ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ (Hotel Questionnaire) Εγχειρίδιο χρήσης (Demo Manual)

Transcript

1 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΞΕΝΟΔΟΧΕΙΑΚΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ (Hotel Questionnaire) Εγχειρίδιο χρήσης (Demo Manual) «WeKnow» ΔΗΜΗΤΡΙΟΣ ΨΥΧΙΑΣ & ΣΙΑ Ε.Ε. Υποστήριξη Πληροφοριακών Συστημάτων και Επικοινωνιών Σελίδα 1 από 19

2 ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΑ 1. ΕΙΣΟΔΟΣ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ, σελ ΑΡΧΙΚΗ ΣΕΛΙΔΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ (Questionnaire Management), σελ ΣΤΗΛΗ ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗΣ, σελ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ, σελ ΣΥΝΘΕΤΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ, σελ ΕΞΑΓΩΓΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΣΕ ΑΡΧΕΙΟ EXCEL, σελ ΑΝΑΦΟΡΕΣ (REPORTS), σελ ΑΝΑΦΟΡΑ ΑΝΑΛΥΣΗΣ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ, σελ ΑΝΑΦΟΡΑ ΔΙΑΧΡΟΝΙΚΗΣ ΕΞΕΛΙΞΗΣ, σελ ΑΝΑΦΟΡΑ ΣΥΝΘΕΤΗΣ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗΣ, σελ ΑΠΟΣΥΝΔΕΣΗ, σελ. 13 Σελίδα 2 από 19

3 1. ΕΙΣΟΔΟΣ ΣΤΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ Για να εισέρθετε στο σύστημα διαχείρισης, συμπληρώνετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης που σας έχουν δοθεί στα αντίστοιχα πεδία Username & Password και επιλέγετε το σύνδεσμο «Είσοδος». Εικ. 1 Το θέμα προβολής (Theme) είναι προαιρετική διαδικασία η οποία σας δίνει την επιλογή της αλλαγής του φόντου εργασίας. Μόλις εισέλθετε στο σύστημα εμφανίζεται η σελίδα της εικόνας 2. Εικ. 2 Σελίδα 3 από 19

4 2. ΣΤΗΛΗ ΔΙΑΧΕΙΡΗΣΗΣ (Μενού) Στην αριστερή μεριά βρίσκεται η στήλη με τις ενότητες διαχείρισης. Στην στήλη αυτή υπάρχουν κατηγοριοποιημένες όλες οι επιλογές που δίνονται από το σύστημα. Πάνω αριστερά υπάρχει η ενότητα «Εργασίες», με επιλογές «Αρχική» & «Ερωτηματολόγια». Εικ. 3 Χαμηλότερα βρίσκεται η ενότητα «Reports», στην οποία όμως θα αναφερθούμε παρακάτω. 3. ΑΡΧΙΚΗ ΣΕΛΙΔΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ (Questionnaire Management) Στην σελίδα διαχείρισης εμφανίζονται δυο πλαίσια: α) Το πρώτο πλαίσιο ονομάζεται «Νέο Ερωτηματολόγιο». Επιλέγοντας μια από τις προτεινόμενες γλώσσες εμφανίζεται αυτόματα μια νέα καρτέλα στο πρόγραμμα περιήγησης, η οποία εμπεριέχει ένα κενό ερωτηματολόγιο στην αντίστοιχη γλώσσα επιλογής σας. Εικ. 4 Σελίδα 4 από 19

5 β) Το δεύτερο πλαίσιο ονομάζεται «Δραστηριότητα». Στο παρακάτω διάγραμμα αναγράφονται τα ερωτηματολόγια που καταχωρήθηκαν ανά μήνα. Στο παράδειγμα της Εικ. 5 όλα τα ερωτηματολόγια καταχωρήθηκαν τον μήνα Ιούλιο του Εικ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΑ Στο σύνδεσμο «Ερωτηματολόγια» εμφανίζεται η λίστα με τα καταχωρημένα ερωτηματολόγια, ταξινομημένη ως προς την ημ/νία εισαγωγής τους. Επιλέγοντας τον φακό μεγέθυνσης, μπορείτε να προβάλετε το ερωτηματολόγιο της επιλογής σας. Εικ.6 Σελίδα 5 από 19

6 Επιλέγθηκε τυχαία το ερωτηματολόγιο με ώρα καταχώρησης 11:34:25πμ και ημερομηνία 26/07/2012. Στην εικόνα 7 απεικονίζεται ένα τμήμα* των ερωτήσεων και των απαντήσεων του εκάστοτε πελάτη. Εικ. 7 *Γίνεται απεικόνιση τμήματος του ερωτηματολογίου και όχι η πλήρη όψη αυτού. 5. ΣΥΝΘΕΤΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΩΝ Στην σύνθετη αναζήτηση δίνεται η δυνατότητα επιλογής συγκεκριμένων ερωτηματολόγιων είτε ως προς την προβολή τους (Εικ. 7) είτε ως προς την εξαγωγή τους σε αρχείο excel (Εικ. 9). Για να προβείτε στην προβολή, συμπληρώστε τα στοιχεία της καρτέλας την οποία ζητάτε και επιλέξτε «Αναζήτηση». Εικ.8 Σελίδα 6 από 19

7 6. ΕΞΑΓΩΓΗ ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΩΝ ΣΕ ΑΡΧΕΙΟ EXCEL Δίπλα στον σύνδεσμο «Αναζήτηση» υπάρχει ο σύνδεσμος «Εξαγωγή σε Excel». Επιλέξτε «Εξαγωγή σε Excel» και έχετε τη δημιουργία ενός νέου αρχείου (βλέπε Εικ. 9) με ονομασία «formsxxxxxxxx», όπου «xxxxxxxx» η ημερομηνία της δημιουργίας του αρχείου. Στο αρχείο excel καταγράφονται αναλυτικά οι απαντήσεις όλων των πεδίων των ερωτηματολογίων που υπάρχουν στην λίστα. Εικ REPORTS Πέρα από την δημιουργία του αρχείου excel, σας δίνεται η δυνατότητα να παρακολουθείτε ζωντανά τις αξιολογήσεις των πελατών μέσω της ενότητας «Reports» η οποία βρίσκεται στην αριστερή στήλη του προγράμματος και εμφανίζεται ως εξής: Εικ. 10 Σελίδα 7 από 19

8 7.1 REPORTS: ΑΝΑΛΥΣΗ ΑΠΑΝΤΗΣΕΩΝ Επιλέγοντας «Ανάλυση Απαντήσεων» της ενότητας «Reports», εμφανίζεται το πλαίσιο επιλογής παραμέτρων: Εικ. 11 Εισάγετε την ερώτηση που σας ενδιαφέρει, συμπληρώστε τα υπόλοιπα στοιχεία και επιλέξτε «Ενημέρωση». Στο σύνδεσμο «Κενές απαντήσεις;» μπορείτε να επιλέξετε αν θέλετε να εμφανίζονται στην ανάλυση οι κενές απαντήσεις που δόθηκαν από τους πελάτες σας ή όχι. Επιλέγοντας «Ενημέρωση» εμφανίζονται οι απαντήσεις της ερώτησης που σας ενδιαφέρει σε μορφή διαγράμματος (Εικ. 12). Στο παράδειγμά της Εικ. 12 επιλέχθηκε ερώτηση με πιθανές απαντήσεις 1,2,3,4. Στο διάγραμμα που προέκυψε για την πρώτη ερώτηση δόθηκαν 68 απαντήσεις (1,68), για τη δεύτερη 134 (2,134)κλπ. Στην περίπτωση που επιλέξετε «Ναι» στις κενές απαντήσεις, εμφανίζεται ένα επιπλέον μερίδιο στο διάγραμμά, που αναφέρεται στον αριθμό των κενών απαντήσεων. Εικ. 12 Σελίδα 8 από 19

9 7.2 REPORTS: ΔΙΑΧΡΟΝΙΚΗ ΕΞΕΛΙΞΗ Επιλέγοντας «Διαχρονική Εξέλιξη» της ενότητας «Reports», εμφανίζεται το πλαίσιο επιλογής παραμέτρων όπως στην Εικ.11 και στη συνέχεια επιλέγοντας «Ενημέρωση» προκύπτει το διάγραμμα της Εικ. 13. Εικ. 13 Στο παραπάνω διάγραμμα εμφανίζεται ο αριθμός των απαντήσεων της ερώτησης που επιλέξατε, σε συνάρτηση με την χρονική περίοδο την οποία απαντήθηκε η ερώτηση επιλογής σας. Στο παράδειγμα της Εικ. 13 έχει επιλεχθεί η χρονική περίοδος για τον μήνα Ιούλιο του 2012.Όπως στο παράδειγμα παρακάτω στην ερώτηση «πως μάθατε για το ξενοδοχείο» Εικ How did you learn about our hotel? Εικ.14 Σελίδα 9 από 19

10 7.3 REPORTS: ΣΥΝΘΕΤΗ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ Επιλέγοντας «Σύνθετη Αναζήτηση» της ενότητας «Reports», εμφανίζεται το πλαίσιο επιλογής παραμέτρων της Εικ. 15. Εικ. 15 Συμπληρώστε τις βασικές παραμέτρους (χρονική περίοδο και γλώσσα) και επιλέξτε τον σύνδεσμο «Προσθήκη Φίλτρου». Εμφανίζεται το πλαίσιο της Εικ. 15 και επιλέγετε την ερώτηση που σας ενδιαφέρει Εικ16. Εικ. 16 Σελίδα 10 από 19

11 Ας υποθέσουμε πως γίνεται επιλογή της ερώτησης «Είναι η πρώτη σας επίσκεψη στην Κω;» Εικ.17 Εικ. 17 Το πεδίο «Τιμή» σας δίνει τη δυνατότητα να ζητήσετε από το πρόγραμμα να σας εμφανίσει τον αριθμό συγκεκριμένων απαντήσεων. Οι οποίες άλλοτε είναι θετικές (Ναι) ή αρνητικές (Όχι) και άλλοτε έχουν βαθμό αξιολόγησης (1,2,3,4). Το πεδίο «Σχέση» αναφέρεται στην ιδιότητα των απαντήσεων. Στην περίπτωση του παραδείγματος της Εικ. 18 επιλέξτε στην Τιμή «Ναι» και κατόπιν «Προσθήκη» για να καταχωρηθεί το αίτημά σας και να επανέλθετε στην αρχική σελίδα της σύνθετης αναζήτησης. Σύμφωνα με τις παραμέτρους που δόθηκαν στο φίλτρο, στην οθόνη σας πλέον εμφανίζεται η εξής εικόνα: Εικ. 18 Σελίδα 11 από 19

12 Το φίλτρο καταχωρήθηκε επιτυχώς. Επιλέγετε «Ενημέρωση» και εμφανίζεται η ανάλυση των αποτελεσμάτων ως εξής Εικ19,20 : Is this your first visit to Kos Island? 2 97 Yes No 200 Εικ.20 Εικ.19 Το πρόγραμμα σας ενημερώνει πως από τις 6/7 6/8/2012, 197 πελάτες της επιχείρησής σας επισκέφτηκαν για πρώτη φορά στο νησί της Κω Εικ.21. Ακολουθώντας την ίδια διαδικασία μπορείτε να προσθέσετε άλλο ένα φίλτρο: Εικ. 21 Μπορείτε να επαναλάβετε την διαδικασία για όσα φίλτρα θέλετε. Σελίδα 12 από 19

13 Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή των ερωτήσεων που σας ενδιαφέρουν με τη βοήθεια των φίλτρων, επιλέγετε «Ενημέρωση» και εμφανίζεται η ανάλυση των ζητούμενων αποτελεσμάτων, Εικ. 22. Εικ. 22 Στο παράδειγμα μας, ζητήσαμε τον αριθμό των πελατών που επισκέφτηκαν για πρώτη φορά το νησί της Κω και ταυτόχρονα βαθμολόγησαν την άνεση του δωματίου τους ως «Πολύ Καλή» δηλαδή με «2». Το πρόγραμμα μας ενημερώνει πως ο αριθμός των πελατών είναι 94, όπως αναγράφεται στο κόκκινο τμήμα της Εικ. 20. Το πράσινο μέρος αντιπροσωπεύει τα υπόλοιπα ερωτηματολόγια που δεν καλύπτουν τα ζητούμενά μας. Σελίδα 13 από 19

14 Μπορείτε επίσης να ελέγξετε το ποσοστό επί τις 100% των ζητούμενων αποτελεσμάτων με το να σύρετε τον δείκτη του ποντικιού σας πάνω στο κόκκινο τμήμα της Εικ. 23. Εικ. 23 Ή να δείτε τον συνδυασμό αριθμών πελατών και ποσοστού επί τις % Εικ.24: Row Labels Is this your first visit to Kos ISland? _ % _ Yes % No % % Grand Total 299 Εικ.24 Σελίδα 14 από 19

15 Επίσης υπάρχει η δυνατότητα το ερωτηματολόγιο να βαθμολογείται με αριθμητική κλίμακα και να παρουσιάζεται, όπως και παρακάτω με το παράδειγμα για την προτίμηση στο φαγητό με την Εικ.25 How would you rate dinner buffet? =Excellent 2=Satisfactory 3=Unsatisfactory 4=Poor Εικ.25 Ή και συνδυαστικά με αριθμούς και ποσοστά επί τις %, όπως στον πίνακα παρακάτω Εικ.26 : Row Labels How would you rate dinner buffet? _ % _ Rating Tot Rate 1=Excellent % =Satisfactory % =Unsatisfactory % =Poor % 1 8 Grand Total 299 Εικ.26 4 Σελίδα 15 από 19

16 8. ΑΠΟΣΥΝΔΕΣΗ Στο πάνω δεξιό άκρο της σελίδας σας αναγράφεται καθ όλη τη διάρκεια της παραμονής σας στο σύστημα το όνομα χρήστη με το οποίο είστε συνδεδεμένοι. Δίπλα στο όνομα χρήστη υπάρχει η δυνατότητα αλλαγής θέματος της σελίδας.εικ.27 Εικ.27 Καθώς επίσης και η επιλογή «Log Out» Εικ.28 Εικ.28 Για να αποσυνδεθείτε, επιλέγετε την επιλογή (Log Out) και επανέρχεστε στην αρχική σελίδα της Εικόνας 1. Σελίδα 16 από 19

17 To Questionnaire συνοδεύεται από ανεξάρτητο Interface το οποίο παράγει οθόνες στατιστικών Graphical & Data Analysis. Οι οδηγίες ενεργοποίησης του δίνονται κατά την εγκατάσταση του λογισμικού (Questionnaire) καθώς και ο τρόπος χρήσης του ο οποίος είναι εύχρηστος. Σελίδα 17 από 19

18 Σελίδα 18 από 19

19 Η εταιρεία μας θα βρίσκεται πάντοτε στη διάθεση σας για οποιαδήποτε συμπληρωματική πληροφορία ή διευκρίνηση, στο τηλέφωνο ή στην διεύθυνση ενώ πρόσθετες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στην ηλεκτρονική διεύθυνση Η ομάδα της WeKnow Σελίδα 19 από 19