ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΗΠΕΙΡΟΥ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ

Transcript

1 ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΚΟ ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΙΚΟ ΙΔΡΥΜΑ ΗΠΕΙΡΟΥ ΣΧΟΛΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΤΜΗΜΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΠΤΥΧΙΑΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑ «ΟΡΓΑΝΩΣΗ, ΔΟΜΗ ΚΑΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ ΕΝΟΣ ΣΥΓΧΡΟΝΟΥ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ» Σαραντάρας Γ. Γεώργιος Τσατσαρώνη Ε. Μαρία Πιπιλίδης Λάζαρος ΠΡΕΒΕΖΑ 2005

2 Περιεχόμενα Περιεχόμενα... 4 Εισαγωγή... 6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ο ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ Έννοια οργάνωσης Βασικές αρχές οργάνωσης Οργάνωση λογιστηρίου Ο λογιστής και το λογιστήριο Το ανθρώπινο δυναμικό του λογιστηρίου Επιλογή και πρόσληψη προσωπικού Εποπτεία προσωπικού Λειτουργικές βαθμίδες οργάνωσης του λογιστηρίου Χωροθέτηση λογιστηρίου Εξοπλισμός λογιστηρίου Επιλογή του εξοπλισμού Γενική επίπλωση και εξοπλισμός Ειδικός εξοπλισμός Τα μέσα επικοινωνίας Τα μέσα παραγωγής εντύπων ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ο ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ Γενικά Διακρίσεις δικαιολογητικών εγγράφων Η οργάνωση των δικαιολογητικών εγγράφων Έλεγχος και καταχώριση δικαιολογητικών εγγράφων Αρχειοθέτηση δικαιολογητικών εγγράφων Συστήματα αρχειοθέτησης ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 ο ΛΟΓΙΣΤΙΚΑ ΒΙΒΛΙΑ Γενικά Λογιστικές μέθοδοι Απλογραφική μέθοδος Διπλογραφική μέθοδος Λογιστικά συστήματα Κλασικό ή Ιταλικό σύστημα Αμερικάνικο ή σύστημα Ημερολογίου Καθολικού Συγκεντρωτικό σύστημα Λογιστικά (φορολογικά) βιβλία Βιβλία Α' κατηγορίας Βιβλία Β' κατηγορίας Βιβλία Γ' κατηγορίας Χρόνος ενημέρωσης βιβλίων Γ κατηγορίας 72 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4 ο ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ

3 4.1 Μηχανογραφημένη λογιστική Πλεονεκτήματα μηχανογράφησης Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο Πλεονεκτήματα της λογιστικής τυποποίησης Τα βασικά χαρακτηριστικά του Ε.Γ.Λ.Σ Η διάρθρωση του σχεδίου των λογαριασμών ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5 ο ΟΙ ΠΡΟΤΑΣΕΙΣ ΚΑΙ ΤΑ ΠΟΡΙΣΜΑΤΑ ΤΗΣ ΕΡΕΥΝΑΣ Τα συμπεράσματα της έρευνας Έρευνα σε λογιστήρια ΕΠΙΛΟΓΟΣ Συντομογραφίες Βιβλιογραφία

4 ΕΙΣΑΓΩΓΗ Ζούμε σε μια εποχή, στην οποία τα άτομα περνούν τον περισσότερο χρόνο εργαζόμενα μέσα σε έναν οργανισμό. Οι οργανισμοί λειτουργούν για να εκπληρώσουν τους στόχους τους, γεγονός που επιτυγχάνεται με την ομαδική προσπάθεια όλων των μελών που εργάζονται μέσα σε αυτόν. Η επιχείρηση είναι ένας οικονομικός οργανισμός (οικονομική μονάδα), ο οποίος διαθέτει κατάλληλα συγκροτημένη περιουσία (συντελεστές παραγωγής) για την παραγωγή και διάθεση στην αγορά οικονομικών αγαθών με κίνητρο το κέρδος του φορέα της. Είναι ένας οργανωμένος συνδυασμός υλικών μέσων και ανθρώπινης εργασίας, ένα αδιαίρετο, ενιαίο σύνολο. Οι επιχειρήσεις, όπως όλοι οι οικονομικοί οργανισμοί, ιδρύονται από κάποιο η κάποια πρόσωπα που καλούνται φορέας ή φορείς και τα οποία συγκροτούν την περιουσία της. Πρόσωπα είναι τα υποκείμενα δικαιωμάτων και υποχρεώσεων. Τα πρόσωπα σαν φορείς των επιχειρήσεων διακρίνονται κατά τον Αστικό Κώδικα σε φυσικά και νομικά. Φυσικό πρόσωπο είναι κατά τον Αστικό Κώδικα, κάθε άνθρωπος ικανός να έχει δικαιώματα και υποχρεώσεις και Νομικό πρόσωπο είναι ένωση προσώπων ή σύνολο περιουσίας για επιδίωξη ορισμένου σκοπού. Οι επιχειρήσεις που έχουν φορέα ένα μόνο φυσικό πρόσωπο (επιχειρηματία) λέγονται ατομικές επιχειρήσεις. 6

5 Οι επιχειρήσεις που έχουν περισσότερους από ένα, φορείς (φυσικά ή νομικά πρόσωπα) λέγονται εταιρίες ή εταιρικές επιχειρήσεις και είναι νομικά πρόσωπα. Εξαίρεση αποτελεί η συμμετοχική ή αφανής εταιρία, η οποία επίσημα δεν είναι νομικό πρόσωπο. Οι εταιρικές επιχειρήσεις διακρίνονται με βάση τον φορέα τους σε: ( α ) Ιδιωτικές : διακρίνονται με βάση την νομική τους μορφή : Ατομική επιχείρηση. Η επιχείρηση αυτή ανήκει σε ένα φυσικό πρόσωπο, το οποίο φέρει και την ευθύνη για τις υποχρεώσεις της επιχείρησης. Ομόρρυθμη εταιρία (Ο.Ε). Στην εταιρία αυτή, οι εταίροι ευθύνονται προσωπικά, αλληλέγγυα και απεριόριστα για τις υποχρεώσεις της εταιρίας. Όλοι οι εταίροι ονομάζονται ομόρρυθμοι εταίροι. Ετερόρρυθμη εταιρία (Ε.Ε). Οι εταίροι στην εταιρία αυτή χωρίζονται σε δύο κατηγορίες. Στους ομόρρυθμους, οι οποίοι ευθύνονται όπως και εκείνοι της ομόρρυθμης εταιρίας, και στους ετερόρρυθμους εταίρους, οι οποίοι ευθύνονται μέχρι το ποσό της εισφοράς τους. Εταιρία περιορισμένης ευθύνης (Ε.Π.Ε.). Στην εταιρία αυτή, το κεφάλαιο, το οποίο ονομάζεται εταιρικό κεφάλαιο, διαιρείται σε ισότιμα εταιρικά μερίδια τα οποί δεν μπορούν να παρασταθούν με μετοχές. Όλοι οι εταίροι ευθύνονται μέχρι του ποσού της εισφοράς τους. 7

6 Ανώνυμη εταιρία (Α.Ε). Στην εταιρία αυτή, το κεφάλαιο της, το οποίο ονομάζεται μετοχικό κεφάλαιο, διαιρείται σε ισότιμα και μεταβιβαστά μερίδια, τα οποία είναι γνωστά ως μετοχές. Οι εταίροι, οι οποίοι καλούνται μέτοχοι, ευθύνονται μέχρι του ποσού της εισφοράς τους. Συνεταιρισμός : το κύριο χαρακτηριστικό του συνεταιρισμού, ο οποίος αποτελεί εταιρία, είναι ότι ο αριθμός των μελών του, οι οποίοι ονομάζονται συνέταιροι, καθώς και το ποσό του κεφαλαίου μεταβάλλονται. Οι συνεταιρισμοί λόγω του ότι μπορούν να μεταβάλλουν το κεφάλαιο τους χωρίς να τροποποιούν το καταστατικό τους, ονομάζονται εταιρίες μεταβλητού κεφαλαίου. Σημειώνεται ότι η ομόρρυθμη εταιρία, η ετερόρρυθμη εταιρία και ο συνεταιρισμός καλούνται και προσωπικές εταιρίες, διότι τα πρόσωπα των εταίρων έχουν ιδιαίτερη σημασία για τη ζωή και τη δράση της εταιρίας. Η εταιρία περιορισμένης ευθύνης και η ανώνυμη εταιρία καλούνται και κεφαλαιουχικές εταιρίες, γιατί τα κεφάλαια που εισφέρουν οι εταίροι αποτελούν το σπουδαιότερο παράγοντα για την επιτυχία της εταιρίας. ( β ) Δημόσιες, δημοτικές, κοινοτικές. ( γ ) Μικτές : στις οποίες συμμετέχουν το κράτος και ιδιώτες και 8

7 ( δ ) Αλλοδαπές : των οποίων φορείς είναι αλλοδαποί ως και υποκαταστήματα αλλοδαπών επιχειρήσεων που έχουν εγκατάσταση στην Ελλάδα. Οι επιχειρήσεις ακόμη κατατάσσονται από την άποψη της ασχολίας τους σε : Πρωτογενούς παραγωγής : ορυχεία, μεταλλεία, λατομεία, αλιεία, γεωργία. Δευτερογενούς παραγωγής : βιοτεχνία, βιομηχανία, κατασκευές. Τριτογενούς παραγωγής : εμπόριο, υπηρεσίες. Η επιχείρηση που έχει κύριες δραστηριότητες ή εκμεταλλεύσεις που αφορούν περισσότερες από μια από τις πιο πάνω κατηγορίες, χαρακτηρίζεται σαν επιχείρηση μικτής δραστηριότητας. Εργασίες τυπικού λογιστηρίου Οι εργασίες που επιτελούνται μέσα στο λογιστήριο είναι : 1. Καταγραφή περιουσίας Στα λογιστικά βιβλία, ύστερα από σχολαστική ταξινόμηση, καταμέτρηση και αποτίμηση, γίνεται η καταγραφή των περιουσιακών στοιχείων των επιχειρήσεων, αναλυτικά (Απογραφή) και συνοπτικά 9

8 (Ισολογισμός), κυρίως στην αρχή και στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης (Στατική μορφή περιουσίας). 2. Παρακολούθηση των λογαριασμών Κατά τη διάρκεια της διαχειριστικής χρήσης κάθε περιουσιακό στοιχείο και κάθε έξοδο και έσοδο, παρακολουθείται ξεχωριστά και με ειδικό τρόπο μέσα από ειδικά λογιστικά βιβλία, τα καθολικά. Έτσι έχουμε άμεση αντίληψη των μεταβολών των στοιχείων για περαιτέρω εκτιμήσεις (Δυναμική μορφή περιουσίας). 3. Έκδοση και λήψη παραστατικών Καθημερινά το λογιστήριο εκδίδει και λαμβάνει πολλά παραστατικά. Έντυπα δηλαδή που πιστοποιούν τις συναλλαγές. Είναι μια εργασία ρουτίνας αλλά πρωταρχικής σπουδαιότητας. 4. Παρακολούθηση και καταγραφή των συναλλαγών Από τα παραστατικά γνωρίζουμε το είδος και τον αριθμό των συναλλαγών που έγιναν μέσα στη διαχειριστική χρήση. Οι συναλλαγές αυτές καταγράφονται στα λογιστικά βιβλία με ημερολογιακή σειρά και ειδικό (λογιστικό) τρόπο. 5. Σύνταξη ισοζυγίων και λοιπών καταστάσεων ελέγχου Σε τακτά χρονικά διαστήματα, το πολύ ανά μήνα, συντάσσονται ισοζύγια και άλλες καταστάσεις ελέγχου συμφωνίας, 10

9 ( α ) της ορθής μεταφοράς των ποσών των λογαριασμών από ένα λογιστικό βιβλίο σε ένα άλλο και ( β ) των περιληπτικών λογαριασμών με το σύνολο των λογαριασμών, στους οποίους ο κάθε ένας έχει αναλυθεί. 6. Μισθοδοσία Συνήθως κάθε εβδομάδα, δεκαπενθήμερο ή μήνα γίνεται η εργασία η σχετική με τη μισθοδοσία : σύνταξη δηλαδή μισθολογικών καταστάσεων, φροντίδα για την αγορά ενσήμων και συμπλήρωση των σχετικών εντύπων και καταγραφή τέλος της μισθοδοσίας στα λογιστικά βιβλία (ενημέρωση βιβλίων). 7. Εργασίες διεκπεραίωσης των υποχρεώσεων προς το Δημόσιο Υπολογίζονται και αποδίδονται προς το δημόσιο φόροι, τέλη και εισφορές. Συντάσσονται και υποβάλλονται δηλώσεις και βεβαιώσεις εισοδημάτων, αποδοχών, Φόρου Προστιθέμενης Αξίας (Φ.Π.Α.) κ.λ.π. 8. Κοστολόγηση Στα λογιστήρια των επιχειρήσεων κυρίως του δευτερογενούς τομέα της παραγωγής, γίνονται λογιστικά και εξωλογιστικά οι προϋπολογισμοί και ο προσδιορισμός του κόστους, όταν δεν υπάρχει ειδικό τμήμα για το σκοπό αυτό. 11

10 9. Χρηματοοικονομικές εργασίες Παρακολουθούνται τα δάνεια που λαμβάνονται από την επιχείρηση ή χορηγούνται από αυτή, γίνεται ο υπολογισμός των τόκων, ο προσδιορισμός της αξίας των μεσιτειών, προμηθειών κ.λ.π. 10. Σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων Στο τέλος της διαχειριστικής χρήσης (31 Δεκεμβρίου ή 30 Ιουνίου) γίνεται η σύνταξη των οικονομικών καταστάσεων (Λογαριασμός Αποτελέσματα Χρήσης Ισολογισμός κ.λ.π.). Η εργασία αυτή είναι μία από τις κυριότερες λογιστικές εργασίες και γίνεται από υπεύθυνα άτομα-στελέχη του λογιστηρίου. 11. Εκτίμηση και αξιολόγηση αποτελεσμάτων Στο τέλος γίνεται από το λογιστήριο εκτίμηση και αξιολόγηση της πορείας των εργασιών και των αποτελεσμάτων που προέκυψαν και στη συνέχεια τα συμπεράσματα και οι προτάσεις του τμήματος αυτού, κατατίθενται στη Γενική Διεύθυνση. 12

11 13

12 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 1 ο ΒΑΣΙΚΕΣ ΑΡΧΕΣ ΟΡΓΑΝΩΣΗΣ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ 1.1. Έννοια οργάνωσης Οι επιχειρήσεις (ατομικές ή εταιρίες) εκτός από το δικαίωμα να επιλέξουν το είδος της οικονομικής τους δραστηριότητας, έχουν και υποχρεώσεις, διότι υπάρχουν ορισμένοι θεσμοί (αστικός και εμπορικός νόμος, φορολογικές διατάξεις, έθιμα, εμπορικές συνήθειες κ.λ.π.) που περιορίζουν και ελέγχουν τον τρόπο δράσης τους. Ο υπεύθυνος καλείται να οργανώσει τον καταμερισμό των έργων και της παραγωγικής εργασίας μέσα στα παραπάνω πλαίσια, φαινόμενο πολύπλοκων σχέσεων και εξαρτήσεων ώστε να απαιτείται ένα σύστημα οργάνωσης για καλύτερα δυνατά αποτελέσματα. Οργάνωση είναι μια διαδικασία (μέθοδος και τρόπος) που προσδιορίζει και ταξινομεί την εργασία που θα εκτελεστεί. Οποιοδήποτε σύνολο, με οποιοδήποτε περιεχόμενο και εσωτερική σχέση των ατόμων που το αποτελούν αποτελεί οργάνωση. Με την οργάνωση καθορίζονται κυρίως : - ο τρόπος με τον οποίο θα γίνει η κατανομή του όλου έργου - τα οργανωτικά τμήματα - οι αρμοδιότητες και οι εξουσίες κάθε τμήματος - οι άνθρωποι που θα αναλάβουν τις διάφορες θέσεις του τμήματος - οι διαπροσωπικές σχέσεις 14

13 - ο εξοπλισμός και - η χωροταξική διάρθρωση κάθε τμήματος. Έτσι και το λογιστήριο αποτελεί μια οργάνωση, είναι ο χώρος της επιχείρησης στον οποίο εκτελούνται οι κάθε είδους λογιστικές εργασίες. Το λογιστήριο δεν είναι ορισμένη θέση της επιχείρησης αλλά λειτουργία αυτής, η οποία περιλαμβάνει το χώρο, τα μηχανήματα, το προσωπικό και γενικά τον συνδυασμό όλων αυτών στην εργασία Βασικές αρχές οργάνωσης Βασικές οργανωτικές αρχές πάνω στις οποίες θεμελιώνεται κάθε συνδυασμένη προσπάθεια είναι οι παρακάτω : Αρχή της ιεραρχίας Σε κάθε οργανωτικό σχήμα έχουμε μια ιεραρχία πυραμοειδούς μορφής. Η ροή της εξουσίας και της ευθύνης είναι κάθετη από την κορυφή στο κατώτερο επίπεδο. Η αρχή αυτή συμπληρώνει την αρχή της ενότητας της διοίκησης. Αρχή των προκαθορισμένων στόχων Σύμφωνα με την ανωτέρω αρχή προκαθορίζονται στόχοι μεσοπρόθεσμοι, μακροπρόθεσμοι, αλλά και επίσης βραχυπρόθεσμοι χρησιμοποιώντας για αυτό το σκοπό στοιχεία ποσοτικά και ποιοτικά. 15

14 Αρχή της ενότητας της διοίκησης Σύμφωνα με την ανωτέρω αρχή κάθε σύστημα πρέπει νε έχει ένα και μοναδικό επικεφαλή. Αρχή της τμηματοποίησης των εργασιών και δραστηριοτήτων Η ομαδοποίηση και τμηματοποίηση των δραστηριοτήτων ανάλογα με τα κριτήρια που χρησιμοποιούνται μπορεί να έχει τις εξής μορφές : - Τμηματοποίηση κατά λειτουργία - Τμηματοποίηση κατά γεωγραφική περιοχή - Τμηματοποίηση κατά προϊόν - Τμηματοποίηση κατά κατηγορία πελάτη - Τμηματοποίηση κατά διαδικασία - Μικτή μέθοδος τμηματοποίησης - Μητρική μέθοδος τμηματοποίησης Αρχή της περιορισμένης έκτασης της διοίκησης Σύμφωνα με την ανωτέρω αρχή ο αριθμός των υφιστάμενων που μπορεί να έχει ο επικεφαλής είναι περιορισμένος, όπως περιορισμένη είναι η ανθρώπινη ικανότητα καθώς και ο χρόνος. Αρχή του συντονισμού Είναι η σύνδεση εναρμόνιση και ο συγχρονισμός των δραστηριοτήτων μεταξύ τους. Απαιτείται συντονισμός των ατόμων ή των 16

15 ομάδων κατά τέτοιο τρόπο ώστε κάθε άτομο ή ομάδα να συμβάλλει στην επιτυχία της άλλης και κατ επέκταση της οργάνωσης Οργάνωση λογιστηρίου Προϋπόθεση για την αποτελεσματική λειτουργία του λογιστηρίου είναι η ορθή οργάνωση του που έχει στόχο την καλύτερη και πληρέστερη αξιοποίηση του προσωπικού και των διαθέσιμων τεχνικών μέσων, την εξοικονόμηση χρόνου και την όσο το δυνατόν τελειότερη διεξαγωγή των λογιστικών εργασιών. Η αρμονική συνεργασία και ο συντονισμός των δραστηριοτήτων είναι απαραίτητος όρος για την ομαλή λειτουργία του λογιστηρίου. Η αρχή της μεγιστοποίησης του αποτελέσματος (ποσοτικά και ποιοτικά) με ταυτόχρονη ελαχιστοποίηση της θυσίας (οικονομική αρχή) έχει απόλυτη εφαρμογή και στην περίπτωση του λογιστηρίου. Οργάνωση λογιστηρίου είναι η διαδικασία που προσδιορίζει και ομαδοποιεί τη λογιστική εργασία, ώστε η εκτέλεση της από τους ανθρώπους και τα μέσα που διαθέτει το λογιστήριο να γίνεται εύρυθμα, απρόσκοπτα και αποδοτικά. Χωρίς οργανωμένο λογιστήριο, η λειτουργία της επιχείρησης στο σημερινό επιχειρηματικό κόσμο γίνεται προβληματική. 17

16 Αυτό συμβαίνει, επειδή οι σύγχρονες απαιτήσεις για ενημέρωση και παρακολούθηση των μεταβολών των στοιχείων μιας επιχείρησης, ικανοποιούνται μόνο με την σωστή οργάνωση ενός λογιστηρίου. Η σωστά οργανωμένη λογιστική εργασία βοηθάει στην επίτευξη της οικονομικής αρχής (το μεγαλύτερο αποτέλεσμα με την μικρότερη θυσία) και στην επαλήθευση για την επίτευξη ή όχι των επιχειρηματικών προγραμματισμών και προβλέψεων Ο λογιστής και το λογιστήριο Κάθε επιχείρηση ως ανεξάρτητος οργανισμός παρουσιάζει ιδιαιτερότητες ως προς : ( α ) το είδος και τη φύση της, ( β ) τον τρόπο σύνθεσης του κύκλου εργασιών της και ( γ ) την προοπτική διεύρυνσης του οικονομικού μεγέθους και της παραγωγικής και συναλλακτικής έκτασης του κύκλου αυτού. Ο οργανωτής λογιστής επιβάλλεται να γνωρίζει με κάθε λεπτομέρεια και ακρίβεια τις ιδιαιτερότητες της επιχείρησης, ώστε να οργανώνει με επιτυχία το λογιστήριο της. Για το λόγο αυτό, ο λογιστής θα πρέπει να διαθέτει : ( α ) άριστη θεωρητική κατάρτιση ( β ) μεγάλη επαγγελματική πείρα ( γ ) καλή γνώση των σύγχρονων μεθόδων οργάνωσης λογιστηρίου. 18

17 Η σωστή οργάνωση του λογιστηρίου κάθε επιχείρησης θα πρέπει να ακολουθεί τις παρακάτω γενικές αρχές : Πρώτα από όλα πρέπει ο λογιστής να είναι σαφής απλός και να δίνει όσο το δυνατό περισσότερες πληροφορίες με ελάχιστες λογιστικές εγγραφές. Πρέπει να προσαρμόζεται στις ιδιαίτερες συνθήκες λειτουργίας της επιχείρησης της οποίας πρέπει να απεικονίζει πιστά όλες τις συναλλαγές. Πρέπει να μπορεί να δίνει γρήγορα και χωρίς καθυστέρηση κάθε πληροφορία γενικής ή ειδικής φύσης στη διεύθυνση της επιχείρησης όταν του ζητηθεί. Ο λογιστής θα βοηθηθεί πάρα πολύ στο δύσκολο έργο του από : 1. Το λεπτομερειακό Λογιστικό Σχέδιο. 2. Το σχεδιάγραμμα των υπηρεσιών που θα προβλέπει τους αναγκαίους συνδέσμους μεταξύ λογιστικών υπηρεσιών και διοικητικών υπηρεσιών καθώς επίσης και τα μέσα ελέγχου. 3. Την οργάνωση της Γενικής Λογιστικής. 4. Την οργάνωση της λογιστικής της Αποθήκης και των βιβλίων τάξης. 5. Την χρησιμοποίηση συγχρόνων μορφών λογιστικής τεχνικής. 6. Την στελέχωση των λογιστικών υπηρεσιών με κατάλληλο προσωπικό. 7. Τον προσδιορισμό του τρόπου κατάρτισης των περιοδικών χρηματοοικονομικών καταστάσεων. 19

18 Πιο αναλυτικά, ο ρόλος του λογιστή μέσα στα πλαίσια της επιχείρησης αναλύεται ως εξής : Παροχή πληροφοριών για το παρελθόν της επιχείρησης, που θα χρησιμεύσουν ως πρώτη ύλη για τον προγραμματισμό. Υποστήριξη στην εκτίμηση της παρούσας οικονομικής κατάστασης της επιχείρησης, και εκτίμηση της οικονομικής θέσης της επιχείρησης, για τον καθορισμό των εναλλακτικών λύσεων. Μετάφραση των οικονομικών μεγεθών και προγραμμάτων σε πινακοποιημένη ή διαγραμματική μορφή για ευκολότερη μελέτη. Βοήθεια στην εκτίμηση και αναθεώρηση των ειδικών προγραμμάτων. Καθιέρωση και χειρισμός ελέγχου των διαφόρων δραστηριοτήτων, που ασκούνται για την πραγματοποίηση των αντικειμενικών σκοπών της επιχείρησης. Υιοθέτηση και θέσπιση κάθε νέας λογιστικής μεθοδολογίας που απαιτείται για την επιτυχία των νέων πληροφοριακών στόχων. Συμπερασματικά, αναφέρουμε ότι ο βαθμός της επιτυχίας των στόχων της επιχείρησης, εξαρτάται από την ποιότητα των αποφάσεων της διοίκησης. Η ποιότητα όμως των αποφάσεων, εξαρτάται κατά ένα μεγάλο βαθμό από την ακρίβεια και τη σχετικότητα των λογιστικών στοιχείων που παρέχει ο λογιστής. 20

19 Το ανθρώπινο δυναμικό του λογιστηρίου Ένα λογιστήριο τέλειο από άποψη χώρου, οργάνωσης και εξοπλισμού μπορεί να γίνει ένα συνοθύλευμα ανθρώπων, μηχανών και χαρτιών αν είναι στελεχωμένο με φτωχά εκπαιδευμένους, κακά επιλεγμένους και χωρίς κίνητρα εργαζόμενους. Είναι γεγονός ότι, πέρα από την τελειότητα οποιουδήποτε συστήματος οργάνωσης, ο ανθρώπινος παράγοντας παίζει τον σπουδαιότερο ρόλο για την αποτελεσματικότητα της εργασίας και της επίτευξης των εκάστοτε σκοπών Επιλογή και πρόσληψη προσωπικού Η στρατηγική για τη σωστή οργάνωση του ανθρώπινου δυναμικού του λογιστηρίου θα καθοριστεί από τον οργανωτή λογιστή. Αυτός θα καταρτίσει ένα οργανωτικό σχέδιο το οποίο χωρίς να είναι αμετάβλητο, αλλά εύκαμπτο, να αντικατοπτρίζει κάθε φορά τις ικανότητες του έμψυχου υλικού που θα μετέχει στην όλη οργάνωση. Το σχέδιο αυτό για να πετύχει στην εφαρμογή του, πρέπει να τύχει ευμενούς υποδοχής και αποδοχής από όλους. Έχοντας επίγνωση των αναγκών του λογιστηρίου του σε ανθρώπινο δυναμικό, ο οργανωτής λογιστής θα φροντίσει να προσλάβει και να τοποθετήσει σε κάθε θέση εργασίας που εκείνος εκ των προτέρων έχει ορίσει στο οργανωτικό του σχέδιο, τον κατάλληλο 21

20 άνθρωπο στον οποίο με σαφήνεια θα καθορίσει τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητές του. Το οργανωτικό ρητό ο κατάλληλος άνθρωπος στη κατάλληλη θέση βρίσκει πλήρη εφαρμογή στη περίπτωση της επάνδρωσης του λογιστηρίου. Για την κάλυψη των θέσεων ο οργανωτής λογιστής προσλαμβάνει το κατάλληλο προσωπικό αφού εξακριβώσει τα προσόντα του ακολουθώντας μια διαδικασία αναζήτησης και επιλογής : ( α ) Επαφή με τους ενδιαφερόμενους Η επαφή μπορεί να γίνει μέσω καταχωρήσεων σε επιλεγμένα έντυπα του ημερήσιου, εβδομαδιαίου ή ειδικού τύπου π.χ. Οικονομικού Ταχυδρόμου. Επίσης μπορεί να πραγματοποιηθεί με ανακοινώσεις σε ειδικούς πίνακες εξεύρεσης εργασίας που διαθέτουν πολλά πανεπιστήμια, στις διάφορες σχολές Λογιστικής, οργανώσεις και σωματεία Λογιστών. ( β ) Μελέτη των βιογραφικών σημειωμάτων Στη φάση αυτή γίνεται το πρώτο screening και απορρίπτονται οι υποψήφιοι που δεν συγκεντρώνουν τις απαραίτητες προϋποθέσεις. Οι υπόλοιποι ειδοποιούνται να έρθουν σε επαφή με την επιχείρηση. ( γ ) Συμπλήρωση αίτησης Στους υποψηφίους δίνεται για συμπλήρωση έντυπη αίτηση, η οποία ζητά πιο λεπτομερής πληροφορίες για τα τυπικά προσόντα, προϋπηρεσία κ.λ.π του υποψηφίου. 22

21 ( δ ) Διεξαγωγή tests Τα tests για να είναι χρήσιμα θα πρέπει να συντάσσονται κατόπιν σοβαρής μελέτης, να είναι tests γνώσεων (θα πρέπει να αποφεύγονται τα trick-tests) τα οποία θα εξετάζουν τις γενικές και ειδικές γνώσεις των υποψηφίων. Με αυτά γίνεται η εξακρίβωση για την ικανότητα των υποψηφίων στην συγκεκριμένη λογιστική εργασία. ( ε ) Συνέντευξη Είναι η τελευταία φάση της επιλογής και η πιο σημαντική, κατά την οποία ο υπεύθυνος πρόσληψης με προσωπική αντίληψη και εκτίμηση αποφασίζει αν ο υποψήφιος έχει τα προσόντα για την κάλυψη της συγκεκριμένης θέσης. 23

22 Εποπτεία προσωπικού Είναι σημαντικό, ο νέος εργαζόμενος να αντιμετωπισθεί με φιλικές διαθέσεις από το υπόλοιπο προσωπικό και τον προϊστάμενο του Λογιστηρίου και να πεισθεί για την σημασία της εργασίας που πρόκειται να κάνει. Αμέσως μόλις γίνει η πρόσληψη του προσωπικού πρέπει να αρχίσει η εκπαίδευση του και ο κατατοπισμός του σε ότι αφορά την εργασία που πρόκειται να εκτελέσει. Η θεωρητική του εκπαίδευση δεν μπορεί να αναπληρώσει την πείρα που αποκτάται με την πρακτική εξάσκηση και είναι αναγκαίο να ενημερωθεί κάθε εργαζόμενος ποια είναι η εργασία που πρόκειται να εκτελέσει και πως πρέπει να την εκτελέσει, που βρίσκονται τα βιβλία και οι διάφοροι φάκελοι μέσα στο χώρο του γραφείου, τι σύστημα αρχειοθέτησης ακολουθείται στο λογιστήριο, σε ποιόν πρέπει να απευθύνεται όταν αντιμετωπίζει κάποιο πρόβλημα, τις υποχρεώσεις και τα δικαιώματα που έχει Λειτουργικές βαθμίδες οργάνωσης του λογιστηρίου Οι μορφές εκτέλεσης του οργανωτικού έργου καθορίζονται από ένα είδος διαδικασίας-λειτουργίας της οποίας οι βαθμίδες είναι : 24

23 1. Η χωροθέτηση του λογιστηρίου που αφορά στην επιλογή του χώρου εγκατάστασης και στη διάρθρωση του με βάση τόσο το εσωτερικό, όσο και το εξωτερικό του περιβάλλον. 2. Η οργάνωση των δικαιολογητικών εγγράφων που βασίζεται στη διαμόρφωση και το χειρισμό αυτών. 3. Η επιλογή και εφαρμογή του καταλληλότερου λογιστικού συστήματος, με τα λογιστικά του βιβλία τηρούμενα χειρόγραφα ή μηχανογραφικά, και της λογιστικής τεχνικής. 4. Η κατάρτιση του σχεδίου των λογαριασμών εναρμονισμένου με το Ελληνικό Γενικό Λογιστικό Σχέδιο (Ε.Γ.Λ.Σ.) ή τα κλαδικά σχέδια λογαριασμών κατά περίπτωση. 5. Ο προγραμματισμός για την προμήθεια, συμπλήρωση και έγκαιρη υποβολή των φορολογικών και λοιπών εντύπων στο Δημόσιο (φορολογική αρχή, ασφαλιστικούς οργανισμούς κ.λ.π.) και η φροντίδα να ανταπεξέλθει η επιχείρηση στις λοιπές φορολογικές της υποχρεώσεις. 6. Η κατάρτιση προγράμματος ταμειακής κίνησης όπου θα αναγράφονται οι προβλεπόμενες εισπράξεις και πληρωμές κατά το διάστημα που προγραμματίζουμε με σκοπό : ( α ) την εξασφάλιση των αναγκαίων κεφαλαίων κίνησης για την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης. ( β ) την πρόβλεψη και έγκαιρη εξασφάλιση των τυχόν απαιτούμενων κατά καιρούς πιστώσεων και ( γ ) την πρόβλεψη τυχόν πλεονασμάτων ρευστών διαθεσίμων για τη λήψη μέτρων προς αποδοτικότερη τοποθέτηση τους. 25

24 Είναι δυνατό επιχείρηση με ορθό οικονομικό προγραμματισμό και με μικρό κέρδος να μην σταματήσει την παραγωγική της διαδικασία, ενώ άλλη με μεγάλο κέρδος αλλά μη ορθό οικονομικό προγραμματισμό να μη μπορεί να είναι συνεπής στις υποχρεώσεις της με αποτέλεσμα την εκποίηση των περιουσιακών της στοιχείων σε χαμηλή τιμή ή το δανεισμό με υψηλό τόκο κ.λ.π. 7. Το ανθρώπινο δυναμικό και η οργάνωση της εργασίας του, όπου πρέπει να λάβουμε υπόψη μας ότι στο τμήμα πρέπει να γίνεται καταμερισμός των εργασιών κατ άτομο με τέτοιο τρόπο, ώστε να διασφαλίζεται η ομαλή λειτουργία του τμήματος και ταυτόχρονα να αποφεύγεται η υποαπασχόληση του προσωπικού. Όσο περισσότερο είναι το προσωπικό, τόσο πιο στενά είναι τα όρια των αρμοδιοτήτων κάθε υπαλλήλου (μεγαλύτερη εξειδίκευση). Ο οργανωτής λογιστής πρέπει να είναι ο κατάλληλος άνθρωπος που θα εκτιμήσει σωστά την εργασία των άλλων και θα φροντίσει να δοθούν κίνητρα με σκοπό την αύξηση της αποδοτικότητάς τους. 8. Η επιλογή του καταλληλότερου εξοπλισμού σε μηχανικά και ηλεκτρονικά μέσα, έπιπλα κ.λ.π, ώστε να είναι εύχρηστα και λειτουργικά. 9. Η διαδικασία της μηχανογράφησης κατά τη διάρκεια της οποίας πρέπει να αντιμετωπισθούν πρόσθετα και ειδικά προβλήματα που έχουν σχέση με την επιλογή του ηλεκτρονικού συστήματος και του είδους του προγράμματος ή του πακέτου, την επιμόρφωση του προσωπικού κ.ά. 26

25 1.4. Χωροθέτηση λογιστηρίου Για μια σωστή διευθέτηση του χώρου πρέπει να λάβουμε υπόψη μας τις απαιτήσεις της εργασίας και τους δυνατούς συνδυασμούς των ανθρώπων με τα γραφεία-έπιπλα και τις διάφορες μηχανές, υπολογιστές, μικροσυσκευές κ.λ.π, που χειρίζονται, ώστε να επιλέξουμε τον άριστο από πλευράς μεγιστοποίησης του αποτελέσματος. Βασικός σκοπός είναι η διευκόλυνση της διεκπεραίωσης της εργασίας και η μείωση κάθε είδους κόστους εκτέλεσης της εργασίας (ψυχική και σωματική κόπωση των υπαλλήλων, χρόνος διακίνησης εγγράφων από γραφείο σε γραφείο, δαπάνες θέρμανσης κ.λ.π.) με ταυτόχρονη αύξηση της απόδοσης των εργαζομένων. Αυτό σημαίνει ότι, πρέπει να εξετάζουμε με προσοχή τις περιβαλλοντολογικές συνθήκες και τις λειτουργικές διευκολύνσεις που πρέπει να εξασφαλίζονται σε έναν ικανοποιητικό, με βάση τις απαιτήσεις των εργαζομένων, βαθμό. Έχει αποδειχθεί επανειλημμένα ότι, ικανοποιητικές συνθήκες εργασίες που ικανοποιούν τους υπαλλήλους του γραφείου αυξάνουν κατά πολύ την απόδοση τους, τόσο από ποιοτική όσο και από ποσοτική άποψη, και μειώνουν την κινητικότητα του προσωπικού. Βασικά στοιχεία που χρησιμεύουν στη μελέτη της διαμόρφωσης του χώρου είναι το σχέδιο της κάτοψης του χώρου και οι γραπτές περιγραφές της εργασίας. 27

26 Το σχέδιο κάτοψης μας δείχνει πού βρίσκονται τα παράθυρα, οι είσοδοι, οι βοηθητικοί χώροι κ.λ.π. Μελετώντας την κάτοψη, αποκτούμε μια σαφή αίσθηση του χώρου. Οι περιγραφές της εργασίας μας βοηθούν στην οργάνωση της ροής της εργασίας ώστε να αποφεύγονται άσκοπες κινήσεις, καθυστερήσεις κ.λ.π που δυσαρεστούν το προσωπικό και αυξάνουν το κόστος λειτουργίας του γραφείου. Μας βοηθούν για παράδειγμα στο να επιτύχουμε οικονομία στις κινήσεις και ορθολογική κυκλοφορία ενός εγγράφου από τη στιγμή που εισέρχεται στο γραφείο μέχρι την τελική διεκπεραίωση και έξοδο. Τα βασικά στοιχεία για τα οποία θα πρέπει να λαμβάνεται μέριμνα κατά την οργάνωση του χώρου-γραφείου είναι τα εξής : 1. Εξασφάλιση ικανοποιητικών περιβαλλοντικών συνθηκών (φωτισμού, αερισμού, κλιματισμού, θερμοκρασίας κ.λ.π.) 2. Επάρκεια χώρου, καταλλήλως διαρρυθμισμένου ώστε να διευκολύνεται η εγκατάσταση ανθρώπων και μηχανών. 3. Διευθέτηση χώρου σύμφωνα με τη ροή εργασίας ώστε να μην υπάρχει σύγχυση και άσκοπη κυκλοφορία ανθρώπων και εγγράφων. 4. Δυνατότητα για μελλοντική αλλαγή της διάταξης των επίπλων, μηχανών κ.λ.π στην περίπτωση που θα 28

27 υπάρχουν σημαντικές μεταβολές που θα επιδράσουν στη ροή της εκτελούμενης εργασίας. 5. Δυνατότητα μελλοντικής επέκτασης του λογιστικού γραφείου τόσο από άποψη αριθμού προσωπικού όσο και από εγκατάστασης καινούριων επίπλων και μηχανημάτων. 29

28 1.5. Εξοπλισμός λογιστηρίου Η γενική επίπλωση και ο υπόλοιπος εξοπλισμός του λογιστηρίου είναι στοιχεία συνυφασμένα με την καλή οργάνωση, την εύρυθμη και αποτελεσματική λειτουργία του. Τα απαραίτητα έπιπλα, μηχανές και λοιπό εξοπλισμό, επιλέγει ο οργανωτής λογιστής από μια τεράστια ποικιλία που προσφέρει η σύγχρονη τεχνολογία Επιλογή του εξοπλισμού. Προϋποθέσεις για επιλογή του κατάλληλου εξοπλισμού είναι : ( α ) Το μέγεθος του λογιστηρίου ( β ) Οι λειτουργικές ανάγκες του λογιστηρίου ( γ ) Οι οικονομικές δυνατότητες της επιχείρησης Γενική επίπλωση και εξοπλισμός Η γενική επίπλωση και ο γενικός εξοπλισμός του λογιστηρίου περιλαμβάνει : 30

29 - γραφεία γενικής χρήσης, - γραφεία για δακτυλογράφους και χειριστές υπολογιστών, -καθίσματα γραφείων, -καθίσματα επισκεπτών, -συρτάρια για φύλαξη εγγράφων και άλλων αναγκαίων ειδών, -βιβλιοθήκες, -κλιματιστικό σύστημα για τη ρύθμιση της θερμοκρασίας, -σύστημα προστασίας κατά της πυρκαγιάς Ειδικός εξοπλισμός Ο ειδικός εξοπλισμός του λογιστηρίου αποτελείται από : - Αριθμομηχανές. Το χρήσιμο και κλασικό εργαλείο του λογιστή, παρά την ευρέως διαδεδομένη χρήση των υπολογιστών για την εκτέλεση αριθμητικών πράξεων. - Ηλεκτρονικούς υπολογιστές με τα ειδικά προγράμματα εφαρμογών που θα διαθέτει αυτό. Περιφερειακά ή μικροϋπολογιστές που υποστηρίζονται από τον κεντρικό υπολογιστή (στα λογιστήρια μεγάλων επιχειρήσεων) ή μικροϋπολογιστές σαν αυτόνομα συστήματα για το λογιστήριο, με τα προγράμματα εμπορικών, λογιστικών και λοιπών ειδικών για το τμήμα εφαρμογών. 31

30 - Θήκες για δισκέτες, μαγνητικές ταινίες. - U.P.S μεταξύ υπολογιστών και παροχή ρεύματος. Το U.P.S είναι μηχάνημα το οποίο δίνει τη δυνατότητα στον υπολογιστή να έχει ρεύμα για λεπτά μετά τη διακοπή του ηλεκτρικού ρεύματος. Έτσι μπορεί ο χρήστης να μην διακόψει την εργασία του τη στιγμή της διακοπής του ρεύματος, αλλά να συνεχίσει, να ολοκληρώσει και να μπορέσει να βγει από το πρόγραμμα. - Σταθεροποιητή τάσης ρεύματος διότι οι αυξομειώσεις της τάσης του ρεύματος στη χώρα μας είναι συχνές. τα βιβλία τους. - Καρτελοθήκες για τα λογιστήρια που ενημερώνουν χειρόγραφα - Αρχειοθήκες για τη φύλαξη των βιβλίων και στοιχείων. - Χρηματοκιβώτιο για την ασφαλή φύλαξη εγγράφων (χρεογράφων, συναλλαγματικών, επιταγών, επιστολών, κ.λ.π.) και χρημάτων. - Ταμιακές μηχανές αν στο λογιστήριο υπάρχει και ταμείο και - Μηχανή αχρήστευσης εγγράφων. 32

31 Τα μέσα επικοινωνίας λογιστήριο είναι : Τα μέσα επικοινωνίας που πρέπει να διαθέτει ένα σύγχρονο - Τηλέφωνο : το πρακτικό, γρήγορο, εύχρηστο μέσο επικοινωνίας για τις εντός και εκτός επιχείρησης συνδιαλέξεις. - Τηλέτυπο (telex) : το μέσο αυτό επικοινωνίας είναι μια συσκευή που διαθέτει σύστημα εκτύπωσης σε χαρτί, εισερχόμενου και εξερχόμενου μηνύματος και πληκτρολόγιο παρόμοιο με γραφομηχανής. Το μήνυμα καταγράφεται σε ειδική διάτρητη ταινία ή μαγνητοταινία και με κατάλληλο χειρισμό μπαίνει σε λειτουργία ο μηχανισμός μετάδοσης αφού προηγουμένως έχει γίνει σύνδεση του παραλήπτη του μηνύματος. - Τηλεφωτοαντιγραφικό (telefax) : το τέλεφαξ είναι ειδική συσκευή που συνδέεται με το τηλεφωνικό δίκτυο και με την οποία φωτοαντιγραφίζονται, μεταδίδονται και αναπαράγονται φωτοτυπίες τυπωμένων ή χειρόγραφων εγγράφων. Μόλις γίνει η σύνδεση των συσκευών αποστολέα και παραλήπτη με το τηλεφωνικό δίκτυο, το έγγραφο που πρόκειται να σταλεί (π.χ. τιμολόγιο) εισάγεται στη συσκευή και με την πίεση ενός κουμπιού μεταδίδεται αυτόματα, 33

32 φωτογραφίζεται δηλαδή και αναπαράγεται (τυπώνεται) σε χαρτί στη συσκευή του παραλήπτη Τα μέσα παραγωγής εντύπων Για την παραγωγή των εντύπων του λογιστηρίου όπως είναι οι επιστολές, οι προσφορές σε πελάτες, οι εκθέσεις, οι αναφορές στη διοίκηση κ.λ.π χρησιμοποιούνται : - Γραφομηχανές και ηλεκτρονικοί υπολογιστές με τα ειδικά προγράμματα για την παραγωγή εντύπων π.χ. πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου. Για την αναπαραγωγή των εντύπων στο λογιστήριο, ένα απλό φωτοτυπικό μηχάνημα είναι αρκετό. 34

33 ΚΕΦΑΛΑΙΟ 2 ο ΔΙΚΑΙΟΛΟΓΗΤΙΚΑ ΕΓΓΡΑΦΑ 2.1. Γενικά Βασική αρχή της Λογιστικής Επιστήμης είναι ότι η αξιοπιστία των λογιστικών εγγραφών εξαρτάται από τη βασιμότητα των στοιχείων πάνω στα οποία στηρίζονται αυτές και τα οποία για λόγους εγκυρότητας και σαφήνειας πρέπει να είναι έγγραφα. Καμία εγγραφή δεν γίνεται στη λογιστική χωρίς δικαιολογητικό έγγραφο όπως είναι το τιμολόγιο, το γραμμάτιο εισπράξεως, κλπ. Δικαιολογητικό έγγραφο είναι κάθε λογιστικό στοιχείο και παραστατικό που αποδεικνύει ότι πραγματικά έλαβε χώρα η οικονομική πράξη που απεικονίζει μια εγγραφή. Το δικαιολογητικό μπορεί να είναι : ( α ) ένα έγγραφο, π.χ. το τιμολόγιο του προμηθευτή ή μια απόδειξη πληρωμής, ή και ( β ) μια σειρά εγγράφων, π.χ. δελτίο αποστολής του προμηθευτή, φορτωτική του μέσου που μετέφερε το εμπόρευμα, απόδειξη του τελωνείου για τους δασμούς, τιμολόγιο του εκτελωνιστή και τιμολόγιο του προμηθευτή. 36