Παρακάτω μπορείτε να δείτε με απλά βήματα τις καθημερινές λειτουργίες που εκτελεί η επιχείρηση με τη βοήθεια της εφαρμογής

Transcript

1 Η εφαρμογή PRISMA Win Εστίαση αποτελεί ένα εξειδικευμένο εργαλείο στα χέρια του επαγγελματία του χώρου της εστίασης που συμβάλλει στην καθημερινή άψογή λειτουργία της επιχείρησής του, ενώ ταυτόχρονα του παρέχει τον απόλυτο έλεγχο και την οργάνωση που χρειάζεται προκειμένου να προσφέρει υψηλής ποιότητας υπηρεσίες στους πελάτες του. Cafe, εστιατόριο, γρήγορο φαγητό, ταβέρνα, bar restaurant, πολυχώρος, αναψυκτήριο, ψησταριά, νυχτερινό κέντρο; Αλυσίδα ή αυτόνομο κατάστημα; Με μία αίθουσα ή πολλές; H εφαρμογή PRISMA Win της Megasoft αποτελεί την ιδανική επιλογή για όλες τις επιχειρήσεις Εστίασης! Ολοκληρωμένο σύστημα μηχανογράφησης με κύκλωμα που συνδέει αρμονικά και καλύπτει όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης όπως: κουζίνα, τραπέζια, κρατήσεις, ταμείο, παραγγελιοληψία, back office, πελάτες, προμηθευτές, αποθήκη. Πανεύκολη στη χρήση της, μπορεί να χρησιμοποιηθεί εύκολα και γρήγορα από οποιονδήποτε υπάλληλο. Συμβάλλει στην ανάπτυξη του πελατολογίου και ταυτόχρονα στη διατήρηση του υπάρχοντος, ενώ βελτιώνει την ανταγωνιστικότητα της επιχείρησης που θα την επιλέξει. Παρακάτω μπορείτε να δείτε με απλά βήματα τις καθημερινές λειτουργίες που εκτελεί η επιχείρηση με τη βοήθεια της εφαρμογής 1

2 Από την αρχική οθόνη της εφαρμογής μπορείτε αριστερά στις κατηγορίες πώλησης (στήλη Πωλήσεις) να δημιουργήσετε διαφορετικά μενού για κάθε πιθανό σενάριο, με διαφορετικούς τιμοκαταλόγους ανά κατηγορία. Η πρώτη κατηγορία αφορά αίθουσα, οπότε και εμφανίζεται η αίθουσα για να επιλέξετε τραπέζι. Η αίθουσα είναι παραμετρική, μπορείτε να τη διαμορφώσετε όπως επιθυμείτε. Μπορείτε να φτιάξετε το φόντο όπως σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας (πραγματική κάτοψη κτηρίου) και να αντιστοιχίσετε διαφορετικό φόντο ανά αίθουσα (αίθουσα μέσα, αίθουσα έξω με πραγματικές κατόψεις). Έχετε τη δυνατότητα δημιουργίας προτεινόμενου τιμοκαταλόγου ανά αίθουσα, ακόμα και ανά τραπέζι. 2

3 Από οποιαδήποτε αίθουσα μπορείτε ανά πάσα στιγμή να μεταφερθείτε σε κάποια άλλη. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστες αίθουσες. Η εφαρμογή σας προσφέρει δύο τρόπους λειτουργίας όσον αφορά την εκτέλεση της παραγγελίας και την έκδοση των αποδείξεων, Πιο συγκεκριμένα: Τρόπος Α Εκτυπώνεται πρώτα η παραγγελία στην κουζίνα και ύστερα κόβονται τμηματικές αποδείξεις για κάθε είδος / είδη που πηγαίνουν στο τραπέζι τη στιγμή που πάνε. Στο τέλος γίνεται η είσπραξη (πιο σύνηθες στα εστιατόρια που στις περισσότερες περιπτώσεις υπάρχει τσεκαδόρος που κόβει τις αποδείξεις και έτσι έχει καλύτερο έλεγχο αφού ξέρει τι έχει πάει στο τραπέζι και τι όχι). Τρόπος Β Στέλνοντας την παραγγελία εκτυπώνεται κατευθείαν ολόκληρη η απόδειξη. Στο τέλος γίνεται η είσπραξη (Πιο σύνηθες στις καφετέριες ή σε καταστήματα one man show όπου δεν υπάρχει χρόνος ή τσεκαδόρος να κόβει τμηματικές αποδείξεις) Ο δεύτερος τρόπος λειτουργίας είναι ουσιαστικά ίδιος με τον πρώτο με ένα λιγότερο βήμα. Παρακάτω θα αναλύσετε τον πρώτο τρόπο λειτουργίας. Έρχεται στο κατάστημα μια παρέα 5 ατόμων και επιλέγουν κάτσουν στο τραπέζι 1. Από την κεντρική αίθουσα επιλέγετε το τραπέζι 1. Και αυτόματα εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη η οποία είναι παραμετρική και εξυπηρετεί δύο σκοπούς Πληροφόρηση για τον αριθμό των ατόμων στο συγκεκριμένο τραπέζι ή στην αίθουσα. 3

4 Αυτόματα προτεινόμενα είδη στην παραγγελία (1 ψωμί ανά άτομο ή 1 νερό ανά 4 άτομα) ανάλογα με τον αριθμό των ατόμων που θα επιλέξετε. Αν οι παραπάνω δυνατότητες δεν σας είναι απαραίτητες απενεργοποιείτε την επιλογή ατόμων. Επιλέγοντας τον αριθμό των ατόμων το πρόγραμμα προτείνει αυτόματα τα είδη που έχετε ορίσει (κουβερ). Στο αριστερό μέρος της οθόνης βλέπετε το μενού το οποίο είναι παραμετρικό και προσαρμόζεται στις ανάγκες της εκάστοτε επιχείρησης. Καταχωρείτε την παραγγελία του πελάτη όπως ακριβώς την έχει ζητήσει καταγράφοντας την όποια λεπτομέρεια ή ιδιοτροπία. 4

5 Αφού ολοκληρωθεί η καταχώρηση της παραγγελίας επιλέγετε το πλήκτρο Παραγγελία. Πατώντας το πλήκτρο παραγγελία συμβαίνουν δύο πράγματα. Εκτυπώνονται τα είδη τις παραγγελίας στους αντίστοιχους εκτυπωτές τα ποτά στο bar, τα ψητά στην κουζίνα, οι σαλάτες στον μπουφέ κλπ. Τα είδη μπορούν να εκτυπώνονται σε όποιους και όσους εκτυπωτές και με όποια σειρά επιθυμείτε. Το τραπέζι στην αίθουσα έχει αλλάξει χρώμα και φαίνονται στην εικόνα πως κάθονται άτομα (δεσμευμένο) και στο εικονίδιό του πάνω δεξιά φαίνεται ένα μικρό ρολόι το οποίο υποδηλώνει ότι υπάρχει παραγγελία σε εκκρεμότητα στην κουζίνα. Στο κάτω μέρος του εικονιδίου φαίνεται η ώρα που μπήκε η παραγγελία και το όνομα του σερβιτόρου. Στην οθόνη πάνω αριστερά φαίνεται η τρέχουσα ημερομηνία και ώρα. Έτσι, με μία ματιά ο υπεύθυνος καταστήματος τσεκαδόρος μπορεί να δει πόσα τραπέζια είναι σε αναμονή, πόση ώρα, και ποιος σερβιτόρος πήρε την παραγγελία. 5

6 Όταν μέρος ή ολόκληρη ή παραγγελία είναι έτοιμη, επιλέγετε το τραπέζι και Έκδοση Παραστατικού. Στη συνέχεια επιλέγετε την ή τις παραγγελίες του τραπεζιού και πατάμε το πλήκτρο Έκδοση με Συγκέντρωση. 6

7 Στο σημείο αυτό έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε το παραστατικό που θα εκδώσετε. Συνήθως επιλέγεται Απόδειξη Λιανικής Πώλησης εκτός από ειδικές περιπτώσεις (π.χ. Χειρόγραφη απόδειξη ή Τιμολόγιο). Στη συγκεκριμένη περίπτωση επιλέγετε Απόδειξη Λιανικής Πώλησης. Επιλέγοντας το παραστατικό επιστρέφετε στην οθόνη της τιμολόγησης, αυτή τη φορά για να επιλέξετε ποια είδη είναι έτοιμα για να πάνε στο τραπέζι. Αφού τα επιλέξετε, όπως φαίνεται παραπάνω, πατάτε το πλήκτρο Έκδοση. Μετά την Έκδοση, εκτυπώνεται Απόδειξη Λιανικής Πώλησης μόνο για τα είδη που έχουν επιλεχθεί. Το πρόγραμμα εμφανίζει ξανά την αίθουσα όπου στο συγκεκριμένο τραπέζι φαίνεται κάτω από το εικονίδιο του ρολογιού ένα καινούριο εικονίδιο χρημάτων. Το εικονίδιο των χρημάτων σημαίνει πως κάποια είδη έχουν πάει στο τραπέζι, έχει κοπεί για αυτά αντίστοιχο παραστατικό (αυτό που επιλέξατε πιο πριν) και μπορείτε θεωρητικά να τα εισπράξετε. Το συγκεκριμένο τραπέζι εμφανίζει και το εικονίδιο του ρολογιού και των χρημάτων, έχει δηλαδή μια μερικώς εκτελεσμένη παραγγελία, κάποια πράγματα έχουν πάει στο τραπέζι ενώ κάποια άλλα ακόμα ετοιμάζονται στην κουζίνα. 7

8 Όταν ετοιμαστούν και τα υπόλοιπα είδη, εκτελείτε την ίδια διαδικασία για έκδοση παραστατικού και για αυτά. Αυτή τη φορά στην οθόνη της τιμολόγησης βλέπετε ότι τα είδη που έχουν ήδη πάει στο τραπέζι φαίνονται κλειδωμένα. Αν πατήσετε Έκδοση χωρίς να επιλέξετε κάποιο είδος τότε θα κοπεί παραστατικό για όλα τα υπόλοιπα είδη. Έχοντας στείλει πλέον όλα τα είδη στο τραπέζι, φαίνεται και στην αίθουσα ότι το εικονίδιο με το ρολόι δεν υπάρχει πια. Μένει μόνο το εικονίδιο των χρημάτων που φανερώνει ότι μένει να γίνει η είσπραξη. 8

9 Επιλέγετε, λοιπόν, το τραπέζι και στη συνέχεια πατάτε Είσπραξη. Στην οθόνη της είσπραξης φαίνονται όλες οι αποδείξεις που έχουν κοπεί στο τραπέζι και το σύνολό τους εμφανίζεται κάτω δεξιά. Το ποιο σύνηθες είναι η ολική είσπραξη του τραπεζιού στην οποία απλά επιλέγετε το πλήκτρο Είσπραξη. Αν παρόλα αυτά θέλετε να κάνετε μερική είσπραξη μπορείτε να το πραγματοποιήσετε είτε σε επίπεδο απόδειξης (επιλέγοντας τις αποδείξεις που επιθυμείτε να εισπράξετε βλέπετε πως διαμορφώνεται η αξία προς είσπραξη κάτω δεξιά) 9

10 είτε επιλέγοντας το μπλε πλήκτρο στο κάτω μέρος της οθόνης όπου μπορείτε να δείτε την ανάλυση όλων των αποδείξεων σε επίπεδο ειδών και να επιλέξετε μόνο τα είδη για τα οποία θέλετε να εισπράξετε. (π.χ. κάποιοι από την παρέα θέλουν να φύγουν και να πληρώσουν μόνο τα δικά τους) Στην επόμενη οθόνη επιλέγετε τον τρόπο πληρωμής. Αν ο τρόπος πληρωμής είναι μετρητά μπορείτε να πληκτρολογήσετε το ποσό που σας δίνει ο πελάτης και να δείτε τα ρέστα. 10

11 Αφού έχετε εισπράξει το σύνολο του ποσού στο τραπέζι δεν φαίνεται κανένα εικονίδιο, παρόλα αυτά το τραπέζι συνεχίζει να φαίνεται δεσμευμένο αφού υπάρχει ακόμα κόσμος που κάθεται. Εδώ η εφαρμογή σας προσφέρει τη δυνατότητα να γίνεται αυτόματη αποδέσμευση του τραπεζιού με την είσπραξη, κάτι που εφαρμόζεται κυρίως σε καφετέριες, όπου ο πελάτης πληρώνει και φεύγει. Σε αυτή τη φάση ο πελάτης του συγκεκριμένου τραπεζιού ζητάει τιμολόγιο. Τιμολόγιο θα ζητηθεί από τον πελάτη πριν ή μετά την ολική είσπραξη του τραπεζιού. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε ότι: Υπάρχει ειδική εγκύκλιος για την εστίαση η οποία επιτρέπει χωρίς να ακυρωθούν οι αποδείξεις που έχουν ήδη εκδοθεί, να κοπεί τιμολόγιο προς αντικατάστασή τους. Αυτό από το πρόγραμμα γίνεται επιλέγοντας το τραπέζι (πριν την αποδέσμευση) και πατώντας το πλήκτρο Αντικατάσταση Αποδείξεων σε Τιμολόγιο. Στην επόμενη οθόνη επιλέγετε τις αποδείξεις για τις οποίες θέλετε να κοπεί τιμολόγιο (κατά πάσα πιθανότητα όλες) και επιλέγετε Έκδοση με συγκέντρωση 11

12 Στην επόμενη οθόνη επιλέγετε απλά έκδοση. Τέλος, το μόνο που μένει είναι να επιλέξετε το τραπέζι και να το αποδεσμεύσετε. Σημαντικό είναι πως σε κάθε βήμα του κύκλου που περιγράψαμε μπορείτε να προσθέσετε νέα παραγγελία. 12

13 Ο κύκλος που περιγράψαμε παραπάνω είναι ο πιο συνηθισμένος και ο πιο απλός. Ας δείτε κάτι πιο πολύπλοκο. Άλλη παρέα κάθεται στο τραπέζι 6 και δίνει την παραγγελία της. Καθώς φεύγει ο σερβιτόρος τον φωνάζουν πίσω για κάνουν κάποιες αλλαγές στην παραγγελία που μόλις έδωσαν. Επιλέγοντας από την αίθουσα το τραπέζι πατάτε το πλήκτρο Ανάκληση Παραγγελίας. Επιλέγετε την παραγγελία που θέλετε να αλλάξετε. 13

14 Ανοίγοντας την παραγγελία φαίνονται όλα τα είδη της. Εδώ πρέπει να επιλέξετε το είδος που δεν θέλει ο πελάτης και να πατήσετε το πλήκτρο Επιστροφή. Πατώντας το πλήκτρο της επιστροφής εμφανίζεται το παράθυρο της ποσότητας. Εδώ μπορείτε να δηλώσετε την ποσότητα του είδους που δεν θέλει ο πελάτης (π.χ. έχει παραγγείλει 4 σαλάτες και δεν θέλει την 1, επομένως, η ποσότητα που θα δώσετε είναι 1) Το είδος που έχετε επιλέξει για επιστροφή έχει κοκκινίσει και στην ποσότητα φαίνεται -1. Πατώντας ξανά το πλήκτρο Παραγγελία, εκτυπώνεται στον αντίστοιχο εκτυπωτή μόνο η επιστροφή του συγκεκριμένου είδους με καθαρά διακριτικά στο χαρτί της παραγγελίας για να μπορέσει να αναγνωρίσει ο ψήστης / παρασκευαστής ότι πρόκειται για αλλαγή παραγγελίας και όχι για νέα. Αν θέλετε, βέβαια, μπορεί να εκτυπώσετε ξανά όλη την παραγγελία και τις αλλαγές ξεχωριστά. Επίσης, μέσα στην ίδια παραγγελία μπορείτε να κάνετε όσες επιστροφές θέλετε. Στην περίπτωση που έχετε επιλέξει να εκτυπώνεται η απόδειξη μαζί με την παραγγελία προφανώς δεν μπορείτε να πραγματοποιήσετε ανάκληση παραγγελίας. 14

15 Το νόημα της ανάκλησης είναι να ειδοποιηθεί η κουζίνα ώστε να σταματήσει να ετοιμάζει κάτι που ο πελάτης τελικά δεν θέλει. Αν έχει κοπεί ήδη παραστατικό με την παραγγελία τότε μπορείτε μόνο να κόψετε δελτίο επιστροφής λιανικής ή να ακυρώσετε συνολικά την παραγγελία. Αφού κάνετε τις αλλαγές που θέλετε στην παραγγελία, ετοιμάζονται τελικά κάποια ή όλα τα είδη της παραγγελίας και πηγαίνουν στον πελάτη με το ανάλογο παραστατικό. Πηγαίνοντας τα είδη στο τραπέζι του πελάτη, ο πελάτης για κάποιο λόγο είναι δυσαρεστημένος με κάποιο από αυτά και το επιστρέφει. Σε αυτή την περίπτωση δεν μπορείτε να κάνετε ανάκληση παραγγελίας αφού έχει κοπεί παραστατικό. Μπορείτε, όμως, να κόψετε Δελτίο Επιστροφής Λιανικής (εφόσον έχετε φορολογικό μηχανισμό και τον έχετε δηλώσει στην εφορία). Επιλέγοντας το τραπέζι πατάμε το πλήκτρο Δελτίο Επιστροφής. 15

16 Στο παράθυρο που εμφανίζεται πατάτε το μπλε πλήκτρο στο κάτω μέρος της οθόνης για να εμφανιστούν όλα τα είδη και επιλέγετε το ή τα είδη για τα οποία θέλετε να κόψετε Δελτίο Επιστροφής Λιανικής. Τέλος πατάμε το πλήκτρο Επιστροφή. και αμέσως μετά το πλήκτρο ΟΚ στην επιλογή τρόπου πληρωμής 16

17 Αν πάτε μετά την επιστροφή να εισπράξετε το τραπέζι βλέπετε πως η συνολική αξία του τραπεζιού έχει προσαρμοστεί και πως τα είδη που επεστράφησαν δεν φαίνονται στο σύνολο των ειδών προς είσπραξη. 17

18 Από την αρχική σελίδα της εφαρμογής επιλέγετε Διαθεσιμότητα Κουζίνας. Ανοίγοντας την διαθεσιμότητα κουζίνας φαίνονται όλα τα είδη στις ομάδες που ανήκουν. Για κάθε είδος μπορείτε να αλλάξετε τη διαθεσιμότητα άμεσα ή έμμεσα. Η διαθεσιμότητα υπάρχει μόνο για να ενημερώνει το σερβιτόρο για την τρέχουσα διαθεσιμότητα των ειδών, όπως μαγειρευτά ( έχω κόκορα κρασάτο που ζητάει ο πελάτης ή δεν έχω; ). Η διαθεσιμότητα μπορεί να λειτουργήσει με δύο διαφορετικούς τρόπους. Ο πρώτος, πιο άμεσος τρόπος, είναι να αλλάξετε κατευθείαν τη διαθεσιμότητα. Ο τρόπος αυτός προϋποθέτει την ύπαρξη κάποιου υπαλλήλου ο οποίος θα έχει πρόσβαση στο POS και στην κουζίνα. Ο υπάλληλος θα πρέπει να ελέγχει την διαθεσιμότητα των ειδών ανά τακτά χρονικά διαστήματα και να ενημερώνει το POS. Μέσα από τη διαθεσιμότητα κουζίνας, διαλέγοντας το είδος για το οποίο θέλετε να αλλάξετε τη διαθεσιμότητα, πατάτε δεξιά την πράσινη σημαία. 18

19 Η τρέχουσα διαθεσιμότητα του είδους είναι πράσινη (διαθέσιμο). Πατώντας τη σημαία μπορείτε να αλλάξετε τη διαθεσιμότητα του συγκεκριμένου σε ότι θέλετε. Αλλάζοντας τη διαθεσιμότητα σε Περιορισμένη Διαθεσιμότητα. Φαίνεται το είδος πλέον με διαφορετική διαθεσιμότητα. Ό,τι αλλαγές γίνουν στη διαθεσιμότητα κουζίνας είναι άμεσα διαθέσιμες στα PDA. Με την ίδια λογική μπορείτε να αλλάξετε τη διαθεσιμότητα και στα υπόλοιπα είδη. Ο δεύτερος, έμμεσος τρόπος δεν προϋποθέτει κάποιον υπάλληλο ο οποίος θα αλλάζει τη διαθεσιμότητα των ειδών, αλλά μια προεργασία στην αρχή κάθε ημέρας για να δηλωθούν οι μερίδες που θα είναι διαθέσιμες για την τρέχουσα ημέρα. 19

20 Επιλέγοντας το είδος που θέλετε πατάμε πάνω στο διαθέσιμο υπόλοιπο. Στο παράθυρο που εμφανίζεται μπορείτε να δηλώσετε 3 τιμές. Η συνολική ποσότητα, πάνω αριστερά, είναι το σύνολο των μερίδων που θα παραχθούν για την τρέχουσα ημέρα, η ποσότητα ακριβώς από κάτω είναι το όριο που θέτετε για να γυρίσει αυτόματα η ένδειξη διαθέσιμο σε περιορισμένο και η τελευταία ποσότητα κάτω αριστερά είναι το όριο που θέτετε για να γυρίσει η ένδειξη περιορισμένο σε μη διαθέσιμο. Όπως φαίνεται η συγκεκριμένη οθόνη, για το συγκεκριμένο είδος, σήμερα θα παρασκευαστούν 100 μερίδες. Όταν θα έχουν μείνει 5 μερίδες τα PDA θα έχουν την ένδειξη περιορισμένη διαθεσιμότητα, και όταν μείνουν 0, τα PDA θα έχουν την ένδειξη μη διαθέσιμο. Ουσιαστικά με αυτό τον τρόπο αλλάζει η διαθεσιμότητα αυτόματα ανάλογα με τις προδιαγραφές που έχετε θέσει για το κάθε είδος. 20

21 Το κλασσικό παράδειγμα για να κατανοήσετε τα επίπεδα ποσοτήτων τιμών είναι η πίτσα. Μπορείτε, χωρίς να ανοίξετε ξεχωριστά είδη για κάθε διαφορετική ποσότητα, να δημιουργήσετε επίπεδα ποσοτήτων για κάθε είδος. Αν για παράδειγμα το είδος είναι η πίτσα μαργαρίτα και αυτή πωλείται σε 4 διαφορετικά μεγέθη, τότε θα πρέπει να δημιουργήσετε τα αντίστοιχα επίπεδα και να τα αντιστοιχίσετε στα είδη που επιθυμείτε. Για κάθε μέγεθος, για κάθε διαφορετικό είδος μπορείτε να έχετε διαφορετικές τιμές, όπως επίσης μπορείτε να έχετε διαφορετικές τιμές και για τους τροποποιητές τους. Επιλέγοντας, για παράδειγμα, πίτσα σπέσιαλ εμφανίζονται τα επίπεδα ποσοτήτων που έχετε δημιουργήσει για το συγκεκριμένο είδος. 21

22 Επιλέγοντας το μέγεθος που θέλετε μπορείτε να προσθέσετε τυχόν επιπλέον τροποποιητές. Το πρόγραμμα συνδέει το μέγεθος του είδους με το μέγεθος του τροποποιητή και φέρνει την ανάλογη τιμή. Επιλέγοντας το πλήκτρο Επίπεδο μπορείτε ανά πάσα στιγμή να αλλάξετε το μέγεθος του είδους που ήδη έχετε περάσει στην παραγγελία. 22

23 Αλλάζοντας το μέγεθος βλέπετε στο δεξί μέρος της οθόνης ότι έχει αλλάξει η τιμή του είδους, αλλά και η τιμή των επί μέρους τροποποιητών. Επίσης, κάτι το οποίο δεν είναι δυνατό να φανεί στο παρόν εγχειρίδιο, το κάθε μέγεθος του είδους προκαλεί διαφορετικές αναλώσεις στις πρώτες ύλες, όπως και οι τροποποιητές τους. Για παράδειγμα, μία πίτσα μαργαρίτα μικρή θέλει 200γρ. ζυμάρι, ενώ μία πίτσα μαργαρίτα μεγάλη θέλει 250γρ. ζυμάρι. Αντίστοιχα, το έξτρα τυρί σε μία πίτσα μικρή μπορεί να είναι 30γρ., ενώ το έξτρα τυρί σε μία πίτσα μεγάλη μπορεί να είναι 50γρ. Όλα αυτά αναλαμβάνει το πρόγραμμα να τα υπολογίσει αυτόματα κατά την πώληση ώστε να γίνονται σωστές αναλώσεις και να έχει ο επιχειρηματίας σωστή εικόνα για τα υπόλοιπά του και τις πρώτες ύλες του. 23

24 Εκτός από το γεγονός ότι το πρόγραμμα υποστηρίζει κρατήσεις, είναι το μοναδικό στην αγορά που υποστηρίζει διαχείριση (και όχι απλή καταχώριση) κρατήσεων από το PDA. Το σενάριο που θα περιγράψουμε αρχίζει από το τηλεφώνημα του πελάτη που θέλει να κάνει κράτηση. Πριν προχωρήσετε σε οποιαδήποτε καταγραφή στοιχείων του πελάτη, πατάτε το πλήκτρο Κρατήσεις και ρωτάτε τον πελάτη πότε θέλει να κάνει την κράτησή του. Επιλέγετε την ημέρα (για παράδειγμα 31 Ιουνίου) και φέρνετε την αίθουσα στην ημερομηνία αυτή. Έτσι, βλέπετε την κατάσταση των κρατήσεων για τη συγκεκριμένη ημέρα (στη συγκεκριμένη περίπτωση δεν υπάρχει καμία κράτηση), οπότε ξέρετε ποια τραπέζια είναι διαθέσιμα για να δώσετε στον πελάτη. Επιλέγετε το τραπέζι που θέλετε. 24

25 Αφού επιλέξετε το τραπέζι, πατάτε το πλήκτρο Κρατήσεις Στην οθόνη που θα εμφανιστεί επιλέγετε την ημερομηνία για την οποία θέλετε να κάνετε την κράτηση στο συγκεκριμένο τραπέζι και πατάτε οπουδήποτε μέσα στη στήλη της ημέρας. 25

26 Στο παράθυρο που εμφανίζεται προτείνεται πάνω αριστερά η ημερομηνία που έχετε επιλέξει. Δεξιά, στην έναρξη συμπληρώνετε την ώρα άφιξης του πελάτη και το πρόγραμμα προτείνει αυτόματα την ώρα λήξης. Στο όνομα συμπληρώνετε το όνομα του πελάτη, ή πατώντας το φακό στα δεξιά επιλέγετε από τη λίστα των ήδη υπαρχόντων πελατών. Από κάτω συμπληρώνετε το τηλέφωνο που δίνει ο πελάτης και τέλος τα άτομα της κράτησης. Αφού συμπληρώσετε όλα τα στοιχεία της κράτησης πατάτε το πλήκτρο Καταχώρηση. Εμφανίζεται η προηγούμενη οθόνη στην οποία φαίνεται η κράτηση που έχετε κάνει, στην ημερομηνία που έχετε επιλέξει. Πατάτε το πλήκτρο Έξοδος. 26

27 Στη συνέχεια επιστρέφετε στην οθόνη της αίθουσας όπου φαίνεται πια η κράτηση και η ώρα στο τραπέζι που έχετε επιλέξει. Το επόμενο βήμα υλοποιείται όταν έρχεται ο πελάτης και θέλει το τραπέζι που έχετε κρατήσει. Από την αίθουσα πατάμε το πλήκτρο Αναζήτηση Κρατήσεων. 27

28 Στην οθόνη αναζήτησης γράφετε πάνω αριστερά το όνομα ή το τηλέφωνο του πελάτη και (εφόσον έχετε επιλέξει τη σωστή ημέρα στο διπλανό πεδίο) εμφανίζεται η κράτηση του πελάτη. Πατάτε στην ένδειξη Σε Αναμονή στο δεξί μέρος της γραμμής της κράτησης. Στην οθόνη που εμφανίζεται επιλέγετε τα άτομα που έχουν έρθει για τη συγκεκριμένη κράτηση. Στο παράδειγμά η κράτηση είναι για 5 άτομα. Ας υποθέσουμε ότι προς το παρών έχουν έρθει τα 3. 28

29 Αφού επιλέξετε τα άτομα βλέπετε στην προηγούμενη οθόνη ότι η κράτηση έχει διαμορφωθεί. Φαίνεται το ποσοστό των ατόμων που έχουν προσέλθει, ενώ φαίνεται πως η κράτηση είναι Σε Εξέλιξη. Η οθόνη αυτή είναι πολύ χρήσιμη, αφού με μια ματιά μπορείτε να δείτε αν το σύνολο των κρατήσεων έχουν ολοκληρωθεί και σε ποιο ποσοστό. Αν ο επιχειρηματίας μπει στην οθόνη αυτή στις 2π.μ. μπορεί εύκολα να βγάλει συμπεράσματα για τις κρατήσεις που δεν έχουν έρθει και να αρχίσει να δίνει τα επιπλέον τραπέζια σε πελάτες που περιμένουν. Πατάτε το πλήκτρο Έξοδος για να γυρίσετε στην οθόνη της αίθουσας. Στην οθόνη της αίθουσας φαίνεται πως το εικονίδιο της κράτησης έχει αλλάξει, υποδεικνύοντας ότι η κράτηση είναι σε εξέλιξη. 29

30 Όταν τελικά έρθουν τα υπόλοιπα άτομα της κράτησης, με την ίδια διαδικασία βρίσκετε την κράτηση και προσθέτετε τα υπόλοιπα άτομα. Η κράτηση φαίνεται, πλέον, ότι έχει ολοκληρωθεί και ότι βρίσκεται στο 100%. Αν θέλετε μπορείτε να ολοκληρώσετε την κράτηση χωρίς να έχει συμπληρωθεί ο αριθμός των ατόμων. Γυρνώντας στην οθόνη της αίθουσας βλέπετε πως το εικονίδιο της κράτησης έχει αλλάξει και φαίνεται πλέον ολοκληρωμένη. Η πορεία της κράτησης δε συνδέεται σε καμία περίπτωση με το αν θα πάρετε παραγγελία από το τραπέζι. Παραγγελία μπορείτε να πάρετε από το τραπέζι είτε η κράτηση βρίσκεται σε εξέλιξη, είτε είναι ολοκληρωμένη, είτε δεν υπάρχει. 30