα χρειαστείτε στο μέλλον Μέθοδοι επιλογής Η ιδέα της επιλογής γενικά Σκοποί και μέθοδοι της επιλογής Σκοποί της επιλογής Μέθοδοι Λεπτομέρειες για τις διαδικασίες επιλογής Έντυπο αίτησης Συνεντεύξεις Ιατρική εξέταση Τεστ και μετρήσεις για επιλογή Τεστ ικανότητας ή κλίσης Τεστ Απόδοσης Τεστ Ενδιαφέροντος για Επαγγέλματα Τεστ Καταστάσεων Τεστ Προσωπικότητας Άλλες μέθοδοι ελέγχου των υποψηφίων Έρευνα του παρελθόντος Ευθύνες των στελεχών της Ιεραρχίας Αποκλεισμός ή απόρριψη υποψηφίων 104 ΒΙΒΛΙΟΓΡΑΦΙΑ 105 IV

6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 : ΤΟ ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΓΡΑΦΕΙΟ ΩΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΩΝ ΓΡΑΦΕΙΩΝ. 1.1 Η έννοια της επιχείρησης. Επιχείρηση είναι ο οικονομικός οργανισμός ο οποίος διαθέτει κατάλληλα συγκροτημένη περιουσία για την παραγωγή και διάθεση στην αγορά οικονομικών αγαθών με κίνητρο το κέρδος της. Είναι ένας οργανωμένος συνδυασμός υλικών μέσων και ανθρώπινης εργασίας, ένα αδιαίρετο, ενιαίο σύνολο. Οι επιχειρήσεις, όπως όλοι οι οικονομικοί οργανισμοί ιδρύονται από κάποιο ή κάποια πρόσωπα που καλούνται φορέας ή φορείς και τα οποία συγκροτούν την περιουσία της. Πρόσωπα είναι τα υποκείμενα δικαιωμάτων και υποχρεώσεων. Τα πρόσωπα σαν φορείς των επιχειρήσεων διακρίνονται κατά τον αστικό κώδικα σε φυσικά και νομικά. Φυσικό πρόσωπο είναι κατά τον Αστικό Κώδικα, κάθε άνθρωπος ικανός να έχει δικαιώματα και υποχρεώσεις. Νομικό πρόσωπο είναι η ένωση προσώπων ή σύνολο περιουσίας για επιδίωξη ορισμένου σκοπού. Οι επιχειρήσεις που έχουν φορέα ή ένα μόνο φυσικό πρόσωπο (επιχειρηματία) λέγονται ατομικές επιχειρήσεις, ενώ οι επιχειρήσεις που έχουν περισσότερους από έναν, φορείς (φυσικά ή νομικά πρόσωπα) λέγονται εταιρίες ή εταιρικές επιχειρήσεις και είναι νομικά πρόσωπα. Εξαίρεση αποτελεί η συμμετοχική ή αφανής εταιρία η οποία επίσημα δεν είναι νομικό πρόσωπο. Οι εταιρικές επιχειρήσεις διακρίνονται με βάση τον φορέα τους σε: Ιδιωτικές (ομόρρυθμες, απλές ετερόρρυθμες, συμμετοχικές ή αφανής, συμπλοιοκτησίες, εταιρίες περιορισμένης ευθύνης, ανώνυμες, ετερόρρυθμες κατά μετοχές, συνεταιρισμοί περιορισμένης και απεριόριστης ευθύνης.) Δημόσιες, δημοτικές και κοινοτικές. Μεικτές στις οποίες συμμετέχουν το κράτος και οι ιδιώτες. Αλλοδαπές των οποίων φορείς είναι αλλοδαποί ως και υποκαταστήματα αλλοδαπών επιχειρήσεων που έχουν εγκατάσταση στην Ελλάδα. Οι επιχειρήσεις ακόμη κατατάσσονται από την άποψη της ασχολίας τους σε: Πρωτογενούς παραγωγής: ορυχεία, μεταλλεία, λατομία, Αλιεία, Γεωργία. Δευτερογενούς παραγωγής: Βιοτεχνία, Βιομηχανία, Κατασκευές. Τριτογενούς παραγωγής: Εμπόριο Υπηρεσίες. Η επιχείρηση που έχει κύριες δραστηριότητες ή εκμεταλλεύσεις που αφορούν περισσότερες από τη μια από τις πιο πάνω κατηγορίες, χαρακτηρίζεται σαν επιχείρηση μικτής δραστηριότητας. 1

7 1.2 Λειτουργίες επιχειρήσεων Στις επιχειρήσεις, άνθρωποι και μέσα, πραγματοποιούν πολύπλοκες εργασίες. Οι εργασίες αυτές διαχωρίζονται σε ομάδες ιδίου αντικειμένου, τις λειτουργίες. Λειτουργία είναι αλληλοσυνδεόμενες εργασίες κοινού αντικειμένου και στόχου που επιτελούνται από τους ανθρώπους και τα άλλα μέσα που διαθέτει η επιχείρηση. Από τη σωστή ή όχι εκτέλεση των λειτουργιών εξαρτάται η πορεία της επιχείρησης. Οι βασικές λειτουργίες των επιχειρήσεων είναι: Χρηματοοικονομική ή κεφαλαιοδοτική λειτουργία. Ασχολείται με την ανεύρεση, συγκέντρωση και σωστή διαχείριση των χρηματικών κεφαλαίων. Λειτουργία εφοδιασμού. Φροντίζει για την προμήθεια αγαθών (εμπορευμάτων στις εμπορικές επιχειρήσεις, πρώτων και βοηθητικών υλών στις βιοτεχνικές και βιομηχανικές, κ.ά.). Παραγωγική λειτουργία. Ασχολείται με τον μετασχηματισμό υλών σε έτοιμα προϊόντα (για τις επιχειρήσεις που ανήκουν στο δευτερογενή τομέα της παραγωγής). Λειτουργία διάθεσης. Φροντίζει για τη διάθεση των αγαθών, εμπορευμάτων, προϊόντων ή υπηρεσιών. Λειτουργία Ερευνών Ανάπτυξης. Φροντίζει για την μακροπρόθεσμη βελτίωση της αποδοτικότητας της επιχείρησης. Διοικητική λειτουργία. Ασχολείται με τη διοικητική εξυπηρέτηση και το συντονισμό όλων των λειτουργιών. Οι παραπάνω λειτουργίες, εξυπηρετούνται μεθοδικά και με σύστημα από προσωπικό με ειδικές γνώσεις και δεξιότητες σ αυτές. Η εκτέλεση των εργασιών της επιχείρησης γίνεται μέσα από τις υπηρεσίες. Οι πιο συνηθισμένες υπηρεσίες που υπάρχουν σε μια μέσου μεγέθους επιχείρηση είναι: Διοίκησης Προσωπικού Αγορών Παραγωγής Πωλήσεων Λογιστηρίου 2

8 1.3 Η Λογιστική ως επιστήμη - Λογιστήριο Λογιστική ονομάζεται η επιστήμη με την οποία παρακολουθείται και ελέγχεται η διαχείριση της περιουσίας μιας οικονομικής μονάδας και προσδιορίζεται το οικονομικό αποτέλεσμα που προκύπτει σ αυτή. Σύμφωνα με τον παραπάνω ορισμό, Λογιστική είναι η μέθοδος με την οποία: Καθορίζεται σε κάθε στιγμή η περιουσία της επιχείρησης στο σύνολο και στα μέρη της. Καθορίζονται οι μεταβολές της περιουσίας και των μερών της σε μια χρονική περίοδο και προσδιορίζονται οι αιτίες των μεταβολών τους και Καθορίζονται οι αυξομειώσεις (δηλαδή τα αποτελέσματα, κέρδη ή ζημιές) της περιουσίας σε μια χρονική περίοδο και αναλύονται οι αιτίες τους. Η Λογιστική είναι απαραίτητη για να επιτευχθεί η παρακολούθηση της περιουσίας μιας επιχείρησης και για αυτό τον λόγο η ύπαρξη του λογιστηρίου κρίνεται απαραίτητη και για τους παρακάτω λόγους: Στο κεφάλαιο, που απασχολεί η επιχείρηση, συμβαίνουν συνεχείς μεταβολές, οι οποίες προέρχονται από τη διάθεση ή την απόκτηση περιουσιακών στοιχείων. Για παράδειγμα, αγορά και πώληση εμπορευμάτων ή άλλων περιουσιακών στοιχείων, πληρωμή υποχρεώσεων, είσπραξη απαιτήσεων κ.λ.π. Οι οικονομικές σχέσεις της επιχειρήσεως προς τρίτους που συναλλάσσονται μ αυτή, μεταβάλλονται συνεχώς. Από τις μεταβολές των περιουσιακών στοιχείων προέρχονται ανάλογα οικονομικά αποτελέσματα, δηλαδή ζημιές ή κέρδη. Από τη σύγκριση που κάνει ο επιχειρηματίας μεταξύ των μεταβολών των περιουσιακών στοιχείων και των αποτελεσμάτων που προέκυψαν, μπορεί να υπολογίσει τους διάφορους παράγοντες με βάση τους οποίους θα κανονίσει την παραπέρα πορεία των εργασιών της επιχειρήσεως του. Μετά από μια σειρά ενεργειών εμφανίζει τη νέα περιουσιακή κατάσταση της επιχειρήσεως. Παρακολουθεί την εκτέλεση του προϋπολογισμού της επιχειρήσεως και Με την κατάρτιση διαφόρων στατιστικών πινάκων και στη συνέχεια με την κατάλληλη επεξεργασία να διατυπωθούν χρήσιμα συμπεράσματα για την πορεία των εργασιών της επιχείρησης. 3

9 1.4 Εργασίες τυπικού λογιστηρίου Οι εργασίες που επιτελούνται μέσα στο λογιστήριο είναι: Καταγραφή περιουσίας: Στα λογιστικά βιβλία, ύστερα από σχολαστική ταξινόμηση, καταμέτρηση και αποτίμηση, γίνεται η καταγραφή των περιουσιακών στοιχείων των επιχειρήσεων, αναλυτικά (απογραφή) και συνοπτικά (ισολογισμός) κυρίως στην αρχή και στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης. Παρακολούθηση λογαριασμών: Κατά τη διάρκεια της διαχειριστικής χρήσης κάθε περιουσιακό στοιχείο και κάθε έξοδο και έσοδο, παρακολουθείται ξεχωριστά και με ειδικό τρόπο μέσα από ειδικά λογιστικά βιβλία, τα καθολικά. Έτσι έχουμε άμεση αντίληψη των μεταβολών των στοιχείων για περαιτέρω εκτιμήσεις. Έκδοση και λήψη παραστατικών: Καθημερινά το λογιστήριο εκδίδει και λαμβάνει πολλά παραστατικά. Έντυπα δηλαδή που πιστοποιούν τις συναλλαγές. Είναι μια εργασία ρουτίνας αλλά πρωταρχικής σπουδαιότητας. Παρακολούθηση και καταγραφή των συναλλαγών: Από τα παραστατικά γνωρίζουμε το είδος και τον αριθμό των συναλλαγών που έγιναν μέσα στη διαχειριστική χρήση. Οι συναλλαγές αυτές καταγράφονται στα λογιστικά βιβλία με ημερολογιακή σειρά και με ειδικό τρόπο. Σύνταξη Ισοζυγίων και λοιπών καταστάσεων ελέγχου: Σε τακτά χρονικά διαστήματα, το πολύ ανά μήνα, συντάσσονται ισοζύγια και άλλες καταστάσεις ελέγχου συμφωνίας, της ορθής μεταφοράς των ποσών των λογαριασμών από ένα λογιστικό βιβλίο σε ένα άλλο και των περιληπτικών λογαριασμών με το σύνολο των λογαριασμών, στους οποίους ο κάθε ένας έχει αναλυθεί. Μισθοδοσία: Συνήθως κάθε εβδομάδα, δεκαπενθήμερο ή μήνα γίνεται η εργασία η σχετική με την μισθοδοσία: σύνταξη δηλαδή μισθολογικών καταστάσεων, φροντίδα για την αγορά ενσήμων και συμπλήρωση των σχετικών και καταγραφή τέλος της μισθοδοσίας στα λογιστικά βιβλία (ενημέρωση βιβλίων). Εργασίες διεκπαιρέωσης των υποχρεώσεων προς το Δημόσιο: Υπολογίζονται και αποδίδονται προς το δημόσιο φόροι, τέλη και εισφορές. Συντάσσονται και υποβάλλονται δηλώσεις και βεβαιώσεις εισοδημάτων, αποδοχών, Φόρου Προστιθέμενης Αξίας κ.λ.π. Κοστολόγηση: Στα λογιστήρια των επιχειρήσεων κυρίως του δευτερογενούς τομέα της παραγωγής,γίνονται λογιστικά και εξωλογιστικά οι προϋπολογισμοί και ο προσδιορισμός του κόστους, όταν δεν υπάρχει ειδικό τμήμα για το σκοπό αυτό. 4

10 Χρηματοοικονομικές εργασίες: Παρακολουθούνται δάνεια που λαμβάνονται από την επιχείρηση ή χορηγούνται από αυτή, γίνεται ο υπολογισμός των τόκων, ο προσδιορισμός της αξίας των μεσιτειών, προμηθευτών κ.λ.π. Σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων: Στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης (31 Δεκεμβρίου ή 30 Ιουνίου ) γίνεται η σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων ( Αποτελέσματα χρήσης, Ισολογισμός κ.λ.π.). Η εργασία αυτή είναι μια από τις κυριότερες λογιστικές εργασίες και γίνεται από υπεύθυνα άτομα- στελέχη του λογιστηρίου. Εκτίμηση και αξιολόγηση αποτελεσμάτων: Στο τέλος γίνεται από το λογιστήριο εκτίμηση και αξιολόγηση της πορείας των εργασιών και των αποτελεσμάτων που προέκυψαν και στη συνέχεια τα συμπεράσματα και οι προτάσεις του τμήματος αυτού, κατατίθενται στη γενική διεύθυνση. 1.5 Έννοια οργάνωσης Οι επιχειρήσεις (ατομικές ή εταιρίες) εκτός από το δικαίωμα να επιλέξουν το είδος της οικονομικής τους δραστηριότητας, έχουν και υποχρεώσεις, διότι υπάρχουν ορισμένοι θεσμοί (αστικός και εμπορικός νόμος, φορολογικές διατάξεις, έθιμα, εμπορικές συνήθειες κ.λπ.) που περιορίζουν και ελέγχουν τον τρόπο δράσης τους. Ο υπεύθυνος καλείται να οργανώσει τον καταμερισμό των έργων και της παραγωγικής εργασίας μέσα στα παραπάνω πλαίσια, φαινόμενο πολύπλοκων σχέσεων και εξαρτήσεων ώστε να απαιτείται ένα σύστημα οργάνωσης για καλύτερα δυνατά αποτελέσματα. Οργάνωση είναι μια διαδικασία (μέθοδος-τρόπος) που προσδιορίζει και ταξινομεί την εργασία που θα εκτελεστεί. Με την οργάνωση καθορίζονται κυρίως: ο τρόπος με τον οποίο θα γίνει η κατανομή του όλου έργου τα οργανωτικά τμήματα οι αρμοδιότητες και οι εξουσίες κάθε τμήματος οι άνθρωποι που θα αναλάβουν τις διάφορες θέσεις του τμήματος οι διαπροσωπικές σχέσεις ο εξοπλισμός και η χωροταξική διάρθρωση κάθε τμήματος. Με την ορθολογική οργάνωση επιτυγχάνεται η πληροφόρηση της διοίκησης για το σωστό έλεγχο και προγραμματισμό των ενεργειών της για λήψη ορθών αποφάσεων. 5

11 Το κυρίαρχο στοιχείο μιας σωστής οργάνωσης είναι το οργανωτικό διάγραμμα που καταρτίζει ο οργανωτής και το οποίο καλείται οργανόγραμμα. Οργανόγραμμα είναι ένα γράφημα που απεικονίζει σχηματικά τη δομή της επιχείρησης ή μιας υπηρεσίας της. Με το οργανόγραμμα καθορίζεται η κατανομή των αρμοδιοτήτων μεταξύ των τμημάτων, το ιεραρχικό επίπεδο των διαφόρων επικεφαλής υπηρεσιών και οι ιεραρχικές ή λειτουργικές σχέσεις μεταξύ των υπηρεσιών. Πρόεδρος Δ.Σ. Διευθύνων Σύμβουλος Γενικός Διευθυντής Υπηρεσία πληροφορικής Διεύθυνση οικονομικών υπηρεσιών Νομική υπηρεσία Διεύθυνση παραγωγής Διεύθυνση διοικητικού Αποθήκη Λογιστήριο Θέση Γενικής λογιστικής Θέση Τιμολόγησης Θέση Αποθήκης Θέση Αγορών Θέση Κοστολόγηση Θέση Υπεύθυνου ελέγχου Μελέτες - Προϋπολογισμοί Τμήμα προσωπικού Μισθοδοσία Πηγή: Ροδοσθένους Μ., Οργάνωση Λογιστηρίου, Εκδόσεις: Interbooks, Αθήνα 1994, σελίδα 21 6

12 1.6 Οργάνωση λογιστηρίου Προϋπόθεση για την αποτελεσματική λειτουργία του λογιστηρίου είναι η ορθή οργάνωση του που στόχο έχει την καλύτερη και πληρέστερη αξιοποίηση του προσωπικού και των διαθέσιμων τεχνικών μέσων, την εξοικονόμηση χρόνου και την όσο το δυνατόν τελειότερη διεξαγωγή των λογιστικών εργασιών. Η αρμονική συνεργασία και ο συντονισμός των δραστηριοτήτων είναι απαραίτητος όρος για την ομαλή λειτουργία του λογιστηρίου. Η αρχή της μεγιστοποίησης του αποτελέσματος (ποσοτικά και ποιοτικά) με ταυτόχρονη ελαχιστοποίηση της θυσίας (οικονομική αρχή) έχει απόλυτη εφαρμογή και στην περίπτωση του λογιστηρίου. Οργάνωση λογιστηρίου είναι η διαδικασία που προσδιορίζει και ομαδοποιεί τη λογιστική εργασία, ώστε η εκτέλεση της από τους ανθρώπους και τα μέσα που διαθέτει το λογιστήριο να γίνεται εύρυθμα, απρόσκοπτα και αποδοτικά. Οι λογιστικές υπηρεσίες είναι ένας γενικός όρος που καλύπτει ένα μεγάλο αριθμό δραστηριοτήτων. Υπάρχουν αρκετά χρόνια στην Ευρώπη αλλά από τα μέσα του 19 ου αιώνα άρχισε να αναπτύσσεται σε επαγγελματική μορφή. Οι οικονομικές πληροφορίες, η ακρίβεια, η καταλληλότητα, και η ταχύτητα με την οποία γίνονται διαθέσιμες είναι βασικοί παράγοντες επιτυχίας στην οικονομία της αγοράς. Η ανάπτυξη των λογιστικών υπηρεσιών ακολουθούν όπως είναι λογικό την ανάπτυξη της οικονομίας Προβλήματα διάρθρωσης οργανωτικού σχεδίου Η διαδικασία της οργάνωσης του λογιστηρίου βασίζεται στο οργανωτικό σχέδιο που θα εκπονήσει ο οργανωτής - λογιστής. Τα κυριότερα προβλήματα που τον απασχολούν και των οποίων τη λύση καλείται να δώσει μέσα από το οργανωτικό του σχέδιο είναι: Η αποφυγή απώλειας χρόνου, άσκοπης ή διπλής εργασίας. Η αύξηση της απόδοσης και της ποιότητας της εργασίας. Η καλύτερη κατανομή της εργασίας και των αρμοδιοτήτων. Η τοποθέτηση προσωπικού με ειδικές γνώσεις και δεξιότητες. Η εκπόνηση σαφών και λεπτομερών οδηγιών προς το προσωπικό. Η μείωση των οικονομικών κινδύνων. Οι λειτουργικές διευκολύνσεις για τη διαμόρφωση του χώρου εργασίας και η μείωση του κόστους εξοπλισμού του χώρου αυτού σε μηχανικά μέσα, έπιπλα και λοιπό εξοπλισμό. 7

13 Η απρόσκοπτη επικοινωνία του λογιστηρίου με τα άλλα τμήματα. Η φροντίδα για ενημέρωση των εργαζομένων στα νέα οικονομικά, λογιστικά, φορολογικά, εργατικά μέτρα κ.λπ. και Η τήρηση των προθεσμιών περάτωσης των φορολογικών, λογιστικών και λοιπών εργασιών. Τα προβλήματα αυτά γίνονται εντονότερα όταν ο οργανωτής λογιστής πρόκειται να προβεί στη λογιστική οργάνωση επιχείρησης η οποία δεν έχει τεθεί ακόμη σε λειτουργία, γιατί θα ενεργήσει όχι με βάση πραγματικά δεδομένα αλλά με υπολογισμούς, οι οποίοι πρέπει να γίνονται με ευρύτητα πνεύματος και με μεγάλη προσοχή Λειτουργικές βαθμίδες οργάνωσης του λογιστηρίου Κάθε επιχείρηση ως ανεξάρτητος οργανισμός παρουσιάζει ιδιαιτερότητες ως προς: Το είδος και τη φύση της, τον τρόπο σύνθεσης του κύκλου εργασιών της και την προοπτική διεύρυνσης του οικονομικού μεγέθους και της παραγωγικής και συναλλακτικής έκτασης του κύκλου αυτού. Ο οργανωτής λογιστής επιβάλλεται να γνωρίζει με κάθε λεπτομέρεια και ακρίβεια τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, ώστε να οργανώσει με επιτυχία το λογιστήριο της. Το έργο της οργάνωσης του λογιστηρίου διαμερίζεται σε εργασίες οι οποίες βέβαια συντρέχουν στον ίδιο στόχο. Οι μορφές εκτέλεσης του οργανωτικού έργου καθορίζονται από ένα είδος διαδικασίας - λειτουργίας της οποίας οι βαθμίδες είναι: Η χωροθέτηση του λογιστηρίου που αφορά στην επιλογή του χώρου εγκατάστασης και στη διάρθρωση του με βάση τόσο το εσωτερικό, όσο και το εξωτερικό του περιβάλλον. Η οργάνωση των δικαιολογητικών εγγράφων που βασίζεται στη διαμόρφωση και το χειρισμό αυτών. Η επιλογή και εφαρμογή του καταλληλότερου λογιστικού συστήματος, με τα λογιστικά του βιβλία τηρούμενα χειρόγραφα ή μηχανογραφικά, και της λογιστικής τεχνικής. Η κατάρτιση του σχεδίου των λογαριασμών εναρμονισμένου με το Ε.Γ.Λ.Σ. ή τα κλαδικά σχέδια λογαριασμών κατά περίπτωση. 8

14 Ο προγραμματισμός για την προμήθεια, συμπλήρωση και έγκαιρη υποβολή των φορολογικών και λοιπών εντύπων στο Δημόσιο (φορολογική αρχή, ασφαλιστικούς οργανισμούς (κ.λπ.) και η φροντίδα να ανταπεξέλθει η επιχείρηση στις λοιπές φορολογικές της υποχρεώσεις. Η κατάρτιση προγράμματος ταμειακής κίνησης όπου θα αναγράφονται οι προβλεπόμενες εισπράξεις και πληρωμές κατά το διάστημα που προγραμματίζουμε με σκοπό: την εξασφάλιση των αναγκαίων κεφαλαίων κίνησης για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης, την πρόβλεψη και έγκαιρη εξασφάλιση των τυχόν απαιτούμενων κατά καιρούς πιστώσεων και την πρόβλεψη τυχόν πλεονασμάτων ρευστών διαθεσίμων για τη λήψη μέτρων προς αποδοτικότερη τοποθέτηση τους. Είναι δυνατό επιχείρηση με ορθό οικονομικό προγραμματισμό και με μικρό κέρδος να μην σταματήσει την παραγωγική της διαδικασία, ενώ άλλη με μεγάλο κέρδος αλλά μη ορθό οικονομικό προγραμματισμό να μη μπορεί να είναι συνεπής στις υποχρεώσεις της με αποτέλεσμα την εκποίηση των περιουσιακών της στοιχείων σε χαμηλή τιμή ή το δανεισμό με υψηλό τόκο κ.λπ. Το ανθρώπινο δυναμικό και η οργάνωση της εργασίας του, όπου πρέπει να λάβουμε υπόψη μας ότι στο τμήμα πρέπει να γίνεται καταμερισμός των εργασιών κατ' άτομο με τέτοιο τρόπο, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή λειτουργία του τμήματος και ταυτόχρονα να αποφεύγεται η υποαπασχόληση του προσωπικού. Όσο περισσότερο είναι το προσωπικό, τόσο πιο στενά είναι τα όρια των αρμοδιοτήτων κάθε υπαλλήλου (μεγαλύτερη εξειδίκευση). Ο οργανωτής λογιστής πρέπει να είναι ο κατάλληλος άνθρωπος που θα εκτιμήσει σωστά την εργασία των άλλων και θα φροντίσει να δοθούν κίνητρα με σκοπό την αύξηση της αποδοτικότητας τους. Η επιλογή του καταλληλότερου εξοπλισμού σε μηχανικά και ηλεκτρονικά μέσα, έπιπλα κ.λπ., ώστε να είναι εύχρηστα και λειτουργικά και η διαδικασία της μηχανοργάνωσης κατά τη διάρκεια της οποίας πρέπει να αντιμετωπισθούν πρόσθετα και ειδικά προβλήματα που έχουν σχέση με την επιλογή του ηλεκτρονικού συστήματος και του είδους του προγράμματος ή του πακέτου, την επιμόρφωση του προσωπικού κ.ά. 9

15 1.7 Τα τμήματα των λογιστικών γραφείων Γενικών καθηκόντων 35% Εξωτερικές εργασίες 19% Β' Κατηγορίας 19% Γ Κατηγορίας 15% Α' Κατηγορίας 7% Εργατικά 5% Γενικών καθηκόντων Εξωτερικες εργασίες Β' κατηγορίας Γ' κατηγορίας Α' κατηγορίας Εργατικά Σημαντική παρατήρηση αποτελεί το γεγονός ότι παρουσιάζεται μια σχετική "ανακύκλωση" των εργαζομένων στα διάφορα τμήματα μια και ο καθένας από αυτούς αναλαμβάνει -πολλές αρμοδιότητες. Οι "Μπαλαντέρ" εργαζόμενοι είναι χαρακτηριστικό των μικρών επιχειρήσεων εκεί που το μέγεθος δεν δικαιολογεί την αποκλειστική εργασία σε μια θέση. Εκτός από τα γνωστά προβλήματα για τις επιχειρήσεις οι εργαζόμενοι αυτοί αμείβονται με χαμηλούς μισθούς έτσι ώστε με την πρώτη ευκαιρία να αποχωρούν διευρύνοντας τα προβλήματα. Αξίζει να αναφερθεί πως σύμφωνα με στοιχεία που επεξεργάστηκε ομάδα σπουδαστών και αφορά τις δημοσιευμένες μικρές αγγελίες στο Κερκυραϊκό Βήμα υπάρχει μεγάλη ζήτηση σε υπαλλήλους που γνωρίζουν τα βιβλία Γ Κατηγορίας. Οι εργαζόμενοι αυτοί και πιο εύκολα βρίσκουν δουλειά και καλύτερα αμείβονται από τους άλλους εργαζόμενους. Επίσης γνωρίζοντας την σημασία των κινήτρων στην αύξηση της παραγωγικότητας αντιλαμβάνεται κανείς πως αυτός που προσλαμβάνεται σε μεγάλες εταιρείες έχει μεγαλύτερες ευκαιρίες προαγωγής και εξέλιξης από ότι στα μικρά λογιστήρια. Τέλος λόγω της συνεχώς μεταβαλλόμενης φορολογικής νομοθεσίας θα έπρεπε να υπήρχε μεγαλύτερη ειδίκευση. Δηλαδή θα έπρεπε να λειτουργούν τμήματα ανάλογα της εφορίας δηλαδή φορολογία εισοδήματος, ΚΒΣ, ΦΠΑ, κ.λπ. 10

16 Το λογιστικό γραφείο δεν πρέπει μόνο να ενημερώνει βιβλία. Είναι σημαντικό να ξέρει να δίνει τις ανάλογες συμβουλές άλλα και φορολογικές λύσεις στον πελάτη. 1.8 Νομικοί κανονισμοί Οι λογιστικές υπηρεσίες υπόκεινται σε ένα μεγάλο βαθμό νομικών ρυθμίσεων σε όλες τις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Η μορφή των κανονισμών είναι αρκετά πολύπλοκη και πολυάριθμη και διαφέρει από χώρα σε χώρα παρά τι προσπάθειες της Κοινότητας ενόψιν της Ολοκλήρωσης. Υπάρχουν δύο ειδών κανονισμοί, αυτοί που αφορούν την εκτέλεση των υπηρεσιών, και αυτοί που αφορούν το επάγγελμα του Λογιστή Κανονισμοί υπηρεσίας Πολλές υπηρεσίες που παρέχονται από τα λογιστικά γραφεία έχουν γίνει αντικείμενο κανονισμών για μεγάλο χρονικό διάστημα σε πολλές Ευρωπαϊκές χώρες, συχνά με διαφορετικό τρόπο. Εθνικές διατάξεις καθαρίζουν τον τύπο της εργασίας που πρέπει να γίνει, τα χρονικά όρια και οι καταστάσεις που πρέπει να τηρηθούν καθώς και το πρόσωπο που είναι ικανό να κάνει αυτή τη δουλειά. Η θεσπισμένη επαλήθευση των λογαριασμών είναι η μόνη υπηρεσία με εναρμονισμένους κανονισμούς σε όλες τις χώρες της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Είναι επίσης το μόνο θέμα που υπήρξε αντικείμενο κοινοτικών οδηγιών. Έτσι κάθε επιχείρηση που πληρεί κάποια Minimum χαρακτηριστικά πρέπει να ελέγχεται η ορθότητα των πράξεων από ανεξάρτητο λογιστή Επαγγελματικοί κανονισμοί. Το νομικό καθεστώς ασχολείται με ένα μεγάλο αριθμό πεδίων όπως τα επαγγελματικά πιστοποιητικά, η αναγνώριση τους, οι προϋποθέσεις εισαγωγής στις επαγγελματικές ενώσεις, η αναγκαία εκπαίδευση, επαγγελματικοί κώδικες, ειδικά προσόντα για εξειδικευμένες εργασίες κ.ά. Η ευρωπαϊκή ένωση έχει εκδώσει δύο οδηγίες σχετικούς με το θέμα, η 8η οδηγία σχετική με την έγκριση των προσώπων εκείνων που είναι υπεύθυνα για τους θεσμικούς ελέγχους και των έλεγχο των βιβλίων και την 1 η οδηγία που αφορά την αμοιβαία αναγνώριση των διπλωμάτων. Και στις δύο περιπτώσεις μπορούν τα κράτη μέλη να παρέμβουν στην πρώτη θεσπίζοντας αυστηρότερους κανονισμούς και στην δεύτερη να ελέγχουν με ειδικές εξετάσεις αν ο ενδιαφερόμενος γνωρίζει τους τοπικούς νόμους. Στο άρθρο 29 του Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων αναφέρεται πως ο ισολογισμός και ο λογαριασμός αποτελεσμάτων χρήσης της επιχείρησης, της οποίας τα ακαθάριστα έσοδα υπερβαίνουν το ποσό των διακοσίων πενήντα εκατομμυρίων (250,000,000) δρχ. υπογράφονται και από τον προϊστάμενο του λογιστηρίου της ή τον υπεύθυνο 11

17 κατάρτισης του ισολογισμού και του λογαριασμού αποτελεσμάτων χρήσης ο οποίος πρέπει να έχει: άδεια άσκησης οικονομικού επαγγέλματος από το Οικονομικό Επιμελητήριο Ελλάδας, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2 του π.δ 475/1991 (ΦΕΚ176 Α'), η πτυχίο του τμήματος Δημόσιας Διοίκησης του Παντείου Πανεπιστημίου Κοινωνικών και Πολιτικών Επιστημών και εγγραφή στο Οικονομικό Επιμελητήριο Ελλάδας, σύμφωνα με τις εκάστοτε διατάξεις για την άσκηση του οικονομολογικού επαγγέλματος, ή πτυχίο του τμήματος Λογιστικής της σχολής Διοίκησης και Οικονομίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων (ΤΕΙ) και άδεια για υπογραφή ισολογισμού και λογαριασμού αποτελεσμάτων χρήσης, από το Οικονομικό Επιμελητήριο Ελλάδας και πενταετή τουλάχιστον συναφή προϋπηρεσία από τη λήψη του πτυχίου σε λογιστικό - οικονομικό κλάδο του δημόσιου ή του ιδιωτικού τομέα. Όταν τα ετήσια ακαθάριστα έσοδα είναι από διακόσια πενήντα εκατομμύρια ( ) δρχ. μέχρι τριακόσια πενήντα εκατομμύρια ( ) δρχ. μπορεί τον ισολογισμό και το λογαριασμό αποτελεσμάτων χρήσης να τον υπογράφει ο προϊστάμενος λογιστηρίου, που έχει πτυχίο των τμημάτων Εμπορίας και Διαφήμισης, Διοίκησης Επιχειρήσεων και Τουριστικών Επιχειρήσεων της Σχολής Διοίκησης και Οικονομίας των ΤΕΙ και τουλάχιστον δεκαετή προϋπηρεσία, όπως αυτή καθορίζεται στο προηγούμενο εδάφιο, και άδεια για υπογραφή ισολογισμού και λογαριασμού αποτελεσμάτων χρήσεως, από το Οικονομικό Επιμελητήριο Ελλάδας. Κατ' εξαίρεση ο ισολογισμός και ο λογαριασμός αποτελεσμάτων χρήσης, που προβλέπουν τα προηγούμενα εδάφια, μπορεί να υπογράφονται και από τον προϊστάμενο λογιστηρίου ή τον υπεύθυνο κατάρτισης του Ισολογισμού, ο οποίος δεν συγκεντρώνει τις προϋποθέσεις που προβλέπονται σ' αυτά τα εδάφια, εφόσον αποδεικνύεται ότι έχει υπογράψει από το έτος 1965 μέχρι και τις 30 Απριλίου 1977, ισολογισμούς επιχειρήσεων που λειτουργούν στην Ελλάδα τουλάχιστον τριών χρήσεων. Για κάθε παράβαση των διατάξεων της παραγράφου αυτής οι κυρώσεις που ορίζονται από τον Κώδικα αυτό επιβάλλονται χωριστά στον υπόχρεο στην τήρηση βιβλίων και στον προϊστάμενο λογιστηρίου που υπέγραψε τον ισολογισμό και τον λογαριασμό αποτελεσμάτων χρήσης, χωρίς να έχει τέτοιο δικαίωμα. Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις απαιτείται μια απλή άδεια ασκήσεως επαγγέλματος και συγκεκριμένα: Φωτοτυπία ταυτότητος Ιδιωτικό Συμφωνητικό Μίσθωσης ή Συμβόλαιο Ιδιοκτησίας Εγγραφή στο Οικονομικό Επιμελητήριο βεβαίωση ΤΕΒΕ 12

18 Στη συνέχεια παρατίθεται ο νόμος 2515 του 1997 που ρυθμίζει τα της ασκήσεως του επαγγέλματος του Λογιστή, Φοροτεχνικού, η αναφορά που γίνεται σχετικά με τους αποφοίτους των Ι.Ε.Κ είναι πως μπορούν να αποκτήσουν άδεια ασκήσεως επαγγέλματος Δ' τάξεως μετά από αίτηση στο Οικονομικό Επιμελητήριο και εφόσον ασκούν επί οκτώ (8) έτη το επάγγελμα του βοηθού λογιστή. 1.9 Νόμος Υπ' αριθ Άσκηση επαγγέλματος Λογιστή Φοροτεχνικού Για την άσκηση του επαγγέλματος του Λογιστή Φοροτεχνικού, απαιτείται ειδική άδεια η οποία χορηγείται από το Οικονομικό Επιμελητήριο της Ελλάδος (Ο.Ε.Ε) Το επάγγελμα του Λογιστή Φοροτεχνικού, σύμφωνα με το άρθρο 1 περιπτώσεις 4 και 5 του π.δ/τος 475/1991 (ΦΕΚ 178 Α') ασκείται: Από τα μέλη του Ο.Ε.Ε κατά το άρθρο 3 του ν. 1100/1980 (ΦΕΚ 295 Α'), όπως αντικαταστάθηκε από το άρθρο 3 του ν. 1479/1984 (ΦΕΚ 145 Α?) και κατά το άρθρο 43 παράγραφο 22 του ν. 2214/1994 (ΦΕΚ 75 Α') Από πτυχιούχους των τμημάτων Λογιστικής, Εμπορίας και Διαφήμισης, Διοίκησης Επιχειρήσεων και Τουριστικών Επιχειρήσεων της Σχολής Διοίκησης και Οικονομίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών ιδρυμάτων. Από μη πτυχιούχους. Η άδεια ασκήσεως του επαγγέλματος του Λογιστή Φοροτεχνικού διακρίνεται σε άδεια Λογιστή Φοροτεχνικού Α', Β', Γ και Δ' Τάξεως: Άδεια ασκήσεως επαγγέλματος Λογιστή Φοροτεχνικού Δ' Τάξεως χορηγείται από το Οικονομικό Επιμελητήριο της Ελλάδος στους κατόχους απολυτήριου γενικού Λυκείου, οι οποίοι ασκούν επί δώδεκα (12) έτη από τη λήψη του απολυτηρίου τους το επάγγελμα του βοηθού λογιστή ή στους κατόχους απολυτηρίου Επαγγελματικού Λυκείου ή Ενιαίου Πολυκλαδικού Λυκείου κλάδου Οικονομίας, οι οποίοι ασκούν επί δέκα (10) έτη από τη λήψη του απολυτηρίου τους το επάγγελμα του βοηθού λογιστή ή στους κατόχους πτυχίου Ινστιτούτου Επαγγελματικής Κατάρτισης (Ι.Ε.Κ) Λογιστικής, οι οποίοι ασκούν επί οκτώ (8) έτη το επάγγελμα του βοηθού λογιστή ή στους αποφοίτους των μακροχρονίων προγραμμάτων κατάρτισης του Ελληνικού Κέντρου Παραγωγικότητας (ΕΛ.ΚΕ.ΠΑ), οι οποίοι ακούν επί οκτώ (8) έτη το επάγγελμα του βοηθού λογιστή. Οι κάτοχοι άδειας ασκήσεως επαγγέλματος Λογιστή Φοροτεχνικού Δ' Τάξεως μετά από πενταετή άσκηση του επαγγέλματος μπορούν να αποκτήσουν άδεια Γ Τάξεως. Άδεια ασκήσεως επαγγέλματος Λογιστή Φοροτεχνικού Γ Τάξεως χορηγείται από το Οικονομικό Επιμελητήριο της Ελλάδος στα μέλη του Ο.Ε.Ε, που έχουν άδεια ασκήσεως οικονομολογικού επαγγέλματος, στους πτυχιούχους του Τμήματος Λογιστικής της Σχολής Διοίκησης και Οικονομίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων που ασκούν επί 13

19 διετία από τη λήψη του πτυχίου τους το επάγγελμα του Λογιστή ή στους πτυχιούχους των Τμημάτων Εμπορίας και Διαφήμισης Διοίκησης Επιχειρήσεων της Σχολής Διοίκησης και Οικονομίας των Τ.Ε.Ι. που ασκούν επί τετραετία το επάγγελμα του Λογιστή. Άδεια ασκήσεως επαγγέλματος Λογιστή Φοροτεχνικού Β' Τάξεως χορηγείται από το Οικονομικό Επιμελητήριο της Ελλάδος στα μέλη του Ο.Ε.Ε, που έχουν άδεια ασκήσεως οικονομολογικού επαγγέλματος μετά από τριετή άσκηση του επαγγέλματος του Λογιστή Φοροτεχνικού Γ Τάξεως στους πτυχιούχους του τμήματος Λογιστικής της Σχολής Διοίκησης και Οικονομία και των τμημάτων Εμπορίας και Διαφήμισης, Διοίκησης Επιχειρήσεων και Τουριστικών Επιχειρήσεων της Σχολής Διοίκησης και Οικονομίας των τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων που ασκούν επί τριετία το επάγγελμα του Λογιστή Φοροτεχνικού Γ Τάξεως. Άδεια ασκήσεως επαγγέλματος Λογιστή Φοροτεχνικού Α' Τάξεως χορηγείται από το Οικονομικό Επιμελητήριο της Ελλάδος στα μέλη του Ο.Ε.Ε, που έχουν άδεια ασκήσεως οικονομολογικού επαγγέλματος και ασκούν επί τριετία το επάγγελμα του Λογιστή Φοροτεχνικού Β' Τάξεως και στους πτυχιούχους του τμήματος Λογιστικής της Σχολής Διοίκησης και Οικονομίας των Τεχνολογικών Εκπαιδευτικών Ιδρυμάτων που ασκούν επί οκταετία το επάγγελμα του Λογιστή Φοροτεχνικού Β' Τάξεως. Η άδεια άσκησης επαγγέλματος ανωτέρας τάξεως πέραν των ετών υπηρεσίας θα αποκτάται και μετά από επιτυχείς εξετάσεις, όπως αυτές θα καθοριστούν από το προεδρικό διάταγμα της παραγράφου 3 του παρόντος άρθρου. Οι εξετάσεις θα διενεργούνται από ειδική επιτροπή αποτελούμενη από καθηγητές Α.Ε.Ι. και ειδικούς επαγγελματίες αναγνωρισμένου κύρους με την ευθύνη της Κεντρικής Διοίκησης του Ο.Ε.Ε. Οι ενότητες των εξεταζομένων μαθημάτων (Α', Β' και Γ) θα καθοριστούν στο ίδιο προεδρικό διάταγμα. Οι νομίμως ασκούντες μέχρι την δημοσίευση του παρόντος νόμου το επάγγελμα του Λογιστή ως μισθωτοί ή ελεύθεροι επαγγελματίες αποκτούν το δικαίωμα άδειας άσκησης επαγγέλματος Λογιστή Φοροτεχνικού, εντασσόμενοι σε κατηγορία αντίστοιχη αυτής που ανήκουν με βάση το άρθρο 29 του π.δ/τος 186/1992 περί Κ.Β.Σ. Τα της ασκήσεως του επαγγέλματος του Λογιστή Φοροτεχνικού, οι προϋποθέσεις, τα δικαιολογητικά και η διαδικασία για τη χορήγηση της άδειας, το περιεχόμενο της επαγγελματικής δραστηριότητας κατά κατηγορία άδειας, οι διαδικασίες για την απόδειξη της άσκησης του επαγγέλματος, η διαδικασία και τα κριτήρια αξιολόγησης για την απόκτηση άδειας ανώτερης κατηγορίας, η πρόβλεψη μεταβατικών διατάξεων, η επιβολή κυρώσεων, καθώς και κάθε λεπτομέρεια για την εφαρμογή του παρόντος θα καθορίζονται με προεδρικό διάταγμα που εκδίδεται με πρόταση των Υπουργών Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών, ύστερα από γνώμη της Κεντρικής Διοίκησης του Οικονομικού Επιμελητηρίου της Ελλάδος, προ της έκφρασης γνώμης, θα 14

20 Η παρ. 1 του άρθρου 3 του ν. 1479/1984 αντικαθίσταται ως εξής: Ως μέλη του Ο.Ε.Ε εγγράφονται υποχρεωτικά όλοι οι πτυχιούχοι των ελληνικών ανωτάτων οικονομικών σχολών, δηλαδή του Οικονομικού Πανεπιστήμιου της Αθήνας (πρώην Α.Σ.Ο.Ε.Ε), του Πανεπιστημίου Πειραιά (πρώην Α.Β.Σ.Π), του Πανεπιστημίου Μακεδονίας Οικονομικών και Κοινωνικών Επιστημών (πρώην Α.Β.Σ.Θ), των Οικονομικών Τμημάτων του Πανεπιστημίου Αθηνών, του Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης, του Πανεπιστημίου Πατρών, του Πανεπιστημίου Αιγαίου και του Πανεπιστημίου Κρήτης, του Τμήματος Δημόσιας Διοίκησης του Παντείου Πανεπιστημίου Κοινωνικών και Πολιτικών Επιστημών, οι πτυχιούχοι ισοτίμων οικονομικών σχολών του εξωτερικού και οι πτυχιούχοι οικονομικών σχολών ή τμημάτων Πανεπιστημίων που θα ιδρυθούν ή θα μετατραπούν σε οικονομικές, εφόσον χρησιμοποιούν το πτυχίο τους για επαγγελματικούς λόγους στο δημόσιο ή ιδιωτικό τομέα. Τα δικαιώματα του Οικονομικού Επιμελητηρίου της Ελλάδος για την έκδοση από αυτό των αδειών κάθε κατηγορίας καθορίζονται με κοινή απόφαση των Υπουργών Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών μετά από γνώμη της Κεντρικής Διοίκησης του Οικονομικού Επιμελητηρίου της Ελλάδος Γενικά περί δικαιολογητικών εγγράφων Βασική αρχή της λογιστικής επιστήμης, η οποία έγινε και διάταξη νόμου από τον Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων, είναι ότι η αξιοπιστία των λογιστικών εγγραφών και ειδικότερα των εγγραφών που απορρέουν από τις συναλλαγές της επιχείρησης με τρίτους, εξαρτάται από τη βασιμότητα των στοιχείων πάνω στα οποία στηρίζονται αυτές και τα οποία για λόγους σαφήνειας και εγκυρότητας πρέπει να είναι έγγραφα. Τα έγγραφα αυτά δικαιολογούν κάθε συναλλαγή για τούτο και καλούνται δικαιολογητικά έγγραφα. Δικαιολογητικά έγγραφα ή δικαιολογητικά στοιχεία ή παραστατικά είναι τα έγγραφα δικαιολογητικά των λογιστικών εγγραφών καθώς και οι δηλώσεις και καταστάσεις ορισμένων πραγματικών γεγονότων και αριθμητικών δεδομένων που υποβάλλονται στη φορολογική αρχή. Τα δικαιολογητικά έγγραφα διακρίνονται: Ανάλογα με την περιοχή των πράξεων της επιχείρησης στις οποίες αναφέρονται σε εξωτερικά και εσωτερικά. Ανάλογα με τον τρόπο δημιουργίας τους σε πρωτογενή και παράγωγα. Ανάλογα αν επιβάλλονται από τη φορολογική αρχή ή όχι σε φορολογικά και μη φορολογικά. 15

21 Τα εξωτερικά δικαιολογητικά στοιχεία που καλούνται και αποδεικτικά στοιχεία ή αποδεικτικά έγγραφα χωρίζονται: σε αυτά που λαμβάνει η επιχείρηση από τρίτους, και ονομάζονται εισερχόμενα δικαιολογητικά έγγραφα και σε αυτά που δίνει η επιχείρηση σε τρίτους, και ονομάζονται εξερχόμενα δικαιολογητικά έγγραφα ή στοιχεία. Στα εισερχόμενα δικαιολογητικά στοιχεία ανήκουν: Τα στοιχεία με τα οποία διαπιστώνεται παράδοση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών προς την επιχείρηση από τρίτους, όπως δελτία αποστολής, μετρολογία ή ζυγολόγια παράδοσης σαν συνοδευτικά των αγαθών που στέλνονται στην επιχείρηση, τιμολόγια πώλησης υλικών αγαθών ή υπηρεσιών, φορτωτικές, πιστωτικά τιμολόγια για επιστροφές ή εκπτώσεις που πέτυχε η επιχείρηση επί της αξίας των αγαθών που προμηθεύτηκε από τους τρίτους, εκπτώσεις όμως που χορηγήθηκαν μετά την έκδοση του τιμολογίου πώλησης, δηλαδή εκτός τιμολογίου. Οι εξοφλητικές αποδείξεις και τα γραμμάτια είσπραξης των τρίτων που αποδεικνύουν τις πληρωμές της επιχείρησης προς αυτούς. Οι πιστωτικοί τίτλοι όπως επιταγές, συναλλαγματικές και γραμμάτια και κυρίως οι επιστολές ή τα πινάκια που συνοδεύουν τους τίτλους αυτούς στους οποίους αναγράφονται οι απαραίτητες για το λογιστή ριο πλη ροφό ρίες, διότι οι πιστωτικοί τίτλοι συνήθως μεταβιβάζονται, οπότε δεν παραμένουν στην επιχείρηση ως αποδεικτικά στοιχεία της συναλλαγής. Στα εξερχόμενα δικαιολογητικά έγγραφα που καλούνται και ίδια στοιχεία ανήκουν: Τα στοιχεία που εκδίδει η επιχείρηση σε τρίτους για παράδοση, πώληση αγαθών ή παροχή υπηρεσιών και είναι τα τιμολόγια πώλησης και παροχής υπηρεσιών, τα δελτία αποστολής, τα δελτία λιανικής πώλησης και τα πιστωτικά τιμολόγια για τις επιστροφές αγαθών, τις διορθώσεις ή ακυρώσεις των τιμολογίων και τις εκτός τιμολογίων εκπτώσεις που παρέχει η επιχείρηση στους τρίτους. Οι εξοφλητικές αποδείξεις και τα γραμμάτια είσπραξης που αποδεικνύουν τις εισπράξεις της από τους τρίτους ή οι αποδείξεις και τα εντάλματα πληρωμών που αποδεικνύουν τις πληρωμές της στους τρίτους (πιστωτές-προμηθευτές). Οι επιστολές και τα πινάκια που συνοδεύουν τους πιστωτικούς τίτλους (γραμμάτια, συναλλαγματικές και επιταγές) που δίνονται στους τρίτους έναντι οφειλών. Από τα εξερχόμενα αυτά δικαιολογητικά στοιχεία, το πρώτο των αντιτύπων του δελτίου αποστολής δίνεται στους τρίτους, ενώ στην επιχείρηση μένει το αντίγραφο. Για τα υπόλοιπα παραστατικά, το ποιο αντίτυπο δίνεται σε τρίτους δεν καθορίζεται, έχει όμως επικρατήσει να δίνεται το πρώτο. 16

22 Τα εσωτερικά στοιχεία τα οποία καλούνται και υπηρεσιακά σημειώματα ή υπηρεσιακά λογιστικά στοιχεία, κυκλοφορούν μέσα στην επιχείρηση και εκδίδονται από την επιχείρηση με σκοπό: τα εσωτερικά λογιστικά γεγονότα να αποδεικνύονται με στοιχεία και με τη βοήθεια αυτών να γίνεται ο διαχωρισμός και η ταξινόμηση των εξωτερικών στοιχείων κατά ομοειδείς πράξεις, σύμφωνα με το λογιστικό σύστημα που έχει επιλέξει ο οργανωτής λογιστής. Στην πρώτη περίπτωση εσωτερικά στοιχεία είναι τα διάφορα δελτία παράδοσης ή παραγγελιών με τα οποία διαπιστώνεται παράδοση ή παραλαβή (μετακίνηση δηλαδή) αγαθών από τμήμα σε τμήμα, από το κεντρικό σε υποκαταστήματα ή μεταξύ υποκαταστημάτων. Στη δεύτερη περίπτωση κατά κύριο λόγο ανήκουν τα συμψηφιστικά δελτία. Στα εσωτερικά λογιστικά στοιχεία ανήκουν και οι αποδείξεις ατομικών απολήψεων και αυτοπαράδοσης του επιχειρηματία. Πρωτογενή ή πρωτότυπα είναι τα δικαιολογητικά έγγραφα εξωτερικά ή εσωτερικά, που χρησιμοποιούνται σαν δικαιολογητικά των λογιστικών εγγραφών π.χ. τιμολόγια, αποδείξεις κ.λπ., ενώ παράγωγα ή υποκατάστατα είναι τα δικαιολογητικά στοιχεία που δημιουργούνται από τα ατομικά πρωτότυπα π.χ. ομαδικά ή ανακεφαλαιωτικά στοιχεία για εντάλματα πληρωμών κ.λπ. Φορολογικά δικαιολογητικά έγγραφα είναι όλα τα παραστατικά που καλύπτουν διακίνηση αγαθών, συναλλαγές ή δοσοληψίες και τα οποία προβλέπονται από τον Κώδικα Βιβλίων και Στοιχείων (Κ.Β.Σ.). Μη Φορολογικά δικαιολογητικά έγγραφα είναι εκείνα που δεν προβλέπονται από τον Κ.Β.Σ. αλλά από τη λογιστική επιστήμη και εκδίδονται για να διευκολύνουν τους λογιστές στη λογιστική τους εργασία. Ο οργανωτής λογιστής θα πρέπει να φροντίσει να προμηθευτεί όλα τα φορολογικά δικαιολογητικά έγγραφα, βασικά και πρόσθετα, τα απαραίτητα για το είδος της επιχείρησης της οποίας καλείται να οργανώσει το λογιστήριο και απ' αυτά να θεωρήσει εκείνα που πρέπει σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. να θεωρηθούν. Τα φορολογικά δικαιολογητικά στοιχεία είναι δυνατό να χωρισθούν σε υποχρεωτικά και προαιρετικά θεωρημένα. Από τα φορολογικά στοιχεία, υποχρεωτικά θεωρημένα από την αρμόδια Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία (Δ.Ο.Υ.), που είναι η Δ.Ο.Υ. της έδρας της επιχείρησης, είναι: Το Δελτίο Αποστολής, Το συνενωμένο Δελτίο Αποστολής με οποιοδήποτε δικαιολογητικό στοιχείο αξίας (τιμολόγιο, απόδειξη, εκκαθάριση κ.λπ.), Το τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών, Τα τιμολόγια αγοράς αγροτικών προϊόντων, 17

23 Οι αποδείξεις για την παροχή υπηρεσιών, όταν δεν εκδίδονται με Φορολογική Ταμειακή Μηχανή (Φ.Τ.Μ.), Οι αποδείξεις για τη λιανική πώληση που εκδίδονται με Ηλεκτρονικό Υπολογιστή (Η/Υ) αντί Φ.Τ.Μ. ή οι χειρόγραφες που εκδίδονται σε περίπτωση βλάβης ή μη λειτουργίας για οποιοδήποτε λόγο της Φ.Τ.Μ., Οι αποδείξεις ποσοτικής παραλαβής αγροτικών προϊόντων, Τα δελτία κίνησης τουριστικών λεωφορείων και Τα έγγραφα μεταφοράς (φορτωτική). Πολλές επιχειρήσεις που εκδίδουν τα δικαιολογητικά τους έγγραφα μηχανογραφικά, χρησιμοποιούν ενιαίο έντυπο πολλαπλής χρήσης όπου μπορεί να αναγράφεται η ένδειξη π.χ. για: ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΠΩΛΗΣΗΣ ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ - ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΛΙΑΝΙΚΗΣ ΠΩΛΗΣΗΣ ΑΠΟΔΕΙΞΗ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗΣ ΛΙΑΝΙΚΩΣ ΠΩΛΗΘΕΝΤΩΝ ΑΓΑΘΩΝ ΠΙΣΤΩΤΙΚΟ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ Στην περίπτωση αυτή γίνεται θεώρηση και στοιχείων για τα οποία δεν υπάρχει τέτοια υποχρέωση Κανόνες σχεδίασης των δικαιολογητικών εγγράφων Ο ορθολογικός σχεδιασμός και η κατάρτιση των εξωτερικών, πολύ δε περισσότερο των εσωτερικών δικαιολογητικών εγγράφων, είναι το σημαντικότερο βήμα για τη σωστή οργάνωση του λογιστηρίου. Με την απλοποίηση των εντύπων διευκολύνεται το έργο των εργαζομένων και αυξάνεται η αποδοτικότητα τους, ενώ με την τυποποίηση αυτών, η εργασία γίνεται μεθοδικά και μειώνονται οι περιπτώσεις λαθών στη λογιστική διαδικασία. Ο οργανωτής λογιστής για να σχεδιάσει και να καταρτίσει τα δικαιολογητικά έγγραφα, ακόμη και να προβεί σε θεώρηση των αναγκαίων εντύπων, πρέπει να μελετήσει προσεκτικά το είδος, τη διάρθρωση της επιχείρησης και τη φύση του αντικειμένου που αυτή εκμεταλλεύεται. 18

24 Για την ορθή σχεδίαση και κατάρτιση των δικαιολογητικών εγγράφων πρέπει να λάβουμε υπ' όψη μας ότι, επειδή αυτά αποτελούν την πηγή των εγγραφών, άρα αναγκαστικά υπάρχουν πριν από τις εγγραφές, πρέπει: να τα διακρίνει η πληρότητα. Να συντάσσονται δηλαδή χωρίς πλεονασμούς ή ελλείψεις, να καταγράφονται οι πληροφορίες με σειρά σπουδαιότητας, να διέπονται από την αρχή της αξιοπιστίας. Να είναι δηλαδή ευανάγνωστα και χωρίς διορθώσεις που οδηγούν σε αμφιβολίες, η ταυτότητα του παραστατικού, δηλαδή ο τίτλος του και ο αριθμός του, να βρίσκονται σε εμφανές μέρος του εντύπου και στο κυρίως σώμα του εντύπου να υπάρχει επαρκής χώρος για συμπλήρωση των δεδομένων. Για να χρησιμοποιηθούν και να αξιοποιηθούν σωστά τα δικαιολογητικά έγγραφα, θα πρέπει το μέγεθος, το σχήμα, το χρώμα και η διαγράμμιση τους να είναι τα καταλληλότερα, έτσι ώστε να εξοικονομείται χρόνος, όταν θα ομαδοποιούνται ή θα γίνεται η διαλογή τους για την καταχώρηση των γεγονότων στα λογιστικά βιβλία. Π.χ. για το σχεδιασμό των ταμιακών παραστατικών (ενταλμάτων πληρωμής, γραμματίων είσπραξης και αποδείξεων είσπραξης και πληρωμής) να ακολουθηθεί ο ίδιος χειρισμός, η ίδια γραμμογράφηση αλλά να είναι ευχερής η διάκριση τους. Αυτό επιτυγχάνεται με τη χρησιμοποίηση διαφορετικού χρώματος χαρτιού. Τα δικαιολογητικά στοιχεία εκδίδονται τουλάχιστον διπλότυπα εκτός της φορτωτικής που σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. εκδίδεται σε τέσσερα αντίτυπα. Το ένα αντίτυπο παραδίδεται στον αντισυμβαλλόμενο ή στον αρμόδιο υπάλληλο για περαιτέρω εργασία και το άλλο μένει ως στέλεχος. Αν το παραστατικό εκδίδεται σε περισσότερα από δύο αντίτυπα, θα διευκόλυνε πολύ για τη γρήγορη ροή της λογιστικής εργασίας να είναι τα αντίτυπα διαφορετικού χρώματος και να αναγράφεται εντύπως ή με σφραγίδα ο προορισμός τους π.χ. σε τριπλότυπο να αναγραφεί: ΛΕΥΚΟ: ΠΕΛΑΤΗΣ, ΚΙΤΡΙΝΟ: ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ, ΓΑΛΑΖΙΟ: ΣΤΕΛΕΧΟΣ Η συμπλήρωση του παραστατικού γίνεται χειρόγραφα με μελάνι ή με χρήση Η/Υ ή άλλης μηχανής, χωρίς κενά διαστήματα, επεγγραφές, παραπομπές, εγγραφές στο περιθώριο ή ξέσματα. Τα κενά διαστήματα ακυρώνονται, σύμφωνα με τους κανόνες της λογιστικής, με διαγώνια γραμμή ή γραμμή σε σχήμα Ζ, ούτως ώστε να αποκλείεται η εκ των υστέρων καταχώρηση (κυρίως σε εκείνα τα παραστατικά που εκδίδονται χειρόγραφα). Η διόρθωση ποσού ή κειμένου, γίνεται με απλή διαγράμμιση με μια οριζόντια γραμμή πάνω στο διαγραφόμενο και αναγραφή του σωστού από πάνω ή από κάτω, ώστε να διαβάζεται με ευχέρεια το διαγραμμένο και το σωστό. Η χρήση διορθωτικών πρέπει να απαγορεύεται γιατί δημιουργούνται υποψίες για διορθώσεις εκ των υστέρων. 19

25 Τα παραστατικά πρέπει να φέρουν ενιαία αρίθμηση (οπωσδήποτε τα φορολογικά) τουλάχιστον κατά διαχειριστική χρήση. Η αρίθμηση δεν είναι αναγκαίο να αρχίζει από τον αριθμό ένα (1), αλλά μπορεί να αρχίζει από οποιοδήποτε αριθμό (π.χ. 5001). Η ενιαία αρίθμηση των παραστατικών είναι καθοριστικός παράγοντας για την ορθή οργάνωση των ελέγχων. Τα φορολογικά δικαιολογητικά έγγραφα, μετά από γνωστοποίηση στον προϊστάμενο της Δ.Ο.Υ., μπορεί να εκδίδονται σε περισσότερες σειρές για κάθε είδος στοιχείου, εφόσον φέρουν διακριτικό της σειράς π.χ. σειρά Α, σειρά Β κ.λπ. και έχουν ιδιαίτερη αρίθμηση. Ο οργανωτής λογιστής αποφασίζει την έκδοση των παραστατικών σε πολλές σειρές, αν τον εξυπηρετεί οργανωτικά, ανεξάρτητα αν αυτά εκδίδονται χειρόγραφα ή μηχανογραφικά. Στην περίπτωση που τα παραστατικά εκδίδονται μηχανογραφικά και εξυπηρετεί η χρησιμοποίηση δύο και πλέον εκτυπωτών, άρα δύο και πλέον πακέτων μηχανογραφικών εντύπων, πρέπει η θεώρηση των μηχανογραφικών εντύπων σε σειρές να είναι με ιδιαίτερη για κάθε πακέτο γενική αρίθμηση και με χαρακτηριστική ένδειξη της σειράς. Στα λογιστήρια που έχουν οργανωθεί μηχανογραφικά, εξυπηρετεί η χρήση κωδικών αριθμών για τους τίτλους των λογαριασμών και τον προσδιορισμό του είδους των αγαθών, για την έκδοση των στοιχείων εσωτερικής διακίνησης. Για τα υπόλοιπα παραστατικά, όταν γίνεται χρήση κωδικών, πρέπει σε οποιοδήποτε χώρο του ίδιου παραστατικού να περιγράφεται το είδος ή ο τίτλος που αντιστοιχεί στον κωδικό. Προϋπόθεση για τη χρήση κωδικών στην έκδοση των φορολογικών δικαιολογητικών εγγράφων είναι η ύπαρξη βιβλίου (μητρώου) κωδικής αρίθμησης. Τέλος η μορφή εκτύπωσης του παραστατικού να είναι τέτοια, ώστε να εξοικειώνεται μαζί της ο υπάλληλος που θα τα καταχωρεί Τα στοιχεία των δικαιολογητικών εγγράφων Ο εκδότης του παραστατικού φέρει το βάρος της απόδειξης της συναλλαγής που πηγάζει απ' αυτό. Όταν το παραστατικό είναι ορθά σχεδιασμένο και συμπληρωμένο σύμφωνα με τον Κ.Β.Σ. και τους κανόνες της οργανωτικής, κάνει τη διεξαγωγή της λογιστικής εργασίας που ακολουθεί την έκδοση του εύκολη, γρήγορη και απρόσκοπτη. Ένα ορθά σχεδιασμένο δικαιολογητικό έγγραφο πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία που αναγράφονται στο σχεδιάγραμμα της σελίδας 32 και ενδεικτικά στη θέση που είναι τοποθετημένα σ' αυτό. Εντύπως ή με σφραγίδα αναγράφονται τα πλήρη φορολογικά στοιχεία του εκδότη που είναι: το ονοματεπώνυμο και το όνομα του πατέρα του επιτηδευματία για τις ατομικές επιχειρήσεις και η επωνυμία για τις εταιρικές, το επάγγελμα που προσδιορίζεται με τέτοιο τρόπο, ώστε να περιλαμβάνει όλες τις δραστηριότητες του επιτηδευματία με σύντομη αλλά σαφή διατύπωση, 20

26 τη διεύθυνση του (αν το εκδίδει υποκατάστημα και τη διεύθυνση του κεντρικού), ο Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) και η Δ.Ο.Υ. της έδρας (και για το υποκατάστημα). Στη θέση που τίθεται ο αριθμός τον παραστατικού, θα τεθεί και ο αριθμός ή το διακριτικό της σειράς, αν το παραστατικό εκδίδεται σε σειρές. Ο τίτλος του παραστατικού που αποτελεί την ταυτότητα του πρέπει να είναι σύμφωνος με αυτόν που ορίζεται στις διατάξεις του Κ.Β.Σ. (αν αυτό είναι φορολογικό). Αν το παραστατικό δεν είναι φορολογικό, ο τίτλος του πρέπει να δηλώνει λακωνικά τη συναλλαγή που αφορά ή το σκοπό έκδοσης του. Το κυρίως σώμα που καταλαμβάνει και το μεγαλύτερο μέρος του παραστατικού, πρέπει να είναι γραμμογραφημένο έτσι, ώστε να εξυπηρετεί τις ανάγκες απεικόνισης των συναλλαγών της οικονομικής μονάδας. Εκτός των ανωτέρω στοιχείων, σε ορισμένα φορολογικά παραστατικά, αναγράφονται και άλλα στοιχεία που ορίζονται ρητά από τις διατάξεις του Κ.Β.Σ. π.χ. στο δελτίο αποστολής πρέπει να αναγράφεται η ακριβής ώρα παράδοσης ή έναρξης της αποστολής με τετραψήφιο αριθμό, ο τόπος αποστολής και προορισμού των αγαθών κ.λπ Χειρισμός των δικαιολογητικών εγγράφων Για το σωστό χειρισμό των δικαιολογητικών, θα πρέπει να εργαστούμε με βάση τις παρακάτω αρχές: Αρχή της αναγκαστικής ύπαρξης των δικαιολογητικών Για να γίνει οποιαδήποτε εγγραφή στα βιβλία μας, πρέπει αναγκαστικά να υπάρχει δικαιολογητικό έγγραφο είτε φορολογικό είναι αυτό, είτε δημόσιο έγγραφο που συντάχθηκε νομότυπα από δημόσιους υπαλλήλους ή λειτουργούς ή πρόσωπα που ασκούν δημόσια υπηρεσία ή λειτουργία, είτε άλλο αποδεικτικό έγγραφο στοιχείο. Αρχή του ενιαίου δικαιολογητικού για κάθε λογιστικό γεγονός Για να γίνει μα εγγραφή στα λογιστικά βιβλία θα πρέπει να γίνει με βάση καθορισμένο δικαιολογητικό, π.χ. για την καταχώρηση ταμιακού γεγονότος να χρησιμοποιείται μόνο ταμιακό παραστατικό και για την καταχώρηση συμψηφιστικού γεγονότος, μόνο συμψηφιστικό παραστατικό (π.χ. τιμολόγια με πίστωση). Αρχή της χρονολογικής ταξινόμησης Μετά την ομαδοποίηση των παραστατικών ανά γεγονός το οποίο δηλώνουν και πριν την καταχώρηση τους, πρέπει να ταξινομηθούν ανά λογιστικό βιβλίο. Η ταξινόμηση γίνεται με χρονολογική (ημερολογιακή) σειρά έκδοσης ή λήψης του παραστατικού. 21