Προγραμματισμός Ροής Εργασιών Εισαγωγικά

Προγραμματισμός Ροής Εργασιών Εισαγωγικά «Έργο είναι μία μοναδική δέσμη συντονισμένων δραστηριοτήτων με σαφές σημείο έναρξης και λήξης, οι οποίες αναλαμβάνονται από ένα άτομο ή οργανισμό προκειμένου να επιτευχθούν συγκεκριμένοι στόχοι μέσα σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο και με συγκεκριμένο κόστος». Χαρακτηριστικά του έργου: 1. μοναδικότητα στόχου 2. προκαθορισμένος στόχος 3. χρονικά περιορισμένο (καθορισμένη αρχή και τέλος) 4. συγκεκριμένο κόστος παραδείγματα: - έργα κατασκευής συγκοινωνιακής υποδομής όπως αεροδρόμιο, δρόμοι, σιδηροδρομικό δίκτυο κα - διοργάνωση μεγάλων αθλητικών γεγονότων όπως ολυμπιακοί αγώνες, euro κα - παραγωγή οπτικοαουστικών έργων μεγάλου προϋπολογισμού και πολυπλοκότητας Διαχειριστής έργου και εκτελεστικοί/λειτουργικοί manager Εκτελεστικός manager είναι ο επικεφαλής κάθε μίας από τις κυριότερες λειτουργίες που επιτελούνται μέσα σε έναν οργανισμό. Είναι υπεύθυνος για τα άτομα που εργάζονται στα τμήματά τους, υπό τις εντολές τους. Διαχειριστής έργου είναι ο αρμόδιος για τον έλεγχο των λειτουργιών των εκτελεστικών manager. Πχ. Σε ένα έργο για την δημιουργία μίας πολύγλωσσης διαδραστικής πολυμεσικής έκδοσης για τον Αρχαιολογικό Χώρο και τα Μουσεία της Ολυμπίας. 1

Αρμοδιότητες & Χαρακτηριστικά του διαχειριστή έργου - λειτουργεί μέσα σε δομές που υπάρχουν μόνο κατά τη διάρκεια ζωής του έργου - επίλυση διαφορών & προβλημάτων - υπεύθυνος για την ορθή συνεργασία και τον συντονισμό όλων των λειτουργιών του έργου, μέσω των εκτελεστικών manager. - Αρμόδιος για την επικοινωνία με τον πελάτη (μέσα στα πλαίσια που θέτει η διοίκηση του έργου και πάντα για θέματα που άπτονται της αρμοδιότητάς του) Βασικές δεξιότητες που πρέπει να έχει: 1. Ηγέτης 2. Επικοινωνιακός 3. Ικανότητα Διαπραγμάτευσης 4. Επιρροή στον εργασιακό χώρο 5. Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων Είναι απαραίτητη η εφαρμογή γνώσεων, δεξιοτήτων, εργαλείων & τεχνικών, έτσι ώστε οι δραστηριότητες του έργου να κατευθύνονται με τον καλύτερο δυνατό τρόπο προς την ικανοποίηση των αναγκών και των προσδοκιών των παραγόντων του έργου (απαραίτητες γενικές γνώσεις εκτός από την κλασική διοίκηση και διαχείριση οι γνώσεις από την περιοχή της εφαρμογής) Παράγοντες του έργου - Εκείνοι που αποφασίζουν τη διεξαγωγή του έργου - Χρηματοδότες - Εργολήπτες ή Ανάδοχοι (μπορούμε να έχουμε κοινοπραξία ή υπεργολάβους) - Πελάτης (στον οποίο ανήκει το προϊόν) Οι ανάγκες, οι απαιτήσεις, οι προσδοκίες, και οι δυνατότητες όλων αυτών καθορίζουν το έργο. 2

Πόροι και Υπηρεσίες του έργου - Ανθρώπινοι πόροι Για κάθε έργο, ανεξάρτητα από το αντικείμενό του, οι ανθρώπινοι πόροι είναι πάντα οι πλέον καθοριστικοί. Πχ στην παραγωγή ενός reality show όπως το survivor, τα μηχανήματα του γυρίσματος και της μεταπαραγωγής είναι σημαντικό να είναι τα καλύτερα αλλά ο σκηνοθέτης, ο δ/ντής παραγωγής, οι εικονολήπτες και οι μοντέρ, ο post production supervisor και ο project manager είναι αυτοί που δίνουν μορφή και χαρακτήρα στο έργο. Γι αυτό και σε πολλά έργα κυρίως του οπτικοαουστικού τομέα τα βιογραφικά και τα show reel αυτών των ανθρώπων είναι πολύ σημαντικά. - Εξοπλισμός: Μηχανές και εργαλεία - Αναλώσιμα όπως πρώτες ύλες & υλικά - Οικονομικοί πόροι: απαιτούμενα κεφάλαια - Κόστος έργου: το κόστος από τη χρήση των πόρων και των υπηρεσιών που χρησιμοποιούνται - Προϋπολογισμός: εκ των προτέρων προσεγγιστική εκτίμηση του κόστους και η λογιστική του ανάλυση 3

Γενικότεροι Παράγοντες που επηρεάζουν το έργο 1. οικονομικός: ύψος του κόστους και η υπέρβασή του (πχ απρόβλεπτες καταστάσεις όπως φυσικές καταστροφές, μεσολάβηση μεγάλου διαστήματος μεταξύ προϋπολογισμού και υλοποίησης, κακή εκτίμηση, ελλιπής σχεδιασμός) 2. χρόνος: η χρονική διάρκεια επιδρά στο κόστος. Ο προϋπολογισμός έχει συνταχθεί με βάση τον χρόνο που χρειάζεται για να ολοκληρωθεί το έργο. Κάθε καθυστέρηση επηρεάζει αρνητικά το κόστος όπως και η παράδοση νωρίτερα από το χρονοδιάγραμμα το επηρεάζει θετικά. Υπέρβαση χρονοδιαγράμματος έχουμε για παράδειγμα, λόγω ανεξέλεγκτων αιτιών (πχ απεργίες), λόγω κακού συντονισμού ή γραφειοκρατίας. Υπάρχουν βέβαια έργα για τα οποία η ημερομηνία παράδοσής τους δεν μπορεί να πάρει παράταση. Τέτοια είναι για παράδειγμα τα Ολυμπιακά έργα, η δημιουργία ενός οπτικοαουστικού έργου για προβολή σε προγραμματισμένη εκδήλωση κα. Σε τέτοιες περιπτώσεις η εξασφάλιση του χρονοδιαγράμματος υποκλίνεται στο κόστος. 3. ποιότητα: βρίσκεται σε αλληλεξάρτηση με το κόστος και τον χρόνο. Συνήθως ακολουθούνται πρότυπα και προδιαγραφές για την διασφάλισής της (πχ ISO, τοπικά standards όπως ο αντισεισμικός νόμος μια περιοχής κα) 4. εργασία: προβλήματα που προκύπτουν εδώ επηρεάζουν και τους τρεις προηγούμενους παράγοντες. 5. κοινωνία 6. θεσμικός & νομικός παράγων: το δεσμευτικό πλαίσιο μέσα στο οποίο λειτουργεί το έργο (πχ διεθνής συμβάσεις για τον υγιή ανταγωνισμό, τοπικές νομοθεσίες ή κανόνες επαγγελματικής δεοντολογίας) 7. παγκοσμιοποίηση και πολύ-πολιτισμικότητα: επικοινωνία (γλώσσα), τεχνολογικά & πολιτισμικά χαρακτηριστικά Το βασικό τρίγωνο που κρίνει αν το αποτέλεσμα είναι θετικό η αρνητικό είναι: Κόστος - Χρόνος Ποιότητα πρέπει πάντα να ακολουθούμε την χρυσή τομή! 4

Ο Κύκλος ζωής του έργου Για τον καλύτερο έλεγχο του έργου το χωρίζουμε σε υποενότητες που λέγονται «Φάσεις». Κάθε φάση αποτελείται από ένα σύνολο εργασιών οι οποίες παρουσιάζουν μεγάλη σχέση μεταξύ τους αλλά και κάποιο βαθμό ανεξαρτησίας από άλλες. Σε κάθε μία ολοκληρώνονται οι επιμέρους στόχοι, οι οποίοι καλούνται παραδοτέα και με τα οποία διασφαλίζεται η ορθή συνέχεια του έργου. Τα λέμε και σημεία ελέγχου του έργου. Το σύνολο των φάσεων του έργου αποτελούν το κύκλο ζωής του έργου. Φάσεις: 1.Σύλληψη ή Ορισμός του έργου (έναρξης ζωής του) καθορισμός του έργου μελάτη σκοπιμότητας στρατηγική οργάνωσης 2.Σχεδιασμός της διαδικασίας μελέτη & προκαταρτικές εργασίες ανάλυση πόρων επίλυση διαφορών ΠΡΟΣΟΧΗ!!! Λάθη & σχεδιαστική ανεπάρκεια σε αυτή τη φάση δημιουργούν προβλήματα σε όλο το έργο, εδώ διαμορφώνεται το κόστος του έργου. 3.Εκτέλεση & Παράδοση του έργου Λέγοντας εκτέλεση εννοούμε την έναρξη των εργασιών υλοποίησης και της παρακολούθησης της εξέλιξης των εργασιών σε σχέση με τη μελέτη. Αναπροσαρμογή του αρχικού πλάνου όπου χρειάζεται. Λέγοντας παράδοση εννοούμε την εκπλήρωση των συμβατικών υποχρεώσεων και την αποδοχή του προϊόντος από τον πελάτη (δεν υπάρχουν εκκρεμότητες). 4.Ανάπτυξη της διαδικασίας του έργου Βελτίωση του προϊόντος και των διαδικασιών με αξιοποίηση της εμπειρίας που αποκτήθηκε από το έργο (σύνδρομο σκαντζόχοιρου). 5

Αλληλεπίδραση Φάσεων 1. Αυστηρή διαδοχή: κάθε φάση αρχίζει μετά την ολοκλήρωση της προηγούμενη, δεν επιτρέπεται η επιστροφή σε προηγούμενη και προβλέπονται καταληκτικές ημερομηνίες για κάθε μία. 2. Ευέλικτες Μέθοδοι: Α. Η επόμενη φάση μπορεί να ξεκινά πριν το τέλος της προηγούμενης Β. προβλέπεται η δυνατότητα πισωγυρίσματος σε προηγούμενη φάση (αν οι συνθήκες το επιτρέπουν ή το απαιτούν) Μοντέλο εισροών-εκροών Το πιο βασικό μοντέλο λειτουργικού συστήματος είναι αυτό των εισροών εκροών. Χρησιμοποιείται ως μονάδα ανάλυσης των δραστηριοτήτων του έργου. Βασικό Σχήμα: 6

Οι εισροές είναι η μια μορφή επιθυμίας ή ανάγκης για τη δημιουργία ενός προϊόντος ή υπηρεσίας που ικανοποιείται μέσω της διαδικασίας. Οι περιορισμοί είναι μία δέσμη ελέγχων που προέρχονται έξω από το έργο και είτε παρέχουν τη βάση για τις όποιες υποθέσεις είτε περιορίζουν το έργο. Περιλαμβάνουν ένα ευρύτερο εύρος θεμάτων που ο διαχειριστής πρέπει να λάβει υπόψη του και να συμβιβάζει με τις επιθυμίες και τις ανάγκες. Οι περιορισμοί αυτοί μπορεί να είναι: -χρόνος -κόστος -ποιότητα -νομικοί -ηθικοί -περιβαλλοντικοί -λογικοί -δραστηριοποίησης -έμμεσες επιδράσεις Οι μηχανισμοί είναι εκείνοι οι πόροι που καθιστούν εφικτή τη διαδικασία του μετασχηματισμού. Αυτοί είναι: -άνθρωποι -γνώση & πείρα -κεφάλαιο -εργαλεία & τεχνικές -τεχνολογία Η εκροή είναι η ικανοποιημένη ανάγκη, που συνήθως έχει τη μορφή: -πληροφοριών (προδιαγραφές προϊόντων) -υλικού προϊόντος -αλλαγών σε πρόσωπα (από την νέα γνώση που λαμβάνουν π.χ. συμμετοχή σε σεμινάρια) 7

Η διαχείριση έργου μέσα στο πλαίσιο των επτά σημείων: Το πλαίσιο των 7 σημείων παρέχει ένα ολοκληρωμένο σύνολο ζητημάτων που πρέπει να μελετηθούν, επιτρέπει την ταξινόμηση των καθηκόντων της αρμοδιότητας του διαχειριστή έργου και διασφαλίζει ότι ο διαχειριστής έργου θα ξέρει που να αναζητήσει βοήθεια, αν προκύψουν νέες καταστάσεις. 8

Το περιβάλλον και η πολυπλοκότητα των έργων: Α. το περιβάλλον Ευρωπαϊκή Ένωση και Παγκοσμιοποίηση: - μείωση / κατάργηση των εμποδίων που υπήρχαν στις εμπορικές συναλλαγές - αύξηση διεθνών συνεργασιών αυτά είχαν ως αποτέλεσμα να έχουμε έργα πιο πολύπλοκα: - καινοτομία - παροχή «πακέτου» - συμβάσεις «με το κλειδί στο χέρι» - διαχείριση ποιότητας Η αύξηση της ανταγωνιστικότητας επηρεάζει τα έργα: - χρόνο - διαχείριση ανθρώπινων πόρων - τεχνολογία - προσοχή στρέφεται και στον πελάτη - πιο στενή συνεργασία πελάτη προμηθευτή - αύξηση του τομέα των υπηρεσιών Συνοψίζοντας, η πολυπλοκότητα, η πληρότητα, ο ανταγωνισμός και η εστίαση στον πελάτη είναι τα σημεία που αποτελούν το περιβάλλον ενός έργου. 9

Β. η πολυπλοκότητα Κάθε έργο είναι διαφορετικό γι αυτό δεν είναι κάθε φορά δυνατή η πλήρης αξιοποίηση όλων των εργαλείων, τεχνικών & ιδεών που αφορούν τη διαχείρισή του. Η ταξινόμηση της πολυπλοκότητας μας βοηθά στην κατανόηση και στην διαχείριση ενός έργου. Ο βαθμός πολυπλοκότητας είναι συνάρτηση τριών χαρακτηριστικών: 1. οργανωτικής πολυπλοκότητας 2. πολυπλοκότητας πόρων 3. τεχνικής πολυπλοκότητας 10

Συνολική Πολυπλοκότητα= [οργανωτική πολυπλοκότητα] Χ [πολυπλοκότητα πόρων] Χ [τεχνική πολυπλοκότητα] 11

12

13

Οικονομική Προσέγγιση του Έργου Η εκτίμηση και η διαχείριση του κόστους του έργου αποτελεί καθοριστικό παράγοντα τόσο για την ανάληψή του όσο και για την επιτυχή ολοκλήρωσή του. Κόστος του έργου αποτελούν οι δαπάνες που γίνονται και αφορούν το έργο. Περιλαμβάνει το κόστος των πόρων και των υπηρεσιών που συμβάλλουν στην διεκπεραίωση του έργου. 1. Κοστολογικές Εκτιμήσεις 1.1. Ο ρόλος της διαδικασίας ανάληψης έργου Α. ο πελάτης = εργολήπτης (π.χ. σε εσωτερικά έργα) - γενική αποτίμηση για να αποφασίσουν αν αξίζει τον κόπο να γίνει το έργο - αναλυτική αποτίμηση αν πρόκειται μετά αυτή να χρησιμεύσει σαν βάση για το κοστολόγιο (π.χ. νέο προϊόν) Το κοστολόγιο αφορά μόνο τον εργολήπτη και δείχνει το πραγματικό κόστος του έργου. Β. ο πελάτης # εργολήπτη - κοστολόγηση εργολήπτη (πραγματικό κόστος) - κοστολόγηση πελάτη (πραγματικό κόστος + αμοιβή εργολήπτη) Υπάρχουν δύο περιπτώσεις που μπορούμε να συναντήσουμε i. ο πελάτης ζητά μία προσφορά για κάποιο συγκεκριμένο έργο ii. ο πελάτης προτείνει μια τιμή στον εργολήπτη για ένα συγκεκριμένο έργο 1.2. Ο ρόλος των συμβάσεων Η σύμβαση παίζει σημαντικό ρόλο τόσο στη διαμόρφωση του κόστους όσο και στις χρηματικές ροές (εισπράξεις & πληρωμές) αφού καθορίζει εκτός από το ύψος των ποσών και τη διαδικασία καταβολής τους. Με τη διαδικασία της υπογραφής της σύμβασης οριστικοποιούνται, μεταξύ των άλλων, και οι ρόλοι εργολήπτη και πελάτη σε σχέση με τον έλεγχο και τη χρηματοδότηση του έργου. Κυριότεροι τύποι συμβάσεων εργολήπτη πελάτη είναι: Α. «Διαχείρισης Έργου», αφορά κυρίως έργα χωρίς απόλυτα ξεκαθαρισμένες βασικές επιλογές, στα οποία προβλέπονται αρκετές σχεδιαστικές μεταβολές 14

σε συνεργασία πελάτη-εργολήπτη με αποτέλεσμα την έλλειψη δυνατότητας εκτίμησης του τελικού κόστους του έργου. Ο πελάτης ενδιαφέρεται για τη διαμόρφωση του κόστους όσο και για την εξέλιξή του (άρα κόστος πρέπει να είναι προσιτό και για τους δύο) Β. «Κατ αποκοπή», «με το κλειδί στο χέρι», «κατασκευή, εκμετάλλευση και μεταβίβαση» το κόστος και η εξέλιξή του αφορά μόνο τον εργολήπτη. Ο εργολήπτης είναι υπεύθυνος για ολόκληρο το έργο, από τις αρχικές μελέτες μέχρι την παράδοσή του. Στην 3 η περίπτωση ο εργολήπτης χρηματοδοτεί το έργο με αντάλλαγμα την εκμετάλλευσή του για κάποια χρόνια. Γ. «Τιμή μονάδας» το κόστος και η εξέλιξή του αφορά μόνο τον εργολήπτη 1.3. Ο ρόλος του κύκλου ζωής του έργου Οι κοστολογικές εκτιμήσεις ποικίλουν ανάλογα με τη φάση του έργου. * Στάδιο πρώτης επαφής: «χονδρική» αποτίμηση των οικονομικών παραμέτρων. Πρώιμες Εκτιμήσεις (π.χ. τάξη μεγέθους κόστους) * Στάδιο κατάρτισης οικονομικής προσφοράς: μεγαλύτερη προσέγγιση & στρογγυλοποίηση προς τα πάνω για να καλυφθούν τα τυχόν απρόοπτα. Προκαταρτικές Εκτιμήσεις * Στάδιο ολοκλήρωσης σχεδιασμού: μεγαλύτερη προσέγγιση και κοστολόγηση προς τα κάτω αφού οι συμβάσεις με τους προμηθευτές και τους υπεργολάβους επιδιώκονται σε χαμηλότερες τιμές. Λεπτομερείς Εκτιμήσεις 1.4. Ο ρόλος του άμεσου & του έμμεσου κόστους Κατά πόσο το κόστος αφορά άμεσα την εργασία που σχετίζεται με το έργο καθεαυτό ή όχι. Άμεσο κόστος: δαπάνες αποκλειστικά για το έργο Έμμεσο κόστος: δεν αφορά συγκεκριμένα κάποια λειτουργία του έργου αλλά το επιβαρύνει (πχ. ΔΕΗ, ενοίκιο, λειτουργικά έξοδα κα) και εμφανίζεται στους προϋπολογισμούς σαν Γενικά Έξοδα 1.5. Άλλοι παράγοντες Το πόσο ακριβής θα είναι οι κοστολογικές εκτιμήσεις εξαρτάται από: - τον χρόνο που διαθέτει κανείς για να τις κάνει - τις διαθέσιμες πληροφορίες 15

- τις χρησιμοποιούμενες τεχνικές - τη γνώση και την εμπειρία - τις προδιαγραφές του έργου - το επίπεδο της επικινδυνότητας και αβεβαιότητας του έργου - τη συνολική θεώρηση της εργασίας 2. Προϋπολογισμός - οικονομική καταγραφή των πόρων και υπηρεσιών που απαιτούνται για την υλοποίηση του έργου - σημείο αναφοράς για τον έλεγχο της εξέλιξης του κόστους αλλά και της απόδοσης των πόρων του έργου - σημείο αναφορά για διαπραγματεύσεις μεταξύ των παραγόντων του έργου 3. Παράγοντες που επηρεάζουν τις εκτιμήσεις κόστους Όσο μεθοδικά κι αν κάνουμε την εκτίμηση του κόστους ενός έργου πολλά μπορούν να συμβούν και να προκαλέσουν οικονομικές απώλειες. Α. γενικές αιτίες: - υποτίμηση της απαιτούμενης εργασίας, - επανάληψη ή πρόσθετη εργασία εξ αιτίας σφαλμάτων σχεδιασμού ή κατασκευαστικών λαθών, - απώλεια εργασίας εξ αιτίας απεργιών, καιρικών συνθηκών, καθυστερήσεων υλικών ή βλαβών, - καθυστερήσεις που οφείλονται σε αντιξοότητες του χώρου εργασίας ή σε μειωμένη απόδοση Γι αυτούς τους λόγους πρέπει στον προϋπολογισμό να προβλέπουμε ένα ποσοστό για την καλυψή τους. Το ποσοστό αυτό εξαρτάται από: - το είδος του έργου - την ικανότητα της εταιρείας και την εμπειρία της - τον βαθμό κινδύνου και αβεβαιότητας και συνήθως γίνεται εμπειρικά με βάση την πείρα από προηγούμενα έργα. Β. πληθωρισμός (είναι η ποσοστιαία μεταβολή του γενικού επιπέδου των τιμών μιας οικονομίας μέσα σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο). 16

Αφορά συνήθως μακροχρόνια έργα λόγω αύξησης τιμών εργασίας, υλικών, εξοπλισμού και λόγω απώλειας χρήματος κατά τις εισροές. Ο εργολήπτης δεν επιβαρύνεται με τις συνέπειες μόνο στην περίπτωση της σύμβασης διαχείρισης έργου. Γ. Νομισματικές μεταβολές Στις περιπτώσεις που η πληρωμή γίνεται σε διαφορετικό νόμισμα 17

Xρονική Προσέγγιση του Έργου «Αν δεν έχεις σχέδιο, τότε σχεδιάζεις τη αποτυχία σου» Ένα έργο είναι ένα σύνολο από δραστηριότητες, δηλαδή εργασίες που η υλοποίησή τους απαιτεί χρόνο, χρήμα, μέσα, πόρους σε προσωπικό μηχανήματα, υλικά κ.λ.π. Οι δραστηριότητες είναι λογικά εξαρτημένες μεταξύ τους, με την έννοια ότι μερικές από αυτές μπορούν να ξεκινήσουν μόνο όταν έχουν πραγματοποιηθεί κάποιες άλλες ή μόνο αν έχει περάσει κάποια χρονική περίοδος από το ξεκίνημα μιας ή περισσότερων δραστηριοτήτων. Εκτός από τις δραστηριότητες μπορεί να έχουμε και γεγονότα, δηλαδή ένα καθορισμένο επίτευγμα από το οποίο ξεκινάει ή καταλήγει μία ή περισσότερες δραστηριότητες. Βασικός σκοπός του σχεδιασμού (planning) ενός έργου είναι ο προσδιορισμός των δραστηριοτήτων που ο αποτελούν, ο καθορισμός των σχέσεων αλληλεξάρτησής τους και μία γραφικά απεικόνιση, αναπαράσταση, ολόκληρης της πορείας του έργου. Η ουσία και η αξία στην παραγωγή σχεδίων είναι πολλαπλή: είναι μια τεχνική, ένα εργαλείο το οποίο μας βοηθά στον χρονικό προγραμματισμό και την παρακολούθηση της προόδου του έργου δίνει την ευκαιρία στον υπεύθυνο για βελτίωση του συστήματος του έργου & βοηθάει στην αποφυγή προβλημάτων Οι κυριότερες αναθεωρήσεις πρέπει να γίνονται νωρίς στη διάρκεια του κύκλου σχεδιασμού και μετέπειτα να γίνονται οι δευτερεύουσες βελτιώσεις 18

Οι τεχνικές που βασίζονται σε σχεδιαγράμματα προτιμώνται γιατί : - επιτρέπουν την κατασκευή μιας σφαιρικής αλλά κατανοητής εικόνας των δραστηριοτήτων του έργου - φέρνουν σε επαφή το ένα πεδίο με τα άλλα, ο σκοπός τους είναι να εξηγήσουν τις σχέσεις ανάμεσα στις δραστηριότητες και το χρόνο Μία από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες τεχνικές είναι το ραβδόγραμμα ή διάγραμμα GANTT. Διαγράμματα GANTT Το διάγραμμα Γκαντ είναι ένα γραμμικό διάγραμμα που αναπτύχθηκε ως εργαλείο ελέγχου παραγωγής τη δεκαετία του 1910, από τον Χένρι Γκαντ. Το διάγραμμα Γκαντ παρέχει μια γραφική απεικόνιση ενός έργου που βοηθά το σχεδιασμό, τον συντονισμό και την εξειδίκευση των εργασιών σε ένα έργο. Ένα διάγραμμα Gantt κατασκευάζεται με έναν οριζόντιο άξονα που αντιπροσωπεύει τη συνολική χρονική έκταση του έργου, που χωρίζεται σε διαστήματα (π.χ., ημέρες, εβδομάδες, ή μήνες) και ένα κάθετο άξονα που αντιπροσωπεύει τις εργασίες που αποτελούν το έργο. Η χρονική διάρκεια που διαρκεί μία δραστηριότητα παριστάνεται με μία οριζόντια ευθεία γραμμή. Το μήκος του ευθύγραμμου τμήματος είναι ανάλογο της χρονικής διάρκειας της δραστηριότητας. Έτσι οι διάφορες δραστηριότητες απεικονίζονται με τη μορφή ευθύγραμμων παράλληλων τμημάτων κάτω από μία ορισμένη χρονική κλίμακα Στο διάγραμμα Cantt προβάλλονται ημερολογιακά οι δραστηριότητες του έργου, αφού έχει ολοκληρωθεί το χρονοδιάγραμμα. Επιπλέον στο ίδιο διάγραμμα εκτός από τον προγραμματισμό των εργασιών μπορούμε να προβάλουμε και την πρόοδό τους. Κατασκευή ενός Διαγράμματος Gantt: Άξονα Y δραστηριότητες Άξονα Χ χρόνο Χρονική διάρκεια μιας δραστηριότητας αναπαρίσταται με οριζόντια ράβδο 19

Ο χρόνος μετριέται από τα αριστερά προς τα δεξιά Οι δραστηριότητες διατάσσονται από πάνω προς τα κάτω, σύμφωνα με τη σειρά πραγματοποίησης τους Παράδειγμα: ένας φοιτητής θέλει να παρουσιάσει στον επόπτη του τον σχεδιασμό της διατριβής του Βασικά Βήματα - εντοπισμός κύριων δραστηριοτήτων - καθορισμός σειράς τους - εκτίμηση του απαιτούμενου χρόνου Αρχική Μορφή: Δραστηριότητα Χρόνος Ημερομηνία έναρξης 2/5 1. Εξέταση βιβλιογραφίας 2/5 20/6 2. Προγραμματισμός επισκέψεων 20/6 4/7 3. Κατάρτιση ερωτηματολογίου 4/7 25/7 4. Επανεξέταση ερωτηματολογίου 25/7 8/8 5. Παράδοση ερωτηματολογίου 8/8 26/9 6. Ανάλυση αποτελεσμάτων 26/9 2/11 7. Σύνταξη έκθεσης 2/11-9/12 Ημερομηνία παράδοσης 9/12 Χρονικοί περιορισμοί: ημερομηνία έναρξης και παράδοσης Τα ειδικά τριγωνικά σύμβολα, ονομάζονται ορόσημα σταδιοδείκτες (milestones), και παριστάνουν γεγονότα που έχουν ξεχωριστή σημασία στην πρόοδο των εργασιών. Στο παράδειγμά μας είναι οι δύο σταθερές ημερομηνίες. Δύο είναι οι σημαντικές ενέργειες του μαθητή: 20

1. Μελλοντικός χρονοπρογραμματισμός ξεκινά τις δραστηριότητες σε συγκεκριμένη ημερομηνία και τις διαμόρφωσε έτσι ώστε να τελειώνουν την ημερομηνία παράδοσης 2. Αναδρομικός χρονοπρογραμματισμός ξέροντας πότε πρέπει να παραδώσει το έργο προσδιόρισε τις ενέργειες προς τα πίσω με βάση την ημερομηνία παράδοσης Γενικά όπου ο χρόνος ήταν ανεπαρκής οι δραστηριότητες συντομεύθηκαν και όπου υπήρχε επιπλέον χρόνος χρησιμοποιήθηκε για την επιμήκυνση άλλων δραστηριοτήτων. Οι λογικές σχέσεις υπογραμμίζονται με τη χρήση των βελών. Η κεφαλή του βέλους δείχνει μια δραστηριότητα που δεν μπορεί να προχωρήσει αν δεν ολοκληρωθεί η δραστηριότητα που είναι στην ουρά του βέλους. Οι ρόμβοι δείχνουν τα ορόσημα, τα σημαντικά σημεία στη ζωή του έργου. Σε αυτό το παράδειγμα την ημερομηνία έναρξης και παράδοσης. Βήματα: 1. Γίνεται η ανάλυση του έργου σε επιμέρους δραστηριότητες και καθορίζεται η σειρά τους 2. Εκτιμάται η χρονική διάρκεια κάθε δραστηριότητας 3. Τοποθετούνται οι δραστηριότητες στο διάγραμμα σύμφωνα με την προγραμματισμένη χρονική αλληλουχία που προσδιορίστηκε στο βήμα 2 4. Αν υπάρχει καταληκτική ημερομηνία ολοκλήρωσης του έργου τότε διορθώνεται ανάλογα (αν χρειάζεται) ο χρονικός προγραμματισμός των εργασιών, ώστε το έργο να ολοκληρωθεί μέσα στα προβλεπόμενα χρονικά πλαίσια Πλεονεκτήματα + εύκολη σχεδίαση που δεν χρειάζεται εξειδικευμένες γνώσεις + διαβάζονται εύκολα + καλά για στατικά περιβάλλοντα + χρησιμεύουν στην παρακολούθηση του έργου + ευρεία χρήση + αποτελούν τη βάση της διασύνδεσης γραφικών για τα περισσότερα προϊόντα λογισμικού υπολογιστών 21

Μειονεκτήματα - δύσκολα ενημερώνονται με το χέρι - δεν εξισώνουν τον χρόνο με το κόστος - δεν βοηθούν στην καλύτερη δυνατή κατανομή πόρων - δεν παρέχει την δυνατότητα να λαμβάνονται υπόψη οι αστάθμητοι παράγοντες Πίνακας Εξάρτησης Για να γίνει σωστά ο έλεγχος του έργου θα πρέπει για κάθε εργασία να αναζητηθούν απαντήσεις στα ακόλουθα απλά ερωτήματα: Ποιά είναι η αμέσως προηγούμενη εργασία; Ποιές άλλες εργασίες θα πρέπει να τελειώσουν πριν αρχίσει η εργασία αυτή; Ποιές εργασίες ακολουθούν ευθύς αμέσως; Ποιές εργασίες δεν μπορούν να αρχίσουν μέχρι ότου η εργασία αυτή περατωθεί; Ποιές εργασίες μπορούν να γίνουν ταυτόχρονα; Οι απαντήσεις αυτές μπορούν να παρασταθούν με ένα περισσότερο συστηματικό τρόπο με τη μορφή ενός πίνακα εξάρτησης Πίνακας: επιμέρους εργασίες και η εξάρτησή τους Αριθμός Περιγραφή δραστηριότητας Αμέσως προηγούμενες Συντρέχουσες Αμέσως επόμενες Α... - - B, F Β... Α F C C... Β - D, G D... C G E Ε... D, G - Η F... A B K G... C D E Η... E - - K... F - - 22

Πίνακας εξάρτησης δραστηριοτήτων Α B C D E F G H K Α * Α Α Β Π * Α Σ C Π * Α Α D Π * Α Σ E Π * Π Α F Π Σ * Α G Π Σ Α * H Π * K Π * Π = αμέσως προηγούμενες ενέργειες Σ = μπορούν να εκτελεστούν ταυτόχρονα (συντρέχουσες) Α = αμέσως επόμενες Ο πλήρης πίνακας επιτρέπει ένα εύκολο έλεγχο των απαντήσεων στις ερωτήσεις που θέσαμε νωρίτερα: Οι συντρέχουσες εργασίας (Σ) πρέπει να είναι συμμετρικές, ενώ κάθε ακολουθούσα (Α) θα πρέπει να έχει μία προηγούμενη (Π) εργασία στη συμμετρική της θέση και αντίστροφα. Σχεδιασμός Δικτύου Έργου Σχέσεις μεταξύ δραστηριοτήτων: Σχέσεις τέλους έναρξης: Η έναρξη μιας δραστηριότητας εξαρτάται από το τέλος κάποιας άλλης. Σχέσεις τέλους τέλους: Το τέλος μιας δραστηριότητας εξαρτάται από το τέλος κάποιας άλλης. Σχέσεις έναρξης τέλους: Το τέλος μιας δραστηριότητας εξαρτάται από την έναρξη κάποιας άλλης. Σχέσεις έναρξης έναρξης: Η έναρξη μιας δραστηριότητας εξαρτάται από την έναρξη κάποιας άλλης. 23

Δίκτυο ενός έργου είναι η αποτύπωση της αλληλεξάρτησης και αλληλεπίδρασης των δραστηριοτήτων μεταξύ τους (Project Network). Είναι μία γραφική παράσταση η οποία επιτρέπει τη συμβολική παρουσίαση ενός έργου σαν σύνολο δραστηριοτήτων, λογικά συνδεδεμένων μεταξύ τους. Ο σχεδιασμό του δικτύου εξαρτάται από την επιλογή του τύπου του. Γενικά υπάρχουν δύο τύποι δικτύων: Τα Τοξωτά Δίκτυα, στα οποία οι δραστηριότητες παριστάνονται με βέλη (βέλη δραστηριότητας). Τα Κομβικά Δίκτυα, στα οποία κάθε δραστηριότητα παριστάνεται με έναν κόμβο δικτύου (κόμβος δραστηριότητας). Τα τοξωτά δίκτυα Η διαδικασία αυτή προϋποθέτει τις εξής ενέργειες: 1. εντοπισμός δραστηριοτήτων 2. καθορισμός σειράς τους 3. εκτίμηση χρόνου για κάθε μία Παράδειγμα: Έχουμε δύο δραστηριότητες την Α και την Β. Η Β δεν μπορεί να ξεκινήσει αν δεν ολοκληρωθεί η Α. Ο χρόνος για την Α είναι 5 μέρες και για την Β επτά μέρες. 1 Α (5 μέρες) 2 Β (7 μέρες) 3 Ο κωδικός και η χρονική διάρκεια της δραστηριότητας επισημαίνονται πάνω στο βέλος το οποίο την απεικονίζει στο δίκτυο, ενώ τα υπόλοιπα χρονικά χαρακτηριστικά (πχ νωρίτερη έναρξη, βραδύτερο τέλος κα) αναφέρονται στα γεγονότα έναρξης και τέλους της. 24

Κάθε γεγονός ορίζει το τέλος μιας δραστηριότητας και την αρχή μιας άλλης εκτός από το Αρχικό Γεγονός (Start Event), το οποίο καθορίζει της έναρξη του έργου και το Τελικό Γεγονός (Finish Event), το οποίο καθορίζει το τέλος του έργου. Το Τοξωτό Δίκτυο πρέπει (σχεδιαστικά) να αρχίζει και να τελειώνει πάντοτε με ένα γεγονός. Σε περίπτωση που υπάρχουν περισσότερα του ενός χρησιμοποιούνται οι πλασματικές δραστηριότητες για τη σχεδιαστική εξομάλυνση του δικτύου. Ειδικότερα - Τα δομικά στοιχεία ενός τοξωτού δικτύου είναι τα γεγονότα και οι δραστηριότητες. - Τα γεγονότα ορίζουν την αρχή και το τέλος της δραστηριότητας και παριστάνονται με έναν κύκλο. - Το βέλος αρχίζει και τελειώνει με ένα γεγονός - Το βέλος έχει κατεύθυνση από αριστερά προς τα δεξιά (δηλ. ο χρόνος μετριέται από αριστερά προς τα δεξιά) και δείχνει την προτεραιότητα και την ακολουθία των δραστηριοτήτων του δικτύου. - Τα γεγονότα και οι δραστηριότητες χαρακτηρίζονται με μονοσήμαντους χαρακτηρισμούς ή ετικέτες - Ένα γεγονός πραγματοποιείται εφόσον οι δραστηριότητες που καταλήγουν σε αυτό έχουν όλες περατωθεί. - Μία δραστηριότητα θεωρείται ότι αρχίζει εφόσον έχει πραγματοποιηθεί το γεγονός έναρξής της. 1 Α 2 Π.χ. Το γεγονός 1 αποτελεί την έναρξη της δραστηριότητας Α και το γεγονός 2 το τέλος της 25

- Απαγορεύονται οι κυκλικές διαδρομές στο δίκτυο Π.χ. ΛΑΘΟΣ 1 Α Γ 3 2 Β - Για κάθε δραστηριότητα υπάρχει ένα γεγονός έναρξης και τέλους και για κάθε γεγονός τουλάχιστο μία προηγούμενη ή επόμενη (ή και τα δύο) δραστηριότητα. - Οι δραστηριότητες μπορούν να εκτελούνται ταυτόχρονα 2 Α 1 Β 3 26

- Σε ορισμένες περιπτώσεις είναι απαραίτητη η λειτουργική σύνδεση δύο γεγονότων, η οποία δεν αποτελεί δραστηριότητα (δεν απαιτεί χρόνο ή πόρους). Η σύνδεση αυτή ονομάζεται Πλασματική Δραστηριότητα και συμβολίζεται με διακεκομμένο βέλος. 1 Α 2 -Δύο δραστηριότητες δεν μπορούν να έχουν τα ίδια γεγονότα σαν αρχή και τέλος. Στην περίπτωση αυτή χρησιμοποιούνται πλασματικές δραστηριότητες. ΛΑΘΟΣ 1 2 Α Β ΣΩΣΤΟ 1 2 Α Β 3 - Μία δραστηριότητα (εκτός της πρώτης) ξεκινά αμέσως μόλις τελειώσει η προηγούμενή της. Αν συμβαίνει μία δραστηριότητα να πρέπει να ξεκινήσει όταν έχει ολοκληρωθεί μέρος της προηγούμενής της, τότε θα πρέπει να ανακαθοριστούν οι δραστηριότητες αυτές. Για παράδειγμα, αν κατά την ανέγερση μιας κατοικίας η θεμελίωση μπορεί να αρχίσει πριν την ολοκλήρωση της εκσκαφής, τότε η δραστηριότητα της εκσκαφής θα πρέπει να διασπαστεί 27

σε δύο δραστηριότητες Α1 και Α2, ώστε η θεμελίωση να αρχίσει μετά την ολοκλήρωση της Α1 και η εκσκαφή να εξελίσσεται παράλληλα με την Α2 Μία διαδοχική σειρά δραστηριοτήτων που εκτείνεται από την αρχή μέχρι το τέλος του δικτύου ονομάζεται Διαδρομή ή Δρομολόγιο ή Δρόμος (Path). Παράδειγμα Ας υποτεθεί ότι ο πίνακας παρουσιάζει τις δραστηριότητες ενός έργου Πίνακας: Δραστηριότητες Έργου Δραστηριότητα Διάρκεια (μήνες) Σχέσεις 100 5 Αρχή του έργου 200 4 Αρχή του έργου 300 3 Μετά το τέλος της 100 400 2 Ένα μήνα μετά την έναρξη της 200 500 4 Μετά το τέλος των 200,300 και 400 Το έργο ξεκινά με τις δραστηριότητες 100 και 200 Επειδή η δραστηριότητα 400 αρχίζει πριν το τέλος της 200, η 200 πρέπει να διασπαστεί σε δυο δραστηριότητες 200α και 200β, έτσι ώστε η 400 να ξεκινά αμέσως μετά το τέλος της 200α και το τέλος της 200β να συμπίπτει με το τέλος της 200. 28

Τοξωτό Δίκτυο 2 300/4 100/5 4 6 1 500/4 400/2 Ι 600/0 200α /1 3 Ι 5 200β/3 Παρατηρώντας το δίκτυο διαπιστώνουμε τα εξής: 1. Το γεγονός 1 είναι το αρχικό γεγονός του δικτύου (αρχή του έργου) και το γεγονός 6 το τελικό γεγονός (τέλος του έργου) 2. Το έργο ολοκληρώνεται με την ολοκλήρωση της δραστηριότητας 500 3. Η δραστηριότητα 600 είναι πλασματική και προήλθε από το γεγονός ότι τα γεγονότα 3 και 4 δεν μπορεί να ορίζουν ταυτόχρονα δύο διαφορετικές δραστηριότητες (δηλ. τις 400 και 200β) 4. Διαδρομές του δικτύου αποτελούν οι: Α) 100, 300, 500 Β) 200α, 400, 500 και Γ) 200α, 200β, 600, 500 29