Ο κύκλος ζωής των συστημάτων

Ο κύκλος ζωής των συστημάτων Ο κύκλος ζωής συστήματος είναι η πιο παλιά μέθοδος ανάπτυξης συστημάτων πληροφοριών και χρησιμοποιείται ακόμη και σήμερα σε μεγάλα ή μεσαία έργα σύνθετων συστημάτων. Σε αυτήν τη μεθοδολογία γίνεται η υπόθεση ότι ένα σύστημα πληροφοριών έχει μια διάρκεια ζωής παρόμοια με κάθε ζωντανό οργανισμό, με αρχή, μέση, και τέλος. Ο κύκλος ζωής ενός συστήματος πληροφοριών έχει έξι στάδια: (1) ορισμός του έργου, (2) μελέτη του συστήματος, (3) σχεδιασμός, (4) προγραμματισμός, (5) εγκατάσταση, και (6) εργασίες μετά την υλοποίηση. Τα στάδια φαίνονται παραστατικά στην Εικόνα. Κάθε στάδιο αποτελείται από βασικές δραστηριότητες που πρέπει να ολοκληρωθούν πριν αρχίσει το επόμενο. κύκλος ζωής συστήματος (systems lifecycle). Παραδοσιακή μεθοδολογία ανάπτυξης συστήματος πληροφοριών που χωρίζει τη διεργασία ανάπτυξης των συστημάτων σε τυποποιημένα στάδια τα οποία πρέπει να ολοκληρώνονται με τη σειρά και προβλέπει μια πολύ τυπική κατανομή εργασίας μεταξύ των χρηστών και των ειδικών στα συστήματα πληροφοριών. ΣΤΑΔΙΑ ΤΕΛΙΚΑ ΠΡΟΪΟΝΤΑ Ορισμός του έργου Αναφορά πρότασης έργου Μελέτη του συστήματος Αναφορά πρότασης συστήματος Σχεδιασμός Προδιαγραφές σχεδιασμού Προγραμμα τισμός Προδιαγραφές προγραμματισμού κώδικας Εγκατάσταση Δοκιμές απόδοσης του συστήματος Μετά την υλοποίηση Έλεγχος μετά την εφαρμογή ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΕΣ Έναρξη του έργου Απόφαση για το σχεδιασμό λύσης Συμφωνία για προδιαγραφές σχεδιασμού Απόφαση για παραγωγή Έτος 1 Έτος 2 Διάρκεια ζωής 3-8 χρόνια Η μεθοδολογία του κύκλου ζωής για την ανάπτυξη συστημάτων. Σύμφωνα με αυτήν, η ανάπτυξη του συστήματος χωρίζεται σε έξι τυποποιημένα στάδια με συγκεκριμένους ενδιάμεσους στόχους και τελικά προϊόντα κάθε σταδίου. Ένα τυπικό έργο μεσαίου μεγέθους χρειάζεται δύο χρόνια για να παραδοθεί και έχει διάρκεια ζωής τρία ως οκτώ χρόνια.

Η μεθοδολογία του κύκλου ζωής προβλέπει μια πολύ τυπική κατανομή εργασίας μεταξύ των τελικών χρηστών και των ειδικών στα συστήματα πληροφοριών. Οι τεχνικοί, όπως οι αναλυτές συστημάτων και οι προγραμματιστές, είναι υπεύθυνοι για το μεγαλύτερο μέρος των εργασιών ανάλυσης συστήματος, σχεδιασμού, και υλοποίησης οι τελικοί χρήστες περιορίζονται στο να περιγράφουν τις ανάγκες τους σε πληροφορίες και να εξετάζουν το αποτέλεσμα της δουλειάς του τεχνικού προσωπικού. Το τέλος κάθε σταδίου πιστοποιείται με επίσημη συμφωνία μεταξύ των χρηστών και των ειδικών. Στην Εικόνα παρουσιάζεται επίσης το προϊόν ή η έξοδος κάθε σταδίου που αποτελεί τη βάση γι' αυτήν τη συμφωνία. Θα περιγράψουμε τώρα κάθε στάδιο με λεπτομέρεια. ΣΤΑΛΙΑ ΤΟΥ ΚΥΚΛΟΥ ΖΩΗΣ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ Το στάδιο ορισμού του έργου προσπαθεί να απαντήσει στα ερωτήματα, "Γιατί χρειαζόμαστε ένα νέο έργο συστημάτων;" και "Τι θέλουμε να πετύχουμε;" Σε αυτό το στάδιο προσδιορίζεται αν ο οργανισμός έχει κάποιο πρόβλημα και αν αυτό το πρόβλημα μπορεί να λυθεί με την ανάπτυξη ενός νέου συστήματος ή με την τροποποίηση κάποιου που υπάρχει ήδη. Αν χρειάζεται ένα έργο συστήματος, σε αυτό το στάδιο προσδιορίζονται επίσης οι γενικοί στόχοι του, καθορίζεται ο σκοπός του έργου, και αναπτύσσεται το πρόγραμμα του έργου για να παρουσιαστεί στη διοίκηση. ορισμός έργου (project definition) To στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων στο οποίο προσδιορίζεται αν ο οργανισμός έχει κάποιο πρόβλημα και αν αυτό το πρόβλημα μπορεί να λυθεί με ένα έργο συστήματος. Το στάδιο της μελέτης του συστήματος αναλύει με λεπτομέρειες τα προβλήματα των υπαρχόντων συστημάτων (χειρογραφικών ή αυτοματοποιημένων), καθορίζει τους στόχους που επιδιώκει η λύση αυτών των προβλημάτων, και περιγράφει εναλλακτικές λύσεις. Σε αυτό το στάδιο εξετάζεται η σκοπιμότητα κάθε εναλλακτικής λύσης για να γίνει η επιλογή από τη διοίκηση. μελέτη συστήματος (systems study) To στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων στο οποίο αναλύονται τα προβλήματα των υπαρχόντων συστημάτων, καθορίζονται οι στόχοι της λύσης τους, και αξιολογούνται διάφορες εναλλακτικές λύσεις Η μελέτη του συστήματος απαιτεί εκτεταμένη συλλογή πληροφοριών και έρευνα μελέτη εγγράφων, αναφορών, και σημειώσεων εργασίας που παράγονται από τα υπάρχοντα συστήματα παρατήρηση του τρόπου λειτουργίας αυτών των συστημάτων υποβολή ερωτηματολογίων στους χρήστες και διενέργεια συνεντεύξεων. '0λες οι πληροφορίες που συγκεντρώνονται κατά τη διάρκεια του σταδίου μελέτης του συστήματος θα αξιοποιηθούν για τον καθορισμό των αναγκών σε πληροφορίες. Τέλος, σε αυτό το στάδιο γίνεται λεπτομερής περιγραφή των υπολοίπων δραστηριοτήτων του κύκλου ζωής και των εργασιών κάθε φάσης. Το στάδιο του σχεδιασμού παράγει τις προδιαγραφές του λογικού και του φυσικού σχεδιασμού για την επίλυση του προβλήματος. Επειδή ο κύκλος ζωής δίνει μεγάλη έμφαση στη χρήση επίσημων προδιαγραφών και εγγράφων, είναι πολύ πιθανό να χρησιμοποιηθούν εργαλεία σχεδιασμού και τεκμηρίωσης, όπως διαγράμματα ροής δεδομένων, διαγράμματα δομής προγραμμάτων, ή διαγράμματα ροής συστήματος. σχεδιασμός (design) To στάδιο τoυ κύκλου ζωής συστημάτων που παράγει τις προδιαγραφές του λογικού και του φυσικού σχεδιασμού για την επίλυση του προβλήματος. Το στάδιο του προγραμματισμού μεταφράζει τις προδιαγραφές του λογικού και του φυσικού σχεδιασμού, που είναι προϊόν του σταδίου σχεδιασμού, σε κώδικα προγραμμάτων λογισμικού. Οι αναλυτές συστημάτων συνεργάζονται με τους προγραμματιστές για να ετοιμάσουν τις προδιαγραφές κάθε προγράμματος του συστήματος. Οι προγραμματιστές γράφουν προσαρμοσμένο για την περίπτωση κώδικα προγραμμάτων χρησιμοποιώντας, κατά κανόνα, μια γλώσσα προγραμματισμού τρίτης γενιάς, όπως την COBOL ή τη FORTRAN, ή μια γλώσσα υψηλής παραγωγικότητας τέταρτης γενιάς. Τα μεγάλα συστήματα έχουν πολλά προγράμματα με εκατοντάδες χιλιάδες γραμμές κώδικα, οπότε μπορεί να χρειαστούν ολόκληρες ομάδες προγραμματιστών. Προγραμματισμός (programming) To στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων στο οποίο οι προδιαγραφές του λογικού και του φυσικού σχεδιασμού από το στάδιο σχεδιασμού μεταφράζονται σε κώδικα προγραμμάτων λογισμικού. Το στάδιο της εγκατάστασης αποτελείται από τα τελικά βήματα που είναι απαραίτητα ώστε το νέο ή το τροποποιημένο σύστημα να μπει σε λειτουργία: δοκιμές, εκπαίδευση, και μετατροπή. Το λογισμικό δοκιμάζεται για να διαπιστωθεί ότι λειτουργεί ικανοποιητικά τόσο από τεχνική όσο και από επιχειρηματική και λειτουργική άποψη. Προσωπικό της επιχείρησης και ειδικοί τεχνικοί εκπαιδεύονται στη χρήση του νέου συστήματος. Το επίσημο πρόγραμμα μετατροπής περιέχει λεπτομερές χρονοδιάγραμμα όλων των δραστηριοτήτων εγκατάστασης του νέου συστήματος και αντικατάστασης του παλιού συστήματος από το νέο. εγκατάσταση (installation) 'Το στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων που αποτελείται από τις δοκιμές, την εκπαίδευση, και τη μετατροπή -τα τελικά βήματα για να μπει ένα σύστημα σε λειτουργία. Το στάδιο των εργασιών μετά την υλοποίηση αποτελείται από τη χρήση και την αξιολόγηση του συστήματος, αφού αυτό εγκατασταθεί και μπει σε κανονική λειτουργία. Οι χρήστες και οι ειδικοί τεχνικοί κάνουν έναν έλεγχο μετά την υλοποίηση, ο σκοπός του οποίου είναι να διαπιστωθεί σε ποιο βαθμό το νέο σύστημα ικανοποιεί τους αρχικούς στόχους του και κατά πόσο χρειάζονται αναθεωρήσεις ή μετατροπές. Αφού το σύστημα ρυθμιστεί με ακρίβεια, θα πρέπει να συντηρείται κατά τη διάρκεια της παραγωγής για να διορθωθούν πάθη, να ικανοποιηθούν απαιτήσεις, ή να βελτιωθεί η απόδοση επεξεργασίας. Με την πάροδο του χρόνου, το σύστημα θα χρειάζεται όλο και περισσότερη συντήρηση για να παραμένει αποδοτικό και να ικανοποιεί τις ανάγκες των χρηστών, μέχρι τη στιγμή που θα κριθεί ότι έφτασε στο τέλος της ωφέλιμης ζωής του. Όταν ολοκληρωθεί ο κύκλος ζωής του συστήματος, θα απαιτηθεί ένα εντελώς νέο σύστημα, οπότε ο κύκλος μπορεί να αρχίσει ξανά. μετά την υλοποίηση (postimplementation) Το τελικό στάδιο του κύκλου ζωής συστημάτων, στο οποίο το σύστημα χρησιμοποιείται και αξιολογείται ενώ βρίσκεται σε λειτουργία, και τροποποιείται για να γίνουν βελτιώσεις ή να ικανοποιηθούν νέες απαιτήσεις. ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΙ ΤΗΣ ΜΕΘΟΔΟΥ ΤΟΥ ΚΥΚΛΟΥ ΖΩΗΣ Η μέθοδος του κύκλου ζωής συστημάτων χρησιμοποιείται ακόμη για τη δημιουργία μεγάλων συστημάτων επεξεργασίας συναλλαγών (TPS) και συστημάτων πληροφοριών διοίκησης (MIS), στα οποία οι απαιτήσεις είναι πολύ καλά δομημένες και προσδιορισμένες (Ahituv και Neumann, 1984). Θα συνεχίσει επίσης να είναι κατάλληλη για περίπλοκα τεχνικά συστήματα, όπως για εκτοξεύσεις στο διάστημα, για έλεγχο εναέριας κυκλοφορίας, και για λειτουργίες διυλιστηρίων. Τέτοιες εφαρμογές χρειάζονται επακριβή και τυποποιημένη ανάλυση απαιτήσεων, προκαθορισμένες προδιαγραφές, και αυστηρούς ελέγχους της διαδικασίας ανάπτυξης συστημάτων. Η μέθοδος του κύκλου ζωής συστημάτων έχει όμως μεγάλο κόστος και είναι χρονοβόρα και ανελαστική. Πρέπει να παράγονται μεγάλες ποσότητες νέων εγγράφων τεκμηρίωσης και τα βήματα να επαναλαμβάνονται σε περίπτωση που χρειαστεί να γίνει

αναθεώρηση των απαιτήσεων και των προδιαγραφών. Λόγω του χρόνου και του κόστους επανάληψης των φάσεων του κύκλου ζωής, αυτή η μεθοδολογία παρακινεί την οριστικοποίηση των προδιαγραφών σε πρώιμο στάδιο της διεργασίας ανάπτυξης και αποθαρρύνει τις αλλαγές. Η συγκεκριμένη μέθοδος δεν είναι τόσο κατάλληλη για εφαρμογές υποστήριξης αποφάσεων, όπου αυτοί που παίρνουν αποφάσεις μπορεί να χρειάζονται να πειραματιστούν με συγκεκριμένα συστήματα για να ξεκαθαρίσουν το είδος των αποφάσεων που θέλουν να πάρουν. Η ανάγκη για επίσημη προδιαγραφή των απαιτήσεων είναι πιθανό να παρεμποδίζει τους δημιουργούς συστημάτων στην εξερεύνηση και ανακάλυψη της δομής του προβλήματος (Fraser κ.α., 1994). Επίσης, η μέθοδος του κύκλου ζωής δεν είναι κατάλληλη για πολλά μικρά συστήματα επιτραπέζιων υπολογιστών, τα οποία τείνουν να είναι λιγότερο δομημένα και εξατομικευμένα. Εναλλακτικές μέθοδοι ανάπτυξης συστημάτων Οι εναλλακτικές μέθοδοι ανάπτυξης συστημάτων μπορούν να αντιμετωπίσουν μερικούς από τους περιορισμούς του παραδοσιακού κύκλου ζωής συστημάτων. Σε αυτές τις μεθόδους περιλαμβάνονται η δημιουργία πρωτοτύπων, τα πακέτα λογισμικού εφαρμογών, η ανάπτυξη από τους τελικούς χρήστες, και η εξωτερική ανάθεση. Βήμα 1. Βήμα 2. Βήμα 3. Βήμα 4. ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΠΡΩΤΟΤΥΠΩΝ Η δημιουργία πρωτοτύπου συνίσταται στη γρήγορη ανάπτυξη ενός πειραματικού συστήματος με μικρό κόστος και στην ανάθεση της αξιολόγησής του στους χρήστες. Με την αλληλεπίδρασή τους με το πρωτότυπο, οι χρήστες μπορούν να αποκτούν καλύτερη ιδέα των αναγκών τους σε πληροφορίες. Το πρωτότυπο που επικυρώνεται από τους χρήστες μπορεί κατόπιν να χρησιμοποιηθεί ως πρότυπο για τη δημιουργία του τελικού συστήματος. Το πρωτότυπο είναι μια λειτουργική έκδοση ενός συστήματος πληροφοριών ή-ενός μέρους του, αλλά θεωρείται απλώς προκαταρκτικό μοντέλο. Αφού γίνει λειτουργικό, το πρωτότυπο θα συνεχίσει να βελτιώνεται μέχρι να ικανοποιεί απόλυτα τις απαιτήσεις των χρηστών. Όταν ολοκληρωθεί ο σχεδιασμός, το πρωτότυπο μπορεί να μετατραπεί σε ένα πλήρες σύστημα παραγωγής. Η διαδικασία ανάπτυξης ενός προκαταρκτικού σχεδιασμού, δοκιμής, βελτίωσής του, και νέας δοκιμής είναι μια επαναληπτική διαδικασία ανάπτυξης συστημάτων, επειδή τα βήματα για την ανάπτυξη του συστήματος μπορεί,να επαναλαμβάνονται ξανά και ξανά. Η δημιουργία πρωτοτύπου είναι σαφώς πιο επαναληπτική διαδικασία από τη συμβατική μέθοδο του κύκλου ζωής και ενθαρρύνει ενεργά τις αλλαγές στο σχεδιασμό του συστήματος. Θεωρείται ότι η δημιουργία πρωτοτύπου αντικαθιστά την απρογραμμάτιστη επανάληψη εργασίας με προγραμματισμένη επαναληπτική εργασία, στην οποία κάθε έκδοση αντανακλά με μεγαλύτερη ακρίβεια τις απαιτήσεις των χρηστών. δημιουργία πρωτοτύπου (prototyping) Η διεργασία ανάπτυξης ενός πειραματικού συστήματος γρήγορα και με μικρό κόστος για παρουσίαση στους χρήστες και αξιολόγηση, ώστε αυτοί να μπορέσουν να καθορίσουν καλύτερα τις ανάγκες τους σε πληροφορίες. πρωτότυπο (prototype) Η προκαταρκτική λειτουργική έκδοση ενός συστήματος πληροφοριών για σκοπούς επίδειξης και αξιολόγησης. επαναληπτική διεργασία (iterative process) Η επανάληψη ξανά και ξανά των βημάτων δημιουργίας ενός συστήματος. Τα βήματα της δημιουργίας πρωτοτύπου Στην Εικόνα φαίνεται ένα μοντέλο τεσσάρων βημάτων της διαδικασίας δημιουργίας πρωτοτύπου, η οποία αποτελείται από τα εξής: Καθορισμός των βασικών αναγκών του χρήστη. Ο σχεδιαστής του συστήματος (συνήθως ένας ειδικός στα συστήματα πληροφοριών) δουλεύει μαζί με το χρήστη μόνο στο βαθμό που χρειάζεται για να καταλάβει τις βασικές του ανάγκες πληροφοριών. Ανάπτυξη αρχικού πρωτοτύπου. Ο σχεδιαστής του συστήματος κατασκευάζει γρήγορα ένα λειτουργικό πρωτότυπο, με τη χρήση μιας γλώσσας τέταρτης γενιάς, αλληλεπιδραστικών πολυμέσων, ή με εργαλεία παραγωγής λογισμικού με τη βοήθεια υπολογιστή (CASE). Χρήση του πρωτοτύπου. Ο χρήστης παρακινείται να δουλέψει με το σύστημα προκειμένου να καταλάβει πόσο καλά το πρωτότυπο ικανοποιεί τις ανάγκες του και για να κάνει υποδείξεις βελτίωσής του. Διόρθωση και Βελτίωση τον πρωτοτύπου. Ο προγραμματιστής σημειώνει όλες τις αλλαγές που ζητάει ο χρήστης και βελτιώνει ανάλογα το πρωτότυπο. Μετά τη διόρθωση του πρωτοτύπου, ο κύκλος επιστρέφει στο βήμα 3 και επαναλαμβάνεται μέχρι να ικανοποιηθεί ο χρήστης. Όταν δε χρειάζονται πια άλλες επαναλήψεις, το εγκεκριμένο πρωτότυπο γίνεται τελικό και περιέχει όλες τις προδιαγραφές της εφαρμογής. Μερικές φορές το ίδιο το πρωτότυπο υιοθετείται ως λειτουργική έκδοση του συστήματος. Καθορισμός των βασικών αναγκών Βήμα 1 Ανάπτυξη λειτουργικού πρωτοτύπου Βήμα 2 Χρήση του πρωτοτύπου Βήμα 3 ΝΑΙ Ο χρήστης ικανοποιήθηκε; Τελικό πρωτότυπο ΟΧΙ Χρήση του πρωτοτύπου Βήμα 4

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της δημιουργίας πρωτοτύπων Η μέθοδος δημιουργίας πρωτοτύπων είναι πολύ χρήσιμη στις περιπτώσεις που υπάρχει κάποια αβεβαιότητα ως προς τις ανάγκες ή την ενδεδειγμένη λύση σχεδιασμού. Για παράδειγμα, μια μεγάλη χρηματιστηριακή εταιρεία ζητάει συγχωνευμένες πληροφορίες για να αναλύσει την απόδοση των υπευθύνων των λογαριασμών πελατών. Ποιο θα είναι όμως το μέτρο της απόδοσης; Οι πληροφορίες θα εξαχθούν μόνον από το αρχείο προσωπικού ή πρέπει να συμπεριληφθούν και δεδομένα από τις χρεώσεις των πελατών; Ποια πράγματα θα συγκρίνονται στις αναφορές; Σε πρώτο στάδιο, οι χρήστες μπορεί να μην είναι σε θέση να ξεκαθαρίσουν πώς θα δουλεύει το σύστημα. Η δημιουργία πρωτοτύπων είναι ιδιαίτερα πολύτιμη για το σχεδιασμό σε ένα σύστημα πληροφοριών μιας διασύνδεσης τελικού χρήστη (το τμήμα του συστήματος με το οποίο αλληλεπιδρά ο χρήστης, όπως μια οθόνη του δικτύου, οθόνες εισαγωγής δεδομένων, ή ιστοσελίδες). Το πρωτότυπο δίνει στους χρήστες τη δυνατότητα να ενεργήσουν αμέσως στα τμήματα του συστήματος τα οποία θα χειρίζονται. Η μέθοδος δημιουργίας πρωτοτύπων υποκινεί την εντατική συμμετοχή των τελικών χρηστών σε όλη τη διάρκεια του κύκλου ανάπτυξης του συστήματος, οπότε είναι πιο πιθανή η κατασκευή ενός συστήματος που θα εκπληρώνει τις απαιτήσεις τους. Ωστόσο, η γρήγορη δημιουργία πρωτοτύπων μπορεί να μειώσει τη σημασία άλλων ουσιαστικών βημάτων στην ανάπτυξη συστημάτων. Όταν το πρωτότυπο τελειώσει και λειτουργεί ικανοποιητικά, τα στελέχη μπορεί να μη θεωρήσουν αναγκαίο τον επαναπρογραμματισμό, την επανασχεδίαση, ή την πλήρη τεκμηρίωση και τις δοκιμές. Μερικά από αυτά τα βιαστικά συστήματα μπορεί να μην είναι σε θέση να εξυπηρετήσουν μεγάλες ποσότητες δεδομένων ή μεγάλο αριθμό χρηστών σε περιβάλλον παραγωγής. Η επιτυχημένη δημιουργία πρωτοτύπων προϋποθέτει την ύπαρξη διαδικασιών και μηχανισμών για τον καθορισμό των προσδοκιών, την εκχώρηση πόρων, τον εντοπισμό προβλημάτων, και την αξιολόγηση της προόδου. διασύνδεση τελικού χρήστη (end-user interface) To τμήμα του συστήματος με το οποίο ο χρήστης αλληλεπιδρά με αυτό, όπως οι οθόνες του δικτύου και οι διαταγές. ΠΑΚΕΤΑ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ ΕΦΑΡΜΟΓΩΝ Μια άλλη στρατηγική ανάπτυξης ενός συστήματος πληροφοριών είναι η αγορά ενός πακέτου λογισμικού εφαρμογών. Το πακέτο λογισμικού εφαρμογών είναι ένα σύνολο γραμμένων και κωδικοποιημένων προγραμμάτων λογισμικού εφαρμογών που διατίθεται στο εμπόριο για πώληση ή ενοικίαση. Τα πακέτα λογισμικού εφαρμογών μπορεί να ποικίλουν από αυτά που κάνουν μια απλή δουλειά (π.χ. την εκτύπωση ετικετών διευθύνσεων από μια βάση δεδομένων σε PC) μέχρι τα σύνθετα με περισσότερες από 400 λειτουργικές μονάδες προγραμμάτων και 500.000 γραμμές κώδικα για ένα μεγάλο κεντρικό σύστημα. Η δημιουργία πακέτων ακμάζει επειδή υπάρχουν πολλές εφαρμογές που είναι κοινές σε όλους τους οργανισμούς - για παράδειγμα, μισθοδοσία, λογαριασμοί χρεωστών, γενικό καθολικό, ή έλεγχος αποθεμάτων. Για τέτοιες λειτουργίες καθολικής χρήσης με τυποποιημένες διαδικασίες, ένα γενικευμένο σύστημα θα καλύπτει τις ανάγκες πολλών οργανισμών. πακέτο λογισμικού εφαρμογών (application software package) Ένα σύνολο γραμμένων και κωδικοποιημένων προγραμμάτων λογισμικού εφαρμογών που διατίθεται στο εμπόριο για πώληση ή ενοικίαση. Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα των πακέτων λογισμικού Όταν υπάρχει διαθέσιμο ένα κατάλληλο πακέτο λογισμικού, η εταιρεία δεν έχει ανάγκη να γράφει δικά της προγράμματα το ήδη σχεδιασμένο, γραμμένο, και δοκιμασμένο πακέτο μπορεί να καλύψει τις περισσότερες ανάγκες και να συμπληρωθεί για τις υπόλοιπες. Ο προμηθευτής του πακέτου έχει ήδη κάνει την περισσότερη δουλειά σχεδιασμού, προγραμματισμού, και δοκιμών, οπότε το χρονικό διάστημα και το κόστος για την ανάπτυξη ενός νέου συστήματος μειώνονται σημαντικά. Οι προμηθευτές παρέχουν επίσης το μεγαλύτερο μέρος των υπηρεσιών συντήρησης και συνεχούς υποστήριξης του συστήματος, και το εφοδιάζουν με όλες τις βελτιώσεις που χρειάζονται ώστε το σύστημα να παραμένει επίκαιρο από τεχνική και επιχειρηματική άποψη. Για τη μεγιστοποίηση της εμπορευσιμότητας τους, τα πακέτα καλύπτουν τις πιο κοινές απαιτήσεις όλων των οργανισμών. Τι συμβαίνει όμως αν ένας οργανισμός έχει και ειδικές απαιτήσεις τις οποίες δεν αντιμετωπίζει το πακέτο; Σε πολλές περιπτώσεις, οι κατασκευαστές πακέτων λογισμικού προβλέπουν αυτήν την πιθανότητα και προσθέτουν δυνατότητες προσαρμογής που δεν αλλάζουν το βασικό λογισμικό. Οι δυνατότητες προσαρμογής επιτρέπουν σε ένα πακέτο λογισμικού να τροποποιηθεί ώστε να καλύπτει και τις ειδικές ανάγκες ενός οργανισμού χωρίς να αλλοιώνεται η ακεραιότητα του πακέτου. Για παράδειγμα, το πακέτο μπορεί να εκχωρεί τμήματα των αρχείων ή των βάσεων δεδομένων του για την τήρηση των μοναδικών δεδομένων ενός οργανισμού. Μερικά πακέτα έχουν αρθρωτό σχεδιασμό (modular design) που επιτρέπει στους πελάτες να επιλέγουν από μια ολόκληρη σειρά επιλογών μόνο εκείνες τις λειτουργίες του λογισμικού για τις εργασίες που χρειάζονται. Ένας εναλλακτικός τρόπος ικανοποίησης των πληροφοριακών αναγκών ενός οργανισμού που δεν καλύπτονται από ένα πακέτο λογισμικού είναι η συμπλήρωση του με πρόσθετο λογισμικό. Τελικά, υπάρχει περίπτωση η αναγκαία προσαρμογή και ο πρόσθετος προγραμματισμός να κοστίσουν πάρα πολύ και να απαιτήσουν τόσο χρόνο, ώστε να εξουδετερωθούν πολλά από τα πλεονεκτήματα των πακέτων λογισμικού. Η αρχική τιμή αγοράς του πακέτου μπορεί να είναι παραπλανητικό μέγεθος λόγω αυτού του κρυμμένου κόστους υλοποίησης. προσαρμογή (customization) Η τροποποίηση ενός πακέτου λογισμικού ώστε να ικανοποιεί τις μοναδικές ανάγκες ενός οργανισμού χωρίς να αλλοιώνεται η ακεραιότητα του πακέτου. Επιλογή πακέτου λογισμικού Τα πακέτα λογισμικού εφαρμογών πρέπει να αξιολογούνται διεξοδικά πριν χρησιμοποιηθούν ως θεμέλιο ενός νέου συστήματος πληροφοριών. Τα πιο σημαντικά κριτήρια αξιολόγησης είναι οι λειτουργίες του πακέτου, η ευελιξία του, η φιλικότητα του προς το χρήστη, οι πόροι υλικού και λογισμικού, οι απαιτήσεις των βάσεων δεδομένων, η απαιτούμενη προσπάθεια εγκατάστασης και συντήρησης, η τεκμηρίωση, η ποιότητα του προμηθευτή, και το κόστος. Η διαδικασία αξιολόγησης του πακέτου ορίζεται συνήθως στην Αίτηση Υποβολής Προσφοράς (RFP), η οποία είναι ένα λεπτομερές ερωτηματολόγιο που στέλνεται στους προμηθευτές πακέτων λογισμικού. Αίτηση Υποβολής Προσφοράς (Request for Proposal, RFP) Ένα λεπτομερές ερωτηματολόγιο που στέλνεται στους προμηθευτές πακέτων λογισμικού ή σε άλλες υπηρεσίες, προκειμένου να αποφασιστεί ο βαθμός στον οποίο το προϊόν του προμηθευτή ικανοποιεί τις συγκεκριμένες ανάγκες του οργανισμού. Όταν ένα σύστημα αναπτύσσεται με τη χρήση πακέτου λογισμικού εφαρμογών, η ανάλυση του συστήματος θα περιλαμβάνει και αξιολόγηση

του πακέτου. Ο σχεδιασμός θα εστιάζει στην προσαρμογή των απαιτήσεων στις δυνατότητες του πακέτου. Αντί της άμεσης προσαρμογής των Όταν επιλεγεί μια λύση με πακέτο λογισμικού, ο οργανισμός δεν έχει πλέον απόλυτο έλεγχο επάνω στη διαδικασία σχεδιασμού. Στην καλύτερη περίπτωση, τα πακέτα ικανοποιούν μόνο το 70 τοις εκατό των αναγκών των περισσότερων οργανισμών. Αν δεν μπορεί το πακέτο να προσαρμοστεί στον οργανισμό, ο οργανισμός θα πρέπει να προσαρμοστεί στο πακέτο και να αλλάξει τις διαδικασίες του. ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΑΠΟ ΤΟΥΣ ΤΕΛΙΚΟΥΣ ΧΡΗΣΤΕΣ Σε πολλούς οργανισμούς, οι τελικοί χρήστες σε ολοένα αυξανόμενο ποσοστό αναπτύσσουν συστήματα πληροφοριών με ελάχιστη ή καθόλου βοήθεια από ειδικούς τεχνικούς. Αυτό το φαινόμενο ονομάζεται ανάπτυξη από τους τελικούς χρήστες. Αυτό έγινε δυνατό με τα ειδικά εργαλεία λογισμικού τέταρτης γενιάς. Με τις γλώσσες τέταρτης γενιάς, τις γλώσσες γραφικών, και τα εργαλεία λογισμικού για PC, οι τελικοί χρήστες μπορούν να προσπελάζουν δεδομένα, να δημιουργούν αναφορές, και να αναπτύσσουν ολόκληρα συστήματα πληροφοριών μόνοι τους, με ελάχιστη ή καθόλου βοήθεια από επαγγελματίες αναλυτές συστημάτων ή προγραμματιστές. Πολλά από αυτά τα συστήματα των τελικών χρηστών δημιουργούνται πο3ύ πιο γρήγορα από ό,τι με τον παραδοσιακό κύκλο ζωής συστημάτων. ανάπτυξη από τους τελικούς χρήστες (end-user development) Ανάπτυξη συστημάτων πληροφοριών από τελικούς χρήστες με ελάχιστη ή καθόλου βοήθεια από ειδικούς τεχνικούς.υπολογιστικά εργαλεία τελικών χρηστών: Πλεονεκτήματα και περιορισμοί Πολλοί οργανισμοί έχουν αναφέρει κέρδη στην παραγωγικότητα ανάπτυξης εφαρμογών με τη χρήση εργαλείων τέταρτης γενιάς, τα οποία σε μερικές περιπτώσεις έφτασαν το 300 ως 500 τοις εκατό. Τα εργαλεία τέταρτης γενιάς έχουν δυνατότητες γραφικών, λογιστικών φύλλων, δημιουργίας μοντέλων, και έκτακτης ανάκτησης πληροφοριών, οι οποίες καλύπτουν σημαντικές επιχειρηματικές ανάγκες. Δυστυχώς, τα εργαλεία τέταρτης γενιάς δεν είναι ακόμη σε θέση να αντικαταστήσουν τα συμβατικά εργαλεία σε μερικές επιχειρηματικές εφαρμογές, επειδή οι δυνατότητες τους είναι ακόμη περιορισμένες. Το λογισμικό τέταρτης γενιάς έχει σχετικά μικρότερη απόδοση, επεξεργάζεται μεμονωμένες συναλλαγές πολύ αργά και με πολύ μεγάλο κόστος, επομένως δεν είναι κατάλληλο για πολύ μεγάλα συστήματα επεξεργασίας συναλλαγών. Όταν χρησιμοποιούνται μεγάλα αρχεία, το αποτέλεσμα είναι συνήθως ο αργός χρόνος απόκρισης και η μείωση της απόδοσης του υπολογιστή. Τα περισσότερα εργαλεία τέταρτης γενιάς δεν μπορούν να χειριστούν εύκολα εφαρμογές με εκτεταμένη διαδικασιακή λογική και μεγάλες απαιτήσεις ενημέρωσης, όπως τα συστήματα βελτιστοποίησης προγραμματισμού παραγωγής ή παρακολούθησης ημερήσιων συναλλαγών μετοχών, ομολόγων, και άλλων χρεογράφων, τα οποία έχουν ανάγκη σύνθετης επεξεργασίας και, συνήθως, το συνδυασμό πολλών αρχείων. Οφέλη και προβλήματα του μάνατζμεντ Χωρίς αμφιβολία. n ανάπτυξη συστημάτων από τους τελικούς χρήστες έχει πολλά πλεονεκτήματα για τους οργανισμούς. Αυτά είναι τα εξής: Σαφέστερος καθορισμός αναγκών, επειδή οι χρήστες προσδιορίζουν τις δικές τους επιχειρηματικές ανάγκες. Μεγαλύτερη συμμετοχή και ικανοποίηση του χρήστη. Επειδή οι χρήστες αναπτύσσουν οι ίδιοι τα συστήματα τους και ελέγχουν τη διαδικασία ανάπτυξης τους, είναι πιο πιθανό να τα χρησιμοποιήσουν. Λιγότερες καθυστερούμενες εφαρμογές επειδή οι χρήστες δεν εξαρτώνται αποκλειστικά από τους παραφορτωμένους ειδικούς επαγγελματίες των συστημάτων πληροφοριών. Ταυτόχρονα όμως, αυτή η δραστηριότητα των τελικών χρηστών περιέχει και οργανωτικούς κινδύνους, επειδή γίνεται εκτός των παραδοσιακών μηχανισμών διεύθυνσης και ελέγχου των συστημάτων πληροφοριών. Οι περισσότεροι οργανισμοί δεν έχουν ακόμη αναπτύξει στρατηγικές που να εξασφαλίζουν ότι οι εφαρμογές των χρηστών ικανοποιούν τους στόχους του οργανισμού ή τα ποιοτικά πρότυπα που είναι κατάλληλα για τη λειτουργία τους. Όταν τα συστήματα δημιουργούνται γρήγορα, χωρίς μια τυπική μεθοδολογία, οι δοκιμές και η τεκμηρίωση τους μπορεί να είναι ανεπαρκείς. Ο έλεγχος στα δεδομένα μπορεί να χαθεί σε συστήματα εκτός της παραδοσιακής διεύθυνσης συστημάτων πληροφοριών. Όταν οι χρήστες δημιουργούν δικές τους εφαρμογές και αρχεία, γίνεται ολοένα και πιο δύσκολο να διαπιστωθεί πού βρίσκονται τα δεδομένα και να εξασφαλιστεί ότι η ίδια πληροφορία (όπως ένας κωδικός προϊόντος ή τα ετήσια κέρδη) χρησιμοποιείται με συνέπεια σε ολόκληρο τον οργανισμό Όταν η υπολογιστική των τελικών χρηστών άρχισε να γίνεται δημοφιλές, οι οργανισμοί χρησιμοποίησαν κέντρα πληροφοριών για να προωθήσουν πρότυπα υλικού και λογισμικού, έτσι ώστε οι τελικοί χρήστες να μην εισάγουν πολλές ανόμοιες και ασύμβατες τεχνολογίες στην επιχείρηση. Τα κέντρα πληροφοριών είναι ειδικές εγκαταστάσεις με υλικό, λογισμικό, και ειδικούς τεχνικούς για την παροχή στους χρήστες εργαλείων, εκπαίδευσης, και συμβουλών από ειδικούς, ώστε να είναι σε θέση να δημιουργούν εφαρμογές συστημάτων πληροφοριών μόνοι τους ή να αυξάνουν την παραγωγικότητα τους. Ο ρόλος των κέντρων πληροφοριών σταδιακά καταργείται καθώς οι χρήστες είναι πιο εκπαιδευμένοι στους υπολογιστές, αλλά οι οργανισμοί πρέπει να συνεχίζουν να τους παρακολουθούν στενά και να ελέγχουν τη δραστηριότητα τους στην ανάπτυξη εφαρμογών. ΕΞΩΤΕΡΙΚΗ ΑΝΑΘΕΣΗ Αν μια εταιρεία δε θέλει να χρησιμοποιεί δικούς της πόρους για τη δημιουργία ή τη λειτουργία συστημάτων πληροφοριών, μπορεί να αναθέσει αυτήν τη δουλειά σε έναν εξωτερικό οργανισμό ο οποίος ειδικεύεται στην παροχή αυτών των υπηρεσιών. Η διαδικασία μεταβίβασης από έναν οργανισμό της λειτουργίας του κέντρου υπολογιστών, των δικτύων τηλεπικοινωνιών, ή της ανάπτυξης εφαρμογών σε εξωτερικούς προμηθευτές ονομάζεται εξωτερική ανάθεση. Η εξωτερική ανάθεση έχει αποκτήσει δημοτικότητα επειδή μερικοί οργανισμοί τη θεωρούν ως μέτρο ελάττωσης του κόστους επειδή καταργεί την ανάγκη να διατηρούν δικό τους κέντρο υπολογιστών και προσωπικό συστημάτων πληροφοριών. Ο φορέας παροχής αυτών των υπηρεσιών επωφελείται από οικονομίες κλίμακας (οι ίδιες γνώσεις, δεξιότητες, και δυναμικότητα είναι δυνατό να χρησιμοποιούνται από κοινού από πολλούς διαφορετικούς πελάτες) και είναι πιθανό να χρεώνει ανταγωνιστικές τιμές για τις υπηρεσίες συστημάτων πληροφοριών. Η εξωτερική ανάθεση επιτρέπει σε μια εταιρεία με κυμαινόμενες ανάγκες υπολογιστικής επεξεργασίας να πληρώνει μόνο για ό,τι χρησιμοποιεί, αντί να διαθέτει δικό της κέντρο υπολογιστών που θα υποαπασχολείται εκτός των περιόδων αιχμής.

Μερικές εταιρείες καταφεύγουν στην εξωτερική ανάθεση επειδή το δικό τους προσωπικό συστημάτων δεν καταφέρνει να παρακολουθήσει τις τεχνολογικές αλλαγές ή καινοτόμες επιχειρηματικές πρακτικές, ή γιατί θέλουν να απελευθερώσουν σπάνια ταλέντα που στοιχίζουν ακριβά για να ασχοληθούν με δραστηριότητες που έχουν μεγαλύτερη απόδοση. Με την εξωτερική ανάθεση, οι εταιρείες ελπίζουν να εκμεταλλευθούν τα πλεονεκτήματα της τεχνολογίας πληροφοριών σε βασικές επιχειρηματικές διεργασίες και να βελτιώσουν την παραγωγικότητα των δικών τους πόρων συστημάτων πληροφοριών. Πότε ενδείκνυται η εξωτερική ανάθεση Η εξωτερική ανάθεση δε φέρνει οφέλη σε όλους τους οργανισμούς, και τα μειονεκτήματα της είναι δυνατό να δημιουργήσουν σοβαρά προβλήματα σε κάποιους αν η κατανόηση και η διαχείριση τους είναι ανεπαρκής. Όταν μια επιχείρηση εκχωρεί την ευθύνη ανάπτυξης και λειτουργίας των συστημάτων πληροφοριών της σε τρίτους, υπάρχει πιθανότητα να χάσει τον έλεγχο αυτής της λειτουργίας. Αν ο οργανισμός δε διαθέτει την αναγκαία πείρα για να διαπραγματευθεί μια ασφαλή σύμβαση, η εξάρτηση της επιχείρησης από τον προμηθευτή μπορεί να οδηγήσει σε μεγάλο κόστος ή απώλεια ελέγχου όσον αφορά την τεχνολογική κατεύθυνση. Όταν τα συστήματα πληροφοριών μιας επιχείρησης αναπτύσσονται ή λειτουργούν από τρίτους, υπάρχει κίνδυνος εμπορικά μυστικά ή εσωτερικές πληροφορίες να διαρρεύσουν σε ανταγωνιστές. Μπορεί να αποδειχθεί επιζήμιο αν μια επιχείρηση επιτρέψει σε έναν τρίτο να αναπτύσσει ή να λειτουργεί εφαρμογές που της δίνουν κάποια μορφή ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος. Παρόλα αυτά τα μειονεκτήματα, υπάρχουν αρκετές περιπτώσεις στις οποίες η ανάθεση ανάπτυξης εφαρμογών σε εξωτερικό προμηθευτή έχει πλεονεκτήματα. Όταν επιδιώκεται η μείωση του κόστους ή η απαλλαγή, της διεύθυνσης συστημάτων πληροφοριών απόμερος του έργου της- Εφαρμογές όπως η μισθοδοσία (από την ποιότητα της οποίας η επιχείρηση έχει ελάχιστο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα) ή η επεξεργασία εξόδων ταξιδιών (όπου η προβλεψιμότητα ή η αδιάκοπη εξυπηρέτηση από συστήματα πληροφοριών δεν έχουν μεγάλη σημασία) ενδείκνυνται για εξωτερική ανάθεση όταν η εταιρεία στοχεύει στη μείωση του κόστους και στην εξοικονόμηση εσωτερικών πόρων συστημάτων πληροφοριών για πιο σημαντικές δουλειές. Αντίθετα, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να είναι πιο προσεκτικές όταν χρησιμοποιούν τρίτους για την ανάπτυξη εφαρμογών όπως τα συστήματα αεροπορικών κρατήσεων ή καταλόγων αγορών, τα οποία αποτελούν κρίσιμες επιχειρηματικές διεργασίες. Όταν οι υπάρχουσες δυνατότητες των συστημάτων πληροφοριών της επιχείρησης είναι περιορισμένες, αναποτελεσματικές, ή τεχνικά κατώτερες. Οι οργανισμοί μπορεί να χρησιμοποιήσουν εξωτερική Βοήθεια για την απόκτηση ικανοτήτων σε νεότερες τεχνολογίες όπως είναι ο αντικειμενοστρεφής προγραμματισμός, η Java, οι εφαρμογές ηλεκτρονικού εμπορίου προηγμένης τεχνολογίας, ή τα επιχειρησιακά συστήματα. Για τη Βελτίωση της συμβολής της τεχνολογίας πληροφοριών στην απόδοση της επιχείρησης. Οι οργανισμοί αρχίζουν να απευθύνονται σε εξωτερικούς προμηθευτές που μπορούν να τους βοηθήσουν στην ανάπτυξη κρίσιμων ή καινοτόμων επιχειρηματικών εφαρμογών, επειδή αυτοί οι προμηθευτές έχουν μεγαλύτερη πείρα στην τεχνολογία, στη διαχείριση, και στον επανασχεδιασμό επιχειρηματικών διεργασιών. Για παράδειγμα, η Rolls Royce Aerospace Group χρησιμοποιεί την Electronic Data Systems (EDS) ως σύμβουλο σε έργα ολοκλήρωσης συστημάτων και επιχειρηματικού μετασχηματισμού που έχουν σχέση με τον κατάλληλο χρόνο εμπορίας, την εξυπηρέτηση πελατών, τη διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού, και τις λειτουργίες βιομηχανικής παραγωγής και τεχνικού σχεδιασμού. Για τη δημιουργία νέων πηγών εσόδων και κέρδους από τα τεχνολογικά περιουσιακά στοιχεία. Μερικές εταιρείες αρχίζουν να συνεργάζονται με εξωτερικούς προμηθευτές που θα τους βοηθήσουν να δημιουργήσουν, να αναπτύξουν, και να εμπορευθούν προϊόντα και υπηρεσίες που βασίζονται στη νέα τεχνολογία, τα οποία μπορούν να παραχωρηθούν για χρήση ή να πουληθούν σε άλλες εταιρείες. Οι οργανισμοί είναι απαραίτητο να ελέγχουν τον εξωτερικό συνεργάτη τους με τον ίδιο τρόπο που θα ασκούσαν έλεγχο στα δικά τους εσωτερικά συστήματα πληροφοριών. Θα πρέπει να καθιερώσουν κριτήρια αξιολόγησης του εξωτερικού προμηθευτή. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να καταρτίζουν τις συμβάσεις εξωτερικής ανάθεσης προσεκτικά, έτσι ώστε αυτές οι υπηρεσίες να μπορούν να προσαρμόζονται αν η φύση της επιχείρησης αλλάξει. Η σχέση της επιχείρησης με τον προμηθευτή που ορίζεται στη σύμβαση εξωτερικής ανάθεσης, τα δικαιώματα λήψης αποφάσεων, τα μέτρα απόδοσης, και η εκτίμηση κινδύνων και αμοιβών θα πρέπει να είναι όλα ευθυγραμμισμένα με τους στρατηγικούς στόχους της εξωτερικής ανάθεσης. Οι πιο επιτυχημένες περιπτώσεις εξωτερικής ανάθεσης είναι εκείνες στις οποίες υπάρχει ένα κλίμα εμπιστοσύνης μεταξύ των δύο μερών και η σχέση εξωτερικής ανάθεσης θα πρέπει να διαμορφώνεται έτσι ώστε να σταθμίζεται η καλή πίστη με τους κατάλληλους ελέγχους.

Μέθοδος Γνωρίσματα Πλεονεκτήματα Μειονεκτήματα Κύκλος ζωής συστημάτων Δημιουργία πρωτοτύπων Σειριακή βήμα προς βήμα τυποποιημένη διεργασία Γραπτές προδιαγραφές και εγκρίσεις Περιορισμένος ρόλος χρηστών Δυναμικός προσδιορισμός απαιτήσεων με πειραματικό σύστημα Γρήγορη, ανεπίσημη και επαναληπτική διεργασία Οι χρήστες αλληλεπιδρούν συνεχώς με το πρωτότυπο Αναγκαία για μεγάλα σύνθετα συστήματα και έργα Γρήγορη και με σχετικά μικρό κόστος Χρήσιμη όταν οι απαιτήσεις είναι ασαφείς ή όταν η συμμετοχή των χρηστών έχει μεγάλη σημασία Προωθεί τη συμμετοχή των χρηστών Αργή και ακριβή Αποθαρρύνει τις αλλαγές Μεγάλη γραφειοκρατία Ακατάλληλη για μεγάλα σύνθετα συστήματα Μπορεί να μειώσει τη σημασία βημάτων στην ανάλυση, τεκμηρίωση, και δοκιμές Πακέτο λογισμικού εφαρμογών Λογισμικό του εμπορίου που καταργεί την ανάγκη εσωτερικής ανάπτυξης προγραμμάτων λογισμικού Μείωση αναγκών εργασιών προγραμματισμού, εγκατάστασης, και συντήρησης Εξοικονόμηση χρόνου και κόστους ανάπτυξης κοινών επιχειρηματικών εφαρμογών Μπορεί να μην ανταποκρίνεται σε μοναδικές απαιτήσεις του οργανισμού Μπορεί να μην εκτελεί καλά πολλές επιχειρηματικές λειτουργίες Μείωση αναγκών εσωτερικών πόρων συστημάτων πληροφοριών Η εκτεταμένη προσαρμογή αυξάνει το κόστος ανάπτυξης Ανάπτυξη από τους Ανάπτυξη συστημάτων από χρή- 'Ελεγχος ανάπτυξης συστημά- Μπορεί να οδηγήσει σε πολλα- τελικούς χρήστες στες με εργαλεία λογισμικού των από τους χρήστες πλασιασμό ανεξέλεγκτων συστη- τέταρτης γενιάς Εξοικονόμηση χρόνου και συστημάτων πληροφοριών και Γρήγορη και ανεπίσημη κόστους ανάπτυξης δεδομένων Ελάχιστη συμμετοχή ειδικών Λιγότερες καθυστερούμενες Τα συστήματα δεν ικανοποιούν συστημάτων πληροφοριών εφαρμογές πάντα τα πρότυπα διασφάλισης Εξωτερική ανάθεση Ανάπτυξη συστημάτων και, μερι- Μπορεί να μειώσει ή να ελέγξει ποιότητας Απώλεια ελέγχου στη λειτουργία κές φορές, λειτουργία τους από το κόστος των συστημάτων πληροφοριών εξωτερικό προμηθευτή Μπορούν να παράγονται συστή- Εξάρτηση από την τεχνική ματα όταν οι εσωτερικοί πόροι δεν είναι διαθέσιμοι ή είναι τεχνικά ανεπαρκείς κατεύθυνση και την οικονομική κατάσταση των εξωτερικών προ- μηθευτών

Μεθοδολογίες και εργαλεία ανάπτυξης συστημάτων Εφαρμόζονται διάφορα εργαλεία και μεθοδολογίες ανάπτυξης με σκοπό να βοηθήσουν όσους ασχολούνται με την ανάπτυξη συστημάτων να τεκμηριώσουν, να αναλύσουν, να σχεδιάσουν, και να υλοποιήσουν συστήματα πληροφοριών. Η μεθοδολογία ανάπτυξης είναι ένα σύνολο μεθόδων, μίας ή περισσότερων για κάθε δραστηριότητα μέσα σε κάθε φάση ενός έργου ανάπτυξης συστήματος. Μερικές μεθοδολογίες ανάπτυξης είναι κατάλληλες για ορισμένες τεχνολογίες, ενώ άλλες αντανακλούν διαφορετικές φιλοσοφίες της ανάπτυξης συστημάτων. Οι μεθοδολογίες και τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται σε μεγαλύτερη κλίμακα περιλαμβάνουν τις παραδοσιακές δομημένες μεθοδολογίες, την αντικειμενοστρεφή ανάπτυξη λογισμικού, την παραγωγή λογισμικού με τη βοήθεια υπολογιστή (CASE), και τον επανασχεδιασμό λογισμικού. ΔΟΜΗΜΕΝΕΣ ΜΕΘΟΔΟΛΟΓΙΕΣ Οι δομημένες μεθοδολογίες χρησιμοποιούνται για την τεκμηρίωση, ανάλυση, και σχεδιασμό συστημάτων πληροφοριών από τη δεκαετία του 1970 και συνεχίζουν ακόμη να είναι μια σημαντική μεθοδολογική προσέγγιση. Ο όρος δομημένες μεθοδολογίες αναφέρεται στο γεγονός ότι οι τεχνικές αποτελούνται από βήματα, καθένα από τα οποία βασίζεται στο προηγούμενο του. Οι δομημένες μεθοδολογίες είναι αναλυτικές και προχωρούν από το ανώτερο, πιο αφηρημένο, επίπεδο στο κατώτερο επίπεδο λεπτομέρειας - από το γενικό στο ειδικό. Για παράδειγμα, το ανώτερο επίπεδο μιας αναλυτικής περιγραφής ενός συστήματος ανθρώπινων πόρων θα έδειχνε τις κύριες λειτουργίες ανθρώπινων πόρων: προσωπικό, πρόσθετες παροχές, αμοιβές, και την πολιτική ίσων ευκαιριών. Κάθε μία από αυτές θα αναλυθεί περισσότερο στο επόμενο επίπεδο. Οι πρόσθετες παροχές, για παράδειγμα, μπορεί να περιλαμβάνουν συνταξιοδοτικό πρόγραμμα, αποταμιευτικό πρόγραμμα, υγειονομική περίθαλψη, και ασφάλιση. Καθένα από αυτά τα επίπεδα αναλύεται με τη σειρά του περισσότερο μέχρι το κατώτερο επίπεδο λεπτομέρειας. Οι παραδοσιακές δομημένες μεθοδολογίες είναι προσανατολισμένες προς τις διεργασίες και όχι προς τα δεδομένα. Αν και οι περιγραφές των δεδομένων αποτελούν μέρος των μεθόδων, οι μεθοδολογίες εστιάζουν στον τρόπο μετασχηματισμού των δεδομένων αντί στα ίδια τα δεδομένα. Αυτές οι μεθοδολογίες είναι κατά το μεγαλύτερο μέρος γραμμικές- κάθε φάση πρέπει να ολοκληρωθεί πριν αρχίσει η επόμενη. Οι δομημένες μεθοδολογίες περιλαμβάνουν τη δομημένη ανάλυση, το δομημένο σχεδιασμό, και τη χρήση διαγραμμάτων ροής. Δομημένη ανάλυση Η δομημένη ανάλυση χρησιμοποιείται σε μεγάλη κλίμακα για τον ορισμό των εισόδων, διεργασιών, και εξόδων ενός συστήματος. Διαθέτει ένα λογικό μοντέλο γραφικών για απεικόνιση της ροής πληροφοριών, με το οποίο ένα σύστημα χωρίζεται σε λειτουργικές μονάδες εύλογου βαθμού λεπτομέρειας. Προδιαγράφει επακριβώς τις διεργασίες ή τους μετασχηματισμούς που συμβαίνουν μέσα σε κάθε λειτουργική μονάδα, καθώς και τις διασυνδέσεις που υπάρχουν μεταξύ τους. Το κύριο εργαλείο της είναι το διάγραμμα ροής δεδομένων (DFD), μια γραφική παράσταση των διεργασιών που αποτελούν το σύστημα και της ροής των δεδομένων μεταξύ τους. Στην Εικόνα 1 φαίνεται ένα απλό διάγραμμα ροής δεδομένων ενός συστήματος ταχυδρομικής εγγραφής σε κύκλους μαθημάτων ενός πανεπιστημίου. Τα στρογγυλευμένα πλαίσια παριστάνουν διεργασίες στις οποίες γίνεται μετασχηματισμός δεδομένων. Το ορθογώνιο πλαίσιο είναι μια εξωτερική οντότητα δημιουργίας ή αποδοχής πληροφοριών που βρίσκεται έξω από τα όρια του συστήματος που σχεδιάζεται. Τα ανοικτά ορθογώνια παριστάνουν αποθήκες δεδομένων, χειρογραφικές ή αυτοματοποιημένες. Τα βέλη δείχνουν ροές πληροφοριών μεταξύ διεργασιών, εξωτερικών οντοτήτων, και αποθηκών δεδομένων. Αυτές οι ροές πληροφοριών περιέχουν πάντοτε πακέτα δεδομένων και το όνομα του περιεχομένου τους αναγράφεται δίπλα στο βέλος. Αυτό το διάγραμμα ροής δείχνει ότι οι σπουδαστές στέλνουν έντυπες φόρμες αιτήσεων εγγραφής, με το όνομα τους, τον αριθμό της ταυτότητας τους, και τους αριθμούς των μαθημάτων που θέλουν να παρακολουθήσουν. Στη διεργασία 1.0, το σύστημα επαληθεύει την ύπαρξη κενών θέσεων ανατρέχοντας στο αρχείο μαθημάτων του πανεπιστημίου. Αυτό το αρχείο διακρίνει τα μαθήματα που έχουν κενές θέσεις από εκείνα που έχουν ακυρωθεί ή είναι πλήρη. Η διεργασία 1.0 καθορίζει κατόπιν ποιες από τις επιλογές του σπουδαστή μπορούν να γίνουν αποδεκτές και ποιες θα απορριφθούν. Η διεργασία 2.0 γράφει το σπουδαστή στα μαθήματα όπου έγινε δεκτός. Στη συνέχεια, ενημερώνει το αρχείο μαθημάτων με το όνομα και τον αριθμό ταυτότητας του σπουδαστή και επανυπολογίζει το μέγεθος της τάξης. Μόλις φτάσει στο μέγιστο αριθμό εγγραφών, το μάθημα επισημαίνεται ως πλήρες. Η διεργασία 2.0 ενημερώνει επίσης το πρωτεύον αρχείο σπουδαστών του πανεπιστημίου με πληροφορίες νέων σπουδαστών ή αλλαγές σε διευθύνσεις. Η διεργασία 3.0 στέλνει κατόπιν σε κάθε σπουδαστή που έκανε αίτηση μια επιστολή επιβεβαίωσης της εγγραφής που αναφέρει τα μαθήματα στα οποία έγινε δεκτός και εκείνα για τα οποία η ικανοποίηση της επιλογής του ήταν αδύνατη. Διαγράμματα μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για την παρουσίαση διεργασιών υψηλότερου επιπέδου και Λεπτομερειών χαμηλότερου επιπέδου. Με τα διαγράμματα ροής δεδομένων με επίπεδα, μια σύνθετη διεργασία μπορεί να αναλυθεί σε διαδοχικά επίπεδα λεπτομέρειας. Ένα ολόκληρο σύστημα μπορεί να χωριστεί σε υποσυστήματα με τη βοήθεια ενός διαγράμματος ροής δεδομένων υψηλού επιπέδου. Κάθε υποσύστημα, με τη σειρά του, μπορεί να αναλυθεί σε άλλα υποσυστήματα με διαγράμματα ροής δεδομένων δεύτερου επιπέδου, και τα υποσυστήματα κατώτερου επιπέδου μπορούν να αναλυθούν περισσότερο μέχρι το κατώτερο επίπεδο λεπτομέρειας. 8

Ένα απλό εργαλείο της δομημένης ανάλυσης είναι το λεξικό δεδομένων (data dictionary), το οποίο περιέχει πληροφορίες για τα επιμέρους στοιχεία δεδομένων και ομάδες δεδομένων ενός συστήματος. Το Λεξικό δεδομένων ορίζει το περιεχόμενο των ροών δεδομένων και τις αποθήκες δεδομένων, έτσι ώστε οι κατασκευαστές του συστήματος να γνωρίζουν ακριβώς τα δεδομένα που περιέχουν. Οι προδιαγραφές των διεργασιών περιγράφουν τους μετασχηματισμούς που συμβαίνουν στα κατώτερα επίπεδα των διαγραμμάτων ροής δεδομένων και εκφράζουν τη Λογική κάθε διεργασίας. Δομημένος σχεδιασμός Ο δομημένος σχεδιασμός περιλαμβάνει ένα σύνολο κανόνων και τεχνικών σχεδιασμού που συμβάλουν στη σαφήνεια και την απλότητα του προγράμματος και, με αυτόν τον τρόπο, μειώνουν το χρόνο και την προσπάθεια που απαιτείται για την κωδικοποίηση, την αποσφαλμάτωση, και τη συντήρηση. Η κύρια αρχή του δομημένου σχεδιασμού είναι ότι ένα σύστημα θα πρέπει να σχεδιάζεται αναλυτικά με ιεραρχικό τρόπο και να αναλύεται σε μεγαλύτερο βαθμό λεπτομέρειας. Ο σχεδιασμός θα πρέπει να ασχολείται πρώτα με την κύρια λειτουργία του προγράμματος ή του συστήματος και κατόπιν να χωρίζει αυτήν τη λειτουργία σε υπολειτουργίες και να αναλύει κάθε υπολειτουργία περισσότερο μέχρι το κατώτερο επίπεδο Λεπτομέρειας. Οι Λειτουργικές μονάδες του τελευταίου επιπέδου περιγράφουν την επεξεργασία που θα γίνεται στην πραγματικότητα. Με αυτόν τον τρόπο, ολόκληρη η λογική υψηλού επιπέδου και το μοντέλο σχεδιασμού αναπτύσσονται πριν αρχίσει να γράφεται ο λεπτομερής κώδικας του προγράμματος. Αν έχει προηγηθεί η δομημένη ανάλυση, η δομημένη τεκμηρίωση των προδιαγραφών μπορεί να χρησιμεύσει ως είσοδος στη διαδικασία σχεδιασμού. Η προηγούμενη αναλυτική περιγραφή του συστήματος ανθρώπινων πόρων είναι ένα καλό παράδειγμα δομημένου σχεδιασμού. Καθώς προχωράει ο σχεδιασμός, η τεκμηρίωση του γίνεται σε ένα διάγραμμα δομής. Το διάγραμμα δομής είναι ένα ιεραρχικό διάγραμμα το οποίο παρουσιάζει κάθε επίπεδο σχεδιασμού, τις σχέσεις του με τα άλλα επίπεδα, και τη θέση του στο συνολικό δομημένο σχεδιασμό. Η Εικόνα 2 δείχνει ένα διάγραμμα δομής υψηλού επιπέδου ενός συστήματος μισθοδοσίας. Αν ένα σχέδιο συστήματος έχει τόσα πολλά επίπεδα ώστε να μη χωράει σε ένα διάγραμμα δομής, είναι δυνατό αυτό να αναλυθεί σε πιο λεπτομερή διαγράμματα δομής. Ένα διάγραμμα δομής μπορεί να τεκμηριώνει ένα πρόγραμμα, ένα σύστημα (σύνολο προγραμμάτων), ή ένα τμήμα προγράμματος. ΕΙΚΟΝΑ 1 Αίτηση Σπουδαστής μαθημάτων 1,0 Επαλήθευση διαθεσιμότητας Κενές θέσεις Αποδοχή/ απόρριψη επιλογών Αρχείο μαθημάτων Επιστολή επιβεβαίωσης 2,0 Εγγραφή σπουδαστή Δεδομένα μαθημάτων Εγγραφή στο μάθημα Στοιχεία σπουδαστή Πρωτεύον Αρχείο σπουδαστών Εγγραφή 3,0 Επιβεβαίωση Εγγραφής 9

ΕΙΚΟΝΑ 2 Επεξεργασία μισθοδοσίας Εισαγωγή εγκύρων δεδομένων Υπολογισμός αποδοχών Εγγραφή εξόδου Καταχώριση Επικύρωση καταχωρίσεων Υπολογισμός μικτών αποδοχών Υπολογισμός καθαρού ποσού Ενημέρωση πρωτεύοντος αρχείου Εντολές πληρωμής, αναφορές και αρχεία εξόδου 10