Υβόννη Μπόμπολου Επιβλέπων Καθηγητής: Αθανάσιος Τσαδήρας Assistant Professor in Computer Science with emphasis to Economic Applications

Transcript

1 2012 Λογισμικό ανοικτού κώδικα για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας Μια πιλοτική εφαρμογή του Postbooks για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας ημερήσιου και περιοδικού τύπου. Υβόννη Μπόμπολου Επιβλέπων Καθηγητής: Αθανάσιος Τσαδήρας Assistant Professor in Computer Science with emphasis to Economic Applications ΜΠΟΜΠΟΛΟΥ ΥΒΟΝΝΗ ΑΡΙΣΤΟΤΕΛΕΙΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗΣ ΤΜΗΜΑ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΕΠΙΣΤΗΜΩΝ Π.Μ.Σ ΣΤΗ ΔΙΟΙΚΗΣΗ LOGISTICS 2012

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ Κεφάλαιο 1: Εισαγωγή 1.1 Ερευνητικοί στόχοι και συνεισφορά της εργασίας 1.2 Πρόλογος 1.3 Βασικές έννοιες και ορισμοί 1.4 Ιστορική Ανασκόπηση 1.5 Άδειες χρήσης Η γενική δημόσια άδεια GNU (General Public License) LGPL (Lesser General Public License) Άδεια BSD Apache License Καλλιτεχνική άδεια (Artistic License) Open Software License (OSL) Creative Commons Κεφάλαιο 2: Λογισμικό ανοικτού κώδικα για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας 2.1 Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας 2.2 Εργαλεία Διαχείρισης της Εφοδιαστικής Αλυσίδας 2.3 Λύσεις Ανοικτού Κώδικα για την Διαχείριση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας Adempiere PostBooks by X Tuple Open Bravo Open for Business (Apache OFBiz) Project-Open CK-ERP Sugar CRM Vtiger Tiny ERP/Open ERP ERP Lx-Office ASDN (Agile Supply Demand Networks) Osla (Open Source Logistics System) Overactive Logistics Venture Logistics 2.4 Σύγκριση και Αξιολόγηση των Λογισμικών Καταλληλότητα για τις ανάγκες της επιχείρησης Τεχνολογίες Υλοποίησης Γλώσσα προγραμματισμού

3 Λειτουργικό σύστημα Άδεια χρήσης Διεπαφή χρήστη Ευκολία και ευχρηστία συστήματος Ευκολία εγκατάστασης και διαμόρφωσης Υποστήριξη ΚΕΦΑΛΑΙΟ 3 : Παρουσίαση του λογισμικού 3.1 Εισαγωγή στο Postbooks 3.2 Αρχιτεκτονική του Postbooks Βάση δεδομένων (Database) Γλώσσα προγραμματισμού C Γραφική διασύνδεση χρήστη (GUI) Cross-platform τεχνολογία και πλατφόρμα Qt OpenRPT report writer WYSIWYG Report Designer («What You See Is What You Get») Σύνδεση με τα προγράμματα του Microsoft Office 3.3 Λόγοι επιλογής του Postbooks ΚΕΦΑΛΑΙΟ 4: Εφαρμογή του λογισμικού για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας τύπου 4.1 Παρουσίαση της εφοδιαστικής αλυσίδας του κλάδου 4.2 Χαρακτηριστικά αγοράς και εφοδιαστικής αλυσίδας τύπου 4.3 Αντίστροφη εφοδιαστική αλυσίδα τύπου 4.3.1Χαρακτηριστικά της αντίστροφης εφοδιαστικής αλυσίδας 4.3.2Λόγοι επιστροφής των προϊόντων του Τύπου Η διαδικασία επιστροφής του τύπου 4.4 Παρουσίαση της εταιρείας Ευρώπη ΚΕΦΑΛΑΙΟ 5: Εφαρμογή του Postbooks στην εταιρεία Ευρώπη 5.1 Εγκατάσταση Download Postbooks 5.2 Είσοδος (log in) στο λογισμικό και κεντρικό μενού 5.3 Γενική παραμετροποίηση του συστήματος και setup Μορφοποίηση του περιβάλλοντος εργασίας Εισαγωγή χρηστών Δημιουργία αποθηκευτικών χώρων και ζωνών αποθήκευσης Αλλαγή νομίσματος 5.4 Διαχείριση προϊόντων 5.5 Διαχείριση αποθεμάτων Μαθηματικό Υπόβαθρο Τοποθέτηση προϊόντων στο απόθεμα

4 5.6 Διαχείριση πελατειακών σχέσεων Εισαγωγή νέου πελάτη Διαχείριση επαφών και βιβλίο διευθύνσεων Sales Orders Τιμολόγηση παραγγελιών Quotes Πληρωμή από πελάτη Incident Management Ευκαιρίες πώλησης (Sales Opportunities) - Προβλέψεις 5.7 Διαχείριση προμηθειών και διαχείριση σχέσεων με προμηθευτές Εισαγωγή νέου προμηθευτή Τοποθέτηση παραγγελίας (Purchase order) Παραλαβή παραγγελιών Πληρωμή προμηθευτών 5.8 Διαχείριση φυσικής διανομής και φορτώσεων (Shipments) 5.9 Διαχείριση επιστροφών (reverse logistics) ΚΕΦΑΛΑΙΟ 6: Συμπεράσματα και περαιτέρω έρευνα 6.1 Συμπεράσματα 6.2 Περαιτέρω έρευνα Βιβλιογραφία

5 ΜΕΡΟΣ Α/ Θεωρητική προσέγγιση του Θέματος

6 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΡΩΤΟ: Εισαγωγή 1.1 Ερευνητικοί στόχοι και συνεισφορά της εργασίας Η παρούσα διπλωματική εργασία πραγματεύεται την μελέτη λογισμικών ανοικτού κώδικα τα οποία προορίζονται για επιχειρηματική χρήση και στοχεύουν στην διαχείριση ολόκληρης της εφοδιαστικής αλυσίδας. Με δύο λόγια, κεντρικός σκοπός είναι η σύγκριση των λογισμικών, η επιλογή ενός εκ αυτών και η διεξοδική παρουσίαση του και πιλοτική εφαρμογή του σε μια πραγματική επιχείρηση. Η μεθοδολογική πορεία της έρευνας έχει ως αφετηρία την παρουσίαση του θεωρητικού υποβάθρου και την βιβλιογραφική απεικόνιση των βασικών ορισμών και της ιστορικής εξέλιξης της βασικής ιδέας του ελεύθερου/ανοικτού λογισμικού. Κατόπιν, η έννοια της εφοδιαστικής αλυσίδας παρουσιάζεται προκειμένου να εντοπιστούν οι διαφορετικοί τρόποι και κατ επέκταση οι λύσεις ανοικτού κώδικα για την διαχείριση της. Στα επόμενα κεφάλαια παρουσιάζονται και συγκρίνονται τα λογισμικά για να επιλεγεί τελικά προς δοκιμή στα πλαίσια της παρούσας εργασίας το Postbooks. Το λογισμικό χρησιμοποιήθηκε πιλοτικά προκειμένου να διερευνηθεί η χρησιμότητα του στην διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας ημερήσιου και περιοδικού τύπου. Η εργασία ολοκληρώνεται με τα τελικά συμπεράσματα και την περαιτέρω πιθανή έρευνα. 1.2 Πρόλογος Τα τελευταία χρόνια το λογισμικό ανοικτού κώδικα εμφανίζεται ως ένα νέο και καινοτόμο φαινόμενο στον τομέα της πληροφορικής κερδίζοντας όλο και περισσότερους χρήστες. Οικιακοί χρήστες, ιδιώτες και επιχειρήσεις έχουν γίνει αποδέκτες και χρησιμοποιούν εφαρμογές και προγράμματα ανοικτού κώδικα με όλο και μεγαλύτερη ένταση. Μετά το 2000, παρατηρείται μια έκρηξη ενδιαφέροντος από μεγάλες εταιρείες, καθώς όλο και περισσότερες ανοίγουν πλέον τον κώδικα των προγραμμάτων τους όπως για

7 παράδειγμα η IBM και η Apple, αλλά και δηλώνουν ανοικτή προτίμηση σε προγράμματα ανοικτού κώδικα (Pixar, Dell). Το ανοικτό λογισμικό θεωρείται πλέον ένα εποικοδομητικό εργαλείο το οποίο μπορεί να αποφέρει μεγαλύτερα οφέλη και κέρδη και συγχρόνως πιο ασφαλείς και αξιόπιστες υπηρεσίες από αυτές του κλειστού λογισμικού. Το τοπίο της πληροφορικής έχει αλλάξει άρδην με τις αλλαγές αυτές να συνοδεύονται από αντίστοιχες εξελίξεις στους τομείς που επηρεάζει και κυρίως στους επιχειρηματικούς κλάδου 1.3 Βασικές έννοιες και ορισμοί Με λίγα λόγια, το λογισμικό ανοικτού κώδικα (open-source software) είναι λογισμικό το οποίο παρέχει ελεύθερη πρόσβαση στον κώδικα του προγράμματός του, δίνοντας στους χρήστες την δυνατότητα να τροποποιούν τον κώδικα για να κάνουν βελτιώσεις και να διορθώνουν τα σφάλματα. Το λογισμικό ανοικτού κώδικα δεν αποτελεί ιδιοκτησία κανενός ατόμου ή εταιρείας. Ένα παγκόσμιο δίκτυο προγραμματιστών και χρηστών διαχειρίζεται και τροποποιεί το λογισμικό, συνήθως χωρίς τα μέλη του να πληρώνονται γι αυτό (Laudon and Laudon, 2006). Το πρόγραμμα περιλαμβάνει τον πηγαίο κώδικα (source code), και επιτρέπει την διάθεση είτε σε πηγαίο κώδικα είτε σε μεταγλωττισμένη μορφή. Σε κάθε περίπτωση, για να χρησιμοποιηθεί το λογισμικό ο πηγαίος κώδικας πρέπει να μεταγλωττιστεί από τον μεταγλωττιστή. Τις βασικές αρχές του ορισμού του ανοικτού κώδικα διατύπωσε ο Bruce Perens (Debian Project, 2003). Σε αυτές τις αρχές στηρίχθηκε η Πρωτοβουλία Ανοικτού Κώδικα (Open Source Initiative) για την διαμόρφωση του ορισμού του ανοικτού κώδικα καθορίζοντας τα ακόλουθα δικαιώματα και υποχρεώσεις: Καμιά αμοιβή δικαιωμάτων εκμετάλλευσης δεν επιβάλλεται στην αναδιανομή του ανοιχτού κώδικα. Διαθεσιμότητα του πηγαίου κώδικα. Δικαίωμα να δημιουργηθούν τροποποιήσεις και παράγωγες εργασίες. Μπορεί να απαιτείται οι τροποποιημένες εκδόσεις να διανέμονται ξεχωριστά ως η αρχική έκδοση συν οι τροποποιήσεις. Καμία διάκριση ενάντια σε πρόσωπα ή ομάδες. Καμία διάκριση ενάντια στα πεδία της προσπάθειας.

8 Όλα τα δικαιώματα που χορηγούνται πρέπει να διατηρούνται στις αναδιανεμημένες εκδόσεις. Η άδεια εφαρμόζεται στο πρόγραμμα συνολικά, αλλά και σε κάθε ένα από τα επιμέρους συστατικά του. Η άδεια δεν πρέπει να περιορίζει άλλο λογισμικό, επιτρέποντας κατά συνέπεια την διανομή λογισμικού ανοικτού κώδικα και κλειστού κώδικα μαζί. Είναι σημαντικό να εξεταστεί επίσης ο ορισμός "Ελεύθερο Λογισμικό", γιατί συχνά οι όροι "Ελεύθερο Λογισμικό" και "Ανοικτός Κώδικας" συγχέονται. Όταν μιλάμε για το "ελεύθερο λογισμικό", μιλάμε για το λογισμικό που έχει χορηγηθεί υπό την άδεια του Ιδρύματος Ελεύθερου Λογισμικού (FSF - Free Software Foundation) και της γενικής δημόσιας άδειας (General Public License) GNU. Σύμφωνα με τον ορισμό του Ιδρύματος Ελεύθερου Λογισμικού: «Το ελεύθερο λογισμικό πραγματεύεται την ελευθερία των χρηστών να το τρέξουν, να το αντιγράψουν, να το διανείμουν, να το μελετήσουν, να το αλλάξουν και να το βελτιώσουν». Πιο συγκεκριμένα, οι ελευθερίες που δίνει μια άδεια χρήσης λογισμικού στους χρήστες του είναι οι εξής: Την ελευθερία να εκτελέσουν το πρόγραμμα για οποιονδήποτε σκοπό (freedom 0) Η ελευθερία να μελετήσουν ή να τροποποιήσουν τον πηγαίο κώδικα του προγράμματος και κατά συνέπεια και το ίδιο το πρόγραμμα για ιδιωτική χρήση (freedom 1) Η ελευθερία του να αντιγράψουν το αρχικό πρόγραμμα και να το αναδιανέμουν σε κάποιον τρίτο (freedom 2) Την ελευθερία να βελτιώσουν το πρόγραμμα και να διανείμουν τις βελτιώσεις που έχουν κάνει στο ευρύ κοινό, ώστε να επωφεληθεί ολόκληρη η κοινότητα (freedom 3) Οι περισσότεροι σχετίζουν το ανοικτό λογισμικό με την έννοια του δωρεάν. Ωστόσο, το λογισμικό ανοικτού κώδικα δεν σημαίνει απαραίτητα δωρεάν λογισμικό, αλλά αναφέρεται κυρίως στην ελευθερία του κάθε χρήστη να εξετάσει και να χρησιμοποιήσει την γνώση και τις δυνατότητες που του προσφέρει ο κώδικας προγραμματισμού (Daffara, 2009). Το πιο αντιπροσωπευτικό παράδειγμα της συγκεκριμένης κατάστασης είναι το λειτουργικό σύστημα Linux, το οποίο ανήκει στην κατηγορία των λογισμικών ανοικτού κώδικα. Παρόλο που οι περισσότερες

9 διανομές του Linux διανέμονται δωρεάν, κάποιες εταιρείες οι οποίες δημιουργούν διανομές βάσει του Linux χρεώνουν αυτές τις διανομές. Ο όρος «Ελεύθερο Λογισμικό/Λογισμικό Ανοικτού Κώδικα» (ΕΛ/ΛΑΚ) έχει επικρατήσει τα τελευταία χρόνια για την απόδοση του συνόλου του λογισμικού που διασφαλίζει που διασφαλίζει τις ελευθερίες του ελεύθερου λογισμικού και συγχρόνως ακολουθεί την φιλοσοφία του ανοικτού κώδικα. Στα αγγλικά, χρησιμοποιείται ο όρος «Free/Libre Open Source Software» (FLOSS) προκειμένου η λέξη free να μην ερμηνεύεται ως «δωρεάν» αλλά ως «ελεύθερο». Αντιπαραβάλλοντας τους ορισμούς του Ανοικτού κώδικα και του Ελεύθερου Λογισμικού, διαπιστώνουμε ότι κάθε Ελεύθερο Λογισμικό είναι και Ανοικτού Κώδικα, αλλά όπως ορίζει το Ίδρυμα Ελεύθερου Λογισμικού, δεν χαρακτηρίζονται ως Ελεύθερο Λογισμικό όλα τα προγράμματα Ανοικτού Κώδικα. Η διαφορά προκύπτει κυρίως από την αποκαλούμενη συμβατότητα αδειών, αλλά σε μεγάλο βαθμό οι διαφορές είναι κυρίως θεωρητικές και όχι τόσο ουσιαστικές (Verts, 2008). Αν και οι περισσότεροι άνθρωποι διατυπώνουν στους όρους "Ελεύθερο" και "Ανοικτό" λογισμικό αναφερόμενοι στο ίδιο πράγμα, υπάρχει διαφορά ανάμεσα σε αυτά τα δύο. Οι περισσότερες εμπορικές άδειες EULA (End-User Licence Agreement) των ιδιοταγών προγραμμάτων δίδουν μόνο την ελευθερία (0) και απαγορεύουν ρητά ως αδίκημα κατά πνευματικής ιδιοκτησίας τις υπόλοιπες. Εδώ εντοπίζεται και το φαινόμενο της πειρατείας του λογισμικού. Θεωρητικά, οποιοδήποτε πρόγραμμα δίδει και την ελευθερία (1) θεωρείται ότι εμπίπτει στην κατηγορία του ανοικτού λογισμικού ανεξαρτήτως εάν επιτρέπει τις ελευθερίες (2) και (3). Τα προγράμματα τα οποία δίνουν και τις τέσσερις ελευθερίες χρήσης ανήκουν στο ελεύθερο λογισμικό (Feller et all, 2005). Στην πράξη τώρα, η συντριπτική πλειονότητα των προγραμμάτων ανοικτού κώδικα είναι και ελεύθερα, δηλαδή επιτρέπουν, υπό κάποιους όρους, στον χρήστη να τροποποιήσει τον πηγαίο κώδικα του προγράμματος και να τον αναδιανείμει. Ελάχιστα είναι τα προγράμματα που παρέχουν μεν τον πηγαίο τους κώδικα, απαγορεύουν δε τη δημοσίευσή του, ως έχειν ή τροποποιημένου, σε τρίτους. Για τον λόγο αυτό, οι όροι "ελεύθερο" και "ανοικτό" λογισμικό αντιμετωπίζονται πλέον σχεδόν ως συνώνυμοι.

10 1.4 Ιστορική Ανασκόπηση Παρά το γεγονός ότι ήταν τα τελευταία χρόνια που απέκτησε την κρίσιμη μάζα ώστε να καθιερωθεί στην αγορά, οι ρίζες του ξεκινούν από την δεκαετία του 1960, όπου ο πηγαίος κώδικας διατίθεται μαζί με το λογισμικό προκειμένου οι χρήστες να κάνουν τροποποιήσεις και παρεμβάσεις. Το 1970, η AT&T διαθέτει πρώιμες εκδόσεις του λειτουργικού συστήματος UNIX δωρεάν, χωρίς όμως τις αντίστοιχες άδειες αναδιανομής και τροποποιήσεων, για να προκαλέσει την οργή του Bill Gates ο οποίος έξι χρόνια αργότερα σε επιστολή του προς Χομπίστες ισχυρίζεται ότι αυτό το οποίο οι hackers θεωρούν ως μοίρασμα αυτός το αντιλαμβάνεται ως κλοπή. Είναι ακριβώς στις αρχές τις δεκαετίας του 1980 όπου και ο νόμος περί πνευματικής ιδιοκτησίας επεκτείνεται και στο λογισμικό. Το κίνημα του Ελεύθερου Λογισμικού ξεκίνησε από τον Richard M. Stallman το 1984, ο οποίος και ανακοίνωσε το GNU. Πρόκειται για το πρώτο πλήρη λειτουργικό σύστημα απαλλαγμένο από άδεις χρήσεις, το οποίο δανείζεται στοιχεία από την φιλοσοφία των hackers και χρησιμοποιεί την πλατφόρμα Unix. Λίγο αργότερα, ιδρύθηκε το Ίδρυμα Ελεύθερου Λογισμικού (Free Software Foundation, FSF). Το 1986, δημοσιεύτηκε ο πρώτος ορισμός του ελεύθερου λογισμικού και τρία χρόνια αργότερα η πρώτη έκδοση της Γενικής Άδειας Δημόσιας Χρήσης (GNU GPL). Μέχρι το 1991 είχε ολοκληρωθεί η ανάπτυξη αρκετών εργαλείων και γνωστών εφαρμογών όπως τα GNU Debugger, GNU Compiler Collection. Η ίδια χρονιά αποτελεί σταθμό για την ανάπτυξη του λογισμικού Linux από τον Linus Torvalds. Πρόκειται για ένα ελεύθερο λογισμικό το οποίο στηρίζεται στο λειτουργικό Unix και είναι κατασκευασμένο υπό την GPL άδεια. Το Linux μπορεί να χρησιμοποιηθεί για πολλούς σκοπούς, όπως το networking, η ανάπτυξη προγραμμάτων, ακόμα και για πλατφόρμα για απλούς χρήστες. Το Linux έχει γίνει πολύ διάσημο παγκοσμίως και ένας μεγάλος αριθμός προγραμματιστών έχει επικεντρώσει το ενδιαφέρον του πάνω σε αυτό. Λίγο αργότερα κυκλοφορούν τα Debian GNU/Linux, FreeBSD, NetBSD και Red Hat Linux 1.0. Το 1994 δημιουργείται το Apache Group το οποίο και αναπτύσσει

11 το ελεύθερο λογισμικό διακομιστών διαδικτύου Apache και η γλώσσα php, ενώ ένα χρόνο αργότερα κυκλοφορεί η MySQL. Το 1999 δημιουργείται η γνωστή σε όλους μας εφαρμογή Open Office. Σιγά σιγά, όλο και περισσότερες εταιρείες υιοθετούν την φιλοσοφία του ΕΛ/ΛΑΚ. Η Apple διαθέτει το MacOS Xv10 ο πυρήνας του οποίου βασίζεται σε ελεύθερο λογισμικό και η Dell κυκλοφορεί τους πρώτους επιτραπέζιους υπολογιστές με προεγκατεσταμένο Linux. 1.5 Άδειες χρήσης Κάθε λογισμικό συνοδεύεται από μια άδεια χρήσης. Η άδεια χρήσης είναι μια νομική συμφωνία μεταξύ του χρήστη και του παραγωγού η οποία καθορίζει τους όρους χρήσης τους οποίους πρέπει να αποδεχτεί ο χρήστης, για να του επιτραπεί να χρησιμοποιήσει το λογισμικό. Η άδεια χρήσης αποτελεί ουσιαστικά μια επέκταση των δικαιωμάτων περί πνευματικής ιδιοκτησίας (Bricklin, 2004). Σύμφωνα με τους Lerner και Tirole, οι άδειες χρήσης ανοικτού λογισμικού διαθέτουν δύο βασικά χαρακτηριστικά (Lerner and Tirole, 2002): Όταν η άδεια χρήσης απαιτεί μαζί με τις τροποποιημένες εκδόσεις να δημοσιεύεται και ο πηγαίος κώδικας τότε αυτή χαρακτηρίζεται ως περιοριστική. Ο όρος αυτός αναφέρεται στην βιβλιογραφία και ως copyleft. Όταν η άδεια χρήσης απαγορεύει να περιλαμβάνονται τμήματα του πηγαίου κώδικα σε άλλα προγράμματα αν δεν περιέχονται αυτά τα προγράμματα αναγκαστικά στον ίδιο τύπο άδειας χρήσης, τότε χαρακτηρίζεται σαν αυστηρά περιοριστική. Γενικά, οι άδειες χρήσεις χωρίζονται σε δυο κατηγορίες: Μη περιοριστικές ή μη προστατευτικές Περιοριστικές ή προστατευτικές Η πρώτη κατηγορία περιλαμβάνει τις άδειες εκείνες που δεν εφαρμόζουν κανέναν περιορισμό στην διανομή των παραγώγων εργασιών επειδή δεν

12 προστατεύουν τον κώδικα από τη χρήση του στις μη-ανοικτού κώδικα εφαρμογές. Οι μη προστατευτικές άδειες ανοικτού κώδικα διατηρούν τα δικαιώματα της πνευματικής ιδιοκτησίας τους, αλλά χορηγούν όλα αυτά τα δικαιώματα στον κάτοχο άδειας. Οι περιοριστικές άδειες είναι εκείνες που εφαρμόζουν τέτοιους περιορισμούς οι οποίοι εξασφαλίζουν ότι ο κώδικας θα παραμείνει πάντα ανοικτός/ελεύθερος. Διατηρούν τα δικαιώματα της πνευματικής ιδιοκτησίας τους, χορηγούν όλα αυτά τα δικαιώματα στον κάτοχο άδειας, αλλά εφαρμόζουν τουλάχιστον έναν περιορισμό, ότι η αναδιανομή του λογισμικού, είτε τροποποιημένου ή χωρίς τροποποιήσεις, πρέπει να παραμένει κάτω από την ίδια άδεια. Υπάρχουν περισσότερες από 70 άδειες εγκεκριμένες από το Open Source Initiative. Οι πιο γνωστές άδειες λογισμικού ανοικτού κώδικα παρουσιάζονται παρακάτω Η γενική δημόσια άδεια GNU (General Public License) Πρόκειται για την πιο γνωστή και ευρέως διαδεδομένη άδεια λογισμικού ανοικτού κώδικα. Είναι μια προστατευτική άδεια από την οποία απορρέει η υποχρέωση δημοσιοποίησης του πηγαίου κώδικα. Το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιείται ελεύθερα, να αναδιανέμεται και να τροποποιείται είτε στην αρχική είτε σε τροποποιημένη μορφή. Χαρακτηριστικά παραδείγματα προγραμμάτων που την χρησιμοποιούν είναι το Linux, ο επεξεργαστής κειμένου Emacs, ο διερμηνέας της Perl και o Mozilla Firefox. Πιο συγκεκριμένα, η GPL επιτρέπει σε οποιοδήποτε κάτοχο να ασκήσει ουσιαστικά όλα τα δικαιώματα που είναι διαθέσιμα κάτω από την πνευματική ιδιοκτησία, δηλαδή το δικαίωμα της αντιγραφής, το δικαίωμα της διανομής, το δικαίωμα της τροποποίησης, το δικαίωμα της εκτέλεσης και το δικαίωμα της παρουσίασης. Η μόνη υποχρέωση που επιβάλλεται εντοπίζεται στην περίπτωση που ο κάτοχος άδειας στη συνέχεια επιθυμεί να διανείμει το λογισμικό σε τρίτους. Αυτοί θα πρέπει να συμφωνούν να το παραλάβουν μόνο κάτω από την GPL, ώστε να εξασφαλιστεί ότι το λογισμικό θα παραμείνει ανοικτό. Ο σκοπός αυτού του περιορισμού είναι να διατηρηθεί η ελευθερία για οποιαδήποτε αναδιανομή και να κατασταθεί αδύνατο, για οποιονδήποτε

13 δημιουργήσει μια άλλη έκδοση του λογισμικού, να προσφέρει λιγότερη ελευθερία σε οποιοδήποτε παραλήπτη από αυτήν που η αρχική έκδοση θα είχε προσφέρει. (Woellert, 2006). Ωστόσο, στην περίπτωση που κάποιος χρήστης τροποποιήσει το λογισμικό για αποκλειστικά και μόνον προσωπική του χρήση και δεν επιθυμεί να το αναδιανέμει σε τρίτους, η GPL δεν τον υποχρεώνει να παρέχει αντίγραφο αυτού του λογισμικού σε οποιονδήποτε το ζητήσει. Εν συντομία λοιπόν, η άδεια αυτή διασφαλίζει ότι οι χρήστες του τροποποιημένου λογισμικού θα απολαμβάνουν τις ίδιες ελευθερίες με το χρήστη του αρχικού λογισμικού. Εξάλλου αυτό ακριβώς είναι και το γενικότερο νόημα των προστατευτικών αδειών. Με άλλα λόγια, η GPL δηλώνει "μια φορά ελεύθερο, πάντα ελεύθερο." LGPL (Lesser General Public License) Πρόκειται για μια παραλλαγή της άδειας GPL. Χρησιμοποιείται κυρίως για βιβλιοθήκες συναρτήσεων και αντικειμένων, την διασύνδεση προγράμματος εφαρμογής (API) και γενικότερα την διασύνδεση λογισμικού μεταξύ εξωτερικών εφαρμογών. Ένα πρόγραμμα το οποίο χρησιμοποιεί την LGPL μπορεί να συνδεθεί με ένα πρόγραμμα που χρησιμοποιεί άλλη άδεια, ακόμα και αν αυτό δεν είναι ελεύθερο λογισμικό. Εμφανίζει αρκετές ομοιότητες με την GPL διαφοροποιείται μόνο στο γεγονός ότι επιτρέπει στους δημιουργούς έργων που χρησιμοποιούν κάποιο API για την χρήση βιβλιοθηκών που διατίθενται κάτω από την LGPL να τα διανέμουν με διαφορετικές άδειες χρήσης Άδεια BSD Είναι μια από τις πιο παλιές και απλές άδειες μη δεσμευτικού χαρακτήρα, η οποία αναπτύχθηκε αρχικά στο πανεπιστήμιο Berkeley. Δεν θέτει σχεδόν κανέναν περιορισμό καθώς επιτρέπει την ανάγνωση, την τροποποίηση και την αναδημοσίευση του προγράμματος υπό οποιαδήποτε άδεια. Παράλληλα, η διανομή μπορεί να γίνει με ή χωρίς τον πηγαίο κώδικα. Ο κώδικας μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε έργα κλειστού κώδικα, σε εμπορικά ή μη εμπορικά πακέτα (Grassmuck, 2002).

14 Οι προγραμματιστές τείνουν να προτιμούν την άδεια BSD επειδή τους αφήνει να ασχολούνται με τον κώδικα, και να κάνουν αυτό που πραγματικά θέλουν, χωρίς να ασχολούνται με περίπλοκα ζητήματα περί πνευματικής ιδιοκτησίας. Παραδείγματα προγραμμάτων που τη χρησιμοποιούν είναι όλα τα είδη λειτουργικού BSD όπως τα freebsd, netbsd και openbsd καθώς και οι αρχικές εκδόσεις των προγραμμάτων ηλεκτρονικού σχεδιασμού Spice και Magic Apache License Η άδεια αυτή θεμελιώθηκε από το Ίδρυμα Λογισμικού Apache (Apache Foundation) και είναι συμβατή με την τρίτη έκδοση GPL. Επιτρέπει την τροποποίηση του λογισμικού και την αναδιανομή του κάτω από την ίδια άδεια ενώ παράλληλα πρέπει να φαίνονται διακριτά τα σημεία του πηγαίου κώδικα τα οποία τροποποιήθηκαν από τον χρήστη. Από την άλλη πλευρά, απαγορεύει τη χρήση υλικού που σχετίζεται με πατέντες λογισμικού καθώς και τη χρήση ονομάτων και συμβόλων του αρχικού συγγραφέα ώστε αυτά να μην προορίζονται για διαφημιστική προβολή. Είναι η άδεια την οποία χρησιμοποιεί ο Tomcat και με την οποία διανέμεται ο εξυπηρετητής http Apache. Ο Apache είναι ο πλέον πιο διαδεδομένος server καθώς περισσότερο από το 50% των ιστοχώρων του παγκόσμιου ιστού, χρησιμοποιεί τον Apache ως εξυπηρετητή Καλλιτεχνική άδεια (Artistic License) Η άδεια αυτή θεμελιώθηκε από τον συγγραφέα της γλώσσας προγραμματισμού Perl, Larry Wall. Η κυρίαρχη φιλοσοφία πίσω από αυτή την άδεια είναι ότι ο αρχικός συγγραφέας διαθέτει τον καλλιτεχνικό έλεγχο της ανάπτυξης του λογισμικού και του έργου του. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιούν και να αναπαράγουν το έργο χωρίς κανέναν περιορισμό, ο συγγραφέας όμως διατηρεί το δικαίωμα να αποφασίζει για την προοπτική της ανάπτυξής του. Επιπλέον, απαλλάσσει το συγγραφέα από κάθε ευθύνη σχετική με τη χρήση του προγράμματος (Goodsell and Graham, 2007). Ένα από τα γνωστότερα έργα αυτού του τύπου άδειας είναι η γλώσσα προγραμματισμού Perl και η PostgreSQL Open Software License (OSL)

15 Η άδεια αυτή θεμελιώθηκε από τον προγραμματιστή Lawrence Rosen. Πρόκειται για μια copyleft άδεια η οποία παραχωρεί τις ίδιες ελευθερίες και επιβάλλει τους ίδιους περιορισμούς με την GPL. Η OSL επικεντρώνεται κυρίως στις πατέντες λογισμικού. Ακριβώς επειδή κυριαρχεί η αντίληψη ότι οι διάφορες πατέντες λογισμικού αποτελούν αρνητική διαφήμιση για την φιλοσοφία του ελεύθερου λογισμικού, η συγκεκριμένη άδεια στόχευσε στην διακοπή της άδειας σε περίπτωση που κάποιος χρήστης μηνύσει όποιο λογισμικό την χρησιμοποιεί (Rosen, 2003). Μερικά από τα ανοικτά λογισμικά τα οποία χρησιμοποιούν αυτή την άδεια είναι το Clear Canvas, η php πλατφόρμα Code Igniter v3.0 και η διαδικτυακή εφαρμογή ηλεκτρονικού εμπορίου Magneto Creative Commons Οι άδειες αυτές έχουν εκδοθεί από την Creative Commons (CC), μια μη κερδοσκοπική οργάνωση αφιερωμένη στην επέκταση του εύρους των πνευματικών έργων που είναι διαθέσιμα για να βασιστούν σε αυτά και άλλα έργα και να μοιραστούν με νόμιμο τρόπο. Οι άδειες Creative Commons επιτρέπουν στους κατόχους πνευματικών δικαιωμάτων να χορηγήσουν μερικά ή όλα τα δικαιώματά τους στο κοινό διατηρώντας άλλα μέσω διαφόρων γνωστών σχημάτων χορήγησης αδειών συμπεριλαμβανομένης της απελευθέρωσης ως κοινό κτήμα. Η πρόθεση είναι να αποφευχθούν τα προβλήματα που οι νόμοι περί πνευματικής ιδιοκτησίας δημιουργούν στη διανομή των πληροφοριών. H λειτουργία των αδειών αυτών προϋποθέτει τη χρήση μετα-δεδομένων (meta-tags και meta-data) τα οποία επιτρέπουν την αναγνώριση των έργων που διατίθενται υπό τους όρους των σχετικών αδειών κατόπιν ενεργοποίησης διαδικτυακών εφαρμογών που καθιστούν εύκολο τον εντοπισμό της διάδοσης των έργων που προστατεύονται με τις άδειες Creative Commons.

16 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΔΕΥΤΕΡΟ: Λογισμικό ανοικτού κώδικα για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας 2.1 Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας Η έννοια της διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας (ΔΕΑ), όπως και ο ορισμός των logistics, δεν είναι νέες ιδέες. Από πολύ παλιά σε όλη την ιστορία της ανθρωπότητας, εφαρμόζονταν αρχές οι οποίες στηρίζονταν στην αποτελεσματική ροή υλικών και πληροφοριών που ήταν απαραίτητες για την ικανοποίηση των αναγκών των προμηθευτών. Η αποδοχή της διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας με τη μορφή που υπάρχει σήμερα εμφανίστηκε στα μέσα της δεκαετίας του Εντούτοις, σύμφωνα με τον LaLonde (1997) η πρώιμη ιδέα της ΔΕΑ έκανε την εμφάνισή της γύρω στο Από τότε έχουν δοθεί διάφοροι ορισμοί στη βιβλιογραφία σχετικά με την έννοια της ΔΕΑ. «Η εφοδιαστική αλυσίδα περιλαμβάνει οργανισμούς και διαδικασίες που σχετίζονται με τη ροή και την επεξεργασία προϊόντων και σχετικών πληροφοριών από το αρχικό στάδιο των πρώτων υλών μέχρι και τον τελικό χρήστη» (Christopher, 2005). Ο Christopher αναφέρει πως η ΔΕΑ είναι έννοια ευρύτερη από τα Logistics και αφορά στη διαχείριση σχέσεων και προς τις δύο κατευθύνεις, δηλαδή τόσο με τους προμηθευτές όσο και με τους πελάτες και πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να δημιουργεί ανώτερη αξία πελάτη με λιγότερο κόστος για την εφοδιαστική αλυσίδα στο σύνολό της. Σύμφωνα με το Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP), η ΔΕΑ περιγράφει το σχεδιασμό και τη διαχείριση όλων των δραστηριοτήτων που συμπεριλαμβάνονται στην προμήθεια και μετατροπή των λειτουργιών logistics. Κάποιοι άλλοι την περιγράφουν ως τη διαδικασία διαχείρισης της πληροφορίας, των διαδικασιών, της απόδοσης των υπηρεσιών, των πόρων, των δυνατοτήτων και των κεφαλαίων (Ellram et al, 2004). Η διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας (ΔΕΑ) είναι η διαχείριση ενός δικτύου εσωτερικά συνδεδεμένων επιχειρήσεων που συμμετέχουν στην απώτερη παροχή

17 πακέτων προϊόντων και υπηρεσιών, τα οποία απευθύνονται στους τελικούς καταναλωτές (Harland, 1996). Όποιον ορισμό και να δεχτούμε το ζητούμενο είναι ένα: η αποτελεσματική διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας και των logistics, θα προσφέρει στην επιχείρηση σταθερή υπεροχή έναντι των ανταγωνιστών της δημιουργώντας ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Σημαντικότατο στοιχείο είναι ότι περιλαμβάνει συντονισμό και συνεργασία μεταξύ των καναλιών της ΕΑ, που αποτελούνται από προμηθευτές, ενδιάμεσους και πελάτες. Η ΔΕΑ δηλαδή ενσωματώνει την ζήτηση και την προσφορά κατά μήκος της και δίνει έμφαση στη συνεργασία, το συντονισμό και το «χτίσιμο» των σχέσεων εμπιστοσύνης διαλειτουργικά και διοργανικά. Εικόνα 2.1: Η τυπική απεικόνιση μιας εφοδιαστικής αλυσίδας. Σήμερα, η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας δεν περιορίζεται απλά στην εκτέλεση των παραγγελιών, αλλά συνδέεται με στρατηγικά ζητήματα, όπως η δυνατότητα δημιουργίας και παράδοσης νέων προϊόντων και η υλοποίηση νέων επιχειρηματικών μοντέλων (Kopczak and Johnson, 2003). Σε γενικές γραμμές η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας περιλαμβάνει τις παρακάτω ενέργειες: Προγραμματισμός παραγγελιών: επιλογή χρονοδιαγράμματος εκτέλεσης παραγγελίας σύμφωνα με το επιθυμητό επίπεδο εξυπηρέτησης του πελάτη και ιχνηλασιμότητα των παραγγελιών σε πραγματικό χρόνο. Σχεδιασμός ζήτησης: δημιουργία προβλέψεων ζήτησης από όλες τις επιχειρηματικές μονάδες χρησιμοποιώντας τεχνικές πρόβλεψης και στατιστικά μοντέλα.

18 Σχεδιασμός παραγωγής: προγραμματισμός της παραγωγής με βάση τις παραγγελίες των πελατών, τις προβλέψεις της ζήτησης και τις παραμέτρους της παραγωγικής διαδικασίας, όπως οι βλάβες των μηχανών, οι χρόνοι αναμονής κτλ Σχεδιασμός διανομής και μεταφορών: δημιουργία σχεδίου διανομής, παρακολούθηση της εσωτερικής και εξωτερικής διακίνησης υλικών και ετοίμων προϊόντων και συντονισμός της διεργασίας μεταφοράς προϊόντων από τον κατασκευαστή στα κέντρα διανομής και στον τελικό πελάτη. Αντίστροφη διανομή: διαχείριση της αντίστροφης εφοδιαστικής αλυσίδας (reverse logistics) και των επιστροφών. Διαχείριση των σχέσεων με πελάτες και προμηθευτές: Στα υποδείγματα του Peter Drucker για τη διαχείριση (1998), η έννοια αυτή των επιχειρηματικών σχέσεων εκτείνεται πέρα από τα παραδοσιακά όρια των επιχειρήσεων και επιδιώκει να οργανώσει ολόκληρες επιχειρηματικές διαδικασίες σε μια αλυσίδα αξίας πολλών εταιρειών. 2.2 Εργαλεία Διαχείρισης της Εφοδιαστικής Αλυσίδας Τα λογισμικά τα οποία προσανατολίζονται στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας παρέχουν ουσιαστικά στα μέλη τις πληροφορίες τις οποίες χρησιμοποιούν για να συντονίσουν τις δικές τους δραστηριότητες με εκείνες των υπόλοιπων μελών της εφοδιαστικής αλυσίδας και για να χειριστούν τις σχέσεις αλληλεξάρτησης ανάμεσα στις διάφορες διεργασίες της. Παράλληλα, οι εφαρμογές αυτές επιτρέπουν στους χρήστες να εξισορροπούν τα επιμέρους στοιχεία κόστους για το σύνολο της εφοδιαστικής αλυσίδας Διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας με την χρήση της τεχνολογίας. Η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας αποσκοπεί στην ολοκλήρωση τόσο των εσωτερικών όσο και των εξωτερικών διεργασιών της και στον συντονισμό όλων των μελών της. Ένα μέρος αυτής της ολοκλήρωσης μπορεί να επιτευχθεί με τη χρήση της τεχνολογίας του Internet. Αρκετές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ενδοδίκτυα (intranet) για την βελτίωση του ελέγχου των εσωτερικών διεργασιών της εφοδιαστικής αλυσίδας. Πρόκειται για εσωτερικά εταιρικά δίκτυα τα οποία εξασφαλίζουν άμεση συνδεσιμότητα και ενοποιούν πολλές διαφορετικές διεργασίες και συστήματα σε

19 ολόκληρη την εταιρεία. Οι εταιρείες μπορούν να συνδέσουν το ενδοδίκτυο τους με τα εσωτερικά συστήματα συναλλαγών τους, δίνοντας τη δυνατότητα στο προσωπικό τους να εκτελεί ενέργειες σημαντικές για τις δραστηριότητες της εταιρείας (Callaghan, 2002). Όσον αφορά την εξωτερική ολοκλήρωση, αρκετοί οργανισμοί χρησιμοποιούν εξωδίκτυα (extranet). Τα εξωδίκτυα είναι ιδιωτικά ενδοδίκτυα στα οποία επιτρέπεται η πρόσβαση σε εξουσιοδοτημένους χρήστες εκτός του οργανισμού. Οι επιχειρήσεις τα χρησιμοποιούν προκειμένου να συντονίζουν τις δραστηριότητες τους με τους συνεργάτες τους, τους επιχειρηματικούς τους εταίρους, τους πελάτες τους και άλλους οργανισμούς σχετικά με την πραγματοποίηση αγορών και τη συνεργασία σε θέματα σχεδιασμού. Με τη χρήση των ενδοδικτύων και των εξωδικτύων όλα τα μέλη της εφοδιαστικής αλυσίδας μπορούν να επικοινωνούν μεταξύ τους αμέσως, ανταλλάσσοντας ενημερωμένες πληροφορίες για να ρυθμίσουν τις προμήθειες, την εφοδιαστική, την παραγωγή, τα χρονοδιαγράμματα (Laudon and Laudon, 2006). Η ανταλλαγή δεδομένων είναι ένα σημαντικό κομμάτι της διαχείρισης. Μια από τις πιο σύγχρονες μεθόδους και ζωτικής σημασίας τεχνολογία για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας είναι η ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (electronic data interchange, EDI). Η μέθοδος αυτή επιτρέπει σε υπολογιστές δύο οργανισμών να ανταλλάσσουν τυποποιημένα έγγραφα συναλλαγών, όπως τιμολόγια, φορτωτικές ή εντολές αγοράς (Emmelhainz, 1994). Με όλα τα παραπάνω γίνεται ευκολότερη η διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας καθώς επιτυγχάνεται η ολοκλήρωση και ο συντονισμός όλων των μελών. Ένα στέλεχος μπορεί να χρησιμοποιήσει μια τέτοια διασύνδεση Ιστού για να μπει στα συστήματα των προμηθευτών και να εξετάσει αν η διαθεσιμότητα τους ανταποκρίνεται στη ζήτηση των προϊόντων της εταιρείας. Οι επιχειρηματικοί εταίροι μπορούν να χρησιμοποιήσουν εργαλεία διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας που βασίζονται στον ιστό για να συνεργάζονται άμεσα για τις προβλέψεις. Καθώς οι εκτεταμένες εφοδιαστικές αλυσίδες αρχίζουν να μοιράζονται πληροφορίες παραγωγής, προγραμματισμού, αποθήκης, προβλέψεων και εφοδιαστικής μέσω δικτύων, οι εταιρείες ανταποκρίνονται ακριβέστερα στη μεταβαλλόμενη ζήτηση από τους πελάτες. Το χαμηλό κόστος παροχής αυτών των

20 πληροφοριών με εργαλεία που βασίζονται στον Ιστό και όχι με ακριβά ιδιωτικά συστήματα, ενθαρρύνει τις εταιρείες να μοιράζονται σημαντικές επιχειρηματικές δραστηριότητες Λογισμικό για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας. Το λογισμικό εφοδιαστικής αλυσίδας μπορεί να διαιρεθεί σε λογισμικό που βοηθά τις επιχειρήσεις να προγραμματίζουν τις εφοδιαστικές αλυσίδες τους (προγραμματισμός εφοδιαστικής αλυσίδας) και σε λογισμικό που τις βοηθά στην εκτέλεση των βημάτων της εφοδιαστικής αλυσίδας (εκτέλεση εφοδιαστικής αλυσίδας) (Laudon and Laudon, 2006). Τα συστήματα προγραμματισμού της εφοδιαστικής αλυσίδας επιτρέπουν στην εταιρεία να κάνει προβλέψεις ζήτησης ενός προϊόντος, να προγραμματίζει τις προμήθειες και να παρακολουθεί την κατασκευή του συγκεκριμένου προϊόντος. Τα συστήματα αυτά βοηθούν τις εταιρείες στη λήψη λειτουργικών αποφάσεων όπως στην επιλογή του επιπέδου αποθέματος, στη απόφαση σχετικά με το πού θα αποθηκευτούν τα προϊόντα και στην επιλογή τρόπου μεταφοράς για την παράδοση των προϊόντων. Το λογισμικό προγραμματισμού της εφοδιαστικής αλυσίδας χρησιμοποιείται επίσης για τις απαραίτητες ρυθμίσεις στο σχεδιασμό της παραγωγής και της διανομής. Οι πληροφορίες για τις αλλαγές κοινοποιούνται στα μέλη της εφοδιαστικής αλυσίδας προκειμένου να συντονιστεί το έργο τους. Τα συστήματα εκτέλεσης της εφοδιαστικής αλυσίδας διαχειρίζονται τη ροή των προϊόντων ανάμεσα στα κέντρα διανομής και τις αποθήκες για να εξασφαλίσουν την παράδοση των προϊόντων στο σωστό σημείο, τον σωστό χρόνο με τον σωστό τρόπο. Παρακολουθούν την κατάσταση των αγαθών, τις λειτουργίες της αποθήκης, τη διαχείριση των υλικών και την διαχείριση της διανομής. Οι εφαρμογές αυτές παρέχουν στα μέλη της εφοδιαστικής αλυσίδας πληροφορίες τις οποίες χρησιμοποιούν για να συντονίσουν τις δικές τους δραστηριότητες με εκείνες των υπόλοιπων μελών της εφοδιαστικής αλυσίδας και για να χειριστούν τις σχέσεις αλληλεξάρτησης ανάμεσα στις διάφορες διεργασίες της. Παράλληλα, επιτρέπουν στους χρήστες να εξισορροπούν το κόστος μεταφοράς, παράδοσης και χειρισμού για το σύνολο της εφοδιαστικής αλυσίδας.

21 2.3 Λύσεις Ανοικτού Κώδικα για την Διαχείριση της Εφοδιαστικής Αλυσίδας Ανατρέχοντας στο διαδίκτυο εντοπίζουμε αρκετά λογισμικά ανοικτού κώδικα τα οποία καλύπτουν όλο το φάσμα των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων. Τα πιο γνωστά και αυτά που καλύπτουν τις ανάγκες διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας παρουσιάζονται παρακάτω Adempiere Πρόκειται για μια εξελιγμένη μορφή του λογισμικού Compiere, το οποίο βελτιώθηκε και εμπλουτίστηκε προκειμένου να αναβαθμιστούν οι δυνατότητές του. Είναι μια ολοκληρωμένη εφαρμογή που συνδυάζει λειτουργικότητες σχεδιασμού επιχειρηματικών πόρων (ERP), διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) και διαχείρισης εφοδιαστικής αλυσίδας (SCM). Όσον αφορά την αρχιτεκτονική του, η εφαρμογή είναι βασισμένη στην γλώσσα προγραμματισμού Java, στις βάσεις δεδομένων Oracle και PostgreSQL και διαθέτει περιβάλλον χρήστη html και «παραθυρικό». Χρησιμοποιεί τεχνολογία J2EE και η εφαρμογή είναι διαθέσιμη για Windows, Linux, Unix, Solaris και MacOs. Το adempiere προορίζεται για μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις, για επιχειρήσεις που δραστηριοποιούνται στην παγκόσμια αγορά και για πολυεθνικές καθώς έχει ενσωματωμένες δυνατότητες παράλληλης λειτουργίας σε διαφορετικές γλώσσες, ισοτιμίες, νομίσματα και λογιστικά σχέδια. Εξυπηρετεί επίσης εταιρείες franchise, εταιρείες με πολλά υποκαταστήματα, εμπορικές επιχειρήσεις και αλυσίδες διανομής. Στις ενότητες που διαθέτει περιλαμβάνονται οι εξής λειτουργίες: Λογιστική και Τιμολόγηση: Δίνει τη δυνατότητα για τη δημιουργία και εκτύπωση των παραγγελιών βάσει γενικών ή εξειδικευμένων ανά πελάτη τιμοκαταλόγων. Οι τιμές μπορεί να καταστούν δεσμευτικές και στην περίπτωση αυτή δεσμεύουν το αποθεματικό και μειώνουν το αντίστοιχο επίπεδο αποθέματος. Οι τιμές μπορούν επίσης να τροποποιηθούν ανά πάσα στιγμή και να μετατραπούν αυτόματα σε εντολή πώλησης χωρίς πρόσθετη εισαγωγή δεδομένων. Πωλήσεις: Στην λειτουργία αυτή περιλαμβάνονται όλες οι ενέργειες που έχουν ως αφετηρία την τοποθέτηση παραγγελίας και ολοκληρώνονται με την αποστολή της. Το adempiere διαθέτει μενού στα οποία ο χρήστης επιλέγει εντολές

22 πώλησης, τρόπους πληρωμής και τρόπους αποστολής. Έτσι για παράδειγμα ο χρήστης μπορεί να επιλέξει την εντολή προπληρωμής και αν δεν υπάρξει αντίστοιχη κίνηση πίστωσης του λογαριασμού του πελάτη έπειτα από την αντίστοιχη προκαταβολή του η παραγγελία δεν εκτελείται. Διαχείριση παραγγελιών. Στο σημείο αυτό γίνεται η δημιουργία προσφορών, καταχώρηση παραγγελιών και διαχείριση εμπορευμάτων. Μεταφορές: Με βάση τα στοιχεία που συλλέγονται από τις εντολές πωλήσεων μπορούν να ακολουθήσουν άμεσα ή αυτόματα αποστολές φορτίου μετά από βεβαίωση διαθεσιμότητας. Το πρόγραμμα αυτόματα στέλνει πίσω παραγγελίες μη διαθέσιμων προϊόντων. Διαχείριση τραπεζικών σχέσεων: Το πρόγραμμα αυτοματοποιεί τη διαχείριση των τραπεζικών σχέσεων και τους λογαριασμούς και υποστηρίζει την εισαγωγή και εξαγωγή των τραπεζικών συναλλαγών. Τυποποιημένες εκθέσεις και κανόνες. Δίνει τη δυνατότητα δημιουργίας τυποποιημένων διαχειριστικών εκθέσεων συμπεριλαμβανομένων του Ισολογισμού, του Απολογισμού αποτελεσμάτων χρήσης, της Κατάστασης Αποτελεσμάτων Χρήσης. Επιπλέον έχει ενσωματωμένους λογιστικούς κανόνες και φορολογικές πρακτικές. Παραγωγή: Είναι δυνατός ο έλεγχος των παραγωγικών διαδικασιών με σχεδιασμό υλικών και προγραμματισμό της παραγωγής. Εδώ και καιρό οι χρήστες του Adempiere έχουν ζητήσει την πρόσβαση σε πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες στο Adempiere ERP & CRM μέσω ενός iphone ή ενός τηλεφώνου Android. Θεωρήθηκε ότι αυτή η δυνατότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για παράδειγμα σε πωλητές που επιθυμούν να ελέγχουν κάποιες πληροφορίες όταν επισκέπτονται έναν πελάτη. Ως συνέπεια των παραπάνω αναπτύχθηκε η εφαρμογή "ADempiere Mobile" που εμφανίζει τις πληροφορίες του ADempiere απευθείας σε ένα Smartphone. Η εφαρμογή έχει αναπτυχθεί ως εγγενής εφαρμογή iphone, διατηρώντας τα ίδια στοιχεία για τον σχεδιασμό της οθόνης, ενώ χρησιμοποιεί ένα πρόγραμμα περιήγησης ως μηχανισμό παρουσίασης των πληροφοριών, υποστηρίζοντας έτσι πολλαπλές πλατφόρμες Smartphone με έναν ενιαίο κώδικα.

23 Εικόνα 2.2 : Το «περιβάλλον» του προγράμματος ADempiere Το σύστημα πωλήσεων PostBooks by X Tuple Η XTuple είναι μια εταιρεία παροχής επιχειρηματικού λογισμικού η οποία διαθέτει δυο πολύ επιτυχημένα εμπορικά λογισμικά, τις εκδόσεις standard και manufacturing. Στα πλαίσια των open source λογισμικών διαθέτει την έκδοση PostBooks. Πρόκειται για μια εφαρμογή, ένα ολοκληρωμένο ERP το οποίο είναι διαθέσιμο δωρεάν και διαθέτει ανοικτό κώδικα. Το PostBooks αποτελεί ERP και CRM λογιστικό σύστημα με πλήρως ενσωματωμένα χαρακτηριστικά και βασίζεται στη βραβευμένη σουίτα OpenMFG ERP. Είναι δομημένο με την open source PostgreSQL βάση δεδομένων, διαθέτει γραφικό περιβάλλον χρήστη (GUI) και είναι βασισμένο στο Qt framework. Όσον αφορά το Qt, είναι ένα framework, μια πλατφόρμα η οποία χρησιμοποιείται ευρέως στην ανάπτυξη εφαρμογών με γραφική διασύνδεση χρήστη (GUI) γραμμένες με την γλώσσα προγραμματισμού C++. Επιπλέον, υποστηρίζει την cross-platform τεχνολογία. Ο όρος cross-platform ή multi-platform αναφέρεται στο λογισμικό ή σε μεθόδους υλοποίησης λογισμικού

24 που από τον ίδιο πηγαίο κώδικα μπορούμε να έχουμε προγράμματα τα οποία τρέχουν σε διαφορετικές αρχιτεκτονικές υπολογιστών και λειτουργικών συστημάτων. Το λογισμικό αυτό είναι κατάλληλο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις κάθε είδους και δραστηριότητας. Περιλαμβάνει ενότητες οι οποίες σχετίζονται με την οργάνωση της παραγωγής, την διαχείριση της αποθήκης και των αποθεμάτων, τα χρηματοοικονομικά, τις πωλήσεις και τις αγορές και την οργάνωση της διανομής και των μεταφορών. Το Postbooks παρουσιάζεται εκτενώς στα κεφάλαια που ακολουθούν. Εικόνα 2.3: Αρχική σελίδα προγράμματος PostBooks by X Tuple Open Bravo Πρόκειται ίσως για το πιο γνωστό και ευρέως διαδεδομένο επιχειρησιακό ERP λογισμικό ανοικτού κώδικα. Έχει κερδίσει τρεις φορές το βραβείο Infoworld's Bossie Αward καλύτερου ERP ανοικτού κώδικα. Το Openbravo αναπτύσσεται σε διαδικτυακό περιβάλλον, είναι ένα web-based ERP και διατίθεται κάτω από την άδεια Openbravo Public License, η οποία στηρίζεται στην άδεια Mozilla Public License. Η εφαρμογή είναι διαθέσιμη για Windows, Linux, Unix, Solaris και FreeBSD.

25 Εικόνα 2.4: Αρχική σελίδα προγράμματος Open Bravo. Το Openbravo αποτελεί ένα ευέλικτο ERP (agile ERP) ειδικά σχεδιασμένο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Δίνει τη δυνατότητα σε επιχειρήσεις να βελτιώσουν τις επιδόσεις στον εργασιακό τομέα μέσω της αύξησης της παραγωγικότητας και της ευελιξία των εργασιών. Το σύστημα μεταξύ άλλων υποστηρίζει τις ακόλουθες λειτουργίες: Διαχείριση αποθήκης: Οι διαδικασίες διαχείρισης αποθήκης που είναι εγκαταστημένες στο Openbravo επιτρέπουν την άμεση και συνεχή εκτίμηση του αποθέματος της επιχείρησης τόσο σε αξία όσο και σε ποσότητα. Παράλληλα το λογισμικό διευκολύνει τον προγραμματισμό της απογραφής, εξασφαλίζει γρήγορο εντοπισμό προϊόντων και ακριβή εντοπισμό του αποθέματος ανά πάσα στιγμή. Διαθέτει ρυθμίσεις για διαχείριση των δεμάτων στην αποθήκη, εκτύπωση σειριακών αριθμών, bar-coding προϊόντων, διακίνηση μεταξύ αποθηκών και ιχνηλασιμότητα ανά προϊόν. Διαχείριση προμηθειών: Προγραμματισμός αγορών που βασίζεται σε ανάγκες της παραγωγής, έχοντας ως δεδομένα τα ελάχιστα επίπεδα αποθέματος, τις ημερομηνίες παραλαβής αγαθών, τις εκκρεμείς παραγγελίες και τις εντολές αγορών. Διαχείριση προϊόντων και υπηρεσιών: Η υπηρεσία αυτή αφορά επιχειρήσεις των οποίων η δραστηριότητα βασίζεται στην παράδοση προϊόντων και υπηρεσιών. Το Openbravo επιτρέπει τη διαχείριση των προϋπολογισμών, εξόδων και αγορών σχετιζόμενες με κάθε διαφορετικό προϊόν.

26 Χρηματοοικονομική διαχείριση: Η ρύθμιση χρηματοοικονομικής διαχείρισης που παρέχει το Openbravo έχει σχεδιαστεί με στόχο να ελαχιστοποιεί τη δια χειρός εισαγωγή δεδομένων από τον χρήστη. Κατ αυτόν τον τρόπο ο χρήστης απαλλάσσεται από επαναλαμβανόμενα καθήκοντα και έχει τη δυνατότητα να εστιάσει σε άλλα ουσιαστικά καθήκοντα που προσφέρουν πρόσθετη αξία. Αυτή η αύξηση στην παραγωγικότητα οφείλεται στο γεγονός ότι το χρηματοοικονομικό τμήμα δρα ως συλλέκτης όλων των σχετικών δραστηριοτήτων που προέρχονται από τα άλλα διαχειριστικά τμήματα. Αυτό συμβαίνει κατά τέτοιο τρόπο που ενημερώνονται αυτόματα η λογιστική, οι εισπραχθέντες και στους πληρωτέοι λογαριασμοί. Διαχείριση παραγωγής: Οι ρυθμίσεις παραγωγής και διοίκησης στο Openbravo επιτρέπουν τον προγραμματισμό της παραγωγικής διαδικασίας, την πορεία και εξέλιξη της παραγωγικής διαδικασίας, τη διαμόρφωση της παραγωγικής δομής, την παρακολούθηση των κέντρων παραγωγής, τον υπολογισμό του κόστους παραγωγής και τη συνεχή παρακολούθηση των εργασιακών καθηκόντων με αντίστοιχη έκδοση αναφορών. Επιχειρηματική ευφυΐα: Το openbravo διαθέτει λειτουργίες οι οποίες απεικονίζουν την γενική εικόνα και πορεία της επιχείρησης και διευκολύνουν τη λήψη αποφάσεων. Εικόνα 2.5: Το περιβάλλον διαχείρισης του λογισμικού Open Bravo.

27 2.3.4 Open for Business (Apache OFBiz) Πρόκειται για ένα ολοκληρωμένο ERP ανοικτού κώδικα. Στα τεχνικά χαρακτηριστικά του, το OFBiz είναι γραμμένο με την γλώσσα προγραμματισμού java και απαιτεί την άδεια Apache License 2.0 η οποία θεμελιώθηκε από το Apache Software Foundation (ASF). Επιπλέον, το OFBiz υποστηρίζει την cross-platform τεχνολογία. Το λογισμικό αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί out-of-the-box, δηλαδή χωρίς καμία τροποποίηση ή μπορεί να παραμετροποιηθεί από τον χρήστη. Στις δυνατότητες του εντάσσονται οι παρακάτω ενότητες: Λογιστική. Τιμολόγηση, παρακολούθηση λογαριασμών γενικoύ καθολικού (general ledger), συλλογή όλων των λογαριασμών της εταιρίας, που χρησιμοποιεί διπλογραφικό παρακολούθηση των οικονομικών συναλλαγών. Παραγωγή. Χρονικός προγραμματισμός, κατάρτιση καταλόγου υλικών (BOM) Αποθήκη. Παρακολούθηση αποθεμάτων, αυτόματη αναπλήρωση αποθέματος, μέθοδος pack and ship, μέθοδοι πρόβλεψης και παρακολούθησης ζήτησης, έλεγχος αποθήκης. Ηλεκτρονικές υπηρεσίες. Ηλεκτρονικό εμπόριο (ecommerce) και ηλεκτρονική παρακολούθηση σημείων πώλησης (epos).

28 Εικόνα 2.6 : Τα βήματα οργάνωσης των προϊόντων μιας εταιρείας με το σύστημα Apache OFBiz Project-Open Πρόκειται για ένα από τα μεγαλύτερα λογισμικά ανοικτού κώδικα καθώς διαθέτει περισσότερες από γραμμές κώδικα. Όσο αναφορά τα τεχνικά χαρακτηριστικά του, είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή (web application) η οποία απαιτεί λειτουργικό σύστημα Windows και Linux, αποτελείται από ένα διαδικτυακό εξυπηρετητή (web server) και χρησιμοποιεί την PostgreSQL βάση δεδομένων σε ένα περιβάλλον με γραφική διασύνδεση χρήστη (GUI). Οι άδειες χρήσης, GPL και Free License, υποστηρίζουν τον ανοικτό κώδικα της εφαρμογής κάποιες ενότητες ωστόσο απαιτούν εμπορική άδεια. Όσον αφορά την Free License, η άδεια αυτή είναι δωρεάν και ελεύθερη στον καθένα να την χρησιμοποιήσει και να την τροποποιήσει. Πρόκειται για μια άδεια εμπορικής χρήσης ωστόσο το κόστος της είναι μηδενικό. Το project-open είναι επίσης ένα ολοκληρωμένο ERP το οποίο προσανατολίζεται στην παροχή real time ενημέρωσης στα στελέχη της διοίκησης για την οικονομική κατάσταση του οργανισμού. Περιλαμβάνει επιγραμματικά τις εξής ενότητες: Χρηματοοικονομικά Λογιστικά, Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων, IT υπηρεσίες, CRM και Supplier Management για την διαχείριση σχέσεων με πελάτες και προμηθευτές, όλες τις εφαρμογές οι οποίες επιτρέπουν και διευκολύνουν την επικοινωνία με προμηθευτές και πελάτες μέσω εξωδικτύων. Service Management, Εφαρμογές ανάπτυξης προϊόντων, Project Management.

29 Εικόνα 2.7: Η φόρμα εμπορικής διαχείρισης του λογισμικού Project-open CK-ERP Το CK-ERP αποτελεί ανοικτού κώδικα σύστημα MRP, ERP, CRM λογιστικής. Η λειτουργική πλατφόρμα που απαιτείται είναι η LAMP ή Lapp και η βάση δεδομένων μπορεί να είναι MySQL, PostgreSQL και SQLite. Λειτουργεί με βάση την αρχή της αρχιτεκτονικής του ενδιάμεσου λογισμικού (middlewares). Το ενδιάμεσο λογισμικό είναι αυτό που συνδέει δύο ανόμοιες εφαρμογές, δίνοντας τη δυνατότητα να επικοινωνούν μεταξύ τους και να ανταλλάσσουν δεδομένα (Hadim and Mohamed, 2006). Η αρχιτεκτονική αυτή προσφέρει τη δυνατότητα στον προγραμματιστή να ασχολείται μόνο με ειδικά προβλήματα που αφορούν την υλοποίηση της συγκεκριμένης εφαρμογής και όχι με γενικά προβλήματα που αφορούν την κατανεμημένη εκτέλεση της εφαρμογής. Παράλληλα εξασφαλίζει ότι η εφαρμογή θα παραμείνει ανοικτή, πολύ βασικό για όλα τα λογισμικά ανοικτού κώδικα. Το συγκεκριμένο σύστημα είναι κατάλληλο για μικρομεσαίες επιχειρήσεις και χρησιμοποιεί την υποκείμενη αρχιτεκτονική για τη διαχείριση λογαριασμών και ομάδων. Το σύστημα αποτελείται από 22 μονάδες: Διοίκηση, Πολυγλωσσική Λειτουργία, Επικοινωνιακή, Σχέσεις με τους πελάτες, Αυτοεξυπηρέτηση Πελατών, Σχέσεις με Προμηθευτές, Σχεδιασμός Προδιαγραφών Υλικού, Αποθήκη, Απογραφή, Υπηρεσίες, Λογιστικό Καθολικού, Τραπεζική Εναρμόνιση, Πληρωτέοι Λογαριασμοί, Καταβληθέντες Λογαριασμοί, Εντολή Αγοράς, Εντολή Πωλήσεων, Τιμολογήσεις,

30 Θέσεις Ταμείου, Θέσεις Διευθυντών, Ανθρώπινοι Πόροι, Εξυπηρέτηση Προσωπικού και Μισθοδοσία. Εικόνα 2.8: Η αρχιτεκτονική διαχείρισης αποθέματος του προγράμματος Sugar CRM Πρόκειται για μια δικτυακή εφαρμογή ανεπτυγμένη στη γλώσσα αντικειμενοστραφούς προγραμματισμού php και η οποία τρέχει με έναν φυλλομετρητή, χρησιμοποιώντας μια MySQL βάση δεδομένων. Η MySQL είναι μια σχεσιακή βάση δεδομένων ανοιχτού κώδικα η οποία επιτρέπει τη δημιουργία εγγράφων, τη διαχείριση και την ανάκληση τους. Διατίθεται δωρεάν και έχει πολύ εύκολη διαμόρφωση. Η άδεια που συνοδεύει το Sugar CRM είναι η GNU General Public License. Σε γενικές γραμμές, είναι ένα λογισμικό το οποίο επικεντρώνεται στη διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες, στην διαχείριση των πωλήσεων και των διαδικασιών του marketing. Κάνει δυνατή την παρακολούθηση όλων των δραστηριοτήτων οι οποίες συνδέονται με τις πωλήσεις από πολύ απλές εφαρμογές για την καταγραφή των τηλεφωνικών κλήσεων και των meetings μέχρι και αρχεία με τις προτιμήσεις των καταναλωτών και την κατηγοριοποίηση τους. Είναι από τα πλέον διαδεδομένα και ευρέως γνωστά λογισμικά για την διαχείριση των σχέσεων με τους πελάτες. Μεταξύ των ενοτήτων που διαθέτει είναι και οι παρακάτω:

31 Διαχείριση επιχειρηματικών επαφών. Γραφική απεικόνιση των ευκαιριών πώλησης, και των αποτελεσμάτων. Διαχείριση των διαδικασιών και των παραγγελιών ενός εμπορικού τμήματος. Διαχείριση των διαδικασιών του τμήματος marketing και της εξυπηρέτησης πελατών. Δημιουργία ενός ανοιχτού συστήματος, προσβάσιμου από όλα τα στελέχη της εταιρείας, ανάλογα με τα δικαιώματα χρήσης τους. Διαχείριση συμβολαίων και συμβάσεων. Εταιρικό, ατομικό ημερολόγιο και ιστορικό δραστηριοτήτων (συναντήσεων, τηλεφωνημάτων, εργασιών, σημειώσεων, επισυναπτόμενων αρχείων και s). Υποστηρίζει μεγάλο αριθμό χρηστών και περισσότερες από μια γλώσσες. Το βασικό πλεονέκτημα του είναι η πολύ εύκολη παραμετροποίηση και προσαρμογή του. Εκτός από την δωρεάν έκδοση υπάρχουν αναβαθμισμένες εκδόσεις οι οποίες προσφέρουν περισσότερες δυνατότητες αλλά δεν διατίθενται δωρεάν. Εικόνα 2.9: Η αυτοματοποίηση του συστήματος Sugar CRM Vtiger Προσφέρει παρόμοιες δυνατότητες με αυτές του Sugar CRM καθώς είναι και αυτό ένα λογισμικό για την διαχείριση του πελατολογίου και των πελατειακών σχέσεων. Είναι επίσης μια δικτυακή εφαρμογή η οποία χρησιμοποιεί την php πλατφόρμα και την MySQL βάση δεδομένων. Οι κυριότερες ενότητες που διαθέτει

32 είναι αυτές των Πωλήσεων, Marketing, Customer Service, Διαχείρισης Αποθεμάτων, Τιμολόγησης. Εικόνα 2.10: Οι υπομονάδες του συστήματος Vtiger Tiny ERP/Open ERP Πρόκειται για ένα ανοικτό λογισμικό ERP το οποίο συνδυάζει και λειτουργίες CRM λογισμικού. Όσον αφορά την αρχιτεκτονική του, το Open ERP τρέχει με την γλώσσα προγραμματισμού Python, διαθέτει μια αντικειμενοστραφής βάση δεδομένων βασισμένη στην PostgreSQL και έναν κατανεμημένο εξυπηρετητή. Η άδεια που απαιτείται είναι η GPL και τα λειτουργικά συστήματα Windows και Linux. Διαθέτει ένα πολύ απλό, καλοσχεδιασμένο και φιλικό προς τον χρήστη περιβάλλον με γραφική διασύνδεση χρήστη (GUI), διεπαφές SOAP και ευέλικτα διαγράμματα. Το Open ERP είναι ιδανικό για μικρές, μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις με περισσότερους από 150 εργαζόμενους οι οποίες δραστηριοποιούνται στο εμπόριο, στη διανομή και στον τομέα παροχής υπηρεσιών. Στις λειτουργίες του συμπεριλαμβάνονται οι εξής ενότητες: Λογιστική: διαχείριση αναλυτικού, καθολικού και δευτερευόντων λογαριασμών, παραστατικά πωλήσεων, έκδοση τιμολογίων και ικανότητα ταυτόχρονης εργασίας σε περισσότερα φορολογικά έτη.

33 Παραγωγή: Διαχείριση, έλεγχος παραγωγής και προγραμματισμός παραγωγής. Κατάλληλη αποθήκευση λογαριασμών και σειρών, παροχές και εξαιρέσεις στη μεταχείριση αποθεμάτων, αυτόματη εκτίμηση αποθέματος. MRP και MPRII: Η ενότητα αυτή ουσιαστικά συμπληρώνει την ενότητα της παραγωγής. Πωλήσεις και Marketing Εικόνα 2.11: Σχεδίαση ροής εργασίας στο πρόγραμμα Tiny ERP ERP 5 Το σύστημα ERP5 αποτελεί εξειδικευμένο και ολοκληρωμένο ERP σύστημα ανοικτού κώδικα. Είναι μια δικτυακή εφαρμογή η οποία χρησιμοποιεί την γλώσσα προγραμματισμού Python και την βάση δεδομένων Zope. Η Βάση Αντικειμένων Zope (Zope Object Database) είναι μια αντικειμενοστραφής βάση δεδομένων για τη διαφανή και μόνιμη αποθήκευση αντικειμένων της Python. Περιλαμβάνεται στον εξυπηρετητή εφαρμογών Ιστού Zope, αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί και ανεξάρτητα από αυτόν (Lerner, 2006). Το ERP 5 απαιτεί λειτουργικό Windows, Linux/Unix ή MacOS και την GPL άδεια. Πρόσφατα προστέθηκε ειδική διεπαφή για κινητό με τη πιστοποίηση του έξυπνου τηλεφώνου Nokia E61. Το σύστημα εφαρμόζεται σε καθετοποιημένη βιομηχανία όπως τράπεζες, αεροδιαστημική, υπηρεσίες υγείας και κυβερνητικούς φορείς καθώς επίσης και σε

34 βιομηχανίες τα προϊόντα των οποίων απαιτούν υψηλό επίπεδο διαφοροποίησης και εξατομίκευσης (mass customization), κυρίως οι βιομηχανίες ένδυσης και μόδας. Ανάμεσα στις δυνατότητες που προσφέρει περιλαμβάνονται οι εξής ενότητες και λειτουργίες: Λογιστική, Διαχείριση υλικών (BOM), Πρόγραμμα σχεδιασμού CAD, Προγραμματισμός υλικών (MRP), Διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM), Ηλεκτρονικό εμπόριο, Διαχείριση ανθρωπίνων πόρων. Εικόνα 2.12: Φόρμα διαχείρισης υλικών (ΒΟΜ) του προγράμματος ERP Lx-Office Το Lx-Office αποτελεί λογισμικό ανοικτού κώδικα για σχεδιασμό επιχειρηματικών πόρων και λογιστική. Όσον αφορά την αρχιτεκτονική του, είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή, γραμμένη με την γλώσσα προγραμματισμού Perl, η οποία υποστηρίζεται από σχεδόν όλους τους φυλλομετρητές. Οι πληροφορίες αποθηκεύονται σε βάση δεδομένων SQL και πιο συγκεκριμένα την PostgreSQL και λειτουργεί με τις GPL, LGPL και Artistic License άδειες χρήσης. Είναι κατάλληλο για μικρές και πολύ μικρές επιχειρήσεις καθώς διαθέτει απλές αλλά βασικές εφαρμογές και λειτουργίες. Πέρα από τις τυποποιημένες ρυθμίσεις χρηματοοικονομικής, διοίκησης πελατών και προμηθευτών, επιλογές για

35 διαχείριση σχέσεων με πελάτες, εντολές πληρωμής και τιμολόγηση, το LX-Office παρέχει διεπαφή για διαφορετικά ηλεκτρονικά μαγαζιά. Το σύστημα είναι συμβατό με τη γερμανική νομοθεσία γεγονός που το κάνει δύσκολο στην εφαρμογή του στην ελληνική αγορά. Εικόνα 2.13: Το «περιβάλλον» του προγράμματος Lx-Office ASDN (Agile Supply Demand Networks) Είναι ένα λογισμικό ανοικτού κώδικα το οποίο δημιουργήθηκε από το Πανεπιστήμιο της Vaasa και από το ΑΒΒ Operations Development Group. Χρησιμοποιεί την γλώσσα προγραμματισμού java και το λογισμικό τρέχει με την πλατφόρμα Java Web Start platform. Επικεντρώνεται στην ανάλυση και ανάπτυξη του δικτύου logistics και την διαχείριση όλης της εφοδιαστικής. Προωθεί την ευελιξία της αλυσίδας αξίας όπως «προδίδει» και η πρώτη λέξη της ονομασίας του (agile). Χρησιμοποιεί τεχνικές προσομοίωσης (simulation) και πολύπλοκου μη γραμμικού προγραμματισμού. Είναι το ιδανικό λογισμικό για fast-clock επιχειρηματικούς κλάδους όπως για παράδειγμα αυτούς τις πληροφορικής όπου τα προϊόντα της απαξιώνονται γρήγορα ή αυτούς των φρέσκων τροφίμων τα οποία έχουν μικρό κύκλο ζωής και

36 επιχειρηματικούς κλάδους που ανταγωνίζονται με βάση τον χρόνο (time-based competition). Εικόνα 2.14: Η απεικόνιση της εφοδιαστικής αλυσίδας σε περιβάλλον ASDN Osla (Open Source Logistics System) Πρόκειται για μια open source εφαρμογή η οποία περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες εκείνες που συνδέονται με τα logistics. Με το λογισμικό αυτό ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να οργανώνει την διανομή, να παρακολουθεί τις φορτώσεις (shipments), να διαχειρίζεται την ιχνηλασιμότητα μέσω bar-coding κτλ. Επιπλέον, η εφαρμογή διαθέτει εργαλεία στατιστικής ανάλυσης, data analysis και γραφικές απεικονίσεις. Στην συγκεκριμένη εφαρμογή κάθε χρήστης έχει διαφορετικό επίπεδο εξουσιοδότησης Overactive Logistics Η εφαρμογή αυτή απευθύνεται σε διαμεταφορικές εταιρείες, εταιρείες 3pl, μεταφορικές και γενικότερα σε εταιρείες οι οποίες προσφέρουν υπηρεσίες θαλάσσιων, αεροπορικών και οδικών μεταφορών.

37 Το λογισμικό αυτό τρέχει με την γλώσσα προγραμματισμού Java, απαιτεί την βάση δεδομένων MySQL και τον JBoss εξυπηρετητή. Ο JBoss Application Server είναι ο πιο διαδεδομένος εξυπηρετητής ανοικτού λογισμικού, όσον αφορά τις εφαρμογές σε Java. Είναι πιστοποιημένος βάσει των προδιαγραφών του προτύπου J2EE 1.4. και έχει δυνατότητες εξυπηρέτησης μιας μεγάλης γκάμας εφαρμογών όπως Web Εφαρμογές, Web Portals, EJB 3.0, Web Services και εφαρμογές διαχείρισης ροής εργασιών. Ο JBoss AS έχει αναπτυχθεί εξολοκλήρου στην πλατφόρμα της Java και για το λόγο αυτό μπορεί να εγκατασταθεί σε όλα τα λειτουργικά συστήματα που υποστηρίζουν την πλατφόρμα της Java (π.χ. Linux, Microsoft Windows, Sun Solaris, HP-UX, κ.α.). Η λύση αυτή υποστηρίζει τα πιο πρόσφατα πρότυπα των JSP και Servlet τεχνολογιών. Ακόμη υλοποιεί επιπλέον χαρακτηριστικά ώστε να μπορεί να εξυπηρετήσει τις πλέον απαιτητικές διαδικτυακές εφαρμογές. Αυτά τα χαρακτηριστικά κατατάσσουν τον JBOSS AS στην κατηγορία των εξυπηρετητών που μπορούν να εξασφαλίσουν την απρόσκοπτη λειτουργία επιχειρησιακών εφαρμογών (enterprise applications) υψηλών απαιτήσεων.

38 Εικόνα 2.15 : Τα βήματα του προγράμματος Overactive logistics για τη μεταφορά προϊόντων Venture Logistics Πρόκειται για ένα λογισμικό ανοικτού κώδικα το οποίο είναι κατάλληλο για την παρακολούθηση των εισερχόμενων (inbound) και εξερχόμενων (outbound) διαδικασιών logistics. Όσο αναφορά τα εισερχόμενα logistics: Προσφέρει την δυνατότητα ελέγχου τόσο των εγχώριων όσο και των διεθνών εμπορευματικών μεταφορών της επιχείρησης. Αποτελεί ένα χρήσιμο εργαλείο για το προσωπικό της αποθήκης καθώς προσφέρει εβδομαδιαίες και μηνιαίες αναφορές για τα εισερχόμενα υλικά που απαιτούνται.

39 Διαθέτει λειτουργίες για την παρακολούθηση και των προγραμματισμό των προμηθειών κα των αγορών (purchasing). Όσο αναφορά τα εξερχόμενα logistics, στην διαδικασία αυτή εντάσσονται όλες οι λειτουργίες που σχετίζονται με την φυσική διανομή και αφορούν την παράδοση των εμπορευμάτων στον τελικό καταναλωτή. Οι χρήστες του λογισμικού Venture Logistics έχουν την ευκαιρία να διαχειρίζονται και να προγραμματίζουν την διανομή, τα δρομολόγια, να επιλέγουν τα μέσα μεταφοράς και να εκτελούν τις παραγγελίες. Παράλληλα, το λογισμικό αυτό διαθέτει καινοτόμες υπηρεσίες. Έτσι για παράδειγμα το προσωπικό της αποθήκης έχει τη δυνατότητα να σκανάρει και να εισάγει απ ευθείας από το Venture στα λογισμικά των 3pl συνεργατών στοιχεία τα οποία σχετίζονται με την διεύθυνση παράδοσης της παραγγελίας, τους κωδικούς barcodes μειώνοντας έτσι τις διπλοεισαγωγές στοιχείων. Επιπλέον, μέσω του Venture e-commerce εξασφαλίζεται η ιχνηλασιμότητα των εμπορευμάτων, η πορεία της παραγγελίας είναι ορατή στους πελάτες και αυτοί ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο για την παράδοση της παραγγελίας τους μέσω e mail. 2.4 Σύγκριση και Αξιολόγηση των Λογισμικών Όλα τα παραπάνω λογισμικά ανοικτού κώδικα διαθέτουν πλεονεκτήματα και οφέλη καθώς επίσης υστερούν σε κάποια σημεία. Όσον αφορά την επιλογή μιας επιχείρησης σε λογισμικό, η διοίκηση λαμβάνει υπ όψιν ορισμένες παραμέτρους προκειμένου να επιτύχει την κατάλληλη σύγκριση μεταξύ των διαθέσιμων λογισμικών. Στο σημείο αυτό θα επιχειρήσουμε μια σύγκριση μεταξύ των προαναφερθέντων λογισμικών και μια αξιολόγηση των δυνατοτήτων τους. Στόχος είναι να καταλήξουμε στην επιλογή του καταλληλότερου λογισμικού διαχείρισης της εφοδιαστικής αλυσίδας ή καλύτερα στο λογισμικό εκείνο που ικανοποιεί τις απαιτήσεις και τις ανάγκες της επιχείρησης που έχει επιλεγεί για την πρακτική απεικόνιση. Οι παράμετροι βάσει των οποίων θα γίνει η σύγκριση και η αξιολόγηση παρουσιάζονται παρακάτω Καταλληλότητα για τις ανάγκες της επιχείρησης

40 Σε πολλές περιπτώσεις δεν υπάρχει κάποιο λογισμικό που να ταιριάζει απόλυτα στις ανάγκες και απαιτήσεις της επιχείρησης, όμως υπάρχουν αρκετά προγράμματα τα οποία μπορούν να εκτελέσουν με επιτυχία τις επιθυμητές εργασίες. Το λογισμικό που θα επιλέξει κάθε επιχείρηση εξαρτάται κατά κύριο λόγο από την στρατηγική που αυτή ακολουθεί. Σύμφωνα με τον Chandler, στρατηγική είναι ο καθορισμός των βασικών μακροπρόθεσμων στόχων της οργάνωσης, η υιοθέτηση πορείας δράσης και η κατανομή των πόρων που απαιτούνται για την επίτευξη των στόχων αυτών. Η λειτουργικότητα του συστήματος σχετίζεται με την δυνατότητα του να εξυπηρετεί τις ανάγκες, τους στόχους αλλά και τις ιδιαιτερότητες της κάθε επιχείρησης και να ικανοποιεί τις λειτουργικές απαιτήσεις όλων των τμημάτων της. Επίσης, η καταλληλότητα του λογισμικού αναφορικά με τις ανάγκες της επιχείρησης θα μπορούσε να είναι και συνάρτηση του μεγέθους της επιχείρησης, της δραστηριότητας, του επιχειρηματικού κλάδου και του αριθμού των εργαζομένων που απασχολεί. Έτσι για παράδειγμα μια πολύ μικρή επιχείρηση θα μπορούσε να επιλέξει το Lx-Office ενώ για μια βιομηχανία ένδυσης το ERP 5 θα ήταν καταλληλότερο. ΜΕΓΕΘΟΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ ΜΙΚΡΕΣ ΜΕΣΑΙΕΣ ΜΕΓΑΛΕΣ ΚΑΤΑΛΛΗΛΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ Postbooks, Openbravo, CK-ERP, Lx-Office, Tiny ERP/Open ERP, Project-Open, Postbooks, Openbravo Opentaps,Adempiere,ERP5,WaveletERP Πίνακας 2.1: Μέγεθος Επιχείρησης Τεχνολογίες Υλοποίησης Γλώσσα προγραμματισμού Η κάθε γλώσσα προγραμματισμού διαθέτει τις δικές τις δυνατότητες και θέτει τους δικούς της περιορισμούς. Επηρεάζεται από την διεπαφή του χρήστη και από το λειτουργικό σύστημα, καθώς κάθε διεπαφή και κάθε λειτουργικό διαθέτει διαφορετικές δυνατότητες για να εργασθεί ο χρήστης ανάλογα με την γλώσσα προγραμματισμού (Schmidt, 1994). Για παράδειγμα, με λειτουργικό Windows συνήθως επιλέγονται γλώσσες οπτικού προγραμματισμού όπως η Visual Basic. Η java είναι μια ανεξάρτητη από

41 περιβάλλον αντικειμενοστραφής γλώσσα προγραμματισμού η οποία λειτουργεί σε οποιοδήποτε περιβάλλον ή υπολογιστική συσκευή ανεξάρτητα από το συγκεκριμένο μικροεπεξεργαστή ή λειτουργικό σύστημα. Ένας προσωπικός υπολογιστής Macintosh, με σύστημα Windows, ένας διακομιστής Sun με σύστημα Unix ακόμα και ένα έξυπνο κινητό τηλέφωνο μπορούν να τρέξουν μια εφαρμογή σε java (Laudon and Laudon, 2005). Αυτό από μόνο του κάνει ελκυστικότερα τα λογισμικά τα οποία χρησιμοποιούν την java. Ωστόσο, τα προγράμματα που γράφονται στις τρέχουσες εκδόσεις java είναι συνήθως αργά στην εκτέλεση. Παράλληλα κάποιες γλώσσες παρουσιάζουν μεγαλύτερο βαθμό πολυπλοκότητας και απαιτούν περισσότερες γνώσεις σε σχέση με κάποιες άλλες. Για παράδειγμα, η Perl απαιτεί εξειδικευμένες γνώσεις σε αντίθεση με την Python. ΓΛΩΣΣΑ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΥ ΛΟΓΙΣΜΙΚΑ Java Opentaps, Adempiere, Apache Ofbiz, Openbravo, ASDN, Overactive Logistics Python Tiny ERP/Open ERP, ERP 5, Perl Lx-office Php SugarCRM, Vtiger C++ Postbooks Πίνακας 2.2: Γλώσσα προγραμματισμού Λειτουργικό σύστημα Είναι το κύριο λογισμικό που εκτελείται σε κάθε υπολογιστή, ανεξάρτητα από τη χρήση που καλείται να καλύψει ο υπολογιστής (με άλλα λογισμικά). Το λειτουργικό σύστημα, ουσιαστικά, υλοποιεί τη χρήση και τη διάθεση των πόρων του υπολογιστή, «επιτρέποντας» τη χρήση άλλων λογισμικών και του υπολογιστή γενικότερα (Stallings, 2005). Το κάθε λογισμικό απαιτεί διαφορετικό λειτουργικό σύστημα προκειμένου να είναι δυνατή η εκτέλεση του. Προτιμότερα είναι τα λογισμικά τα οποία υποστηρίζουν όσο το δυνατόν περισσότερα λειτουργικά συστήματα. Αυτό εξυπηρετεί τον χρήστη καθώς μπορεί να χρησιμοποιήσει το πρόγραμμα για παράδειγμα από τον υπολογιστή της εργασίας του ο οποίος τρέχει τα Linux αλλά και από τον προσωπικό του

42 υπολογιστή ο οποίος τρέχει τα Windows. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι οι τάσεις που επικρατούν στην αγορά τείνουν να ευνοούν εφαρμογές οι οποίες στηρίζονται στην πλατφόρμα Windows έναντι του Unix για παράδειγμα. Τα ERP 5, Open for Business (Apache OFBiz) και Postbooks τρέχουν στα Windows, Linux, Unix, MacOs, τα adempiere και Openbravo στα Windows, Linux, Unix, Solaris και FreeBSD. Έτσι με βάση αυτό το κριτήριο επικρατούν τα πέντε παραπάνω Άδεια χρήσης Το λογισμικό το οποίο θα επιλεγεί πρέπει να φέρει άδεια χρήσης πιστοποιημένη από την Πρωτοβουλία Ανοικτού Κώδικα (OSI). Τα παραπάνω λογισμικά διαθέτουν όλα άδειες χρήσης ανοικτού κώδικα οι οποίες αναφέρονται στην λίστα της Πρωτοβουλίας Ανοικτού Κώδικα Διεπαφή χρήστη Ένα αρκετά σημαντικό στοιχείο το οποίο επηρεάζει την επιλογή είναι το περιβάλλον του προγράμματος. Το περιβάλλον και ο τρόπος αλληλεπίδρασης του προγράμματος με τον χρήστη καθιστούν τα προγράμματα φιλικά προς τον χρήστη (user s friendly) ή λιγότερο φιλικά. Κατά γενική ομολογία το Openbravo διαθέτει ένα αρκετά φιλικό περιβάλλον όπως επίσης και τα ERP 5 και το Tiny EPR/Open ERP. Το Tiny ERP/Open ERP διαθέτει γραφική διασύνδεση χρήστη (GUI), διεπαφές SOAP και διαγράμματα. Γραφική διασύνδεση χρήστη και αρκετέ εύχρηστο περιβάλλον διαθέτουν και τα Postbooks και Project-Open. Επίσης αναφέρεται ως βασικό τεχνικό στοιχείο αξιολόγησης η προσέγγιση του λογισμικού στο μοντέλο της 3-tier Client-Server αρχιτεκτονικής η οποία εξασφαλίζει ταχύτητες επικοινωνίας με remote sites στοιχείο σημαντικό για επιχειρήσεις με υποκαταστήματα Ευκολία και ευχρηστία συστήματος Σε συνδυασμό με την διεπαφή χρήστη, η ευχρηστία είναι επίσης μια σημαντική παράμετρος της ποιότητας του προγράμματος. Προτιμώνται λογισμικά τα οποία είναι εύκολα στην κατανόηση και εκμάθηση αλλά και εύκολα στην χρήση και λειτουργία. Η ευκολία λειτουργίας προϋποθέτει μια φιλική προς τον χρήστη διεπαφή και ένα εύκολο στην κατανόηση και στην χρήση μενού. Η ευκολία εκμάθησης και

43 κατανόησης συνδέεται με την τεκμηρίωση του συστήματος και την ευκολία συγκράτησης της γνώσης. Είναι σημαντικό τα λογισμικά να διαθέτουν εγχειρίδια χρήσης Ευκολία εγκατάστασης και διαμόρφωσης Στην παράμετρο αυτή συναντάμε την ευκολία εγκατάστασης (download) του λογισμικού. Επίσης τον τρόπο και την ευκολία καθορισμού των παραμέτρων, σχεδιασμού του μενού, τον καθορισμό των δικαιωμάτων των διαφορετικών χρηστών και την προσαρμογή του λογισμικού. Από προσωπική παρατήρηση και δοκιμές διαπιστώθηκε ότι το Postbooks έχει αρκετά εύκολη και γρήγορη εγκατάσταση. Επίσης ένας χρήστης μπορεί σχετικά εύκολα να κατεβάσει και το Adempiere. Προαπαιτείται ωστόσο σε πρώτο χρόνο η εγκατάσταση της γλώσσας προγραμματισμού java και κατόπιν το download γιατί σε διαφορετική περίπτωση η εγκατάσταση καθίσταται προβληματική Υποστήριξη Οι ιστοσελίδες των λογισμικών αποτελούν σημαντική πηγή πληροφόρησης, επικοινωνίας και διανομής. Μέσω αυτών μεταβιβάζονται βασικές πληροφορίες, οι χρήστες επικοινωνούν τα προβλήματά τους και δανείζονται συμβουλές από τις συχνά τιθέμενες ερωτήσεις (FAQ s) και από τους χώρους συζήτησης χρηστών. Επίσης, οι χρήστες ενημερώνονται για τις νέες εκδόσεις των λογισμικών. Παράλληλα, ορισμένες σελίδες παρέχουν on-line demo προκειμένου οι επισκέπτες να εξοικειωθούν με το λογισμικό. Το Tiny ERP/ Open ERP και το ERP5 δεν διαθέτουν on line demo. Είναι προφανές λοιπόν, ότι λογισμικά τα οποία διαθέτουν σελίδες στο Ιντερνέτ είναι προτιμότερα.

44 ΜΕΡΟΣ Β/ Πρακτική εφαρμογή του λογισμικού Postboooks στην διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας ημερήσιου και περιοδικού τύπου

45 ΜΕΡΟΣ Β/ Πρακτική εφαρμογή του λογισμικού Postboooks στην διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας ημερήσιου και περιοδικού τύπου ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΡΙΤΟ : Παρουσίαση του λογισμικού 3.1 Εισαγωγή στο Postbooks Πρόκειται για ένα από τα δέκα πιο δημοφιλή λογισμικά στην ιστοσελίδα sourceforge.gr με περισσότερα από 400 καθημερινά downloads. Πήρε το όνομά του από τα τρία βασικά χαρακτηριστικά του προγράμματος. Αρχικά το Post προέρχεται από την λειτουργία της λογιστικής για την μεταφορά των λογιστικών ημερολογιακών εγγραφών στο καθολικό (posting journals). Επιπλέον, το Post προδίδει και την βάση δεδομένων την οποία χρησιμοποιεί, την PostgreSQL. Το δεύτερο συνθετικό προέρχεται από το λογισμικό Quikbooks καθιστώντας το Postbooks σαν μια εξέλιξη του παραπάνω λογισμικού. Το Postbooks σχεδιάστηκε και προωθήθηκε στην αγορά από την εταιρεία xtuple. Πρόκειται για μια εταιρεία παροχής επιχειρηματικού λογισμικού η οποία διαθέτει τρία επιχειρηματικά λογισμικά: xtuple Postbooks, xtuple Standard, xtuple Manufacturing. Από αυτά τα λογισμικά μόνο το Postbooks είναι ανοικτού κώδικα. Τα άλλα αποτελούν εμπορικά λογισμικά και απαιτούν εμπορική άδεια. 3.2 Αρχιτεκτονική του Postbooks Το Postbooks χρησιμοποιεί την αρχιτεκτονική 2 επιπέδων (2-tier architecture). H διεπίπεδη αρχιτεκτονική είναι αυτή που συνδέει απευθείας τον πελάτη (client) με τον εξυπηρετητή (server). Γενικά ένα σύστημα λογισμικού χωρίζεται σε τρία επίπεδα (Ortiz, 2000): Database layer: Στο επίπεδο αυτό τα δεδομένα αποθηκεύονται σε μια βάση δεδομένων. Οι ζητούμενες πληροφορίες ανακτώνται και μεταβιβάζονται στο επιχειρηματικό επίπεδο. Application layer: Η λογική των εφαρμογών (business layer) δηλαδή η λειτουργικότητα και οι κανόνες της εφαρμογής

46 Presentation layer: Tο επίπεδο της εφαρμογής με το οποίο αλληλεπιδρά ο χρήστης (user interface). Σε αυτό το επίπεδο υπάγονται τα διάφορα user interfaces που συναντάμε, τα οποία χωρίζονται σε thin clients και rich clients. Στην αρχιτεκτονική δύο επιπέδων ο client συνδέεται απ ευθείας με την βάση δεδομένων, δεν υπάρχει δηλαδή ενδιάμεσος tier, ο application server. Η επιχειρησιακή λογική περιλαμβάνεται στην πλευρά του εξυπηρετητή. Με άλλα λόγια το Postbooks δεν απαιτεί την χρήση κάποιας εικονικής μηχανής, δεν χρειάζεται πολύπλοκους installers και settings ή οτιδήποτε άλλο που θα μπορούσε να επηρεάσει υπάρχοντες εφαρμογές του υπολογιστή. Σπάνια συναντάμε λογισμικά ERP με αρχιτεκτονική δύο επιπέδων. Το γεγονός αυτό κάνει την εγκατάσταση του Postbooks πολύ εύκολη ακόμα για απλούς χρήστες. Με αυτή την αρχιτεκτονική δεν αυξάνεται η πολυπλοκότητα του συστήματος γεγονός που το κάνει απλό και φιλικό στον χρήστη και παράλληλα απελευθερώνονται πόροι για τις λειτουργίες του server. Από την άλλη πλευρά υπάρχει ισχυρή σύζευξη (tight coupling) μεταξύ κώδικα παρουσίασης (φόρμες) και επιχειρησιακής λογικής και μεταξύ υποσυστήματος παρουσίασης και του υποσυστήματος αποθήκευσης δεδομένων ενώ μειονέκτημα αποτελεί η υποστήριξη περιορισμένου αριθμού client. Το Postbooks θεωρείται thin client αναφορικά με το επίπεδο αλληλεπίδρασης με τον χρήστη (user interface). Είναι δηλαδή περιορισμένων λειτουργιών οι οποίες όμως δημιουργούν στον χρήστη ένα απλό περιβάλλον εφαρμογής Βάση δεδομένων (Database) Το Postbooks υποστηρίζει την PostgreSQL βάση δεδομένων. Η PostgreSQL αποτελεί μια ανοιχτού κώδικα σχεσιακή βάση δεδομένων. Το σχεσιακό μοντέλο αναπαριστά όλα τα δεδομένα της βάσης δεδομένων σε απλούς πίνακες δύο διαστάσεων και μπορεί να συνδυάζει δεδομένα ενός πίνακα με δεδομένα κάποιου άλλου, αρκεί οι δύο πίνακες να διαθέτουν ένα κοινό στοιχείο δεδομένων (Laudon and Laudon, 2006). Η PostgreSQL τρέχει σε όλα τα βασικά λειτουργικά συστήματα, περιλαμβάνοντας Linux, UNIX, Mac OS X, Solaris και Windows. Είναι ACID συμβατή (ACID compliant). Στην γλώσσα των υπολογιστών, το ACID (ατομικότητα, συνέπεια, απομόνωση, μονιμότητα) είναι ένα σύνολο ιδιοτήτων το οποίο εγγυάται ότι

47 οι συναλλαγές στην βάση δεδομένων λειτουργούν αξιόπιστα. Η PostgreSQL μπορεί να διαχειριστεί εύκολα μεγάλους αριθμούς ταυτόχρονων χρηστών καθώς και μεγάλο όγκο δεδομένων. Επίσης υποστηρίζει αποθήκευση μεγάλων δυαδικών αντικειμένων (BLOBS) όπως εικόνες, ήχοι και βίντεο. Στην βασική βιβλιοθήκη συναρτήσεων της PostgreSQL συμπεριλαμβάνονται εκατοντάδες built-in συναρτήσεις οι οποίες καλύπτουν από βασικές μαθηματικές συναρτήσεις και διαχείριση συμβολοσειρών ως κρυπτογραφία. Διαθέτει υψηλή ασφάλεια και διαθεσιμότητα δεδομένων καθώς δημιουργεί on line αντίγραφα ασφαλείας. Τέλος ο πηγαίος κώδικας της PostgreSQL είναι διαθέσιμος κάτω από την πιο ελεύθερη open source άδεια: το BSD license (Bernier, 2006). Το Postbooks χρησιμοποιεί επιπλέον μια βάση μεταδεδομένων (metabase) για τον καθορισμό της βασικής βάσης δεδομένων. Ουσιαστικά διατηρεί τους ορισμούς των οντοτήτων, των ιδιοτήτων και των σχέσεων Γλώσσα προγραμματισμού C++ Το Postbooks τρέχει με την γλώσσα προγραμματισμού C++, μια νεότερη, αντικειμενοστραφής έκδοση της C. Ο αντικειμενοστραφής προγραμματισμός (object-oriented programming) συνδυάζει τα δεδομένα και τις συγκεκριμένες διαδικασίες που ενεργούν σε αυτά σε ένα αντικείμενο (object). Αντί να διαβιβάζουν δεδομένα σε διαδικασίες, τα προγράμματα στέλνουν ένα μήνυμα σε ένα αντικείμενο για να εκτελέσει μια διαδικασία που είναι ήδη ενσωματωμένη. Το ίδιο μήνυμα μπορεί να σταλεί σε διαφορετικά αντικείμενα και το κάθε αντικείμενο να εκτελέσει το μήνυμα με διαφορετικό τρόπο (Sheetz et all, 1997). Αυτό είναι και το βασικό πλεονέκτημα στην γλώσσα προγραμματισμού C++, και κατ επέκταση στο Postbooks. Για παράδειγμα, τα αντικείμενα «Πελάτες» μπορούν να στέλνουν μηνύματα χρεωστικού ή πιστωτικού υπολοίπου στα αντικείμενα «Λογαριασμοί» και τα αντικείμενα αυτά με τη σειρά τους να ενημερώνουν τα αντικείμενα «Χρηματικά Διαθέσιμα». Ο αντικειμενοστραφής προγραμματισμός οδηγεί σε μείωση του χρόνου προγραμματισμού καθώς είναι δυνατή η χρησιμοποίηση κώδικα προγραμμάτων ή τμημάτων λογισμικού τα οποία λειτουργούν σε άλλα σχετικά συστήματα. Επιπλέον, αντικείμενα που ανήκουν σε παρόμοιες κλάσεις μπορούν να έχουν κοινό τρόπο προσπέλασης, με αποτέλεσμα ο χρήστης να μπορεί να χειριστεί με τον ίδιο τρόπο

48 χωρίς να χρειάζεται να μάθει νέες διαδικασίες (polymorphism=πολυμορφισμός). Τέλος, ο αντικειμενοστραφής προγραμματισμός είναι πιο κοντά στην φιλοσοφία του φυσικού κόσμου Γραφική διασύνδεση χρήστη (GUI) Γραφικό Περιβάλλον Χρήστη ή Γραφική Διασύνδεση Χρήστη (Graphical User Interface - GUI) είναι ένα σύνολο γραφικών στοιχείων, τα οποία εμφανίζονται στην οθόνη του Η/Υ και χρησιμοποιούνται για την αλληλεπίδραση του χρήστη με τη συσκευή αυτή. Παρέχουν στον χρήστη, μέσω γραφικών, ενδείξεις και εργαλεία προκειμένου αυτός να φέρει εις πέρας κάποιες επιθυμητές λειτουργίες (Tuck, 2001). Το Postbooks διαθέτει όλα τα χαρακτηριστικά που διαθέτουν οι εφαρμογές για Windows όπως μενού, εικονίδια, κουμπιά και παράθυρα γεγονός που το κάνει οικείο και φιλικό προς τον χρήστη. Παρουσιάζει επιπρόσθετα χαρακτηριστικά εργονομίας και φιλικότητας όπως για παράδειγμα πλήρη διαμόρφωση σύμφωνα με τις ανάγκες του κάθε χρήστη (χρώματα, show/hide τμημάτων οθόνης) Cross-platform τεχνολογία και πλατφόρμα Qt Το λογισμικό χρησιμοποιεί την cross-platform τεχνολογία. Ο όρος crossplatform ή multi-platform αναφέρεται στο λογισμικό ή σε μεθόδους υλοποίησης λογισμικού που από τον ίδιο πηγαίο κώδικα μπορούμε να έχουμε προγράμματα τα οποία τρέχουν σε διαφορετικές αρχιτεκτονικές υπολογιστών και λειτουργικών συστημάτων. Έτσι για παράδειγμα, μια πολύ-πλατφορμική εφαρμογή μπορεί να τρέχει σε Microsoft Windows με πλατφόρμα υλικού x86, σε λειτουργικό Linux με πλατφόρμα υλικού x86 και σε Mac με x86 ή PowerPc. Όσον αφορά το Qt, είναι ένα framework, μια πλατφόρμα η οποία χρησιμοποιείται ευρέως στην ανάπτυξη εφαρμογών με γραφική διασύνδεση χρήστη (GUI) γραμμένες με την γλώσσα προγραμματισμού C OpenRPT report writer Το Postbooks διαθέτει ανοικτού κώδικα κειμενογράφο αναφορών OpenRPT βασισμένο στο λογισμικό OpenMFG και κάτω από την άδεια GNU Lesser General Public License.

49 Οι αναφορές του συστήματος σώζονται σε αρχεία XML format (Extensible Markup Language). Η XML είναι μία γλώσσα που χρησιμοποιείται για την περιγραφή μίας σημειακής γλώσσας. Ο τεχνικός όρος μιας τέτοιας γλώσσας είναι μετα-γλώσσα. Χρησιμοποιώντας την XML οι υπολογιστές μπορούν να χειρίζονται και να μεταφράζουν αυτόματα τα δεδομένα εγγράφων και να εκτελούν πράξεις σ αυτά χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση. Η XML παρέχει μια πρότυπη μορφή για ανταλλαγή ηλεκτρονικών δεδομένων. Ολόκληρη η εφοδιαστική αλυσίδα ενός κλάδου μπορεί να συνδεθεί εύκολα, χωρίς να απαιτείται από τα μέλη να χρησιμοποιούν μια συγκεκριμένη γλώσσα προγραμματισμού ή λειτουργικό σύστημα για την ανταλλαγή δεδομένων (Bosak and Bray, 1999) WYSIWYG Report Designer («What You See Is What You Get») Το Postbooks διαθέτει μεταξύ άλλων και WYSIWYG Report Designer. Ο όρος αυτός χρησιμοποιείται για να περιγράψει ένα σύστημα το περιεχόμενο του οποίου εμφανίζεται στην οθόνη σε μορφή σχεδόν όμοια με αυτή την οποία θα λάβει ο χρήστης για παράδειγμα στο εκτυπωμένο αρχείο Σύνδεση με τα προγράμματα του Microsoft Office Τα δεδομένα και οι αναφορές από το Postbooks μπορούν πολύ εύκολα να εξαχθούν σε Microsoft Excel προκειμένου να ταξινομηθούν, να ομαδοποιηθούν και να αναλυθούν. Επίσης, οι χρήστες έχουν την δυνατότητα να εισάγουν πληροφορίες από το πρόγραμμα στο Microsoft Word. Η ενοποίηση αυτή είναι πολύ σημαντική γιατί βοηθάει στην αύξηση της παραγωγικότητας, δεδομένου ότι το Microsoft Office αποτελεί την πλέον διαδεδομένη σουίτα παγκοσμίως. 3.3 Λόγοι επιλογής του Postbooks Το Postbooks αποτελεί μια ολοκληρωμένη λύση για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας που παρέχει όλα τα απαραίτητα εργαλεία και λειτουργίες για την δημιουργία και διατήρηση μιας σφαιρικής εικόνας γύρω από το σύνολο των διαδικασιών της εφοδιαστικής. Επιτυγχάνει την συγκέντρωση των δεδομένων και την ενοποίηση όλων των λειτουργιών της επιχείρησης (integrated functionality).

50 Το περιβάλλον του προγράμματος είναι έτσι σχεδιασμένο ώστε να προσφέρει στον χρήστη οικειότητα και εργονομία. Συντελεί με αυτό τον τρόπο στην ευκολία χρήσης και την αύξηση της παραγωγικότητας. Παράλληλα το πρόγραμμα δίνει την δυνατότητα δημιουργίας προσωπικού και εξατομικευμένου περιβάλλοντος εργασίας για κάθε χρήστη. Από το μενού ο κάθε εργαζόμενος μπορεί να διαμορφώσει το προφίλ εργασίας που επιθυμεί, τα χρώματα, τις λειτουργίες. Αποτελεί μια λύση που μπορεί γρήγορα να προσαρμοστεί στις τρέχουσες ανάγκες της επιχείρησης καθώς είναι εύκολη η παραμετροποίηση του. Συν τις άλλοις κυκλοφορούν συνέχεια νέες εξελιγμένες εκδόσεις με ανανεώσεις και βελτιώσεις. Επίσης, όπως διαπιστώθηκε, έχει πολύ εύκολη εγκατάσταση (download) σε σχέση με τα υπόλοιπα λογισμικά. Αυτό οφείλεται κυρίως στην διεπίπεδη αρχιτεκτονική του. Παράλληλα δεν απαιτεί υπερβολικές απαιτήσεις σε υλικό (hardware). Ακόμα και σε έναν φορητό υπολογιστή οικιακής χρήσης η εφαρμογή τρέχει χωρίς προβλήματα και με μεγάλη αυτονομία. Πολύ σημαντικό είναι το γεγονός της υποστήριξης. Το Postbooks διαθέτει ιστοσελίδα ( την οποία μπορούμε να επισκεφτούμε για οδηγίες σχετικά με την χρήση του προγράμματος και τις λειτουργίες. Πρόκειται για μια εφαρμογή η οποία έχει πολλούς χρήστες ανά τον κόσμο και μια ολοκληρωμένη κοινότητα η οποία συνδέεται on line. Έτσι, οποιοδήποτε πρόβλημα εμφανίζεται πιθανόν να έχει ήδη λυθεί από κάποιον χρήστη και αν όχι η κοινότητα παρέχει πλήρη υποστήριξη.

51 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΤΕΤΑΡΤΟ: Εφαρμογή του λογισμικού για την διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας τύπου 4.1 Παρουσίαση της εφοδιαστικής αλυσίδας του κλάδου Συνοπτικά, η τυπική εφοδιαστική αλυσίδα ημερήσιου και περιοδικού τύπου ακολουθεί την παρακάτω διαδικασία. Οι εκδότες καθορίζουν τον αριθμό των φύλλων που θα τυπωθούν στο πιεστήριο. Από το πιεστήριο τα έντυπα παραλαμβάνονται από τα πρακτορεία διανομής τύπου, το Άργος και την Ευρώπη όπου και αναλαμβάνουν την διανομή τους στην περιοχή της ευθύνης τους δηλαδή στα σημεία λιανικής πώλησης. Τα σημεία πώλησης είναι τα περίπτερα, ψιλικατζίδικα και οποιοδήποτε σημείο το οποίο έχει άδεια πώλησης εφημερίδων και περιοδικών. Τα πρακτορεία αναλαμβάνουν επίσης και την εξαγωγή του τύπου. Από εκεί οι λιανέμποροι αναλαμβάνουν την πώληση του τύπου στον τελικό καταναλωτή. Η δομή της Εφοδιαστικής αλυσίδας παρουσιάζεται σχηματικά στο σχήμα που ακολουθεί. ΠΡΑΚΤΟΡΕΙΑ ΠΕΛΑΤΕΣ ΕΚΔΟΤΕΣ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ ΑΡΓΟΣ ΕΥΡΩΠΗ ΠΕΡΙΠΤΕΡΑ ΨΙΛΙΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΤΥΠΟΥ ΣΗΜΕΙΑ ΠΩΛΗΣΗΣ ΤΕΛΙΚΟΣ ΚΑΤΑΝΑΛΩΤΗΣ Εικόνα 4.1 : Εφοδιαστική αλυσίδα τύπου

52 4.2 Χαρακτηριστικά αγοράς και εφοδιαστικής αλυσίδας τύπου Η εφοδιαστική αλυσίδα είναι publisher-led. Οι εκδότες διαμορφώνουν και ασκούν επιρροή σε όλο το μήκος της αλυσίδας: Καθορίζουν την τιμή πώλησης, την οποία τυπώνουν και στο εξώφυλλο, και κατ επέκταση τα περιθώρια κέρδους των χονδρέμπορων και λιανέμπορων. Επιλέγουν τον αριθμό των αντιτύπων τα οποία θα δοθούν σε κάθε λιανέμπορο. Απαιτούν από τους διανομείς να πληρούν ορισμένα κριτήρια και να πιάνουν ορισμένα επίπεδα απόδοσης. (Graham and Hill, 2009) Η αγορά χαρακτηρίζεται ως two-sided market καθώς οι εκδότες προσκομίζουν κέρδη και από τους αναγνώστες, οι οποίοι πληρώνουν το αντίτιμο και από τους διαφημιζόμενους. Το προϊόν χαρακτηρίζεται ως ευπαθές (perishable) με την έννοια ότι έχει αξία για πολύ μικρό χρονικό διάστημα. Η κυριακάτικη εφημερίδα έχει αξία την Κυριακή, την Δευτέρα δεν μπορεί να πωληθεί. Για τα περιοδικά ωστόσο τα πράγματα είναι λίγο διαφορετικά. Για παράδειγμα τα μηνιαία περιοδικά απαξιώνονται σε μεγαλύτερο διάστημα από της ημερήσιες εφημερίδας. Ενώ το κέντρο διανομής δεν κρατά απόθεμα ημερήσιων εφημερίδων, όσον αφορά τα μηνιαία περιοδικά διατηρείται απόθεμα για να καλύψει περιπτώσεις αναπαραγγελίας. Κάθε νέο φύλλο μπορεί να θεωρηθεί σαν καινούργιο προϊόν ακριβώς επειδή το περιεχόμενό του αλλάζει. Έτσι, η ζήτηση μπορεί να διαφέρει από φύλλο σε φύλλο. Για παράδειγμα οι πωλήσεις ενός περιοδικού μπορεί να αυξηθούν όταν αυτό φιλοξενεί ένα αποκλειστικό θέμα (Graham and Smart, 2010). Η παραγωγή περιλαμβάνει μεγάλα σταθερά στοιχεία κόστους και πολύ μικρά μεταβλητά στοιχεία κόστους. Τα σταθερά στοιχεία κόστους περιλαμβάνουν τους δημοσιογράφους και το προσωπικό, τον εξοπλισμό που απαιτείται για την εκτύπωση των φύλλων, τις εγκαταστάσεις και το κόστος διανομής. Μεταβλητά θεωρούνται το χαρτί, το μελάνι εκτύπωσης και τα υπόλοιπα υλικά που απαιτούνται για την τύπωση. Ο κύριος όγκος της διανομής πραγματοποιείται συνήθως τις πολύ πρωινές ώρες. Οι εκδότες υποστηρίζουν ότι η διανομή πρέπει να ολοκληρώνεται πολύ νωρίς το πρωί ώστε ο τύπος να είναι διαθέσιμος στα καταστήματα λιανικής για την

53 μεγιστοποίηση των πωλήσεων. Από την άλλη πλευρά οι εκδότες τυπώνουν τα φύλλα όσο πιο αργά το βράδυ είναι εφικτό προκειμένου να καλύψουν και τα νέα της τελευταίας στιγμής. Όσο αναφορά τις παραγγελίες, αυτές τις καθορίζει το πρακτορείο διανομής και όχι ο εφημεριδοπώλης. Η λογική των παραγγελιών στηρίζεται σε ιστορικά στοιχεία τα οποία σχετίζονται με τις προηγούμενες πωλήσεις αναφορικά με κάθε είδος. Έτσι, για παράδειγμα, το περίπτερο Α το οποίο πούλησε την προηγούμενη βδομάδα 30 τεύχη από το περιοδικό Α, την επόμενη βδομάδα θα έχει στο σημείο πώλησης 35 τεύχη. Μια ιδιαιτερότητα του κλάδου σχετίζεται με τα εκδοθέντα φορολογικά στοιχεία. Από το πρακτορείο, τα εμπορεύματα συνοδεύονται με Δελτίο Αποστολής, επιστρέφουν από τα σημεία πώλησης με κατάσταση επιστροφής και τιμολογούνται με Δελτίο Εκκαθάρισης. 4.3 Αντίστροφη εφοδιαστική αλυσίδα τύπου Σαν κομμάτι των ευρύτερων υπηρεσιών τα reverse logistics δεν είναι απλά η διεκπεραίωση επιστροφών (return management). Με την διαχείριση επιστροφών η επιχείρηση καλείται να αναλύσει την διεργασία ανάκτησης αξίας από προϊόντα που έχουν ήδη χρησιμοποιηθεί ή απλώς της έχουν επιστρέψει ως μη αποδεκτά από τον πελάτη Χαρακτηριστικά της αντίστροφης εφοδιαστικής αλυσίδας Η αντίστροφη εφοδιαστική αλυσίδα ημερήσιου και περιοδικού τύπου παρουσιάζει τα εξής χαρακτηριστικά: Αβεβαιότητα τόσο για τον χρόνο όσο και για την ποσότητα των επιστρεφόμενων προϊόντων. Ανάγκη εξισορρόπησης των επιστροφών με τη ζήτηση. Ανάγκη διαλογής και διαχείρισης των επιστρεφόμενων προϊόντων. Αβεβαιότητα όσον αφορά την ποιότητα των υλικών που ανακτώνται. Απαίτηση για οργάνωση ενός αντίστροφου εφοδιαστικού δικτύου. Πρόκειται για μια συνεχής εγκατεστημένη διαδικασία δηλαδή δεν πραγματοποιείται μόνο μία φορά αλλά αποτελεί σημαντικό στοιχείο της στρατηγικής μιας επιχείρησης.

54 4.3.2Λόγοι επιστροφής των προϊόντων του Τύπου 1. μειωμένη ζήτηση σε σχέση με την προσφορά 2. λανθασμένες παραδόσεις. Σε αυτή την περίπτωση εντάσσονται όλα τα λάθη τα οποία προέρχονται από το πρακτορείο και σχετίζονται με λάθη στην εκτέλεση των παραγγελιών. Για παράδειγμα ο αποθηκάριος έστειλε διαφορετικά εμπορεύματα από αυτά της παραγγελίας ή ο υπεύθυνος καταχώρησε λάθος την παραγγελία του πελάτη στο σύστημα. είτε απούλητα προϊόντα λανθασμένων παραδόσεων 3. ελαττωματικά προϊόντα Η διαδικασία επιστροφής του τύπου Τα δίκτυα συλλογής του επιστρεφόμενου τύπου είναι τα δίκτυα διανομής του Τύπου και η συλλογή λαμβάνει χώρα στα σημεία πώλησης από τους εφημεριδοπώλες. Τα μεταφορικά μέσα που χρησιμοποιούνται για τη συλλογή των απούλητων στο πρώτο στάδιο είναι αυτά της Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Τα έντυπα ανάλογα των χαρακτηριστικών τους επιστρέφονται την επόμενη της παράδοσης στην περίπτωση των εφημερίδων, τον επόμενο μήνα στην περίπτωση των μηνιαίων περιοδικών και στην επόμενη εβδομάδα στα εβδομαδιαία περιοδικά. Οι κυριακάτικες εφημερίδες επιστρέφονται τη Τρίτη. Τα εβδομαδιαία περιοδικά πολλές φορές μετά την επιστροφή τους αναδιανέμονται λόγω κάπου ένθετου η κάπου δώρου και την επόμενη εβδομάδα. Κατά την παραλαβή των εντύπων, πραγματοποιείται ποσοτικός έλεγχος με βάση το δελτίο αποστολής. Ο έλεγχος των επιστροφών γίνεται από το Πρακτορείο μέσω του δελτίου επιστρεφόμενων εντύπων το οποίο εκδίδεται από το πρακτορείο. Κατά την επιστροφή τους, ο εφημεριδοπώλης συμπληρώνει την στήλη των επιστροφών και στη συνέχεια στη διαλογή καταμετρούνται και ελέγχονται τα απούλητα έντυπα. Στη συνέχεια ακολουθεί ο έλεγχος από τη μεριά της επιχείρησης του Τύπου ως έγκριση της παραλαβής. Όταν ολοκληρωθεί ο έλεγχος πραγματοποιείται δεματοποίηση των υπόλοιπων φύλλων στα ειδικά μηχανήματα δεματοποίησης.

55 4.4 Παρουσίαση της εταιρείας Ευρώπη Πρόκειται για ένα πρακτορείο διανομής ημερήσιου και περιοδικού τύπου. Συστήθηκε τον Απρίλιο του 1999 με κύριους μετόχους 11 σημαντικές Ελληνικές εκδοτικές επιχειρήσεις. Το δίκτυο διανομών περιλαμβάνει την κεντρική οργάνωση, τα κέντρα διανομής περιοχής Αθηνών - Πειραιώς, 70 υποπρακτορεία στην Ελλάδα και 10 περίπου υποπρακτορεία στο εξωτερικό. Με ένα στόλο 110 φορτηγών αυτοκινήτων διακινεί καθημερινά το 40% περίπου των πωλουμένων εφημερίδων και περιοδικών. Απασχολεί περίπου 390 εργαζόμενους και υποστηρίζεται από σύγχρονο μηχανογραφικό εξοπλισμό για την διεκπεραίωση του έργου της διανομής, της συγκέντρωσης των επιστροφών, της εκκαθάρισης και κυρίως της πληροφόρησης των εκδοτών για τις πωλήσεις των εντύπων τους. Η παρούσα εργασία επικεντρώθηκε στην περιοχή Έβρου Ροδόπης Ξάνθης και συγκεκριμένα στο υποπρακτορείο που λειτουργεί στην περιοχή της Αλεξανδρούπολης και εξυπηρετεί τις ανάγκες των τριών νομών. Η εταιρεία χρησιμοποιεί το εμπορικό λογισμικό Lotus. Ο χώρος της αποθήκης διαιρείται σε δύο κύριες ζώνες. Η μια ζώνη είναι ουσιαστικά ο κύριος χώρος αποθήκευσης ενώ στην άλλη γίνεται η διαλογή και έλεγχος των επιστροφών. Μέσα σ αυτόν το χώρο, υπάρχει ένας άλλος χώρος, ο οποίος προορίζεται για την προσωρινή τοποθέτηση των προϊόντων. Για την παραλαβή, φόρτωση και αποστολή των εμπορευμάτων, οι χώροι εξωτερικά της αποθήκης είναι σχεδιασμένοι έτσι ώστε να επιτυγχάνεται μεγάλη ταχύτητα και υψηλή παραγωγικότητα. Τα φορτηγά αυτοκίνητα προσεγγίζουν την αποθήκη, της οποίας το δάπεδο βρίσκεται σε επίπεδο υψηλότερο από το έδαφος για πιο αποτελεσματική φορτοεκφόρτωση των εντύπων. Γι αυτό το λόγο υπάρχουν ράμπες εισόδου.

56 ΚΕΦΑΛΑΙΟ ΠΕΜΠΤΟ: Εφαρμογή του Postbooks στην εταιρεία Ευρώπη 5.1 Εγκατάσταση Download Postbooks Για τις ανάγκες της παρούσας διπλωματικής χρησιμοποιήθηκε το Postbooks Η εγκατάσταση του προγράμματος έγινε από την επίσημη ιστοσελίδα της εταιρείας xtuple Επιλέγοντας από το μενού download έγινε ανακατεύθυνση στο sourceforge.net όπου και ξεκίνησε η εγκατάσταση. Το αρχείο έχει ενσωματωμένη την γλώσσα προγραμματισμού, την βάση δεδομένων PostrgeSQL και την άδεια. Αυτό σημαίνει ότι ο χρήστης δεν χρειάζεται να κατεβάσει ξεχωριστά την γλώσσα προγραμματισμού ή τη βάση δεδομένων. Η εγκατάσταση απαιτεί περίπου δύο ώρες. Κατά την διάρκεια του download ζητήθηκε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προκειμένου να σταλούν οι κωδικοί πρόσβασης. Μετά την επιβεβαίωση των κωδικών η διαδικασία συνεχίζεται ωστόσο συνίσταται η αλλαγή των κωδικών για λόγους ασφαλείας. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας απαιτείται η επιστροφή στην ιστοσελίδα της xtuple προκειμένου να επιλεγεί η γλώσσα του συστήματος. Το σημείο που χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή εντοπίζεται ακριβώς εδώ. Κάνουμε είσοδο (log in) στο Translation Portal με τους κωδικούς χρήστη που διαθέτουμε και τσεκάρουμε το Download translation file. Το μενού αυτό απαιτεί επιλογή της γλώσσας (select language) και εισαγωγή της έκδοσης του Postbooks που χρησιμοποιείται από τον χρήστη (version using). Από τις διαθέσιμες γλώσσες επιλέγουμε τα αγγλικά και επιλέγουμε την έκδοση Το αρχείο με την μετάφραση πρέπει απαραίτητα να μπει στον ίδιο φάκελο με το ήδη εγκατεστημένο αρχείο xtuple ERP. Σε διαφορετική περίπτωση η εγκατάσταση του προγράμματος θα είναι προβληματική. 5.2 Είσοδος (log in) στο λογισμικό και κεντρικό μενού Κάνοντας διπλό κλικ στο εικονίδιο που έχουμε δημιουργήσει στην επιφάνεια εργασίας εμφανίζεται η παρακάτω εικόνα. Ο χρήστης έχει τρεις επιλογές προκειμένου να επιτύχει είσοδο στην εφαρμογή.

57 Εικόνα 5.1: Είσοδος στο λογισμικό Log in to single-user demo with my xtuple web user Κατά την επιλογή αυτή ένας εξωτερικός server τρέχει το πρόγραμμα και φιλοξενεί την βάση δεδομένων του χρήστη. Η βάση αυτή περιέχει επιπλέον χαρακτηριστικά τα οποία δεν διατίθενται στην δωρεάν - ανοικτή έκδοση. Log in to my company s xtuple cloud database Η επιλογή αυτή υποστηρίζει την τεχνολογία του cloud computing και περιλαμβάνει βάση δεδομένων η οποία φιλοξενείται στο Amazon.com Elastic Compute Cloud (Amazon EC2). Το cloud computing περιγράφει ένα νέο μοντέλο παροχής υπηρεσιών πληροφορικής βασισμένο στα πρωτόκολλα του διαδικτύου για την παροχή δυναμικών, κλιμακωτών και εικονικών πόρων. Στην περίπτωση του Postbooks το λογισμικό βρίσκεται σε ένα δίκτυο από servers προκειμένου να διατίθεται ως υπηρεσία (software as a service) (Creeger, 2009). Ο πάροχος της υπηρεσίας φιλοξενεί την εφαρμογή και τα δεδομένα στην τοποθεσία Amazon.com Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) και ο χρήστης μπορεί να την χρησιμοποιεί από οπουδήποτε. Log in to a server I specify Αυτή είναι η επιλογή που διαλέγουμε προκειμένου να ανοίξουμε την εφαρμογή. Πληκτρολογούμε username και password. Επιλέγουμε εξυπηρετητή, βάση δεδομένων και κανάλι εισόδου (Port).

58 Το Postbooks υποστηρίζει τις κυριότερες επιχειρηματικές διαδικασίες οι οποίες είναι δομημένες στα παρακάτω «λειτουργικά υποσυστήματα» (functional modules): Products Inventory Purchase Manufacture CRM Sales Accounting 5.3 Γενική παραμετροποίηση του συστήματος και setup Μορφοποίηση του περιβάλλοντος εργασίας Ο κάθε χρήστης μπορεί να διαμορφώσει το πρόγραμμα ανάλογα με τις προσωπικές του προτιμήσεις. Από το μενού επιλέγουμε System > Preferences. Στο παράθυρο που ανοίγει ο χρήστης μπορεί να επιλέξει το χρώμα του μενού, μπορεί να εισάγει εικόνα στο φόντο ακόμα και να επιλέξει ποια υπομενού θέλει να εμφανίζονται με γρήγορη αναζήτηση. Πρόκειται ουσιαστικά για την διαδικασία εξατομίκευσης του περιβάλλοντος εργασίας Εισαγωγή χρηστών Εκτός από τον διαχειριστή (admin) του συστήματος, το Postbooks παρέχει την δυνατότητα τις δημιουργίας πολλών χρηστών οι οποίοι έχουν πρόσβαση στο σύστημα με διαφορετικές όμως δικαιοδοσίες. Έτσι, εκτός από τον διαχειριστή ανοίγουμε στο πρόγραμμα άλλους χρήστες, τον αποθηκάριο και τον υπεύθυνο του λογιστηρίου οι οποίοι έχουν πρόσβαση στο σύστημα με τους δικούς τους κωδικούς με τον παρακάτω τρόπο. Επιλέγουμε από το μενού System > Maintain Users Τσεκάρουμε New Εισάγουμε τις πληροφορίες του χρήστη (όνομα, κωδικό, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) Επιλέγουμε το κουμπί (tab) Privileges. Ουσιαστικά στο σημείο καθορίζονται οι ρόλοι, τα προνόμια του κάθε χρήστη.

59 Επιλέγουμε ενότητα (module) για παράδειγμα Λογιστική και κατόπιν από την λίστα που εμφανίζεται τσεκάρουμε τα δικαιώματα που έχει ο συγκεκριμένος χρήστης και με το κουμπί Add τα εισάγουμε στο προφίλ του. Για παράδειγμα ο συγκεκριμένος χρήστης έχει το δικαίωμα να βλέπει οικονομικές αναφορές, τα εκτυπωμένα τιμολόγια, συναλλαγματικές ισοτιμίες αλλά δεν έχει το δικαίωμα να βλέπει τα ταμειακά διαθέσιμα. Με παρόμοιο τρόπο ανοίγουμε όλους τους χρήστες τους προγράμματος με τα αντίστοιχα δικαιώματα στο σύστημα. Εικόνα 5.2: Εισαγωγή χρήστη Δημιουργία αποθηκευτικών χώρων και ζωνών αποθήκευσης Η επιχείρηση διαθέτει μια κεντρική αποθήκη η οποία είναι χωρισμένη σε διαφορετικές ζώνες αποθήκευσης. Έτσι, διακρίνουμε την ζώνη όπου αποθηκεύονται τα εμπορεύματα προς διανομή και την ζώνη όπου παραλαμβάνεται, αποθηκεύεται και διανέμεται ο επιστρεφόμενος τύπος. Για να ορίσουμε τον αποθηκευτικό χώρο και τις ζώνες αποθήκης επιλέγουμε από το μενού Maintenance > Site

60 Εισάγουμε τον κωδικό του αποθηκευτικού χώρου για παράδειγμα WH1 και συμπληρώνουμε την περιγραφή της επιχείρησης. Εισάγουμε την διεύθυνση, τα τηλέφωνα και τον ταχυδρομικό κώδικα. Ο χώρος που δημιουργούμε είναι η κεντρική αποθήκη. Κατόπιν μεταβαίνουμε στο κουμπί (tab) Site Zones προκειμένου να δημιουργήσουμε τις ζώνες αποθήκευσης. Πατώνοντας το New εισάγουμε τις δυο ζώνες αποθήκευσης. Η ζώνη με τον κωδικό ΕΜΠ περιγράφει τον χώρο όπου παραλαμβάνονται τα εμπορεύματα προς διανομή ενώ η ζώνη με τον κωδικό ΕΠΙ περιγράφει τις επιστροφές εμπορευμάτων. Στη συνέχεια στο μενού Maintenance > Locations μπορούμε να εισάγουμε τις διαστάσεις των ζωνών αποθήκευσης που δημιουργήσαμε. Εικόνα 5.3: Αποθηκευτικοί χώροι Αλλαγή νομίσματος Το Postbooks έχει ενσωματωμένο νόμισμα το δολάριο. Οπότε πρέπει να πάμε στο αρχικό μενού και να δηλώσουμε σαν νόμισμα συναλλαγών το ευρώ. Επιλέγουμε από το μενού System > Setup > Currencies Επιλέγουμε New προκειμένου να εισάγουμε το ευρώ Πληκτρολογούμε Όνομα, Σύμβολο και Abbreviation και αποθηκεύουμε.

61 5.4 Διαχείριση προϊόντων Το Postbooks δίνει την δυνατότητα εισαγωγής και διαχείρισης των προϊόντων. Η εμφάνιση και περαιτέρω επεξεργασία των προϊόντων γίνεται από το υποσύστημα Products. Στη βασική οθόνη επιλέγεται το μενού Products και στη συνέχεια Item. Για αρχή θα πρέπει να γίνει η εισαγωγή των προϊόντων της επιχείρησης από αυτό το μενού και κατόπιν οι ενέργειες για την διαχείρισή τους. Έτσι επιλέγουμε New προκειμένου να εισάγουμε νέα είδη. Προκειμένου να γίνει το άνοιγμα του είδους πρέπει να εισάγουμε κάποια βασικά χαρακτηριστικά: Κωδικός Περιγραφή Τύπος (Αγορασθέν, κατασκευασμένο, συστατικό, ημικατεργασμένο κτλ) Μονάδες μέτρησης Bar Code Κατηγορία προϊόντος Εγγύηση Τιμή Προμηθευτής προϊόντος Χαρακτηριστικά Σχόλια Εισαγωγή φωτογραφίας είδους Στην εικόνα που ακολουθεί παρουσιάζεται η εφημερίδα Ναυτεμπορική.

62 Εικόνα 5.4: Άνοιγμα νέου είδους Για κωδικό εισάγαμε τον αριθμό 002. Στην περιγραφή πληκτρολογήσαμε την ονομασία της εφημερίδας. Τσεκάραμε το κουτάκι active καθώς το είδος αυτό είναι ενεργό. Στον τύπο συμπληρώσαμε αγορασθέν ενώ σαν μονάδα μέτρησης αποθέματος βάλαμε το τεμάχιο. Στο μενού κατηγορία προϊόντος (product category) ανοίξαμε αρχικά όλες τις κατηγορίες προκειμένου να γίνει ομαδοποίηση των κωδικών. Οι κατηγορίες στις οποίες ομαδοποιήθηκαν τα προϊόντα της επιχείρησης είναι οι εξής: Εφημερίδες ημερήσιες Εφημερίδες εβδομαδιαίες Εφημερίδες δεκαπενθήμερου Εφημερίδες μηνιαίες Περιοδικά εβδομαδιαία Περιοδικά δεκαπενθήμερου Περιοδικά μηνιαία Περιοδικά διμηνιαία Περιοδικά τετραμηνιαία Περιοδικά εξαμηνιαία Περιοδικά ετήσια

63 Διάφορα Για την περίπτωση της Ναυτεμπορικής επιλέχθηκε η πρώτη κατηγορία, εφημερίδες ημερήσιες. Στις πηγές τσεκάραμε τον προμηθευτή Π. Αθανασιάδη και Σια ΑΕ. Με το κουμπί της αποθήκευσης το είδος 002 έχει εισαχθεί στη λίστα προϊόντων. Πατάμε το κουμπί της αποθήκευσης (Save) και κλείνουμε (Close) το παράθυρο. Με τον ίδιο τρόπο γίνεται η εισαγωγή και των υπόλοιπων ειδών. Όλα τα παραπάνω στοιχεία δεν είναι απαραίτητα για την καταχώρηση ενός είδους ωστόσο όσο περισσότερες πληροφορίες έχει στην διάθεσή της η επιχείρηση τόσο πιο εύκολη γίνεται η διαχείριση των προϊόντων. Στα πλαίσια της παρούσας εργασίας, τα είδη που εισήχθησαν στο πρόγραμμα παρουσιάζονται στην εικόνα που ακολουθεί. Εικόνα 5.5: Τα είδη Κατόπιν πρέπει να καθορίσουμε τα στοιχεία κόστους.

64 Εικόνα 5.6: Στοιχεία κόστους Από το μενού επιλέγουμε Products > Costing > Post Standard Costs By Item Επιλέγουμε το είδος, πατάμε το κουμπί Select all Costs και Update Στη συνέχεια επιλέγουμε Products > Costing > Post Actual Costs By Item Με τον ίδιο τρόπο τσεκάρουμε το είδος πατάμε το κουμπί Select all Costs και Post Τέλος, από το μενού επιλέγουμε Product > Costing > Update Actual Costs By Item. Εισάγουμε το είδος, πατάμε Select all costs και Update. 5.5 Διαχείριση αποθεμάτων Μαθηματικό Υπόβαθρο Η συγκεκριμένη εφοδιαστική αλυσίδα εμφανίζει στοχαστική ζήτηση δηλαδή τυχαία και αβέβαιη. Έτσι, για τη διαχείριση των αποθεμάτων λαμβάνονται υπ όψιν οι τεχνικές της διαχείρισης αποθεμάτων μιας περιόδου με αβέβαιη ζήτηση ή όπως είναι γνωστή αυτή η προσέγγιση ως το πρόβλημα του εφημεριδοπώλη. Ακριβώς όπως και οι εταιρείες εποχιακών ειδών (π.χ χριστουγεννιάτικων στολιδιών, αποκριάτικων στολών) έτσι και ο εν λόγω κλάδος εμφανίζει τα εξής χαρακτηριστικά: Όταν παρέλθει η αντίστοιχη περίοδος πωλήσεων το απόθεμα που δεν έχει πωληθεί εκποιείται σε τιμή πολύ χαμηλότερη της τιμής πώλησης. Οποιαδήποτε ανικανοποίητη ζήτηση οδηγεί σε χαμένες πωλήσεις, καθώς ο πελάτης δεν μπορεί να περιμένει. Για παράδειγμα, ο καταναλωτής που θα πάει

65 στο σημείο πώλησης την Κυριακή για να αγοράσει την κυριακάτικη εφημερίδα και δεν την βρει δεν θα επιστρέψει την Δευτέρα. Επιπλέον, σε συνάρτηση με το δεύτερο χαρακτηριστικό της αγοράς, η βασική υπόθεση που υιοθετούμε είναι ότι η διάρκεια ζωής του προϊόντος που εξετάζεται είναι τόσο μικρή ώστε να μην είναι δυνατή η χρήση του αποθέματος για ικανοποίηση της ζήτησης σε επόμενη χρονική περίοδο. Υπάρχει σαφώς καθορισμένη περίοδος πώλησης επομένως η απόφαση της ποσότητας παραγγελίας δεν επηρεάζει τις μελλοντικές περιόδους και επίσης δεν υπάρχει η ανάγκη να προσδιοριστεί η στάθμη του αποθέματος στην οποία θα τεθεί νέα παραγγελία. (Ζηκόπουλος, 2010) Επίσης, θεωρητικά δεν υπάρχουν περιορισμοί ως προς την ποσότητα παραγγελίας, το κόστος απόκτησης κάθε μονάδας είναι ανεξάρτητο της ποσότητας παραγγελίας και η διαχείριση αποθέματος είναι ανεξάρτητη από άλλα προϊόντα. Τέλος ισχύουν οι εξής παραδοχές: Η κατανομή της αβέβαιης ζήτησης είναι γνωστή, είτε η ζήτηση περιγράφεται από συνεχή τυχαία μεταβλητή είτε από διακριτή. Το άμεσο και έμμεσο κόστος έλλειψης ανά μονάδα προϊόντος Cu είναι γνωστή σταθερά και ίση με την τιμή πώλησης ανά μονάδα μείον το άθροισμα του κόστους αγοράς και του κόστους μη ικανοποίησης της ζήτησης. Δηλαδή: Cu = s-c+b Όπου s = τιμή πώλησης ανά μονάδα C = κόστος αγοράς ανά μονάδα Β = κόστος μη ικανοποίησης ζήτησης (επιπλέον της απώλειας κέρδους). Στην μεταβλητή αυτή δεν μπαίνει το κέρδος αυτό καθ αυτό από το προϊόν αλλά όλα εκείνα τα στοιχεία που θα κέρδισε η επιχείρηση από την ενδεχόμενη αγορά και άλλων προϊόντων. Το κόστος αδιάθετης μονάδας αποθέματος Co είναι επίσης μια γνωστή σταθερά και ισούται με την διαφορά του κόστους αγοράς ανά μονάδα και της αξίας του αδιάθετου αποθέματος. Οι δύο αυτές σταθερές συνδέονται μεταξύ τους με τον κρίσιμο λόγο (critical ratio) όπου C.R = Cu/(Cu+Co). Ο λόγος αυτός αποτελεί σημαντική παράμετρο γιατί χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό της βέλτιστης τιμής της ποσότητας παραγγελίας.

66 Όλα τα παραπάνω σχετίζονται με την διαχείριση των αποθεμάτων επηρεάζουν όμως και τον τρόπο με τον οποίο θέτονται οι παραγγελίες των εφημεριδοπώλων στην επιχείρηση. Το Postbooks διαθέτει ξεχωριστή ενότητα η οποία παρακολουθεί το απόθεμα, διευκολύνει τον χρήστη στην διαχείριση των αποθεμάτων και στον έλεγχο των αποθηκευμένων ειδών Τοποθέτηση προϊόντων στο απόθεμα Μετά την δημιουργία των ειδών αυτά πρέπει να συνδεθούν με το απόθεμα. Επιλέγουμε από το αρχικό μενού Inventory > Item Site> New Εικόνα 5.7: Τοποθέτηση στο απόθεμα Στο πεδίο Item Number εισάγουμε τα προϊόντα που δημιουργήσαμε. Για παράδειγμα επιλέγουμε από την λίστα την Ναυτεμπορική. Διαλέγουμε ένα Ranking Number Επιλέγουμε τον Planner Code, στην περίπτωσή μας είναι FG1 Finished Product, και διαλέγουμε Cost Category Στη συνέχεια στο κουμπί (tab) Planning κλικάρουμε την επιλογή Enforce Order Parameters Εισάγουμε το επίπεδο αναπαραγγελίας (Reorder Level). Πρόκειται για το ελάχιστο επίπεδο αποθέματος στο οποίο πρέπει να τεθεί η νέα παραγγελία. Κατόπιν

67 συμπληρώνουμε όλες τις πληροφορίες που σχετίζονται με το απόθεμα ασφαλείας (Safety Stock), το Lead Time, την ελάχιστη και μέγιστη ποσότητα παραγγελίας. Πατώνοντας το κουμπί της αποθήκευσης (Save) το προϊόν μεταφέρεται στο απόθεμα. 5.6 Διαχείριση πελατειακών σχέσεων Η Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων (CRM) είναι μία ευρέως εφαρμοσμένη στρατηγική για την διαχείριση των αλληλεπιδράσεων μιας επιχείρησης με τους πελάτες. Το CRM αναφέρεται στην δημιουργία, την ανάπτυξη και την διατήρηση πετυχημένων σχέσεων με τους πελάτες διαχρονικά. Στόχος είναι η συνεχής ικανοποίηση του πελάτη και η αφοσίωση του (loyalty) στην εταιρεία με τελικό αποτέλεσμα τη δημιουργία μακροπρόθεσμα επικερδών πελατειακών σχέσεων (Massey et all, 2001). Το Postbooks διαθέτει ειδική ενότητα η οποία σχετίζεται με το CRM και τις πωλήσεις. Ο κάθε πελάτης έχει την καρτέλα του η οποία περιλαμβάνει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες: επωνυμία, κωδικό, διεύθυνση, τηλέφωνα επικοινωνίας. Παράλληλα, στην καρτέλα δίνεται η δυνατότητα στον χρήστη να συμπληρώσει πληροφορίες οι οποίες σχετίζονται με την εξυπηρέτηση του πελάτη και τα ειδικά χαρακτηριστικά. Τηρείται ένα πλήρες προφίλ με όλες τις ιδιαιτερότητες του πελάτη. Ο χρήστης για παράδειγμα μπορεί να τσεκάρει αν ο πελάτης δέχεται παραγγελίες σε καθυστέρηση (backorders) και την εκτέλεση μέρους παραγγελιών (partial shipments). Το CRM είναι μια ενσωματωμένη software εφαρμογή, που αυτοματοποιεί (μερικά ή ολοκληρωτικά) τη διαδικασία διαχείρισης των πελατών στους τομείς των πωλήσεων, του marketing και του customer service. Το πρόγραμμα περιλαμβάνει εφαρμογές οι οποίες υποστηρίζουν την αλληλεπίδραση των πελατών με τις front office διαδικασίες και τις back office διαδικασίες Εισαγωγή νέου πελάτη Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε Sales > Customer > New Πληκτρολογούμε τον κωδικό του πελάτη και την επωνυμία. Στο παράδειγμά μας δίνουμε τον κωδικό 002 για τον πελάτη Μαυροπούλου Μαρία Ψιλικά.

68 Εικόνα 5.8: Εισαγωγή Πελάτη Για να δημιουργήσουμε την καρτέλα του πελάτη συμπληρώνουμε όποια στοιχεία θεωρούμε απαραίτητα Στις διευθύνσεις (Addresses) και στο υπομενού Billing Contact και Correspondence Contact εισάγουμε με τον φακό τον υπεύθυνο επικοινωνίας. Στην περίπτωση αυτή πατάμε τον φακό και μετά New. Στο παράθυρο που ανοίγει εισάγουμε την διεύθυνση της επιχείρησης, το Ονοματεπώνυμο του υπεύθυνου επικοινωνίας και τα υπόλοιπα στοιχεία της καρτέλας. Πατάμε το κουμπί της αποθήκευσης (Save). Το μενού αυτό αποτελεί την καρτέλα του πελάτη όπου από δω και στο εξής θα είναι διαθέσιμες όλες οι πληροφορίες που σχετίζονται με αυτόν, όπως το ιστορικό πωλήσεων, παραγγελιών, πληρωμών. Οι πληροφορίες των πελατών αποθηκεύονται στις βάσεις δεδομένων για να διευκολύνουν τις επιχειρηματικές συναλλαγές. Η αποθήκη δεδομένων υποστηρίζει τις ανάγκες επιχειρηματικής ευφυΐας από τους επιχειρησιακούς αναλυτές, επιτρέποντας τους να επεξεργάζονται και να αξιολογούν τις πληροφορίες, να εξάγουν περίπλοκες αναφορές και να προτείνουν σχέδια που θα ανταποκρίνονται πλήρως στις απαιτήσεις των πελατών. Μέσω των πληροφοριών που έχει συγκεντρώσει η επιχείρηση για τους πελάτες είναι δυνατή η άμεση και αποτελεσματική εξυπηρέτησή τους. Η διαχείριση των λογαριασμών των πελατών γίνεται ευκολότερη γιατί οι πληροφορίες γι αυτούς είναι συγκεντρωμένες, ταξινομημένες και στη διάθεση όλων των υπαλλήλων. Οι

69 πληροφορίες αυτές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να εντοπίζονται οι σημαντικότεροι πελάτες και να ιεραρχούνται οι ανάγκες εξυπηρέτησης (key account customers) Διαχείριση επαφών και βιβλίο διευθύνσεων Το Postbooks δίνει τη δυνατότητα της διαχείρισης και της συνεργασίας σε ότι αφορά λογαριασμούς (accounts) και επαφές (contacts). Οι λογαριασμοί αφορούν τους οργανισμούς και επιχειρήσεις που σχετίζονται με την επιχείρηση, ενώ οι επαφές αφορούν τα άτομα. Παράλληλα, παρέχεται η δυνατότητα εισαγωγής διευθύνσεων. Το σύστημα διαθέτει τέσσερα πεδία εισαγωγής διευθύνσεων έτσι ο χρήστης μπορεί να εισάγει διεύθυνση έδρας, υποκαταστήματος, αλληλογραφίας κτλ. Οι ενότητες αυτές διευκολύνουν την ταξινόμηση των επαφών, των τηλεφώνων και δημιουργούν ουσιαστικά μια βάση δεδομένων η οποία είναι εύκολα διαχειρίσιμη. Εικόνα 5.9: CRM Sales Orders Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να εισάγουμε παραγγελίες πελατών στο σύστημα. Ο πιο εύκολος παρουσιάζεται παρακάτω. Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε Sales > Sales Orders > New Βρισκόμαστε στο αρχικό μενού Header Information. Στο πεδίο Customer επιλέγουμε με τον φακό τον πελάτη που θέλουμε. Ενεργοποιούμε την διεύθυνση αποστολής πατώντας το κουμπί Copy to Ship-to.

70 Εικόνα 5.10: Παραγγελία Πελάτη Στη συνέχεια μεταβαίνουμε στο μενού Line Items > New Στο παράθυρο που ανοίγει συμπληρώνουμε τα ακόλουθα στοιχεία. Για αρχή, επιλέγουμε το είδος (Item Number). Επιλέγουμε το περιοδικό Mariages. Στο πεδίο Quantity Ordered βάζουμε τον αριθμό των τεμαχίων που ζήτησε ο πελάτης. Γράφουμε 25 και κατόπιν πατάμε το κουμπί Tab. Στη συνέχεια εισάγουμε την ημερομηνία παράδοσης. αν επιθυμούμε η παράδοση να γίνει σε 7 ημέρες εισάγουμε στο πεδίο Scheduled Date +6. Έπειτα, τσεκάρουμε το κουμπί Show Availability και το κουμπί Create Purchase Request. Πατάμε το κουμπί της αποθήκευσης (Save). Εκτυπώνουμε (Print) ή όχι (Cancel) την παραγγελία.

71 Εικόνα 5.11: Παραγγελία πελάτη Τιμολόγηση παραγγελιών Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε Sales > Billing > Invoice > Select Order for Billing. Εικόνα 5.12: Μενού τιμολόγησης παραγγελιών

72 Εισάγουμε τον αριθμό της παραγγελίας του πελάτη και πατάμε το κουμπί Tab ώστε να συμπληρωθούν αυτόματα τα πεδία: Επωνυμία πελάτη, Ημερομηνία Παραγγελίας και Ημερομηνία Αποστολής. Κάνουμε διπλό κλικ πάνω στην παραγγελία οπότε και ανοίγει το παράθυρο Selecting Billing Quantity. Εικόνα 5.13: Ποσότητα παραγγελίας Στο πεδίο To Bill συμπληρώνουμε την ποσότητα που θέλουμε να τιμολογήσουμε. Στην περίπτωση μας συμπληρώνουμε 25. Πατάμε το κουμπί της αποθήκευσης οπότε και επιστρέφουμε στο προηγούμενο μενού. Πατάμε ξανά αποθήκευση (Save) και Close. Το επόμενο βήμα είναι η δημιουργία του τιμολογίου από το μενού Billing Selections. Έτσι, ακολουθούμε την διαδρομή Sales > Billing > Invoice > Billing Selections Με το ποντίκι τσεκάρουμε την παραγγελία και επιλέγουμε Create Invoice

73 Εικόνα 5.14: Δημιουργία τιμολογίου Η επιλογή μας θα εξαφανιστεί καθώς δημιουργήθηκε πλέον το τιμολόγιο οπότε και κλείνουμε Close το παράθυρο. Για να εκτυπώσουμε το τιμολόγιο που δημιουργήσαμε επιλέγουμε Sales > Billing > Invoice > List Unposted Invoices Στο παράθυρο που ανοίγει τσεκάρουμε το τιμολόγιο και πατάμε το κουμπί της εκτύπωσης (Print). Επιλέγουμε την εκτύπωση σε δύο αντίγραφα, ένα για τον πελάτη και ένα για την εταιρεία. Στη συνέχεια ακολουθούμε την παρακάτω διαδικασία προκειμένου το τιμολόγιο που δημιουργήθηκε να συνδεθεί με τον λογαριασμό Λογαριασμοί Εισπρακτέοι (Accounts Receivable) Επιλέγουμε από το μενού Sales > Billing > Invoice > List Unposted Invoices Τσεκάρουμε το τιμολόγιο και πατάμε το κουμπί Post. Ανοίγει το παράθυρο Get G/L Distribution Date, πατάμε Continue. Παράλληλα, στα πλαίσια της τιμολόγησης ο χρήστης μπορεί να εισάγει σε κάθε πελάτη τιμοκατάλογο ο οποίος αναφέρεται αποκλειστικά σε αυτόν καθώς επίσης και να εισάγει ένα ποσοστό έκπτωσης για τον συγκεκριμένο πελάτη από τον γενικό τιμοκατάλογο. Η τιμολόγηση μπορεί να γίνει κατά πελάτη (customer), κατά γκρουπ (group), τύπο (types) ή ακόμα και κατηγορία προϊόντος (category).

74 5.6.5 Quotes Σε περίπτωση επιχείρησης παροχής υπηρεσιών χρησιμοποιούνται από το αρχικό μενού αντί οι εντολές παραγγελίας (Sales Orders) τα Quotes. Από το αρχικό μενού επιλέγουμε Sales > Customer > Workbench. Επιλέγουμε τον πελάτη που θέλουμε με τον φακό και κατόπιν μεταβαίνουμε στο υπομενού Sales και τσεκάρουμε το κουμπί Quotes. Και σε αυτή την περίπτωση η διαδικασία είναι η ίδια με αυτήν που περιγράφηκε παραπάνω Πληρωμή από πελάτη Σχετικά με την αποτελεσματικότερη διαχείριση των εισπράξεων, το Postbooks εμφανίζει συγκεντρωτικά την πληροφορία που απαιτείται ώστε να γίνεται η συμφωνία υπολοίπου ευκολότερη, κρατά ιστορικό λαμβάνοντας υπόψη τις διαφορετικές συμφωνίες πληρωμής με τον εκάστοτε πελάτη και τέλος παράγει πληθώρα στατιστικών στοιχείων - χρήσιμα σε κάθε είδους διαπραγμάτευση. Από το αρχικό μενού επιλέγουμε Accounting > Accounts Receivable > Workbench Επιλέγουμε Select και με το φακό εισάγουμε τον πελάτη που θέλουμε. Στην περίπτωσή μας επιλέγουμε τον πελάτη με τον κωδικό 0003 (Λυκίδης Μαλλιαρίδης ΟΕ) Από το μενού Receivables επιλέγουμε τα τιμολόγια προς εξόφληση. Σε περίπτωση που ο πελάτης δεν πληρώνει με βάση τα τιμολόγια αλλά για παράδειγμα διατηρεί κάποιο ανοικτό υπόλοιπο και δίνει χρήματα έναντι αγορών επιλέγουμε το μενού Cash Receipts.

75 Εικόνα 5.15: Είσπραξη από πελάτη Για να δεχόμαστε πιστωτικές κάρτες Από το κεντρικό μενού επιλέγουμε System > Setup > Credit Card Τσεκάρουμε το κουτάκι Accept Credit Cards Κατόπιν επιλέγουμε από την λίστα το External στο πεδίο Verification System Στο κουμπί (tab) Fraud Detection τσεκάρουμε το κουτάκι Require Card Verification Value/Code (CVV). Το κουμπί αυτό είναι πολύ σημαντικό για τις on line αγορές και συναλλαγές.

76 Εικόνα 5.16: Πληρωμή με πιστωτική κάρτα Incident Management Το Incident Management -θα μπορούσε να αποδοθεί στα ελληνικά ως Διαχείριση Συμβάντων- αποτελεί μια από τις θεμελιώδεις διαδικασίες για το ITIL. Πρόκειται για έναν όρο ο οποίος περιλαμβάνει όλες εκείνες τις ενέργειες που απαιτούνται για την αναγνώριση, ανάλυση και αντιμετώπιση των απρόοπτων συμβάντων και κινδύνων. (Brooks and Meisenzahl, 2008). Το Postbooks διαθέτει υπομενού το οποίο υποστηρίζει το Incident Management. Εκεί είναι δυνατή η καταγραφή, η παρακολούθηση και η διαχείριση όλων των συμβάντων που σχετίζονται με την εξυπηρέτηση των πελατών. Ο χρήστης μπορεί να εισάγει τα παράπονα των πελατών, τα διάφορα προβλήματα που αντιμετώπισαν κατά την παραλαβή των εμπορευμάτων, σχόλια και προτάσεις προς βελτίωση καθώς επίσης και ιδιαίτερες προτιμήσεις. Από το μενού επιλέγουμε CRM > Incident > New Δίνουμε ένα νούμερο κωδικό στον συμβάν και πληκτρολογούμε μια σύντομη περιγραφή. Επιλέγουμε τον πελάτη από το πεδίο CRM Account. Κατόπιν, συμπληρώνουμε τα πεδία Assigned to προκειμένου να αναθέσουμε το περιστατικό σε

77 κάποιον υπεύθυνο της εταιρείας και το πεδίο Priority προκειμένου να θέσουμε το επίπεδο σημαντικότητας. Στο συμβάν που δημιουργήσαμε με κωδικό και υψηλή προτεραιότητα ο πελάτης Μαυροπούλου Μαρία αναφέρει στο mail της ότι όλα τα περιοδικά Κατοικία που έλαβε στην τελευταία παραγγελία ήταν ελαττωματικά. Εικόνα 5.17: Διαχείριση περιστατικού πελάτη Ευκαιρίες πώλησης (Sales Opportunities) - Προβλέψεις Πρόκειται ουσιαστικά για την ενότητα η οποία σχετίζεται με το CRM και τις προβλέψεις (forecasting). Διευκολύνει τον εντοπισμό και την παρακολούθηση των ευκαιριών πώλησης και την διαδικασία οργάνωσης και ανάλυσης πληροφοριών με τρόπο ώστε να καθίσταται δυνατός ο υπολογισμός του ύψους των αναμενόμενων πωλήσεων. Επίσης εξυπηρετεί όλες τις ενέργειες που σχετίζονται με την ενδυνάμωση των πωλήσεων.

78 Επιλέγουμε CRM > Opportunity > New Εισάγουμε όνομα (Name) και λογαριασμό (Account) Συμπληρώνουμε όσα πεδία θεωρούμε απαραίτητα. Εισάγουμε την πιθανότητα (Probability) και την ημέρα ολοκλήρωσης του στόχου. Εισάγουμε, αν το θεωρούμε απαραίτητο, σχόλια (Notes) και οτιδήποτε άλλο θέλουμε στο πεδίο To-Do. Εικόνα 5.18: Ευκαιρίες πώλησης 5.7 Διαχείριση προμηθειών και διαχείριση σχέσεων με προμηθευτές Η δημιουργία σχέσεων με τους προμηθευτές είναι ένας μηχανισμός που βοηθάει στη μείωση του κόστους συναλλαγής κατά τη διαδικασία ανταλλαγής προϊόντων και πληροφοριών και είναι κρίσιμης σημασίας όσον αφορά την ανταγωνιστικότητα μίας επιχείρησης (Jean et al, 2010). Σε λειτουργικό επίπεδο η διαχείριση των σχέσεων με τους προμηθευτές είναι παρόμοια με την διαχείριση των πελατών. Το υποσύστημα πληρωτέοι λογαριασμοί καλύπτει τις απαιτήσεις για την παρακολούθηση και έλεγχο όλων των προμηθευτών της εταιρείας.

79 5.7.1 Εισαγωγή νέου προμηθευτή Επιλέγουμε από το γραμμή εργαλείων Purchase > Vendor > New Εισάγουμε τον Κωδικό και επιλέγουμε τον Τύπο του προμηθευτή (Vendor Type) Κατόπιν πληκτρολογούμε την επωνυμία (Name) και την Διεύθυνση Στη συνέχεια στο πεδίο Default προσθέτουμε όλες τις πληροφορίες που θεωρούμε απαραίτητες και σχετίζονται με το νόμισμα συναλλαγής, λογαριασμούς τραπέζης και όρους παράδοσης των προϊόντων Τσεκάρουμε τα κουτάκια Active Qualified Με τον τρόπο αυτό κάνουμε τον προμηθευτή ενεργό και επιβεβαιώνουμε ότι πληροί τα κριτήρια που επέλεξε η επιχείρηση προκειμένου να πουλάει τα προϊόντα στην επιχείρηση. Εικόνα 5.19: Εισαγωγή νέου προμηθευτή Τοποθέτηση παραγγελίας (Purchase order) Από την στιγμή που θα ολοκληρωθεί η εισαγωγή των στοιχείων όλων των προμηθευτών μπορεί να αρχίσει η τοποθέτηση παραγγελιών για την αγορά των εμπορευμάτων. Προκειμένου να τοποθετήσουμε μια παραγγελία ακολουθούμε την εξής διαδικασία:

80 Επιλέγουμε Purchase > Purchase Order > New Ο Κωδικός της παραγγελίας συμπληρώνεται αυτόματα. Ο χρήστης συμπληρώνει τους όρους (Terms). Για παράδειγμα στην παραγγελία την οποία δημιουργήσαμε στους όρους τοποθετούμε παράδοση σε μια μέρα. Στο ίδιο μενού συμπληρώνουμε τον Υπεύθυνο Παραγγελίας (Purchasing Agent), στην περίπτωσή μας τον διαχειριστή. Συμπληρώνουμε την ημερομηνία παραγγελίας (Order Date) και τον Προμηθευτή (Vendor), στο παράδειγμά μας την εταιρεία Π. Αθανασιάδη και ΣΙΑ ΑΕ. Εικόνα 5.20: Παραγγελία σε προμηθευτή Στη συνέχεια μπαίνουμε στο μενού Line Items > New Το προϊόν που επιλέγουμε μπορεί να χαρακτηρίζεται σαν απόθεμα (Inventory) ή όχι (Non-Inventory). Τα προϊόντα της δεύτερης κατηγορίας μπορούν να είναι υπηρεσίες ή εμπορεύματα που προορίζονται για εσωτερική χρήση και όχι για μεταπώληση.

81 Εικόνα 5.21: Παραγγελία προϊόντος Στο παράδειγμά μας επιλέγουμε από το μενού Inventory και εισάγουμε από την λίστα το περιοδικό Mariages. Συμπληρώνουμε την ποσότητα παραγγελίας (Quantity Ordered), την τιμή της μονάδας (Unit Price) και την ημερομηνία λήξης της παραγγελίας (Due Date). Πατώντας το κουμπί της αποθήκευσης (Save) το Postbooks βγάζει ένα παράθυρο το οποίο παρουσιάζει την εκτύπωση της παραγγελίας (Print Purchase Order). Πατάμε το κουμπί της εκτύπωσης (Print) αν θέλουμε να εκτυπώσουμε την παραγγελία ή αλλιώς το κουμπί της ακύρωσης Παραλαβή παραγγελιών Από το μενού επιλέγουμε Purchase > Purchase Order > List Open. Με τον τρόπο αυτό βλέπουμε όλες τις εντολές παραγγελιών που έχουμε δώσει. Κάνουμε δεξί κλικ πάνω στην παραγγελία. Από το μενού που εμφανίζεται επιλέγουμε Release.

82 Εικόνα 5.22: Παραλαβή της παραγγελίας Πρόκειται για ένα βήμα το οποίο πρέπει να ολοκληρωθεί πριν από την φυσική παραλαβή της παραγγελίας. Ουσιαστικά αποτελεί μια διαδικασία η οποία αποτελεί μια επιβεβαίωση της παραγγελίας. Από την στιγμή που θα εκτελεστεί αυτή η διαδικασία, ακολουθούμε τα εξής βήματα: Επιλέγουμε από το μενού Inventory > Receiving > New Receipt

83 Εικόνα 5.23: Παραλαβή και αποδοχή της παραγγελίας Στο παράθυρο που ανοίγει πληκτρολογούμε ή επιλέγουμε από την λίστα την παραγγελία που μόλις αποδεχτήκαμε (release). Η παραγγελία φαίνεται στην οθόνη όπου και πατάμε το κουμπί Receive All και ολοκληρώνουμε την διαδικασία με το Post. Η παραγγελία έχει ληφθεί από την επιχείρηση και είναι έτοιμη για τιμολόγηση και πληρωμή Πληρωμή προμηθευτών Οι πληρωμές προμηθευτών μπορούν να πραγματοποιηθούν με πολλαπλούς τρόπους σύμφωνα με την πολιτική της εταιρείας. Οι πληρωμές μπορούν να πραγματοποιηθούν μέσω τραπεζικών λογαριασμών της επιχείρησης οι οποίοι είναι συνδεδεμένοι στο πρόγραμμα. Παρέχεται δηλαδή συσχέτιση τραπεζικών εγγραφών. Η ηλεκτρονική πληρωμή τιμολογίων εξασφαλίζει την προγραμματισμένη εκτέλεση των υποχρεώσεων προς τους προμηθευτές, με την ταυτόχρονη μείωση δαπανών που σχετίζονται με τις πληρωμές. Η ακρίβεια και η συνέπεια του συστήματος, μπορεί να

84 συνεργήσει και στην πιθανότητα να επιτευχθούν βελτιωμένοι όροι πληρωμής με τους προμηθευτές. Η πληρωμή προμηθευτών μπορεί να πραγματοποιηθεί με δύο τρόπους. Σε περίπτωση που έχουμε τοποθετήσει στο πρόγραμμα παραγγελίες προς τους προμηθευτές τότε απαιτείται η πληρωμή μέσω Miscellaneous Vouchers ενώ αντίθετα χωρίς την εισαγωγή παραγγελιών στο πρόγραμμα η πληρωμή μπορεί να πραγματοποιηθεί μέσω Miscellaneous Checks. Πιο αναλυτικά, στην πρώτη περίπτωση όπου έχουμε τοποθετήσει παραγγελίες στο Postbooks η διαδικασία για την πληρωμή των προμηθευτών είναι η ακόλουθη. Το πρώτο βήμα για την πληρωμή προμηθευτών είναι η δημιουργία Voucher για το τιμολόγιο του προμηθευτή. Από το μενού επιλέγουμε Accounting > Accounts Payable > Workbench Εικόνα 5.24: Πληρωμή προμηθευτή Στο παράθυρο που ανοίγει μένουμε στο υπομενού Open Vouchers και πατάμε New Εισάγουμε τον αριθμό της παραγγελίας πληκτρολογώντας τον αριθμό συστήματος ή επιλέγοντας με τον φακό.

85 Πληκτρολογούμε σημερινή ημερομηνία στο κουμπί Invoice Date και κατόπιν το κουμπί Tab ώστε να συμπληρωθούν αυτόματα τα επόμενα πεδία. Στη συνέχεια εισάγουμε τον αριθμό τιμολογίου του προμηθευτή στο πεδίο Vendor Invoice Πατάμε το κουμπί Distribute All Στο πεδίο Amount to Distribute πληκτρολογούμε το ίδιο ποσό με αυτό στο πεδίο Amount Distributed. Στο πεδίο Balance το ποσό που εμφανίζεται στην οθόνη πρέπει να είναι μηδέν. Αφού ολοκληρώσουμε αυτά τα βήματα πατάμε το κουμπί της αποθήκευσης (Save). Εικόνα 5.25: Έκδοση πληρωμής προμηθευτή Επιστρέφουμε αυτόματα στο μενού Payables Workbench. Το Voucher που δημιουργήσαμε εμφανίζεται τώρα στο μενού Open Vouchers. Μαρκάρουμε με το ποντίκι μας το Voucher και πατάμε το κουμπί Post. Το υποσύστημα αυτό αποτελεί πολύ σημαντικό κομμάτι στη διαχείριση της εφοδιαστικής αλυσίδας για όλους τους παρακάτω λόγους: Διαχειρίζεται τις εντολές προμήθειας από τη δημιουργία τους μέχρι την έγκρισή τους αλλά και την εισαγωγή τους στην αποθήκη.